Direktionen BESLUTNINGSREFERAT

Transkript

1 Direktionen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 250, rådhuset Dato: Onsdag den 11. januar 2017 Start kl.: 8:30 Slut kl.: 13:00 Medlemmer: Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Arbejdsmarkedsdirektør Michael Kielsgaard Engelsbæk Fraværende: Norddjurs Kommune

2 Direktionen Indholdsfortegnelse Side 1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Økonomi Information fra regionale fora Opsamling på direktionsseminar Eventuelt...8 Bilagsoversigt...9 Norddjurs Kommune

3 Direktionen Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Udvalgenes dagsordener gennemgås forud for udvalgsmøderne, og beslutningsprotokollerne gennemgås umiddelbart efter udvalgsmøderne. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: økonomiudvalgsmøde den 10. januar 2017 Gennemgang af dagsorden for: kommunalbestyrelsesmøde den 17. januar 2017 erhvervsudvalgsmøde den 18. januar 2017 kultur- og udviklingsudvalgsmøde den 23. januar 2017 miljø- og teknikudvalgsmøde den 24. januar 2017 børne- og ungdomsudvalgsmøde den 25. januar 2017 arbejdsmarkedsudvalgsmøde den 26. januar 2017 voksen- og plejeudvalgsmøde den 31. januar 2017 Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser beskrives i dagsordenspunkterne til møderne i de stående udvalg m.v. 1

4 Direktionen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at den nævnte beslutningsprotokol og de nævnte dagsordener gennemgås. Beslutning i Direktionen den Borgmester Jan Petersen (A) deltog i punktet. Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt gennemgik beslutninger fra ovennævnte møde i økonomiudvalget samt dagsordener for kommende møder i henholdsvis kommunalbestyrelsen, kultur- og udviklingsudvalget og miljø- og teknikudvalget. Veldfærsddirektør Kenneth Koed Nielsen gennemgik dagsorden for kommende møder i henholdsvis børne- og ungdomsudvalget samt voksen- og plejeudvalget. Erhvervs- og arbejdsmarkedsdirektør Michael Engelsbæk gennemgik dagsorden for kommende møder i henholdsvis erhvervsudvalget og arbejdsmarkedsudvalget. 2

5 Direktionen Økonomi Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling For at følge den økonomiske udvikling og gennemførelsen af budgettet indeholder direktionens møder et fast punkt om kommunens økonomi. Kommunalbestyrelsen vedtog den 11. oktober 2016 budget På den baggrund drøfter direktionen status for udarbejdelse af udmøntningsplan for budget Økonomiske konsekvenser Direktionen følger den økonomiske udvikling og vurderer løbende budgetopfølgningerne på de forskellige områder. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Direktionen den Drøftet. 3

6 Direktionen Information fra regionale fora Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling I forbindelse med deltagelse i en række regionale fora skal direktionen informeres om samt drøfte emner og sager, der behandles i de forskellige regionale fora, herunder: KKR (politiske udvalg for de 19 kommuner i Region Midtjylland) KD-net (kommunaldirektør netværket for de 19 kommuner i Region Midtjylland) Kontaktudvalg (politisk udvalg bestående af de 19 borgmestre i Region Midtjylland samt regionsrådets formand) Business Region Aarhus DASSOS Økonomiske konsekvenser Ingen. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at informationer om kommende og afholdte møder gennemgås. Beslutning i Direktionen den Udsat. 4

7 Direktionen Opsamling på direktionsseminar Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Direktionen har afholdt direktionsseminar den 5. og 6. januar Direktionen foretager en opsamling på en række af de emner, der er drøftet og behandlet på direktionsseminaret, herunder: Digitalisering o Drøftelse af status og fremtidige udfordringer og muligheder på digitaliseringsområdet o Forslag til ny organisering af den interne it-organisering o Udskiftning af tynde klienter, som tidligere annonceret o Anvendelse af ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndtering o E-dagsorden implementering af e-dagsorden (dagsordenssystem fra First Agenda) til politiske møder Budgetbemærkninger, økonomioversigter, budgetmateriale Introduktion af ny kommunalbestyrelse 2018 Årsplan for direktionen, herunder intro af ny miljø og kulturdirektør Økonomiske konsekvenser Ingen. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. 5

