Sekretær/administrativ medarbejder

Transkript

1 Job- og personprofil Sekretær/administrativ medarbejder Borgmestersekretariatet og HR Favrskov Kommune 1

2 1. Indledning Favrskov Kommune er en vækstkommune med knap indbyggere, og væksten forventes at fortsætte de kommende år. Favrskov Kommune er en aktiv del af Region Midtjylland, der tilsammen tæller 1,2 millioner indbyggere. Favrskov Kommune ligger centralt placeret midt i Østjylland med kort afstand til både Aarhus, Randers, Viborg og Silkeborg. Den kommunale organisation er med ca medarbejdere den største arbejdsplads i Favrskov Kommune. Favrskov Kommunes vision er bygget op om fem ambitiøse målsætninger, som sætter rammerne for kommunens videreudvikling. Favrskov Kommune vil være: En samlende kommune, hvor mangfoldighed er en styrke En åben kommune i dialog med omverdenen En bosætningskommune med en god kommunal service En erhvervskommune kendetegnet ved attraktive arbejdspladser En grøn kommune med ambitioner for klima og miljø Se link til vision for Favrskov Kommune 2. Politisk og administrativ organisation Politisk organisation Den politiske organisation består ud over Byrådet og Økonomiudvalget af følgende fem udvalg: Børne- og Skoleudvalget Social- og Sundhedsudvalget Teknik- og Miljøudvalget Kultur- og Fritidsudvalget Arbejdsmarkedsudvalget. Administrativ organisation Den administrative organisation i Favrskov Kommune er bygget op omkring fire direktørområder som suppleres af Borgmestersekretariatet og HR, der er knyttet direkte til kommunaldirektøren. De fire direktørområder og de mange decentrale arbejdspladser understøttes af tværgående funktioner inden for økonomi, løn, personale, it og HR. Den administrative organisation fremgår af nedenstående diagram: 2

3 Du kan læse mere om Favrskov Kommune på vores hjemmeside 3. Borgmestersekretariatet og HR Den nye sekretær/administrative medarbejder bliver en del af Borgmestersekretariatet og HR, der har 17 medarbejdere og som løser mange forskellige opgaver. Afdelingen består af fire kontoruddannede, to grafikere, to journalister, to jurister og syv med andre længerevarende uddannelser. Borgmestersekretariatet og HR varetager tre centrale opgaver i Favrskov Kommune: Den politiske servicering Betjeningen af den overordnede administrative ledelse Administration, drift og udvikling af en række tværorganisatoriske opgaver. Borgmestersekretariatet og HR har bl.a. ansvaret for: Håndtering af politiske dagsordener til økonomiudvalg og byråd Servicering af den øverste politiske organisation Sekretærfunktion for borgmester, kommunaldirektør og direktion Juridisk rådgivning til den samlede organisation Kommunikationsopgaver, hjemmeside, information m.v. Varetagelse af kommunens erhvervs- og turismeindsats Betjening af Hovedsamarbejdsudvalget (HMU) Arbejdsmiljø, APV, trivselsmålinger Kompetence- og lederudvikling Rekruttering og afskedigelser. 3

4 4. Hovedopgaver for den nye sekretær/administrative medarbejder Som sekretær/administrativ medarbejder i Borgmestersekretariatet og HR er dine hovedopgaver: Arrangere og forberede følgende møder herunder mødebooking, klargøre mødemateriale og referatskabeloner, kopiering af materiale, bestilling af forplejning mv. o Ugentlige møder mellem borgmester og direktion o Ugentlige direktionsmøder o Møder i sekretariatschefgruppen (ca. hver 14. dag) o Andre møder med deltagelse af byrådet, borgmesteren, kommunaldirektøren, direktionen, chefgruppen og den fælles ledergruppe. Booke og arrangere: o Pressemøder efter økonomiudvalgsmøderne o Informationsmøder efter byrådsmøder o Personalemøder i Borgmestersekretariatet og HR Koordinere og arrangere Byrådets og borgmesterens deltagelse i særlige aktiviteter fx kurser, seminarer, gadecykelløb mv. Arrangere borgmesterens besøg ved diamant- og krondiamantbryllupper, 100-års fødselsdage o.a. særlige begivenheder herunder bestilling af blomster, kort mv. Koordinere tiltag i forbindelse med kommunale medarbejderes 40-års jubilæer samt ansøgning om fortjenstmedaljer og tilrettelægge borgmesterens eventuelle deltagelse Håndtering af betalinger, udlæg og fakturering i KMD OPUS vedr. den politiske organisation, Borgmestersekretariatet og HR samt den fælles frivilligindsats Håndtering af kørselsgodtgørelse til byrådsmedlemmer Indberetning af ferie og sygdom for Borgmestersekretariatet og HR Bestilling af reklameartikler, gaver mv. Ad hoc-opgaver for borgmesteren, kommunaldirektøren og sekretariatschefen. Hertil kommer en række forskellige opgaver, som løses i samarbejde med chefsekretæren og øvrige medarbejdere i Borgmestersekretariatet og HR. 5. Referenceforhold Den nye sekretær/administrative medarbejder refererer som de øvrige medarbejdere i Borgmestersekretariatet og HR til sekretariatschef Ulrich Remien Zickert. Den daglige opgaveløsning vil foregå i et tæt samarbejde med chefsekretær Helle Jensen og i noget omfang sammen med direktionsassistent Maja Alsén. Opgaverne betyder, at der i det daglige arbejde også er tætte relationer til borgmesteren og kommunaldirektøren m.fl. I Borgmestersekretariatet og HR er de administrative opgaver fordelt på flere medarbejdere, og mange opgaver løses i tæt samarbejde med andre. Du skal derfor på en gang kunne håndtere at arbejde selvstændigt og i et tæt og koordineret samarbejde med andre om opgaver med mange snitflader. 4

