Servicestrategi Struer Kommune

Transkript

1 Servicestrategi Struer Kommune Vedtaget af Struer Byråd 27. maj 2008

2 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING INDSATSOMRÅDER OG ARBEJDSPLANER MADPRODUKTION TIL ÆLDREOMRÅDET BØRNEPULJEN (DAGPASNINGSPULJEN) DAGTILBUD INDENFOR HANDICAP- OG PSYKIATRIOMRÅDET FOLKESKOLEN UDVIKLING AF FAGLIGHEDEN HELHEDSPLAN PÅ BØRNEPASNINGSOMRÅDET ANDEN GENERATION AF AFTALEUDVIKLING KVALITETSUDVIKLINGSPROJEKT PÅ SERVICE OG RENGØRING UDBUDSPOLITIK VALG AF LEVERANDØRER, KRAVSPECIFIKATIONER OG BETINGELSER VED UDBUD VALG AF LEVERANDØR KRAVSPECIFIKATIONER BETINGELSER VED UDBUD KONTROLBUD KVALITETSOPFØLGNING BESLUTNINGSPROCEDUREN I FORBINDELSE MED UDBUD INDDRAGELSE AF PERSONALET ANVENDELSEN AF SOCIALE KLAUSULER OPSUMMERING BILAG KOMMUNALE DRIFTSOPGAVER KOMMUNALT FORANKREDE DRIFTSOPGAVER

3 1. Indledning Servicestrategien for Struer Kommune tegner et billede af den strategi, som Struer Kommunes Byråd har valgt i forhold til udvalgte serviceområder. Formålet med servicestrategien er at give kommunens borgere et overblik over, hvordan byrådet konkret vil arbejde med at udvikle kvaliteten og effektiviteten i den kommunale opgavevaretagelse. I servicestrategien har kommunen udpeget de indsatsområder, den har særligt fokus på. Baggrunden for servicestrategien er, at Folketinget den 31. maj 2002 har vedtaget ændring af lov om kommunernes styrelse og lov om ligestilling af kvinder og mænd. Efterfølgende er servicestrategiordningen ændret 24. juni Loven indebærer bl.a., at byrådet udarbejder en servicestrategi for udviklingen af kvaliteten og effektiviteten i kommunens opgavevaretagelse. For ethvert område skal der angives, hvorvidt byrådet påtænker at anvende udbud, ligesom der skal udarbejdes en arbejdsplan og tidsplan for de enkelte indsatsområder. Byrådet udarbejder desuden en opfølgningsredegørelse inden udgangen af funktionsperioden i Servicestrategien skal gøres tilgængelig for borgerne i form af en redegørelse. Denne servicestrategi offentliggøres på kommunens hjemmeside. Servicestrategi for Struer Kommune beskriver således indsatsområder og arbejdsplaner samt udbudspolitikken. 2

4 2. Indsatsområder og arbejdsplaner Indsatsområderne, som byrådet har valgt at sætte fokus på i udviklingsstrategien for er: 1. Madproduktionen til ældreområdet 2. Dagtilbudsloven 3. Dagtilbud indenfor handicap- og psykiatriområdet 4. Folkeskolen udvikling af fagligheden 5. helhedsplan på børnepasningsområdet 6. Anden generation af aftalestyring 7. Kvalitetsudviklingsprojekt på service og rengøring Områderne er beskrevet i nedenstående tekst, og hvert afsnit er beskrevet i forhold til: - Hvilket politisk område indsatsområdet tilhører og hvilken afdeling, der er ansvarlig - En kort indledende tekst, som i overskrifter fortæller om projektet - En aktivitetsplan, som fortæller om konkrete handlinger og milepæle for projektet - Stillingtagen til brugen af udbud og markedsprøvning - En beskrivelse af arbejdets organisering - Tidsplan, som opridser forløbet fra indledning til afslutning - Afslutningsvis redegørelse for projektets økonomiske rammer Beskrivelserne er holdt et i korte og overordnede formuleringer. Ønskes en dybere redegørelse af områderne, kan henvendelse rettes til udviklingsmedarbejder Sara Bilenberg, Sekretariatet, som kan videreformidle udviklingsrapporter og undersøgelser i deres fulde omfang Madproduktion til ældreområdet Emne Beskrivelse Overskrift Madproduktion til ældreområdet Politikområde Ældreområdet Ansvarlig afdeling Kostområdet Indledning Aktivitetsplan Som et led i ældreområdets helhedsplan, er kommunens køkkenstruktur blevet ændret i 2007, således at alle plejehjemkøkkener er samlet i én enhed Kostområdet. Kostområdets opgave omfatter tilberedning, anretning, service, transport af mad og samarbejde og udvikling om mad. Maden skal leve op til brugerens tilfredshed og de professionelle og økonomiske standarder. Som et helt nyt område har kostområdet været præget af mange forandringer og tilpasninger: I dag er alt madservice og udbringning samlet i produktionskøkkenet, som er placeret på EnggårdCentret. Modtagekøkkenerne er placeret på plejecentrene Aalkjærsminde, Vestcenter Kilen, Asp, Solglimt, Rosengården, Solvang, Uglev og Jegindø. Produktionsformen er ændret fra traditionel varmmads-produktion til frost- 3