8 Direktionen Bilag: 1 Åben Bilag til punkt 4: Ændring af digitaliseringsorganisation 6927/17 Beslutning i Direktionen den Forslag til organisering af IT- digitalisering er godkendt. Forslaget vedlægges. o Der udarbejdes en beskrivelse af hovedfokus/arbejdsopgaverne for de forskellige niveauer i organiseringen af IT- digitaliseringsarbejdet. 2. Udskiftning af tynde klienter gennemføres. Der søges at finansiere udskiftningen via centrale midler. 3. Der anskaffes og implementeres e-dagsorden som et nyt dagsordenssystem for politikere (I-pad baseret). Det nuværende polweb fastholdes som platform for dagsordensvisning på hjemmesiden. Implementering finansieres af overførte midler. 4. Direktionen har truffet principbeslutning, at ESDH (acadre) fremover også skal anvendes decentralt på instittutioner til håndtering af sager og dokumenter. Direktionssekretariatet tager initiativ til at udarbejde en beskrivelse og plan for implementering og drift af ESDH til de decentrale aftaleenhder. 5. Introduktion af ny kommunalbestyrelse blev drøftet. Drøftelsen og planlægning genoptages i direktionen i løbet af foråret Årsplan for direktionen o Direktions temamøde om digitalisering i foråret 2017 o Direktions- og chefseminar juni 2017 o Direktionsseminar november 2017 o Årligt møde med alle ledere d. 14. december Det aftaltes, at direktionsseminaret juni skal omhandle: o Hvilke udfordringer står vi som kommune overfor, herunder bl. a rekruttering og digitalisering o Digitalisering som tema. 6

9 Direktionen Eventuelt Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser Indstilling Beslutning i Direktionen den Intet. 7

10 Direktionen Bilagsoversigt 4. Opsamling på direktionsseminar 1. Bilag til punkt 4: Ændring af digitaliseringsorganisation (6927/17) 8

11 Direktionen Underskriftsside Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Arbejdsmarkedsdirektør Kielsgaard Engelsbæk Michael 9

12 Bilag: 4.1. Bilag til punkt 4: Ændring af digitaliseringsorganisation Udvalg: Direktionen Mødedato: 11. januar Kl. 8:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 6927/17

13 Notat Dato: Reference: Mads Kempel Sørensen Tlf.: Journalnr.: /16 Ændring af digitaliseringsorganisation I forbindelse med at økonomidirektør stillingen blev nedlagt i foråret 2016 og denne stilling fremgår som styregruppeformand for digitaliseringsstyregruppen, skal digitaliseringsstrategien opdateres. I den nuværende digitaliseringsstyregruppe er der dog en bred enighed om at det tværgående arbejde med digitaliseringen og organiseringen omkring dette, mere generelt bør opdateres og formaliseres yderligere. Derfor har IT- og digitaliseringschefen udarbejdet dette notat, med henblik på en godkendelse i direktionen. Arbejdet med digitaliseringen i Norddjurs Kommune er godt i gang, men for at sikre at digitalisering i fremtiden bliver en mere integreret del af driften og af ledelsesopgaven på tværs af alle niveauer, er det nødvendig at sikre en bedre struktur, forankring og formalisering af den tværgående digitaliseringsorganisering. Derfor forslås det at opdatere og udvide afsnit 6 - Organisering, i vores digitaliseringsstrategi. Begrundelse for ændringerne Ambitionerne og krav til den fortsatte digitalisering stiger voldsomt både ovenfra, udefra og indefra. Digitalisering vil i højre grad blive understøttende og i mange tilfælde styrende i fremtiden, for de arbejdsgange og ledelsesmæssige, samt strategiske beslutninger der fortages på de enkelte fagområder. På de forskellige fokusområder som vores digitaliseringsstrategi beskriver i dag, skal flere og flere gevinster hentes og det kan bl.a. ske ved implementering af moderne IT-arkitektur automatisering af sagsbehandlingsprocesser digital interaktion med borger og virksomheder alt fra sagsbehandling til velfærdsydelser optimal udnyttelse af egne og andre data indfrielse af samarbejdspotentialer på kryds og tværs internt som eksternt implementering af monopolbrudsprojekter implementering af lovprojekter sikre en optimal understøttelse af den fælleskommunale rammearkitektur 1

