Referat for: Sønderborg Provstiudvalg PU møde 31. januar Kl Mødested: Provstikontoret i Hørup

Transkript

1 Referat for: Sønderborg Provstiudvalg PU møde 31. januar Kl Mødested: Provstikontoret i Hørup Mødepunkt 1 Afbud Ingen. 2 Godkendelse af dagsorden Revideret dagsorden godkendt. 3 Orientering fra provsten Provstiets MR tilbydes indtil videre en forsøgsordning med i gennemsnit 6 ugentlige timers hjælp fra personalekonsulenten i ST. Provst og FM arbejder videre med sagen. 4 Orientering fra formanden Til efterretning. * Fra 2013 samler revisor PWC sine lokale kontorer i Lillebælt og Fredericia et sted. * Dokumenter til arealoverførsel ifm salg af Kværs præstegård er underskrevet og videresendt. * Sct. Marie MR har fået ny formand, Ejler Skjerning, tidl. formand er nu kirkeværge. * Notmark, sag 1203, MR anmoder om frigivelse af midler til renovering af gulv i præstekontor. Der er bem. fra Provstesyn FM har godk. finansiering ved uforbrugt anlægsbevilling fra 2011 kr samt maks. kr fra henlæggelse til dette formål. * Broager/Egernsund har anmodet om frigivelse af kr. ca fra henlagte midler til maskiner på kirkegården. FM har givet afslag, med henvisning til, at udgiften kan afholdes over driften. * Kgl. bygningsinspektør udtaler, at St. Astier kalkmaling ikke må anvendes til kirker, da det indeholder akrylbinder. * Ulkebøl MR ønsker et møde med PU angående MRs lokaler, Degnegården m.m. 5 Orientering fra områdeansvarlige og stiftsrådet Pia orienterede om PUs møde den 3. januar 2012 med Gråsten MR jf. referat fra mødet. Referat, Side: 1

2 Mødepunkt 6 Sct. Marie - MRs regnskab for afsluttet projekt Østvinduer Sag: Genåbning af vinduer mod øst (208) - Sankt Marie Sogn MR meddeler, at projektet åbning af Østvinduer nu er afsluttet, og fremsender det endelige regnskab. PU kan ikke godkende, at MR bruger henlæggelsen til "Bindingsværk i kirken". Der var budgetteret med udgifter på kr og indtægter på kr Det fremgår af regnskabet, at udgifterne blev kr større end forventet, og indtægterne blev kr mindre end forventet, del vil siger, at der er et underskud på kr MR oplyser, at de har en henlæggelse på kr renter til Bindingsværk i kirken og at dette arbejde allerede er udført i forbindelse med arbejderne på øst gavlen. Til delvis dækning af det opståede underskud ved projekt Østvinduer, anmoder MR om at få frigivet hele ovennævnte henlæggelse. MRs regnskab for afsluttet projekt Østvinduer MR anmoder om udbetaling af restbeløb på konto "bindingsværk" til vinduer 7 Sct. Marie - Anmodning om tilladelse til salg af præstebolig Sag: Ringgade 249 (1197) - Sankt Marie Sogn MR anmoder om tilladelse til salg (i henhold til reglerne for udbud) af præsteboligen Ringgade 249, godkendt på menighedsrådsmødet den 5. juanuar MR anmodes om at oplyse, hvilke planer de har vedr. bolig i forbindelse med opslag af præstestillingen, og økonomien i disse planer. MR har fået tilsendt procedurevejledning vedr. salg af fast ejendom. Anmodning om tilladelse til salg af præstebolig Referat, Side: 2