5 produktion. Der er indført frosne middagsretter og menuvalg i madservice, og alle borgere tilknyttet madservice er blevet grundigt introduceret i ydelser og sluthåntering af de frosne middagsretter. Udbud/ Under fritvalgsordningen Markedsprøvning Kvalitetsudvikling Maden produceres med udgangspunkt i den til enhver tid gældende: Fødevarelov Egenkontrolbekendtgørelse Anbefalinger fra den danske institutionskost Øvrige officielle anbefalinger om mad til ældre Derudover skal Kostområdet leve op til gældende love og bekendtgørelser om kvalitet og dokumentation. Et nyt egenkontrolprogram, der sikre en bedre dokumenteret styring af fødevaresikkerheden, er implementeret. Borgeren har fået større frihed til selv at vælge ret og spisetidspunkt pga. menuvalg i madservice. Desuden er der mulighed for at købe tilvalgsydelser i form af energitætte proteinrige drikke/desserter og diverse supper. Det er i dag muligt at tilbyde næringsberegning af individuelle menuer. Der er fokus på at etablere brugergrupper, således at borgerne får mulighed for at være med til at udvikle køkkenernes tilbud. Det skal ske via etablering af et kostfagligt brugerråd. Der sker en løbende opkvalificering af medarbejderne i henhold til opgavens art, og området har fokus på erfarings- og vidensudveksling med andre kommuner og Region Midtjylland Organisering Status og tidsplan Økonomi Kostområdet består af otte modtagerkøkkener, der tilbereder alle dagens måltider undtagen middagsmad. Det vil sige morgenmad, aftensmad og mellemmåltider. Modtagerkøknerne modtager fra centralkøknet basisprodukter, kød, sauce, tilbehør og biretter. Modtagerkøknet sluthåndterer udvalgte råvarer som fx frosne grøntsager ol. Desuden leverer produktionskøknet bestemte biprodukter som fx proteinrigedrikke ligesom der fx ydes bistand til specialarrangementer. Et produktionskøkken, der leverer middagsmad til kommunens plejehjem/centre og borgere, som er visiteret til madservice. Produktionskøkkenet leverer også mad til EnggårdCentrets café, plejeafdeling og arrangementer mv. Der er fokus på nye værdier, roller og kompetencer, for at den nye struktur får den ønskede effekt. Der ydes hjælp fra ekstern rådgiver. Ændringen blev iværksat i 2007 og er nu gennemført. Vision, mission, værdier samt diverse kontrolrapporter er under udarbejdelse og bliver lagt på kommunens hjemmeside medio Etableringen af den nye køkkenstruktur skal sikre en økonomisk bæredygtig og hensigtsmæssig madproduktion. 4

6 2.2. Børnepuljen (dagpasningspuljen) Emne Beskrivelse Overskrift Dagtilbudsloven Politikområde Børne- og Uddannelsesudvalget Ansvarlig afdeling Jørn Thomsen, chefkonsulent Indledning Aktivitetsplan I forbindelse med dagtilbudsloven, der trådte i kraft 1. august 2007, blev der afsat statsmidler til sprogvurdering m.v. Byrådet har i 2008 besluttet, at pengene skal fordeles til børnehaverne via deres ressourcetilpasning (beløb pr. barn). Udbud/ Nej Markedsprøvning Kvalitetsudvikling Alle 3-årige børn tilbydes en sprogvurdering, og der vil efterfølgende tilbydes sprogunderstøttende aktiviteter samt anden bistand efter behov. Organisering Børne- og Uddannelsesudvalget har besluttet, at det er sprogvurderingsmaterialet fra ministeriet, der skal bruges i Struer Kommune. Status og tidsplan Projektet er i fuld gang og har ingen slutdato, da det er lovbestemt at alle 3- årige skal tilbydes en sprogvurdering fremover. Økonomi Børnehaverne er kompenseret som led i løsningen af opgaven via deres almindelige ressourcetildeling Dagtilbud indenfor handicap- og psykiatriområdet Emne Beskrivelse Overskrift Kvalitetsudviklingsprojekt på beskyttet beskæftigelse Politikområde Sociale området Ansvarlig afdeling Handicap og psykiatri Andre involverede Indledning Bruger, medarbejdere, pårørende og organisationer Hermed følger en konkretisering af, hvordan vi kan kvalitetsudvikle dagtilbuddene til voksne med særlige behov. Projektet har til formål at gennemgå og belyse dagbeskæftigelsesområdet og herved skabe overblik over opgaver og ressourcer på området. Der skal udarbejdes en strategi og handleplan for beskæftigelsesområ- 5

