Økonomistyring Brugervejledning. AdvoForum A/S

Transkript

1 Økonomistyring Brugervejledning AdvoForum A/S

2 Økonomistyring...6 Oprettelse af regnskab...7 Nummerserier...8 Regnskabsopsætning...12 Regnskabsopsætning...12 Fanebladet Udligning...16 Virksomhedsoplysninger...19 Bogføringsopsætning - Momsopsætning...20 Momskoder...20 Regnskabsperioder...23 Dimensioner: Afdelinger og projekter...25 Dimensioner...25 Afdelingsregnskab...25 Oprettelse af dimensionskoder...25 Forkert dimensionskode på en post...26 Valutaoplysninger...27 Fanebladet Generelt...28 Fanebladet Afrunding...29 Fanebladet Bogføring...30 Valutakurser...31 Ændring af valutakurs ved bogføring...34 Valutaafrunding...35 Ekstra rapporteringsvaluta...37 Vælg ekstra rapporteringsvaluta...37 Regul. Ekstra rapporteringsvaluta...38 Gevinst og tab / Afrunding...38 Bogføring...39 Kursregulering af valutabeholdning...40 Kursregulering...40 Fanebladet Indstillinger...40 Debitor(Klient) & kreditor...42 Bankkonti...42 Ekstra rapporteringsvaluta...43 Kurstab/-gevinst ved udligning...43 Checks...45 Udfyld checkblanket...45 Knappen Overfør...47 Advo+ Økonomistyring Indholdsfortegnelse

3 Knappen Udskriv...47 Indtastning af primotal / åbningsbalance...48 Tidspunkt i regnskabsåret...48 Finanskontoplan...50 Planlægning af kontoplan...50 Opret kontoplan...51 Opret fra kontoplansvinduet...51 Ændringer til finanskontokortet...53 Fanebladet Generelt...54 Fanebladet Bogføring...56 Fanebladet Konsolidering...58 Fanebladet Rapportering...59 Knappen Special...59 Knappen Konto...60 Knappen Funktion...61 Udskriv kontoplan...61 Udskriv balance...63 Udskriv balance/sidste år...64 Vedligeholdelse af finanskonti...65 Sådan ændres en finanskonto...65 Rettelse af kontonummer...65 Sletning af finanskonto...66 Bank...67 Bankkontoafstemning...73 Arbejdsgange...73 Afstemningslinier...75 Foreslå linier...75 Udlign poster...76 Renter og lign...76 Overfør til finanskladde...76 Bogføring af bankafstemning...77 Bogføring med kassekladde...79 Bogføring...79 Finanskladde...79 Kassekladdens standardfelter...80 Knappen Konto...85 Knappen Udlign...85 Knappen Bogføring...85 Kassekladdens øvrige felter...87 Advo+ Økonomistyring Indholdsfortegnelse

4 Moms på udlæg...91 Bogføring mellem Administrationer og hovedkontoplan...94 Administrations-kassekladde...95 Klienttilsvar og klientbankkonti...96 Bogføringsgrupper på klienter...96 Klientbankkonti generelle...97 Klientbankkonti på navn...98 Afstemning af klienttilsvar og udestående fordringer Regulering af tilsvar Afstemning af tilsvar og udestående fordringer Momsafregning og momsangivelse Momsopgørelse Momsangivelse Udskriv momsangivelse Afregning af moms Administration Konsolidering Mellemregning Opret Administrationer Knappen Administration Knappen Oplysninger Knappen Kladder Knappen Kontoplan Kopier Rapporter Dimensionsanalyse Opret en dimensionsanalyse Knappen Analyse Dimensionsanalyse Fanebladet Generelt Fanebladet Filtre Matrixvinduet Periodeknapperne Knappen Funktion Afslutning af regnskabsår Lukning af regnskabsår Efterposter Nulstilling af resultatopgørelse Renteberegning sager / klienter / finanskonti Advo+ Økonomistyring Indholdsfortegnelse

5 Udskriv rente Journaler søgning på beløb Finansjournaler Søg efter beløb Bogførings- og summeringskoder Standard tekstkoder Bogførings- og summeringskoder Bogførings- og summeringstyper Naviger søgning på bilagsnummer Søg efter bilag Andet bilagsnummer Advo+ Økonomistyring Indholdsfortegnelse

6 Økonomistyring Denne håndbog er en del af den samlede hjælp til Advo+ udviklet i Navision. Manualen beskriver, hvordan man anvender dele af Økonomistyring. Den er beregnet til at slå op i, når du har brug for at vide noget om, hvordan en konkret arbejdsopgave løses med Navision. Du behøver ikke at være regnskabsekspert for at få udbytte af bogen, men på den anden side forudsætter den noget kendskab til edb og til regnskab i almindelighed. Manualen er emneorienteret. Afsnittene behandler forskellige områder af regnskab og virksomhedsledelse. Formålet med beskrivelsen er at vise, hvordan Navision kan eller skal bruges til at løse bestemte regnskabsopgaver. Det betyder, at gennemgangen af programmet ikke er systematisk og fuldstændigt i denne bog. Du kan tillige bruge skærmhjælpen på en stor del af de felter, tabeller, vinduer, menuer, rapporter og kørsler der er tilgængelige i Økonomistyring. Feltbeskrivelser I alle feltbeskrivelser gennem hele manualen er anvendt 3 symboler udfor de afsnit, som beskriver de enkelte felter. I et felt med dette symbol kan der ikke indtastes i feltet Et felt med dette symbol skal altid udfyldes Feltet kan udfyldes efter behov, når dette symbol vises Advo+ Økonomistyring Side 6

7 Oprettelse af regnskab Før man kan oprette et regnskab i Navision, skal programmet være installeret, og den tekniske opsætning af systemet skal være foretaget. Når et nyt regnskab skal oprettes i Navision, er der en række oplysninger, der skal registreres, før regnskabet er klar til at blive taget i brug. Herunder er en oversigt over de oplysninger, der som minimum skal være registreret i Økonomistyring. Hertil kommer også opsætning i Sagsmodulet og Klientmodulet. Grundoplysninger Firmaoplysninger Bruges til registrering af grundoplysninger om virksomheden Regnskabsopsætning Registrering af generelle bogføringsoplysninger Bogføringsopsætning Her registreres bl.a. momskoder Regnskabsperioder Bruges til specifikation af regnskabsårets inddeling Nummerserier Opsætning af alt, der skal tildeles numre. Når du modtager Advo+ er der allerede mange tabeller, der på forhånd er oprettet. Her ser du en oversigt over hvilke. Allerede oprettede tabeller Postnr og by Kommuner og Retskredse Diskontoen tilbage til 1983 Advokatvirksomheder i Danmark Advo+ Økonomistyring Side 7

