INDKALDELSE TIL ORGANISATIONSBESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Sønderborg Andelsboligforening Bygtoften 2, 6400 Sønderborg Tlf.: Mail: INDKALDELSE TIL ORGANISATIONSBESTYRELSESMØDE Mødet holdes tirsdag den 1. november 2016 kl på Bygtoften 4, med følgende dagsorden: 1. Organisation: a) Godkendelse af protokol fra den 5. september 2016 b) Foreningsanliggender c) Bestyrelsesanliggender 1.c.7. Nødoverløb Tøtmose bassin 1.c.8 Ordinære afdelingsmøder c.13 Boligforeningsapp d) Medlemsanliggender 2. Økonomi: a) Budgetkontrol organisationen b) Landsbyggefondsmidler c) Dispositionsfonden 3. Afdelingerne: a) Renoverings-/ byggeskadesager b) Beboeranliggender c) Afdelingsanliggender 4. Administrationen: a) Personaleforhold administrationen, lukket punkt b) Personaleforhold ejendomsfunktionærområdet, lukket punkt c) Håndværkergården, lukket punkt 5. Efterretningssager: a) Ventelister - statistik b) Udlejning statistik c) Restancer m.v. statistik d) Udsættelser e) Totalt anvist husleje f) Intrum Justitia - statistik g) Orientering fra nedsatte udvalg h) BL informerer, klik her i) LBF informerer, klik her (B) (O) (D) (B) (O) (B) (O) (O) (B) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 6. Næste møde: Emner til næste møde, der holdes den 10. januar 2017 Mødeplan (B) (O) * 7. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med * Egevej 9, 6200 Aabenraa, Tlf: salus@salus-bolig.dk

2 Bilag 1 b 1 Organisation 1.b Foreningsanliggender 1.b.1 SALUS Orientering v/vivian Engelbredt 1.b.2 8. Kreds Orientering v/vivian Engelbredt 1.b.3 Kontaktudvalg Sønderborg Der har været afholdt møde den 28. september 2016 hos B42. Referat er endnu ikke udfærdiget 1.b.4 Sønderborg Fjernvarme Generel orientering v/frank Neidhardt 1.b.5 Syd Energi Generel orientering v/frank Neidhardt 1.b.6 Sønderborg Forsyning Generel orientering v/frank Neidhardt

3 Bilag 1 c 1 Organisation 1.c Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Evaluering af målsætninger Checkliste se bilag Henlæggelser i afdelingen se bilag Underskriftsforhold se bilag Likviditetsstyring se bilag Betaling af regninger se bilag Personaleforhold se bilag Beboerrådgiverordning Beboerhenvendelser se bilag Information se bilag Åbningstider se bilag 1.c.2 Handlingsplan * Fokus på udlejningen * Fremtidssikring af boligerne * Bestyrelsens måde at arbejde på * Det digitale afdelingsmøde 1.c.3 Midler til tomgangsboliger Ordningen evalueres når beløbssummen på kr er brugt. 1.c.4 Etablering af gæsteværelser i fjernarkiv GK mødes med LW torsdag i uge 43 hvor der kigges på hvad der skal smides væk og hvad der skal på nyt arkiv. Herefter vil GK bestille HVG til at hjælpe med det der skal på nyt arkiv og et firma til at afhente det som skal bortskaffes. GK forventer at afslutte det hele inden udgangen af året. 1.c.5 Lejlighedsplaner GK har udarbejdet en liste over de lejligheder der mangler plantegninger. Det er 27 forskellige typer af plantegninger. BBM har talt med Børge Andersen på Bygtoften, og Børge har lovet, at de manglende tegninger er klar inden han fratræder sin stilling først i 2017.

4 1.c.6 Sammenlægning af afdelinger 1.c.7 Nødoverløb Tøtmose bassin Pris for nødoverløbsledning - Se særskilt bilag. 1.c.8 Ordinære afdelingsmøder 2017 Oversigt over de ordinære afdelingsmøder i Se særskilt bilag. 1.c.9 Klima & Energistrategi Skal SAB få pris på tilsvarende (B42). Se særskilt bilag. 1.c.10 Evaluering af Afdelingsbestyrelsesseminar 2016 Afholdt oktober 2016 på Trinity Hotel og Konferencecenter i Fredericia. Evalueringsskema udsendt den 18. oktober Vivian har aftalt med chaufføren ved busselskabet, at de ved bestilling skriver "Ingen øl i bussen", så de husker det. Gitte har kontaktet GF Busser og aftalt det samme. 1.c.11 Ungdomsboliger Drøftelse af målgruppe. 1.c.12 Ny Webzone Gennemgang af den nye Webzone2 1.c.13 BoligforeningsApp BL Vores bolig Se særskilt bilag.

5 Bilag 1 c 1 1 Checkliste over arbejdshandlinger/materiale til brug ved evaluering/revision af målsætninger Målsætninger: Beslutningstager / ansvarlig Ansvar for udførelse Ansvar for opfølgning Evaluering - rapportering: Interval Henlæggelser i afdelingen ORG - AFD TA - ADM TA - ADM Markvandringsrapport m.v. 1 gang årligt / november Underskriftsforhold REP - ORG TA - ADM TA - ADM Ingen 1 gang årligt / november Likviditetsstyring ORG - DIR DIR - ADM DIR - ADM rapportering fra PM 1 gang årligt / november Betaling af regninger ORG TA - ADM TA - ADM >2% skal rapporteres 1 gang årligt / november Personale ORG - DIR TA TA evaluering - benchmarking 1 gang årligt / november Beboerrådgiverordning ORG - AFD Ingen 1 gang årligt / november

6 Beboerhenvendelser ORG TA - SEK - UDL TA - SEK - UDL rapportering 1 gang årligt / oktober Information REP - ORG SEK - ADM SEK - ADM evaluering 1 gang årligt / oktober Åbningstider ORG DIR - SEK - ADM DIR - SEK - ADM rapportering 1 gang årligt / oktober

7 Bilag 1 c 1 2 Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Økonomiafdelingen Hovedtema: Økonomi Emne: Status: Henlæggelser i afdelingen Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen Henlæggelserne i den enkelte afdeling skal have et niveau, der til enhver tid imødegår vedligeholdelsesplanens økonomiske behov for de enkelte bygningsdele. Endemålet er derudover at have en kapitalreserve som svarer til 3 års henlæggelser for afdelingen. Handlingsplan - hvordan gør vi? Med grundlag i en ajourført tilstandsregistrering, udarbejdes der en vedligeholdelsesplan gældende for de enkelte bygningsdeles levetid, så det samlede nødvendige kapitalbehov for afdelingens henlæggelser kan opgøres. Vedligeholdelsesplanen skal tage højde for, at der er opnået en kapital-reserve svarende til 3 års henlæggelser. Oplægget fra Teknisk Afdeling skal være klar forud for budgetlægningen. Arbejdsredskaber: Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Andet: Markvandringer - vedligeholdelsesplanerne - fremtidssikringsrapporter - energirapporter. Målinger: Side 1

