Referat Sønderborg Andelsboligforening Tirsdag den 8. marts 2016, kl !!! Bygtoften 2 - Sønderborg

Transkript

1 Referat Tirsdag den 8. marts 2016, kl !!! Bygtoften 2 - Sønderborg Side 1 af 23

2 Indholdsfortegnelse 1.Godkendelse af protokol Bestyrelsesevaluering Efterretningssager Landsbyggefondsmidler Dispositionsfonden Renoverings-/Byggeskadesager Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Medlemsanliggender LUKKET PUNKT Love og cirkulærer Orientering fra nedsatte udvalg Beboeranliggender Personaleforhold LUKKET PUNKT Håndværkergården Afdelingsanliggender Eventuelt Næste møde...23 Bestyrelsesmedlemmer: Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Hermann Jørgensen, Lone Lønholm, Kristine Asmussen, Jan Thiessen og Brian List Hansen Ansatte: Jimmy Povlsen, ref. Afbud: Ingen Side 2 af 23

3 1. Godkendelse af protokol 1.1. Bestyrelsesmøde den 12. januar 2016 I henhold til forretningsordenens pkt. 6 skal forhandlingsprotokollen for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Indstilles til godkendelse. Godkendt og underskrevet. 2. Bestyrelsesevaluering 2.1. Mulige tiltag - Ændring af dagsordenens rækkefølge. - Årshjul. - Styringsrapport til bestyrelsen. - Strategi: Har vi boliger til alle - Renoveringer/nybyggeri. - Scorekort - kan de evt. udbygges. Bestyrelsen bedes til mødet overveje flere punkter. Til drøftelse. Punktet gentages på næste bestyrelsesmøde, vi afventer tilbagemelding fra BLs konsulentcenter. Side 3 af 23

4 3. Efterretningssager 3.1. Udlejning efter 12 en halv procent reglen 3.2. Udlejning pr. måned 3.3. Regulær tomgang Restanceliste Restance i procent 3.6. Totalt anvist husleje 2015/ Rykker Udsættelser Venteliste Statistik over opsigelser Oversigt over Intrum Justitia Nogle af bilagene var "fejl behæftet" - grafer m.v. delt over flere sider. Taget til efterrretning. Side 4 af 23

5 4. Landsbyggefondsmidler Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden.- se bilag 4.1. Ansøgning afdeling 6 Granvænget 14 se bilag. Optagelse af et 20-årigt realkreditlån kr Tilskud fra egen trækningsret kr Til godkendelse og underskrift. Godkendt og underskrevet.(apm) 5. Dispositionsfonden Intet nyt. Udlån til afdelingerne skal gøres likvide. (JPW) Side 5 af 23

6 6. Renoverings-/Byggeskadesager 6.1. Afd.9 - Alsbo Tilgængelighedsprojekt. Efter aftale med Landsbyggefonden arbejdes der på et reduceret projekt, med de 3 miderste opgange samt forbedring af installationer i de resterende 4 opgange. Endelig afklaring med Landsbyggefonden afventes fortsat Afd. 30 Stenbjergparken - Multihus Generel orientering om sagens stade. Entreprisekontrakten og tidsplanen er nu underskrevet, og færdig projektering er i gang. Arbejdet opstartes fysisk den 1. april Event vedrørende Ulkebøl Bibliotek - Bevar Ulkebøl Bibliotek - Fredag den 15. januar 2016, kl Der afholdes d.d. møde med kulturudvalget - for fremlæggelse af synspunkter vedrørende eventuelt nedlæggelse af Ulkebøl Bibliotek. Side 6 af 23

7 6.3. Afd Jørgensgård Generel orientering om sagens stade. Tidsplanen følges. Indflytning i "tilgængeligheds-blokken" den 1. februar Tildelingsmøde for blok 50 afholdt den 11. februar Alle 9 boliger blev udlejet. Åbent hus arrangement i august Afd Nørager Større renoveringsprojekt i afdeling 35. Afventer svar fra Sønderborg Kommune på godkendelsen til låneoptagelse. Afslag hvad gør vi nu? Der har været afholdt møde med Landsbyggefonden den 23. april Afventer fortsat Landsbyggefondens besigtigelse. Landsbyggefonden er forespurgt pr. mail! Intet at referere. Side 7 af 23

8 7. Foreningsanliggender 7.1. SALUS Orientering v/vivian Engelbredt Kort orientering ved formanden. - ændret organisering af ledelsen / servicering af organisationsbestyrelserne. - godkendt budget forslag kreds Kredsvalg marts 2016 på Folkehjem i Aabenraa. Der afholdes Kredsvalg 17. marts 2016 Der er nedsat et ASA - udvalg, med fokus på det gode naboskab/integration Kontaktudvalg Sønderborg Næste møde den 16. marts Vært B42. Side 8 af 23

