Udbud af indsamling af dagrenovation med mobilsug i Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune

Transkript

1 Teknik- og Miljøforvaltningen 21. marts 2017 Sagsnr.: Dokument: Sagsbehandler Iben Carlsen Svarskrivelse nr. 1 Udbud af indsamling af dagrenovation med mobilsug i Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune Affald og Genbrug Islands Brygge København S

2 Indledning I forbindelse med udbud af indsamling af dagrenovation med mobilsug i Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune (TED nummer 2017/S ) er der stillet spørgsmål til udbudsmaterialet. Svarskrivelse nr. 1 indeholder svar på spørgsmål modtaget til og med 17. marts Nærværende Svarskrivelse (nr. 1) indeholder desuden svar på nogle af de udstående spørgsmål stillet på de to informations- og spørgemøder, som er afholdt henholdsvis den 22. februar og 28. februar De resterende udestående spørgsmål fra de to informations- og spørgemøder afholdt i februar 2017 vil blive besvaret i en kommende Svarskrivelse. Svarskrivelsen er offentliggjort på Københavns Kommunes hjemmeside På hjemmesiden findes også al anden information om udbuddet. Fra Københavns Kommune hjemmeside er der linket til Frederiksberg Kommune hjemmeside INDHOLD SIDE SPØRGSMÅL TIL REFERAT FRA 1. SPØRGEMØDE AFHOLDT DEN 22/ SPØRGSMÅL TIL REFERAT FRA INFO- OG SPØRGEMØDER AFHOLDT DEN 22/ OG DEN 28/ (ENDNU IKKE MODTAGET) 4 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSBETINGELSERNE 4 SPØRGSMÅL TIL UDBUD TIL KONTRAKT 5 SPØRGSMÅL TIL BILAG 1 YDELSESBESKRIVELSEN 6 SPØRGSMÅL TIL TILBUDSLISTEN 8 SPØRGSMÅL TIL BILAG 2 SAMARBEJDE MELLEM RENOVATØREN OG KOMMUNEN 9 SPØRGSMÅL TIL BILAG 5 - KRAV TIL KØRETØJER OG MILJØ 10 Side 2 af 13

3 SPØRGSMÅL TIL REFERAT FRA 1. SPØRGEMØDE AFHOLDT DEN 22/ Spørgsmål 1 Vedr. Spørgsmål 25 i referatet fra 1. spørgemøde Når kommunen beder os om at fjerne cykler, klapvogne eller lign. 3. mands ejendom, påtager kommunens sig så erstatningspligten hvis 3. mand påstår det er blevet ridset eller ødelagt ved flytningen? Svar på spørgsmål 1 Der henvises til Kontraktens pkt. 14, hvoraf det følger, at Renovatøren bærer ansvaret for eventuelle skader, som denne måtte forvolde på tredjemands ejendom i forbindelse med arbejdets udførelse. Spørgsmål 2 Efter informationsmødet den har vi undersøgt nærmere omkring det krav, som er fastsat i udbuddets pkt. 1,5 Krav om arbejdsmiljø, om at anvende GTL som brændstof. Denne brændstoftype er baseret på naturgas og må betegnes som et fossil brændstof, som ifølge Shells egne oplysninger kun bidrager med 4-5% reduktion af CO 2 udslip, samt at produktionen jævnfør oplysning fra en af deltagerne i mødet, foregår i lande med problematiske forhold. Disse elementer samt manglende erfaring med brugen af GTL i en operation med mobilsug, kunne godt at blive genstand for ønsker eller krav om andre brændstoftyper, hvorfor vi på forkant vil foreslå, at der indføres et punkt i kontrakten om evt. overgang til andre brændstoftyper og deraf følgende regulering i priserne. Svar på spørgsmål 2 Der henvises til svar på spørgsmål nr. 21. Spørgsmål 3 Præsentation af Indsamling af dagrenovation med mobilsug i Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune Nøgletal, Aflæsninger Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune opfordres til at fremsende indvejningsoversigter for de 5 mobilsugbilers tømninger i maj og oktober måned Side 3 af 13

