Arbejdsmarkedsudvalget

Transkript

1 REFERAT Arbejdsmarkedsudvalget Mødedato: Mandag den Mødested: Mødelokale 1, Kløvervænget 26 Starttidspunkt: Kl. 16:00 Sluttidspunkt: Kl. 17:55 Afbud: Fraværende: Morten Finnemann forlod mødet kl efter behandling af pkt. 222 Bemærkninger: Socialfaglig konsulent Jens Poulsen deltog i behandlingen af pkt. 216 og konsulent Mads Helmer-Hansen af pkt. 222

2 Arbejdsmarkedsudvalget, Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 216. Udvikling af regres-modul til Workbase Jobcenter Godkendelse af sagsbehandlingsfrister Fordeling af flygtninge i regionen i Decisionsskrivelser på integrationsområdet Resultatrevision for Bemærkninger til revisionsberetningen for ydelser indenfor Beskæftigelsesministeriets område Budgetkontrol Orientering og spørgsmål fra medlemmerne Orientering fra forvaltningen Eventuelt Afgørelse fra Statsforvaltningen Syddanmark

3 Arbejdsmarkedsudvalget, Side Udvikling af regres-modul til Workbase Jobcenter DIJEPO / 07/26594 Sagsfremstilling Der er behov for at synliggøre, systematisere og standardisere vores arbejde med regres med henblik på at sikre en fortsat høj driftsikkerhed i arbejdet. Derudover vil vi gerne have en endnu større opmærksomhed på regressager i vores arbejde med sygedagpengesagerne og arbejde med det systematisk, så vi sikrer, at vi finder de sager, hvor vi har mulighed for at indhente regres. Der har derfor været nogle indledende drøftelse med Medialogic om udviklingen af et regres-modul til Workbase Jobcenter. Udviklingen af modulet vil består af 5 hovedområder: Sagsoverblikket, Kommunikationen, Opfølgningsopgaven, Stop af sagen og Rapportdelen. Dertil kommer skrivning af en socialfaglig vejledning. Sagsoverblikket er udvikling af de data sagen skal generes med, f.eks. startdato, slutdato, status, afsendt, skadedato, skadestype osv. Det er de oplysninger som skal give overblik over sagen. Kommunikation er udvikling af hvordan der skal gives besked om regres. F.eks. hvornår skal der tages stilling til regres, hvordan kan der gives besked. Opfølgningsopgaven er udviklingen af hvordan der skal følges op, udsendelse af krav, modtagelse af krav og vurdering af regres. Stop af sagen er udviklingen af afslutningsårsager f.eks. Regres ikke mulig, Ikke mere regres og skadelidte vil ikke medvirke osv. Rapportdelen er udvikling af de data vi ønsker at hente efterfølgende. Eksempelvis vil der i regres-modulet indgå, at man i alle sygedagpengesager der oprettes i Workbase skal tages stilling til mulighederne for regres ved første opfølgning. På den måde sikrer vi en høj opmærksomhed på regressagerne, samt får sagerne gennemgået systematisk. Det vurderes at vi med et regresmodul i Workbase kan finde ca. 60 sager mere om året, hvilket vil give en merindtægt mellem ,- kr ,- kr. om året. Økonomiske forhold Regres-modulet er et tilkøb til Workbase Jobcenter. Vi har fra Medialogic fået et tilbud om at få udviklet og købe regresmodulet for et engangsbeløb på ,- kr., samt en løbende driftsomkostning på 75 øre pr. borger pr. år, svarende til ,- kr. i årlig drift.