9 Der har været afholdt et politisk møde mellem borgmesteren og formændene fra boligorganisationerne. Indhold drøftes på kommende kontaktudvalgsmøde Sønderborg Fjernvarme Generel orientering v/frank Neidhardt. Afgørelse vedrørende garantiprovision med tilbagevirkende kraft - fra Landsretten, søges indbragt for Højesteret Syd Energi Generel orientering v/ Frank Neidhardt Sønderborg Forsyning Generel orientering v/frank Neidhardt. Opgørelse over ekstra regninger i forbindelse med renovationsordningen - se bilag. Side 9 af 23

10 8. Bestyrelsesanliggender 8.1. Evaluering af målsætninger Administrationsbidragets størrelse Nybyggeri Vedligeholdelsesniveau Renholdelsesniveau Se bilag Samarbejder med Håndværkergården om udførelse af VP Se bilag Byfornyelse og renovering Beboermøder Miljø De enkelte målsætninger se bilag - Målsætning vedrørende administrationsbidrag, fjernes indeks. - Samarbejder med Håndværkergården om udførelse af VP, under handlingsplan 2.afsnit tilføjes: Til dette formål "afholdes" et... Partnerringsgruppen er genopstået så overstregning fjernes. - Miljø, det anføres at der evalueres hvert andet år. Husk at revidere dato for bestyrelsesgodkendelse. (GP) Taget til efterretning Side 10 af 23

11 8.2. Handlingsplan Handlingsplan for : * Fokus på udlejningen * Fremtidssikring af boligerne * Gennemgang af regler Punktet "Gennemgang af regler" kan slettes Midler til tomgangsboliger Ordningen evalueres når beløbssummen på kr er brugt. Status? Tilbagemelding fra administrationen er at ordningen ikke p.t. benyttes, idet alle relevante boliger er udlejet. Side 11 af 23

12 8.4. Bestyrelsesevaluering Afholdt den 20. februar 2016, kl på Bygtoften. Der henvises til punkt Afdelingsmøder 2016 Foreløbig dagsorden - se bilag Hvor ser vi os selv i fremtiden Med fokus på administrationen. SABs indstilling til SALUS bestyrelse, blev imødekommet. Side 12 af 23

13 8.7. Ordinære afdelingsmøder Der omdeles referater til beboerne efter mødet. Skal der også sendes sms ud til beboerne om, at referatet ligger på SAB's hjemmeside? Til godkendelse. Bestyrelsen så gerne at der udsendes SMS.(GP) 8.8. Etablering af gæsteværelser i fjernarkiv Afventer økonomi/rydning. Der var et ønske om at fremskynde rydning af arkivet - udlejning og bogholderi tager aktion.(lp/jpw) Historisk materiale bibeholdes. Side 13 af 23

14 8.9. SAB Besigtigelsestur 2016 Fredag den 17. juni Emne:??? Forslag til spisested efter besigtigelsen: Den Gyldne Hane, Kolding Ox-en, Sønderborg Fakkelgården, Kollund Dyvig Badehotel, Nordborg Restaurant Knap, Aabenraa Restaurant No 10, Aabenraa Ballebro Færgekro, Sønderborg Schackenborg Slotskro, Møgeltønder Providence, Gråsten Til drøftelse. Emne: Høje Kolstrup - eventuelt OSS - de nye boliger. (GP/BBM) Spisested: Fakkelgården, Kollund (GP) Ordinært Repræsentantskabsmøde Tirsdag, den 17. maj 2016, kl i Ulkebøl Forsamlingshus. Udkast til dagsorden - se bilag. Til drøftelse. Lars Petersen - dirigent Antenneforening: Forslag: Ingen krav til at aftage TV-pakker(GP) Priser for 2016, grundpakken og uden grundpakken.(bbm) Side 14 af 23

15 8.11. Udkast Årsregnskab se bilag. Til drøftelse Budget 2017 Budget Folder Budget Komprimeret Budget Specificeret - se bilag. Til godkendelse. Budget forslag for 2017 blev godkendt med en stigning på 1,29%, svarende til: - en stigning på ialt kr svarende til en stigning på kr. 132 pr. lejemålsenhed p.a. - eller i alt kr pr. lejemålsenhed p.a Årsberetning 2015 Beretning udsendes til bestyrelsen til endelig godkendelse.(gp) Side 15 af 23

16 8.14. Bestyrelseshonorar 2016 Se bilag. Til drøftelse. NB telefonpenge til formanden - ikke telefongodtgørelse.(gp/lw) Tilbud om delebiler - se bilag. Til drøftelse og eventuel beslutning. Bestyrelsen takkede nej til tilbudet Forplejning ved bestyrelsesmøder Ved mødestart kl Kaffe/the, småkager og ostemadder. Ved mødestart kl Kaffe/the, småkager samt smørrebrød (april/september - som tidligere) eller varm ret (oktober/marts - som tidligere) Til drøftelse. Side 16 af 23

