Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 10. oktober 2011 kl. 19:00 - ca. 22:00

Transkript

1 af bestyrelsesmøde mandag d. 10. oktober 2011 kl. 19:00 - ca. 22:00 Deltager fra bestyrelsen: Formand Anja Valhøj (ANV), Næstformand Shaddie Mackeprang (SM) deltag i punkt 1, 2, 5 og 6, Kasserer Lene Lise (LL), Best.medlem Jens Johansen (JJ), Best.medlem Peter Hansen (PH). Deltager fra ledelsen: Souschef Pia Nielsen (PN) Afbud: Best.medlem Dennis Nielsen (DN), Best.medlem Sussi S. Hansen (SSH), Skoleleder Mik Erbs (ME) Dagsorden Indstilling Ansvarlig 1. Godkendelse af dagsorden B ANV 5 19:00-19:05 Dagsordenen godkendes med følgende ændringer: Punkt 5 og 6 flyttes frem til gennemgang efter punkt Orientering ved skoleleder og formand Status på elevantal: 78 elever. Ny kode? Formand påtænker at omdanne Nordea-konto til Høstmarkedskonto. O ANV/ME 5 19:05-19:10 Nordea-kontoen bliver lukket. PH kontakter lokale banker ang. oprettelse af konti: høstmarked og en til løsøre. LL kontakter forældre vedr. indbetaling på rette konto. Status elevantal: En ny elev kommer på prøve fra uge 43. Der kan forventes at forsvinde 4 elever i indeværende skoleår. Vibeke (lærer) kan ikke varetage undervisningen i tysk i uge 41 og 43. Sygefraværet for ansatte er minimalt. Bestyrelsen ønsker fremover sygefraværet som bilag, og status på elevtal skal være fremover beskrive forventet ind- og udmeldinger også. 3. Budgetopfølgning Status på budget og restancer forelægges. O/B LL/JJ/PH 25 19:10-19:35 Status for administration af skolepenge (inddrivelse). Orientering om procedure vedr. udstedelse/kontrol af debitor. Status skolepenge administration: 8.måned er færdigbogført der er 3 nye i restance; det vurderes at der er kr. i restance hos nye familier. Der ryddes op i uge 42, og det forventes at proceduren for skolepenge kører fra november. Feriepenge restance bliver hurtigst muligt overført til ATP. Revisorregningen bliver betalt over 2 omgange i oktober og november. Bestyrelsen beslutter, at forældre, der administrerer skolepenge (Pia Stiller), skal have begrænset fjernadgang til bogføringssystemet, således at hun kun har adgang til det for hende relevante, samt at der skrives debitornr. på bankoverførsel af skolepenge i stedet for klasse og elev nr. Bestyrelsen beslutter (på foranledning af bogholder), at al indgående post datostemples og at der skrives en mail til bogholderen, når der ligger regninger, der er klar til betaling. 1

2 Bestyrelsen beslutter, at der i forretningsgang for bestyrelsens arbejde (og bestyrelsesmøder) indarbejdes tekst om overførsel af rettigheder til bankonti mv til nye bestyrelsesmedlemmer efter valg til bestyrelse og ved udskiftning af formands/kassererposter mv. Ovenstående indarbejdes i forretningsgang for bestyrelsesarbejde/møder, herunder for indkøb, bogføring, betaling af regninger mv, og at der udarbejdes en egentlig selvstændig forretningsgang for bogføring/betaling af regninger og at alle forretningsgange tilrettes og forelægges til godkendelse på temamøde i november. Skolen har modtaget et brev fra UVM, hvori de udbeder sig en månedlig redegørelse, der skal indeholde det realiserede resultat for den seneste regnskabsmåned, et opdateret likviditetsbudget for sammen periode og det aktuelle elevantal. Skoleleder ansvarlig for at dette kommer UVM til hænde senest hver den 15. i måneden efter den afsluttende regnskabsmåned, hvor bestyrelsen er kopiorienteret. Skolen har modtaget en mail fra Merkur Bank vedr. manglende årsregnskab 2010, perioderegnskab pr , driftsbudget for 2012 samt elevantal pr Skoleleder fremsender det ønskede materiale senest ultimo oktober Bestyrelsen pointerer, at skoleleder og kasserer skal holde et budgetopfølgningsmøde hver 14 dag af en varighed på ca. 2 timer med dagsorden som refereret i referat af 22. juni Bestyrelsen præciserer, at det er skoleleder, der tilvejebringer likviditetsbudget, balance, skolepengerestancer og bankokonti således at bestyrelsen har disse 3 dage forinden et bestyrelsesmøde. I tilfælde af at mødet mellem skoleleder og kasserer ikke kan afholdes på den planlagte fredag, skal kasserer og skoleleder afholde mødet den følgende mandag efter endt skoledag. Rekvisitioner skal afvises af skoleleder, såfremt pågældende konto er overskredet eller i nul. 4. Arbejdsdeling bestyrelse/skoleledelse Der er brug for en drøftelse af arbejdsdeling ml. bestyrelse og skoleledelse især i forhold til økonomi for at sikre klar og rimelig ansvars- og arbejdsdeling og for at sikre at ting ikke falder mellem to stole. D ANV 25 19:35-20:00 På baggrund af drøftelse udarbejdes et beslutningspunkt til temamøde. Se beslutninger under punkt 3. 2