8 Nummerserier Nummerserieoversigt Skriv en kode for nummerserien. Du kan højst bruge 10 tegn, og du kan bruge både tal og bogstaver. For hver serie kan du registrere en kode og andre oplysninger. Du kan skrive oplysningerne om nummerserierne i tabellen Nummerserielinie. Kode Senere kan du sætte koden ind i et af nummerfelterne i en opsætningstabel, for eksempel i feltet Fakturanumre i tabellen Salgsopsætning. Når du så opretter en ny faktura/salærnota, vil programmet bruge de oplysninger, der er knyttet til koden til at tildele et fakturanummer. Brug koder, der er lette at huske, og som beskriver bogføringsgruppen, f.eks.: KUND, VAR, FIN, S-ORD Koden skal være entydig - dvs., at der ikke kan oprettes 2 ens koder i samme tabel.. Du kan oprette lige så mange koder, som du har brug for. Beskrivelse Her kan du indtaste en beskrivelse af nummerserierne. Du kan bruge op til 30 tegn, og du kan bruge både tal og bogstaver. Startnr Dette felt indeholder det første nummer i serien. Programmet henter nummeret fra feltet på den nummerserielinie, der er knyttet til denne nummerserie. For at ændre startnummeret skal du ændre feltet på nummerserielinien. Aktivér F6 for at rette i feltet. Slutnr Dette felt indeholder det sidste nummer i serien. Programmet henter nummeret fra feltet Slutnr. på den nummerserielinie, der er knyttet til denne nummerserie. For at ændre slutnummeret skal du ændre feltet på nummerserielinien. Advo+ Økonomistyring Side 8

9 Aktivér F6 for at rette i feltet. Sidst anvendt den Dette felt viser datoen, hvor der sidst blev tilknyttet et nummer fra nummerserien. Programmet henter datoen fra feltet Sidst anvendt dato på nummerserielinien for denne nummerserie. For at ændre den sidste dato skal du ændre feltet på nummerserielinien. Aktivér F6 for at rette i feltet. Sidst anvendt nr Dette felt indeholder det sidste nummer, der er benyttet, fra nummerserien. Programmet henter nummeret fra feltet Sidst anvendt nr. på nummerserielinien for denne nummerserie. For at ændre det sidst anvendte nummer skal du ændre feltet på nummerserielinien. Aktivér F6 for at rette i feltet. Standardnumre Her kan du bestemme, om denne nummerserie skal bruges til automatisk at tildele numre. Sæt et hak i feltet, hvis programmet skal bruge nummerserien til automatisk at tildele numre. Du kan for eksempel oprette en nummerserie med et hak i dette felt og knytte den til en debitor. Når du så opretter en ny debitor, kan du trykke på ENTER i feltet Nummer for at få programmet til at tildele et nummer fra denne serie til debitoren. Hvis du ikke sætter et hak i dette felt, skal du klikke på AssistButton i nummerfeltet og så vælge nummerserien for at få programmet til at tildele debitoren et nummer fra nummerserien. Manuel nummerering Her kan du bestemme, om man skal kunne sætte numre ind manuelt i stedet for altid at bruge denne nummerserie. Sæt et hak i feltet for at tillade manuel nummerering. Advo+ Økonomistyring Side 9

10 Du kan for eksempel oprette en nummerserie med et hak i dette felt og knytte den til en debitor. Når du så opretter en ny debitor, kan du tildele et nummer manuelt i stedet for at bruge det næste nummer i serien. Datorækkefølge Her kan du vælge, at programmet skal checke, at numre tildeles kronologisk. Hvis du sætter et hak i dette felt, vil programmet kontrollere, at dokumenter og kladdelinier er tildelt numre i stigende orden i forhold til, hvornår de er bogført. Programmet kontrollerer dette, når noget bogføres. Advo+ Økonomistyring Side 10

11 Nummerserielinier Når du på visse af ovennævnte felter anvender F6 ser du du følgende billede. Startdato Her kan du indtaste den dato, fra hvilken denne linie skal gælde. Du kan bruge dette felt, hvis du vil have en ny serie til at starte fra begyndelsen af en ny periode. Du kan registrere en nummerserielinie for hver periode. Programmet vil automatisk skifte til den nye serie på startdatoen. Advarselsnr Her kan du bestemme, hvornår du vil have en advarsel om, at nummerserien er ved at udløbe. Skriv et nummer fra serien. Programmet vil komme med en advarsel, når det er kommet til dette nummer. Du kan indtaste op til 20 tegn, både tal og bogstaver. Forøg med Her kan du bestemme, hvor stort et interval der skal være mellem numrene i nummerserien. Ved at efterlade mellemrum mellem numrene, har du mulighed for senere at sætte numre ind manuelt. Åben Dette felt viser, om nummerserielinien er åben. Den er åben, indtil det sidste nummer i serien er brugt. Hvis der er et hak i feltet, betyder det, at nummerserielininen er åben. Programmet fjerner automatisk hakket, når indholdet i feltet Sidst brugte nr. er det samme som i feltet Slutnr.. Advo+ Økonomistyring Side 11

12 Regnskabsopsætning Feltbeskrivelser I beskrivelsen nedenfor er anvendt 3 symboler udfor de afsnit, som beskriver de enkelte felter. I et felt med dette symbol kan der ikke indtastes i feltet Et felt med dette symbol skal altid udfyldes Feltet kan udfyldes efter behov, når dette symbol vises Regnskabsopsætning Inden du kan begynde at bogføre, er der en række generelle oplysninger, der skal være indtastet. I Navision gøres det i vinduet Regnskabsopsætning. Vælge Økonomistyring/ Opsætning/ Regnskabsopsætning. Udfyld felterne efter disse retningslinier: Bogf. Tilladt fra til Indtast en startdato og /eller en slutdato for at fastlægge det tidsrum, der kan bogføres indenfor. Registrer tid Her kan du vælge, om programmet også skal registrere tidsforbrug for brugeren. Marker afkrydsningsfeltet, hvis programmet skal registrere hver brugers tidsforbrug. Ved hjælp af tabellen Brugertidsforbrug kan du registrere, hvor meget tid Advo+ Økonomistyring Side 12

13 den enkelte bruger anvender på regnskaberne. Når afkrydsningsfeltet Registrer tid er markeret, bliver der automatisk indsat oplysninger (om bruger-id, dato og antal minutter, der er arbejdet) i tabellen Brugertidsforbrug (Finans/Opsætning/Brugere), hver gang du går ud af programmet. Tiden bliver registreret i hele minutter, så der rundes op/ned med 30 sek. Hvis du har angivet en anden indstilling i tabellen Brugeropsætning overskriver disse bemærkninger de generelle indstillinger. Lokalt adresseformat Feltet anvendes ikke i Advo+ Personnavn Feltet anvendes ikke i Advo+ Fakturamomstekst Anvender du momsfradrag på udlæg og derfor angivelse af moms på udlæg i salærnotaen skal du her angive den ønskede moms tekst i salærnotaen. ØMU-valuta Sæt et flueben i feltet, hvis din valuta er en ØMU-valuta. Hvis du udligner poster i forskellige ØMU-valutaer med hinanden, skal du sætte et hak i dette felt, hvis din valuta er en ØMU-valuta. Regnskabsvaluta-kode Indtast valutakoden for danske kroner. Du kan indtaste op til 10 tegn, både tal og bogstaver. Koden vises på fakturaer og rapporter udformet i danske kroner. Automatisk kontotype Et flueben i dette felt får programmet til selv at finde ud af om du bogfører på en sag eller en finanskonto. Er der nummersammenfald på sagsnummer og finanskontonummer bliver du spurgt, hvilken type konto du ønsker at bogføre på. Finpost i faldende orden Indsæt her et flueben, hvis du ønsker finansposteringer vist i faldende orden på dato. Fanebladet Nummering Oplysninger på dette faneblad indtastes kun såfremt systemets Bank- Advo+ Økonomistyring Side 13

