Seks Tegn på, at du er klar til BI

Transkript

1 Seks Tegn på, at du er klar til BI

2 LAD OS KASTE ET BLIK PÅ, HVORDAN DU MULIGVIS STYRER OG MÅLER DIN VIRKSOMHED Om Forfatteren Du administrerer information fra en række forskellige datakilder. Du udarbejder rapporter en gang om måneden og tror, du har styr på, hvad der foregår i din virksomhed. Men har du i virkeligheden det? Eller måske er du konstant frustreret, fordi du ikke kan indsamle de data, du behøver, og dine vigtige beslutninger synes altid at være baseret på en smule gætteri. Hvis det ene af disse scenarier lyder bekendt, er det tid til at overveje Business Intelligence. Udover de indlysende scenarier nævnt ovenfor, er der en række advarselslamper, som indikerer, at en virksomhed er klar til at springe ud i BI. Lad os tage et kig på seks af de mest almindelige. Peter Ørum er produktchef hos TARGIT Business Intelligence & Analytics, hvor han har været ansat siden Han er ekspert inden for BI & Analytics, og hans CV tæller blandt andet implementering af Business Intelligence hos Tommy Hilfiger. Problemet Du mener, at det er tid til at strømline dine strategiske beslutninger, men er ikke sikker på, hvorvidt du er parat til at forpligte dig til en fuld business intelligence-løsning. Tilgangen Der er seks typiske advarselslamper, der indikerer, at det er tid til at forbedre måden, du administrerer dine data, så du kan foretage mere kvalificerede beslutninger hurtigere. Hvis nogle af disse tegn passer med måden, du driver virksomhed på, er det tid til at tage springet og benytte BI. Læs videre og find ud af, hvad de typiske problemer er, og hvordan BI kan løse dem. Peter er dansk, men bosat i Tampa, Fla. 2

3 1. DU UDARBEJDER REGELMÆSSIGT RAPPORTER UD FRA FORSKELLIGE DATAKILDER Når virksomheder vokser, opdeles de enkelte virksomhedsafdelinger ofte i separate, uafhængige afdelinger med hver sit budget og egen ledelse. Når alt kommer til alt, må informationerne fra de forskellige afdelinger samles i én, samlet rapport for at holde sig ajour med budgettering, prognoseudarbejdelse, præstation og virksomhedens generelle tilstand. Dette indebærer manuelt at udtrække data fra hvert system og udarbejde en rapport i Microsoft Excel. Men det er krævende og tidsberøvende med mulighed for menneskelige fejl. Sædvanligvis kan det kun gøres af IT-afdelingen, hvorved de, der behøver informationerne, ikke kan indhente eller justere dem på egen hånd. Et business intelligence-system indsamler automatisk information fra alle tilgængelige datakilder og fremviser data i letfordøjelige dashboards, rapporter og analyser. Brugere kan således grave dybere og udlede trends, der ellers vil være begravet dybt i datamængden. Del viden på tværs af virksomheden og kontrollér, hvem der har adgang til hvad. Udarbejd en rapport eller et dashboard og lad systemet automatisk skræddersy for den enkelte medarbejder eller afdeling. Eller dele adgang til data fra alle forretningsområder på tværs af virksomheden, så brugere kan foretage mere kvalificerede beslutninger. 3

4 2. DET TAGER DAGE AT UDARBEJDE EN RAPPORT Hvis du stadig udarbejder rapporter manuelt, kender du til de mange trin, det kræver for at få et forhåbentligt præcist billede af din virksomheds data. Der er processen med at indsamle dataene, tilpasse dem manuelt alt efter dine behov og validere informationerne for at sikre, at rapporterne afspejler de rette data. Dette koster dyrebar tid og ressourcer. For mange virksomheder tager det op til tre dage at udarbejde en enkelt rapport. Det er et kæmpe problem. Tager det betydeligt lang tid at udarbejde en rapport eller analyse, føres der ikke opsyn med fluktueringer eller KPI er dagligt eller måske end ikke ugentligt. Hvis der opstår et udsving, kan det tage dage eller uger, før den opdages og der kan handles for at korrigere det. Med BI derimod er al dataindsaming og -bearbejdning lagt i hænderne på computeren. Rapporter kan udarbejdes med kun ét klik og på få sekunder. Og takket være værktøjer som notifikationsagenter kan du læne dig tilbage og lade systemet kontrollere alle de indkommende data fra ERPsystemet og underrette dig, når der opstår forandringer. Hvilket leder mig videre til næste advarselslampe 4

