Beslutningsprotokol fra bestyrelsesmøde mandag den 27. marts klokken

Transkript

1 Social- og Sundhedsskolen Fyn Beslutningsprotokol fra bestyrelsesmøde mandag den 27. marts klokken Til stede: Erik Knudsen, Jytte Lauridsen, Ulla Jeppesen, Heidi Larsen, Mogens Kragh Andersen, Birgit Krogh Fraværende: Palle Hansborg-Sørensen 0. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt 1. Underskrift af referat af 1. bestyrelsesmøde i den midlertidige bestyrelse den Referatet blev underskrevet. 2. Godkendelse af den endelige forretningsorden. Forretningsorden for den midlertidige bestyrelse blev godkendt. 3. Valg af organisationsform på økonomi- og lønområdet. Bestyrelsen drøftede organiseringen af driften på økonomi og lønområdet efter oplæg fra Mogens Kragh Andersen: Valg af organisationsform på økonomi- og lønområdet Alle kommende selvejende institutioner skal senest den 1. april 2006 have truffet beslutning om, hvilken organisationsform, der vælges på henholdsvis økonomi- og lønområdet. (Undervisningsministeriet har fastsat denne tidsfrist af hensyn til de mange implementeringsaktiviteter, der skal finde sted resten af året). På økonomiområdet skal tages stilling til, om institutionen varetager økonomiadministrationen selv indgår i et fællesskab, og i givet fald med hvem. På lønområdet skal der tages stilling til, om institutionen varetager lønadministrationen selv indgår i et fællesskab med andre institutioner, og i givet fald hvem der er værtsinstitution vælger at få løst opgaven hos en serviceleverandør, i givet fald hvem samt på hvilket niveau.

2 Undervisningsministeriet har allerede forlods besluttet, hvilke tekniske systemer, der skal anvendes til de to opgaver. Det drejer sig om hhv. Navision Stat på økonomiområdet og KMD Opus på lønområdet. Til brug for bestyrelsens behandling af sagen var vedlagt chefgruppens notat af 10. marts 2006 samt en indstilling. Indstilling til beslutning: I indstillingen foreslås det, at skolen selv forestår økonomistyringsopgaven, og at man indgår kontrakt med Økonomistyrelsen herom, da det ikke er aktuelt for Social- og Sundhedsskolen Fyn at indgå i driftsfællesskab med andre om Navision Stat skolen indgår kontrakt med KMD om brugsret til lønsystemet og lønadministration via portalløsning (model 3 i det udsendte notat) med henvisning til at valg af selvstændigt at forestå den fulde administrationsopgave er for dyr og risikobetonet, og at model 3 er den billigste alternative model samt giver skolen et bedre grundlag for lønstyring og ledelsesinformation. Økonomiske konsekvenser: Vedr. grundlicens for Navision Stat: Ifølge Økonomistyrelsens Priser og leveringsvilkår af 6. december 2005 omfatter betalingsordningen for Navision Stat følgende faste betalinger i 2006: Navision stat-licens: System og økonomisupport Rapporteringssupport Navision LDV-licens Vedligeholdelsesabonnement for LDV I alt kr. uanset antal brugere kr. pr. år kr. pr. år kr. pr. år kr. pr. år kr. pr. år Dertil kommer udgiften til hosting hos KMD, til løbende kurser (betales i 2006 af UVM), evt. konsulentbistand mv. Ved ovennævnte er lagt til grund, at skolen som én juridisk enhed kun skal have én licens. Dette er telefonisk bekræftet af Anders Tjalve fra Økonomistyrelsen. Vedr. workflow-program til håndtering af elektroniske

3 Prisen herpå er endnu ikke oplyst. Aftale med KMD om lønadministration Lønsystemet model 3 årlige udgifter til KMD ca kr Personalekonsekvenser: Opgaverne vurderes at kunne klares med det nuværende personale Bestyrelsen godkendte indstillingen. 4. Valg af drift og support på IT - området Bestyrelsen drøftede drift og support på IT området efter oplæg fra Mogens Kragh Andersen: Social- og sundhedsskolen Fyn skal som kommende selvejende institution varetage opgaven med drift og support af IT-området med virkning fra 1. januar P.t. løses denne opgave forskelligt på de tre afdelinger. På afdelingen i Odense er der ansat en systemadministrator til at varetage denne opgave, mens opgaven på afdelingerne i Svendborg og Middelfart varetages i et samarbejde mellem personale med IT viden fra afdelingen, personale fra IT-centeret (Fyns Amt) og Thingberg IT(privat leverandør). Supporten dækker såvel support på det tekniske som brugersupport. I løbet af 2006 skal drift og support implementeres, så institutionen er klar til at løse opgaven fra 1. januar Der er 3 løsningsmuligheder for fremtidig drift og support Institutionen kan selv varetage opgaven Institutionen kan outsource opgaven til en leverandør Institutionen kan indgå i et driftsfællesskab med andre institutioner Der blev kort redegjort for fordele, ulemper, personalekonsekvenser og økonomi vedrørende de 3 løsningsmuligheder: 1. Institutionen varetager selv opgaven Social- og sundhedsskolen Fyn klarer driften med JRM(systemadministratoren fra afdelingen i Odense) som administrator, fælles servere på afdelingen i Odense og support ud fra den måde supporten bliver varetaget på i dag på de 3 afdelinger. Det kræver, at der ansættes en person ekstra til at hjælpe JRM, som samtidig kan yde support på afdelingen i Odense. Desuden kan det blive nødvendigt at købe støtte udefra til forskellige opgaver.

