Betingelser for prækvalifikation

Transkript

1 Betingelser for prækvalifikation Udbudsbekendtgørelsesnummer: 2018/S XXX-XXXXXX (Ikke offentliggjort endnu) Modtaget meddelelsesnummer: Begrænset udbud Levering af håndværkerydelser til Horsens Kommune

2 Indhold 1 INFORMATIONER TIL ANSØGER GENEREL BESKRIVELSE AF UDBYDER PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALETS OPBYGNING...4 Prækvalifikationsbetingelser...4 Bilag 1 - Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation...4 Bilag 2 Eksempel på udfyldelse af Bilag Bilag 3 ESPD...4 Bilag 4- Vejledning til udfyldelse af ESPD...4 Bilag 5 Indhold af delområder...4 Bilag 6 Støtteerklæring...4 Bilag 7 - Konsortieerklæring UDBUDSMATERIALETS OPBYGNING...4 Udbudsbetingelser Bilag 1 - Underskriftsbilag...4 Bilag 2a Tilbudsliste Tømrer og Snedker...4 Bilag 2b Tilbudsliste Murer...4 Bilag 2c Tilbudsliste Elektrikerarbejde...4 Bilag 2d Tilbudsliste VVS-arbejde...4 Bilag 2e Tilbudsliste Maler...4 Bilag 2f Tilbudsliste Anlægsentreprenørarbejder...4 Bilag 2g Tilbudsliste Ventilationsarbejder (fag og hovedentreprise)...4 Bilag 2h Tilbudsliste Hovedentrepriser...4 Bilag 2i Tilbudsliste Ventilationsservice...4 Bilag 3 Kravspecifikation...4 Bilag 4 AB 92 med Horsens Kommunens præciseringer og ændringer...4 Bilag 5 Arbejdsklausuler i Horsens Kommune...4 Bilag 6 Kontrolklausuler i Horsens Kommune...4 Bilag 7 Frivillig partnerskab...4 Bilag 8 Ventilationsanlæg skoler og haller...4 Bilag 9 Ventilationsanlæg plejecentre og øvrige...4 Bilag 10 Ventilationsanlæg børneinstitutioner TIDSFRISTER OG KONTAKTOPLYSNINGER UDBUDDETS OMFANG OG VILKÅR GENEREL BESKRIVELSE AF UDBUDDET EKSEMPLER PÅ HVAD DER ER OMFATTET AF DE UDBUDTE DELAFTALER OVERORDNET PROCES FOR DET BEGRÆNSEDE UDBUD OG EFTERFØLGENDE TILDELING AF OPGAVER PÅ DELAFTALERNE VEJLEDENDE TIDSPLAN FOR DET BEGRÆNSEDE UDBUD (PRÆKVALIFIKATION OG UDBUD) FORMKRAV SPROGKRAV SPØRGEMØDE UDGIFTER VED PRÆKVALIFIKATION PROCEDURE FOR PRÆKVALIFIKATION UDBUDSFORM UDELUKKELSE...19 Udelukkelsesgrunde UDVÆLGELSESKRITERIER...20 Økonomisk og finansiel formåen...20 Teknisk og faglig formåen KONSORTIER ANSØGER BASERER SIG PÅ ANDRE ENHEDERS FORMÅEN BRUG AF UNDERLEVERANDØRER...21 Side 2 af 25

3 3.7 DOKUMENTATION FOR ESPD ANSØGNING OM PRÆKVALIFIKATION VALG MELLEM FLERE KVALIFICEREDE ANSØGERE ÅBNING AF INDKOMNE ANSØGNINGER UNDERRETNING OM PRÆKVALIFIKATION TJEKLISTE...25 Side 3 af 25

4 1 Informationer til Ansøger 1.1 Generel beskrivelse af Udbyder Fællesindkøb Midt er et samarbejde mellem Hedensted, Horsens, Odder og Samsø kommuner og agerer som tovholder i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. Det samlede materiale består af et prækvalifikationsmateriale og et udbudsmateriale. Nedenfor fremgår opbygningen af hhv. prækvalifikationsmaterialet og udbudsmaterialet. 1.2 Prækvalifikationsmaterialets opbygning Det samlede prækvalifikationsmateriale består af følgende dokumenter: Prækvalifikationsbetingelser Bilag 1 - Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation Bilag 2 Eksempel på udfyldelse af Bilag 1 Bilag 3 ESPD Bilag 4- Vejledning til udfyldelse af ESPD Bilag 5 Indhold af delområder Bilag 6 Støtteerklæring Bilag 7 - Konsortieerklæring 1.3 Udbudsmaterialets opbygning Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser Bilag 1 - Underskriftsbilag Bilag 2a Tilbudsliste Tømrer og Snedker Bilag 2b Tilbudsliste Murer Bilag 2c Tilbudsliste Elektrikerarbejde Bilag 2d Tilbudsliste VVS-arbejde Bilag 2e Tilbudsliste Maler Bilag 2f Tilbudsliste Anlægsentreprenørarbejder Bilag 2g Tilbudsliste Ventilationsarbejder (fag og hovedentreprise) Bilag 2h Tilbudsliste Hovedentrepriser Bilag 2i Tilbudsliste Ventilationsservice Bilag 3 Kravspecifikation Bilag 4 AB 92 med Horsens Kommunens præciseringer og ændringer Bilag 5 Arbejdsklausuler i Horsens Kommune Bilag 6 Kontrolklausuler i Horsens Kommune Bilag 7 Frivillig partnerskab Bilag 8 Ventilationsanlæg skoler og haller Bilag 9 Ventilationsanlæg plejecentre og øvrige Bilag 10 Ventilationsanlæg børneinstitutioner Ansøger bedes kontrollere, at Ansøger via Fællesindkøbs Midts hjemmeside har downloadet det fulde prækvalifikations og udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigter. Side 4 af 25

