Direktionens arbejdsgrundlag og centrale ledelsesfora i organisationen. NOTAT Center for Politik og Organisation. Forord

Transkript

1 Direktionens arbejdsgrundlag og centrale ledelsesfora i organisationen Forord Ledernes daglige ledelsesmæssige opgave er at drive og udvikle egen organisation med fokus på drift, faglig kvalitet, økonomi, personale og organisationens udvikling. Derudover forudsætter en effektiv styring og ledelse i organisationen et tværfagligt ledelsesmæssigt fokus, både hvad angår tværgående samarbejde i udviklingsprojekter, såvel som faglig koordinering, der sikrer en større helhedsbetragtning på vores service set fra et borgerperspektiv. NOTAT Center for Politik og Organisation Fra: Sofie Berglund Sagsnr.: 15/ Organisationens ledelsesfora skal til enhver tid afspejle dette behov for ledelsesmæssig koordinering og udvikling, og der skal til stadighed være en opmærksomhed på, at lederne anvender deres ressourcer der, hvor det giver størst mulig effekt for organisationen og kommunens samlede udvikling. Nærværende notat beskriver direktionens arbejdsgrundlag, chefforums og ledercirklens rolle og arbejdsdeling, samt ledelsesforaenes deltagerkreds og arbejdsform. Notatet har til formål at skabe en tydelighed i ledelsesorganisationens tredeling mellem direktion, chefforum og ledercirkel med fokus på de tre ledelsesforas forskellige fokus og formål. Direktionen er optaget af, at ledelsesforaene fungerer effektivt og har et udviklende perspektiv med et stærkt blik for den tværgående ledelsesopgave - at sikre kommunens fortsatte udvikling. Rådhuset Egevangen 3 B DK-2980 Kokkedal Telefon fredensborg@fredensborg.dk

2 1. Direktionen Direktionen er kommunens øverste administrative ledelsesforum og har beslutningskompetence og ansvar for kommunens samlede opgavevaretagelse og udvikling på baggrund af Byrådets visioner, målsætninger og budget. Direktionen er en enhedsdirektion med den overordnede opgave at fremme helheden og de tværgående hensyn. De enkelte direktører har hver deres referenceområde med reference til kommunaldirektøren og er hver for sig og under ét ansvarlig for den samlede forvaltning af kommunens opgaver. Direktionen sikrer dermed den nødvendige administrative koordinering af sager og områder, der vedrører penge, planlægning, personale og administrative principper (de 4 P er). Dette gælder både den daglige drift og opgaver, som har strategisk betydning for Fredensborg Kommunes udvikling og administration. Det er direktionens ansvar, at Borgmester, Byråd og politiske udvalg kontinuerligt bibringes et kvalificeret informations- og beslutningsgrundlag og ydes rådgivning og sparring, samt understøtter udmøntningen af de politiske visioner, beslutninger og fastsatte mål. Derudover sætter direktionen den overordnede strategiske retning for den kommunale organisation som helhed på kort såvel som på lang sigt. Der er en principiel parallelitet mellem direktionens overordnede og koordinerende opgave i administrationen og Økonomiudvalgets politiske opgave over for Byrådet. Deltagerkreds Direktionen består af 4 direktører. Direktionen ledes af kommunaldirektøren. Roller og arbejdsdelinger Med udgangspunkt i tankegangen om enhedsdirektionen har direktionen et fælles ansvar for, at der skabes helhed og sammenhæng på tværs. Rollerne og arbejdsdelingerne i forbindelse med direktionens opgave og kompetence kan sammenfattes som følger: Kommunaldirektøren er Byrådets, Borgmesterens og Økonomiudvalgets nærmeste rådgiver. Direktørerne varetager på direktionens vegne rådgivningen over for Borgmester, fagudvalg og Byråd i sager, der vedrører direktørens direktørområde. Direktionen er ansvarlig for den samlede forvaltning og dermed administrationen af kommunens opgaver. Side 2 af 9

