»Auditering af psykisk arbejdsmiljø

Transkript

1 »Auditering af psykisk arbejdsmiljø Hanne Aarup Arbejdsmiljøleder AffaldVarme Aarhus Marie Isolde Müller Erhvervspsykolog Alectia Oplæg på arbejdsmiljøkonference d. 7/11, Nyborg

2 »Indhold Baggrund: Case ift. Gruppeinterviews Perspektiver på auditering af psykisk arbejdsmiljø (PAM) ved metoden Gruppeinterviews Indledende overvejelser ift. gruppeinterview Opmærksomhedspunkter ved valg af auditor Fokus i løbet af interviewene for at sikre en god oplevelse for deltagere Dilemmaer og udfordringer ved auditering af PAM med gruppeinterviews Oplevelser fra auditerede medarbejdere og ledere Refleksion i grupper

3 »Indledning hvorfor auditering af PAM? For arbejdsmiljøcertificerede virksomheder skal psykisk arbejdsmiljø vægtes lige så højt som andre arbejdsmiljøfaktorer ifølge arbejdsmiljøloven. Det er sværere at kontrollere psykisk arbejdsmiljø, da svarene ikke er lige så entydige og tydelige som ved andre områder, fx fysisk arbejdsmiljø. Mange certificerede såvel som ikke-certificerede - virksomheder er usikre på, hvordan de skal undersøge og arbejde med det psykiske arbejdsmiljø. Det resulterer ofte i en handlingslammelse. Det anbefales at certificerede virksomheder har en tydelig strategi for, hvordan de auditerer psykisk arbejdsmiljø. Vi vil efterfølgende præsentere vores arbejde og erfaring med metoden: Gruppeinterviews

4 »Baggrund Auditering af psykisk arbejdsmiljø hos AffaldVarme Aarhus i November AffaldVarme (AVA) ønskede at auditere hele organisationen, bestående af 330 medarbejdere. AVA havde fokus på at lave en værdiskabende audit af det psykiske arbejdsmiljø. AVA og ALECTIA besluttede sig for gruppeinterviews med medarbejdere repræsentative for hele organisationen.

5 Tidsforbrug pr. gruppe fra 3 kvarter til 2 timer. Audit af 330 medarbejdere og ledere» AffaldVarme Aarhus Staben Stab 1 Gruppe medarbejdere (8) 1 Ledergruppe (6) Udvikling og IT Kommunikation, Reception og Kantine Affald AffaldsCenter VarmeTransmission Varme Stab Stab Stab Stab Plan og Drift Vejerbod og Modtagesilo Drift Plan og Anlæg Genbrugsstationer og AffaldsCenter Beholderværksted Vedligehold Drift Vedligehold 1 Gruppe medarbejdere (8) 1 Ledergruppe (6) Distribution Ledningsregistrering Teknisk Kundeservice KundeserviceAffald 1 Gruppe medarbejdere (8) 1 Ledergruppe (3) Rådgivning og Salg 1 Gruppe medarbejdere (8) 1 Ledergruppe (5) 1 gruppe med AMR (10) 2 Grupper medarbejdere (8) 1 Ledergruppe (6)

6 »Program: 3 dage, 330 medarbejdere og ledere. Dag 1: AMR Medarbejdere Varme (2 hold) Ledere Staben Dag 2: Medarbejdere AC Ledere AC Leder Affald Leder Varme Dag 3: Medarbejdere Affald Medarbejdere Staben Medarbejdere VT Ledere VT Rapport skrives og printes.

7 »Perspektiver på auditering ved Gruppeinterviews Fordele ved gruppeinterviews: Sikret et repræsentativt udsnit af medarbejdere og ledere i organisationen Gruppedynamikken kan have mange fordele: - Det bryder tabuer om emnerne - Det tydeliggøre i højere grad mønstrer - Det gør det nemmere og tydeligere at følge audit spor - Synspunkter for og imod får plads til at komme frem - Erkendelser undervejs efterfulgt af aftaler - Det flytter også noget på den anden side af rummet - Bedre indsigt og psykisk arbejdsmiljø i gruppen efterfølgende

8 »Indledende overvejelser ift. gruppeinterview Hvad er formålet med auditeringen? Hvad skal I være klogere på, efter en endt auditering? Hvad skal auditeringen gøre os i stand til? Hvilken type auditering skal vi udføre? - Kontrol - Værdiskabende Repræsentative grupper Anciennitet Alder Køn Dominerende Funktion Gennemgående nøgle person i alle interviews er meget værdiskabende. Skab værdi ved grundige og ærlige overvejelser over, hvem jeres nøglepersoner er?

9 » Opmærksomhedspunkter ved valg af auditor Valg af auditor når det er psykisk arbejdsmiljø er en meget vigtig overvejelse. Jf. Ph.d. om auditering af psykisk arbejdsmiljø Anne Helbo Jespersen. Hvis det er en ekstern auditor anbefaler vi, at vedkommende kobles med en intern nøgleperson, der kender organisationen, dens hjørner og kulturen.. Hvis det er en intern auditor, vær da sikker på at vedkommende har personlige såvel som faglige kompetencer til berøre det psykiske arbejdsmiljø. Vedkommende skal være tillidsvækkende, ikke have berøringsangst og ikke have et for snævert fokus på psykisk arbejdsmiljø (fx kun mobning og trusler). Den interne auditor skal være opmærksom på ikke at være for forudindtaget eller blind på områder, på grund af kendskab til organisationen og kulturen. Sørg derfor for at den interne auditor ikke er bange for at stille de dumme spørgsmål og tør udfordre deltagere herunder organisationens ledere.

