Referat for: Sønderborg Provstiudvalg. PU møde 28. oktober Kl. 19:00 Mødested: Provstikontoret i Asserballe. 1 Afbud Dorte Elsner

Transkript

1 Referat for: Sønderborg Provstiudvalg PU møde 28. oktober Kl. 19:00 Mødested: Provstikontoret i Asserballe Mødepunkt 1 Afbud Dorte Elsner 2 Godkendelse af dagsorden Godkendt med flg. bemærkninger: Pkt. 6 behandles som sidste punkt på dagsordenen, og pkt. 9 behandles umiddelbart efter pkt Sottrup - Revideret projektbeskrivelse nyt sognehus Sag: Nyt sognehus (1817) - Sottrup Sogn Sagen var på dagsordenen den 30. september 2014, men behandling blev udsat til den 28. oktober MTM orienterede grundigt bl.a. vedr. husets placering, Exner fredning, husets form og indretning samt pris. Konklusionen blev, at formanden for PU og provsten tager kontakt til Sottrup MR. Der foreligger en Exner fredning pr Områdeansvarlig E. Ejlertsen har undersøgt lokalplanen. Bygningssagkyndig Mads Thuesen Møller orienterer og gennemgår projektet. Revideret projektbeskrivelse Kommunens oplysninger om Exner fredning ved Sottrup kirke Kort med Exner fredning fra Danmarks Miljøportal Tegninger over placering af sognehus ift kirken 4 Underskrift at referat fra sidste møde Referat underskrevet. 5 Opfølgning fra sidste møde ØKU (Ebbe E, AMRH samt EB) afholdt tirsdag den 28. oktober d.å. møde med Nybøl menighedsråd, hvor man bl.a. drøftede kirkekassens regnskab 2013 samt rådets økonomiske situation. Der var bred enighed om, at årsagen til, at rådet var Referat, Side: 1

2 kommet i dette økonomiske uføre, i det store og hele skyldtes manglende budgetstyring samt graver afskedigelsessagen i Den ikke budgetterede merudgift hertil har rådet opgjort til kr. Rådet havde med udgangen af 2012 frie midler på kr. Ved udgangen af 2013 var de frie midler negative med kr. På mødet blev kvartalsrapporten pr også gennemgået. Rapporten viste et driftsmæssigt overskud på kr., men på trods af dette pæne resultat blev det konstateret, at der ikke var helt styr på lønposterne. Rådet bad derfor om en forlængelse af det likviditetslån på kr., som rådet fik bevilget i 2013 (udløber ), med tilbagebetaling senest Repræsentanterne fra PU var positive over for denne anmodning og bad rådet fremsende en ansøgning til PU. 6 Personsag På lukket dagsorden 7 Godkendelse af MRs regnskaber 2013 Sag: MRs regnskaber 2013 (1877) Ud fra gennemgang ved sidste møde med revisor, anbefaler FM og provst, at de af revisor anførte bemærkninger i de enkelte revisionsprotokollater, skal berigtiges og MRs afgørelse / beslutning sendes til PU. Oversigt revisionsbemærkninger i protokollater til MRs regnskab Nybøl - MRs årsregnskab 2013 Sag: Regnskab 2013 (1803) - Nybøl Sogn Med baggrund i revisionsprotokollat til regnskab 2013 indstiller ØKU, økonomiudvalget (EB, EE, AMRH), at der afholdes et møde med Nybøl MR den 28. oktober 2014 med henblik på afklaring af MRs samlede økonomi. Uddrag af revisionsprotokollat regnskab Nordborg - MRs årsregnskab 2013 Sag: Regnskab 2013 (1635) - Nordborg Sogn Efter gennemgang af MR revisionsprotokollat for regnskab 2013, indstiller ØKU, at revisor Alice Junker gennemgår regnskab 2013 "og får Godkendt som indstillet. De enkelte MR skal meddele PU, hvordan de forholder sig til revisors bemærkninger i revisionsprotokollatet herunder fremsende en plan for, hvorledes et evt. underskud/negative frie midler kan nedbringes/afklares. Såfremt MR kun skriver taget til efterretning returneres materialet til MR med besked om at forholde sig som beskrevet ovenfor, hvorefter MR atter skal indlæse beslutningen i dataarkivet på DAP. Som orienteret under pkt. 5, har ØKU holdt møde med MR. MR skal meddele PU, hvordan de forholder sig til revisors bemærkninger i revisionsprotokollatet herunder fremsende en plan for, hvorledes et evt. underskud/negative frie midler kan nedbringes/afklares. Såfremt MR kun skriver taget til efterretning returneres materialet til MR med besked om at forholde sig som beskrevet ovenfor, hvorefter MR atter skal indlæse beslutningen i dataarkivet på DAP. Godkendt som indstillet. PU formanden orienterede om de enkelte punkter i revisionsprotokollatet til Nordborgs regnskab Referat, Side: 2

