Anmeldt ledelsestilsyn Center Bakkehuset

Transkript

1 Sagsbehandler Mette Andersen - Udviklingskonsulent Direkte telefon E-post m.andersen@rksk.dk Dato 15. januar 2013 Sagsnummer Anmeldt ledelsestilsyn 2012 Center Bakkehuset

2 Center Bakkehuset Kort beskrivelse: Center Bakkehuset er et botilbud til 38 voksne, som bor i egne to-rums boliger med adgang til diverse fællesarealer. En enkel bruger bor i en pavillon i tilknytning til en af centrets afdelinger. Bakkehuset er opdelt i følgende teams: 1, 2, 3 og 4, Unika og Kvartetten. Boligerne er opført efter Almenboliglovens 105 og hjælpen ydes efter Servicelovens 83 og 85. Der er desuden et daghjem, jf. Serviceloven 104, med 37 normerede pladser, som udover brugere på Bakkehuset også modtager brugere som ikke pt. bor på Bakkehuset. Målgruppe: Center Bakkehuset er et specialtilbud til voksne med betydelig og varig nedsat fysisk og psykisk funktionsevne. Målgruppen er mennesker med udtalt udviklingshæmning oftest ledsaget af følgehandicaps som epilepsi, spasticitet, autisme, kommunikationsvanskeligheder mv. Alle brugere har et omfattende behov for støtte i form af socialpædagogisk bistand, omsorg og pleje. Der er behov for støtte døgnet rundt. Dato for tilsyn: Den 27. november 2012 Tilsynet er udført af Fagchef Inge Marie Vestergaard, Faglig Koordinator Kirsten Villumsen og Udviklingskonsulent Mette Andersen som sekretær. Endelig tilsynsrapport: Udarbejdet den 15. januar 2013 Indledning: Tilsynet er foretaget på baggrund af 16 i Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, hvoraf det fremgår at kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses jf. 15. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne løses på. Tilsynsforpligtelsen uddybes i Lov om social service. Det fremgår således af Lov om social service 148 a, at kommunalbestyrelsen skal føre et driftsorienteret tilsyn med forholdene i det enkelte sociale tilbud, herunder tilsyn med økonomi og personaleforhold med videre. Desuden er tilsynet foretaget med baggrund i de retningslinjer for tilsyn, som er vedtaget af Social- og Sundhedsudvalget i Ringkøbing-Skjern Kommune den 22. februar 2012.

3 Rammer for tilsynet: Tilsynet er udført på baggrund af Retningslinjer for det generelle tilsyn med kommunale tilbud: Uanmeldt tilsyn og ledelsestilsyn. Det primære formål med ledelsestilsynet er udvikling og læring. Ledelsestilsynet tager udgangspunkt i Idékatalog for tilsyn. Der er udarbejdet en spørgeguide for årets tilsyn med følgende temaer: Arbejdsgrundlag Planer Dokumentation Vold og andre overgreb Arbejdsmiljø Samarbejde Særlige forhold Centret har indsendt dagsordenspunkter til emnet Særlige forhold. Tilsynet med økonomi føres via intern revision, og økonomi indgår således ikke i ledelsestilsynet. På ledelsestilsynet er der interview med medarbejdere og ledelse for sig samt samlet interview med ledelse og medarbejdere. Til stede ved ledelsestilsynet: Fra ledelsen: Frank Christensen, centerleder Mette Zahle, daglig leder Unika, Team 2, Team 3 og daghjemmet Mette Ravnmose, funktionsleder Bruno Bak Nielsen, administrativ leder Fra personalet: Tine Lange, Team 2 - Omsorgsmedhjælper, AMR og MED Irene Jepsen, Team 2 SoSa Heidi Hald, 4 - Pædagog Mogens Andersen, Kvartetten Omsorgsmedhjælper Anne Mette, Team 3 - Pædagog Birgit Baden, Daghjemmet Ergoterapeut, TR, MED Ledelsestilsynet har endvidere haft samtale med pårørende til 2 brugere på Center Bakkehuset. Ingen brugere er i stand til at deltage i en samtale med tilsynet på grund af lavt funktionsniveau. Referat fra Ledelsestilsynet Deltagernes kommentarer til referatet er vedlagt som bilag.