7 det, der anviser på hvilken måde organisation og servicetilbud skal tilrettelægges, når vi taler om fremtidens beskæftigelse til mennesker med særlige behov. Projektet skal pege på muligheder for udvikling af et mere tidssvarende og behovsdækkende beskæftigelsestilbud i nærmiljøet. Forslaget rummer en række gode og ambitiøse initiativer således at Struer Kommunes tilbud på beskyttet beskæftigelsesområdet kan videreudvikle sig til en stærk, effektiv og moderne organisation med markante forbedringer til gavn for såvel brugere som medarbejdere. Aktivitetsplan I projektet er der lagt vægt på, at beskæftigelse til mennesker med særlige behov og mennesker med handicap i højere grad skal tilbydes beskæftigelse, der matcher deres muligheder. Der skal tages udgangspunkt i ressourcer frem for begrænsninger. Det er en bærende tanke, at alle mennesker har ressourcer, der kan bruges/ benyttes og udgøre en arbejdsmæssig værdi. Vi skal være bevidste om, hvordan vi udvikler og udfordrer mennesker med særlige behov. Der igangsættes en vifte af tilbudsmuligheder og valg. Tilbuddene skal give mening og give reel oplevelse af selvstændighed, kompetence og værdighed. Det skal være muligt for brugerne at bevæge sig rundt i tilbudsviften. Eksterne mindre arbejdspladser drives i byen fx cafe, genbrugsbutik, galleri, campingplads. Lokalsamfundets mange muligheder skal udnyttes og udvikles og det er vigtigt, at gå i dialog med de handelsdrivende om konkrete arbejdsopgaver, således at mennesker med nedsat funktionsevne i højere grad bidrager til samfundet, og udfører noget som andre har brug for. En slags omvendt integration, hvor de svage grupper bliver mere ressourcestærke. Der skal udvikles et nyt samværstilbud på Thyholm til brugere med komplekse handicaps, der betyder, at de ikke kan rummes i de eksisterende tilbud. Tilbuddet kan indgå i et samarbejde med nuværende dagtilbud på Fjordbo Thyholm. Her tænkes specifikt på leje af en gård, hvor det skal være muligt at dyrke grøntsager, holde høns mv. Tilbuddet skal have gode fysiske rammer, der giver mulighed for et udeliv. Det er vigtigt at tilbyde fleksible åbningstider, således at brugere med behov for at arbejde på skæve tider tilgodeses. Her kan konkret blive tale om opgaver i en aftencafe, og fritidstilbud i Kulturhuset. Der er i projektet stillet forslag om konkret samarbejde med det private arbejdsmarked samt kommunens jobcenter. Der skal konkret arbejdes med omdømme og værdigrundlag på området 6

8 og der skal være fokus på best practice. Vi skal arbejde med det omgivende samfund og i højere grad involvere lokale og private aktører som en ressource og som nyttige samarbejdspartnere. Projektet forventer at gå i gang i foråret 2008 og skal løbe over de næste 3 år. Der skal i høj grad arbejdes med efteruddannelse af såvel ledere som medarbejdere på området. Det anbefales, at Appreciated Inquirytænkningen anvendes som metode til udvikling af en ny og anderledes organisation. Appreciated Inquiry (AI)eller Værdsættende undersøgelse er en metode til videreudvikling af organisationen på basis af det bedste i fortid og nutid! Metoden (og teorien) handler om, hvordan man kan arbejde med udvikling i organisationer, med fokus på det, der virker. Udbud/ Nej Markedsprøvning Kvalitetsudvikling Vi vil i projektet etablere tværgående og tværfagligt forum for erfaringsudveksling og faglig sparring blandt medarbejderne, med fokus på læring og videreudvikling af den viden, der allerede eksistere i organisationen. Vi skal indgå i tværkommunale samarbejdsrelationer og herved sikre vidensdeling på faglighed, kvalitet og effektivitet. Vi skal beskrive, hvilke værdier der ligger til grund for arbejdet, og hvorfor gør vi det, vi gør, og hvad der virker. Uddannelse og kompetenceudvikling skal ses i langsigtet perspektiv. Der skal udarbejdes uddannelsesplaner og etableres en database over personalets kvalifikationer. Uddannelser skal være målrettes arbejdspladsens behov for forandringer. Organisering Status og tidsplan Økonomi Der er udarbejdet en tids- og procesplan, der angiver, hvem der gør hvad og hvilket tidsperspektiv, der arbejdes ud fra. Der er etableret arbejdsgrupper og skabt struktur for den videre proces. Projektet politisk godkendt forår implementeringen er påbegyndt og projektet kommer til at strække sig over de næste 3 år.. Det er som udgangspunkt en forventning, at projektet skal holdes inden for den økonomiske ramme på området. Der kan på et senere tidspunkt blive behov for en øget driftsudgift på etablering af dag- tilbud til de svageste udviklingshæmmede. Det er hensigten, at projektet skal give mulighed for, at alle personer med særlige behov i Struer Kommune kan tilbydes et dagtilbud i nærmiljøet, hvis de ønsker det og hvis de opfylder betingelserne herfor. 7

