Håndtering af returregninger

Transkript

1 Februar 2017 Håndtering af returregninger Denne manual er til forståelse og håndtering af returregninger. Gennemgang af en returregning Det der er vigtigst at huske er, at alle oplyste ydelser på en returregning skal tages retur/tilbageføres inden der kan foretages rettelser. Nedstående billede viser en returregning: En retur regning kan indeholde alt fra 1 ydelse til mange alt efter hvor mange der er blevet afvist. Denne regning er kommet retur fordi man har oprettet den på en blank henvisning. Hvilket også er det der fremgår på selve regningen; 037: Henvisningen kan kun oprettes ved elektronisk henvisning. Det betyder i dette scenarie, at regningen kommer retur fordi den er lavet på en fiktiv henvisning eller at regnings- og henvisningsdato ikke stemmer overens. For at kunne rette denne returregning skal man slå patienten op i WinPLC. Tryk på fanen Regninger eller tryk CTRL+R for genvejen til fanen. Du skulle nu gerne få vist et lignende billede: Regningsfanen viser alle regninger der er lavet på patienten, både åbne og afsluttet. 1

2 Dobbeltklik på den regning i ønsker at redigere i. Når der dobbeltklikkes på regningen kommer en lignende boks op: I denne boks trykker man på fanen afregnet og får følgende visning: 2

3 I dette billede kan vi se alle de ydelser der er blevet afregnet på regningen og det er her vi skal lave vores rettelser til returregningen. 3

4 Ved at højreklikke på en ydelse får man mulighed for at tilbageføre den markerede ydelse. Når en ydelse tilbageføres, laves der en udligning i afregnet. For at rette en returregning er det vigtigt, at man får taget alle de oplyste ydelser på returregningen retur ellers vil den gå i fejl igen. Tilbageførte ydelser vil figurere i uafregnet igen og det er her man skal foretage sine rettelser til regningen inden man bogfører den på ny. Denne returregning er som førnævnt kommet retur grundet manglende henvisning eller, at regningen er oprettet på en fiktiv henvisning (WinPLC registrerer modtagende henvisninger på datoer, så hvis datoen i regningen ikke stemmer med det WinPLC har registeret på henvisningen så vil regningen komme retur). (en anden fejl kunne være, at henvisningen ikke blev hentet ned fra refhost korrekt.) 4

5 For at rette denne returregning skal alle oplyste ydelser på regningen tilbageføres og datoen skal rettes ind så den stemmer med den modtaget henvisning. Er der ikke en henvisning at referere til, er der ikke noget at gøre og ydelserne/fortjenesten går tabt. Af andre kendte fejlkoder på returregninger, kan følgende nævnes: 848: Ydelse 01xx må max forekomme én gang. Denne fejlkode vises hvis der er angivet en 01xx ydelse mere end en gang på samme dato (fx 0120 og 0130 opkrævet på samme dato). 01xx er konsultationsydelser og disse kan ikke opkræves på samme dato uanset arten/typen af ydelsen. For at rette denne returregning, skal hele den oplyste periode på regningen tilbageføres under uafregnet sletter man efterfølgende 01xx ydelsen der er angivet for meget ved at trykke på antallet og herefter Delete -tasten og bogfører på ny : Ydelse x er ikke oprettet i takstregistret. Her er der tale om en selv lavet ydelse som man efterfølgende har opkrævet patienten den går selvfølgelig i fejl, da den ikke eksistere i takstregistret. For at rette denne returregning, skal hele den oplyste periode på regningen tilbageføres under uafregnet sletter man efterfølgende 01xx ydelsen der er angivet for meget ved at trykke på antallet og herefter Delete -tasten og bogfører på ny. Af flere eksempler kan følgende nævnes: 009: Henvisningen var lukket limitering opbrugt. Her er der tale om en returregning, hvorpå man har prøvet at afregne en ny ydelse på en lukket/afsluttet henvisning. Der kan IKKE afregnes på lukket henvisninger. For at rette denne type regning skal der gøres som tidligere nævnt. Hvis der ønskes opkrævning for de slettede behandlinger skal de tilføjes til en åben henvisning med ubrugte limiteringer (hvis der er tale om ydelser af denne kaliber) vær opmærksom på, at det koster en limitering at påføre denne til en nyere henvisning, sørg for at datoer matcher den slettede ydelse. 005: Antal behandlinger overstiger det på henvisningen aftalte Denne returregning referer til, at der er blevet takseret en konsultation for meget på henvisningen og den kommer derfor retur. Oplyste periode på returregningen tilbageføres og den overskredne konsultation slettes. 5

