Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 9. juni 2011 kl :00

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 9. juni 2011 kl :00 Mødedeltagere: Lene Lise (LL), Shaddie Mackeprang (SM), Anja Valhøj (ANV), Pernille Jespersen (PJ), Peter Hansen (PH), Jens Johansen (JJ), Mik Erbs (ME) Afbud: Pia Nielsen (PN), Sussi S. Hansen (SSH) Dagsorden Indstilling Ansvarlig 1. Godkendelse af dagsorden B ANV 5 19:00-19:05 Nyt punkt Orientering ved skoleleder og formand Status for antal elever og for trivselen, sygestatistik, kontinuitet mv. hvordan går det? O ME/ANV 15 19:05-19:20 Referat: Der er træthed generelt. Vordingborg Kommune har været på uanmeldt hygiejne-tjek. Vi har fået notat d.d. Oliver kl går ud (er meldt ud). Malthe kl. går ud (bliver meldt ud). Elevtal er pt. på 90 elever (inkl.). Vi vil til august være 79 elever + 3 nye, der er meldt ind med start i det nye skoleår. Der er en ny på prøve i kl. Enkelte lærere har meget sygefravær. Vi følger det løbende. 3. Budgetopfølgning Status på budget og restancer forelægges. B LL 25 19:20-19:45 Status for kasserens arbejdsmodel. Status for løsning af begrænset adgang for bogfører (opfølgning på bestyrelsesmøde ). Indstilling: Budgetopfølgning tages til efterretning. Procedure godkendes. Referat: Vi har ikke nok overskud på skolepengene i forhold til antallet af elever. Det skyldes, at der i budgettet er budgetteret med forhøjelse af skolepenge allerede fra 1. april 2011, men skolepengene er ikke forhøjet endnu. Lige nu er der et minus på kr på skolepengene. (Konto nr. 1498) Det nye lønsystem betyder at der automatisk beregnes ny løn ved lønregulering, og det resulterer i forhøjet løn også større end budgetteret, svarende til i alt: ,16 kr. (konto nr ) Afvigelse skyldes forkert beregnet løn for 2010 på ca kr + nye lønjusteringer + en forudbetaling af løn til

2 Dagsorden Indstilling Ansvarlig Maria. Løn til rengøringsassistent, som vi på sidste møde forventede et overskud viser sig at være underskud på ca kr (1 månedsløn + 1 måneds feriepenge). Konto nr Lånesagsomkostninger (konto nr ) var ikke budgetteret. Den 31. maj modtog skoleleder en mail fra Merkurbank, fordi vi har overtrukket kassekreditten med mere end kr. Lige nu er der et overtræk på ca kr. ME har aftalt med Jan fra Merkur Bank, at han udarbejder revideret budget og likviditetsbudget for resten af året. Sendes i morgen. I dette budget forventes det, at vi kommer ud af 2011 med en gæld på kr og ud af 2012 med gæld på kr. Bestyrelsen mener, at vi bliver nødt til at få en klar aftale med Merkur og udarbejde et realistisk budget. Bestyrelsesrunde: SM: Det afhænger af Merkurs holdning. Lige nu har vi en større gæld end hvad de kan få for bygningerne. JJ: Vi er på grænsen til at stå hvor vi var i januar, er teknisk insolvente. Vi skal finde en nu og her-løsning i forhold til vores likvide underskud. Det ser ud til at vi nu har et underskud august med og ikke kun juli. Det kan ikke udsættes til et udvalgsarbejde. PJ: Intet at tilføje. Andet end bekymring. PH: Vi kan ikke leve med et urealistisk budget. Vi bliver nødt til at få et møde med Merkur bank med henblik på en revision af aftalen med Merkur Bank. LL: Meget bekymret for det nuværende budget. ANV: Er bekymret, men det afhænger af Merkus holdning. Der nedsættes et udvalg bestående af: LL, PH og ME. ME sender et revideret budget til Merkur bank fredag den 10. Juni 2011 (med cc til LL og PH) og beder om et møde hurtigst muligt (uge 25). Der redegøres for afvigelser og usikkerheder. Merkur Bank bedes om at fremkomme med deres forventninger til skolens afvikling af gæld på skrift. ME sender samtlige skriftlige aftaler med Merkur til LL og PH i uge 24. Udvalget gennemgår budget og likviditetsbudget forud for

