Samarbejdsaftale mellem Svendborg Kommune og Borgerforeningen Kulturhus Svendborg

Transkript

1 Samarbejdsaftale mellem Svendborg Kommune og Borgerforeningen Kulturhus Svendborg

2 Indholdsfortegnelse 1. Formål 2. Aftalens parter 3. Kontaktdata 4. Vedtægter 5. Ledelse og organisation 6. Hjemsted, lokaler og husleje 7. Budget, regnskab og revision 8. Institutionens formål 9. Visioner og udviklingsmål 10. Indsatsområder 11. Aktivitetsmål 12. Samarbejdsrelationer 13. Evaluering 14. Misligholdelse og opsigelse 15. Genforhandling af samarbejdsaftalen 16. Varighed 17. Arrangementer i Borgerforeningen 2011 svb

3 1. Formål Formålet med aftalen er at fastlægge gensidige rettigheder og forpligtigelse mellem Borgerforeningen Kulturhus Svendborg og Svendborg Kommune. Aftalen er et udviklings- og dialogredskab mellem Svendborg Kommune og Borgerforeningen Kulturhus Svendborg. Aftalen fastlægger tilskudsvilkår og udstikker formelle rammer for driften af Borgerforeningen Kulturhus Svendborg. Aftalen suppleres med fortløbende dialog og samarbejde mellem parterne. 2. Aftalens parter Denne aftale er indgået mellem Borgerforeningen Kulturhus Svendborg og Svendborg Kommune. 3. Kontaktdata NAVN Borgerforeningen Kulturhus Svendborg ADRESSE Ramsherred 4 TELEFON HJEMMESIDE mail@borgerforeningen.info CVR NR KONTAKTPERSON Jan Aaskov 4. Vedtægter Borgerforeningen Kulturhus Svendborgs vedtægter vedlægges som bilag til aftalen. Eventuelle ændringer af vedtægter fremsendes til Svendborg Kommune efter procedure i egne vedtægter. Eventuelle ændringer i bestyrelsens sammensætning skal fremsendes til Svendborg Kommune til orientering. 5. Ledelse og organisation Den daglige ledelse af Borgerforeningen Kulturhus Svendborg varetages af forretningsføreren. Forretningsførerens kontakt med Svendborg Kommune varetages af Direktørområdet Kultur, Erhverv og Udvikling. 3

4 Antal fastansatte: forretningsfører pedel tekniker Antal timelønnede: 0 Ovenstående svarer til ca. 3 fuldtidsstillinger Antal frivillige i Borgerforeningen Kulturhus Svendborg Ovenstående svarer til gennemsnitlig timer pr. måned 6. Hjemsted, lokaler og husleje Borgerforeningen Kulturhus Svendborg skal i hele aftaleperioden have hjemsted i Svendborg Kommune. Borgerforeningen Kulturhus Svendborg er en selvejende erhvervsdrivende forening, der selv ejer, driver og vedligeholder bygningskomplekset Ramsherred Budget, regnskab og revision Svendborg Kommunes tilskud udgør i 2012 og i budgetoverslagsårene 2013, 2014 og kr. i 2012 niveau under forudsætning af byrådets vedtagelse af det årlige budget. Hertil kommer kr. til drift af Kulturtorvet. Tilskuddet i budgetoverslagsårene reguleres med de af byrådet vedtagne årlige fremskrivningsprocenter. Regnskabsåret løber fra 1. januar til 31. december. Borgerforeningen Kulturhus Svendborg fremsender hvert år senest 1. december budget og virksomhedsplan for det kommende regnskabsår til Svendborg Kommune. Revision af Borgerforeningen Kulturhus Svendborgs regnskaber foretages i henhold til Borgerforeningen Kulturhus Svendborg vedtægter. Revideret regnskab underskrevet af bestyrelsen fremsendes senest 1. juni til Svendborg Kommune. Der indsendes samtidig en årsrapport over indfrielse af visioner, udviklingsmål og aktiviteter i det forløbne år. 8. Institutionens formål 4