9 således undgås uhensigtsmæssig transport og en dermed øget udgift ved at benytte tilbud i andre kommuner 2.4. Folkeskolen udvikling af fagligheden Emne Beskrivelse Overskrift Udvikling af fagligheden Politikområde Delområder Børne- og Uddannelsesudvalget Folkeskolen Ansvarlig afdeling Chefkonsulent Erik Østerby Andre involverede Indledning Aktivitetsplan Ledere og medarbejdere i folkeskolerne Struer kommune deltager sammen med 33 andre kommuner i KL s Partnerskab om folkeskolen, der som overordnet formål har et øget elevernes faglige udbytte af undervisningen. Partnerskabets formål er at understøtte ambitiøse og dokumenterbare resultater i kommunernes arbejde med at udvikle folkeskolen. Partnerskabet vil øge elevernes udbytte af undervisningen ved at styrke deres faglige niveau, udvikle deres kreativitet, innovations- og problemløsningskompetence samt evne til at samarbejde. Partnerskab om Folkeskolen skal bibringe partnerne erfaring med partnerskaber som en samarbejdsform, der udnytter partnernes gensidige forskellighed og skaber synergi ved, at forskellige kompetencer bringes sammen i et fokuseret og forpligtende samarbejde. Indsatsen og resultater i partnerskabet skal tillige proaktivt bidrage til at styrke folkeskolens image og til at anerkende arbejdet i folkeskolen. Den fælleskommunale interesse tilgodeses ved, at der i partnerskabet er fokus på at dele god praksis og resultater med de kommuner, som ikke deltager i partnerskabet. I partnerskabet om folkeskolen fastsætter de deltagende kommunalbestyrelser mål for tre indsatsområder. Indsatsområderne skal sikre, at eleverne får et udbytte af øget undervisningen. Kommunernes resultater dokumenteres som en del af partnerskabet. Deltagerkommunernes byråd har indgået en skriftlig kontrakt, hvor kommuner forpligter sig på at afsætte ressourcer til at produktudvikle på området i hele aftaleperioden, der er forløber fra Partnerskaberne er enige om tre indsatsområder, der direkte eller indirekte understøtter målet om at øge elevernes udbytte af undervisningen. Disse indsatsområder, som udgør en fælles kerne i partnerskabsprojektet, er: Ledelse Evalueringskultur, herunder kvalitetsrapporter Faglighed og inklusion/specialpædagogisk bistand 8

