INFORMATIONSSYSTEMER I ORGANISATIONEN

Transkript

1 Fakultet for Strategi og Militære Operationer VUT II/L-STK 2008/2009 Kaptajn T.Klug Andersen April 2009 INFORMATIONSSYSTEMER I ORGANISATIONEN UKLASSIFICERET

2 Fakultet for Strategi og Militære Operationer VUT II/L-STK 2008/2009 Kaptajn T.Klug Andersen April 2009 SPECIALEEMNE Informationssystemer i organisationen. PROBLEMFORMULERING "På baggrund af en redegørelse for informationssystemer gennemføres en analyse af organisationstyper og beslutningsmodeller med henblik på at give svar på, i hvilken grad informationssystemer er brugbare i forskellige organisationstyper og på de enkelte organisationsniveauer. Analysen skal ligeledes søge at besvare i hvilken grad systemerne er brugbare i relation til den beslutningsmodel, der kan identificeres som værende den bedst anvendte i pågældende organisationstype og på respektive organisationsniveau." Antal ord: Vejleder Adjunkt Jens Ola Christoffer Malmquist Forsvarsakademiet Center for Operationsstøtte og Simulation UKLASSIFICERET i

3 ABSTRACT The use of information systems is assessed to be an integral and vital precondition for the operations of all modern organizations. The purpose of the paper is to analyze the use of information systems in different types of organizations. The purpose is also to analyze the use of the systems in support of the decision-making process and to identify which process is best suited to be used in the different types of organizations and their components. The analysis is based on organizations as described by Henry Mintzberg, and the decision-making process is described by the use of analytical-, political- and anarchical models. The analysis has shown that the five main parts have a medium to high relative use of the systems when used in support of the decision-making process. The deduction is that the machine bureaucracy has the highest relative level of use when employing an analytical decision model, and because it is assessed that this organisation works best in a stable environment with a relative low level of product complexity which facilitates the use of the systems. The divisional form comes in second, the professional bureaucracy comes in third and the simple structure and the adhocracy comes in fourth. UKLASSIFICERET ii

4 RESUMÉ Formålet med specialet er at undersøge, i hvor høj grad informationssystemer er anvendelige indenfor forskellige organisationstyper og på forskellige organisationsniveauer. Det er ligeledes formålet at undersøge, i hvilken grad systemerne er brugbare i relation til den beslutningsmodel, der kan identificeres som værende den bedst anvendte i pågældende organisationstype og på respektive organisationsniveau. Generelt har redegørelsen for informationssystemerne vist, at disse overordnet kan inddeles i henholdsvis strategiske systemer, ledelsesniveau systemer, vidensniveau systemer og operativt niveau systemer. Undersøgelsen af systemernes anvendelse i den organisatoriske ramme tager udgangspunkt i Mintzbergs Structure in Fives. I relation til alle strukturelementerne er der identificeret et stort behov for at anvende systemer, der understøtter disseminering af information horisontalt og vertikalt internt i organisationen. Produktionskernens opgaver taler for anvendelse af systemer, der primær behandler informationer på operativt niveau samt vidensniveausystemer, såfremt organisationen producerer komplekse produkter. I støttestrukturen er der udledt et stort behov for anvendelse af operativt niveau systemer, samt et stort behov for at anvende systemer, der understøtter formidling af information internt i organisationen. I tilknytning hertil er der ligeledes identificeret et behov for anvendelse af vidensniveau systemer. I teknostrukturen vurderes den primære anvendelse af systemerne, at være koncentreret omkring vidensniveau systemer. For mellemledergruppen er anvendelsen af ledelsesniveau systemer høj, da de leverer den rette kombination af analyser og simuleringer/forecasts til mellemlederne. For det strategiske apex er det vurderet, at de strategiske systemer bedst understøtter dette strukturelements ustrukturerede beslutninger/problemer. I forbindelse med beslutningsprocessen er dog ligeledes udledt, at ledelsesniveau systemer vil have en middel anvendelsesgrad som følge af de behov, der afledes af beslutningssituationen. I forhold til organisationstyperne har behandlingen vist, at der er sammenhæng mellem organisationens opgavekompleksitet og det miljø organisationen opererer i. Maskinbureaukratiet og den divisionaliserede struktur, der opererer i et stabilt miljø med lav opgavekompleksitet, har en generel høj relativ anvendelse af systemerne. Fagbureaukratiet, der ligeledes opererer i et stabilt miljø men har stor opgavekompleksitet, har en middel/høj relativ anvendelsesgrad. Den simple struktur og ad hoc organisationen, der begge opererer i et dynamisk miljø men har en henholdsvis lav og høj opgavekompleksitet, vurderes begge at have en lav relativ anvendelsesgrad. Undersøgelsen af informationssystemernes anvendelse under beslutningssituationen tager udgangspunkt i de analytiske-, politiske- og anarkiske beslutningsmodeller. I tilknytning til undersøgelsen af den relative anvendelse af systemerne i de enkelte modeller foretages ligeledes en betragtning af den effektivitet, de enkelte modeller vurderes at kunne udtrykke. UKLASSIFICERET iii

5 Analysen har vist, at de analytiske- og anarkiske modeller har en høj relative anvendelse af informationssystemer, og at de politiske modeller har en middel relativ anvendelse. Sammenholdt med effektiviteten er det identificeret, at de analytiske modeller samlet er de modeller, der bedst udnytter informationssystemerne og generelt opnår det mest effektive resultat. Der er på baggrund af ovenstående udledt sammenhængen mellem organisationstype og -niveau og den tilhørende bedst anvendte beslutningsmodel. Det strategiske apex vurderes bedst at kunne anvende de anarkiske beslutningsmodeller, og i mellemledergruppen er det udledt, at de politiske-/analytiske modeller er bedst anvendelige. For produktionskernen, støttestrukturen og teknostrukturen er det vurderet, at de analytiske modeller er de bedst egnede. Ad hoc organisationen vurderes at kunne anvende de anarkiske beslutningsmodeller bedst. Den divisionaliserede struktur og fagbureaukratiet vurderes bedst at kunne anvende analytisk-/politiske modeller og maskinbureaukratiet, og den simple struktur vurderes bedst at kunne anvende analytiske modeller. Sammenholdes organisationernes generelle relative anvendelse med anvendelsen i relation til den bedst egnede beslutningsmodel, er det konklusionen, at maskinbureaukratiet har den bedst samlede relative anvendelsesgrad. Herefter kommer den divisionaliserede struktur fulgt af fagbureaukratiet. Den simple struktur og ad hoc organisationen er samlet set de to organisationer, der har den laveste samlede relative anvendelse. For strukturelementerne er den generelle relative anvendelse af systemerne givet ovenfor. I forhold til den relative anvendelse af systemerne under beslutningssituationen er det konklusionen, at det strategiske og operative niveau har en høj relativ anvendelse, og at ledelseskontrolniveauer har middel/høj relativ anvendelse. Det er ligeledes konklusionen, at anvendelse af systemer til formidling af information er afhængig af den kontekst systemerne anvendes i. Den relative anvendelse af sådanne systemer under beslutningssituationen vil være middel/høj vertikalt i organisationen. Behovet for disse systemer til kommunikation under beslutningssituationen er således middel/høj for alle organisationsniveauerne. UKLASSIFICERET iv

6 INDHOLDSFORTEGNELSE Side ABSTRACT... RESUMÉ... ii iii 1. INDLEDNING Formål Specialets motivation Generel problemstilling Overordnet diskussion af problemstillingen Overordnet problemformulering Opgaveanalyse og generel afgrænsning Kultur, struktur og omgivelserne Effektivitet og økonomi Information og informationssystemer Hovedproblemområder Organisationsteori Beslutningsmodeller Informationssystemer Sammenfatning Problemformulering Læsevejledning og formalia TEORIAPPARAT/ANALYSE- & METODEVALG Generelt Valg af empiri Organisationsstrukturer Beslutningsmodeller Informationssystemer Analysemetode og model Diskussion af model og metode DEFINITIONER OG BEGREBER Definition af data Definition af information Definition af informationssystemer Definition af beslutningstagen Definition af beslutning Definition af beslutningsproces INFORMATIONSSYSTEMER Formål Informationssystemernes niveaudeling Informationssystemerne Transaction processing systems Management information systems Decision support systems Knowledge work systems Office automation systems Executive support systems UKLASSIFICERET v

7 4.4. Sammenfatning vedrørende informationssystemer Diskussion af empiri MINTZBERG, STRUCTURE IN FIVES Formål Strukturelementer Det strategiske apex Mellemledergruppen Produktionskernen Teknostrukturen Støttestrukturen Delkonklusion på strukturelementerne Organisationsformer Den simple struktur Maskinbureaukratiet Den divisionaliserede struktur Fagbureaukratiet Ad hoc organisationen Delkonklusioner på organisationsformerne Samlet delkonklusion for strukturelementer og organisationstyper Diskussion af empiri og teori BESLUTNINGSMODELLER Formål Måling af effektivitet Beslutningsprocessens faser Delkonklusion på beslutningsprocessen De analytiske modeller Den rationelle idealmodel Administrative man modellen Regelmodellen Delkonklusioner på de analytiske modeller De politiske modeller Målkompromis-modellen Middelkompromis-modellen Delkonklusioner på de politiske modeller De anarkiske modeller Lindbloms model Skraldespandsmodellen Delkonklusioner på de anarkiske modeller Samlet delkonklusion på beslutningsmodellerne Diskussion af empiri og teori SAMMENFATTENDE ANALYSE OG DISKUSSION Formål Organisationstyper og beslutningsmodeller Organisationsniveauer og beslutningsmodeller Afsluttende diskussion KONKLUSION PERSPEKTIVERING UKLASSIFICERET vi

8 Tillæg A Litteraturliste. Tillæg B Figur 1. Model for speciale. Tillæg C Figur 2. Beslutningernes niveaudeling. Tillæg D Figur 3. Eksempel på håndtering af data i et TPS. Tillæg E Figur 4. Eksempel på opbygning af et MIS. Tillæg F Figur 5. Eksempel på opbygning og komponenter i et DSS. Tillæg G Figur 6. Oversigt over OAS. Tillæg H Figur 7. Eksempel på opbygning af et ESS. Tillæg I Figur 8. Informationssystemernes sammenhæng. Tillæg J Figur 9. Mintzbergs strukturelementer. Tillæg K Figur 11. Den simple struktur. Tillæg L Figur 12. Maskinbureaukratiet. Tillæg M Figur 13. Den divisionaliserede struktur. Tillæg N Figur 14. Fagbureaukratiet. Tillæg O Figur 15. Ad hoc organisationen. Tillæg P Figur 17. Model for måling af effektivitet. Tillæg Q Figur 19. Beslutningsprocessen. Tillæg R Figur 20. Den rationelle idealmodel. Tillæg S Figur 21. Administrative man modellen. Tillæg T Figur 22. Regelmodellen. Tillæg U Figur 23. Målkompromis-modellen. Tillæg V Figur 24. Middelkompromis-modellen. Tillæg W Figur 25. Lindbloms model. Tillæg X Figur 26. Skraldespandsmodellen. Tillæg Y Figur 32. Organisationstypernes samlede relative anvendelse. Tillæg Z Figur 34. Strukturelementernes relative anvendelse. UKLASSIFICERET vii

9 1. INDLEDNING 1.1. Formål. Formålet med nærværende speciale er et undersøge i hvor høj grad forskellige typer af informationssystemer kan anvendes i forskellige organisationstyper og under forskellige beslutningssituationer i organisationen. I dette og efterfølgende kapitel diskuteres det valgte emne med henblik på at fastlægge problemformuleringen, angive rammerne for specialet, samt identificere hvilken analysemodel/-metode der skal anvendes i forbindelse med udarbejdelsen Specialets motivation. Valget af emnet er motiveret af en generel interesse for informationsteknologiske systemer og ledelses- og organisationsteoretiske perspektiver. Dette kom sidst til udtryk i forbindelse med udarbejdelse af hovedopgave omhandlende erfaringsindhentning og bearbejdning i Hæren som elev på Operations- og føringsuddannelsen. Der er således opnået en erkendelse af, at organisationer som helhed har et vitalt behov for at udskille, koordinere og samordne informationer Generel problemstilling. De seneste årtier har været kendetegnet ved, at både enkeltpersoner og ikke mindst organisationer konfronteres med massive mængder af informationer. Dette være sig i form af eksterne informationer fra eksempelvis internet og medierne, samt internt genereret information fra organisationen selv. Dette er ikke mindst et produkt af den teknologiske udvikling, der til stadighed gør det nemmere at udbyde større og mere komplekse mængder af information. Problemet er blot, at man kan antage at mennesker og organisationer ikke kan håndtere al denne information, hvorfor dele, bevidst eller ubevidst, frasorteres eller blokeres, og det vel at mærke informationer der potentielt kunne være vitale for organisationen. Udviklingen har også betydet, at organisationers omverden bliver mere og mere omskiftelig og turbulent. Hvad enten der er tale om en privat eller en offentlig virksomhed, stiller forbrugerne/borgerne/politikerne til stadighed større krav til det produkt, den pågældende organisation leverer. Man kan i forlængelse heraf antage, at informationer, i takt med at de ydre og indre krav til organisationen skærpes og kompleksiteten øges, i stigende grad ignoreres eller på anden måde går tabt som følge af den menneskelige faktor. Hertil kommer, at det ligeledes kan antages, at informationsstøj kan forveksles med reel information, hvilket i sidste ende kan lede til forvirring, desorientering og fejlagtige beslutninger. Det er således i denne ramme at informationssystemer er blevet udviklet og med det formål, at tjene som en hjælp og en aflastning for beslutningstagerne. På trods af at principperne for opbygning af informationssystemer ikke har ændret sig væsentligt de sidste årtier, er der sket et skred i udviklingen på baggrund af større og større hardware- og softwarekapacitet, hvormed systemernes aktualitet er blevet endnu større 1. 1 Curtis & Cobham, pp UKLASSIFICERET 8

10 1.4. Overordnet diskussion af problemstillingen. Situationen er som beskrevet, at beslutningstagerne og øvrigt personale i organisationerne risikerer at blive overvældet af informationer. Der kan her skelnes mellem informationer, der er genereret internt i organisationen, og informationer der bliver fremsendt eller er tilgængelige i omverdenen, og som sådan kan betegnes som eksterne. Ofte modtager organisationen informationer, der ikke er behov for, og som derfor skal frasorteres, men samtidig kan det risikeres, at de informationer der er vitale for organisationen er svære eller umulige at identificere. Faktorer som organisationens struktur, kompleksitet og interne forhold vurderes at have væsentlig indflydelse på disse problemområder. Informationssystemers rolle vurderes at være, at det sikres, at der kan træffes bedre og mere koordinerede beslutninger, men det er ikke sikkert, at dette er muligt i forhold til den måde forskellige organisationer fungerer på. Disse begrænsninger kunne derfor tænkes at være kædet sammen med organisationens opbygning, de beslutningsmodeller og -processer der benyttes, samt det niveau beslutningerne skal træffes på. I henhold til Ansoff kan beslutninger opdeles i operative, taktiske og strategiske beslutninger 2. Disse beslutninger kræver forskellige informationer, og spørgsmålet er, om informationssystemer reelt understøtter disse niveauer. Det kan også antages, at systemerne indeholder de informationer der er nødvendige, men at de formater/output de kan præsentere ikke er anvendelige på det pågældende beslutningsniveau. Beslutningsniveauet vurderes herunder at have direkte sammenhæng med organisationens opbygning og sammenhængen til organisationens beslutningsprocesser vurderes dermed at være givet. Med andre ord er det interessant at foretage en vurdering af, om der er sammenhæng mellem anvendelsen af informationssystemer og organisationsstrukturen, samt anvendelse af informationssystemer og beslutningsprocessen Overordnet problemformulering. På baggrund af ovenstående er det nu muligt at operationalisere den foreløbige problemstilling, der ønskes undersøgt. Formålet med at opstille denne overordnede problemformulering er, at danne en reference, som den efterfølgende opgaveanalyse og identifikation af hovedproblemområder kan relateres til. Det ønskes undersøgt i hvor høj grad informationssystemer er anvendelige indenfor forskellige organisationstyper og på forskellige organisationsniveauer. Det er ligeledes formålet at undersøge sammenhængen mellem en beslutningssituation i en organisation eller et organisationsniveau, og i hvor høj grad systemerne kan anvendes i denne kontekst. Det vurderes i forlængelse af denne overordnede problemformulering at være givet, at der skal anlægges en funktionel vinkel på anvendelsen af informationssystemerne. 2 Enderud, pp UKLASSIFICERET 9

11 1.6. Opgaveanalyse og generel afgrænsning. De efterfølgende afgrænsninger er som grundprincip et produkt af identificerede områder og emner, der er vurderet at have en relevans for behandlingen af informationssystemer i bred forstand. Det er imidlertid ligeledes identificeret, at behandlingen af disse, enten implicit eller eksplicit, falder udenfor den overordnede problemformulering, eller at omfanget af disse er for stort til, at de kan behandles tilstrækkeligt dybt. De konsekvenser, som de foretagne afgrænsninger har for specialets forklaringskraft, søges afdækket i forbindelse med diskussion af den valgte empiri og teori Kultur, struktur og omgivelserne. En organisations specifikke design vurderes i høj grad at være afhængig af et antal interne og eksterne forhold, der kan udtrykkes ved det, der kan betegnes som strukturvariable, arbejdsrelaterede variable og situationsvariable 3. De strukturvariable beskriver forhold vedrørende eksempelvis arbejdets forståelighed, organisationens reaktionsevne, de interne koblinger og forbindelsesmekanismer i strukturen, herunder de etablerede planlægnings- og kontrolsystemer, samt graden af decentralisering 4. De situationsvariable og de arbejdsrelaterede variable udtrykker for eksempel eksterne forhold vedrørende organisationens omgivelser, organisationens tekniske systemer, organisationens størrelse og alder 5. En organisation vurderes, foruden sine enkeltdele, at være defineret af en ideologi eller kultur, der blandt andet tjener til at udvikle organisationens strategi, standardisere organisationens normer, og herunder giver medlemmerne en forståelse af organisationens strategi 6. For at kunne forstå hvordan en organisations enkeltdele fungerer sammen, kan det være hensigtsmæssigt at se på de delsystemer eller de strømme, der eksisterer i organisationen. Disse delsystemer kan beskrives ved henholdsvis et formelt autoritetssystem, et reguleret aktivitetssystem, et uformelt kommunikationssystem, arbejdskonstellationer samt et ad hoc beslutningssystem 7. Sammen udtrykker disse delsystemer den kompleksitet, der udtrykker organisationens funktionsmåde. Gruppedynamikker, og herunder beslutninger, der tages i en grupperamme, vurderes ligeledes i høj grad at være afhængig af ledelsesog medarbejderadfærd. Et væsentligt aspekt i direkte relation til anvendelsen af informationssystemer er vurderet at være implementeringsprocessen, hvilket igen vurderes at være sammenkædet med et antal kritiske succesfaktorer. Disse faktorer kunne blandt andet være ledelsens holdning til anskaffelse og anvendelse af systemet i et strategisk perspektiv, samt medarbejdernes accept af systemet og uddannelse i brug af systemet. Sidstnævnte er vigtigt ud fra en antagelse om, at intet system er bedre end de medarbejdere, der skal betjene det. Ledelsesadfærden vil også have en væsentlig indflydelses på brugen af systemerne 8. Undersøgelser gennemført af blandt andet Mintzberg, Rosemary Steward og Erik Johnsen 9 taler samlet set for, at ledere rent faktisk kun i meget ringe grad udøver ledelse på 3 Sørensen, p Ibid, pp Ibid, pp Ibid, pp Ibid, pp Laudon & Laudon, pp Bakka & Fivelsdal, pp UKLASSIFICERET 10

