Lokalt samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg (fællesadministrationen)

Transkript

1 Referat Mødedato: 13. december 2011 Tidspunkt: 9:00-11:00 Sted Soldalen 8, 7100 Vejle (mødelokale 2) Til stede: Ressourcedirektør Allan Kjær Hansen (formand) Sekretariatschef Ole Stig Jensen It-medarbejder Leila Damkjær Pedersen (HK)(næstformand) Økonomimedarbejder Sanne Gamrath (HK) It-medarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Pedel Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Bygningschef Christian Jansson Sekretariatsbetjening: Specialkonsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) Lokalt samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg (fællesadministrationen) (Tidligere: MED (fællesadministrationen)) 1. Godkendelse af dagsorden 2. Budgetopfølgning 3. kvartal 2011 ) 3. Budget 2012 ) 4. Oversigt over Job på særlige vilkår 5. Resultatlønskontrakter på fællesområdet (udsat fra den 6. oktober 2011) 6. Orientering om Arbejdstilsynets opfølgning (november 2011) 7. Status bygningsløsning 8. Campusstrategi 9. Korte punkter 1. Endelig forretningsorden 2. Status fornyelse af TAP-aftale 3. Status vedr. kriterier ved afsked af TAP-medarbejdere 4. Status kompetencestrategi for TAP-medarbejdere 5. Mødedatoer Eventuelt Side 1/12

2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2. Budgetopfølgning 3. halvår 2011 Budgetopfølgningen for 1. januar til 30. september 2011,viser et overskud på 42,76 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 16,52 mio. kr., hvilket er 26,24 mio. kr. bedre end budgetteret. Den positive budgetafvigelse skyldes primært reducerede personaleomkostninger på 9,83 mio. kr. og besparelser på driftsomkostninger på 11,88. Ovenstående resultat og det budgetterede overskud er ekskl. opsparing til campusløsning og campusstrategi, 12,91 mio. kr. Den positive budgetafvigelse er fordelt således: Afvigelse Fælles administration og bygningsdrift 13,63 Fælles finansieret omkostninger 3,99 Grunduddannelser G5 2,91 U&V, EVU og CFU 5,72. 26,25 Indstilling: Til orientering. Bilag: 2.1 Notat budgetopfølgning 3. kvartaler Budgetopfølgning 3. kvartal 2011 Allan Kjær Hansen orienterede: Det skal understreges, at der ikke kan sættes lighedstegn mellem en budgetopfølgning og regnskab. Budgetopfølgningen er et slags pejlemærke. I resultatet for budgetopfølgning for 3. kvartal 2011, skal fratrækkes ca. 17 mio. kr. til campusløsninger. Det skønnes, at resultatet fastholdes for 2011 som helhed. Afvigelserne er sket på forskellig vis med både øgede indtægter og færre udgifter end budgetteret fra fællesadministration, bygningsdrift, fællesfinansieret omkostninger, grund- Side 2/12

