Kommissorium for etablering af frivilligcenter på Skjoldborg

Transkript

1 Socialpsykiatrien Kommissorium for etablering af frivilligcenter på Skjoldborg Til: Udvalget for Voksne og Sundhed Sagsnr.: 2010/02571 Dato: Sag: Bilag: Sagsbehandler: Etablering af frivilligcenter samt nyt samværs- aktivitetstilbud CASA rapport Lars Haase (Projektleder) Indholdsfortegnelse Baggrund... 1 Mål... 2 Formål... 2 Faser... 3 Ressourcer... 4 Organisering... 4 Tids- og handleplan... 7 Baggrund I forbindelse med vedtagelse af budget 2010 blev det besluttet, at der på Skjoldborg skal etableres følgende: - Et frivilligcenter. - Et nyt samlet Samværs- og aktivitetstilbud for socialpsykiatriens brugere under henhold til Servicelovens Baggrunden for denne beslutning er et ønske om, at styrke kommunens støtte til frivilligt socialt arbejde og samtidig, at styrke socialpsykiatriens arbejde med sindslidende. Ved at samle disse tilbud under et tag, er det ambitionen, at skabe nogle rammer således at frivillige og socialpsykiatriens brugere kan have gavn af hinanden. Den første fase i denne proces er dels at flytte socialpsykiatrien 2 og dels at igangsætte arbejdet med et frivilligcenter, der på sigt skal kunne drives af de frivillige selv. 1 Servicelovens 104: Kommunalbestyrelsen skal tilbyde aktivitets- og samværstilbud til personer med betydelig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller med særlige sociale problemer til opretholdelse eller forbedring af personlige færdigheder eller af livsvilkårene. 2 Det er besluttet også at flytte Socialpsykiatriens administrative arbejdspladser til Skjoldborg, hvorfor der i praksis er tale om en samlet flytning af hele Socialpsykiatrien til Skjoldborg.

2 Kommissoriets sigte er at beskrive denne fase, samt opridse det arbejde som er umiddelbart forestående nemlig den fysiske og organisatoriske etablering af et socialpsykiatrisk samværs- og aktivitetstilbud og frivilligcenter på Skjoldborg. Mål Etableringsfasen vil have fokus på igangsætning af de processer, som på sigt skal forme både samværs- og aktivitetstilbuddet og Frivilligcentret. De overordnede mål med projektet er således: A. At etablere et Frivilligcenter på Skjoldborg, som på sigt skal være økonomisk og organisatorisk uafhængigt fra Halsnæs kommune, som led i kommunens samlede indsats under henhold til Servicelovens 18. B. At skabe et nyt samlet Samværs- og aktivitetstilbud på Skjoldborg under henhold til Servicelovens 104. Formål Ved at gøre Skjoldborg til en ny ramme for Frivilligcenter og Socialpsykiatri, er det forventningen på kort sigt at: De frivillige får støtte i form af blandt andet mødelokaler, opbevaring af materiale, kontorfaciliteter, rekruttering af nye medlemmer, hjælp til fondsansøgninger, netværk med andre foreninger, fællesarrangementer, vidensdeling m.v. Socialpsykiatriens ansatte opnår bedre fysiske rammer, idet de nuværende er utilstrækkelige. Disse nye rammer indgår i Socialpsykiatriens virksomhedsplan og skal understøtte den metodiske og ressourcemæssige udvikling af Halsnæs Kommunes sociale psykiatriske tilbud. Dette er nærmere beskrevet i Socialpsykiatriens virksomhedsplan for Brugerne opnår øget medbestemmelse og flere muligheder for at agere udenfor den ramme som de nuværende tilbud udgør. Dette søges opnået gennem arbejde med især inklusion og kompetencer. Det er forventningen at der i 2012 kan dokumenteres følgende: Side 2 af 8

