Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Møde nr :00

Transkript

1 Dagsorden for Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Møde nr :00 Gladsaxe Rådhus, mødelokale 2608 Medlemmer Tilforordnede Katrine Skov Tom Vang Knudsen Ole Skrald Rasmussen Gunnar Svendsen Thomas Monberg Lars Abel Kim Wessel-Tolvig Klaus Nørskov Ingelise Damm Nina Elizabeth Nielsen Idrætskonsulent Pia Bagger deltager ved Punkt 119. Der serveres sandwich og frugt samt kaffe og te.

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Åbne sager Udmøntning af partneraftale med AB A/S AB A/S - stadionlejeaftale, lejeaftale samt reklameaftale for turneringssæson 2012 / 2013 vedr. benyttelse af Gladsaxe Stadion Gladsaxe Sportscenter, udvidelse af foyer-arealet, disponering af puljen til funktionsændringer på idrætsområdet Gladsaxe Sportscenter, etablering af styrketræningslokale samt handicaptoilet i skøjtehallen Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets anlægsprojekter 2013, igangsætning Kultur-, Fritids- og Idrætspolitik og Folkeoplysningspolitik Udkast til ny Frivilligpolitik, høring i Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Budgetopfølgning for 3. kvartal 2012, Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Igangsættelse af undersøgelse af Robert Jacobsens skulpturer i Gladsaxe. 23 Meddelelsessager Meddelelse: Kulturaftaler i Region Hovedstaden Meddelelse: Procedure ved modtagelse af flygtninge i Børne- og Kulturforvaltningen Meddelelse: Aktivitetsoversigt Meddelelser fra mødet

3 Åbne sager 119. Udmøntning af partneraftale med AB A/S Gennemgang af sagen Byrådet gav , Punkt 76, mandat til Børne- og Kulturforvaltningen til udarbejdelse af en sponsoraftale med AB A/S, gældende for turneringssæson 2012/13 og 2013/14 inden for en ramme på op til kr. pr. turneringssæson. Udvalget besluttede tillige, at såfremt der i forbindelse med køb af udstyr ikke kan tilvejebringes værdier af inventar og løsøre svarende til det akutte likviditetsbehov, kan der som supplement indgås en ekstraordinær udvidelse af sponsoraftalen i det første år, svarende til forskellen mellem prisen for køb af udstyr m.v. og det likvide behov på 2 mio.kr. Udvidelsen sker under forudsætning af, at der kan leveres modydelser, der svarer til det udvidede sponsorat. Sponsoraftalen er på baggrund af dette udvidet med kr. i den første del af aftalen. Sponsoraftalen benævnes som en partneraftale, da det er det begreb, som AB A/S bruger om deres sponsorer. Markedsværdien af de enkelte elementer i partneraftalen er vurderet af en ektern rådgiver (Sponsorbureauet Promovator). Partneraftalen med AB A/S for trådte i kraft og ophører Aftalen har to dele: 1. Akademisk Boldklub Gladsaxe kommunikeres alle steder, hvor det ikke er i modstrid med Dansk Boldspil-Union s regler: a. Hjemmesidenavn ændres b. Skiltning udenfor administration og foyer c. Stationært reklameskilt ved spillertunnel d. AB A/S s officielle Facebook site e. Signatur på s fra medarbejdere i AB A/S f. Kampplakater og kampprogrammer g. Stadionspeakers annoncering af holdopstilling. Der sker yderligere markedsføring med Gladsaxe i bevægelse : a. Lystavlen fast tekst eller som spot b. Tryk med Gladsaxe under AB logoet på 1. holdets kamptrøjer c. Tryk med Gladsaxe i bevægelse på 1. holdets opvarmningstrøjer 2

4 d. Stationært reklameskilt ved spillertunnel e. Stationært reklameskilt bag mål ved lystavle f. Træningsseancer med spillere og trænere og børn i SFO og fritidsklub g. Invitation til overværelse af kampe til lokale fodboldklubber. 2. Markedsføring målrettet borgeren via aktiviteter i sæson 2012/2013: a. Fribilletter til brug for konkurrence i pausen b. Køb af en kamp hvor billetterne udloddes blandt alle borgere. Der er indarbejdet misligholdelsesbestemmelser ved manglende ydelser, positiv dopingtest, matchfixing eller nedrykning til 2. division. Misligholdelse medfører ophør af aftalen. På udvalgets møde vil Børne- og Kulturforvaltningen orientere nærmere om udmøntning af aftalen. Bilag Bilag 1: Partneraftale mellem Gladsaxe Kommune og Akademisk Boldklub A/S Relateret behandling Byrådet , Punkt 76 (Lukket) 3