3 Mødepunkt 8 Ketting - Arkitektens forklaring til stigningen i udgifter til renovering af præstegård Sag: Istandsættelse præstegård (986) - Ketting Sogn Sagen blev behandlet på PU møde den 29. november 2011, hvor det blev besluttet at anmode MR om supplerende oplysninger om økonomien. Med skrivelse af oplyser arkitekten, at det første budget af var et groft skønnet budget. Efter afholdt møde med Kulturarvstyrelsen, og de ekstra krav, som dette har medført, gør, at budgettet er forhøjet, ligesom der er medtaget poster, som ikke var anført i det oprindelige skønnede overslag. PU kan godkende projektet indenfor en beløbsramme på ialt maks. kr. 1,725 mil. inkl. moms. Poul Dam og Anne Margrethe Hvas deltog ikke i behandlingen af sagen. Der nævnes 8 punkter, som årsag til den store stigning i forhold til det skønnede budget: Ændring af badeværelse. Ændring af kontor, havestue, baggang og entre. Isoleringsvæggene med spånplader fjernes. Malerarbejde i tilstødende rum. Ekstra til indkøb af inventar. Maling af køkken og de øvrige stuer. 1. sal mere omfattende malerarbejde, flere nye skabe og pris på badeværelse reguleret. Eftersyn af varmeanlæg. Nyt blændgulv i tagrum. Ikke prissatte udgifter er hævet for at imødegå krav, der skal opfyldes i henhold til Kulturarvstyreslen. MRs formanden vedlægger en oversigt over fordeling og benyttelse af boligens areal "før" og "efter". Arkitektens forklaring til stigningen i udgifter 9 Ketting - Redegørelse for prisstigning i budgettet til nyt sognehus Sag: Nyt sognehus (200) - Ketting Sogn På PU møde den blev det besluttet, at anmode MR om yderligere oplysninger. MR fremsender Mogens Svennings redegørelse for prisstigning i budgettet til nyt sognehus: PU kan godkende et projekt indenfor en beløbsramme på ialt maks. kr. 3,5 mil. inkl. moms. PU forventer at få fremsendt et revideret projekt i overensstemmelse hermed. Poul Dam og Anne Margrethe Hvas deltog ikke i behandlingen af sagen. Stigningen skyldes primært en opjustering af håndværkerudgifter, forhøjelse af udgifter til løst inventar (stole og borde m.v.) samt uforudselige udgifter m.v. Mogens Svennings redegørelse for prisstigning i sognehusbudgettet Referat, Side: 3

4 Mødepunkt 10 Kværs - Ændring af anlægsbevilling 2012 Sag: Budget 2012 (1017) - Kværs Sogn Kværs MR anmoder om ændring af anlægsbevilling i 2012 "Topkapning af træer" da denne nu er afsluttet og blev billigere end beregnet. PU kan ikke imødekomme MRs ansøgning. Anlægsbevilling i 2011 til projekt "Topkapning af træer" kr Anlægsbevilling i 2012 til projekt "Topkapning af træer" kr Samlet udgift til projektet blev kr ,50. MR ansøger nu om at bruge den resterende bevillingen til et projekt: Renovering af udenomsanlæg ved mandskabsbygningen. I forbindelse med budget 2012 havde MR fremsat ønske om en anlægsbevilling på kr til dette projekt. Det var et af de projekter, som PU besluttede ikke at medtage i 2012, men at udsætte til senere år. FM indstiller, at PU ikke imødekommer MRs ønske, og at den overskydende anlægsbevilling tilbageføres. Ændring af anlægsbevilling 2012 fastholdes - topkapning af træer blev billigere 11 Ulkebøl - Ansøgning om ændring af kirkegulv ved koret Sag: Kirkebænke (702) - Ulkebøl Sogn Ulkebøl kirke har i en prøveperiode fjernet de to forreste bænkerækker og ønsker nu, at det bliver en permanent ordning, ved at trægulvet erstattes af Ø-landsfliser. Der foreligger to tilbud, det laveste lyder på kr inkl. Moms. PUkan ikke godkende finansieringen, hvorfor projektet må henvises til at indgå i prioriteringen for de kommende år. MR foreslår at projektet finansieres af midler henlagt til Kirketag. I forbindelse med budget 2012 havde MR fremsat ønske om en anlægsbevilling på kr til dette projekt. Det var et af de projekter, som PU besluttede ikke at medtage i 2012, men at udsætte det til senere år. FM indstiller at PU ikke godkender den foreslåede finansiering. Ansøgning om ændring af kirkegulv ved koret - nu med billede Referat, Side: 4