3 Dagsorden Indstilling Ansvarlig mødet mhp. fuld overblik over det aktuelle budget og hvordan det ser ud ved årets udgang. Herefter udarbejder udvalget et oplæg om fremtidig procedure for bogføring, budgetopfølgning og mulige besparelser / ekstra indtægter og udarbejder et oplæg på hvad vi kan leve med af slutregnskab og afskrivning af gæld. Der udarbejdes et revideret budget. Oplæg forelægges og drøftes på temamødet ( ). ME sørger for, at der onsdag i uge 24 udarbejdes en konsekvensberegning med henblik på afregning af de fire lærere, som sendes til hele bestyrelsen. Fremover skal breve fra Merkur til skolen vedr. økonomi sendes til skoleleder, formand og kasserer. Bilag: Budgetopfølgning april Rengøring Der gives status for de seneste 2 rengørings-uger og oversigt over rengøringsskyldnere/udsendte regninger. D ME 20 19:45-20:05 SH og SM redegør for gennemgang af rengøringsplan (fordeling af arbejdsopgaver og vagtplan) og eventuelle behov for justeringer. SH/SM Se endvidere særskilt sagsfremstilling fra PH. PH Bslutning: Der sendes regning til folk, der ikke kommer og gør rent. Opsamling 1 gang ugentligt. Pedel og en forældre i administrationsudvalget står for løbende opsamling på hvem, der ikke gør rent. ME sender regning. PH er ikke enig i at der skal betales 200 kr i timen. Øvrige punkter udsat års plan Skoleleder har udarbejdet forslag til 5 års plan for indkøb af skolebøger i samarbejde med lærere. B ME 5 20:05-20:10 Indstilling: Skoleleder foreslår vedlagte 5 års plan godkendt. Punktet udsat. Bilag: 5 års plan 6. Forældrearbejdet Der gives gensidig status for arbejdsgrupper og afholdte opstartsmøder. Følgende er ansvarlige for udvalgte møder: O SM 15 20:10-20:25

4 Dagsorden Indstilling Ansvarlig PH: IT-udvalg SM: PR-udvalg LL: Administrationsudvalg (ME redegør for første afholdte møde) PJ: Sociale arrangementsudvalg ME: Kompetenceudvalg PN: Hovedrengøringsudvalg SM orienterer om status for øvrige udvalg, hvor der ikke er en bestyrelsesansvarlig. Bestyrelsen orienterer efterfølgende pr. mail. I weekenden. PJ tjekker listen over forældrearbejdet for eventuelle mangler. 7. Lokalaftale Bestyrelsen besluttede på mødet den 12. maj, at der skal overføres 20 timer fra biblioteket til specielle projekter, der udpeges af bestyrelsen for at sikre tid til at koordinere og være aktive i fællesarrangementer fx ved forberedelse af underholdning til juletræsfest. B ME Lokalaftalen er herefter drøftet med TR og foreligger nu til godkendelse. Indstilling: Det foreslås, at tilrettet lokalaftale godkendes. Udsat til temamøde (19.6.). Bilag: Lokalaftale 8. Valg af ny revisor PH har indhentet tilbud fra revisionsfirmaer. Se særskilt sagsfremstilling fra PH. B PH 15 20:30-20:45 Punktet udsat til august. 9. Dimissionsfest PJ forelægger forslag fra arrangementsudvalget på mødet. B PJ Indstilling: Overordnet plan og ansvarlige for dimissionsfest fastlægges. Taget til efterretning. 10. Planlægning af temamøde Bestyrelsens årshjul for 2011 (oplæg foreligger) Skolens vedtægter (PH, ME, PN udarbejder oplæg) Genvedtagelse af Retningslinjer for skole/hjemsamarbejde (oplæg foreligger nyt udarbejdes af XXX) Genvedtagelse af Forretningsgang for udarbejdelse af virksomhedsplan (Forretningsgang foreligger drøftes på temamødet og godkendes på augustmødet) Virksomhedsplan og indsatsområder (Forslag til D ANV 15 21:

5 Dagsorden Indstilling Ansvarlig indsatsområder sendes til formanden senest 1 uge før temamødet virksomhedsplan drøftes på temamødet og indsatsområder med mål og handlinger vælges og udfyldes på workshop på temamødet. Virksomhedsplan tilrettes og godkendes på augustmødet) Procedure for (gen)vedtagelse af politikker og forretningsgange. Evt. oprettelse af ekstra klasse (ME udarbejder oplæg) Økonomi nyt budget og budgetprocedure (ME, PH, LL) Oplæg udarbejdes forud for mødet og sendes sammen med dagsorden for temamødet 1 uge før mødet. 11. Brev fra forældre Der har været en snak med en af forældrene på FELS, hvor der blev stillet krav om at klassen skal deles, hvilket nogle forældre mener at de er blevet lovet. D/B Alle 10 22:10-22:15 Der er indkaldt til et forældremøde den 21. Juni Bestyrelsen meddeler skriftligt (kort og tydeligt), at klassen ikke bliver delt og med begrundelser herfor: Løsning kan ikke komme på banen, og vi undrer os over tilgangen, taget skolens økonomi i betragtning. Bestyrelsen bakker fuldt ud op om Miks svar, som der refereres til i brevet, som er i overensstemmelse med skolens retningslinjer. Der er på intet tidspunkt blevet lovet at klassen skulle deles Vi har regler om maksimale klasser på 18 elever Der er taget tiltag til forbedring af undervisning og styring af klassen. Vi vil fortsat arbejde på yderligere tiltag i det kommende skoleår, hvilket vi vil fortælle om på forældremøde den 21. juni Godkendelse/Underskrift af referat 13. Kommende punkter: Kompetencefordeling ml. bestyrelse og skoleleder? D = Drøftelse O = Orientering B = Beslutning

