Drifts- og strategiaftale 2017 mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling

Transkript

1 Drifts- og strategiaftale mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling

2 Drifts- og strategiaftale mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling Indhold 1. Indledning Teknisk Afdelings formål og ansvarsområder Overordnede rammer og indsatsområder Værdier og vision for Psykiatrien i Region Sjælland Afdelingens indsatsområder i Drifts- og strategiaftale Teknisk afdelings indsatsområder Økonomi og servicemål Øvrige mål... 7 Bilag: Ledelse i Psykiatrien... 8 Side 2

3 Drifts- og strategiaftale mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling 1. Indledning Drifts- og strategiaftalen beskriver rammer, vilkår og prioriterede indsatsområder for Teknisk afdeling i. Driftsaftalen er indgået mellem Psykiatriledelsen og Afdelingsledelsen og danner grundlag for en løbende dialog om målopfyldelsen på en række prioriterede strategiske indsatsområder. 1.1 Teknisk Afdelings formål og ansvarsområder Teknisk afdeling er opdelt i to driftsgrene: Drift og vedligehold af bygninger og installationer for Psykiatrien i Region Sjælland (TA) og drift af sikkerhedsfunktion på Psykiatrien i Slagelse (S&D). Teknisk afdeling, Psykiatrien har følgende opgaver og ansvarsområder: Ind- og udvendig bygningsvedligehold på Psykiatriens bygningsmasse beliggende på matriklerne i Vordingborg, Roskilde, Køge og Slagelse. Vedligehold af interne forsyningsanlæg og installationer herunder el, vand og varme Indkøb af elektriske komponenter og udstyr til alle afdelinger og afsnit og for opfyldelse af krav i gældende lovgivning. Registrering og kontrol af medico-teknisk udstyr. Reparationer af inventar foretages af Teknisk Afdeling, indtil reparation ikke længere er muligt. Nyanskaffelser dækkes af de enkelte afdelinger. Indkøb og reparation af bl.a. overfaldsalarmanlæg, IT installationer, kontorarbejdspladser, klinisk udstyr, mobiltelefoni, diktafoner, tv, dvd mm., dækkes af de enkelte afdelinger. Konsulentfunktion for Psykiatriledelsen. Anlægsopgaver (under 10 mio. kr.), byggeprojekter og ekstraordinære vedligeholdelsesopgaver på Psykiatriens bygninger og installationer. Drifts- og vedligeholdsopgaver samt administration af lejeboliger og erhvervslejemål. Indkøb og fordeling af energi, samt energistyring. Brandberedskab og forsyningsplaner. Koordinering af kontakt til øvrige offentlige myndigheder. Konsulent- og rådgivningsopgaver i forhold til de psykiatriske funktioner, der er beliggende på de somatiske sygehuse, hvor det er den tekniske afdeling i somatisk regi, der varetager drift og vedligehold. Teknisk Afdeling, Psykiatrien kan ansvarliggøres for gennemførelse af specifikke projekter efter nærmere aftale herom. Konsulent- og rådgivningsopgave ved klinikker og eksterne lejemål mv. i forhold til væsentlige driftsopgaver. Understøtter flytte- og rokadeprocesser ift. planlægning, men også løsning af konkrete opgaver. Posthåndtering (budgetansvar - dog ikke for Psykiatrisygehuset Slagelse). Sikkerhed & Drift (S&D) forestår adgangskontrol og overvågning på Psykiatrisygehuset Slagelse. Hærværk (begået af patienter) udbedres af Teknisk Afdeling, men finansieres af de berørte kliniske afdelinger/afsnit. 1.2 Overordnede rammer og indsatsområder Psykiatrien er underlagt en række overordnede mål og rammer, nogle politisk fastsat, andre fastsat af Psykiatriledelsen. Drifts- og strategiaftalen mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling har til formål at være retningsgivende for både ledelse og medarbejdere i forhold til hvorfor, hvornår og hvordan disse prioriterede indsatser skal løses. Side 3

