Evalueringsnotat serviceaftaler skoler

Transkript

1 Køge Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen ETK-Ejendomme Køge den 14. oktober 2014/MiHe Evalueringsnotat serviceaftaler skoler De fleste serviceaftaler på skoleområdet blev indgået efteråret 2013 og derfor har der inden sommerferien 2014 været gennemført dialogbaseret evaluering af de gældende serviceaftaler. Evalueringen er foregået med skolens brugerrepræsentant, den serviceansvarlige medarbejder og den pågældende teamleder. Evalueringen er foretaget ud fra følgende spørgeramme: 1. Hvordan har du/i oplevet samarbejdet omkring Ejendomsservice siden opstarten 1. januar 2013? 2. Hvilke ting har fungeret godt? 3. Hvor er der plads til forbedringer? 4. Hvordan har du oplevet samarbejdet omkring økonomien og hvem der skal betale for hvad? 5. Hvorledes oplever du indsatsen fra vores side på driften af udearealerne? 6. Hvorledes oplever du driften af den udvendige del af bygningerne? 7. Hvorledes oplaver du driften af den indvendige del af bygningerne? 8. Hvorledes oplever du snitfladen mellem skolens egne opgaver og de opgaver vi drifter? 9. Er der konkrete ting i serviceaftalen du ønsker at få ændret Evaluering Team SYD: På følgende skoler i Team SYD er der foretaget evaluering: Herfølge Holmebæk Skovbo og Gørslev Slimminge Vemmedrup og Lellinge Samarbejdet bygger på dialog og er godt og serviceorienteret. Opgaverne bliver løst med det samme. Bygningsansvaret er væk og vi kan koncentrere os om undervisningen. Bygningerne er inde og ude altid pæne. De udvendige arealer er også pæne. Der var knaster i opstarten. Side 1 af 6

2 Godt samarbejde der føles ingen ændringer i hverdagen. Gerne et større budget. Der har været knaster i starten. Bygningsstandarden ønskes hævet. Vedligeholdelse af busser skal være en del af ejendomsdriften dette er en uafklaret snitflade. Det lokale samarbejde fungerer optimalt. Især samarbejdet har været godt. Den grønne pleje og vedligeholdelse bliver holdt OK. Den indvendige del af bygninger bliver holdt OK ud fra den givne ramme. Hele omstruktureringen har været en rodet periode. Der mangler et samspil mellem pædagogik og ejendomsdrift. Der ønskes en pulje til pædagogiske bygningsforbedringer. Det er et problem at budgettet er væk, der mangler økonomi til inventar. Der mangler flere projekter omkring den indvendige del af bygningerne. Ser et kvalitetsløft i forbindelse med stordriften. Især samarbejdet har været og er godt. Den grønne pleje og vedligeholdelse er foretaget med de tilstedeværende ressourcer. Den indvendige vedligeholdelse er generelt OK. En del kaos i opstarten. Det er vanskeligere og mindre fleksibelt nu hvor økonomi og medarbejdere ikke er ansat af skolen. Man lider under denne ensretning. Kontakt efter arbejdstid ved akutte opgaver. Hvem der betaler for hvad, kan ind imellem virke irriterende. Gerne flere ressourcer på den grønne pleje og vedligeholdelse. Irriterende at prioriteringen omkring den indvendige vedligeholdelse ikke ligger hos skolen/sfo. Der ønskes flere servicetimer til skolens frie disposition. Samarbejdet med ETK-Ejendomme er godt. Samarbejdet har været en succes. Den indvendige vedligeholdelse er generelt god. Snitfladerne mellem skolen og ETK- Ejendomme er ok. Manglende samarbejde med Anlæg. Mangler information ved større opgaver på skolen. Bemandingen er i underkanten. Driften af udearealerne er ikke optimal. Vil gerne have ordnet vinduer, mure og tag på skolen. Manglende opfølgning omkring branddøre. (Ovennævnte anerkendelser/udfordringer er i tilfældig rækkefølge og følger således ikke oplistningen af skoler) Side 2 af 6