5 Foreningens formål er at skabe rammer for kulturelle og sociale aktiviteter ved at skabe et forenings- og kulturcenter, der er samlingssted for alle kommunens borgere. Borgerforeningen skal være et kulturelt kraftcenter i Svendborg for borgere, foreninger og virksomheder fra hele Sydfyn. Borgerforeningen skal være et åbent og imødekommende samlingssted for Svendborg Kommunes borgere, foreninger og erhvervsliv. Borgerforeningen arbejder aktivt for: At stille faciliteter til rådighed for alle typer af kulturelle arrangementer At styrke det lokale kultur- og foreningsliv bl.a. ved på aktiv og imødekommende vis at opdyrke samarbejdet med de øvrige aktører indenfor kultur- og fritidsområdet. Borgerforeningen prioriterer, at præsentere arrangementer på et kvalitetsniveau og i en størrelse, der giver genlyd også udenfor Sydfyn. 9. Visioner og udviklingsmål Borgerforeningen Kulturhus Svendborgs overordnede vision for aftaleperioden er: Borgerforeningen ønsker at præsentere en kontinuerlig række af arrangementer af høj kvalitet. Ved kvalitet forstås professionalitet, kunstnerisk formåen og dygtighed, samt evne og vilje til nytænkning. De optrædende kunstnere skal bestå af nationalt kendte kunstnere, lokale kunstnere og internationale ensembler, grupper og solister. Borgerforeningen skal afholde arrangementer og koncerter indenfor alle musikkens genrer. Desuden skal huset afholde foredrag, teaterkoncerter, danse-arrangementer, talk shows, stand-up, revy, alternativt teater, børneteater, debatmøder, udstillinger m.m. Borgerforeningen skal være motor for udvikling af det allerede mangfoldige kulturliv i Svendborg. Borgerforeningen ønsker at tiltrække flere sydfynske erhvervsvirksomheder. Borgerforeningen skal udvikle samarbejdet yderligere med forenings- og fritidslivet Borgerforeningen skal være stedet, hvor lokale talenter får mulighed for at optræde. Borgerforeningen Kulturhus Svendborgs udviklingsmål for aftaleperioden: Musikprofil Borgerforeningen Kulturhus Svendborg mål er at blive brugt af alle i lokalområdet, der er interesseret i musik og kultur. Gennem et bredt, populært og samtidigt anderledes/alternativt programudbud skal Borgerforeningen arrangere minimum ca. 30 arrangementer årligt samt udleje faciliteterne til alle kulturelt interesserede. Borgerforeningen ønsker at præsentere en musikprofil af høj kvalitet og samtidig udvise vilje til musikalsk og kunstnerisk nytænkning. Borgerforeningen prioriterer højt, at der sikres et godt samarbejde med kommunens andre kulturinstitutioner og Svendborg Kommune. 5

6 Medlemmerne Grundlaget for foreningen er medlemmerne, der både skaber forankringen til lokalsamfundet og et tilhørsforhold til Borgerforeningen. Medlemmerne er også en uvurderlig medspiller i opgaven at udbrede kendskabet til Borgerforeningen. Det er Borgerforeningens mål, at styrke medlemstallet. Borgerforeningen vil i aftaleperioden nå dette mål ved at gå i tættere dialog med medlemmerne bl. a. ved at udarbejde medlemsflyer, udsende nyhedsbreve og inddrage medlemmerne i valget af det gratis medlemsarrangement Erhvervsklubben Erhvervsklubben er oprettet for at støtte Borgerforeningen og fremme det lokale erhvervslivs interesse for og engagement i Borgerforeningen. Samarbejdet er højt prioriteret og kan medvirke til, at der skabes et samspil mellem erhvervslivet og de kulturelle aktiviteter i huset og på lidt længere sigt skabe økonomisk grundlag for at præsentere lidt større navne, der ellers ikke ville blive præsenteret i Svendborg. Det er Borgerforeningens mål yderligere at styrke erhvervsklubben. Pr. og arbejdsgrupper Udviklingsmålene nås ved dialog og en professionel målrettet PR-indsats ( relevante medier, annoncering, foldere, plakater, hjemmeside, face-book, pressepakker m.m.) Hjemmesiden kombineres i 2012 med en ugentlig service og SMS service, som man kan tilmelde sig på hjemmesiden. På aktivitetssiden vil der fortsat blive arbejdet på at tiltrække nye medlemmer, både private og erhvervsklubmedlemmer, nye aktører og aktiviteter. Bestyrelsen har nedsat et antal arbejdsgrupper med det formål at understøtte driften af Borgerforeningen, og som interesserede medlemmer og samarbejdspartnere kan melde sig til. Der er foreløbig nedsat følgende grupper: Drift-gruppen, der arbejder med strukturering af driften og udvikling af eksisterende faciliteter. Egne arrangementer-gruppe - Her tænkes på traditionelle arrangementer som juletræ og ideer til foredrag m.v. Face-book gruppen, der udvikler, opdaterer og ajourfører Borgerforeningens Face-book profil. Fundraising-gruppen, der koordinerer ansøgninger til fonde, fx kunstfonde, hvilket koordineres med udsmykningsgruppen. Frivillige-gruppen, der har det overordnede formål er at organisere det arbejde, som de frivillige udfører, herunder fastholdelse og rekruttering af nye frivillige samt arrangere brandøvelser og førstehjælpskursus m.m. Historie-gruppen, der indsamler materiale om Borgerforeningen til - i første omgang - en udstilling i Gallerigangen. Senere kan der blive tale om en egentlig udstilling i Galleriet. Udsmykningsgruppen, der har til formål at bevare og udvikle Borgerforeningens overordnede stilmæssige udtryksform. Udstillingsgruppen, der udarbejder retningslinjer for brug af udstillingsfaciliteter i Borgerforeningen, så mulighederne udnyttes mest muligt. Målet er at skiftende og varierende udstillinger tiltrækker et mangfoldigt og varierende publikum. Gruppen 6