4 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 286 Dertil kommer en aftale om at vi vil modtage 25 % af salgsbeløbet, hvis det lykkes Medialogic at sælge regres-modulet videre til andre kommuner. De 25 % af salgsbeløbet kan ikke udbetales men bruges til videre udvikling af f.eks. guide til enkeltydelser. Den endelige kontrakt foreligger ikke endnu. Midlerne til udviklingen og driften af regres-modulet tages kr. fra IT-budgettet på konto 6.51 samt kr. finansieres ved merindtægter på regres. Personalemæssige forhold Det vurderes, at Haderslev Kommune skal bruge ca. 100 timer medarbejdertimer på at indgå i udviklingsarbejdet og teste modulet. Derudover vil der være en introduktion af regres-modulet til medarbejderne, hvilket vurderes til ca. 25 timer. Juridiske aspekter Inden en kontrakt med Medialogic indgås skal den gennemgås at den juridiske konsulent. Procedure Proceduren er, at sagsfremstillingen behandles i chefgruppen. Derefter afholdes det sidste faglig med Medialogic, for at afklare og fastlægge regresmodulets endelig indhold. Kontrakten gennemgås juridisk og sagen sendes til behandling i Arbejdsmarkedsudvalget. Modulet programmeres, testes og tilpasses. Regresmodulet godkendes og tages i brug. Modulet forventes, at kunne tages i brug i starten af 4. kvartal. Tovholder/informationsansvarlig Jens Poulsen er tovholder. Orla Haastrup er sparringspartner og sikre brugervenligheden og det faglige. Indstilling Arbejdsmarkedsservice indstiller, at Arbejdsmarkedsudvalget godkender udviklingen af et regresmodul til Workbase Jobcenter til en pris af kr. og en årlig drift på kr. der foretages en budgetmæssig omplacering fra regres kontoen til IT konto på kr i indeværende år.

5 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 287 Godkendt 217. Godkendelse af sagsbehandlingsfrister DIPELE / 08/25462 Sagsfremstilling Sammenlægningsudvalget for Ny Haderslev Kommune godkendte i december 2006 de nuværende sagsbehandlingsfrister indenfor det sociale område, jf. Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 3, stk. 2. Sammenlægningsudvalget besluttede samtidig at de fastsatte frister skulle revurderes i første halvår af Der er ingen lovbestemte rammer for, hvorledes fristerne skal fastlægges, men det fremgår af vejledningen til retssikkerhedsloven, at fristen skal afspejle den tid, som % af sagerne behandles indenfor. Herudover er der i særlovgivningen enkelte lovbestemte frister, f.eks. ansøgning om førtidspension, hvor der skal være truffet en afgørelse senest 3 måneder efter at sagen er rejst. Arbejdsmarkedsservice har på den baggrund revurderet de frister, der er fastsat indenfor Arbejdsmarkedsservice, og har ikke fundet grund til at ændre de gældende frister, da de i høj grad afspejler den reelle sagsbehandlingstid, dog med en mindre margin, således at det i spidsbelastede perioder stadig er muligt at overholde sagsbehandlingsfristerne. Arbejdsmarkedsservice finder, at det vil være hensigtsmæssigt, at de fastsatte frister revurderes i løbet af første halvår af På dette tidspunkt har der været afholdt kommunal valg og det vil være naturligt at det kommende arbejdsmarkedsudvalg tager stilling til, hvilke frister, der fremover skal være gældende. Økonomiske forhold Indstillingen medfører ingen økonomiske konsekvenser. Personalemæssige forhold Indstillingen medfører ingen personalemæssige forhold. Juridiske aspekter Med godkendelse af sagsbehandlingsfrister sikrer vi fortsat overholdelse af Retssikkerhedslovens 3, stk. 2. Procedure Det følger af Retssikkerhedsloven, at de fastsatte frister skal