14 For at vi i Norddjurs Kommune fremadrettet kan være på forkant med udviklingen og sikre den nødvendige gevinstrealisering, har vi behov for at få styrket den samlede og tværgående digitaliseringsindsats - og dermed også at få styrket den tværgående digitaliseringsorganisation. I dag bliver den nuværende digitaliseringsstyregruppe udelukkende brugt som informationsforum og det er primært digitaliseringsafdelingen som biddrager med punkter hertil. Mængden af digitaliseringsprojekter stiger stødt rundt om i kommunen og for at styrke vidensdelingen og samarbejdet på tværs af disse projekter, samt sikre overblikket og synergien i projekterne, er det nødvendig at styrke og formalisere arbejdet med digitalisering yderligere. Eksempler på dette kan være velfærdsteknologi projekter eller lignende, som skal sikres overholder de rette arkitekturprincipper, således nye eller opdateret systemer kan snakke sammen med kommunens øvrige systemer og/eller andre offentlige instanser. Desuden skal det sikres at der ikke implementeres systemer der allerede eksistere i kommunen eller den bagvedliggende infrastruktur ikke allerede findes i forvejen. Det kan være en stor opgave for de enkelte systemejere og projektleder rundt om i kommunen, og derfor er det vigtig de har et sted at søge sparringen, og samtidig er det vigtig at der opretholdes en tværgående projektportefølje som kan give et overblik over de mange digitaliseringsprojekter i kommunen. Så en ny digitaliseringsorganisation er tiltænkt som en win-win for både de enkelte fagområder som den centrale administrative styring i kommune. Det forslås derfor at der opbygges en mere formel tværgående digitaliseringsorganisation, der skal sikre styringen med digitalisering i Norddjurs Kommune. Det er vigtig at understrege at der ikke i første omgang lægges op til en økonomisk beslutningsorganisation, men derimod en organisation som sikre struktur, samarbejde, sparring og vidensdeling omkring digitaliseringsprojekter, og at beslutningerne der tages i denne organisering udelukkende bestræber sig på at være understøttende for digitaliseringsstrategien og inden for de rammer projekterne er underlagt. 2

15 Opdateringen af digitaliseringsorganiseringen I dag beskrives vores organisering omkring digitalisering på følgende måde i digitaliseringsstrategien: Det er direktionens og afdelingschefernes (Lederforum) ansvar at sikre en optimal gevinstrealisering i de projekter, der bliver iværksat på baggrund af såvel den fælleskommunale som de lokale strategier. I 2011 blev der nedsat en styregruppe, som har til formål at vurdere og godkende nye digitaliseringsprojekter samt at sikre en optimal gennemførelse af nye digitaliseringstiltag. Styregruppen har følgende sammensætning: Økonomidirektøren er styregruppeformand øvrige medlemmer af styregruppen er it- og digitaliseringschefen samt ledelsesrepræsentanter for arbejdsmarkedsafdelingen, udviklingsforvaltningen, direktionssekretariatet og velfærdssekretariatet. Der kan desuden tilknyttes yderligere medlemmer i kortere eller længere perioder, hvis det vurderes nødvendigt. Projektleder fra it- og digitaliseringsafdelingen er sekretær for styregruppen. Opdateringen af den tværgående digitaliseringsorganisation skal være med til at sikre en professionel styring af digitaliseringsprojekter og initiativer rundt om i Norddjurs Kommune. De store ændringer består blandt andet i at der kun vil være én styregruppe (tværgående digitaliseringsstyregruppe), hvilket betyder at styregruppen for monopolbruddet bliver nedlagt og smeltet sammen med den nye styregruppe. Det samme vil ske for mobil- og bredbåndsstyregruppen. Der vil i stedet for opstå en tværgående digitaliseringsprogramgruppe, samt en række mindre og større projektgrupper på de forskellige projekter. Den nye tværgående digitaliseringsstyregruppes arbejde vil i højere grad bestå i at kaste et strategisk blik et godt stykke ud i fremtiden, opstille visioner og udstikke nogle meget få overordnede og principielle retningslinjer for kommunens samlede, fremadrettede digitaliseringsindsats. I den forbindelse skal gruppen også sikre et strategisk fokus på kommunens engagement i eksterne udviklings- og tværkommunale samarbejder, for at maksimere gevinsterne heraf. På figur 1 på næste side ses oplægget til hvordan organiseringen forslås, og i bilag 1 er der en yderligere beskrivelse af de forskellige grupper og enheder i organisationen. Desuden er der i bilag 2 en beskrivelse af tre konkrete tværgående projektgrupper. 3

