UDBUDSBETINGELSER. for offentligt udbud af administration af selvforsikringsordning

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER for offentligt udbud af administration af selvforsikringsordning

2 1 DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Udenrigsministeriet Asiatisk Plads København K Danmark Hjemmeside: Kontaktperson: Specialkonsulent Jeppe Honoré Isaksen adresse: jepisa@um.dk 2 INDLEDNING Beskrivelsen nedenfor i dette punkt 2 er tænkt som en indledende hjælp til tilbudsgiver i forhold til at læse og forstå det fremsendte udbudsmateriale. Denne udbudsforretning vedrører administration af Udenrigsministeriets selvforsikringsordning. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud af 3 delaftaler af 4 års varighed med mulighed for 2 X 1 års forlængelse efter reglerne i udbudsloven (lov nr af 15. december 2015), jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S Udbudsmaterialet har i overensstemmelse med udbudsbekendtgørelsen kunnet rekvireres af alle interesserede fra fredag den 07. april 2017 via Udenrigsministeriets hjemmeside: I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til udbudsmaterialet, herunder til udkastet til aftaler og bilag. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem denne introduktion og de øvrige dele af udbudsmaterialet, herunder de vejledende afsnit i de enkelte bilag til aftalen, har de øvrige dele af udbudsmaterialet forrang. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemførelse af udbudsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af aftalen, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. Udkast til aftaler indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem aftaleparterne i aftalens løbetid. De detaljerede krav til ydelsen findes i de bilag, der hører til aftalen. Derfor henviser aftalens bestemmelser ofte til de enkelte bilag. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiverne særligt være opmærksomme på, at der ikke må tages forbehold over for aftalen med bilag. Bilagene til aftalen bliver efter udbuddets afslutning en del af aftalen og vil således kunne håndhæves over for den tilbudsgiver, som Udenrigsministeriet indgår aftale med. I udbudsmaterialet indgår endvidere ESPD, som tilbudsgiveren skal udfylde. Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 2 af 14

3 Punkt 9 i nærværende udbudsbetingelser indeholder anvisninger og anbefalinger til udformningen og dispositionen af tilbuddene. Der kan i øvrigt henvises til tjeklisten i punkt 14, som er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 3 OM UDBUDDET Udenrigsministeriet selvforsikrer sine ansatte, jf. cirkulære om selvforsikring i staten mv. (CIR nr af 9. december 2005). Som følge heraf har Udenrigsministeriet vedtaget interne forsikringsbetingelser, jf. Bilag 1, der omfatter Udenrigsministeriets udsendte og rådgivere. Nærværende udbud omfatter administration af Udenrigsministeriets selvforsikringsordning inden for følgende områder: Delaftale 1: Sygdom og hjemtransport, herunder Bagagedækning Katastrofedækning Delaftale 2: Transport af flyttegods Delaftale 3: Ulykkesdækning, herunder Arbejdsskade Administrationsopgaven omfatter behandling af skadesanmeldelser i henhold til opstillede betingelser, summer, dækninger og vilkår i delaftalen, samt at udbetale erstatning og refusion på vegne af Udenrigsministeriet. Udbuddet er et genudbud af en opgave, der har været varetaget af eksterne leverandører siden Sager der er modtaget senest den 31. august 2017 afsluttes på de nuværende aftaler med de nuværende leverandører. Udbuddet omfatter 3 delaftaler, hvortil der udpeges 1-3 leverandører. Tilbudsgiver kan afgive tilbud på én eller flere delaftaler. 4 UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Dette udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S , jf. punkt 2. Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1, Forsikringsbetingelser Bilag 2, Kravspecifikation for delaftale 1 Bilag 3, Kravspecifikation for delaftale 2 Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 3 af 14

