Udkast til. Indkøbspolitik for Region Nordjylland. Indkøbspolitik

Transkript

1 Udkast til Indkøbsplitik fr Regin Nrdjylland Indkøbsplitik

2 1 INDLEDNING 2 2 FORMÅL 2 3 OMFANG AF REGION NORDJYLLANDS INDKØBSPOLITIK 3 4 INDKØBSFUNKTION 3 5 INDKØBSPROCESSEN 5 6 INDKØBSSYSTEM 5 7 INDKØB OG UDBUD 6 8 SAMARBEJDE 6 9 GRØNNE INDKØB OG ARBEJDSMILJØ SAMT ETIK 7 10 BRUGERINDFLYDELSE 9 11 E-HANDEL 9 1 Indkøbsplitik

3 1 Indledning Indkøbsmrådet i Regin Nrdjylland er et vigtigt strategisk mråde, hvr Regin Nrdjylland vil udnytte sine indkøbsmæssige g lgistiske kmpetencer til at videreudvikle g frstærke den effektive g prfessinelle indkøbsrganisatin samt indgå indkøbsaftaler fr varer g tjenesteydelser på attraktive vilkår. Regin Nrdjylland har til dette frmål udarbejdet en samlet indkøbsplitik, der er gældende fr alle reginens driftsmråder, herunder samtlige institutiner, sm er budget- g regnskabsansvarlige ver fr Reginsrådet. Indkøbsplitikken fastsætter verrdnet reginens retningslinjer fr indkøb g krav til brugere g leverandører. Reginens indkøbsplitik består udver af nærværende dkument af: Prcedurer g retningslinjer fr indkøb i Regin Nrdjylland Kmmissrium fr brugergrupper Indkøbsmanual Regin Nrdjyllands Rejseplitik Tjenesterejser til København 2 Frmål Frmålet med Regin Nrdjyllands indkøbsplitik er: At pnå de bedst mulige betingelser fr at sikre Regin Nrdjylland de øknmisk mest frdelagtige indkøb af varer g tjenesteydelser ud fra en ttalmkstningsbetragtning, der bl.a. inkluderer pris, kvalitet, service g lgistik samt særligt vægtede dimensiner sm eksempelvis miljø g etik. 2 Indkøbsplitik

4 At understøtte krdineringen på tværs af afdelinger g institutiner i reginen med det frmål, at Regin Nrdjylland fremstår sm én kncern, da dette er en frudsætning fr pnåelsen af besparelser i frm af lavere priser. At samarbejde med de øvrige reginer m fællesudbud hvr det findes hensigtsmæssigt. At fremme helhedstænkningen i reginen, således at indkøbsressurcerne udnyttes ptimalt. At videreudvikle reginens indkøbsrganisatin, således at pgaverne til stadighed løses effektivt g prfessinelt. At hele indkøbsprcessen skal understøtte reginens primære frretningsmråder g rganisatin. At der ved indkøb tages hensyn til, at prduktet belaster miljøet mindst mulig under brug, brtskaffelse g eventuel genanvendelse, samt at prduktet er fremstillet g distribueret på en miljøvenlig måde. 3 Omfang af Regin Nrdjyllands Indkøbsplitik Regin Nrdjyllands indkøbsplitik gælder fr alle enheder i reginen g mfatter sm udgangspunkt reginens samlede indkøb af varer g tjenesteydelser, inkl. leje g leasing. Ved indkøb frstås alle dispsitiner, der vil udløse en faktura. Udbud g indkøb af visse tjenesteydelser varetages ikke af indkøbsfunktinen men af de enkelte enheder i reginen. Det drejer sig m udbud g indkøb, hvr det vurderes hensigtsmæssigt, at enheden med specialkmpetencen varetager funktinen. Indkøbsplitiken gøres peratinelt g praktisk anvendelig gennem udarbejdelse af dkumentet Prcedurer g retningslinjer fr indkøb i Regin Nrdjylland. 4 Indkøbsfunktin Regin Nrdjylland har én centralt rganiseret indkøbsfunktin, der fysisk er placeret i 3 Indkøbsplitik

5 Reginshuset i Aalbrg. Organisatrisk er indkøbsfunktinen en del af Budget g Finans. Indkøbsfunktinens primære arbejdspgaver er: At etablere aftaler vedrørende køb af varer, der frbruges i reginen, sm dækker pris, kvalitet, service, lgistik, miljø mv. At etablere aftaler vedrørende køb af tjenesteydelser, der benyttes i reginen, g sm dækker pris, kvalitet, service, lgistik, miljø mv. At implementere g synliggøre indgåede aftaler, herunder at der følges løbende p på brugen af aftalerne. At varefrsyningen til reginens institutiner fregår med en så hensigtsmæssig lgistik sm muligt. At kmmunikatin med såvel brugere/institutiner sm leverandører altid fregår ptimalt, eksempelvis gennem elektrnisk handel. At gældende lvgivning på indkøbsmrådet verhldes. At varetage et prfessinelt samarbejde med leverandørerne. Bygge- g anlægspgaver (herunder udbud af bygherrerådgivning) gennemføres af Regin Nrdjyllands Anlæg g Bygning g de respektive sektrmråder efter en nærmere aftalt arbejdsdeling. Indkøb af IT til Regin Nrdjyllands institutiner g sektrmråder gennemføres af Regin Nrdjyllands IT-afdeling via kncernaftaler gældende fr Regin Nrdjylland indgået af den centrale indkøbsfunktin. Rekvirering af varer g tjenesteydelser sker decentralt på de enkelte afdelinger g institutiner, sm dermed er ansvarlige fr, at al indkøb sker i verensstemmelse med Regin Nrdjyllands indkøbsplitik. 4 Indkøbsplitik