4 Fordele: Det er billigt Det kan styres helt uafhængigt af andre Ulemper: Social- og sundhedsskolen Fyn er meget sårbar i forhold til sygdom eller opsigelse fra systemadministrator Der skal løbende investeres betydeligt i efteruddannelse og kompetenceudvikling af IT personalet, og der er generelt stor afhængighed af enkeltpersoner. Der er ikke mulighed for deling af viden i en større gruppe af IT folk Personalekonsekvenser: Der skal ansættes en medarbejder Forventet økonomi: kr/årligt. 2. Institutionen outsourcer opgaven Hvis løsningen af opgaven kræver serviceydelser der i løbet af kontraktperioden overstiger kr skal opgaven i udbud efter EU`s regler. Institutionen har modtaget et tilbud fra Thingberg IT ved Herluf Thingberg med et forslag til en årlig driftsaftale, som rummer drift af server, arbejdsstationer og bærbare pcère til såvel det administrative netværk som elev netværket, hjemme pc-ordning/hjemmearbejdsplads, printere, dokumentation og hardwarekartotek, indkøb af såvel hardware som software og udgifter til udannelse og kurser for de medarbejdere på institutionen som skal varetage drift og support Thingberg IT s tilbud er vedlagt som bilag 4.4 Fordele: Institutionen kan frit vælge løsninger i forhold til drift i samarbejde Thingberg IT Der vil være en backup i forhold til valg af løsning med egen drift Udgifter til uddannelse og kurser til IT medarbejderne er indregnet i tilbuddet Ulemper: Der er en vis sårbarhed ved at indgå aftale med en enkeltmandsejet institution Tilbuddet rummer ikke overordnet ledelsesmæssig support i forhold til udefrakommende krav og ønsker Tilbuddet er etårigt hvilket kan skabe usikkerhed om fremtidige udgifter til aftalen. Hvis tilbuddet skal løbe længere, skal det i EU-udbud, som er en kompliceret opgave for institutionen. Personalekonsekvenser: Der skal ansættes en medarbejder til støtte for JRM Forventet økonomi: Tilbudspris på kr + udgifter til en medarbejder.

5 3. Institutionen indgår i et driftsfællesskab med andre institutioner. Skolen har modtaget en invitation til at deltage i et driftsfællesskab med de fynske gymnasier og VUC på Fyn. Samarbejdet omfatter følgende opgaver: 1. It-rådgivning og sekretariatsbetjening af samarbejdets styregruppe 2. Etablering og drift af fælles internet-forbindelse 3. Etablering og drift af fælles exchangeløsning 4. Drift og support af partnernes administrative it-netværk 5. Drift og support af partnernes it-netværk i undervisningen 6. Drift og support af partnernes hjemmepc-ordning 7. Drift og vedligehold af partnernes områdeportaler på gymnasie- og sosuområdet 8. Koordinering vedrørende fællesindkøb af it-produkter 9. Konsulentfunktion i forhold til it-udvikling Der udfærdiges særskilte serviceaftaler for punkterne 2-9. Samarbejdsaftalen følger retningslinjerne som er beskrevet fra Undervisningsministeriet. Skt. Knuds Gymnasium påtager sig opgaven med at være værtsinstitution. JRM forventes at skulle være knyttet til Social- og Sundhedsskolen Fyn sammen med yderligere 3/8 medarbejder til frontofficesupport. Udkast til kontrakt for driftsfællesskab mellem gymnasierne på Fyn, VUC på Fyn og Social- og Sundhedsskolen Fyn er vedlagt som bilag 4.2. Udkast til økonomi vedrørende driftsfællesskabet er vedlagt som bilag 4.3 Fordele: JRM kan få sparring, erfaringsudveksling, uddannelse og mulighed for at udvikle nye ting med en større gruppe kollegaer. MKA kan få sparring, erfaringsudveksling og udvikle nyt med andre ledere omkring IT og i forhold til de politiske krav og ønsker. Institutionen entrerer med en erfaren stab af IT folk, som kender den hardware og software der bliver brugt. Skolen får en bred og alsidig backup. Der kommer til at stå en stor organisation bag skolen IT drift og support. Der kan være økonomiske stordriftsfordele forbundet med deltagelse i fællesskabet Ulemper: Vi bliver en del af et fællesskab og deponerer dermed en del af vores ret til at vælge frit Løsningen er umiddelbart lidt dyrere. Personalekonsekvenser: JRM skal virksomhedoverdrages til værtsinstitutionen pr. 1.januar 2007 Afdelingen kan i mindre grad få brug for medarbejdertimer til brugersupport Forventet økonomi: Samlet pris ca kr/årligt Indstilling til beslutning: Bestyrelsen godkender:

