AlphaOmega produktbeskrivelse

Transkript

1 CHYMEIA ApS AlphaOmega produktbeskrivelse Version 6.0 V Denne produktbeskrivelse omhandler kemikaliestyringsprogrammet AlphaOmega. Bemærk venligst at dette er en dynamisk oversigt, der beskriver programmets aktuelle funktioner. Produktbeskrivelsen opdateres i forbindelse med udvikling af programmet, og den seneste udgave, erstatter altid tidligere versioner. Ved hver større versionsopdateringer følger af en beskrivelse, der redegør for ændringer og nye funktioner i programmet, se bilagene og punkt 11. Funktionsoversigten i punkt 2 beskriver funktionerne i to versioner: SDS standard og APB standard. Versionstypen vil fremgå af aftalen, og med mindre andet er angivet, er der tale om en SDS standard. For light versioner vil der være særlige begrænsninger, der er beskrevet i det/den konkrete tilbud/aftale. For WEB løsningerne findes særskilte produktbeskrivelser, som kan rekvireres ved henvendelse til CHYMEIA ApS. 1. Produktet Kemikaliestyringsprogram til udarbejdelse af sikkerhedsdatablade og arbejdspladsbrugsanvisninger. AlphaOmega er et softwareprogram med licens, der kræver årlig fornyelse. Abonnements- og opstartspriser fremgår af aftale/ordre/tilbud. Produktet må ikke bruges, uden at softwarens licensbetingelser er accepteret, og alle brugere skal sikre sig, at de har disse til rådighed. 2. Funktionsoversigt Oversigten herefter beskriver en række af de udvalgte centrale funktioner i AlphaOmega. SDSversion APBversion Forklaring Beregning af klassificering AlphaOmega kan beregne klassificeringer efter både CLP og DPD (dog ikke beregningsuegnede elementer, som f.eks. flammepunkt). Kemiske reaktioner beregnes naturligvis ikke. Sikkerhedsdatablade (SDS) - AlphaOmega generer 16-punkts datablade i henhold til reglerne i EU forordningen 1907/2006 Annex II og opdateringer hertil. Sprog SDS - Der kan genereres SDS på følgende sprog BG, DK, EN, ET, FI, FR, EL, NL, IS, IT, HR (uden grænseværdier), LV, LT, NO, PL, PT, RO, RU (europæisk), SK, SI, ES, SE CS, TR, DE og HU. Link til landekoder: EU lokallovgivning - Til sprogversionerne er det muligt at hente oplysninger fra de pågældende landes speciallovgivninger, f.eks. nationale grænseværdier. Det kan ikke garanteres, at samtlige nationale kemikaliesær-lovgivninger i de pågældende lande altid er tilgængelige, men det tilstræbes. Som ved de andre lister er automatikken begrænset af mulighederne for søgning på unikke CAS nr. Håndtering af eksponeringsscenarier for downstream users Der kan genereres SDS for flere anvendelser (eksponeringer). Se bilag 1 ændring 1. (Fare-)Etiketter (lager/produktion) Etiketter kan udskrives efter behov fra generede pdf-filer. Etiketterne er kun til internt brug, dvs. ikke salgsetiketter. Kemikaliestyring Kemikaliestyring på både substans, råvare og produktniveau er muligt via programmets mange søgninger og udtræk. Arbejdspladsbrugsanvisninger (APB) AlphaOmega generer 16. punkts datablade efter de danske regler.

