Vesterbrogade København V. E/F Søborg Vænge. Referat af ordinær generalforsamling. afholdt tirsdag den 23. april 2019

Transkript

1 Vesterbrogade København V. E/F Søborg Vænge Referat af ordinær generalforsamling afholdt tirsdag den 23. april 2019 Repræsenteret på generalforsamlingen var 27 lejligheder ud af 55 ejerlejligheder, heraf 4 ved fuldmagt. Det udgjorde et samlet fordelingstal på 176 ud af et samlet fordelingstal på 363. Herudover var Boligexperten Administration A/S repræsenteret ved administrator Heidi-Gry Jaqué. Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Formandens beretning af det forløbne år 3. Årsregnskab og revisors påtegning 4. Bestyrelsen og medlemmers forslag 5. Budget 6. Valg af bestyrelse 7. Valg af administrator 8. Valg af statsautoriseret revisor 9. Eventuelt Formand Amel Latif bød de fremmødte velkommen. Ad 1. Valg af dirigent og referent Heidi-Gry Jaqué fra Boligeksperten blev valgt som dirigent og referent. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig.

2 Ad 2. Formandens beretning om det forløbne år Bestyrelsesmedlemmerne præsenterede kort sig selv, og herefter blev beretningen aflagt ved formand Amel Latif. Beretningen, der er brugt ved generalforsamlingen i PowerPoint, er vedhæftet som bilag. Følgende punkter blev bl.a. endvidere berørt i formandens beretning: Stabilitet i bestyrelsen: Bestyrelsen består af de samme fem medlemmer som for et år siden, hvilket det seneste år har betydet mere stabilitet samt kontinuitet i bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen har inddelt bestyrelsesarbejdet i forskellige områder og således fordelt opgaverne mellem medlemmerne. Bestyrelsen har det seneste år haft travlt særligt med arbejdet omkring byggeprojektet. Møder: Der er holdt bestyrelsesmøder med 3-4 ugers mellemrum. Størstedelen af møderne har omhandlet byggeprojektet samt diverse henvendelser fra beboere. Herudover er der afholdt en række møder med byggerådgivere, ingeniører samt bank. Økonomi: Proceduren omkring godkendelse af regninger er fortsat uændret: Regninger godkendes af to bestyrelsesmedlemmer via Boligekspertens elektroniske godkendelsesløsning. Der bruges fortsat rigtig lang tid på gennemgangen af regninger, da foreningen fortsat modtager en række regninger, der ikke vedrører foreningen, men er omkostninger der bør afholdes af ejer. Disse omkostninger afvises og leverandør sender herefter regningen til beboer. Dette er dog til gene for bestyrelsen, administrator og ikke mindst leverandør. Formanden og bestyrelsen opfordrer beboerne til at gennemgå tabel for hvorvidt en given omkostning skal afholdes af foreningen eller ejer selv. Tabel over fordeling af vedligeholdelsesudgifter på ejendommen fremgår af husordenen og er endvidere vedhæftet referatet. Bestyrelsen har grundet at ejere tilkalder 2G eller andre til diverse arbejde og herefter sender regningen til foreningen, indført godkendelse af alt arbejde som 2G skal udføre før arbejdet påbegyndes. 2G: Bestyrelsen vil i den kommende tid afholde møde med 2G omkring de daglige opgaver på ejendommen. Det er vigtigt for bestyrelsen at 2G bliver mere aktive på ejendommen, ligesom de var i starten af samarbejdet. Efter enkelte spørgsmål og kommentarer fra deltagerne kunne dirigenten konstatere, at årsberetningen blev taget til forsamlingens efterretning. Ad 3. Årsregnskab og revisors påtegning Formanden gennemgik regnskabet for Årets resultat udgjorde i 2018 kr mod et budget på kr Sidste års resultat udgjorde kr Fremgangen er resultatet af, at man det seneste år har været mere omkostningsbevidste, der er sparet på området som forventet ordnet ved byggeprojektet, samt øget fokus på om regningerne vedrører foreningen. Årets overskud på kr blev foreslået overført til egenkapitalen.