5 I materialerne indgår evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar. Disse vil løbende blive offentliggjort på hjemmesiden. Senest offentliggjorte materiale har forrang for tidligere versioner. 1.4 Tidsfrister og kontaktoplysninger Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet skal formuleres skriftligt. Det anbefales, at Ansøger fremsender spørgsmål så tidligt som muligt i ansøgningsperioden, således der er tid til at svare på spørgsmålene og til at tage svarene til efterretning i udarbejdelsen af tilbud. Spørgsmålene skal sendes pr. og vil blive besvaret skriftligt. Alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Fællesindkøb Midts hjemmeside: Frister og kontaktoplysninger Alle spørgsmål, der er modtaget senest den vil blive besvaret. Svar på spørgsmål bliver senest offentliggjort d med udgangen af dagen (kl ). Spørgsmål sendes til følgende adresse: udbud@fikm.dk med emnet Spørgsmål udbud på håndværkerydelser. Frist for tilmelding til spørgemøde: Tilmelding skal ske til udbud@fikm.dk senest kl Spørgemøde afholdes: Ansøgningsfrist Fristen for ansøgning om prækvalifikation: Ved aflevering skal ansøgningen være mærket og lukket. Ansøger bærer selv ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem. Ved aflevering af ansøgningen ved personligt fremmøde til Indkøbskontoret vil Ansøger få en kvittering på, at ansøgningen er modtaget samt dato og tidspunkt for modtagelsen. Den , kl , Foredragssalen Horsens Rådhus, Rådhustorvet 4, 8700 Horsens Ansøgningen skal senest afleveres d , kl Ansøgningen skal mærkes med Ansøgning prækvalifikation håndværkerydelser. Horsens Kommune Fællesindkøb Midt lokale Rådhustorvet Horsens Att.: Dorte Pernille Vestergaard Må kun åbnes af Fællesindkøb Midt. Normal åbningstid for kontoret er mandagonsdag kl , torsdag kl og fredag kl Forventet kontraktstart Forventet kontraktstart d Side 5 af 25

6 2 Udbuddets omfang og vilkår 2.1 Generel beskrivelse af udbuddet. Hvad er omfattet af udbuddet Udbyder ønsker at samle sine indkøb af håndværkerydelser på flere forskellige frivillige rammeaftaler. Det drejer sig om opgaver af nedenstående typer: Anlægs- og driftsopgaver indenfor Ejendomscentrets portefølje inkl. omkostninger på op til 5 mio. kr. ekskl. moms omfattende udvendig entreprenør, tømrer/snedker, murer, elektriker, VVS- og malerarbejder for alle kommunale bygninger (undtagen bygninger på øen Endelave) og indvendig vedligehold på Horsens Rådhus og i ældreboliger (kan dække andre bygninger). Eksempel på anlægsopgaver inkl. omkostninger på op til 5 mio. kr. ekskl. moms. Der skal ske ombygning af en daginstitution med en samlet projektsum på 4,8 mio. Kr. ekskl. moms inkl. omkostninger. Ombygningen udbydes i fagentrepriser. Omkostninger (Projektering, forsikringer, afgifter mv.) Jord-, beton- og kloakentreprisen Murerentreprisen Tømrer- og snedkerentreprisen El- entreprisen VVS entreprisen Ventilationsentreprisen Malerentreprisen SUM fagentrepriser Bygherreleverancer (Løst og fast Inventar, IT-leverancer mv.) Samlet projektsum 4,8 mio. kr Hovedentrepriser indenfor Ejendomscentrets portefølje med et samlet budget (inkl. omkostninger) på op til 5 mio. kr. ekskl. moms Eksempel på en opgave i miniudbud udbudt i Hovedentreprise: Ombygning af en daginstitution, samlet projektsum = 4,8 mio. Kr. ekskl. moms Omkostninger (Projektering, forsikringer, afgifter mv.) Hovedentreprise (Hovedentreprenøren vælger selv fagentreprenørerne) Bygherreleverancer (Løst og fast Inventar, IT-leverancer mv.) Samlet projektsum 4,8 mio. kr Ejendomscentret har muligt for opgaver med et samlet budget (inkl. omkostninger) på over 5. mio. kr. ekskl. moms at anvende rammeaftalerne. Service, etablering og renovering af komfortventilationsanlæg for alle kommune bygninger (undtagen bygninger på øen Endelave). Side 6 af 25

7 Herudover har de enkelte institutioner/afdelinger mulighed for at anvende rammeaftalerne i forbindelse med indvendig vedligehold af institutioner og afdelinger. Indvendig vedligehold ligger som udgangspunkt decentralt ved de enkelte institutioner/afdelinger. Indvendig vedligehold af institutioner og afdelinger Som udgangspunkt ligger indvendig vedligehold af institutioner og afdelinger decentralt ved de enkelte institutioner/afdelingen. Faktureringen sker i disse situationer til de enkelte institutioner/afdelinger. Såfremt den enkelte institution/afdeling ønsker det, kan de gøre brug af rammeaftalerne, som de ligger indenfor geografisk. De skal anvende aftalerne på samme måde, som Ejendomscentret. Opgaver under Ejendomscentrets portefølje For yderligere beskrivelse af de typer af opgaver, der hører under Ejendomscentret ved Horsens Kommune henvises til afsnit 2.2 Eksempler på hvad der er omfattet af de udbudte delaftaler. Delaftaler omfattet af udbuddet På baggrund af udbuddet indgås en række rammeaftaler inden for følgende delaftaler: Delaftale 1: Tømrer og Snedker delområde 1 Delaftale 2: Tømrer og Snedker delområde 2 Delaftale 3: Tømrer og Snedker delområde 3 Delaftale 4: VVS-arbejde delområde 1 Delaftale 5: VVS-arbejde delområde 2 Delaftale 6: VVS-arbejde delområde 3 Delaftale 7: Elektrikerarbejde delområde 1 Delaftale 8: Elektrikerarbejde delområde 2 Delaftale 9: Elektrikerarbejde delområde 3 Delaftale 10: Maler Delaftale 11: Murer Delaftale 12: Ventilationsarbejder (fag og hovedentreprise) Delaftale 13: Ventilationsservice Delaftale 14: Hovedentrepriser Delaftale 15: Anlægsentreprenørarbejder For delaftale 1 11 og 15 er det alene fagentrepriser, der udbydes. For delaftale 12 Ventilationsarbejder kan der både udbydes fag- og hovedentrepriser. For delaftale 14 kan der alene udbydes hovedentrepriser. Delaftale 13 omfatter ventilationsservice, akutte opgaver samt planlagte opgaver under kr. ekskl. moms. For fagentrepriser er opgaverne mangeartede og omfatter både akutte og planlagte arbejder/opgaver. Ved akutte arbejder/opgaver er der tale om opgaver der kræver hurtig afhjælpning af hensyn til bygningsmassen og bygningens drift. Behovet for udbedring har karakter af at være pludselig opstået. Ved planlagte arbejder/opgaver er der tale om istandsættelsesopgaver, reparationer og forebyggende vedligeholdelsesopgaver samt anlægsopgaver indenfor rammeaftalen. Planlagte opgaver kan både være fagentrepriser eller hovedentrepriser afhængigt af typen af opgaven. Side 7 af 25

