1. Tilmelding Medarbejderens adgang til e-boks Lønsedler der ikke leveres til e-boks... 5

Transkript

1 E-BOKS Vejledning til e-boks i LønService Den 12. august 2010

2 Indholdsfortegnelse 1. Tilmelding Begrænsning på fremtidig lønkørsler Medarbejderens adgang til e-boks Medarbejdere uden e-boks Lønsedler der ikke leveres til e-boks Besked fra e-boks Leveringstidspunkt Fakturering for leveringen til e-boks... 5 Side 2 af 5

3 Tilbage til indholdsfortegnelse 1. Tilmelding For at kunne levere lønsedler til e-boks, skal du være tilmeldt E-arkiv. Du tilmelder dig e-arkivet og e-boks på billedet Arbejdsgiver Bilag. Tilmeldingen til e-arkiv skal først sættes til Ja. Tilmeldingen til e-boks kræver, at du vælger en af de to muligheder. Vælger du e-boks tilmeld alle medarbejdere vil alle dine medarbejdere få deres lønseddel lagt i e-boks. Skulle det vise sig, at én eller flere af dine medarbejdere ikke ønsker at få lønsedlerne lagt i e-boks, kan du fravælge leveringen på medarbejderens stamoplysninger Vælg Frameldt e-boks på den eller de medarbejdere, der ikke skal have lønsedlerne i e-boks. Side 3 af 5

4 Du kan på Arbejdsgiver-Bilag også vælge e-boks tilmeld medarbejderne individuelt. Det medfører, at du derefter skal gå ind på de enkelte medarbejdere og vælge dem til eller fra. Alt efter ønske Begrænsning på fremtidig lønkørsler Hvis du vælger at få leveret lønsedler til e-boks, vil der være en begrænsning på at lave løn frem i tiden på 45 dage. 2. Medarbejderens adgang til e-boks Den enkelte medarbejder kan nu, via sin egen adgang til e-boks, finde sin lønseddel i Indbakken. Mange medarbejdere har allerede adgang til e-boks via deres netbank, da pengeinstitutterne ofte tilbyder dette i forbindelse med netbank. Medarbejderen skal ikke tilmelde arbejdsgiveren som afsender i e-boks, da dette sker automatisk, når arbejdsgiver tilmelder medarbejderen til e-boks. Når medarbejderen åbner sin Indbakke i e-boks står der LønService lønseddel xx.xx-xxxx Medarbejdere uden e-boks Hvis medarbejderen ikke har e-boks, kan han / hun tilmelde sig e-boks via hjemmesiden Har medarbejderen ikke oprettet en e-boks, bliver lønsedlerne alligevel leveret til e-boks, hvis dette er valgt. Side 4 af 5

5 Når medarbejderen så aktiverer sin e-boks, vil han/hun kunne se sine lønsedler med tilbagevirkende kraft. 3. Lønsedler der ikke leveres til e-boks De medarbejdere, der ikke ønsker at få leveret deres lønsedler til e-boks, skal have en udskrevet lønseddel af dig. Har du valgt selv at stå for at printe dine uddata fra LønService, skal du gøre dette fra E-arkiv. For at printe fra E-arkiv, er den nemmeste løsning at søge lønsedlerne via søgesiden. Læs mere herom i vejledingen om E-arkiv. Har du valgt fortsat af få tilsendt uddata fra LønService, vil lønsedlerne til de medarbejder, der har fravalgt e-boks være i kuverten fra LønService. 4. Besked fra e-boks Indtil en medarbejder opretter sin e-boks, vil du hver gang modtage en information i Ulæst post efter systemet har forsøgt at levere lønsedlen. Du modtage følgende tekst i Ulæst post : Lønseddel placeret i Venteregister hos e-boks. Medarbejderne har ikke oprettet en indbakke ved e-boks. Dette medfører, at lønsedlen er placeret i Venteregister. Du kan: bede medarbejderen oprette en indbakke ved e-boks, herefter vil alle dokumenter, som er sendt til e-boks, være tilgængelige. Eller du kan: ændre medarbejderens e-boks status til "Frameldt e-boks" via "Medarbejder - stamoplysninger". Dette er din kvittering for at leverancen er sket til e-boks. Brugers e-boks oprettet som følge af indlæsning Lønsedler er sendt til e-boks. 5. Leveringstidspunkt Når du laver løn i LønService skal du angive en udskrivningsdato og en dispositionsdato. Lønsedlen vil blive lagt i e-boks på dispositionsdatoen. Du vil derimod allerede kunne hente lønsedlen frem i e-arkiv på udskrivningsdatoen. TIP: Det giver dig en fordel, hvis der er minimum 2 hele bankdage mellem udskrivningsdatoen og dispositionsdatoen, for så kan du nå at tilbageføre lønsedlen, rette og godkende den og udbetale den til rette tid. 6. Fakturering for leveringen til e-boks Du bliver faktureret 1,60 kr. pr. lønseddel, der bliver leveret til e-boks. Faktureringen sker ultimo hver måned på fakturaen fra LønService. Side 5 af 5