3 Foreningens kassekredit pr. 31/ er nedbragt med sammenlignet med 31/ Herefter blev regnskabet sat til afstemning og blev godkendt. Ad 4. Bestyrelsen og medlemmers forslag Følgende forslag blev behandlet på generalforsamlingen: Ad 4.1 Forslag om etablering af dør og trappe fra Søborg Hovedgade 137 B, st.tv. Pablo Bresciani stiller forslag om etablering af dør og trappe fra lejlighed beliggende Søborg Hovedgade 137 B, st.tv., jvf. specificeret forslag. Forslaget blev motiveret af forslagsstilleren og herefter debatteret. Der var enighed om, at der kan være udfoldninger med at give tilladelser til sådanne etableringer, da det kan gå ud over cykelparkeringen. Der lægges derfor vægt på, at der i Pablos tilfælde ikke er tale om en trappe, der vil gå ud over cykelparkeringspladser. Der ønskes generelt ikke etablering af trapper eller andet der kræver fjernelse af cykelparkering. Hvis andre ejere ønsker at etablere dør og trappe, skal hvert enkelt forslag sættes til afstemning på en generalforsamling for at opnå evt. tilladelse. Det blev herefter besluttet at foretage skriftlig afstemning om emnet. Forslaget blev vedtaget med 112 fordelingstalsstemmer for og 42 fordelingstalsstemmer imod. 8 ejere undlod at stemme. Ad 4.2 Byggeprojekt information mv. OBS. punktet er gennemgået under formandens beregning på generalforsamlingen, da der ikke foreligger et konkret forslag til beslutning. Formanden gennemgik kort byggeprojektets forløb - herunder gennemgang af hele processen fra 2015 hvor man konstateres problemer med tag, stigestregne, faldstammer mv. Tidslinje med hovedpunkter fremgår af bilag med PowerPoint. Gennemgang af proces siden sidste GF: Efter generalforsamling i april 2018 blev tegninger mv. færdiggjort til ansøgning om byggetilladelse. Foreningen modtog primo september 2018 byggetilladelse fra kommunen. Efter byggetilladelsens modtagelsen gik bestyrelsen i samarbejde med byggerådgiver i gang med at udarbejde udbudsmateriale til udsendelse til entreprenører. Udbudsmateriale er udsendt primo oktober I november 2018 er der modtaget tilbud fra alle entreprenører, der ønsker at byde på projektet. Det er konstateret, at byggeprojektet vedtaget i 2017 ikke kan holdes indenfor det afsatte byggebudget. Budgettet vedtaget på GF 2017 er mio.kr. 10,2 og det samlede tilbud udgør mio.kr. 12,2 (inkl. mio.kr. 0,7 i uforudsete omkostninger).

4 De primære grunde til overskridelse af budgettet, er en generel prisstigning på markedet, der afspejler sig i de fleste omkostninger, omkostninger til rådgivere, der ikke var taget højde for, samt en overskridelse på mio.kr. 0,7 vedr. VVS projekt samt 0,7 vedr. tagprojekt inkl. tagterrasse. I den efterfølgende periode er der afholdt en række møder med byggerådgiver, ingeniører, entreprenører for at forsøge at få nedbragt priserne, skære diverse til i projektet mv. Bestyrelsen har arbejdet i samarbejde byggerådgiver om et nyt tilpasset projekt i forhold til den vedtagne budgetramme. Det mest oplagte sted at skære i projektet, er at tage projektet omkring tagterrassen ud. Tagterrassen blev i 2017 kun vedtaget, fordi ejerne dengang blev oplyst, at tagterrassen ikke ville koste noget, når man alligevel skulle lægge ny tag. Bestyrelsen ønsker at fremsætte to forslag på ekstraordinær generalforsamling, hvor ejerne kan beslutte hvorvidt: 1) Lånerammen fastholdes og man derfor er nødt til at skære tagterrassen fra. 2) Lånerammen udvides og projektets omfang fastholdes. Bestyrelsen har undersøgt muligheden for at få lov at få udvidet lånerammen hos Arbejdernes Landsbank for at kunne fremlægge forslag 2, men dette er ikke en mulighed på baggrund af generelle gældende kreditvurderingsregler. Herudover har Arbejdernes Landsbank givet udtryk for, at der vil være ændrede vilkår, selvom vi fastholder lånet. Bestyrelsen er derfor i gang med at undersøge om foreningen kan opnå bedre rentefordele samt service i et andet pengeinstitut. Forslaget blev debatteret og der var blandt ejerne opbakning til bestyrelsen og teknisk rådgiver til at gå videre med beregning af projektet, excl. tagterrassen såfremt lånerammen ikke kunne opnås uden at beboere skal bidrage med egenfinansiering. Der vil i løbet af maj måned blive indkaldt til ekstraordinær generalforsamling med henblik på vedtagelse af det revidere oplæg til renoveringsprojekt. Ad 5. Budget Dirigenten gennemgik det udsendte budgetforslag. Budgetforslaget indeholdt forslag om stigning i fællesudgifter i 10 år til nedbringelse af kassekredit med årligt kr. med tilbagevirkende kraft fra 1/ Budgettet samt stigning blev sat til afstemning og blev enstemmigt vedtaget. Ad 6. Valg af bestyrelse Den siddende bestyrelse var alle villige til genvalg. Ingen andre ønskede at stille op til bestyrelsen. Bestyrelsen består herefter af: Amel Latif, formand på valg i 2020 Finn Bruun, p på valg i 2020 Thomas Hussmann, på valg i 2020 Thomas Krog Hansen, på valg i 2020 Lasse Jul Rasmussen, på valg i 2020