3 uddannelserne samt U&V, CFU og EVU. F.eks. har der været budgetteret med en overenskomstmæssig lønregulering på 2 pct., mens overenskomstforhandlingerne 2011 ikke har udløst nogen lønregulering. Udgifter til leje af bygninger i Svendborg har været lavere end budgetteret, da der har været budgetteret med husleje og drift i hele 2011, mens lejemålet først er indgået med virkning fra 1. august Herudover udviser grunduddannelserne samt U&V, CFU og EVU samlet set et resultat, der er bedre end budgetteret. Det er ikke i et mål i sig selv at generere et overskud er ovennævnte størrelse. Følgelig har Erik Knudsen på HSU mødet, den 5. december 2011 bebudet, at 5-7 mio. kr. af dette overskud, tænkes anvendt til engangsinvesteringer i svarende til en væsentlig del af det ekstraordinære overskud på det uddannelsesfaglige område. Frist for forslag var den 12. december Ved fristens udløb var der kommet forslag for ca. 8 mio. kr., samt forslag uden beløb. Forslagene drøftes i direktionen, og der laves indstilling til bestyrelsen i forbindelse med bestyrelsesmøde den 15. december Bemærkninger fra medarbejdersiden: 1 Under fællesadministration og bygningsdrift (bilag 2.1) anføres, at midler til digitaliseringspulje ventes anvendt i 4. kvartal?. 1 Positiv budgetafvigelse til elevafdelingen. Hvad skyldes det?. Svar fra ledelsessiden: AD 1) Nej, midler vedr. digitaliseringspuljen ventes ikke forbrugt, men overføres til AD 2) Budget for eleverne har været budgetteret for positivt, der har været noget sygefravær og én elev har sagt op midt i regnskabsåret. Orientering om budgetopfølgning 3. kvartal 2011 blev taget til efterretning. 3. Budget 2012 Budgetforslaget bygger på en række politiske aftaler og budgetforudsætninger, som University College Lillebælt selv har fastsat. På det politiske plan danner følgende aftaler grundlaget for budgetforslaget: Finanslovsforslaget af 24. august (VK-regeringen) og den 3. november 2011 (S-SF-R regeringen) Finanslovsaftale af den 20. november 2011 Derudover er der taget udgangspunkt i uddannelsernes STÅ-prognoser, som danner ram- Side 3/12

4 merne for samtlige taxameterindtægter. Der er ligeledes indarbejdet konsekvenserne af budgetforudsætningerne. Endelig er der indarbejdet rettelser fremkommet efter dialog med de budgetansvarlige på uddannelser, EVU, CFU og stabsfunktioner. Fra 2011 blev der blevet afsat 4,5 procent af omsætningen i seneste regnskabsår til hensættelse til fremtidige campusløsninger. Det ville i 2012 beløbe sig til ca. 16,4 mio. kr., men direktionen indstiller med henvisning til de udfordringer og den omstilling, som flere uddannelser, EVU og CFU er i, at den samlede ramme fastsættes til 12 mio. kr. i 2012 og overslagsårene med den bemærkning, at tallet kan blive ændret igen fra 2013, hvis økonomi og forhold i øvrigt taler herfor. Budget 2012 viser, at UCLs samlede uddannelsesøkonomi ser fornuftig ud med der er dog varationer uddannelserne imellem og trods udvikling i den rigtige retning er der fortsat balanceudfordringer i Læreruddannelsen og her især i Jelling jvf også bestyrelsens tidligere beslutning om gennem en treårig strategi med opbakning fra Vejle kommune at søge at øge søgningen til uddannelsen, så den bliver mere robust i forhold til de økonomiske udfordringer. Disse udfordringer vil gøre, at der er behov for en mere fokuseret og dokumenteret indsats i forhold til de enkelte uddannelsers omkostningsstrukturen for at sikre et bedre overblik og forståelse for de enkelte uddannelsers sammenhænge og udfordringer. (Opgjort i 1000 kr.) Resultat før investeringer Bygningsinvesteringer Samlet resultat (negative tal svarer til overskud) University College Lillebælt står overfor udfordringer i overslagsårene i forhold til udsigten til begrænsede økonomiske rammer. Usikkerheden omkring globaliseringsmidlerne til finansiering af udviklingsprojekter fra 2013 og væsentlige omkostninger i forbindelse med ombygning og dobbelt drift af bygninger i 2015 i Odense er væsentlige forklaringer. Men fald i taxametre og tilskud over hele perioden er også udfordringer, der kræver handling. Det betyder, at der på samme tid er behov for at effektivisere arbejdsgange og spare på ressourcerne samtidig med, at der er behov for at foretage investeringer, der kan være medfinansierende til skabelsen af fælles (mere effektive) bygningsløsninger. Indikationerne for overslagsårene er såfremt de ganske markante besparelser, som uddannelsesverdenen står over for, hvis ikke der politisk ændres signaler dog så tydelige, at der kan udpeges egentlige udfordringer: Læreruddannelsen står fortsat overfor betydelige udfordringer med underskud i perioden på mellem 1,7 og 8,0 mio. kr. (alle opgørelser er før bidrag til investering). Der igangsættes en analyse af omkostningsstrukturen på læreruddannelsen med henblik på at optimere de områder, hvor ressourcerne kan anvendes mere hensigtsmæssigt og med henblik på at udvikle modeller for omkostningsstrukturen i uddannelserne generelt. Side 4/12