4 Bilag 4, Kravspecifikation for delaftale 3 Bilag 5, Priser for delaftale 1 Bilag 6, Priser for delaftale 2 Bilag 7, Priser for delaftale 3 Udkast til delaftale 1 om administration af selvforsikringsordning Udkast til delaftale 2 om administration af selvforsikringsordning Udkast til delaftale 3 om administration af selvforsikringsordning CSR-bilag Det fælleseuropæiske udbudsdokument (XML-fil) Antal ansatte i de relevante medarbejdergrupper (pr. marts 2017) Statistik Sygdom og Hjemtransport Statistik Transport af flyttegods Statistik Kollektiv heltidsulykke Bekræftelse angående anden enheds formåen (Støtteerklæring) 5 EGNETHEDSVURDERING Tilbudsgivernes generelle egnethed til at udføre den udbudte kontrakt vurderes på baggrund af tilbudsgivernes oplysninger om udelukkelsesgrunde (punkt 5.1) samt udvælgelsesgrunde (punkt 5.2). 5.1 Udelukkelsesgrunde Tilbudsgiverne skal udfylde følgende felter i det fælleseuropæiske udbudsdokument (herefter benævnt ESPD ): Del II.A (oplysninger om den økonomiske aktør) Del II.B (oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter) Del II.C (oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet) Del II.D (oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på) Såfremt tilbudsgiver deltager i udbuddet sammen med andre (konsortium, joint venture eller lignende) skal de andre deltagere fremsende særskilt ESPD. Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 4 af 14

5 Såfremt tilbudsgiver i relation til vurderingen af udvælgelsesgrunde ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal disse enheder fremsende særskilt ESPD med udfyldelse af følgende felter: Del III.A (straffedomme) Del III.B (betaling af skatter, afgifter og bidrag) Del III.C (insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse) 5.2 Udvælgelse Tilbudsgiverne skal udfylde følgende felter i ESPD: Del IV.a (Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier) Økonomisk og finansiel formåen Vedrørende økonomisk og finansiel formåen kræves følgende, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2): 1) Oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører/virksomheder (konsortier) skal disse oplysninger opgives for hver enkelt økonomisk aktør/virksomhed. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som virksomhedens og disse andre enheders samlede omsætning i de seneste tre disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i de seneste tre disponible regnskabsår. Som minimumskrav kræves: Delaftale 1: Sygdom og hjemtransport Ad 1) En samlet årlig omsætning på mindst DKK 10 mio. i de seneste tre disponible regnskabsår. Delaftale 2: Transport af flyttegods Ad 1) En samlet årlig omsætning på mindst DKK 8 mio. i de seneste tre disponible regnskabsår. Delaftale 3: Ulykkesdækning Ad 1) En samlet årlig omsætning på mindst DKK 1,2 mio. i de seneste tre disponible regnskabsår. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører/virksomheder (konsortier) skal disse minimumskrav således være opfyldt af de enkelte økonomiske aktører/virksomheder tilsammen. Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 5 af 14

6 6 TILDELINGSKRITERIUM OG EVALUERINGSMETODE 6.1 Tildelingskriterium for delaftaler Tildeling af delaftaler vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet". Udenrigsministeriet vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: 1) Kvalitet 40 % 2) Pris 60 % Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen Delaftale 1: Sygdom og hjemtransport Pris Pris vurderes ud fra tilbudsgivers samlede evalueringstekniske pris, der fremkommer ved de i bilag 5 anførte sagspriser. Kvalitet Formålet med delaftale 1 er at sikre hurtig og bedst mulig behandling og opfølgning af skader for udstationerede medarbejdere og rådgivere i hele verden. Derfor vil kvalitet for delaftale 1 blive bedømt på grundlag af følgende: Alarmcentralen Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af en alarmcentral, der opfylder kravene i Bilag 2, punkt 5.1. Tilbudsgiver bedes herunder redegøre for personalet i alarmcentralen, herunder personalets erfaring, faglige kompetencer og uddannelse. Tilbudsgiver bedes opliste de sprog, hvorpå personale kan besvare og behandler henvendelser. Tilbudsgiver bedes anføre den maksimale tid, der går før et opkald bliver besvaret af relevant personale. I vurderingen af tilbudsgivers alarmcentral bliver der lagt vægt på følgende: Personalets erfaring og kompetencer i forhold til behandling af sygdom uden for Danmark samt transport til andet land end opholdslandet. Personalets erfaring samt faglige og uddannelsesmæssige kompetencer, herunder lægefaglige kompetencer, i forhold til at sikre korrekt behandling af skader og sygdom for udstationerede personer. Personalet kan besvare og behandle henvendelser på flere sprog, udover dansk og engelsk. Hurtig besvarelse ved telefonisk henvendelser til alarmcentralen Internationalt netværk I tilbuddet bør tilbudsgiver redegøre for sit internationale netværk, herunder samarbejdspartnere, underleverandører, agenter og andre relevante aktører, og hvordan samarbejdet er organiseret. Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 6 af 14