12 baggrund af rationelle maskingenererede data. Påvirkningsfaktorerne for ledelsesadfærd er langt mere komplekse, og lederen kan faktisk anskues som værende et informationssystem 10 Aspekter vedrørende de ovenstående forhold er relevante, men har vist sig ikke at kunne behandles tilstrækkeligt bredt eller dybt inden for rammerne af specialet. Det er derfor ikke vurderet muligt, at kunne anvende og relatere disse områder med henblik på, at kunne belyse og afdække egentlige problemstillinger forbundet med anvendelse af informationssystemer. Ovennævnte forhold vil derfor alene blive inddraget i et meget begrænset omfang og kun i de tilfælde, hvor det er eksplicit nødvendigt for besvarelsen af problemformuleringen. Samlet set betyder ovenstående, at der ikke tages afsæt i eksisterende og navngivne organisationer, og at der herunder ikke anvendes casestudier til besvarelse af problemformuleringen. Dette skyldes, at det er vurderingen, at en sådan indfaldsvinkel vil kræve en nærmere beskrivelse af blandt andet virksomhedskultur, herunder ledelses- og medarbejderadfærd, samt en identifikation af de specifikke designparametre, interne koblinger med videre. Det er dermed også givet, at det ikke er muligt at analysere og beskrive en eventuelt indbygget modsætning mellem det man kunne kalde organisationens regulative og statiske styringsdiskurs, den normative og dynamiske operative diskurs, og den deraf afledte indflydelse på anvendelsen af systemerne Effektivitet og økonomi. Ovenstående afsnit leder direkte over i et andet skisma. Dette skisma består i at identificere hvornår en information er anvendelig og herunder at identificere, om den bidrager til øget effektivitet for organisationen. En umiddelbar forudsætning for at kunne tage stilling til dette spørgsmål vil være en behandling af begrebet effektivitet, hvor det vurderes relevant yderligere at opdele effektivitetsbegrebet i indre- og ydre effektivitet. Effektivitetsvurderingen knytter sig dermed snævert til organisationens målsætning 11 og effektivitetsbegrebet knyttes traditionelt til økonomiske-tekniske mål, men kan i princippet benyttes på alle typer af mål. I forhold til den indre effektivitet vurderes det væsentlige aspekt i specialets kontekst, at være relationen til hvilke omkostninger, der er forbundet med at fremskaffe informationer. Det kan antages, at fremskaffelse af de informationer, der vil kunne forbedre beslutningerne bliver dyrere end den reelle nytteværdi af beslutningen. En marginal forbedring i organisationens evne til at håndtere informationer indenfor et givent område, vil således i visse tilfælde kunne stå i et misforhold til den økonomiske konsekvens, som en afledt øget effektivitet vil afstedkomme. I forhold til den ydre effektivitet vurderes det relevante aspekt at være anvendelsen af informationssystemer og den afledte effekt på produktionen og produktiviteten. I direkte forlængelse heraf vurderes anvendelsen af årsværk at være en kritisk ressource for alle organisationer. De konsekvenser som anskaffelse og anvendelse af informationssystemer kan tænkes at have på effektiviteten, og herunder de afledte forhold til den samlede anvendelse af årsværk, må derfor analyseres af organisationen. 10 Bakka & Fivelsdal, p Enderup, p UKLASSIFICERET 11

13 I de ovenstående tilfælde kan det antages, at effektivitetsvurderingen må være baseret på en bred helhedsforståelse for anvendelsen af organisationens samlede midler og dermed en analytisk velfunderet cost-benefit betragtning, samt en identifikation af de risikofaktorer der kan være forbundet med anskaffelsen og anvendelsen. Organisationens effektivitet, og evnen til at agere effektivt, vurderes ligeledes at være direkte afhængig af den struktur organisationen har. Dette er tilfældet, idet enhver organisation må antages at ville opbygge en hensigtsmæssig struktur og tilrettelægge en hensigtsmæssig styring for at være effektiv. De ovennævnte forhold vedrørende effektivitet har vist sig ikke at kunne behandles tilstrækkeligt inden for rammerne af specialet, og da der ikke tages udgangspunkt i navngivne organisationer, kan den specifikke sammenhæng til disse forhold ikke udledes. Det vurderes således ikke muligt at foretage en egentlig kobling mellem effekten af anvendelse af informationssystemer og den relative eller absolutte grad af effektivitet dette afføder for organisationen. Anvendelsen af informationssystemerne kan derfor heller ikke relateres til et organisatorisk udviklings- eller optimeringsaspekt. I forbindelse med skrivning af specialet har behandling af effektivitet i relation til beslutningstagen vist sig at være særdeles vanskeligt, idet effektivitetsbegrebet her vurderes at ville være kraftigt præget af perception. Hvad der opfattes som effektivt for nogle, vil opfattes som ineffektivt for andre, specielt hvis der er forskellige mål for parterne. Dette kan betyde at effektivitetsbegrebet skal operationaliseres i forhold til den konkrete problemstilling, hvilket ikke vurderes tilstrækkeligt muligt indenfor rammerne af specialet. For at kunne belyse og perspektivere den overordnede sammenhæng mellem en beslutning og anvendelsen af informationssystemer, er det dog fundet nødvendigt, at foretage en meget generel indføring i begrebet effektivitet specifikt i relation til beslutningsprocesser Information og informationssystemer. Et centralt element og en forudsætning for at informationssystemer kan nyttiggøres i organisationen vurderes at være, at de tilgængelige informationer eller data er valide. Valide informationer vurderes i denne kontekst at måtte bero på et veldefineret sæt af regler, der styrer, korrelerer, filtrerer og behandler data, så de efterfølgende kan klassificeres som information. Behandlingen af disse regler og deres specifikke applikation vurderes at have en snitflade til besvarelsen af den overordnede problemformulering. Dette område har dog vist sig at være for omfattende til at kunne behandles tilstrækkeligt. De specifikke elementer og processer indeholdt i sådanne formelle regler, som også kan betegnes som information management, behandles altså ikke. Da der ikke tages udgangspunkt i eksisterende og navngivne organisationer eller anvendes casestudier, vurderes det ikke muligt at beskrive og relatere specifikke IT-løsninger. Hermed skal forstås de kommercielle systemer og løsninger, der er på markedet i dag Hovedproblemområder. Med henblik på at kunne besvare den overordnede problemformulering skal der gennemføres en analyse for at udlede og identificere de krav og kriterier, som skal danne basis for UKLASSIFICERET 12

14 besvarelsen. Ligeledes skal de endelige og specifikke problemstillinger identificeres med henblik på at kunne formulere den endelige problemformulering Organisationsteori. Formålet med at beskrive forskellige organisationstyper er alene interessant i relation til specialets hovedfokus. I forhold til den overordnede problemformulering skal teori og relaterede aspekter derfor alene anvendes til en analyse af, hvor i organisationen og i hvilke organisationer informationssystemer kan anvendes, eller hvor de bedst anvendes. Udledt heraf forstås organisering og organisationsstruktur således som et udtryk for den overordnede modulære organisering, og indeholder dermed ikke en beskrivelse af detailorganisationen. I forbindelse med behandlingen af det organisatoriske element i specialet har det dog vist sig at begreber som for eksempel decentralisering, koordination og omgivelsernes stabilitet må indgå om end i begrænset omfang. Dette ændrer dog ikke ved den generelle afgrænsning vedrørende blandt andet kultur, interne processer m.v. Begreberne vil kun blive introduceret, hvor det vurderes essentielt for den samlede forståelse og uden en detaljeret redegørelse. Det forudsættes derfor, at læseren af specialet har en forudgående viden omkring organisationsteori. Det er som tidligere nævnt ikke vurderet muligt at foretage en egentlig kobling mellem effekten af anvendelse af informationssystemer og den relative eller absolutte grad af effektivitet, dette afføder for en organisation. Der må derfor foretages den forudsætning, at organisationer i et teoretisk perspektiv er effektive. Det teoretiske design afspejler altså den effektive organisation, der har sit aktuelle design i direkte relation til det formål, den produktion og de interne og eksterne udfordringer den pågældende organisation har. Der kan dermed fokuseres på organisationens og dens delelementers anvendelse af informationssystemer eller med andre ord, i hvor høj grad informationssystemer vurderes at kunne anvendes generelt eller specifikt i forskellige organisationstyper. På baggrund af ovenstående taler dette samlet set for en strukturel og normativ tilgang til organisationsteori. Et sådant perspektiv vurderes at kunne tilvejebringe de nødvendige og håndterbare elementer, der skal danne basis for vurderingen af anvendelse af informationssystemer i forskellige organisationstyper Beslutningsmodeller. En organisations beslutningsmodeller og processer er identificeret som et væsentligt aspekt, i relation til den måde organisationen fungerer på. Det skal her igen understreges, at formålet med at inddrage beslutningsteori, er at analysere de sammenhænge der er relevante i tilknytning til brugen af informationssystemerne. Formålet er med andre ord at identificere, om der er forskel i brugen af systemerne, afhængig af hvilken beslutningsmodel organisationen anvender. Behandling af dette felt kan overordnet set ikke ske i en kultur- eller en social konstruktivistisk ramme. Under skrivningen af specialet har det imidlertid vist sig, at en stringent normativ og rationel tilgang til beslutningsprocesser ikke er mulig, med mindre behandlingen af emnet skulle miste sin samlede forklaringskraft. UKLASSIFICERET 13

15 Introduktionen af emner relateret til personers interaktion er derfor set nødvendige, med henblik på at kunne perspektivere systemernes anvendelse. Det vurderes dog at fremstå eksplicit for læseren, at sådanne forhold er inddraget. Samlet set vurderes det, at behandlingen af beslutningsprocesser skal baseres på beslutningsteoretiske modeller der er bredt applikerbare, og som kan beskrives ved et antal specifikke/distinkte faser og funktioner. Med udgangspunkt i disse kriterier vurderes det muligt at belyse beslutningsproblematikkerne bredt i forhold til anvendelsen af informationssystemer. Som det fremgår tidligere, vil behandlingen af effektivitet blive reduceret til en meget generel indføring i begrebet, og dette i direkte og specifik sammenhæng med behandlingen af beslutningsprocesser. Formålet er alene at kunne foretage en relativ kvalificering af den effektivitet, der kan udledes af den enkelte beslutningsmodel. Der er altså tale om den relative effektivitet af beslutningsmodellen set i forhold til den relative anvendelse af informationssystemer med henblik på, at støtte den pågældende beslutningssituation Informationssystemer. Det er indledningsvis væsentligt at slå fast, at informationssystemer skal betragtes som et hjælpeværktøj, der bedst muligt skal understøtte organisationens arbejde. Indførelse af systemerne er således ikke et mål i sig selv og har kun sin berettigelse, såfremt det skaber en platform, der understøtter organisationen. Set i rammen af de perspektiver der er anlagt vedrørende organisationsteori og beslutningsmodeller, vurderes det implicit givet, at dette underbygger den funktionelle tilgang til beskrivelsen af informationssystemerne. Ved informationssystemer forstås et system, der overordnet set består af tre hovedaktiviteter. Disse tre hovedaktiviteter er input, behandling og output. Systemets input samler rå data fra organisationen og dens omgivelser, hvorefter disse behandles til information. Output består herefter i at sprede informationen til de rette personer i organisationen. Opbygningen af informationssystemer må derfor være baseret på et antal konventioner og et systemdesign, der skal sikre et sammenhængende flow fra data over information til en målrettet disseminering til brugerne. Det forudsættes herunder, at der er etableret formelle systemer, der tilsikrer validitet og integritet af såvel data som informationer 12. Systemerne kunne strengt taget tænkes at være manuelle, men i relation til dette speciale tages alene udgangspunkt i de computerbaserede systemer. I forbindelse med gennemgangen af empiri til brug for redegørelsen for de enkelte systemer, stod det hurtigt klart, at der var stor risiko for, at redegørelsen kunne blive endog meget teknisk betonet. Set i forhold til den overordnede problemformulering, og den valgte funktionelle tilgang, vurderes det dog, at der kan foretages en kraftig nedtoning af det tekniske aspekt. Der skal i stedet beskrives de almindelige typer af systemer, og herunder de generelle karakteristika og funktionaliteter de indeholder. Specialet tager derfor udgangspunkt i en overordnet typebeskrivelse af de mest anvendte informationssystemer. Denne beskrivelse og efterfølgende inddragelse i analysen, har til formål at identificere de muligheder og begrænsninger, de beskrevne systemer måtte give for en organisation og dens delelementer. 12 Laudon & Laudon, pp UKLASSIFICERET 14

16 Sammenfatning. Den foretagne analyse vurderes at give, at specialet alene indtager en teoretisk indfaldsvinkel til såvel informationssystemer, organisationsteorier som beslutningsmodeller. Vægten vil være lagt på civile kommercielle strukturer og deres generelle organisering, da disse vurderes at have flest facetter i relation til emnet. Iagttagelsesperspektivet vurderes dermed at kunne belyse og afdække de nødvendige delelementer, med henblik på at kunne besvare problemformuleringen med en tilstrækkelig bredde og dybde. Udledt af ovenstående er der identificeret følgende hovedproblemområder, der ønskes behandlet i specialet: I hvor høj grad kan forskellige organisationstyper og deres delelementer anvende informationssystemer? Hvorledes er informationssystemer anvendelige på de enkelte beslutningsniveauer? Kan det identificeres at nogen organisationstyper har større nytte af at anvende informationssystemer end andre? Hvilke beslutningsmodeller er mest velegnede til brug af informationssystemer? Kan der identificeres en beslutningsmodel, der er bedst anvendt i respektive organisationstyper og på respektive organisationsniveau, og hvad er den deraf afledte samlede anvendelse af informationssystemer? 1.8. Problemformulering. Med udgangspunkt i de identificerede problemområder og sammenholdt med de tidligere identificerede rammer, opstilles specialets endelige problemformulering således: "På baggrund af en redegørelse for informationssystemer gennemføres en analyse af organisationstyper og beslutningsmodeller med henblik på at give svar på, i hvilken grad informationssystemer er brugbare i forskellige organisationstyper og på de enkelte organisationsniveauer. Analysen skal ligeledes søge at besvare i hvilken grad systemerne er brugbare i relation til den beslutningsmodel, der kan identificeres som værende den bedst anvendte i pågældende organisationstype og på respektive organisationsniveau." 1.9. Læsevejledning og formalia. Specialets målgruppe forudsættes at have en grundlæggende viden om organisations- og ledelsesteori, hvorfor redegørelse for disse forhold kan reduceres til en begrænset og kort gennemgang. Formalia er som angivet i Uddannelsesdirektiv for STK , bilag 8 (Vejledning i udarbejdelse af speciale), bilag 10 (Formalia for skriftlige arbejder på stabskursus) samt de retningsliner, der er givet i forbindelse med faget metodelære. Kildereferencer er angivet som fodnoter, hvor forfatteren er angivet som forkortelse for den anvendte kilde. De nærmere detaljer vedrørende den aktuelle kilde kan findes i specialets litteraturliste (tillæg A). De anvendte kilder er alle åbne kilder, hvorfor specialet i sin helhed kan klassificeres UKLASSIFICERET. UKLASSIFICERET 15

17 2. TEORIAPPARAT/ANALYSE- & METODEVALG 2.1. Generelt. Med udgangspunkt i den gennemførte opgaveanalyse er formålet med nærværende kapitel at beskrive grundlaget for valg af empiri/teori, samt at beskrive og diskutere den valgte analysemetode og model for specialet. Der er overordnet set valgt en eksplorativ tilgang til arbejdet med at besvare problemformuleringen. De foretagne afgrænsninger og den efterfølgende identifikation af hovedproblemområder har derfor i vid udstrækning været styrende for valg af empiri/teori Valg af empiri Organisationsstrukturer. Med henblik på at kunne relatere anvendelsen af informationssystemer i en organisatorisk og strukturel ramme, er der valgt at tage udgangspunkt i Mintzbergs, Structure in Fives 13. Ved at tage udgangspunkt i Mintzberg vurderes det, at der dermed anlægges en balanceret strukturel tilgang til emnet, som direkte kan relateres til den ønskede funktionelle tilgang til anvendelsen af systemerne. Mintzberg er ligeledes valgt, da han vurderes at være en anerkendt og nutidig organisationsteoretiker, og at hans teori er en udbygning af såvel den klassiske som den nyere organisationsteori. Der opnås dermed et nutidigt afsæt for specialet. Mintzberg har kontinuerligt udviklet og bearbejdet sin teori siden den i sin oprindelige form blev introduceret i Dette betyder blandt andet, at han har udvidet sin beskrivelse af organisationens basale elementer til også at indeholde ideologi 14. Der opstår hermed i direkte forlængelse heraf en problemstilling i forhold til behandlingen af ideorganisationen 15, der er en tilføjelse i forhold til de oprindelige fem organisationsformer. Problemstillingen opstår, idet ideorganisationen er kendetegnet ved næsten udelukkende at være drevet af ideologi og indoktrinering, og at denne organisationsform er stort set formløs og ikke indeholder de basale elementer 16. Da kultur, og dermed ideologi, ikke behandles som en del af dette speciale, og da ideorganisationen ikke indeholder en egentlig form som informationssystemerne kan relateres til, giver det derfor ingen mening at behandle denne organisationsform nærmere Beslutningsmodeller. Med udgangspunkt i de opstillede kriterier, som de beslutningsteoretiske modeller skal leve op til, er Mintzbergs teori ikke vurderet egnet til at behandle emnet. Mintzbergs teori indeholder på dette område en beskrivelse af organisationsstrømme, koblinger og en næsten eksklusiv anvendelse af ad hoc beslutningsprocesser. I forhold til besvarelsen af problemformuleringen vurderes teorien således ikke at indeholde den rette forklaringskraft i relation til formålet med at inddrage beslutningsmodeller. For at belyse anvendelsen af informationssystemerne i relation til organisationens beslutningsmodeller og processer, inddrages derfor i stedet beslutningsmodeller i form af de analytiske-, politiske- og anarkiske modeller Robbins, pp Sørensen, p Ibid, p Ibid, pp Enderud, pp UKLASSIFICERET 16

18 Disse modeller vurderes at opfylde kriterierne i relation til at være bredt applikerbare og at indeholde de ønskede distinkte faser, der dermed muliggør den ønskede behandling Informationssystemer. Det interessante er, som tidligere nævnt, den mulige funktionelle anvendelse og applikation af systemerne og herunder de afledte implicitte og eksplicitte implikationer anvendelsen vil have i relation til generelle organisationsstrukturer og beslutningsmodeller. Mængden af empiri inden for dette område er særdeles omfattende, og det grundlæggende valgkriterium for udvælgelse af empiri har derfor været muligheden for en ikke-teknisk beskrivelse af karakteristika og muligheder ved de enkelte systemer. Med henblik på at beskrive de almindelige og generelle typer af informationssystemer, er der fundet egnet empiri i form af et antal lærebøger, der såvel generelt som specifikt beskriver systemerne. Kilderne er valgt med henblik på at tilsikre integriteten i redegørelsen, samt med henblik på at kunne perspektivere emnet bredt. Det er i forbindelse med læsning af empiri fundet nødvendigt, at indlede specialet med en generel definitions- og begrebsafklaring Analysemetode og model. Der vælges overordnet set en deskriptiv analyse i forbindelse med udarbejdelsen. En sådan separat behandling af specialets delelementer vurderes nødvendig, med henblik på at tilvejebringe de nødvendige delkonklusioner i en overskuelig og logisk rækkefølge. I forlængelse af redegørelsen for såvel informationssystemer, organisationsteori og beslutningsmodeller vil der blive foretaget en diskussion. Denne diskussion har til formål at afdække gyldighed, muligheder og begrænsninger set i relation til specialets genstandsfelt. Diskussionerne vil herudover blive anvendt til at formulere specialets afsluttende perspektivering. Dette indebærer at specialet, foruden foregående og nærværende kapitel samt et generelt definitions- og begrebsafklarende kapitel, indledes med en redegørelse for informationssystemer. Kapitlet indeholder ligeledes diskussion af empirien og en sammenfatning. De to efterfølgende analysekapitler skal herefter relateres til dette kapitel, med henblik på at besvare respektive dele af problemformuleringen. De to efterfølgende analysekapitler gennemføres som en deskriptiv analyse af henholdsvis Mintzbers Structure in Fives og de valgte beslutningsmodeller. Hvert kapitel afsluttes, foruden en samlet delkonklusion, med en diskussion af de valgte teorier. I delkonklusionerne foretages koblingen til redegørelseskapitlet med henblik på at identificere henholdsvis den relative anvendelsesgrad af systemerne i strukturelementer og organisationstyper og den relative anvendelse af systemerne i de enkelte beslutningsmodeller. På baggrund af delkonklusionerne fra de to analysekapitler gennemføres en sammenfattende analyse og diskussion, med henblik på at identificere hvilken beslutningsmodel der vurderes bedst anvendelig i relation til respektive organisationstype samt i relation til respektive beslutningsniveau i organisationen. Ligeledes gennemføres der en afsluttende diskussion af specialets samlede mængde af delkonklusioner. UKLASSIFICERET 17

19 Grundlaget for at formulere specialets samlede konklusion er således tilvejebragt, og i forlængelse af konklusionen udarbejdes specialets perspektivering på baggrund af de forhold, der er identificeret i de diskussioner af teori/empiri, der er gennemført i tidligere. Der differentieres ikke i vægtningen af de enkelte analysekapitler, da de vurderes at have lige stor betydning i forbindelse med specialets konklusion. Med henblik på at synliggøre sekvenseringen, indholdet og formålet med specialets delelementer opstilles således en model for specialet, der grafisk fremgår af figur 1 (tillæg B) Diskussion af model og metode. Formålet med nærværende afsnit er at gennemføre en diskussion af den valgte analysemodel og metode for så vidt angår at afdække kritik, muligheder og begrænsninger i den valgte fremgangsmåde. Det skal bemærkes, at diskussionen af de valgte teorier og den valgte empiri, som tidligere nævnt, foretages i forlængelse af respektive kapitler, med henblik på at opnå en læsevenlig sammenhæng mellem introduktionen af den valgte teori/empiri og den tilhørende diskussion. Da besvarelsen af problemformuleringen ikke er baseret på målbare egenskaber i tilknytning til en definition eller et grundlag, der på anden måde kan måles og kvantificeres, vurderes det umiddelbart givet, at der gennemføres en kvalitativ analyse. Dette understøttes af, at der må anlægges en eksplorativ tilgang for at forstå og fortolke den anvendte empiri, med henblik på at kunne besvare problemformuleringen. Analysen har således det indbyggede kendetegn, at den skal søge at kvalificere begreber og begrebssammenhænge. I forhold til begreberne er det således væsentligt, at der lægges tyngde i identifikationen af relationelle- og processuelle kendetegn mellem Mintzbergs organisationsteori, beslutningsmodellerne og informationssystemerne. En konkret problemstilling i forhold til den samlede validitet af specialet er det faktum, at den udvalgte empiri ikke er skrevet med det specifikke formål at besvare den opstillede problemformulering. Umiddelbart vurderes dette dog ikke kritisabelt, da formålet med specialet ellers reelt ville bortfalde. Problemstillingen består derimod i, at kvalificeringen og identifikationen af begreberne og de relationelle- og processuelle kendetegn i udpræget grad må baseres på en analysemæssig vurdering og syntese. Til trods for at specialets formål er at gennemføre en analyse, kan tilstedeværelsen af et subjektivt element i fortolkningen af empirien ikke udelukkes. Specialets respektive diskussioner vurderes at kunne identificere, i hvor høj grad dette har indflydelse på specialets samlede forklaringskraft. Mængden af empiri omhandlende såvel organisations- og beslutningsteori samt informationssystemer er særdeles omfattende, og har derfor, hverken helt eller delvist, kunnet inddrages og behandles. I forbindelse med udvælgelsen af empiri er der således indlagt et yderligere kvalitativt element. Som anført tidligere behandles den udvalgte empiris konkrete betydning for specialets validitet senere i specialet, men i forhold til den overordnede validitet betyder udvælgelsen af empiri en begrænsning i den nuancering, der kan opnås. UKLASSIFICERET 18