5 Pædagoguddannelsen og sygeplejerskeuddannelsen bevæger sig i perioden fra et væsentligt overskud til et mindre underskud i 2015 (før bidrag til opsparing). Det betyder, at to væsentlige bidragsyder til den samlede økonomi i de sidste overslagsår kan bidrage mindre. Reduktionen af tilskuddet til CFU betyder, at organiseringen af CFU aktiviteterne er under genovervejelse. Udfordringen er at sikre den fortsatte servicering af kommunerne samtidig med, at CFU integreres yderligere i UCL og tilskuddet reduceres frem til Det er både en organisatorisk og økonomisk udfordring. Udviklingen på EVU-området forventes med baggrund i kommunernes økonomi at stagnere i de kommende år, så den tidligere markante omsætningsfremgang aftager. Der har på et par af uddannelser været tradition for at anvende såkaldte timebanker, der skulle sikre fleksibiliteten i forhold til nye opgaver, der gjorde, at et merarbejde i et år kunne overføres som et mindre arbejde i det/de efterfølgende år. Timebankerne gennemgås nu for, at sikre at de på kort eller lidt længere sigt som aftalt bliver helt afskaffes eller nedbringes til et hensigtsmæssigt omfang. Der er fortsat ingen afklaring på situationen omkring videreførelsen (eller det modsatte) af globaliseringsmidlerne fra 2013 og fremad. Dette giver en usikkerhed omkring de udviklingsaktiviteter, der skal planlægges i studieåret 2012/2013. Der er på Finanslov 2012 afsat 128 mio. kr., til igangsætning af initiativer, der kan understøtte effektivisering af arbejdsprocesser. Rektorkollegiet har taget initiativ til at udarbejde forslag til, hvordan besparelser på det administrative område kan understøttes på sektorniveau gennem digitalisering eller nye samarbejdsformer. Der er som nævnt betydelige besparelser på vej på det administrative område. Der arbejdes derfor på, hvordan disse kan imødegås på en hensigtsmæssig måde herunder sikre at digitalisering bidrager mest mulig til at sikre en effektivisering af arbejdsgange og procedurer. Der er fokus på optimering af bygningsanvendelsen i hele UCL med henblik på evt. at samle aktiviteterne på færre adresser. Det skal bl.a. ses i lyset af udløb af overgangsordninger for ejendomme med for høj husleje i forbindelse med overtagelse af lejekontrakter. Det gælder CFU og sygeplejerskuddannelsen i Vejle. Indstilling: Til orientering. Bilag: 3.1 Budgetoverblik Budgetoversigt Budgetbemærkninger Allan Kjær Hansen orienterede: Der er for 2012 budgetteret med et overskud på 12,7 mio. kr.. Heraf skal der afsættes 12 mio. kr. til campusstrategi. UCL s samlede uddannelsesøkonomi ser for 2012 fornuftig ud, dog med variationer uddannelserne imellem. Det er fortsat uafklaret, hvorvidt globaliseringsmidlerne videreføres fra Der er bud- Side 5/12