4 Svar på spørgsmål 3 Det er ikke muligt at fremsende indvejningsoversigter for de 5 mobilsugbilers tømninger. Nedenstående oplysninger er tilgængelige. Københavns Kommune I maj 2016 blev der for de 3 biler foretaget i alt 80 aflæsninger i alt kg affald (gennemsnitligt kg pr. indvejning). I oktober 2016 blev der for de 3 biler foretaget i alt 80 aflæsninger i alt kg affald (gennemsnitligt kr. pr. indvejning). I januar 2017 er der i gennemsnit indvejet 6 tons pr. aflæsning. Frederiksberg Kommune I maj 2016 blev der foretaget i alt 19 aflæsninger svarende til i alt kg (gennemsnitligt kg pr. indvejning). I oktober 2016 blev der foretaget i alt 16 aflæsninger svarende til i alt kg (gennemsnitligt kg pr. indvejning) I januar 2017 er der i gennemsnit indvejet 5,4 tons pr. aflæsning. SPØRGSMÅL TIL REFERAT FRA INFO- OG SPØRGEMØDER AFHOLDT DEN 22/ OG DEN 28/ (Endnu ikke modtaget) Spørgsmål 4 Ved de 2 møder blev der stillet mange spørgsmål, som Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune senere vil undersøge og komme med svar på. Disse svar er pr. tidsfrist for at stille spørgsmål, endnu ikke blevet besvaret, hvorfor tilbudsgiver ikke ved, om man har afklarende spørgsmål til de svar, der måtte komme. Derfor opfordres kommunerne til at forlænge fristen for at stille spørgsmål, så tilbudsgiver har mulighed for at sætte sig ind i de afgivne svar, og evt. kunne stille nye afklarende spørgsmål. Svar på spørgsmål 4 Opfordringen er imødekommet. De nye tidsfrister fremgår af Rettelsesblad nr. 1 af 15. marts 2017 og er tillige oplyst på SPØRGSMÅL TIL UDBUDSBETINGELSERNE Spørgsmål 5 Egenkontrol (Spørgsmål nr. 18 i Referat nr. 1) Egenkontrol hvad skal omfanget være - og hvor ofte? Hvilket indhold vil Kommunerne især lægge vægt på? Vægtningen af kvalitet Side 4 af 13

5 på 10 % er ikke stor nok til, at det kan betale sig at lave nye procedurer/rutiner på området. Svar på spørgsmål 5 Omfang og hyppighed af egenkontrollen skal kunne opfylde kravene i Bilag 2. Kommunerne vægter ikke delelementer af egenkontrollen højere end andre og kan derfor ikke definere hvilket indhold, Kommunerne især vil lægge vægt på. Spørgsmål 6 Pkt. 3 Udbudsmaterialet Manglende bilag Vi gør opmærksom på, at Bilag 2A og Bilag 5A ikke var vedlagt. Huskeliste eller Kontraktudkast. Svar på spørgsmål 6 De to bilag mangler ikke, men den ændrede fremgangsmåde er et resultat af indførelsen af det nye ESPD. Hvis tilbudsgiver har et certificeret kvalitetsstyringssystem, skal tilbudsgiver bekræfte dette i ESPD ets Del IV, D, jf. udbudsbetingelsernes pkt Kommunerne kan efterfølgende indhente dokumentation herfor, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 10.9, og et eventuelt certifikat vil indgå som Bilag 2A til kontrakten med den vindende tilbudsgiver. Hvis tilbudsgiver ikke har et certificeret kvalitetsstyringssystem, skal tilbudsgiver på Kommunernes anmodning kunne fremlægge en kort beskrivelse af tilbudsgivers kvalitetsstyringssystem, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 10.5, og en sådan beskrivelse vil indgå som Bilag 2A til kontrakten med den vindende tilbudsgiver. Tilsvarende gør sig gældende i forhold til tilbudsgivers miljøstyringssystem, hvor et eventuelt certifikat, alternativt en beskrivelse af tilbudsgivers miljøledelsessystem, vil indgå som Bilag 5A til kontrakten med den vindende tilbudsgiver. SPØRGSMÅL TIL UDBUD TIL KONTRAKT Spørgsmål 7 Det vurderes at der skal bruges 7-9 biler på opgaven, hvilket kan give leveringsproblemer i forhold til opgavestart 1. maj Udbyder bedes overvej opstarts dato endnu engang. Side 5 af 13

