HR Juridisk håndbog. Hvad enhver leder bør vide fra start til slut af en medarbejders ansættelse.

Transkript

1 HR Juridisk håndbog Hvad enhver leder bør vide fra start til slut af en medarbejders ansættelse. 1

2 Indhold Forord... 5 Advarsel... 5 Afslag på jobansøgninger... 6 Hvad svarer I dem, der får afslag?... 6 Hvordan sikrer I jer, at I får de rigtige ansøgere til stillingen?... 6 Hvad skal I gøre med de ansøgninger, I får?... 7 Ansættelseskontrakten... 7 Juridiske formaliteter til ansættelseskontrakten... 7 Hvad skal der stå i kontrakten?... 7 Hvornår kan et tillæg til ansættelseskontrakten bruges?... 8 Hvordan sikrer I jer bedst muligt juridisk ved opstart af ansættelsesforholdet... 8 Hvad sker der, hvis kontrakten ikke lever op til loven eller hvis der ikke er en kontrakt?... 8 Retspraksis om godtgørelsesniveauet i ansættelsesbevisloven... 9 Den komplette ansættelseskontrakt Gode tips i forbindelse med indgåelse af ansættelseskontrakten Tjekliste til ansættelseskontrakten Ansættelsessamtalen Hvad må I ikke spørge om til ansættelsessamtalen? Graviditet Helbred Forskelsbehandling generelt Handicap Alder Hvad må I så spørge om til ansættelsessamtalen? Spørgsmål der er lige på kanten Ansøgninger Personlige oplysninger Personlige data Referencer Straffeattest/børneattest Hvad bør I indhente? Bortvisning Retspraksis Tilsidesættelse af loyalitetsforpligtelsen Bortgang fra arbejdspladsen Børns sygdom Ferie Optjening af ferie Afholdelse af ferie Varsling af ferie Hvornår skal I have sommerferieplanlægningen på plads? Fratrædelsesaftaler

3 Juridisk rygdækning Fratrædelsesaftalens indhold og forhandling Fritstilling Hvad er en fritstilling? Modregning Ferieregler og fritstilling Opsigelse med eller uden fritstilling Funktionær Graviditet og barsel Barselsperioder Deadlines for oplysninger i forbindelse med graviditet og barsel Hvornår skal medarbejderen give besked om datoen for, hvornår hun kommer tilbage på arbejdet? Optjening af ferie under barsel Afholdelse af ferie under barsel Opsigelse af gravide eller barslende Indkaldelse til lønsamtale Løn efter funktionærloven Barsel.dk Hvis medarbejderen ikke lever op til forventningerne Rettidig omhu Jobannoncen Hvad må I ikke skrive? Køn Forskelsbehandlingslovens diskriminationsforbud National oprindelse Alder Hvad må I så skrive? Hvad anbefaler vi? Ledelsesretten Opsigelse Vigtige datoer i forbindelse med opsigelse de første 12 måneder Hvilke opsigelsesvarsler er der for funktionærer? Arbejdsgivers opsigelsesvarsel: Medarbejderens opsigelsesvarsel: Saglighed og godtgørelse efter funktionærloven Hvad skal I være opmærksomme på, når I skal opsige? Fratrædelsesgodtgørelse Personalepolitikker Suspension Hvad skal I være opmærksomme på? Sygdom Arbejdsulykker Erhvervssygdomme Arbejdsskader og opsigelse Hvornår er medarbejderen syg? Graviditetsbetinget sygdom

4 Lægeerklæringer Friteksterklæringen Varighedsattest Mulighedserklæringen Løn og løngoder under sygdom Opsigelse efter 120-dagesrelen dagesreglen og delvis sygefravær Kan man altid opsige efter 120-dagesregler? Retningslinjer for sygdom Sygefraværssamtalen Hvad anbefaler vi? Syge medarbejdere og opsigelse Opsigelse af kronisk eller længerevarende syge medarbejdere Handicapbegrebet Hvad skal I være opmærksomme på ved opsigelse af potentielt handicappede medarbejdere Godtgørelse grundet handicap efter forskelsbehandlingsloven Fleksjobbere - opsigelse Sygedagpengerefusion Hvordan sikrer I jer bedst muligt, at medarbejderen opfylder sine forpligtelser under sygeforløbet? aftaler Sygdom opstået i forbindelse med opsigelse og advarsel

5 Forord Opslagsværket er en kort introduktion af de ansættelsesretlige regler for funktionærer, der gælder fra I skal ansætte en medarbejder, til ansættelsesforholdet er slut. Det er yderst vigtigt at kende disse regler, da det ellers kan komme til at koste jeres virksomhed dyrt i fejlcastede medarbejdere, erstatninger og godtgørelser. Vi kommer blandt andet ind på reglerne for, hvad der ikke må stå i jobannoncen, hvad I skal passe på med at spørge om til ansættelsessamtalen, hvad der skal stå i ansættelseskontrakten, hvad I bør gøre under det løbende ansættelsesforhold, hvordan I håndterer utilfredsheder, opsigelser osv. Vi kommer med vores anbefalinger til, hvordan I kan håndtere de enkelte situationer, så I forhåbentligt kommer gnidningsløst igennem hele processen. Vi gennemgår ikke regler i kollektive overenskomster. I skal derfor selv være opmærksomme på, om I er omfattet af en kollektiv overenskomst, der har andre regler, end dem vi beskriver. Opslagsværket er ikke en udtømmende gennemgang af reglerne, men er udarbejdet så I let kan finde de oplysninger, I har behov for. Det kan derfor ikke erstatte juridisk rådgivning. Advarsel I skal huske, at I kun juridisk set kan give en medarbejder en advarsel, hvis det der advares om, er noget, som man kan forvente, at medarbejderen skal kunne lave. Det giver ingen juridisk mening at give en advarsel, hvis forholdet ikke er noget, der er inden for medarbejderens arbejdsområde og/eller ansvarsområde. Ligesom det heller ikke giver mening at give en advarsel, hvis forholdet aldrig er blevet italesat, medmindre der er tale om alvorlige forhold som fx, at medarbejderen møder fuld på arbejde. Er forholdet blevet italesat og ligger det indenfor medarbejderens arbejdsområde, og er I stadig ikke tilfredse, må I fortælle medarbejderen det og give vedkommende en mundtlig advarsel. Fortæl det på en konstruktiv måde og kom med forslag til, hvordan vedkommende kan forbedre sig. Gør det klart, at sker der en forbedring, så er alt godt, og I kan fortsætte samarbejdet. Men gør det også klart, at sker der ikke en forbedring, vil vedkommende få en skriftlig advarsel eller blive sagt op. Husk at I skal følge løbende op og tale med medarbejderen om, hvad der er godt, og hvad der er mindre godt. Retter medarbejderen ikke op på forholdene eller ikke i tilstrækkelig grad, kan det være nødvendigt med en skriftlig advarsel. Det er dog ikke et lovkrav, at der skal gives en mundtlig advarsel, før I giver en skriftlig advarsel. I kan derfor godt give en skriftlig advarsel første gang, I er utilfredse med en medarbejder. Der bør som minimum stå følgende i advarslen: Medarbejderens navn og dato Beskrivelse af hvad der advares om. Der skal være konkrete eksempler på forholdene og datoer for, hvornår det er sket Forslag til hvordan medarbejderen kan rette op på forholdene 5