14 modul anvendes. Bankkontonumre Angiv her hvilken nummerserie, der skal anvendes på bankkonti. Nummerserier sørger for at tildele rette numre på rette sted. Fanebladet Dimensioner Oplysninger på dette faneblad anvendes til opsætning af flere dimensioner i finans. Dimensioner erstatter afdeling og projekt. Advo+ Økonomistyring Side 14

15 Global dimension En global dimension er en dimension, du kan bruge som filter overalt i Navision. Du kan oprette to globale dimensioner. Vælg de to dimensioner, du bruger oftest i rapporter. Du kan dog bruge alle dimensioner som filter i vinduet Dimensionsanalyse. Benyt F6 for at få en oversigt over dimensioner og vælg fra listen. Genvejsdimension Genvejsdimension 1- og Genvejsdimension 2-koderne er de samme som henholdsvis Global dimension 1- og Global dimension 2-koderne, og er derfor allerede angivet. Benyt F6 for at få en oversigt over dimensioner og vælg fra listen. Øvrige genvejsdimensioner Du bør vælge de dimensioner som genvejsdimensioner, som du oftest angiver manuelt. Benyt F6 for at få en oversigt over dimensioner og vælg fra listen. Fanebladet Rapportering Oplysninger på dette faneblad anvendes kun hvis du rapporterer i flere valutaer. Advo+ Økonomistyring Side 15

16 Ekstra rapporteringsvaluta Her kan du angive, hvilken valuta der skal bruges som en ekstra rapporteringsvaluta i Økonomistyring. Klik på AssistButton til højre i feltet for at se de valutatkoder, der er oprettet i tabellen Valuta. Hvis du angiver en ekstra rapporteringsvaluta i dette felt, registrerer programmet nu automatisk beløb i såvel danske kroner som i den ekstra rapporteringsvaluta for hver finanspost og for visse andre poster, f.eks. momsposter. Når programmet beregner finanspostbeløb i den ekstra rapporteringsvaluta, bruger det oplysningerne i tabellen Valutakurs til at finde frem til den relevante valutakurs. Valutaregulering Hvis du bogfører i en ekstra rapporteringsvaluta, kan du her angive, hvordan kontiene til momsbogføring i tabellen Momsbogføringsopsætning skal reguleres for kurssvingninger mellem danske kroner og den ekstra rapporteringsvaluta Tryk F1 i feltet for at belsutte valget mellem de 3 muligheder. Fanebladet Udligning Alle oplysninger om udligningspræcision og tolerancer angives her. Fakturaafrundingspræcision Her kan du angive størrelsen på det interval, der skal bruges til afrunding af beløb i denne valuta. Du kan angive en fakturaafrunding for hver valuta i valutatabellen. F.eks. 1,00 Afrund til hele tal (uden decimaler - deleligt med 1,00) Advo+ Økonomistyring Side 16

17 0,05 Afrund til et tal deleligt med 0,05 0,01 Ingen afrunding (almindelige valutadecimaler) Fakturaafrundingsretning Her kan du angive, om fakturabeløb skal rundes op eller ned. Programmet bruger disse oplysninger sammen med det interval for afrunding, der er angivet i feltet Fakturaafrundingspræcision. Udlign. Afrundingspræcision Her kan du angive størrelsen på det interval, der skal tillades som afrundingsdifference for danske kroner ved udligning af poster i danske kroner med poster i en anden valuta. Maks. Momsdifference tilladt I dette felt kan du angive det maksimale momskorrektionsbeløb, der er tilladt for den lokale valuta. Du kan f.eks. angive 5 i dette felt for valutaen engelske pund. Du må så korrigere momsbeløb med op til 5 pund. Momsafrundingstype I dette felt kan du vælge, hvordan moms skal afrundes, når den beregnes i den lokale valuta. Klik på AssistButton til højre, hvis du vil have vist de mulige valg. Vælg mellem Nærmeste Op Ned Bogføring af standardtolerance Feltet indeholder metoden til bogføring af standardtolerancen, som anvendes til bogføring af tolerancebeløb. Vælg mellem: Betalingstolerancekonti - Tolerancebeløb bogføres til en bestemt finanskonto, der er oprettet til tolerancer. Kontantrabatkonti - Tolerancebeløb bogføres som en kontantrabat. Restbeløb - Tolerancebeløb bogføres som restbeløb. Kontantrabat respitperiode Feltet indeholder det antal dage, som en betaling eller refusion kan overskride forfaldsdatoen for kontantrabatten med, uden at kontantrabatten mistes. Betalingstolerancepct. Feltet indeholder den procentdel, som betalingen eller refusion kan afvige fra det beløb, der står på fakturaen eller kreditnotaen. Advo+ Økonomistyring Side 17

18 Maks betalingstolerance beløb Feltet indeholder det maksimalt tilladte beløb, som betalingen eller refusionen kan afvige fra det beløb, der angivet på fakturaen eller kreditnotaen. Advo+ Økonomistyring Side 18

19 Virksomhedsoplysninger Indtastningsvinduet til Virksomhedsoplysninger findes ved fra Opsætning/ Programopsætning/ Generelt/ Virksomhedsoplysninger. Man får derefter et vindue med fanebladene Generelt, Kommunikation, Betaling og Levering hvor oplysningsfelterne kan udfyldes efter behov. Der er ingen særlige regler for indtastning her. Fanebladet Levering..anvendes ikke i Advo+ Advo+ Økonomistyring Side 19

20 Bogføringsopsætning - Momsopsætning Feltbeskrivelser I beskrivelsen nedenfor er anvendt 3 symboler udfor de afsnit, som beskriver de enkelte felter. I et felt med dette symbol kan der ikke indtastes i feltet Et felt med dette symbol skal altid udfyldes Feltet kan udfyldes efter behov, når dette symbol vises Momskoder Momsbogføringsgrupper finder ved at vælge Økonomistyring/ Opsætning/ Momsbogføringsopsætning. Nedenfor ser du en typisk opsætning af momsbogføringsgrupper, som vil kunne bruges i stort set alle advokatvirksomheder. Incl. virksomheder, som har eksport. Har din virksomhed ingen eksport kan du undvære de 3 nederste linier. Momsvirksomhedsbogføringsgruppe Momsvirksomhedsbogf.gruppe anvendes når du har indtægter uden for landets grænser. For at opnå det fulde udbytte af momsangivelsen, brug da altid momsvirksomhedsbogf.gruppe når du bogfører indtægter fra EU eller lande udenfor EU. Advo+ Økonomistyring Side 20