20 Konkret betyder dette, at fraværet af et omfattende empirisk grundlag må begrænse muligheden for at udvide og udvikle begrebsrammen samt forståelsen og identifikationen af de ønskede sammenhænge. Specialets samlede forklaringskraft bliver dermed proportionalt mindre. Et sidste kvalitativt forhold der kan identificeres, er kilders tilgang til respektive emner. Forfatteren kan have taget udgangspunkt i såvel kvalitative som kvantitative undersøgelser, der kan være gennemført af forfatteren selv eller af andre. Forfatterens fortolkning af materialet vil derfor være bestemmende for holdbarheden af den enkelte kilde. Da der jf. Forsvarsakademiets vejledning for udarbejdelse af specialer ikke skal foretages egentlig kildekritik, behandles dette element ikke yderligere. I stedet fokuseres der, i forbindelse med diskussion af empirien, alene på en identifikation af empiriens gyldighed, muligheder og begrænsninger set i relation til specialets genstandsfelt. Den opstillede model og anvendelsen af en henholdsvis deskriptiv- og sammenfattende analyse er valgt på baggrunden af behovet for at udlede de førnævnte relationelle- og processuelle kendetegn mellem informationssystemerne, Mintzbergs organisationsteori og beslutningsmodellerne. De to analysemetoder vurderes at være velegnet, med henblik på at opnå den nødvendige fleksibilitet, og skaber dermed grundlag for at kunne udlede de ønskede sammenhænge og dermed danne rammen for besvarelse af problemformuleringen. I relation til anvendelsen af en deskriptiv analyse kan der dog identificeres en kritik i forhold til analysemetodens natur. Da analysen gennemføres kontinuerligt, og i direkte sammenhæng med redegørelsen for den valgte teori, kan behandlingen fremstå mekanisk og lidt læsevenlig. Dette forhold er søgt afhjulpet ved i størst mulig grad at udlede delkonklusioner samlet for eksempelvis alle organisationstyperne, frem for at delkonkludere efter hver enkelt organisationstype. Det vurderes, at der dermed er opnået en balance mellem nærhed i analysen og behovet for at skabe en overskuelig sammenhæng mellem redegørelse og afledte delkonklusioner. Den opstillede model er således direkte og specifikt valgt, med henblik på at kunne foretage en systematisk og sekventiel behandling og besvarelse af problemformuleringen. Der er, i forhold til den opstillede model, ikke identificeret egentlige begrænsninger i forhold til specialets gyldighed, og den vurderes derfor at underbygge og facilitere besvarelsen. Samlet set vurderes anvendelsen af den valgte model og metode at betyde, at der i forbindelse med analysen ikke kan identificeres absolutte kausale sammenhænge mellem anvendelsen af informationssystemer og den organisatoriske- eller den beslutningsmæssige ramme. Der kan således ikke udledes egentlige absolutte delkonklusioner, men derimod i alene relative konklusioner. I praksis betyder dette, at der alene kan udledes den generelle relative anvendelsesgrad af informationssystemerne i respektive organisationstype og på respektive organisationsniveau, samt den relative anvendelse af systemerne i forhold til beslutningsmodellerne. En tilsvarende relativ anskuelse kan dermed også kun anlægges i forbindelse med at udlede sammenhængen mellem den generelle relative anvendelse af systemerne i respektive organisationstype og på respektive organisationsniveau og den relative anvendelse af systemerne i tilhørende bedst anvendelige beslutningsmodel. UKLASSIFICERET 19

21 Den samlede forklaringskraft i specialet vurderes således at være svækket i forhold til en specifik applikation på faktuelle problemstillinger i en organisation. Omvendt vurderes det, at forklaringskraften ikke er svækket væsentligt set i et teoretisk perspektiv, og at besvarelsen dermed er valid i forhold til at besvare den opstillede problemformulering. 3. DEFINITIONER OG BEGREBER Formålet med nærværende kapitel er at foretage en generel og specifik definitorisk rammesætning af de begreber, der danner et forståelsesmæssigt grundlag for udarbejdelsen Definition af data. Rå fakta der repræsenterer hændelser i eller udenfor organisationen inden disse er organiseret og behandlet til en form, som mennesker kan forstå og bruge Definition af information. Data der er blevet behandlet og formet så de er forståelige og brugbare for mennesker. 19 I relation til specialets genstandsfelt kan definitionen af information begrænses til at udtrykke viden, der giver mulighed for at træffe en beslutning i organisationen. Der behandles således de overordnede processer fra input til output med henblik på at tilvejebringe viden i relation til beslutningstagen Definition af informationssystemer. I forbindelse med gennemgangen af mulige kilder er det erkendt, at der inden for det valgte fagområde eksisterer et stort antal betegnelser og begreber, der i substansen betyder det samme, men som benævnes forskelligt afhængig af den aktuelle forfatter. Eksempelvis vil betegnelsen informationssystemer, der anvendes i dette speciale, også kunne ses anført som management information systems eller business information systems. Problemstillingen er her igen, at eksempelvis management information systems kan dække over det generelle emnefelt og samtidig kan dække over en specifik type af informationssystemer, der har en specifik funktionalitet. Betegnelsen informationssystemer er derfor valgt i et forsøg på at undgå en unødig semantisk forvirring og anvendelse af denne entydige betegnelse vurderes, at ville lette den forståelsesmæssige ramme. Informationssystemer kan på den baggrund defineres som: Gensidigt relaterede komponenter der sammen samler, behandler, gemmer og spreder information til støtte for beslutninger, koordination, kontrol, analyse og visualisering i en organisation. 21 Ovenstående definition er imidlertid så bred, at en hvilken som helst informationskilde kan anvendes. Det betyder at informationssystemer kan være manuelle systemer som for eksempel håndskrevne notater 22 eller ringbind. 18 Laudon & Laudon, p. 14 (egen oversættelse). 19 Ibid, p. 14 (egen oversættelse). 20 Edwards, Ward & Bytheway, p Laudon & Laudon, p. 14 (egen oversættelse). 22 Edwards, Ward & Bytheway, p. 12. UKLASSIFICERET 20

22 Da dette speciale alene beskæftiger sig med de computer baserede informationssystemer, vil definitionen på disse informationssystemer således supplerende kunne udtrykkes som: "Et informationssystem er en organisations og ledelses løsning baseret på informationsteknologi mod en udfordring fra omgivelserne". 23 Denne definition lægger et væsentligt fokus på organisationen, ledelsen og ikke mindst informationsteknologien, da det således er disse faktorer, der har størst indflydelse på informationssystemerne. I forhold til redegørelsen for de specifikke systemer er det ligeledes erkendt, at der eksisterer forskellige benævnelser for systemerne. I det omfang det er vurderet, at det ellers vil være meningsforstyrrende for læseren, er den alternative betegnelse anført i parentes første gang respektive system introduceres Definition af beslutningstagen. Det at træffe beslutninger er at træffe valg mellem alternative måder at udføre aktiviteter på Definition af beslutning. En beslutning er det endelige udfald (resultat, valg, løsning), som følger af en beslutningsproces Definition af beslutningsproces. En sekvens af overvejelser eller handlinger, som fører frem til en beslutning, herunder eventuelt udførelses- og kontrolhandlinger INFORMATIONSSYSTEMER 4.1. Formål. Formålet med nærværende kapitel er at danne det overordnede fundament for behandlingen af problemformuleringen. I dette kapitel bliver derfor givet en kort beskrivelse af relevante systemkategorier og tilhørende overordnede karakteristika. Som forudsætning for at kunne relatere anvendelsen af de enkelte informationssystemer, foretages en indledende beskrivelse af informationssystemernes niveaudeling, herunder sammenhængen til en organisations overordnede funktionelle inddeling og tilhørende beslutningsniveauer Informationssystemernes niveaudeling. Informationssystemer vurderes under en eller anden form at være integreret i alle organisationer. Formelle organisationer har forskellige niveauer og specialområder, der skyldes arbejdsdeling Laudon & Laudon, p. 16 (egen oversættelse). 24 Enderud, p Ibid, p Ibid, p Robbins, p UKLASSIFICERET 21

23 Der kan være tale om inddeling af medarbejdere i forskellige kategorier: Ledere. Vidensmedarbejdere (eksempelvis ingeniører). Data- og servicemedarbejdere (eksempelvis sekretærer og bogholdere). Produktionsmedarbejdere (eksempelvis maskinarbejdere). Det kan antages at ledelsens opgave er, at reagere i forhold til forandringer i omverdenen, og forskellige ledelsesniveauer varetager derfor naturligt forskellige beslutningstyper i relation til det niveau beslutningen skal træffes på. På grund af de forskellige opgaver de enkelte kategorier løser, er det nødvendigt at benytte og skræddersy de systemer, der retter sig mod den pågældende medarbejderkategoris beslutningsniveau. Figur 2 (tillæg C) viser hvorledes organisationens beslutninger kan opdeles i følgende kategorier: Strategiske beslutninger der er langsigtede, komplekse og ustrukturerede beslutninger foretages af topledelsen i organisationen. Disse oplysninger er ofte baseret på fornemmelser snarere end konkrete informationskilder Ledelseskontrolbeslutninger der træffes af mellemledere. Disse beslutninger er ofte fokuseret internt i organisationen og med en relativ kort tidshorisont 30. Operative beslutninger som i sin natur kan defineres som rutine beslutninger, der ofte kan programmeres. Dette kunne for eksempel være lagerkontrol 31. Der er således tale om beslutninger, hvor opgaver, ressourcer og mål er defineret. Foruden informationer der retter sig mod ovennævnte beslutninger, befinder der sig et antal operative data i systemet. Disse data genereres ikke direkte med henblik på eksempelvis ledelsesbeslutninger, men derimod primært for at organisationen kan virke. Dette kunne for eksempel være data vedrørende lønninger, og til trods for at disse data altså ikke generes specifikt med ledelse for øje, kan de dog ved en senere analyse danne en vigtig basis for blandt andet ledelsesinformation 32. Afsluttende anviser figur 2 ligeledes sammenhængen mellem anciennitet og graden af bredde i beslutningerne. I direkte relation til medarbejderkategorierne vurderes det således, at informationssystemerne yderligere opdeles i følgende niveauer: Strategiske systemer. Ledelsesniveau systemer. Vidensniveau systemer. Operativt niveau systemer. De overordnede rammer for den funktionelle tilgang til behandlingen af systemerne vurderes dermed at være skabt til brug under den efterfølgende redegørelse og analyse Informationssystemerne. Der er i forbindelse med læsning af kildematerialet identificeret seks hovedtyper af systemer. Anvendelsen af disse systemer hænger i vid udstrækning sammen med de organisatoriske specialer som en virksomhed kan inddeles i jf. ovenstående. 28 Edwards, Ward & Bytheway, p Laudon & Laudon, pp Edwards, Ward & Bytheway, p Ibid, p Ibid, p. 14. UKLASSIFICERET 22

24 4.3.1 Transaction processing systems. Transaction processing systems (TPS) er systemer på det operative niveau. Disse systemer udfører og gemmer daglige eller periodiske rutine opgaver, og herunder data der er nødvendige for at drive organisationen 33. Eksempler på sådanne opgaver kan være lønsystemer, medarbejderdatabaser, ordredatabaser m.v. 34 Beslutninger der træffes på baggrund af TPS, kan derfor siges at være programmerede. Ikke desto mindre vurderes TPS at være et væsentligt ledelsesværktøj, idet ledelsesfilosofien afspejles i valget af de data der bliver gemt. TPS har herudover den funktion at være organisationens kontakt til omverdenen, da det er herigennem den får eksempelvis ordre. Samtidig fungerer TPS som leverandør af data og information til de øvrige informationssystemer 35 og er helt essentielle for en organisations virke 36. TPS er således det sted i organisationen, hvor der kan findes opdaterede vurderinger af organisationens præstationer. Et eksempel på hvordan TPS håndterer data fremgår af figur 3 (tillæg D) og et eksempel på komponenter i et TPS fremgår blandt andet af figur 4 (tillæg E) Management information systems. Management information systems (MIS) er systemer, der giver mulighed for planlægning, kontrol og beslutningstagen på baggrund af rutine rapporter 37, der ikke baserer sig på dag til dag aktiviteter 38. Systemerne retter sig primært mod mellemledergruppen 39 og foretager primært aggregeringer af data fra TPS 40. MIS er generelt begrænset til udelukkende at kunne behandle interne data med simple modeller og faste strukturer 41. Et eksempel på opbygning af et MIS og sammenhængen til TPS fremgår af figur 4 (tillæg E) Decision support systems. Decision support systems (DSS) giver større mulighed end MIS for at lave avancerede analyser 42. Der kan anvendes flere forskellige modeller og foruden interne data fra TPS og MIS, kan der ofte også trækkes på eksterne data 43. DSS er typisk mere interaktivt end MIS og har let adgang til data og analysemodeller 44 og er som sådan designet til at støtte semi-strukturerede og ustrukturerede beslutninger Et eksempel på opbygning og komponenter i et DSS fremgår af figur 5 (tillæg F). 33 Laudon & Laudon, p Curtis & Cobham, p Rainer, Turban & Potter, p Laudon & Laudon, pp Rainer, Turban & Potter, p Laudon & Laudon, pp Rainer, Turban & Potter, p Laudon & Laudon, p Ibid, pp Ibid, p Ibid, p Curtis & Cobham, pp Laudon & Laudon, pp Rainer, Turban & Potter, p UKLASSIFICERET 23

25 Knowledge work systems. Knowledge work systems (KWS) (også benævnt expert systems) er systemer, der støtter medarbejdere på vidensniveauet og skal sikre fastholdelse af organisationens samlede viden 47. Det drejer sig her om vidensmedarbejdere, der ofte er akademikere, hvis job det er at skabe ny viden eller at perfektionere eksisterende viden 48. Da spændet af disse medarbejdere er bredt er systemerne det også og systemerne kan have stor betydning, da de blandt andet har betydning for organisationens innovationsprocesser, og i produktionsvirksomheder kan det dreje sig om systemer, der muliggør avanceret produktionsteknologi 49. Det er af hensyn til overskueligheden valgt ikke at beskrive de aktiviteter og komponenter et KWS normalt består af, idet dette ikke vurderes at ville bidrage til såvel overskueligheden som den efterfølgende analyse Office automation systems. Office automation systems (OAS) er systemer, der generelt støtter alle dele af en organisation og er systemer, der skal øge effektiviteten af kontor opgaver 50. Dette kan dreje sig om tekstbehandling, regneark, databaser, skemalægning og kommunikation for eksempel gennem og videokonferencer 51. Da systemerne støtter bredt i organisationen, støtter de naturligvis også alle medarbejdertyper vertikalt og horisontalt i organisationen. For at kunne operationalisere anvendelsen vurderes det dog, at disse systemer primært retter sig mod det man kunne kalde datamedarbejdere. Datamedarbejdere vurderes således at behandle snarere end skabe informationer. Dette kunne således være sekretærer, bogholdere eller ledere, hvis opgave det er at bruge, behandle eller udsprede informationer 52 og den viden der opbygget som en del af KWS. Et eksempel på delelementerne i et OAS er angivet på figur 6 (tillæg G) Executive support systems. Executive support systems (ESS) (også benævnt executive information systems) er topledelsens informationssystemer 53, men kan i sagens natur også anvendes af organisationens øvrige ledere. Disse systemer giver i stor udstrækning lederen mulighed for at løse generelle problemer 54 frem for at måtte acceptere faste formater som ved for eksempel MIS. Dette er tilfældet, idet systemerne giver mulighed for afvigelsesrapportering og mulighed for undersøge information med varierende detaljeringsgrad (drill down) 55. Foruden eksterne data baserer systemet sig primært på informationer fra MIS og DSS 56, altså data der anvendes i hele organisationen. Systemerne benytter i vid udstrækning en grafisk fremstilling 57, og da der trækkes på mange kilder uden brug af tunge analysemodeller, kan disse systemer underbygge ustrukturerede beslutninger. 47 Laudon & Laudon, pp Ibid, p Curtis & Cobham, pp O Brien, p Ibid, pp Rainer, Turban & Potter, p Curtis & Cobham, p Laudon & Laudon, p Rainer, Turban & Potter, pp Laudon & Laudon, p Ibid, pp UKLASSIFICERET 24

26 En ulempe ved ESS kan være, at det til dels anvender data fra systemer, der er designet til et andet formål end at føde ESS 58, hvilket i en udviklingsmæssig sammenhæng har været en udfordring. Et eksempel på opbygning af et ESS fremgår af figur 7 (tillæg H) Sammenfatning vedrørende informationssystemer. Af hensyn til den videre behandling og overskueligheden er det væsentligt, at der dannes et entydigt billede af den indbyrdes sammenhæng, der er mellem de enkelte systemer. Dele af dette billede er givet af Laudon & Laudon 59, men denne sammenhæng er ikke komplet i forhold til de systemer, der er udvalgt, og de præcise sammenhænge må derfor udledes. TPS leverer primært data og information til MIS, men vurderes herudover også at levere data og information til såvel KWS som DSS. Foruden træk af data og information fra TPS vurderes MIS også at trække information fra KWS og OAS samt at levere information til KWS, DSS og ESS. DSS vurderes at trække information fra såvel TPS, MIS, KWS og OAS og leverer omvendt alene information til ESS. På baggrund af den beskrevne funktionalitet vurderes det, at KWS leverer information til såvel MIS som DSS. KWS vurderes omvendt at trække data og information fra både TPS og MIS, da dette må være en forudsætning for at systemet kan fungere. På baggrund af den beskrevne funktionalitet vurderes det, at OAS primært leverer information direkte til DSS og MIS, og at det primære træk af information kommer direkte fra KWS. OAS vurderes dog også at have en mere omfattende rolle, da disse systemer danner grundlag for organisationens generelle behov for at udsprede og delegere information. ESS leverer ikke information og trækker, foruden eksterne data, alene informationer fra MIS og DSS. Den indbyrdes sammenhæng mellem systemerne kan herefter illustreres som angivet på figur 8 (tillæg I). Det vurderes at systemerne generelt behandler ex post kvantitative data bedst, og at der er givet en generel snæver sammenhæng mellem valget af informationssystem og beslutningsniveau/medarbejderkategori. Der vurderes at være en grad af glidende overgang mellem den funktionelle anvendelse af respektive systemer, idet systemerne i en vis udstrækning har en funktionel snitflade til hinanden. Grænserne for hvornår eksempelvis MIS ikke længere kan benyttes i relation til ledelseskontrolbeslutninger, og DSS i stedet alene må anvendes, kan derfor være svær at definere. Anvendelsen af OAS vurderes at ville ske på alle niveauer, men den specifikke anvendelse vurderes omvendt at være afhængig af, med hvilket formål og af hvilke medarbejdere de anvendes. Den efterfølgende analyse skal således søge at placere de enkelte systemers anvendelse nærmere i forhold til beslutningsniveauerne og processer, samt i relation til organisatoriske elementer Diskussion af empiri. Som informationssystemer er beskrevet, kan der ikke argumentere for, at der er tale om en egentlig teori. Forståelsesrammen og forklaringskraften skal derfor findes i det generel- 58 Laudon & Laudon, p Ibid, p. 59. UKLASSIFICERET 25