8 Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigt Evaluering - rapportering: Markvandringer - vedligeholdelsesplanerne - fremtidssikringsrapporter - energirapporter. Senest redigeret: Side 2

9 Bilag 1 c 1 3 Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Økonomiafdelingen Hovedtema: Økonomi Emne: Status: Underskriftsforhold Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen Sønderborg Andelsboligforenings mål er, at der ikke igangsættes eller gives accept af aktiviteter uden de fornødne beslutninger fra den eller de respektive kompetente personer/organer. Med hensyn til rekvirering af håndværkere og varer hos leverandører skal det ved anvendelse af rekvisitioner sikres, at arbejdet / varerne er godkendt af den eller de budgetansvarlige, før de er bestilt eller indkøbt, og der ikke igangsættes arbejder udover det bestilte. Sønderborg Andelsboligforenings tegningsregler ifølge foreningens vedtægter skal overholdes. Handlingsplan - hvordan gør vi? Rekvisitionssystem skal opretholdes. Prokura Over for boligorganisationens bank- og postgiroforbindelse meddeles følgende prokura-fuldmagt: A - fuldmagt: Formand/næstformand, forretningsfører, administrationschef og teknisk chef. Indehaveren af en A-fuldmagt kan disponere såvel sammen Side 1

10 med andre indehavere af A-fuldmagt som sammen med indehavere af B-fuldmagt. B - fuldmagt: Ansatte i bogholderiet. Indehaveren af en B-fuldmagt kan disponere sammen med indehavere af A-fuldmagt. Derimod kan den pågældende ikke disponere sammen med andre indehavere af B-fuldmagt. Pkt. 1. For rekvisition af vedligeholdelsesarbejder og anskaffelser gælder følgende bemyndigelse: ü Ejendomsfunktionærer op til kr ü Inspektørassistenter op til kr ü Inspektører op til kr ü Afdelingsledere op til kr ü Forretningsfører op til kr ü Formand/næstformand over kr Bemyndigelse for Håndværkergården er fastlagt i særskilt forretningsorden. Når regler for udbudsformen ønskes ændret, skal dette godkendes af nærmeste foresatte inden iværksættelse. Det skal godkendes af nærmeste foresatte, inden der bestilles ekstraarbejder. Rejseafregninger for personale - bortset fra ordinær kørselsgodtgørelse - attesteres uanset beløb af forretningsfører. Rejseafregninger for folkevalgte attesteres uanset beløb af forretningsfører. Rejseafregninger for forretningsfører attesteres uanset beløb af formand eller næstformand. Pkt. 2 For attestation af vedligeholdelsesarbejder og anskaffelser samt af regninger ud over faste udgifter såsom ejendomsskatter, prioritetsudgifter m.v. gælder følgende bemyndigelse: Fakturabeløb under kr og afvigelse fra budgetteret beløb større end +/- kr attesteres til betaling af inspektørassistent. Fakturabeløb fra kr kr attesteres til betaling af inspektør. Fakturabeløb fra kr kr attesteres til betaling af afdelingsleder. Fakturabeløb fra kr kr attesteres til betaling af forretningsfører. Fakturabeløb fra kr og derover attesteres til betaling af formand/næstformand. Pkt. 3 For attestation ved de af hovedbestyrelsens godkendte Side 2

11 renoverings- og moderniseringsopgaver samt anlægs- og byggeopgaver gælder følgende: Inspektør/afdelingsleder med forretningsfører. Det er en forudsætning, at det godkendte budget ikke må overskrides. Personkredsen omhandlet af prokuraregler. Ejendomsfunktionærer i alle afdelinger Inspektørassistenterne Inspektørerne Bogholderiet Afdelingslederene Forretningsføreren Formanden Næstformanden Rekvisitioner underskrives af ejendomsmester. Ved ejendomsmesterens fravær kan varmemestrene rekvirere nødvendige arbejder under kr. Arbejder der ligger herover skal aftales med afdelingens inspektør. Arbejdsredskaber: Målinger: Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Evaluering - rapportering: Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Andet: Rekvisitioner. Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigt Eventuelle problemer/uregelmæssigheder skal rapporteres til Side 3

12 Senest redigeret: organisationsbestyrelsen. Side 4

13 Bilag 1 c 1 4 Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Økonomiafdelingen Hovedtema: Økonomi Emne: Status: Likviditetsstyring Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Handlingsplan - hvordan gør vi? Arbejdsredskaber: Målinger: Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen Vi ønsker, at likviditeten til enhver tid er placeret så fordelagtigt som muligt. De finansielle instrumenter, der harmonerer med lovgivningen på området, kan anvendes. Vi ønsker ingen tab på f.eks. tvivlsomme bankforretninger. Når der er overskydende likviditet, vurderer den daglige ledelse, om det er fordelagtigt at indskyde yderligere penge hos PM-samarbejdspartnerne, eller om der skal foretages aftaleindskud. Disse skal i givet fald placeres så der er betryggende sikkerhed for pengene og kun efter en undersøgelse af markedssatserne på pågældende tidspunkt. Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Andet: Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Ansvar for udførelse: Side 1

14 Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigt Evaluering - rapportering: Senest redigeret: Side 2

15 Bilag 1 c 1 5 Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Økonomiafdelingen Hovedtema: Økonomi Emne: Status: Betaling af regninger Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen Det skal sikres at håndværkeropgaver er kvalitetsmæssig i orden og at det udføres til den bedste mulige pris. Det skal ligeledes sikres at der er overensstemmelse mellem det bestilte håndværkerarbejde og det leverede arbejde. Alle fakturaer fra eksterne entreprenører, skal attesteres af mindst to personer, hvoraf den ene (rekvirenten )skal sikre, at arbejdet er udført efter rekvisitionen og den anden er budgetansvarlig. Fakturaer fra Håndværkergården behandles elektronisk jævnfør retningslinier herfor. Det skal ligeledes sikres at regningerne betales til tiden. Handlingsplan - hvordan gør vi? Sønderborg Andelsboligforening sørger for at have en opdateret håndværkerliste som kan benyttes af organisationen og afdelingerne, listen ajourføres en gang årligt. Vi vil primært benytte håndværkere som vil yde kredit i minimum 21 arbejdsdage. Regninger fra eksterne entreprenører, skal godkendes af inspektøren / rekvirenten og sendes til betaling i bogholderiet. Regninger indsendes så hurtigt som muligt til betaling, således Side 1