8 Forventet omsætning I skemaet nedenfor angives den forventede fordeling af det forventede årlige volumen i 2019 på de enkelte fagområder. Estimatet er udelukkende vejledende og bygger på Udbyders vurdering ud fra omfanget af planlagt vedligehold, vurdering af akutarbejde samt anlægsopgaver under 5 millioner (inkl. omkostninger) kr. ekskl. moms. Der er ikke garanteret en fremtidig omsætning: Delaftaler Tømrer-snedker Murer Elektrikerarbejder VVS-arbejde Maler Ventilationsarbejder og ventilationsservice Hovedentrepriser Anlægsentreprenørarbejder Estimeret omsætning i dkr ekskl. moms 2 10 millioner 2 10 millioner 2 10 millioner 2 10 millioner 2 10 millioner 3 10 millioner 3 15 millioner 2 10 millioner Bygningsmasse omfattet af de enkelte delaftaler Bygningsmassen på de enkelte delaftaler fremgår af nedenstående. Nedenstående er et øjebliksbillede og der kan løbende ske ændringer: Delaftaler Bygningsmasse i m 2 Delaftale 1: Tømrer og snedker delområde m 2 Delaftale 2: Tømrer og snedker delområde m 2 Delaftale 3: Tømrer og snedker delområde m 2 Delaftale 4: VVS-arbejde delområde m 2 Delaftale 5: VVS-arbejde delområde m 2 Delaftale 6: VVS-arbejde delområde m 2 Delaftale 7: Elektrikerarbejder delområde m 2 Delaftale 8: Elektrikerarbejder delområde m 2 Delaftale 9: Elektrikerarbejder delområde m 2 Delaftale 10: Maler m 2 Delaftale 11: Murer m 2 Delaftale 12: Ventilationsarbejder m 2 Delaftale 13: Ventilationsservice m 2 Delaftale 14: Hovedentrepriser m 2 Delaftale 15: Anlægsentreprenørarbejder m 2 Hver delaftale er på 2 år med mulighed for op til 2 x12 måneders forlængelse. Forventet kontraktstart er den Side 8 af 25

9 Prækvalifikation For delaftalerne 1 9 kan der maksimalt søges om prækvalifikation til 2 af de 3 delaftaler indenfor et fag. Et fag er Tømrer og Snedker, et andet fag er VVS-arbejde og det tredje fag er Elektrikerarbejder. Ellers kan der frit ansøges om prækvalifikation på én, flere eller alle af de udbudte delaftaler. Der kan ikke ansøges om prækvalifikation på dele af én enkelt delaftale. Den enkelte Ansøger kan blive prækvalificeret mellem 0 til det antal delaftaler de har søgt om prækvalifikation til. Bemærk, at det kun er muligt at fremsende én ansøgning om prækvalifikation per delaftale per virksomhed eller konsortium. Af det efterfølgende skema fremgår antallet af leverandører, der ønskes prækvalificeret til hver delaftale og antallet af leverandører, der ønskes på hver enkelt delaftale: Delaftaler Antal prækvalificerede Antal leverandører på rammeaftale Delaftale 1: Tømrer og snedker delområde Delaftale 2: Tømrer og snedker delområde Delaftale 3: Tømrer og snedker delområde Delaftale 4: VVS-arbejde delområde Delaftale 5: VVS-arbejde delområde Delaftale 6: VVS-arbejde delområde Delaftale 7: Elektrikerarbejder delområde Delaftale 8: Elektrikerarbejder delområde Delaftale 9: Elektrikerarbejder delområde Delaftale 10: Maler 10 7 Delaftale 11: Murer 10 7 Delaftale 12: Ventilationsarbejder 8 5 Delaftale 13: Ventilationsservice 5 1 Delaftale 14: Hovedentrepriser 10 7 Delaftale 15: Anlægsentreprenøropgaver 10 7 Horsens Kommune er for fagene tømrer-snedker, elektrikerarbejder og VVS-arbejde opdelt i 3 delområder indholdet af de 3 delområder fremgår af Bilag 3 Indhold af delområder, samt se ligeledes nedenstående kort, der viser opdelingen af Horsens Kommune i geografiske delområder: Side 9 af 25