2 Uddrag af APB Det er muligt at generere et uddrag af APB på typisk 2-3 sider. Dette er et frivilligt supplement til de øvrige datablade. Arbejdskort Det er muligt at generere et arbejdskort på typisk en side, der alene beskriver faren og påkrævede værnemidler. Dette er et frivilligt supplement til de øvrige datablade. Engelske APB uddrag og arbejdskort APB er dansk lovgivning, men som en hjælp til udenlandske medarbejdere i DK, kan der også genereres APB uddrag og arbejdskort i en engelsk udgave. Udenlandske APB formater Hvis aftalt Hvis aftalt I den engelske brugerflade, er der nu mulighed for at generere APB" lignende dokumenter på tysk (Betriebsanweisungen), svensk (Skyddsblad), norsk, engelsk (COSHH) og polsk. Egne sætninger Det er muligt at indsætte sine egne specialsætninger i udvalgte sektioner af databladene, se mere under afsnit 3. Forslag til P-sætninger Til udvælgelsen af P-sætninger har CHYMEIA ApS udviklet en funktion, der kommer med et forslag til valg af P-sætninger. Der er mulighed for selv at ændre i kriterierne bag udvælgelsen. Valg af specifikke S- og P sætninger S- og P-sætninger kan også vælge direkte i brugerfladen. Bemærk at dette tilsidesætter det automatiske valg også ved opdateringer. Automatik - generering af datablade AlphaOmega arbejder med automatiserede processer. Programmet henter oplysninger fra kemikalielister. Via egen beregnings-motor, indtastede produktinformationer og et sætningsbibliotek kan AlphaOmega generere datablade ved tryk på en knap. Ved - opdatering af datablade lovgivningsændringer af klassificeringer kan programmet normalt lokalisere og tilpasse databladene automatisk, hvis blot produkterne er korrekt indtastet og oprettet med de nødvendige oplysninger. Versionsstyring Databladene har 2-cifret (væsentlige/ mindre væsentlige) versionsnummer. Ændringer i dokumenterne er markeret med en blå trekant, så en bruger/læser hurtigt kan lokalisere alle ændringer i forhold til sidst modtagne dokument. Industrilisten Det er muligt at hente oplysninger til klassificering fra ECHA s industriliste. Lister og lovgivning Programmet laver opslag i en lang række lister. Bl.a. EU's liste over harmoniseret klassificering, EINECS, grænseværdilisten m.fl. Som ved de andre lister er automatikken begrænset af mulighederne for søgning på unikke CAS nr. Løbende opdateringer AlphaOmega tilpasses løbende til ny relevant lovgivning og med nye funktioner. Denne tilpasning er som udgangspunkt inkluderet i abonnementsprisen, men i helt særlige tilfælde kan der blive udviklet ekstra funktioner, der tilbydes som tilkøb, f.eks. LIMS programmet Delta, blandingsmodulet MIX og lignende. Stofdatabase Oprettes af bruger Oprettes af bruger I AlphaOmega er databasen individuel, dvs. hver virksomhed opretter egen database med aktive stoffer. Stofferne oprettes typisk nemt ved brug af AlphaOmega s søge- og hentefunktioner. Klonfunktion Et lignende produkt kan hurtigt oprettes ved anvendelse af klonfunktionen. Hotline (med mindre andet er aftalt: 5 timer årligt, og minimum 15 minutter pr. henvendelse) AlphaOmega hotline gælder ikke kun forhold omkring softwaren, men giver også mulighed for rådgivning om kemikalielovgivningen (i relation til programmets anvendelse). Arkivering AlphaOmega flytter gamle dokumenter til arkivering. Den aktuelle mappe rummer de nyeste/gældende datablade. Trade-funktion Selv om indholdet af de enkelte stoffer ikke kendes præcist, kan AlphaOmega alligevel arbejde med databladene via en tradefunktion, hvor klassificeringer /MAL-koder/VOC-værdier indtastes og beregningerne derved sættes ud af kraft. Denne funktion er kun mulig på andet niveau (dvs. råvarer). VOC beregning Mulighed for automatisk VOC beregning efter indtastning af relevante attributter.