6 getteret med disse midler fra 2013 og frem - om end i noget mindre omfang end de kendes i dag (25 mio. kr. mod i dag 40 mio. kr.). Der er betydelige besparelser på vej på det administrative område. For at imødegå disse på en hensigtsmæssig måde, arbejdes der på at sikre, at digitaliseringen bidrager mest mulig til at sikre en effektivisering af arbejdsgange og procedurer. Bemærkninger fra medarbejdersiden: 1. Fremadrettet ønskes der specifikt budget for fællesadministrationen. 2. Der er afsat 126 mio. kr. på sektorniveau til en effektiviseringspulje. Er der kommet yderligere information herom?. 3. Hvornår bliver der informeret yderligere om effektiviseringspuljen?. Svar fra ledelsessiden: AD 1) Det er ikke muligt at budget konkret på dette niveau. AD 2) Nej, der arbejdes på sektorstrategi for professionshøjskolerne. Rektorerne skal mødes inden længe. AD 3) Der er pt. ikke yderligere information. Der ventes tilbagemelding fra rektorkollegiet omkring 1. februar 2012, hvorefter der formentlig kan gives yderligere informationer. Orientering om budget 2012 blev taget til efterretning 4. Oversigt over job på særlige vilkår (fleksansatte) Af tidligere udarbejdet dokument i HSU, fremgår det, bl.a. at HSU udarbejder hvert år i 3. kvartal en oversigt over fleksjobs og disses fordelinger på de enkelte arbejdssteder. I bilag 4.2 ses ansatte på særlige vilkår - fordelt på afdelinger og personalekategori. Da der tidligere er blevet lavet opgørelse fordelt på lokationer/afdelinger (nu alene på afdelinger), kan tidligere oversigt ikke direkte sammenlignes. Det kan dog oplyses, at der pr. 30. september 2011, var 43 personer ansat på særlige vilkår i UCL. Indstilling: Til orientering. Bilag: 4.1 Oversigt over ansatte i UCL på særlige vilkår - 3. kvartal 2011 Oversigt over ansatte på særlige vilkår blev taget til efterretning. Side 6/12

7 5. Resultatlønskontrakter på fællesområdet Allan Kjær Hansen giver mundtlig orientering om resultatlønskontrakter på fællesområdet. Indstilling: Til orientering. Allan Kjær Hansen orienterede: Der arbejdes pt. med, hvordan de fremadrettede resultatlønskontrakter skal se ud. Der skal sættes fokus på udviklingsmål med særlige indsatområder. Normalt indgås resultatlønskontrakterne i januar. I Dette må dette formentlig rykkes. Udbetaling for opfyldelse af resultatlønskontrakterne sker, når regnskabet er kendt; 31. marts. Opfyldelse af de øvrige elementer kendes i løbet af kalenderåret. I de nye resultatlønskontrakter vil de overordnede temaer blive frafald og studiedeltagelse samt trivsel. Herudover fastlægges organisatoriske indsatsområder samt individuelle mål. Når skabelonen for de nye resultatlønskontrakter er færdig, medtages denen til orientering i udvalget. Den enkelte leders resultatlønskontrakt kan ses på ledelsessekretariatets Fronterrum. Orientering om resultatlønskontrakter blev taget til efterretning. 6. Orientering om Arbejdstilsynets genbesøg (kl ) Allan Kjær Hansen giver mundtlig orientering om Arbejdstilsynets genbesøg den 31 august samt næste besøg den 7. november. Indstilling: Til drøftelse og orientering. Allan Kjær Hansen orienterede: Arbejdstilsynet har været på besøg igen den 7. november 2011for at interviewe 8 medarbejdere i fællesadministrationen (Soldalen), og efterfølgende møde med ledelsen, hvor Arbejdstilsynet dog endnu ikke havde nogen konklusioner. Tilbagemelding fra Arbejdstilsynet afventer stadig. Arbejdstilsynets genbesøg havde afsæt i en svarprocent på 50 i APV 2008, som i Arbejds- Side 7/12