10 »Værdiskabelse: Spørgsmål Hvordan arbejder vi med trivsel? Hvad påvirker din trivsel positivt? Negativt? Hvad kan jeg selv gøre for at øge trivslen i gruppen (som leder og medarbejder?) Hvordan spotter vi stress og mistrivsel? Hvilken sammenhæng oplever du trivslen har på fremmødet/fraværet? Hvad er det sværeste/udfordringerne, når vi arbejder med trivsel?

11 »Fokus igennem interviews. Undersøge om vi gør det, som vi siger vi vil? Hvis vi gør det, har det så en effekt? Inddrag relevante indsatser, som er en del af virksomhedens ledelsessystem. Eksempler: Trivselsmålingens resultater Handleplan på resultaterne fra trivselsmålingen (opfølgning og involvering) Poltikker fx mobbe, trivsel og stresspolitikker Uddannelse (fx lederuddannelse) Mus-samtale Indsatser på det psykiske arbejdsmiljø Sygefraværets sammenhæng med det psykiske arbejdsmiljø Branchespecifikke udfordringer Instruktioner Værdigrundlag Supervision Information Anbefaling: Benyt lejligheden til at stikke en finger i jorden.

12 »Kultur en mulighed / udfordring Arbejdsprocesser og opgaver Værdier 1: Det vi siger Vision - Strategi Organisationsdiagram Mål og planer Værdier II: Det vi gør Sabotage Følelser og Gruppe-dynamiske processer Anerkendelse Begejstring Usagte regler Vrede Uformelle roller Misundelse Forsvar Konkurrence Ambitioner Had og kærlighed Angst Pladsen i hierarkiet Koalitioner Uhellige alliancer Glæde Jalousi Mobning

13 »Fokus igennem processen Hvordan sikres medarbejderne, samt auditoren, en god oplevelse? Indledningen til interviewet er vigtig - Fortæl deltagerne hvorfor de er der. I er repræsentative ud fra kriterier og fordi at I er vigtige personer ift. at sikre trivslen på vores arbejdsplads. - Præsentation af auditor som intern vær ekstra OBS på rolle og tavshedspligt. - Præsentation af intern nøgleperson samle op på tværs samt evt. afklaring. - Formålet med auditeringen: Se os selv i sømmene. Skaber vi de bedste rammer for medarbejdernes trivsel? Mærker I som medarbejdere vores indsats for at sikre jeres trivsel? - Der er ikke noget rigtigt eller forkert svar. - Anonymitet - Hele processen i forbindelse med auditeringen. Tag afstand fra normal auditorrolle/karakter. Mindre kontrol. Mere dialog.

14 »Hvis det kommer tæt på For at sikre at alle deltagerne har mulighed for at blive samlet op efter interviewet anbefales, særligt ved ekstern auditor, at der sidder en intern nøgle person med eller AMR. Ved indledningen til interviewet fortælles at, hvis der undervejs kommer noget alarmerende frem, vil nøgleperson eller AMR efterfølgende at kontakte pågældende deltagere fra interviewet og følge op på, hvordan vi sikre vedkommendes trivsel fremover.

15 »Alfa Omega ved auditering af PAM Forfølg Audit-spor! Lad dig ikke forskrække af at det er psykisk arbejdsmiljø vi taler om. Bliver der sagt noget implicit? Grib fat i de små ord, kropssprog, udtalen og lad nysgerrigheden tage dig hen til de vigtige områder. Lad sporet gå på tværs af alle medarbejdere og ledere.

16 »Auditrapport på psykisk arbejdsmiljø Indhold følgende emner: - Indtryk/observationer - Afvigelser - Forbedringsforslag - Næste auditering af PAM

17 » Dilemmaer og udfordringer ved auditering af PAM med gruppeinterviews - Medarbejderne oplever ofte en større sårbarhed ved auditering af psykisk arbejdsmiljø og kan dermed være tilbageholdende med svar på spørgsmål. - Hvad gør auditor, hvis medarbejderen bliver meget påvirket af emnerne? Hvis der fremkommer store udfordringer for nogle af deltagerne? Dilemma i at sammensætte grupper. Sammensætningen kan afgøre resultaterne. Rosenrøde repræsentanter eller brokkerøvene. Overvej ved sammensætningen: Hvad vil vi med det? Husk at det skal værdiskabende og dermed være repræsentativ for alle synspunkter. Gruppestørrelse for små grupper gør ikke lige så meget som store. Mandat til at tvinge deltagere. Information til de udvalgte forud, så de ikke er bange for at møde op

18 »De auditeredes oplevelse - Det er det bedste møde jeg har været til, imens jeg har været her - Dejligt at kunne snakke frit om de emner. - Dejligt ledelsen har fokus på PAM. - OBS: Undgå afbrydelser, sikre det fortrolige rum ikke brydes. Læs mere om vores samarbejde her: -

19 » Refleksion i grupper Hvad er jeres egne erfaringer med auditering af psykisk arbejdsmiljø? Hvad har I af gode erfaringer med auditering af PAM? Hvilke hhv. fordele og udfordringer ser i ved auditering af PAM ved gruppeinterviews? Hvordan kan metoden blive endnu bedre?

20 »Tak for nu Follow ALECTIA