10 Den enkelte kommune vælger at arbejde med mindst to og gerne alle tre af disse indsatsområder som led i partnerskabsprojektet. Herudover kan de enkelte kommuner i partnerskabet vælge supplerende indsatsområder og danne netværk med andre partnerskabskommuner omkring disse indsatsområder. Den enkelte kommune afgør selv, hvordan der skal arbejdes med indsatsområderne, eller hvilke delemner man vil fokusere på, og hvor meget fokus hvert indsatsområde skal have. Parallelt med Partnerskabet er der igangsat et omfattende eftereuddannelsesprogram i folkeskolerne, - et program der delvist er finansieret med tilskudsmidler fra Undervisningsministeriet. Uddannelsesprogrammet omfatter Diplomuddannelse til skoleledere Diplommoduler til viceskoleinspektører. Liniefagsuddannelse til omkring 30 lærere i matematik og natur & teknik. Uddannelse af læsevejledere til alle skolerne. Hertil kommer, at Struer kommune for at sikre og højne et ensartet niveau på hele skole-it området har centraliseret serviceringen af skolernes IT. Der er oprettet en 1/3 stilling som pædagogisk IT konsulent og samtlige ledere og lærere er udstyret med en bærbar pc. Udbud/ Nej Markedsprøvning Kvalitetsudvikling Partnerskabet har i samarbejde med Rambøll Management gennemført en omfattende spørgeskemaundersøgelse en såkaldt Statusanalyse ved Partnerskabets start. Undersøgelsen gennemføres igen, når partnerskabet afsluttes. På baggrund heraf er der udarbejdet Statusrapporter på den enkelte skole, den enkelte kommune og det samlede partnerskab. Struer kommunes rapporter baserer sig på mere end 1200 besvarelser fra elever, forældre, lærere, ledere og chefer og rummer en mængde data og oplysninger, der danner grund for prioriteringer i det fortsatte arbejde med at kvalitetsudvikle elevernes faglige udbytte af undervisningen. Organisering Partnerskabet, der har KL som tovholder, er organiseret i Politisk Styregruppe typisk med formand for fagudvalg eller borgmester som repræsentant Politisk Udvalg et forum for fagudvalgene i de deltagende kommuner Administrativt Netværk bestående af direktører og chefer I løbet af foråret 2008 går Partnerskabet ind i 2. fase. Her etableres konkrete netværk på udvalgte fokusområder med deltagelse af færre kommuner på det enkelte område. Status og tidsplan Projektet er aftalt for perioden Det overvejes at forlænge til 2010 I Struer er arbejdet organiseret i Styregruppe bestående af repræsentanter fra skolelederne og lærerkredsen samt direktør & chefkonsulent 9

11 Arbejdsgrupper bestående af skoleledere på hver af Partnerskabets 3 hovedområder. Økonomi Andet Struer kommune betaler et deltagergebyr til KL på kr årligt. Hertil kommer følgeudgifter i forbindelse med møder, kurser, rejser, samt arbejdstid i takt med konkretisering af projektet lokalt. Struer kommune anvender resultaterne af Partnerskabets Statusrapporter for de enkelte skoler og Struer kommune som helhed til at produktudvikle skolevæsnets samlede indsats og tilsvarende den enkelte skoles. Statusrapporterne styrker således evaluerings og dokumentationsopgaverrne i forhold til Undervisningsministeriets krav jfr. bl.a. bekendtgørelsen om kommunernes årlige Kvalitetsrapport om folkeskolen 2.5. Helhedsplan på børnepasningsområdet Emne Beskrivelse Overskrift Udviklingsprojekt på dagtilbudsområdet Politikområde Børne- og Uddannelsesudvalget Ansvarlig afdeling Anders Kjærulff, direktør Andre involverede Indledning Jørn Thomsen, chefkonsulent I Kulturudvalgsmødet den 16. januar 2006 var der en sag på vedr. Helhedsplan på børnepasningsområdet. I forbindelse med Driftsafdelingens årlige bygning gennemgang og den forestående kommunesammenlægning, var der behov for at få sat fokus på de fysiske rammer, indretning m.v. på børnepasningsområdet. Kulturudvalget besluttede, at der i 2007 skulle udarbejdes en helhedsplan omfa tende alle institutioner. Et pædagogisk oplæg skulle være indeholdt i helhed planen. Aktivitetsplan Udviklingsprojektet blev igangsat i 2007 med det formål at tilvejebringe en opdateret status og et opdateret overblik over rammer og vilkår, samt afdække de udfordringer som Struer Kommune står over for i arbejdet frem mod vision Herudover er formålet, at tilvejebringe et dokumenteret politisk beslutningsgrundlag for eventuelle tilpasninger på dagtilbuds-området. Den endelige rapport vil blive forelagt Børne- og Uddannelsesudvalget i løbet af foråret Byrådet har i 2008 og i overslagsårene i alt afsat 16 mio. til udbygning og 10

