Referat for ekstraordinært møde Handicaprådet

Transkript

1 Referat for ekstraordinært møde Handicaprådet Mødedato: Mandag den 24. august 2015 Mødetidspunkt: Kl. 8:00 Sluttidspunkt: Kl. 10:00 Mødested: Rød 3, Prøvestenen Bemærkninger: Høringsmøde Medlemmer: Michael Mathiesen (C) Philip Læborg (C) Ib Kirkegaard (O) Haldis Glerfoss (Ø) Duygu Ngotho (A) Søren Aarup Karsten Grubert Karl Vilhelm Nielsen Jacob Svendsen Kirsten Fazio Lene Fritzbøger Andersen Hanne Olsson-Dragø Kurt Mortensen Niels Fiil Hildebrandt Deltagere: Lars Løgstrup Fraværende: Philip Læborg Ib Kirkegaard Søren Aarup Karsten Grubert Sagsoversigt Side 01. Godkendelse af dagsorden Høring af udbudsmaterialet til udbud af stomiprodukter Høring - Praksisplan for almen praksis for Region Hovedstaden Beskæftigelse for mennesker med udviklingshæmning på det ordinære arbejdsmarked - orientering...7 Bilagsliste...10

2 Handicaprådet Mødedato Side Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: Handicaprådet Indstilling Formandsskabet indstiller: At dagsordenen godkendes Beslutninger Handicaprådet den Ikke til stede: Philip Læborg, Ib Kirkegaard, Søren Aarup, Karsten Grubert Dagsordenen godkendt.

3 Handicaprådet Mødedato Side Høring af udbudsmaterialet til udbud af stomiprodukter Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/16593 Handicaprådet Supplerende Materiale - Stomi - HØRING.xlsx Stomi - Udbudsbetingelser HØRING.docx Bilag 7 - Stomi - HØRING.xlsx Stomi - Rammeaftale HØRING.docx Bilag 6 - Stomi - HØRING.doc Bilag 5 - Stomi - HØRING.doc Bilag 4 - Stomi - HØRING.xlsx Bilag 3 - Stomi - HØRING.xlsx Bilag 2 - Stomi - HØRING.xls Bilag 1 - Stomi - HØRING.xlsx Indledning/Baggrund Udbud og Indkøb fremlægger hermed et kommende udbud på området stomihjælpemidler. Udbuddet forventes at blive offentliggjort den 3. september 2015 med tilbudsfrist den 14. oktober Retsgrundlag Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004). Nærværende udbud vedrører indkøb af leverancen af stomihjælpemidler til borgere med bevilling i henhold til 112 i Serviceloven på vegne af Helsingør Kommune. Det vil desuden i et mindre omfang være nødvendigt også at anvende aftalen til indkøb til depot f.eks. i forbindelse med hjemmeplejens opgaver og lignende. Sagsfremstilling Udbuddet bliver gennemført med tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterierne kvalitet (40 %), sortimentsbredde (10 %) og pris (50 %). I processen med udformning af udbudsmaterialet, herunder kravspecifikation, har Lokalformand (Frederiksborg) Gisela Schjøtt deltaget som repræsentant for Stomiforeningen COPA. Gisela Schjøtt har deltaget i to ud af tre møder om udbudsmaterialet, ligesom hun har bidraget via mailkorrespondance og har således været inddraget og har bidraget til både udbudsmaterialets udformning og indhold. Aftalen med den nye leverandør forventes at træde i kraft pr. 1. februar Aftalevarighed er 4 år. Kravspecifikation og tilbudsliste m.m. er vedhæftet denne orientering. Økonomi/Personaleforhold Helsingør Kommune har pr. 1. juli bevillingshavere, der har anvendt en bevilling på stomihjælpemidler. Antallet af anvendte bevillinger har været mere eller mindre konstant de sidste 4 år, med 203 anvendte bevillinger i 2012, 200 anvendte bevillinger i 2013 og 210 anvendte bevillinger i 2014.