3 MAL koder Automatisk MAL funktion, hvor programmet henter attributter fra lovgivningen til beregning af MAL-koder. Programmet indeholder bilag 1 og listen over administrativt fastsatte malfaktorer. Derudover guides brugeren igennem underbilag 2 og 3 (der kræver pt. DSD klassificering og damptryk indtastet). Detergent datablade Programmet kan genere detergentdatablad (også den medicinske variant). Adgangsstyring og validatorer - Brugere kan sættes op med forskellige adgange til programmet og dets funktioner. Detergent/kosmetik deklaration i SDS - Det er muligt at få vist en detergent/ kosmetik deklaration i SDS. Speciallovgivning Relevant speciallovgivning er oftest indarbejdet i programmet. Mangler i forhold til særlige brancheønsker kan oftest oprettes efter aftale. Jf. dokument med undtagelser i linksamlingen i AlphaOmega. Linksamling I programmet findes en unik linksamling, som kan bruges til selvklassificering og indhentning af andre relevante oplysninger. Brugerguide Brugerguide leveres via infoark, der findes i link-samlingen i programmet. Engelsk, tysk, svensk brugerflade Der er mulighed for at skifte mellem forskellige brugerflade-sprog, det kan dog ikke garanteres, at alle disse oversatte brugerflader indeholder alle funktionaliteter. Backup funktion Indbygget backup, der sættes op og styres af brugeren. Kan fravælges under Admin (Anbefales ikke!). CHYMEIA ApS forpligtiger sig ikke til at levere samtlige her omtalte funktionaliteter fremadrettet (heller ikke dem i bilagene). Der kan være tekniske aspekter, lovgivning eller praktisk forhold, som medfører at en funktion fjernes igen. Udvidelser SQL database Tilkøb Tilkøb Standarddatabasen er Microsoft Access, der efter ønske og mod betaling kan opgraderes til virksomhedens egen MS SQL. Læsebrugerflade iapb Tilkøb Tilkøb Et lille ekstra program til offline formidling af genererede datablade (se også AlphaOmega WEB herunder). iapb gør det muligt for slutbrugerne kan søge APB og etiketter fra AlphaOmega. AlphaOmega WEB Tilkøb Tilkøb Online distributions- og bestillingssoftware til arbejdspladsbrugsanvisninger, der kan tilkøbes som en overbygning til AlphaOmega. Mulighed for stregkoder på etiket Stregkoder på etiketter giver mulighed for via iapb at hente relevante dokumenter med en tilsluttet stregkodescanner (kræver særlig font). Integration med andre systemer Tilkøb Tilkøb Kan normalt tilkøbes. CHYMEIA ApS har omfattende erfaringer med at skabe link mellem andre programmer og AlphaOmega. Overførsel af data Tilkøb Tilkøb Som regel vil eksisterende data kunne hentes ind i AlphaOmega. Dog henter vi ikke bearbejdede data ind. White/private label modul Tilkøb Tilkøb I AlphaOmega findes en indbygget model for håndtering af whitelabel kopier af datablade. Funktionen kan også bruges til egne kopier af datablade (produkter med flere navne). Delta LIMS med batch styring Tilkøb Tilkøb Kontakt CHYMEIA ApS for nærmere informationer. MIX blandingsrecepter fra AlphaOmega Tilkøb Tilkøb Kontakt CHYMEIA ApS for nærmere informationer.