4 Drifts- og strategiaftale mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling Psykiatriledelsens Driftsaftale med Regionsrådet tager afsæt i budgetaftalen for. Regionsrådet har fastlagt en ambition om, at Region Sjælland skal være Danmarksmester i sammenhæng og at patienten oplever at være en partner. Psykiatriens Driftsaftale findes ved at klikke her. De kommende års behov for prioritering af ressourcer betyder, at Region Sjælland må tænke nye veje. Der er behov for at opbygge en innovativ tilgang og kultur i opgaveløsningen. Det betyder, at der både i levering af kerneydelserne, samt i samarbejdet med kommuner og private virksomheder skal tænkes i nye baner. Med det nye styringskoncept, der indføres i værdibaseret styring skabes der rum til, at ledelse og medarbejdere på de enkelte afdelinger kan arbejde innovativt og inden for en fast økonomisk ramme udvikle metoder og arbejdsgange, der skaber høj kvalitet, service og sammenhæng i de enkelte patientforløb. Med det nye styringskoncept sættes ledere og medarbejdere fri, så de kan understøtte: Patienten som partner: Bedre patientforløb med fokus på patientens behov Overholdelse af tidsgrænser for, hvor længe patienterne må vente (udrednings- og behandlingsgaranti samt kræft- og hjertepakker) Opfyldelse af de 8 nationale mål og 22 indikatorer på sundhedsområdet Fokus på behandlingskapaciteten på egne sygehuse på hoved- og regionsfunktionsniveau Bedre samlet kapacitetsudnyttelse på egne sygehuse. Fokus vil være på den patientoplevede kvalitet og den værdi, der skabes for patienten. Regionsrådet tillægger det værdi, at patienten bliver udredt og behandlet i eget væsen indenfor 30 dage, og at kræftudredning og behandling sker hurtigt, effektivt og med høj kvalitet. Hertil kommer værdien af at inddrage patienten som partner i udredning og behandling, og at den enkelte patient oplever sammenhængende forløb på tværs af afdelinger, sygehuse og sektorer. Dermed sætter Regionsrådet patientens behov i centrum. Gennem udfoldelse af værdibaseret styring skal sygehusene understøtte Regionsrådets ambition om at blive Danmarksmester i sammenhæng, og der vil være et særligt fokus på ambitionen i den løbende opfølgning på driftsaftalerne. Det er væsentligt for den værdibaserede styrings succes, at den udvikles i et samspil mellem ledere og medarbejdere i den enkelte afdeling. Det kan bl.a. gå ud på at fordele opgaverne mere smidigt mellem de enkelte faggrupper, og derved udnytte medarbejdernes kompetencer bedst muligt til glæde for patienten. Efter 1. kvartal gøres status for arbejdet, og Regionsrådet drøfter den videre udvikling af konceptet, herunder hvordan de 8 nationale mål på sundhedsområdet bidrager til at styrke den patientoplevede kvalitet. Det sker forsøgsvis i en fælles dialog med sygehusledelserne, jf. Budgetaftale. Der vil derfor i de første måneder af være et særligt fokus på at indsamle viden og erfaringer med konceptet som grundlag for det videre arbejde med værdibaseret styring. Arbejdet med det nye styringskoncept vil blive udviklet i løbet af, og vil bl.a. blive koordineret med tilsvarende arbejde i regi af Danske Regioner og med erfaringsudveksling med de øvrige regioner. Regionsrådet vil løbende blive involveret i fremdriften i arbejdet. 1.3 Værdier og vision for Psykiatrien i Region Sjælland Psykiatriens arbejde bygger på et fælles værdisæt. Blandt de fælles værdier er: Høj faglighed Side 4

5 Drifts- og strategiaftale mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling En bred tilgang til psykisk sygdom Afgørende brugerindflydelse i behandlingsforløb Samarbejdet mellem patient og behandler er formaliseret i Regionens Sundhedsaftale med de 17 kommuner og praksissektoren og baseres på respekt, anerkendelse og håb og tager udgangspunkt i patientens oplevelser, ønsker og ressourcer. Pårørende inddrages hurtigst muligt. Psykiatriens samarbejde med patienter og pårørende kaldes Brugerstyret psykiatri. Den overordnede vision og plan for Psykiatrien Region Sjælland er beskrevet i Psykiatriplan for Region Sjælland. Mennesker og muligheder psykiatri med relationer. Planen er vedtaget af Regionsrådet i marts 2008 og følges løbende op af konkrete beslutninger om implementering og videreudvikling af planens forskellige elementer. Det er Psykiatrien Regions Sjællands vision at: Basere behandling på relationer, evidens og patientens ressourcer. Sikre sammenhæng i indsatsen, internt og mellem sektorer. Fremtidssikre behandlingen via forskning, kvalitetsudvikling og kompetenceudvikling. Tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere. 1.4 Afdelingens indsatsområder i Drifts- og strategiaftale Drifts- og strategiaftalen består af prioriterede indsatsområder med et strategisk sigte der ofte vil række videre end. Indsatsområderne følger primært fra Psykiatriledelsens Driftsaftale med Regionsrådet for. Indsatsområderne og øvrige prioriterede indsatser er i afdelingernes drifts- og strategiaftale konkretiseret på afdelingsniveau i forhold til hvad der ønskes opnået i. Sidst i dokumentet er indsat et bilag med en række væsentlige kriterier for Psykiatriens ledelsesarbejde. Drifts- og strategiaftalen danner grundlag for den løbende ledelsesdialog, og indgår i afrapporteringerne af Psykiatriens Driftsaftale med Regions Sjælland. Side 5

