Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 1 af 49

Transkript

1 Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 1 af 49

2 P Indholdsfortegnelse 1 INTRODUKTION DESIGNMANUAL HVORDAN SKAL DEN BRUGES BAGGRUND OG HISTORIK - RESUMÉ OPSAMLEDE ANBEFALINGER Trinvis udrulningsmodel JUSTERING AF DET ORGANISATORISKE KONCEPT OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER I FORBINDELSE MED ORGANISATORISK TILHØRSFORHOLD AF MEDARBEJDERE FRA KONCERN SERVICE TIL DE KLINISKE AFDELINGER MEDFØRTE ÆNDRINGER FRA PILOTEN TIL JUSTERING AF DE ORGANISATORISKE PRINCIPPER OPGAVEBEGREBET Opgaveflytning registrerede serviceopgaver flyttes fra personale i de kliniske afdelinger til serviceassistenter Opgaveglidning andre opgaver flyttes mellem de forskellige faggrupper VIDEN OM INDHOLDET AF SERVICEASSISTENTUDDANNELSEN MED SPECIALE I HOSPITALSSERVICE OG DEN DERAF TILKNYTTEDE OPGAVEVARETAGELSE FUNKTIONSBESKRIVELSE OPGAVER SOM KAN VARETAGES AF UDDANNEDE SERVICEASSISTER MED SPECIALE I HOSPITALSSERVICE UDDANNELSE UDDANNELSESKONCEPT UDDANNELSE TIL SERVICEASSISTENT MED SPECIALE I HOSPITALSSERVICE MERITVURDERING OG KOMPETENCEVURDERING FOR FORLØB ANSÆTTELSESFORHOLD MM ORGANISERINGEN AF UDDANNELSESFORLØB Praktikvejleder Model for planlægning af uddannelsesforløb SUPPLERENDE UDDANNELSE OG EFTERUDDANNELSE VIKARDÆKNING UNDER UDDANNELSE Model for vikardækning under uddannelse Voksenlærling IMPLEMENTERINGSSTØTTE GENERELLE IMPLEMENTERINGSTILTAG GÆLDENDE FOR ALLE FASER Erfaringsopsamling via elektronisk erfaringslog, fase 1, 2, Kontakten til erhvervsskoler og jobcentre m.v. i fase 1, 2, Allokering af administrative ressourcer til håndtering af serviceassistentkonceptet på det enkelte sygehus og i Koncern Service i fase 1, 2 og IMPLEMENTERINGSTILTAG DER UNDERSTØTTER FASE 1, 2 OG Kursusforløb i forandringsledelse for serviceledelser og kliniske ledelser i hhv. fase 1 og Faglig understøttelse af ledende klinisk personale i fase 2 til at håndtere nye medarbejdergrupper i fase Understøttelse af ændrede arbejdsfunktioner for serviceledelser i fase 1 hen imod fase 2 og IMPLEMENTERINGSTILTAG DER UNDERSTØTTER FASE 2, HVOR DER ER FOKUS PÅ PARATHED Understøttelse af forandringsparatheden i medarbejdergrupperne i fase 2 og Videndeling på tværs af sygehus og Koncern Service i fase 1, 2 og Understøttelse af det psykiske arbejdsmiljø i fase 1, 2 og IMPLEMENTERINGSTILTAG DER UNDERSTØTTER FASE 3, HVOR DER ER FOKUS PÅ ORGANISATORISKE ÆNDRINGER I TILHØRSFORHOLDET FRA KONCERN SERVICE TIL EN KLINISK AFDELING FREMTIDIGT VEDLIGEHOLD AF FAGLIGE KVALIFIKATIONER EFTERUDDANNELSE ORGANISERING...26 Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 2 af 49

3 6.1 DET ORGANISATORISKE PRINCIP OPGAVER VEDR. ÆNDRING AF ORGANISATORISK TILHØRSFORHOLD FRA KONCERN SERVICE TIL EN KLINISKE AFDELING (FASE 3) Ansættelsesmæssige principper for tæt tilknytning af serviceassistenter til en klinisk afdeling (fase 2) Organisatorisk ansættelse af serviceassistenter i en klinisk afdeling (i fase 3) samt efterfølgende rekruttering ved stillingsledighed Rekruttering til Koncern Service MED- og TR dækning for serviceassistenter ansat i en klinisk afdeling (fase 3) Inddragelse af MED i uddannelses- og udrulningsfaserne (fase 1, 2, 3) IMPLEMENTERINGSGRUPPENS OPGAVER UDARBEJDELSE AF LOKAL FASEOPDELT UDRULNINGSPLAN INKL. FLYTNING AF SYGEHUSETS SERVICEOPGAVER TIL SERVICEASSISTER VIKARMODEL FOR SERVICEASSISTENTKONCEPTET INTRODUKTIONSFORLØB FOR VIKARER OG SOMMERFERIEAFVIKLING VURDERING AF OVERFLYTNING AF SERVICEOPGAVER FRA DE KLINISKE AFDELINGER TIL SERVICEASSISTENTER (FASE 1) Definition af de faglige krav i forbindelse med ansættelse i en klinisk afdeling Ydertidspunkter og geografisk sammenhængende afd. (klokkeslæt, ugedag, afdelingstype, m.v.) LEDELSE Viden deling og samarbejde Oplæring/introduktion FAGLIGHED/KVALITET/UDVIKLING OG ANSVAR DEFINITION AF SERVICEFAGLIGHED, TEKNOLOGI Servicefaglige områder og opgaver Eksempler på servicefaglige opgaver Specialopgaver Logistik opgaver i VALASJ samt øvrige rene logistik- og transportopgaver KVALITET KONTROL/STYRING/OPFØLGNING ANSVARSFORDELING/OPGAVEFORDELING Arbejdsbeskrivelser/arbejdsplaner STANDARDISERING INDKØBSAFTALER M.V. (KEMI, MATERIALER OG FORBRUGSSTOFFER M.V.) INSTRUKTIONER/RETNINGSLINJER ARBEJDSMILJØ FØLGER ANSÆTTELSESFORHOLD SAMARBEJDS- OG LEVERANCEAFTALER SNITFLADER TIL SYGEHUSETS ORGANISATION BESKRIVELSE OG BEREGNING AF NYE OPGAVER INKL. OMBYGNING, FLYTNING AF OPGAVER M.V BENCHMARKING FORCE MAJEURE FORHOLD OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER TIL/FRA IMPLEMENTERINGSGRUPPERNE KOMMUNIKATION BILAGSFORTEGNELSE...44 Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 3 af 49

4 1 Introduktion 1.1 Designmanual hvordan skal den bruges Designmanualen er udarbejdet for at give de lokale implementeringsgrupper et fælles udgangspunkt i forbindelse med planlægning af den lokale udrulning. Der nedsættes en implementeringsgruppe pr sygehusledelse med ledelsesrepræsentanter fra sygehuset/sygehusene og Koncern Service samt tillidsvalgte fra de involverede faggrupper. Designmanualen er bygget op med nogle indledende afsnit, der sikrer en fælles forståelse for baggrund og betingelser. Derudover er der mere praktisk orienterede afsnit, som vil give støtte til konkrete udrulningsovervejelser på den enkelte matrikel. Designmanualen er tænkt som et dynamisk dokument, der løbende ajourføres gennem konceptimplementeringens faser samt ud fra fremadrettede draget erfaringer og evt. ændret lovgivning m.m. Ved revideringer behandles disse i de relevante fora (styregruppe, MED- Hoveudvalg m.m.), inden der publiceres ny version af Designmanualen. Der er vedlagt bilag til Designmanualen ud fra erfaringer draget i pilotfasen. Under de enkelte afsnit i Designmanualen fremgår det, hvilke typer bilag der foreligger. Bilagene er tænkt som inspiration til brug for implementeringsgrupperne under implementeringen af konceptet. Under indholdsfortegnelsen er der anført link til elektronisk kopi af denne Designmanual med tilhørende bilagssamling. Bilagene er navngivet efter kapitler og afsnit i Designmanualen. Pilotfasen blev afsluttet med en opsamling af de høstede erfaringer, som er indgået i den ledelsesmæssige beslutning om, hvordan det videre udrulningsforløb skal håndteres. Designmanualen er således justeret på baggrund af erfaringer fra evalueringen i pilotfaserne i Holbæk og Nykøbing F. Erfaringerne har været drøftet i MED-Hovedudvalget og er efterfølgende behandlet og besluttet i Regionsrådet. 1.2 Baggrund og historik - resumé I budgetaftale 2013 besluttede Regionsrådet en række initiativer med henblik på at styrke kvaliteten og sikre nære og sammenhængende tilbud og yde god service for patienterne i regionen. Et af disse tiltag var at indføre serviceassistenter som et bærende koncept ved løsning af serviceopgaver. Det daværende Regionsråd opsatte følgende kriterier i den indgåede budgetaftale: "Med henblik på at styrke kvaliteten i opgaveløsningen, herunder sammenhængen mellem serviceopgaver og de kliniske afdelinger, indføres et fælles koncept med serviceassistenter på alle regionens sygehuse. Konceptet indebærer, at alt servicepersonale på sygehusene uddannes til serviceassistenter, med ansættelsesmæssig tilknytning til en klinisk afdeling på et af regionens sygehuse, i tæt tilknytning til det kliniske miljø og med reference til den kliniske afdelingsledelse, hvor det vurderes at give værdi. Serviceassistentkonceptet tilrettelægges lokalt sammen med ledere og medarbejdere og drøftes i MED-systemet. De fælles servicefunktioner, der ikke varetages af de kliniske afdelinger, samles i regionen med henblik på konkurrenceudsættelse, hvor det vurderes at give værdi. Dette blev i 2013 administrativt afgrænset således: Serviceassistentopgaver i den enkelte kliniske afdeling omfatter opgaver, som i dag udføres af en eller flere af nedenstående faggrupper 1 : 1 De benævnte faggrupper benævnes fremadrettet servicepersonale. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 4 af 49

5 Portører Rengøringsassistenter Serviceassistenter med og uden kompetencegivende uddannelse Regionsrådets 6 aftaleparter har i forbindelse med indgåelse af budgetaftale 2017 besluttet, at evalueringen af pilotprojektet danner grundlag for, at Serviceassistent-projektet videreføres med de anbefalinger, som evalueringen giver sammen med anbefalingerne fra MED-Hovedudvalget. Alt evalueringsmateriale kan ses på Region Sjællands internet på følgende link: Budgetaftalen kan ses på dette link: På baggrund af de opsamlede erfaringer er der i justeringen af det fælles koncept givet bud på muligheder for opgavefordeling og flytning mellem serviceassistentgruppen og personalet i de kliniske afdelinger. Der vil løbende blive opsamlet erfaringer hermed, som sikres viden delt på konceptets intranetside til gavn og inspiration for andre sygehuse via løbende erfaringsopsamling fra de lokale implementeringsgrupper. Effekter efter implementering af serviceassistentkonceptet Når serviceassistentkonceptet er gennemført i hele regionen, forventes flere synlige resultater blandt andet: Serviceopgaver, der i højere grad løses der, hvor det giver bedst mening, og hvor medarbejdernes kompetencer udnyttes bedst muligt Frigivet tid hos det kliniske personale til gavn for den enkelte patient, da det indvirker positivt på en bedre sammenhæng for patienten Der sker en mere fleksibel tilrettelæggelse af opgaverne Kompetenceløft til gruppen af servicepersonale, hvilket sikrer, at denne medarbejdergruppe kan løse flere typer af opgaver Minimere ensidigt gentaget arbejde og dermed handles på at modvirke nedslidning i arbejdet og sikre fastholdelse af medarbejdere At Region Sjælland har bidraget til uddannelse af cirka 500 medarbejdere med en erhvervsuddannelse, hvilket har styrket medarbejdernes kvalifikationer og generelt understøttet det regionale uddannelsesniveau Det forudsættes, at opnåelse af det højere kompetenceniveau sker ved, at medarbejderne gennemfører den kompetencegivende EUD uddannelse til serviceassistent med speciale i hospitalsservice. Uddannelsen er 2-årig, men der kan opnås merit for erhvervserfaring og alder, så uddannelsen kan gennemføres på 1 år. Implementeringsgrupperne afdækker, hvilke afdelinger det giver værdi at have serviceassistenterne tilknyttet organisatorisk. Øvrige afdelinger dækkes af Koncern Service. Opgaver, som ikke meningsfuldt kan integreres i den enkelte kliniske afdeling, organiseres ligeledes tværgående i Koncern Service. Der er udarbejdet en kort video, der beskriver formålet med serviceassistentkonceptet. Den kan ses på følgende link: Opsamlede anbefalinger Med udgangspunkt i det opsamlede materiale fra den eksterne evaluering og interne evaluering af serviceassistentkonceptet er det besluttet, at serviceassistentkonceptet fortsættes ud fra en Designmanual, der justeres. Justeringen er foretaget dels med input fra høstede erfaringer og dels jf. den udvikling, der har været i pilotforløbene. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 5 af 49

6 Der har været samlet op på erfaringer med en bred inddragelsesproces blandt de involverede i projektet via de nedsatte implementeringsgrupper, projekt-, og referencegrupper. De overordnede anbefalinger bygger på den læring og underliggende anbefalinger, der er draget i pilotforløbet, ligesom der er indhentet inspiration fra andre regioner, som har erfaring med ansættelse af serviceassistenter med tæt tilknytning til de kliniske afdelinger. De opsamlede erfaringer, interne og eksterne anbefalinger kan ses i bilag 1.3.A 1.3.H. Denne Designmanual indeholder beskrivelsen af serviceassistentkonceptet i Region Sjælland og danner, ud fra de samlede anbefalinger i pilotfasen, rammen for implementeringen af konceptet. Det er vigtigt, at implementeringsgrupperne sikrer, at konceptet skræddersyes til det enkelte sygehus men med stor lydhørhed over for de høstede erfaringer og anbefalinger fra de to pilotfaser Trinvis udrulningsmodel Evalueringen af pilotprojektet samt MED-Hovedudvalgets anbefalinger var bl.a. at implementere konceptet i takt med, at der blev sikret parathed hele vejen rundt i organisationen. Der blev lagt vægt på parathed af servicepersonalet og ledelsen i Koncern Service, parathed af de kliniske ledelser og kliniske personale. Derfor sikres implementeringen udført gennem 3 faser med følgende overordnede indhold: Hovedindholdet i fase 1 er igangsætning af systematisk uddannelse af de berørte medarbejdere, samt nedsættelse af implementeringsgrupper under hver sygehusledelse. Hovedindholdet i fase 2 er fortsat uddannelse, samt i takt med det berørte personale vender tilbage efter endt uddannelse etablering af servicegrupper i Koncern Service, som knyttes til de kliniske afdelinger. Hovedindholdet i fase 3 er organisatorisk overførsel af serviceassistenter til de kliniske afdelinger, hvor det giver mening. Faserne vil have overlap, således at det kan være forskelligt, hvor de enkelte sygehuse er i forhold til hinanden. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 6 af 49

7 2 Justering af det organisatoriske koncept Kortlægningen ved opstarten af Serviceassistent-projektet viste, at de kliniske afdelinger som i forvejen havde ansat egne eller fast tilknyttede serviceassistenter, eller andet fast tilknyttet personale til serviceopgaver, var meget tilfredse med ordningen. Det giver de kliniske afdelinger mulighed for at udnytte tiden optimalt ift. evt. forefaldne opgaver. Samtidig sikrer det en aflastning af det kliniske personale, ligesom flere kliniske afdelinger peger på, at det skaber et større flow i de kliniske aktiviteter. Afprøvningen i piloten har ved erfaringsopsamlingen forstærket billedet, hvor serviceopgaver samt plejeunderstøttende opgaver i de kliniske afdelinger gradvist er overført til serviceassistenterne. Dataindsamlingen i forbindelse med kortlægningen viste desuden, at det var yderst vanskeligt at danne sig et samlet billede af ressourceforbruget til serviceopgaver på de enkelte afdelinger og sygehuse. Skal man fremover kunne følge op på økonomi og aktivitet på serviceområdet, er der behov for at sikre en central opgørelse af ressourcer og opgaver, for derved at kunne understøtte initiativer omkring best practice, benchmarking mv. 2.1 Opmærksomhedspunkter i forbindelse med organisatorisk tilhørsforhold af medarbejdere fra Koncern Service til de kliniske afdelinger På baggrund af erfaringerne fra den interne samt eksterne evaluering af pilotfasen, er der identificeret en række opmærksomhedspunkter inden for kapacitet, faglighed, ledelse, den enkelte geografi, kulturforskelle og forandringsparathed i forhold til den fremtidige organisering af serviceområdet. Pilotfasen har vist, at det er vigtigt, at den enkelte afdeling, hvor serviceassistenter overføres til, er organisatorisk parat. Dvs. at der er det fornødne oplærte personale, både servicepersonale, men også det kliniske personale. Det er erfaret, at der er behov for at forberede og ruste ledelserne i nye roller og opgaver, før der kan høstes optimalt udbytte af at flytte serviceassistenter til de kliniske afdelinger. Designmanualen beskriver via Implementeringsgruppernes opgaver, hvordan de lokale Implementeringsgrupper kan sikre, at der arbejdes med parathed. Blandt andet er der i Designmanualen sat fokus på, at Implementeringsgrupperne arbejder med nedenstående parametre som en del af klargøringen forud for den organisatoriske ændring af ansættelsesforholdet for serviceassistenter i fase 3: Kapacitet herunder små afdelinger, vagtplaner, ferie/sygdom, weekend/nat, vikardækning og ydertider. Sikring af den servicefaglige kvalitet, når servicepersonalet er organisatorisk forankret under hhv. Koncern Service og de kliniske afdelinger. Ledelsesmæssig støtte bl.a. i forbindelse med opgaveflytning fra det kliniske personale til service, ledelse af flere faggrupper til én ny faggruppe i Koncern Service, ledelse af en ny medarbejdergruppe i de kliniske afdelinger samt en generel ændring af ledelsesopgaven i Koncern Service i fase 3. Geografiske udfordringer herunder udførsel af serviceopgaverne på meget spredte geografier, og i omgivelser af meget uhomogen art bygningsmæssigt samt afdelingsvis spredning. Kulturelle udfordringer herunder forskellen på kulturen i Koncern Service og de kliniske afdelinger. Servicepersonalet adskiller sig på flere områder fra det kliniske personale, hvorfor der skal sikres opbygning af en ny kultur for begge faggrupper. Ikke mindst i forbindelse med ledelsesbehovet af de forskellige faggrupper. Endvidere er der på enkelte sygehuse mange servicemedarbejdere med en anden kulturel baggrund, hvoraf mange samtidig har svært ved at forstå samt tale og læse det danske sprog. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 7 af 49