5 Mødepunkt 12 Nordborg - Regnskab 2011 Sag: Regnskab 2011 (1200) - Nordborg Sogn MR oplyser, at driften i 2011 har givet et underskud på ca. kr Provst og FM har gennemgået det fremsendte regnskabsmateriale. Der afholdes møde med MR i uge 6 i 2012 for indhentning af flere oplysninger, PU er indstillet på i en vis udstrækning at kompensere for uforudselige udgifter i forbindelse med personalesager. Det er PUs holdning, at en uafhængig revisor skal gennemgå regnskab 2011 specielt vedr. lønudgifter og refusioner. Det er deres vurdering, at ca. kr vedrører uforudsete lønudgifter til vikarer m.v., og indstiller at PU er behjælpelig med den del af underskuddet, og at MR selv må klare resten. Der ventes afholdt møde med MR om sagen. Finansielle problemer - underskud pr Regnskabsførers redegørelse med bilag Yderligere bilag fra Nordborg menighedsråd 13 Muslimsk gravplads - Afslag på ansøgninger om fondsmidler Sag: Muslimsk gravplads (982) ST har oplyst, at det p.t. undersøges om projektet skal godkendes af ST eller KM. PU afventer hvordan projektet udvikler sig. MR oplyser, at de fonde, der hidtil er søgt, alle har givet afslag på tilskud til projektet. MR anmoder derfor PU om hjælp til at finde pengene. Afslag på ansøgninger om fondsmidler Referat, Side: 5

6 Mødepunkt 14 Kirkegårde tidsregistrering - Tilbud til Sønderborg Provsti Sag: Tilbud - Tidsregistrering på kirkegårde (1189) En regnskabsfører har til PU fremsendt et tilbud på et edb program til tidsregistrering på kirkegårde. PU er ikke interesseret. Pia Laue Petersen har set på tilbudet. Hun oplyser, at de gravere der deltog på kirkegårdskurset i Asserballe, har arbejdet med et nyudviklet program af samme person som har udviklet ovenstående omtalte program. P.t. låner Asserballe en demoversion af 2012 modlellen, på betingelse af, at de giver feedback til udvikleren. Tilbagemeldingen fra graverne i Asserballe er positive. Pia Laue Petersen vil orientere yderligere på mødet. Tilbud til Sønderborg provsti 15 Kirkegårdsdrift - Fælles abonnement for provstiet til Videntjenesten Sag: Kirkegårdsdrift - etablering af videntjeneste (1055) Provstiets gravere og gravermedhjælpere er på kurser om kirkegårdsdrift i 2011 blevet introduceret for en særlig udgave af internetportalen "Videntjenesten", udarbejdet af Skov & Landskab i samarbejde med bl.a. KM. Pia deltog ikke i behandlingen af sagen. Godkendt som indstillet af FM. Videntjenesten giver adgang til en stor pulje viden om drift og pleje, ex. ukrudtsbekæmpelse, pleje af træer og græs og planlægning af grønne områder. Samtidig kan kirkegårdene trække på alle Skov & Landskabs rådgivere for telefonisk rådgivning. Abonnementspriser: For et MR kr årligt Provstiet (alle MR i provstiet) kr årligt - tilbud på dette abonnement i 2012: kr Asserballe MR opfordrer PU til køb af et samlet abonnement til glæde for alt kirkegårdspersonale i Sønderborg Provsti. FM indstiller, at der tegnes et fælles abonnement som beskrevet ovenfor, og at udgiften afholdes af PUK kassen. Fælles abonnement til Videntjenesten Referat, Side: 6

7 Mødepunkt 16 Vejledende vikarsatser Aabenraa og Sønderborg Provsti Sag: Organistvikarsatser (1140) Formændene for Sønderborg PU og Aabenraa PU har udarbejdet et forslag til vejledende vikarsatser for organister og kirkesangere. Forslaget behandles af Aabenraa PU den 25. januar Forslaget godkendes af PU. Aabenraa PU har godkendt forslaget den 25. januar Taksterne sendes ud til MR. Vejledende vikarsatser Aabenraa og Sønderborg provsti 17 Betænkning nr vedr. provstestillingen og provstiets funktion Sag: Betænkning Den orange betænkning (1208) Drøftelse af betænkningen. Betænkningen blev drøftet. Oplæg til debatmøder om - Den orange betænkning 18 STs vejlendende honorarsatser 2012 for formænd, kasserere, kirkeværger og kontaktpersoner Sag: Honorarsater 2012 (1194) ST har udsendt vejledende honorarsatser for 2012 for formænd m.fl. Dokumentet rettes til, ligesom de foregående år, inden det sendes til MR. Godkendt som indstillet. FM indstiller at: Taksterne godkendes og den laveste kasserer takst er: For sogne indtil indbyggere. STs vejlendende honorarsater 2012 for formænd, kasserere, kirkeværger og kontaktpersoner 19 Fælles maskinindkøb budget 2012 Sag: Maskinindkøb budget 2012 (1167) På PUs budget er der afsat kr til fælles indkøb af maskiner til de MR, der har fremsat ønske om nye maskiner i Der nedsættes et udvalg med Erik Breum fra PU, samt en repræsentant fra hvert af de berørte sogne. Erik Breum ønsker, at PU fastsætter et kommissorium til dette udvalg. Det fremlagte forslag belv godkendt med enkelte ændringer. Et forslag hertil ventes forelagt til mødet. Maskinindkøb/-udskiftninger Referat, Side: 7

