1. Resume Teknik og Miljø fremlægger et forslag til organisatoriske ændringer, der skal sikre et styrket Teknik og Miljø.

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Teknik og miljø Dato 6. marts 2018 Organisationsudvikling for Styrket Teknik og Miljø Organisatoriske ændringer i Teknik og Miljø med henblik på at styrke organisationen og udnytte mulighederne i forbindelse med samlingen i et nyt kontorhus i Gellerup. 1. Resume Teknik og Miljø fremlægger et forslag til organisatoriske ændringer, der skal sikre et styrket Teknik og Miljø. Forslaget omfatter samling af myndighedsopgaver, styrkelse af de tværgående stabsmiljøer, samt at AffaldVarme Aarhus placeres som en selvstændig organisatorisk enhed i Teknik og Miljø, med henblik på en forestående selskabsgørelse af hele eller dele af området. Forslaget fremsættes for at adressere de udfordringer, der bl.a. har givet sig udslag i fratrædelser på direktør- og forvaltningschefniveau i Endvidere understøtter forslaget det tværgående samarbejde og styrkelse af en fælles kultur i forbindelse med, at væsentlige dele af Teknik og Miljø primo 2019 samles i et nyt kontorhus i Gellerup. Forslaget har været sendt i høring i Teknik og Miljøs MEDsystem. Der er på baggrund heraf indkommet ni høringssvar, som er vedlagt i bilag 1. Flytning fra fire adresser til nyt hus i Gellerup giver mulighed for at konsolidere og styrke stabsopgaver, hvorfor Teknik og Miljø vil sammentænke flytning med de sparekrav, der er pålagt af Byrådet i forbindelse med budgetlægningen for 2017 og Det forventes således, at der Klik her for at angive tekst. side 1 af 7

2 i de kommende år følger et reduceret personaletal i Teknik og Miljø. 2. Beslutningspunkter At 1) At 2) At 3) At 4) At 5) Organisationsændringen i Teknik og Miljø godkendes som beskrevet i indstillingen De organisatoriske enheder Center for Byudvikling og Mobilitet samt Center for Miljø og Energi nedlægges. Opgaverne og medarbejdere overføres til en ny enhed for By-Udvikling Der opslås en stilling som forvaltningschef for By- Udvikling AffaldVarme Aarhus placeres som en selvstændig organisatorisk enhed i Teknik og Miljø, med henblik på en forestående selskabsgørelse af hele eller dele af området. Natur og Vej Services placeres fortsat som en del af Center for Byens Anvendelse 3. Baggrund Teknik og Miljø har aktuelt ca medarbejdere, organiseret i fire centre, en afdeling for Bolig- og Projektudvikling og et ledelsessekretariat. I fratrådte to centerchefer og direktøren for Teknik og Miljø på baggrund af revisions- og advokatundersøgelser af personalesager, indkøb og kreditkortforbrug m.v. Flere ledere og medarbejdere forlod tillige deres stillinger i efteråret og frem mod udgangen af Det har ført til midlertidige besættelser af lederstillinger. Specielt i Natur og Vej Service har der været udfordringer, som konsulentfirmaet Muusmann har analyseret og fremlagt anbefalinger for. AffaldVarme Aarhus har været en del af Center for Miljø og Energi, men har siden centerchefens fratrædelse i sommeren 2017 haft en selvstændig placering med reference til direktøren. side 2 af 7

3 Teknik og Miljø omfatter betydelige myndighedsområder. Der er stor ekspertviden på de områder, men der er behov for at skabe større sammenhængskraft inden for planlægning og konkrete lovområder vedrørende byggeri, miljø og virksomhedsdrift. Dette har i nogen grad været hæmmet af centerorganiseringen. Primo 2019 samles væsentlige dele af Teknik og Miljø i et nyt kontorhus i Gellerup. Det vil fremme betingelser for tværgående samarbejde og udvikling af kulturen. Et styrket Teknik og Miljø sigter på at skabe gode rammer for byens vækst i samspil med eksterne aktører. Internt skal sammenhængskraften øges, og servicekulturen over for borgere og erhverv skal styrkes. 4. Den forventede effekt Styrket stabsmiljø Der er behov for en styrkelse af de tværgående supportog controlling-funktioner ved at samle flere støttefunktioner, som leveres fra dels et ledelsessekretariat, der hovedsagelig har base på Rådhuset, og dels en tværgående stabsfunktion, der får base i Gellerup (fra 2019). De tværgående funktioner vil levere politisk understøttelse samt såvel drift- som udviklingsstøtte til de faglige funktioner. Dette miljø vil derved rumme økonomi, indkøb, HR, digitalisering, IT, GIS, jura, kommunikation og sekretariatsbetjening. Det er endvidere helt afgørende, at dette stabsmiljø knytter sig stærkt til de tværgående kompetencer fra Borgmesterens Afdeling og andre magistratsafdelinger. Myndighedsopgaverne samles For nuværende er de store myndighedsopgaver delt i to centre med Byggeri, Virksomheder og Jord samt Vandmiljø og Landbrug i Center for Miljø og Energi og Planafdelingen og Mobilitet i Center for Byudvikling og Mobilitet. For at skabe større sammenhængskraft, øget fleksibilitet og bæredygtig volumen anbefales disse fagområder samlet i én forvaltningsenhed. side 3 af 7