5 120. AB A/S - stadionlejeaftale, lejeaftale samt reklameaftale for turneringssæson 2012 / 2013 vedr. benyttelse af Gladsaxe Stadion Kommende behandlingsforløb Økonomiudvalget Gennemgang af sagen Byrådet besluttede , Punkt 76, at give Børne- og Kulturforvaltningen mandat til at gennemgå den nuværende lejeaftale med AB A/S vedrørende Gladsaxe Stadion med henblik på at tilpasse den til nuværende markedsleje. Revisionen af lejeaftalen skulle endvidere afspejle de ændrede forhold, som følger af, at Gladsaxe Kommune den 4. juli 2012 har indgået en købsaftale med AB A/S om køb af elevatortårn, trappetårn samt indretning af køkken (ekskl. løsøre og inventar). Fastlæggelse af leje til markedsleje Fastsættelse af ny leje for Tribune III afspejler, at AB ikke længere kun lejer et råhus, men at en del af lejemålet består af 88 m² apteret areal i køkkenet og et areal på 48 m² (trappetårn og elevator). Den nye lejeværdi for de apterede arealer er sket ved beregning af den merværdi, som arealerne repræsenterer. Beregningen er foretaget på baggrund af erhvervsmæglerens vurdering. Samtidig er de øvrige elementer i stadionlejeaftalen med AB A/S på ny blevet vurderet til markedsleje. Vurderingerne er foretaget af eksterne rådgivere for så vidt angår leje af stadion samt reklameaftalen. Stadionlejen afspejler AB A/S andel af drifts- og kapitaludgifterne til Gladsaxe Stadion, set i forhold til klubbens kapacitetsbehov på stadion (behov for antal tilskuerpladser og antal kampe), således at principperne i Konkurrencestyrelsens anbefalinger er fulgt. Værdien af reklameaftalen samt Gladsaxe Kommunes vederlagsfrie adgang til AB s lounge er vurderet af ekstern rådgiver. Lejen for sæson 2012/13 er herefter fastsat til ,41 kr. Beløbet omfatter: 4

6 Tribunen (lounge og administration) Stadionleje Reklameaftale I alt Lejen, som pengepligtig ydelse Gladsaxe Kommunes brug af loungen I alt ,00 kr ,41 kr ,00 kr ,41 kr ,41 kr ,00 kr ,41 kr. Variable afgifter i aftalen Beregningen af stadionlejens størrelse er baseret på et gennemsnitligt tilskuerantal på pr. kamp. For det antal tilskuere, som overstiger 1.000, afregnes der 10 % af entreindtægten, samt den til enhver tid gældende afgift pr. tilskuer som kompensation for de øgede driftsomkostninger til slid og renholdelse, som Gladsaxe Stadion har ved flere tilskuere. Pr udgør afgiften 5,80 kr. pr. tilskuer. Afgiften er beregnet ud fra en opgørelse over Gladsaxe Stadions faktiske udgifter til renhold, vedligehold og reparation i forbindelse med kampe. Øvrige justeringer af tillægget Det blev på Økonomiudvalgets møde , Punkt 324, besluttet, at den årlige regulering af lejen skal ske i overensstemmelse med AB s sportslige placering. Lejeaftalen med AB A/S har herefter været gældende for én sæson ad gangen. Den er hvert år blevet forlænget ved udarbejdelse af nyt tillæg til aftalen. I det nye tillæg lægges der op til, at beløbene vil blive regulerethvert år med nettoprisindekset, så længe AB s 1. hold ligger i 1. division. Tillægget er derfor gældende, indtil holdets sportslige placering ændres. Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, 1. at tillæg til lejeaftale mellem Gladsaxe Kommune og AB A/S godkendes. Bilag Bilag 1: Aftale om leje af Gladsaxe Stadion 5

7 Relateret behandling Byrådet , Punkt 76 (Lukket) 6

8 121. Gladsaxe Sportscenter, udvidelse af foyer-arealet, disponering af puljen til funktionsændringer på idrætsområdet Gennemgang af sagen I budget 2012 er der bevilget en pulje til funktionsændringer på idrætsområdet på kr. I forbindelse med den planlagte indretning og samling af personalekontorer samt omklædningsfaciliteter i Gladsaxe Sportscenter, er der ikke længere behov for de tre kontorer beliggende ud mod nordfacaden i centerets foyer. Samtidig er der et ønske om, at foyeren på sigt skal have karakter af et opholdssted/ lounge, som kan danne rammen om sociale aktiviteter for både foreningsfolk, ventende forældre eller brugere af anlægget. Kontorerne skærmer for dagslys, udsyn og indblik i foyer-arealet, der bl.a. fungerer som offentlig adgang til henholdsvis sportshal og svømmehal. En fjernelse af kontorerne vil medvirke til at gøre facaden mere indbydende og vil samtidig forbedre lysforholdene i selve foyer-arealet. Børne- og Kulturforvaltningen har derfor anmodet Ejendomscenteret om at udfærdige overslag over omkostninger ved fjernelse af kontorerne, således at foyer-arealet bliver udvidet. De nuværende kontorer bruges i dag af GIF Hovedforening, GIF Svøm og administrationen. Fremover vil GIF Hovedforening blive flyttet til Gyngemosehallen, GIF Svøm til kontor v/klublokale 1. sal, opgang A. Administrationskontoret flyttes til den kommende personalegang. Arbejderne foreslås gennemført ved indhentning af to tre underhåndsbud i fagentreprise. Kontorerne i foyeren forventes at være fjernet i foråret Økonomi Udgifterne til nedrivning og efterreparation er overslagsberegnet til kr. Udgiften finansieres af den afsatte pulje til funktionsændringer på idrætsområdet i

9 Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, 1. forslag til fjernelse af kontorerne samt udbudsform godkendes, og 2. at udgiften finansieres af den afsatte pulje til funktionsændringer på idrætsområdet i Bilag Bilag 1: Foyer, eksisterende forhold Bilag 2: Foyer, fremtidige forhold 8