4 3. Generelt I AlphaOmega arbejder man på 5 niveauer, hvor hvert niveau har en række faneblade. Tre af niveauerne vedrører substanser samt sammensætningen af råvarer og produkter. De to andre niveauer vedrører henholdsvis kemikaliestyring og administration. De tre første niveauer er: 1. Substansniveau, hvor bl.a. stoffernes klassificering og regulering oprettes. Dvs. de indre egenskaber for stofferne. 2. Et produkt/råvareniveau, hvor produktet/råvaren oprettes på baggrund af dets sammensætning af substanser. 3. Et produkt/blandingsniveau, hvor produktet oprettes på baggrund af dets sammensætning af råvarer. Man indtaster og henter oplysninger ind i brugerfladerne på de tre første niveauer. Dvs. at man som udgangspunkt ikke arbejder direkte i det enkelte datablad. Efter indtastning kan databladene genereres automatisk på baggrund af: a) Indtastede og hentede oplysninger. b) Beregninger i programmet. c) Sætninger hentet fra et sætningsbibliotek. Sætningerne hentes på baggrund af produktets karakter (egenskaber, indholdsstoffer, beregnet klassificering m.m.) og kan editeres frit efter behov. Sætningsbiblioteket kan redigeres af den enkelte bruger, som derved kan tilpasse sætningerne til branchespecifikke udtryk m.m.. Disse globale sætninger kan således frit ændres, men ikke slettes, og oprettelse af nye sætninger, kan kun ske gennem CHYMEIA ApS. Men det er muligt at oprette egne sætninger, der kan tilføjes under det/den enkelte produkt/råvare. På den måde kan man supplere det globale AlphaOmega sætningsbibliotek med sit eget sætningsbibliotek. Egne sætninger kan sættes op til enten at supplere eller erstatte sætninger fra AlphaOmega s globale sætningsbiblioteker. De informationer, der er specifikke for den enkelte virksomhed/det enkelte brugssted (såsom placering af nødbruser, øjenskyller m.m.), indtastes af virksomheden i sætningsmodulet. Disse informationer oprettes en gang for alle ved opstart og flettes herefter ind i de brugsstedsspecifikke APB ved genereringen. 4. Indbyggede lister AlphaOmega har en lang række indbyggede lister, hvorfra det er muligt at hente oplysninger ind i brugerfladerne. Søge-nøglen til de fleste lister er CAS nr. De indbyggede lister vedligeholdes af CHYMEIA ApS (via udsendelse), men det er vigtigt at være opmærksom på, at listerne ikke er fuldstændige, men begrænset af mulighederne for søgning på unikke CAS nr. F.eks. vil et stof, der er reguleret via en gruppeindgang i lovgivningen - ikke give et automatisk resultat, selv om stoffet er omfattet af listen. Det skal håndteres af brugeren evt. med hjælp fra CHYMEIA ApS lister om gruppeindgange og/eller hotline. 5. Nye versioner og opdateringer Da AlphaOmega er et licensbaseret program, vil almindelige opdateringer til programmet normalt være omfattet af licensen. Opdateringer fremsendes som filer til den centrale bruger på virksomheden. Bemærk at CHYMEIA ApS altid skal have oplyst, hvem den centrale bruger er, altså den som CHYMEIA ApS kan kommunikere direkte med vedr. forhold omkring softwaren. Efter anvisninger har kunderne mulighed for selv at fortage opdateringen ved at overskrive de tidligere filer med de fremsendte (HUSK altid at tage backup af egne filer/mapper først).