27 le sæt af principper, og det generelle sæt af funktionaliteter de enkelte systemer udtrykker samt deres indbyrdes sammenhæng. Da der ikke anvendes en reel organisation som casestudie vil systemerne og deres funktioner ikke blive operationaliseret. Systemer der er designet til at levere information til et specifikt funktionelt område, eller er designet til at understøtte de specifikke behov en faktuel organisation måtte have, bliver dermed ikke belyst. Man kan dermed argumentere for, at specialet i sit udgangspunkt antager en udpræget generisk vinkel på systemerne, hvilket igen kan betyde, at flere reelle problemstillinger i brugen af systemerne ikke belyses i fornødent omfang. Dette kunne, foruden et udgangspunkt i navngivne systemer og faktuelle organisationer, tale for et behov for en yderligere og dybere teknisk beskrivelse af de enkelte systemer, som en overbygning på nærværende speciale. Set i forhold til besvarelsen af det opstillede problem vurderes dette dog ikke at svække specialets validitet væsentligt. På baggrund af den foretagne afgrænsning behandles group decision support systems (GDSS) ikke. Forholdet til interaktive systemer der kan forbedre brainstorming- og afstemningsprocesser, når der skal tages stilling til ustrukturerede problemstillinger på tværs i organisationen 60, afdækkes derfor ikke. Da disse systemer dog primært er baseret på evnen til kommunikation 61, vurderes det dog ikke at være kritisk i forbindelse med at kunne besvare problemformuleringen, da sådanne forhold i et vist omfang vil blive dækket i forbindelse med den generelle behandling af OAS og KWS. Områder som validering af data og information management er som tidligere nævnt væsentlige i relation til anvendelsen af systemerne, men er emner der ikke vurderes at kunne behandles tilstrækkeligt i nærværende speciale. Den opstillede forudsætning omkring validitet af data er derfor udgangspunktet, men en yderligere behandling af information management i relation til den organisatoriske anvendelsen af systemerne kan med fordel foretages i et senere arbejde. Den manglende behandling af disse emner svækker specialet, men dette dog ikke i en grad der vurderes at have væsentlig indflydelse på besvarelsen af problemformuleringen. Datamining og multidimensional data analyse 62 kan give mulighed for at udlede information fra databaser, der i væsentlig grad kan minde om det de funktionelle systemer kan levere, og med relations- og multidimensionale databaser gives mulighed for, at medarbejderne selvstændigt kan udføre forespørgsler, der ellers ville have krævet programmering af professionelle 63. Med programmeringssprog som fourth- og fifth generation languages (4GL og 5GL) 64 kan slutbrugeren selv udvikle programkode, og der kan opbygges systemer, der kan håndtere meget store og komplekse datasæt. Erkendelsen af denne relation og snitflade til brugen af informationssystemer vurderes ikke at svække specialet, men kan give anledning til en efterfølgende behandling i forlængelse af nærværende speciale. 60 Laudon & Laudon, pp Ibid, pp Ibid, pp Ibid, pp Edwards, Ward & Bytheway, pp UKLASSIFICERET 26

28 Set i relation til besvarelsen af problemformuleringen vurderes ovenstående forhold generelt ikke at begrænse specialets validitet, men er interessant i forbindelse med et eventuelt yderligere arbejde med emnet. Det vurderes ligeledes, at der på baggrund af den foretagne redegørelse er skabt et tilstrækkeligt grundlag for at kunne gennemføre den efterfølgende analyse med en tilstrækkelig bredde og dybde. 5. MINTZBERG, STRUCTURE IN FIVES 5.1. Formål. Dette kapitel tager sit udgangspunkt i de grundlæggende organisationskonfigurationer, som de er beskrevet af Henry Mintzberg og herunder de strukturelementer, som organisationer kan inddeles i. De enkelte konfigurationer og elementer må antages at have et forskelligt informationsbehov i forhold til naturen af de beslutninger, som skal træffes i respektive elementer og konfigurationer. Formålet med nærværende kapitel er at identificere hvilke forskelle, der kan være i de enkelte organisationstypers anvendelse af systemerne, samt at identificere nærmere, hvor i organisationen informationssystemerne kan anvendes. Opmærksomheden skal henledes på undtagelserne fra den generelle afgrænsning i relation til behov for at inddrage forhold vedrørende decentralisering, koordination og omgivelsernes stabilitet. Hertil kommer at henvisning til effektivitetsbegrebet alene skal ses i forhold til den opstillede forudsætning om, at organisationens design afspejler den effektive organisation. Begrebet skal således forstås i direkte relation til de kendetegn, og det formål den pågældende organisation har, og dermed de kriterier der vurderes at skulle være opfyldt for, at organisationen forudsætningsmæssigt er effektiv Strukturelementer. Ifølge Mintzberg kan en enhver organisation inddeles i fem grund- eller strukturelementer, der i opgaver og medarbejderkategori adskiller sig væsentligt fra hinanden. De enkelte strukturelementer kan, afhængig af hvilken organisationstype de indgår i, have forskellig størrelse og detailsammensætning 65. En grafisk illustration af Mintzbergs opdeling i strukturelementerne fremgår af figur 9 (tillæg J) Det strategiske apex. Det strategiske apex er, som det antydes i navnet, organisationens topledelse med ansvar for de strategiske beslutninger eller med andre ord udvikling og formulering af organisationens mål, vision og politik. Det er således her, helhedsansvaret for organisationens virke er placeret Robbins, p Ibid, p UKLASSIFICERET 27

29 Mellemledergruppen. Er også en del af organisationens ledelse men, som navnet også forklarer, er der tale om mellemlederniveauet. Mellemledernes opgave er at være bindeleddet mellem det strategiske apex og produktionskernen Produktionskernen. Produktionskernen er det sted hvor organisationen producerer sine produkter eller serviceydelser 68. Dette niveau behøver ikke nødvendigvis at udgøre de lavest uddannede i organisationen, idet dette afhænger af organisationsformen og de produkter organisationen producerer Teknostrukturen. Teknostrukturen er det sted i organisationen, hvor analyser gennemføres med henblik på at udarbejde standardiseringer i organisationen. Der kan eksempelvis være tale om system analyser og -design Støttestrukturen. Støttestrukturen er det sted i organisationen, hvor personel, der direkte eller indirekte støtter de resterende strukturelementer, er placeret 70. Der kunne eksempelvis være tale om cafeteriadrift, laboranter på et sygehus, lønkontor og juridisk bistand, men eksempelvis produktudvikling relateret til produktionskernen vil ligeledes være placeret her Delkonklusion på strukturelementerne. Det ses at det strategiske apex i sagens natur en del af ledergruppen og har ansvar for de strategiske beslutninger i form af langsigtede beslutninger, der ofte kan være komplekse og ustrukturerede. En naturlig følge heraf er, at det strategiske apex benytter strategiske systemer i form af ESS, da disse vurderes at kunne tilvejebringe analyser med den fornødne kompleksitet og bredde. Da DSS er kraftige analysesystemer, vil der i enkelte tilfælde være behov for at benytte disse på dette niveau, men anvendelsesgraden vurderes at være lav. Ligeledes vurderes et behov for anvendelse af OAS, specielt i forbindelse med behovet for kommunikation med øvrige elementer. Mellemledergruppen er ligeledes en naturlig del af ledergruppen, men har det direkte ansvar for produktionen i organisationen. Der er altså tale om ledelseskontrolbeslutninger baseret på intern information, og som vurderes at have en begrænset tidshorisont og kompleksitet. Brugen af ledelsesniveau-systemer som DSS og MIS vurderes derfor tilstrækkelige, da disse genererer information, der direkte henvender sig til beslutninger på dette niveau. Der kan ligeledes her udledes behov for anvendelse af OAS, specielt i forbindelse med behovet for at modtage og udsprede information. I produktionskernen indgår produktionsmedarbejderne, der er det direkte udførende led i forhold til produktionen. Beslutninger vurderes at være præget af rutine på baggrund af 67 Robbins, p Ibid, p Ibid, p Ibid, p UKLASSIFICERET 28

30 processer, der kan programmeres. Der er altså tale om behov for operative beslutninger og dermed anvendelsen af operativt niveau systemer som TPS. Såfremt der tale om produktion, der kræver meget højt uddannede medarbejdere kan introduktion af KWS komme på tale på dette niveau. Brugen af OAS vurderes igen primært anvendt i informationsøjemed. Da medarbejderne i teknostrukturen normalt er højtuddannede medarbejdere og som sådan må betegnes som vidensmedarbejdere, vurderes det primære behov for informationer at være koncentreret omkring vidensniveau systemer som KWS. KWS benyttes i denne forbindelse til koordination og standardisering af viden. Ligeledes vurderes der at opstå et behov for anvendelse af OAS, specielt i forbindelse med behovet for intern kommunikation. Støttestrukturens rolle er at servicere de øvrige strukturelementer, og medarbejderne vurderes derfor at være data- og servicemedarbejdere med korterevarende uddannelser. Der genereres og behandles derfor i hovedtræk trivielle og simple data, hvilket taler for at der primært anvendes operativt niveau systemer som TPS. I relationen til kommunikation med de øvrige elementer vurderes brugen af OAS i støttestrukturen at være udbredt. Slutteligt kan der, som beskrevet, også indgå højtuddannede medarbejdere i støttestrukturen. Dette taler for, at KWS også må introduceres i støttestrukturen. Sammenholdes ovenstående delkonklusioner, kan sammenhængen beskrives ved angivelse af den relative anvendelsesgrad af respektive systemer i relation til respektive strukturelementer, som angivet på figuren nedenfor. System TPS OAS KWS MIS DSS ESS Produktionskerne Høj Middel Middel Ingen Ingen Ingen Støttestruktur Høj Høj Middel Ingen Ingen Ingen Element Teknostruktur Lav Middel Høj Ingen Ingen Ingen Mellemleder Ingen Middel Ingen Høj Høj Ingen Strategisk apex Ingen Middel Ingen Ingen Lav Høj Figur 10. Sammenhæng mellem strukturelementer og relativ anvendelsesgrad af informationssystemer. UKLASSIFICERET 29

31 Ovenstående klassifikation anvendes herefter under analysen af anvendelsen af informationssystemer i relation til organisationstyperne, idet støtte- og teknostruktur på grund af de identificerede opgaver må kategoriseres som værende på det operative niveau Organisationsformer. Efter nu at have beskrevet strukturelementerne, som organisationer ifølge Mintzberg er opbygget af, vendes fokus nu mod de organisationsformer Mintzberg beskriver, og herunder relationen til anvendelsen af informationssystemerne Den simple struktur. Den simple struktur er kendetegnet ved netop at være simpel i sin opbygning, herunder at det strategiske apex er bestående af én person 71, der ofte også er ejeren af virksomheden. Det kan således beskrives som værende en driftsherrevirksomhed med lav vertikal decentralisering, da alle vigtige beslutninger tages af denne ene person, og at denne person derfor typisk har et stort span of control 72. Mellemledergruppen er meget lille, og der eksisterer som sådan ikke nogen decideret støtte- og teknostruktur 73. Den simple struktur er derfor normalt en organisationsform, der ses ved små/nystartede virksomheder og er ikke velegnet i det øjeblik organisationen vokser, da den er præget af ringe standardisering og formalisering 74. Organisationsformen er dog fleksibel og tilpasningsdygtig, da ændringsbeslutninger hurtig kan effektueres på grund af den vertikale centralisering, hvilket omvendt også er organisationens svaghed, da beslutningernes effektivitet alene beror på "driftsherren" 75. En struktur der er velegnet i et dynamisk miljø med lav kompleksitet 76. En grafisk fremstilling af den simple struktur fremgår af figur 11 (tillæg K) Maskinbureaukratiet. Maskinbureaukratiet beskæftiger sig med opgaver, som har en høj grad af rutine, og de regler der arbejdes efter, har en høj grad af formalisering 77. Nøglekomponenten i denne organisationsform er derfor teknostrukturen. Der er en vertikal centralisering gennem en stærkt hierakisk struktur. Mellemledergruppen er normalt stor, og der er tale om en funktionel inddeling af afdelingerne 78 så funktioner som marketing, udvikling, produktion og personale er grupperet under hver deres chef. Den enkelte mellemleder styrer de enkelte afdelinger, mens den overordnede koordination sker fra centralt hold, hvorved afdelingslederne bliver ansvarlige for tilbagemeldinger overfor ledelsen. Der er altså tale om en organisation, der er mest anvendelig til masseproducerende virksomheder af stor størrelse, der søger at arbejde i simple og stabile omgivelser 79. Disse karakteristika betyder ligeledes, at organisationen er meget lidt omstillingsdygtig og har svært ved at behandle problemer, der falder udenfor de etablerede regelsæt. Med henblik 71 Robbins, p Ibid, p Ibid, p Ibid, p Ibid, p Ibid, p Ibid, p Ibid, p Ibid, pp UKLASSIFICERET 30

32 på at imødegå ustabilitet opbygges derfor en betydelig støttestruktur. En struktur der er velegnet i et stabilt miljø med simple opgaver 80 En grafisk fremstilling af maskinbureaukratiet fremgår af figur 12 (tillæg L) Den divisionaliserede struktur. Den divisionaliserede struktur minder på mange områder om maskinbureaukratiet. Der tale om en organisation, der er opdelt i et antal selvstændige enheder/divisioner, der individuelt typisk fungerer og er opbygget på samme måde som et maskinbureaukrati 81. De overordnede retningslinjer gives fra hovedkvarteret (det strategiske apex), men på grund af selvstændigheden i de enkelte enheder, har divisionslederne, der således må karakteriseres som mellemledere, forholdsvis stor magt og kontrol over egen division 82. På trods af denne vertikale decentralisering er mellemlederne i praksis underlagt meget fastlagte normer og kvalitets- og produktionsmål dikteret af det strategiske apex. Der er etableret en forholdsvis lille central støttestruktur med opgave henholdsvis at støtte divisionerne, hvilket kunne være i form af juridisk bistand og servicering af eksterne relationer. Ligeledes er der centralt etableret en forholdsvis lille teknostruktur med henblik på formulering og udvikling af de ovennævnte kvalitets- og produktionskrav. Hver division har herudover sin egen støtte- og teknostruktur, der er etableret med opgaver i direkte og specifik relation til pågældende divisions opgavefelt. Divisionerne får derved en udformning, der hver især minder om små maskinbureaukratier. En struktur der er velegnet i et relativt stabilt miljø med relativt simple opgaver 83. En grafisk fremstilling af den divisionaliserede struktur fremgår af figur 13 (tillæg M) Fagbureaukratiet. Fagbureaukratiet er en organisationsform, hvor man har gjort det muligt at have højt uddannede specialister på det operative niveau samtidig med at man bibeholder den effektivitet, der ligger i standardisering 84. Et eksempel herpå kunne være læreanstalter og hospitaler. Udviklingen på vidensområdet og i samfundet generelt har skabt behov for organisationer, hvor det er professionelle, der fremstiller produkter og services. Der er altså her tale om social specialisering frem for funktionel specialisering, som tilfældet har været for de førnævnte organisationsformer 85. Denne sociale specialisering er baseret på individets faglige viden og baggrund og ikke en opsplitning af arbejdsprocessen, hvilket med andre ord kunne betegnes som en horisontal specialisering. Der er altså tale om, hvad man kunne kalde en indbygget og selvgenererende standardisering i produktionskernen 86. Organisationsformen er kendetegnet ved en lille teknostruktur, da behovet for formel standardisering er lavt jf. ovenstående, samt en stor støttestruktur indeholdende medarbejdere med korterevarende uddannelser hvis opgave det primært er at løse simple og rutinemæssige arbejdsopgaver for eksperterne i produktionskernen. Det strategiske apex er ikke fremtrædende i denne organisationstype, idet der er tale om en horisontal decentralisering til produktionskernen og en vertikal decentralisering til mellemlederne. En struktur der er velegnet i et stabilt miljø med komplekse opgaver Robbins, p Ibid, p Ibid, p Ibid, p Ibid, pp Ibid, p Ibid, p Ibid, p UKLASSIFICERET 31

33 En grafisk fremstilling af fagbureaukratiet fremgår af figur 14 (tillæg N) Ad hoc organisationen. Ad hoc organisationen er den af organisationstyperne, der er sværest at definere, idet den ikke har en bestemt eller eksakt form, hvis man skal se den i forhold til strukturelementerne. Organisationen er kendetegnet ved ikke at have et veldefineret hierarki og at ved at være vertikalt decentraliseret i en grad, der vanskeliggør en identifikation af ledelseskompetencen, idet denne ændres i takt med opgaverne organisationen løser 88. Der er ligeledes tale om en organisation, der består stort set udelukkende af professionelle fagfolk og hvor der er stor horisontal decentralisering, lille grad af formalisering og stor grad af fleksibilitet og omstillingsevne 89. Da beslutninger træffes decentralt og kompetencen skifter med opgaven, vil beslutningerne ofte træffes i grupperegi i produktionskernen. Da behovet for formalisering og standardisering er meget lavt, eksisterer der stort set ikke en teknostruktur. Mellemledergruppen og støttestrukturen består stort set kun af eksperter 90, hvorfor de som sådan smelter sammen med resten af organisationen. Disse forhold kan i bedste fald lyde kaotisk, men det behøver ikke være tilfældet, idet disse organisationer, foruden at have et særskilt strategisk apex og en mellemledergruppe (der er sammensmeltet med den overordnede struktur), ofte er inddelt i afdelinger, som det ses ved øvrige organisationstyper 91. Det vigtige at holde sig for øje ved ad hoc organisationen, er således at organisationens grænser ikke er fast, og at ledelseskompetencen følger opgaven. En struktur der er velegnet i et dynamisk miljø med høj kompleksitet 92. En grafisk fremstilling af Ad hoc organisationen fremgår af figur 15 (tillæg O) Delkonklusioner på organisationsformerne. I den simple struktur vurderes effektiviteten at være størst når antallet af ansatte er beskedent, og så længe organisationen forbliver forholdsvis lille. Den generelle relative anvendelse af informationssystemer vurderes at være lav. Organisationen er lille/simpel i sin opbygning, har få/ingen mellemledere og omstillingsberedskabet dikteres af "driftsherren". Anvendelsen af ESS, DSS og MIS vurderes at være nærmest ikke eksisterende, idet behovet for komplekse og langsigtede analyser er minimalt. I denne type organisation må anvendte systemer derfor primært være TPS og OAS, da disse systemer primært er rettet mod den daglige drift af organisationen. Ligeledes ses KWS anvendt og dette primært i relation til innovation/produktudvikling. Maskinbureaukratiet vurderes effektivt, når medarbejderne arbejder med kendte problemstillinger, og i relation til informationssystemer vurderes maskinbureaukratiet at være den organisationsform, der umiddelbart har den klareste inddeling i behovet for informationssystemer. Det strategiske apex vurderes at have behov for anvendelse af ESS, da organisationens kompleksitet og størrelse dikterer et behov for langsigtede og komplekse analyser som hjælpeværktøj for formulering af mål og vision. 88 Robbins, p Ibid, p Ibid, p Ibid, p Ibid, p UKLASSIFICERET 32

34 Mellemledergruppen vurderes, på grund af deres rolle i organisationen, at have behov for MIS og DSS med henblik på at løse deres management opgaver i relation til afdelingerne. I støtte- og teknostrukturen vurderes der stort behov for anvendelse af KWS blandt vidensmedarbejderne, der beskæftiger sig med henholdsvis udvikling og strukturering i organisationen. Behovet for OAS vurderes ligeledes stort, idet der er behov for disse systemer til direkte støtte for vidensmedarbejderne. Herudover vil der være behov for anvendelse af TPS i støttestrukturen blandt andet til løsning af opgaver i relation til medarbejder styring og løn. Da der normalt er tale om masseproducerende virksomheder, vurderes behovet i produktionskernen stort set udelukkende at kunne dækkes ved brug af TPS. I den divisionaliserede form vurderes divisionernes anvendelse af informationssystemer at være den samme som for maskinbureaukratiet. Det interessante ved denne organisationsform er, at ESS vurderes at kunne optræde på to niveauer, idet der i realiteten kan være tale om et centralt- og et decentralt strategisk apex. Afhængig af organisationens og divisionernes størrelse vurderes mellemledergruppen således have behov for at anvende decentrale ESS, der er struktureret/udformet i direkte relation til divisionen. Et eksempel herpå kunne være meget store selskaber, der indeholder meget store divisioner. Såfremt ESS er påkrævet ved divisionen, vil man således ikke direkte se anvendelsen af DSS og MIS på det niveau, der rettelig er den overordnede organisations mellemlederniveau, men derimod på divisionens mellemlederniveau. Det centrale ESS vurderes således at være overbygning på divisionernes ESS med henblik på at kunne generere de nødvendige analyser for den samlede organisation. Ovenstående forhold har implicit en sammenhæng med organisationens størrelse, hvorfor anvendelse af MIS og DSS på det reelle mellemlederniveau ikke kan udelukkes. I den centrale støtte- og teknostruktur vurderes det, at OAS og KWS anvendes i lighed med maskinbureaukratiet. Fagbureaukratiet er en organisationsform, der vurderes primært at måtte basere sig på anvendelsen af KWS i produktionskernen med henblik på support af specialisterne og kun i begrænset omfang anvendelse af TPS. Støttestrukturen vurderes primært at anvende OAS og TPS, da opgavernes karakter og medarbejdernes uddannelse ikke taler for anvendelse af KWS. I teknostrukturen vurderes det at OAS og KWS primært anvendes, som tilfældet har været for de øvrige organisationsformer. Til trods for den vertikale decentralisering vurderes det strategiske apex stadig at have behov for anvendelse af ESS, men anvendelsen vurderes her primært at være i tilknytning til formulering/justering af vision og mål og sekundært som direkte styringsværktøj. Den decentrale ledelsesform giver altså det strategiske apex en mere overordnet rolle i forhold til de øvrige organisationstyper, idet der som sådan ikke skal dikteres standarter og topstyres i stort omfang. Det relative behov for MIS og DSS vurderes derimod at være stort på grund af den vertikale decentralisering til mellemledergruppen. Mellemlederne bliver således det niveau, hvor ledelsesproduktet primært leveres. Disse systemer vurderes således, sammen med anvendelsen af KWS i produktionskernen, at være omdrejningspunktet for organisationens styring og produktion. UKLASSIFICERET 33