10 122. Gladsaxe Sportscenter, etablering af styrketræningslokale samt handicaptoilet i skøjtehallen Gennemgang af sagen Byrådet besluttede , Punkt 89, at give anlægsbevilling på kr. til etablering af styrketræningslokale mv. i Gladsaxe Sportscenter, finansieret af overførte driftsmidler fra 2011 på Kultur-, Fritids- og Idrætsområdet. Styrketræningslokalet placeres i Gladsaxe Skøjtehal og brugerne vil være eliteudøvere. Herudover etableres kontor til FIG, der pt. har midlertidigt kontor på Bagsværd Stadion. Ved etablering af et kontor i forbindelse med styrketræningslokalet, vil FIG kunne forestå den daglige vedligeholdelse af styrketræningslokalet. Plantegning vedlagt, bilag 1. Etableringen af styrketræningslokalet i skøjtehallen medfører, at det nuværende personaletoilet inddrages til publikumsbrug, hvorfor der skal etableres et nyt toilet til skøjtehallens personale. Gladsaxe Kommunes Byggesagsafdeling har stillet krav om, at der i forbindelse med ombygningen etableres diverse handicapforanstaltninger, herunder en kørestolsrampe og -lift samt et handicaptoilet. Etablering af disse nye ekstra faciliteter var ikke en del af det oprindelige projekt til etablering af lokale til elitestyrketræning. Det foreslås, at disse ekstra arbejder indgår i projektet og at styrketræningslokale, etablering af kontor til FIG, personaletoilet og handicapforanstaltninger gennemføres som én samlet byggesag. Der er ikke stillet krav om bade- og omklædningsfaciliteter i tilknytning til styrketræningslokalet, idet Gladsaxe Sportscenter oplyser, at disse allerede forefindes i skøjtehallen, og kan anvendes af alle skøjtehallens brugere. Økonomi: Udgifterne til det samlede projekt skønnes at udgøre kr. med en forventet fordeling som følger: Styrketræningslokale og kontor mv.: kr. Handicapforanstaltninger: kr. I budget 2013 er der bevilget en pulje til funktionsændringer på idrætsområdet på kr., og disse foreslås at indgå i finansieringen, således at den samlede bevilling er på kr. 9

11 Tidsplan: Projektering, udbud og kontrakt: Januar april 2013 Byggearbejder: April september 2013 Ibrugtagning: September 2013 Byggearbejdet foreslås udbudt i indbudt licitation i fagentreprise. Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, 1. at ovennævnte projekt godkendes, 2. at udbudsform godkendes, og 3. at udgiften finansieres af ovennævnte anlægsbevilling i 2012 på fra overførte driftsmidler fra 2011 samt af den afsatte pulje til funktionsændringer på idrætsområdet i 2013 på kr. Bilag Bilag 1: Plantegning, styrketræningslokale Relateret behandling Byrådet , Punkt 89 (Åben) 10

12 123. Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets anlægsprojekter 2013, igangsætning Gennemgang af sagen Der skal årligt efter budgetvedtagelsen fremlægges en sag, hvor fagudvalget kan fastlægge, hvilke anlægsprojekter, der konkret skal forelægges til beslutning i udvalget, inden arbejdet sættes i gang. Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets investeringsoversigt for 2012 omfatter følgende projekter: IT på biblioteksområdet kr. Nøglesystem biblioteker kr. Pulje til funktionsændringer på idrætsområdet kr. (Jvf. Punkt 122 i nærværende dagsorden). Der er givet anlægsbevilling til alle tre projekter ved budgetvedtagelsen. Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, 1. at der forelægges en sag i Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets møde i januar 2013, hvor rammerne for indførelse af nøglesystem på bibliotekerne beskrives. 11

13 124. Kultur-, Fritids- og Idrætspolitik og Folkeoplysningspolitik Kommende behandlingsforløb Økonomiudvalget Gennemgang af sagen Kultur-, Fritids og Idrætsudvalget besluttede , Punkt 8, at igangsætte proces for forslag til ny Kultur-, Fritids- og Idrætspolitik og Folkeoplysningspolitik Børne- og Kulturforvaltningen har efterfølgende udarbejdet forslag til Gladsaxe Kommunes Kultur-, Fritids- og Idrætspolitik og Folkeoplysningspolitik , som Kultur-, Fritids og Idrætsudvalget besluttede at sende i høring , Punkt 96. I høringsperioden har der været afholdt et offentligt høringsmøde for alle interesserede. Der er indkommet ni høringssvar, Bilag 1. Foruden oversigt over samtlige høringssvar vedlægges en oversigt over høringssvarene, som inkluderer Børne- og Kulturforvaltningens vurdering af deres konsekvens for politikken, Bilag 2. Bilaget inkluderer endvidere borgernes bemærkninger fra høringsmødet. Høringssvarene udtrykker generel stor tilfredshed med processen og forslaget til ny Kultur-, Fritids- og Idrætspolitik og Folkeoplysningspolitik Høringssvarene har betydet, at der er foretaget en række sproglige præciseringer i forslag til Kultur-, Fritids- og Idrætspolitik og Folkeoplysningspolitik Ændringerne fremstår med rød skrift, Bilag 3. For at lette læsningen, har Børne- og Kulturforvaltningen endvidere udarbejdet en version, hvor alle rettelserne er inkorporerede, Bilag 4. Rettelserne fremgår endvidere af gladsaxe.dk/fritidsliv, hvor ændringerne også er markeret med rødt. Udover de kommentarer fra høringssvarene, som Børne- og Kulturforvaltningen vurderer giver anledning ændringer, er der særligt to emner, som der er fokus på i en del af høringssvarene: 1) Hvordan politikken skal udmøntes. Herunder inddragelse og samarbejde med interessenter og evalue- 12