16 at betalingsfristerne overholdes. Med dette menes at de personer som modtager regningerne ikke må beholde regningerne mere end 10 dage før de sendes videre til betaling. For interne elektroniske fakturaer fra Håndværkergården gælder følgende særlige procedure: Ved rekvirering af et arbejde disponeres et skønnet beløb for arbejdets udførelse. Hvis fakturaen ligger inden for 10% i forhold til det disponerede beløb bogføres den elektronisk. Organisationsbestyrelsen fastsætter regler om, hvem der underskriver på boligselskabets vegne. Arbejdsredskaber: Forretningsgang, nr Andre skriftlige anvisninger: Andet: Målinger: Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Hvem ved valg af 'andre': Organisationsbestyrelsen / afdelingsbestyrelsen. Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigt Evaluering - rapportering: De årlige klager over for sent betaling, må ikke overstige 2% af antallet af ekspederede fakturaer. Senest redigeret: Side 2

17 Afrapportering for målsætning Sønderborg Andelsboligforening År: 2015 Målsætningspunkt: Målsætningsnavn: Betaling af regninger Der er ikke i 2015 registret klager over for sent betalte regninger. Målsætningen om at klagerne ikke må overstige 2% af de modtagne fakturaer er således overholdt. Udarbejdet d. 27. juli 2016 af: Bjarne Baun Madsen teknisk chef M:\G-Drev\0103. SAB\03. Bestyrelsen\05. Målsætninger\2015//betaling af regninger

18 Bilag 1 c 1 6 Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Direktionen Hovedtema: Organisation Emne: Status: Personale Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen Sønderborg Andelsboligforenings mål er, at have en personalepolitik som er fremadrettet og som sikrer, at der på den ene side sættes nogle rammer for det fælles virke og på den anden side, at bestyrelsens overordnede mål opfyldes. Personalepolitikken skal endvidere sikre, at boligorganisationen er et sted, hvor man gerne vil lægge sin arbejdsindsats, herunder at lønstrukturen er konkurrencedygtig sammenlignet med den øvrige branche, samt at medarbejderne kan matche det aktuelle kompetencebehov. Sønderborg Andelsboligforening følger den til enhver tid gældende mønsteroverenskomst forhandlet mellem Boligselskabernes Landsforening, BL og Ejendomsfunktionærernes Fagforening, ESL. Herudover ydes eventuelle tillæg i henhold til evt. indgåede lokalaftaler, forhandlet mellem parterne. Det skal sikres, at boligafdelingernes lønomkostninger afspejler en rationel drift, set i forhold til de enkelte afdelingers fastlagte serviceniveau. Det skal tilstræbes, at normeringen svarer til "normtallet" for landsgennemsnittet. Handlingsplan - hvordan gør vi? Mønsteroverenskomsten overholdes, såvel som indgåede lokalaftaler. Side 1

19 Lokalaftaler kan genforhandles når resultat af en eventuel genforhandling af mønsteroverenskomsten foreligger. Der forhandles ikke indenfor overenskomstperioden. Der gennemføres hvert år en medarbejderudviklingsssamtaler, som bl.a. danner udgangspunkt for medarbejdernes ønsker til uddannelse m.m. (MUS)(herunder evt. tilfredshedsundersøgelse). Personalepolitikken, forskellige instrukser og personalegoder fremgår af personalehåndbogen Afdelingsbestyrelserne høres hvert 5. år, (første gang i 2015 ) om deres vurdering af service og ydelse, før medarbejdersamtalerne afholdes. Der lægges vægt på følgende: Det fysiske helhedsindtryk i afdelingerne. Kvaliteten i det udførte arbejde. Afdelingsbestyrelsernes tilfredshed med det udførte arbejde. Økonomien i ordningen. Personalepolitikken drøftes minimum en gang årligt i HSU (HovedSamarbejdsUdvalget). Arbejdsredskaber: Målinger: Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Evaluering - rapportering: Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Overenskomster - lokalaftaler Andet: Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigt Evaluering på de årlige personalesamtaler og i Side 2

20 Senest redigeret: tilfredshedsmålinger, som gennemføres blandt de pågældende afdelingsbestyrelser umiddelbart før de årlige MUS-samtaler med ejendomsfunktionærerne. Rapportering til organisationsbestyrelsen sker årligt efter afholdte personalesamtaler med hensyn til organisatoriske forhold. Der bencmarkes på konto 114 og 115, samt i forhold til normeringen og lønniveauet hos SALUS s øvrige medlemsorganisationer. Side 3

21 Afrapportering for målsætning Sønderborg Andelsboligforening År: 2015 (Tallene er udarbejdet på baggrund af regnskabstallene 2015) Målsætningspunkt: og Målsætningsnavn: Personale samt Renholdelsesniveau Boligselskab: Samlet bygningsareal Boliger i alt Heraf ejendomsfunktionærbetjente Samlet bygn. areal ejd.f betjente Ejendomsfunktionærer Boliger pr. medarbejder Lønudgift ialt (Kt. 114) Årsløn pr. medarbejder pr. lejl Alm. vedligehold (Kt. 115) Konto m2 Antal Antal Antal Antal Ialt kr./år/lejl kr/år/lejl Ialt kr./år/lejl kr/år/lejl Sønderborg Andelsboligforening , Kolstrup Boligforening , Aabenraa Andelsboligforening , Tønder Andelsboligforening , Skærbæk Boligforening , Toftlund Andelsboligforening , Middelværdi / totaler: Udarbejdet d. 21. oktober 2010 af: Revideret d. 27. juli 2016 Bjarne Baun Madsen teknisk chef M:\G-Drev\0103. SAB\03. Bestyrelsen\05. Målsætninger\2016/Afrapportering personale samt renholdelsesniveau

22 Bilag 1 c 1 7 Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Teknisk afdeling, Udlejningsafdelingen og sekretariatet Hovedtema: Beboere Emne: Status: Beboerservice Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Handlingsplan - hvordan gør vi? Arbejdsredskaber: Målinger: Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen Vi vil sikre, at skriftlige henvendelser besvares hurtigst muligt, d.v.s. indenfor 5 arbejdsdage. Inden 5 arbejdsdage besvares alle henvendelser skriftligt. Såfremt vi ikke kan besvare de stillede spørgsmål, bekræftes modtagelse af henvendelsen og vi angiver ca. tidspunkt for forventet behandling. Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Andet: Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Ansvar for udførelse: Side 1

