Funktionsbeskrivelse Ledelsessekretariatet

Transkript

1 Funktinsbeskrivelse Ledelsessekretariatet Overrdnet beskrivelse af sekretariatets arbejdspgaver Ledelsessekretariatets verrdnede frmål er at servicere g administrativt understøtte UCN s øverste ledelse (bestyrelse g rektrat). Sekretariatet skal medvirke til at implementere ledelsens strategiske beslutninger g sikre et højt fagligt niveau bag ledelsens beslutninger. Dkumentdat: Oktber 2010 Dkumentansvarlig: MIC Senest revideret: Senest revideret af: MIC Sekretariatet betjener UCN s øverste ledelse i frhld til strategiske, ledelsesmæssige, administrative g praktiske prcesser g løser pgaver på institutinelt niveau. Sekretariatet har ansvaret fr mråderne daglig ledelsesstøtte, institutinel sagsbehandling samt understøttelse af UCN s strategi- g udviklingsarbejde. Sekretariatet har endvidere ansvaret fr UCN s arkiv g jurnalløsning, herunder behandling af den institutinelt mdtagne pst. Med udgangspunkt i pgaveløsningen på institutinelt niveau varetager ledelsessekretariatet en række krdineringspgaver på tværs af institutinen, g bistår bl.a. den øverste ledelse i udvikling af samarbejdet med eksterne samarbejdspartnere g interessenter. Sekretariatet har desuden en krdinerende rlle ved udarbejdelse, implementering g pfølgning på UCN s verrdnede strategi g udviklingskntrakt. Ledelsessekretariatet er en stabsfunktin, der rganisatrisk er placeret under rektr.

2 Missin, visin g værdier Missin Ledelsessekretariatet understøtter den øverste ledelse med at realisere UCN s strategi g mål gennem effektiv sagsbehandling, daglig ledelsesstøtte, dkumentatin, kvalificeret sparring, legalitetskntrl samt sekretariatsbistand. Visin Ledelsessekretariatet vil være en dynamisk g praktiv samarbejdspartner fr UCN s øverste ledelse. Med afsæt i vres fkus på pgaveløsning på institutinelt niveau vil vi være kendt fr høj faglighed, prfessinalisme, engagement, helhedsrientering g gensidig respekt i pgaveløsningen. Vi vil være kendt fr at medvirke til at skabe sammenhængende løsninger, der baserer sig på tværgående samarbejde i rganisatinen. Vi pfatter s selv sm et servicergan g lægger vægt på at give en venlig g imødekmmende betjening til alle henvendelser. Værdier Ledelsessekretariatets værdier tager udgangspunkt i g udvikles i takt med de værdier, der er gældende fr hele UCN. Med udgangspunkt i de funktiner sekretariatet varetager søger vi særligt at være: INVOLVERENDE: Åbne, i dialg, kllegiale g sciale PROFESSIONELLE: Ambitiøse, engagerede g servicerienterede UDVIKLINGSORIENTEREDE: Dynamiske, nytænkende, prjektrienterede g kmpetenceudviklende i frhld til pgavernes skiftende karakter HELHEDSORIENTEREDE: Vi skaber gde løsninger ved at være helheds- g netværksrienterede i g udenfr rganisatinen SYNLIGE: Opsøgende, målrettede g tydelige i vres kmmunikatin g adfærd

3 Kernepgaver i sekretariatet Nedenstående udgør en versigt ver funktinsmråder i ledelsessekretariatet. Opgaveprteføljen er under løbende udvikling. Daglig ledelsesstøtte Oplæg g analyser Mødefrberedelse Sekretariat fr rektr Sekretariat fr råd g udvalg Understøtte rektr g direktinens prjekter Ledelsesinfrmatin Sparring Institutinelle udviklingspgaver Udvikling af administrative systemer g ledelsesværktøjer Udviklingskntrakt Strategiplaner Eksternt samarbejde/ institutinelle samarbejdsaftaler Missin Understøtte den øverste ledelse med at realisere UCN s strategi g mål Sagsbehandling Behandling af henvendelser til rektr Høringer, intern krdinatin Indstilling af medlemmer til udvalg, bestyrelser mv. Juridisk bistand vedr. styrelsesmæssige spm. Arkiv g jurnal Ansvar fr arkiv- g jurnalløsning (ESDH) Jurnalplan g -instruks Institutinel psthåndtering Supprtfunktin ESDH Registrering af ansøgninger til Fællesadministratin Figur 2: Kernepgaver i ledelsessekretariatet.