6 Sådan laves den rigtige regning: Den rigtige regning er udfyldt med korrekte informationer og data der gør, at de ikke kommer retur. Først og fremmest skal i sikre jer, at der er en henvisning at hente ned og at den bliver hentet ned via refhost korrekt. Dernæst skal der først oprettes en regning på patienten når det er, at i har haft jeres første konsultation med dem dette er for, at der ikke skal opstå fejl fra start. Ved første konsultation oprettes regningen: Sikr jer, at der er noteret ydernummer fra afsender. Sørg ligeledes for, at dato stemmer overens med henvisningsdatoen. I kan vælge typen af henvisningen her: om det er første behandling eller fortsat behandling. Limiteringsindikatoren viser hvor mange konsultationer der er tilbage på anvendte henvisning. Sørg for at alle felter der kan stå information i har det, og at det er de korrekte informationer for at mindske risikoen for returregninger. Afstem dato feltet med den modtagne henvisning så systemet kan påføre limiteringer til den rigtige henvisning, så det stemmer overens når regningen sendes afsted. 6

7 Når du starter en ny regning efter endt patient besøg, bliver dags dato for første behandling automatisk tilføjet I kommentarfeltet kan man tilføje kommentarer til regningen. F.eks. hvis henvisningen drejer som smerter i albue, kan man skrive: Smerter i albue eller albue På den måde kan man holde styr på hvilken regning der hører til henvisningen, hvis der skulle være mere end en. Når alle ydelser/behandlinger der er lavet på patienten på dagen Er indtastet, trykkes der efterfølgende på Bogfør (F10). Husk at lukke regningen når alle limiteringer er opbrugt eller ved afsluttet. Der kommer automatisk dags dato på opkrævet ydelse man kan rette i datoen ved at markerer den og skrive en ny dato hvis behovet skulle opstå. Tryk i ydelsesfeltet og indtast ønsket ydelse, WinPLC klarer resten. Husk at der kun kan blive opkrævet en ydelse 01xx pr. dag. behandling af patient. På den måde minimeres risikoen for regninger der kommer retur med fejl. Når regningen afsluttes og udskrives bliver der automatisk tilføjet en slutdato på regningen. Dette betyder dog ikke, at man ikke kan rette i den hvis det skulle blive nødvendigt. Der skal oprettes én regning pr. henvisning. En patient kan have flere henvisninger, derfor er det anbefalet at man anvender kommentarfeltet til disse henvisninger. Er der tale om en henvisning med fortsat behandling, er det anbefalet at den gamle regning afsluttes og på den nye regning noteres i kommentar feltet f. eks. fortsat behandling albue så der kan holdes styr på regninger og hvor ydelserne skal påføres. 7

8 Uafsluttet regninger: Uafsluttet regninger er et redskab der kan anvendes til at skabe et overblik over hvilke regninger der har fejl/mangler eller ikke er blevet afsluttet endnu. Funktionen finder man i WinPLC i top menuen under regnskab: 8

9 Når der trykkes på Uafsluttet regninger kommer følgende billede frem. Funktionen danner en liste over alle uafsluttede regninger og danner et overblik over om regningerne er udfyldt korrekt. Dato kolonnen indikerer hvornår regningen er oprettet. CPR-nummer kolonnen viser patientens CPR-nummer. Navn kolonnen er patientens navn. S.Grp kolonnen er sygesikringsgruppe kolonnen og indikerer hvilken sikringsgruppe patienten er i. H.Dato kolonnen er for henvisningsdatoen. Datoen for hvornår henvisningen er lavet. H.Yder kolonnen viser det ydernummer der har sendt henvisningen. H.Type kolonnen viser hvilken henvisningstype der er tale om. Første kolonnen viser hvornår den første konsultation er foretaget. Seneste kolonnen viser seneste tilføjelse til regningen Limit kolonnen viser anvendte limiteringer 9

10 Uafsluttet regninger viser desuden tre forskellige farvekoder som man skal tage stilling til. Den grønne farve indikerer når alle informationer er indtastet korrekt. Denne farvekode er gældende for H.Dato, H.Yder, H.Type og Limit. Det er vigtigt, at disse 4 punkter er oplyst i grøn da dette er indikation for at alt står korrekt. Skulle der fremstå en rød eller hvid farve, er dette et tegn på, at der enten er noget der mangler eller ikke stemmer overens med andre data. I ovenstående billede eksempel er nogle Limit. punkter markereret røde og det er fordi limiteringerne er overskredet. Ligeledes er et felt i H.Dato og H.Yder hvide hvilket indikerer at noget ikke er afstemt korrekt. 10

11 Ydelsesperiode: Ydelsesperiode er et redskab der kan danne en oversigt over hvor mange ydelser der er lavet i en given periode. Redskabet findes i WinPLC i top menuen under regnskab. Funktionen kan bruges til skabe et overblik over indtjeningen for alle eller enkelte behandlere på klinikken og er ligeledes et godt redskab til når der skal afregnes med sygesikringen. 11