21 Brug [F6] og opret 3 momsgrupper som eksemplet. Momsproduktbogføringsgruppe Momsproduktbogf.gruppe anvendes til angivelse af om indtægten er momspligtig eller momsfri. For at opnå det fulde udbytte af momsangivelsen, brug da altid Momsproduktbogf.gruppe MOMSFRIT når du bogfører indtægter fra EU eller lande udenfor EU. Momsprocent Angiv evt. momsprocenten. Brug [F6] og opret 2 (eller flere) momsgrupper som eksemplet. Momsberegninstype Her kan du angive, hvordan moms skal beregnes ved køb eller salg af varer med denne kombination af moms-virks.-bogf.gruppe og momsprodukt-bogføringsgruppe. Normal moms Programmet beregner moms for varer, der er købt eller solgt med denne kombination af virksomhedsbogførings- og produkt-bogføringsgruppe. Modtagermoms Vælges, når man handler med EU-lande, hvor køber selv beregner moms og afregner med myndighederne. Husk også at udfylde feltet Modtagermomskonto.Dette valg har ingen indflydelse på virksomhedens regnskaber. Når man sælger varer med modtagermoms, skal man hverken beregne eller tilbageholde moms. Når du køber varer, beregner programmet momsbeløbet og debiterer købsmomskontoen og krediterer modtagermomskontoen. Momskorrektion Brug denne mulighed, når beløbet, der skal bogføres (og som indeholder den bestemte kombination af momsvirks.-bogf.gruppe og moms-produkt-bogføringsgruppe), udelukkende består af moms. Funktionen kan f.eks. være nyttig, når man laver en rettelsespost for at rette en fejlagtig momsberegning. Sales Tax Denne mulighed gælder kun US sales tax. Antal tilknyttede administrationer Feltet viser hvor mange administrationer, der benytter den pågældende momskode-kombination. Salgsmomskonto Indtast finanskontoen for udgående afgift. Advo+ Økonomistyring Side 21

22 Købsmomskonto Indtast finanskontoen for indgående afgift. Modtagermomskonto Hvis du har valgt muligheden Modtagermoms i feltet Momsberegningstype, kan du indtaste nummeret på den finanskonto, hvortil programmet skal bogføre modtagermomsen (købsmoms) for denne bestemte kombination af moms-virks.-bogf.gruppe og moms-produkt-bogføringsgruppe. Læs mere om moms i afsnittet Momsafregning og Momsangivelse. Advo+ Økonomistyring Side 22

23 Regnskabsperioder Feltbeskrivelser I beskrivelsen nedenfor er anvendt 3 symboler udfor de afsnit, som beskriver de enkelte felter. I et felt med dette symbol kan der ikke indtastes i feltet Et felt med dette symbol skal altid udfyldes Feltet kan udfyldes efter behov, når dette symbol vises Før man kan bogføre i et regnskabsår, skal året åbnes i Navision. Det kan desuden være relevant at specificere en periode, hvori bogføring må finde sted generelt læs herom under punktet Regnskabsopsætning. Denne eller disse periode(r) skal afgrænses af 2 datoer og behøver ikke at falde sammen med et regnskabsår. Vælg fra Økonomistyring, Opsætning, Regnskabsperioder. Klik på Nyt år, og der vises et vindue som dette Startdato Indtast regnskabsårets startdato. Antal perioder Angiv hvor mange perioder, du ønsker i året. I stedet for 12 perioder af 1 månedslængde, kunne man have 6 perioder af 2 måneders længde. Advo+ Økonomistyring Side 23

24 Periodelængde Indtast til slut periodelængden, der svarer til antal perioder. Godkend med OK Programmet opretter derefter perioderne. Feltet Startdato udfyldes automatisk med den dato, perioden starter på, og feltet Navn udfyldes automatisk med månedsnavnet fra datoen. Efter sidste periode i regnskabsåret indsættes automatisk en periode, der forsynes med et flueben i feltet Nyt regnskabsår. Advo+ Økonomistyring Side 24

25 Dimensioner: Afdelinger og projekter Dimensioner Dimensionskoder afløser nu afdeling- og projektkoder. Afdelingsregnskab Dimensionskoder er velegnede, hvis man har brug for at kunne opstille regnskaber for forskellige afdelinger (eller f.eks. filialer/profitcentre) eller forskellige projekter i en virksomhed. Oprettelse af dimensionskoder Man kan oprette dimensionskoder ved at vælge Økonomistyring/ Opsætning/Dimensioner. Man får derefter et vindue på skærmen, hvor man kan oprette det antal koder, man har brug for. Hver kode kan bestå af bogstaver og/eller tal, og man kan desuden forsyne hver kode med et navn. Dimensionsværdier Til hver dimension kan knyttes ubegrænset dimensionsværdier. Her er et eksempel på dimensionsværdier på afdelingskode. Advo+ Økonomistyring Side 25

26 Obligatorisk afdelings- og projektkode På finanskonti kontrollerer programmet brugen af dimensionskoder i forhold til indstillingerne på kontokortene, inden der bogføres. På denne måde kan man bestemme, om en kode skal bruges eller ej. Dimensioner i bogføring Vælg den dimensionskode du ønsker at sætte en værdi på. Klik i feltet på AssistButton, klik på den kode, der skal knyttes til den pågældende post, og klik på OK. Når alle poster er bogført med en dimensionskode, er det hurtigt at bruge f.eks. filtre til udvælgelse af poster. Forkert dimensionskode på en post Hvis en post er blevet bogført med forkert(e) dimenseionskode(r), skal den rettes. Man kan ikke ændre koder på en bogført post, og man må derfor rette fejlen ved at danne en modpost med den eller de forkerte koder og derefter bogføre en ny post med den eller de korrekte koder. Læs mere Læs mere om Dimensionskoder i afsnittet Finanskontoplan. NB Anvend Kontoskema eller Dimensionsanalyser når du skal lave f.eks. regnskaber med specifikationer, dvs. udtræk af finansposter med dimensioner. Advo+ Økonomistyring Side 26

27 Valutaoplysninger Du skal oprette en kode for hver af de valutaer, du bruger, hvis du: køber eller sælger i andre valutaer end danske kroner. har tilgodehavender eller gæld i andre valutaer. fører finansposter i både danske kroner og i en ekstra rapporteringsvaluta. Når du har oprettet koderne, skal du knytte en valutakode til hver bankkonto, der føres i en fremmed valuta, samt en standardvalutakode til udenlandske klienter og kreditorer. Du har mulighed for at registrere valutakurser for alle fremmede valutaer. Du kan f.eks. indtaste daglige valutakurser, månedlige valutakurser eller kvartalsmæssige valutakurser for hver fremmed valuta. Feltbeskrivelser I beskrivelsen nedenfor er anvendt 3 symboler udfor de afsnit, som beskriver de enkelte felter. I et felt med dette symbol kan der ikke indtastes i feltet Et felt med dette symbol skal altid udfyldes Feltet kan udfyldes efter behov, når dette symbol vises Vælg fra Økonomistyring, Opsætning, Generelt og dernæst Valutaer. Vælg evt. kortform. Advo+ Økonomistyring Side 27

