Opgave, projekt, eller?

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Opgave, projekt, eller?"

Kristian Larsen
8 år siden
Visninger:

1 Opgave, projekt, eller? Problemstillingen Baggrunden for denne artikel er erfaringer, som jeg har gjort over en årrække i så forskelligeartede organisationer som it-virksomheder og it-afdelinger, eldistributionsselskaber og undervisningsinstitutioner. Inden for opgaveløsning skelnes der ofte mellem enkle opgaver, der løses af basisorganisationen og meget omfattende opgaver, hvor man danner en midlertidig organisation, kaldet et projekt for at løse den pågældende opgave. Det er imidlertid min erfaring, at der findes en tredje opgavetype, der falder mellem standardtyperne opgave og projekt, og at denne tredje opgavetype ofte giver anledning til et betydeligt ressourceforbrug i visse tilfælde større ressourceforbrug samlet set end opgaver og projekter, og at organisationer slet ikke eller kun i ringe grad har metoder og værktøjer til at styre netop denne tredje opgavetype, der i det følgende betegnes kompleks opgave. Opgaver og projekter I det følgende anvendes betegnelsen arbejdsopgaver som en fælles betegnelse for opgaver, projekter og komplekse opgaver. Opgaver Opgaver er de enkleste arbejdsopgaver og er sædvanligvis karakteriseret ved, at de løses umiddelbart eller placeres i en opgavekø, samt at der ikke anvendes en nedskreven metodik, og ikke udarbejdes dokumentation, og at der ikke foretages detaljeret planlægning af den enkelte opgave. Typiske opgaver på it-området er (ITIL terminologi): Incidens, Service Request, Problem Request og Change Request. Typiske opgaver på el-området er: Vedligeholdelse f.eks. af kabelskabe og luftledninger, kabelfejlfinding og fejlretning, udskiftning af pærer i gadelys og reparation af beskadigede kabelskabe. ForiT ApS, Søren Chr. Sørensen, scs@forit.dk, Side 1

2 Projekter Et projekt er en midlertidig organisation, der etableres for at levere ét eller flere forretningsprodukter i henhold til en aftalt Business Case. De væsentligste karakteristika ved projekter er: Bidrager til væsentlige forandringer i organisationen Resultatet er unikt Er tværfunktionelt, dvs. der involveres personer fra flere (mange) af organisationens funktioner/afdelinger Er behæftet med risiko, og denne risiko kan være høj Desuden er der sædvanligvis yderligere følgende karakteristika vedrørende metoder og organisering: Der foreligger en projektbeskrivelse (Kaldet mange forskellige navne f.eks.: Business Case, Projektramme, Project Scope osv.). Organisationen har sædvanligvis en standard for projektbeskrivelse Der etableres en midlertidig selvstændig organisation projektorganisationen - med grupper og roller, f.eks. styregruppe, projektgruppe, arbejdsgrupper, referencegrupper, styregruppeformand, projektleder osv. Når projektet er gennemført nedlægges projektorganisationen Der anvendes en metodik for gennemførelse af projekter, f.eks. PRINCE2, SCRUM eller organisationens egen udviklede projektmetode Organisationen har en omfattende værktøjskasse, der understøtter projektarbejdet. Eksempler: Værktøj til mål/middelanalyse, (milepæls)planlægning, interessentanalyse, risikostyring osv. Organisationen har it-systemer, der understøtter projektarbejdet. Eksempler: Projektrum, kollaborative værktøjer, projektplanlægningsværktøjer osv. Eksempler på projekter på forretningsudviklingsområdet er: Produktudvikling, organisationsudvikling, implementering af ERP-systemer, implementering af EDHsystemer, implementering af Office systemer osv. Eksempler på projekter på it-området er: Konsolidering af systemer, indførelse af ny basissoftware, etablering af nye interne og eksterne netværk ol. Eksempler på projekter på el-anlægsområdet er: Kabellægning af en større strækning, anlæg af 60 kv station, etablering af el-forsyning til en større udstrækning og etablering af et større signalanlæg. ForiT ApS, Søren Chr. Sørensen, scs@forit.dk, Side 2

der involveres personer fra flere (mange) af organisationens funktioner/afdelinger Er behæftet med risiko, og denne risiko kan være høj Desuden er der sædvanligvis yderligere følgende karakteristika