3 Sammenfatning Team SYD: Samarbejdet og dialogen fungerer tilfredsstillende mellem skolerne og ETK-Ejendomme og der er ingen ønsker til ændringer i serviceaftalerne andet end, at man på en enkelt skole ønsker at service og den daglige vedligeholdelse af busser skal være omfattet af ejendomsdriften. Prioritering af den grønne pleje og vedligeholdelse. Det at budgettet til ejendomsdrift ikke længere ligger hos skolerne men nu ligger hos ETK- Ejendomme ses som en udfordring, hvilket også gælder personaledelen. Evaluering Team NORD: På følgende skoler i Team NORD er der foretaget evaluering: Kirstinedal Asgård Borup Ejby Højelse God tone og godt samarbejde. Samarbejdet omkring økonomien er ok. Rimeligt tilfredse når serviceaftalen efterleves. Arbejdsopgaverne bliver ikke udført pga. mandskabsmangel. Egnede mandskabsressourcer. Præcis kommunikation. Der mangler en indsats omkring den grønne pleje og vedligeholdelse. Der mangler en del vedligeholdelse på den indvendige del. Skolen har måtte overtage mange opgaver som ikke er ejendomsdrift. Samarbejdet omkring økonomien er ok. Udvendig vedligeholdelse er ok. Indvendig vedligeholdelse er ok. Snitfladerne opleves ok. Skolen er meget tilfredse med rengøringen. Svær opstart. Beskæringen er skyld i at ad-hoc opgaver er svære at løse. Der ønskes flere ansatte. Indsatsen omkring den grønne pleje og vedligeholdelse opleves anstrengt. Vil gerne have skiftet de sidste gamle vinduer og have malet døre og paneler. Samarbejdet fungerer ok. Samarbejdet med servicemedarbejderne fungerer godt. Driften af udearealerne er ok. Den udvendige vedligeholdelse er ok. Gråzoner mellem skolen og ETK- Flere midler til maling. Samarbejdet omkring økonomien opleves uoverskueligt plads til forbedringer. Flere midler til den indvendige vedligeholdelse. Side 3 af 6

4 Ejendommes ejendomsdrift bliver løst Det personlige samarbejde har fungeret godt der opleves stor velvillighed og imødekommenhed. Godt samarbejde omkring økonomien. Godt personligt samarbejde omkring snitfladerne. Reduktionen af medarbejderstaben medfører manglende fleksibilitet og manglende mulighed for ad-hoc opgaver bliver løst. Økonomi udfordringer omkring maskiner, foldegardiner og foldevæg. Den indvendige vedligeholdelse er mangelfuld og lokalerne virker nedslidte. Vanskeligt at få løst praktiske ad-hoc opgaver. Samarbejdet fungerer godt. Godt samarbejde med ETK-Ejendomme og skolens ledelse. Samarbejdet omkring økonomien er Der skal tages ansvar for opgaverne. Opgaverne skal løses rettidigt. Der er plads til forbedringer omkring den grønne pleje og vedligeholdelse. Der udtrykkes bekymring omkring meget utætte tage. Ønsker mere grundig rengøring af skolen. Omkring snitfladerne ønskes mere ejerskab og engagement. (Ovennævnte anerkendelser/udfordringer er i tilfældig rækkefølge og følger således ikke oplistningen af skoler) Sammenfatning Team NORD: Generelt godt samarbejde, men personaleressourcerne vækker bekymring og der ses manglende mulighed for at få løst pludseligt opståede ad-hoc opgaver (læs = ikke ejendomsdriftsopgaver). Der ønskes en bedre indvendig vedligeholdelse og næsten alle steder ønskes en bedre pleje og vedligeholdelse af de grønne arealer. Der ønskes ingen ændringer i serviceaftalerne. Side 4 af 6