14 ring/opfølgning på politikken 2) Modernisering af faciliteter og anlæg og bedre adgang til lokaler. Udmøntning af politikken I tilknytning til udmøntning af politikken opfordres der i flere høringssvar til, at der sikres en løbende sparring og samarbejde mellem de forskellige interessenter på kultur-, fritids- og idrætsområdet. Børne- og Kulturforvaltningen ser dette som en positiv tilkendegivelse af, at det gode samarbejde i forbindelse med formuleringen af politikken skal fortsætte, når politikken skal omsættes til konkrete handlinger og aktiviteter. Børne- og Kulturforvaltningen udarbejder en samlet plan for, hvordan den endelige politik skal udmøntes, herunder hvordan interessenter bliver inddraget, og hvordan politikken skal evalueres. Planen forelægges Kultur-, Fritids og Idrætsudvalget i februar måned. Faciliteter og anlæg En del høringssvar efterspørger mere moderne og tidssvarende faciliteter og anlæg samt bedre adgang til lokaler. I politikken under indsatsområdet, En grøn by med kreative og aktive byrum, står, at vi stræber efter gode rammer og faciliteter [ ]. Endvidere anerkender politikken, at fysiske rammer er vigtige i afsnittet omkring de fysiske rammer: Tidssvarende lokaler er vigtige for et aktivt og mangfoldigt fritidsliv. Området er således allerede et opmærksomhedspunkt. Børneog Kulturforvaltningen vurderer derfor, at den udtrykte bekymring ikke giver anledning til ændringer i selve politikken. Ønsker til modernisering m.v. vil naturligt indgå dels i udmøntning af midler i funktionsændringspuljen på idrætsområdet, dels i den samlede prioritering af anlægsmidler i forbindelse med de årlige budgetforhandlinger. Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, 1. at Kultur-, Fritids- og Idrætspolitik og Folkeoplysningspolitik , med de foreslåede ændringer, godkendes. 13

15 Bilag Bilag 1: Samlet høringssvar vedrørende Kultur-, Fritids- og Idrætspolitik og Folkeoplysningspolitik Bilag 2: Oversigt og vurdering af høringssvar Bilag 3: Udkast til Kultur-, Fritids- og Idrætspolitik og Folkeoplysningspolitik Med markerede rettelser Bilag 4: Udkast til Kultur-, Fritids- og Idrætspolitik og Folkeoplysningspolitik Uden markerede rettelser Relateret behandling Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget , Punkt 96 (Åben) Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget , Punkt 8 (Åben) 14

16 125. Udkast til ny Frivilligpolitik, høring i Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Gennemgang af sagen Økonomiudvalget besluttede , Punkt 247, at sende forslaget til frivilligpolitikken, herunder forslag til spilleregler, i høring i fagudvalg, foreninger, råd m.fl. Baggrund Økonomiudvalget vedtog , Punkt 236, kommissoriet for udarbejdelsen af Byrådets nye tværgående frivilligpolitik for Gladsaxe Kommune, som skal afløse den nuværende Gladsaxe Kommunes frivillighedspolitik for det sociale område (Forebyggelses-, Sundheds-, og Handicapudvalget , Punkt 58). Børne- og Kulturforvaltningen, By- og Miljøforvaltningen og Social- og Sundhedsforvaltningen har udarbejdet forslag til Gladsaxe Kommunes frivilligpolitik , jf. bilag 1. Politikken sætter rammen for kommunens indsats og udvikling af nye tiltag på frivilligområdet. Frivilligpolitikkens indhold Formålet med frivilligpolitikken er at få et fælles tværgående udgangspunkt i kommunen til et styrket samarbejde mellem kommunen og de frivillige. Frivilligpolitikken har fokus på den fortsatte støtte og opbakning til kommunens rige kultur-, fritids- og idrætsliv, administration af den lovpligtige støtte og ikke mindst understøttelse af de frivillige foreninger. Frivilligpolitikken skal desuden understøtte inddragelsen af frivillige i kommunens opgaveløsning. Frivilligpolitikken bygger på en vision om, at: Gladsaxe vil være kendt for at være en kommune, der i særlig grad styrker og understøtter det frivillige engagement. Til at målrette arbejdet med at indfri visionen er der formuleret tre værdier: Vi gør det nemt at involvere sig! Vi værdsætter den frivillige indsats! Vi går nye veje! Til de tre værdier er knyttet en række indsatser, der udmønter frivilligpolitikken, blandt andet frivilligportal, inddragelse af frivilli- 15