28 Fanebladet Generelt Kode Her kan du indtaste en kode for valutaen. Brug koder, der er lette at huske, og som beskriver indholdet, f.eks. de internationale betegnelser: DKK, USD, GBP, DEM, SEK, NOK, FRF, EUR Koden skal være entydig - dvs., at der ikke kan oprettes 2 ens koder i samme tabel.. Du kan oprette alle de koder, du har brug for. Beskrivelse Indtast beskrivende tekst for den aktuelle valuta. Realiseret gevinstkonto Indtast kontonummeret på den finanskonto, hvor realiserede kursgevinster skal bogføres. Realiseret tabskonto Indtast kontonummeret på den finanskonto, hvor realiserede kurstab skal bogføres. Urealiseret gevinstkonto Indtast kontonummeret på den finanskonto, hvor urealiserede kursgevinster skal bogføres. Urealiseret tabskonto Indtast kontonummeret på den finanskonto, hvor urealiserede kurstab skal bogføres. ØMU-valuta Sæt et hak i dette felt, hvis valutaen er en ØMU-valuta, f. eks. DEM eller EUR. Rettet den Hvis du udligner poster i forskellige ØMU-valutaer med hinanden, skal du sætte et hak i dette felt for alle ØMU-valutaer. Datoen for sidste ændring af nogen af felterne i vinduet Reguleret den Indtast datoen for sidste kursreguleringskørsel. Datoen indsættes automatisk, og man kan ikke indtaste i feltet. Advo+ Økonomistyring Side 28

29 Fanebladet Afrunding Indtast intervallet mellem afrundede tal, se eksemplet ovenfor. Fakturaafrundingspræcision Fakturaafrundingsretning Vælg mellem Nærmeste Op Ned Afrundingspræcision Intast intervallet mellem afrundede tal. F.eks. 1,00 afrund til hele tal 0,05 afrund til et tal, der er deleligt med 0,5 0,01 ingen afrunding Beløbsdecimalpladser Her kan du angive det antal decimaler, som programmet skal vise, f. eks. på fakturaer og i rapporter, for beløb i denne valuta. Standardværdien 2:2 angiver, at beløb i udenlandsk valuta skal vises med 2 decimaler. I dette felt kan antal decimaler angives som: en fast værdi. mindste og højeste antal (adskilt af kolon). Prisafrundingsdecimalpladser Feltet anvendes ikke i Advo+. Indtast det antal decimalpladser, du vil have vist for salgspriser på varer og ressourcer i denne valuta. Du kan vælge enten: et fast antal decimalpladser. et mindste eller højeste antal decimalpladser. Dette felt er som standard sat til 2:5, hvilket betyder, at salgspriser vises Advo+ Økonomistyring Side 29

30 med mindst 2 og højst 5 decimaler. Prisdecimalpladser Her kan du angive det antal decimaler, som programmet skal vise, f. eks. på fakturaer og i rapporter, for beløb i denne valuta. Standardværdien 2:2 angiver, at beløb i udenlandsk valuta skal vises med 2 decimaler. I dette felt kan antal decimaler angives som: en fast værdi. mindste og højeste antal (adskilt af kolon). Udlign. Afrundigspræcision Indtast det beløb, du vil acceptere som afrundingspræcision, når du udligner poster i forskellige valutaer. Anvendes kun på Bilagstypen Betaling. Fanebladet Bogføring Realiseret finansgevinstkonto Indtast den finanskonto, hvor du vil bogføre valutakurs- gevinster, der stammer fra kursreguleringer mellem danske kroner og den ekstra rapporteringsvaluta. Realiseret finanstabskonto Indtast den finanskonto, hvor du vil bogføre valutakurstab, der stammer fra kursreguleringer mellem danske kroner og den ekstra rapporteringsvaluta. Afrundingskonto v. ge- Indtast den finanskonto, hvor du vil bogføre afrundingsbeløb (gevinster), Advo+ Økonomistyring Side 30

31 vinst hvis du finansbogfører i både danske kroner og en ekstra rapporteringsvaluta. Afrundingsbeløb kan forekomme, når debet- og kreditbeløb, der har været omregnet fra danske kroner til en ekstra rapporteringsvaluta, afrundes. Afrundingskonto v. tab Indtast den finanskonto, hvor du vil bogføre afrundingsbeløb (tab), hvis du bogfører i både danske kroner og en ekstra rapporteringsvaluta. Afrundingsbeløb kan forekomme, når debet- og kreditbeløb, der har været omregnet fra danske kroner til en ekstra rapporteringsvaluta, afrundes. Valutakurser Herefter vælges ved hjælp af knappen Kurser et vindue, hvor valutakurserne indtastes med dato samt div. Yderligere oplysninger. Startdato Her kan du angive, hvilken dato kursen på denne linie skal træde i kraft. Kursen på denne linie træder i kraft fra denne dato indtil datoen i feltet Startdato på den næste linie. Valutakode Feltet viser koden for den udenlandske valuta på denne linie. Det er denne valutas oplysninger på linien, der defineret i forhold til den angivne valuta i feltet Associeret valutakode. Programmet udfylder feltet ved hjælp af feltet Kode i tabellen Valuta. Advo+ Økonomistyring Side 31

32 Associeret valutakode Du kan bruge dette felt og feltet Valutakode til at oprette de 2 valutaer (én af valutaerne kan være danske kroner), som du vil registrere kurser for. Hvis du befinder dig i et land uden for ØMU og vil oprette kurser mellem udenlandske valutaer og danske kroner, skal du ikke udfylde dette felt. (Du skal indtaste den udenlandske valutakode, for hvilken der på linien er defineret oplysninger i feltet Valutakode). Hvis du har brug for at registrere valutakurser mellem et ØMU-lands tidligere valuta og euroen, f. eks. DEM til EUR, skal du skrive EUR i dette felt. De tidligere ØMU-valutaer, i eksemplet DEM, har kun en valutakurs i forhold til euroen. Valutakursbeløb Du bruger dette felt og feltet Associeret valutakursbeløb til at indtaste beløb, som programmet skal bruge ved beregning af valutakurser for den udenlandske valuta på denne linie. Det indtastede beløb i feltet er relevant for valutaen i feltet Valutakode. Her følger 2 eksempler på, hvordan man kan indtaste kursbeløb i vinduet Valutakurser. Bemærk, at den tomme kode i feltet Associeret valutakode angiver danske kroner: Eksempel Valutakode Associeret Valutakurs- Associeret Valutakode beløb valutakursbeløb USD ,8824 DEM EUR 1, I dette eksempel er valutakursen for USD til danske kroner defineret som 64,8824 danske kroner for 100 USD. Valutakursen for DEM til EUR er defineret som 1,9829 DEM til 1,0 EUR. Programmet vil nu omregne de udenlandske valutabeløb på fakturaer og kladdelinier på grundlag af oplysningerne i vinduet Valutakurs. Datoen i feltet Startdato på linien bestemmer, hvornår kursen træder i kraft. Kursen på linien træder i kraft fra startdatoen på denne linie indtil datoen i feltet Startdato på den næste linie. Advo+ Økonomistyring Side 32