3 En positiv udvikling af hele det frivillige sociale arbejde i Halsnæs kommune. Der tilbydes lokaler, konsulenthjælp til fondsansøgninger, undervisning, temaaftener osv. Der oprettes en opgavebank hvor alle der har lyst til at få løst en opgave kan henvende sig og ligeledes en deltagerbank hvor frivillige og brugere, som ønsker at bidrage med noget, kan tilmelde sig. Det kan både være foreninger, enkeltpersoner som ikke er tilknyttet foreninger og sindslidende der eksempelvis kan hjælpe fysisk handicappede med praktiske gøremål. Skellet mellem bruger og frivillig bliver således mindre. Bedre ressourceudnyttelse og udvikling af socialpsykiatriens ydelser. For personalets vedkommende skal det lave sygefravær og høje trivsel bevares. Fagligt skal der kunne ses en udnyttelse af de nye muligheder, eksempelvis øget netværksdannelse for brugernes vedkommende og brug af de nye fysiske rammer. Synergi i samspillet mellem socialpsykiatri og det frivillige område. Synergi vil sige at der opstår noget nyt når flere ting kombineres. Man kan sige at synergi er, når 1+1=3. Ud over at Skjoldborg fungerer som organisatorisk enhed med retningslinjer, bruger-råd osv., er der igangsat aktiviteter som inkluderer både sindslidende og frivillige. Det kan eksempelvis være mentor-ordninger, frivillige støttepersoner, cafeaktiviteter, fælles arrangementer osv. Faser Arbejdsprocessen består af følgende faser. Fase 1 (a+b) og 2 repræsenterer de overordnede mål for 2010 mens fase 3 er langsigtede processer som skal igangsættes efter etableringen. Fase 1a: Flytning af administrative arbejdspladser Flytning af socialpsykiatriens arbejdspladser påbegyndes umiddelbart efter overtagelsen af Skjoldborg. Konkret skal socialpsykiatrien flytte ind på 1. sal i Skjoldborg i løbet af april. Det forberedende arbejde er i gang, herunder etablering af IT-adgang i lokalerne, som hidtil har været varetaget af Hillerød kommune på Skjoldborgs 1. sal. Det forventes at socialpsykiatrien i første omgang flytter ind med eksisterende møbler uden store ændringer af de nuværende lokaler, bortset fra en mulig sammenlægning af 2 lokaler og opsætning af en skydedør, for at etablere et mødelokale. Således er målet at socialpsykiatrien har fuldendt flytteprocessen inden sommerferien Fase 1b: Sammenlægning af Samværs- og aktivitetstilbud Denne fase er allerede i gang, idet de social psykiatriske væresteder - Gimle og Anemonen - har arbejdet hen mod flytningen længe. Endelig lukning forventes foretaget Side 3 af 8

4 gradvist i løbet af efteråret 2010, i takt med at lokalerne i stue-etagen på Skjoldborg kan tages i brug. Fase 2: Etablering af frivilligcenter Denne fase vil blive igangsat april 2010 i forbindelse med åbent hus arrangement 17. april Der er en stor usikkerhed forbundet med denne fase, idet den ikke kun består i en organisatorisk opstart men ligeledes indebærer at Skjoldborg skal gøres handicapvenlig. Dette kan formentlig tidligst fuldendes i efteråret Ud over byggeprojektet skal de frivillige involveres i brugen og indretningen af frivilligcentret, men det er hensigten at frivilligcentret i første omgang kan åbne for lokalebooking og opbevaring i efteråret 2010, og udbygge opgaverne i takt med at eventuelle ombygninger fuldføres. Forud for den fysiske indvielse af frivilligcentret i efteråret 2010, skal der arbejdes med netværk mellem alle brugere af Skjoldborg, indretning, opgaver og faglighed i følgegrupper og arbejdsgrupper. Fase 3: Ibrugtagning og udvikling af frivilligcenter og Samværs- og aktivitetstilbud Efter etableringen skal der arbejdes mere målrette mod de opstillede mål, som er skitseret ovenfor. Det er dog ikke ensbetydende med, at dette arbejde først starter efter åbningen af Skjoldborg. En positiv udvikling af begge tilbud forudsætter, at der allerede i fase 1-2 skal etableres samarbejde og netværk, diskuteres indretning, behov og visioner og mange andre ting, som skal være med til at danne rammerne for det arbejde der skal foregå efter at Skjoldborg er taget i brug. Ressourcer Projektets ressourcer i opstartsfasen består af: Skjoldborg stilles til rådighed under gældende aftaler for drift og vedligeholdelse. kr. 2 millioner bevilget fra Halsnæs kommunes anlægsprojekter til at gøre Skjoldborg handicapvenlig Der er bevilget kr for 2010 og kr for 2011 til etablering af frivilligcenter, hvoraf løn til projektleder/frivilligkoordinator skal afholdes. Ad hoc inddragelse af direktionskonsulent Pauline Lindskov. Medarbejder i skånejob 15 timer ugentligt. Organisering Der er mange interessenter indvolveret i projekte. Projekt organsationen er opbygget for at kunne rumme og inddrage de mange forskellige interessenter bedst muligt. Side 4 af 8