4 1. Arbejdsgrundlag Man anvender metoderne anvendt adfærdsanalyse, neuropædagogik, systemisk tænkning, sanseintegration og anerkendende tilgang. Metoderne opleves som gode hjælperedskaber i hverdagen; der er dog opmærksomhed på at arbejde med helheden. Metodekurser afholdes på tværs af centret, hvilket betyder, at medarbejderne introduceres for brugere, som de ikke arbejder med i hverdagen. Det er oplevelsen, at dette bidrager til øget refleksion og inspiration til nye tiltag. Anvendt adfærdsanalyse opleves at være til stor gavn for mange af centrets brugere. Metoden anvendes dog ikke på alle brugere, da det ikke er alle, der profiterer heraf. Der er jævnligt vejledning om metoden. Alle brugere har strukturplaner, som er mere eller mindre detaljerede afhængigt at brugerens behov. Er en strukturplan mindre detaljeret, sørger medarbejderen for at fortælle brugeren, hvad der skal ske fx hårvask, tandbørstning mv. inden medarbejderen igangsætter aktiviteten. En medarbejder fortæller, at det kan være relationsskabende, at medarbejderne ikke gør alting ens, fx at en medarbejder synger sammen med en bruger under personlig pleje. Man anvender videoanalyse ift. mange af centrets brugere, fx hvis det begynder at gå skævt med en bruger. Der arbejdes endvidere med anerkendelse. Ift. brugerne gør man meget ud af at lære at læse brugerens signaler, ligesom man anerkender brugernes følelser ved at italesætte/sætte ord på følelserne for brugeren. Man bruger endvidere den anerkendende tilgang medarbejderne imellem til at blive bedre til at spørge ind til hinanden, fortælle hinanden når noget er svært mv. Der er en arbejdsgruppe for anerkendelse på centret med en repræsentant fra hvert team. Inden hvert møde i arbejdsgruppen skal repræsentanten have løst en opgave i sit team vedr. anerkendelse. Der udarbejdes hvert år et kursuskatalog, og der er således fokus på vedligeholdelse og udvikling af kompetencer. Man kan se hinandens kompetencer i Bosted. Det er medarbejdernes opfattelse, at der er høj faglighed i det arbejde, der udføres på Center Bakkehuset. 3. Planer Man bruger 141-handleplanen for at sikre indsatsen ift. den enkelte bruger. Planen medvirker til, at der tænkes udvikling og vedligeholdelse, selvom brugerne har meget svære funktionsnedsættelser.

5 Medarbejderne omsætter 141-handleplanens mål til konkrete praktiske mål i brugerens (personlige) plan, fx at en bruger vænnes til at sidde i en kørestol, således at brugeren kan deltage på udflugter. Målene drøftes på teammøder og evalueres i teamet. Der sættes en tidsramme på opfølgningen og udpeges medarbejder, der er ansvarlig herfor. 4. Dokumentation Det er stadig nyt med handleplaner, og det er ikke altid, at centret får en 141- handleplan på brugeren. Ved opfølgning samarbejdes der med Myndighed om revideringen af handleplanen. Udfører kommer ofte med et oplæg. Opfølgningsskemaerne anvendes ikke. 11. Vold og andre overgreb Brugernes eventuelle vold/krænkelser Medarbejderne på centret har overfaldsalarmer. Ved vold foretages en indberetning, jf. centrets retningslinjer. Man arbejder på at nedbringe antallet af episoder, hvor brugere udøver vold, fx ved ændring af kost, anvendelse af nye metoder mv. Det er meget forskelligt, hvordan de enkelte medarbejdere oplever og håndterer det at arbejde i et miljø med vold. Nogle er meget påvirkede af det, hvorfor det er vigtigt, at ledelsen følger op på voldsepisoderne. Det er medarbejdernes opfattelse, at der er et tilstrækkeligt beredskab til at tage vare på en medarbejder, der har været udsat for vold. Ledelse: Der bliver fulgt op ift. uddannelse. Medarbejdernes eventuelle vold/krænkelser Personale og ledelse: Det er et emne, der er fokus på; bl.a. drøftes det i centrets teams, hvordan man kan forebygge, at personalet udøver vold/krænker. Det er opfattelsen, at der skal sættes ind ift. en medarbejder, allerede når medarbejderen ændrer sit sprog ift. en bruger. Både ledelse og medarbejdere er ansvarlige herfor. Er en situation ved at opstå, kan medarbejderen blive taget af den enkelte borger. Man har i enkelte situationer tilbudt en medarbejder psykologhjælp. 19. Arbejdsmiljø