23 Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Evaluering - rapportering: Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigt Der udføres stikprøver ved intern revision. 90% af alle henvendelser skal være besvaret indenfor 5 arbejdsdage. Senest redigeret: Der udvælges ca. 5 henvendelser pr. funktionsområde: Udlejningen Teknisk afdeling Økonomi Sekretariat / direktion Årlig rapport der beskriver målsætning og resultat. Side 2

24 Bilag 1 c 1 8 Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Sekretariatet Hovedtema: Beboere Emne: Status: Beboerservice Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Handlingsplan - hvordan gør vi? Arbejdsredskaber: Målinger: Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen Vi vil sikre stor åbenhed i organisationen med en forståelige information til beboere. Beboerne får tilsendt Lydpotten 4 gange årligt. Administrationen skal udsende let forståeligt information til beboerne. Nyheder bringes på foreningens hjemmeside Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Andet: Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Ansvar for udførelse: Side 1

25 Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Evaluering - rapportering: Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigt Tilfredshedsundersøgelse 1 x årligt i en tilfældig udvalgt afdeling, via / www til et udvalg af beboere stk., på de i handlingsplanen omtalte punkter (p.s. Se målsætninger "Åbningstider" Senest redigeret: Side 2

26 Bilag 1 c 1 9 Adgang til dette dokument: * Angiv * for alle. NB: Medlemmer af #Admin gruppen kan ALTID se alle dokumenter. Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Udlejningsafdelingen Hovedtema: Beboere Emne: Status: Beboerservice Under behandling Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Øverste myndighed - repræsentantskabet Organisationsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen Beboermødet Direktionen Vi vil sikre, at beboerne, medlemmerne og øvrige samarbejdspartnere kan komme i hurtig kontakt med Sønderborg Andelsboligforening på alle 5 hverdage. Handlingsplan - hvordan gør vi? Min. åbningstiden er fastsat til 26 timer om ugen fordelt på alle 5 hverdage. En dag skal kontoret have lang åbnings-/ telefontid (til kl ). En dag må kontoret gerne have kort åbnings-/ telefontid (3 timer) Arbejdsredskaber: Målinger: Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Andet: Medarbejderressourcer Økonomiske ressourcer Tilfredshedsmålinger Antal klagesager Ansvar for udførelse: Side 1

27 Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Andre Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger : Evaluering - rapportering: Ejendomsfunktionær Inspektør Teknisk chef Scouchef teknisk afdeling Frontpersonalet Administrationschef Sekretariat Direktionen Administrationen Organisationsbestyrelsen Andre Ikke nødvendigtekspeditioner / medarbejdere. Tilfredshedsundersøgelse 1 x årligt i en tilfældig udvalgt afdeling (se målsætning "Information") Senest redigeret: Side 2

28 Bilag 1 c 7 Gitte Postma Fra: Bjarne B. Madsen Sendt: 15. september :10 Til: 'Vivian Engelbredt' Cc: Gitte Postma Emne: SV: Pris for nødoverløb ved Tøtmose bassin Vedhæftede filer: Bjarne Baun Madsen2.vcf Ja, det var forbavsende billig, så ingen tvivl overhovedet. Jeg beder Gitte tage det med på næste HB-dagsorden, med oplæg til at HB afholder denne udgift. Venlig hilsen Fra: Vivian Engelbredt [mailto:engelbredt@stofanet.dk] Sendt: 15. september :51 Til: Bjarne B. Madsen <bbm@salus bolig.dk> Emne: SV: Pris for nødoverløb ved Tøtmose bassin Hold da det var billigt Vi sætter det bare på HB dagsorden næste gang. Mvh Vivian Fra: Bjarne B. Madsen [mailto:bbm@salus-bolig.dk] Sendt: 15. september :48 Til: 'Henrik Skytte (HKSK)' Cc: Børge Andersen; Steffan Bonde; Jimmy Povlsen; 'Vivian Engelbredt' Emne: SV: Pris for nødoverløb ved Tøtmose bassin Hej Henrik Tak for prisen. Det må du meget gerne sætte i gang. Fakturaen kan du sende til: Sønderborg Andelsboligforening, Afd. 71 v/ SALUS Boligadministration Egevej Aabenraa Att.: Bjarne Baun Madsen Venlig hilsen 1

29 Fra: Henrik Skytte (HKSK) Sendt: 14. september :24 Til: Bjarne B. Madsen bolig.dk> Emne: Pris for nødoverløb ved Tøtmose bassin Hej Bjarne Som lovet fremsendes hermed prisen for nødoverløbsledningen fra jeres bassin til vandløbet Pytgade. Prisen er 4.500, ex. moms. Hvis jeg får dit OK, så vil arbejdet blive udført i forbindelse med entreprisen og entreprenøren fakturerer direkte til jer. Send derfor gerne faktureringsoplysninger til mig. Ha en god dag. Med venlig hilsen Henrik Skytte Teamchef, Forsyningsteknik Civilingeniør... NIRAS Esbjerg Brygge 30, 6700 Esbjerg Mobil hksk@niras.dk This has been scanned by the Symantec Security.cloud service. For more information please visit This has been scanned by the Symantec Security.cloud service. For more information please visit 2