5 Som suppleanter blev følgende valgt: Cecilie Hau Knudsen Josephine Lindblad Sebastian Møller Heimbürger Ad 7. Valg af administrator Boligexperten Administration blev genvalgt for en periode af et år. Ad 8. Valg af statsaut. revisor Grant Thornton blev genvalgt for en periode af et år. Ad 9. Eventuelt Følgende punkter blev behandlet under eventuelt: Nabolarm og lugtgener: Bemærk at husordenen også er gældende i weekenden. Bl.a. tidsrummet når der skal være ro. Man kan ikke fraskrive sig husordenens regler ved opslag i opgangen. Det er dog god stil at sætte opslag op om eventuelle fester/sammenkomster som varsel til øvrige beboere i ejendommen. Det er dog ikke en fraskrivelse af reglerne i husordenen. Med hensyn til lugtgener så opfordrer bestyrelsen til at hjælpe hinanden med at lufte ud i opgangene. Herudover gøres der opmærksom på, at rygning i opgange på ingen måde tolereres. Skralderum: Der blev klaget over at nogle erhvervsdrivende benytter containerne i stort omfang og ikke folder pappet sammen. Såfremt man konstaterer, at dette sker, bedes billeddokumentation sendt til bestyrelsen. Vicevært vil sørge for oprydning/folde pap for ejers/erhvervsdrivendes regning. Vaskeri: Hvis der mangler rengøringsmidler mv. i vaskeriet kan man give besked til bestyrelsens mail (dog ikke vaskemiddel). OBS. viceværtfirmaet rengør ikke vaskeriet det er noget brugere af vaskeriet selv skal sørge for. Der er brugt mange penge på udskiftning af vaskemaskinernes sæbedispensere grundet at disse gennem en årrække er blevet forsømt og ikke rengjort. Toilet: Der er etableret gårdtoilet alle bedes hjælpe til med at holde det rent. Murbier: Flere ejere havde konstateret murbier på ejendommen. Bestyrelsen oplyste at reparation efter bierne er omfattet af renoveringsprojektet. Postkasser: Nogle ejere er dårlige til at få tømt deres postkasser. Hjælp gerne de pågældende ejere ved at aflevere deres adresserede reklamer gennem brevsprækken i døren eller på deres dørmåtte, så de selv må tage ansvar for at bortskaffe reklamerne.

6 Såfremt der er større bunker og adressen kan ses af posten, send gerne billeddokumentation til bestyrelsen. Bestyrelsen vil sørge for at vicevært rydder op på ejers regning. Cykelparkering: Bestyrelsen opfordrer beboerne til at benytte cykelkælderen under Vandtårnsvej, hvis man ikke bruger sin cykel så tit. Dørmåtter: Der blev fremsat forslag om udskiftning af dørmåtter. Bestyrelsen sørger for at disse udskiftes snarest. Diverse: Cigaretskodder må under ingen omstændigheder smides ud af vinduer eller fra altaner. Belysning i gården blev efterlyst. Der oplyses, at dette er en del af renoveringsprojektet. Der har været indbrud i kælderen vær derfor opmærksom på hvem, der lukkes ind i ejendommen. Hold opgangenes døre lukkede. Såfremt der er problemer med dørtelefonanlægget, skal bestyrelsen kontaktes via bestyrelsesmailen. Kontakt: Bestyrelsen: Bestyrelsen kan kontaktes via mailadressen soeborgvaenge@gmail.com. Bestyrelsen frabeder sig kontakt af de enkelte bestyrelsesmedlemmer privat hverken på Facebook, telefon, banken på dør mv. Hjemmeside: Alle ejere bedes tilmelde sig hjemmesiden, så man kan modtage vigtige notifikationer via og sms Facebook: Der findes en Facebook gruppe E/F Søborg Vænge hvor beboerne kan kommunikere nemt f.eks. omkring lån af p-pladser. Her findes også diverse informationer fra bestyrelsen Herudover er det muligt at kontakte Boligeksperten og 2G direkte. Bestyrelsen oplyser herudover, at den primære kontaktkanal fra bestyrelsen til beboerne er ProBo via og sms. Der opfodres derfor endnu en gang at alle registrerer sig på ProBo. Ingen ønskede herefter ordet og dirigenten hævede generalforsamlingen og takkede for god ro og orden. Nærværende referat underskrives digitalt via NemId.