5 Evaluering Team MIDT: På følgende skoler i Team MIDT er der foretaget evaluering: Sct. Nikolai Søndre Ellebæk Hastrup Ellemarken Samarbejdet fungerer fint. God forståelse for hinandens udfordringer i hverdagen. Samarbejdet omkring økonomien fungerer fint. Ingen problemer med den grønne pleje og vedligeholdelse. Ønsker bedre orientering omkring bemandingsændringer. Vil gerne orienteres omkring radikale ændringer af udearealerne. Det har været en udfordring af få styr på snitfladerne, men der er ved at være styr på det. Generelt et positivt og konstruktivt samarbejde. Dagligdagens opgaver løses Møder hinanden med gensidig respekt, hvilket er væsentligt for at kunne få samarbejdskonstruktionen til at fungere. Den grønne pleje og vedligeholdelse opleves meget Den udvendige vedligeholdelse opleves meget Den indvendige vedligeholdelse opleves Der har været en snitflade udfordring omkring hvilke opgaver ligger hos hvem. Klarhed over udgiftsfordelingen og her ønskes mere fleksibilitet og smidighed. Mener at merydelser ift. standard serviceaftalen, bør ligge indenfor standardaftalen. Samarbejdet fungerer super godt. Tillidsfuldt samarbejde er det der fungerer godt. Ingen plads til forbedringer. Fin indsats omkring udearealerne. Den udvendige vedligeholdelse er ok. Den indvendige vedligeholdelse ser generelt pæn ud. Snitfladerne fungerer meget fint. Der mangler dog penge til den udvendige vedligeholdelse af bygningerne. Vi er tilfredse med samarbejdet. Det fungerer godt at man kan trække på medarbejdere på tværs af distrikterne. Ingen plads til forbedringer. Samarbejdet omkring økonomien Side 5 af 6

6 fungerer godt. Vi har oplevet en klar forbedring ved at overgå til Ejendomscenteret/ETK- Ejendomme. Driften af hhv. den udvendige og indvendige del af bygningerne er fin. Der er en fin forståelse for hinanden. Vi har et positivt samarbejde på alle plan. Når vi har ønsker bliver der fulgt op på disse med det samme. Driften af udearealerne fungerer fint. Omkring den ud- og indvendige del af ejendomsdriften er vi glade for at det ikke længere er vores opgave. Snitfladerne fungerer fint. Vi har længe ønsket at få udskiftet vores hegn det har vi nu fået en dialog omkring. Snitfladerne er efterhånden kommet på plads. Bedre ukrudtsbekæmpelse. (Ovennævnte anerkendelser/udfordringer er i tilfældig rækkefølge og følger således ikke oplistningen af skoler) Sammenfatning Team MIDT: Der er generelt et rigtig godt samarbejde mellem skolerne og ETK-Ejendomme. Der har været udfordringer i starten, men det er kommet bedre på plads. Der er et ønske om, at merydelser i en servicekontrakt for en enkelt skole bliver omfattet af standard serviceaftalen ellers ønsker de øvrige skoler ingen ændringer. Generel sammenfatning: Samarbejdet mellem skolerne og ETK-Ejendomme ser generelt ud til at fungere godt efter opstarts udfordringer enkelte steder. Der er udfordringer omkring det faktum, at al ejendomsøkonomi nu ligger hos ETK- Ejendomme og samtidig at medarbejderne der tidligere var ansat af skolerne til al forefaldende servicemedarbejderopgaver nu koncentrer deres indsats omkring ejendomsdriften. Der ses også flere steder udfordringer omkring den grønne pleje og vedligeholdelse, hvilket der gennem etableringen af det Grønne Team forventes rettet op på ved indgangen til De generelle anerkendelser vidner om et i det store hele godt fungerende samarbejde mellem ETK-Ejendomme og de enkelte skoler. Der ses en generel tilfredshed med de nuværende serviceaftalers ydelser og ordlyd på nær et par enkelte detaljer og på den baggrund fastholdes de nuværende serviceaftaler indtil videre. Side 6 af 6