8 tilsynets optik kunne være et tegn på et dårlig psykisk arbejdsmiljø. For at undersøge dette, ønskede de individuelle interviews med 8 personer. Arbejdstilsynets tilbagemelding har afventet, at Løn og Personale har tilrettet P-numre og kontrolleret medarbejders lokale tilhørsforhold. Disse elementer er på plads, og Arbejdstilsynets tilbagemelding ventes snarest. Arbejdstilsynets tilgang til genbesøget har været vurderet som problematisk/uhensigtsmæssig, da de har tage afsæt i APV 2008 med lav svarprocent, som sættes lig med dårlig psykisk arbejdsmiljø. Der har været bekymring for, at Arbejdstilsynet ville sætte en dagsorden omkring dårligt psykisk arbejdsmiljø med baggrund i en APV fra 2008 og en fusionskontekst, der kendetegnede denne periode og ikke aktuelle forhold. I forlængelse af Arbejdstilsynets interviews, påtænkte jeg at indkalde de 8 medarbejdere til et uformelt møde om processen. Jeg blev imidlertid bekendt med, at dette skabte en vis usikkerhed blandt nogle medarbejdere. Arbejdsmiljørepræsentanten sendte en mail til de 8 medarbejdere med anvisninger om, hvad et sådant måde måtte indeholde og ikke indeholde. Med henblik på en konstruktiv og samarbejdende dialog, efterlades det tilbage at ønske, at sådanne mails fremadrettet tilgår alle involverede. Der er ingen kritik af indholdet i mailen. Dette blev af arbejdsmiljørepræsentanten taget til efterretning. Når Arbejdstilsynet fremsender tilbagemelding orienteres udvalget. Orientering om Arbejdstilsynets tilbagemelding AKHA 7. Status for bygningsløsning i UCL Bygningsløsningen i Odense fortsætter planmæssigt i forhold til UCL s forberedelser. Der forberedes i øjeblikket en proces for inddragelse af medarbejdere og studerende i forbindelse med udflytningen til Niels Bohrs Allé. I første omgang er der en række data i relation til de fysiske rammer der skal afklares. Herefter vil der blive gennemført en interviewrunde med de respektive studierektorer, hvor de nuværende og kommende fysiske rammer vil blive drøftet. Når resultaterne af interviewene er blevet indarbejdet i materialet lægges der op til en inddragelsesproces, hvor både medarbejdere og studerende får mulighed for at komme med forslag i forhold til indretningen af de nye lokaler på Niels Bohrs Allé. Det forventes i forhold til bygningsløsningen i Svendborg, at der foreligger en afklaring før jul. Den kendsgerning, at der sandsynligvis ikke bliver en akutmodtagefunktion i Svendborg vanskeliggør salget af sygeplejerskeuddannelsens nuværende bygninger. Bygningsløsningen i Vejle er ved at tage form, da det tekniske oplæg til lejerprogram er udarbejdet. Materialet drøftes med interessenter (medarbejdere og ledere) på de berørte områder. Indstilling: Til orientering Side 8/12