6 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 288 offentliggøres. Efter behandling i Arbejdsmarkedsudvalget vil fristerne blive offentliggjort på kommunens hjemmeside. Bilag Sagsbehandlingsfrister for Arbejdsmarkedsfrister (505510) Indstilling Arbejdsmarkedsservice indstiller overfor Arbejdsmarkedsudvalget, at de foreslåede sagsbehandlingsfrister godkendes, der foretages revurdering i første halvår af Godkendt 218. Fordeling af flygtninge i regionen i 2009 DIKINO / 08/25819 Sagsfremstilling Kommunerne i Region Syd skal i september indgå en aftale om fordeling af flygtninge i regionen i Hvis kommunerne ikke indgår en sådan aftale, vil Udlændingeservice den 10. september 2008 fastsætte fordelingen i regionen. Det fremsendte fordelingsforslag fra Kommunekontaktrådet er baseret på de deltagende kommuners nuværende andel af flygtninge/indvandrere. Fordelingsmodellen svarer til den, som Udlændingeservice vil bringe i anvendelse, hvis der ikke opnås enighed regionalt. Region Syd skal i alt modtage 281 flygtninge. I forslaget til fordeling skal Haderslev Kommune i 2009 modtage 18 flygtninge, børn som voksne. Det er to færre end i Tallet vil kunne ændres i både nedad og opadgående retning (dog maksimalt med et udsving på 50%), hvis landstallet ændres. Bilag Aftale om fordeling af flygtninge 2009 (506071) Fordeling af flygtninge 2009 (506067)

7 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 289 Indstilling Arbejdsmarkedsservice indstiller, at aftalen godkendes og videresendes til godkendelse i Byrådet samt til orientering i Integrationsrådet. Godkendt 219. Decisionsskrivelser på integrationsområdet 2006 DIPELE / 08/26130 Sagsfremstilling Arbejdsmarkedsservice har modtaget decisionsskrivelser på integrationsområdet for hhv. Gram, Vojens, Haderslev, Nr. Rangstrup og Christiansfeld kommuner for regnskabsåret Der er i Christiansfeld Kommune konstateret en enkeltstående væsentlig fejl omkring manglende rettidig opfølgning. Fejlen er dog ikke systematisk og er berigtiget, ligesom kommunalbestyrelsen har sikret, at den type fejl ikke opstår fremover. Ministeriet har herudover ingen bemærkninger til kommunernes revisionsberetninger, og de godkendes uden yderligere bemærkninger. Økonomiske forhold Indstillingen medfører ingen økonomiske konsekvenser. Personalemæssige forhold Indstillingen medfører ingen personalemæssige konsekvenser. Juridiske aspekter Indstillingen medfører ingen juridiske konsekvenser. Bilag Decisionsskrivelse Vojens (506203) Decisionsskrivelse Nørre-Rangstrup (506202) Decisionsskrivelse Haderslev (506201) Decisionsskrivelse Gram (506200) decisionsskrivelser vedr. revisionsberetningerne for Christiansfeld (506199)

8 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 290 Indstilling Arbejdsmarkedsservice indstiller over for Arbejdsmarkedsudvalget, at orienteringen tages til efterretning. Godkendt 220. Resultatrevision for 2007 DIJEST / Sagsfremstilling De ansvarlige for beskæftigelsesindsatsen i jobcentret skal hvert år udarbejde en resultatrevision. Resultatrevisionen viser resultater og effekter af den samlede beskæftigelsesindsats i jobcentret og indsatsen fordelt på stat og kommune. Resultatrevisionen skal første gang udarbejdes i 2008 for indsatsåret De ansvarlige for beskæftigelsesindsatsen i jobcentret har udarbejdet resultatrevision for LBR skal afgive høringssvar inden den 22. maj Hvorefter resultatrevisionen sendes til godkendelse i Arbejdsmarkedsudvalget den 2. juni Bilag Resultatrevision 2007 (503418) Indstilling Der indstilles, at LBR tager udkast til resultatrevisionen for 2007 til efterretning og afgiver skriftligt høringssvar senest den 22. maj Beslutning i Det Lokale Beskæftigelsesråd den Godkendt. Sagsfremstilling Resultatrevision 2007 har været til høring i LBR og de har ikke haft anledning til at afgive bemærkninger til resultatrevisionen. Byrådet, herunder Arbejdsmarkedsudvalget skal nu endelig godkende resultatrevisionen for 2007.