6 Personale og ledelse: Centrets funktionsleder følger op ift. arbejdsskader. Sygefravær er en stor økonomisk byrde for centret samt en byrde for det raske personale, som må løbe hurtigere, når en medarbejder er syg. Der er meget fokus på emnet, bl.a. via drøftelser på personalemøder og i MED. Der afholdes endvidere bekymringssamtaler ved sygdom. Det drøftes, om man må acceptere, at et specialiseret tilbud som Center Bakkehuset har et højt sygefravær. En medarbejder fortæller, at brugernes udfordrende adfærd kan medvirke til, at man måske bliver hjemme ved lettere sygdom, idet det kan være svært at udføre de opgaver, der er, hvis man har det dårligt. En anden medarbejder oplever ikke, at medarbejderne bliver hjemme, hvis de er småsyge. Alle på centret bidrager til at sikre omgangstonen. Det opleves som et fælles ansvar. Omgangstonen drøftes på personalemøder, hvor både ledelse og personale kan sætte emnet på dagsordenen. Ledelse: Der er iværksat en ny proces ift. oplysning om konsekvenserne af højt sygefravær, hvor man omsætter centrets sygefravær til hænder og kroner og ører. Formidling af sygefraværet skal være i fokus. Et højt sygefravær skal ikke bare accepteres, men man må være realistisk omkring, hvor langt man kan få sygefraværet ned. 20. Samarbejde Personale-Personale Godt samarbejde. Medarbejderne er blevet bedre til at bruge hinanden afdelingerne imellem, hvilket primært skyldes supervision og arbejdsgrupper på tværs af teams. Der er også større samarbejde med daghjemmet. Der er ligeledes fokus på at bruge tværfagligheden på Center Bakkehuset. Personale-Ledelse Samarbejdet med de daglige ledere og centerlederen er godt. Man ved, hvad ledernes funktioner er, og hvornår man skal bruge dem. Døren står altid åben. Medarbejderne er glade for den nye ledelsesstruktur. Ledelsen er blevet mere synlig samt bedre til at uddelegere ansvar til medarbejderne i de selvstyrende teams. Der opleves endvidere en kulturændring mod øget dynamik og udvikling. Andre handlekommuner Personale og ledelse: Centret oplever, at man lige har skullet lære hinanden at kende. Kommunerne vil fx i

7 øget omfang vide, hvordan pengene bruges ift. borgeren. Endvidere har de ændrede regler om handlekommune medført spørgsmål omkring delegationsaftaler, fortolkning af lovgivning mv. Samarbejdet er med til at sikre en fortsat udvikling, og man vil gerne fortsat sælge pladser til andre kommuner. Ledelse: Samarbejdet med andre handlekommuner har ført til iværksættelse af projekt på daghjemmet ift. de ældre brugere, som hidtil kun har været på daghjemmet om formiddagen, da de efter frokost skal have en middagslur og derfor ikke kan nå tilbage på daghjemmet, inden det lukker. Projektet indebærer, at der rykkes på daghjemmets åbningstid, så der er åbent til kl. 17, og de ældre kan komme tilbage på daghjemmet efter deres middagslur. 23. Særlige forhold centret har indsendt dagsordenspunkter Personale og ledelse: Virkning af besparelser Fortsatte sparrerunder bevirker, at kommunens serviceniveau til stadighed nedsættes. Udfører skal yde i overensstemmelse med serviceniveauet, og der skal således løbende være fokus på og dialog omkring, hvilke opgaver, der skal udføres af udfører jf. serviceniveauet. Det drøftes, hvordan man kan sikre stolthed ift. det arbejde, der udføres, når serviceniveauet er lavere. En medarbejder mener, at det er noget man må lære at leve med ikke noget man kan være stolt over. De seneste trivselsmålinger viser fortsat, at de fleste medarbejdere går glade hjem fra arbejde. Men medarbejderne gør opmærksom på, at der er en smertegrænse, der hvor det begynder at gå ud over centrets brugere. Det drøftes, hvordan man kan imødegå virkningerne af besparelserne, fx ved fokus på specialisering samt på, hvordan man kan mindske tidsforbruget ved administrative opgaver. Bl.a. indberetning af magtanvendelser er tidskrævende, da oplysningerne ikke kan kopieres over i et nyt skema. Det bemærkes yderligere, at flere og flere opgaver bliver lagt ud til centrene i takt med, at andre afdelingers serviceniveau sættes ned, fx IT-afdelingens. Ledelse: Økonomien er en fortsat udfordring. Det er ledelsens oplevelse, at der er skåret ind til benet økonomisk. Ledelsestilsynet opfordrer til, at centret beskriver de reelle konsekvenser af besparelserne. Indskoling af nye medarbejdere Indskoling af nye medarbejdere tager lang tid pga. tilbuddets specialisering, og det er derfor en økonomisk tung post. Ternevej 4