30 Terminer for afdelingsmøder - forår 2017 Opdateret :53:50 Bilag 1 c 8 Afd Kode Foreløbig indkaldelse Afd.navn Mødedato Mødelokale Endelig indkaldelse Forslag + Regnskab + Budget+ Beretning Insp. HBansvarlig Traktement ved afdelingsmødet 13 BEBOERNYT Rådmands- og Borgmesterløkken 3. april 2017, kl Mødelokale 2, Bygtoften MD HJ Øl/vand - 20 sandwich 2 F BEBOERNYT Tjørne- Pilevænget april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften MD LL Øl /vand /kaffe - 40/2 bolller m. ost/pålæg BEBOERNYT Ørstedsgade - Bygtoften 4. april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften SBO KA Øl/vand 40 stk. smørrebrød 3 BEBOERNYT St. og Ll. Ringbo 4. april 2017, kl Mødelokale 2, Bygtoften MD FN Øl/vand - 12/2 boller m. ost + pålæg 20 BEBOERNYT Vølundsparken 4. april 2017, kl Aksen, Hvedemarken 1 POCH LL Sørger selv for forplejning 47 BEBOERNYT Østerkobbel 1-75 og april 2017, kl Beboerhuset, Ringbakken 6 MD JT Vand - 100/2 boller m. ost + pålæg 44 BEBOERNYT Ældreboligerne 5. april 2017, kl Jørgenshøj fællesareal SBO JT Kaffe/the - blødt brød.. BA køber ind!! Jørgenshøj-Stenhøj og Tandshøj 36 F BEBOERNYT Skovvej - Sundsvallgade 5. april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften SBO FN Øl - vand 52 BEBOERNYT Rebslagergården 5. april 2017, kl Mødelokalet Løngang 34, kld. MD LL Øl/vand 24 H BEBOERNYT Søstjernevej m.v. 5. april 2017, kl Beboerhuset, Ringbakken 6 POCH VE Kaffe/Vand 80 sandwich 11 F BEBOERNYT Høj- Østertoften 5. april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften SBO FN Øl/vand. Fra snitter pr. person m/tmb 43 BEBOERNYT Ungdomsboligerne Rebslagergården og Kærbo 5. april 2017, kl Mødelokale v/udlejningen, Bygtoften MD JT Øl/vand 63 F BEBOERNYT Kærmindevej 6. april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften SBO HJ Øl /vand 22 stk. smørrebrød 39 F BEBOERNYT Lyshøj 6. april 2017, kl Mødelokale 2, Bygtoften MD FN Øl/vand 25 stk. smørrebrød 61 F BEBOERNYT Ovesens- Eisingsvej april 2017, kl Mødelokale 2, Bygtoften MD HJ Øl/vand - 12 stk. smørrebrød 35 H BEBOERNYT Nørager april 2017, kl Kroager, Nørager 1 D POCH FN Afd.bestyrelsen sørger selv for forplejning 37 F BEBOERNYT Hjortevej april 2017, kl Ulkebøl Forsamlingshus SBO JT Kaffe/the Boller m. ost + pålæg 53 BEBOERNYT Perlegade april 2017, kl Mødelokalet - Løngang 34, kld. MD LL Øl/vand 62 F BEBOERNYT Sigtunag./Nellikevej 10. april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften SBO HJ/VE Øl/vand - 34 stk. smørrebrød 7 BEBOERNYT Ringgade m.fl. 10. april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften SBO LL Øl /vand - 40 stk. smørrebrød 40 F BEBOERNYT Dannevirkevej april 2017, kl Beboerhuset - Trenevej SBO KA Øl/vand 21 BEBOERNYT Rådmandsløkken2A-24F 11. april 2017, kl Mødelokale 2, Bygtoften MD VE Øl/vand 41 F BEBOERNYT Rendsborgvej 1-8C 11. april 2017, kl Beboerhuset - Trenevej SBO KA Øl/vand 45 BEBOERNYT Østerkobbel april 2017, kl Beboerhuset, Ringbakken 6 MD JT Vand 40/2 boller m. ost + pålæg 71 F BEBOERNYT Tøtmosevej 1-23, Ottemosevej 1-23 Svanemosevej april 2017, kl Fælleshuset, Tøtmosevej SBO VE Øl /vand 60 stk. sandwich 1 F BEBOERNYT Viben, Rylen, Hjejlen 18. april 2017, kl Blæksprutterne, Rylen 1 SBO LL Afdelingsbestyrelsen sørger selv for forplejning og lokaler 22 H BEBOERNYT Rojum, Hvede- Kløvermarken 18. april 2017, kl Aksen, Hvedemarken 1 POCH VE/HJ Husk med tilmelding 2 sandwich pr. person 9 BEBOERNYT Alsbo Ringgade april 2017, kl Mødelokale.v/udlejningen, Bygtoften MD KA Øl/vand 65 F BEBOERNYT Lavbrinkevej april 2017, kl Mødelokale 2, Bygtoften MD JT Øl /vand 46 BEBOERNYT Østerkobbel april 2017, kl Beboerhuset, Ringbakken 6 MD VE Vand 20/2 boller m. ost + pålæg 38 F BEBOERNYT Hjortevej april 2017, kl Ulkebøl Forsamlingshus SBO KA Kaffe/the Boller m. ost på pålæg 10 F BEBOERNYT Havretoften m.fl. 19. april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften SBO LL/JT Øl/vand snitter 15 BEBOERNYT Kloster- Majløkken 19. april 2017, kl Mødelokale 2, Bygtoften MD HJ Vand 30/2 boller m. ost og pålæg 6 F BEBOERNYT Ege- Bøge- Granvænget 20. april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften MD KA Øl/vand 18 BEBOERNYT Ryttervænget april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften POCH FN evt. LL Kaffe/the 40/2 Boller m/ost og pålæg 64 F BEBOERNYT Scharffenbergsgade april 2017, kl Mødelokale 2, Bygtoften MD HJ Øl/vand 33 H BEBOERNYT Jørgensgård/Tandsbjerg 20. april 2017, kl Gildesalen, Jørgensgård 51 SBO VE/KA/FN Øl/vand 100 stk. smørrebrød Levering kl K:\G-Drev\0103. SAB\02. Afdelingerne\02. Afdelingsmøder\99. Mødeplanlægning\2017\AKTUEL Liste afdelingsmøder 2017.doc

31 Afd Kode Foreløbig indkaldelse Terminer for afdelingsmøder - forår 2017 Opdateret :53:50 Afd.navn Mødedato Mødelokale Endelig indkaldelse Forslag + Regnskab + Budget+ Beretning Insp. HBansvarlig Traktement ved afdelingsmødet 14 F BEBOERNYT Rojumvej 34-36, Rønnevænget 1A-1B-2A-2B 24. april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften MD JT Øl/vand - 24 snitter 50 BEBOERNYT Fiskervænget april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften MD LL Øl/vand/kaffe 60 sandwich (blandes på fade) heraf 10 uden svinekød 30 H BEBOERNYT Stenbjergparken april 2017, kl Multihuset Ulkebøl, Torvet 15 POCH FN Kaffe/the -?? boller m/ost og pålæg Forplejningen skal stå klar ved mødets start!! 4 F BEBOERNYT Mågen og Ternen 25. april 2017, kl Mødelokale 2, Bygtoften SBO HJ Øl/vand - 40 stk. smørrebrød 73 BEBOERNYT SOLO 25. april 2017, kl Fælleshuset SOLO, Bjerggade 21 POCH LL Øl/vand 140 sandwich 12 F BEBOERNYT Eng.-Hasseltoften 25. april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften SBO JT Øl/vand 40 stk. smørrebrød BEBOERNYT Ringgade april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften SBO KA Øl/vand 55 stk. smørrebrød 27 BEBOERNYT Primulavej1A-15G 27. april 2017, kl Mødelokale 1, Bygtoften POCH FN Øl/vand - 40 snitter K:\G-Drev\0103. SAB\02. Afdelingerne\02. Afdelingsmøder\99. Mødeplanlægning\2017\AKTUEL Liste afdelingsmøder 2017.doc