3 Dagsorden Indstilling Ansvarlig 5. Rengøring D/B ANV 25 20:00-20:25 Status for rengøring. SSH og ANV har fordelt arbejdsopgaver for administration af forældrerengøring. SSH udarbejder laminerede vejledninger til at hænge på rengøringsvogne samt undersøger behov for indkøb af rengøringsmidler og aftaler dette med ny pedel. Der har været flere drøftelser /debatteren med forældre, der ikke mener at de skal gøre rent eller betale ved manglende rengøring. En redegørelse herfor er vedlagt i bilag. Procedure for opfølgning på rengøring: Opfølgning på fakturaer for manglende rengøring kan håndteres via opfølgning på skolepengeindbetaling ved forældre Pia Stiller. Faktura tilrettes med samme frister som skolepenge dvs. efterfølgende måned + 10 dage. Dvs. Pia Stiller skal ved slutningen af måneden have en liste over udsendte faktura er til brug for inddrivelse af rengøringspenge samtidig med inddrivelse af skolepenge. På baggrund af ovenstående bedes bestyrelsen drøfte hvor hård en linje vi kan/skal køre og om der er brug for et forældremøde og evt. efterfølgende generalforsamling for at finde en anden løsning. På baggrund af drøftelse udarbejdes et beslutningspunkt til temamøde. Bilag Udkast til kontrakt for forpligtelser som IT-administrator som erstatning for rengøringsarbejde. Vedr. manglende forældrerengøring: - En forældre tildeles untagelsesvis en ny rengøringsdato i stedet for at skulle betale for manglende rengøring. - PH sørger for en konto, hvor de indbetalingerne for den manglende rengøring skal bogføres. - Øvrige sendes en regning jf.generalforsamlingen På bestyrelsens temamøde vil det blive debatteret, hvorvidt forældrekredsen skal tilbydes at kunne betale sig fra rengøringen mm. Udkast til kontrakt vedr. IT-administrators forpligtelser er ikke udarbejdet og udsættes til temamødet. 6. Forældrearbejde Status for hvilke udvalg, der kører og hvordan, hvem er formænd mv. Haveudvalg, Tømrerudvalg (skoskab), Høstmarkedsudvalg, PR-udvalg. SSH har indkaldt PR-udvalget til 1. møde herfra forelægges på bestyrelsesmødet. O SSH 20 20:25-20:45 SHH kontakter facebookgruppen Sværdborg Friskoles nuvæ- 3