5 3. DIN VIRKSOMHED HAR ETABLERET KPI ER, DER KUN FØLGES OP PÅ MÅNEDLIGT En Key Performance Indicator indikerer ikke meget, hvis den kun gennemgås månedligt. KPI er skal måles jævnligt. Som minimum bør de måles dagligt. Ideelt set kontrolleres de 24 timer i døgnet, syv dage om ugen. Tager det flere dage at udarbejde en enkelt rapport, er det ganske simpelt ikke muligt at tage strategiske beslutninger for virksomheden. Et business intelligence-system vil indsamle data hver dag, mange gange om dagen. Herved har du konstant en finger på pulsen i forhold til din virksomheds tilstand ved ikke blot at observere de store op- og nedture, men også pludselige forretningsforandringer. Med øjebliksobservationer er det muligt at dykke ned og vurdere præcist, hvad virkede, og hvad gjorde ikke. Øgede et specifikt Tweet antallet af besøgende på din hjemmeside? Er der en bestemt ugedag eller tid på dagen, hvor salgstallet falder? At kende svarene på disse spørgsmål ruster dig til at forbedre forretningen ved at indstille kikkerten på, hvad virker bedst, og hvad gør ikke. En sand BI-løsning vil ikke bare automatisk udarbejde disse rapporter, men vil, som jeg nævnte tidligere, ligeledes sende notifikationer til dit skrivebord, din tablet eller mobiltelefon, hvis en KPI når en bestemt grænse. Dette sikrer, at der kan handles øjeblikkeligt. 5

6 4. DU HAR UKLAR INDSIGT I FORRETNINGSGANGEN Hvordan kan en beslutningstager forventes at træffe beslutninger uden fuld indsigt i alle virksomhedens aktiviteter? Tag for eksempel marketingchefen, der skal begrunde sit budget, men ikke er i stand til at vurdere omfanget af marketingkronerne benyttet på en Facebookkampagne. Eller lederen eller salgsafdelingen, der behøver hurtig indsigt i prognoser, mål, udgifter og fortjenester forud for det ugentlige salgsmøde. Eller den administrerende direktør, der ønsker at vide, hvilke produkter der er de mest populære et specifikt sted. Evnen til at konvertere data til visualiseringer gør, at det forhenværende komplicerede regnearksarbejde bliver nemt. Men business intelligence er mere end blot indsigt og datagrafikker; det er at arbejde i dybden med dataene for at se, hvor trends begynder, og hvordan de videre kan bearbejdes og udvikles. Ingen detalje er for lille med de rette værktøjer. Jo klarere et billede af en virksomhed, des sikrere beslutninger træffes. Det er ikke uden grund, at OODA-loopet begynder med Observation, og BI gør det trin simpelt. Kom igennem Observation, Orientation, Decision og Action hurtigere og mere intelligent. 6 BI gør det muligt for brugerne at sende high-level rapporter ud til hele organisationen, så alle har indsigt. Dette skaber et mere informeret miljø og motiverer og inspirerer medarbejdere til at nå deres mål. Som jeg vil berøre yderligere om lidt, kan du slappe af, velvidende at alle i organisationen har de nyest opdaterede informationer tilgængelige.

7 5. DER ER FORSKELLIGE VERSIONER AF SANDHEDEN I DINE DATA Ikke nok med, at mængden af tilgængelige datakilder er stigende, det samme er kompleksiteten af dataene. Som resultat er der et stigende antal af rapporteringseksperter, der benytter stadig stigende mængde tid på at udarbejde rapporter og analyser til en udvidet brugerbase i en virksomhed. Med forskellige brugere, der hver manipulerer data forskelligt, bliver det udfordrende at fastholde et konsistent, fælles verdensbillede over hele linjen i virksomheden. Dette er særligt synligt, når disse rapporter udarbejdes i Excel, og bearbejdninger deraf kun eksisterer i enkeltpersoners egne filer. Disse kan efterfølgende deles gennem trykte rapporter, word of mouth, s eller via virksomhedsnetværket, hvilket skaber yderligere fragmentering og kontroltab af dataenes ensartethed. Med en fuldt færdig BI-løsning kan virksomhederne høste frugten af én enkelt rapporterings- og analyseplatform, der medfører en gennemført brugeroplevelse på tværs af alle platforme. Forandringer og manipulationer afspejles tidsrigtigt. Og rapporter og analyser kan deles til hele virksomheden, hvor de data, der er relevante for de enkelte medarbejdere eller afdelinger, vises automatisk. Dashboards kan ligeledes tilføjes til storyboards, så hver afdeling og hvert team ubesværet kan følge igangværende projekters udvikling. Spekuler aldrig mere på, om alle har et fælles billede af data. 7