8 Det har været en lang og sej proces, og der er fortsat en række usikkerheder, herunder hvordan man sikrer, at økonomien ikke bliver for skrøbelig. Det er ønsket, at man kan være mere på forkant med et evt. fremtidigt projekt. Endvidere ønskes en fælles tidsplan for projekter, idet der har været forskellig forståelse af tidsplanerne på myndigheds- og udførerniveau. HR-medarbejder Centret har tidligere haft en HR-medarbejder, hvilket fungerede rigtig godt. Der er ønske om at få en HR-medarbejder/sikkerhedsmedarbejder på centret igen. Netværksdannelse Der er brug for et netværk med tilsvarende tilbud, hvor man fx kan samarbejde om uddannelse mv., men det er svært at finde tilbud, der matcher samtlige Center Bakkehusets målgrupper. Ledelsestilsynet foreslår inspirations-ture til andre tilbud. Magtanvendelse Der er fokus på, hvordan magtanvendelser kan forebygges. Det er ofte små ting, der gør forskellen, fx har centret indkøbt en tandlægestol. Der har i samarbejde med Myndighed været afholdt møde med specialtandplejen vedr. magtanvendelser under tandlægebesøg, og der er på baggrund heraf udarbejdet handleplan ift., hvordan et tandlægebesøg skal forløbe. Der var ved sidste tandlægebesøg ingen magtanvendelser. Der var heller ikke magtanvendelser ved sidste lægebesøg. Nyt IT-system Opmærksomhed på, at et nyt system skal medføre færre genindtastninger mv. Samtale med pårørende: V, far og søster til T fra Center Bakkehuset: Fortæller, at det var en positiv oplevelse, da T flyttede på Center Bakkehuset fra et andet tilbud. Oplever, at man på Center Bakkehuset har borgeren i centrum. Føler sig godt behandlet, når de kommer på Center Bakkehuset. Hvis man kommer med forslag, bliver de godt modtaget. Personalet kommer også med forslag, fx at de pårørende tager T med ud at spise på restaurant. Det er blevet til en årlig tradition, som T nyder. Oplever, at T har det godt på Center Bakkehuset. T er blevet mere tryg og kan være alene i kortere perioder, hvilket ikke tidligere var muligt. Endvidere er T ikke selvskadende i samme omfang som hidtil. Med alderen er T blevet dårligere. Det er opfattelsen, at personalet gør, hvad de kan ift. T, samt at de kender og følger gældende retningslinjer for fx medicintagning. V bliver inviteret til handleplansmøder.

9 V har været aktiv i Bakkehusets Venner, herunder formand, i en lang årrække. Nu påtænker man dog at nedlægge vennekredsen for at fremprovokere, at der dannes et pårørenderåd. Det er ønsket med pårørenderådet, at man derigennem kan få flere informationer om, hvad der sker generelt på Center Bakkehuset. Det er opfattelsen, at der ikke er taget initiativ fra Center Bakkehusets side til etablering af et pårørenderåd, hvilket V er skuffet over. Vennekredsen har tidligere taget initiativ til oprettelse af et pårørenderåd, men oplevede da at centerlederen ikke dukkede op til mødet. Er positive ift. øget frivilligt arbejde på Center Bakkehuset, fx til at udføre praktiske opgaver ved arrangementer. Emnet værgemål blev drøftet. Myndighed vil følge op på emnet i begyndelsen af R, mor til L fra Team 1: L har boet på Center Bakkehuset i 28 år og var en af de første, der flyttede ind. Oplevede at blive godt modtaget ved indflytningen. Kommer på Center Bakkehuset ca. en gang ugentligt for at besøge L. R kommer altid uanmeldt og bliver altid taget godt imod af personalet. Hun har aldrig oplevet noget usædvanligt, når hun har været på besøg. Hvis hun oplevede noget, ville hun tage kontakt til personalet. Vil gerne informeres om, hvad der sker med L, og hun får også information, når hun spørger personalet på afdelingen. Har været aktiv i Bakkehusets Venner, men gik ud for et år siden. Oplever, at der ikke har været megen aktivitet i Bakkehusets Venner på det seneste. Har ønske om mere information om, hvad der foregår på Center Bakkehuset og synes, at det er en god idé med et pårørenderåd. Emnet værgemål blev drøftet. Myndighed vil følge op på emnet i begyndelsen af Kommentarer fra ledelsen: Bakkehusets Venner Center Bakkehuset har tidligere lavet arrangementer med vennekredsen, med de er blevet færre i takt med, at vennekredsen er blevet mindre. Center Bakkehuset har en medarbejder, der deltager i møderne med Bakkehusets Venner. Pårørenderåd Centerleder var syg, da der blev afholdt møde vedr. etablering af pårørenderåd. Har ved et Sankt Hans-arrangement forsøgt at reklamere for pårørenderåd. Det er ikke opfattelsen, at der generelt blandt de pårørende er opbakning til et pårørenderåd. Man vil tage emnet op igen til de kommende jule-arrangementer på afdelingerne og forsøge at kick-starte rådet. Frivillige