7 Tilbudsgiver bedes redegøre for, hvordan og i hvilket omfang, der skabes sikkerhed for betaling, f.eks. ved garantistillelse og/eller direct billing, over for udenlandske hospitaler, læger, klinikker, transportører og andre relevante aktører, så personer omfattet af selvforsikringsordningen ikke selv skal betale/stille sikkerhed, og at behandling ikke forsinkes på grund af manglende betalinger/sikkerhedsstillelse. Tilbudsgiver bedes endvidere redegøre for, hvordan UM s udgifter til skader og sygdom varetages økonomisk forsvarligt, herunder hvordan der sikres bedst mulige priser hos udenlandske hospitaler, læger, klinikker, transportører og andre relevante aktører. I vurderingen af tilbudsgivers internationale netværk lægges der vægt på følgende: Den sikkerhed der skabes for betaling, over for udenlandske hospitaler, læger, klinikker, transportører og andre relevante aktører. Lokale aktører og/eller kendskab til lokale behandlingssteder. Hvordan udgifterne varetages og hvordan der opnås bedst mulige priser Procedure for skadebehandling Tilbuddet bør indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers procedure for skadesbehandling og refusion. Tilbudsgiver bedes redegøre for skadesbehandlingsteamet, herunder teamets erfaringer og kompetencer. Tilbudsgiver bedes anføre den maksimale tid, der går fra, at sagen er fuldt dokumenteret til, der udbetales refusion. I vurderingen af tilbudsgivers procedure for skadebehandling lægges der vægt på følgende: Skadesbehandlingsteamets erfaringer og kompetencer, herunder sundhedsfaglige kompetencer, i forhold til skadeforebyggende rådgivning, rådgivning/vejledning omkring vaccinationer og forebyggende medicin forud for rejsen samt behandling af sygdom og hjemtransport. Hvordan opgavestyring og samarbejde understøtter korrekt behandling af skader og sygdom, samt korrekt udbetaling af refusion. Hvordan skadeanmeldelse og efterfølgende forløb understøtter brugervenlighed. Der er hurtig behandling af sager om refusion Delaftale 2: Transport af flyttegods Pris Pris vurderes ud fra tilbudsgivers samlede evalueringstekniske pris, der fremkommer ved de i bilag 6 anførte sagspriser. Kvalitet Formålet med delaftale 2 er at sikre hurtig og korrekt behandling af skadesanmeldelser for udstationerede medarbejdere og rådgivere i hele verden. Kvalitet for delaftale 2 vil derfor blive bedømt på grundlag af følgende: Skadebehandlingsteam Tilbuddet bør indeholde en redegørelse af tilbudsgivers skadesbehandlingsteam, herunder teamets erfaringer, samt faglige og uddannelsesmæssige kompetencer. I vurderingen af tilbudsgivers skadebehandlingsteam lægges der vægt på følgende: Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 7 af 14

8 Skadesbehandlingsteamets erfaringer, samt faglige og uddannelsesmæssige kompetencer i forhold til erstatningssager relateret til transport af gods Procedure for skadebehandling Tilbuddet bør indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers procedure for skadesbehandling. Tilbudsgiver bedes anføre den maksimale tid, der går fra, at sagen er fuldt dokumenteret til, der udbetales erstatning. I vurderingen af tilbudsgivers procedure for skadehandling lægges der vægt på følgende: At skadeanmeldelser bliver behandlet effektivt og sikkert. At skadeanmeldelse og efterfølgende forløb understøtter brugervenlighed. Der er hurtig behandling af sager om erstatning Delaftale 3: Ulykkesdækning Pris Pris vurderes ud fra tilbudsgivers samlede evalueringstekniske pris, der fremkommer ved de i bilag 7 anførte timepriser. Kvalitet Formålet med delaftale 3 er at sikre hurtig og korrekt behandling af skadesanmeldelser for udsendte medarbejdere/rådgivere i hele verden. Kvalitet for delaftale 3 vil blive bedømt på grundlag af følgende underkriterier: Sammensætning af skadebehandlingsteam Tilbuddet bør indeholde en redegørelse af tilbudsgivers skadesbehandlingsteam, herunder teamets erfaringer, samt faglige og uddannelsesmæssige kompetencer. I vurderingen af Tilbudsgivers skadebehandlingsteam lægges der vægt på følgende: Skadesbehandlingsteamets erfaringer, samt faglige og uddannelsesmæssige kompetencer i forhold til erstatningssager relateret til ulykkestilfælde. Specifik erfaring med arbejdsskadessager i henhold til lov herom Procedure for skadebehandling Tilbuddet bør indeholde en beskrivelse af tilbudsgivers procedure for skadesbehandling. Tilbudsgiver bedes anføre den maksimale tid, der går fra, at sagen er fuldt dokumenteret til, der udbetales erstatning. I vurderingen af tilbudsgivers procedure for skadehandling lægges der vægt på følgende: At skadeanmeldelser bliver behandlet effektivt og sikkert. At skadeanmeldelse og efterfølgende forløb understøtter brugervenlighed. Der er hurtig behandling af sager om erstatning. Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 8 af 14