6 Evt. en dato for et møde hvor det tages op, hvordan det går med de påtalte forhold Hvad konsekvensen ved ikke at rette op på forholdene er (opsigelse eller bortvisning) Underskrifter fra arbejdsgiver og medarbejder I nogle tilfælde kan det være meget svært at give en skriftlig advarsel. Det drejer sig typisk om situationer, hvor en medarbejders adfærd ikke er i orden, men hvor det er svært klart at formulere, hvad det er, vedkommende egentlig gør, som I ikke synes er i orden. Det kan fx være, at I fornemmer, at en medarbejder vender øjne af jer eller af sine kollegaer. Eller at der går rygter om, at medarbejderen bagtaler en kollega. I disse situationer vil det oftest være at foretrække, at I tager en alvorlig snak med vedkommende og giver en mundtlig advarsel. Den kan så være understøttet af et samtalereferat, hvor I kort beskriver, hvad det er, I har talt om, og hvad konsekvensen er, hvis det fortsætter (skriftlig advarsel). Ligesom den mundtlige advarsel er det vigtigt, at man følger tæt op på advarslen, da den ellers mister sin virkning grundet passivitet. Der er ikke specifikke forældelsesfrister for advarsler, men overordnet kan det siges at, en advarsel der vedrører mindre forhold (fx hvis medarbejderen er kommet for sent), forældes efter ca. 6 måneder, hvorimod en advarsel om mere alvorlige forhold (fx hvis medarbejderen møder alkoholpåvirket på arbejde) forældes efter ca. 1 år. Afslag på jobansøgninger Hvad svarer I dem, der får afslag? Når I skal give de ansøgere, der ikke bliver indkaldt til samtale afslag, skal det ske ved hjælp af objektive kriterier. Objektive kriterier kan fx være manglende faglige kompetencer, manglende relevant uddannelse og manglende erhvervserfaring. Objektive kriterier kan også være personlige kompetencer som, at man fx ikke har kemi med vedkommende. Vi anbefaler, at I lader være med at skrive mere end nødvendigt, så I ikke risikerer at komme til at skrive noget, der er lige på grænsen eller over det tilladte. Hvordan sikrer I jer, at I får de rigtige ansøgere til stillingen? Det er vigtigt, at I under hele processen har for øje, at det koster mange penge at ansætte en medarbejder, hvorfor det er vigtigt, at I vælger den rigtige. I skal derfor gøre jeres forarbejde grundigt. Skal I genbesætte en stilling, er det vigtigt at se på, hvad der fungerede med den tidligere medarbejder men også på, hvad der ikke fungerede. Lær af jeres erfaringer. Var den tidligere medarbejder fx ikke ambitiøs nok, og har I brug for en medarbejder, der med tiden gerne vil udvikle sig indenfor virksomheden, så bør I lede efter en medarbejder med ambitioner. Er der tale om en ny stilling, bør I se på, hvad de medarbejdere, I har ansat i forvejen, har af kompetencer både fagligt og personligt. Er der kompetencer, I mangler for at gøre gruppen bedre? Så er det måske en ansøger med de kompetencer, I skal efterspørge. I bør altså undersøge, hvad det er for en medarbejder, I ønsker ud fra jeres aktuelle behov. Gør opslaget bredt i formuleringerne og 6

7 lad være med at skrive de gængse klicheer, så I undgår, at det kun er fx friske og løsningsorienterede ansøgere, I får. Har I brug for en medarbejder, der skal kunne samarbejde med andre, da stillingen er en del af et team, er det klart, at I bør skrive det i jobannoncen. Men i stedet for at skrive, at vedkommende skal være teamplayer, så lav en formulering der mere bredt beskriver, hvilke egenskaber både fagligt og personligt - der kan opfylde dette krav. I kan vælge at opliste en række opgaver, der skal løses i en case, som ansøgeren skal løse og vedlægge sin ansøgning. På den måde får I en mere konkret viden om, hvordan ansøgeren håndterer en case. Hvad skal I gøre med de ansøgninger, I får? Oplysninger om ansøgere, herunder ansøgningen, må ikke opbevares længere end det er nødvendigt. I må derfor opbevare de ansøgninger I får, så længe det har et sagligt formål. Et sagligt formål kan være, at I vil sikre jer dokumentation, hvis en ansøger protesterer over et afslag. Det vil formentlig ikke være muligt at gemme oplysninger om fravalgte ansøgere i en længere periode, da det ikke kan begrundes med et sagligt formål. Er formålet med at gemme ansøgningen, at I vil have mulighed for at bruge den til at besætte en fremtidig stilling, vil det kræve et samtykke fra ansøgeren. Ansættelseskontrakten Juridiske formaliteter til ansættelseskontrakten Ses der på de juridiske formaliteter, er det et krav, at ansættelseskontrakten skal være givet til medarbejderen senest en måned efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt. Giver I den senere end en måned efter ansættelsens start, risikerer I at komme til at betale en godtgørelse for manglende ansættelseskontrakt. Hvad skal der stå i kontrakten? Man skal som arbejdsgiver oplyse medarbejderen om alle væsentlige vilkår i ansættelsesforholdet, herunder som minimum følgende oplysninger jævnfør lov om ansættelsesbeviser: 1. Arbejdsgiverens og lønmodtagerens navn og adresse. 2. Arbejdsstedets beliggenhed eller i mangel af et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsagelig udføres, oplysning om, at lønmodtageren er beskæftiget på forskellige steder, og om hovedsæde eller arbejdsgiverens adresse. 3. Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af lønmodtagerens titel, rang, stilling eller jobkategori. 4. Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt. 5. Ansættelsesforholdets forventede varighed, hvor der ikke er tale om tidsubestemt ansættelse. 6. Lønmodtagerens rettigheder med hensyn til betalt ferie, herunder om der udbetales løn under ferie. 7. Varigheden af lønmodtagerens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller reglerne herom. 7