8 Orientering 21 MRs valget den 13. november Fælles MR Sag: Menighedsrådsvalg 2012 (1042) ST opfordrer sogne med fælles MR til at kontrollere deres samarbejdsvedtægt og KMs godkendelsesskrivelse, og se om samarbejdet om det fælles MR er aftalt til at være tidsbegrænset, eller om KM har givet en tidsbegrænset dispensation som udløber her i Såfremt en af delene er tilfældet vil MR skulle tage stilling til om det fælles MR skal fortsætte og vilkårene herfor. Den almindelige procedure for oprettelse af fælles MR skal i givet fald følges, se blandt andet menighedsrådslovens 1, stk. 3, 2, stk. 4 og 41 og 42. STs henvendelse er videresendt til Gråsten/Adsbøl og Broager/Egernsund. MRs-valget tirsdag den 13. november Fælles menighedsråd 22 ST - Statusbrev til MR om udvidet personalerådgivningsordningen Sag: Personalerådgivning til stiftets menighedsråd! (153) - Haderslev Stift STs udvidede personalerådgivning fortsætter i 2012 og fremover, men nu med formel baggrund i KMs Rollefordelingsnotat fra 31. marts Indtil videre skal MR og provstierne fortsat bare kontakte deres tilknyttede personalekonsulent i tilfælde af spørgsmål til håndtering af det personaleadministrative område. Vedrører henvendelsen undtagelsesvis et område som ST ikke kan rådgive om, vil personalekonsulenten sørge for at MR bliver viderehenvist til rette instans, f.eks. Landsforeningen af Menighedsråd. Erstatter tidligere - Statusbrev til MR om rådgivningsordningen(1).docx(1) Referat, Side: 9

9 Orientering 23 Kommuenplantillæg 9 - Kommuneplan temaplan for vindmøller Sag: Sønderborg Kommune - scoping vedrørende Temaplan for vindmøller i Sønderborg Kommune (1143) Der foreligger en udtalelse fra kgl. bygningsinspektør Niels Vium vedr. kirkerne. ST har oplyst, at de fremsender bemærkninger vedr. kirker, og at MR skal fremsende evt. bemærkninger vedr. præstegårde m.v. til Sønderborg kommune. Kommuenplantillæg 9 - Kommuneplan temaplan for vindmøller Konsulentudtalelse - temaplan for vindmøller Tyske menigheders brug af danske folkekirker - reguleringspristal 2012 Sag: Tyske menigheder (511) Den årlige takstregulering vedr. tyske frimenigheders brug af danske folkekirker, reguleres i 2012 med et tillæg på 2,476 % til en takst på kr. 967,53. Tyske menigheders brug af danske folkekirker - reguleringspristal Rinkenæs - udvidelse af husdyrbrug hos nabo til kirken Sag: Gl. kirke - udvidelse af husdyrbruget Saxagergård, Gl. Kirkevej 21, 6300 Gråsten (1190) - Rinkenæs Sogn Sagen er drøftet med konsulenterne, og herefter vil ST ikke modsætte sig, at der sker en udvidelse af husdyrbruget Saxagergård, Gl. Kirkevej 21, 6300 Gråsten. Det er dog en forudsætning, at læbeplantningen nord og øst for området bevares. ST går ud fra, at MR fortsat ingen bemærkninger har. ST går ud fra MR stadig ikke har bemærkninger ST modsætter sig ikke Udvidelse af husdyrbrug Referat, Side: 10