6 5 Indkøbsprcessen Nedenstående redegør fr indkøbsprcessen i Regin Nrdjylland. UDBUDSPROCES Strategi/ priritering af udbud Udarbejde udbudsmateriale Tilbudsbehandling Valg af lev./aftaleindgåelse Centralt Centralt med Centralt Centralt med brugerinvlvering brugerinvlvering IMPL. DRIFT/LOGISTIK Implementering af aftale Intern rekvirering Lagerstyring/ rdreafgivelse (dispnering) Distributin internt Centralt/decentralt Decentralt Decentralt Decentralt med brugerinvlvering 6 Indkøbssystem Regin Nrdjylland har implementeret ét indkøbssystem, der understøtter hele indkøbsprcessen elektrnisk fra udbud, tilbudssammenligning, aftaleindgåelse, varebestilling, varemdtagelse, lagerstyring g fakturaregistrering. Brugersnitfladen er et web-baseret mdul, hvr en dispnent på vegne af en afdeling, afsnit eller anden bruger, via en brwser får adgang til elektrnisk at afgive bestilling på varer g tjenesteydelser, fretage elektrnisk varemdtagelse samt elektrnisk adgang til frbrugerstatistik. Indkøbssystemet indehlder et entydigt kntsted-nummer fr hver afdeling/afsnit g verførelse sker derfr autmatisk til reginens øknmisystem. Indkøbssystemet sikrer desuden, at varestrømmen fra leverandørerne g reginens 6 centraldepter fregår ratinelt g ttal set med øknmiske ptimale vilkår. Centraldept 5 Indkøbsplitik

7 Aalbrg, Centraldept Hjørring g Centraldept Frederikshavn er rganiseret under Budget & Finans. Ud ver at levere standard frbrugsvarer til de sygehuse, de er knyttet til, leverer Centraldept Aalbrg g Centraldept Hjørring frbrugsvarer til Reginens institutiner i mrådet samt til praktiserende læger. Centraldept Hbr g Centraldept Farsø er rganiseret under Sygehus Himmerland, mens Centraldept Thy/Mrs er rganiseret under Sygehus Thy/Mrs. 7 Indkøb g udbud Indgåede indkøbsaftaler er bligatriske fr hele Regin Nrdjylland med mindre andet fremgår af aftalen. Obligatriske aftaler g EU-udbud af varer g tjenesteydelser udarbejdes i tæt samarbejde med repræsentative brugere med kmpetence indenfr det pågældende mråde. Brugerne bidrager med markedskendskab g funktinsfaglig viden ved udarbejdelse af kravspecifikatiner g har den faglige beslutningskmpetence ved evaluering af tilbudene. Alle aftaler, der indgås af Regin Nrdjylland, skal dkumenteres i en kntrakt. Frslag til nye aftalemråder kan kmme fra både Indkøbsfunktinen g fra de decentrale afdelinger g institutiner. Såfremt der frekmmer udbetaling eller tildeling af bnus, skal dette tilfalde Regin Nrdjylland (slutbrugerne) g ikke enkeltpersner. Primært skal rabatter g bnusrdninger ptræde i frm af reducerede priser eller kreditntaer, da det er slutbrugerne, der skal have frdel af lavere priser. Reginens aftaler må ikke benyttes til privat brug. 8 Samarbejde Regin Nrdjylland lægger vægt på seriøse g dynamiske relatiner til sine leverandører, hvr frhldet er præget af gensidig respekt g prfessinalisme. Samarbejdet skal udvikles, så alle prcedurer tilrettelægges på en sådan måde, så de understøtter de elektrniske arbejdsgange. 6 Indkøbsplitik