10 Udbud De endelige delaftaler vil blive tildelt det økonomiske mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet Pris. Tildeling på rammeaftale På delaftalerne 1 11 og delaftale 15 Anlægsentreprenør arbejder kan opgaver enten tildeles ved direkte tildeling eller ved miniudbud. For delaftale 13 Ventilationsservice bliver der kun 1 leverandør og denne leverandør får automatisk ventilationsservice, alle akutte opgaver uanset beløb og planlagte opgaver under kr. ekskl. moms. Der kan kun ske direkte tildeling på delaftalen. Planlagte opgaver over kr. ekskl. moms vil blive konkurrenceudsat under delaftale 12 Ventilationsarbejder. På delaftale 12 Ventilationsarbejder og delaftale 14 Hovedentreprise kan der alene ske tildeling ved miniudbud. Direkte tildeling Akutte vedligeholdelsesopgaver vil blive tildelt ved direkte tildeling. Planlagte opgaver under kr. ekskl. moms vil for delaftale Tømrer og Snedker, delaftale 11 Murer, delaftale 13 Ventilationsservice og delaftale 15 Anlægsentreprenøropgaver blive tildelt ved direkte tildeling. Planlagte opgaver under kr. ekskl. moms vil for delaftale VVS-arbejde, delaftale 7 9 Elektrikerarbejde og delaftale 10 Maler vil blive tildelt ved direkte tildeling. Planlagte opgaver over ovenstående beløb vil blive tildelt ved gennemførelse af miniudbud. Side 10 af 25

11 2.2 Eksempler på hvad der er omfattet af de udbudte delaftaler Delaftale 1 3: Tømrer og Snedker Følgende er eksempler på hvad der er omfattet af delaftalerne: Udvendig vedligehold f.eks.: Udskiftning af tagbeklædninger (asbesttag, tegl, rytterlys), efterisolering af tagrum, underbeklædninger, sternkanter og tagvinduer m.v. Lette facader af alle typer (asbest, fiberbetonplader, stålplader m.v. inkl. isolering) Udskiftning af døre- og vinduer (træ, træ/alu, alu/alu) udlusning af råddent træ. Trapper, altan og værn af træ- og metal Indvendig vedligehold f.eks. Omforandringer (lofter, vægge af forskellige typer, træskellet vægge, isætning af døre m.v.) Anlægsopgaver f.eks. Om- og tilbygninger samt nybyggeri. For eksempel: Tagarbejder, isoleringsarbejder, lofter, vægge af forskellige typer, isætning af døre, fast inventar, m.v. Samarbejdsrelationer Koordinering og samarbejdsopgaver med bygherre, byggeriets aktører, myndigheder mv. Opgaverne der konkurrenceudsættes under delaftalerne kan størrelsesmæssigt og typemæssigt variere meget. Listen med eksempler er ikke udtømmende. Delaftale 4-6: VVS-arbejde Følgende er eksempler på hvad der er omfattet af delaftalerne: Tekniske installationer f.eks.: Tilkald ved fejl på installationen vedr. vand, varme og afløb. F.eks. manglende varme, rørbrud mv. Planlagte vedligeholdelsesopgaver, fx udskiftning/forbedringer af installationer vedr. vand, varme og afløb. Tekniske installationer rådhuset og ældreboliger f.eks. Tilkald ved fejl på installationen vedr. vand, varme, afløb og sanitet. Planlagte vedligeholdelsesopgaver, fx udskiftning/forbedringer af installationer vedr. vand, varme, afløb og sanitet. Anlægsopgaver f.eks. Installationer i forbindelse med ændringer, udvidelser og nye anlæg. Samarbejdsrelationer Koordinering og samarbejdsopgaver med bygherre, byggeriets aktører, myndigheder mv. Side 11 af 25

12 Opgaverne der konkurrenceudsættes under delaftalerne kan størrelsesmæssigt og typemæssigt variere meget. Listen med eksempler er ikke udtømmende. Delaftale 7 9: Elektrikerarbejder Følgende er eksempler på hvad der er omfattet af delaftalerne: Tekniske installationer vedligehold f.eks.: Tilkald ved fejl på installationen. F.eks. manglende strøm, lys, tilslutning af diverse installationer mv. Planlagte vedligeholdelsesopgaver, fx udskiftning/forbedringer af installationer. F. eks. udskiftning af el tavler, fornyelse af el attester, renovering/udskiftning af udvendig belysning mv. Tekniske installationer rådhuset og ældreboliger f.eks. Tilkald ved fejl på installationen. F.eks. manglende strøm, lys, tilslutning af diverse installationer og belysningsanlæg mv. Planlagte vedligeholdelsesopgaver, fx udskiftning/forbedringer af installationer. F. eks. udskiftning af el tavler, fornyelse af el attester, udvendig belysning, tilslutning af diverse installationer, belysningsanlæg mv. Anlægsopgaver f.eks. Installationer i forbindelse med ændringer, udvidelser og nye anlæg. Samarbejdsrelationer Koordinering og samarbejdsopgaver med bygherre, byggeriets aktører, myndigheder mv. Opgaverne der konkurrenceudsættes under delaftalerne kan størrelsesmæssigt og typemæssigt variere meget. Listen med eksempler er ikke udtømmende. Delaftale 10: Maler Følgende arbejder er omfattet af delaftalen: Udvendig vedligehold f.eks.: Tagstern, underbeklædninger, gavle mv. Vinduer og døre i facader, udvendigt Facader af træ, puds, beton, murværk og lign. Indvendige vedligehold og nybehandling f.eks.: Vedligehold af overflader (vægge, døre og vinduer, lofter, radiator, rør mv.) Nybehandling af overflade (gipsvægge, paneler mv.) Anlægsopgaver f.eks.: Side 12 af 25