5 Projektet er organiseret med en styregruppe, en projektgruppe, to følgegrupper og en arbejdsgruppe med en underarbejdsgruppe, som har sin egen referencegruppe (se nedenfor). Det er tanken at projektet i sin helhed bygger på den eksisterende organisation så vidt muligt, hvilket skal give den nødvendige bærekraft, og samtidig inddrager alle relevante aktører. Samtidig skal der i opstartsfasen etableres de netværk som vil være centrale for udviklingen af frivilligcentrets virke, herunder både faglige og frivillige netværk på længere sigt. Styregruppe: Helle Hagemann Olsen (projektejer) Klaus Godsk Kolberg Janne Westerdahl Lars Haase (projektleder) Tværfaglig følgegruppe Eksempelvis: Job og arbejdsmarked Velfærdsservice Familie og børn Fritidskonsulent Projektgruppe Lars Haase (Projektleder) Susanne Lefevre Rasmussen Hanne Ulvedal Følgegruppe Handicapråd Foreninger Enkeltpersoner Andre interesserede Arbejdsgruppe Byggeteknisk Arbejdsgruppe Christian Therp Byggeteknisk referencegruppe Rengøring, SiR, Beredskab Lars Haase Side 5 af 8

6 Styregruppe Styregruppen har det overordnede ansvar for, hvordan projektet udformes indenfor de givne rammer, herunder hvordan ressourcerne udnyttes. Styregruppen består af: - Helle Hagemann Olsen (Projektejer) - Klaus Godsk Kolberg - Janne Westerdahl - Lars Haase (Sekretær/Projektleder) Projektgruppe Projektgruppen står for det daglige planlægning og koordinering af projektet. Projektgruppens opgave er at sikre udførelsen af projektet under hensyntagen til alle interessenter, herunder etablering af netværk og samarbejde med disse. og består af: - Lars Haase (projektleder) - Susanne Lefevre Rasmussen - Hanne Ulvedal Jensen Arbejdsgruppe Der etableres en samlet arbejdsgruppe bestående af projektgruppen og interesserede frivillige og brugere. Tanken med en fælles arbejdsgruppe er dels at sikre en smidig og dynamisk organisering og opgaverne, og dels at tænke i synergi og helheder. Fysisk indretning kan eksempelvis ikke ses uafhængigt af faglige overvejelser, behov og økonomi. I praksis vil det dog ikke være realistisk at involvere alle i alt, hvorfor der med al sandsynlighed vil opstå undergrupper hen ad vejen. Som det fremgår af CASA-rapporten (vedlagt), at der er mange mennesker som har mod på at lave frivilligt arbejde, men som ikke ønsker at engagere sig i foreningerne. Det vil derfor være uhensigtsmæssigt at udelukke "uorganiserede frivillige", både fordi disse kan udgøre en væsentlig ressource og fordi det ville gå imod projektets tanke om inklusion. Derfor skal alle interesserede, som udgangspunkt, have mulighed for at deltage i arbejdsgruppen, hvilket der informeres om i forbindelse med åbent hus arrangementet Følgegrupper: Der nedsættes to følgegrupper, som har det til fælles at de skal sikre at alle interessenter bliver hørt og bliver løbende informeret om projektets udførelse. Det er forventningen at disse grupper er med til at skabe ejerskab og tilknytning til centret. Følgegrupperne har ikke nogen formel beslutningskompetence, men er afgørende for projektets udførelse, og ligeledes for den netværksdannelse som vil være af stor betydning i frivilligcentrets daglige virke efter åbningen, som følge af de samarbejdsrelationer der kan etableres i den opbyggende fase. De to følgegrupper er: A. En følgegruppe bestående af handicaprådet, interessenter fra råd, foreninger, brugere som Side 6 af 8