3 Den enkelte direktør er over for Byrådet, og dermed også over for fagudvalgene, forpligtet til løbende at fremme forslag og initiativer, der understøtter Fredensborg Kommune som en effektiv, udviklings- og serviceorienteret kommune. Direktionen må derfor også i fællesskab løbende vurdere behovet for organisatoriske og strukturelle tilpasninger, så der er sammenhæng mellem organisering og prioriteret indsats. Den enkelte direktør sikrer gennem drøftelser i direktionen en ledelsesmæssig og administrativ koordinering af sager, der har strategisk eller principiel betydning for Fredensborg Kommunes økonomi, planlægning, personale og administration. Alle sager, der forelægges til politisk behandling, skal være forberedt efter de retningslinjer, der gælder herfor og være påtegnet af den ansvarlige direktør. Direktionen tager løbende initiativer, der fremmer Byrådets, den samlede ledelses og medarbejdernes opmærksomhed på Fredensborg Kommune som en veldrevet kommune. Direktionens arbejdsform Direktionen holder møde hver tirsdag kl Kommunaldirektørens sekretær er sekretær for direktionen. Sager til direktionens møde lægges i kø i Acadre inden kl. 12 torsdagen forud for direktionsmødet. Dagsordenen med tilhørende bilag er tilgængelige på Medarbejderportalen senest fredagen inden mødet. Direktørerne er ansvarlige for punkterne vedrørende egne ansvarsområder. Dagsordenen er åben for alle. Der kan dog forekomme lukkede sager, fx personalesager eller andre sager, der kræver særlig fortrolighed. Derudover vil der være mulighed for at forelægge direktionen principielle sager/temaer på et meget tidligt tidspunkt til drøftelse, som en del af den almindelige dagsorden. Her vedlægges fx en enkelt slide med de vigtigste problemstillinger eller perspektiver til drøftelse. Direktionens årshjul følger Økonomiudvalgets og Byrådets årshjul. Direktionen holder et 2-dages seminar hvert år og et heldags strategimøde. Her drøfter Direktionen aktuelle strategiske spørgsmål og gør status på igangværende strategiprojekter. Ledelse af strategiske udviklingsprojekter Side 3 af 9

4 For at understøtte det tværgående perspektiv og frigøre direktionsressourcer fra driften, har direktionen udpeget en direktør som direktionsansvarlig for større tværgående udviklingsprojekter som fx Fremtidens Fredensborg Kommune og Frikommuneforsøg. Den pågældende direktør har ansvaret for, at direktionen inddrages i udviklingsprojekterne i relevant omfang. Direktionen kan også initiere principielle eller særlige projekter inden for et enkelt direktørområde, hvor det ligeledes vil være den enkelte direktørs ansvar at inddrage direktionen i passende omfang. Side 4 af 9

5 2. Chefforum Chefforum er ledelsesforum for direktion og centerchefer, som skal understøtte et samlet ledelsesfokus på det, der giver værdi for borgerne og organisationen, og det der understøtter Byrådets overordnede politik og vision. Chefforrum har som grundprincip et koncernfokus, hvor opgaverne løftes og tænkes i faglige helheder og tværgående prioriteringer med henblik på en effektiv, velfungerende og borgervendt administration. Med den ny administrative organisation er der etableret et mindre chefforum, hvilket skaber mulighed for en tæt ledelsesmæssig sparring mellem direktion og centerchefer. Netop dette samarbejde skal være løftestang for, at flere og flere opgaver og projekter løses i tæt parløb og via tværgående organisering. Deltagerkreds Deltagerkredsen udgøres af direktionen og de 9 centerchefer. Stedfortrædere deltager ved centerchefens forfald. Roller og arbejdsdeling Chefforum er det samlede forum for direktion og centerchefer. Forummet skaber rum for bredere strategiske drøftelser i forbindelse med ledelse og styring af kommunen. Chefforums opgave og kompetence kan sammenfattes som følger: Chefforum er organisatorisk placeret med reference til direktionen med kommunaldirektøren som mødeleder Chefforum fungerer som strategisk sparringspartner til direktionen, men har ingen formel beslutningskompetence Centerchefernes rolle i chefforum er at bidrage til den tværgående helhedstænkning på tværs af organisationen Centercheferne forventes at bidrage til udviklingen af chefforum ved at dele viden, fremkomme med nye ideer og udfordre det bestående Chefforum sagsbehandler og koordinerer ikke sager som samlet enhed, og der vil være fokus på et passende ressourcetræk fra deltagerkredsen Center for Politik og Organisation varetager sekretær- og proceskonsulentfunktionen i forbindelse med chefforum, og Side 5 af 9