13 Om- og tilbygninger samt nybyggeri. For eksempel: Nybehandling af facader, indvendige vægge, døre og vinduer, rør og radiatorer, lofter Samarbejdsrelationer Koordinering og samarbejdsopgaver med bygherre, byggeriets aktører, myndigheder mv. Opgaverne der konkurrenceudsættes under delaftalerne kan størrelsesmæssigt og typemæssigt variere meget. Listen med eksempler er ikke udtømmende. Delaftale 11: Murer Følgende er eksempler på hvad der er omfattet af delaftalen: Udvendig vedligehold f.eks.: Sokkel-, puds- og betonreparationer Omfugning af murværk, overliggere, sålbænke, mv. Trapper og ramper af beton, klinker mv. Indvendig vedligehold f.eks. Omforandringer, reparationsarbejder i bade- og toiletrum, trapper, betongulve mv. Anlægsopgaver f.eks. Om- og tilbygninger samt nybyggeri. For eksempel: Facadeopmuring, etagedæk, gulve, toiletrum, køkkener Samarbejdsrelationer Koordinering og samarbejdsopgaver med bygherre, byggeriets aktører, myndigheder mv. Opgaverne der konkurrenceudsættes under delaftalerne kan størrelsesmæssigt og typemæssigt variere meget. Listen med eksempler er ikke udtømmende. Delaftale 12: Ventilationsarbejder Følgende er eksempler på hvad der er omfattet af delaftalen: Tekniske installationer vedligehold f.eks.: Planlagte vedligeholdelsesopgaver over kr., fx udskiftning/forbedringer af installationer med evt. dimensionering Planlagte vedligeholdelsesopgaver, fx udskiftning/forbedringer af installationer med evt. dimensionering Anlægsopgaver f.eks. Installationer i forbindelse med ændringer, udvidelser. Dimensionering og etablering af nye anlæg samt idriftsætning, dokumentation og instruktioner til relevante personaler. Samarbejdsrelationer Side 13 af 25

14 Koordinering og samarbejdsopgaver med bygherre, byggeriets aktører, myndigheder mv. Opgaverne der konkurrenceudsættes under delaftalerne kan størrelsesmæssigt og typemæssigt variere meget. Listen med eksempler er ikke udtømmende. Delaftale 13: Ventilationsservice Følgende er eksempler på hvad der er omfattet af delaftalen: Planlagt service på ventilations- og udsugningsanlæg Tilkald ved fejl på anlæg vedr. komfort og udsugning (ej proces). F.eks. anlægsstop, støj og træk problemer, kontrolmålinger og evt. indregulering ved dårligt indeklima, rensning af kanaler og armaturer, mv. Evt. tilkald af VVS, elektriker og automatiktekniker - koordinering og sparring med denne. Planlagte vedligeholdelsesopgaver under kr., fx udskiftning/forbedringer af installationer med evt. dimensionering Koordinering og samarbejdsopgaver med bygherre, byggeriets aktører, myndigheder mv. Listen er ikke udtømmende. Delaftale 14: Hovedentrepriser Følgende er eksempler på hvad der er omfattet af delaftalen: Udvendig vedligehold f.eks.: Udskiftning af tagbeklædninger (asbesttag, tegl, rytterlys), efterisolering af tagrum, underbeklædninger, sternkanter og tagvinduer m.v. Lette facader af alle typer (asbest, fiberbetonplader, stålplader m.v. inkl. isolering) Udskiftning af døre- og vinduer (træ, træ/alu, alu/alu) udlusning af råddent træ. Trapper, altan og værn af træ- og metal Indvendig vedligehold f.eks.: Omforandringer (lofter, vægge af forskellige typer, træskellet vægge, isætning af døre m.v.) Anlægsopgaver f.eks. Om- og tilbygninger samt nybyggeri. For eksempel: Tagarbejder, isoleringsarbejder, lofter, vægge af forskellige typer, isætning af døre, fast inventar m.v. Samarbejdsrelationer Koordinering og samarbejdsopgaver med bygherre, byggeriets aktører, underentreprenører, myndigheder mv. Opgaverne der konkurrenceudsættes under delaftalerne kan størrelsesmæssigt og typemæssigt variere meget. Listen med eksempler er ikke udtømmende. Side 14 af 25

15 Delaftale 15: Anlægsentreprenørarbejder Følgende er eksempler på hvad der er omfattet af delaftalen: Udvendig vedligehold f.eks.: Kloakarbejder af alle typer reparation og udskiftning. Belægninger af alle typer reparation og udskiftning. Jordarbejder, bundopbygninger mv. Anlægsopgaver f.eks. Om- og tilbygninger samt nybyggeri. For eksempel: Kloakering, funderingsarbejder, belægningsarbejder og jordarbejder i forbindelse med disse Samarbejdsrelationer Koordinering og samarbejdsopgaver med bygherre, byggeriets aktører, myndigheder mv. Opgaverne der konkurrenceudsættes under delaftalerne kan størrelsesmæssigt og typemæssigt variere meget. Listen med eksempler er ikke udtømmende. Side 15 af 25

16 2.3 Overordnet proces for det begrænsede udbud og efterfølgende tildeling af opgaver på delaftalerne Processen for udbud af håndværkerydelser består af 3 delprocesser: 1. Prækvalifikation 2. Udbud 3. Anvendelse af rammeaftale (miniudbud eller direkte tildeling) Punkterne 1 og 2 skal gennemføres 1 gang og resultatet er en række rammeaftaler inden for de specifikke delaftaler (f.eks. Delaftale 1: Tømrer og Snedker delområde 1). Under delprocessen, prækvalifikation udvælges de ansøgere, der kan byde på rammeaftalen. Under delprocessen udbud tildeles leverandører til de enkelte delaftaler. Under delprocessen anvendelse af rammeaftale indgås konkrete entrepriseleverancer med én leverandør. Med andre ord skal punkt 3 gennemføres hver gang, der skal gennemføres en konkret fagentreprise. Tildeling af opgaver på rammeaftalen kan ske enten ved mini-udbud eller direkte tildeling. Overordnet kan hele processen for udbuddet af håndværkerydelser skitseres på følgende måde: Side 16 af 25