16 Figur 1 Tværgående digitaliseringsorganisation Indstilling IT- og digitaliseringschefen indstiller: - at direktionen godkender at Norddjurs Kommunes digitaliseringsstrategi opdateres med den nye digitaliseringsorganisation - at arbejdet med den nye organisation kan starte og meldes bredt ud i organisationen 4

17 Bilag 1 Beskrivelse af den nye digitaliseringsorganisation Tværgående Digitaliseringsstyregruppen Den nuværende digitaliseringsstyregruppe erstattes af en ny, hvis opgave fremover i højere grad vil bestå i at kaste et strategisk blik et godt stykke ud i fremtiden, opstille visioner og udstikke nogle meget få overordnede og principielle retningslinjer for kommunens samlede, fremadrettede digitaliseringsindsats. I den forbindelse skal gruppen også sikre et strategisk fokus på kommunens engagement i eksterne udviklings- og tværkommunale samarbejder, for at maksimere gevinsterne heraf. Endvidere skal digitaliseringsstyregruppen løbende følge op på gevinstrealiseringen fra især større og/eller tværgående projekter, herunder monopolbrudsprojektet. Digitaliseringsstyregruppen tager beslutninger på det taktiske niveau og laver strategiske beslutningsoplæg til direktionen, samt sikre at direktionen løbende er tæt på gruppens arbejde. Digitaliseringsstyregruppen skal godkende en overordnet, årlig indsatsplan, som udarbejdes af den tværgående digitaliseringsprogramgruppe, men skal kun i særlige tilfælde tage stilling til prioritering af og ressourcetildeling til de enkelte, tværgående indsatser. Deltager Styregruppeformanden skal være en repræsentant fra direktionen, mens øvrige medlemmer af digitaliseringsstyregruppen er IT- og digitaliseringschefen samt udvalgte chefer og/eller ledelsesrepræsentanter med beslutningskompetencer fra hele organisationen. Disse chefer og/eller ledelsesrepræsentanter er udpeget af direktionen, med fokus på at få en bred og visionær gruppe. Desuden vil minimum én projektleder fra IT- og digitaliseringsafdelingen deltage og samtidig være sekretær for digitaliseringsstyregruppen. Ansvar Digitaliseringsstyregruppen skal sikre: at Norddjurs Kommune har klare strategisk mål på det digitale område, og at kommunens digitale indsatser er i overensstemmelse med disse at Norddjurs Kommune har en fælles digitaliseringsstrategi, og at denne udmøntes i konkrete handlinger, som tilfører kommunen merværdi, samt at digitaliseringsstrategien er koordineret med kommunens øvrige strategier at den samlede digitaliseringsindsats har visionært afsæt at de nødvendige strategiske beslutninger træffes, så den samlede digitaliseringsindsats har retning at der et strategisk fokus på eksterne udviklingssamarbejder at direktionen, og den samlede chefgruppe er engageret i processer og beslutninger vedr. principielle, fremadrettede indsatser 5