7 samarbejder med Svendborg Kommune, der har en udstillingsvæg på Kulturtorvet. Marketingsgruppen, der har til formål at understøtte Borgerforeningens markedsføring. Der skal nedsættes en gruppe, der skal arbejde på at tiltrække flere medlemmer. Udviklingsmål for Arbejdspladsen Borgerforeningen Kulturhus Svendborg har en fast stab af tre: forretningsføreren, en pedel og en tekniker. Det daglige personale skal løbende videreuddannes med relevante kurser og besøg på lignende institutioner. Der vil desuden blive satset på at opgradere de frivillige til at de også kan bestride tekniske funktioner. Der vil generelt blive arbejdet på at udbygge frivillighedsgruppens kompetencer. 10. Indsatsområder Borgerforeningen Kulturhus Svendborg og Svendborg Kommune har aftalt, at der skal arbejdes med følgende indsatsområder/projekter i aftaleperioden: At tiltrække flere almindelige medlemmer ved en målrettet PR-indsats og ved at arbejde med medlemspleje. Svendborg Kommune kan gratis benytte Guldsalen op til 5 gange om året til enkeltstående kulturelle arrangementer med offentlig adgang. Vedr. Kulturtorvet Borgerforeningen Kulturhus Svendborg overtager drift og administration af Kulturtorvet og den dertil tilhørende butik" fra Svendborg Kommune på følgende vilkår: Kulturtorvet kan bruges af borgerne på samme betingelser som hidtil med den tilføjelse, at Borgerforeningen skal arbejde aktivt for at inddrage foreninger og gøre det attraktivt for disse at bruge Kulturtorvet og butikken, til eksempelvis træffetid, information, arrangementer m.m. Borgerforeningen står for booking og vedligeholdelse af opslagstavler ud fra de af Svendborg Kommune besluttede Retningslinjer for Kulturtorvet - vedhæftet. Borgerforeningen skal arbejde aktivt for at udvikle Kulturtorvet bemande butikken på faste tider med henblik på information, billetsalg, medlemstegning m.m etablere en kulturtorvskalender stå for faste arrangementer på kulturtorvet bruge kulturtorvet som udgangspunkt for en månedlig rundvisning. udarbejde ny reklamefolder med detaljer om, hvordan man kan bruge torvet og bestille kontortid i foreningsbutikken. være i løbende dialog med kommunens kontaktperson Svendborg Kommune har fortrinsret til at bruge Kulturtorvet herunder også til udstillinger under forudsætning af, at Borgerforeningen informeres herom i god tid( 3 måneder før ). Borgerforeningen udarbejder hvert år en særskilt rapport om udvikling og brug af Kulturtorvet. Denne indsendes samtidig med husets årsrapport 7