4 Handicaprådet Mødedato Side 4 Det samlede forbrug udgjorde for perioden 1. januar december 2014 ca. DKK 3 millioner. Kommunikation/Høring Materialet er blevet sendt i offentlig høring den 14. august 2015, med henblik på at sikre det bedst mulige resultat for borgerne, hvorfor materialet ikke er fortroligt. Materialet sendes ligeledes til høring hos Ældrerådet den 31. august Indstilling Udbud og Indkøb indstiller: at Handicaprådet afgiver høringssvar på baggrund af det fremlagte udbudsmateriale. Beslutninger Handicaprådet den Ikke til stede: Philip Læborg, Ib Kirkegaard, Søren Aarup, Karsten Grubert Handicaprådet anbefaler, at prøvepakken skal indeholde et tilstrækkeligt udvalg af produkter, så indholdet er dækkende i forhold til de valgmuligheder, borgerne har. Det afgørende er, at borgerne på baggrund af én prøvepakke, skal kunne vælge det produkt, blandt de mulige, pågældende finder mest egnet. Handicaprådet anbefaler videre, at der skal være tilstrækkelig adgang til at få rådgivning i forhold til de enkelte produkter.

5 Handicaprådet Mødedato Side Høring - Praksisplan for almen praksis for Region Hovedstaden Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/14027 Handicaprådet Grundbeskrivelse Høringsversion.pdf Høringsudkast praksisplan for almen praksis , versiondato pdf Høringsskema - almen praksisplan region hovedstaden docx Høringsliste - almen praksisplan region hovedstaden pdf Indledning/Baggrund Til Høringsparterne Hermed fremsendes høringsudkast til Praksisplan for Almen Praksis i Region Hovedstaden , samt dertilhørende bilag. Praksisplanen er udarbejdet af Praksisplanudvalget, som består af kommunale og regionale medlemmer, samt medlemmer udpeget blandt de praktiserende læger i Region Hovedstaden. Praksisplan for almen praksis er et centralt samarbejds- og planlægningsværktøj mellem region, kommuner og alment praktiserende læger. Praksisplanen skal understøtte almen praksis rolle i det samlede sundhedsvæsen og sikre sundhedsaftalens gennemførelse. Sagsfremstilling Uddrag af høringsbrev: I henhold til lov nr. 904 af 4. juli 2013 om ændring af sundhedsloven og lov om klage- og erstatningsadgang inden for sundhedsvæsenet, skal der i hver valgperiode udarbejdes en praksisplan vedrørende almen praksis, der udgør en del af regionens sundhedsplan. Praksisplanen udarbejdes af Praksisplanudvalget, der består af kommunale og regionale medlemmer, samt medlemmer udpeget blandt de praktiserende læger. Praksisplanen er et centralt samarbejds- og planlægningsværktøj mellem region, kommuner og praktiserende læger. Praksisplanen skal understøtte almen praksis rolle i det samlede sundhedsvæsen og sikre sundhedsaftalens gennemførelse. Høringsudkastet er sendt i høring til de myndigheder og organisationer m.v., der fremgår af vedlagte høringsliste. Der ønskes ét høringssvar pr. høringspart. Alle høringsparter er velkomne til at indhente relevante informationer fra øvrige parter i egen organisation, herunder eksempelvis brugerråd m.v., men de formelle høringsparter er de nævnte i høringslisten. Kommunikation/Høring Høringsudkastet forelægges fra høringsperiodens start for Sundhedsstyrelsen med henblik på rådgivning fra styrelsen. Yderligere forelægges høringsudkastet for Sundhedskoordinationsudvalget og Patientinddragelsesudvalget. Efter endt høringsperiode tilrettes planudkastet på baggrund af de indkomne høringssvar, og praksisplanen forventes herefter godkendt således, at praksisplanen kan træde i kraft ved årsskiftet. Praksisplanudvalget ønsker på forhånd at kvittere for høringsparternes bidrag til, at praksisplanen kan medvirke til at sikre sundhedsaftalens gennemførelse på praksisområdet i

6 Handicaprådet Region Hovedstaden. Mødedato Side 6 Beslutninger Handicaprådet den Ikke til stede: Philip Læborg, Ib Kirkegaard, Søren Aarup, Karsten Grubert Handicaprådet har noteret, at der i praksisplanen er fokus på samarbejde. Handicaprådet anbefaler, at der også skal være fokus på kommunikation og overgang af ansvar for patienter, der har brug for ydelser fra flere dele af sundhedsvæsnet. Handicaprådet anbefaler videre, at der stilles krav om, at lægernes elektroniske selvbetjeningsmuligheder skal overholde regler for handicaptilgængelighed.