17 ge på de lokale arbejdssteder, tværgående frivilligløft i ét lokalområde o.a. Frivilligpolitikken sætter nogle ambitiøse pejlemærker for udviklingen af kommunens samlede, tværgående indsats på frivilligområdet. Målet er at understøtte de frivillige foreninger og styrke de frivillige kræfter på alle områder, at spørge flere borgere, om de kunne tænke sig at gøre en frivillig indsats, at finde nye måder at samarbejde med frivillige og inddrage frivillige i kommunens opgaveløsning. Udmøntningen af frivilligpolitikken hviler på, at kommunen har myndighedsansvaret for alle kommunale opgaver, og at kommunen ikke overtager forpligtelser fra frivillige, såfremt en indsats ikke længere kan opretholdes ved de frivilliges arbejde. Yderligere forslag, der bidrager til frivilligpolitikkens udmøntning Ud over frivilligpolitikken foreslås desuden: 1. Indførelse af spilleregler for samarbejde mellem kommunen og de frivillige, jf. bilag 2 2. Gennemsyn af retningslinjer for tilskud, jf. bilag 3 3. Oprettelse af pulje på kr. til udmøntning af frivilligpolitikken, jf. bilag 4 Desuden sammensættes et tværgående frivilligteam af medarbejdere til at styrke kommunens arbejde på frivilligområdet og iværksætte frivilligpolitikkens indsatser, jf. bilag 5. Inddragelse og høring Repræsentanter for foreninger, råd, boligselskaber, fagforeninger o.a. har indgået i arbejdet med politikken. Der har været afholdt to møder i følgegruppen. Der har desuden været afholdt en workshop for Byrådet med godt 100 deltagere fra foreninger, klubber, råd, fagforeninger o.a., som har bidraget til politikken. Forslag til frivilligpolitik og til spilleregler sendes i høring hos fagudvalgene samt hos alle interessenter, jf. bilag 6. Høringen finder sted fra til Derudover sendes forslag til spilleregler i høring sammen med frivilligpolitikken, da spillereglerne vedrører de kommunale arbejdspladsers samarbejde med foreningerne. Forslag til frivilligpolitikken og høringssvar forelægges Byrådet Status på udmøntning af politikken forelægges Byrådet primo

18 Økonomi Der oprettes en pulje på kr. til udmøntning af frivilligpolitikken, jf. bilag 4. Puljemidlerne finansieres af de samlede tilskuds- og støttemidler på 10,8 mio. kr., som Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget (Folkeoplysningsudvalget), Seniorudvalget og Forebyggelses-, Sundheds- og Handicapudvalget administrerer. Børne- og Kulturforvaltningen forelægger sagen til drøftelse med henblik på eventuel afgivelse af høringssvar til Byrådet. Bilag Bilag 1: Udkast til frivilligpolitik Bilag 2: Spilleregler for samarbejdet Bilag 3: Retningslinjer for tilskud Bilag 4: Pulje til udmøntning Bilag 5: Administrativ organisering Bilag 6: Høringsliste Relateret behandling Økonomiudvalget , Punkt 247 (Åben) Økonomiudvalget , Punkt 236 (Åben) 17

19 126. Budgetopfølgning for 3. kvartal 2012, Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Kommende behandlingsforløb Økonomiudvalget Gennemgang af sagen Budgetopfølgningen omfatter driftsudgifter, herunder servicerammen, samt anlægsudgifter. Driftsbudget og serviceramme Budgetrammer, forbrug/regnskab, forventet forbrug hele året samt forventede afvigelser til budgetrammer fremgår af tabellen nedenfor. Budgetopfølgning, nettodriftsudgifter, 3. kvartal 2012, mio. kr. Bevilling 01 Fælles formål Vedtaget Budget Korriger. Budget Forbrug 3. kvt Forventet forbrug Hele 2012 Forskel Vedtaget budget Forskel Korrig. budget 6,2 10,4 5,8 8,9-2,7 1,5 02 Biblioteker 47,9 49,5 35,7 48,5-0,6 1,0 03 Kunst og Kultur 04 Idrætsanlæg 3,7 3,4 2,0 2,8 0,9 0,6 32,7 32,8 23,7 33,3-0,6-0,5 05 Fritid 12,6 12,8 9,7 12,6 0,0 0,2 06 Folkeoplysning 17,6 18,5 12,9 17,9-0,3 0,6 KFIU i alt 120,7 127,4 89,8 124,0-3,3 3,4 Note: Forskel angives som mindre- (+) / merforbrug (-) Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets vedtagne budget er 120,7 mio. kr. Forbruget på driften efter 3. kvartal udgør 89,8 mio. kr. Samlet set forventer Børne- og Kulturforvaltningen et merforbrug i forhold til det vedtagne budget på 3,3 mio. kr. og et mindreforbrug på 3,4 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Servicerammen udgøres af samtlige driftsudgifter fratrukket udgifter på området for indkomstoverførsler og på forsyningsområdet. 18