3 det på plads". Uddrag af revisionsprotokollat regnskab 2013 PU besluttede at bede ekstern revisor (Alice Junker) gennemgå og få regnskab 2013 "på plads" med baggrund i de mange bemærkninger, der var i revisionsprotokollatet for regnskab Udgiften til ekstern revisor i forbindelse med dennes afstemning af balancen samt de korrektioner dette afføder, afholdes af PU. Rettelserne ajourføres i regnskab Egernsund - MRs årsregnskab 2013 Sag: Regnskab 2013 (1868) - Egernsund Sogn Efter gennemgang af MR revisionsprotokollat for regnskab 2013, indstiller ØKU, at revisor Alice Junker (AJ) gennemgår regnskab 2013 "og får det på plads". AJ bedes også gennemgå/opdatere regnskab 2014, bl.a. med baggrund i, at kassereren er fratrådt midt i året, og at kvartalsrapporten pr. 30. september 2014 ser alt andet end godt ud. Uddrag af revisionsprotokollat regnskab Ulkebøl - Brandsikring af ungdomshuset Sag: Ungdomshus - Kaplenivej 4 (1705) - Ulkebøl Sogn MR sender ansøgning om hjælp fra 5 % midlerne i forbindelse med et pålæg fra brandmyndighederne om brandsikring af Ungdomshuset. Godkendt som indstillet, med flg. yderligere bemærkninger: Menighedsrådsformanden har meddelt provsten, at der er ansat en ny regnskabsfører. Denne forventes dog først at starte i forbindelse med opstart af regnskab PU besluttede derfor, at der antages ekstern revisor (Alice Junker) til at få regnskab 2013 korrekt afstemt og på plads ligesom ekstern revisor afslutter og færdiggøre regnskab Udgiften til ekstern revisor betales delvis af PU. FM og provst bemyndiges derfor til at undersøge mulighederne for at: pålægge MR at tage imod revisorhjælp til gennemgang af regnskab 2013 og færdiggørelse af regnskab 2014 rette henvendelse til ST og få en juridisk løsning på plads, inden Alice Junker bliver bedt om at gennemgå regnskab 2013 og færdiggøre Kirsten Schmidt deltog ikke i behandling af dette punkt. Godkendt som indstillet, idet der gives afslag på ansøgning om 5 % midler, henset til, at MR beholdning af frie midler pr er kr. Der skal etableres en nødudgang fra loftslokalerne, som ikke må bruges til aktiviteter før dette er bragt i orden. Vedlagt tilbud fra tømrer på kr. inkl. moms. MR frie midler ultimo 2013 er kr. FM og provst indstiller, at der gives afslag på ansøgningen, henset til, at beholdning af frie midler pr. 31. december 2013 er kr. Brandsikring af ungdomshuset - pålæg fra brandmyndighederne 12 Nybøl - Uforudset udgift til orgel Godkendt som indstillet. Referat, Side: 3

