Denne indledende behandling medfører, at følgende felter findes og identificeres på det indlæste dokument:

Transkript

1 I Document Capture bliver købsfakturaer fra leverandører behandlet, så der ud fra de tilsendte leverandørdokumenter bliver dannet købsfakturaer og købskreditnotaer i DMS s købsmodul. Når købsfakturaerne og købskreditnotaerne er dannet, bliver de sendt til godkendelse ved de brugere, som den pågældende virksomhed har udvalgt til denne godkendelsesproces. Godkendelsesprocessen kan være dannet, så samme dokument afhængig af godkendelsesopsætningen, skal igennem flere godkendere, inden dokumentet er endeligt godkendt. Indledende behandling af dokumentet I forbindelse med indlæsningen af dokumentet i Document Capture, sker der en behandling af de essentielle oplysninger på fakturaen/kreditnotaen. Denne indledende behandling medfører, at følgende felter findes og identificeres på det indlæste dokument: Bilagstype (F = Faktura, K= Kreditnota) Fakturanr. Bilagsdato Forfaldsdato Indkøberkode Ansvarscenterkode Ordrenr. Valuta Beløb ekskl. Moms Momsbeløb Beløb inkl. Moms Betalingsidentifikation I forbindelse med den efterfølgende håndtering af godkendelse, er det primært feltet Indkøberkode, der definerer hvem dokumentet sendes til, i forbindelse med godkendelsesprocessen

2 Når Dokumentet er markeret med OK = Ja, trykkes på funktionsknappen Registrer i båndet. Herefter dannes købsfaktura/kreditnota. Send til godkendelse Når fakturaen er dannet, findes den i fakturaoversigten. Den vil her have en Status = Åben og linjen vil være markeret med rød skriftfarve. Indkøberkoden SKAL være oprettet på fakturaen og denne bruges nu som udgangspunkt for, hvem dokumentet skal sendes til godkendelse ved. For at sende dokumentet til godkendelse, trykkes på funktionsknappen Send til godkendelse i båndet

3 Når dokumentet er sendt til godkendelse, vil den få en ny Status = Afventer godkendelse og feltet Godkendes af vil være udfyldt med navnet på den person, der står som første godkender af dokumentet i den godkendelsesproces, der her er påbegyndt. I båndet findes ligeledes funktionen Annuller godkendelse, der vil slette de oprettede godkendelsestrin og føre dokumentet tilbage til en Status = Åben. Herfra kan der f.eks. skiftes indkøberkode på købsfakturaen, så godkendelsesflowet skifter til en ny godkender, når der igen vælges funktionen Send til godkendelse

4 Godkendelsesprocessen Når man har dokumenter sendt til godkendelse, vil de enkelte brugere/godkendere, kunne se sine egne dokumenter under menupunktet Godkendelsesposter som findes i Navigationsruden. Her findes og vises KUN de dokumenter, hvor man i godkendelsesprocessen står som Godkendes af. I vinduet kan man således se de dokumenter man har til godkendelse, nedenunder vises de købslinjer der er oprettet på købsfakturaen/kreditnotaen, samt de godkendelsesbemærkninger, der måtte være dannet til det aktuelle dokument. Til højre i vinduet kan man visuelt se dokumentet. I funktionsknapperne kan man allerede fra dette oversigtsvindue vælge at Godkende, Afvise eller Videresende det aktuelle dokument. Man kan også trykke på funktionsknappen Bilag for at åbne for købsfakturavinduet

5 Nedenstående er de funktioner, der bør udføres ved godkendelse af købsfakturaer/kreditnotaer, hvor bilaget er åbnet. Kontrol af faktura/kreditnota beløb Inden den endelige godkendelse af dokumentet, er det vigtigt at sørge for, at de indlæste beløb, stemmer med beløbet på de posteringslinjer, der er dannet på købsfaktura- / kreditnotalinjerne. På oversigtspanel for Generelt findes felterne: Beløb ekskl. moms (indlæst) Beløb inkl. moms (indlæst) Disse beløb skal afstemmes med totalerne for de linjer, man har registreret på købsfakturalinjerne. Linjetotalerne vil kunne ses i de tilsvarende felter: Beløb ekskl. moms (konteret) Beløb inkl. moms (konteret) (Disse felter er ikke vist i nedenstående billede)