6 Svar på spørgsmål 7 Der henvises til svar på spørgsmål nr. 77 i Referat fra Informationsog spørgemøde afholdt den 28. februar SPØRGSMÅL TIL BILAG 1 YDELSESBESKRIVELSEN Spørgsmål 8 Bilag 1, pkt. 2.1 I skriver, at et docksted kan have op til 24 tanke, det passer ikke, der kan godt være flere. Svar på spørgsmål 8 I Københavns Kommune er der maksimalt 24 tanke forbundet til et dockningssted. I Frederiksberg Kommune er det maksimale antal tanke forbundet med et dockningssted mindre. I Frederiksberg Kommune er der et tankanlæg ("Stjernen"), som består af 35 tanke, disse tanke er dog fordelt ud på 4 dockningssteder. Spørgsmål 9 Bilag 1, pkt Vejesedler (Spørgsmål nr. 21 i Referat nr. 1) Hvorfor skal vejesedler fra modtageanlæggene opbevares? Kan kravet frafaldes? Svar på spørgsmål 9 Kommunerne fastholder kravet men reducerer perioden til 3 måneder. Ændringen vil fremgå af Rettelsesblad nr. 2. Spørgsmål 10 Bilag 1, pkt Dokumentering af tømning (Spørgsmål nr. 26 i Referat nr. 1) Det fremgår, at renovatøren skal sikre, at de enkelte tanke tømmes fuldstændigt. Hvordan sikres og dokumenteres det? Det kan umiddelbart kun dokumenteres, ved at chaufføren går ned og tager et billede, hvilket ikke er ønskværdigt. Udsvingene på tankindholdet formodes at variere i en sådan grad, at vægten fra det enkelte dockningssted er uegnet til at vurdere om tanken er tom. Det er usikkert, hvad styresystemerne fra Dansk Skraldesug og Envac kan i forhold til at logge data. Det kræver et logsystem på bilen. Formuleringen er så skrap, at der skal regnes en risiko ind i tømningsprisen. Som det er formuleret nu, er det ensidigt Side 6 af 13

7 renovatørens ansvar Hvor går grænsen for hvad der skal dokumenteres skal sugesystemet på bilen tjekkes for at det er dokumenteret. En bedre formulering kunne være, at renovatøren skal sandsynliggøre, at der er tømt? (Spørgsmål nr. 33 i Referat nr. 2) Del 1 I forhold til evt. dokumentation af tømning via logfiler fra PLC'en. Der genereres i dag ikke logfiler fra Envac's system. Dansk Skraldesug kan i dag levere en logfil, men kun for deres nyeste tankanlæg. Del 2 Den krævede chassisvægt dokumenterer ikke, at tanken er tømt eller sugecyklussen er fuldført. Del 3 Output fra forskellige systemer kan være vanskelige at få over i en samlet log-fil for et eksternt system. Der skal stadig tilladelse fra patentholderne forud for en systemtilpasning. Del 4 Bilen kan pt. kun registrere funktioner på bilen. Der skal stilles meget konkrete kravspecifikationer til leverandørerne hvis andet skal registreres. Tiden er knap og der opfordres til, at Kommunerne bliver mere konkrete. Hvis det ikke bliver præciseret, kan det være svært at nå at afgive tilbud til den 22. marts Med de stillede krav, må der stadig tages billede af hver enkelt tank. Svar på spørgsmål 10 Vilkårene i Bilag 1 pkt , pkt og pkt er ændret. Ændringerne fremgår af Rettelsesblad nr. 1 af 15. marts Spørgsmål 11 Pkt. 1 Indledning Sortering i rest- og bioaffald Vil sortering af bioaffald i både Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune, og den dermed forventede nedgang i mængderne på mobilsug, påvirke antallet af tømninger over året i forhold til udbudsmaterialet? Svar på spørgsmål 11 Kommunerne forventer ikke at sortering af bioaffald vil påvirke antallet af tømninger over året. Den indsamlede årlige mængde af restaffald kan eventuelt blive reduceret. Side 7 af 13