9 6.2 Tildelingskriterium og evalueringsmetode Ved evalueringen af tilbuddene vil der blive anvendt en prismodel, hvor tilbuddene bedømmes på følgende underkriterier: 1) Pris 60 % 2) Kvalitet 40 % Pris vil blive opgjort sådan, som det er forklaret nedenfor. Tilbuddenes grad af opfyldelse af underkriteriet om kvalitet bedømmes på en skala fra 0-8 point, sådan som det er forklaret nedenfor. Et omregningsbeløb for kvalitet opgøres ved at gange point fra bedømmelsen af kvalitet med et gennemsnit af priserne i de modtagne tilbud divideret med 8. Hvert tilbuds samlede evalueringsbeløb opgøres som summen af: - Pris ganget med 60 % - Omregningsbeløb for kvalitet ganget med 40 % Kontrakter tildeles til de tilbudsgivere med tilbud, som har det laveste samlede evalueringsbeløb. 1) Evalueringsmetode pris Priserne i tilbuddene vil bliver opgjort således: Pris vurderes ud fra tilbudsgivers samlede evalueringstekniske pris, der fremkommer ved de anførte priser. 2) Evalueringsmetode kvalitet Ved evalueringen af underkriteriet kvalitet gives point fra 0-8 på baggrund af følgende absolutte pointskala: Opfyldelse af underkriteriet kvalitet: Point Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 0 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 1 God/meget tilfredsstillende opfyldelses af kriteriet 2 Over middel i opfyldelse af kriteriet 3 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Under middel i opfyldelse af kriteriet 5 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 6 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 7 Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud) 8 Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 9 af 14

10 7 FORBEHOLD Udenrigsministeriet er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for udbudsmaterialet. Udenrigsministeriet er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne. Ved et forbehold over for et grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. 8 ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiveren har i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud pr. delaftale. Der henvises i øvrigt til punkt 9 om udformningen af tilbud. 8.1 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Tilbudsgiver opfordres til at stille skriftlige spørgsmål, hvis tilbudsgiver opfatter elementer i kontrakten og/eller kontraktens bilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver vil foreslå som erstatning. Udenrigsministeriet vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om spørgsmålene giver anledning til justering af udbudsmaterialet. Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilagene eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, jf. punkt 7. Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, gerne pr. til kontaktpersonen, jf. punkt 1. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf og eventuelle justeringer vil i anonymiseret form løbende blive lagt ud på Udenrigsministeriets hjemmeside: Endvidere vil spørgsmål og besvarelser heraf og eventuelle justeringer i anonymiseret form blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt, eventuelt pr. , forudsat at tilbudsgiveren har oplyst en adresse, som Udenrigsministeriet kan benytte til dette formål. Spørgsmål der modtages senest den 18. maj 2017 af tilbud. Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 10 af 14