8 8. Den gældende eller aftalte løn, som lønmodtageren har ret til ved ansættelsesforholdets påbegyndelse, og tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt heri, f.eks. pensionsbidrag og eventuel kost og logi. Endvidere skal der oplyses om lønnens udbetalingsterminer. 9. Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid. 10. Angivelse af, om der er overenskomst eller aftaler, der regulerer arbejdsforholdet. Også hvis der ikke er overenskomst Hvornår kan et tillæg til ansættelseskontrakten bruges? De oplysninger, der står i punkt 1-4 og 8-9, skal fremgå af det samme dokument, men alle oplysningerne i punkt 1-10 skal gives til medarbejderen, hvorfor det kan være nemmest at administrere at give alle oplysningerne samlet i ansættelseskontrakten. I nogle situationer kan det dog være, at I vurderer, at det fx er bedst at give oplysningerne i et tillæg. Det kan fx være, hvis medarbejderen efterfølgende får en bonusordning eller en højere løn. Da det kun er et krav, at det enten er den på ansættelsestidspunktet aftalte løn eller den gældende løn, der skal fremgå af hoveddokumentet, er det fuldt lovligt at lave et tillæg, når lønnen stiger. Hvordan sikrer I jer bedst muligt juridisk ved opstart af ansættelsesforholdet Det er altid at foretrække, at ansættelseskontrakten er forhandlet på plads og underskrevet, inden medarbejderen starter. Grundene til dette er blandt andet følgende: 1. Medarbejderen er mere motiveret for at få formaliteterne på plads, når vedkommende ikke er startet endnu. 2. I undgår misforståelser omkring vilkårene, som kan være sværere at løse, når medarbejderen er startet. 3. I risikerer ikke at stå i en situation, hvor I ønsker at opsige medarbejderen indenfor prøvetiden, men hvor det ikke er muligt, da det ikke er aftalt grundet, at der ikke er en underskrevet ansættelseskontrakt. 4. I risikerer ikke at komme til at stå i en situation, hvor medarbejderen rejser en sag for manglende ansættelseskontrakt med krav om godtgørelse. Hvad sker der, hvis kontrakten ikke lever op til loven eller hvis der ikke er en kontrakt? Hvis ansættelseskontrakten ikke opfylder lovens krav, har medarbejderen ret til en godtgørelse jf. ansættelsesbevislovens 6: Hvis arbejdsgiveren ikke har overholdt sin oplysningspligt, kan lønmodtageren tilkendes en godtgørelse ved domstolene. Godtgørelsen, der for den enkelte ikke kan overstige 13 ugers løn, fastsættes under hensyntagen til sagens omstændigheder, herunder om mangelen har haft konkret betydning for lønmodtageren. Godtgørelsen kan, hvis der foreligger skærpende omstændigheder, forhøjes op til 20 ugers løn. 8

9 Stk. 2. Godtgørelsen kan dog højst udgøre kr., hvis mangelen er undskyldelig og i øvrigt ikke har haft konkret betydning for ansættelsesforholdet. Som det fremgår af loven, er godtgørelsesniveauet som udgangspunkt op til 13 ugers løn. Er der tale om skærpede omstændigheder, kan godtgørelsen være på op til 20 ugers løn. Retspraksis om godtgørelsesniveauet i ansættelsesbevisloven Højesteret afsagde i 2010 tre principielle afgørelser om godtgørelsesniveauet i ansættelsesbevisloven. Udgangspunktet er, at godtgørelsen sættes til kr , hvis der er lavet en kontrakt, men den er mangelfuld, og denne/disse mangler er undskyldelige og uden konkret betydning for medarbejderen. Er det slet ikke udstedt en ansættelseskontrakt, men har dette ikke haft betydning for medarbejderen, er udgangspunktet en godtgørelse på op til kr I mangel af konkrete holdepunkter for at gå op eller ned i godtgørelse, bør den sættes til kr Retter I uden videre manglen i ansættelseskontrakten, så bør godtgørelsen sættes ned, eller der bør slet ikke betales godtgørelse. Hvis I omvendt undlader at rette for jer, kan det tale for, at godtgørelsen sættes op. Er der opstået en tvist, som kunne have været undgået, hvis ansættelseskontrakten havde levet op til oplysningsforpligtelsen, bør godtgørelsen være på op til kr I mangel af konkrete holdepunkter for at gå op eller ned i godtgørelse, bør den sættes til kr Følgende tilfælde kan tale for at sætte godtgørelsen op: Hvis ansættelseskontrakten har været vildledende i forhold til medarbejderens retstilling i forhold til lov eller overenskomst, og at denne pligtforsømmelse har medført risiko for tab af rettigheder herunder tab af ikke ubetydelige lønbeløb. Hvis der ikke er tale om enkeltstående tilfælde. Hvis ansættelseskontrakten ikke er blevet rettet efter, at forholdet er blevet påtalt. Omvendt kan godtgørelsen sættes ned i følgende tilfælde: Forholdet er af mindre betydning eller undskyldeligt. Der er tale om et enkeltstående tilfælde. Er der tale om, at I bevist har forsøgt at omgå medarbejderens rettigheder, eller I har forholdt jer passive i forhold til medarbejderens gentagne opfordringer til at udstede en ansættelseskontrakt, kan der foreligge skærpede omstændigheder, der gør, at godtgørelsen kan blive på op til 20 ugers løn. Godtgørelser på over kr bør dog være forbeholdt særlige grove tilfælde, som også har gjort, at medarbejderen udsættes for risiko for at lide betydelige tab. Ved gentagne overtrædelser af ansættelsesbevisloven, fx hvor en medarbejder har modtaget flere ansættelseskontrakter med mangler, foretages der en samlet vurdering. 9

10 Den komplette ansættelseskontrakt Vi anbefaler, at I udarbejder en kontrakt, der ud over alle de obligatoriske forhold tager højde for forventninger, stillingsindhold, udfordringer ved sygdom mv, og at I sørger for, at begge parter er indforståede med og enige i indholdet. Gode tips i forbindelse med indgåelse af ansættelseskontrakten Husk at få ansættelseskontrakten underskrevet inden medarbejderen starter, selvom det ikke er et lovkrav. Og er der forhold i ansættelseskontrakten, som medarbejderen er i tvivl om, er det en god ide at få vedkommende til at gøre brug af sin fagforening til at hjælpe med at se den igennem. Tjekliste til ansættelseskontrakten Vi har udarbejdet en tjekliste til ansættelseskontrakten og den ligger pt. på vores hjemmeside. Listen er udarbejdet, så I nemt og hurtigt kan sikre jer, at I har opfyldt ansættelsesbevislovens bestemmelser for, hvad der skal stå i en kontrakt. Det er vigtigt, at det I skriver i ansættelseskontrakten, er oplysninger, som I og medarbejderen vurderer er væsentlige for ansættelsesforholdet. Vi anbefaler, at ikke væsentlige vilkår står i personalehåndbogen. Står en oplysning i jeres personalehåndbog, er det som udgangspunkt ikke nødvendigt, at den også står i ansættelseskontrakten. Er det en oplysning, som I vurderer, er meget væsentlig, kan den dog godt skrives begge steder. Det er vigtigt, at I får medarbejderen til at skrive under på selve personalehåndbogen og ikke blot nøjes med en henvisning til den i ansættelseskontrakten. Skriver medarbejderen ikke under, kan I risikere, at medarbejderen i en evt. sag påstår, at vedkommende aldrig har set eller læst personalehåndbogen og dermed ikke er blevet gjort bekendt med den pågældende oplysning. Ovenstående kan ikke stå alene og kan derfor ikke erstatte relevant rådgivning. Finder I derfor på baggrund af ovenstående ud af, at der er fejl eller mangler i jeres ansættelseskontrakter, bør I søge juridisk rådgivning, da I ikke bare uden videre kan ændre i medarbejdernes ansættelseskontrakter. Ansættelsessamtalen Hvad må I ikke spørge om til ansættelsessamtalen? Graviditet Det kan være fristende at spørge ansøgeren om, hvorvidt vedkommende planlægger familieforøgelse i den nærmeste fremtid. I må dog ikke lægge vægt på svaret, når I skal vælge, hvem der skal ansættes, hvorfor det er bedre at lade være med at spørge. Og siger ansøgeren frivilligt, at hun er gravid, må der heller ikke lægges vægt på det. Praksis Ligebehandlingsnævnet har givet en højgravid kvinde en godtgørelse på kr Kvinden blev indkaldt til ansættelsessamtale til stillingen som anklagerfuldmægtig og oplyste i den forbindelse, at hun var højgravid, og at det derfor ikke var sikkert, at hun kunne komme til samtalen om torsdagen, da hun havde termin om fredagen. Chefanklageren skrev tilbage til hende: 10