32 Bilag 1 c 9

33 App til kommunikation, planlægning og afvikling af møder og arrangementer i boligforeninger Bilag 1 c 13

34 Rammeaftale mellem BL og Eventbuizz Eventbuizz er en dansk udviklet Event Management platform med en tilhørende arrangements-app samt tilmeldings- og registreringsside. Rammeaftalen giver alle BL-medlemsorganisationer mulighed for at benytte Eventbuizz platformen under en særlig BL rammeaftale med tilhørende rabat. Der kan indgås flere forskellige licenstyper der giver forskellige muligheder. Funktioner: Generalforsamling og informationsmøder i boligforeningen Beboerafstemninger Diverse beboermøder Information og tips fra viceværten - Tilkendegivelse af TV pakker - Workshops for beboerne Fastelavnsfester og andre sociale arrangementer Digital udgave af Beboerbladet - Nyheder til beboerne og meget, meget mere. Eventbuizz gør din planlægning og tilmelding nemmere og løfter dit næste arrangement i boligselskabet og foreningen til nye højder. Kontakt: Eventbuizz Peter Kirkegaard Account Executive Tlf pki@eventbuizz.com

35 Alle boligselskabets arrangementer samlet ét sted I Eventcenter planlægges og styres hele arrangementet Jeres egen logo og identitet indgår Beboernes personlige boligforenings-app med alt det praktiske Webside med nem registrering og tilmelding af deltagerne

36 10 % BL rabat fratrækkes

37 10% BL rabat fratrækkes

38 Prøv selv appen på din egen smartphone Åbn denne mail i din smartphone og klik på linket nedenfor. Nu åbnes appen og du skal indtaste din mailadresse. I denne prøveversion skal du gentage denne handling igen hvis du lukker for appen.

39 2 Økonomi Bilag 2 2.a Budgetkontrol organisationen 2.a.1 Se særskilt bilag. 2.b Landsbyggefondsmidler 2.b.1 Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden Se særskilt bilag. 2.c Dispositionsfonden 2.c.1 Opgørelse over Dispositionsfonden Se særskilt bilag.

40 Sønderborg Andelsboligforening LBF - selskabsnr Bilag 2 a 1 Budgetkontrol for perioden BUDGET BUDGET UDGIFTER Bestyrelsesvederlag m.v., Mødeudgifter, Personaleudgifter, Forretningsførelse, Kontorholdsudgifter, Kontorlokaleudgifter, Afskrivninger driftsmidler, Særlige aktiviteter, Revision, Tilskud til afdelingerne, Renteudgifter, Henlæggelser til afdelingernes bidrag til dispositionsfonden, Ekstraordinære udgifter, Overskud henlagt til arbejdskapitalen, Udbytte, garantiselskab, Henlæggelse til dispositionsfonden, Samlede udgifter INDTÆGTER Administrationsbidrag: Afdelinger i drift, Andre, Lovmæssige gebyrer m.v., Renteindtægter, Afdelingernes bidrag til dispositionsfonden Byggesagshonorar nybyggeri, Bestyrelsesvedlag nybyggeri, Byggesagshonorar forbedringsarbejder, Bestyrelsesvederlag forbedringsarbejder Diverse, Ekstraordinære indtægter, Årets underskud, Samlede indtægter Foreløbigt over-/underskud Balance Sønderborg Andelsboligforening, Bygtoften 2, 6400 Sønderborg, telefonnr

41 REGNSKAB indværende År til dato i procenter REGNSKAB sidst år ,76% ,20% ,41% ,71% ,00% ,05% ,70% ,00% ,00% ,87% ,35% ,47% ,00% ,32% ,46% ,47% ,47%

42 Sønderborg Andelsboligforening LBF - selskabsnr Budgetkontrol for perioden BUDGET BUDGET REGNSKAB År til dato i REGNSKAB indværende procenter sidst år UDGIFTER Bestyrelsesvederlag m.v., ,76% Mødeudgifter, ,20% Personaleudgifter, ,41% Forretningsførelse, ,71% Kontorholdsudgifter, ,00% Kontorlokaleudgifter, ,05% Afskrivninger driftsmidler, Særlige aktiviteter, ,70% Revision, ,00% Tilskud til afdelingerne, Renteudgifter, ,00% Henlæggelser til afdelingernes bidrag til dispositionsfonden, ,87% Ekstraordinære udgifter, ,35% Overskud henlagt til arbejdskapitalen, Udbytte, garantiselskab, Henlæggelse til dispositionsfonden, Samlede udgifter ,47% INDTÆGTER Administrationsbidrag: Afdelinger i drift, ,00% Andre, Lovmæssige gebyrer m.v., Renteindtægter, ,32% Afdelingernes bidrag til dispositionsfonden ,46% Byggesagshonorar nybyggeri, Bestyrelsesvedlag nybyggeri, Byggesagshonorar forbedringsarbejder, Bestyrelsesvederlag forbedringsarbejder Diverse, Ekstraordinære indtægter, Årets underskud, Samlede indtægter ,47% Foreløbigt over-/underskud Balance ,47% Sønderborg Andelsboligforening, Bygtoften 2, 6400 Sønderborg, telefonnr

43 Bilag 2 b 1 OPGØRELSE OVER TRÆKNINGSRET I LANDSBYGGEFONDEN SAB realiseret tilsagn ansøgning skøn skøn skøn skøn Samlede træk i Landsbyggefond Primosaldo Årets tilgang Årets afgang Tilskrevne renter Ultimosaldo Afgang: Afslut. LBF.nr. Afd. 01 Viben 1 Jul R Afd. 02 Pilevænget 2 Okt R Afd. 06 Granvænget 7 Mar.2015 R Afd. 06 Rønnevænget 10/køkken Okt R Afd. 06 Egevænget 10/køkken Apr R Afd. 06 Granvænget R Afd. 10 Rugtoften 14 Apr.2015 R Afd. 10 Rugtoften 15 Maj 2015 R Afd. 10 Havretoften 18 Apr R Afd. 10 Havretoften 21 Okt R Afd. 10 Ørstedsgade 66 Aug R Afd. 10 Havretoften 20 Feb R Afd. 10 Havretoften 16 Feb R Afd. 10 Havretoften 19 Aug R Afd. 11 Højtoften 5 Jun R Afd. 11 Højtoften 22 Maj 2015 R Afd. 11 Østertoften 17 Feb R Afd. 11 Højtoften Afd. 12 Engtoften 18 Jul R Afd. 12 Engtoften 13 Juni 2015 R Afd. 12 Hasseltoften 12 Maj R Afd. 12 Hasseltoften 22 Feb R Afd. 12 Engtoften 30 Mar Afd. 30 Stenbjergparken 1-10 Multihus Mar.2016 R Afd. 33 Jørgensgård 1-83 Aug R Afd. 33 Jørgensgård 1-86, udsk.varmvandsbeh. Dec.2016 R Afd. 62 Sigtunagade 26 Dec R Afd. 64 Scharffenbergsgade 40 Maj R Saldo midler Landsbyggefonden Reserveret: Afd. 35:Døre,vinduer,porttelefoner (mar 2012) (afd. 35 ansøgning støttet sag under udarbejdelse) I alt afgang Tilgang: Indbetalinger 2016 (2,2%) Saldo ultimo til disponering G-drev SAB/bogholderiet/LBF trækningsretkonto