6 At skolen indgår i et driftsfællesskab med de fynske gymnasier og VUC Fyn omkring drift og samarbejde om IT, da skolen opnår fordele omkring såvel drift af IT som udvikling af IT. Desuden kan skolens chef få støtte og support i forhold til fastlæggelse af IT strategier, IT drift og udefra kommende ønsker og krav gennem driftsfællesskabets stabsfunktion og gennem styregruppen for driftsfællesskabet. Driftsaftalen er uopsigelig frem til 31.maj Bestyrelsen godkendte forslaget til valg af drift og support på IT området. 5. Medlemskab af Bestyrelsesforening Bestyrelses drøftede forslag om medlemskabet af Bestyrelsesforeningen efter oplæg fra Erik Knudsen. Indstilling til medlemskab af Bestyrelsesforening: Efter aftale med formanden Erik Knudsen indstilles at bestyrelsen indgår medlemskab af Bestyrelsesforeningen. Bestyrelsen finder det væsentligt: At Social- og Sundhedsskolens interesser overfor Undervisningsministeriet og andre offentlige myndigheder bliver varetaget. At sikre et samarbejde mellem social- og sundhedsskolerne At koordinere samarbejdet med andre foreninger og organisationer om opgaver af fælles interesse Personalemæssige konsekvenser: Ingen Økonomiske konsekvenser: Et medlemskab af Bestyrelsesforeningen koster årligt 4.000kr Bestyrelsen godkendte indstilling om medlemskab af Bestyrelsesforeningen Det blev aftalt, at formanden er det ene medlem til repræsentantskabet. Palle Hansborg-Sørensen spørges i forhold til at indgå som det andet medlem. Hvis Palle Hansborg-Sørensen ikke ønsker medlemskab vender formanden tilbage til bestyrelsen med en forespørgsel 6. Orientering fra skolens visions- og værdigrundlagsdag og drøftelse af det videre arbejde.

7 Mogens Kragh Andersen orienterede om skolens visionsoplæg - Social- og Sundhedsskolen Fyn er kendt som et attraktivt uddannelses- og kompetenceudviklingscenter og personalets arbejde med at underbygge visionen og start på arbejdet med værdigrundlaget. Endvidere orienterede Mogens Kragh Andersen om opsamlingen på visionsdagen (primo marts 2006) samt om den videre proces: De ting der er beskrevet i dag om værdisæt og adfærd sammenskrives af en arbejdsgruppe bestående af en medarbejderrepræsentant fra hver afdeling, personalechefen og skolechefen. På teammøderne på afdelingerne drøftes værdierne og adfærd i den forbindelse i forhold til de interessenter, der er stillet op. På et fællesmøde mellem alle 3 afdelinger onsdag den 3. maj fra kl præsenterer teamene deres arbejde Arbejdsgruppen sammenskriver herefter arbejdet, så sammenskrivningen kan vendes i rette fora og være klar til deadline 1. juni. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og gav tilslutning til at arbejde videre udfra den foreslåede plan og at det sundhedsfremmende indarbejdes i visionen og aftagerne inddrages i arbejdet. 7. Evt. - Bestyrelsen indbydes til seminar om fremtidens social- og sundhedsuddannelser den 20/4-21/4. Henvendelse til Mogens Kragh Andersen. - Orientering om at der bliver fremsat lovforslag om den fremtidige bestyrelsessammensætning - Orientering om TV indslag om at kommunerne ikke opfylder dimensioneringen på social- og sundhedshjælperuddannelsesområdet samt problematikken om at ansøgere evt. ville gå til andre uddannelser, når de ikke kunne få plads på social- og sundhedsskolen 8. Næste møde på afdelingen i Odense kl.10-12

8