11 Set i lyset af, at du er på vej på barsel sammenholdt med, at jeg skal bruge nye anklagere meget snart, giver det sådan set ikke meget mening at komme til samtale nu. Jeg vil jo ikke kunne vente på dig. Til gengæld får vi helt sikkert ledige stillingen igen. Du må dog gerne komme til samtale i morgen kl , hvis du stadig har mulighed for det. Anklagemyndigheden havde ikke bevist, at kvindens forestående barsel ikke havde noget med afslaget at gøre, hvilket udløste godtgørelsen. Helbred I må ikke spørge til en ansøgers generelle helbred. I må dog gerne spørge om helbredsforhold, som har betydning for udførelsen af arbejdet (men ikke antal sygedage). Dette fremgår af helbredsoplysningslovens 2: En arbejdsgiver må i forbindelse med ansættelse eller under ansættelse af en lønmodtager alene anmode om helbredsoplysninger med det formål at få belyst, om lønmodtageren lider eller har lidt af en sygdom eller har eller har haft symptomer på en sygdom, når sygdommen vil have væsentlig betydning for lønmodtagerens arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde, jf. dog 3-6. Forskelsbehandling generelt I bør heller ikke spørge ind til ansøgerens politiske overbevisning, seksuelle orientering, religiøsitet og alder. Det vil være i strid med forskelsbehandlingsloven at lægge vægt på dette ved en ansættelse. Hvis det er uden betydning for arbejdets udførelse, er det ikke lovligt at spørge om ansøgerens sprogkundskaber. Det er dog klart, at skal vedkommende ansættes i en virksomhed, hvor det er nødvendigt, at medarbejderen fx kan tale engelsk, så må I gerne spørge ind til det. Handicap Praksis En ung mand med cerebral parese søgte en praktikplads som ITsupportelev. Han blev indkaldt til samtale, men fik efterfølgende dette afslag: Der er en række årsager til, at vi ikke tilbyder dig praktikpladsen. Efter vor bedste overbevisning vil der desværre være en række arbejdsområder, hvor du grundet din funktionsnedsættelse og manglende stedsans ikke vil kunne leve op til vore forventninger: Der er i stillingen tale om en del fysisk arbejde, hvor IT-udstyr skal transporteres og/eller pakkes ud. Ved hasteudkald til undervisningslokaler skal man kunne stå på en stol og med en skruetrækker åbne projektoren for hurtig reparation. Ved vagterne på [ ] skal der på gåturen mellem skolerne medbringes udstyr til udlevering, reparation mv (fx et par bærbare pc ere, en over hver skulder). Du skal i praktikperioden kunne transportere dig alene med tog til vore [eksterne afdelinger] for at yde IT-assistance på disse destinationer. 11

12 Manden klagede til Ligebehandlingsnævnet, der tilkendte manden en godtgørelse på kr Dette grundet den direkte henvisning til funktionsnedsættelsen, hvorfor der var en formodning for, at der var sket forskelsbehandling. Ydermere havde undervisningsinstitutionen ikke undersøgt mulighederne for at tilpasse arbejdet til manden fx i form personlig assistance eller ved ændring af arbejdsmønstre eller opgavefordeling. Alder Praksis En mand, der var født i 1946, søgte en stilling som mentor. Han blev indkaldt til jobsamtale. Efterfølgende fik han afslag. I afslaget fremgik blandt andet: Jeg er sikker på, at du er dygtig fagligt, men jeg må erkende, at jeg er bekymret for de reaktioner der evt. måtte komme fra forældre og elever ved at ansætte dig bl.a. på grund af alder. Manden klagede til Ligebehandlingsnævnet, idet han følte sig forskelsbehandlet på grund af alder. Da indklagede ikke kunne påvise, at afslaget skyldes manglende faglige og personlige kvalifikationer, fik manden tilkendt en godtgørelse på kr Hvad må I så spørge om til ansættelsessamtalen? I må spørge om forhold, der er relevante for at kunne varetage stillingen både fagligt og professionelt. Hvis I er ved at ansætte en flyttemand, så må I gerne spørge, om vedkommende har problemer med ryggen. Og skal I ansætte en tolk, må I selvfølgelig spørge ind til vedkommendes sprogkundskaber. Spørgsmål der er lige på kanten Hvis man vil stille spørgsmål, der er på kanten eller lidt over, skal man overveje konsekvenserne. Er det relevant at stille spørgsmål, der går til grænsen, så gør det, men I skal være klar over, at det kan komme til at koste jer en godtgørelse. Hold jer fra områder, hvor I risikerer at komme til at overtræde lovgivningen. Vær i stedet for klar på, hvad det er, I ønsker at få afklaret ved samtalen. Hvad er relevant for at kunne bestride stillingen. Fokuser på kompetencer, erfaringer, personlige egenskaber og kemi. Ansøgninger Personlige oplysninger Når I modtager en ansøgning, får I automatisk mange personlige oplysninger om ansøgeren. Samtidig kan det være, at I ønsker at hente referencer om medarbejderen fra tidligere arbejdsgivere, eller at I ønsker at bede om en straffeattest. Det er derfor vigtigt, at I ved, hvordan I skal behandle de forskellige oplysninger korrekt, og hvordan oplysninger I ikke har må indhentes. Personlige data Når I modtager en ansøgning, får I samtidig en masse både personlige og fortrolige oplysninger om ansøgeren. Disse oplysninger har ansøgeren givet samtykke til, at I kan gøre brug af. I må dog ikke gemme dem til senere brug, medmindre I har informeret ansøgeren om det og givet vedkommende mulighed for at takke nej. Referencer Har ansøgeren skrevet en reference på, må I gerne kontakte vedkommende. Har ansøgeren derimod ikke skrevet referencer på, 12