18 at den øvrige digitaliseringsorganisation løbende får de nødvendige strategiske udmeldinger, så de er fokuseret på de rigtige indsatsområder at følge på de opstillede mål for gevinstrealisering i de tværgående projekter og indsatser opnås Møder Det bestræbes på at afholde fire årlige møder som indkaldes på forhånd. Desuden afholdes der et årlig digitaliseringsseminar som digitaliseringsstyregruppen er vært for og det planlægges i sammenarbejde med den tværgående digitaliseringsprogramgruppe. Den tværgående digitaliseringsprogramgruppe Digital understøttelse af kerneopgaverne, vil være et af de væsentligste bidrag til den øgede optimering og effektivisering af kommunens forvaltning i fremtiden. Gevinstrealisering og ansvaret herfor ligger ude i forvaltningerne, men optimering af gevinstrealiseringen forudsætter imidlertid udbygning af samarbejdet på tværs af forvaltningerne om rammer, viden og indsatser, herunder inddragelse af relevant tværkommunalt samarbejde. Derudover skal det også sikres at der løbende arbejdes med at opnå de forventede gevinster fra de tværgående projekter og indsatser, hvilket forudsætter, at der løbende og smidigt kan ske en prioritering og ressourcetildeling til indsatserne. Den tværgående digitaliseringsprogramgruppe skal være medvirkende til at håndtere disse udfordringer, samt løbende sikre et tværgående overblik over alle digitaliserings projekter i hele kommunen. Den tværgående digitaliseringsprogramgruppe tager beslutninger på det operationelle niveau og laver taktiske samt strategiske beslutningsoplæg til digitaliseringsstyregruppen, samt sikre at styregruppen løbende er tæt på gruppens arbejde. Deltager Bemanding vil være repræsentativ fra forvaltninger, med udgangspunkt i de eksisterende medarbejderprofiler der har rollen som projektleder, IT-ansvarlige, superbruger, koordinator eller lignende. Den tværgående digitaliseringsstyregruppe udpeger faste medlemmer af programgruppen, samt formanden for gruppen, som også bør være et medlem af den tværgående digitaliseringsstyregruppe. Her ud over vil gruppen være dynamisk, afhængig af levetiden for de forskellige digitaliseringsprojekter. Digitaliseringsprojektlederne fra IT- og digitaliseringsafdelingen vil også være faste medlemmer og fungere som sekretær for gruppen. Ansvar Den tværgående digitaliseringsprogramgruppe skal: sikre at den tværgående digitaliseringsstyregruppe og direktion får de inputs, som er nødvendige for at træffe strategiske beslutninger og udmelde retning udarbejde en årlig indsatsplan, til godkendelse i den tværgående digitaliseringsstyregruppe, der angiver prioritering af de tværgående projekter og aktiviteter - og sikre at indsatsplanen dækker efterspørgslen. 6

19 tage de nødvendige beslutninger som gør, at de tværgående projekter og aktiviteter er i ledelse og i fremdrift, herunder at de nødvendige ressourcer allokeres og at mulige gevinster synliggøres administrere en projektportefølje, der omfatter: o alle nationale og fælleskommunale digitaliseringsprojekter o alle tværkommunale projekter samt egne tværgående indsatser o alle lokale digitaliseringsprojekter rundt om i organisationen administrere en systemportefølje, der sikrer overblik og afsæt for strategiske og taktiske indsatser for at øge gevinstpotentialerne sikre en tværgående kommunikation, dialog og vidensdeling til de lokale digitaliseringsorganisationer. Herunder strategi, fælleskommunale retningslinjer- og arkitekturprincipper. Møder Grundet gruppen størrelse skal den fungerer meget struktureret f.eks. skal dagsordener udsendes i god tid med tydelig markering af beslutningspunkter. Digitaliseringsprogramgruppen faciliteters af IT- og digitaliseringsafdelingen og det bestræbes på at afholde fire årlige møder som indkaldes på forhånd. Desuden afholdes der en årlig digitaliseringsseminar som den tværgående digitaliseringsstyregruppen er vært for, men koordineres og planlægges af den tværgående digitaliseringsprogramgruppe. De lokale digitaliseringsorganisationer Ved oprettelse af den tværgående digitaliseringsprogramgruppe sikrer vi også en bedre ledelsesmæssig kobling til og dermed styrkelse af - det arbejde, der foregår i de lokale digitaliseringsorganisationer i de enkelte forvaltninger, hvor digital understøttelse af kerneopgaverne i allerhøjeste grad er i fokus. De lokale digitaliseringsorganisationers funktion og bemanding fastsættes som hidtil i forvaltningerne ud fra egne behov. De lokale digitaliseringsorganisationer vil også kunne hente hjælp og støtte fra den tværgående digitaliseringsprogramgruppe, som også vil bistå med forståelse og implementering af de fælleskommunale retningslinjer- og arkitekturprincipper Stikord til hvad de lokale digitaliseringsorganisationer skal sikre: at der opstilles synlige mål for gevinstrealisering at der tildeles et ansvar for gevinstrealiseringen på ledelsesniveau at der følges op på at gevinsterne høstes at der støttes op omkring den årlige indsatsplan og allokeres ressourcer til arbejdet at der leveres lokal projektledelse at der bidrages til tværgående videndeling 7