8 Opgaveprioritering i et samarbejde mellem ledelsen i Koncern Service og den kliniske ledelse. Evt. øvrige forandringsparatheds udfordringer som fordrer opbyggelse af tillid og forståelse for de forskellige faggruppers tilgang til opgaveløsningen. 2.2 Medførte ændringer fra piloten til justering af de organisatoriske principper Det organisatoriske princip samt principperne for udrulningsfaserne er justeret, så det i videst muligt omfang minimerer de beskrevne uhensigtsmæssigheder, men fortsat understøtter at serviceassistenterne bliver en integreret del af de kliniske afdelinger. Dermed sikres såvel mulighed for opgaveflytning og evt. opgaveglidning såvel som fleksibilitet i forhold til afdelingernes behov. Den organisatoriske justering betyder, at det nye koncept først etableres organisatorisk i Koncern Service. Efterhånden som servicepersonalet uddannes, sker en trinvis overgang til tættere tilknytning til de kliniske afdelinger med organisering i servicegrupper, sådan at serviceopgaverne kan løses i det flow, som dagligdagen på den kliniske afdeling udvikler sig. Dette vil foregå i et tæt samarbejde mellem den kliniske ledelse og serviceledelsen samt i et tæt samarbejde mellem det kliniske personale og serviceassistenterne. Når der er tilstrækkeligt uddannede serviceassistenter på et sygehus, vil en del af servicepersonalet få ændret organisatorisk tilhørsforhold til de kliniske afdelinger. Det er den enkelte sygehusledelse i samråd med Koncern Service, der vurderer og beslutter, om og hvornår den enkelte kliniske afdeling er parate til organisatorisk ændring som selvbærende afdeling. Dette vil ske ud fra nærmere fastsatte kriterier herfor. Ansvaret for sikring og udvikling af faglighed samt kvalitet placeres i Koncern Service for samtlige afdelinger, ligesom der etableres en central opgørelse af ressourceforbrug og aktivitet. Udrulningen i fase 3 giver ikke mulighed for at etablere en lokal serviceenhed, hverken i den enkelte kliniske afdeling eller under sygehusledelsen på det enkelte sygehus. Jf. tidligere organisationsbeslutninger i OL-projektet, ønskes der ikke en suboptimering. OL-projektet beskriver blandt andet også, at håndteringen af serviceopgaver skal samles for at sikre optimal kvalitet og effektivitet. Serviceassistenter er derfor enten organisatorisk placeret i én klinisk afdeling eller i Koncern Service. Der vil være én samlet udrulning pr. sygehus i fase 3. Koordineringen mellem Koncern Service og de kliniske afdelinger er derfor af stor betydning. Erfaringerne fra pilotfasen har vist, at vikardækning og opgaveløsning i tidspunkter udenfor den primære driftsperiode (ydertidspunkterne) er for sårbart at placere under den enkelte kliniske afdeling, da det kræver en vis volumen og et ikke-ubetydeligt ressourcekrævende tværgående samarbejde mellem de kliniske afdelinger og Koncern Service for at kunne hænge sammen. Derfor samles de to områder under Koncern Service. Det er op til implementeringsgrupperne at vurdere, hvornår den enkelte afdeling/sygehus overgår til ydertid. I vurderingen skal indgå, hvornår (i hvilket tidsrum på døgnet) de kliniske afdelinger ikke længere har en samlet opgaveportefølje, som kræver min. en fuldtidsansat serviceassistent tilknyttet afdelingen, men hvor opgaveporteføljen overgår til at blive mere ad hoc orienteret. Ligeledes skal det vurderes, hvornår afdelingen overgår til at være for sårbar i egen inddækning i forbindelse med fravær hos serviceassistenterne. Modellerne for vikardækning af hhv. elever og af uddannede serviceassistenter er beskrevet i afsnit 4.8, samt kapitel 7. Der pågår pt. et projekt om etablering af central lagerfunktion med tilhørende logistik i regionen (VALASJ). Derfor omfatter serviceassistentkonceptet for nuværende ikke opgaver og funktioner Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 8 af 49

9 knyttet til VALASJ. Disse opgaver bliver uændret forankret i Koncern Service. Når VALASJ er gennemført, revurderes opgavevaretagelsen i forhold til serviceassistentkonceptet. Servicepersonale beskæftiget udelukkende med logistikopgaver indgår således ikke i udrulningen af serviceassistentkonceptet, da disse logistikfunktioner kan blive en del af VALASJ. Det er implementeringsgrupperne, der vurderer, om der konkret kan være funktioner, det giver værdi at lade indgå i serviceassistentkonceptet. 2.3 Opgavebegrebet Der er i projektafklaringen drøftet flere begreber opgave flytning og opgave glidning. Da der er vigtig forskel på disse to begreber, følger en forklaring, som det er vigtigt, implementeringsgruppen har helt for øje i det videre udrulningsarbejde Opgaveflytning registrerede serviceopgaver flyttes fra personale i de kliniske afdelinger til serviceassistenter Pilotfasen har vist, at det, rigtigt tilrettelagt, er muligt at flytte min. 60 % af de kortlagte serviceopgaver fra det kliniske personale til serviceassistenter. I den forbindelse kræves et tilrettelagt oplærings- og introduktionsforløb, der er målrettet de opgaver, som løses på den enkelte afdeling. Evalueringen af pilotfasen peger også på, at der undervejs er behov for mindre justeringer i opgaver, og at der er potentiale for, at der med tiden kan afprøves og overflyttes flere serviceopgaver samt plejeunderstøttende opgaver. Det er op til den enkelte implementeringsgruppe at vurdere, hvilke serviceopgaver, der kan flyttes i den enkelte afdeling og samlet på sygehuset. Dette vurderes i et samarbejde med den kliniske afdelings- og afsnitsledelse samt sygehusledelsen. Det er sygehusledelsen, der i samråd med Koncern Service beslutter, hvilke opgaver der samlet set på sygehuset overflyttes fra det kliniske personale til serviceassistenter på baggrund af de indstillede anbefalinger fra de lokale Implementeringsgrupper. Der henvises til bilag A og B for afrapportering af kortlægningen, som blev foretaget af henholdsvis KU Produktion i Region Sjælland samt Dansk Servicerådgivning ultimo Der vurderes det, at det samlede sygehus kan flytte 60 % af de serviceopgaver, der på nuværende tidspunkt udføres af personale i de kliniske afdelinger. Økonomien i forbindelse med flytningen af disse opgaver håndteres direkte mellem det enkelte sygehus, Koncern Økonomi og Koncern Service. Yderligere væsentlig opgaveflytninger ud over de 60 % vil kunne frigøre ressourcer, der kan anvendes i de enkelte kliniske afdelinger. Opgaveflytning skal ses i lyset af det praktiske i, at få vagtplaner til at hænge sammen, og at frigjorte ressourcer i de kliniske afdelinger kan omsættes til anden klinisk aktivitet. I nuværende praksis benyttes serviceopgaverne udført af det kliniske personale også til delvist at fylde vagter op i de mindre belastede perioder i de kliniske afdelinger. Såfremt der ønskes flytning af opgaver væsentligt ud over de 60 %, vil aftale om flytning med dertilhørende økonomi ske via pågældende SLA-aftale mellem det enkelte sygehus og Koncern Service. Implementeringsgruppernes opgave vedr. opgaveflytningen er nærmere beskrevet i kapitel Opgaveglidning andre opgaver flyttes mellem de forskellige faggrupper Ud over flytningen af de eksisterende serviceopgaver er det i de kliniske afdelinger også muligt at se på opgaveglidning, hvor opgaver udføres af andre faggrupper end dem, der udfører opgaven i dag. Opgaveglidning fordeling af den samlede opgavemængde mellem de enkelte faggrupper i den kliniske afdeling, inklusiv servicepersonalet, vil blive fremmet af, at de kliniske afdelinger i fase 3 får tilført yderligere en faggruppe at glide opgaver imellem. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 9 af 49

10 De ressourcer som herved frigøres, kan i stedet anvendes til udførelse af andre kliniske opgaver og derved aflaste presset på behandlergruppen. Det er op til den enkelte afdeling/afsnit at vurdere de muligheder, tilknytning af serviceassistent(er) giver, og at være innovative og udnytte frigørelse af personale i den kliniske afdeling til udførsel af andre opgaver. Som f.eks. at løse flaskehalsproblemer i pågældende afdelinger og/eller opfylde målsætningen; Behandling af 95 % i eget sygehusvæsen. Det ligger udenfor serviceassistentkonceptets rammer, men det kan vurderes og evt. afprøves, om konceptimplementeringens resultater vil kunne fremme en sådan opgaveglidning mellem de enkelte afdelingers faggrupper. Da opgaveglidning ikke var et krav i pilotafprøvningen, var det besluttet, at evalueringen udelukkede skulle have fokus på opgaveflytning. Målingen gik derfor på flytning af serviceopgaver udført af personale i de kliniske afdelinger over til det servicefaglige personale. Opgaveglidning er heller ikke et krav i den videre implementering, men det udelukkes ikke, at der er incitament for at se nærmere på samt afprøve de givne muligheder. Da den omtalte opgaveglidning ikke direkte indgår i udrulningen af serviceassistentkonceptet, omtales det ikke yderligere i denne Designmanual. 2.4 Viden om indholdet af serviceassistentuddannelsen med speciale i hospitalsservice og den deraf tilknyttede opgavevaretagelse Pilotfasen har vist, at det er vigtigt at skabe klarhed for hhv. afdelings- og afsnitsledelser samt det kliniske personale over, hvad serviceassistentuddannelsen med speciale i hospitalsservice indeholder for mere præcist at kunne vurdere, hvilke serviceopgaver, det er muligt at flytte fra den kliniske afdeling over til serviceassistenterne. Denne klarhed kan ligeledes bibringe til en større tryghed i flytningen af opgaverne. Det anbefales derfor, at implementeringsgruppen planlægger afholdelse af workshop i et samarbejde med Koncern Service og evt. i et samarbejde med den stedlige erhvervsskole. Dette med henblik på at skabe den fornødne indsigt i serviceassistentuddannelsen med speciale i hospitalsservice og dermed det opgavefelt, som kan varetages efter endt uddannelse og evt. yderligere introduktion og oplæring på den enkelte afdeling. Det anbefales ligeledes at sikre en bred involvering af det kliniske personale i et samspil med serviceledelsen og øvrige nøglepersoner så tidligt som muligt i processen for at være med til at skabe både viden, klarhed og tryghed i konceptets faser. Dette kan evt. gøres via fyraftensmøder, afdelingspersonalemøder, stormøder m.v. Som inspiration er der i bilag 2.4.A 2.4.C oplagt programmer for workshops, mødeaktivitet o. lign., som er afholdt i pilotfasen. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 10 af 49

11 3 Funktionsbeskrivelse opgaver som kan varetages af uddannede serviceassister med speciale i hospitalsservice Det er nødvendigt at vide, hvilke konkrete opgaver en uddannet serviceassistent vil kunne varetage. Funktionsbeskrivelsen hjælper i vurderingen af, hvor det vil give værdi at organisere serviceassistenter i den enkelte kliniske afdeling samt i vurderingen af, hvilke serviceopgaver der kan flyttes fra det kliniske personale til serviceassistenter. Nedenstående funktionsbeskrivelse er en nettoliste. De konkrete opgaver de(n) enkelte serviceassistent(er) skal udføre, afhænger af, hvilke opgaver der er knyttet til den afdeling, serviceassistenten skal understøtte. Implementeringsgrupperne udfører en konkret afdækning af behov for hver enkelt klinisk afdeling. Der skal udarbejdes specifikke funktionsbeskrivelser på afdelingsniveau. F.eks. kan der efter ønske være specialfunktioner, der kræver anden yderligere oplæring. I bilag 3.0.A 3.0.F kan opgavebeskrivelser samt stillings- og funktionsbeskrivelser fra pilotfasen ses. I forbindelse med Forhåndsaftale for medarbejdere ansat efter overenskomsten for erhvervsuddannede serviceassistenter (32.37) og servicemedarbejdere/-assistenter ved sygehuse (32.21) mellem Region Sjælland og FOA og 3F, er der udarbejdet en række specifikke funktionsbeskrivelser, som kan ses Intranettet under Personale Min ansættelse Forhåndsaftaler. Basisfunktionsbeskrivelse for hvilke opgaver en serviceassistent med speciale i hospitalsservice kan varetage afhængigt af afdelingsplacering/funktion/speciale Organisatorisk placering Enten under en klinisk afdelingsledelse eller Koncern Service. Ansvarsområder Medvirke til at opretholde de hygiejniske rengøringsstandarder, herunder selvstændig varetagelse af den daglige rengøring efter en fastlagt rengøringsvejledning/frekvensbeskrivelse Udføre egenkontrol i afdelingskøkken samt rengøringskontrol i forhold til Insta 800 Ansvarlig for transport af patienter under hensyntagen til patientens sikkerhed og velbefindende samt ergonomiske principper Deltage i forflytning af patienter under hensyntagen til patientens ressourcer, sygdom, behandling, etiske- og ergonomiske principper Medvirke i det tværfaglige team til at yde omsorg til patienter og pårørende Varetage andre serviceopgaver i forhold til afdelingens behov dette er fastlagte og nedskrevne opgaver Medvirke til et godt arbejdsmiljø i afdelingen Tilrettelægge i samarbejde med kolleger og daglig leder opgaver under hensyntagen til kontinuitet, anvendelse af personaleressourcer og øvrige aktiviteter i afdelingen Kan varetage affaldshåndtering miljørigtigt på afdelingsniveau Opgaver Daglig- og specialrengøring Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 11 af 49

12 Færdiggørelse, anretning og servering af patientmad Bestilling af mad og kolonialvarer Afrydning, opvask og oprydning Sengevask og opredning Bestilling og på pladslægning af depot- og sterilvarer samt linned Linnedhåndtering Administration af uniformer og garderober Laboratorieopvask Transport af patienter til og fra specialafdelinger Lejring af operationspatienter Intern transport af mad, linned, medicin, depotvarer, post og pakker, samt prøver og blod Bestilling og på pladslægning af depot- og sterilvarer Traume og ekstern hjertemassage Administration og transport af hjælpemidler, ilt og specialmadrasser, samt rengøring af hjælpemidler Foretage akutkørsler Alment forefaldende arbejde Håndtere mors og pårørende Forflytningsopgaver Flytteopgaver Affaldshåndtering Egenkontrolprogrammer Opgaver efter yderligere uddannelse Fast vagt (dog ikke psykiatrien) Apparaturcheck Lettere plejeopgaver Træning og spisning Registrering af væskeindtagelse Håndtere vanskelige patienter som er aggressive/voldelige eller farlige for sig selv (dog ikke psykiatrien) Kliniske afdelingsopgaver i nogle specialer Særfunktioner på OP-afdelinger (operationsassistenter) Rengøring af specialudstyr Faglige kompetencer Uddannet serviceassistent med speciale i hospitalsservice Basal genoplivning/udvidet genoplivning for hjertestopteam Kursus i rengøringsstandarder Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 12 af 49

13 Personlige kompetencer Udviser ansvarlighed ved alle arbejdsopgaver Er i stand til at sige fra, hvis egne faglige kompetencer ikke rækker til en given opgave Er i stand til at bede om hjælp fra kolleger eller andre fagpersoner Kan arbejde selvstændigt og samtidig være en del af et team Udviser empati for kolleger, patienter og pårørende Er bevidst om egen kommunikation Udviser fleksibilitet i samarbejdet med diverse faggrupper Kan yde et højt serviceniveau Er med til at skabe en positiv dagligdag Opgaveprioritering Skal kunne tale, læse og forstå dansk Faglig udvikling Deltager i relevante kurser og undervisning Er selv nysgerrig på mulig faglig udvikling Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 13 af 49

14 4 Uddannelse 4.1 Uddannelseskoncept Serviceassistentkonceptet indeholder en stor uddannelsesopgave. Denne opgave løses ved at opdele implementeringen i flere faser. Pilotprojekterne har vist, at det er vigtigt, det er uddannede serviceassistenter med speciale i hospitalsservice, som indgår, når opgaver og personale etableres efter det nye koncept. Pilotfasen i Holbæk har vist, at det er svært at trække mange medarbejdere ud af den daglige drift, som skal til for at fylde erhvervsskolernes uddannelseshold op, såfremt der kun uddannes på to sygehuse ad gangen. Derfor anvendes en udrulningsmodel, hvor der bredt på alle sygehusene først uddannes servicepersonale til serviceassistenter med speciale i hospitalsservice, som trinvist efter uddannelse overgår til nye opgaver i tæt tilknytning til de kliniske afdelinger og først når der er uddannet tilstrækkeligt servicepersonale til serviceassistenter, ændres det organisatoriske tilhørsforhold til den enkelte kliniske afdeling ud fra de anbefalede parametre. I løbet af de 2 første faser uddannes ledelserne i henholdsvis Koncern Service og de kliniske afdelinger. Planlægning og gennemførelse af uddannelsesaktiviteter sker i samarbejde med relevante uddannelsesinstitutioner i Region Sjælland. Se yderligere afsnit Eksisterende serviceopgaver løses i uddannelsesperioden i Koncern Service. Koncern Service sørger for opgaveløsning og vikardækning inden for eget budget. Vikardækning sker inden for en samlet vurdering og prioritering af serviceopgaverne på sygehuset. Principperne beskrives i leveranceaftalerne mellem sygehusene og Koncern Service. Der henvises endvidere til afsnit kapitel 9 vedr. force majeure. Nedenstående oplæg til uddannelse har været afprøvet i pilotfasen efter bekendtgørelse nr. 150 fra 2011 og kan i de fleste tilfælde overføres direkte til det endelige koncept. Lovgivningen på området blev ændret med effektuering medio Derfor er der sket tilpasning af konceptet i forhold til håndtering af uddannelsen, således det overholder gældende lovgivning. Vejledning og bekendtgørelse for området kan ses i bilag 4.1. På baggrund af pilotfasen i Holbæk kan det anbefales, at alle servicegrupper uddannes til serviceassistenter med speciale i hospitalsservice. Det vil bl.a. sikre en bedre sammenhæng i planlægningen af uddannelsesforløbene, men også give en bedre faglig dynamik og sparring i skoleperioderne. Medarbejderne kan opdeles i følgende tre kategorier, ud fra de uddannelsesbehov der er i forhold til implementering af serviceassistentkonceptet: Kategori 1: Medarbejdere, der ikke har erhvervsuddannelse som serviceassistent med speciale i hospitalsservice Gruppe 1: Servicepersonale, der ikke har erhvervsuddannelse som serviceassistent Gruppe 2: Portører Kategori 2: Medarbejdere, der har en erhvervsuddannelse bl.a. som virksomhedsserviceassistent eller rengøringsteknikker Gruppe 3: Medarbejdere, der er uddannet rengøringsteknikere Gruppe 4: Medarbejdere, der har en erhvervsuddannelse som virksomhedsserviceassistent. Gruppe 5: Medarbejdere, der har en erhvervsuddannelse som serviceassistent med speciale i hospitalsservice. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 14 af 49