6 Drifts- og strategiaftale mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling 2. Teknisk afdelings indsatsområder 2.1. Økonomi og servicemål Mål 1 Økonomi og budgetoverholdelse Psykiatrien står i overfor en budgetmæssig udfordring. Det giver sig bl.a. udslag i, at der ikke er råderum til at afsætte centrale reserver i budgettet til uforudsete udgifter. Det stiller ekstra store krav til økonomistyringen og udarbejdelsen af valide prognoser forudsætter løbende dialog mellem Teknisk Afdeling og Budget og Controlling. Fokus skal derfor være på, at sikre balance mellem budget og forbrug. mål Psykiatriens afdelinger er rammestyrede, og det forudsættes at afdelingerne planlægger, prioriterer og gennemfører de fastsatte opgaver afdelingerne stilles, inden for denne ramme. Det betyder, at nye behov kræver omprioritering i afdelingen, eksempelvis gennem kompenserende besparelser indenfor afdelingens budgetramme. Teknisk afdelings ramme i er 48,8 mio. kr. Der henvises til særskilt bevillingsbrev fra Psykiatriledelsen 1. Opfølgning sker løbende samt i forbindelse med dialogmøderne. Mål 2 mål Servicemål Det er væsentligt at Psykiatrien som konkret udløber af den vedvarende kvalitetsudvikling af psykiatriens ydelser opstiller og efterlever konkrete servicemål, så interne og eksterne samarbejdspartnere ved hvilke tidsmæssige rammer der gælder for opgavevaretagelsen. For Teknisk afdeling gælder det fx forventningsafstemning i forhold til responstider, prioritering af opgaveløsning og brugertilfredshed. Teknisk afdeling skal i implementere nyt centralt regionalt drifts- og vedligeholdelsessystem for foreløbigt alene udvendigt bygningsvedligehold iht. plan Med baggrund i erfaringer fra undersøgelsen i 2016 i afdelingerne på Psykiatrisygehuset Slagelse skal der i gennemføres en brugerundersøgelse der afdækker Psykiatriens matrikler i Roskilde (Fjorden) og Vordingborg (Oringe) tilfredshed med Teknisk afdelings centrale ydelser. Der skal på baggrund af undersøgelsen udarbejdes en handlingsplan, der redegør for hvornår og hvordan man vil tage aktion på de områder hvor der er identificeret forbedringspotentiale. 1 Styringsregler i Såfremt der på basis af forbruget ved et månedsskifte forventes et merforbrug for hele året, vil der som udgangspunkt blive indført ansættelsesstop for den pågældende afdeling. Indførelse og ophævelse af ansættelsesstop besluttes af Psykiatriledelsen på basis af oplysninger fra afdelingen og Psykiatriledelsens Stab, samt budgetlovens regler om udgiftslofter for de enkelte enheder og dermed manglende mulighed for at have merforbrug. Der henvises til bevillingsbrev for uddybning af styringsregler. Side 6