6 har til opgave at sikre en kontinuitet og ensartet kvalitet i møderne. Chefforums arbejdsform Chefforum mødes til temamøder (chefforummøder), strategiseminarer og orienteringsmøder. Chefforum har 12 temamøder årligt á ca. 1,5-2 timers varighed. Møderne kan dog udvides eller forkortes efter behov. Formålet med disse møder er at: give chefforum indsigt i bredere eller særlige problemstillinger styrke den tværfaglige dialog samt drøfte større sager/projekter med strategisk betydning for kommunen. at give direktionen input forud for, at direktionen behandler en egentlig sag på direktionsmøde Centercheferne bidrager til indholdet på disse møder, fx med større politiske sager og strategiske tværgående temaer For at sikre fleksibilitet og aktualitet i temaerne fastlægges de kommende temaer kvartalsvist. Center for Politik og Organisation står for at udsende dagsorden en uge før mødet. Et af møderne erstattes årligt af et heldagsmøde, hvor chefforum går i dybden med generelle ledelsestemaer, som kan understøtte de tværgående ledelsesmæssige initiativer og fremme organisationens udvikling og mål. En gang årligt erstattes et temamøde af et to-dags strategiseminar, hvor centerchefer og direktion sammen kan drøfte mål og visioner for organisationen, og hvordan disse realiseres. Chefforum mødes endvidere en gang om måneden til et kortere møde efter Økonomivalgets møde, hvor der gives en orientering fra Økonomiudvalgsmødet og andre relevante sager fra fagudvalgene. På disse møder deltager også forhandlingschef, IT-chef, kulturchef og souschefer. Øvrige møder mellem direktører og centerchefer Øvrige koordineringsmøder etableres fleksibelt og uden faste strukturer. De enkelte direktører og centerchefer aftaler således selv øvrige koordineringsmøder efter behov, fx med det formål at drøfte sager og tværgående projekter. Til disse møder er der ikke tilknyttet sekretærbistand og dagsordenproduktion. Side 6 af 9

7 3. Ledercirklen Formålet med Ledercirklen er at sikre fælles viden om og drøftelse af tværgående strategiske ledelsestemaer. Med udgangspunkt i kommunens overordnede politikker og styringsfilosofi samt de aktuelle og ledelsesstrategiske temaer. Ledercirklen et ledelsesforum, som medvirker til at skabe en fælles retning og ledelsesfællesskab på tværs af organisationens decentrale enheder. Ledercirklen har i sin form eksisteret siden kommunens tilblivelse. Udviklingen i dette forum har ligeledes betydet en mindre deltagerkreds i takt med nye organisationsstrukturer, fx færre skoler og børneinstitutioner. Dette har betydet, at forummet har et tæt sammenhold med mulighed for at diskutere aktuelle ledelsesudfordringer og direkte dialog både på tværs af fagområder og direkte med direktionen. Seminarerne er typisk med et stærkt tværgående fokus, som netop medvirker til at diskutere ledelse på tværs af fag. Deltagerkreds Ledercirklen udgøres af direktionen, centerchefer og stedfortrædere og decentrale ledere, der har budgetansvar og eget MED-udvalg eller personalemøde med MED-status. De selvejende institutioner har en fælles ledelsesrepræsentant, som deltager i forummet på vegne af de øvrige institutioner. Roller og arbejdsdeling Ledercirklens formål og kompetence kan sammenfattes som følger: Ledercirklen er organiseret som et lederforum med reference til kommunaldirektøren. Kommunaldirektøren har nedsat en sekretariatsgruppe bestående af tre decentrale ledere og en centerchef. Kommunaldirektøren er formand for sekretariatsgruppen. Sekretariatsgruppens opgave er at bistå med inspiration og sparring i forbindelse med planlægning af forummets seminarer og møder. Ledercirklen har ingen formel beslutningskompetence, men eksisterer som et lederforum med fokus på strategiske og udviklingsorienterede diskussioner og drøftelser. Ledercirklen har til opgave at viderebringe, oversætte og implementere større strategiske målsætninger og politiske beslutninger i egen organisation, herunder ledetråden. Side 7 af 9

8 Ledercirklens arbejdsform Der afholdes årligt to væksthusseminarer, et i foråret og et i efteråret, samt tre budgetorienteringsmøder i forbindelse med budgetprocessen i april, august og september. Hvert andet år erstattes det ene væksthusseminar med et to-dags seminar. På væksthusseminarene er fokus på, at lederne inspireres af aktuelle temaer vedrørende udvikling og ledelse af den kommunale organisation. Samtidig giver seminarerne lederne mulighed for at gå i dialog herom. På budgetorienteringsmøderne er fokus på at orientere lederne om de aktuelle økonomiske og politiske beslutninger, der arbejdes med i budgetprocessen. På disse møder er der også andre aktuelle orienteringspunkter. Tillidsrepræsentanterne og Hovedudvalgets arbejdsmiljørepræsentanter er også inviteret til disse møder. Ledercirklen er endvidere den kreds af ledere, som kommunaldirektøren løbende orienterer om organisationens strategiske, organisatoriske beslutninger, ledelsesstrategier, mv. Side 8 af 9

9 4. Figur: Mødestruktur for de tre ledelsesfora Direktion 1 ugentligt direktionsmøde 1 to-dags direktionsseminar årligt 1 heldagsmøde årligt Chefforum 1 månedlig temamøde, heraf: 1 heldagsmøde årligt 1 to-dags strategiseminar årligt 1 månedlig opfølgning på Økonomiudvalgsmøde Ledercirkel 3 orienteringsmøder ifb. budgetproces årligt 2 væksthusseminarer årligt, hvert andet år todagsseminar Side 9 af 9