20 På Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets område er der kun servicerammeudgifter. Udvikling fra 1. kvartal til 3. kvartal i skønnet for udvalgets forbrug vedrørende servicerammen (vedtaget budget) fremgår af nedenstående tabel. Udvikling i forventning til årets forbrug, servicerammen, mio. kr. Serviceramme Forventet forbrug Første kvartal Forventet forbrug Andet kvartal Forventet forbrug Tredje kvartal 120,7 120,8 124,6 124,0 I forhold til servicerammen forventes der et merforbrug på 3,3 mio. kr. I forhold til forventningen ved halvårsregnskabet er merforbruget på 3,9 mio. kr. nu reduceret til 3,3 mio. kr. Ændringen skyldes, at der på Folkeoplysningsområdet forventes et merforbrug på 0,3 mio. kr. mod 0,9 mio. kr. ved halvårsregnskabet. 2,9 mio. kr. af overførslerne fra sidste år er flyttet fra drift til anlæg, jvf. Byrådet , Punkt 89. Nedenfor er de enkelte områder kommenteret. Mere detaljerede tal for de enkelte bevillinger fremgår af bilag 1. Fælles formål Budgetområdet omfatter Fælles formål, Priser, Kultur og Fritid og Idræt. Forbruget til og med 3. kvartal 2012 kan opgøres til 5,8 mio. kr. svarende til 93,55 pct. af det vedtagne budget. Området forventes at have et merforbrug i forhold til det vedtagne budget på 2,7 mio. kr., hvilket skyldes, at den primære del af overførslerne fra 2011 er overført til dette område med tilhørende forbrug. I forhold til det korrigerede budget forventes et mindreforbrug på 1,5 mio. kr. Mindreforbruget skyldes, at der er afsat en buffer på 0,5 mio. kr. i forhold til et forventet merforbrug i 2012 på Gladsaxe Sportscenter, og en mindre buffer til området generelt. Samtidig er Telefonfabrikkens andel af udgiften til udskiftning af ovenlysvinduer (0,9 mio. kr.) placeret her, jf. Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget, , Punkt

21 Biblioteker Området omfatter Bibliotek og Biografdrift. Forbruget til og med 3. kvartal 2012 kan opgøres til 35,7 mio. kr. svarende til 74,53 pct. af det vedtagne budget. Biblioteket har overført 0,7 mio. kr. til forbedring af Bibliografens drift. Biblioteket forventer at oparbejde en buffer på 1,0 mio. kr. ved årets udgang. Samlet forventes et merforbrug i forhold til vedtagne budget på 0,6 mio. kr. og et mindreforbrug på 1,0 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Kunst og Kultur Området omfatter Kulturelle aktiviteter, Kunstindkøb, Kulturelle udviklingsmidler, Teaterforestillinger, koncerter mv. og Kulturbygninger. Forbruget til og med 3. kvartal 2012 kan opgøres til 2,0 mio. kr. svarende til 54,05 pct. af det vedtagne budget. På området forventes et mindreforbrug på 0,9 mio. kr. i forhold til det vedtagne budget og 0,6 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Idræt Området omfatter Idrætsanlæg og Idrætsklubber. Forbruget til og med 3. kvartal 2012 kan opgøres til 23,7 mio. kr. svarende til 72,48 pct. af det vedtagne budget. Gladsaxe Sportscenter afvikler i 2012 yderligere af merforbruget fra Sportscentret må i 2012 maksimalt komme ud med et merforbrug på 0,5 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget, jf. handleplanen. Regnskabsresultatet for Sportscentret i 2011 var et merforbrug på 0,9 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Forventningerne på Idræt er et merforbrug på 0,6 mio. kr. i forhold til det vedtagne budget og et merforbrug på 0,5 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Fritid Området omfatter Musik- og Billedskole og Fritids- og foreningshuse. Forbruget til og med 3. kvartal 2012 kan opgøres til 9,7 mio. kr. svarende til 76,98 pct. af det vedtagne budget. 20

22 Gladsaxe Musik- og Billedskole forventes at have et merforbrug i forhold til vedtaget budget på 0,2 mio. kr., svarende til overførslen fra 2011 til Telefonfabrikken forventes at have et mindreforbrug på 0,2 mio. kr. i forhold til vedtaget budget og 0,2 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Overførslen fra 2011 på 0,9 mio. kr. er reserveret til udskiftning af ovenlysvinduer, og overført til en central konto under Fælles formål På området forventes, at forbruget går i nul i forhold til det vedtagne budget og et mindreforbrug på 0,2 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Folkeoplysning Området omfatter Initiativpuljen, Aftenskoler, Foreninger og Lokaler. Forbruget til og med 3. kvartal 2012 kan opgøres til 12,9 mio. kr. svarende til 73,30 pct. af det vedtagne budget. På området forventes et merforbrug på 0,3 mio. kr. i forhold til det vedtagne budget og et mindreforbrug på 0,6 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. Forventningerne om et merforbrug ved halvårsregnskabet på 0,9 mio. kr. er nu reduceret med 0,6 mio. kr. i forhold til det vedtagne budget. Anlæg Vedtagne anlægsprojekter i 2012 samt tidsplan blev forelagt Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget , Punkt 103. En oversigt over opfølgningen på anlægsudgifter for Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget fremgår af nedenstående tabel. Budgetopfølgning 3.kvt. 2012, nettoanlægsudgifter, mio. kr. Vedtaget budget Korrigeret Budget Opfølgning 3.kvt Forventet forbrug Hele 2012 Forskel Vedtaget budget Forskel Korrigeret budget Oversigten viser, at det vedtagne budget for nettoanlægsudgifterne på Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets område på i alt 1,4 mio. kr. Budgetopfølgning 3. kvartal 2012 udgør -2,6 mio. kr. Samlet set forventer forvaltningen et merforbrug i forhold til det vedtagne budget på 2,9 mio. kr. og på 0,9 mio. kr. i forhold til det korrigerede budget. 21