9 Odense: Planen for den videre proces drøftes på næste HSU-møde. Tidsplanen er skubbet 1/2 år, så indflytning som det ser ud nu, vil ske i februar Svendborg: Ingen afklaring inden jul. Vejle: Der igangsættes en proces fra UCL om udbud af lejemål i april Der lægges op til, at det behandles i Folketingests finanslovsudvalg inden udgangen af maj måned Hvis det går planmæssigt etableres Campus Vejle i sommeren Orientering om byggeløsning blev taget til efterretning. 8. Campusstrategi (kl ) De pilotprojekter som den 30. september deltog i den fælles opstartsworkshop har nu afleveret deres skærpede pilotprojektbeskrivelser. Som tidligere nævnt var der flere af projekterne som efterfølgende skulle tilbage og redefinere deres indhold. På baggrund af de indsendte beskrivelser er der blevet udvalgt 4 projekter som der arbejdes videre med. Det drejer sig om følgende: Den sundhedsfaglige træningsbane, Blangstedgårdsvej Som er et tværfagligt læringslaboratorium, hvor de studerende og undervisere ved sundhedsuddannelserne tilbydes en arena for undervisning og læring, individuelt, gruppevis og på tværs af professionerne. Det vil give nogle unikke muligheder for at træne tværprofessionelt teamsamarbejde og færdigheder ligesom projekter også skaber en unik mulighed for at eksperimentere med nye metoder og redskaber i samarbejde med interessenter. Oase for undervisning og udvikling, Lucernemarken Pilotprojektets mål er at eksperimentere med indretningen så Lucernemarken bliver et mere attraktivt mødested for centrale aktører og brugergrupper omkring nuværende og fremtidig undervisning. Fleksible arbejdspladser, Radiografuddannelsen I projektet vedr. fleksible arbejdspladser vil man afprøve forskellige former for indretning af kontormiljøer for at finde ud af, hvordan man kan indrette sig på en måde så både forskellige arbejdsmetoder og innovative og sociale arbejdsformer tilgodeses. LearningSupportCenter, Blangstedgårdsvej Målsætningen med pilotprojektet er at indhøste erfaringer med et Learning Support Center med henblik på campusdannelsen på Niels Bohrs Alle. Erfaringerne der kan bruges i forhold til virkningen i studiemiljøet, og med de mange delfunktioner der er i processen med etablering, funktioner og organisering. Til dette formål oprettes et skalerbart studiestøttende læringsmiljø med et Learning Support Center i Blangstedgårdsvej. Det studiestøttende miljø der oprettes kan være mere eller mindre stort, det væsentlige er at aktiviteterne har generisk betydning, og dermed direkte overføringsværdi til Niels Bohrs Alle. Side 9/12

10 Næste skridt er at der afholdes decentrale kick-off arrangementer for de fire projekter, som munder ud i nogle konkrete skitsetegninger og tilhørende økonomi. Status på de pilotprojekter der blev igangsat før sommeren er at man nu er ved at lægge sidste hånd på det udbudsmateriale der skal sendes til leverandørerne. Det forventes at projekterne bliver etableret i løbet af december-februar. Indstilling: Til orientering. Bilag: 8.1 Rubricering af projekter 8.2 Afviste ansøgninger Se dagsordenspunktet. 9. Korte punkter (kl ) 1. Endelig forretningsorden Forretningsorden blev igen drøftet, særligt omkring sammensætningen af udvalget: Fra medarbejdersiden deltager udover 2 arbejdsmiljørepræsentanter fra hhv. administrationen og bygningsenheden også 3 medarbejderrepræsentanter (ikke angivet med dækningsområde). De faglige organisationer fra bygningsenheden (3F, Dansk Metal, Dansk El-forbund, Serviceforbundet, FOA og FFT) har været anmodet om at udpege en repræsentant fra bygningsenheden. Ved fristens udløb, havde ingen af de faglige organisationer meldt tilbage. Medarbejdersiden forsøger herefter selv at sammensætte de 3 repræsentanter. Da de faglige organisationer ikke har givet tilbagemelding omkring udpegning af repræsentant, har Samarbejdssekretariatet været kontaktet om, hvorledes det videre forløb herefter kunne være. Samarbejdssekretariatet kan se to løsninger. Ud fra en pragmatisk vinkel kunne en navngiven repræsentant fra bygningsenheden indtræde i udvalget - ud fra den betragtning, at formalia omkring anmodningen til de faglige organisationer er overholdt, men at de har forholdt sig passive. Denne løsning skal der dog være enighed om på medarbejdersiden. Alternativt kan HK fastholde, at det alene er tillidsrepræsentanter, der er medlemmer af udvalget, og dermed udelukke en medarbejderrepræsentant fra bygningsenheden. Herefter vil HK sidde i udvalget som repræsentant for den samlede medarbejderside - med de forpligtelser, dette indebærer. Medarbejdersiden melder snarest tilbage om medarbejdersammensætningen (ikke arbejdsmiljørepræsentanter) i udvalget, og senest i forbindelse med næste møde den 22. marts Den reviderede forretningsorden udsendes med referatet. Der var herudover enighed om, at udvalget fremadrettet benævnes Lokalt samarbejds- og Side 10/12