12 renovering af kommunens daginstitutioner. Konsulentfirmaet Pythea fra Hobro bistår processen og gennemfører fra december februar 2008 blandt andet en analyse på området. Udbud/ Ingen Markedsprøvning Kvalitetsudvikling Udviklingsprojekt på dagtilbudsområdet er en helhedsplan, som skal bidrage til, at vores dagtilbudsstruktur m.v. er fremtidssikret bl.a. via bæredygtighed, lovkrav m.v. Da udviklingsprojektet p.t. er i høring, er der usikkerhed om, hvad der sker af organisationsændringer på kort og lang sigt. Organisering Konsulentfirmaet Pythea har udarbejdet en rapport som p.t. er til høring. Der har i forløbet været nedsat en styregruppe bestående at direktør, udvalgsformand, chefkonsulent samt Pythea. Status og tidsplan Økonomi Rapporten er færdig, og Byrådet skal den 6. maj 2008 beslutte, hvad der skal ske af tiltag. Der er afsat 16 mill. kr Anden generation af aftaleudvikling Emne Beskrivelse Overskrift 2. generation af aftalestyring Politikområde Kommunalpolitisk styring Ansvarlig afdeling Direktionen Andre involverede Indledning Aktivitetsplan Projektudviklingsgruppen (PUG) Dialogbaseret Aftalestyring er et samlet udtryk for den styringsfilosofi, som fastsætter rammer og redskaber til at sikre sammenkædningen af overordnede politiske holdninger, værdier og mål med den daglige opgaveløsning, som finder sted i institutionerne/afdelingerne. Det vil sige udmøntningen af de økonomiske og politiske prioriteringer omkring den kommunale service. Se venligst under afsnittet: Status og Tidsplan Udbud/ Nej ikke muligt! Markedsprøvning Kvalitetsudvikling Formålet med revisionsprocessen af den dialogbaserede aftale-styring er at: 11

13 styrke den politiske styring og decentrale ledelse synliggøre de politiske forventninger og prioriteringer til service og kvalitet skabe bedre synlighed og sammenhæng mellem resultater (service) og økonomi udvikle dialogen mellem politikere, institutioner og afdelinger samt brugere og borgere udvikle lærings- og opfølgningskulturen sætte brugeren / borgeren i centrum for service og kvalitetsudvikling Organisering Status og tidsplan Processen er forankret i Direktionen, der har bedt Projektudviklingsgruppen (PUG) fremkomme med forslag til indhold og struktur på såvel redskaber som proces. Første revisionsudgave af redskaberne er udformet og fremlagt som information for kommunens samlede ledergruppe i forbindelse med sidste lederseminar ultimo PUG-gruppen arbejder aktuelt med at skabe sammenhæng mellem kommunens overordnede grundlag og dette styringskoncept. De foreløbige resultater præsenteres for kommunens nye kommunaldirektør medio april, hvorefter det videre handlingsforløb, herunder videreudvikling og implementering, afklares. Økonomi Uafklaret Kvalitetsudviklingsprojekt på service og rengøring Emne Overskrift Beskrivelse Kvalitetsudviklingsprojekt 2007: Effektivisering af teknisk service m.v. i Struer kommune Politikområde Økonomi- og Erhvevsudvalget Ansvarlig afdeling Økonomiafdelingen Andre involverede Indledning Kommunale bygninger Skolerne Daginstitutionerne Ældreområderne Personale- og uddannelsesafdelingen Formålet med kvalitetsudviklingsprojektet er at gennemgå det tekniske område herunder rengøringen på skoler, daginstitutioner og ældrecentre med hen- 12

14 blik på at sikre en ensartet service på et hensigtsmæssigt niveau og at fremkomme med forslag til effektivisering af driften. Aktivitetsplan Udbud/ Markedsprøvning Projektet blev afrapporteret til direktionen den 1. juli 2007 med en række anbefalinger til effektivisering af området med udgangspunkt i, at den største aktuelle udfordring er at tiltrække og fastholde kvalificeret arbejdskraft. Direktionen tiltrådte anbefalingerne, men anbefalede overfor Økonomi- og Erhvervsudvalget, at projektet blev udvidet til at analysere mulighederne for at samle hele ejendomsporteføljen hos en ejendomsadministrator med ansvar for, at den nødvendige bygningsmasse er til rådighed for de funktioner, kommunen skal løse, for vedligeholdelse, renholdelse og service på alle ejendomme. Udvalget tiltrådte direktionens indstilling. Projektet lægger ikke umiddelbart op til en øget konkurrenceudsættelse af området. Kvalitetsudvikling Med udgangspunkt i at den største aktuelle udfordring er at rekruttere og fastholde kvalificeret arbejdskraft, lægges der op til en række tiltag, der kan gøre arbejdspladserne mere attraktive og sikre en bedre ressourceudnyttelse. Hovedanbefalinger: Rengøring i dagtimerne Bredere jobindhold Flere fuldtidsstillinger bl.a. gennem fælles ansættelse mellem flere institutioner Efteruddannelse Etablering af erfa-grupper Bevidst og anerkendende holdning til teknisk service Aktiv brug af støtte beskæftigelse Aftale om kombinationsansættelse Reduceret besmudsning gennem hensigtsmæssige rutiner Decentrale standarder for aflevering til rengøring Indgåelse af fælles samhandelsaftaler Organisering Status og tidsplan Økonomi Det er hensigten, at opgaverne fortsat løses decentralt, men med en højere grad af samarbejde for at sikre den optimale ressourceudnyttelse. 1. fase af projektet er afsluttet, 2. fase omkring facility-service er ikke igangsat, men afventer en afgrænsning af området. Der er ikke regnet med en økonomisk besparelse. Effektiviseringen ligger primært i fortsat at kunne fastholde og rekruttere medarbejdere, så opgaverne også fremover vil kunne løses på et kvalificeret niveau i en tid, hvor der er mangel på arbejdskraft. 13