11 Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. 9 TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING 9.1 Generelt Tilbud udformes på grundlag af vedlagte udkast til aftale med udkast til bilag, der udtrykker de krav og forventninger, som Udenrigsministeriet har til tilbudsgiverens tilbud. De af bilagene, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren, skal udformes under hensyn til aftalens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag samt de vejledende tekstafsnit, som findes i det enkelte udkast til bilag. Tilbudsgiveren skal anvende en sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser og ikke formuleringer som eksempelvis "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at ". Sådanne formuleringer vil inden for rammerne af kriterierne i punkt 6 blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen. Tilbud skal være på dansk. Tilbud på delaftale 1 må være maksimalt være 30 sider (med skrifttype Times New Roman, 12 pkt., enkelt linjeafstand). Forside og indholdsfortegnelse tælles ikke med i de 30 sider. Fylder tilbuddet mere end 30 sider, bliver sider udover den 30. side ikke vurderet. Tilbud på delaftale 2 og 3 må være maksimalt være 20 sider (med skrifttype Times New Roman, 12 pkt., enkelt linjeafstand). Forside og indholdsfortegnelse tælles ikke med i de 20 sider. Fylder tilbuddet mere end 20 sider, bliver sider udover den 20. side ikke vurderet. For at sikre et fyldestgørende forsikringsgrundlag, skal tilbudsgiver vedlægge sine forsikringsbetingelser som supplement til Udenrigsministeriets forsikringsbetingelser i bilag 4. Tilbudsgivers forsikringsbetingelse må dog ikke begrænse eller stride imod Udenrigsministeriets forsikringsbetingelser. Der må ikke vedlægges bilag til tilbud, udover de bilag tilbudsgiver skal færdiggøre. De bilag, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren, skal indleveres sammen med tilbudsgivers tilbud. Tilbuddet behøver imidlertid ikke at indeholde aftalen og de bilag, som ikke skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver. Tilbud skal sendes eller indleveres til: Udenrigsministeriet (Varemodtagelsen) Att.: Specialkonsulent Jeppe Honoré Isaksen, jf. punkt 1 Asiatisk Plads København K. Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 11 af 14

12 Tilbud ses gerne afleveret i 4 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Udbud af administration af selvforsikringsordning - tilbud. Må ikke åbnes ved modtagelsen". I kuverten ses tilbuddet endvidere gerne vedlagt i elektronisk form på USB-nøgle. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbud kan ikke indsendes pr. mail. 9.2 Dokumentation De vindende tilbudsgivere skal fremlægge dokumentation for oplysninger i ESPD. 10 TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Sidste frist for modtagelse af tilbud er Fredag den 23. maj 2017, kl. 14. Tilbud der modtages efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 4 måneder fra tilbudsfristens udløb. 11 BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Udenrigsministeriet forbeholder sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. Når Udenrigsministeriet har vurderet, hvilket tilbud der er det bedste i henhold til tildelingskriteriet, kontaktes den pågældende tilbudsgiver med henblik på at fremsende dokumentation for oplysninger i ESPD. Når dokumentation er modtaget og accepteret træffer Udenrigsministeriet beslutning om tildeling af kontrakten, som ledsages af en samtidig underretning af samtlige tilbudsgivere. Kontrakten anses for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten underskrives først efter udløbet af en stand still-periode. Efter kontraktens underskrift sender Udenrigsministeriet en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED, hvorefter udbuddet anses for afsluttet. Udenrigsministeriet er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Udenrigsministeriet er ikke forpligtet til at indgå aftale og forbeholder sig adgang til at aflyse udbudsforretningen. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Udenrigsministeriet uvedkommende, herunder også hvis Udenrigsministeriet måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 12 af 14

13 Uanset om aftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Udenrigsministeriet har indgået aftale, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt FORHANDLINGSFORBUD Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at Udenrigsministeriet ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Udenrigsministeriet vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt aftale- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at aftalen vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Udenrigsministeriet. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. De vejledende afsnit i bilagene har netop også til formål at forsøge at forhindre, at tilbudsgiverne kommer til at glemme at medtage forhold eller beskrivelser i deres tilbud. Tjeklisten i punkt 14 er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 13 FORTROLIGHED Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i Udenrigsministeriets udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud - afhængig af omstændighederne - imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Udenrigsministeriet vil dog, uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed, være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 14 TJEKLISTE Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 13 af 14

14 Har tilbudsgiveren i sit tilbud husket: Udfylde alle relevante felter i ESPD. Alle bilag i udfyldt/færdiggjort stand, i den udstrækning tilbudsgiver skal udfylde/færdiggøre bilagene. Opfyldelse af alle krav og minimumskrav. Tilbudsmaterialet i det i punkt 9.1 angivne antal eksemplarer. Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 9.1. Korrekt adressering, jf. punkt 9.1. Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Dato, klokkeslæt Den 18. maj 2017 Den 26. maj 2017, kl Den 7. juli 2017 Den 1. august 2017 Aktivitet Spørgsmål, jf. punkt 8.1, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Alle spørgsmål skal være skriftlige og på dansk. Tilbudsfrist. Forventet ordretildeling. Forventet aftaleindgåelse. Udbudsbetingelser offentligt udbud Side 14 af 14