15 Kategori 3: Øvrige Gruppe 6: Medarbejdere, der af forskellige grunde, ikke skal opkvalificeres til serviceassistent. Uddannelsesplanlægningen foretages af Koncern Service. De berørte medarbejdere, som skal uddannes, afklares i forhold til, om deres uddannelsesbehov ligger inden for kategori 1, 2 eller 3. Implementeringsgruppen præsenteres for den overordnede uddannelsesplan for sygehuset. Pilotfasen har vist, at en afklaring af medarbejderen i forhold til berettigelse af voksenlærlinge tilskud skal ske tidligt. Således at der, i forhold til økonomien, sker en fordeling af medarbejdere på uddannelse, som får uddannelsesøkonomien til at balancere. Se mere om dette i afsnit 4.8. Efter afklaringen skal medarbejdere i kategori 1 og 2 fra gruppe 1-4 merit- og kompetenceafklares individuelt i forhold til serviceassistentuddannelsen. Denne kompetenceafklaring fortages af erhvervsskolerne. Se nærmere under bilag 5.3. Medarbejdere, der af forskellige individuelle grunde ikke skal opkvalificeres samt medarbejdere med udelukkende arbejdsopgaver som logistik portør, tilhører gruppe Uddannelse til serviceassistent med speciale i hospitalsservice Medarbejderne der skal uddannes, opdeles som beskrevet ovenfor i tre kategorier, ud fra deres uddannelsesbehov. Uddannelsesforløb for medarbejdere i kategori 1: Servicepersonale, der ikke er erhvervsuddannede serviceassistenter med speciale i hospitalsservice o Medarbejdere med lang erfaring får mulighed for at tage uddannelsen på et EUV 2 forløb (en etårig merituddannelse), efter en meritvurdering og en kompetencevurdering. Se yderlige herom i afsnit 4.3 o Evt. supplerende uddannelse med f.eks. AMU kurser Uddannelsesforløb for medarbejdere i kategori 2: Medarbejdere, der har uddannelse som rengøringsteknikere Medarbejdere, der har uddannelse som erhvervsuddannet virksomhedsserviceassistent o Medarbejdere der er rengøringsteknikere eller virksomhedsserviceassistenter, får mulighed for at tage uddannelsen på et EUV forløb evt. med godskrivning. Godskrivning sker efter dels en meritvurdering og dels en kompetencevurdering. Se yderlige herom i afsnit 4.3 o Evt. supplerende uddannelse med f.eks. AMU-kurser Medarbejdere, der har en erhvervsuddannelse som serviceassistent med speciale i hospitalsservice o Medarbejdere der ikke skal opkvalificeres, tilbydes supplerende uddannelse efter individuel vurdering Uddannelsesforløb for medarbejdere i kategori 3: Medarbejdere, der af forskellige grunde, ikke skal opkvalificeres til serviceassistenter med speciale i hospitalsservice o Medarbejdere der ikke skal opkvalificeres, tilbydes supplerende uddannelse efter individuel vurdering EUV 2 forløb (etårig merituddannelse) forudsætter, at medarbejderen har minimum to års relevant praktisk erfaring og er over 25 år. Inden medarbejderen starter på uddannelsen, skal der foretages dels en meritvurdering og dels en kompetencevurdering. Se mere om dette i afsnit 4.3. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 15 af 49

16 EUV 2 forløb (etårig merituddannelse) indeholder 22 ugers skoleundervisning, som opdeles i mindst to skoleperioder. Der vil løbende være behov for efteruddannelse og vedligeholdelse af faglige kvalifikationer. Ligeledes kan udviklingen og evt. lovkrav fordre oplæring i nye opgaver, som kræver supplerende uddannelse. Se yderligere afsnit 4.7. Det er Koncern Service, som sikrer, at der udbydes supplerende uddannelse for serviceassistenterne, sådan at der kan sikres efterlevelse af de til enhver tid gældende lovkrav i udførelsen af opgaverne og dels for, at der udbydes kurser ud fra de kliniske afdelingers specifikke behov. 4.3 Meritvurdering og kompetencevurdering Der foretages en meritvurdering, som vil vise, om medarbejdere i kategori 1 kan fritages for dele af serviceassistentuddannelsen og således deltage på en EUV 2 (etårig merituddannelse). Kategori 2 medarbejderne vil ved en meritafklaring få afklaret, om der kan ske godskrivelse for dele af EUV 2 forløbet (den etårige merit uddannelse). Ud over meritvurderingen foretages en individuel kompetencevurdering (IKV), som giver en afklaring af medarbejderens (boglige) kompetencer. Her gives der en vurdering af, hvad der skal til, for at medarbejderen kan deltage på et EVU 2 forløb til serviceassistent med speciale i hospitalsservice. Pilotfasen har vist, at merit- og kompetencevurdering med fordel kan gennemføres på arbejdspladsen. Bl.a. spares transporttid, og medarbejderne er trygge i kendte omgivelser. Det sker i samarbejde med undervisere fra en af erhvervsskolerne. Selve forløbet, som tager 2 til 3 timer, bliver opdelt i meritafklaring og kompetenceafklaring. Samme dag som merit- og kompetenceafklaringen er foretaget, får medarbejderen en foreløbig besked om skolen bud på et hensigtsmæssigt uddannelsesforløb. Se yderlige erfaringspunkter for merit- og kompetencevurdering på bilag 4.3.A og 4.3.B. 4.4 For forløb Hvis hhv. merit- og/eller kompetencevurderingen viser, at medarbejderen har behov for forberedende undervisning i f.eks. dansk, regning (matematik), IT kundskaber mm., tilbydes det. I pilotfasen har der været gennemført et særligt tilrettelagt for forløb. For forløbet er udviklet i samarbejde med en erhvervsskole, som har erfaring med serviceassistentuddannelsen med speciale i hospitalsservice. For forløbet er tilrettelagt med AMU-kurser, som de bærende elementer og kombinerer faglig viden som f.eks. rengøringsmidler med dansk og IT kundskaber. Pilotfasens erfaringer med for forløbet samt mulighed for vikarmuligheder kan ses i bilag 4.4. Ved andre særlige behov, hvor for forløb ikke vurderes dækkende, kan forberedende voksen undervisning (FVU) vurderes som en mulighed. 4.5 Ansættelsesforhold mm. Med forbehold for individuelle hensyn vil der i den videre udrulning ske en skriftlig varsling af allerede ansatte medarbejdere i gruppe 1-4, jf. Funktionærlovens 2, om væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet, inden uddannelsen skal påbegyndes. Det betyder, at der sker en individuel vurdering vedr. varsling om påbegyndelse af uddannelsen til serviceassistent med speciale i hospitalsservice for alle servicepersonaler, som endnu ikke er uddannet. Se eksempel på tillæg til ansættelsesbrev i bilag 4.5.A. Ved ny ansættelser vil det være betinget i stillingsopslaget, at uddannelsen til serviceassistent med speciale i hospitalsservice skal erhverves, såfremt ansøgeren ikke allerede er uddannet. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 16 af 49

17 Der har i pilotfasen været afholdt informationsmøde med bl.a. deltagelse af Koncern HR for de kommende serviceassistentelever, hvor det har været muligt at stille spørgsmål til ændringer i ansættelses- og lønforhold. Se mere i bilag 4.5.B. I pilotfasen er der i samarbejde med Koncern HR blevet udarbejdet anbefalinger for ansættelse af servicepersonale. Her findes bl.a. en vejledning vedr. ansættelse af allerede ansatte portører og andet servicepersonale, der overgår til erhvervsuddannede serviceassistentelever med speciale i hospitalsservice, opstart af ledige i virksomhedspraktik, ansættelse af medarbejder i løntilskud og befordring for EUD elever. Vejledningen kan ses i bilag 4.5.C. Vejledningen opdateres løbende, såfremt lovgivning eller andre aftaler/vilkår på området ændres. Som afslutning på serviceassistentuddannelsens hovedforløb afholdes en prøve i hospitalsservice. Består eleven ikke hovedforløbsprøven, anbefales det, at der sikres en procedure for, hvordan dette håndteres. Det kan bl.a. ske med udgangspunkt i Bekendtgørelse om prøver og eksamen i grundlæggende erhvervsrettede uddannelser. Det er Koncern Service, som sikrer evt. håndtering af elever, som ikke består uddannelsen og ligeledes sikrer udarbejdelse af en procedure herfor i et samarbejde med Koncern HR. Øvrige forhold vedr. ansættelse mm. kan ses i kapitel Organiseringen af uddannelsesforløb Koncern Service har ansvaret for, at servicepersonalet uddannes til serviceassistenter. Erfaringerne fra pilotfasen har vist, at når organiseringen af uddannelse med tilhørende praktik foretages af Koncern Service, giver det en klar ansvarsplacering og entydig styring af uddannelsesforløbene. Derved har eksterne samarbejdspartnere én indgangsdør og én samarbejdspartner. Se yderligere i afsnit Organisering af uddannelse i Koncern Service giver mulighed for en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af uddannelsesforløbene og udnyttelse af vikardækningen på tværs af hele sygehuset. Ligeledes giver det mulighed for at optimere ressourceanvendelse til håndtering og koordinering af uddannelsesplanlægning samt sikre standardiserede forløb. Kompetencemål for serviceassistentuddannelsen med speciale i hospitalsservice kan ses i bilag 5.6.A, og fagmål og praktikmål der har været anvendt i pilotfasen kan ses i bilag 4.6.B. Ansættelse, praktikplanlægning og vejledning af serviceassistentelever vil blive håndteret af Koncern Service. Eksempel på jobannonce til serviceassistentelev kan ses i bilag 4.6.C. Erfaringerne fra pilotfasen i Holbæk tilsiger, at der sikres en koordinering mellem Koncern Service og den enkelte kliniske afdeling i forhold til tilrettelæggelse af praktikperioderne i uddannelsesforløbet. Erfaringer fra pilotfasen vedr. praktikplanlægning kan ses på bilag 4.6.D. I praktikperioden fungerer den kliniske afdeling dels som elevvært og skal dels stille ressourcer til rådighed for introduktion og oplæring i de serviceopgaver, som er udvalgt til overførsel fra det kliniske personale til serviceassistenter. På denne måde sikres det, at de nye serviceassistenter klædes på til opgaverne på de kliniske afdelinger i fase 2 samt til evt. fremadrettet rekruttering i fase 3 og/eller vikardækning. Ved planlægning af praktikperioderne anbefales det at vurdere muligheden for, at perioderne, eller dele heraf, placeres på et andet sygehus end serviceassistentelevens eget. Her kan det bl.a. være relevant at kigge på, om to serviceassistentelever fra hver deres sygehus evt. kan udlånes til hinandens funktionsområde i del af praktikperioden. Derved kan der bl.a. opnås en anden indsigt og læring i måden at håndtere serviceopgaver på samt kendskab både til andre afdelinger, sygehuse og kollegaer. På denne måde medvirker vi ligeledes til en større kompetencepakke for den enkelte serviceassistent efter endt uddannelse. En anden fordel er, at det kan være med til at ruste de lidt forsigtige elever, og at de vil opleve succes ved at gennemføre noget, de anså for udfordrende inden Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 17 af 49

18 opstart. I pilotfasen blev der indenfor portørområdet tilbudt praktik på et andet sygehus for en del af serviceassistenteleverne. Erfaringerne fra piloten i Holbæk viste, at det krævede en del motivation og information af serviceassistenteleverne at gennemføre praktikperioder på et andet sygehus. Erfaringsopsamlingerne fra Holbæk har ligeledes vist, at det er vigtigt, at praktikperioderne indeholder arbejdet med døende og afdøde. Der bliver endvidere undervist i dette på 4. skoleperiode. Såfremt der er andre specialopgaver på det enkelte sygehus, kan disse med fordel inddrages i praktikperioder, da det er med til at ruste serviceassistenteleverne til den kommende tværgående funktion som serviceassistent. Det er også erfaret, at IT-kompetencer kan erhverves i praktikperioderne ved at tildele serviceassistentleverne opgaver af IT-mæssig art. Det anbefales endvidere, at der sikres viden deling i Koncern Service vedr. praktikplanlægning på tværs i Regionen, således at de mest optimale praktikplaner kan udfærdiges. Som led i serviceassistentuddannelsen skal eleverne undervises/orienteres om en række personalepolitiske og organisatoriske forhold på arbejdspladsen. Opgaven har hidtil været løst lokalt, men da alle matrikler nu har elever på erhvervsskolerne, anbefales det, at denne undervisning flyttes til afvikling fra den centrale stab i Koncern Service. Det anbefales at gøre dette som et led i en central introduktionsdag, hvor anden relevant orientering om Koncern Service og Region Sjælland samlet i et 1-dags introduktionsprogram. Dette er testet i 2. halvår af Det anbefalede introduktionsprogram, som er testes, kan ses i bilag 4.6.E. Det er Koncern Service, som forestår den videre opsamling og udvikling af fælles introduktionsdag for eleverne i forbindelse med udrulningen. Erfaringerne fra pilotfasen i Holbæk har vist, at der skal dedikeres ressourcer til håndtering af organisering af uddannelsesforløbet, bl.a. til udarbejdelse af praktikplaner, opfølgning på lovgivning mm. I bilag 4.6.E og 4.6.F ses eksempler på nogle af de praktiske opgaver i forbindelse med uddannelsesforløbet. Ligeledes er planlægningen af vikarordningen ressourcekrævende, da det bl.a. kræver indsigt i et stort regelsæt for at kunne begå sig i forhold til vikarordningen Praktikvejleder I pilotfasen i Holbæk blev der ikke benyttet praktikvejledere. Ved den eksterne evaluering af uddannelsesforløbene i pilotfasen fremgår det, at motivationen for deltagelse i uddannelsesforløbet er blevet påvirket af udfordringer i praktiktiden. Anbefalingen fra evalueringen er, at der med fordel kan tilknyttes praktikvejledere til serviceassistenteleverne under uddannelse. Det er Koncern Service, som sikrer håndtering heraf. Det anbefales endvidere, at den/en af de stedlige praktikvejledere deltager ad hoc efter relevans i et af de formaliserede fora mellem Koncern Service og de kliniske afdelinger se nærmere herom i kapitel 10. Endvidere anbefales det, at nye praktikvejledere starter deres forløb som med-vejledere i et introduktionsforløb sammen med en erfaren praktikvejleder Model for planlægning af uddannelsesforløb I pilotfasen blev uddannelsesforløbene organiseret i en lynlås model som kan illustreres således: Medarbejder 1 tager på uddannelse i xx uger, vikar Y passer medarbejder 1 s job imens. Efter xx ugers uddannelse kommer medarbejder 1 hjem i praktik. Medarbejder 2 tager på uddannelse i xx uger, og vikar Y passer medarbejder 2 s job imens osv. For at kunne anvende denne flettemodel, skal de erhvervsskoler, der samarbejdes med tilbyde uddannelsesforløb, der er tilpasset denne model. Se eksempel på skolekalender på bilag Pilotfasen har vist, at der på det enkelte sygehus er en øvre grænse for, hvor mange medarbejdere, der kan tages ud af den løbende daglige drift for at deltage i uddannelsen. Det store antal af serviceassistentelever i pilotfasen gav bl.a. udfordring med planlægning af praktiktiden. Den eksterne evaluering peger således på, at serviceassistenteleverne har måtte indgå i almindelige daglige opgaver. Det giver ikke mulighed for det kompetenceløft, der skal ske i praktiktiden. Se mere om praktikplanlægning i afsnit 4.6. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 18 af 49