4 rende administrator Allan Klarskov (forældre, tidligere formand) og hører om PR-udvalget kan overtage den. Bestyrelsen opfordrer personalet til at henvende sig PRudvalget, hvis de har noget spændende til markedsføringen af skolen; der skal sendes en mail til SM. PN mailer den forrige år udarbejdet handleplan for kontakt med børnehaver til SM. Det blev foreslået, at de omkringliggende børnehaver inviteres til at komme og se forestillingen Viktor Banan, dette skal løbe af stablen senest medio november. 7. Godkendelse af årsplaner ANV, ME, PN og TR har på SU-møde den 12. september drøftet årsplaner med henblik på hvilke, der skal forbedres/tilpasses en ensrettet struktur. Navngivne lærere er blevet bedt om at tilrette årsplanerne så de følger den samme struktur med samme overskrifter og at samtlige årsplaner skal foreligge til godkendelse på bestyrelsesmødet i oktober. Lærerne har fået frist til færdiggørelse den 6. oktober og vil foreligge umiddelbart herefter (ligger klassevis (12,34,56,78,9)). B ME 15 20:45-21:00 Bilag Årsplaner for alle fag i klasserne 12, 34, 56,78, 9 Det undrer bestyrelsen, at enkelte årsplaner er uændrede da det blev aftalt, at disse skulle rettes, og bestyrelsen er blevet mundtligt orienteret om at det var i gang. Den nyere version, skal fremsendes til bestyrelsen til godkendelse. Øvrige årsplaner er godkendt. Årsplanerne skal fremover være færdige 1. august og godkendes på efterfølgende bestyrelsesmøde. Der skal dette skoleår igangsættes en proces for indhold og udseende af årsplaner med udgangspunkt i de gode eksempler. Der nedsættes et udvalg bestående af repræsentanter fra lærergruppen og bestyrelsen, der ser på struktur, indhold og udformning af kommende årsplaner. Udvalget mødes 1.gang i første uge af maj; formaden indkalder til møde. Bestyrelsen udpeger repræsentanter, og skoleleder er ansvarlig for lærerrepræsentanter. 8. Forsikringer På baggrund af møde skolens forsikringsselskab Willis anbefales det undersøgt om nedenstående dækninger kan ændres. Se i øvrigt vedlagt bilag Møderapport. B ME 15 21:00-21:15 Ejendomsforsikring: Skolen har en god bred forsikringsdækning, hvor de væsentligste risici er forsikrede, eksempelvis brand- og Stormskader samt følgende tillægsdækninger: Rør- og stikledningsdækning Svamp- og insektskadedækning Glasdækning Sanitetsdækning Udvidet nøgleomstillingsdækning kr Skolen har i grundpakken en nøgleomstillingsdækning på 4

5 kr Det kan overvejes at slette følgende: Udvidet nøgledækning årlig præmie ca. kr Glas årlig præmie ca. kr Sanitet årlig præmie ca. kr Erhvervsforsikring: Skolen har en god bred forsikringsdækning, hvor de væsentligste risici er forsikrede; brand-, indbrudstyveri- og vandskader. Skolens forsikringssum er på kr Skolen har valgt ikke at være dækket mod elskader på al stationært løsøre. Tilbud på denne dækning: Årlig merpræmie kr Dækningssum kr Inventaropgørelse: Willis anbefaler, at skolen snarest muligt får lavet en inventarliste opgjort i nyværdipriser, herunder tager fotos af samtlige lokaler på skolen. EDB-forsikring: Skolen har valgt at forsikre edb-udstyret mod stort set alle tænkelige skadebegivenheder. Det gælder skolens stationære edb-udstyr. Dækningssum Kr Årlig præmie for denne dækning er ca. kr. 300 Det kan overvejes at slette denne dækning. Løntabsforsikring: Ledelsen på skolen er ikke omfattet af Lønmodtagernes Garantifond i tilfælde af skolens konkurs. Ledelsen (maksimalt 2 personer) kan dog få en nogenlunde tilsvarende dækning ved tegning af en Løntabsforsikring. Denne betinger, at skolen i forvejen har tegnet bestyrelses- og ledelsesansvarsforsikring. Forsikringen koster kr p.a.. Skolen har p.t. ikke tegnet denne forsikring. Det kan overvejes at tegne en løntabsforsikring. Arbejdsskadeforsikring: Skolen har den naturligvis tegnet den lovpligtige arbejdsskadeforsikring, som dækker i henhold til loven. Skolen har den med virkning d.d. tegnet frivillig arbejdsskadeforsikring (2 årsværk) som godkendt på bestyrelsesmøde den (under eventuelt). Certifikat er vedlagt som bilag. Bilag Møderapport fra møde mellem ME og Willis Anbefalingsrapport fra Willis på baggrund af skadeforebyggende sikringsspørgeramme Løntabsforsikringen tegnes ikke, idet det er bekræftet af revisor og Lønmodtagernes Garantifond, at ledelsen er dækket 5