15 3. Udbudspolitik Struer Kommune søger altid sine opgaver løst på den mest effektive og hensigtsmæssige måde set ud fra en helhedsbetragtning. Det kan bl.a. ske gennem anvendelse af udbud. Netop ud fra dette grundsynspunkt, får Struer Kommune allerede i dag udført en lang række driftsopgaver af private virksomheder, primært indenfor det tekniske område 1. Endvidere løses en del opgaver med baggrund i tværkommunale samarbejder og fællesskaber. Sidstnævnte forhold falder imidlertid udenfor rammerne af udbudspolitikken. Struer Kommunes to væsentligste indsatsområder på det overordnede plan er i de kommende år dels indførelsen af aftalestyring, dels implementering af den nye administrative organisation. Disse forhold medfører her og nu, at Struer Kommune som udgangspunkt ønsker at bevare opgaveløsningen i kommunalt regi, hvis det økonomisk, servicemæssigt og teknisk er fornuftigt. Det er derfor i øjeblikket ikke hensigtsmæssigt, at udbyde opgaver, hvor der er eller vil blive indgået aftaler med en afdeling eller institution om udførelsen af en kommunal driftsopgave. Struer Kommune vil løbende vurdere effektiviteten og kvaliteten i opgaverne ikke alene af de opgaver kommunen selv varetager, men også af de opgaver, der løses af andre. På områder, hvor der er en formodning om at private vil kunne give en bedre og billigere opgaveløsning, end den Kommunen selv tilbyder, vil Kommunen overveje at udbyde opgaven for at sikre en optimal opgaveløsning til gavn for borgere og brugere. I det følgende beskrives de overordnede retningslinjer, kriterier og processer der iagttages ved udbud Valg af leverandører, kravspecifikationer og betingelser ved udbud Byrådet fastsætter udvælgelses- og tildelingskriterier iht. gældende regler for udbud og de kriterier som i de konkrete tilfælde måtte have relevans for kommunen. For Struer Kommune er det ved udbud helt afgørende, at den private opgaveudførsel er kompetent og stabil Valg af leverandør Leverandøren skal kunne dokumentere økonomisk evne til at løse opgaven. Leverandøren skal endvidere fagligt kunne dokumentere evne til at løse opgaven. Endelig skal det sikres, at arbejdet udføres af veluddannet arbejdskraft set i forhold til opgaveløsningen Kravspecifikationer Mange forhold inddrages og tillægges i kravspecifikationerne, igen afhængig af den enkelte opgaves indhold og omfang. Generelt kan følgende faktorer nævnes: Det politisk besluttede serviceniveau for opgaven. Opgavens afgrænsning, dens indhold og kvalitetsniveau. Hertil kommer forsynings- og leveringssikkerhed i opgaven. Kommunen afvejer ved hvert udbud nødvendigheden af ekstern rådgivning til udarbejdelse af udbuddet herunder kravspecifikationen 1 I bilag 1 findes en komplet fortegnelse over de kommunale driftsopgaver, der i dag udføres af private virksomheder. 14