19 4.7 Supplerende uddannelse og efteruddannelse Ud over en erhvervsuddannelse som serviceassistent med speciale i hospitalsservice, kan der blive tale om et behov for uddannelse inden for områder, der ikke er omfattet af den nuværende uddannelse til serviceassistent med speciale i hospitalsservice. Pilotfasen har vist, det er vigtigt at sikre, at de medarbejdere, der skal tilknyttes en afdeling, har et passende kompetenceniveau inden tilknytningen, samt at tilrettelægge oplærings- og træningsforløb, der er målrettet de opgaver, der skal løses på afdelingen. I disse tilfælde vil opkvalificering kunne ske ved efteruddannelse i form af valgfrie fag eller AMU-kurser, eller ved sidemandsoplæring. I pilotfasen er der gennemført 2 uddannelsesforløb til serviceassistent. Evalueringen af de to uddannelsesforløb viser, at det er vigtigt at prioritere forflytning, lejring og transport af patienter. Det vurderes at være hensigtsmæssigt, at denne undervisning finder sted efter første skoleperiode. Valgfri specialefag (2 ugers undervisning) vælges i samarbejde med skolen. Det er Koncern Service, som sikrer undersøgelse af mulighederne for tilrettelæggelse af uddannelsen og deraf vurderer det konkrete behov for efteruddannelse, således at serviceassistenterne opnår den kompetence, der er behov for i den nye opgaveportefølje som serviceassistent. Region Sjælland udruller i årerne 2017 til 2019 et nyt madkoncept til regionens patienter. I dette koncept bliver serviceassistenten en nøglefigur i forhold til arbejdet i de enkelte afsnitskøkkener. Her skal serviceassistenten klargøre patientmaden og har derved ansvaret for et kritisk punkt i arbejdet med fødevarehygiejne og egenkontrol. Arbejdet med fødevarehygiejne og egenkontrol gennemføres på baggrund af national og EU lovgivning for området. Det er Koncern Service, som sikrer oplæringen af serviceassistenterne. Der henvises til bilag 4.7 vedr. serviceassistenters arbejde med fødevarehygiejne. Medarbejdere der allerede har serviceassistentuddannelsen med speciale i hospitalsservice, kan blive efteruddannet, så de opnår de påkrævede kvalifikationer (via f.eks. AMU kurser eller via sidemandsoplæring). AMU-kurser kan designes i forhold til regionens behov. Disse behov skal implementeringsgruppen afdække i forhold til, hvilke opgaver serviceassistenterne skal udføre på det pågældende sygehus. Koncern Service etablerer kontakten til erhvervsskolerne, så der sikres oprettelse af de relevante AMU fag. 4.8 Vikardækning under uddannelse Grundet en ændring i beskæftigelseslovgivningen vedrørende jobrotation, er finansieringen af uddannelse ved brug af jobrotationsvikarer ændret, siden Regionsrådet vedtog Budget Derfor har det kun været muligt at anvende løntilskudsvikarer for medarbejdere, der deltog på uddannelse i pilotfasen. Løntilskud er en tilskudsordning, som gives i en 4 måneders periode, hvis man ansætter en ledig. Denne ordning medfinansierer lønudgiften til vikarer. Erfaringer fra pilotfasen med beregning af økonomien i forskellige vikarmodeller kan ses i bilag 4.8.A. I pilotfasen har der været ansat løntilskudsvikarer, og erfaringerne har vist, at det afhængigt af beskæftigelsessituationen kan være vanskeligt at rekruttere det nødvendige antal vikarer. Der skal rekrutteres flere vikarer end behovet på grund af frafald. I pilotfasen havde frafaldet flere årsager, herunder at vikarerne ikke egnede sig til jobbet, eller at de fandt anden beskæftigelse i løbet af pilotperioden. Der er herudover en oplevelse af, at jobmodenheden hos nogle af vikarerne har været lav med lav motivation og ustabilt fremmøde. Løntilskudsvikarerne blev i pilotfasen rekrutteret i samarbejde med jobcentrene. Erfaringerne med bl.a. informationsmøder, breve mm. kan ses i bilag 4.8.B til 4.8.F. For at kvalificere løntilskudsvikarerne blev de i pilotfasen tilbudt virksomhedspraktik i 4 uger. De 2 af ugerne indeholdte undervisning i relevante AMU fag f.eks. hospitalshygiejne. Jobcenteret betalte for kompetenceløftet af vikarerne. Se mere om indhold og planlægning i bilag 4.8.G. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 19 af 49

20 De fire ugers virksomhedspraktik bruges til at vurdere, om virksomhedspraktikanten efterfølgende kan ansættes i et løntilskudsjob, vikarjob eller ordinært job. Såfremt de 2 af ugerne bruges på et kompetenceløft, skal man være opmærksom på, at der så kun er 2 uger tilbage til at vurdere virksomhedspraktikanten i praksis. Koncern Service har siden pilotfasens afslutning erfaret, at det også er muligt at anvende virksomhedspraktik ved ansættelse af vikarer. I virksomhedspraktik får Koncern Service den ledige i praktik i en periode, og skal hverken betale løn eller forsikring. Praktikperioden kan vare op til 13 uger med mulighed for yderligere forlængelse. Dette gælder for kontanthjælpsmodtagere samt sygedagpengemodtagere og revalidender, der ikke har erhvervserfaring, har langvarig ledighed eller i øvrigt har vanskeligt ved at opnå beskæftigelse med løntilskud. Er der behov for kurser inden ansættelsen, kan det tilrettelægges sammen med det lokale jobcenter, som ligeledes formidler kontakt mellem Koncern Service og en ledig. Det har været ressourcekrævende at få vikardækningen til at fungere i pilotfasen, bl.a. fordi der ikke har været nok vikarer. Dette har påvirket serviceassistentelevernes praktikforløb, da der har været behov for, at serviceassistenteleverne løste de normale opgaver i stedet for at være i praktik på nye opgaver. Eksempel på praktiske erfaringer i forbindelse med planlægningen af virksomhedspraktik kan ses på bilag 4.8.H. Ved valg af vikardækning samt støtte til bl.a. beskæftigelseslovgivningen herunder voksenlærlingetilskud, er det i pilotfasen erfaret, at en god kontakt til Koncern HR i Region Sjælland kan give stor værdi. Ligeledes har de enkelte erhvervsskoler praktikpladscentre, hvor der kan søges hjælp. Se kontaktpersoner i bilag 4.8.I. For at sikre refusioner for løntilskudsvikarer følges Koncern HR s samlede anbefalinger i bilag 4.5.C. for ansættelse af servicepersonale i Koncern Service Model for vikardækning under uddannelse I pilotfasen blev uddannelsesforløbene organiseret i en flettemodel, som beskrevet i kapitel Det har vist sig, at det ikke var muligt at skabe fuldstændig parallelitet mellem 2 uddannelseshold, og da holdene starter forskudt, mangler der vikardækning for slutdelen af uddannelsesperioden for sidste hold. Erfaringerne fra Pilotfasen i Holbæk viste, at der var behov for vikarer i yderligere 4 uger pr. medarbejder på 2. uddannelseshold for at lukke lynlåsen Voksenlærling Region Sjælland kan få tilskud til at ansætte voksenlærlinge over 25 år i serviceassistentuddannelsen, såfremt uddannelsen er på voksenlærlingelisten. Se bilag A herfor. Med beskæftigelsesreformen fra 1. januar 2015 målrettes voksenlærlingeordningen arbejdsløse og ufaglærte beskæftigede. Det betyder, at beskæftigede med en uddannelse ikke kan benytte ordningen. Se yderligere information om voksenlærlingeordningen på bilag B. Vurderingen af om en medarbejder kan opnå voksenlærlingetilskud foretages af jobcenteret, og erfaringerne fra pilotprojektet i Holbæk er, at ca. 1/3 af medarbejderne ikke opfylder betingelserne, da de har en uddannelse i forvejen. Dette forhold vedr. økonomien, og at det i pilotfasen er erfaret, at uddannelsesøkonomien balancerer, hvis holdene af medarbejdere der sendes på uddannelse, består af 1/3 medarbejdere, der ikke kan opnå voksenlærlingetilskud, og 2/3 der kan opnå voksenlærlingetilskud. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 20 af 49

21 5 Implementeringsstøtte En ændring i organisationen, som den implementeringen af serviceassistentkonceptet giver, kræver at der tages fokuseret hånd om de gængse forandrings- og ledelsesmæssige parametre, da vi i implementeringen af konceptet også er oppe imod de normale udfordringer, såsom modstand mod forandringer og ændring af strukturer, normer, kulturer og generelle procedurer, som ved andre forandringsprojekter. De besluttede faser vil fordre forskellig implementeringsstøtte. I dette kapitel er der en beskrivelse af implementeringsstøtte. I kapitel 8 fremgår en yderligere beskrivelse af implementeringsgruppens opgaver. 5.1 Generelle implementeringstiltag gældende for alle faser Tiltagene, som er beskrevet i nedenstående underafsnit, vil være brugbare indledende samt under de enkelte faser Erfaringsopsamling via elektronisk erfaringslog, fase 1, 2, 3 Både i pilotfasen og til brug for den videre udrulning af serviceassistentkonceptet har det vist sig gavnligt at sikre en kontinuerlig erfaringsopsamling via en elektronisk erfaringslog. Erfaringsopsamlingen sikrer, at afprøvede modeller m.v. evalueres, at læringen uddrages, og evt. anbefalinger til ændring af modeller m.m. opsamles. Til brug herfor er der udarbejdet en elektronisk erfaringslog, som kan ses i bilag Den elektroniske erfaringslog er tematiseret og strukturmæssigt opbygget efter nærværende Designmanual. Hensigten med erfaringsloggen er, at den deles mellem implementeringsgrupperne på konceptets intranetside, så der sikres læring på tværs, draget af erfaringer lokalt. Ligeledes vil erfaringsloggen være med til at danne baggrund for en løbende justering af Designmanualen. Erfaringsloggen skal derfor sendes løbende til den centrale konceptledelse, som sikrer, at erfaringer og anbefalinger løbende behandles og uploades på konceptets intranetside Kontakten til erhvervsskoler og jobcentre m.v. i fase 1, 2, 3 I pilotfasen blev der etableret et netværk mellem erhvervsskolerne i Region Sjælland og Koncern Service. Koncern Service er ansvarlig for at fastholde dette netværk, da det giver mulighed for løbende dialog om bl.a. oprettelse af hold, planlægning og styring, opfølgning af medarbejdere på skole, praktikforløb mm. For at den kliniske afdeling har en føling med, hvad der sker på uddannelsesområdet i forhold til uddannelsesinstitutionerne, kan ressourcepersoner fra de kliniske afdelinger evt. inddrages til at give input til uddannelsesforløb via de formaliserede fora, som er nærmere beskrevet i kapitel 10. I forhold til skoleperioderne har pilotfasen givet nogle erfaringer, som kan ses i bilag A. Netværkets medlemmer kan ses i bilag B. Der har i pilotfasen været ansat løntilskudsvikarer, og erfaringerne har vist, at det afhængigt af beskæftigelsessituationen kan være vanskeligt at rekruttere det nødvendige antal vikarer. Vikardækningen udarbejdes i tæt samarbejde med de lokale jobcentre, og her har pilotfasen vist, at det er vigtigt med én samarbejdspartner i jobcentret. Det giver en klar ansvarsplacering og entydig styring af samarbejdet i forbindelse med den valgte vikarmodel. Se mere i afsnit Allokering af administrative ressourcer til håndtering af serviceassistentkonceptet på det enkelte sygehus og i Koncern Service i fase 1, 2 og 3 Erfaringen fra pilotfaserne viser, at der vil være behov for administrativ styring/koordinering/understøttelse af konceptimplementeringen på det enkelte sygehus og i Koncern Service. Der afsættes ikke særskilte midler til dette. Således skal det enkelte sygehus og Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 21 af 49

22 Koncern Service sikre, at der er de nødvendige administrative ressourcer til rådighed indenfor de eksisterende økonomiske rammer. 5.2 Implementeringstiltag der understøtter fase 1, 2 og 3 Der er i uddannelsesfasen ud over selve uddannelsen af personalet til serviceassistenter med speciale i hospitalsservice, et behov for i fase 1 at uddanne serviceledelser til håndteringen af de ændrede ledelsesfunktioner, som implementering af serviceassistentkonceptet fordrer i hhv. fase 2 og 3. Derudover er der i fase 2 et behov for uddannelse af de kliniske ledelser til håndtering af ledelse af en ny faggruppe i fase Kursusforløb i forandringsledelse for serviceledelser og kliniske ledelser i hhv. fase 1 og 2 Både i Koncern Service og i de kliniske afdelinger kommer der i forbindelse med indførslen af serviceassistentkonceptet nye ledelsesopgaver, som kræver understøttelse. Det er vigtigt, det at tage sig den fornødne tid til oplæring på alle niveauer, tages med i vurderingen af, hvornår der skal tilknyttes serviceassistenter organisatorisk til den enkelte kliniske afdeling. Der vil i fremtiden blive arbejdet med paratheden via etablering af udviklingsforløb i samarbejde med Koncern HR. Dette vil gøre sig gældende for hhv. niveau 3 chefer og niveau 4 ledere i Koncern Service (i fase 1) og kliniske ledere til selvbærende afdelinger (i fase 2). Der er i Designmanualen også anbefalinger fra de to pilotforløb om samarbejdsformer og øvrige forhold, som tager højde for både den organisatoriske og ledelsesmæssige parathed, men også det kliniske personales og serviceassistenternes parathed. I fase 2 etableres et tværgående samarbejde, hvor konceptet og principperne for udviklingsforløbet beskrives. Endvidere tages der udgangspunkt i afsnit og som en del af opkvalificeringen Faglig understøttelse af ledende klinisk personale i fase 2 til at håndtere nye medarbejdergrupper i fase 3 Der vil være behov for opkvalificering af det ledende kliniske personale i forhold til det nye overenskomstområde, de får ansvaret for. Det betyder, at der forinden modtagelse/overtagelse af serviceassistenter med ansættelse i én klinisk afdeling i fase 3, skal foretages en opkvalificering. Opkvalificeringen kommer til at foregå i fase 2 med fortsat understøttelse i fase 3. Opkvalificeringen vil bl.a. bestå af: Viden om overenskomstområdet Intro til servicefagligheden Intro til Koncern Service, organisering og støttemuligheder Intro til funktionsbeskrivelser for serviceassistenter med speciale i hospitalsservice og mulighed for yderligere opkvalificering Introduktion til at være praktiksted for kommende serviceassistentelever Under pilotfasen i Nykøbing F. blev der afholdt workshop for alle ledere, som var en del af pilotfasen, hvor der bl.a. blev introduceret til ovenstående. Bilagsmateriale fra workshop benævnes sidst i dette afsnit, Implementeringsgruppen skal planlægge igangsættelse af ovenstående og evt. yderligere afdækkede indsatsområder, i forhold til at de kliniske afdelingsledelser får tilknyttet en ny faggruppe. Under pilotfasen deltog den samlede ledergruppe på én af de selvbærende afdelinger i kursusforløbet Ledelse i forandring. Kursusindholdet kan ses i bilag Den generelle vurdering af forløbet var, at deltagelsen var godt givet ud, da det gav ledergruppen mulighed for bl.a.: Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 22 af 49

23 Etablering af model for løbende planlagte samt ad hoc ledelsesmøder i afdelingen ifm. integrering af serviceassistenterne Drøftelse af model for, bl.a. via ledelsesmøder, at sikre ensartet håndtering og udmeldinger hvor muligt Drøftelse og planlægning af introduktionsmøde for serviceassistenterne Drøftelse af brug af, samt udpegning af, ambassadører blandt det kliniske personale (til inspiration fra piloten er der i bilag A eksempel på opstartsmøde med ambassadører, hvoraf bl.a. ambassadørernes rolle præsenteres) Etablering af model for løbende planlagte møder mellem ledelse og serviceassistenter, hvor opgaver, introduktion, vagtplanlægning, kultur m.v. kunne drøftes og evt. justeres I pilotfasen blev der ligeledes afholdt to workshops for alle involverede ledere; både ledere i Koncern Service og ledere i de berørte kliniske pilotafdelinger. Den første workshop havde fokus på de faglige spektre samt snitflader for opgavefeltet mellem serviceledelsen og ledelsen i de kliniske afdelinger samt intro til overenskomst/arbejdstidsaftaleregler. Den anden workshop havde bl.a. fokus på den fælles kerneopgave for ledelsen i Koncern Service og ledelsen i de kliniske afdelinger, fælles succeskriterier, ændrede ledelsesfunktioner m.v. I bilag B K kan forskelligt materiale fra de to workshops ses Understøttelse af ændrede arbejdsfunktioner for serviceledelser i fase 1 hen imod fase 2 og 3 Der er ligeledes et behov for at sikre, at de nuværende serviceledelser understøttes i de ændringer, der bliver i deres arbejdsfunktioner i forhold til de nuværende. Opkvalificeringen af servicelederne vil ske i hhv. fase 1 og 2, således de er klar til de ændrede ledelsesfunktioner i hhv. fase 2 og 3. Erfaringerne fra piloten har vist, at det kræver betydelige ledelsesmæssige ressourcer at understøtte medarbejderne og guide dem i den nye sammensatte serviceassistentfunktion med samtidigt fokus på aflæring af gamle rutiner m.v. fra det område, man tidligere har været ansat i (portør- eller rengøringsområdet). Her er det væsentligt, at den tilknyttede leder er meget ude i huset, hvor serviceassistenterne tilkobles i servicegrupper til de kliniske afdelinger, og at der samtidig sikres et tæt samarbejde med den kliniske ledelse, således at de også er med til at guide serviceassistenterne i de nye funktioner, som er overflyttet fra det kliniske personale. Ligeledes er det vigtigt at sikre den nødvendige til-/aflæring og understøttelse af de servicepersonaler i Koncern Service, som ikke skal medvirke i serviceassistentkonceptet men varetager andre opgaver som en del af depot- og/eller logistikområdet. Se også kapitel 9 og bilag 9.1.A, hvor der ud fra pilotfasen er givet et bud på, hvilke koordinerede og styrede møde-/samarbejdsfora, der kan være en gevinst for samarbejdet og implementeringen af serviceassistentkonceptet. Det er endvidere vigtigt, at der er fokus på forskellen i den ændrede ledelsesfunktion i fase 2, hvor serviceassistenterne er organisatorisk forankret i Koncern Service og den ændrede ledelsestilknytning i fase 3, hvor serviceassistenterne organisatorisk tilknyttes en klinisk afdeling. Behovet for understøttelse af serviceledelserne fra fase 2 til fase 3 vurderes konkret på daværende tidspunkt og evt. tværgående/individuelle forløb herfor iværksættes. Dette sker centralt fra Koncern Service. 5.3 Implementeringstiltag der understøtter fase 2, hvor der er fokus på parathed Der er efter uddannelse og vurderingen af flytning af serviceopgaver fra de kliniske afdelinger til serviceassistenterne i fase 1, en ny fase, hvor der skal sikres parathed af de berørte medarbejdergrupper. Ledelserne i Koncern Service og de kliniske afdelinger er allerede påbegyndt deres lederuddannelse parallelt med, at medarbejderuddannelsen forløber, så der vil være parallelle og samkørte forløb i mellem fase 1 og 2, men for overskuelighedens skyld er de opdelt i 2 særskilte faser. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 23 af 49