3 Men der er en tredje type Sammenligner vi opgave og projekt, får vi nedenstående billede: Karakteristika Opgave Projekt Skaber forandring Nej Ja Produkt (ydelse) Findes/standard Udvikles/unikt Produktbeskrivelse Nej/eksisterer Omfattende beskrivelse af det ønskede produkt Funktionsspænd Udføres indenfor 1 Tværfunktionel funktion/afdeling Risiko Ingen Betydelig Organisation Basisorganisation Projektorganisation Dokumenteret metode Sjældent, opgaveløsning baseret på viden hos personer Prioritering og planlægning Værktøj It-støtte Løses straks eller placeres i opgavekø Ingen eller enkle værktøjer anvendes Ingen eller it-systemer til administration af opgaver (opgavekø) Omfattende dokumenterede metoder Planlægges individuelt evt. koordineret med andre projekter Mange Altid og flere it-systemer anvendes Overordnet hører opgaver til i driftsverdenen og projekter til i udviklingsverdenen; men praksis viser, at der findes arbejdsopgaver, der falder mellem disse to verdener. Eksempler herpå indenfor forandringsledelse og organisationsudvikling kunne være: Afklaring (foranalyse) om der bør etableres en ny enkel ydelse/ydelsesvariant, begrænsede ændringer af forretningsgange/arbejdsprocesser, etablering/udvidelse af en enkel afrapporteringsløsning til myndigheder eller internt til ledelse/administrationer og etablering af enkle arbejdsrutiner til centralisering af adresseopdatering. Eksempler på dette i it-verdenen kunne være: Opgradering af et it-system til en ny version, etablering/justering af en enkel integrationsløsning mellem to systemer. Fx provisionering af data fra et system til et andet system, afklaring (foranalyse) af og beslutning om et itsystem skal opgraderes og centralisering af decentrale servere. Eksempler på dette for et el-distributionsselskab kunne være: Kabellægning af en kortere strækning, renovering af en 60 kv station, etablering af elforsyning til udvidelse af en eksisterende udbygning og renovering af et signalanlæg. ForiT ApS, Søren Chr. Sørensen, scs@forit.dk, Side 3

Basisorganisation Projektorganisation Dokumenteret metode Sjældent, opgaveløsning baseret på viden hos personer Prioritering og planlægning Værktøj It-støtte Løses straks eller placeres i opgavekø

4 Disse eksempler er alle karakteriseret ved, at de indeholder unikke elementer, hvilket ofte kræver beskrivelse af produktet, indeholder et mindre forandringselement med tilknyttet (begrænset) risiko, og sædvanligvis er mere end en funktion involveret i gennemførelsen. Disse karakteristika tilhører udviklingsverdenen. Samtidig er arbejdsopgaverne så enkle, at de kan gennemføres uden eller med yderst begrænset anvendelse af planlægning, metoder og værktøjer og samtidigt er ressourceforbruget så beskedent, at de ekstra omkostninger ved en projektorganisation ikke kan berettiges, hvorfor disse arbejdsopgaver løses indenfor basisorganisationen. Vi har derfor nu identificeret en tredje type arbejdsopgaver, der indeholder elementer både fra drifts- og fra udviklingsverdenen. Denne type betegnes i det følgende som komplekse opgaver. Komplekse opgaver Komplekse opgaver hører altså til i både drifts- og i udviklingsverdenen og kan karakteriseres på følgende måde: Karakteristika Produkt (ydelse) Produktbeskrivelse Skaber forandring Funktionsspænd Risiko Organisation Dokumenteret metode Prioritering og planlægning Værktøj It-støtte Kompleks opgave Driftskarakteristika Udviklingskarakteristika Produkt med begrænset nyt indhold/produktvariant Kort beskrivelse af det nye produkt Mindre forandring Flere (få) funktioner kan være involveret I begrænset omfang Basisorganisation Sjældent, opgaveløsning baseret på viden hos personer Løses straks eller placeres i opgavekø Ingen eller enkle værktøjer anvendes Ingen eller it-systemer til administration af opgaver (opgavekø) ForiT ApS, Søren Chr. Sørensen, scs@forit.dk, Side 4

Samtidig er arbejdsopgaverne så enkle, at de kan gennemføres uden eller med yderst begrænset anvendelse af planlægning, metoder og værktøjer og samtidigt er ressourceforbruget så beskedent, at de

5 Udfordringen for organisationen i behandlingen af komplekse opgaver består i at etablere et produktionsapparat, der kan behandle komplekse opgaver effektivt. Et sådant produktionsapparat kunne omfatte: Et enkelt paradigme for beskrivelse af komplekse opgaver (Svarende til business case for projekter) En procedure for at danne overblik over komplekse opgaver og prioritere disse (svarende til portefølje- og projektplanlægning) Et antal enkle procedurer for gennemførelse af forskellige typer af komplekse opgaver, hvor dette skønnes nødvendigt. (Svarende til metoder ved projekter) Nødvendige værktøjer og it-systemer til at understøtte gennemførelsen af komplekse opgaver Sidst, men ikke mindst, fører indsigten, at der findes 3 arbejdsopgavetyper: Opgaver, komplekse opgaver og projekter, til en erkendelse af behovet for en mekanisme til at klassificere organisationens arbejdsopgaver i de 3 typer. Desuden erkendelsen af, at der er et behov for procedurer og it-systemer, der understøtter en tværgående prioritering og ressourcetildeling til opgaver, komplekse opgaver og projekter. ForiT ApS, Søren Chr. Sørensen, scs@forit.dk, Side 5

opgaver og prioritere disse (svarende til portefølje- og projektplanlægning) Et antal enkle procedurer for gennemførelse af forskellige typer af komplekse opgaver, hvor dette skønnes nødvendigt.

Relaterede dokumenter

Velkommen til Introduktion til PRINCE2

Velkommen til Introduktion til PRINCE2 1 Om Mannaz Mannaz er internationalt førende i kompetenceudvikling og en af de største udbydere af organisationsudvikling, ledelsesudvikling, talentudvikling og forandringsledelse.