23 Afvigelsen i forhold til det vedtagne budget skyldes først og fremmest, at der i 2012 afholdes udgifter i forhold til anlægsprojekter, hvor bevilling er givet i tidligere år, bl.a. køb af Bagsværd Fort, rensning af forurenet jord på fortgrunden, opgradering af I/S Rostadion, opførelse af Gyngemosehallen samt renovering af sal 2 i Bibliografen. En oversigt over de enkelte anlægsprojekter med vedtaget budget, korrigeret budget, budgetopfølgning 3. kvartal 2012 samt forventet forbrug i hele 2012 fremgår af bilag 2. Opfølgning på mål og resultatkrav for 2012 På Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets område er der ingen resultatkrav, der følges op på ved 3. kvartal. Der gennemføres undersøgelse om Brugertilfredshed med aktivitetshuse og idrætsanlæg i 4. kvartal. Tillægsbevilling Enghavegård Skoles brug af boldsale og gymnastiksal er flyttet fra Blaagaard/KDAS til Gyngemosehallen. Den frigjorte lejeudgift, som for 2012 udgør kr., flyttes fra Børne- og Undervisningsudvalget til Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget. Tillægsbevillingen skal behandles i Økonomiudvalget. Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, 1. at budgetopfølgningen tages til efterretning, og 2. at den frigjorte lejeudgift på kr. flyttes fra Børne- og Undervisningsudvalget til Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget. Bilag Bilag 1: Opfølgning, 3. kvartal 2012, nettodriftsudgifter Bilag 2: Budgetopfølgning 3. kvartal 2012, anlæg Relateret behandling Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget , Punkt 103 (Åben) Byrådet , Punkt 89 (Åben) 22

24 127. Igangsættelse af undersøgelse af Robert Jacobsens skulpturer i Gladsaxe. Gennemgang af sagen Børne- og Kulturforvaltningen foreslår, at der igangsættes en undersøgelse af udvalgte Robert Jacobsen skulpturer i Gladsaxe Kommune. I anledning af 100 året for Robert Jacobsens fødsel arrangerede Gladsaxe Hovedbibliotek en cykeltur rundt til udvalgte Robert Jacobsen skulpturer i kommunen. Cykelturen var velbesøgt, men tydeliggjorde samtidig at Robert Jacobsen skulpturerne bør gennemgå en tilstandsvurdering. Børne- og Kulturforvaltningen har efterfølgende udarbejdet et notat med oversigt over skulpturernes nuværende placering og umiddelbare tilstand, bilag 1. Børne- og Kulturforvaltningen har rettet henvendelse til Nationalmuseets Bevaringsafdeling og fået et tilbud på, hvad det vil koste at lave en tilstandsrapport for de Robert Jacobsen skulpturer, som står ude i det offentlige rum. Nationalmuseets Bevaringsafdeling har tilbudt at udarbejde en rapport for kr. Denne rapport vil kunne indgå i grundlaget for efterfølgende overvejelser om tilbud på restaurering, vedligeholdelse og fremtidig placering af de enkelte skulpturer. Rapporten vil blive finansieret af Kulturpuljen. Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, 1. at der igangsættes en undersøgelse af tilstanden af udvalgte Robert Jacobsen skulpturer i Gladsaxe Kommune. Bilag Bilag 1: Oversigt over Robert Jacobsen skulpturer i Gladsaxe 23

25 Meddelelsessager 128. Meddelelse: Kulturaftaler i Region Hovedstaden 2012 Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget tiltrådte , Punkt 93 Gladsaxe Kommunes deltagelse i de regionale kulturaftaler med projekterne: Kreative Børn K.O.M.O.N. (også kaldt Kulturens Motionsdag) Teaterbattle Kulturaftalerne blev underskrevet og gælder for perioden Kulturaftalerne er indgået mellem 26 kommuner, Region Hovedstaden og Kulturministeriet og benævnes KulturMetropolØresund. Den samlede projektfinansiering for er som følger: Kommunal/Regional finansiering: kr. Statslig finansiering: kr. Gladsaxe Kommune betaler årligt kr. til henholdsvis Kreative Børn og Kulturens Motionsdag (i alt kr). Gladsaxe Kommune betaler endvidere kr. for deltagelse i Teaterbattle i årene 2012 og Herefter vil budget for Teaterbattle blive genforhandlet. Kulturaftalerne har nu fungeret formelt i otte måneder og sekretariatet for samarbejdet har udarbejdet en overordnet status over de projekter, Gladsaxe Kommune samarbejder omkring, Bilag 1. Børne- og Kulturforvaltningen har herudover udarbejdet et notat, der nærmere beskriver, hvordan projekterne er forløbet i Gladsaxe Kommune, Bilag 2. Overordnet status Sekretariatet for kulturaftalerne oplever, at kulturaftalerne er modtaget med stor interesse og ønsker om samarbejde på strategisk og praktisk niveau. Kulturministeriet signalerer interesse for tilknytningen af flere samarbejdsområder, og flere af landets andre kulturaftaler har udtrykt interesse i at etablere tværnationale samarbejdsrelationer. Endelig ser WOCO (Wonderful Copenhagen), Øresundskomiteen og Region Skåne samarbejdet som en naturlig samarbejdspartner. Aftalegrundlaget indeholder en rammebeskrivelse af aftalens projekter. Første halvår har været præget af etablering af det konkrete projektsamarbejde, og der pågår et løbende arbejde med at konkretisere og tilpasse aktiviteter i projekterne. 24