5 Er man utryg ved selv at foretage opdateringen, kan man bede CHYMEIA ApS om at gøre det via fjernadgang (TeamViewer). Ved større opdateringer kan det blive nødvendigt for CHYMEIA ApS at arbejde i længere tid med filer fra databasen, som I så fald skal fremsendes til CHYMEIA ApS. 6. Programtekniske forhold og backup Programmet er opbygget omkring en Microsoft Access database. Programmet kræver derfor, at der er installeret Microsoft Access 2007 eller nyere samt Microsoft Word 2007 eller nyere. Bruger/klient PC er bør minimum have i5 processor og 4GB RAM. Skærm opløsning 1200 x Alle klienter/brugere skal have læse- og skriveadgang til file share. File share skal være placeret på en hurtig server, det estimerede forbrug er 1-5 GB over en periode på år. Klienterne/brugerne skal være placeret tæt på file share. Programmet er delt op i en frontend og fem backends. De generede dokumenter kan tilgås på normal vis via programmets mappestruktur, se infoark 4. CHYMEIA ApS gør opmærksomhed på at hastighed / performance i høj grad er afhængig af hurtig IT infrastruktur. Det kan være nødvendigt at nedjustere makrosikkerheden i Access for at køre løsningen, det skal man være indforstået med. Programmet tager ved opstart en backup af virksomhedens data. Denne backup lagres som udgangspunkt på installationsstedet, men placeringen kan ændres af brugeren fra programmet under niveauet: [Admin]. 7. Installation, træning og kompetencer CHYMEIA ApS installerer AlphaOmega på en af kundens computere eller servere (egne eller udliciterede). Dette sker typisk det i forbindelse med den obligatoriske træningsdag. AlphaOmega er et ekspertprogram, der kræver særlige kompetencer at anvende hensigtsmæssigt, derfor leveres programmet med en obligatorisk træningsdag, der typisk afvikles ude på virksomheden. Bemærk at AlphaOmega alene er et hjælpe-værktøj. De udarbejde dokumenter skal valideres af brugerne, og brugerne skal både være uddannede og kvalificerede til at arbejde i softwaren. Bemærk at lovgivningen også stiller krav om, at opgaver som disse varetages af kvalificerede medarbejdere. 8. Fortrolighed CHYMEIA ApS behandler altid kundernes data fortroligt. 9. Support, hotline og guides Standardversionerne har en indbygget hotline, hvor det er muligt at kontakte CHYMEIA ApS for hjælp med programmet og den kemikalielovgivning, der knytter sig direkte til programmet. Support udføres normalt via fjernadgang (TeamViewer). Telefontid er 9-15 på hverdage. Hvis ikke andet er aftalt, er der en årlig begrænsning i hotline anvendelsen på 5 timer. Der udarbejdes løbende guides til programmet. Der lægges her vægt på udarbejdelsen af Inforark, som på en enkelt side beskriver specifikke problemstillinger.

6 10. Øvrigt Den etiket, der genereres i AlphaOmega, er alene en fareetiket til intern brug. Ved udarbejdelsen af salgsetiketter kan informationerne ikke ukritisk flyttes over, da andre regler/retningslinjer kan påvirke udformningen af salgsetiketten. Etiketten kan printes i fire forskellige størrelser. Papirformatet er 1, 2, 4 eller 8 etiketter på en A4 side. Papirtype: Diamond Polyfast. En mulig forhandler (uafhængig af CHYMEIA ApS) er Varenumre: D18-039P (1), D18-038P (2), D7169P (4), D7165P (8). Logo på sikkerhedsdatablade mv. hentes fra mappen //billeder/firmalogo og skal helst være i GIF format (se dog under admin setting). Filen skal kaldes logo.gif (også til white/privatelabel kopier). 11. Bilag Vedhæftet som bilag til denne produktbeskrivelse findes den seneste større ændringsbeskrivelser. Bemærk at teksten i disse bilag alene er en beskrivende orientering. Der kan være forbehold og begrænsninger i forhold til de beskrevne muligheder og funktioner, som ikke fremgår af teksten. Beskrivelsen er ikke udtømmende, der kan være mindre nyheder og rettelser, som ikke fremgår. Har man spørgsmål til funktioner og ændringer, er man altid velkommen til at kontakte CHYMEIA ApS. Beskrivelser af tidligere ændringer kan findes i linksamlingen.