4 Sag: Orgel (2103) - Nybøl Sogn MR søger om tillægsbevilling på anslået kr. til dækning en uforudset udgift til udskiftning af af blæsermotoren i orglet, da den støjer, som følge af slitage i lejer. Motoren er leveret sammen med orglet i Der bevilges 5 % midler på op til kr. idet kirkekassens frie midler er negative pr Vedlagt tilbud fra Marcussen og Søn på kr. inkl. moms, men ekskl. udgifter til eltilslutning, der skal foretages af autoriseret elinstallatør. FM og provst anbefaler ansøgningen finansieret af 5 % midlerne. Sognets frie midler er negative pr. 31. december Uforudset udgift til orgel 13 Diverse nye Tiltag - Højskole aftner om komponisten Carl Nielsen Sag: Diverse nye Tiltag - Højskole aftner om Carl Nielsen (2112) Præsterne i Egen og Svenstrup sogne søger om kr. til et par højskole aftner i foråret 2015, hvor det skal handle om komponisten Carl Nielsen. Godkendt som indstillet, idet der bevilges op til kr. fra PU puljen Diverse nye Tiltag, finansieret af PUK. Det ene møde afholdes i Egen sognegård, det andet i konfirmandstuen i Svenstrup præstegård, afsluttende med en udflugt til Carl Nielsens barndomshjem på Fyn. Provst og FM indstiller, at ansøgningen godkendes, og finansieres af PUK puljen til "Diverse nye Tiltag". Højskole aftner om Carl Nielsen 14 Diverse nye Tiltag - Levende bibelfortælling Sag: Diverse nye Tiltag - Levende bibelfortælling (2111) - Notmark Sogn Præsten i Notmark sogn søger om kr. til en bibelteaterforestilling, hvor en skuespiller fra kirketeatret vil gennemspille et udvalg af bibelens historie for sognets konfirmander og minikonfirmander. Godkendt som indstillet, idet der bevilges op til kr. fra PU puljen Diverse nye Tiltag, finansieret af PUK. Herved får konfirmander og minikonfirmander et arrangement sammen på tværs af årgangene. Provst og FM indstiller, at ansøgningen godkendes, og finansieres af PUK puljen til "Diverse nye Tiltag". Ansøgning Referat, Side: 4

5 15 Sct. Marie - Aftale om fradrag i tjenestemænds løn for naturalydelser til PUs godk. Sag: Jakobsen, Mads Jakob Thorlund (2034) - Sankt Marie Sogn MR sender aftale om fradrag i tjenestemænds løn for naturalydelser vedr. sognepræst Mads Jakob Jakobsen til PUs godk. Aftalen opfylder kravene jf. "Cirkulære om tjenestebolig for folkekirkens præster nr. 55 af 26. juni 2012", og er underskrevet af MR og sognepræst. Ejler Skjerning deltog ikke i behandling af dette punkt. Godkendt som indstillet, idet PU bemærker og har noteret sig, at haven skal være sat i stand på MR regning, inden præsten overtager pasning af haven. Provsten indstiller, at aftalen godkendes. Aftale om fradrag i tjenestemænds løn for naturalydelser til PUs godk. 16 Christians - MRs bygningssyn 2014 Sag: MRs syn 2014 (2102) - Christians Sogn MR sender rapport for bygningssyn 2014 vedr.: Ringgade 104 Ranggade 100 Grundtvigsalle 133 Rojumvej 40 Ringgade 102B Christians Kirken Områdeansvarlig har haft rapporten til gennemsyn, og han anfører bl.a.: Ebbe Ejlertsen deltog ikke i behandling af dette punkt. Godkendt som indstillet, idet PU har noteret sig, at der ved provstesynet 2012 blev protokolleret følgende: Nordfacade: Fugtopstigning udbedres og det undersøges, hvordan det kan stoppes. Skrænten renses færdig ved samme facade, så den holdes fri af vegetation 40 cm fra muren. Anslået udgift på de nævnte mangler indikerer, at der er tale om almindeligt vedligehold. Ringgade 102B: "Fugt på væg mod nord. Se tidl. OBS Fugtspærre kr." Dette forhold er tilføjet på PUs liste over MRs anlægsønsker for overslagsårene FM og provst anbefaler byggesynet taget til efterretning. MRs bygningssyn Høring vedr. forslag til lov om ændring af lov om ændring af lov om folkekirkens økonomi Sag: Høring vedr. forslag til lov om ændring af lov om ændring af lov om folkekirkens økonomi (2118) Forslaget vedrører en ophævelse af en revisionsklausul i lov om ændring af lov om folkekirkens økonomi. Revisionsklausulen pålægger ministeriet at fremsætte et lovforslag om revision af lov om folkekirkens økonomi i relation til stiftsrådene Godkendt som indstillet. Referat, Side: 5