35 Ad hoc organisationen vurderes at være den sværeste at beskrive i relation til anvendelse af informationssystemerne. Anvendelsen af de enkelte systemer bliver her i bedste fald flydende, idet formaliseringen i organisationen er konstant skiftende. Da der stort set kun er tale om ansatte der er professionelle/eksperter må KWS blive organisationens omdrejningspunkt, som tilfældet også var for fagbureaukratiet. Det bliver straks mere problematisk at behandle de øvrige systemer. Da der ikke er tale om en decideret og veldefineret produktionskerne, vurderes anvendelse af TPS at være særdeles lav, og umiddelbart vil den kun relatere sig til støttestrukturen i form af budget-, løn- og personalesystemer. Da organisationen som nævnt normalt vil være opdelt i afdelinger, kan der dog anvendes TPS i disse, men det vurderes ikke at være i stort omfang. Denne relativt lave anvendelse af TPS giver afsmittende virkning på de øvrige systemer, idet TPS levere data til MIS og DSS og dermed er en væsentlig forudsætning for disse systemer. MIS og DSS vurderes anvendt på mellemlederniveau, men da beslutningskompetencen ofte er flyttet fra mellemlederne til ekspertgrupper, kan der stilles spørgsmålstegn ved den reelle nytteværdi af disse systemer som styringsværktøj. Dette fører direkte over i anvendelsen af ESS, der som tidligere beskrevet til dels baserer sig på data fra DSS og MIS. Såfremt ESS ønskes anvendt, vurderes dette at måtte ske uden disse ovennævnte interne data og i stedet være primært baseret på de øvrige kilder. Såfremt det er tvingende nødvendigt at anvende informationssystemer i denne organisationsform, vurderes det at kræve en formalisering af brugen af disse systemer. Dette er imidlertid i direkte modstrid med denne organisationsforms grundide og -struktur, da dette taler for etablering af en teknostruktur. Konklusionen må derfor være at informationssystemer, bortset fra KWS, er begrænset egnede til brug i ad hoc organisationen. Der må i stedet fokuseres på intern kommunikation, der tilpasses den øjeblikkeligt situation/organisation, hvilket taler for en meget bred anvendelse af OAS i dette øjemed Samlet delkonklusion for strukturelementer og organisationstyper. I nærværende kapitel er brugen af informationssystemer blevet analyseret i forhold til den relative anvendelse af systemerne i strukturelementer. Denne relative anvendelse er efterfølgende anvendt til at analysere den generelle anvendelse i de fem organisationstyper. Det står nu tilbage at identificere sammenhængen mellem organisationstype og den generelle relative anvendelsesgrad. Der danner sig et billede af en sammenhæng mellem den overordnede relative anvendelse af systemerne og de opgaver organisationerne løser og det miljø de virker i. Der vurderes således at være en sammenhæng mellem anvendelsesgrad, opgavens kompleksitet og den grad af stabilt eller dynamisk miljø organisationen er effektiv i forhold til. En organisation som ad hoc organisationen, der opererer med komplekse opgaver i et dynamisk miljø vurderes at have en lav anvendelsesgrad. Dette vil være tilfældet både på grund af det ringe behov for formaliserede systemer, samt det faktum at informationssystemerne generelt er bedst til at behandle kvantitative data. Det modsatte gør sig gældende for eksempelvis maskinbureaukratiet og den divisionaliserede form, der begge vurderes at have en høj anvendelsesgrad på grund af det generelle og samlede behov for formaliserede systemer, der i høj grad kan baseres på kvantitative data. UKLASSIFICERET 34

36 Sammenholdes de identificerede karakteristika for de fem organisationstyper, vurderes det således, at organisationer der opererer i et stabilt miljø med simple opgaver er den type, der vil have størst relativ nytteværdi af anvendelse af informationssystemerne, hvorimod et dynamisk miljø og komplekse opgaver nedsætter anvendelsesgraden. Sammenhængen mellem den generelle relative anvendelse, opgavekompleksitet og miljø kan således beskrives som angivet på figuren nedenfor. Miljø Stabilt Dynamisk Opgavekompleksitet Lav Høj Maskinbureaukrati Divisionaliserede struktur Fagbureaukratiet Høj anvendelsesgrad Høj/middel anvendelsesgrad Simple struktur Lav anvendelsesgrad Ad hoc organisationen Lav anvendelsesgrad Figur 16. Sammenhæng mellem organisationstype og generel relativ anvendelse af informationssystemer. Kapitlets formål i relation til at identificere den relative anvendelsesgrad af systemerne i strukturelementer og organisationstyper er hermed opnået. De udledte sammenhænge vil efterfølgende blive anvendt i den sammenfattende analyse med henblik på at udlede og identificere sammenhængen mellem organisationstyper og beslutningsmodeller, sammenhæng mellem organisationsniveauer og beslutningsmodeller, samt til identifikation af bedst anvendelige generelle beslutningsmodel for respektive organisationstype og for respektive organisationsniveau Diskussion af empiri og teori. Valget af Mintzbergs teori og de foretagne afgrænsninger åbner et antal generelle og specifikke problemstillinger i forhold til brugen af informationssystemer. Som en kritik af Mintzbergs teori kan anføres, at den umiddelbart alene klassificerer organisationer indenfor fem generelle hovedtyper, hvilket sjældent kan siges at beskrive en organisation entydigt. Dermed er det også anført, at teorien ikke fuldt ud tager hensyn til den reelle kompleksitet i organisationers struktur, og dermed i for høj grad er kontekstuafhængig. Teorien rummer imidlertid et element, der giver mulighed for, at der kan opstå et antal mellem- eller hybridformer. Dermed kan organisationen, som led i et udviklingsforløb, bevæge sig fra én grundlæggende konfigurationsform til en anden, og kan dermed, midlertidigt eller permanent, antage en hybridform mellem flere konfigurationsformer 93. Teorien ses dermed ikke at udtrykke et statisk element, men derimod en dynamik, hvor organisationen ofte befinder sig i et relativt sted på det kontinuum, der er mellem de rene konfigurationsformer. Da specialet blandt andet ikke behandler organisatoriske udviklingsforløb, bliver systemernes anvendelse i eventuelle hybridformer ikke behandlet. Anvendelsen og sammenhængen til udviklings- og optimeringsaspekter kan derfor ikke udledes. Specialets forkla- 93 Sørensen, pp UKLASSIFICERET 35

37 ringskraft i forhold til at belyse anvendelsen af systemerne bliver dermed tilsvarende mindre. En anden kritik af Mintzberg kunne være, at Mintzbergs teori i for høj grad udtrykker en normativ strukturel tilgang til organisationer og deres struktur. Dermed er der åbnet for en kritik, der bunder i den grundlæggende faglige tilgang og hensigten med det at studere organisationer 94. Det kan dermed anføres, at den anvendte teori ikke i fornødent omfang tager højde for blandt andet kultur- og diskursbegrebet og ikke anvender diskursanalyse som del af teorien. En social konstruktivistisk indfaldsvinkel til behandlingen af systemerne i en organisation, som det eksempelvis er udtrykt af Ole Thyssen 95, kunne muligvis have afdækket forhold vedrørende systemernes påvirkning på dannelsen og udviklingen af organisationer, herunder de forandringsmæssige forhold. Karl E. Weicks organisationsteoretiske perspektiv og anvendelse af begreberne Sensemaking 96 og Mindfulnes 97 vurderes herunder at kunne medvirke til at belyse ovenstående forhold. På grund af de opstillede afgrænsninger kan en eventuelt indbyrdes sammenhæng mellem anvendelse af systemerne og organisationens kultur og diskurs ikke klarlægges, og specialets forklaringskraft svækkes dermed væsentligt. Fraværet af en nærmere behandling af Mintzbergs forhold vedrørende design af strukturen, koblinger i strukturen, herunder koordinationsformer og strømme, samt sammenhængen mellem struktur og situationsfaktorer betyder ligeledes, at specialets samlede forklaringskraft reduceres. En eventuelt yderligere problemstilling, som følge af manglende integration, manglende legitimitet og konsensus eller manglende synkronisering mellem ledelsen og resten af organisationen 98 belyses derfor heller ikke. En nærmere beskrivelse af disse forhold og deres betydning for anvendelse af systemerne vurderes at være en forudsætning for en fuldstændig behandling af emnet set i forhold Mintzbergs teori. Det vurderes imidlertid, at dette med fordel kan ske i rammen af en casestudie, da begreberne hermed operationaliseres og dermed direkte kan relateres til de nævnte forhold. I forlængelse af den identificerede begrænsning som både teorivalg og tilhørende afgrænsning giver, vurderes det dog, at anvendelsen af Mintzberg giver et solidt og veldokumenteret organisationsteoretisk afsæt. Det vurderes herunder at teorien, foruden at være håndgribelig, skaber en egnet og stærk ramme for en behandling og identifikation af informationssystemernes anvendelse i en organisation. Anskaffelse og anvendelsen af informationssystemer kan antages at bero på en strategisk beslutning, der træffes af organisationens øverste ledelse som en del af organisationens samlede strategi 99. Dette vurderes dermed at have sammenhæng til, hvorvidt anskaffelse er berettiget ud fra en cost-benefit betragtning. I forlængelse heraf vurderes der ligeledes behov for en identifikation af de risikofaktorer, der kan identificeres i relation til såvel anskaffelsen som anvendelsen af systemerne. 94 Sørensen, pp Thyssen, pp Weick. 97 Weick & Sutcliffe. 98 Klaudi Klausen, pp Mintzberg, pp UKLASSIFICERET 36

38 Sidstnævnte risikofaktorer vurderes blandt andet at kunne være betinget af organisationens kultur, i form af den aktuelle ledelsesadfærd og medarbejdernes vilje til at anvende systemerne. Da organisationens kultur og ideologi ikke behandles, kan forholdet mellem anvendelsen af systemerne og udviklingen af strategien ikke underbygges. Det kan herunder ikke underbygges, hvorvidt anvendelse af systemerne har direkte eller indirekte indvirkning på om organisationen anlægger et plan- eller et procesperspektiv i forbindelse med udviklingen af strategien. Det kunne i forlængelse af ovenstående antages, at strategi er et mønster af målrettede aktiviteter over tid, som det blandt andet er angivet i strategizingkonceptet 100. Hvordan systemerne kan tænkes at påvirke de institutionaliserede regler, som skaber strategien, lokal praksis og sociale normer kan heller ikke udledes. En eventuel sammenhæng til systemernes anvendelse under eksempelvis værdibaseret ledelse og forandringsledelse, herunder systemerne som redskab til håndtering af kriser under strukturelle faser i organisationens udviklingsforløb, kan dermed ikke afdækkes. Samlet set svækker den manglende behandling af alle de ovenstående forhold specialets forklaringskraft, da systemernes relation til disse væsentlige elementer af en organisations virke ikke belyses. Da der er opstillet den forudsætning at organisationernes design udtrykker, at de er effektive, tages der ikke højde for at design af strukturen også kan være et udtryk for et ønske om legitimitet i forhold til omverdenen. Om en organisation anskaffer og anvender systemerne som følge af, at organisationen er normativ-, forpligtende- eller mimisk isomorf, eller om anvendelsen har relation til interessent- og ressourceafhængighed 101, kan derfor ikke belyses. En besvarelse af ovenstående problemstillinger kunne lede til besvarelse af spørgsmålet om, hvorvidt der gennem anvendelse af systemerne kan opnås effektivitet og legitimitet på samme tid, og om dette dermed er en dikotomi eller en dualitet. Ovenstående er interessante og relevante problemstillinger, og fraværet af en behandling af disse forhold betyder, at perspektiveringen af anvendelsen af informationssystemer dermed bliver mindre. De væsentligste kritikpunkter og muligheder ved anvendelsen af Mintzbergs teori, samt de begrænsninger der er opstillet i specialet, vurderes nu at være identificeret. Som det fremgår, er forklaringskraften i specialet hæmmet af et antal begrænsninger, der i nogen grad vurderes at være et produkt af det valgte teoretiske perspektiv, men i største grad er et produkt af de begrænsninger specialets afgrænsninger skaber. Det væsentligste skisma består her i snitfladen mellem ønsket om at inddrage mange facetter, og muligheden for at kunne behandle de enkelte områder tilstrækkeligt. Det vurderes dog, at der er fundet en balance mellem den foretagne afgrænsning, og muligheden for at kunne besvare den opstillede problemformulering. Samlet set vurderes det altså, at den valgte anvendelse af dele af Mintzbergs teori har skabt et såvel håndterbart som et anerkendt afsæt for behandlingen af systemerne i den organisatoriske ramme med en tilstrækkelig bredde og dybde. Specialets validitet og integritet vurderes derfor at være intakt. 100 Nygaard. 101 Ibid, pp UKLASSIFICERET 37

39 6. BESLUTNINGSMODELLER 6.1. Formål. Efter nu at have analyseret brugen af informationssystemer med udgangspunkt i forskellige organisationsformer mangler et væsentligt aspekt, nemlig hvilken beslutningsmodel der kunne tænkes anvendt i en organisation. Formålet med nærværende kapitel er at analysere de beslutningsteoretiske sammenhænge, der er relevante i tilknytning til brugen af systemerne, herunder at identificere den relative anvendelse af systemerne i de enkelte beslutningsmodeller Måling af effektivitet. Som tidligere anført er formålet med introduktion af dette emne alene at belyse og perspektivere den overordnede sammenhæng mellem en beslutning og anvendelsen af informationssystemerne. Nedenstående kortfattede og generelle introduktion til effektivitetsmålinger i en beslutningsproces kan derfor alene anvendes til at foretage en relativ kvalificering/vurdering af den effektivitet, der kan udledes af den enkelte beslutningsmodel. Den generelle introduktion skaber dermed forudsætning for at kunne udlede sammenhængen mellem den relative anvendelse af informationssystemer til at støtte den pågældende beslutningssituation og den relative effektivitet i modellen. I forhold til en generel måling af effektivitet kan der på baggrund af figur 17 (tillæg P) opstilles fem målingsmuligheder 102. Kort fortalt er de fem målingsmuligheder: Output/input, der er velegnet til måling i bestemte produktioner, og som er meget anvendt i forbindelse med måling i økonomiske og tekniske systemer. Output, hvor fokus lægges på resultaterne i forhold til de opsatte målsætninger, altså forholdet mellem faktisk- og forventet målopfyldelse. Her interesserer man sig ikke for det input (ressourcer), der har været nødvendige for at opnå målet. En kombination af de to ovenstående målingsmuligheder, der kan betegnes som idealmodellen i traditionel rationel forstand. Input, hvor der mangler et entydigt output og/eller målformulering. Der gives en forventning om at et øget input, alt andet lige, vil give et større output. Procesmålinger der benyttes, hvor organisationen mangler entydige input, output og/eller målsætningsstørrelser. Procesmåling kan også være et supplement til de øvrige målemetoder. Disse ovenstående målemetoder vurderes dog umiddelbart at kunne være vanskelige at benytte specifikt i relation til beslutningssituationen. På figur 18 nedenfor er derfor angivet et forsøg på at systematisere relationerne mellem forskellige beslutningssituationer og målemetoder for effektivitet. Det skal her bemærkes, at sociale tests adskiller sig fra de øvrige effektivitetsmålinger ved at anvende andre mennesker som måleinstrument. I den forbindelse har en undersøgelse foretaget af den amerikanske forsker Nicolaidis vist, hvilke overvejelser der i praksis indgik i beslutningstagernes overvejelser. 102 Enderud, pp UKLASSIFICERET 38

40 Disse overvejelser var 103 : Afgørelsen skal være god i henhold til beslutningstageren egen vurdering. Afgørelsen skal høste anerkendelse hos beslutningstagerens overordnede. Afgørelsen skal være acceptabel for de personer, der bliver berørt af den. Afgørelsen skal tage sig godt ud hos beslutningstagerens omgivelser. Afgørelsen skal beskytte beslutningstageren mod beskyldninger om ineffektivitet. Ser man på de nævnte overvejelser kan man antage, at organisationer vil søge at være effektive på de områder som omverdenen finder væsentlige, og som er nemmest at vurdere organisationen på 104. Effektivitetsbegrebet i forskellige beslutningssituationer kan således udtrykkes som anført på figuren nedenfor. Klare 1. Tro/viden om mål-middel relation Fuldstændig Ufuldstændig 2. Instrumentelle tekstadekavans: output output input målsætning Mål Uklare "Social test" "Social test" Figur 18. Effektivitetsbegreber i forskellige beslutningssituationer 105. De nærmere og specifikke mekanismer i sociale tests behandles dog ikke yderligere henset til specialets afgrænsning Beslutningsprocessens faser. Beslutningstagning er en proces, der kan deles op i forskellige faser, uden at der tages stilling til hvor rationelt mennesker handler. H.A. Simon har konstrueret en model omkring beslutningstagning 106. Modellen og indholdet af de enkelte faser er angivet grafisk på figur 19 (tillæg Q) og giver, som det fremgår, mulighed for loop-back under processen Delkonklusion på beslutningsprocessen. Efterretningsdelen består i at identificere de problemer, der opstår i organisationen. Det gælder om at bestemme hvorfor og med hvilke følger en situation opstår. Jævnlig kontrol af organisationens dele vil hjælpe med at finde problemer. MIS vurderes at kunne benyttes til dette formål, specielt hvis systemet er udstyret med afvigelsesrapportering. I designdelen skaber beslutningstageren løsningsforslag. Dette kan kræve yderligere efterretninger. På dette niveau vurderes mindre DSS med fordel at kunne benyttes, da det kan udvikles hurtigt og kan operere med begrænsede datamængder. Under valgfasen skal beslutningstageren træffe beslutningen. DSS vurderes her med fordel at kunne anvendes til konsekvensanalyse. Implementeringsfasen taler for anvendelse 103 Enderud, pp Ibid, p Ibid, p Laudon & Laudon, pp UKLASSIFICERET 39

41 af systemer som MIS til generering af rutine rapporter med henblik på at følge implementeringsprocessen. Processen er iterativ og vurderes således at give god mulighed for at anvende de skitserede systemer i form af MIS og DSS. Det er interessant at bemærke, at det strategiske apex her må benytte MIS og DSS i en udstrækning, der ellers vurderes at være meget atypisk i forhold til den normale anvendelse. Brugen af ESS er således trådt i baggrunden, idet det dog skal bemærkes, at ESS vurderes at have bidraget med information, der har gjort det strategiske apex opmærksom på et problem. Dette vil ikke mindst gøre sig gældende i forbindelse med problemer af eksternog kvalitativ karakter. Der kan ligeledes blive tale om anvendelse af OAS i forbindelse med en beslutningsproces, idet behovet intern information vurderes at være stort imellem de involverede parter i processen. TPS vurderes ikke umiddelbart at have den store direkte rolle i denne sammenhæng, idet man dog skal være opmærksom på, at det i stor udstrækning er TPS, der genererer data til de overliggende systemer. Der vurderes heller ikke at være det store behov for anvendelse af KWS i direkte relation til beslutninger, da disse, som tidligere nævnt, er fokuseret mod vidensniveauet. Det kan dog igen ikke afvises, at KWS i flere tilfælde vil kunne afdække problemer, der vil betyde at beslutningsprocessen må startes eller må anvendes til at tilvejebringe supplerende eller specifik information. Samlet set vil det således primært være anvendelsen af MIS og DSS, der behandles i den efterfølgende analyse, da disse systemer vurderes at være kernesystemerne De analytiske modeller. De analytiske modeller består af henholdsvis den rationelle idealmodel, administrative man modellen og regelmodellen, og de tre modeller understreger de analytiske og intellektuelle aspekter ved en beslutningsproces 107. Beslutningstagning er baseret på informationsindhentning og analyse ved hjælp af etablerede metoder. Fornuftsbetragtninger og argumentation er sat i højsæde Den rationelle idealmodel. Den rationelle idealmodel er baseret på nogle forudsætninger om beslutningstageren 108 : Han har klar og stabil målsætning. Beslutningstageren har fuld viden om alternativer og alle deres konsekvenser, herunder sammenhænge mellem alternativer og mål. Beslutningstageren antages at maksimere sin målsætning. Den rationelle idealmodel er bygget op så den først starter med en målformulering, hvorefter konsekvenser af alle alternativer kortlægges, så der herefter er basis for at vælge det bedste alternativ 109. Målformuleringen i denne model er normalt endimensional i form af eksempelvis størst mulig gevinst målt i kroner. Dette betyder ikke, at der ikke kan arbejdes med flere mål under samme målsætning, idet sidestillede mål gives forskellig vægt i forhold til hinanden. Der anvendes altså en mål-middel-kæde, hvor der er et overordnet mål og et antal delmål 110. En grafisk fremstilling af den rationelle idealmodel fremgår af figur 20 (tillæg R). 107 Enderup, p Ibid, pp Ibid, p Ibid, pp UKLASSIFICERET 40