13 må I ikke uden ansøgerens samtykke kontakte tidligere arbejdsgivere. Straffeattest/børneattest Ønsker I at indhente en straffeattest/børneattest, må det kun ske, hvis medarbejderen har givet sit udtrykkelige samtykke hertil. Undtaget herfor er situationer, hvor det sker for at varetage interesser, der overstiger hensynet til den person, oplysningerne vedrører. Hvad bør I indhente? I bør indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere og/eller nærmeste leder. Hermed får I indblik i, hvordan vedkommende har været i sine tidligere ansættelser. Den samme medarbejder kan dog have været en fantastisk medarbejder hos en tidligere arbejdsgiver, men passer måske slet ikke ind hos jer. Det er derfor vigtigt, at I stoler på jeres egen bedømmelse af medarbejderen, da blandt andet kemi og arbejdspladsers kultur kan være forskellig fra sted til sted. Skal medarbejderen varetage opgaver, hvor vedkommende skal håndtere penge, pengetransaktioner og lignende, bør I indhente straffeattest. I den forbindelse skal I være opmærksomme på reglerne herfor. Bortvisning En bortvisning betyder, at medarbejderen fratræder øjeblikkeligt, og at alle løndele også stopper på dagen for bortvisningen. Har medarbejderen været ansat i mindst 12 år eller i mindst 17 år på bortvisningstidspunktet og derfor ville have haft krav på en fratrædelsesgodtgørelse på 1 eller 3 måneders løn jf. funktionærlovens 2a, bortfalder denne, hvis bortvisningen er saglig. Det kræver derfor væsentlig misligholdelse fra medarbejderens side. Der skal være tale om grove forhold som fx vold, tyveri fra arbejdspladsen, opstart af konkurrerende virksomhed, udeblivelse (kræver en advarsel først), arbejdsvægring (kræver som udgangspunkt en advarsel først) og illoyalitet. Det vil være jer, der skal kunne bevise, at medarbejderen er berettiget bortvist. Det er derfor yderst vigtigt, at den væsentlige misligholdelse kan dokumenteres. Har medarbejderen fx snydt med regnskabet og overført penge til sig selv, skal det være fuldstændigt klart og dokumenterbart, at det er den medarbejder, I påtænker at bortvise, der har gjort det. Kan I ikke dokumentere den væsentlige misligholdelse, vil det blive yderst vanskeligt at vinde en evt. sag. Det er ej heller i alle tilfælde, at I kan bortvise, da omstændighederne varierer fra sag til sag. Det kommer derfor altid an på en konkret vurdering, om I kan bortvise eller ej. Bortviser I en medarbejder på et usagligt grundlag, risikerer I at komme til at betale en erstatning for manglende opsigelsesvarsel og en godtgørelse for usaglig bortvisning (størrelsen på godtgørelsen er afhængig af medarbejderens anciennitet og alder). Hvis medarbejderen havde krav på en fratrædelsesgodtgørelse jf. funktionærlovens 2a, vil vedkommende også have ret til denne. 13

14 Retspraksis Tyveri Højesteret har i en sag fra 2016 afsagt dom i en sag, hvor en medarbejder via sin arbejdsgiverbetalte mobil havde købt togbilletter til privat brug for kr over en periode på 5 måneder. Medarbejderens telefonregning blev udtaget til stikprøvekontrol, hvorfor arbejdsgiveren opdagede købet. Arbejdsgiver tilbød medarbejderen selv at sige op, men da medarbejderen nægtede, blev medarbejderen bortvist. Medarbejderen mente ikke at bortvisningen var berettiget, da han havde betalt multimedieskat på kr , og han derfor troede, at han måtte have private udgifter svarende til kr om året. Der var ikke givet nogen instrukser om brugen af telefonen. Højesteret var ikke enig med medarbejderen, idet det måtte havde stået medarbejderen klart, at telefonen var et arbejdsredskab, der ikke uden arbejdsgivers accept måtte anvendes til private udgifter. Bortvisningen var derfor berettiget. Tilsidesættelse af loyalitetsforpligtelsen Vestre landsret har afsagt dom i en sag, hvor en medarbejder var blevet fritstillet som en del af en fratrædelsesaftale. I fritstillingsperioden forpligtede medarbejderen sig til ikke at tage ansættelse i en konkurrerende virksomhed og loyalitetsforpligtelsen var også nævnt. Medarbejderen fik ansættelse hos en konkurrent, men skulle først starte efter opsigelsesvarslets udløb. 1½ måned inden tiltrædelsen deltog medarbejderen i et interview om den nye arbejdsplads. Medarbejderen blev bortvist grundet illoyalitet. Retten kom frem til, at bortvisningen var berettiget, idet medarbejderen var forpligtet til at opføre sig loyalt overfor den tidligere arbejdsgiver. Ydermere mente retten, at interviewet var egnet til at påføre virksomheden et kundetab. Der var således tale om en væsentlig misligholdelse. Bortgang fra arbejdspladsen I en sag for Arbejdsretten, skulle det afgøres, om det var berettiget at bortvise en medarbejder begrundet i, at medarbejderen havde forladt arbejdspladsen nogle timer, før hun fik fri uden at komme med en begrundelse. Medarbejderen ønskede at få en fridag samme dag som en kollega. Lederen meddelte dem, at de selv måtte finde ud af, hvem der skulle have fri, idet de skulle dække ind for hinanden. Medarbejderen tog denne udmelding negativt, blev vred og sagde: Jeg har været her i 27 år, og jeg gider ikke diskutere, basta. Derefter forlod hun arbejdspladsen uden at angive en grund til trods for, at lederen flere gange forsøgte at kalde hende tilbage. Medarbejderen blev herefter bortvist ved brev, som blev afleveret hjemme hos hende. Syv timer efter hun havde forladt arbejdspladsen, ringede hun til sin læge og meldte sig efterfølgende 14

15 syg. Samtidig meddelte hun, at hun havde forladt arbejdspladsen grundet sygdom. Retten tilkendegav, at en medarbejder, der forlader sin arbejdsplads grundet sygdom, skal meddele arbejdsgiver dette. Medarbejderen havde derfor misligholdt sit ansættelsesforhold. Retten mente dog ikke, at misligholdelsen var så grov, at den berettigede en bortvisning, hvorimod det havde været sagligt at opsige hende. Begrundelsen for dette var, at medarbejderen havde været ansat i 27 år uden at modtage hverken påtaler eller advarsler, at hun bevisligt havde fået det dårligt af situationen på arbejdspladsen, og at hun derfor var syg, samt at arbejdsgiveren ikke havde forsøgt at afklare situationen inden bortvisningen. Børns sygdom Der findes ikke lovgivning om ret til løn på barnets 1. sygedag. Ved akut opstået sygdom, har medarbejdere med hjemmeboende børn ret til frihed uden løn, hvis medarbejderens tilstedeværelse er tvingende nødvendig. Det gælder også, hvis barnet er kommet til skade i daginstitutionen eller i skolen. Det fremgår ikke af lov om fravær af familiemæssige årsager, hvad der menes med akut opstået sygdom. Normalt vil det dog fortolkes som sygdom af kortere varighed, 1. sygedag, eller ind til medarbejderen har kunnet finde anden pasningsmulighed. Ret til løn på barnets 1. sygedag kan følge af den på virksomheden gældende overenskomst eller af interne regler i virksomheden. Det kan også være individuelt aftalt i den enkelte medarbejders ansættelseskontrakt. Ferie Optjening, planlægning og afholdelse af ferie kan være en kompliceret affære. Det er derfor vigtigt, at I har styr på de grundlæggende regler, da det ellers kan komme til at koste jer masser af besvær, sure miner fra medarbejdernes side og i sidste ende ekstra penge. Ferieloven bliver ændret med virkning fra den 1. september Her gennemgås de gældende regler. Optjening af ferie En medarbejder optjener ferie i kalenderåret (optjeningsåret) til afholdelse i det efterfølgende ferieår. Der optjenes 2,08 dages ferie per måneds ansættelse og 0,07 feriedage per dags ansættelse. Alle jeres medarbejdere har ret til at holde 5 ugers ferie hvert ferieår, uanset om feriedagene er optjent hos jer eller ej. Hvis en medarbejder ikke har optjent ferie med løn, har vedkommende altså stadig ret til at afholde 5 ugers ferie. I vil dog i så fald kunne trække 4,8 % af månedslønnen pr. dag, medarbejderen holder ferie. Afholdelse af ferie Ferieåret går fra den 1. maj til den 30. april. Af de 5 ugers ferie har jeres medarbejdere ret til at afholde 3 ugers sammenhængende sommerferie (kaldet hovedferien). Hovedferien skal ligge i ferieperioden fra 1. maj til 30. september. De resterende 2 uger kan placeres i hele ferieåret og kaldes restferie. I kan sagtens aftale med jeres medarbejdere, at de fx først holder 2 ugers samlet hovedferie og derefter 1 uge, og/eller at de holder hovedferien udenfor ferieperioden. 15