20 Tværgående projektgruppe De tværgående projektgrupper som f.eks. monopolbruds, mobil- og bredbånds og BRA/Smart projektgrupperne vil være tæt knyttet til den tværgående digitaliseringsprogramgruppe, for at sikre kommunikationen og gennemsigtigheden i disse projekter formidles bedst muligt. Det skyldes at disse projekter ofte har indvirkning på hele organisationen og investeringerne, samt gevinstrealisering også er drevet fra centralt hold. Deltager De tværgående projektgrupper er som oftest styret af en digitaliseringsprojektleder fra IT- og digitaliseringsafdelingen, mens de bemandes med de relevante fagpersoner og kompetencer fra forvaltningerne, samt der løbende/ad-hoc vil blive indkaldt relevante medarbejder, leder og/eller chefer hvis det findes nødvendig at disse deltager i møderne. Ansvar De tværgående projektgrupper skal: sikre at den tværgående digitaliseringsprogramgruppe får de inputs, som er nødvendige for at træffe eventuelle beslutninger og/eller løfte disse til den tværgående digitaliseringsstyregruppe sikre at de leverancer og succeskriterier der er opstillet i projektet - og som kan ses i startdokumentet på projektet, opnås tage de nødvendige beslutninger som gør, at de forskellige opgaver og aktiviteter er i ledelse og i fremdrift, herunder at de nødvendige ressourcer allokeres og at mulige gevinster synliggøres sikre et stabilt informations flow til de afdelinger og forvaltninger som er direkte eller indirekte berør af projekterne sikre at der løbende sker videndeling på tværs af organisationen i forbindelse med projekterne være primær kontaktflade til leverandøer og interessenter i forbindelse med projekterne samt deltage aktivt i de arrangementer der afholdes af leverandørerne og andre aktører, i det omfang tid og ressourcer tillader det varetag eventuelle budgetoverblik på projekterne i samarbejde med økonomikonsulenter og den budgetansvarlige Møder Projektgrupperne administrer selv mødeintervaller, dog deltager projektlederne i Project Board 1 møder i IT- og digitaliseringsafdelingen, hvor der fremlægges en status på de forskellig projekter. Project Board møderne afholdes ca. hver 14. dag. 1 Project Board møde, er et møde hvor alle projektlederne i IT- og digitaliseringsafdelingen mødes og afholder status på de vigtigste projekter, kigger på ressourceplanlægning samt vidensdeler. 8