9 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 291 Indstilling Der indstilles, at Resultatrevision 2007 godkendes. Godkendt 221. Bemærkninger til revisionsberetningen for ydelser indenfor Beskæftigelsesministeriets område DICAAX / 07/8379 Sagsfremstilling Arbejdsmarkedsudvalget behandlede d. 17. september 2007 revisionsbemærkningerne for regnskabsåret De blev efter godkendelse i udvalget videresendt til Økonomiudvalg og Byrådet og blev fremsendt til Beskæftigelsesministeriet d. 26. oktober Arbejdsmarkedsservice kom i den forbindelse med følgende bemærkning for så vidt angår gl. Haderslev Kommune: "Der er i forbindelse med den afsluttende revision af socialregnskabet konstateret manglende afstemning af udbetalingssystemet KMD-Aktivs udvisende med bogføringen for Den manglende afstemning skyldes primært, at sidste kørsel ultimo 2006 i KMD-Aktiv, fejlagtigt blev bogført i det nye regnskabsår i den nye kommune. Dette har besværliggjort afstemningsopgaven idet alle poster fra de tre gamle kommuner efterfølgende manuelt skulle omkonteres. KMD har ikke fundet det muligt, at afhjælpe problemet. Der er i forbindelse med den afsluttende drøftelse med revisionen oplyst, at opgaven er iværksat. Arbejdsmarkedsservice har til både revisionen og Arbejdsmarkedsudvalget oplyst, at opgaven stort set er løst på nær et par differencer der afventer afklaring. Det skal dog noteres, at samme forhold har gjort sig gældende i både Gram og Vojens uden, at dette har givet anledning til revisionsbemærkninger." Haderslev Kommune har d. 16. maj 2008 modtaget skrivelser fra Arbejdsdirektoratet, hvor det kritiseres, at afstemningen endnu ikke er afsluttet, og beder på den baggrund om en erklæring for at dette er sket. Fristen er d. 16. juni Arbejdsmarkedsservice kan oplyse, at der er sket afstemning for Haderslev Kommune for regnskabsåret 2006, men grundet forskellige

10 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 292 forhold, er der en difference. Dette kan bl.a. skyldes, at der grundet en fejl i fremsendelsen af data fra KMD, hvor alle posteringer for de tidligere kommuner var opgjort samlet, efterfølgende manuelt skulle omposteres, hvilket kan have betydet, at der er sket nogle fejlposteringer. Da der imidlertid ikke er sket en afstemning for Vojens Kommune for samme år, kan det ikke på nuværende tidspunkt vurderes, om differencen for Haderslev Kommune skyldes en tilsvarende difference i Vojens Kommune. Herudover bemærker Arbejdsdirektoratet i forhold til Gram Kommune, at der er konstateret nogle fejl og mangler indenfor rettidigheden. Direktoratet ønsker en redegørelse for hvilke initiativer, der er iværksat for at reducere væsentlige fejl fremadrettet. Det er Arbejdsmarkedsservice s vurdering, at der allerede er iværksat forskellige initiativer, der skal sikre dette, bl.a. brugen af WorkBase, den generelle fokusering på rettidigheden, der kan været i chefgruppen samt den generelle undervisning, der har været iværksat i Arbejdsmarkedsservice. Økonomiske forhold Det skønnes, at den afvigende difference er i størrelsesordenen kr. Manglende korrekt kontering kan betyde, at der ikke kan udbetales statsrefusion. Arbejdsdirektoratet har ikke oplyst hvorvidt dette kan blive en konsekvens af ovenstående. Det vil i givet fald ikke dreje sig om det fulde beløb, men alene refusionen heraf. Personalemæssige forhold Det vurderes, at det vil tage 2 fuldtidsnormeringer i en uge at foretage afstemning af årsregnskabet for Vojens Kommune for regnskabsåret 2006, i alt ca. 74 timer. Juridiske aspekter Med de tiltag, der er skitseret i sagsfremstillingen vurderes det, at Haderslev Kommune opfylder de lovmæssige bestemmelser på området. Tovholder/informationsansvarlig Pernille Svindt Lentfer Bilag bemærkninger til revisionsberetning - Vojens Kommune (506632) bemærkninger til revisionsberetning - Gram Kommune (506625) bemærkninger til revisionsberetning - Haderslev Kommune (506622) Besvarelse til Beskæftigelsesministeriet vedr. revisionsbemærkninger (506233) besvarelse til Beskæftigelsesministeriets bemærkninger omkring Gram Kommune (506207)