8 6. DER ER BEGRÆNSET ADGANG TIL DINE DATA Informationer er ikke til nogen hjælp, hvis du ikke har adgang til dem, når du behøver dem. Som nævnt ovenfor stiger antallet af datakilder og kompleksiteten med høj hast. Det er ikke kun afgørende for virksomheder at måle og overvåge interne data, de er nu også nødt til at holde et vågent øje med relevante eksterne data. Faktisk vil en virksomheds eksterne data med tiden overgå deres interne data med flere længder. Virksomheder, der ikke lærer af og tilpasser sig disse Big Data, vil hurtigt blive hægtet af. Derfor lægger mange virksomheder BI i hænderne på IT-afdelingen. At udarbejde rapporter og analyser er tidsberøvende og komplekst. Hvis du ikke har en grad inden for datalogi, er det ikke sikkert, at du vil mestre systemet. Med avancerede business intelligence og analytics-løsninger er BI derimod lagt i hænderne på alle i organisationen. Brugervenlige søgemaskiner simplificerer udarbejdelsen af rapporter, analyser og dashboards i en sådan grad, at der kun skal plugges få talesprogsord ind, hvorefter computeren gør resten af arbejdet for dig på enhver platform. Alle kan redigere kriterier og undersøge data nærmere med få klik. Og udarbejde imponerende datavisualiseringer, der gør svarene, du leder efter, tydelige. Pludselig har alle en doktorgrad i BI. Blot en af disse advarselslamper indikerer kraftigt, at du bør begynde at overveje business intelligence. Når først du får øjnene op for BI, vil du blive overrasket over, hvilken verden du åbner op for. 8

9 TARGIT BUSINESS INTELLIGENCE- OG ANALYTICS-SOFTWARE SKABER HANDLING Saml Enhver type Data Lær Af Dine Data Del Dine Data Reagér Ud Fra Dine Data SQL, ERP, CRM Dashboards > Få et overblik over dine KPI er i forhold til dine målsætninger. Storyboards > Motivér medarbejdere ved at visualiserefremskridt på TV-skærme. Alarmer > Få en advarsel, når der forekommer afvigende målinger, og der skal tages affære. Overalt. Excel, Eksterne data Analyser > Forstå, hvad der er sket, hvorfor det skete og hvad, det næste bliver. s > Forbedre samarbejde på grund af enkel distribution af analyser via . Intelligent Wizard > Fortæl systemet, hvad du ønsker. BI Wizard fortæller dig, hvad du ønsker at vide, og husker dine præferencer. Google Analytics, Sociale medier Rapporter > Udarbejd rapporter på under et minut ved one-click-to-analysis -integrering. Batch Rapportering > Skræddersy, hvortil dine rapporter sendes og fordel dem automatisk. In-Memory analyser > Analysér de afgørende data, der ikke er at finde i dit data warehouse. Mobilitet/Internet/Skrivebord > Få adgang til dine data, når og hvor du behøver dem. 9

10 EN LØSNING, DER DÆKKER ALLE ANALYTISKE OG RAPPORTERINGSMÆSSIGE BEHOV TARGIT er konstrueret til hele din organisation alt fra den administrerende direktør, der står for de vigtigste succesparametre, til de økonomisk ansvarlige, der behøver nøjagtige rapporter, til salgschefer, der behøver præstationsanalyser og kundeindsigt, til marketingafdelingen, der er interesseret i lead omkostninger, til IT-afdelingen, der ønsker datasikkerhed og fejlfrit integrerede dataprocesser. TARGIT imødekommer alles behov. Faktisk er TARGIT den bredest anvendte løsning på markedet, og i forhold til brugervenlighed er TARGIT vurderet højere end nogen anden løsning. Det er grunden til, at TARGIT er designet til at få dig fra dashboards og rapporter til analyser med kun ét klik. Dertil kommer de integrerede værktøjer, der forbereder dine data til analyse på under et døgn, og muligheden for at benytte talesprog til at søge efter den rapport eller analyse, du ønsker. TARGIT bringer dig fra observation til action hurtigere end noget andet værktøj på markedet. TARGIT giver dig mod til at handle. Vi mener, at data skal være sammenhængende og synlig for beslutningstagere, når og hvor der er behov for det. Der er altid ét ekstra spørgsmål at stille, når du præsenteres for dataene, og hvis svaret ikke er tilgængeligt med det samme, risikerer du at tage beslutninger på et mangelfuldt grundlag.