6 Hente købsmodtagelseslinjer Hele bestillingsprocessen, der til slut ender op med at man modtager en købsfaktura/kreditnota fra leverandøren, starter med at der i DSM er oprettet en købsordre/returvareordre. Når varerne der er bestilt på disse købsordre kommer til lageret, bliver de lagermodtaget på købsordren. Hvis man ukritisk bogfører en købsfaktura, som er sendt til godkendelse, uden at linke denne sammen med de købsmodtagelser, der er sket på købsordren, vil man risikere at få varerne modtaget dobbelt. Derfor SKAL godkenderne sørge for, at linke købsordren og købsfakturaen sammen, inden denne bogføres. Dette gøres ved at man fra båndet benytter funktionen Hent købsmodtagelseslinjer og her markerer de købsmodtagelseslinjer, der er gældende for den købsfaktura man har modtaget. Dette kan allerede være sket i forbindelse med registreringen af købsfakturaen inden denne er sendt til godkendelse, men hvis dette ikke er sket er det godkenderens opgave at få disse linket sammen

7 Betalingsoplysninger Betalingsoplysningerne på købsfakturaen, vil automatisk blive oprettet på købsfakturalinjerne. I båndet findes funktionsknap til Betalingsinformation, der er gældende for det aktuelle købsdokument. Hvis leverandøren ikke i forvejen har betalingsoplysninger oprettet på sit leverandørkort, vil systemet automatisk guide brugeren videre til denne side, hvor man så kan færdiggøre opsætningen af dette for den aktuelle nye leverandør. De relevante oplysninger vil allerede være overført, men der er ofte nogle mere specifikke informationer omkring opbygningen af det anvendte betalings-id, der gør at der kræves en manuel justering af disse betalingsoplysninger. Når oplysningerne er dannet første gang, skal de kun ændres for den aktuelle leverandør, hvis denne på et tidspunkt ud i fremtiden, skifter betalingsoplysninger

8 Godkendelse af dokumentet Når købsfakturaen er linket sammen med modtagelseslinjerne fra købsordren, betalingsoplysningerne er dannet og de konterede beløb stemmer med de indlæste beløb, er det blevet tid til at godkende dokumentet. De relevante funktionsknapper i båndet er kun synlige på de dokumenter, hvor man selv står som bruger i feltet Godkendes af. Der kan vælges: Godkend Når denne funktion vælges, vil dokumentet blive godkendt af dig som bruger. Hvis der er tilknyttet flere godkendere i opsætningen af dokumentgodkendelser, vil det blive sendt til godkendelse ved den næste bruger. Er man sidste eller eneste godkender i dokumentgodkendelsesflowet, vil dokumentet få en Status = Frigivet. Afvis Når denne funktion anvendes vil dokumentet få en Status = Åben. I forbindelse med afvisningen skal der angives en årsagskode til denne afvisning, der vil fremkomme i Godkendelsesbemærkningerne. Uddeleger/Videresend Når denne funktion anvendes får brugeren en liste frem, hvor der kan vælges mellem de øvrige godkendere, der er oprettet i systemet. Der kan videresendes hvor man samtidig godkender dokumentet, eller hvor man beder om at få dokumentet tilbage til ens egen godkendelse igen, når den godkendes af den videresendte godkender

9 Godkendte dokumenter Når dokumenterne er godkendt af alle brugere i godkendelsesflowet, vil det have Status = Frigivet og være klar til bogføring. Der opsættes kontrol, så det ikke er muligt at slutbogføre et dokument, hvor der er forskel på indlæste og konterede beløb. I købsfakturaoversigten vil de frigivne dokumentlinjer have farven grøn, så der tydeligt kan skelnes mellem de forskellige status, som dokumenterne kan have. Når dokumentet har Status = Frigivet kan det bogføres. Der kan ligeledes gennemføres en massebogføring af alle dokumenter med Status = Frigivet