24 5.3.1 Understøttelse af forandringsparatheden i medarbejdergrupperne i fase 2 og 3 Erfaringerne fra piloten har vist, at det også er væsentligt at have fokus på den forandring, det afleder for det kliniske personale. Det gælder særligt den gruppe af klinisk personale, hvorfra der overflyttes serviceopgaver til serviceassistenterne, da det betyder en ændring i det kliniske personales opgaveportefølje og tilrettelæggelse af arbejdsdagen. Men det gælder også de kliniske personaler, som umiddelbart ikke får ændret deres funktioner, da de er en del af den samlede kulturændring. Det er vigtigt at skabe et læringsrum fra det kliniske personale til serviceassistenten, ligesom det er vigtigt som led i, at der opbygges en gensidig tillid i udførslen af opgaverne, og at der fortsat er brug for begge personalegruppers kompetencer. I pilotfasen i Nykøbing F. var et andet vigtigt element at få skabt viden om serviceassistentfunktionen og serviceassistentuddannelsen for det kliniske personale, sådan at de fik kendskab til serviceassistenternes kompetencefelt. Det er særligt relevant for det kliniske personale som led i overflyttelsen af plejeunderstøttende opgaver til serviceassistenten, eks. som 2. person ved klargøring af mors, 2. person ved forflytninger m.m. På denne baggrund er der beskrevet tiltag, som kan understøtte dels det kliniske personales kendskab til serviceassistentens kompetencefelt og dels tiltag, som kan understøtte integreringen af serviceassistenterne i de kliniske afdelinger og den kulturændring, dette afstedkommer. Der henvises endvidere til afsnit vedr. understøttelse af det psykiske arbejdsmiljø Videndeling på tværs af sygehus og Koncern Service i fase 1, 2 og 3 Erfaringerne fra pilotfasen har vist, at der er et ikke ubetydeligt behov for tæt samarbejde og videndeling mellem de kliniske ledelser og serviceledelsen, og at dette allerede etableres i fase 1, hvor vurderingen af, hvilke opgaver der skal flyttes fra de kliniske afdelinger til serviceassistenterne foretages. Det anbefales derfor, at der sikres et/flere koordineret og styret fora for videndeling før, under og efter udrulning af serviceassistentkonceptet. Se kapitel 9 for en nærmere beskrivelse Understøttelse af det psykiske arbejdsmiljø i fase 1, 2 og 3 Det psykiske arbejdsmiljø i en forandringsproces er oftest under pres. I alle faserne af implementeringen af serviceassistentkonceptet er der behov for at sikre støtte til ledelser og medarbejdere i både Koncern Service og de kliniske afdelinger for at opretholde et godt psykisk arbejdsmiljø. Med udgangspunkt i pilotfasen er der givet følgende anbefalinger til, hvad der bl.a. bør være fokus på under Implementeringen: Det er gavnligt at tage imod de nye medarbejdere på den enkelte kliniske afdeling på samme måde som ved ny ansættelser af andet personale En tæt erfaringsudveksling og et tæt samarbejde mellem ledelse i Koncern Service og på sygehuset er med til at danne et fælles sprog og skabe fælles retning Vigtigt at medarbejderne før opstart har mødt afdelingen og hinanden som et nyt team Det kræver mange ledelsesmæssige ressourcer til understøttelse af medarbejderne, så de ikke fastholder gamle rutiner men guides ind i den nye serviceassistentfunktion. Det samme gør sig også gældende for understøttelse af det kliniske personale vedr. overflytning af opgaver til serviceassistenterne og integrering af serviceassistenterne som en del af afdelingen Vigtigt med løbende evalueringsmøder med deltagelse af den kliniske ledelse og serviceassistenterne Vigtigt med løbende ledelsesmøder samt koordineret planlagte ledelsesmøder (klinisk ledelse/serviceledelse/tværgående) For at sikre den bedst mulige implementering af serviceassistentkonceptet i praksis, anbefales det, at implementeringsgrupperne sikrer, at der tages udgangspunkt i ovenstående fokusområder under implementeringen som minimumskriterier. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 24 af 49

25 5.4 Implementeringstiltag der understøtter fase 3, hvor der er fokus på organisatoriske ændringer i tilhørsforholdet fra Koncern Service til en klinisk afdeling Når der er uddannet serviceassistenter og tilkoblet servicegrupper tæt til den enkelte kliniske afdeling samt udvalgt, hvilke serviceopgaver der skal overgå fra det kliniske personale til serviceassistenterne, kommer den sidste fase, hvor serviceassistenterne overgår til organisatorisk tilhørsforhold i den enkelte kliniske afdeling. Det er implementeringsgrupperne, der i fase 2 i samråd med både de kliniske afdelinger og Koncern Service udvælger de afdelinger, der er parate til ændringen af det organisatoriske tilhørsforhold. Kapitel 7 beskriver den organisatoriske opgave nærmere. I fase 2 uddannes de kliniske ledelser til håndteringen af de ændrede ledelsesfunktioner i fase 3, herunder ledelse af en ny faggruppe. Endvidere etableres der i fase 3 en mentorordning fra serviceledelsen til understøttelse af de kliniske ledelser. Se en nærmere beskrivelse af indhold i mentorfunktionen i afsnit Fremtidigt vedligehold af faglige kvalifikationer efteruddannelse For de serviceassistenter, hvis organisatoriske tilhørsforhold ændres til en klinisk afdeling, skal Koncern Service sikre efteruddannelse af denne medarbejdergruppe på lige fod med de serviceassistenter, der er ansat i Koncern Service. Dette sker i et tæt samarbejde med den kliniske afdeling. Ressourcerne hertil afholdes af den kliniske afdeling. Se yderligere information herom i afsnit 5.5. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 25 af 49

26 6 Organisering 6.1 Det organisatoriske princip Som beskrevet i introduktionen er det besluttet, at serviceassistenter som udgangspunkt skal organiseres med organisatorisk tilhørsforhold i en klinisk afdeling. Dvs. der hvor det er muligt for en klinisk afdeling at kunne beskæftige serviceassistenter. Ud fra nærmere fastsatte og beskrevne kriterier i fase 2, beslutter den enkelte sygehusledelse i samråd med Koncern Service, hvor det giver værdi at placere serviceassistenter med organisatorisk tilhørsforhold i en kliniske afdeling, og hvor det giver værdi at understøtte servicebehovet via træk på serviceassistenter med organisatorisk tilhørsforhold i Koncern Service. Forud for udvælgelsen i fase 2 af, hvilke afdelinger der kan være selvbærende i fase 3, vil de nærmere kriterier herfor blive beskrevet. Det vil ske med udgangspunkt i den erfaring, der dels er gjort via pilotfasen i Nykøbing F. og dels på baggrund af erfaringerne fra pilotfasen med overgang til drift af de 2 udvalgte selvbærende og 2 ikke selvbærende afdelinger i Nykøbing F. Endvidere vil det blive beskrevet ud fra de erfaringer, der bliver gjort ved tilknytning af serviceassistenterne til de kliniske afdelinger i starten af fase 2. På den måde sikres det, at vi høster den bedst mulige erfaringsopsamling til brug for styregruppens beslutning af de samlede kriterier, der skal indgå som beslutnings- og vurderingsgrundlag for, hvorvidt en afdeling skal være selvbærende eller fortsat understøttes fra Koncern Service. Ved en fremtidig ændring i de kliniske afdelingers størrelse, flytning af afdelinger eller andre forhold af væsentlig betydning, kan den fremtidige valgte model løbende vurderes og justeres, så den kliniske afdeling hele tiden har den løsning, der er mest optimal for patientbehandlingen. 6.2 Opgaver vedr. ændring af organisatorisk tilhørsforhold fra Koncern Service til en kliniske afdeling (fase 3) Selve den organisatoriske ændring af ansættelsesforholdet sker i fase 3. Indtil da er der sikret opnåelse af de nødvendige kvalifikationer hos medarbejdere og ledelser, samt løbende effektueret en overflytning af serviceopgaverne fra det kliniske personale til serviceassistenterne. Således udestår der i fase 3 den egentlige organisatoriske ændring af ansættelsesforholdet, med de dertilhørende HR-relaterede opgaver, det medfører. En ændring af det organisatoriske tilhørsforhold sker på samme ansættelsesretslige vilkår, som når andre faggrupper i Region Sjælland skifter job på tværs af sygehuse/afdelinger. Ligeledes er der i denne fase behov for at få styr på MED- og TR-aspekter. Disse aspekter er beskrevet i afsnit og Ansættelsesmæssige principper for tæt tilknytning af serviceassistenter til en klinisk afdeling (fase 2) I fase 2 er alt servicepersonale ansat i Koncern Service, og den ledelsesmæssige reference er hos den stedlige serviceledelse. Der er således ikke en ledelsesret i de kliniske afdelinger. Ansvaret for serviceudførslen på de enkelte afdelinger påhviler således Koncern Service i denne fase. Dette sker i et samarbejde med den kliniske afdelingsledelse, således at der sikres en fleksibel arbejdstilrettelæggelse på det enkelte afsnit/på tværs af den kliniske afdeling. Fra pilotfasen er der en klar anbefaling om, at implementeringsgruppen sikrer, at der foreligger klare opgaveprofiler og fremmødeprofiler forud for tilknytning af serviceassistenter i servicegrupper til den kliniske afdeling. Dette er med til at sikre tryghed i ansættelsen og opgavevaretagelsen for dels serviceassistenter men også for det kliniske personale, som afgiver opgaver, og som skal være med til at introducere og oplære serviceassistenterne i den nye opgaveportefølje. Dette udarbejdes ud fra beslutningen om, hvilke opgaver der skal flyttes fra det kliniske personale til serviceassistenter. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 26 af 49

27 6.2.2 Organisatorisk ansættelse af serviceassistenter i en klinisk afdeling (i fase 3) samt efterfølgende rekruttering ved stillingsledighed Når der i fase 3 skal ske en ændret organisering for serviceassistenter fra ansættelsesmæssig tilknytning i Koncern Service til en klinisk afdelingsledelse, vil processen herfor blive udmeldt til implementeringsgrupperne fra den tværgående konceptledelse. Dette vil ske i et samarbejde med Koncern HR Jura og Forhandling. Processen vil følge de ansættelsesretlige regler herfor. Når der ved fremadrettet stillingsledighed på en klinisk afdeling skal rekrutteres serviceassistenter, skal det foregå i et tæt samarbejde mellem den kliniske ledelse og stedlige serviceledelse. Serviceassistenterne skal rekrutteres blandt de uddannede serviceassistenter i Koncern Service. Retningslinjer samt procesmodel herfor vil blive lagt på konceptets intranetside som bilag A og B, når fase 3 iværksættes, ligesom det sikres, at implementeringsgrupperne bliver orienteret, når bilagene er tilgængelige. Rekruttering af vikarer af kortere og længere varighed vil følge samme principper som ved fastansættelser. Koncern Service sikrer ekstern rekruttering i nødvendigt omfang. Fra pilotfasen i Nykøbing F. er der opsamlet bilag til brug for inspiration vedr. udmeldinger om stillingsopslag, interessetilkendegivelser m.v. Materialet kan ses i bilag C H. Der henvises endvidere til Region Sjællands til enhver tid gældende politikker, retningslinjer og vejledninger vedr. ansættelsesvilkår og personalepolitiske principper, ligesom der henvises til gældende overenskomster, rammeaftaler, retningslinjer og anden gældende lovgivning i forbindelse med ansættelsesforholdet mellem Region Sjælland og pågældende medarbejder. Ved enhver organisatorisk ansættelsesmæssig ændring påhviler det afgivende og modtagende afdelingsledelse at kontakte Koncern HR Jura og Forhandling med henblik på at sikre, at de til enhver tid gældende bestemmelser og lovgivning herfor er overholdt Rekruttering til Koncern Service Serviceassistentkonceptet fordrer, at der ved fremadrettet stillingsledighed i Koncern Service rekrutteres serviceassistenter med speciale i hospitalsservice. Såfremt det ikke er muligt at rekruttere allerede uddannede serviceassistenter, rekrutteres servicemedarbejdere, som inden for en angivet periode skal påbegynde og fuldføre serviceassistentuddannelsen med speciale i hospitalsservice. Ansættelse sker efter gældende overenskomstvilkår MED- og TR dækning for serviceassistenter ansat i en klinisk afdeling (fase 3) TR-strukturen følger de gældende bestemmelser i Region Sjælland. I fase 1 og 2, hvor alt servicepersonale fortsat er ansat i Koncern Service, følger TR- og AMIRforholdene ansættelsesstedet, hvilket betyder, at det vil være, som det kendes i dag. Alt servicepersonale er således repræsenteret via TR er og AMIR er i Koncern Service. I fase 3, hvor nogle serviceassistenter skifter organisatorisk tilhørsforhold fra Koncern Service til en klinisk afdeling, skal den valgte LO-repræsentant på den kliniske afdeling repræsentere disse jf. MED-rammeaftalen og MED-aftalen. Vedr. TR-forholdende fremgår det ligeledes af MED-rammeaftalen og MED-aftalen, at en TR skal være ansat på institutionen. Koncern Service og pågældende sygehuse er to selvstændige institutioner. Valg af en tillidsrepræsentant følger ovennævnte gældende aftaler Inddragelse af MED i uddannelses- og udrulningsfaserne (fase 1, 2, 3) Det påhviler implementeringsgruppen løbende at sikre orientering og inddragelse af de lokale Område-MED, APF og lokale afdelings-med inden for de arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljømæssige forhold, der berøres i de tre faser for uddannelse og udrulning af serviceassistentkonceptet. Koncern Service sikrer løbende orientering og evt. drøftelse i MED-Hovedudvalget. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 27 af 49

28 7 Implementeringsgruppens opgaver Implementeringsgruppen har ansvaret for at sikre de i Designmanualen beskrevne opgaver, således at serviceassistentkonceptet implementeres i overensstemmelse hermed. Som inspiration er der i bilag 7.0.A 7.0.H indsat eksempler på dagsorden og dias samt opgaveportefølje bl.a. til brug ved det første implementeringsgruppemøde i hhv. Holbæk og Nykøbing F. I bilag 7.E fremgår eksempel på nedsatte underudvalg med tilhørende opgaveportefølje i piloten i Nykøbing F. forud for igangsætning af pilot-driftsfasen. 7.1 Udarbejdelse af lokal faseopdelt udrulningsplan inkl. flytning af sygehusets serviceopgaver til serviceassister Opgaven vedr. vurdering af, hvilke serviceopgaver der skal flyttes fra personale ansat i de kliniske afdelinger til serviceassistenter Den enkelte implementeringsgruppe skal ud fra potentialet for at flytte serviceopgaver på de enkelte afdelinger sikre, at der foretages en vurdering af, hvilke serviceopgaver der skal overflyttes til serviceassistenterne på det enkelte sygehus. Det er op til sygehuset, hvor stort et potentiale der ønskes udnyttet i opgaveflytningen og den tætte tilkobling af serviceassistenterne til den enkelte kliniske afdeling. Serviceopgaver som flyttes, kan af hensyn til evt. vikardækning og samlet ressourceudnyttelse på sygehuset ikke uden forudgående aftale mellem den kliniske afdeling og Koncern Service flyttes mellem dag-, aften- og natarbejde. Samtidig iværksættes en intern klargøringsproces i Koncern Service, således at den samlede opgaveportefølje inden for hhv. rengøringsopgaver, portøropgaver og de flyttede serviceopgaver fra det kliniske personale kan samles til én ny opgaveportefølje for serviceassistenterne. Koncern Service iværksætter allerede parallelt med fase 1, en proces for samling af rengørings- og portøropgaver til én ny opgaveportefølje. Herefter iværksættes en tæt tilknytning af servicegrupper til den enkelte afdeling i fase 2. I bilag 7.1. A 7.1.O er der givet eksempler på normeringer af serviceopgaver fra det kliniske personale til serviceassistenter, opgaveprioriteringer, fremmødeprofiler, tjeklister m.v., som er anvendt i piloten i Nykøbing F. Opgaven beskrives nærmere i afsnit 7.4. Igangsætning af fase 2 Efterhånden som der er uddannet serviceassistenter i en tilstrækkelig mængde til at løse de udvalgte serviceopgaver fra de kliniske afdelinger, vil den aftalte opgaveflytning af serviceopgaver fra den kliniske afdeling blive foretaget i fase 2. Da der allerede er et stort antal uddannede serviceassistenter på sygehusene, skal Implementeringsgrupperne sikre, at fase 2 igangsættes, så snart udvælgelsen af serviceopgaver til overflytning er foretaget. Implementeringsgrupperne skal derfor også sikre, at der udarbejdes en udrulningsplan for fase 2 vedr. overflytning af de udvalgte serviceopgaver fra det kliniske personale til serviceassistenterne. Således vil fase 1 fortsætte parallelt med igangsætning af fase 2. Det er vigtigt, Implementeringsgrupperne sikrer dette indarbejdet i de lokale tids-og procesplaner. Opfølgning på flyttede serviceopgaver og ændringer heraf med tilhørende økonomi Der skal løbende følges op på opgaver i et samarbejde mellem serviceledelsen og den kliniske ledelse. Ved flytning af serviceopgaver ud over de 60 % skal oplysninger herom videregives til sygehusets samt Koncern Services økonomichef, som sikrer den videre økonomiske foranstaltning heraf via SLA-aftalen. Ved inddragelse i den løbende opfølgning vil serviceassistenterne opleve, at deres nyerhvervede kvalifikationer sættes i spil, og det kliniske personale vil opleve, at de flyttede opgaver nu løses af serviceassistenterne. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 28 af 49

29 Vurdering af hvilke afdelinger der skal være selvbærende samt iværksættelse af fase 3 Ændring af det organisatoriske tilhørsforhold af serviceassistenter fra Koncern Service til den enkelte kliniske afdeling i fase 3, iværksættes når: Der på det enkelte sygehus samlet set er uddannet tilstrækkeligt med serviceassistenter Overflytning af serviceopgaver med tæt tilkobling af serviceassistenterne i servicegrupper til den kliniske afdeling er gennemført i fase 2 Det vurderes, at paratheden er til stede på den enkelte afdeling Når styregruppen forud for udvælgelsen af de selvbærende afdelinger har besluttet kriterierne herfor, vil Designmanualen blive tilført et bilag 7.1.P., hvori kriterierne beskrives. Således udarbejdes en guideline til understøttelse af implementeringsgrupperne for principper ved udvælgelse af selvbærende afdelinger. Det er Implementeringsgrupperne, som sikrer udarbejdelse af udrulningsplanen for fase 3. Implementeringsgrupperne skal derfor i fase 2 sikre, at det vurderes og besluttes, hvilke kliniske afdelinger, der skal være selvbærende. Det er den stedlige sygehusledelse der i samråd med Koncern Service har beslutningskompetencen til at vurdere, hvilke kliniske afdelinger der skal være selvbærende. Herefter igangsættes en proces, som understøtter de kliniske afdelingsledelser og afdelingssygeplejersker i den ændrede ledelsesopgave, som fase 3 afstedkommer. Således arbejdes der med, at de udvalgte afdelinger gøres parate til den organisatoriske ændring. Dette skal Implementeringsgrupperne sikre indarbejdet i udrulningsplanen for fase 3. Det er her særligt vigtigt, at der sikres en koordinering mellem Koncern Service og sygehuset vedr. ændring af det organisatoriske tilhørsforhold for serviceassistenterne i fase 3, således at der foretages én samlet udrulningsproces herfor. 7.2 Vikarmodel for serviceassistentkonceptet På den enkelte geografi administrerer og varetager hhv. Koncern Service og den enkelte selvbærende kliniske afdeling vikardækningen inden for budgettet. Baggrund og historik Pilotprojektet i Nykøbing F. har vist, at den valgte model for vikardækning samlet set har medført, at der er anvendt flere ressourcer på løsning af serviceopgaverne, end der har været til rådighed i de kliniske afdelinger og i Koncern Service. Erfaringerne fra pilotprojektet er endvidere, at der ikke er sammenhæng mellem rekvisition og forbrug af vikarer og betalingen, samt at der ikke er sammenhæng mellem udgifter til vikarer og indtægter via refusioner i forbindelse med uddannelse og langtidssygdom. Styregruppen har derfor besluttet, at modellen for vikardækning justeres, således at vikardækningen holder sig inden for den samlede økonomiske ramme. Forudsætninger for en ny vikarmodel i serviceassistentkonceptet Med baggrund i ovenstående, skal modellen derfor rummes inden for den samlede økonomiske ramme, som er til rådighed til løsning af de serviceopgaver, der overflyttes fra de kliniske afdelinger samt de samlede ressourcer, der er til rådighed til formålene i Koncern Service. I fase 1 og 2 er der ingen, som berøres af modellen, på nær de 2 afdelinger på Nykøbing F. Sygehus, der i pilotfasen overgik som selvbærende afdelinger. Nykøbing F. Sygehus overgår således til konceptet i nærværende Designmanual. Der skal derfor ligeledes foretages justeringer ud fra den beskrevne vikarmodel med henblik på at bringe konceptet på de selvbærende afdelinger og ikke selvbærende afdelinger på Nykøbing F. Sygehus i overensstemmelse hermed. Når der i fase 3 flyttes serviceassistenter og økonomi fra Koncern Service til de kliniske afdelinger, beregnes beløbet, der skal flyttes, ud fra den forholdsmæssige andel af Koncern Services samlede budget til den kliniske afdeling. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 29 af 49