42 Administrative man modellen. I modsætning til idealmodellen opererer denne model med begrænset rationalitet hos det administrative menneske, hvilket udmøntes i følgende forudsætninger 111 : Han har mål, som både er ustabile og til dels uklare. Mål kan således skifte mellem at være aktive, passive eller ikke erkendte. Det administrative menneske mangler evne til at rangordne ønskværdige tilstande. Det administrative menneske har ikke fuld viden, og hans kendskab til mulige alternativer og deres konsekvenser er begrænset. Herudover er hans viden selektiv og er præget af blandt andet hans viden, uddannelse og organisatoriske tilhørsforhold. Det administrative menneske maksimerer ikke sit valg af løsning i forhold til målsætningen men finder derimod en tilfredsstillende løsning, frem for at finde den bedste. Der kan arbejdes med flere mål samtidig, men målene rangordnes ikke. De behandles derimod uafhængigt af hinanden, og der tilstræbes en individuel tilfredsstillende målopfyldelse af respektive delmål 112. Fokus på delmål sker efter tur i en tilfældig rækkefølge, hvilket derved angiver prioriteringen 113. Ved således at formulere mål og behandle dem uafhængigt af hinanden, bliver det også lettere at arbejde med mål, der går fra eksempelvis at være ukendte eller passive til at være aktive. Hele målkomplekset behøver således ikke at blive revurderet, hvis der sker ændringer. Der kobles simpelthen blot et ekstra led på eller fjerner et allerede eksisterende. Under søgningen efter alternativer vil processen normalt være afgrænset til søgning efter løsninger således 114 : Søgning i nærheden af problemet. Søgning i nærheden af gamle løsninger. Søgning i de områder man har kontrol over. Søgning baseret på erfaring, uddannelse og træning. Disse forhold i processen betyder i praksis, at den måde problemet defineres på bliver væsentlig. En fejlvurdering af problemets udspringspunkt kan få meget afgørende betydning for resultatet af processen, da problemer i mange tilfælde kan synes at have flere umiddelbare udspringspunkter end det reelle. Det at søge i tilknytning til gamle løsninger er en rimelig metode, når man ikke har fuld oversigt over alle alternativer, og denne metode kan således være velegnet. Søgning i de områder man har kontrol over samt baseret på erfaring med videre, vil betyde søgning på ens kompetencefelt samt med udgangspunkt i den placering man har i organisationen og vil derfor være subjektiv af karakter. Konsekvensvurderingen i denne model kan være karakteriseret ved mange dimensioner men har tendens til at blive målt på dimensioner, der igen er subjektive i forhold til den løsning den pågældende ønsker/kan se. En grafisk fremstilling af administrative man modellen fremgår af figur 21 (tillæg S). 111 Enderud, pp Ibid, p Ibid, pp Ibid, pp UKLASSIFICERET 41

43 Regelmodellen. Selve regelmodellen består basalt set af tre elementer, hvilket henholdsvis er en række situationstilstande, en række handlingsalternativer og en række beslutningsregler. Situationstilstandene og handlingsalternativerne er normalt kædet sammen således, at én situationstilstand er kædet sammen med ét handlingsalternativ. Beslutningsreglerne anviser, hvordan beslutningstageren skal handle i det tilfælde at han/hun står overfor den ovenstående og sammenkædede tilstand/alternativ. Ligesom de foregående modeller er regelmodellen baseret på en række forudsætninger, hvoraf de vigtigste er 115 : Målsætningen eller de intentioner som ligger til grund for regelsystemet er relativ stabil. At de mål-middel sammenhænge som den specifikke regelmodel bygger på, også er relativt stabile. At de situationstilstande som indgår i modellen er udtømmende beskrevet, det vil sige dækker alle beslutningstilfælde der kan forekomme, og desuden at grænserne mellem situationstilstandene er klare og entydige. Konsekvenser skal herudover være beregnet på forhånd af den, der har opstillet reglerne. De tilstræbte må skal være indbygget i reglerne, og såfremt de anvendes korrekt vil målene dermed blive realiseret 116. Der vil forud for anvendelsen af modellen være en fase, hvor modellen bliver til på baggrund af konsekvensberegninger og -betragtninger, der i stor udstrækning kan minde om de beregninger/betragtninger, der anlægges i den rationelle idealmodel. Målformuleringen i regelmodellen optræder altså ikke eksplicit, men er indeholdt i modellens regler. En grafisk fremstilling af regelmodellen fremgår af figur 22 (tillæg T) Delkonklusioner på de analytiske modeller. Den rationelle idealmodel kræver basalt set, at organisationen har særdeles gode informationssystemer til sin rådighed med henblik på at kunne afdække og afveje alle tænkelige alternativer og konsekvenserne af disse. Informationssystemer vurderes generelt at være særdeles anvendelige i en organisation, der anvender denne model, ikke mindst da systemerne generelt er velegnede til at beskrive kvantitative størrelser, hvilket denne model i hovedtræk baserer sig på. Simuleringsværktøjer i form af DSS vurderes overordnet set at være de mest anvendelige, men MIS vil ligeledes være et væsentligt værktøj til at generere de nødvendige informationer til brug under beslutningsprocessen. Set i relation til effektivitet vurderes denne model at være særdeles effektiv, da effektiviteten i forhold til såvel produkt og proces er høj. Set i forhold til de fem målingsmuligheder og effektivitetsbegrebet vurderes denne model at må betegnes som højeffektiv. I administrative man modellen vil resultatet i høj grad være præget af de informationssystemer organisationen anvender, idet det er disse, der i stor udstrækning vil forme målformulering og dermed indirekte eller direkte resultaterne. Man kan i forhold til den rationelle ideal model ikke umiddelbart uddrage, at der er mindre behov for anvendelse af MIS og DSS i administrative man modellen. Tværtimod kan det anføres at behovet for disse systemer nok nærmere er større under denne model, idet disse i højere grad skal medvirke til at give et så nuanceret billede at situationen og de mulige løsningers konsekvenser. 115 Enderud, p Ibid, p. 64. UKLASSIFICERET 42

44 Kraftfulde DSS vurderes derfor væsentlige som simuleringsværktøjer under denne model. Dette ikke mindst til at beskrive de samlede konsekvenser af den fragmenterede problemløsning. Dette vurderes dog i stor udstrækning blive en reaktiv konsekvensvurdering, hvilket kan betyde behov for en ny beslutningsproces. Behovet for intern kommunikation i form af OAS vil være stort med henblik på at inddrage flest mulige aspekter fra organisationens forskellige elementer. Det vurderes at faren ved denne model er, at der direkte eller indirekte kan blive tale om suboptimering i forbindelse med beslutningen, da beslutningstagerens placering i organisationen vil have en væsentlig indflydelse på resultatet. Set i forhold til effektivitetsbegrebet vurderes denne model at have være delt mellem social test og instrumentel tekstadekvans. Dette betyder i praksis, at denne model vurderes at have potentiale til at være meget effektiv, men at dette i høj grad er betinget af brugen af informationssystemer og beslutningstagernes forudsætninger. Under regelmodellen vurderes anvendelsen af informationssystemer stort set at være begrænset til konstruktions- og implementeringsfasen. Der vil her, ligesom for den rationelle idealmodel, være behov for kraftige DSS til udarbejdelse af konsekvensvurderinger, men ligeledes vil der være et ganske stort behov for anvendelse af disse med henblik på at opstille de nødvendige alternativer til problemstillingerne. Under implementeringsfasen vil der stort set udelukkende være behov for MIS med henblik på at monitere beslutningens gennemførelse. Set i effektivitetsperspektivet er denne model umiddelbart meget effektiv såvel internt som eksternt da reglerne er udarbejdet på baggrund af elementer, der kunne være taget fra den rationelle idealmodel. Svagheden ved denne model i relation til effektivitet er dog, at problemer der ligger uden for det etablerede regelsæt ikke umiddelbart kan behandles, hvilket igen peger på udbredt anvendelse af DSS med henblik på at kunne tackle denne type problemer De politiske modeller. De politiske modeller lægger hovedvægten på de politiske aspekter ved en beslutningsproces. Beslutningstageren erkender nemlig, at aspekter som handlen og købslåen er vigtige elementer, når parterne har afvigende målsætninger, men det alligevel er vigtigt at træffe en fælles beslutning. De politiske beslutningsmodeller baserer sig derfor normalt på følgende forudsætninger 117 : Et overskueligt antal grupper deltager i beslutningen, og grupperne er inddelt eller organiseret i relativt velafgrænsede fraktioner. Parterne har (nogenlunde) klart formulerede mål, og de ved hvad de vil opnå. Dermed kan fronterne trækkes klart op. Målene er normalt delvis men ikke fuldstændigt modstridende. Der vil således ofte være tale om et delvis interessefællesskab. Den delvise modstrid i mål, sammen med de delvist erkendte fællesinteresser, skaber basis for forhandling. Det erkendes normalt at begge parter skal have noget ud af situationen, og at det der vindes af én part tabes af den anden. De politiske modeller kan opdeles i to typer, hvor den væsentlige forskel ligger i målformuleringen jf. nedenstående. 117 Enderud, p. 76 UKLASSIFICERET 43

45 Målkompromis-modellen. Hovedforløbet af denne proces er, at parterne bliver enige om en fælles målformulering på baggrund af respektive parterns oprindelige mål 118. Der er altså tale om, hvad man kunne kalde interaktion parterne imellem. Derefter går man videre i processen og søger de alternativer og deres konsekvenser, som derefter vurderes op mod den fælles målsætning. Det interessant bliver derfor, hvorledes parterne når til enighed om målsætningen, og hvilket udseende dette kompromis får 119. En almindelig måde at gøre dette på er at søge et kompromis, hvor målsætningen er så bred, at alle interessenters delmål er omfattet heraf. Problemet med denne metode er dog, at målsætningerne dermed bliver så brede, at de må betegnes som ikke operationelle. En anden måde at opnå kompromis omkring målsætningen kan være, at man samles omkring et midterpunkt eller en formulering, som fremsættes af den toneangivende fraktion. Den hyppigste måde at indgå målforlig på er dog, at de enkelte delmål behandles uafhængigt af hinanden og gerne på forskellige tidspunkter og i forskellige fora i organisationen. På den måde undgås sammenstød mellem deltagerne, men betyder omvendt at helhedsløsninger er vanskelige at opnå. En grafisk fremstilling af målkompromis-modellen fremgår af figur 23 (tillæg U) Middelkompromis-modellen. I denne variant forestiller man sig at hver part/fraktion møder op med hver deres favoritmålsætning og favoritalternativ. Udfaldet af beslutningen er baseret på den kompromisløsning, som er et resultat af parternes tovtrækning baseret på deltagernes styrke 120. I denne model er der snæver sammenhæng mellem målene og de alternativer der foretrækkes. Dette fører ofte til at et kompromis indgås på alternativsiden, hvis parterne primært er interesseret i at få et konkret udfald af beslutningen 121. At kompromiset indgås på middelsiden og ikke på målsiden betyder, at parterne kan bevare deres oprindelige mål og den ideologi, der knytter sig til disse mål. Udfaldet i middelkompromis-modellen er således kendetegnet ved 122 : Kompromisets "beliggenhed" bestemmes ikke ved, at man først kommer til enighed, da dette ville svare til målkompromis-modellen. Det endelige alternativ er sjældent det en af parterne møder op med, men derimod et kompromis-alternativ, som ligger mellem de to parters alternativer. Kompromisets "beliggenhed" er afhængig af parternes start-alternativer, parternes indbyrdes styrke og deres evne til at udtrykke den styrke gennem forhandling. En grafisk fremstilling af middelkompromis-modellen fremgår af figur 24 (tillæg V) Delkonklusioner på de politiske modeller. I målkompromis-modellen behandles delmål på en måde, der er meget lig metoden, der anvendes i administrative man modellen. Den måde problemerne udspringer på i denne model, samt det faktum at der her er tale om flere parter i en forhandlingssituation, vurderes at begrænset anvendelse af informationssystemer til problemerkendelsen. Dette vurderes specielt at gøre sig gældende, såfremt den ene part er af ekstern karakter. Organisationen vurderes her primært at kunne anvende systemerne til at beskrive egne/interne problemer samt til at beskrive konsekvenser af en eventuelt fælles målsætning. 118 Enderud, p Ibid, p Ibid, p Ibid, p Ibid, p. 81. UKLASSIFICERET 44

46 ESS vurderes her, i højere grad end de tidligere modeller, at være velegnet på grund af evnen til at beskrive/erkende eksterne problemfaktorer. Overordnet set vurderes forudsætningerne for brugen af informationssystemer under denne model at være begrænsede. Dette skyldes at behandlingen af problemerne ikke sættes i en helhedssammenhæng, hvorfor en samlet konsekvensvurdering er vanskelig. Den samlede konsekvensvurdering bliver derfor i stor udstrækning reaktiv. Dog vurderes DSS igen at være anvendeligt specielt i forbindelse med behandling af de enkelte isolerede delmål, hvilket kan bruges under forhandlingen. MIS kan anvendes under implementeringen, men OAS vurderes i sidste ende at være det system, der kan danne den bedste basis for anvendelsen af denne model, da behovet for kontinuerlig informationsudveksling og -udspredning vurderes at være det essentielle. Effektiviteten i denne model vurderes primært at være koncentreret omkring mønstret for de medmenneskelige relationer. Effektiviteten af de respektive delbeslutninger kan siges at være høj i relation til accepten og altså i forhold til den sociale test. På grund af den opdelte problembehandling vurderes modellen dog overordnet set at være begrænset effektiv, da det den overordnede målsætning ikke er i fokus, hvilket har potentiale til at begrænse scoren inden for de fem målingsmuligheder. Middelkompromis-modellen vurderes overordnet set at tilvejebringe meget ringe vilkår for at anvende informationssystemer, da der er for stort spring mellem det endelige alternativ og kompromis-alternativerne. Konsekvensanalyser vurderes derfor vanskelige at tilvejebringe rettidigt og vil ligesom for målkompromis-modellen blive reaktive. Den relative anvendelse af systemerne vurderes derfor at være lav, idet de her er primært er brugbare under problemformulering og implementeringen, men vurderes vanskelige at anvende under selve forhandlingsprocessen. Da der også her meget vel kan være tale om eksterne forhandlinger, vurderes den relative anvendelse af ESS blive større og OAS vil igen blive det system, der er mest anvendeligt under processen. Effektiviteten i denne model vurderes at måtte betegnes som værende lav, idet udfaldet primært er dikteret af parternes respektive styrke, og at scoren i forhold til social test og dermed accepten af beslutningen i mange tilfælde vurderes at ville være lav. Et andet forhold, der ligeledes vurderes at gøre disse beslutninger relative ineffektive er, at den samlede målsætning ikke er i fokus, og dermed vurderes beslutningen at være begrænset effektiv set i forhold til de fem målingspunkter De anarkiske modeller. De anarkiske modeller beskriver ikke i samme grad som de analytiske- og politiske modeller processen og udfaldet af beslutninger som styret af centrale beslutningstageres viden, vilje og mål. I stedet lægges større vægt på, at proces og udfald styres af samspillet mellem en række ret uafhængige beslutningstageres handlinger og udefrakommende situationsfaktorer. Der skal således stort taktisk overblik og god situationsfornemmelse til for at øve indflydelse på udfaldet af beslutningen Lindbloms model. Kunsten at "rode sig igennem" er et velvagt udtryk, idet det dækker de centrale ideer i Lindbloms model, der er kendetegnet ved stor usikkerhed, kompleksitet og uklarhed Enderud, p UKLASSIFICERET 45

47 Den centrale idé går ud på at beslutningstagerne udvikler en række teknikker til at beslutte med, som sætter dem i stand til at "rode sig igennem" beslutningssituationer. Til dette har Lindblom opstillet en liste med ti punkter, som mere detaljeret beskriver, hvordan disse usammenhængende småforandringer forgår 124 : Forsøg på at forstå om det problem, der skal besluttes om, er begrænset til en politik, som ligger nær opad den eksisterende. I stedet for at tilpasse midler til mål, vælges mål, der passer til de midler, som er til rådighed. Kun få alternative midler betragtes. Mål vurderes i forhold til midler og deres konsekvenser lige så vel som det modsatte. Mål og midler vælges samtidig. Nye mål opdages til stadighed, og gamle mål tages op til fornyet overvejelse. Problemer finder sjældent deres løsning, men må til stadighed tages op til ny behandling. Beslutninger er mere en flugt fra forskellige onder end en bevægelse hen imod mål. Kun få konsekvenser betragtes. Analyser og udformning af politik er adskilte aktiviteter, der foregår i stort antal hos forskellige beslutningstagere samtidig. Hovedprincippet i denne model er således, at udgangspunktet er det nuværende alternativ, ud fra hvilket der vil foregå en successiv tilpasning, som snarere vil udvikle sig zig-zag end følge en retlinet kurs 125. En grafisk fremstilling af Lindbloms model fremgår af figur 25 (tillæg W) Skraldespandsmodellen. Skraldespandsmodellen arbejder med de samme anarkiske forudsætninger som Lindbloms model, men udfaldet er ikke så enkelt at forudsige som hos Lindblom. Derfor kunne man måske sige, at denne model er mere ægte "anarkisk" end Lindbloms model. Beslutningsprocessen betragtes som et samspil af fire variable eller input-strømme i processen 126 : En strøm af beslutningssituationer, situationer eller anledninger, hvor man forventer at organisationen producerer noget, som den bagefter kan kalde en beslutning. En strøm af problemer, det vil sige uløste spørgsmål, konflikter, følelser eller holdninger. En strøm af løsninger, for eksempel innovationer, nye teknikker og egnede medarbejdere til en ledig stilling. En strøm af deltagere, som kan beskrives ved den mængde energi, de har til disposition i et givet tidsrum. Sammenkoblingen af de fire strømme bestemmes af de fire "black-box-parametre" 127, som er angivet på figur 26 (tillæg X). Access-strukturen bestemmer sammenkoblingen mellem problemer og spande (garbage cans) ved nærmere at angive, hvilke problemer der må komme i hvilke spande. Decision-strukturen kendetegner hvilke deltagere, der har adgang til eller forventes at deltage i hvilke spande. De to andre parametre, den totale energi til rådighed og energiforde- 124 Enderud, p Ibid, p Ibid, pp Ibid, p UKLASSIFICERET 46

48 lingen mellem deltagerne i en given tidsperiode, øver indflydelse på sammenkoblingerne, ved for eksempel at medvirke til kødannelse i sammenkoblingerne. Således vil man få en særlig lang kø af problemer, hvis nøglepersoner forventes at deltage i mange spande og kun har lidt tid og energi til at løse de pågældende opgaver. Sammenkoblingen af de fire inputstrømme kan således ske helt anarkisk 128, hvilket vil sige at dette sker udelukkende som en funktion af tiden, og at der ingen restriktioner er i hvilke personer, der kan deltage i beslutningsanledningerne. Alternativt kan sammenkoblingen ske baseret på tidligere erfaringer, hvilket vil ske via organisationens læreproces. Problemer lærer at søge beslutningsanledninger, som løser dem, og beslutningsdeltagerne lærer at anvende deres energi på beslutningsanledninger, som løser problemer. Afslutningsvis kan koblingen ske på baggrund af organisationens opbygning, hvilket i praksis vil sige at beslutningsanledninger, som følge af formel informations formidling, formidles til den afdeling/den specialfunktion hvor den bedst løses. På output-siden opereres der efterfølgende med tre output-typer 129 : "Resolution", der angiver at nogle beslutninger rent faktisk løser problemet. "Oversight", der angiver at en spand kommer ind i organisationen på et tidspunkt, hvor der ikke er et problem, og at der derfor, såfremt der er tilstrækkelig energi til rådighed, kan træffes en hurtig beslutning, uden der dermed kommer problemer i spanden. Der er således tale om en beslutning, der reelt ikke løser noget problem. "Flight", der angiver at beslutningsanledningen ikke løser problemet, men derimod flygter fra det. Sammenfattende kan man sige, at jo mere energi der er til rådighed i organisationen, jo flere beslutninger bliver der truffet, dog uden at dette nødvendigvis betyder at der løses problemer. Jo hurtigere en spand går gennem organisationen, des færre problemer bliver der samlet i den. Jo flere problemer der aktiveres, des sværere er det at få truffet en beslutning, da der således bliver flere problemer pr. spand, såfremt antallet af spande holdes konstant. En nærmere beskrivelse af skraldespandsmodellen fremgår af førnævnte nævnte figur Delkonklusioner på de anarkiske modeller. Lindbloms model har delelementer, der vurderes at kunne ligne administrative man modellen set i relation til behandlingen af nye og gamle mål. Da analyser og udvikling af politik er adskilte elementer, vurderes koblingen mellem ESS og DSS at være lav, og udnyttelsen af synergieeffekten mellem disse systemer vurderes således ikke optimal. Da modellen i bund og grund er meget lidt målorienteret og er kendetegnet ved loop-backs og successiv tilpasning, vurderes den relative anvendelse af DSS, MIS og OAS høj med henblik på at kunne tilpasse beslutningerne til situationen. Behovet for prognoser og analyser vurderes altså at være et direkte afledt behov af det anarkiske aspekt i modellen og til trods for, at få konsekvenser betragtes, vurderes effekterne af disse at være afgørende. Effektiviteten i modellen vurderes at være begrænset, da problemer sjældent finder deres løsning og normalt er kendetegnet ved at være en flugt fra forskellige onder frem for at stile mod målet. Der vurderes således at være lav effektivitet set ud fra de fem målepunkter, og effektiviteten vurderes næsten entydigt at være præget af social test i relation til beslutningssituationerne. 128 Enderud, pp Ibid, pp UKLASSIFICERET 47