4 Daglig ledelsesstøtte til rektr Ledelsessekretariatets verrdnede pgave er i bredeste frstand at yde ledelsesstøtte til rektratet, herunder at yde støtte til praktiske ledelsesmæssige pgaver eksempelvis krdinering af prcessen fr møder i rektrat, bestyrelse, råd g udvalg. Sekretariatets ledelsesstøtte til den øverste ledelse sker ift. deres specifikke ansvar i frhld til en række institutinelle pgaver g prjekter. Udarbejdelse af plæg, udredninger g analyser 1 Praktisk understøttelse af rektratsmedlemmernes mødefrberedelse g - tilrettelæggelse 2 Krdinering/pfølgning på rektratets institutinelle prjekter g aktiviteter 3 Sparring med rektratet Deltagelse i krdinatin g udarbejdelse af ledelsesinfrmatin (ny indsats under udvikling) Kalenderstyring, rejseplanlægning g praktiske pgaver fr rektratet Frmulering af beretning til bestyrelsen, taler, frrd Krdinatr/ ceremnimester ved deltagelse af bestyrelsesfrmand eller rektr ved indvielse, receptiner.lign. Understøttelse af kmmunikatin fr rektratet, herunder udarbejdelse af rektratets nyhedsbrev g vedligehldelse af dele af institutinelt indhld på ucn.dk g UCNtern. Sekretariatsbetjening (mødefrberedelse g pfølgning mv.) fr følgende rganer 4 : Bestyrelse g rektrat HSU, SU fr Fællesadministratinen/Ledelsessekretariatet g SU fr Fællesfunktiner HAMU 1 F.eks. evaluering af team, intern kmmunikatinsundersøgelse, prcedure vedr. bestyrelsesvalg, pfølgende analyse vedrørende ptag mv. 2 F.eks. møder i rektrkllegiet, møder vedr. resultatlønskntrakter mv. 3 F.eks. møder med reginale uddannelsesinstitutiner, nrdjyske flketingsplitikere, rektrturne mv. 4 I frskellige mfang mfatter det udarbejdelse af dagsrdner, mødeplanlægning, udarbejdelse af referater g evt. efterfølgende pfølgning g krdinering

5 DSR (relevant støtte i en pstartsfase fr Fælles UCN DSR) IT Samarbejdsudvalg IT Sikkerhedsudvalg IT Gvernance Bard g digitaliseringsnetværket Sagsbehandling Ledelsessekretariatet har til pgave at varetage sagsbehandling g frmidling af henvendelser til rektr. Sekretariatet mdtager g krdinerer behandling af diverse høringer af relevans fr UCN, herunder særligt høringer fra Uddannelsessministeriet g Prfessinshøjsklernes Rektrkllegium. Sekretariatet udsender disse til hvedmråder, uddannelser mv., sm har interesse i den aktuelle sag g indsamler eventuelle svar med henblik på at der gives en samlet tilbagemelding fra UCN. Sekretariatet krdinerer i samarbejde med rektr på tilsvarende vis udpegning af medlemmer til diverse udvalg, bestyrelser.lign. Behandling/krdinering/viderefrmidling af henvendelser til rektr 5 Indstilling af medlemmer til udvalg, bestyrelser g lignende Høringer 6 Juridisk bistand vedrørende verrdnede styrelsesmæssige spørgsmål 7 Diverse ad hc sagsbehandling Institutinelle udviklingspgaver Sekretariatet understøtter UCN s øverste ledelse i frbindelse med større tværgående institutinelle udviklingspgaver ved UCN. Særligt vedrørende UCN s strategiplan g udviklingskntrakt med Uddannelsesministeriet yder sekretariatet ledelsesstøtte i frbindelse med udarbejdelse, pfølgning g afrapprtering. Udvikling af institutinelle administrative systemer g ledelsesværktøjer 8 5 F.eks. UVM initierede undersøgelser vedr. anvendelse af IT, ansøgning m øget dimensinering.lign. 6 Sekretariatet fungerer sm institutinel mdtager g sikrer udsendelse til relevante interne afdelinger, indsamler eventuelle svar g udarbejder fælles høringssvar fra UCN 7 Styrelsesmæssige spørgsmål vedr. vedtægt g delegatinsinstruks håndteres med nuværende kmpetencer 8 F.eks. ESDH løsning, årshjul g anvendelse af intellifrms til administrative sagsgange

6 Krdinerende funktin ift. UCN s udviklingskntrakt. Administrativ g prcessuel understøttelse/krdinering af udarbejdelse, realisering/pfølgning g afrapprtering Krdinerende funktin ift. UCN s verrdnede strategiplan. Administrativ g prcessuel understøttelse/krdinering af udarbejdelse, realisering/pfølgning g afrapprtering Etablering, udvikling g sekretariatsfunktin ift. institutinelle samarbejdsaftaler, f.eks. UCN s samarbejde med Aalbrg Universitet, Regin Nrdjylland, Vækstfrum, nrdjyske kmmuner g øvrige relevante aktører (krdinerende rlle frankret i sekretariatet) Arkiv g jurnalmrådet Det verrdnede ansvar fr UCN s arkiv g jurnalfunktin er frankret i sekretariatet. Sekretariatet har i den frbindelse ansvar fr udvikling g vedligehldelse af UCN s arkiv g jurnalsystem. I 2011 er der implementeret en ny ESDH løsning, sm udgør UCN s arkiv g jurnalsystem. Sekretariatet har ansvar fr den løbende udvikling af systemet, regler g prcedurer fr anvendelse af systemet, vedligehldelse af jurnalplan g jurnalinstruks samt kassatinsbestemmelser g vedligehldelse af vejledning m anvendelse af systemet. Endvidere er supprtfunktinen fr superbrugere frankret i sekretariatet. Sekretariatet fretager endvidere mdtagelse g intern distributin af fysisk g elektrnisk mdtaget pst i institutinens hvedpstkasse. Overrdnet ansvar fr UCN s arkiv g jurnalløsning Systemejerskab fr UCN s ESDH løsning Vedligehldelse af jurnalplan g jurnalinstruks Intern frdeling af pst til hvedpstkassen g [email protected] Behandling af fejladressater Supprtfunktin fr superbrugere på ESDH løsning Administrativ understøttelse af rektratets sagsbehandling