21 IOD Innovation og Digitalisering (IOD) er en lille gruppe af udvalgte medarbejder fra forvaltningen, som er fodfæstnet i Norddjurs Kommunes værdi om prøvehandlinger. Gruppen nedsættes for at identificere, undersøge samt igangsætte nye innovative tiltag der kan inspirere og udfordrer Norddjurs Kommunes organisation til at skabe nye innovative løsninger gennem øget digitalisering. Målet med gruppen er at give den tværgående digitaliseringsstyregruppe og den tværgående digitaliseringsprogramgruppe inspiration til hvad der sker inden for digitaliseringsområdet både lokalt, nationalt og globalt. Der er ingen rammer for denne gruppe, forstået på den måde at der skal tænkes ud af boksen og arbejdes med hvilke projekter der vil kunne skabe størst mulig gevinst for såvel enkelte fagområder som hele organisationen. Gruppen skal bestræbe sig efter at arbejde ud fra de agile principper og gerne fokusere på det man på engelsk kalder disruptive innovation der defineres som små og billige tiltag/implementeringer der skaber store forandringer og/eller effektivisering. Desuden vil projektarbejdet i gruppen kunne tage afset i laboratoriemodellen i Norddjurs Kommunes projektguide eller SCRUM metoderne der også anvendes andre steder i organisationen i dag. Den tværgående digitaliseringsstyregruppen vil kunne afsættes økonomiske midler fra digitaliseringsbudgettet til projekter som IOD gruppen igangsætter og administrere. IT-sikkerhedsgruppe IT-sikkerhedsgruppen er en eksisterende gruppe som er oprettet i forbindelse med at der i 2011 blev udarbejdet og godkendt en informationssikkerhedspolitik i Norddjurs Kommune. Informationssikkerhedspolitikken beskriver gruppen på følgende måde: IT-sikkerhedsgruppen består af Norddjurs Kommunes øverste sikkerhedsansvarlige samt en IT-ansvarlig fra hvert direktørområde, udpeget af direktørerne blandt områdets medarbejdere. IT-sikkerhedsgruppen har, med reference til den øverste sikkerhedsansvarlige, ansvaret for at sikre, at målsætningen for informationssikkerhedspolitikken bliver opfyldt. Opgaverne for IT-sikkerhedsgruppen er beskrevet i Forretningsorden for ITsikkerhedsgruppen, der selv vedtager sin forretningsorden. IT-sikkerhedsgruppen er normgivende og fastsætter på grundlag af den godkendte informationssikkerhedspolitik de regler, procedurer m.v., der sikrer at målene opfyldes. IT-sikkerhedsgruppen behandler alle spørgsmål om informationssikkerhed af principiel karakter. IT-sikkerhedsgruppen foretager én gang om året en vurdering af informationssikkerhedspolitikken, herunder regler, procedurer m.v., til sikring af at disse lever op til kravene i lovgivningen. IT-sikkerhedsgruppen vurderer én gang årligt om der er behov for fornyet risikovurdering/konsekvensanalyse 9

22 Bilag 2 Beskrivelse af specifikke tværgående projektgrupper Projektgruppe for Mobil og bredbåndsprojekt Projektgruppen er nedsat i forbindelse med projektet Bedre mobil og bredbånd og er tidsbegrænset i en periode på 2 år, fra februar 2016 til februar Deltager Gruppen består af relevante fagpersoner internt fra kommunen og faciliteters af projektledelse fra IT- og digitaliseringsafdelingen. Projektet udføres i samarbejde med Syddjurs Kommune og projektlederen herfra deltager også i projektgruppen. Samarbejdet med Syddjurs Kommune varetages af den tværgående digitaliseringsstyregruppen, men koordineres i det daglige af projektlederne i både Nord- og Syddjurs Kommune. Ansvar Projektgruppen for Mobil og Bredbånd skal: sikre at den tværgående digitaliseringsstyregruppe og direktion får de inputs, som er nødvendige for at træffe strategiske beslutninger sikre at de leverancer og succeskriterier der er opstillet i projektet - og som kan ses i startdokumentet på projektet, opnås udarbejde en løbende status til erhvervsudvalget, ca. hver 3. måned, der angiver prioritering af opgaver og aktiviteter, samt en overordnet projektplan sikre at der løbende sker videndeling på tværs af de to kommuner administrere en opgaveportefølje, der omfatter såvel alle de lokale og tværkommunale indsatser i projektet, med afsats i de strategiske og politiske indsatser varetag budgetoverblik i samarbejde med økonomikonsulenter og den budgetansvarlige (IT- og digitaliseringschefen). Dette inkludere den særlige lånepulje som skal finanser de mange indsatsatsområder i projektet Møder Gruppen administrer selv mødeintervaller, dog deltager projektlederne i Project Board møder i IT- og digitaliseringsafdelingen, hvor der fremlægges en status på projektet. Project Board møderne afholdes ca. hver 14. dag. 10