49 Den mulige anvendelse af informationssystemer i skraldespandsmodellen vurderes at være høj, da modellen som sådan baserer sig på, at organisationen til stadighed modtager en strøm af informationer. Dette vurderes i denne kontekst primært at være sig fra TPS, MIS og DSS. KWS vurderes direkte at indtage en vigtigere rolle i denne model end i de øvrige, da vidensniveauet specifik er en del af input-strømmene. Til trods for at der kan stilles spørgsmålstegn ved den reelle nytteværdi af de informationer der modtages, vurderes denne model at have et meget stort behov for at anvende systemerne, med henblik på at opnå det fornødne grundlag for at kunne træffe beslutningerne. Det vurderes således ikke at være anvendelsen af systemerne, der sætter begrænsningen i denne model, men snarere den struktur organisationen har. Denne model vurderes at være den vanskeligste at beskrive i relation til effektivitet. Dette gør sig gældende, idet modellen i stor udstrækning accepterer, at der behandles problemer, der stort set ikke er til stede, eller at beslutningsanledningen ikke medfører at problemet løses. Modellen vurderes således at score meget lavt, hvis man inddrager de fem målingsmuligheder. Skal der derfor tales om decideret effektivitet i denne model, vurderes dette at komme til udtryk i form af social test, hvilket vurderes at gøre det særdeles vanskeligt at beskrive den. Overordnet set vurderes modellen derfor at kunne klassificeres som havende lav effektivitet Samlet delkonklusion på beslutningsmodellerne. Efter nu at have beskrevet de enkelte beslutningsmodeller og deres relation til henholdsvis brugen af informationssystemer og det snævre effektivitetsbegreb, er billedet ikke entydigt klart. Ligeledes vurderes det, at analysen understreger, at behovet for anvendelse af informationssystemer i de enkelte beslutningsmodeller alene kan identificeres som den relative anvendelsesgrad. Det vurderes herunder, at organisationens struktur, størrelse og ledelseskoncept vil være væsentlige faktorer og vil have væsentlig indflydelse på den absolutte anvendelsesgrad. Målingen af effektivitet har vist sig at være problematisk, ikke mindst når der er tale om sociale tests. Organisationens kultur vurderes således at have en væsentlig indflydelse på den grad af faktisk effektivitet, der kan tillægges de enkelte modeller. Dette forhold understreger ligeledes, at den overordnede effektivitetsvurdering af de enkelte modeller alene kan blive en generel relativ vurdering. Sammenholdt med analysen i forrige kapitel fremstår det umiddelbart, at der ikke nødvendigvis er sammenhæng mellem anvendelsen af informationssystemer, i det der kunne kaldes den daglige drift, hvor anvendelsen er mere nuanceret, og i beslutningssituationen, hvor anvendelsen primært er koncentreret omkring MIS og DSS. Det eneste system der med sikkerhed kan beskrives er OAS, da behovet for intern information er højt, uagtet hvilken model der benyttes. Til trods for disse forhold kan der dog, på baggrund af de udledte delkonklusioner, identificeres en generel relativ anvendelse af systemerne i relation til respektive modeller og en tilhørende identifikation af den relative effektivitet, der kan tillægges pågældende model. Den relative anvendelsesgrad af informationssystemer og den relative effektivitet i respektive model kan således sammenfattende beskrives som anført på efterfølgende figur. UKLASSIFICERET 48

50 Relativ anvendelse af informationssystemer Relativ effektivitet Den rationelle idealmodel Høj Høj Administrative man modellen Høj Middel Regelmodellen Høj Høj Målkompromis-modellen Middel Middel Middelkompromis-modellen Lav/middel Lav Lindbloms model Høj Lav Skraldespandsmodellen Høj Lav Figur 27. Relativ anvendelse af informationssystemer i de enkelte modeller og tilhørende relativ effektivitet. Det fremstår således, at de analytiske- og anarkiske modeller generelt er de modeller, der har den bedste relative anvendelse af informationssystemer. Skal denne anvendelse sammenholdes med effektiviteten ses det, at de analytiske modeller samlet er de modeller, der bedst udnytter informationssystemerne og generelt opnår det mest effektive resultat Diskussion af empiri og teori. Valget af ovenstående beslutningsmodeller og de foretagne afgrænsninger åbner, ligesom tilfældet var for anvendelsen af Mintzbergs teori, for et antal generelle og specifikke problemstillinger i forhold til brugen af informationssystemer. Ligesom tilfældet var med Mintzbergs konfigurationsformer, kan det ikke forventes, at der findes de rendyrkede varianter af de enkelte modeller, da anvendelsen vurderes at ville være tilpasset den aktuelle beslutningssituation 130. Det vurderes derfor, at der vil være behov for at anvende tillempede udgaver eller hybridversioner af de beskrevne modeller. Sådanne hybridversioner vurderes at være særdeles vanskelige at beskrive, hvilket taler for, at en yderligere behandling bør tage afsæt i en casestudie, hvor aktuelle beslutningsprocesser kan beskrives, operationaliseres og relateres i forhold til de beskrevne modeller. Ovenstående vurderes dog ikke at svække specialet væsentligt, da det igen er vurderingen, at modellerne beskriver et bredt spektrum af de beslutningssituationer, der kan tænkes at forekomme. Modellerne er derfor som sådan anvendelige til at foretage den ønskede behandling og perspektivering af anvendelsen af informationssystemer under en beslutningsproces Modellerne vurderes, ud fra et social konstruktivistisk perspektiv, at kunne kritiseres for i for høj grad at udtrykke en rationel, normativ og funktionalistisk anskuelsesperspektiv i forhold til beslutningsprocessen. Beslutninger i en organisation kan dermed ikke stringent ordnes som kæder af mål og middel, årsag og virkning men er langt mere komplekse Beslutninger kunne derimod ses som en del af en vedvarende forhandling og konstruktion af mening, som sætter 130 Bakka & Fivelsdal, p March, pp Ole Thyssen, pp UKLASSIFICERET 49

51 organisationen og den enkelte i stand til at manøvrere i et omskifteligt og komplekst netværk af interesse- og magtrelationer. En applikering af dette perspektiv afføder et behov for at behandle kultur og diskurs, hvilket ikke ses muligt i relation til specialets afgrænsning, og som tilfældet var i forbindelse med anvendelse af Mintzberg, svækker den manglende behandling af kulturaspekter specialet. Der ses derfor et behov for en behandling af disse forhold i en casestudie, med henblik på at afdække de relaterede muligheder og begrænsninger i forhold til anvendelse af informationssystemer i den beslutningsmæssige kontekst. Der er i forbindelse med kapitlets indledende behandling af effektivitet identificeret et antal faktorer, der påvirker beslutningstageren under beslutningsprocessen. Andre påvirkningsfaktorer kunne være omfanget af usikkerhed, risikovillighed samt de konflikter, der opstår som følge af processen 133. Sådanne faktorer vurderes at være betinget af de faktiske forudsætninger, som beslutningsprocessen hviler på, og kunne eksempelvis være betinget af de rådige ressourcer eller den trussel en beslutning vil afstedkomme. Adfærden der er forbundet med risikovillighed vurderes derfor at være væsentligt betinget af organisationens kultur og deltagernes perception. I forlængelse af ovenstående vurderes beslutningsprocessen dermed nøje at hænge sammen med de praktiske interesser og magtstrukturen i organisationen og kan ikke afgrænses fra andre organisationsprocesser, men er en integreret del heraf. Det vurderes dermed også givet, at der vil være et stort antal psykologiske mekanismer og adfærdsmønstre, der påvirker processen 134. Samlet set vurderes det, at ovenstående forhold har direkte sammenhæng til design af strukturen, koblinger i strukturen, samt situationsfaktorer. Behandlingen af systemernes indvirkning på disse dele af beslutningsprocessen vurderes derfor at skulle behandles i sammenhæng med denne del af Mintzbergs teori, hvilket ligger uden for nærværende speciales genstandsfelt. Den manglende behandling af ovenstående forhold svækker specialet, men vurderes bedst belyst i forbindelse med anvendelse af en casestudie. En bredere og dybere behandling af emnet effektivitet vurderes nødvendig for at afdække et stabilt grundlag for en vurdering af sammenhængen mellem en effektiv beslutning, en effektiv beslutningsproces og anvendelsen af informationssystemerne. Dette ses med fordel at kunne ske i forbindelse med det tidligere identificerede behov for en yderligere undersøgelse af en organisations ønske om legitimitet og relationen til interessent- og ressourceafhængighed. Afledt af ovenstående betragtninger vedrørende effektivitet, kan det også tænkes, at modellerne overordnet set anvendes i den form de er beskrevet, men at der er modsætning mellem teori og praksis i form af et element af hykleri 135. Dermed skal forstås, at der er uoverensstemmelse mellem det der besluttes og den reelle handling. Dette kunne tænkes at være et helt bevidst valg, med henblik på at opnå legitimitet. Identifikationen af hykleri vurderes at være kulturbetinget, og indflydelsen på systemernes anvendelse ses derfor behandlet i sammenhæng med de øvrige kulturmæssige forhold. 133 March, pp Bakka & Fivelsdal, pp Brusson, pp UKLASSIFICERET 50

52 Det vurderes dog, at den foretagne identifikation af sammenhængen mellem den relative anvendelse af systemerne og den relative effektivitet i de enkelte modeller er relevant. Inddragelsen af effektivitet medvirker således til at belyse og perspektivere den samlede forståelsesmæssige ramme for anvendelsen af systemerne. Samlet set fremstår det, at svækkelsen af specialet i vid udstrækning bunder i de samme forhold, som tilfældet var i forbindelse med anvendelsen af Mintzbergs teori, og den manglende forklaringskraft er således i høj grad betinget af de foretagne afgrænsninger. Det er således vurderet, at de pågældende emner og forhold ikke kan behandles med en tilstrækkelig bredde og dybde, med henblik på at bidrage til at besvare problemformuleringen. De identificerede svagheder bør derfor adresseres i forbindelse med en eventuelt yderligere behandling af emnet som overbygning på nærværende speciale, og dette kan, som nævnt, med fordel ske ved anvendelse af en casestudie. I forhold til de opstillede kriterier for valg af teori vurderes modellerne at skabe en forståelsesmæssige ramme, der på trods af de identificerede svagheder, tilvejebringer et nuanceret og bredt anskuelsesperspektiv i forhold til de muligheder og begrænsninger, der kan være forbundet med anvendelse af informationssystemer i en beslutningsproces. Modellerne kan dermed relateres til systemerne, og opfylder dermed formålet i forhold til besvarelsen af specialets problemformulering. 7. SAMMENFATTENDE ANALYSE OG DISKUSSION 7.1. Formål. Formålet med nærværende kapitel er, gennem en sammenfattende analyse, at beskrive hvilke beslutningsmodeller, der er mest anvendelige i relation til organisationstyperne samt i relation til beslutningsniveauet i organisationen. Formålet er ligeledes at foretage en afsluttende diskussion, med henblik på at tilvejebringe det endelige grundlag for kunne besvare specialets problemformulering Organisationstyper og beslutningsmodeller. Vurderes organisationer med en højt centraliseret struktur vurderes det at kunne hævdes, at disse vil søge den rationelle idealmodel. Omvendt er vurderingen at decentraliserede strukturer med løs opdeling vil søge at anvende skraldespandsmodellen, alternativt middelkompromis-modellen. Når organisationstypernes formelle opbygning og arbejdsdeling betragtes, kan de groft inddeles i det der kunne betegnes som mekanisk/bureaukratisk og organisk/flydende. Den umiddelbare vurdering vil herefter være, at den rationelle idealmodel og regelmodellen er mest velegnet i de mekaniske strukturer, og at de anarkiske modeller er mest velegnede i de organiske strukturer. Der behøver dog ikke være en sådan lineær sammenhæng, idet organisationen vurderes at kunne benytte modellerne til at løse op på en meget bureaukratisk struktur ved eksempelvis at bruge politiske modeller. Omvendt kan organisationen stramme op på en organisk struktur ved at bruge regelmodellen. Der vurderes i forlængelse heraf at være en sammenhæng mellem anvendelse af beslutningsmodel og graden af vertikal decentralisering. UKLASSIFICERET 51

53 Det vurderes, at jo større den vertikale decentralisering er, jo større er tendensen til at gå fra anvendelse af de analytiske- til de anarkiske modeller. Ved middel decentralisering bliver grænsen mellem den mest anvendelige model glidende. Dette kommer til udtryk ved, at den divisionaliserede struktur må formodes primært at anvende de analytiske modeller, men de politiske modeller vurderes at måtte introduceres med henblik på at kunne løse problemer på tværs i organisationen. Fagbureaukratiet er kendetegnet ved standardisering og vurderes således at være kendetegnet ved at anvende de analytiske modeller. På grund af den horisontale decentralisering og at standardiseringen sker i produktionskernen blandt højt uddannede vidensmedarbejderne, vurderes de politiske modeller dog også at måtte introduceres her med henblik på at opnå den fornødne accept. Ser man bort fra, at ledelsen i en organisation kan vælge at stramme op eller slække på strukturen, kan sammenhæng mellem organisationstype og den bedst anvendelige beslutningsmodel herefter udledes, som anført på nedenstående figur. Organisationstype Beslutningsmodel Høj Ad hoc organisationen Anarkiske Vertikal decentralisering Middel Divisionaliserede struktur Fagbureaukratiet Analytiske/politiske Lav Maskinbureaukratiet Simple struktur Analytiske Figur 28. Sammenhæng mellem decentralisering, organisationstype og bedst egnede beslutningsmodel Organisationsniveauer og beslutningsmodeller. For at kunne kvalificere hvilket organisationsniveau de enkelte beslutningsmodeller er mest velegnede på, tages der udgangspunkt i den tidligere beskrevne brug af information i relation til beslutningsniveau. Denne inddeling i strategiske-, ledelseskontrol- og operative beslutninger svarer til de organisationsniveauer man normalt vil kunne møde i en organisation. Tankegangen er her, at jo lavere man kommer i beslutningsniveau, og hermed organisationsniveau, jo lettere er det at afgrænse et problem. Dette gør sig gældende, fordi de begrænsninger der ligger på beslutningen bliver større. Konsekvensen af dette vurderes at være, at jo lavere man kommer i organisationsniveau jo mere anvendelige er de analytiske modeller i form af eksempelvis den rationelle idealmodel. Omvendt kan det derfor også anføres, at jo højere beslutnings-/organisationsniveau man når, jo mere anvendelig bliver de anarkiske modeller til at behandle problemerne. UKLASSIFICERET 52

54 Det fremstår umiddelbart, at det man kunne kalde strukturen eller kompleksiteten i beslutningerne bliver større jo højere organisationsniveau man når, og at der er en snæver sammenhæng mellem denne kompleksitet og valget af beslutningsmodel. Det operative niveau vurderes derfor stort set udelukkende at ville benytte de analytiske modeller, hvorimod mellemlederniveauet vurderes at måtte anvende en kombination af politiske- og analytiske modeller. Behovet for det politiske islæt på dette niveau opstår, da niveauet er det praktisk udøvende led i forhold til produktionskernen, og derfor har ansvar for fordeling af blandt andet opgaver og ressourcer. Disse opgaver vurderes i mange tilfælde at stille krav om at kunne manøvrere smidigt i forhold til flere personelgrupper, hvilket de politiske modeller vurderes velegnede til. På det strategiske niveau er opgaverne direkte relateret til udarbejdelse af vision, mål og politik. Som tidligere beskrevet er disse opgaver så komplekse og ustrukturerede, at de anarkiske modeller vurderes at være de mest velegnede. Sammenhængen mellem organisationsniveau og den bedst anvendelige beslutningsmodel kan derfor beskrives som anført på figuren nedenfor. Organisationsniveau Strategisk niveau Ledelseskontrolniveau Operativt niveau Beslutningsmodel Anarkiske Politiske/analytiske Analytiske Figur 29. Sammenhæng mellem organisationsniveau og bedst anvendelige beslutningsmodel. Sammenhængen mellem de enkelte organisationsniveauer og de strukturelementer, der hører under det pågældende niveau, er som anført på figuren nedenfor. Organisationsniveau Strategisk niveau Ledelseskontrolniveau Operativt niveau Strukturelement Strategisk apex Mellemledergruppen Teknostruktur Støttestruktur Produktionskerne Figur 30. Sammenhæng mellem organisationsniveau og strukturelementerne Afsluttende diskussion. Der er under de gennemførte analyser afdækket et antal faktorer, der har indflydelse på hvor nyttige informationssystemer er. Disse faktorer kan beskrives som: Miljøet. Organisationstypen. Beslutningsmodellen. Organisationsniveauet/strukturelement. UKLASSIFICERET 53

55 Det kan umiddelbart udledes, at de organisationer der opererer i et stabilt miljø, er de organisationer, der har den største samlede anvendelsesgrad af systemerne. Det er samtidig de organisationstyper, der gennem en høj grad af standardisering søger at bibeholde dette stabile miljø. Denne sammenhæng vurderes at kunne forklares ved, at informationssystemerne hovedsageligt behandler kvantitative ex post data bedst, hvilket netop understøtter en beslutningsproces og drift, hvor opgaverne er stabile. Det modsatte gør sig gældende for organisationer, der drives i et dynamisk miljø, men der ses ingen sammenhæng mellem opgavekompleksiteten og den samlede relative anvendelsesgrad. Der vurderes at være en direkte diskrepans mellem i hvor stor udstrækning organisation, i kraft af sin struktur, har behov for at anvende informationssystemer og det behov, der viser sig i relation til den beslutningsmodel, der er vurderet bedst anvendelig for organisationen. Denne forskellighed kan forklares ved det forhold, at der er forskel på organisationens potentiale for at anvende systemerne i det, der kunne betegnes som den overordnede drift i modsætning til anvendelsen i relation til beslutninger. Sammenholdes organisationstypens generelle relative anvendelse af systemerne med den beslutningsmodel, der er primært ses anvendt i forhold til pågældende organisation ændrer det samlede billedet sig således. Det vurderes at de organisationer, der anvender analytiske og anarkiske beslutningsmodeller har den største relative anvendelsesgrad af informationssystemer. Dette betyder i praksis, at eksempelvis ad hoc organisationen og den simple struktur, der generelt har lav generel relativ anvendelse af systemerne, har høj relativ anvendelse af systemerne specifikt i forhold til beslutningsprocessen. En organisation der må benytte de politiske modeller får omvendt kun en middel relativ anvendelsesgrad i relation til beslutningsprocessen. Samlet set betyder ovenstående, at organisationens samlede relative anvendelse af informationssystemer må opgøres som summen af den relative anvendelse i to dimensioner i form af anvendelsen i såvel overordnet drift som i beslutningssituationen. Der vurderes ligeledes at være en sammenhæng mellem organisationsniveau/strukturlement og beslutningsmodellerne, idet der ikke overraskende er en direkte sammenhæng mellem de tilhørende formelle opgaver og de systemer, der kan ses anvendt i relation til disse opgaver. Relationen til beslutningsmodellen vurderes primært at være fokuseret mod organisationens mellemledere og det strategiske apex. På lavere niveauer har beslutninger mere tendens til at være programmerede beslutninger, hvor det vurderes at ledelseskonceptet eller ledelsesfilosofien er indbygget i programmet, og således igen dikteret af mellemledergruppen eller det strategiske apex. Sammenhængen mellem beslutningskompleksitet og beslutningskompetence vurderes hermed givet. Det vurderes herunder, at anvendelsen af OAS er vigtigt på alle niveauer og under alle beslutningsmodeller, når anvendelsen ses i sammenhæng med at indsamle og udsprede information som led i kommunikation, såvel vertikalt som horisontalt. Foruden OAS er det, i relation til opgaverne, primært KWS, der kan ses anvendt inden for flere strukturelementer. Brugen af KWS følger det sted i organisationen, hvor eksperter og vidensmedarbejdere er placeret, og er dermed snævert kædet sammen med organisationens kerneområde og primære produktion. Der er således væsensforskel på, hvor mange vidensmedarbejdere en organisation behøver på det operative niveau, alt afhængig af om den producerer simple eller komplekse produkter. Dette vil i praksis betyde at KWS er UKLASSIFICERET 54