16 Betingelser ved udbud En grundlæggende forudsætning for at en driftsopgave kan udbydes er, at markedet for opgaven er præget af konkurrence. Viden og kompetence i kommunen skal fastholdes således betjeningen af borgere og det politiske system hele tiden optimeres. Desuden skal det være muligt entydigt at afgrænse, beskrive og kvalitetsvurdere opgaven En udbudsrunde må ikke vurderes at have uforholdsmæssige store omkostninger set i forhold til den økonomiske gevinst, der er ved at udbyde opgaven Kontrolbud Struer Kommune bruger kontrolbud i de tilfælde, det vurderes at være nødvendig, hvilket vurderes fra sag til sag. Kalkulationsreglerne for eget bud følger centralt fastsatte regler på området. For at sikre sammenlignelighed med private bud, skal det sikres, at alle relevante omkostninger indgår i beregningen af kontrolbuddet. Der skal være en klar adskillelse mellem de personer/afdelinger, der afgiver kontrolbuddet og de personer/afdelinger, der skal vurdere de indkomne 3.3. Kvalitetsopfølgning Kvalitetskontrollen foretages som hovedregel af de medarbejdere, der har udarbejdet udbudsmaterialet og varetager tilsynet med arbejdets udførelse. I specielt store arbejder er kvalitetsopfølgningen udlagt til eksterne rådgivere. Konkret søger Struer Kommune kvaliteten i opgaveløsningen sikret ved et entydigt og præcist kontraktgrundlag, løbende vurdering af opgavens udførelse f.eks. gennem regelmæssig rapportering, kvalitetskontrol og møder leverandørerne. Der er ikke på nuværende tidspunkt opbygget retningslinjer for samarbejdsformen med de private leverandører, hvori kvalitetsopfølgningen indgår Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud Byrådet beslutter om en opgaves skal sendes i udbud, via indstilling fra fagudvalg og/eller Økonomiudvalget Inddragelse af personalet. Medarbejderne skal i overensstemmelse med gældende overenskomster og MED-aftalen sikres information og indflydelse på udbudsprocessen, såfremt en driftsopgave påtænkes udbudt. Medarbejderne skal inddrages i god tid, inden der træffes endelig beslutning om udlicitering, således der er mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser af udbuddet. Medarbejdernes synspunkter og forslag skal indgå i beslutningsgrundlaget Anvendelsen af sociale klausuler Sociale klausuler bruges ikke på nuværende tidspunkt, men det kan ikke udelukkes, at det i fremtiden vil være formålstjenligt at bruge sådanne klausuler i kommunens udbud. I så fald beror dette på en konkret stillingtagen fra Byrådets side. 15

17 4. Opsummering Byrådet for Struer Kommune har i denne Servicestrategi redegjort for de områder, der arbejdes med i i forhold til kvalitets- og effektivitetsudvikling. Derudover er kommunens udbudspolitik beskrevet i forhold til de overordnede retningslinjer, kommunen tager udgangspunkt i, når der udbydes driftsopgaver. Byrådet udarbejder i 2009 opfølgningsredegørelse. Denne beskriver, hvorledes Byrådet følger op på servicestrategien. Hovedformålet med opfølgningsredegørelsen er med andre ord at gøre status over arbejdet med udviklingen af kvalitet og effektivitet. Denne bliver tillige med udviklingsstrategien tilgængelig for kommunens borgere på kommunens hjemmeside. Sara Bilenberg Udviklingsmedarbejder Struer Kommune Maj

18 5. Bilag 5.1. kommunale driftsopgaver Oversigt over kommunale driftsopgaver, der leveres af private virksomheder på baggrund af udbud: Handicapkørsel (taxa) Tandregulering (privatpraktiserende tandlæger) Skolernes Svømmekørsel (Wulff Bus A/S) Redningsberedskab (Falck) Rottebekæmpelse ISS Skadedyrsbekæmpelse Asfaltslidlag - de enkelte delopgaver udbydes hvert år Gadelys (Struer Forsyning og NOE) Trafiksignaler (Struer Forsyning) Bygningsvedligehold (Private håndværkere og entreprenører) Hovedkloaker (undtaget mindre reparationer samt undersøgelser af afløb og fejlkoblinger) Busdrift (Lemvig Banen, Venø Bussen og private vognmænd) (Undtaget opsætning af stoppesteder, reparation af læskure og udarbejdelse af køreplaner) Byggemodninger (undtaget mindre arbejdsopgaver som beplantning og brolægning) Større anlægsopgaver (mindre opgaver udføres internt såfremt kapaciteten er til stede) kommunalt forankrede driftsopgaver Oversigt over kommunalt forankrede driftsopgaver, hvor private (eksterne) leverandører i større eller mindre omfang udfører opgaverne: Vandløb, (ekstern bistand ved brug af specialmaskiner) Offentlige toiletter, (halvdelen rengøres eksternt) Rensningsanlæg, (ekstern udførelse af Elinstallationer, store tekniske installationer, større bygningsvedligehold, reparation af biler, slamtransport, laboratorieopgaver) Genbrugsstation, (ekstern udførelse af tømning af containere, flishugning i sommerhusområderne, afhentning af olie og kemikalieaffald) Drift af Park og Vej (ekstern udførsel af gadefejning i midtbyen og tømning af rendestensbrønde, afstribning veje, asfaltlapning og snerydning i landområder) Færgedrift, (ekstern udførelse i forbindelse med reparation og vedligeholdelse af færge). 17