10 Der er frivillige på centret, som fx bager småkager. Centret har en kontaktperson for frivillige og man påtænker at udarbejde en folder. Ønske om flere oplysninger om centret Man vil undersøge, hvilke oplysninger Vennekredsen tidligere har fået og forsøge at imødekomme de pårørendes ønsker. Handleplansmøder Man vil undersøge, hvorfor en pårørende ikke inviteres til handleplansmøder. Konklusion: Arbejdsgrundlag: Positivt at der er en klar fælles pædagogisk profil. Planer og dokumentation: Der arbejdes med planer, og der skal fortsat være opmærksomhed på opfølgning på 141-handleplanen og skemaet til opfølgning. Det er 141- handleplanens succeskriterier, der skal meldes tilbage på. Vold og andre overgreb: Positivt at der er fokus på forebyggelse og håndtering af vold. Arbejdsmiljø: Positivt at der er fokus på sygefravær. Der skal til stadighed arbejdes på, at man ikke skaber en kultur, hvor et højt sygefravær er ok. Godt kollegialt fællesskab. Godt samarbejde med ledelsen. Positiv at ansvar i øget omfang delegeres til medarbejderne. Særlige forhold: Besparelser, et stramt budget og et øget antal administrative opgaver fylder meget for personale og ledelse. Ønske om netværksdannelse med lignende tilbud. Pårørende: Godt samarbejde med pårørende. Ønske om oprettelse af pårørenderåd samt om flere generelle informationer. Handleplan: Der ønskes beskrevet en plan for, hvordan ledelse og medarbejdere i Center Bakkehuset vil arbejde med centrets opgaveudførelse i forhold til kommunens serviceniveau og de økonomiske muligheder. Endvidere ønskes beskrevet en plan for, hvordan ledelsen i centret vil afdække, om de pårørende ønsker et pårørenderåd, og om der generelt er et uopfyldt behov for informationer.

11 Center Bakkehuset Ternevej Videbæk Telefon: bakkehuset@rksk.dk Dato 15. januar 2013 Bemærkninger til foreløbig rapport fra Anmeldt ledelsestilsyn 2012 Den foreløbige tilsynsrapport er tilgået alle deltagerne. Jeg har ikke modtaget bemærkninger fra medarbejderne eller de pårørende. Medarbejdere og ledelse er tilfredse med rapporten, som generelt giver et meget genkendeligt billede af Center Bakkehuset, vores daglige udfordringer og vilkår. Ledelsen har hæftet sig ved en udtalelse fra en af de pårørende omkring etablering af pårørenderåd. Ved to lejligheder har ledelsen forsøgt at få etableret et pårørenderåd. Første gang ved Forældreforeningen Bakkehusets Venner s generalforsamling for et år siden. Undertegnede deltog ikke på grund af sygdom, men havde fremlagt projektetet for Bakkehusets Venner på et bestyrelsesmøde. Det er imidlertid ikke mit indtryk, at der ved omtalte møde kunne etableres et pårørenderåd, da der udover bestyrelsen angiveligt kun deltog 4 pårørende. Andet forsøg blev gjort ved et arrangement nogle måneder senere. Her var et stort fremmøde, men på trods af ihærdige anstrengelser, lykkedes heller ikke ved denne lejlighed, at etablere pårørenderåd. Med venlig hilsen Frank Christensen Centerleder