44 Bilag 2 c 1 OPGØRELSE OVER DISPOSITIONSFOND SAB % skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn Saldo primo: Tilgang: Bidrag, afdelinger period.ydelse 0 0 Bidrag, afdelinger ,35% Rentetilskrivning Ydelser (beboerbetaling,) udamort. lån Nettoprovenu ved låneopt. efter 24 LAB 0 0 Nettoprovenu ved likvidation af en afdeling 0 0 Overskydende beboerbet. vedr. bygn.ren. m.v. (jf. 91) 0 0 Overført fra arbejdskapitalen 0 0 Provenu ved belån./salg af adm.byg. 0 0 Indskud i LBF overført fra byggefonden 0 0 Pligtmæssig bidrag jf. 79 og ,20% Renter af egen trækningsret LBF Tilgang- skøn: Ydelsesstøtte til afdelinger 0 0 Tilskud t/tab ved lejeledighed og fraflyttere Tilskud nødlidende m.m. (afd. 30 og 33) Diverse Indbetalt til Landsbyggefonden Efterregulering afd. 29/43/44/45/63 (statens adm.) Afd. 22 fritagelse Afd. 33 fritagelser Afd. 37 fritagelser Afd. 40 fritagelser Indbetalt til fællespulje Tilskud m.v. (egen trækningsret) skøn afgang 7,5 mio.kr Reserverede dispositioner: Bolig - og social helhedsplan, kr Afd. 30 Stenbjergparken (reserveret møde sept. 2013) Afd. 53, Underskudssaldo nedbringes Afgang - skøn: Saldo ultimo Saldo ultimo opdelt: Bunden del: Udlån afdelingerne Udlån administrationsbygning Indskud i Landsbyggefonden(kt.716) Disponibel del: G-drev SAB/bogholderiet/LBF trækningsretkonto

45 3 Afdelingerne Bilag 3 3.a Renoverings- Byggeskadesager 3.a.1 Oversigt byggesager Se bilag. 3.a.2 Afdeling 9 - Alsbo Tilgængelighedsprojekt. Efter aftale med Landsbyggefonden arbejdes der på et reduceret projekt, med de 3 miderste opgange samt forbedring af installationer i de resterende 4 opgange. Landsbyggefonden har henvendt sig til Teknisk Afdeling for at få sat gang i sagen igen. Der arbejdes stadig på at få samlet materiale, som skal sendes til Landsbyggefonden. 3.a.3 Afdeling 30 Stenbjergparken Multihus Generel orientering om sagens stade. Arbejdet er i gang og tidsplanan følges. Udkast til driftsaftale for Multihuset Ulkebøl. Se bilag. 3.a.4 Afdeling 33 Jørgensgård Generel orientering om sagens stade. Tidsplanen følges. Der har været afholdt Åbent Hus arrangement den 27. august For tiden er der en venteliste. 3.a.5 Afdeling 35 Nørager Større renoveringsprojekt i afdeling 35. Afventer svar fra Sønderborg Kommune på godkendelsen til låneoptagelse. Afslag hvad gør vi nu? Afventer fortsat Landsbyggefondens besigtigelse - Gentagelse. Det er aftalt med Landsbyggefonden, at der udarbejdes ny økonomi på sagen (budgetark)

46 Bilag 3 a 1 Oversigt byggesager Forening Afd LBF Projekt Status Termin Anlægssum Sag mio Sønderborg Andelsboligforening 06 Udskiftning af vinduer Byggeregnskab kan udarbejdes 3 Sønderborg Andelsboligforening 09 x Tilgængeligheds- projekt Udkast til skema A udarbejdes samt tilretning af projekt i samarbejde med LBF. Der er modtaget nye lejlighedsindretninger der sendes til LBF 50,0 Sønderborg Andelsboligforening 18 Nye køkkener Undersøgelse af muligheder og økonomi er i gang 2. urafstemningsrunde er afsluttet, med resultatet. Et klart nej. Sagen afsluttes hermed. Forslaget er nedstemt og projektet slettes på næste oversigt Endnu ikke fastlagt Sønderborg Andelsboligforening 22 EU Solcelleprojekt Opgaven har været udbudt og rådgiver vurderer tilbud, inden tildeling til mest fordelagtige tilbud. Afventer rådgiver. 10,5 Sønderborg Andelsboligforening 24 x Etablering af fælleshus Byggeregnskab kan udarbejdes. Nulstilling af reguleringskonto. 12 Sønderborg Andelsboligforening 30 x Multihus, Ulkebøl Licitation er afholdt. Der er indgået kontrakt med lavestbydende, og arbejdet er godt i gang. Der skal udarbejdes driftsaftale. Arbejdet går efter planen. Rejsegilde afholdes Sønderborg Andelsboligforening 33 x Totalrenovering Byggeriet pågår, og tidsplanen følges. Udlejning går godt. 155 Sønderborg Andelsboligforening 35 Brandsikring facader Regnskab udarbejdes. Bidrag fra hovedforening via dispositionsfond Sønderborg Andelsboligforening 35 x Nye vinduer og køkkener Budgetark er udarbejdet, for Landsbyggefondens godkendelse. Sagen oprettes ved LBF med alle støtte muligheder. 22, G:\G-Drev\8026. SALUS\08. Byggesager\Status byggesager\2016\status for igangværende sager