5 6. Dine kompetencer Vi leder efter en medarbejder, der kan opfylde flest mulige af nedenstående krav: En relevant kontoruddannelse Erfaring med administrative opgaver og kontorrutiner gerne fra arbejdet i en kommune eller en anden politisk organisation Erfaring med administrativ ledelsesbetjening gerne på direktør-/chefniveau Generel flair for tal, it og digitale arbejdsgange Rutineret bruger af Outlook og Word og gerne Excel og Power Point Erfaring med brug af økonomisystemer, fx KMD OPUS Vi forventer, at du: Har en positiv, udadvendt og robust personlighed Er serviceorienteret og har lyst til at samarbejde med andre i en travl hverdag Trives med mange forskellige opgaver, hvor der nogle gange er en kort deadline Er fleksibel og løsningsorienteret i din tilgang til opgaverne Er god til at følge op på opgaverne og at få dem afsluttet til tiden Arbejder struktureret, målrettet og selvstændigt Fungerer godt med mange skiftende relationer Kan arbejde effektivt i et åbent kontormiljø med stor trafik Vil være en god samarbejdspartner for chefsekretæren og de øvrige medarbejdere. 7. Løn- og ansættelsesforhold Favrskov Kommune kan tilbyde et job med: Gode og fleksible arbejdsforhold Personlige og faglige udfordringer Løbende kompetenceudvikling Præget af en god og uformel omgangstone Engagerede kolleger. Du vil blive ansat i Favrskov Kommune med aktuelt arbejdssted i Borgmestersekretariatet og HR i administrationsbygningen i Hinnerup, Skovvej 20, 8382 Hinnerup. Den ugentlige arbejdstid er 37 timer. Stillingen er med fleksordning, og der må forventes at være uger, hvor timetallet er både lidt højere og lidt lavere. Favrskov Kommune tilbyder en gratis kaffe/te- og frugtordning samt muligheden for at tilmelde sig en attraktiv frokostordning. Ansættelse sker efter gældende overenskomst. Herudover vil der være mulighed for forhandling af tillæg efter principperne for Ny Løn. 5

6 8. Ansættelsesprocedure Frist for sende en ansøgning er mandag 14. november Indkaldelse til første samtale sker pr. mail torsdag 17. november samtale holdes onsdag 23. november 2016, og 2. samtale holdes mandag 28. november Som led i ansættelsen vil der mellem 1. og 2. samtale blive gennemført en personlighedstest. Du skal deltage i en testtilbagemelding fredag 25. november Mellem 1. og 2. samtale vil der være mulighed for et kaffemøde med chefsekretær Helle Jensen for at snakke opgaver og samarbejde. Der vil blive indhentet referencer efter nærmere aftale. Tiltrædelse forventes at kunne ske mandag 2. januar Ansættelsesudvalget består af: Sekretariatschef Ulrich Remien Zickert Chefsekretær Helle Jensen Direktionsassistent Maja Alsén Lederrekrutteringskonsulent Rebecca Abl Jørgensen Ved 2. samtale deltager endvidere kommunaldirektør Jan Kallestrup. 9. Yderligere oplysninger Ønskes yderligere oplysninger om jobbet er du meget velkommen til at kontakte sekretariatschef Ulrich Remien Zickert eller [email protected]. Hvis du ønsker at høre nærmere om arbejdet i Borgmestersekretariatet og HR, er du velkommen til at kontakte chefsekretær Helle Jensen på eller [email protected]. 6