6 Bestyrelsesmøde dato: Bilag: 4.0 Antal af bilag: 1 Indstiller: Peter Hansen Sagsfremstilling: Forældre rengøring på skolen Hvilke sanktioner skal der være over for forældre som udebliver? Hvis vi ikke træffer en beslutning om at der skal gøres noget her og nu, vil det brede sig som ringe i vandet, og inden længe vil det være et stort problem. Skal de forældrer som udebliver sættes på hurtigst muligt, til evt. anden rengøring, og hvis ja, hvem skal styre det? Hvis det skal være økonomiske sanktioner er 200 kr. /time korrekt? Hvis samtlige timer skal erstattes vil det svare til minimum 39,5 timer x 200 kr. = 7900 kr. / uge = kr. / mdr. Hvis der er nogle forældrer der laver ovenstående regnestykke, kommer vi i et forklaringsproblem, og særligt hvis vi kommer til at skulle gå linen ud, hvis der er nogen som ikke vil betale. Hvis vi fastholder at pengene skal opkræves hvem, hvordan og hvornår skal det gøres. Skal der laves hold som kan tiltræde hvis der er nogen som udebliver? Ved sygdom eller i andre tilfælde hvor det er lovligt frafald ville det gøre at børnene ikke kommer til en beskidt skole. Hvis ja, hvem skal styre det? Har rengøringen taget overhånd i antal af timer i forhold til det som blev drøftet på udvalgsmøderne? På rengøringsudvalgsmøderne blev elevernes egen rengøring af klasseværelser (de store klasser), samt nærliggende gangarealer, modregnet i de timer som forældrene skulle bruge for at få regnestykket til at gå op. Mængden af opgaver er også voldsomt sat op i forhold til det, som rengøringsudvalget kiggede på, hvilket igen bevirker at en vagtplan bliver svær at sammensætte. Visse af de opgaver kan nemt flyttes til hovedrengøringsudvalget, som ikke behøver at komme en gang om året, men løbende kunne sættes ind en gang i kvartalet. Som udgangspunkt skulle forældrerengøringen dække de timer om ugen, som blev leveret af vores rengøringsdame. Som planen er nu, skal der ligges minimum 11 x 2,5 t. + 2 x 6 t = 39,5 t om ugen. Rengøringsarbejdsplanen skal gennemgås, med henblik på at den kommer i overensstemmelse med det som GF sagde ja til.

7 Skal visse forældrer med særlige personlige forhold fritages for rengøringen? Som jeg tidligere har argumenteret for er der forældrer, som efter min overbevisning skal fritages. (Mail fra d vedlægges som bilag). Hvis det besluttes at visse forældre skal fritages, hvilke forældre skal så fritages? Uddelegering af arbejde med rengøringen. Det må være muligt at få enten personer fra hovedrengøringsudvalget eller personer fra administrationsudvalget, til at varetage de arbejdsopgaver, som bestyrelsesmedlemmer pt. varetager, f.eks. tilsyn med om der er blevet gjort rent, samt hvis der skulle være spørgsmål vedrørende adgangsforhold, tyverialarm osv. En opstramning (løftet pegefinger) til lærerne. Når en lærer forlader et lokale efter endt undervisning, sørger man for at eleverne rydder op så der ikke ligger en masse på gulvet. Når den sidste time slutter om fredagen, sørger den sidste lærer at klasselokalet er i en stand så det er klar til weekendrengøring, dvs. stole er sat op, skraldespand er tømt, det værste lort er samlet op fra gulvet, gulvene ikke er overmalet, osv. Der skal træffes flere beslutninger, og det bliver nødvendigt at gøre det nu, hele projektet forældrerengøring, har alt for mange løse ender. Indstilling: Drøftelse Orientering Beslutning 1. Skal der være sanktioner over for forældre som udebliver 2. Skal de forældre som udebliver sættes på igen hurtigst muligt 2 A. Hvem skal styre det 3. Hvis det skal være økonomiske sanktioner skal det være 200 kr. 4. Hvem skal opkræve, hvordan og hvornår skal det gøres. 5. Skal der laves hold som kan tiltræde hvis der er nogen som udebliver 5 A. Hvem skal styre det 6. Passer antallet af timer som skal bruges på rengøring, også ihenhold til GF 7. Skal visse forældre med særlige personlige forhold fritages for rengøringen 7 A. Hvem skal fritages

8 8. Uddelegering af bestyrelsesarbejde med rengøringen 8. A. Hvem tager over 9. Skal der strammes op (løftet pegefinger) i forhold til lærerne 9. A. Hvordan skal det meddeles 9. B. Hvem skal det meddeles