8 Spørgsmål 12 Pkt Trafikforhold mv. ved dockningssteder Planlagte tømninger som er blokeret og som ikke kan ske fredag skal tømmes lørdag Det er ikke fair, at tømningsforhold, som tilbudsgiver ikke er herre over, skal belastes tilbudsgiver. Som minimum bør denne ydelse afregnes efter Supplerende ydelser TBL pkt. B1 til B4. Kommunerne bedes venligst bekræfte at disse priser bruges som afregning ved dette problem. Svar på spørgsmål 12 Kommunerne fastholder kravet. Spørgsmål 13 Appendiks A Liste over dockningssteder Er det muligt at få samme liste med de enkelte størrelse tanke oplyst? Gerne i Excel-format, tak. Svar på spørgsmål 13 Kommunerne har revideret Appendiks A til Bilag 1, således at denne liste også indeholder oplysninger om de enkelte tankstørrelser pr. adresse i henholdsvis Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune. Der er få uoverensstemmelser i forhold til den liste, der er vedlagt som Appendiks A til Bilag 1. Det skyldes, at dataudtræk fra kommunernes it-systemer altid er et øjebliksbillede. Dvs. at der siden sidste udtræk vil være kommet flere tanke/adresser til og nogle kan være forsvundet pga. midlertidig nedbrud. SPØRGSMÅL TIL TILBUDSLISTEN Spørgsmål 14 Bilag 1A Tilbudsliste, pkt. B Supplerende ydelser Pkt. B5 og B6 Test af tankanlæg 1) Venligst oplys om Enhedspris angives pr. test pr. tankanlæg skal indeholde pris for indsamlingskøretøj, chauffør og arbejdsleder, samt kørsel til og fra stedet? 2) Kunne der ikke anvendes TBL Pkt.C1 til C6 i stedet for, så det blev det faktiske timeforbrug der blev afregnet efter? 3) Eller hvad er forskellen? Venligst afklar. Side 8 af 13

9 Svar på spørgsmål 14 Ad1) Det er korrekt, at Tilbudslistens pkt. B5 og B6 skal indeholde pris for indsamlingskøretøj, chauffør og arbejdsleder samt kørsel til og fra tankanlæggets dockningssted. Ad2) Nej. Ad3) Tilbudslistens pkt.c1 til pkt. C6 vil blive anvendt, hvis kommunerne vælger at igangsætte forsøgsordninger indenfor området. SPØRGSMÅL TIL BILAG 2 SAMARBEJDE MELLEM RENOVATØREN OG KOMMUNEN Spørgsmål 15 Bilag 2, side 3, pkt Entrepriseleder I skriver denne skal være til rådighed via telefon mandag torsdag 8-16 og fredag 8 16, er det ikke en fejl om fredagen, burde det ikke være ellers er der vel ingen grund til at udskille denne ene dag. Svar på spørgsmål 15 Tidsrummet ændres til fredag Ændringen vil fremgå af Rettelsesblad nr. 2. Spørgsmål 16 Bilag 2, pkt Egenkontrol (Spørgsmål nr. 56 i Referat nr. 2) Kommunerne opfordres til at præcisere mindstekrav til egenkontrol. Hvad kræves af egenkontrollen? Svar på spørgsmål 16 Der henvises til svar på spørgsmål nr. 5. Spørgsmål 17 Pkt. 2.2 Støttefunktioner m.v. Kontoret skal være bemandet lørdage Vi ved at der blev spurgt ind til dette punkt, men vi vil gerne have bekræftet, at der ikke skal være bemandet kontor på en lørdag, men at en kørsels-/arbejdsleder skal være til at kontakte, når der er bil/biler der kører om lørdagen. Svar på spørgsmål 17 Vilkårene i Bilag 1 pkt. 2.2 er ændret. Ændringen er oplyst i Rettelsesblad nr. 1 af 15. marts Side 9 af 13