8 11. Aktivitetsmål Borgerforeningen Kulturhus Svendborg skal: Fastholde min. 100 kulturelle arrangementer med offentlig adgang i Borgerforeningen Kulturhus Svendborg pr. år. Udstillingsfrekvensen i galleriet er som mål 5 om året. Samarbejdet mellem cafe og Borgerforeningen vedligeholdes og optimeres, således at cafeen udfylder sin rolle som omdrejningspunkt i huset. I 2012 gennemføres en marketingsundersøgelse for at afdække om målene for markedsføringsindsatsen er nået. Borgerforeningen udvikler evt. med interesserede samarbejdspartnere minimum 3 nye koncepter årligt for arrangementer i Borgerforeningen herved forstås fx samarbejde mellem kunstformerne og samarbejde med andre aktører. 12. Samarbejdsrelationer Borgerforeningen Kulturhus Svendborg samarbejder med og om: B&U teatret om lokaler og forestillinger Kulturcafeen Biblioteket ved at lægge lokaler til børneteater Svendborg Kommune omkring kulturtorvet Oure-skolerne om talent-konkurrencen for unge under 18 Live-Challenge Svendborg Teaterforening omkring koncerter og udvikling Kammermusikforeningen om koncerter og brug af flygel Svendborg Rocks omkring permanent udstilling og koncerter Musikskolen om afslutningskoncerter Svendborg Museum omkring Årsmøde Ungdomsskolerne omkring træ med navne ved indgang til Spejlsal Byhistorisk arkiv og SHACK omkring Borgerforeningens historie og info stander på kulturtorvet. Svendborg Festdage omkring arrangementer Syng Sydfyn omkring korfestival Folkeskolerne omkring Skolefilmfestival Dansk Musiker forbund omkring festival Basic Big Band omkring koncert Funday Sunday omkring koncert og workshop Guldsalens Jazzklub omkring koncert Rock & Roots omkring årlig koncert Rock med Patina omkring årlig koncert Svendborg Blues n Roots forening omkring koncerter og festival JVB omkring koncerter TP Production omkring koncert Seniorværkstedet omkring renovering af ældre genstande/inventar Faglærere fra Svendborg Erhvervsskole omkring udsmykning Samarbejde med andre kulturhuse i regionen og på landsplan. 13. Evaluering Borgerforeningen Kulturhus Svendborg indkaldes til informationsmøde medio 2012 med 8

9 henblik på evaluering af processen omkring samarbejdsaftalens tilblivelse samt drøftelse af hvordan samarbejdsaftalen evalueres. 14. Misligholdelse og opsigelse Ved væsentlig misligeholdelse af samarbejdsaftalen fra den ene part, kan den anden part opsige aftalen med øjeblikkelig virkning. Parterne kan gensidigt opsige aftalen med 6 måneders varsel. 15. Genforhandling af samarbejdsaftalen Borgerforeningen Kulturhus Svendborg forpligter sig til senest 1. september 2014 at komme med oplæg til Svendborg Kommune til fornyelse af nærværende aftale. Parterne tilstræber, at en eventuel fornyelse af denne kontrakt kan være færdigbehandlet senest 31.dec Forud for indgåelse af ny aftale skal Borgerforeningen Kulturhus Svendborg udarbejde en evaluering. Evalueringen skal følge den aftalte evalueringsmodel. 16. Varighed Denne aftale er gældende for perioden 1. juni december 2014 Underskrift For Borgerforeningen Kulturhus Svendborg For Svendborg Kommune Bilag se side 10 9

10 Arrangementer i Borgerforeningen 2011: Guldsal Dans 32 Borgerforeningens koncerter + juletræsfest 30 Klassisk musik og kor 13 Koncerter andre arrangører 27 Foredrag 10 Møder 19 Teater 17 Kursus 7 Private arrangementer 6 I alt Teatersal Dans 4 Børneteater 10 B & U teater 207 Private arrangementer 5 Musik 2 Møder 2 I alt Spejlsal Dans 24 Møder 31 Teater 25 10

11 Musik 4 Foredrag 13 Kursus 20 Private arrangementer 16 i alt 133 Mødelokaler Møder 31 Undervisning 108 i alt 139 Samlet antal arrangementer 663 Borgerforeningen var desuden medarrangør på 4 revy aftener i Svendborg Teater, samt arrangør af en koncert på Svendborg Teater (Thomas Helmig). 2½ uge med maleriudstilling i Guldsalen (Ugeavisen-Skøjtebane). Hertil kommer arrangementerne på kulturtorvet og udstillingerne i Galleri og Gallerigangen. 11

12 12