30 Princippet betyder, at der i fase 3 ikke disponeres over og fordeles flere resurser, end der samlet er til rådighed til løsning af de serviceopgaver, som indgår i serviceassistentkonceptet. Dækning af hovedferie sker via Koncern Service. Ved flytning af ressourcer tildeles de kliniske afdelinger derfor 49/52 af Koncern Services budget til den pågældende afdeling. De resterende 3/52 samles i en fælles ferie-vikarpulje i Koncern Service, som dækker hovedferien. Det forudsættes dog, at der foretages en samlet ferieplanlægning for den enkelte sygehusmatrikel, således stordriftsfordele udnyttes. Konkret udformning indgår i leveranceaftalen mellem sygehuset og Koncern Service. Tilkøb af vikarbistand Principperne for vikarmodellen betyder, at der ikke er ledige ressourcer på sygehusmatriklerne, når fase 3 er implementeret. Hvis afdelinger og Koncern Service ikke ved omlægninger o.l. kan løse deres serviceopgaver på grund af fravær, vil der være mulighed for tilkøb af vikarbistand i en begrænset periode. Dette skal ske inden for enhedens egen økonomiske ramme. Vikarer rekvireres gennem Koncern Service, der indkalder vikarer enten udefra eller blandt egne medarbejdere og foretager nødvendige rokeringer blandt eget personale for at kunne løse vikarforpligtelsen. Rekvirering vil ske under hensyntagen til en prioritering af det samlede fravær og dermed ressourcefordelingen på det samlede enkelte sygehus samt i det omfang, det er muligt evt. at rekruttere den fornødne vikarbistand. Afregning sker ikke, hvis vikarforpligtelsen sker ved at Koncern Service i forståelse med sygehuset reducerer serviceniveauet andre steder. Rekvirenten betaler efter regning en faktisk opgjorte udgift, hvis der rekvireres vikarer og ikke reduceres i serviceniveauer. Kompetencemodel for vikarer Vikardækningen vil omfatte kompetencer jf. funktionsbeskrivelsen for serviceassistenter i kapitel 3 og kan variere fra sygehus til sygehus afhængig af de kliniske afdelingers specialer. Det er Koncern Service, som sikrer implementeringen af vikarmodellen. Implementeringsgrupperne præsenteres for modellen. Oplæringen af vikarkorpset sker i et samspil med de kliniske afdelinger med initiativ fra Koncern Service. 7.3 Introduktionsforløb for vikarer og sommerferieafvikling Erfaringer fra pilotfasen har vist, det er vigtigt, at medarbejderne, som skal vikariere på de kliniske afdelinger, som udgangspunkt oplæres til varetagelse af samme funktioner, som de fastansatte. Der arbejdes i Koncern Service med to vikarprofiler; en profil med basisfunktioner og en profil med en overbygningspakke, hvor varetagelse af afdelingsspecifikke funktioner så vidt muligt kobles på. Snitfladerne mellem Koncern Service og de kliniske afdelinger for introduktionsforløb for vikarerne, planlægges efter samme retningslinjer som ved fastansættelser. Korttidsansatte vikarer samt tilkaldevikarer, vikarer for langtidssygemeldte o. lign. kan ikke forventes oplært i alle afdelingsspecifikke opgaver. Koncern Service vurderer det konkrete behov for oplæring af sommerferievikarer, herunder bl.a. vurderet ud fra konkrete behov og vikariatets varighed. I vurderingen vil ligeledes indgå, hvorvidt Koncern Service gør brug af egne faste medarbejdere til sommerferiedækningen. Planlægning af særligt sommerferieafviklingen kræver derfor et betydeligt samarbejde mellem ledelsen i Koncern Service og de kliniske ledere, således at udmelding om sommerferieafvikling også følger gældende frister herfor. I bilag 7.6.A og 7.6.B er skabeloner til inspiration, som er brugt under pilotfasen vedr. retningslinjer for ferieafholdelse samt ferie/fri-ønskeseddel m.m. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 30 af 49

31 7.4 Vurdering af overflytning af serviceopgaver fra de kliniske afdelinger til serviceassistenter (fase 1) Implementeringsgruppen skal som nævnt i afsnit 7.1 foretage en samlet vurdering af, hvilke af de serviceopgaver, der løses af det kliniske personale, der kan overflyttes til serviceassistenter. Dette kan variere efter type af afdeling. I et samspil mellem implementeringsgruppen, den kliniske afdelingsledelse og sygehusledelsen vurderes det derfor, hvilke af serviceopgaverne det kan give værdi at overføre til serviceassistenter. I bilag 7.7.A 7.7.D fremgår de afdækkede serviceopgaver under pilotfasen i Nykøbing F., som det kliniske personale udfører. I bilag 7.7.E fremgår de opgaver, der blev flyttet fra det kliniske personale til serviceassistenter i pilotfasen. Dette er blot et eksempel på opgaver, som kan flyttes. Det anbefales at involvere den kliniske afdelingsledelse, afsnitsledelse og evt. andre nøglepersoner i et samarbejde med den stedlige serviceledelse. Dette vil medvirke til en større forståelse af rammerne og gevinsten i implementeringen af serviceassistentkonceptet, ligesom det kan være med til etablering af et tættere samarbejde mellem den kliniske ledelse og serviceledelsen. Baseret på erfaringerne i pilotfasen, er det væsentligt, at der i forbindelse med udvælgelsen af de serviceopgaver, som flyttes til serviceassistenterne, tages stilling til følgende: Definition af serviceopgaven Serviceopgavens placering på døgnet og vurdering af, om den kan løses på andre tidspunkter af døgnet Frekvens for løsning af serviceopgaven (flere gange pr dag, uge, mdr., etc.) Hvor lang tid det tager at udføre serviceopgaven (timer, min.) Implementeringsgruppen skal i et samarbejde med det stedlige Koncern Service i Fase 1 vurdere og afgøre, hvorledes og i hvilken rækkefølge de udvalgte serviceopgaver i de kliniske afdelinger løbende kan overføres til serviceassistenter. Det skal også afklares og beskrives, i hvilket omfang der skal trækkes på fælles ressourcer i Koncern Service fra en tværgående servicegruppe Definition af de faglige krav i forbindelse med ansættelse i en klinisk afdeling Koncern Service varetager i dialog med den enkelte kliniske afdeling, beskrivelse af de særlige faglige krav der måtte gælde, i forhold til ansættelse af serviceassistent i afdelingen. Dette sker med afsæt i de afdækkede afdelingsspecifikke behov, som er afdækket i forbindelse med udvælgelsen af, hvilke opgaver der skal overgå fra de kliniske afdelinger til udførsel af serviceassistenterne. Der henvises endvidere til afsnit vedr. organisatorisk tilhørsforhold af serviceassistenter til den enkelte kliniske afdeling samt efterfølgende rekruttering ved stillingsledighed og dertilhørende bilag Ydertidspunkter og geografisk sammenhængende afd. (klokkeslæt, ugedag, afdelingstype, m.v.) Implementeringsgruppen skal i forbindelse med udvælgelsen af serviceopgaverne til overflytning til serviceassistenterne, vurdere i hvilke intervaller den enkelte afdeling har normaldrift og ydertidspunkt drift. Det er afgørende for det beredskab, der skal stilles til rådighed fra Koncern Service, samt den bemanding der skal være lokalt i den enkelte kliniske afdeling. Anbefalinger fra pilotfasen tilsiger, at ydertidspunkter vurderes i forhold til opgaveportefølje fordelt hen over døgnet på den enkelte kliniske afdeling i tæt tilknytning til yderområder og andre væsentlige forhold, som har en betydning for Koncern Services inddækning i ydertidspunkter. Dette skal afdækkes og vurderes af implementeringsgruppen. Ligeledes skal det i forbindelse med ydertidspunkter vurderes, hvornår afdelingen er for sårbar til selv at have serviceassistenter ansat set i forhold til forskelligt fravær hos serviceassistenterne samt opretholdelse af gældende rengørings-/kvalitetsniveauer. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 31 af 49

32 7.5 Ledelse Implementeringsgruppen skal udarbejde beskrivelser i forhold til ansvar for eget personale, med det formål, at få ansvar/klare snitflader beskrevet. Følgende emner er dog gældende overordnet: Personaleledelse inkl. MUS Koncern Service contra Klinisk Afdeling Dette følger den organisatoriske tilknytning, altså skal en medarbejder på det punkt håndteres ud fra medarbejderens organisatoriske tilhørsforhold. Ingen serviceledelser i kliniske afdelinger undgå suboptimering Implementeringsgruppen skal afklare og beskrive snitflader for ledelse af serviceassistenter. Herunder ansættelse, oplæring, vikardækning, check af kvalitet samt opfølgning osv., på et detaljeringsniveau, så der er klarhed over ansvar, og så det dermed ikke er nødvendigt at ansætte serviceledere/controllere i klinikken. Kontraktholderfunktion varetages af Koncern Service Kontaktopfølgning på f.eks. vinduespolering, hovedrengøring, leasing af gulvmåtter m.v. foretages af Koncern Service ud fra de besluttede rammer på regionens vegne, jf. de indgåede samarbejdsaftaler. Stillings- og funktionsbeskrivelse for afdelingssygeplejersker Under pilotfasen i Nykøbing F. blev der udarbejdet stillings- og funktionsbeskrivelse for afdelingssygeplejersker til brug under pilotfasen. Den kan ses i bilag Implementeringsgrupperne skal sikre, at det drøftes, hvorvidt der er behov for ændringer i stillingsog funktionsbeskrivelser til afdelingssygeplejerskerne i fase 2, hvor der etableres en tæt tilknytning af servicegrupper i afdelingen og igen i fase 3 på de afdelinger, hvor serviceassistenternes organisatoriske tilhørsforhold ændres til den kliniske afdelingsledelse. Stillings- og funktionsbeskrivelse for serviceledere Under pilotfasen i Nykøbing F. er der ikke lavet nye stillings- og funktionsbeskrivelser for serviceledere, men funktionerne er ændret som følge af det ændrede samarbejde med afdelingsledelser/afdelingssygeplejersker og den ændrede organisering, hvor servicepersonalets organisatoriske tilhørsforhold ændres til en kliniske afdeling. Servicelederne har fået en mentorfunktion for de kliniske ledelser, hvor de under pilotfasen i Nykøbing F. bl.a. har ydet støtte i form af følgende: Hjælpe med vagtplanlægning, specielt sommerferie planlægningen Ansvar for sikring og udvikling af faglighed samt kvalitet Faglig sparring i hverdagen Hjælp til koordinering ved fravær Hjælp til udarbejdelse af arbejds-/funktionsbeskrivelser Kvalitetskontroller samt opfølgning Koncern Service har ansvaret for at sikre, at mentorfunktionen videreføres i implementeringen af serviceassistentkonceptet i fase 3. Endvidere er funktionerne i Koncern Service ændret som følge af den ændrede opgavevaretagelse af serviceassistenter i stedet for de tidligere servicepersonalegrupper. Dette vil ligeledes ske i fase 3 i den videre implementering af serviceassistentkonceptet. Koncern Service sikrer, at der laves en vurdering af kompetencebehov samt kompetenceafdækning, således at der, ligesom for de kliniske ledere, også sikres en model for opkvalificering af servicelederne til at kunne varetage de nye og/eller ændrede funktioner i fase Viden deling og samarbejde Pilotfasen viste, at det fra start var svært at få defineret ledelsesopgaven ved overflytningen/tilknytningen af servicepersonalet til den kliniske afdeling. Særligt de kulturelle og mentale forskelle mellem servicepersonale og øvrigt personale på de kliniske afdelinger har taget tid at opnå fælles fodslag om på afdelingen. Lydhørhed, justeringer af måde at gøre tingene på og Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 32 af 49

33 inddragelse af alle relevante faggrupper medvirker til det ønskede resultat. Det er derfor vigtigt, at det tætte samarbejde mellem den kliniske ledelse og serviceledelsen allerede etableres fra fase 1, sådan at der viden deles og sikres kompetenceudvikling og forståelse på tværs af opgavefelt, ledelsestilgange m.v. Ligeledes kræver det, at lederne samarbejder på tværs, når der opstår problematikker, som driller og kræver lydhørhed og justeringer for at lykkes. Ligeledes skal der sikres koordinering af/og fælles udmeldinger i både Koncern Service og i de kliniske afdelinger, sådan at udmeldinger og holdninger ensartes. Det anbefales at sikre en lokal central forankret koordinering og styring heraf Oplæring/introduktion Når der ansættes nye medarbejdere i klinikken og i Koncern Service, er der retningslinjer, som skal overholdes, f.eks. brand, hygiejne samt kvalitetsstandarder inden for det servicefaglige område. Medarbejderne skal oplæres i forskellige generelle procedurer, omgang med patienter samt serviceopgaver. Oplæringen skal tilrettelægges på en hensigtsmæssig måde, idet både de kliniske afdelinger og Koncern Service har aktier i denne opgave, og der skal sikres beskrivelse af snitflader for, hvem der gør hvad. Det er implementeringsgruppen, som sikrer snitfladebeskrivelsen. Det er vigtigt, at snitfladerne er beskrevet således, at den enkelte serviceassistent ikke er i tvivl om, hvilken leder de skal rette henvendelse til. Det er også vigtigt at sikre, at serviceassistenterne har et passende kompetenceniveau inden tilknytningen til den kliniske afdeling, samt at tilrettelægge introduktions- og oplæringsforløb målrettet de opgaver, der skal løses på afdelingen i den nye serviceassistentfunktion. Derfor skal oplærings- og introduktionsprogrammet tage udgangspunkt i både rengøringsopgaverne, portøropgaverne og de overflyttede serviceopgaver fra det kliniske personale. Pilotfasen har vist, at opgaven med introduktion og oplæring i den nye serviceassistentfunktion er tidskrævende og ressourcefuld. Den kræver et tæt og konstruktivt samarbejde mellem Koncern Service og den kliniske afdeling. Erfaringerne peger endvidere på, at der vil være behov for mindre justeringer i opgaver og vagter undervejs. Det kræver derfor også en tæt opfølgning, evaluering og tilpasning undervejs. Pilotfasen har her vist, at det er en gevinst at holde løbende fastlagte evalueringsmøder mellem serviceassistenter, den kliniske ledelse og serviceledelsen med 1-2 ugers fast interval. I forbindelse med introduktions- og oplæringen viste piloten tydeligt, at det er nødvendigt at tage udgangspunkt i den enkelte medarbejders kompetencer på samme måde som ved ny ansættelser. Oplæringen sker gennem små steps ad gangen så det sikres, den enkelte medarbejder mestrer den givne opgave, inden oplæring i de næste opgaver påbegyndes. Endvidere er der fra pilotfasen anbefalet, at flytningen af opgaver fra det kliniske personale til serviceassistenterne sker gradvist, sådan at de ændrede funktioner integreres løbende for både serviceassistenterne og det kliniske personale, som skal afgive opgaven. Dette kan være med til at skabe tryghed hos begge faggrupper. På denne baggrund har kompetenceskemaer i introduktionsforløbet vist sig værende nyttigt i pilotfasen. Det har dels skabt overblik over hvervede kompetencer men også givet den kliniske afdeling overblik over, hvad de har brug for, at serviceassistenterne kan, og hvilken viden det er nødvendigt, at den kliniske afdeling videregiver til serviceassistenten. Her skal der være fokus på at sikre indsigt i den daglige planlægning af serviceassistenternes arbejde for de kliniske ledelser, fokus på forståelse for både det kliniske personale og serviceassistenterne om, hvordan deres indbyrdes snitflader i opgavevaretagelsen hænger sammen også i forhold til afdelingens dagligdag og rutiner. Her skal afdelingsledelserne også italesætte og drøfte, hvordan grupperne indbyrdes kan hjælpe hinanden med opgaveløsningen og prioritering af opgaverne, når der er travlhed eller ressourcemangel. De skabeloner som er brugt i piloten til eks. planlagte introduktionsforløb, kompetenceskemaer, introduktionsmøder m.v. findes i bilag A G. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 33 af 49