17 2.4 Vejledende tidsplan for det begrænsede udbud (prækvalifikation og udbud) Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED og offentliggørelse Uge Ansøgningsfrist for prækvalifikation Vurdering af ansøgere Uge Indhentning af supplerende oplysninger Uge Afslag og budopfordring Uge Tilbudsfrist Uge Tilbudsvurdering Uge Underretning om udbudsprocedurens udfald Uge Forventet kontraktunderskrivelse Uge Kontraktstart Formkrav Ansøgningen skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i prækvalifikationsmaterialet. Der henvises i den forbindelse til tjeklisten i afsnit 6 Tjekliste. Der skal afleveres ét eksemplar af ansøgningen. Der kan afleveres et eksemplar på USB-nøgle indeholdende den samlede ansøgning med bilag eller der kan indleveres et eksemplar i papirformat indeholdende den samlede ansøgning med bilag. I tilfælde af, at der både sendes skriftligt og elektronisk materiale, gælder den elektroniske ansøgning, hvis der er uoverensstemmelser. Ansøgningen skal afleveres i lukket emballage og mærkes med følgende tekst: Ansøgning vedrørende: Udbud på levering af håndværkerydelser til Horsens Kommune FORTROLIGT Att. Dorte Pernille Vestergaard Må kun åbnes af Fællesindkøb Midt Side 17 af 25

18 2.6 Sprogkrav Tilbud samt al kommunikation i ansøgnings-, udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Bilag kan imidlertid accepteres på engelsk, såfremt der ikke eksisterer danske udgaver. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal Ansøger oversætte relevante dele af disse til dansk indenfor 5 arbejdsdage. Ansøger skal oversætte de dele som Udbyder udpeger som relevant. Udgifter forbundet hermed, er Udbyder uvedkommende. 2.7 Spørgemøde Der afholdes et spørgemøde for alle interesserede ansøgere. Spørgemødet har til formål at sikre, at alle ansøgere har mulighed for at få en introduktion prækvalifikationsmateriale og stille spørgsmål. Potentielle ansøgere opfordres til at deltage i spørgemødet. Ansøgere kan inden spørgemødet fremsende spørgsmål, som de gerne vil have svar på til spørgemødet. Spørgsmål skal sendes til udbud@fikm.dk og mærkes Spørgsmål til spørgemødet. Udbyder vil gerne have spørgsmålene senest d kl Spørgsmål behøver ikke at være fremsendt inden spørgemødet, men kan stilles på mødet. Hver ansøger har mulighed for at deltage med op til 2 personer. Alle deltagere skal tilmeldes spørgemødet. Tilmelding foregår til udbud@fikm.dk. Tilmelding til spørgemødet ønskes senest d kl I vil ikke modtage en bekræftelse på jeres tilmelding. Spørgemødet foregår d kl i Foredragssalen på Horsens Rådhus, Rådhustorvet 4, 8700 Horsens. 2.8 Udgifter ved prækvalifikation Ansøgers omkostninger i forbindelse med nærværende ansøgning er Udbyder uvedkommende. Modtagne ansøgninger vil ikke blive returneret eller udleveret efter endt vurdering. Side 18 af 25

19 3 Procedure for prækvalifikation 3.1 Udbudsform Udbuddet udføres efter Udbudsloven i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-tidende. Jf. Lov nr af , der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24 EU af Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om begrænset udbud. Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU s udbudsregler. Dette medfører, at Udbyder er forpligtet til at følge en række af formelle regler og procedure i forbindelse med tildeling af kontrakt. I den forbindelse ønsker Udbyder at henlede Ansøgernes opmærksomhed på at Udbyder er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra ansøgninger, der ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis den indeholder væsentlige uklarheder. 3.2 Udelukkelse Udbyder kan ikke indgå aftale med ansøgere, der er omfattet af én eller flere af nedenstående udelukkelsesgrundene. Oplysninger vedrørende dette udfyldes i Det Fælles Europæiske Udbudsdokument (herefter kaldet ESPD). ESPD en er vedlagt det øvrige udbudsmateriale som Bilag 3 - ESPD i en xml-fil. Når xml-filen er åbnet skal den gemmes på Ansøgers lokale drev ved at højre klikke på teksten og vælge Gem destination som. Ansøger skal udfylde sin del af ESPD en ved at indlæse Bilag 3 - ESPD i et bestemt elektronisk EU-værktøj. Værktøjet tilgås via For udfyldelse af ESPD en henvises til vejledningen i Bilag 4 Udfyldelse af ESPD. Udelukkelsesgrunde Ansøger skal i ESPD en erklære ikke at være omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135 og 136 samt de frivillige udelukkelsesgrunde i 137, stk. 1, nr. 2, nr. 4 og nr. 5. På anmodning fra Udbyder, skal de ansøgere, som Udbyder har til hensigt at opfordre til at søge om prækvalifikation, indsende en gyldig serviceattest eller anden tilstrækkelig dokumentation, der ikke er ældre end seks måneder fra prækvalifikationsfristen, for at dokumentere at ansøgeren ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135 og 137, stk. 1, nr. 2. Dokumentationen skal ikke vedlægges ansøgningen. Side 19 af 25