17 9. Medlemsanliggender LUKKET PUNKT 10. Love og cirkulærer BL-informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret Oversigt over udsendte BL Informerer i Vejledning til målerbekendtgørelsen Oversigt over lokale aftaler vedr. Flygtninge Ny pjece om Boligstøtten Brug af det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) og ny vejledning om udbudsloven Ministeriets anbefalinger om behandling af skimmelsvampesager Nyt fra Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret Ledige boliger Indberetning af fraflytninger Side 17 af 23

18 10.3. Siden sidst SALUS Netsuite Der er oploadet følgende dokumenter: Referat fra bestyrelsesmødet den 12. januar Orientering fra nedsatte udvalg Bladudvalg BeboerNyt - Medlem af redaktionsudvalget er Lone Lønholm Kursusudvalg Der er planlagt møde i kursusudvalget den 1. juni 2016, kl på Bygtoften. Side 18 af 23

19 11.3. Sundhed og trivsel Generel orientering om sagens stade. Ny ansøgning udarbejdet. SAB indgår med kr ,00 over 4 år DOA Generel orientering. Der nedsat et vedtægtsudvalg SAB's Antenneforening Forslag til repræsentantskabsmødet om, at man ikke behøver at aftage grundpakken. Se referates punkt 8.10 Side 19 af 23

20 12. Beboeranliggender Intet at referere. 13. Personaleforhold LUKKET PUNKT Administration Teknisk afdeling Ejendomsfunktionærer SU-administration Sikkerhedsudvalg HSU 14. Håndværkergården Administration LUKKET PUNKT Forretningsudvalget Møderække i 2016: Mandag den 21. marts 2016, kl Mandag den 20. juni 2016, kl Mandag, den 19. september 2016, kl Torsdag, den 15. december 2016, kl Side 20 af 23

21 15. Afdelingsanliggender Afdeling 71 - Vandskader Vandskader i 14 lejligheder i afdeling 71, Vollerup (Tøtmosevej). Skaderne er anerkendt som dækningsberettigede af forsikringen. Der har været dialog med kommunen om permanent løsning, så gentagelser kan undgås. Der har været afholdt infomøde med beboerne den 16. februar Til orientering. Kort orientering ved formanden. Side 21 af 23

22 15.2. Afdeling 22 EU-tilskud til etablering af solcelleanlæg Som det tidligere er offentliggjort i dagspressen, har Sønderborg området fået et stort EU-tilskud på 52 mill. Sønderborg Forsyning har stået for ansøgningensprocessen, og i den forbindelse er de 3 boligforeninger i Sønderborg blevet forespurgt om de ville være part i ansøgningen. Her har vi på vegne af afd. 22, Kløver- Hvedemarken sagt ja til at byde ind med etablering af et solcelleanlæg i afdelingen. Afdelingen er valgt, idet den på grund af opbygningen af afdelingens fælles elforsyning, er speciel godt egnet til at udnytte solcelleproduktionen optimalt. Det betyder at afd. 22, nu har modtaget tilsagn til et EU-tilskud på kr. 2,6 mill. Til etablering af et solcelleanlæg. Anlægget skal være udført inden 2 år, så vi har allerede nu allieret os med eksterne rådgivere, som skal udarbejde materialet til den beboerdemokratiske godkendelse af etableringen af anlægget. Det forventes at materialet kan ligge klar til godkendelse på det ordinære afdelingsmøde d. 26. april Til orientering. 16. Eventuelt Intet under dette punkt. Side 22 af 23

23 17. Næste møde 2016: Mandag den 9. maj Revisor Tirsdag den 7. juni Konstituerende møde Temamøde (HB) september 2016, kl Ordinært Repræsentantskabsmøde 2016: tirsdag, den 17. maj 2016, kl Ulkebøl Forsamlingshus (igen) 2-dags Afdelingsbestyrelsesseminar 2016: Fredag, den lørdag, den 15. oktober 2016 i Fredericia. Besigtigelsestur 2016: Fredag den 17. juni Fælleskurser i SALUS: Vedligeholdelse og fraflytning Afvikles kun hvert andet år - Næste gang Introduktion for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Torsdag den 6. oktober 2016, kl på Folkehjem, Aabenraa. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Bygtoften 2 - Sønderborg, kl Sønderborg, den 8. marts 2016 Vivian Engelbredt Frank Neidhardt Lone Lønholm Hermann Jørgensen Jan Thiessen Kristine Asmussen Brian List Hansen Side 23 af 23