6 og deres kompetencer m.v. i folketingsåret KM har i november 2012 offentliggjort rapport for evaluering af permanente stiftsråd. Stiftsrådenes rolle er endvidere blevet omtalt i betænkning 1544 om folkekirkens styre, som blev sendt i høring den 2. april På baggrund af KMs evaluering og den afgivne betænkning samt høringssvarene herpå, som ikke har vist et udpræget ønske om eller behov for at ændre den nuværende ordning for stiftsrådene, foreslås det, at revisionsklausulen ophæves. Såfremt der er bemærkninger til det fremsendte lovforslag, bedes de indsendt til KM på adressen km@km.dk senest den 10. november FM og provst anbefaler, at revisionsklausulen ophæves. Høring vedr. forslag til lov om ændring af lov om ændring af lov om folkekirkens økonomi Høringsliste til - Høring vedr. forslag til lov om ændring af lov om ændring af lov om folkekirkens økonomi 18 Notmark - Ændring af kirkegårdsvedtægt Sag: Kirkegårdsvedtægt 2014 (2014) - Notmark Sogn MR ønsker at tilføje "besøgende" i 30 stk. 9, så der kommer til at stå: "Besøgende hunde skal føres i snor". Godkendt som indstillet. FM og provst indstiller, at den nye tilføjelse afvises. Ændring til Vedtægt MRs underskriftsblad 19 MRs 3. kvartalsrapporter samlet oversigt Sag: MRs kvartalsrapporter 2014 (2082) Flg. rapporter er gennemset af FM: Godkendt som indstillet. Sottrup, Egen, Augustenborg, Egernsund, Ulkebøl og Havnbjerg. FM indstiller: Referat, Side: 6

7 Rapporterne tages til efterretning. Dog giver Egernsund anledning til bekymring, og der iværksættes tiltag i forhold til MRs budget- /regnskabsstyring. FMs kommentarer til 3. kvartalsrapporterne 20 Kirkegårdstakster 2015 Sag: Kirkegårdstakster 2015 Nyberegning (2029) Ud fra møde om kirkegårdstaksternes genberegning forligger referat med følgende konklusion, som udvalget indstiller til drøftelse og godkendelse i PU: 1a: Ved gennemgang af vores nuværende beregninger mener vi ikke, der er behov for en total ny-beregning, men derimod en specifik opmærksomhed rettet mod særlige områder, der vil medføre en justering i GIAS pr af nogle priser. 1b: En gennemgang af kirkegårdenes økonomi om de er i balance økonomisk. Jes Jessen fra Åbenrå viste os et skema, som kan bruges, og som han selv har brugt. Dette skema vil vi gerne bruge som udgangspunkt for en gennemregning af alle kirkegårdenes økonomi med henblik på en evt. finjustering af GIAS priser, der så kan reguleres i december Referatet blev drøftet og godkendt, med flg. tilføjelse: 1a + 1b) Jf. de to gravere, der deltog i mødet, foretages der ikke nogle ændringer i/oprettelse af nye ydelser i GIAS pr. 1. december ) Brandsofts beregningssystem afprøves på 2 større og 2 mindre kirkegårde. PU vil spørge henholdsvis Gråsten, Sct. Marie, Egen og Kegnæs, om de er villige til at indgå i en afprøvningsperiode af systemet. PU er indstillet på at betale systemomkostningerne for de 4 menighedsråd. Afrunding af prisreguleringen i GIAS pr sker i hele kroner. 2. Efter mødet i udvalget er provsten blevet bekendt med et Brandsoft program, der tidsstyrer og beregner de forskellige arbejdsgange på kirkegården. Det afprøves i øjeblikket i kirkegårdssamarbejdet i Gråsten- Adsbøl-Kværs-Rinkenæs. Provst og Formand indstiller til drøftelse og beslutning: At dette beregningssystem afprøves af 2 store og 2 mindre/små kirkegårde, så der kommer mere viden til brug for arbejdet på kirkegårdene, ligesom det vil give viden i relation til arbejdet med at prissætte kirkegårdenes ydelser korrekt. Dette projekt finansieres af PU, ligesom Gråstenkirkegårdssamarbejdet spørges, om de vil indgå i projektet, og som følge heraf også får deres udgifter i forbindelse med anskaffelse af styringsprogrammet fra Brandsoft betalt af PU. 3. Den årlige automatiske prisregulering der finder sted i GIAS systemet og træder i kraft pr kommer med priser med øre beløb. Provst og FM indstiller, at disse beløb afrundes til hele kroner. Referat, Side: 7