6 ind af Lønmodtagernes Garantifond, qua det er bestyrelsen der er økonomisk ansvarlig jf. 14 i vedtægterne; dermed er ledelsen at betragte som lønmodtagere. Dette søges bekræftet hos Friskoleforening af PH. Udvidet nøgleomstillingsdækning kr opsiges. EDB-forsikring beholdes. Mht. til ejendomsforsikring beder bestyrelsen Sander om at vurdere dækningsbehovet. Arbejdsskadeforsikring er tegnet og trådt i kraft. Der afventes svar fra Sander, inden der meldes ud til Willis. 9. Revisor Der skal vælges en ny revisor da den nuværende revisor ikke har levet op til bestyrelsens forventninger, samt har været meget dyr. PH har indhentet tilbud fra 3 revisor. Tilbud fremgår af bilag. B PH 25 21:15-21:40 Indstilling til godkendelse At bestyrelsen ud fra de tre tilbud skal vælger ny revisor. Bilag 3 Tilbud fra revisor LL indkalder Christian Rasmussen (Jeanetts far) til et møde sammen med Corlis. Tilbuddet fra NY Næstved Revisorerne A/S vælges. Der indføjes i kontrakten at revisionen sker i overensstemmelse med bekendtgørelse om regnskab for frie grundskoler m.v. 10. Bestyrelsens temadag i oktober 2011 Forslag til program for bestyrelsens temadag den 5. november 2011 kl.10:30-15:30 på skolen: B ANV 10 21: Formiddag 10:30-12:00 gruppearbejde Gruppe 1 (LL, PH, JJ, ME): Budget Ansvars- og arbejdsdeling mellem bestyrelse og ledelse Gruppe 2 (ANV, SSH, SM, DN, PN): Vedtægter Administration af forældrearbejde/rengøring, herunder eventuel proces for forældremøde/ekstraordinær generalforsamling Markedsføringsstrategi overfor børnehaver på baggrund af oplæg fra PR-udvalg Eftermiddag :30 fremlæggelse og godkendelse Fremlæggelse og drøftelse af 1. udkast til budget 2012 inkl. eventuelle nye forsikringer, PBS mv. 6

7 Fremlæggelse og godkendelse af Ansvars- og arbejdsdeling mellem bestyrelse og ledelse Godkendelse af virksomhedsplan (foreligger inden temamødet) Beslutning om administration af manglende forældrearbejde/rengøring, herunder eventuel proces for forældremøde/ekstraordinær generalforsamling. Godkendelse af markedsføringsstrategi overfor børnehaver på baggrund af oplæg fra PR-udvalg Drøftelse af oplæg til vedtægtsændringer mhp. godkendelse i december sammen med punkt om planlægning af ekstraordinær og ordinær generalforsamling. Program godkendt med følgende ændringer: Gruppe nr. 1 skal have modtaget det reviderede budget 2012 fra skoleleder minimum en uge forinden. PH ønsker et punktet Alternativ rengøring, dette tages under administration og forældrearbejde. Det skal debatteres, hvorledes der indkaldes og afholdes til ekstraordinær generalforsamling vedr. vedtægtsændringer. Der ligger fra PR-udvalget en skriftlig tilkendegivelse vedr. markedsføring af skolen overfor børnehaverne. LL laver mad til dagen for max 50 kr./person. Formiddag hedder inkl. frokost. Eftermiddag hedder Tredje dot udgår. 11. Forslag fra Dennis Christensen Som led i et kreativ-forløb med 56 (som viser sig at være en meget kreativ klasse) kunne vi godt tænke os at forkæle bestyrelsen lidt, sammen med muligheden for en god indlæring. Kunst er mange ting, herunder også sammensætning i smag og farve i mad. Ideen er at bestyrelsen møder ind lidt tidligere til "Restaurant five-to-six" Bestyrelsen giver kokkehuer for retterne. Eleverne har forberedt retterne på forhånd, og udvalgte elever får et kursus i tjenerfaget. Retterne anrettes og serveres. Eleverne har forberedt borddækning mv. B ANV 10 21: Under forudsætning af, at DC kan få eleverne til at møde ind et par timer med forældrenes hjælp anmoder DC om at forslaget drøftes i bestyrelsen, herunder at bestyrelsen afsætter et beløb (100 kr (pr. person?) til råvarer mv. Indstilling til godkendelse Forslag bakkes op af bestyrelsen som et projekt forud for et bestyrelsesmøde. Bestyrelsen afsætter af egen lomme 100 kr pr. person. Bestyrelsen takker ja til Dennis forslag og ønsker bespisning mandag den

8 12. Evt. Annika, nyuddannet pædagog, har sagt ja til at komme i 100 % jobtilskud. Hun starter mandag i uge 43. Annika skal være støtte på elev i 1.kl. og være i SFO. 13. Godkendelse/Underskrift af referat Anja Valhøj Shaddie M. Mackenprang Lene Lise Formand Næstformand Kasserer Jens Johansen Peter Hansen Sussi S. Hansen Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Dennis Nielsen Bestyrelsesmedlem 14. Punkter på kommende møder D = drøftelse O = Orientering B = Beslutning 8