20 3.3 Udvælgelseskriterier Udbyder kan kun indgå aftale med en ansøger, der vurderes egnet i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier. Som foreløbig dokumentation for opfyldelse af kriterierne udfyldes ESPD jf. afsnit 3.7 Dokumentation for ESPD. Økonomisk og finansiel formåen Der stilles ingen mindstekrav til Ansøgers økonomiske og finansielle formåen. Teknisk og faglig formåen Det er et mindstekrav, at Ansøger for hver delaftale, der søges om prækvalifikation til har relevant erfaring i form af fem sammenlignelig leveringer, der er gennemført i løbet af de seneste 5 år. Dog gælder for delaftale 13 Ventilationsservice, at de sammenlignelige leveringer skal være gennemført i løbet af de seneste 3 år. Ved sammenlignelige leveringer forstås opgaver inden for samme fagområde (tømrer-snedker, maler, VVSarbejder, elinstallation arbejder, murer, hovedentrepriser, ventilationsarbejder, ventilationsservice, anlægsarbejder) afhængigt af hvilke delaftaler, der ansøges om prækvalifikation til. Det er uden betydning, om opgaven er foretaget til det offentlige eller en privat virksomhed. Såfremt Ansøger ikke kan fremlægge fem referencer i forhold til hver af de delaftaler, som Ansøger søger om prækvalifikation til, kan Ansøger ikke blive prækvalificeret. Følgende oplysninger skal angives pr reference: 1. Beskrivelse af sammenlignelige levering Oplysningerne kan enten angives i ESPD-dokumentet (Bilag 3) eller i Bilag 1- Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation. Ansøger må meget gerne angive oplysninger i Bilag 1. Er referencer alene angivet i Bilag 1 anser Udbyder det, som om at Ansøger fra ESPD en har henvist til Bilag 1 for angivelse af referencer. Angives referencer i ESPD-dokumentet anføres for hver reference, hvilke(n) delaftale referencen vedrører. Referencer angivet i ESPD-dokumentet og/eller Bilag 1 anses af Udbyder for at udgøre den endelige dokumentation for referencer. Udbyder kræver ikke attester for tilfredsstillende udførelse og resultat af de udførte arbejder. 3.4 Konsortier Afgives ansøgning af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), må ingen af konsortiedeltagerne være omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. afsnit Udelukkelsesgrunde. Konsortiets ansøgning skal derfor indeholde en særskilt udfyldt ESPD og underskrevet Bilag 1 for hver deltagende virksomhed (konsortiedeltager). Den konsortiedeltager som af konsortiet er udpeget til med bindende virkning, at kunne føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med Udbyder skriver på konsortiets og egne vegne ved afgivelse af sin underskrift i Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation under på alle forhold i bilaget. Øvrige konsortiedeltagere skriver på egne vegne ved afgivelse af underskrift i Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation under på oplysninger afgivet i ESPD en. For udfyldelse og fremsendelse af ESPD er følg da vejledningen i Bilag 4 Vejledning til udfyldelse af ESPD. Af ansøgningen skal de enkelte deltager i konsortiets ydelser/roller angives, herunder hvilken konsortiedeltager, som Udbyder, med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med. Side 20 af 25

21 I forbindelse med indhentning af dokumentation for ESPD skal konsortiet, foruden dokumentationen der henvises til i afsnit 3.7 Dokumentation for ESPD fremsende udfyldt Bilag 7- Konsortieerklæring. Ovennævnte krav til konsortier gælder kun, hvor flere virksomheder i fællesskab afgiver ansøgning og omfatter således ikke virksomheder, der skal fungere som underentreprenør/underrådgiver/samarbejdspartner til en Ansøger. 3.5 Ansøger baserer sig på andre enheders formåen Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af en ansøgning om prækvalifikation basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen. De(n) støttende enhed(er)/virksomhed(er) må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. afsnit Udelukkelsesgrunde. Derfor skal Ansøgers tilbud indeholde en særskilt udfyldt ESPD og underskrevet Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation for hver af de(e) støttende virksomhed(er). Den støttende virksomhed skriver på egne vegne ved afgivelse af underskrift i Bilag 1 under på oplysninger afgivet i ESPD en. For udfyldelse og fremsendelse af ESPD er følg da vejledningen i Bilag 4 Vejledning til udfyldelse af ESPD. Det skal fremgå af ansøgningen, hvem der er ansøger og hvem der er de(n) støttende enhed(er)/virksomhed(er). I forbindelse med indhentning af dokumentation for ESPD skal Ansøger, foruden dokumentationen der henvises til i afsnit 3.7 Dokumentation for ESPD, fremsende udfyldt Bilag 6 - Støtteerklæring. Ovennævnte krav gælder kun, hvor en ansøger har behov for at støtte sig til andre enheders formåen og omfatter således ikke virksomheder, der alene skal fungere som underentreprenør/underrådgiver/samarbejdspartner til en Ansøger. 3.6 Brug af underleverandører Der skal IKKE indsendes ESPD for underleverandører. 3.7 Dokumentation for ESPD Udbyder vil inden ansøgere bliver prækvalificeret kræve, at de ansøgere, som Udbyder har til hensigt at prækvalificere, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD en. Det samme gælder for konsortiedeltagere og de enheder, som Ansøger måtte basere sit tilbud på. Dokumentationen skal være Udbyder i hænde senest 14 dage efter, at den pågældende ansøger har modtaget anmodning herom. Udbyder kan dog undtagelsesvis forlænge fristen. Anmodningen om fremlægning af dokumentation vil ske til e- mailadressen oplyst i Bilag 1 Angivelse af oplysninger ved prækvalifikation. Side 21 af 25

22 3.8 Ansøgning om prækvalifikation Ansøger bedes i ansøgningen om prækvalifikation fremsende følgende informationer: a. Udfyldt ESPD Se Bilag 4 Vejledning til udfyldelse af ESPD for hjælp. b. Bilag 1 Afgivelse af oplysninger ved prækvalifikation, her skal følgende oplysninger angives: 1. Antal ansatte i virksomheden på tidspunktet for ansøgning om prækvalifikation. Der skal angives ét tal (ikke et interval). Angiver ansøger alligevel et interval i ansøgningen vil Udbyder anse det som om, at antallet af ansatte på ansøgningstidspunktet er lig det laveste tal i intervallet. 2. Angivelse af hvilke delaftaler, der søges om prækvalifikation til. Se Bilag 2 Eksempel på udfyldelse af Bilag 1 for hjælp. Ansøges om prækvalifikation til mere end 2 delaftaler indenfor for fagområdet Tømrer-snedker eller fagområdet VVS eller fagområdet Elektriker, vil Udbyder anse det som om at der er søgt om prækvalifikation til de 2 delaftaler med de højeste tal. Ansøges for eksempel om prækvalifikation til delaftale 1, 2 og 3 vil Udbyder anse det som, at der er søgt om prækvalifikation til 2 og 3. Har en ansøger udfyldt referencer i Bilag 1 for delaftale 1, 2, 3: Tømrer og Snedker, men mangler at krydse af i Bilag 1, hvilke delaftaler inden for tømrer og snedker, der søges om prækvalifikation til, vil Udbyder anse det som om at der er søgt om prækvalifikation til delaftale 2 og delaftale 3. Ovenstående er også gældende for fagene elektrikerarbejde og VVS-arbejde. Har en ansøger til en af de øvrige delaftaler udfyldt referencer i Bilag 1 eller angivet referencer i ESPD en for en delaftale, men mangler at krydse de tilhørende delaftaler af i Bilag 1, vil Udbyder anse det som om at der er søgt om prækvalifikation til de delaftaler, der er udfyldt referencer for. Bemærk, selvom der ansøges om prækvalifikation til flere delaftaler skal ESPD og Bilag 1 kun medsendes én gang undtaget dog for konsortier og støttende enheder/virksomheder. Side 22 af 25