8 Referat fra møde om kirkegårdstakster 21 Årshjulet for Sønderborg provsti Sag: Sønderborg Provstiudvalg (1565) Udgaven med gule felter er forslag til ændringer til oprindelig udgave. Årshjulet 2015 drøftes, herunder beslutning/fastsættelse af: PU møder i 2015 Formandsmøder i 2015 Dato for indledende BU samrådsmøde Dato for BU samrådsmøde Årshjul Sønderborg provsti - provstens udgave Årshjul Sønderborg provsti - med forslag til rettelser eller tilføjelser Provsten ajourfører årshjulet til godkendelse på næste PU møde. Der sendes hurtigst muligt besked til MR om flg. vigtige datoer: PU møder i 2015: Sidste tirsdag i hver måned (som udgangspunkt ingen møder i juli og december) 22. januar 2015: Konference om kirkegårdens fremtid et arrangement, der som minimum henvender sig til kirkeværger og kirkegårdsledere/gravere, evt. kan der komme flere. 3. marts 2015: Forberedende budgetsamrådsmøde 8. september 2015: Budgetsamrådsmøde i Ulkebøl sognegård. Når datoer er på plads og årshjulet er godkendt sendes det til MR. (lægges på hjemmesiden) Referat, Side: 8

9 Orientering 22 Ketting - Oprettelse af legeplads på et areal ejet af MR Sag: Etablering af legeplads (2113) - Ketting Sogn STs svar til MR på deres rykker om STs juridiske vurdering og vejledning i relation til etablering af legeplads på et areal ejet af MR. Taget til efterretning. SV: juridisk vurdering og vejledning i relation til etablering af legeplads ønskes 23 Egen - Hjemtagne middelalderfigurer fra Sønderborg Slot Sag: Middelalderfigurer (2109) - Egen Sogn Nationalmuseets besigtigelsesrapport vedr. to hjemtagne middelalderfigurer og inventar på loftet i kirken. Taget til efterretning. Hjemtagne middelalderfigurer fra Sønderborg Slot 24 Svenstrup - Skadesanmeldelse vedr. væltet minilaster Sag: PUs Maskinindkøbsudvalg 2014 (2019) - Svenstrup Sogn MR sender til orientering oplysning om skadesanmeldelse vedr. væltet HTF Farmer Truck, anskaffet maj Taget til efterretning. Indsendelse af skadesanmeldelse- væltet minilaster 25 Augustenborg - Udkast til brugsaftale og referat fra møde med FREJA Sag: Slotskirken (gl. sagsnr. 205) (1513) - Augustenborg Sogn ST sender udkast til brugsaftale for slotskirken til MR. Taget til efterretning. Advokat Lise Grothen sender referat fra møde den i København mellem det statslige ejendomsfirma FREJA, Augustenborg MR, ST, provst og region Syddanmark, vedr. en drøftelse af menighedens fremtidige brug af Augustenborg Slotskirke, som Freja har overtaget fra Region Syddanmark. Udkast til brugsaftale for slotskirken Referat af møde den 17. september med menigheden ved Augustenborg Slotskirke Referat, Side: 9

10 Orientering Provstens tilføjelse til - Referat af møde den 17. september med menigheden ved Augustenborg Slotskirke 26 Dybbøl - Udarbejdelse af erklæring med rentabilitetsvurdering Sag: Motorvejsjord (gl. sag nr. 204) (1881) - Dybbøl Sogn ST har, på vegne af Dybbøl MR, anmodet Videncenter for Landbrug om en erklæring med rentabilitetsvurdering til Dybbøl sogns ansøgning om tilladelse til erhvervelse af landbrugsjord. Taget til efterretning. Videncentret udarbejder gerne en erklæring med rentabilitetsvurdering 27 Eventuelt Helle Blindbæk: afholder Gråsten MR en debataften vedr. menighedsrådsforeningen. MR udsender indbydelse. Provsten: Præstekonventet på Ærø, den oktober var meget vellykket. Provstiet indkøber (PUK kassen) eksemplarer af bogen Kirker på Als og Sundeved, til brug som bl.a. gaver. Referat, Side: 10

11 Underskrifter vedr. møde d Erik Breum Anne Margrethe Raabjerg Hvas Dorte Falgreen Elsner Ebbe Ejlertsen Ejler Skjerning Ejner Simonsen Egtved Helle Blindbæk Kirsten Schmidt Referat, Side: 11