10 Orientering 26 Dybbøl - Miljøscreening af området mellem Aabenraavej og Alssundbroen Sag: Miljøscreening af miljøpåvirkning i forbindelse med lokalplanforslag , området mellem Aabenraavej og Alssundbroen (1191) - Dybbøl Sogn ST har via PlansystemDK modtaget screening af miljøpåvirkning i forbindelse med lokalplanforslag , området mellem Aabenraavej og Alssundbroen. ST har vurderet, at lokalplanforslaget ikke berører Dybbøl kirkes landskabelige eller kirkelige interesser, hvorfor ST på det foreliggende grundlag ikke finder anledning til at gøre indsigelse mod lokalplanforslaget. Miljøscreening, lokalplan , af området mellem Aabenraavej og Alssundbroen 27 Dybbøl - Miljøscreening for et boligområde syd for Hollingstedvej, Dybbøl Sag: Miljøscreening i forbindelse med lokalplanforslag for et boligområde syd for Hollingstedvej, Dybbøl (1198) - Dybbøl Sogn ST har modtaget miljøscreening i forbindelse med lokalplanforslag for et boligområde syd for Hollingstedvej, Dybbøl. ST har vurderet, at lokalplanforslaget ikke berører Dybbøl kirkes landskabelige eller kirkelige interesser, hvorfor ST på det foreliggende grundlag ikke finder anledning til at gøre indsigelse mod lokalplanforslaget. Miljøscreening for et boligområde syd for Hollingstedvej, Dybbøl Referat, Side: 11

11 Orientering 28 Sct. Marie - Screening - boligbyggeri på Sønderborg Nordhavn Sag: Screening - lokalplan boligbyggeri på Sønderborg Nordhavn (1192) - Sankt Marie Sogn ST har forelagt den indsendte miljøscreening for lokalplan vedrørende boligbyggeri på Sønderborg Nordhavn for kgl. bygningsinspektør Niels Vium. ST kan tilslutte sig kgl. bygningsinspektørs bemærkninger, hvorefter området for lokalplanen ligger placeret således, at det ikke i sig selv vil påvirke kirken i nævneværdig grad. ST har derfor ingen bemærkninger til miljøscreeningen. Screening - boligbyggeri på Sønderborg Nordhavn 29 Sct. Marie - Miljøscreening for området ved Chr. X's Bro i Sønderborg Sag: Miljøscreening lokalplan for området ved Chr. X's Bro i Sønderborg (1176) - Sankt Marie Sogn Sagen har været forelagt for kgl. bygningsinspektør Niels Vium. ST kan tilslutte sig kgl. bygningsinspektørs bemærkninger, herunder anbefalingen af, at pkt. 1 Visuel påvirkning, pkt. 2 Landskab og pkt. 9 Kulturarv bliver benævnt ved Miljøpåvirkning 3 og Væsentlig betydning C, ligesom ST finder det af stor betydning, at bebyggelsen inden for lokalplanområdet udføres under stor hensyntagen til kirken og dens sammenhæng ved Sønderborg by og havnefront ved Alssund. ST forbeholder sig at inddrage Nationalmuseet i forbindelse med den kommende planlægning. Sagen har ligeledes været forelagt for Sct. Marie sogns MR, og formanden har telefonisk oplyst, at MR afventer den kommende planlægning, herunder Museum Sønderjyllands bemærkninger, forinden der tages stilling til planen. Miljøscreening for området ved Chr. X's Bro i Sønderborg ST vil inddrage NATMUS og MR afventer Museets oplysninger Referat, Side: 12

12 Orientering 30 Ulkebøl - Screening af erhvervsområde Sønderborg Nord Sag: Screening af miljøpåvirkning i forbindelse med lokalplanforslag 4.9-4, erhvervsområde Sønderborg Nord (1193) - Ulkebøl Sogn ST har modtaget screening af miljøpåvirkning i forbindelse med lokalplanforslag 4.9-4, erhvervsområde Sønderbog Nord. ST har vurderet, at lokalplanforslaget ikke berører Ulkebøl kirkes landskabelige eller kirkelige interesser, hvorfor ST på det foreliggende grundlag ikke finder anledning til at gøre indsigelse mod lokalplanforslaget. Screening af erhvervsområde Sønderborg Nord 31 Egernsund - Miljøscreening, høring - for vinteropbevaring af både på Marina Minde Sag: Miljøscreening, høring - lokalplan for vinteropbevaring af både på Marina Minde (1206) - Egernsund Sogn ST har modtaget høring vedrørende udarbejdelse af miljøscreening i forbindelse med lokalplan for vinteropbevaring af både på Marina Minde. ST har vurderet, at projektet ikke berører Egernsund kirkes landskabelige eller kirkelige interesser, hvorfor ST på det foreliggende grundlag ikke finder anledning til at gøre indsigelse mod projektet. Miljøscreening, høring - lokalplan for vinteropbevaring af både på Marina Minde 32 Eventuelt Intet at bemærke. 33 Godkendelse af referat Referat journaliseres og printes til næste møde, hvor det underskrives. Referat, Side: 13