11 arbejdsmiljøudvalg (fællesadministrationen). Dette indskrives i forretningsordenen. 2 Status fornyelse af TAP-lokalaftale Der har været en god og konstruktiv proces omkring fornyelse af TAP-lokalaftalen. Det har dog ikke været muligt at færdiggøre aftalen indenfor den planlagte møderække, så der er planlagt yderligere to møder i hhv. januar og februar, hvorefter aftalen ventes klar til afstemning med ikrafttræden den 1.april Følgelig er den nuværende aftales gyldighed forlænget til den 31. marts Lederforum er informeret, og disse sørger for videreformidling til TAP-medarbejderne. 3. Status vedr. kriterier ved afsked af TAP-medarbejdere På HSU møde den 5. december blev bilaget omkring kriterierne og skemaet til udvælgelse godkendt. Der arbejdes pt. med at lave en procesvejledning. Den ventes færdiggjort snarest. De 3 bilag vil blive tilføjet som bilag til UCL s ansættelses- og afskedigelsespolitik. 4. Status kompetencestrategi for TAP-medarbejdere. Der nedsættes et udvalg til udarbejdelse af kompetencestrategien. Fra medarbejdersiden deltager Aase Stamp Jørgensen, Svend Aage Eghøj og Katrine Raunsø Larsen. Fra ledelsessiden deltager Allan Kjær Hansen samt to endnu unavngivne ledere. 5. Mødedatoer 2012 (alle på Soldalen, kl ): o 22. marts 2012 o 14. juni 2012 o 4. oktober 2012 o 13. december 2012 Datoerne bookes i medlemmernes kalendere. AD 1) Medarbejdersiden melder snarest tilbage om medarbejdersammensætningen (ikke arbejdsmiljørepræsentanter) i udvalget, og senest i forbindelse med næste møde den 22. marts Den reviderede forretningsorden udsendes med referatet. Mødedatoer 2012 bookes i medlemmernes kalendere. SAGA/LEDP SAGA/LEDP LESA Snarest/senest i forbindelse med næste møde den 22. marts Ultimo uge 50 Uge 50 Side 11/12

12 10. Eventuelt Intet til dette punkt. Foreløbige punkter til næste møde: Årsregnskab 2011 Behandling af HSU s anbefalinger i forbindelse med sygefravær Fraværsstatistik 2011 APV resultater Kønsopdelt lønstatistik Telefonpolitik Arbejdsmiljøplan 2012 Status bygningsløsning Campusstrategi Korte punkter: Fordeling af kompetencemidler NÆSTE MØDE ER DEN 22. MARTS 2012, KL PÅ SOLDALEN. Side 12/12