11 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 293 Indstilling Arbejdsmarkedsservice indstiller overfor Arbejdsmarkedsudvalget, at vedlagte svarskrivelser godkendes til afsendelse til Beskæftigelsesministeriet beretningerne i øvrigt tages til efterretning for fremtidig iagttagelse. Godkendt 222. Budgetkontrol 2008 DIMAHH / 08/25312 Sagsfremstilling Der er i forbindelse med budget 2008 foretaget en gennemgribende budgetopfølgning for at se hvorvidt ressourcerne bruges efter budgettet eller om der skal ske ændringer af fordelingen og forbruget af ressourcer. Dette skal udover budgetændringer, være grundlag for at se på den fremadrettede økonomi i Arbejdsmarkedsservice. Der har indenfor arbejdsmarkedsområdet været meget gunstige konjunkturer, hvilket kan ses på udgiften til overførsler til borgere i form af kontanthjælp, sygedagpenge og lignende. Dermed har der været en overbudgettering der giver mulighed for en mindreudgift på 37 millioner. Denne udvikling kan forventes at aftage gennem resten af 2008 og fremad. Der er i Arbejdsmarkedsservice brug for at den enkelte leder får større økonomisk ansvarlighed. Dette gør at der er brug for at foretage væsentlige budgettilpasninger. Dette skal på sigt være medvirkende til en bedre omkostningsstyring af midlerne indenfor servicerammen. Det kan konstateres at der er et forventet overforbrug i forhold til det budgetterede på 36,979 millioner kroner. Dette forbrug er nødvendigt i 2008 for at sikre en stabil drift i resten af året. Dette skyldes primært store uregelmæssigheder på: Lønforbruget Ufinansierede projekter Parkerede økonomiske udfordringer der ikke er forholdt sig til Enkelt bevillinger uden styring Overførsel af sidste års driftsresultat Der er eksempelvis en institution, hvor der for tidligere år er et overforbrug på 2 millioner kroner, samtidig med at der tidligere har været et stort underskud. Der findes andre steder hvor der ikke er sammenhæng mellem den godkendte normering/lønsum og det faktiske forbrug af lønkroner. Projektet fokus på fravær og Kvinde projektet er begge steder hvor der ikke har været finansiering bag igangsættelse af projekter. Der findes et eksempel, hvor man har parkeret en lønudgift på 6,2 mil. uden at tage stilling til hvor beløbet skulle finansieres fra. Der er konstateret et betydeligt overført underskud, der nu skal finansieres for at skabe en fremadrettet fornuftig styring af driften.

12 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 294 Dette betyder, at nogle af de afdelinger, der over tid har optjent et overskud fratages dette samtidig med at nogle tilskrives et underskud. Økonomiske forhold Mindreudgift / Merudgift/ Bilag Sted nr. Sted: merindtægt mindreindtægt Arbejdsmarkedsservice Jobcenter fællesadministration Stab og administration Dokumentation og analyse Jobcenter Fastholdelse og Virksomhedskont Jobcenter Sygedagpenge/soc. Jobteam Jobcenter Integration og Jobteam Zonen Stedet Kvindeprojektet Oasen Sprogcentret Integration fællesudgifter Verdande Det grønne sjak Ydelseskontoret Fokus på Fravær Jobcenter Fleksjobpuljen Hospice Sønderjylland Projekt Skov & Natur xxx Statsrefusion af driftsudgifter i f.m. aktivering Tingvejen 1, Vojens Tingvejen 2, Vojens Jobværkstedet i Gram Servicegruppen Reva EGU EGU - Plus xxx Haderslev Produktionsskole xxx Fællesområdet Provotiv Arbejdsmarkedsskolen Fællesområdet Statsrefusion Integrationsområdet Udligning af overførselsbeløb fra 2007 til I alt Overførselsindkomsterne Mindreudgift