23 Projektgruppe for monopolbruddet I forbindelse med det fælleskommunale monopolbrud som KOMBIT administrere for alle 98 kommuner, har Norddjurs Kommune indgået et samarbejde med fem andre midtjyske kommuner, for at sikre en styrkelse af projekt arbejdet omkring udrulningen af de nye systemer og platforme. Målet med denne interne projektgruppe er at have et forankringspunkt i forbindelse med monopolbruddet og sikre den nødvendige projektledelse i Norddjurs Kommune. Deltager Gruppen består primært af projektledere fra IT- og digitaliseringsafdelingen. Der vil løbende/ad-hoc blive indkaldt relevante medarbejder, leder og/eller chefer hvis det findes nødvendig at disse deltager i møder eller lignende med de andre kommuner. Ansvar Projektgruppen for monopolbruddet skal: sikre den overordnet projektledelse af alle monopolbrudsprojekter sikre at den tværgående digitaliseringsstyregruppe får de inputs, som er nødvendige for at træffe strategiske beslutninger omkring monopolbruddet administrere en projektportefølje, der omfatter alle monopolbrudsprojekter, såvel som alle tværkommunale projekter samt egne tværgående indsatser administrere en systemportefølje, der sikrer overblik og afsæt i de afdelinger hvor systemerne bliver udskiftet opdatere og vedligeholde den interne indsatsplan for monopolbruddet tage de nødvendige beslutninger som gør, at de forskellige monopolbrudsprojekter og aktiviteter er i ledelse og i fremdrift, herunder at de nødvendige ressourcer allokeres og at mulige gevinster synliggøres sikre et stabilt informations flow til de afdelinger og forvaltninger som er direkte eller indirekte berør af monopolbrudsprojekterne sikre at der løbende sker videndeling på tværs af organisationen i forbindelse med monopolbrudssystemer, specielt omkring SAPA 3 være primær kontaktflade til KOMBIT i forbindelse med monopolbrudsprojekter samt deltage aktivt i de arrangementer der afholdes af KOMBIT og andre aktører, i det omfang tid og ressourcer tillader det Møder Gruppen administrer selv mødeintervaller, dog deltager projektlederne i Project Board møder i IT- og digitaliseringsafdelingen, hvor der fremlægges en status på de forskellig projekter. Project Board møderne afholdes ca. hver 14. dag. 3 Sagsoverblik/Partskontakt 11

24 Projektgruppe for Smart & BRA IKT I forbindelse med at Norddjurs Kommune er en del af Business Region Aarhus (BRA) hvor fokus øges omkring Smart koncepterne, samt informations- og kommunikationsteknologier (IKT), er der blevet nedsat en intern projektgruppe. Gruppens formål er at arbejde med formidling, forankring og gennemførelse af de opgaver og projekter som primært kommer fra Business Region Aarhus, men også andre projekter som er omfattet Smart og/eller IKT begreberne. Meget af det som gruppen vil arbejde med er nye og innovative projekter, hvor gruppen også selv er medvirkende til at identificere de projekter som potentielt vil kunne gennemføres i Norddjurs Kommune. Deltager For at sikre synergien mellem Smart og IKT projekter og Mobil og bredbåndsprojektet er det samme projektleder som er formand for denne projektgruppe. Her udover vil bemanding være repræsentativ fra forvaltninger og stabe, hvor blandt andet deltager fra BRA koordineringsgruppen og projektleder i Djurs Mobiltetsstrategi deltager. Ansvar Projektgruppen for Smart & BRA IKT skal: sikre at den tværgående digitaliseringsstyregruppe og direktion får de inputs, som er nødvendige for at træffe strategiske beslutninger på Smart og IKT områderne sikre at de strategiske indsatser der er opstillet i Business Region Aarhus strategi for inden for IKT og Smarte fællesskaber, bliver igangsat, forankret og løbende fulgt op på i Norddjurs Kommune. sikre at der løbende sker videndeling på tværs af kommunen på Smart og IKT området administrere en overordnet projektportefølje, der omfatter såvel alle de lokale og tværkommunale projekter inden for Smart og IKT området Møder Det tilstræbes at afholde fire årlige møder som indkaldes på forhånd. Desuden vil der være en række eksterne møder med andre kommuner, borgere og erhvervslivet som vil blive varetaget af deltagere i projektgruppen. 12