7 Drifts- og strategiaftale mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling 2.2 Øvrige mål Mål 3 Delmål 3.1 Drift af Psykiatrisygehuset Slagelse Psykiatrisygehuset Slagelse er taget i brug i efteråret Fortsat idriftsættelse, kapacitetsudnyttelse, håndtering af udfordringer i relation til arbejdsmiljø og samarbejde samt optimering af anvendelsen af de fysiske rammer til gavn for patienterne, vil også optage Psykiatrien i. En række praktiske og økonomiske forhold skal håndteres, idet der har været flere uforudsete, samt opstartsrelaterede omkostninger. Økonomiske vilkår, samarbejde, synergieffekter mv. Der vil fortsat i skulle tages stilling til en lang række praktiske og økonomiske forhold, herunder de ikke forudsete og fordyrende driftsudgifter til bl.a. service og rengøring. Udfordringer der bl.a. følger af, at ibrugtagningen blev forsinket af flere omgange. mål Mål 4 mål Mål 5 Udlejning af Psykiatriens bygninger Psykiatrien skal arbejde målrettet på, at opnå den højest mulige udnyttelsesgrad af Psykiatriens bygninger. Teknisk afdeling skal - hvis Psykiatrien ikke kan finde anvendelse for overskydende bygninger/lokaler - søge at få udlejet disse. Teknisk afdeling skal tilbyde, at udføre teknisk service i udlejede lokaler/bygninger beliggende på Psykiatriens egne (bemandede) matrikler. mål Det er aftalt i GAPS-styregruppen, at Psykiatrien overtager det fulde driftsansvar for psykiatrisygehuset i Slagelse med virkning fra 1-års gennemgangen, dog undtaget de elementer, der indgår i de verserende voldgiftssager, samt øvrige uafsluttede sager fra etableringsfasen. Teknisk afdeling skal sikre at driftsansvaret for psykiatrisygehuset i Slagelse varetages og bidrage til i henhold til den aftalte rollefordeling med Koncern Byg - at uafsluttede sager fra etableringsfasen færdiggøres og at afgørelserne fra voldgiftssagerne bliver udført efterhånden som de bliver afgjort Teknisk afdeling skal i have fokus på at skabe synergi ved bl.a. at sikre et godt fleksibelt samarbejde mellem de forskellige såvel bestående som nye faggrupper der er ansat i afdelingen. Reduktion af energiforbrug i Psykiatrien Psykiatrien skal både ved løbende vedligehold og nybyggeri have fokus på at finde løsninger der kan bidrage til en nedbringelse af Psykiatriens samlede energiforbrug. Teknisk afdeling skal med inddragelse af eksterne energirådgivere i fornødent omfang - kortlægge og analysere energiforbruget i Psykiatriens bygningsmasse og identificere konkrete tiltag der kan reducere energiforbruget. Der skal udarbejdes en implementeringsplan for gennemførelsen af de besluttede initiativer i årene frem. Side 7

8 Drifts- og strategiaftale mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling Gennemførsel af større renoveringsopgaver og projekter Psykiatrien gennemfører løbende en række prioriterede drifts- og vedligeholdsopgaver. Teknisk afdeling skal i sikre gennemførelse af følgende opgaver og projekter: Parathed i forhold til at bidrage i relevant omfang til Socialområdet etablering af ny institutionsform, hvis etableringen besluttes foretaget på Psykiatriens matrikler Bidrage til beslutningsgrundlag og etablering af uddannelseslokaler til brug for i første omgang Sundhedsplatformen i Vordingborg Varetage projektlederrollen i planlægning og ombygning af psykiatriens køkkener i forbindelse med implementering af regionens køkken/kost projekt Udarbejde beslutningsgrundlag for hvilke lokalemæssige ombygninger i Psykiatrien Øst der skal til, for at indretningen kan blive mere tidssvarende. Renovering af vand og varmeforsyninger i Psykiatriens bygninger i Roskilde og Vordingborg i henhold til fastsat plan. Finansiering sker med midler fra den af regionen centralt fastsatte pulje. Udskiftning af tegltage på 2 bygninger i Roskilde i henhold til fastsat plan. Finansiering sker ligeledes med midler fra den af regionen centralt fastsatte pulje. Implementering af nyt låsesystem i Roskilde i henhold til plan. Mål 6 mål Bilag: Ledelse i Psykiatrien Psykiatriledelsen ønsker løbende at drøfte Afdelingsledelsens indsats i forhold til Region Sjællands ledelsesgrundlag inden for strategisk-, personale-, administrativ- og tværgående ledelse, herunder lokale tiltag i forhold til det løbende forbedringsarbejde. Drøftelserne vil bl.a. have udgangspunkt i om der: Arbejdes aktivt for en fortsat mere effektiv Psykiatri Bidrages til den vedvarende kvalitetsudvikling af den behandling, pleje og omsorg, som Psykiatrien leverer Fremmes helhedstænkning og samarbejdet på tværs af afdelinger, stabe og faggrupper Tages konkrete initiativer i forhold til at indfri synergier Arbejdes aktivt med Psykiatriens MUS-koncept, kompetenceudvikling og arbejdsmiljø Arbejdes med styringsbevidsthed, ansvarlighed og refleksion i forhold til økonomi, kerneforretning og produktion. Side 8