34 Efter afprøvning i piloten anbefales det, at introduktions- og oplæringsforløb finder sted dels forud for tilknytning til den kliniske afdeling samt efter tilknytning til afdelingen. I evalueringen er der også gjort opmærksom på, at der skal tages højde for, at det tager længere tid at oplære medarbejderne i portøropgaverne samt i de plejeunderstøttende opgaver, hvor serviceassistenten understøtter funktioner som 2. person, eks. ved forflytning, klargøring af mors, fast vagtfunktioner m.v., end det tager at oplære i rengøringsfunktioner samt andre kontinuerligt udførende opgaver. Dette har sit grundlag i, hvor ofte opgaverne udføres, og hvor hurtigt serviceassistenterne dermed får rutinen i udførslen af opgaverne. I introduktions- og oplæringsprogrammet skal der ligeledes være fokus på kompetenceudvikling i forhold til at arbejde sammen med andre faggrupper, det at være en del af en servicegruppe samt kompetenceudvikling i forhold til at være mere selvledende som serviceassistent. Følgende parametre er vigtige for at sikre god introduktion/integration i de forandringsprocesser, der vil komme: Implementeringsgruppen skal vurdere, hvilket behov for introduktions- og oplæringsforløb der er på den enkelte afdeling og herudfra vurdere og beslutte, hvem der stiller hvilke personalemæssige og evt. økonomiske ressourcer til rådighed. Der er sikret systematisk planlægning af introduktions- og oplæringsforløb i et tæt samarbejde mellem Koncern Service og den enkelte kliniske afdeling. Der etableres en følordning, hvor der er stillet de nødvendige faglige ressourcer til rådighed for oplæring af serviceassistenter i afdelingsspecifikke funktioner i de serviceopgaver, som flyttes fra det kliniske personale til serviceassistenter og hvor Koncern Service stiller de fornødne faglige ressourcer til rådighed til oplæring i servicefunktionerne inden for Koncern Services opgavefelt Ved overordnet samling af introduktions- og oplæringsopgaven hos Koncern Service, hvor det giver værdi, er det muligt, at undervise/oplære flere medarbejdere på en gang, i modsætning til hvis opgaven er placeret decentralt. Det er samtidig muligt at have relevante redskaber, midler og materialer til stede i evt. særskilte undervisningsområder. Dette skal indgå i implementeringsgruppens vurderingen af, hvem der skal stille hvilke ressourcer til rådighed i introduktions- og oplæringsforløbet. Under uddannelsen til serviceassistent med speciale i hospitalsservice skal praktikperioderne også tilrettelægges efter serviceassistentkonceptet, sådan at eleverne i praktikperioderne opnår kompetencer inden for det at være tæt tilknyttet de kliniske afdelinger i den nye serviceassistentfunktion. På denne måde sikres det, at medarbejderne allerede under uddannelsen opnår kompetencer inden for den samlede funktion. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 34 af 49

35 8 Faglighed/kvalitet/udvikling og ansvar 8.1 Definition af servicefaglighed, teknologi Dette afsnit beskriver, hvilke områder Koncern Service har ansvaret for at vedligeholde og udvikle fagligt Servicefaglige områder og opgaver Koncern Service har ansvaret for faglighed og udvikling indenfor: Daglig rengøring og specialrengøring Hovedrengøring, GlossAir, håndværkerrengøring Patienttransport Løft- og forflytninger Affaldshåndtering Kapelopgaver Specialopgaver inden for OP og Anæstesi Madservering og køkkenfunktioner Bestilling af depot- og sterilvarer Linned - herunder div. transport af linned Transport af medicin mm Eksempler på servicefaglige opgaver Nedenfor beskrives nogle konkrete eksempler på servicefaglige opgaver, som Koncern Service har ansvar for at udføre på tværs af det enkelte sygehus: Følge udviklingen inden for rengøringsområdet, herunder midler og materiel Opdatering af datablade Planlægning, udarbejdelse og opdatering af arbejdsplaner, instrukser mm. Undervisning inden for forflytningsområdet, opdatering af viden og udvikling inden for metodikker samt forflytningsudstyr Materiel til affaldshåndtering Sengerengøring, udvikling af metodikker, funktionsbeskrivelser i forhold til rengøring og krav til anvendelsesmåder/indretning Arbejdsstillinger i forhold til udførelse af arbejdet Udførelse af rengøring efter fastlagte standarder samt opfølgning på udfaldet Overholdelse af retningslinjer inden for hygiejneområdet, herunder levnedsmiddelområdet, udførelse af egenkontrol Håndtering af linned og uniformer, følge udviklingen inden for området Transportopgaver patient/produkter, følge udviklingen og afdække markedet for nyt materiel inkl. fokus på aflastning af fysisk hårde funktioner Udskiftning af iltbeholdere, leverandørkontakt inkl. bestilling Tjeneste i kapellets sektionsstue i forbindelse med obduktioner samt varetagelse af kontakten til bedemænd ifm. afhentning af afdøde Undervisning i eksempelvis hygiejne, rengøring, forflytninger, transport, arbejdsstillinger, egenkontrol, arbejdsstillinger Sengeredningscentraler, afrigge, vaske og oprede senge Rengøring af fællesområder Funktioner tilknyttet arealer, som ikke er direkte tilknyttet en klinisk afdeling, f.eks. gange og trapper uden for afdelingen, garderober, kantine/cafeteria områder, depoter, toiletter som støder op til fællesarealer samt patientophold/flextrafik afhentningssteder, hall, kældergange/-arealer Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 35 af 49

36 8.1.3 Specialopgaver Følgende opgaver kategoriseres som specialopgaver, der skal håndteres særskilt. Disse er også organisatorisk placeret i Koncern Service: Rengøring efter håndværkere Desinfektion af lokaler med GlossAir maskiner Hovedrengøring af OP- samt andre specielle afdelinger og gardinvask (hvor dette ikke er indarbejdet i daglig rengøring) Opsugning af vand efter vandskader Tilkald til opgaver uden for normal arbejdstid Ekstra bemanding ved overbelægning Tilkald til optørring af spild mv. i/ved venterum, toiletter mm (skadestuer/lægevagt, toiletter i fællesområder) hvor rengøringspersonale ikke er til stede Assistance til hjertestop, traumer Logistik opgaver i VALASJ samt øvrige rene logistik- og transportopgaver Som nævnt i afsnit 2.2 omfatter serviceassistentkonceptet for nuværende ikke opgaver og funktioner knyttet til VALASJ. Disse opgaver bliver uændret forankret i Koncern Service. Når VALASJ er gennemført, revurderes opgavevaretagelsen i forhold til serviceassistentkonceptet. Ligeledes indgår opgaver, kategoriseret som rene logistik- og/eller transportopgaver, ikke som en del af serviceassistentkonceptet, da disse funktioner kan blive en del af VALASJ. 8.2 Kvalitet kontrol/styring/opfølgning Koncern Service har ansvar for at kontrollere, at de udførte serviceopgaver lever op til de gældende standarder, uanset om opgavevaretagelsen sker i den enkelte kliniske afdeling eller i Koncern Service. Ansvaret for opfølgning og evt. korrektioner har henholdsvis den kliniske afdelingsledelse eller Koncern Service afhængig af opgavens organisatoriske placering. Det er Koncern Service, der kvalitetskontrollerer på det servicefaglige område jf. gældende standarder. Kontrollerne omfatter både arbejde udført af serviceassistenter tilknyttet en klinisk afdeling og af serviceassistenter og andet servicepersonale ansat i Koncern Service. Yderligere vil der løbende blive udført kontrol af opgaver, som retter sig mod det servicefaglige område og er pålagt af f.eks. hygiejneorganisationen. Der er her tale om kontroller, som skal gennemføres af rengøringsindsatsen mv. jf. gældende rengøringsstandarder, herunder kvalitetskrav. Kontrollerne vil blive udført efter de retningslinjer, der er beskrevet i de pågældende standarder. Kontrollerne udføres af personale fra Koncern Service, der er certificerede til at varetage denne type kontroller og suppleres med årlige eksterne kontroller. I forhold til opgaver pålagt fra f.eks. hygiejneorganisationen, er der tale om sikring af opgaver som f.eks. rengøring af perlatorer og bruse hoveder. Såfremt en serviceassistent med ansættelse i Koncern Service skal udføre opgaver af klinisk afdelingsmæssig karakter, eller opgaver på vegne af den kliniske ledelse, er det den kliniske afdelingsledelse der har ansvar for at sikre, at der er en opgavebeskrivelse og de nødvendige tjeklister mv., som serviceassistenten/vikaren udfylder efter aftalt angivelse. Koncern Service kan indgå i et samarbejde om ensretning af skabeloner/tjeklister mv. Kvalitetsniveauet fremgår af de indgåede leveranceaftaler. Heraf fremgår det, at Koncern Service har ansvaret for overholdelse af kvaliteten der, hvor opgaven er placeret i Koncern Service, og den kliniske afdeling har ansvaret for overholdelse af kvaliteten der, hvor opgaven er placeret i den kliniske afdeling. Det er Koncern Service, som forestår kvalitetskontrollerne. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 36 af 49

37 8.3 Ansvarsfordeling/opgavefordeling I følgende afsnit beskrives ansvarsfordeling i forhold til arbejdsplanlægning, indkøb, arbejdspladsbrugsvejledninger, arbejdsmiljø mv Arbejdsbeskrivelser/arbejdsplaner Der skal foreligge arbejdsbeskrivelser/arbejdsplaner, som danner baggrund for udførelsen af serviceopgaverne, samt til brug for organiseringen af arbejdet. Planerne skal opdateres/justeres, når der sker ændringer i opgavesammensætning/fordeling, samt når afdelinger flytter internt og mellem sygehusene. Planerne vil omfatte opgaver i en klinisk afdeling samt øvrige serviceopgaver. Opgaven varetages i et samarbejde mellem Koncern Service og den kliniske afdeling. Der tages ligeledes udgangspunkt i de dertilhørende faglige systemer i Koncern Service, så der sikres, at arbejdsplaner udføres ensartet og entydige. Det samme gør sig gældende ved opdateringer samt ændringer af planer. Dermed sikres også et samlet overblik over alle planer. Det kræver koordinering mellem den kliniske afdeling og Koncern Service, når der ønskes ændringer af planerne den ene eller den anden vej. 8.4 Standardisering indkøbsaftaler m.v. (kemi, materialer og forbrugsstoffer m.v.) For indkøb af materialer og forbrugsvarer foreligger der procedurer og indgåede indkøbsaftaler, som skal følges på tværs af organisationen og på den enkelte matrikel. Der skal ske en løbende standardisering af materialer og forbrugsvarer, da det betyder nemmere oplæring og anvendelse, og dermed minimeres fejlanvendelse til gavn for patienter og miljø. Ansvaret er placeret i Koncern Service med inddragelse af de kliniske afdelinger, hvor det er relevant. Ansvar for udarbejdelse af indkøbsaftaler på området ligger i Koncern Indkøb. Koncern Service har ansvar for, at de efterleves. 8.5 Instruktioner/retningslinjer Koncern Service vil via de allerede gældende instruktioner/retningslinjer sikre udarbejdelse af de nødvendige beskrivelser, så de dækker de arbejdsmæssige opgaver ved udførsel af servicefaglige opgaver. Der vil være beskrivelser af ergonomiske retningslinjer samt generelle retningslinjer (kemi, m.v.). Koncern Service sikrer, at de nødvendige arbejdsvejledninger (retningslinjer) samt evt. Arbejdspladsbrugsvejledninger (APB er) er til rådighed til arbejdsudførsel af serviceassistenter i de kliniske afdelinger. 8.6 Arbejdsmiljø følger ansættelsesforhold Arbejdsmiljø omfatter det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Ansvaret for serviceassistentens arbejdsmiljø er placeret hos den stedlige personaleleder. Derved får den enkelte personaleleder indsigt, ansvar for og dialog med sine egne medarbejdere i forhold til problemstillinger i arbejdsmiljøet. Lederen har dermed også sammen med medarbejderen opgaven med at forbedre, forebygge eller iværksætte tiltag. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 37 af 49

38 Måske er det de samme problemstillinger, der indberettes om i de øvrige serviceområder på matriklen. Ulempen ved lokal håndtering er, at der ikke er overblik og igangsætning af evt. fælles tiltag. Det kan afhjælpes ved, at der på sikkerhedslederniveau sikres en tæt dialog på tværs af sygehuse og Koncern Service. Dette samarbejde er i dag etableret via regionens arbejdsmiljønetværk. Tværgående problemstillinger i forhold til arbejdsmiljøet afdækkes ofte ved undersøgelse af arbejdsmiljøet. Nogle problemstillinger er lokale, andre forekommer flere steder både i kliniske afdelinger og i Koncern Service. Det er sikkerhedslederen på sygehuset, der samler op på tværs af afdelingerne på sygehusene, og sikkerhedslederen i Koncern Service, der samler op på tværs af de medarbejdere, der er ansat i Koncern Service. På arbejdsmiljønetværksmøder samt ad hoc drøftes fælles tendenser. Lokale tendenser drøftes lokalt i de formaliserede fora, eks. via MED og via nedsatte samarbejdsfora på tværs af Koncern Service og de kliniske afdelinger. I forbindelse med overflytning af serviceopgaver fra det kliniske personale til serviceassistenterne, skal der udarbejdes nye opgavebeskrivelser. Når serviceassistenterne oplæres i de nye funktioner, skal de samtidig oplæres i eventuelle tilhørende korrekte arbejdsstillinger, værnemidler o. lign., som har betydning for opretholdelse af et godt fysisk arbejdsmiljø. Ansvaret for både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø følger organiseringen af serviceassistenterne. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 38 af 49

39 9 Samarbejds- og leveranceaftaler De eksisterende samarbejds- og leveranceaftaler mellem sygehusene og Koncern Service tilpasses til de tre faser i udrulningen af serviceassistentkonceptet i stor skala. Faserne vil have overlap, således at det kan være forskelligt, hvor de enkelte sygehuse er i forhold til hinanden. Fase 1 Hovedindholdet i fase 1 er igangsætning af systematisk uddannelse af de berørte medarbejdere, samt nedsættelse af implementeringsgrupper under hver sygehusledelse. Her skal der være særlig opmærksomhed på beskrivelse af følgende: 1. Beskrivelse og tilpasning af eksisterende snitflader 2. Gennemførelse af uddannelse og brug af vikarer a. Beskrivelse af smertegrænsen for fravær af erfarent personale b. Procedure for afhjælpning af evt. opståede mangler i løsning af serviceopgaverne 3. Prioritering af serviceopgaver forventning til vikardækning 4. Formaliseret opfølgning på det daglige samarbejde mellem sygehuset og Koncern Service Fase 2 Hovedindholdet i fase 2 er fortsat uddannelse, samt i takt med at det berørte personale vender tilbage efter endt uddannelse etablering af servicegrupper i Koncern Service, som knyttes til de kliniske afdelinger. I denne fase suppleres ovennævnte i fase 1 med: 1. Udvælgelsen af serviceopgaver til flytning fra klinisk personale til serviceassistenter samt placering heraf på døgnet 2. Justering af beskrevne snitflader i forbindelse med den praktiske tilknytning af serviceassistenterne til de kliniske afdelinger 3. Placering af serviceopgaver på døgnet Fase 3 Hovedindholdet i fase 3 er organisatorisk overførsel af serviceassistenter til de kliniske afdelinger, hvor det giver mening. I denne fase suppleres ovennævnte i fase 2 med: 1. Aftalt økonomi i forbindelse med opgaveflytning fra Koncern Service til de udvalgte selvbærende kliniske afdelinger 2. Aftaler om uddannelse samt ansvar for faglig ajourføring på serviceområdet, kvalitetsarbejde, implementering af hygiejneforskrifter herunder afledte økonomiske konsekvenser - arbejdsmiljø o.l. 3. Justering af snitflader 4. Justering af aftalt opgavefordeling mellem Koncern Service og de kliniske afdelinger 9.1 Snitflader til sygehusets organisation For at sikre en smidig gennemførelse af serviceassistentkonceptet skal der i den daglige drift være fokus på kommunikation og samarbejde mellem den stedlige serviceledelse og sygehusets øvrige organisation. Tidlig inddragelse fra begge sider i forbindelse med ændringer i fysiske rammer og organisatoriske forhold bør indgå som en naturlig del af det løbende samarbejde. Deltagelse i hinandens relevante udvalg, hvor det giver mening, kan sikre relevante bidrag til og en fælles forståelse for den konkrete gennemførelse af optimale patientforløb. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 39 af 49

40 I forbindelse med flytninger, omlægninger af rutiner mm. er tidlig inddragelse også en forudsætning for, at opgavebeskrivelser, ændrede prioriteringer og evt. økonomiske forhold kan beskrives, aftales og kommunikeres inden iværksættelse. Koncern Service har i samarbejde med den enkelte kliniske afdeling til opgave at sikre, at der foreligger beskrivelse af alle serviceopgaver, samt at der sker en løbende ajourføring jf. afsnit 7.1. Det er vigtigt, relevante parter har et samarbejde og forståelse for hinandens udfordringer og problemstillinger. Det anbefales, at repræsentanter fra Koncern Service har en plads/mulighed for at deltage i udvalg (på Regions/sygehusniveau), som behandler patientkost, servicefaglige standarder, hygiejne osv. for at sikre relevante bidrag fra Koncern Service, når de optimale patientforløb tilrettelægges. I pilotfasen er det blevet tydeligt for både Koncern Service og de kliniske afdelings-/afsnitsledelser, hvor vigtigt det er med en tæt og løbende dialog for at lykkes med en tæt tilknytning, oplæring og integrering af serviceassistenterne i de kliniske afdelinger. Det anbefales derfor, at implementeringsgrupperne fra start sikrer relevante koordinerede, formaliserede og styrede mødefora på både afdelings- og afsnitsniveau. Ud fra pilotfasen gives der et bud på, hvilke koordinerede og styrede møde-/samarbejdsfora, der kan være en gevinst for samarbejdet og implementeringen af serviceassistentkonceptet i bilag 9.1.A. I bilag 9.1.B og -C er der endvidere et eksempel på formaliseret arbejdsgange mellem Koncern Service ledelse og den kliniske ledelse under piloten i Nykøbing F. samt vedr. pakning, aflæsning og klargøring af tøjvogne. Fra pilotfasen er det anbefalet at afholde forskellige workshops i den videre implementering af serviceassistentkonceptet, hvilket fremgår flere steder i denne Designmanual. Det er op til de enkelte implementeringsgrupper af vurdere, på hvilken måde og i hvilken form, anbefalingerne herfor kan anvendes. Eksempelvis kan workshops også opdeles og afholdes som emne-opdelte gå-hjem-møder el.lign. Det er her vigtigt at se på, hvad der er muligt at planlægge for de forskellige deltagende faggruppers vagtplanlægning og opgaveudførsel på døgnet. Det er Koncern Service, som sikrer beskrivelse samt implementering af en model for faglige fora på den enkelte geografi/på tværs af geografier inden for Koncern Services ansvarsområde. Implementeringsgruppen vurderer løbende, hvilke øvrige møde-/samarbejdsfora der er behov for samt sikrer implementering af en formaliseret og koordineret model herfor, som ovenfor beskrevet. 9.2 Beskrivelse og beregning af nye opgaver inkl. ombygning, flytning af opgaver m.v. Der sker løbende flytninger af afdelinger, både internt på sygehusene og mellem matriklerne. Endvidere sker der udvidelser/indskrænkninger af funktioner, samt der tilbygges. I den forbindelse skal opgaverne beskrives og beregnes, hvilket sker i et samarbejde mellem Koncern Service og stedlige sygehusledelse. Under pilotfasen i Nykøbing F. flyttede et afsnit fra en af de selvbærende afdelinger til andre lokaler på sygehuset. Da de nye lokaler lå fysisk langt væk fra de øvrige sengeafsnit i afdelingen, gav det ikke længere værdi, at afsnittet skulle have serviceassistenterne ansat i den kliniske afdeling. Ved udvælgelse af afdelingen til pilot blev det ligeledes besluttet at udskille afdelingens ambulatorie fra pilotfasen, da det også lå fysisk langt væk fra sengeafsnittene. Erfaringerne fra pilotfasen i Nykøbing F. har vist, at for at sikre en så smidig proces som mulig for serviceassistenterne, de kliniske ledere og ledelsen i Koncern Service vedr. de opgaver, som er afledt af hhv. om-/tilbygning og flytning af afdelinger, er det nødvendigt, at sygehusledelserne tidligt i planlægningen inddrager Koncern Service jf. afsnit 9.2. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 40 af 49