7 er indenfor den primære målgruppe for frivilligcentret (frivillige og sindslidende) samt interessenter som efter etablering af centret vil være centrale for udviklingen af frivilligcentrets samlede virke og tilbud til borgerne. Gruppen vil fungere som bindeled til foreningslivet, hvorigennem der er mulighed for at bidrage til frivilligcentrets opbygning, og dels være medskaber af frivilligcentret. Følgegruppen er åben for alle interesserede, med samme begrundelse som arbejdsgruppen. B. En tværfaglig følgegruppe som repræsenterer social psykiatriens medarbejdere og formelle samarbejdspartnere i kommunen, eksempelvis hjemmevejledere, voksenrådgivning, jobcenter og fritidskoordinator. Der er endnu ikke navne på medlemmerne af denne referencegruppe. I det daglige vil Lars Haase som projektleder være bindeled til gruppe A og Susanne Lefevre Rasmussen være bindeled til gruppe B. Byggeteknisk arbejdsgruppe og referencegruppe Ombygningen af Skjoldborg, som skal gøre bygningen tilgængelig for handicappede, vil til dels foregå som et parallelt projekt, hvorfor der er etableret en byggeteknisk arbejdsgruppe med tilførende referencegruppe. I denne gruppe sidder Lars Haase og Christian Therp. Det er arbejdsgruppens opgave i samarbejde med referencegruppen at opstille rammer for byggeriet, herunder overslag på udgifter, og forslag til løsninger. Når en endelig plan for byggeriet ligger klar, vil selve udførelsen blive varetaget af Christian Therp. Referencegruppen består af relevante parter, herunder sikkerhedsrepræsentant i socialpsykiatrien, beredskabet og kommunens rengøringsservice. Tids- og handleplan OBS: Det er endnu uvist hvornår projektet har fuld råderet over Skjoldborg, idet Sprogskolens flytning endnu ikke er fastlagt. Det betyder at Socialpsykiatriens arbejdspladser ikke kan flyttes, og den oprindelige tidsplan kan derfor ikke overholdes. Det er uvist i hvilket omfang dette har konsekvenser for det samlede projekt, hvorfor der tages forbehold for forsinkelser som følge af at bygningen ikke kan overtages som det oprindeligt var oplyst pr. 1. april Tid Milepæl/aktivitet Ansvar 1. februar Møde med ny projektleder Februar 10. Februar Kommissorium, organisering samt tids- og handleplan udarbejdet Møde med kommunikation og presse Toini Floris Kl i Mars Side 7 af 8

8 22. februar Møde i Udvalget for voksne og sundhed 26. februar Styregruppemøde Afventer Ultimo marts primo april Marts April Skjoldborg fraflyttes Annoncering ifbm. åbent hus Etablering af Arbejdsgruppe vedr. handicapvenligindretning af Skjoldborg Ansøgning om udmøntning af midler til handicapvenlig indretning 22. marts Møde i udvalget for voksne og sundhed 17. april Åbent hus Anette Westh oplæg præsentation af kommissorium brugerhistorie - invitation til ideer og forslag fra de frivillige Afventer April maj Marts april Primo april Afventer 9. april til HHO 13. april prøvedagsorden Fysisk indretning mm. af Skjoldborg Projektering af byggeprojektet handicapvenlig indretning af Skjoldborg indstilling til udvalg vedr. frigivelse af midler Screening af fonde og puljer ifbm. frivilligkoordinator Styregruppemøde Social-psykiatrien adm flytter ind Udvalget for voksen og sundhed (Præsentation af kommissorium, tids- og handleplan for hele projektet) 26. april møde Ultimo August Festdage - August August September november 2010 September november 2010 Samværs- og aktivitetstilbuddet etableret Frivillighedscenter etableret Ansættelse af frivilligkoordinator Opgavebank etableret Side 8 af 8