7 Bilag 1: Beskrivelse af ændringer i AlphaOmega version 6.0 Beskrivelse af ændringer i AlphaOmega version 6.0 AlphaOmega version 6.0 rummer en række ændringer, som beskrives nedenfor. De nye funktioner har alle et nummer, der kan refereres til ved forespørgsler. De vigtigste ændringer Implementerede eksponeringsscenarier (1) Det er nu muligt at lave flere SDS/APB for hvert produkt. Dvs. at eksponeringsscenarier kan udarbejdes og vælges til produktet. Derefter kan der genereres målrettet SDS/APB for eksponeringerne. Disse E-SDS/ES-SDS versioneres særskilt. Vi har implementeret ECHA's C&L Inventory (2) så man nu søger CLP klassificeringer på en ny måde. Som bekendt omfatter listen alle stoffer - og ikke kun de regulerede. Klassificeringen hentes nu ikke længere ind fra fanebladet identifikation men skal i stedet vælges på fanen CLP via knappen [Find klassificering]. Opslaget giver typisk mulighed for at vælge mellem forskellige klassificeringer. Er man ikke sikker på, hvordan man vælger mellem disse, bør man kontakte CHYMEIA for supplerende vejledning/træning. Det er nu ikke længere nødvendigt med et CAS-nr til at hente data med, da C&L funktionen også kigger efter EF-nummer eller index nr. SDS format fra 1. juni 2015 (3) kan laves nu, jf. 453/2010 bilag 2. Transportkoder (4) Under Admin/opslag andet kan man nu lave nogle stadardtransport datasæt, som kan importeres på råvare og produktniveau. Dette inkluderer tunnnelkode også. Kontakt os for nærmere vejledning. Validering af substanser (5) kan nu foretages på fanen identifikation. Valideringen forsvinder igen, hvis der klikkes på en af de vigtige knapper. Man kan følge historikken på klik og validering ved at klikke på knappen "historie" på substansen. Dokumentgenerator (6) Vi har lavet en brugerflade, som kan køre på din (ellers en andens) PC. Den kan sideløbende generere dokumenter - hvis man gerne vil kunne arbejde videre i AlphaOmega brugerfladen - mens der f.eks. genereres 10 eksponeringsvarianter på 22 sprog. Denne generator åbnes på samme måde som AlphaOmega, og du angiver heri, om du vil have APB eller SDS genereret. Holdbarhedsgrupper (7) kommer nu omsider med i sektion 10 hvis valgt. Toksikologiske- og økotox-data (8) kan man nu undgå at få med i SDS. Fjern i givet fald flueben fra kolonnen "Include". P-sætninger med "/" eller "..." (9) I 4. ATP er der kommet en del flere P-sætninger med "/" eller "...". Det betyder at I nu selv kan være med til at bestemme, hvad der skal stå i P-sætningerne. Det kan gøres under Admin "Rediger P collections.." og "Rediger collection items" Vi laver en videoguide til dette asap. P-sætninger til detail/erhverv (10) Dr er nu to sorteringsalgoritmer en for erhverv og og en for detailsalg. Endvidere har vi indført sortering og prioritet af P for H så de stemmer overens med vedledningen fra ECHA. Egne skabeloner til SDS. (11) I kan nu (med noget fingerfærdighed) lave jeres egne word skabeloner. Det er dog ikke noget vi anbefaler, da I så skal gøre det fremover selv. Men hvis jeres designafdeling insisterer... Det gøres i Admin/[Lav nye dat-filer] - Mother -templaten ligger i.../alphaomega/dat/templat.doc Nye GV på en NO, FI, PL, EN, FR, SC og IS. (12) Gå til Admin/Opdatering og klik på vis Nye GV i EU. Ny Annex VI. (13) Gå til Admin/Opdatering og klik på vis ændrede klassificeringer. IATA (14) kan nu vises i SDS, hvis der klikkes af herfor. Man kan knytte flere leverandører (15) til sine råvarer - og navngive dem individuelt. Der er også indført et par nye rapporter (16) på opfordring fra jer. Der kan nu laves en logbogsrapport (17) så man bedre kan overskue historikken på råvareniveau. På substansniveauet, kan du nu se i hvilke råvarer og produkter substansen indgår (18) - på fanebladet "Indgår i" - der er aktive. Sidstnævnte var ikke med i den nuværende AlphaOmega. Flere nye sprog (19): Bulgarsk, kroatisk, lettisk, slovensk og rumænsk. Maj 2015