4 Det skaber forudsætninger for et helhedsorienteret overblik på alle myndighedsopgaver ud fra interessentperspektiver og styrker samtidig mulighederne for at prioritere ressourcer på tværs af de fem afdelinger. AffaldVarme Aarhus AffaldVarme Aarhus er en takstfinansieret forsyningsvirksomhed. Regeringen planlægger at selskabsgøre fjernvarmeforsyningen og affaldshandling inden for et par år. Der er derfor igangsat forberedelse til selskabsgørelsen i samarbejde med Borgmesterens Afdeling. Der fremsendes en indstilling om processen herfor til Byrådet i foråret. For at give de bedste forudsætninger i forberedelsen holdes AffaldVarme Aarhus som en selvstændig organisatorisk enhed i Teknik og Miljø. Natur og Vej Service Natur og Vej Service er en del af Center for Byens Anvendelse og løser populært sagt opgaver inden for det grønne, det hvide og det sorte område. Natur og Vej Service fungerer som indtægtsdækket og konkurrenceudsat virksomhed. Natur og Vej Service er gennem de seneste år reduceret med 80 medarbejdere og har nu ca. 250 medarbejdere, hvoraf 45 er tjenestemænd. Natur og Vej Service har i 2017 gennemgået en betydelig forandring. Med ansættelsen af en ny forvaltningschef for Center for Byens Anvendelse pr. 1. marts 2017 er det lykkedes at opbygge en ny ledelseskultur med stor bevidsthed om at adskille ansvar for tilrettelæggende opgaver indenfor drift og anlæg i forhold til de udførende opgaver i Natur og Vej Service. Struktur og ledelsen af Natur og Vej Service er ændret med styrkelse af kvalitet og ressourcestyring. Arbejdstilsynet har nylig udtalt sin uforbeholdne anerkendelse af indsatsen. Der er endvidere taget skridt til at erstatte afdelingens lokale økonomistyringssystem med kommunes almindelige økonomisystem for bedre styring og kontrol. side 4 af 7

5 En betydelig sideeffekt af Natur og Vej Services aktivitet er muligheden for at understøtte jobtræning af kontanthjælpsmodtagere i samarbejde med Sociale forhold og Beskæftigelse. Der er gode resultater af dette arbejde, idet 65% af disse korttids ansatte kommer i varigt job eller uddannelse. Det organisatoriske ophæng, som en del af Center for Byens Anvendelse, foreslås videreført. 5. De planlagte ydelser Med afsæt i de beskrevne elementer fremsættes nu følgende forslag til ny overordnet organisationsstruktur: Der er ikke taget stilling til navngivning af de enkelte forvaltninger og enheder. Dette vil ske i en proces i de kommende måneder, ligesom der vil blive tilpasninger af afgrænsede opgaver. Det er endvidere hensigten løbende at vurdere opgaveplacering, dimensionering og ledelsesstruktur i Teknik og Miljø og foretage justeringer bl.a. på baggrund af de første erfaringer med den nye struktur, den nye ledelse, samlingen i Gellerup og den mulige selskabsgørelse af dele af Teknik og Miljø. Målet vil være at understøtte Byrådets ambitioner for byen, at understøtte mødet med borgere, virksomheder og øvrige aktører samt at sikre robust drift. side 5 af 7

6 6. Organisering af indsatsen Der er gennemført en høring i perioden 9. februar 26. februar i MED-systemet. Der er fremkommet ti høringssvar. I forhold til punkterne i denne indstilling tilkendegiver høringssvarene støtte til den organisatoriske justering og intentionerne bag styrket support og controlling. Høringen angiver ikke præferencer for placering af Natur og Vej Service i organisationsplanen. Høringssvarene gør tillige opmærksom på en række punkter i forhold til implementeringen af den organisatoriske justering. Med Byrådets godkendelse af indstillingen iværksættes rekruttering af forvaltningschef og sammenlægning af opgaver fra de to hidtidige centre. 7. Konsekvenser for ressourcer Indstillingen har som sådan ikke konsekvenser for ressourcer, idet udgifterne til omstilling m.v. afholdes inden for eksisterende budgetter. Det samme gælder flytningen til Gellerup. Teknik og Miljø vil sammentænke organisationsomlægningen med de sparekrav, der er pålagt af Byrådet i forbindelse med budgetlægningen for 2017 og Det forventes således, at der med organisationsomlægningen følger et reduceret personaletal i Teknik og Miljø. Dette vil så vidt muligt blive realiseret gennem naturlig afgang og derudover i tråd med Aarhus Kommunes grundlag for omplacering af overtallige medarbejdere. Bünyamin Simsek / Lone Dannerby Paulsen side 6 af 7

7 Bilag Bilag 1: Høringssvar Sagsnummer: 18/ Antal tegn: Tlf.: E-post: side 7 af 7