41 En løbende dialog mellem formanden for implementeringsgruppen, som blev varetaget af en vicedirektør, og driftschefen for Koncern Service har haft en positiv effekt på håndtering af processen. 9.3 Benchmarking Koncern Service varetager opgaven vedr. opgørelse af ressourceforbrug og aktivitet på tværs af alle områder. Koncern Service og de kliniske afdelinger skal derfor benytte ensartede modeller for ressourceforbrug, så det er muligt at foretage benchmarking. Det er Koncern Service, der har ansvaret for, at der er ensartede modeller til rådighed, og at der sikres en videns opsamling samt benchmarking på serviceydelserne i Region Sjælland. Dette finder sted inden for de systemmuligheder, som er tilgængelige på tidspunktet for benchmarkingen. Koncern Service skal via SLA koordinere med sygehusledelsen, hvilke behov der er for benchmarking, eks. i forhold til patienten, ligesom det drøftes, hvilke parametre sygehusledelsen ønsker at foretage målinger på. Dette vil gøre sig gældende både ved organisatorisk forankring i Koncern Service og i de kliniske afdelinger. 9.4 Force majeure forhold Under piloten blev der i implementeringsgruppen foretaget en vurdering af, hvorledes ledelsesretten af serviceassistenterne skulle håndteres under force majeure forhold som eks. brand, katastrofemeldinger med aktivering af beredskab, arbejdsnedlæggelser af større betydning, et ikke ubetydeligt samlet fravær o. lign. Det blev her besluttet, at Koncern Service har råderetten over den samlede bemanding af servicepersonale på det samlede sygehus for at sikre bedst mulig håndtering af alle sygehusets afdelinger. Dette sikres beskrevet i leverancenaftalen mellem Koncern Service og det enkelte sygehus. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 41 af 49

42 10 Opmærksomhedspunkter til/fra implementeringsgrupperne I respekt for ikke at begrænse implementeringsgruppernes handlefrihed vurderes det, at det vil give størst værdi at vedlægge implementeringsgruppernes fremadrettede høstede erfaringer og deraf anbefalinger som opmærksomhedspunkter. Implementeringsgrupperne skal på denne baggrund løbende fremsende deres erfaringslog til den centrale konceptledelse, således at der løbende kan ske en elektronisk erfarings- og viden udveksling på tværs af implementeringsgrupperne, på konceptets intranetside. Dette vil ske via en tematiseret erfaringslog opbygget efter kapitler og afsnit fra Designmanualen som beskrevet i afsnit Det er herefter de enkelte implementeringsgrupper, der skal vurdere omsætteligheden af dem i praksis, i forhold til, hvad der er muligt på det enkelte sygehus. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 42 af 49

43 11 Kommunikation Der skal sikres løbende information til omgivelser/interessenter, da der er behov for at sikre en løbende informering om arbejdet i implementeringsgrupperne samt at skabe mere generel viden om, hvad selve serviceassistentkonceptet indebærer. Under pilotfasen blev der udarbejdet en ledelses- og medarbejderanalyse for at belyse, hvilke informationer, kommunikationsformer m.v., der var ønske om og behov for. Resultatet af analysen kan ses i bilag 11.6.A. Implementeringsgrupperne skal sikre, at der er en klar kommunikationsstrategi og kommunikationsplan for processen, og at der faktisk foretages udmeldinger ud fra denne for at skabe tryghed og viden. Der kan indhentes støtte fra Kommunikation til udarbejdelse af kommunikationsstrategi og plan. Det anbefales også, at der laves en kommunikationsplan tilknyttet den enkelte kliniske afdeling, når konceptet implementeres i praksis dels når servicegrupperne tilknyttes de kliniske afdelinger i fase 2 og derefter i fase 3 de steder, hvor serviceassistenterne på sigt får ændret organisatorisk tilhørsforhold til den kliniske afdelingsledelse. I bilag 11.6.B og 11.6.C ses eksempler på kommunikationsindsatser fra pilotfasen. Det anbefales ud fra piloten at sikre, at der i kommunikationsplanen også informeres og kommunikeres om økonomien i konceptet til både ledere og medarbejdere. I pilotfasen blev der anvendt Spørgsmål/Svar både for servicepersonale samt det kliniske personale, omhandlende betydningen af projektet for de berørte medarbejdere på pilotafdelingerne. De to Spørgsmål/Svar blev lagt på pilotprojektets intranetside og kan ses i bilag 11.6.D og 11.6.E. Relevante Spørgsmål/Svar til brug for den videre konceptimplementering kan findes på den nye intranetside. I pilotfasen blev der endvidere afholdt informations- og dialogmøder af forskellig karakter. Eksempler herpå kan ses i bilag 11.6.F 11.6.H. Implementeringsgrupperne skal sikre koordinering ift. den centrale konceptledelses kommunikationsstrategi og -plan. Den centrale konceptledelse sikrer, at der fremsendes relevant materiale centralt fra til implementeringsgruppeformænd og eventuelle delkonceptledere. Den overordnede kommunikationsstrategi og plan for konceptet kan ses på intranetsiden for konceptet. Til brug for inspiration er der i bilag 11.6.I vedlagt en skabelon til brug for arbejdspakke for konkret kommunikationsindsats, og i bilag 11.6.J er der et eksempel på en udfyldt skabelon. På konceptets intranetside findes endvidere eksempel på tidsplan for overordnede kommunikationsopgaver for pilotfasen frem til evalueringen i Her findes også nyhedsbreve, videoer og andre kommunikationsindsatser fra før, under og efter pilotfasen. I bilag 11.6.K, M er der tre eksempler på tidsplaner for kommunikationsplaner i pilotfasen i Holbæk. Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 43 af 49

44 12 Bilagsfortegnelse Nedenfor er indsat en bilagsfortegnelse over alle de bilag, som findes elektronisk via konceptets intranetside på dette link: Link skal indsættes, når side på intra er oprettet Bilagsnumrene henviser til kapitel og afsnit i Designmanualen. Efterhånden som implementeringen tager form, og yderligere erfaringsopsamling og læring tilkommer, vil bilagssamlingen blive ajourført på samme måde som Designmanualen. Nye bilag bliver lagt på konceptets intranetside under bilagssamlingen, og bilagsfortegnelsen nedenfor bliver ajourført. Bilagsnr. og navn Filtype Evt. bemærkninger Udgave af DM / Tilføjet mdr./år 1.3.A_Rapport ekstern evaluering af SApilotprojektet Pdf Obs stort antal sider 1.3.B_Opsamlede-anbefalinger-internevaluering Pdf 1.3.C_Erfaringsopsamling Holbæk Pdf Obs stort antal sider 1.3.D_Erfaringsopsamling Nykøbing F Pdf Obs stort antal sider 1.3.E_Erfaringsopsamling KS Projektenhed Pdf Obs stort antal sider 1.3.F_SA-projektet - økonominotat med erfaringer fra pilotprojekt Pdf 1.3.G_SA MED-proces historik juni 2016 Pdf 1.3.H_Samlede anbefalinger til videre forløb SA-projekt Pdf A_Afrapportering af kortlægningen ifm serviceassistent-projektet_nov2013 Pdf Obs stort antal sider B_Kortlægning af Region Sjællands serviceassistentfunktion Pdf Obs stort antal sider 2.4.A_Intromøde med erhvervskole om HSAudd og arbfunk for klinisk ledelse PowerPoint 2.4.B_Eks på Infomøde for afdspl sammen med CELF og KS IS_NFS pilot PowerPoint 2.4.C_Eks på Invitation til stormøde om kortlægning_nfs pilot Word 3.0.A_Opg-profil SSA SSH Sygehjælper rengøringsass og SA_Sterilcentralen_NFS Word pilot 3.0.B_Opg-profil Anæstesi-intensiv for SA_NFS pilot Word 3.0.C_Opg-profil Anæstesi-operationsafsnit for SA_NFS pilot Word 3.0.D_Opg-profil på Anæstesi-Sterilcentralen Word for SA_NFS pilot 3.0.E_Opg-profil på GynObs for SA_NFS pilot Word 3.0.F_Opg-profil på Radiologisk afd for SA_NFS pilot Word 4.1 Linke til aktuel bekendtgørelse for Word Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 44 af 49

45 serviceassistentuddannelsen 4.3.A_Beskrivelse af erfaringer med merit og kompetencevurdering Word 4.3.B_Elektronisk medarbejder signatur Word 4.4 For forløb og vikardækning via jobrotation Word 4.5.A _Aftale om uddannelse til serviceassistent - tillæg til ansættelsesbrev Pdf 4.5.B_Informationsmøde for kommende hospitalsserviceassistentelever Word 4.5.C_ Anbefalinger fra KoncernHR til brug for ansættelse af servicepersonale i KS_ Word version A_Kompetencemål for hospitalsserviceassistentelever Word 4.6.B_Pilotfasens praktikmål og fagmål i hospitalsserviceassistentuddannelsen Pdf _Link til eksempel på skolekalender Word 4.6.C Eksempel på jobannonce til rekruttering Word af hospitalsserviceassistentelever 4.6.D_Praktikplanlægning Word 4.6.E_Fælles introduktionsdag undervisning af serviceassistentelever Word 4.6.F_Praktiske forhold i forbindelse med planlægning af Word hospitalsserviceassistentuddannelsen 4.8.A_Eksempel på beregningsmodel til vikardækning Excel 4.8.B_Information til ledige om løntilskuds Word og vikarjob 4.8.C_Powerpoints fra informationsmødet om løntilskud- og vikarjob PowerPoint 4.8.D_ Program for informationsmøde Word 4.8.E_Skema til støtte ved samtale med ledige Word borgere til løntilskuds- vikar job 4.8.F_Eksempel på brev til de udvalgte virksomheds- og løntilskudsvikarer Word 4.8.G_Virksomhedspraktik Word 4.8.H_Praktisk planlægning af virksomhedspraktik Word 4.8.I_Støtte i Koncern KHR Word A_Link til voksenlærlingelisten Word B_Voksenlærlingetilskud Word Skabelon til brug for erfaringsopsamling Word A_Opmærksomhedspunkter ved Word Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 45 af 49

46 skoleperioder i hospitalsserviceassistentuddannelsen B_Netværk for erhvervsskolerne i forbindelse med SAprojektet A_Opstart af ambassadørmøde Anæstesiologisk afdeling_nfs Pilot B_ Program workshop for ledere i pilotopstartsfase_nfs C_Notat fra workshop for ledere under pilotopstart_nfs D_Notat-bilag_videndeling_workshop for ledere under pilotopstart_nfs Pilot E_Notat-bilag_en ny faggruppe_workshop for ledere under pilotopstart NYK F F_Notat-bilag_evaluering af pilot_workshop for ledere under pilotopstart_nfs G_Notat-bilag_Integrering_workshop for ledere under pilotopstart_nfs H_Notat-bilag_Tværgående funktioner_workshop for ledere under pilotopstart_nfs I_Notatbilag_Infektionshygiejne_workshop for ledere under pilotopstart_nfs J_Dias og plancher_workshop ledelse af SA_NFS Pilot K_seminar_ledelse af serviceass_nfs pilot Beskrivelse af forløbet Ledelse i forandring_nfs Pilot A_Rekruttering af serviceass til de kliniske afdelinger B_Procesplan til Rekruttering af serviceass til de kliniske afdelinger C_Eks. på infoskriv om interessetilkendegivelser NykF pilot D_ Eks på en Tids og procesplan for ansættelse af serviceass NFS pilot E_ Eks på Interessetilkendegivelsesskema i piloten_nfs F_EKS på stillingsopslag Anæstesi_NFS Pilot G_EKS på stillingopslag Medicinsk afd_nfs Pilot H_EKS på Stillingsopslag Radiologisk afd.nfs Pilot 7.0.A_Eks på præsentation ved første IMPmøde_NFS Pilot 7.0.B_Dagsorden til første møde i IMPgruppen_NFS Pilot 7.0.D_Opgaver i IMP grp jf design manual_nfs Pilot Word PowerPoint Word Word Word Word Word Word PowerPoint Pdf PowerPoint Word Pdf Word Word Pdf Word Word Word Word Word PowerPoint Word Word Kommer forud for fase 3 Kommer forud for fase 3 Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 46 af 49

47 7.0.E_Eks på Underudvalg og opgavebeskrivelse_nfs Pilot Word 7.0.F_Dagsorden til første IMPmøde i Holbæk pilot Word 7.0.G_Eks på præsentation ved første IMPmøde_Holbæk Pilot PowerPoint 7.0.H_Referat_første IMPmøde i Holbæk pilotfase Word 7.1.A_Eks på normering af serviceopg fra plejen til SA samt placering på døgnet Anæstesiologisk afd_nfs pilot Excel 7.1.B_Eks på opgaveprioritering på Medicinsk Excel afdeling_nfs Pilot 7.1.C_Eks på fremmødeprofil og tjenesteplan Anæstesiologisk afd_nfs Pilot Word 7.1.D_Eks på fremmødeprofil og opgaveplanlægning på Radiologisk afd_nfs Pdf Pilot 7.1.E_Dias fra Orienteringsmøde om kortlægning_nfs Pilot PowerPoint 7.1.F_Stormøde om kortlægning af afd_nfs Pilot PowerPoint 7.1.G_Info til Afdelingsledelsesmøde kortlægn PowerPoint og underud_nfs Pilot 7.1.H_Eks på døgnets opg på centralop_nfs Pilot Excel 7.1.I_Eks på døgnets opg på Intensiv_NFS Pilot Excel 7.1.J_Eks på døgnets opg på Sterilcental_NFS Excel Pilot 7.1.K_Eks på opgaveprofil Medicinsk afd_nfs Pilot Word 7.1.L_Eks påtjekliste afd 230 tidlig vagt_nfs Excel Pilot 7.1.M_Eks påtjekliste afd 200_NFS Pilot Excel 7.1.N_ Eks på Tjekliste afd 230 senvagt_nfs Pilot Excel 7.1.O_Eks på tjekliste Radiologi_NFS Pilot Word 7.1.P_Guideline til principper for udvælgelse af selvbærende afdelinger Word Kommer forud for fase A_Aftale vedrørende afvikling af ferie i KS Pdf IS_NFS Pilot 7.6.B_Eks. på ferieønskeseddel fra klinisk afdeling til serviceass_nfs Pilot Word 7.7.A_Afdækkede serviceopgaver hos plejen i Excel Ikke kortlægningen_nfs Pilot printvenlig i 7.7.B_Grunddata for Afdækkede gråzoneserviceopgaver hos plejen i kortlægningen_nfs Pilot 7.7.C_Kortlægning af plejens gråzoneserviceopgaver_nfs Pilot Excel Word A4 Ikke printvenlig i A4 Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 47 af 49

48 7.7.D_Kortlægning af plejens serviceopgaver_nfs Pilot Word 7.7.E_Oversigt over opg flyttet fra plejen til servicepersonalet_nfs Pilot Excel 7.8.0_SFbesk_Afd-sygeplejerske til brug under pilot Word A_Invitation til introduktionsmøde i Anæstesi_NFS Pilot Word B_Eks. på dias til Introduktionsmøde på PowerPoint Anæstesi_NFS Pilot C_Eks. på Kompetenceskemaer for SA_NFS Pilot Excel D_Eks på Oplæringsskema SA Radiologisk afd_nfs Pilot Word E_Eks på oplæringsplan Anæstesi.NFS Pilot Word F. Eks på tlfliste lavet i Radiologisk af_nfs Pilot Word G_Eks på Velkomstmanual til SA på Radiologisk afd NFS PILOT Word 9.1.A_Eks på koordinerede og styrede mødefora under implementering Word 9.1.B_Eks på Arbejdsgange mellem KS IS NFS og Med Afd_NFS Pilot Word 9.1.C_skematisk oversigt for udkørsel af tøj_nfs Pilot Word 11.6.A_Resultat af kommunikationsanalyse_nfs Pilot Word 11.6.B_Kommunikations- og informationsplan Anæstesiologisk Word afdeling_nfs Pilot 11.6.C_Kommunikationsplan_NFS Pilot Word 11.6.D_ FAQ plejepersonale_nfs Pilot Word 11.6.E_FAQ servicepersonale_nfs Pilot Word 11.6.F_Eks på dias til stormøde om SAprojektet_NFS Pilot PowerPoint 11.6.G_Eks på Spørgsmål og svar fra stormøde om SA-pilot for Nyk IS_NFS Pilot Word 11.6.H_ Eks. på Spørgsmål og svar fra stormøde om SA-pilot for Nyk IS_NFS pilot Word 11.6.I_Arbejdspakke-kommunikationskabelon Word 11.6.J_Eks på udfyldt skabelon til konkret kommunikationsindsats(interview) Word 11.6.K_Version 4 tidsplan impg holbæk Pdf 11.6.L_Version 8 tidsplan impg holbæk Pdf 11.6.M_Version 15 tidsplan impg holbæk Pdf Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 48 af 49

49 Udkast til høring i MED-Hovedudvalget 3. april 2017 Side 49 af 49