56 brugbart i produktionskerne, støttestruktur eller teknostruktur. Disse tre elementer er imidlertid alle placeret på det operative niveau, hvorfor dette ikke umiddelbart får indflydelse på brugbarheden i forhold til organisationsniveauerne, men alene i relation til de specifikke strukturelementer. Den generelle relative anvendelse af respektive systemer kan nu endeligt udledes i relation til såvel organisationsniveauerne som strukturelementerne. På det operative niveau er det generelt mest brugbare system TPS, da dette system er kernen i forhold til al produktion i organisationen. Sekundære, men stadig meget brugbare systemer, er OAS og KWS, idet anvendelsesgraden dog varierer i forhold til det specifikke strukturelement. I produktionskernen vurderes opgavernes natur at tale for primær anvendelse af TPS. I forbindelse med kompleks produktion vil KWS være et sekundært anvendeligt system og vurderes derfor at have middel relativ anvendelse. OAS er ligeledes et sekundært system, der primært vurderes anvendt i internt informationsøjemed. I støttestrukturen genereres og behandles i hovedtræk trivielle og enkle data, hvilket taler for en høj relativ anvendelse af TPS. I relationen til kommunikation med de øvrige elementer vurderes OAS ligeledes at være et primært system med høj relativ anvendelse. Da der kan indgå højtuddannede medarbejdere i støttestrukturen taler dette for, at KWS er et sekundært system med middel relativ anvendelse. I teknostrukturen vurderes det primære behov for informationer at være koncentreret omkring vidensniveau systemer som KWS. KWS vil her have høj relativ anvendelse og benyttes i denne forbindelse til koordination og standardisering af viden. Anvendelse af OAS vurderes også her at være middel og i forbindelse med intern kommunikation. På ledelseskontrolniveauet er MIS og DSS de primære systemer, da de leverer den rette kombination af analyser og simuleringer/forecasts til mellemlederne. Det kan i tilknytning hertil udledes, at en crossover-effekt af systemerne mellem det operative niveau og ledelseskontrolniveauet stort set ikke er eksisterende. ESS vurderes naturligt som det mest brugbare system på det strategiske niveau, da det er det system der bedst understøtter de ustrukturerede beslutninger/problemer. I forbindelse med beslutningsprocessen er MIS og DSS identificeret som væsentlige sekundær systemer som følge af de behov, der afledes af beslutningssituationen. Den relative anvendelsesgrad af de to systemer vurderes at være placeret mellem en middel og høj relativ anvendelsesgrad. Det vurderes dermed samlet set givet, at der er en sammenhæng mellem den grad af struktur problemerne og opgaverne har, og de krav der stilles til informationssystemernes evne til at kunne foretage reelle analyser/simuleringer, samt deres evne til at håndtere eksterne data. Der ses ligeledes et skisma i forhold til den generelle effektivitetsbetragtning, der tidligere er anlagt i forhold til de enkelte beslutningsmodeller og relationen til det specifikke organisationsniveau modellerne primært anses for at blive benyttet på. Såfremt der stilles lighedstegn mellem den generelle effektivitet i eksempelvis de anarkiske modeller og effektiviteten ved brugen af disse modeller på eksempelvis det strategiske UKLASSIFICERET 55

57 niveau, fås et skævt billede af virkeligheden. Dette vil nemlig i praksis betyde, at det strategiske niveau pr. definition har lav effektivitet, hvilket ikke nødvendigvis er tilfældet. Når modellerne anvendes på et specifikt organisationsniveau vurderes udfaldet i højere grad at være dikteret af de forskellige kendetegn, der er identificeret i forbindelse med diskussionen af beslutningsmodellerne. Dette være sig de kendetegn der er ved beslutningstagerne, herunder den ledelsesadfærd disse udviser, deres individuelle evner og organisationens kultur. Effektivitetsbetragtningen er derfor alene relevant i relation til organisationstyperne, da det her er snævert sammenkædet med den bedst egnede beslutningsmodel og organisationens karakteristika og opgaver. Der vurderes således sagtens at kunne findes ad hoc organisationer, der er succesfulde/effektive virksomheder, men i kraft af deres struktur, opbygning og opgaver er mere eller mindre tvunget til at anvende en beslutningsmodel, der relativt betragtet er meget lidt effektiv. Ved at vælge en model der har større relativ effektiv, som eksempelvis regelmodellen, vurderes konsekvensen at kunne blive, at organisationen bliver generelt mindre effektiv. Dette vil kunne ske, idet modellens karakter er i direkte modstrid med organisationens overordnede arbejdsprocesser og karakteristika. Den sammenfattende analyse og diskussion er hermed gennemført, og set i forhold til specialets problemformulering er de fornødne sammenhænge og aspekter ved brugen af informationssystemer i organisationen afdækket. Der står nu kun tilbage formulere specialets konklusion. 8. KONKLUSION Konklusionen vedrørende organisationstypernes relative anvendelse af informationssystemer generelt og i relation til den beslutningsmodel, der er identificeret som bedst egnet for organisationstypen, er som anført på figuren nedenfor. Organisationstype Simpel struktur Maskinbureaukrati Divisionaliserede struktur Fagbureaukratiet Ad hoc organisationen Generel relativ anvendelse Lav Høj Høj Høj/middel Lav Beslutningsmodel/ relativ anvendelse Analytiske Høj Analytiske Høj Analytiske/politiske Høj/middel Analytiske/politiske Høj/middel Anarkiske Høj Figur 31. Sammenhæng mellem organisationstypernes generelle relative anvendelse af informationssystemer og relativ anvendelse i relation til beslutningsmodel. Ovenstående konklusion er grafisk fremstillet på figur 32 (tillæg Y) og sammenholdes den generelle anvendelse med anvendelsen i relation til den tilhørende beslutningsmodel, kan det yderligere konkluderes hvilken organisationstype, der samlet set har den største sam- UKLASSIFICERET 56

58 lede anvendelse af informationssystemer. Nummer et har således den største samlede anvendelse, nummer to den næststørste og så fremdeles. 1. Maskinbureaukratiet. 2. Den divisionaliserede struktur. 3. Fagbureaukratiet. 4. Den simple struktur og Ad hoc organisationen. Konklusionen vedrørende organisationsniveauernes relative anvendelse af informationssystemer generelt og i relation til den beslutningsmodel, der er identificeret som bedst egnet for det pågældende niveau, er som anført på figuren nedenfor. De sekundære systemer er anført i parentes. Organisationsniveau Strukturelement Beslutningsmodel/ relativ anvendelse Strategisk Strategisk apex Anarkiske Høj Ledelseskontrol Mellemledergruppen Politiske/analytiske Middel/høj Operativt Teknostruktur Analytiske Høj Støttestruktur Analytiske Høj Produktionskerne Analytiske Høj Generel relativ anvendelse af Informationssystemer Høj Middel Lav ESS (DSS) (MIS) (OAS) DSS (OAS) MIS KWS (OAS) (TPS) TPS OAS TPS (KWS) (OAS) (KWS) Figur 33. Sammenhæng mellem beslutningsmodel og anvendelse af informationssystemer på organisationsniveauerne. Konklusionen er i forlængelse heraf, at anvendelse af OAS er afhængig af den kontekst systemet anvendes i. De enkelte strukturelementers relative anvendelse fremgår af figuren, men under beslutningssituationen er det konklusionen, at den relative anvendelse af OAS vil være middel/høj vertikalt i organisationen. Behovet for OAS til kommunikation under beslutningssituationen er således middel/høj for alle organisationsniveauerne. I forhold til den relative anvendelse af systemerne under beslutningssituationen er det konklusionen at det strategiske og operative niveau har en høj relativ anvendelse, og at ledelseskontrolniveauer har middel/høj relativ anvendelse. Ovenstående konklusion er grafisk fremstillet på figur 34 (tillæg Z). UKLASSIFICERET 57

59 9. PERSPEKTIVERING De organisationer, der er beskrevet i dette speciale, vurderes at have stor mulighed for at strømline forretningsgange og -rutiner ved brug af informationssystemer. Som det ikke mindst fremgår ved brugen af systemerne under beslutningsprocessen, har ledelsesfilosofien en væsentlig indflydelse på, hvor stor nytteværdi organisationen kan forventes at få. Dette vurdere at måtte betyde, at der skal være en snæver sammenhæng mellem organisationens strategi, formelle/uformelle opbygning og valget af den rette kombination af systemer. Systemerne vurderes omvendt at have et potentiale til at kunne forårsage en ændring af strategi og opbygning, idet uventede resultater i form af ændrede informationsstrømme kan få denne effekt. Organisationen kan dermed blive nødsaget til at ændre kriterier for prioritering eller ligefrem være tvunget til at omformulere den centrale målsætning. Der er i forbindelse med diskussionerne af empiri og teori for henholdsvis informationssystemer, Mintzbergs Structure in Fives samt beslutningsmodellerne identificeret et ganske omfattende antal forhold og emner, som vurderes at have indflydelse på anvendelsen af informationssystemer. Disse emner og forhold vurderes alle at være relevante i forhold til at belyse brugen af informationssystemer yderligere i såvel bredden som i dybden. En detaljeret gentagelse af alle disse forhold vurderes at være for omfattende, hvorfor der alene foretages en perspektivering i forhold til de overordnede emner og områder, som de respektive diskussioner afdækker. Det er identificeret at en yderligere og dybere teknisk beskrivelse af systemerne i sammenhæng med emner, som blandt andet datamining og multidimensional dataanalyse, vurderes at kunne belyse anvendelse af systemerne yderligere. Yderligere og faktuelle problemstillinger, i relation til anvendelsen af systemerne bredt i organisationen og specifikt i forbindelse med en beslutningssituation, vurderes dermed at kunne belyses. En sådan behandling kan med fordel ske i forbindelse med en casestudie, hvor der anlægges en funktionel tilgang med udgangspunkt i navngivne systemer. En afledt effekt af en sådan tilgang vurderes at være, at der kan belyses relevante forhold i relation til information management og systemernes interaktion og relation til systemer, der er designet til at understøtte projektledelse og komplekse og ustrukturerede processer. Det er generelt vurderingen, at kulturaspektet har omfattende indflydelse på anvendelsen af informationssystemerne, og at det kan antages, at anvendelsen af systemerne omvendt vil kunne påvirke kulturen. Dette være sig i relation til eksempelvis organisationens diskurs, de interne synkroniseringsprocesser og ledelsesadfærden. I direkte forlængelse heraf er det vurderingen, at den menneskelige faktor i form af påvirkning af beslutningsprocessen, herunder enkeltpersoners eventuelt ønske om legitimitet, ligeledes er relevante at belyse i relation til emnet. Hertil kommer at anvendelsen af systemerne vurderes at ville påvirke og blive påvirket af organisationens overordnede udviklingsprocesser, og herunder specifikt kan influere på udviklingen af organisationens strategi. UKLASSIFICERET 58

60 I forhold til informationssystemernes anvendelse i et organisations- og beslutningsteoretisk perspektiv vurderes det samlet set, at der med fordel kan anlægges et mere systemteoretisk- eller socialkonstruktivistisk perspektiv. Det er ligeledes identificeret, at behandling af effektivitetsbegrebet med fordel kan udbygges og udvides med henblik på at kunne afdække og kvalificere begrebet. Dette være sig i forhold til anvendelsen af systemerne i sammenhæng med at opnå effektive og legitime beslutninger, og i relation til at etablere og fastholde en effektiv organisation. De ovenstående forhold vurderes med fordel at kunne afdækkes med udgangspunkt i en eller flere casestudier af organisationer, der anvender de beskrevne systemer. Herunder kan relationen til eventuelle gennemførte cost-benefit analyser og en identifikation og operationalisering af de risikofaktorer, der kan være forbundet med anskaffelse og anvendelse af informationssystemer, ligeledes afdækkes. UKLASSIFICERET 59

61 TILLÆG A LITTERATURLISTE Bakka, Jørgen F. & Fivelsdal, Egil Organisationsteori. Struktur, kultur og processer. Forlag: Handelshøjskolens Forlag Udgivelsestidspunkt: 4. udgave, 2004 Betegnelse i noter: Bakka & Fivelsdal Brusson, Niels (Czarniawska, Barbara & Sevón, Guje m.fl.) (Anvendt kapitel 9 af Nils Brusson) The Northern lights: organization theory in Scandinavia. Forlag: Liber Udgivelsestidspunkt: 1. udgave, 2003 Betegnelse i noter: Brusson Curtis, Graham & Cobham, Davis Business Information Systems. Analysis, Design and Practice. Forlag: Pearson Education Udgivelsestidspunkt: Fourth edition, 2002 Betegnelse i noter: Curtis & Cobham Edwards, Chris & Ward, John & Bytheway, Andy The Essense of Information Systems. Forlag: Prentice Hall Europe Udgivelsestidspunkt: Second edition, 1995 Betegnelse i noter: Edwards, Ward & Bytheway Enderud, Harald Beslutninger i organisationer i et adfærdsteoretisk perspektiv. Forlag: Samfundslitteratur Udgivelsestidspunkt: Genoptryk, 2003 Betegnelse i noter: Enderud Klaudi Klausen, Kurt Strategisk ledelse - de mange arenaer. Forlag: Syddansk Universitetsforlag Udgivelsestidspunkt: 1. udgave, 2004 Betegnelse i noter: Klaudi Klausen Laudon, Kenneth C. & Laudon, Jane P. Management Information Systems. Managing the digital firm. Forlag: Pearson Prentice Hall International Udgivelsestidspunkt: Tenth edition, Betegnelse i noter: Laudon & Laudon UKLASSIFICERET

62 TILLÆG A March, James Fornuft og forandring : ledelse i en verden beriget med uklarhed. Forlag: Samfundslitteratur Udgivelsestidspunkt: 1. udgave, 1995 Betegnelse i noter: March Mintzberg, Henry The Strategy process. Concepts, Contexts, Cases. Forlag: Pearson Prentice Hall International Udgivelsestidspunkt: Fourth edition, 2003 Betegnelse i noter: Mintzberg Nygaard, Claus Strategizing konceptuel virksomhedsteori. Forlag: Samfundslitteratur Udgivelsestidspunkt: 3. udgave, 2006 Betegnelse i noter: Nygaard O Brien, James A. Introduction to Information Systems. Forlag: Irwin Udgivelsestidspunkt: Eight edition, 1997 Betegnelse i noter: O Brien Rainer, Kelly R. & Turban, Efraim & Potter, Richard E. Introduction to Information Systems. Supporting and Transforming Business. Forlag: John Wiley & Sons, Inc. Udgivelsestidspunkt: 2007 Betegnelse i noter: Rainer, Turban & Potter Robbins, Stephen P. Organization Theory. Structure, Design and Applications. Forlag: Prentice-Hall International, Inc Udgivelsestidspunkt: Third edition, 1990 Betegnelse i noter: Robbins Sørensen, Niels Bo Organisationers form og funktion. Forlag: Samfundslitteratur Udgivelsestidspunkt: 4. udgave, 2000 Betegnelse i noter: Sørensen Thyssen, Ole Værdiledelse : om organisationer og etik. Forlag: Gyldendal Udgivelsestidspunkt: 5. udgave, 2007 Betegnelse i noter: Thyssen UKLASSIFICERET

63 TILLÆG A Weick, Karl Edward Making sense of the organization. Forlag: Blackwell Publishers Ltd. Udgivelsestidspunkt: 2001 Betegnelse i noter: Weick Weick, Karl Edward & Sutcliffe, Kathleen M. Managing the unexpected : resilient performance in an age of uncertainty. Forlag: Jossey-Bass Udgivelsestidspunkt: Second edition, 2007 Betegnelse i noter: Weick & Sutcliffe UKLASSIFICERET

64 TILLÆG B MODEL FOR SPECIALE INDLEDNING Opgaveanalyse og afgrænsning. Identifikation af hovedproblemområder. Problemformulering. TEORIAPPARAT/ANALYSEMETODE & MODEL Valg af empiri. Valg af model og analysemetode. Diskussion af model og analysemetode. DEFINITIONER OG BEGREBER INFORMATIONSSYSTEMER Redegørelse for de generelle og almindelige informationssystemer. Sammenfatning. Diskussion af valgt empiri. MINTZBERG STRUCTURE IN FIVES Der gennemføres en deskriptiv analyse af Mintzbergs Structure in Fives, m.h.p. at identificere den relative anvendelsesgrad af systemerne i strukturelementer og organisationstyper. Delkonklusion. Diskussion af valgt teori. BESLUTNINGSMODELLER Der gennemføres en deskriptiv analyse af beslutningsmodeller, m.h.p. at identificere den relative anvendelse af systemerne i de enkelte beslutningsmodeller. Delkonklusion. Diskussion af valgt teori. SAMMENFATTENDE ANALYSE OG DISKUSSION Identifikation af sammenhæng mellem organisationstype og beslutningsmodel. Identifikation af sammenhæng mellem organisationsniveau og beslutningsmodel. Afsluttende diskussion af delkonklusioner. KONKLUSION PERSPEKTIVERING Opsamling og beskrivelse af mulige perspektiver for yderligere behandling af emnet på baggrund af diskussioner foretaget under redegørelses- og analysekapitler. Figur 1. Model for specialet. UKLASSIFICERET

65 TILLÆG C BESLUTNINGERNES NIVEAUDELING Figur 2. Brug af informationer i relation til beslutningsniveau. Kilde: Edwards, Ward, Bytheway, p. 12 (egen oversættelse). UKLASSIFICERET

66 TILLÆG D EKSEMPEL PÅ HÅNDTERING AF DATA I ET TPS Forretningshændelse eller -transaktion Transaction Processing System Organisationens database Detaljerede rapporter Figur 3. Eksempel på håndtering af data i et TPS. Kilde: Rainer, Turban & Potter, p. 244 (egen oversættelse). UKLASSIFICERET

67 TILLÆG E EKSEMPEL PÅ OPBYGNING AF ET MIS Figur 4. Eksempel på opbygning af et MIS. Kilde: Laudon & Laudon, p. 53 (egen oversættelse). UKLASSIFICERET

68 TILLÆG F EKSEMPEL PÅ OPBYGNING OG KOMPONENTER I ET DSS Figur 5. Eksempel på opbygning og komponenter i et DSS. Kilde: Laudon & Laudon, p. 481 (egen oversættelse). UKLASSIFICERET

69 TILLÆG G OVERSIGT OVER OAS OAS Electronic Publishing Systems Word Processing Desktop Publishing Copying Systems Electronic Communications Systems Electronic Mail Voice Mail Facsimile Desktop Videoconferencing Electronic Collaboration Systems Electronic Meeting Systems Collaborative Work Systems Teleconferencing Telecommuting Image Processing Systems Electronic Document Management Other Image Processing Presentation Graphics Multimedia Systems Office Management Systems Electronic Office Accessories Electronic Scheduling Task Management Figur 6. Oversigt over OAS. Kilde: O brien, p UKLASSIFICERET

70 TILLÆG H EKSEMPEL PÅ OPBYGNING AF ET ESS Figur 7. Eksempel på opbygning af et ESS. Kilde: Laudon & Laudon, p. 58 (egen oversættelse). UKLASSIFICERET

71 TILLÆG I INFORMATIONSSYSTEMERNES SAMMENHÆNG Executive support systems Management information systems Decision support systems Knowledge Systems (KWS/OAS) Transaction processing systems Figur 8: Indbyrdes sammenhæng mellem informationssystemerne. UKLASSIFICERET

72 TILLÆG J MINTZBERGS STRUKTURELEMENTER Figur 9. Mintzbergs opdeling i strukturelementer. Kilde: Robbins, p UKLASSIFICERET

73 TILLÆG K DEN SIMPLE STRUKTUR Figur 11. Den simple struktur. Kilde: Robbins, p UKLASSIFICERET

74 TILLÆG L MASKINBUREAUKRATIET Figur 12. Maskinbureaukratiet. Kilde: Robbins, p UKLASSIFICERET

75 TILLÆG M DEN DIVISIONALISEREDE STRUKTUR Figur 13. Den divisionaliserede struktur. Kilde: Robbins, p UKLASSIFICERET

76 TILLÆG N FAGBUREAUKRATIET Figur 14. Fagbureaukratiet. Kilde: Robbins, p UKLASSIFICERET

77 TILLÆG O AD HOC ORGANISATIONEN Figur 15: Ad hoc organisationen. Kilde: Robbins, p UKLASSIFICERET

78 TILLÆG P MODEL FOR MÅLING AF EFFEKTIVITET Figur 17. Model for måling af effektivitet. Kilde: Enderud, p UKLASSIFICERET

79 TILLÆG Q BESLUTNINGSPROCESSEN Figur 19: Beslutningsprocessen. Kilde: Laudon & Laudon, p. 476 (egen oversættelse). UKLASSIFICERET

80 TILLÆG R DEN RATIONELLE IDEALMODEL Figur 20. Den rationelle idealmodel. Kilde: Enderud, p. 33. UKLASSIFICERET

81 TILLÆG S ADMINISTRATIVE MAN MODELLEN Figur 21. Administrative man modellen. Kilde: Enderud, p. 53. UKLASSIFICERET

82 TILLÆG T REGELMODELLEN Figur 22. Regelmodellen. Kilde: Enderud, p. 63. UKLASSIFICERET

83 TILLÆG U MÅLKOMPROMIS-MODELLEN Figur 23. Målkompromis-modellen. Kilde: Enderud, p. 78. UKLASSIFICERET

84 TILLÆG V MIDDELKOMPROMIS-MODELLEN Figur 24. Middelkompromis-modellen. Kilde: Enderud, p. 80. UKLASSIFICERET

85 TILLÆG W LINDBLOMS MODEL Figur 25. Lindbloms model. Kilde: Enderud, p UKLASSIFICERET

86 TILLÆG X SKRALDESPANDSMODELLEN Figur 26. Skraldespandsmodellen. Kilde: Enderud, p UKLASSIFICERET

87 TILLÆG Y ORGANISATIONSTYPERNES SAMLEDE RELATIVE ANVENDELSE Figur 32. Organisationstypernes samlede relative anvendelse. UKLASSIFICERET

88 TILLÆG Z STRUKTURELEMENTERNES RELATIVE ANVENDELSE Figur 34. Strukturelementernes relative anvendelse. UKLASSIFICERET