8 Der skal være en naturlig frtrlighed mellem Regin Nrdjylland g leverandør, hvilket betyder, at indgåede indkøbsaftaler skal behandles frtrligt af alle ansatte i Regin Nrdjylland. Ligeledes må leverandørerne ej heller videregive plysninger m Regin Nrdjyllands indkøbsaftaler til udenfrstående. Ovenstående er under hensyntagen til lv m ffentlighed i frvaltningen Regin Nrdjylland vil i det mfang det vurderes hensigtsmæssigt, samarbejde med stat, øvrige reginer g kmmuner mv. m knkrete udbud g indkøbsaftaler, udvikling af udbudsmetder, uddannelse, erfaringsudveksling g ved dannelse af netværk. Amgrs Regin Nrdjylland er sammen med de øvrige fire reginer ejere af Amgrs, der er en virksmhed, der fungerer sm indkøber g frhandler af aftaler på lægemiddelmrådet g andre fælles reginale indkøbsmråder. Amgrs er ledende i Danmark inden fr udbud g indkøb af lægemidler g høreapparater til det ffentlige sundhedssystem. Amgrs afhlder udbud g indkøber lægemidler til alle ffentlige sygehuse g står fr 30 % af al ffentlig indkøb af lægemidler. SKI Regin Nrdjylland samarbejder med Statens g Kmmunernes Indkøbsservice (SKI) i det mfang det er hensigtsmæssigt. Samarbejdet med SKI er fkuseret mkring enkelte større indkøbsmråder. Indkøbskntret varetager al aftaleindgåelse med SKI. Grundlaget fr at skabe besparelser fr Regin Nrdjylland er rammekntrakter, sm SKI har indgået med et bredt register af leverandører til det ffentlige. Regin Nrdjylland sikres i visse tilfælde en bedre pris g kvalitet end reginen vil kunne pnå selvstændigt. 9 Grønne indkøb g arbejdsmiljø samt etik Regin Nrdjylland vil ved alle væsentlige indkøb fastsætte g inddrage krav til miljø, energi, arbejdsmiljø, etik g sciale vilkår i relevant mfang. Der indkøbes varer g tjenesteydelser, der i hele prduktets livscyklus belaster miljøet mindst muligt. 7 Indkøbsplitik

9 Regin Nrdjylland vægter arbejdsmiljøet højt g ønsker at medvirke til sunde mgivelser g arbejdspladser. Dette gøres ved, at arbejdsmiljørganisatinen i et relevant mfang er en naturlig samarbejdspartner ved indkøb. Arbejdsmiljøgruppen skal blandt andet inddrages ved planlægning af indkøb af stffer g materialer herunder vervejelser m mulighed fr at bruge mindre farlige stffer. anskaffelse/genanskaffelse g ændringer af maskiner g tekniske hjælpemidler herunder indførelse af ny teknlgi. Det er afdelingsledelsen, der er ansvarlig fr at inddrage arbejdsmiljøgruppen. Der kan læses mere herm i dkumentet Retningslinjer vedrørende arbejdsmiljørganisatinens inddragelse ved planlægning af indkøb g anskaffelser. Regin Nrdjylland arbejder fr at sikre, at reginen er tidssvarende indenfr etiske frhld mkring samhandel med leverandører i den glbale verden. Regin Nrdjylland lægger vægt på, at virksmheder reginen handler med: Oprethlder frihed til rganisering g anerkender arbejdstagers ret til kllektive frhandlinger. Støtter afskaffelsen af alle frmer fr tvangsarbejde. Støtter en effektiv afskaffelse af ulvlig børnearbejde, jf. FN s børneknventin. Støtter afviklingen af diskriminatin i arbejds- g ansættelsesfrhld. Ovenstående pnås g udmøntes ved et tæt samarbejde mellem Regin Nrdjyllands indkøbsrganisatin g relevante brancherganisatiner. Endvidere er der i reginen den hldning, at virksmheder bør støtte g respektere beskyttelsen af internatinalt prklamerede menneskerettigheder indenfr virksmhedens indflydelsesmråde samt, at virksmheden ikke medvirker til krænkelser af menneskerettighederne. Målet er, ud ver at nå knkrete miljø- g arbejdsmiljøfrdele g bedre etiske g sciale vilkår, at stimulere til, at der skabes en større bevidsthed m ptentialet i arbejdet med disse hensyn. 8 Indkøbsplitik

10 10 Brugerindflydelse Regin Nrdjylland ønsker at inddrage brugerne i reginens indkøb fr at sikre faglighed ved valg af leverandører g prdukter, fr at sikre sammenhæng til lkale behv samt fr at sikre effektiv implementering af indkøbsaftalerne. Fr reginen er det vigtigt at sikre nærhed mellem indkøbsfunktinen g brugerne da indkøbsfunktinen er til fr brugernes skyld. 11 E-handel Regin Nrdjylland skal være førende indenfr implementering af elektrnisk handel efter de fælles natinale standarder. Målet er at understøtte hele indkøbsprcessen elektrnisk fra udbudsfasen ver rdreafgivelsen til bgføring g betaling. Aftaler, der er indgået af Regin Nrdjylland, vil sm udgangspunkt være prettet i reginens fælles indkøbs- g lagersystem. Det er bligatrisk fr hele Regin Nrdjylland at benytte det fælles indkøbs- g lagersystem. Reginens indkøbsafdeling medvirker på natinalt plan blandt andet i udviklings- g strategifrum fr Indkøbs- g Lgistik System samt i styregruppe fr e-handel i Danske Reginer. 9 Indkøbsplitik