10 Spørgsmål 18 Pkt. 5.2 Henvendelser og klager fra kunder Modtagne klager som kræver tømning på lørdage Der henvises til spørgsmål og kommentarer vedr. Pkt. 2.2 Støttefunktioner m.v. 1 og Pkt Trafikforhold mv. ved dockningssteder 2, som også skal gælde ved blokerede tømninger. Svar på spørgsmål 18 Ad1) Ændringerne som fremgår i Rettelsesblad nr. 1 af 15. marts 2017 vedr. Bilag 1, pkt. 2.2 vil også være gældende ved blokerede tømninger. Ad2) Jf. svar på spørgsmål 13 fastholder Kommunerne, at der ikke vil ske ændringer i det udbudte afregningsgrundlag. SPØRGSMÅL TIL BILAG 5 - KRAV TIL KØRETØJER OG MILJØ Spørgsmål 19 Bilag 5, pkt. 1.3 (Spørgsmål 59 i Referat nr. 2) Spørgsmål vedr. brændstof an der tilføjes en klausul i kontrakten, der beskriver vilkårene, hvis der overgås til andre brændstoffer i løbet af kontraktperioden. Svar på spørgsmål 19 Hvis der skulle opstå en situation, hvor det ikke længere vil være muligt at opfylde kravet om anvendelse af GTL som drivmiddel, og Renovatøren er uden skyld heri, vil Kommunerne tillade, at der køres på konventionel diesel i en periode, indtil en permanent løsning er fundet. Der henvises tillige til svar på spørgsmål nr. 7 i referat fra informations- og spørgemøde den 22. februar Spørgsmål 20 Bilag 5, Pkt. 1.3 GTL som brændstof Transportøren skal anvende GTL som brændstof 1) Er Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune bekendt med, at der p.t. kun er én producent af GTL på markedet, hvorfor der på tilbudstidspunktet er stor usikkerhed om pris på GTL vil følge dieselpriserne. 2) Hvordan reguleres der for op- og nedadgående priser? GTL er ikke medregnet i Danmarks Statistik BYG91: Omkostningsindeks for dagrenovation og slamsugning, som via prisregulering kunne sikre især opadgående priser? 1 Spørgsmål 17 i nærværende skrivelse. 2 Spørgsmål 12 i nærværende skrivelse. Side 10 af 13

11 3) Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune bedes bekræfte at pkt. 1.2 under BOD Generelle entreprisemangler; Biler ikke opfylder aftalte krav, også dækker situationer, hvis det ikke er muligt at få leveret GTL eller indgå en aftale med producent/distributør i kontraktperioden, da risiko for bod ellers er for høj i forhold til at afgive tilbud. 4) Kan Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune garantere, at det altid vil være muligt at tanke GTL på den oplyste station på Amager? 5) Vil man kunne køre på almindelig diesel, såfremt der er forsyningsproblemer med GTL, som entreprenør ikke selv er skyld i? Svar på spørgsmål 20 Ad1) Ja. Ad2) Kommunerne fastholder kravet om at prisregulering skal ske ved anvendelse af Omkostningsindeks for dagrenovation og slamsugning. Ad3) Hvis Renovatøren kan dokumentere, at han er uden skyld i at det ikke er muligt i en kortere eller længere periode at få leveret GTL, vil dette forhold ikke være omfattet af bodspunktet "Biler opfylder ikke aftalte krav til mærkning, miljø, vakuumkraft, trafiksikkerhed, hygiejne eller vægten opfylder ikke aftalte krav". Ad4) Nej. Ad5) Der henvises til svar på spørgsmål nr. 21. Spørgsmål 21 Bilag 5, pkt Chassisvejning (Spørgsmål nr. 10 i Referat nr. 1) Chassisvejning kan give problemer ved steder hvor der holdes meget skævt. Er dette overvejet? Svar på spørgsmål 21 Der henvises til svar på spørgsmål nr. 62 i Referat fra Informationsog spørgemøde afholdt den 28. februar Spørgsmål 22 Bilag 5, pkt Chassisvejning (Spørgsmål nr. 12 i Referat nr. 1) Ved chassisvejning skal sugeaggregatet formodentligt løftes af vægten før beholderen vejes. Kontaktede vægtproducenter oplyser, at det er problematisk hvis suge aggregatet vejes sammen med beholderen. Akselafstanden er afgørende for hvor mange vejeceller der skal monteres, 8 vejeceller i dette tilfælde. Dette gør, at kravet om en vægtnøjagtighed på 5 kg ikke kan opnås. Hvis vejning alene er et styringsværktøj kan kravene måske reduceres? Side 11 af 13