23 3.9 Valg mellem flere kvalificerede Ansøgere Oplysninger angivet af Ansøger om referencer i afsnittet vedr. Teknisk og Faglig formåen vil sammen med oplysninger om antallet af ansatte på tidspunktet for prækvalifikation danne grundlaget for valget mellem flere kvalificerede ansøgere. For delaftale 1-9 og 12 Udbyder vil for hver af de udbudte udvælge de 8 egnede virksomheder/ansøgere, der på baggrund af opgaverne omfattet af den konkrete delaftale tilsammen sikrer den bedste konkurrence om den udbudte delaftale. Udbyder vurderer, at den bedste konkurrence sikres ved, at udvælge 8 egnede virksomheder/ansøgere med forskellige virksomhedsprofiler* og ved at vælge de virksomheder/ansøgere inden for de forskellige virksomhedsprofiler, der har de bedste referencer fra udførelse af tilsvarende opgaver som de, der er omfattet af den enkelte delaftale. Udbyder vil ved vurderingen af referencerne lægge vægt på i hvilket omfang, virksomheden/ansøgeren via referencerne dokumenterer erfaring med udførelse af opgaver svarende til de i prækvalifikationsmaterialet afsnit 2.2 oplyste eksempler på opgaver omfattet af den enkelte delaftale. For delaftale 10, 11, 14 og 15 Udbyder vil for hver af de udbudte udvælge de 10 egnede virksomheder/ansøgere, der på baggrund af opgaverne omfattet af den konkrete delaftale tilsammen sikrer den bedste konkurrence om den udbudte delaftale. Udbyder vurderer, at den bedste konkurrence sikres ved, at udvælge 10 egnede virksomheder/ansøgere med forskellige virksomhedsprofiler* og ved at vælge de virksomheder/ansøgere inden for de forskellige virksomhedsprofiler, der har de bedste referencer fra udførelse af tilsvarende opgaver som de, der er omfattet af den enkelte delaftale. Udbyder vil ved vurderingen af referencerne lægge vægt på i hvilket omfang, virksomheden/ansøgeren via referencerne dokumenterer erfaring med udførelse af opgaver svarende til de i prækvalifikationsmaterialet afsnit 2.2 oplyste eksempler på opgaver omfattet af den enkelte delaftale. For delaftale 13 Udbyder vil for hver af de udbudte udvælge de 5 egnede virksomheder/ansøgere, der på baggrund af opgaverne omfattet af de konkrete delaftale tilsammen sikrer den bedste konkurrence om den udbudte delaftale. Udbyder vurderer, at den bedste konkurrence sikres ved, at udvælge 5 egnede virksomheder/ansøgere med forskellige virksomhedsprofiler* og ved at vælge de virksomheder/ansøgere inden for de forskellige virksomhedsprofiler, der har de bedste referencer fra udførelse af tilsvarende opgaver som de, der er omfattet af delaftalen. Udbyder vil ved vurderingen af referencerne lægge vægt på i hvilket omfang, virksomheden/ansøgeren via referencerne dokumenterer erfaring med udførelse af opgaver svarende til de i prækvalifikationsmaterialet afsnit 2.2 oplyste eksempler på opgaver omfattet af delaftalen. Side 23 af 25

24 * Små håndværksvirksomheder; under 5 ansatte, mellemstore håndværksvirksomheder; 5-15 ansatte og store håndværksvirksomheder; mere end 15 ansatte Åbning af indkomne ansøgninger Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger Underretning om prækvalifikation Gennemgang og vurdering af ansøgninger er planlagt til perioden uge 20 til uge 22 i Når der foreligger en afgørelse, vil alle Ansøgere blive skriftligt underrettet om prækvalifikationsbeslutningen. Underretningen vil ske til adressen oplyst i Bilag 1 Angivelse af oplysninger ved prækvalifikation. Side 24 af 25

25 3.12 Tjekliste Følgende huskeliste er ment som en hjælp til Ansøgerne for at gøre det mere overskueligt at aflevere en ansøgning, der opfylder de nødvendige formkrav. Det anbefales derfor at gennemgå huskelisten. Formkrav Krav til materiale Beskrivelse Afleveringssted: Tilbud skal indleveres i : Ansøgning skal sendes eller afleveres til: Horsens Rådhus Fællesindkøb, lokale Rådhustorvet 4, 8700 Horsens Att: Dorte Vestergaard Ansøgning skal mærkes med: Ansøgning EU udbud håndværkerydelser til Horsens Kommune. Må ikke åbnes af andre end Fællesindkøb Midt. Ansøgningen skal afleveres i 1 eksemplar. Der kan afleveres et eksemplar på USB-nøgle indeholdende det samlede tilbud med bilag eller der kan indleveres et eksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Se afsnit 2.5 Formkrav for yderligere oplysninger. Bilag Dokumentation / Titel Bilag 1 Afgivelse af oplysninger vedrørende prækvalifikation Bilag 3 - ESPD Bemærkninger Udfyld og underskriv bilaget. Medsend udfyldte bilag. Ansøger skal udfylde sin del af ESPD en ved at Bilag 3 - ESPD indlæses i et bestemt elektronisk EU-værktøj. Værktøjet tilgås via Dokumentet må ikke udfyldes i hånden. Medsend udfyldte bilag. Side 25 af 25