26 I flere af projekterne er det en udfordring for projektlederne at balancere forholdet mellem den kommunale værdi og den regionale satsning, som samarbejdet er udtryk for, ligesom der opleves en forskellighed i forankringen af projekterne i de enkelte kommuner. Det er sekretariatets vurdering, at sådanne udfordringer er naturlige i et så nyt men også komplekst samarbejde med mange interessenter. Begge emner har høj prioritet i følgegruppen. Økonomi & styring Samtlige midler for 2012 er sendt ud til aftalens projekter med medfølgende regnskabsinstruks og fælles budgetskabelon. Der er lagt budgetter for alle projekter efter fælles budgetskabelon. Alle projektledere vurderer, at projekterne holder budgetterne. Det videre samarbejde årets kulturkonference Som en hjørnesten i samarbejdet mødes kulturudvalgsmedlemmerne/politikerne fra de deltagende kommuner til den årlige kulturkonference. I år afholdes denne med temaet Partnerskaber på kulturområdet. Bilag Bilag 1: KulturMetropolØresund status 2012 Bilag 2: Status for Kulturaftaleprojekter i Gladsaxe Kommune Relateret behandling Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget , Punkt 93 (Åben) 25

27 129. Meddelelse: Procedure ved modtagelse af flygtninge i Børne- og Kulturforvaltningen. Nye flygtningekvoter for 2012 Gladsaxe Kommune har i gennem flere år ikke modtaget flygtninge, som følge af de statsligt fastsatte kommunekvoter. Dette er ændret i år, hvor kommunen skal modtage 23 flygtninge, hvilket følger af brev fra Udlændingeservice. Det forventes, at nogle af disse flygtninge er familier med børn. Børne- og Kulturforvaltningen har på denne baggrund udarbejdet et modtageprogram for flygtninge, der har til formål at sikre en koordineret indsats mellem Børne- og Kulturforvaltningens fagområder ved en flygtnings ankomst til kommunen. Modtagelsen af flygtningene Organisatorisk ligger ansvaret for koordineringen omkring nyankomne flygtninge i Arbejdsmarkedsafdelingens ydelsesenhed. Som led i modtageprogrammet er der udnævnt en til to ressourcepersoner i hver af Børne- og Kulturforvaltningens fagområder. Det er Arbejdsmarkedsafdelingens ansvar at orientere og indkalde ressourcepersonerne til et velkomstmøde for den nyankomne flygtning, så snart dennes ankomst til Gladsaxe Kommune er kendt. Ressourcepersonerne vurderer selv, hvorvidt deres deltagelse er relevant. - Pladsanvisningen deltager i et velkomstmøde med familien, hvis der er børn i alderen 0-6 år. - Sundhedsplejen deltager i et velkomstmøde med familien, hvis der er børn i alderen 0-16 år. - Skoleafdelingen afholder et indledende møde med familier med børn om at være tosproget barn, hvor information om barnets/børnenes tidligere skolegang desuden afklares. Skoleafdelingen tager efterfølgende kontakt til distriktsskolen, og denne aftaler derefter det første møde med familien. - Kultur, fritid og idræt orienterer via foreningsguiderne familierne om kommunes fritidstilbud og muligheden for et idrætspas, når familien er faldet på plads. - Familieafdelingens deltagelse afhænger af den aktuelle situation omkring børnene. Såfremt der i overdragelsespapirerne fra asylcentret ikke er udtryk specifik bekymring for børnene eller for forældrenes forældrekompetencer afventer Familieafdelingens rådgivere en eventuel henvendelse fra børnenes dagtilbud eller skole. - Gladsaxes Kommunale børne- og ungdomstandpleje modtager automatisk besked om nye børn og unge i alderen 0-18 år, som har folkeregisteradresse i kommunen. 26

28 På velkomstmødet tilknyttes den enkelte flygtning/familie en mentor fra Jobcentret, som primært støtter forældrene omkring praktiske ting samt kontrakten til jobcentret. Børne- og Kulturforvaltningens modtageprogram for flygtninge i Gladsaxe Kommune, med uddybning af fagområdernes ansvar og ressourcepersoner, er beskrevet i bilag 1. Bilag Bilag 1: Modtagelse af flygtninge i Gladsaxe - sådan gør BKF 27

29 130. Meddelelse: Aktivitetsoversigt 2012 Oversigt over relevante aktiviteter vedlægges til udvalgets medlemmer. Oversigten er et udvalg af de mange arrangementer, som foregår inden for kultur-, fritids- og idrætsområdet. 28

30 131. Meddelelser fra mødet 29

31 Mødet hævet kl.: Katrine Skov Tom Vang Knudsen Ole Skrald Rasmussen Gunnar Svendsen Thomas Monberg Lars Abel Kim Wessel-Tolvig 30