13 Godkendt den 13. december 2011 Forretningsorden for det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen i University College Lillebælt Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen er oprettet og fungerer i alle henseender i henhold til cirkulære af 7. juli 2011 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens institutioner. Formålet med forretningsordenen er at skabe de bedst mulige rammer for arbejdet i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen, og er udtryk for et ønske fra både ledelse og medarbejdere om at opbygge og udvikle et godt samarbejde på alle niveauer i organisationen. Forretningsordenen er desuden et udtryk for, at både ledelse og medarbejdere ønsker at arbejde målrettet på at skabe rammer for et godt arbejdsmiljø for alle ansatte ved fællesadministrationen i University College Lillebælt. Forretningsordenen skal samtidig sikre, at de formelle rammer er på plads i forhold til arbejdet i Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen. Formålet med det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg er: At fastlægge rammer for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på at involvere medarbejderne i arbejdet med fællesadministrationens mål og strategier. At fastlægge personalepolitiske rammer som fremmer kompetenceudvikling og som skaber lyst og motivation til at opfylde fællesadministrationens målsætning. At medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og et godt arbejdsmiljø. For at styrke arbejdsmiljøarbejdet i University College Lillebælt, er det besluttet at sammenlægge samarbejds- og arbejdsmiljø-udvalget ved fællesadministrationen. ( 8 i samarbejdsaftalen 2011) Arbejdsområder: Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen beskæftiger sig med emner, der har overordnet og principiel betydning for administrationen og for samarbejdet mellem medarbejdere og ledelse. I alle forhold medtænkes de arbejdsmiljømæssige konsekvenser af anbefalinger og beslutninger som træffes af det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen. Følgende emner behandles i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen: Mål, strategier og resultatlønskontrakter. Budget og forbrugsopfølgning. Rationaliserings- og omstillingsprojekter. Personalepolitik herunder principper for arbejdets tilrettelæggelse.. Kompetenceudvikling. Job på særlige vilkår. Det psykiske arbejdsmiljø herunder arbejdsrelateret stress. Opfølgning på APV Chikane og vold Opfølgning på sygefravær m.m. Medarbejdernes tilfredshed, trivsel og sundhed Side 1/3

14 Godkendt den 13. december 2011 Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen dækker følgende medarbejdergrupper: Medarbejdere ansat i IT afdelingen, Løn og Personale afdelingen, Økonomiafdelingen, Ledelsessekretariatet, Kommunikationsafdelingen og bygningsområdet. Fra Ledelsen deltager: Ressourcedirektør 1 repræsentanter fra Ledelsen 1 arbejdsmiljøleder for fællesområdet Fra medarbejderne deltager: 3 repræsentanter fra medarbejderne 2 arbejdsmiljørepræsentant for fællesområdet (bygning/administration) * medarbejderrepræsentanter udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter. Hvis der ikke findes 3 repræsentanter, der er tillidsrepræsentanter, foretages udpegningen blandt institutionens øvrige medarbejderne(udpegningen sker af og blandt medarbejderne, der er dækket af udvalget), og anmeldes over for institutionens ledelse. Medlemmerne udpeges for 2 år ad gangen. Der er tilknyttet en sekretær til udvalget vedkommende deltager i møderne dog uden stemmeret. Der udpeges ikke suppleanter for medlemmerne i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen. Ressourcedirektøren er formand for udvalget. Næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen. Arbejdsform: Det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen. holder mindst 4 ordinære møder om året. Mødet har en varighed af 2 timer Der kan indkaldes til ekstraordinære møder såfremt formand/næstformand eller 2 ordinære medlemmer i fællesskab ønsker dette. Formanden leder møderne og i dennes forfald næstformanden. Formand og næstformand udarbejder i fællesskab en dagsorden. Dagsordenen med bilag udsendes 8 dage før et møde afholdelse. Ekstraordinære møder indkaldes med så langt et varsel, som det efter omstændighederne er muligt. Formanden foretager indkaldelsen. Der tages referat af ethvert møde, og ressourcedirektøren sørger for den fornødne sekretærbistand i den forbindelse. Udkast til referat udsendes til medlemmerne i elektronisk form snarest muligt og normalt senest 8 dage - efter et møde, og der sættes en frist på 8 Side 2/3

15 Godkendt den 13. december 2011 dage til at gøre indsigelse mod referatet. Formanden vurderer eventuelle indsigelser mere principielle i samarbejde med næstformanden og gør rede herfor i forbindelse med udsendelse af det endelige referat. Ingen Såfremt der ikke er indsigelser anses referatet for godkendt. Mødeformen kan være både fysisk tilstedeværelse og via videokonference. Dagsorden og referat offentliggøres på University College Lillebælts intranet. Forretningsordenen kan ændres, når forslag herom sættes på dagsorden til et ordinært møde i det lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg ved fællesadministrationen, og under forudsætning af enighed mellem parterne. Side 3/3