47 Bilag 3 a 3 UDKAST pr Driftsaftale for Multihuset Ulkebøl Drift: Multihuset er beliggende på Sønderborg Andelsboligforening, afdeling 30 - Stenbjergparken s areal, og dermed tilhørende afdelingen, inklusiv drift og vedligeholdelse af huset. Huset er opført for midler fra blandt andet Sønderborg Andelsboligforenings dispositionsfond med videre, hvorfor Sønderborg Andelsboligforenings organisationsbestyrelse er overordnet ansvarlig for husets drift, samt at brugen følger multihusets formål. Organisationsbestyrelsen er derfor den øverste myndighed i forhold til dette. Formål: Formålet med Multihuset er at det skal spejle de nære omgivelsers positive egenskaber og at lokalbefolkningen skal bruge huset som deres idéværksted og sociale rum i baghaven. Multihuset skal styrke samværet og understøtte det sociale liv i, og mellem Sønderborg Andelsboligforening afdeling 30 - Stenbjergparken og naboskabet i lokalområdet Ulkebøl i øvrigt. Multihusets runde form skal være med til at angive en mangfoldighed af retninger og funktioner og samtidig vise, at der er tale om et mødested for forskellighed og fællesskab. Udlejning/lån: Til private fester udlejes multihuset kun til myndige bolighavende personer i Sønderborg Andelsboligforenings afd. 30. I forbindelse med udlejningen udfærdiges en lejekontrakt og lejen opkræves via huslejen og indgår i driftsbudgettet for Multihuset. I forbindelse med sociale aktiviteter og arrangementer, som understøtter Multihusets formål, kan huset udlånes/udlejes til ikke-bolighavende, under forudsætning af at Stenbjergparkens beboere skal kunne deltage i arrangementerne. Boligorganisationen og den boligsociale indsats kan afholde arrangementer uden krav om deltagelse af beboere. Der er særskilt udarbejdet ordensregler for brug af Multihuset.

48 4. Administrationen Bilag 4 4.a.1 Personaleforhold administration lukket punkt 4.a.2 SU-administration lukket punkt 4.a.3 HSU lukket punkt 4.b.1 Personaleforhold ejendomsfunktionærer lukket punkt 4.b.2 Sikkerhedsudvalg lukket punkt 4.c.1 Håndværkergården- Forretningsudvalget lukket punkt

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58 Bilag 5 5 Efterretningssager Se særskilte bilag 5.g Orientering fra nedsatte udvalg 5.g.1 Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er Lone Lønholm 5.g.2 Kursusudvalg 5.g.3 Sundhed og trivsel Generel orientering om sagens stade. 5.g.4 DOA 5.g.5 SAB's Antenneforening

59 Bilag 5 a 1

60

61 Bilag 5 b 1 Udlejning efter 12½%-reglen Lejemål Omfattet af Udlejet efter reglen: i % 2013 i % 2014 i % 2015 i % 2016 i % Kommunal anvisning ,85 Fra december 2012 er SAB.s nye erhvervsordning påbegyndt Udlejet efter nye ordning

62 Bilag 5 b 2 Statistik 62 Flygtningefamilier der har været i DK mindre end 3 år Januar 4 Februar 6 Marts 4 April 5 Maj 2 Juni 2 Juli 6 August 2 September 3 Oktober November December i alt

63 Bilag 5 b 3 Udlejning pr. måned jan feb mar apr maj juni juli aug sep okt nov dec i alt jan feb mar apr maj juni juli aug sep okt nov dec f:\sab\udl.afd\

64 Bilag 5 b Side 1 Oversigt over regulær tomgang 2016 Afd. Lejemål Type M2 Boligafg. tab Tomgang fra: Genudlejning vær. 56, , vær. 81, , vær. 76, , vær. 76, , vær. 77, , vær. 77, , vær. 77, vær. 38, , vær. 38, , vær. 85, vær. 121, , vær. 121, , vær. 121, , vær. 35, , vær. 107, vær. 107, , vær. 91, vær. 121, vær. 109, , vær. 113, , vær. 113, , vær. 113, , vær. 119, , vær. 92, , vær. 92, , vær. 108, , vær. 92, , vær. 92, , vær. 92, , vær. 92, , vær. 92, , vær. 92,0 4.74, vær. 92, , vær- 92, , vær. 85, , vær. 28, , vær. 28, , vær. 28, , vær. 26, , vær. 28, , vær. 28, vær. 32, vær. 51, , vær. 28, , vær. 28, , vær. 32, vær. 26, vær. 101, , vær. 99,

65 vær. 84, , vær. 114, ,

66 Bilag 5 b 5 Statistik over opsigelser i SAB Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December i alt

67 Bilag 5 c 1 Sønderborg Andelsboligforening Restanceliste Jan Feb Mar Apr Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 1 0, , , ,00 0,00 0, , , , ,00 2 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , ,48 0,00 0,00 0, , ,00 0,00 4 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,00 5,00 0, , , , , , , ,00 0, ,50 5,00 0,50 0,00 0, ,00-500,00 0, ,00 605, , , ,52-0,10-0, ,60-0, ,10 9 0,00-57,55-0, ,75-1, ,63 8, , , , , ,50 0, , , , , ,50 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , ,98 870, , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,50-685, , ,65 0, ,42-722,33-748, , , ,55 0,00 0,00 0, , ,00-250,02 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 0, , ,00 66, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 5,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 25,00 0, , , , , , ,00 0, , ,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , ,00 0, , ,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0, , , , , , , , , , , , , , , ,44 745, , ,00 125, , , , , ,50 0,00 0, , ,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0, ,50 0,00 0,00 0,00 0, , , , , ,00 0,00 0, ,00 0, , , , , , , , , , ,21 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , ,15 0, , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 20,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,21 0,00 0, , , , , ,71-832, ,65-2,50 0,00 7, , , , ,55 0,10 0,00 0,10-4, ,00 0,00 I alt , , , , , , , , , , , , , , , ,00 - Januar Marts Maj Juli September November

68 Huslejerestanceprocent 2016 SAB Restance % Jan 0,06 0,13 Feb 0,04 0,03 Mar 0,04 0,00 Apr 0,03 0,02 Maj 0,05 0,10 Jun 0,05 0,13 Jul 0,00 0,00 Aug 0,00 0,09 Sep 0,00 0,05 Okt 0,11 Nov 0,02 Dec 0,05 Vægtet 0,04 0,06 Bilag 5 c 2 0,14 0,12 0,10 0,08 0, ,04 0,02 0,00 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

69 Bilag 5 c 3 Oversigt over påkravsskrivelser og ophævelser SAB Påkravsskrivelser 2016 Fordeling af ophævelse Rykker Ophævelse Betalt Frafl. frivilligt I fogedretten Januar Februar Marts 35 0 April Maj Juni Juli August September Oktober 45 November December Rykker/ophævelser Januar Marts Maj Juli September November Rykker Ophævelse Betalt Frafl. frivilligt I fogedretten