13 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 295 Personalemæssige forhold Da der er tale om store økonomiske ændringer vil det ikke kunne udelukkes at der skal ske reduktioner i personaleomkostningerne fremadrettet. Procedure Det må på nuværende tidspunkt ses som bydende nødvendigt at der foretage en grundig budget kontrol givet den nuværende økonomiske situation i arbejdsmarkeds service. Tovholder/informationsansvarlig Helge Gellert Bilag Verdande - årsagsforklaring (505450) Fastholdelse og virksomhedskontakt (505503) Sygedagpenge og det sociale Jobteam (505495) Sprogcentret - årsagsforklaring (505449) Oasen - Årsagsforklaring (505452) Det Grønne Sjak - årsagsforklaring (505451) Statsrefusion på Integrationsområdet - Årsagsforklaring (505453) NYT NYT arbejdsmarked fælles (506494) Hospice Sønderjylland BK 2008 (506672) integration (505504) Fleksjobpuljen BK 2008 (506549) Jobcenter BK 2008 (505723) Fokus på fravær BK 2008 (505624) Stedet - Årsagsforklaringer. (505437) Zonen - Årsagsforklaringer (505439) Overførs. fra 2007 til 2008 AM-Udvalget (507030) NYT Nyt Jobcenter fælles (506517) NYT NYT Ydelseskontoret (506193) Integration fælles området - årsagsforklaring (505448) NYT MYT Stab og adm (506532) NYT NYT Dokumentation og analyse (506195) Haderslev Arbejdsmarkedsskole - endelig (516308) Fællesområde endelig (507022) Tingvej nr. 1 - endelig (506665) Projekt Skov & Natur - endelig (515940) Statsrefusuion driftsudgifter - endelig (506771) Projekt PROVOTIV - endelig (506711) Tingvej 2 - endelig (506645) EGU-PLUS - endelig (506518)

14 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 296 Servicegruppen - endelig (506716) Jobværksted Gram - endelig (506594) REVA - endelig (506513) EGU - endelig (506486) Haderslev Produktionsskole - endelig (506472) dokument om overførselsindkomster (515626) Indstilling Arbejdsmarkedsservice indstiller, at budgetopfølgningen godkendes, hvilket blandt andet indebærer af en del af netto mindreforbruget fra overførselsindkomsterne bruges til finansiering af store dele af merforbruget henhørende til servicerammen samt det overførte underskud den netto kommunale mindreudgift på kr. tilføres kassebeholdningen Arbejdsmarkedsudvalgets indstilling vil foreligge til Økonomiudvalgets møde. Godkendt med bemærkning om, at Udvalget anbefaler et ansættelsesstop, administreret af direktøren 223. Orientering og spørgsmål fra medlemmerne DILONO / 08/915 Fraværende: Morten Finnemann Orientering fra forvaltningen DILONO / 08/915

15 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 297 Fraværende: Morten Finnemann Orientering vedr. retssag Orientering om udvidelsen af arbejdsgiverperioden på sygedagpengeområdet 225. Eventuelt DILONO / 08/915 Fraværende: Morten Finnemann Ekstraordinært udvalgsmøde den kl Afbud fra Rita Juhl og Tonny Thomsen. LUKKET DAGSORDEN 226. Afgørelse fra Statsforvaltningen Syddanmark

16 Arbejdsmarkedsudvalget, Side 298 Underskriftsside Finn Lykkeskov Rita Juhl Morten Finnemann Allan Emiliussen Tonny Thomsen Jan Christensen Irene Høgh Helge Gellert