16 Varsling af ferie Det er selvfølgelig bedst, hvis I kan blive enige med jeres medarbejdere om, hvornår ferien skal afholdes. Kan I ikke det, har I dog ret til at bestemme, hvornår ferien skal placeres. I så fald skal hovedferien varsles af arbejdsgiver med 3 måneders varsel, og restferien skal varsles af arbejdsgiver med 1 måneds varsel. I skal så vidt muligt tage hensyn til medarbejdere med skolesøgende børn, så de har mulighed for at holde ferie i skolernes sommerferie. Hvornår skal I have sommerferieplanlægningen på plads? I bør sørge for at have jeres sommerferieplanlægning på plads inden den 1. februar, så I har mulighed for at nå at varsle hovedferien med 3 måneders varsel til afholdelse i ferieperioden. I skal derfor have indhentet medarbejdernes ferieønsker i god tid inden den 1. februar. Hvis flere medarbejdere har samme ferieønsker, og det ikke kan lade sig gøre, at de holder ferien på samme tid, kan det være en ide at lave en rotationsordning, så medarbejderne skiftevis får deres ønsker opfyldt. En anden mulighed kan være, at de alle får ferie i nogle af de ønskede uger, men at de så må holde resten af ferien på et andet tidspunkt. Hvis medarbejderne derimod skal holde hovedferie på samme tidspunkt, hvis virksomheden holder sommerferielukket, er det vigtigt, at dette bliver varslet med 3 måneders varsel. I kan ydermere skrive i jeres personalehåndbog, at virksomheden holder fast ferielukket i disse 3 uger, hvorfor alle skal holde ferie der. Dermed er medarbejderne fuldt oplyst om, at det er vilkårene hos jer. Fratrædelsesaftaler I situationer hvor I overvejer at opsige en medarbejder, der potentielt kan komme til at koste jer en godtgørelse enten efter fx funktionærloven eller efter en af diskriminationslovene, kan et godt alternativ være at indgå en fratrædelsesaftale med medarbejderen i stedet for. En fratrædelsesaftale er en aftale mellem jer og medarbejderen, hvor I bliver enige om vilkårene fra medarbejderens fratrædelse. Det er stadig jer, der rent juridisk opsiger medarbejderen, I bliver blot enige med medarbejderen om vilkårene. En fratrædelsesaftale sikrer jer som udgangspunkt mod eventuelle senere krav som følge af opsigelsen (hvis fratrædelsesaftalen altså er indgået korrekt). Det kan derfor godt være, at I umiddelbart synes, at I betaler for noget, som I måske ikke ville komme til at betale i forbindelse med en almindelig opsigelse, men fratrædelsesaftalen gør, at I ved, hvad opsigelsen kommer til at koste jer. Derudover kan en fratrædelsesaftale være den pæne måde at afslutte en ansættelse med en medarbejder på. Juridisk rygdækning Når I indgår fratrædelsesaftaler, er det vigtigt, at medarbejderen har forstået, og er indforstået med, hvad det er, I aftaler. Vi anbefaler, at medarbejderen får aftalen godkendt af sin fagforening eller advokat. Hvis medarbejderen skriver under på en fratrædelsesaftale, som senere bliver kendt ugyldig ved domstolene, risikerer I at komme til at betale en yderligere godtgørelse. Ligesom medarbejderen skal søge juridisk bistand i forbindelse med indgåelse af en fratrædelsesaftale, bør I også gøre det, hvis I er i tvivl om, hvad den skal indeholde. 16

17 Det er derfor utrolig vigtigt, at I klart og tydeligt skriver, hvad det er, I aftaler. Er I fx enige om at betale en godtgørelse som erstatning for en usaglig opsigelse, er det vigtigt, at I skriver det. Det er ligeledes vigtigt, at I skriver, hvilke love I er enige om, at der ikke kan rejses krav efter som følge af opsigelsen. Gør I ikke det, risikerer I, at der vil blive rejst krav efter disse efterfølgende. Fratrædelsesaftalens indhold og forhandling Hvad aftalen skal indeholde, kommer an på den enkelte situation og den enkelte medarbejder. Nogle medarbejdere vægter fx et længere opsigelsesvarsel højere end en fritstilling. Mens andre hellere vil have en pose penge i form af en godtgørelse. Det er jer, der bedst ved, hvad det er, jeres medarbejder gerne vil have ud af en aftale. I skal gøre op med jer selv, hvordan og hvad I gerne vil tilbyde medarbejderen, så I sikrer jer, at I holder jer indenfor det, når I skal forhandle med medarbejderen. Hvis I ikke er vant til at indgå fratrædelsesaftaler, kan det være en god ide, at få hjælp udefra til forhandlingen. Fritstilling Hvad er en fritstilling? Når I fritstiller en medarbejder, betyder det, at vedkommende skal forlade arbejdspladsen og ikke stå til rådighed for jer. Vedkommende skal dog stadig have sin sædvanlige løn med alle sædvanlige tillæg, bonus, provision mv. Modregning Får medarbejderen andet arbejde i fritstillingsperioden, vil I som udgangspunkt ikke kunne modregne i en evt. ny løn i de første 3 måneder af fristillingsperioden jf. minimalerstatningsreglerne i funktionærlovens 3. I kan dog modregne i feriegodtgørelse fra den nye arbejdsgiver. Hvis medarbejderen selv ønsker en fritstilling, evt. i forbindelse med en fratrædelsesaftale, vil I dog godt kunne aftale, at der kan ske modregning fra 1. dag (eller evt. et senere tidspunkt inden der er gået 3 måneder), vedkommende får nyt arbejde. Det skal dog klart fremgå af aftalen, at der kan modregnes fra 1. dag. Ferieregler og fritstilling Fritstiller I en medarbejder, vil det automatisk være et pålæg om, at vedkommende skal afholde mest mulig ferie i opsigelsesperioden. Det betyder, at I ikke behøver udtrykkeligt at varsle ferien afholdt. De normale varsler for afholdelse af ferie skal dog kunne rummes indenfor fristillingsperioden. Det vil sige, at restferien skal kunne varsles med 1 måned og hovedferien med 3 måneders varsel. Har medarbejderen derfor kun 1 måneds opsigelsesvarsel, vil I ikke kunne anse ferie for afholdt. Har medarbejderen derimod hele sin ferie til gode, vil I kunne varsle det, hvis opsigelsesvarslet er på minimum 3 måneder og 15 arbejdsdage. Har medarbejderen kun restferie til gode, vil opsigelsesvarsel skulle være på minimum 1 måned og 10 arbejdsdage. Får medarbejderen nyt arbejde under fritstillingsperioden, vil I kunne anse ferien for afholdt i følgende tilfælde: 1. Hvis I ikke har adgang til at modregne i en evt. ny løn og fritstillingsperioden svarer til mindst den varslingsperiode, 17