33 Når du bogfører en udenlandsk valutatransaktion, bruger programmet bogføringsdatoen på fakturaen eller kladdelinien og oplysningerne i tabellen Valutakurs til at finde den relevante valutakurs. Hvis du ikke har angivet en bogføringsdato, f. eks. på en købsrekvisition, bruger programmet arbejdsdatoen til at finde den tilsvarende valutakurs. Hvis du bogfører i en ekstra rapporteringsvaluta, bruger programmet også denne tabel til at finde den passende valutakurs til beregning af ekstra rapporteringsvalutabeløb på finansposter. Bemærk Hvis du bogfører i en ekstra rapporteringsvaluta, skal du bevare alle de valutakursbeløb, du indtaster i dette felt for valutaen. Hvis du vil bogføre kursgevinster eller -tab, skal du udføre kørslen Kursreguler valutabeholdninger. Associeret valutakursbeløb Du bruger dette felt og feltet Valutakursbeløb til at indtaste beløb, som programmet skal bruge ved beregning af valutakurser for den udenlandske valuta på denne linie. Det indtastede beløb i feltet er relevant for valutaen i feltet Associeret valutakode. Se i øvrigt beskrivelsen ovenfor Regul. Valutakursbeløb Du bruger dette felt og feltet Associeret, reguleret valutakursbeløb til at indtaste beløb, som programmet skal bruge ved beregning af valutakurser til brug i kørslen Kursreguler valutabeholdninger. Kørslen bruger den regulerede valutakurs til at regulere valutabeholdninger (gevinster og tab) i finans-, debitor-, kreditor- og bankposter. Det indtastede beløb i feltet er relevant for valutaen i feltet Valutakode. Associeret regul. Valutakursbeløb Du bruger dette felt og feltet Regul. valutakursbeløb til at indtaste beløb, som programmet skal bruge ved beregning af valutakurser til brug i kørslen Kursreguler valutabeholdninger. Kørslen bruger den regulerede valutakurs til at regulere valutabeholdninger (gevinster og tab) i finans-, debitor-, kreditor- og bankposter. Det indtastede beløb i feltet er relevant for valutaen i feltet Associeret valutakode. Advo+ Økonomistyring Side 33

34 Fastsæt valutakursbeløb Her angiver du, om valutaens kurs kan ændres på fakturaer og kladdelinier. (Programmet indsætter automatisk den pågældende valutakurs på fakturaer og kladdelinier på grundlag af indholdet i felterne Valutakode og Bogføringsdato fra fakturaen eller kladdelinien og vinduet Valutakurs). Hvis kursen kan ændres på fakturaer og kladdelinier, bliver den mulighed, du vælger her, afgørende for, hvordan du skal indføre ændringer ved hjælp af vinduet Ret valutakurs. Vælg én af følgende muligheder: Valuta Valutaen i feltet Valutakode er fastsat. På fakturaer og kladdelinier kan du ændre beløbene i feltet Associeret valutakursbeløb og i vinduet Ret valutakurs. Associeret valuta Valutaen i feltet Associeret valutakode er fastsat. På fakturaer og kladdelinier kan du ændre beløbene i feltet Valutakursbeløb og i vinduet Ret valutakurs. Begge Denne mulighed gør det ikke muligt at ændre kursen for denne valuta i vinduet Valutakurs. Vælg denne mulighed, hvis du vil registrere en kurs mellem euro og én af de tidligere nationale valutaer (gælder lande i EMU), fordi disse kurser er fastsatte. Ændring af valutakurs ved bogføring Hvis du har brug for at ændre valutakursen på allerede eksisterende Kladdelinier eller på salgs- og købsfakturaer, inden du bogfører, kan du gøre det i vinduet Ret valutakurs. Klik på AssistButton (...) i feltet Valutakode på den relevante kladdelinie eller faktura. (Hvis feltet Valutakode ikke er vist på kladdelinien, kan du indsætte det med funktionen Vis kolonne). Vinduet Ret valutakurs vises: Advo+ Økonomistyring Side 34

35 Hvis valutakursen kan ændres, gør du det ved at ændre beløbet i det hvide felt, som enten vil være feltet Valutakursbeløb eller feltet Associeret valutakursbeløb. Du kan ændre valutakursen for hver valuta på den måde, du selv har valgt i feltet Fastsæt valutakursbeløb i vinduet Valutakurs (se side 67). Når du ændrer valutakursen og klikker på OK i vinduet Ret valutakurs, genberegner programmet valutakursen og beløbet i danske kroner for den pågældende faktura eller kladdelinie. Når du bogfører vil beløbene blive omregnet til DKK ud fra den nye valutakurs. Valutaafrunding Der findes 2 forskellige afrundingsfunktioner i Navision til at håndtere valutaer, der enten ikke benytter decimaler eller ofte har vældig lange decimaler: afrundingspræcision pris - afrundingspræcision. Disse funktioner kan fungere uafhængigt eller kombineret. Modsat fakturaafrundingen, så har afrundingspræcision og pris afrundingspræcision kun indflydelse på fremmed valuta og ikke de tilsvarende beløb i DKK. Disse 2 funktioner resulterer ikke i bogføringer til finanskonti. Derfor skal der heller ikke angives nogen finanskonto på bogføringsgrupper eller andre steder. Pris afrundingspræcision Funktionen pris - afrundingspræcision afgør, hvordan salæret i fremmed valuta afrundes på salgs- og købslinier. Advo+ Økonomistyring Side 35

36 Reglerne skal angives for hver enkelt valuta separat. Dette gøres ved at indtaste en værdi i feltet Pris afrundingspræcision i vinduet Valutaer, som beskrevet ovenfor. Afrundingsfunktionen bruges automatisk, hver gang man indtaster salæret i en faktura. Hvis fakturaen oprettes til en debitor/klient med en valutakode, så omregner programmet automatisk salæret til den aktuelle valuta. Når omregningen er gennemført, kontrollerer programmet, om der er angivet en pris - afrundingspræcision til valutaen og justerer beløbet derefter. Afrundingspræcision Funktionen Afrundingspræcision styrer, hvordan beløb i fremmede valutaer afrundes, når kladdelinier, salgs- og købslinier udfyldes. Funktionen bruges også automatisk af programmet, når kladdelinier, salgs- og købslinier bogføres, til at sikre at beløb i fremmede valutaer opfylder de angivne afrundingspræcisioner. Reglerne for hver enkelt valuta skal angives separat. Det gøres ved at indtaste en værdi i feltet Afrundingspræcision i vinduet Valutaer som beskrevet ovenfor. Advo+ Økonomistyring Side 36