12 Svar på spørgsmål 22 Der henvises til svar på spørgsmål nr. 63, Ad2) i Referat fra Informations- og spørgemøde afholdt den 28. februar Spørgsmål 23 Bilag 5, pkt. 1.5 (sidste afsnit) Egenkontrol/behandling af vejedata, vil I være venlige at uddybe, hvad det egentlig er, I gerne vil have os til. Vejedata tilgår jo kommunen direkte fra forbrændingerne. Svar på spørgsmål 23 Vejedata fra forbrændingsanlæggene er pr bil. Kommunerne ønsker, at Renovatøren løbende gransker data pr. dockningssted for direkte at kunne følge markante udsving i de indsamlede mængder pr. dockningssted for at kunne kvalitetssikre tømningsfrekvensen. Spørgsmål 24 Bilag 5, pkt. 1.6 (Spørgsmål nr. 64 i Referat nr. 2) 1) Kan der leveres en bil med en sugearm med 6 meters rækkevidde? 2) Det beskrives, at sugearmen skal have en rækkevidde på mindst 6 meter (6.000 mm), gælder dette på begge sider af bilen? Svar på spørgsmål 24 Ad1) Ja, men kravet ændres til at sugearmens maksimale rækkevidde som minimum skal være mm. Ændringen vil fremgå af Rettelsesblad nr. 2. Ad2) Sugearmens rækkevidde gælder for højre side af køretøjet. Spørgsmål 25 Bilag 5, pkt. 1.4 Her skriver I, at sugearmen kun må kunne betjenes, når parkeringsbremsen er trukket. Dette vil gøre det umuligt at tømme bilen på forbrændingen, hvorfor vi må anmode jer om at frafalde dette krav. Svar på spørgsmål 25 Kravet ændres til at der er vakuumaggregatet, som kun må betjenes når parkeringsbremsen er trukket. Ændringen vil fremgå af Rettelsesblad nr. 2. Side 12 af 13

13 Spørgsmål 26 Bilag 5, pkt. 1.9 Styresystem (Spørgsmål nr. 70 i Referat nr. 2) Der er krav om, at alle alarmer skal registreres i styresystemet og logges i et år. Dette kan systemerne ikke p.t. Det kræver, at de udvikles, hvilket ikke er sandsynligt. Kan kravet ændres eller fjernes? Svar på spørgsmål 26 Det er korrekt, at PLC-systemerne p.t. ikke kan registrere alarmer i systemets log, så kravet vil udgå. Ændringen vil fremgå af Rettelsesblad nr. 2. Spørgsmål 27 Bilag 5, pkt. 1.9 (Spørgsmål 71 i Referat nr. 2) Spørgsmål vedr. styring af systemet Det skal være muligt, at betjene systemet trådløst. Hvad menes der med det? Det er kun muligt med trådløs betjening af sugearmen. Svar på spørgsmål 27 Det er korrekt, at det p.t. ikke er muligt at foretage trådløs betjening ved tømning alle anlæg. Kravet om at det skal være muligt at betjene anlægget trådløst ved dockningsstedet vil udgå. Ændringen vil fremgå af Rettelsesblad nr. 2. Side 13 af 13