18 der er for den pågældende type ferie (1 måned for restferie og 3 måneder for hovedferie) og længden af ferien. 2. Kan I modregne i ny løn, kan ferien anses for afholdt, når: a. Varslingsperioden og længden og ferien kan rummes indenfor fristillingsperioden OG b. Medarbejderen har haft en arbejdsfri periode svarende til feriens længde efter udløbet af varslingsperioden. Det betyder, at opsiges medarbejderen den 31. maj 2018 til fratrædelse den 30. september 2018, vil I kunne anse 3 ugers hovedferie for afholdt, hvis medarbejderen ikke har fået nyt arbejde inden den 23. september I vil ligeledes kunne anse restferien for afholdt. Får medarbejderen derimod andet arbejde den 1. september 2018, vil I ikke kunne anse hovedferien for afholdt, hvorimod restferien vil kunne anses for afholdt. Husk at medarbejderen først optjener hovedferie. Har medarbejderen derfor kun optjent fx 9 dages ferie, vil hele ferien blive anset for hovedferie, der skal varsles med 3 måneder. Vi anbefaler, at I har skrevet i opsigelsen, at medarbejderen skal holde x ugers ferie i fritstillingsperioden, selvom det ikke er et lovkrav, så der ikke opstår unødig tvivl. Og skriv præcist hvor meget ferie, I anser for afholdt indenfor ferielovens rammer. Opsigelse med eller uden fritstilling Er I i tvivl om, om I skal fritstille en medarbejder eller ej, kan I altid starte med at opsige vedkommende uden at fritstille, hvorefter I kan vælge at fritstille senere hen, hvis I finder det bedre. Måske melder medarbejderen sig syg efter at være blevet sagt op. Har I kun opsagt vedkommende, vil I kunne søge sygedagpengerefusion under sygdommen. Har I derimod fristillet vedkommende, vil der oftest ikke være den mulighed. Derudover skal I gøre op med jer selv, om det er i virksomhedens interesse, at medarbejderen bliver fritstillet. Har I en medarbejder, der skaber splid, vil det være en god ide, at vedkommende bliver fristillet, da I ellers risikerer, at vedkommende skaber mere splid. Har I derimod en medarbejder, der er opsagt grundet fx virksomhedens økonomi, kan det virke usagligt, at I fritstiller vedkommende, da det (med rette) kan antages, at I har behov for medarbejderens arbejdskraft, men at I blot ikke længere har råd til denne. Funktionær For at være omfattet af funktionærloven, skal medarbejderen opfylde en af følgende betingelser: 1. Medarbejderen skal udføre salgs og/eller kontorarbejde eller ligestillet lagerekspedition. 2. Medarbejdere skal udføre arbejde, der består i teknisk eller klinisk bistandsydelse af ikke håndværks- eller fabriksmæssig art. 18

19 3. Medarbejderen skal udføre arbejde, der udelukkende eller i det væsentligste består i på arbejdsgivers vegne at lede eller føre tilsyn med udførelsen af andres arbejde. 4. Eller medarbejderen skal hovedsageligt udføre arbejde, som beskrevet under 1, 2 og 3. Derudover skal medarbejderen arbejde mere end 8 timer i gennemsnit om ugen, og der skal være tale om et tjenesteforhold. Graviditet og barsel Barselsperioder Barslen er delt ind i forskellige orlovsperioder, som det fremgår af nedenstående skema: Mor Far Afholdes hvordan Graviditetsorl 4 uger før ov forventet fødsel Barselsorlov 14 uger efter Mor skal faktisk fødsel afholde 2 ugers orlov efter fødslen. Fædreorlov 2 uger Skal holdes med 2 uger samlet lige efter fødslen, men de kan Forældreorlo v Ekstra forældreorlov efter aftale med arbejdsgiver holdes indenfor de første 14 uger fra fødslen. 32 uger 32 uger De kan holdes på skift og samtidigt, men der er kun barselsdagpen ge til 32 uger i alt. 8 eller 14 uger udover forældreorlov en. 8 eller 14 uger udover forældreorlov en. Der er ikke ret til ekstra dagpenge i den forlængede orlov. Dagpengene under forældreorlov en bliver derfor sat ned, så de kan dække den ekstra orlov. 19

20 Orloven holdes af den ene forælder eller på skift. Deadlines for oplysninger i forbindelse med graviditet og barsel Hvornår skal medarbejderen give besked om, at hun er gravid eller, at han skal være far? Den kommende mor skal give jer besked om, at hun er gravid og derfor skal på barsel senest 3 måneder inden terminsdatoen. I praksis har de fleste medarbejdere dog fortalt det inden. Den kommende far skal senest 4 uger inden afholdelse af sin fædreorlov meddele jer, at han afholder forældreorlov. Da fædreorloven skal ligge i umiddelbar tilknytning til fødslen, medmindre I aftaler, at den skal ligge indenfor de første 14 uger efter fødslen, betyder det, at han skal fortælle jer det senest 4 uger inden forventet fødsel. Ønsker faren at afholde forældreorlov, skal han meddele jer det senest 8 uger efter fødslen. Hvis han ønsker at holde forældreorlov samtidig med, at moren afholder barselsorlov (de 14 uger efter fødslen), skal det dog meddeles jer hurtigst muligt men senest 8 uger efter fødslen. Det betyder, at I kan risikere, at en mandlig medarbejder meddeler jer, at han skal på forældreorlov med et meget kort varsel. Hvornår skal medarbejderen give besked om datoen for, hvornår hun kommer tilbage på arbejdet? Moren skal senest 8 uger efter fødslen give jer besked om, hvornår hun kommer tilbage fra barsel. I perioden op til de 8 uger efter fødslen, kan moren derfor godt lave datoen om. Der er ikke i lovgivningen nogen konsekvens, hvis moren ikke får givet jer besked i rette tid. Det er derfor jer, der må rykke moren for en dato. Optjening af ferie under barsel Medarbejderen på barsel optjener ret til ferie med løn i den lønnede del af barslen. I den ulønnede del vil medarbejderen optjene feriedagpenge. Afholdelse af ferie under barsel Når en medarbejder er på barsel, er der tale om en feriehindring. Det betyder, at medarbejderen ikke kan holde ferie samtidig med, at vedkommende holder barsel. Er medarbejderen på barsel i hele ferieperioden (fra 1. maj til 30. september) og derfor ude af stand til at holde sommerferie, har vedkommende ret til enten at holde ferien senere, få ferien udbetalt ved udgangen af september måned eller at afbryde sin barsel for at holde ferie. Er medarbejderen på barsel op til udgangen af ferieåret (den 30. april), vil vedkommende have ret til, at få den ikke afholdte ferie udbetalt. I kan også aftale med medarbejderen, at ferie ud over 20 dage overføres til næste ferieår. Opsigelse af gravide eller barslende Det kan være dyrt at opsige en gravid eller barslende medarbejder. Godtgørelsesniveauet ligger mellem 6 og 12 måneders løn alt efter anciennitet og omstændighederne for opsigelsen. 20