37 Ekstra rapporteringsvaluta I Navision kan du bogføre i både danske kroner og i en ekstra rapporteringsvaluta på samme tid. Det betyder, at du har mulighed for at lave regnskaber og udskrive rapporter i både danske kroner og i den ekstra rapporteringsvaluta. Inden du kan begynde at bogføre både i danske kroner og i en ekstra rapporteringsvaluta, skal du: angive den valuta, du vil bruge som ekstra rapporteringsvaluta. gennemføre kørslen Regul. ekstra rapporteringsvaluta. angive på hvilke finanskonti, du vil bogføre valutagevinster og tab mellem danske kroner og den ekstra rapporteringsvaluta. angive finanskonti til afrunding (gevinst og tab). registrere valtuakurser for den ekstra rapporteringsvaluta. Vælg ekstra rapporteringsvaluta Når du skal definere, hvilken valuta du vil bruge som ekstra rapporteringsvaluta stater du med Regnskabsopsætning. Vælg Finans, Opsætning, Regnskabsopsætning. Vælg fanebladet Rapportering, og vælg den valuta, du vil bruge som ekstra rapporteringsvaluta. Tryk evt. F6 for se oprettede valutaer. Advo+ Økonomistyring Side 37

38 Regul. Ekstra rapporteringsvaluta Hvis man anvender feltet Ekstra rapporteringsvaluta, kan denne kørsel bruges til at få programmet til at beregne beløb på finansposter, vareposter og sagsposter i den ekstra rapporteringsvaluta. Programmet omregner DKK-beløbene til den ekstra rapporteringsvaluta på grundlag af den valutakurs, der er gældende på arbejdsdatoen. Programmet bruger disse oplysninger i tabellen Valutakurs til at finde denne valutakurs. Når du angiver den valuta, der skal bruges som ekstra rapporteringsvaluta i feltet Ekstra rapporteringsvaluta i vinduet Regnskabsopsætning, vises denne kørsel. Når kørslen er færdig, vises finansposter, vareposter og sagsposter både i DKK og i den ekstra rapporteringsvaluta. Gevinst og tab / Afrunding Du skal angive 2 konti, hvorpå programmet kan bogføre valutagevinster og tab mellem danske kroner og den ekstra rapporteringsvaluta. Du skal også angive 2 konti, hvorpå programmet kan bogføre afrundingsgevinster og -tab. Afrundingsgevinster og -tab kan forekomme, når programmet afrunder debet- og kreditbeløb, som er blevet omregnet fra danske kroner til den ekstra rapporteringsvaluta. Opret 4 konti således og indsæt disse på tabellen Valuta, se evt. afsnittet Valutaoplysninger. Realiseret finansgevinst-konto Indtast kontonummeret på den finanskonto, hvor valutakursgevinster for reguleringer mellem dan- Advo+ Økonomistyring Side 38

39 ske kroner og den ekstra rapporteringsvaluta skal bogføres. Realiseret finanstabskonto Indtast kontonummeret på den finanskonto, hvor valutakurstab for reguleringer mellem danske kroner og den ekstra rapporteringsvaluta skal bogføres. Afrundingskonto (gevinst) Indtast kontonummeret på den finanskonto, hvor afrundingsbeløb (gevinst) skal bogføres, hvis du bogfører i en ekstra rapporteringsvaluta. Afrundingskonto (tab) Indtast kontonummeret på den finanskonto, hvor afrundingsbeløb (tab) skal bogføres, hvis du bogfører i en ekstra rapporteringsvaluta. Valutakurser Du skal oprette valutakurser på din ekstra rapporteringsvaluta, se hvordan under afsnittet Valutaoplysninger. Bogføring Programmet bruger bogføringsdatoen på transaktionen til at finde den relevante valutakurs i vinduet Kurser. Når du bogfører transaktioner i Finans, registrerer programmet disse transaktioner både i danske kroner og i den ekstra rapporteringsvaluta. For hver finanspost kan du se det beløb, som er blevet bogført i den ekstra rapporteringsvaluta. I vinduet Finansposter, står det beløb i feltet Ekstra valutabeløb, som er blevet bogført i den ekstra rapporteringsvaluta. (Dette felt er ikke en del af standardformatet, men det kan indsættes med funktionen Vis kolonne). Valutakurssvingninger Hvis du bogfører transaktioner i både danske kroner og i en ekstra rapporteringsvaluta, skal du også registrere valutakursgevinster og -tab, når valutakursen for danske kroner og den ekstra rapporteringsvaluta ændrer sig. Det kan du gøre ved at gennemføre kørslen Kursregulér valutabeholdninger. Advo+ Økonomistyring Side 39

40 Kursregulering af valutabeholdning Kursregulering Hvis man har åbne mellemværender i fremmed valuta, og kurserne har ændret sig, siden posterne blev bogført, kan man få reguleret dem, så de afspejler den senest valutakurs ved hjælp af kørslen Kursregulér valutabeholdninger. Den beregner differencer på de enkelte valutabeholdninger, og gevinst og tab bogføres på den finanskonto, der i vinduet Valutaer er indtastet i felterne Urealiseret gevinstkonto og Urealiseret tabskonto. Læs eventuelt afsnittet om oprettelse af Valutakoder. Kørslen Kursregulér valutabeholdninger bruger den regulerede valutakurs, som gælder på bogføringsdatoen og angivet i feltet Bogføringsdato i kørslen. Før kørslen udføres, skal man indtaste den valutakurs for bogføringsdatoen, som man vil have brugt i kørslen. Udfyld felterne Reguleret valutakursbeløb og Associeret reguleret valutakursbeløb i vinduet Valutakurser. Feltbeskrivelser I beskrivelsen nedenfor er anvendt 3 symboler udfor de afsnit, som beskriver de enkelte felter. I et felt med dette symbol kan der ikke indtastes i feltet Et felt med dette symbol skal altid udfyldes Feltet kan udfyldes efter behov, når dette symbol vises Vælg Økonomistyring/ Finans/ Periodiske aktiviteter, Valuta, Kursreguler valutabeholdninger. På fanebladet Valuta kan sættes et filter, for at udvælge en eller flere valutakoder, hvis ikke du ønsker alle kursreguleret. Fanebladet Indstillinger Advo+ Økonomistyring Side 40

41 Kursreguleringsperiode: Start- og slutdato Hvis kørslen skal regulere alle poster indtil slutdatoen, skal du lade feltet Startdato være tomt. Indtast en slutdato, som markerer den sidste dato, hvor poster bliver reguleret af kørslen. Normalt er slutdatoen og bogføringsdatoen den samme. Bogføringsbeskrivelse Her kan du skrive en tekst til de finansposter, der kom ud af kørslen. Som standard foreslås "Kursregulering af %1 %2," hvor %1 erstattes af valutakoden, og %2 af det valutabeløb, der er reguleret, dvs., at teksten kunne være: Kursregulering af DEM. Bogføringsdato Indtast den dato, finansposterne skal bogføres på. Det er normalt den samme dato som datoen i feltet Slutdato. Bilagsnr Indtast et bilagsnummer, der skal vises på de finansposter, der bliver oprettet ved kørslen. Reguler debitor, kreditor og bankkonto Sæt et hak i dette felt, hvis du vil regulere for valutasvingninger i debitor-, kreditor- og bankkonti. Reguler fin. For ekstra rapp.valuta Sæt et hak i dette felt, hvis du anvender feltet ekstra rapporteringsvaluta, og du vil regulere finanskontiene for valutasvingninger mellem DKK og den ekstra rapporteringsvaluta. Advo+ Økonomistyring Side 41