21 Opsiger I en medarbejder under graviditet eller barsel, er der en omvendt bevisbyrde. Det betyder, at det vil være jer, der skal kunne bevise, at opsigelsen hverken helt eller delvist skyldes medarbejderens graviditet eller barsel. Det er i praksis nærmest umuligt at løfte den omvendte bevisbyrde. Opsiger I en medarbejder, der lige er kommet tilbage fra barsel, vil der være en delt bevisbyrde. Det betyder, at medarbejderen vil skulle kunne påvise faktiske omstændigheder, der giver anledning til at formode, at opsigelsen er sket grundet medarbejderens tidligere barsel. Kan medarbejderen påvise dette, vil I skulle kunne dokumentere, at opsigelsen ikke skyldes medarbejderens barsel. En tommelfingerregel er, at denne delte bevisbyrde gælder i ca. 6 måneder efter, at medarbejderen er kommet tilbage, men den kan også strække sig længere. Kan medarbejderen fx bevise, at beslutningen om opsigelsen er sket under selve barslen, vil beskyttelsen strække sig ind til selve opsigelsestidspunktet, også selvom det ligger senere end 6 måneder efter, at medarbejderen er kommet tilbage. Jo længere tid der går, efter en medarbejder er kommet tilbage fra barsel til en opsigelse sker, jo mindre vil risikoen for en opsigelse i strid med ligebehandlingsloven også være. Praksis Opsigelse under prøvetiden I en sag ved Ligebehandlingsnævnet, blev en gravid arkitekt opsagt, da hun havde været ansat i 2,5 måneder. Hun tiltrådte stillingen den 1. august 2015 og oplyste den 28. september 2015 om sin graviditet. Hun graviditetsbetinget sygemeldte sig den 9. oktober, og den 12. oktober 2015 blev hun opsagt. Begrundelsen for opsigelsen var: Opsigelse i prøveperioden hos [indklagede] [Klager], du er ansat hos [indklagede] som arkitekt med speciale i planlægning og grafik samt som projektleder på mindre sager. I prøveperioden fra 1. august til 1. november har du ikke overbevist os om dine evner inden for planlægning og som projektleder, så derfor ser vi os nødsaget til at stoppe ansættelsen pr. 1. november. Arbejdsgiver henviste til denne mail fra den 8. oktober, som dokumentation for opsigelsens saglighed: [Klager] jeg har brug for, at vi tager en snak omkring layoutet til [projekt 1] der er for mange tinge der ikke er helt på linje endnu alt for forskellige margener og billeder der slingrer frem og tilbage det skal være perfekt inden vi afleverer!! ; -))).. Jeg har lovet det færdigt på tirsdag ; -). Da det var ubestridt, at arbejdsgiver kendte til graviditeten, skulle arbejdsgiver dokumentere, at opsigelsen ikke skyldes graviditeten. Nævnet fandt ikke, at arbejdsgiver havde løftet bevisbyrden herfor ved at henvise til ovenstående mail, og medarbejderen blev tilkendt en godtgørelse på 6 måneders løn. 21

22 Opsigelse under forældreorlov I en anden sag ved Ligebehandlingsnævnet blev en lærer opsagt under sin barsel. Hun blev opsagt grundet besparelser. I alt blev 15 ud af 131 lærere opsagt. Klager blev ansat den 1. september Hun gik på barselsorlov den 16. februar 2016 og skulle vende tilbage den 2. januar Hun blev opsagt den 26. september Nævnet har lagt vægt på, at det hverken fremgår af opsigelsesbrevet eller de øvrige oplysninger fra forløbet op til og i forbindelse med afskedigelsen, hvilke generelle kriterier der blev lagt til grund for beslutningerne om afskedigelse, og hvorfor netop klager blev udvalgt. Klageren fik medhold og en godtgørelse på 9 måneders løn. Som det fremgår af ovennævnte sager, kan det være dyrt at opsige en gravid eller barslende medarbejder. Står I derfor i en situation, hvor I påtænker at opsige en gravid eller barslende medarbejdere, er det utrolig vigtigt, at I har gjort jeres forarbejde meget grundigt, selvom det ikke altid er nok til at løfte bevisbyrden. I kan derfor overveje, om det i stedet er en mulighed at indgå en fratrædelsesaftale med medarbejderen og dennes fagforening/advokat. Se mere om fratrædelsesaftaler i afsnittet om fratrædelsesaftaler. Indkaldelse til lønsamtale Medarbejdere på barsel skal også indkaldelses til lønsamtaler, da der ikke må ske forskelsbehandling af barslende medarbejdere. Har I derfor regler om en årlig lønsamtale, gælder det også for medarbejdere på barsel. Indkalder I ikke til lønsamtalen, risikerer I at komme til at betale en godtgørelse til medarbejderen. Højesteret har i en sag fastsat en godtgørelse for manglende indkaldelse til løn- og MUS-samtale til kr Medarbejderen havde påvist faktiske omstændigheder for, at hun var blevet forskelsbehandlet, da en del af hendes kollegaer havde fået lønstigninger som følge af lønsamtaler. Ud over godtgørelsen fik hun også efterreguleret sin løn, fra hun kom tilbage fra barsel. Derudover var hun blevet opsagt kort efter, hun rejste krav om efterregulering af lønnen. Begrundelsen for opsigelsen var samarbejdsvanskeligheder, men da arbejdsgiver ikke kunne løfte bevisbyrden for, at der tidligere havde været samarbejdsvanskeligheder, fik hun ydermere en godtgørelse for opsigelsen på 6 måneder, da arbejdsgiver ikke havde godtgjort, at opsigelsen ikke skyldes hendes krav om ligeløn. I en sag fra Ligebehandlingsnævnet blev godtgørelsen for manglende indkaldelse til lønsamtale fastsat til kr , da det ikke havde haft økonomisk betydning for medarbejderen, at vedkommende ikke blev indkaldt til lønsamtale. Løn efter funktionærloven Efter funktionærloven har den kommende mor ret til ½ løn 4 uger før forventet fødsel og ½ løn i 14 uger efter faktisk fødsel. Er der overenskomst på virksomheden, vil der højst sandsynligt være regler om løn under barsel i den, som I er forpligtet til at følge. 22