42 Debitor(Klient) & kreditor Kørslen beregner og bogfører kursdifferencer, og den regulerer felterne Beløb (DKK) og Restbeløb (DKK) på posterne. Kørslen gennemgår alle åbne debitor- og kreditorposter: For hver post findes beløbet i feltet Restbeløb, som omregnes til danske kroner efter den reguleringskurs, der gælder for bogføringsdatoen, og som er angivet i kørslen. Programmet bruger oplysningerne fra felterne Reguleret valutakursbeløb og Associeret reguleret valutakursbeløb i vinduet Valutakurser til at finde denne valutakurs. Det fremkomne beløb sammenlignes med beløbet i feltet Restbeløb (DKK) på posten, og differencen mellem de 2 beløb beregnes. Programmet beregner nu et nettobeløb for gevinster og et nettobeløb for tab for hver bogføringsgruppe inden for hver valuta. Nettogevinsten krediteres kontoen for urealiserede gevinster, og debitor-/ kreditorsamlekontoen debiteres. Nettotabet debiteres kontoen for urealiserede tab, og debitor-/kreditorsamlekontoen krediteres. Bankkonti Kørslen gennemgår alle bankkonti (ikke hver enkelt post), der har en valutakode: For hver bankkonto omregner kørslen beløbet i feltet Saldo til danske kroner. Beløbet beregnes ud fra den reguleringskurs, der gælder for bogføringsdatoen, og som er angivet i kørslen. Programmet bruger oplysningerne fra felterne Reguleret valutakursbeløb og Associeret reguleret valutakursbeløb i vinduet Valutakurser til at finde denne valutakurs. Kørslen sammenligner det beregnede beløb med beløbet i feltet Saldo (DKK) og beregner forskellen mellem beløbene. For hver bankkonto bogfører kørslen den beregnede forskel på den finanskonto, der er valgt enten i feltet Realiseret gevinstkonto eller i feltet Realiseret tabskonto i vinduet Valutaer. Hvilken konto der bruges, afhænger af, om den beregnede forskel er en gevinst eller et tab. Modposter bogføres på de finansbankkonti, der er valgt i bankbogføringsgrupperne. Kørslen beregner en post pr. valuta pr. bogføringsgruppe. Advo+ Økonomistyring Side 42

43 På hver bankkonto bogfører kørslen en post, hvor feltet Beløb indeholder 0,00, og feltet Beløb (DKK) indeholder kursdifferencen. På den måde bliver der for hver bankkonto bogført en post på den finanskonto, som den er knyttet til. Ekstra rapporteringsvaluta Hvis du anvender feltet ekstra rapporteringsvaluta, skal du på den enkelte finanskonto angive, hvorvidt der skal reguleres for kurssvingninger mellem danske kroner og den ekstra rapporteringsvaluta. Kursgevinster og -tab bogføres først, når du udfører kørslen Kursreguler valutabeholdninger. Når du aktiverer kørslen Kursreguler valutabeholdninger, finder programmet reguleringskursen i tabellen Valutakurs og sammenligner dernæst beløbet i felterne Beløb og Ekstra valuta (beløb) på finansposten for at fastlægge, om der foreligger et kurstab eller en kursgevinst. Kørslen bruger den mulighed, du har valgt i feltet Valutakursregulering på finanskontoen, til at bestemme, om kursgevinster eller -tab på momsposter skal beregnes og bogføres. Du kan vælge én af 3 muligheder: Ingen regulering Dette er udgangspunktet. Der foretages ingen kursregulering af finanskontoen. Regul. Beløb Med denne mulighed reguleres DKK for eventuelle kursgevinster eller tab. Programmet bogfører eventuelle kursgevinster eller -tab på finanskontoen (beløbsfeltet) og på de konti, du har angivet til gevinst og tab i tabellen Realiseret finansgevinstkonto eller tabellen Realiseret finanstabskonto i valutatabellen. Regul. ekstra valutabeløb Vælg denne mulighed, hvis den ekstra rapporteringsvaluta skal reguleres for kurstab eller -gevinst. Programmet bogfører et eventuelt tab/gevinst til finanskontoen (feltet Ekstra valuta (beløb)) og til de konti, du har oprettet til tab og gevinst i felterne Realiseret finansgevinstkonto eller Realiseret finanstabskonto i valutatabellen. Kurstab/-gevinst ved udligning Når en post udlignes helt eller delvis, bliver den realiserede gevinst eller det realiserede tab automatisk beregnet og bogført. Advo+ Økonomistyring Side 43

44 Beregning af gevinst og tab Kursgevinst eller tab beregnes altid som forskellen mellem værdien i danske kroner på det oprindelige bogføringstidpunkt og værdien på udligningstidspunktet (beregnet efter den kurs, posten bogføres til). Kursregulering i mellemtiden Når programmet bogfører gevinst/tab, tager programmet automatisk hensyn til, om der i den mellemliggende tid har været foretaget kursregulering. I så fald tilbageføres gevinster/tab, der har været bogført på kontiene for urealiserede gevinster og tab, til debitorsamlekontoen. Hvis en post kun udlignes delvis, tilbageføres en forholdsmæssig del af tidligere beregnet gevinst/tab. Regulering af felter på posten Når der bliver beregnet og bogført gevinst/tab, opdateres felterne Beløb (DKK) og Restbeløb (DKK) med den beregnede kursdifference. Sammenlignet med kørslen Kursreguler valutabeholdninger reguleres der modsat, fordi der bogføres modsat på kontiene for urealiserede gevinster og tab (da der sker tilbageførsel til debitorsamlekontoen). F.eks. vil en tidligere bogført gevinst på et tilgodehavende nu formindske Beløb (DKK). Hvor feltet Beløb (DKK) kun påvirkes af beregnet gevinst/tab, reguleres feltet Restbeløb (DKK) desuden, så det afspejler beløbet i feltet Restbeløb (i valuta). Hvis posten udlignes helt, nulstilles både Restbeløb og Restbeløb (DKK). Advo+ Økonomistyring Side 44

45 Checks Under punktet Kontoplan på Finansmenuen finder du muligheden for udskrift af checks på finanskonti. Checks på sager finder du i Sagsmodulet. Feltbeskrivelser I beskrivelsen nedenfor er anvendt 3 symboler udfor de afsnit, som beskriver de enkelte felter. I et felt med dette symbol kan der ikke indtastes i feltet Et felt med dette symbol skal altid udfyldes Feltet kan udfyldes efter behov, når dette symbol vises Vælg Kontoplan, find den finanskonto, hvor checken skal debiteres og vælg dernæst knappen Special og punktet Check eller tryk [Ctrl + E]. Udfyld checkblanket Advo+ Økonomistyring Side 45