7 Handicaprådet Mødedato Side Beskæftigelse for mennesker med udviklingshæmning på det ordinære arbejdsmarked - orientering Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/11929 Socialudvalget Indledning/Baggrund Socialudvalgsformand Ib Kirkegaard har bedt om en orientering om, hvordan borgere med særlige behov hjælpes videre til uddannelse og det ordinære arbejdsmarked. På mødet vil Sasha Mastek fra KLAP (Kreativ Langsigtet Arbejds Planlægning) og Eija Japsen og Morten Lund Christensen fra CFJOO (Center for Job og Oplevelse) give hver deres oplæg om, hvordan de støtter og hjælper borgerne videre i beskæftigelse. Retsgrundlag Et job på Beskyttet Værksted er oprettet jf. Servicelovens 103. KLAP opretter løntilskudsjob efter Lov om Aktiv beskæftigelse via Satspuljemidlerne fra Beskæftigelsesministeriet. Relation til vision og tværgående politikker Sagen har relation til: Helsingør Kommunes Vision og indsatser i forhold til livslang læring Medborgerskabspolitik Handicappolitikken, hvor det bl.a. fremgår: Beskæftigelse omhandler f.eks. revalidering, jobtræningsordninger, løntilskudsjob, mentorordninger og foregår i samarbejde med erhvervslivet. Helsingør Kommune arbejder for, at: det private erhvervsliv og det offentlige er fuldt informeret om de støttemuligheder, der er for at ansætte og fastholde borgere med handicap. der udvikles fleksibilitet i støtteordninger for beskæftigelse af borgere med handicap, så deres mulighed for at få og blive fastholdt i et arbejde og dermed selvforsørgende styrkes. der ydes en tidlig indsats for at undgå/udskyde tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet. der udvikles flere tilbud til borgere med handicap, som ikke umiddelbart kan komme ind på arbejdsmarkedet. kommunens personalepolitik sikrer, at allerede ansatte, der har fået forringet deres arbejdsevne, fastholdes. Sagsfremstilling Mennesker med udviklingshæmning og særlige behov har de samme rettigheder og forpligtelser som øvrige samfundsborgere. Vilkår og muligheder har gennem tiderne ændret sig meget for denne borgergruppe og udviklingen er gået fra et liv på afsondrede centralinstitutioner til et fokus på borgernes selvbestemmelsesret og mulighed for at bo så

8 Handicaprådet Mødedato Side 8 selvstændigt som muligt og blive inkluderet i samfundet med relevant støtte, f.eks. i beskæftigelses- eller uddannelsestilbud. 1. KLAP(Kreativ Langsigtet Arbejds Planlægning) KLAP formidler job til mennesker med kognitive vanskeligheder, og som har fået bevilget førtidspension. Det vil sige job til mennesker, der for eksempel har udviklingshæmning, autisme, spasticitet, epilepsi, muskelsvind, erhvervet hjerneskade eller en anden form for handicap, der gør, at de har kognitive vanskeligheder. Der arbejdes tæt sammen med den enkelte virksomheds HR-afdeling for at skabe præcise og realistiske opfattelser af de jobfunktioner, som medarbejdere kan løse Center for Job og Oplevelse Beskyttet beskæftigelse jf. Servicelovens 103 Center for Job og Oplevelse har en bred vifte af værksteder, hvor der tilbydes beskyttet beskæftigelse. Center for Job og Oplevelse lægger vægt på at beskæftigelsesmulighederne i indhold og form er sammenlignelige med ordinære arbejdspladser. Tilbuddene er for borgere fra 18 år til folkepensionistalderen, med det tilfælles, at der er behov for en særlig tilrettelagt støtte og vejledning. Der er bl.a. snedkeri, grafisk værksted, rengøringsservice, grøn haveservice m.v. Endvidere har centeret mange eksterne arbejdstilbud, bl.a. kantinedrift på Rønnebær Alle skole og Borupgårdskolen, samt restaurantionsdriften på Familie- og naturoplevelser Nyruphus. Ud over de enkelte værksteders produktion, er der på tværs af værkstederne temauger og undervisning i bl.a. førstehjælp, personlig sikkerhed, dansk og IT mm. CFJOO samarbejder tillige med en række virksomheder med henblik på at oprette praktikpladser i forbindelse med Særlig Tilrettelagt Ungdomsuddannelse (STU) og samarbejder endvidere med Center for Job og Uddannelse i Helsingør Kommune, i forbindelse med jobafklaring jf. Lov om Aktiv Beskæftigelse Lov om Aktiv beskæftigelse Pr. 1. januar, 2014 blev Lov om Aktiv Beskæftigelse ændret, hvilket betyder, at kommunen ikke bevilger socialpension i samme udstrækning som tidligere. Fremadrettet kan det derfor forventes, at der vil være mere fokus på, at borgere med særlige behov reelt inkluderes på det ordinære arbejdsmarked. Økonomi/Personaleforhold Sagen har ingen afledte konsekvenser for økonomi og personaleforhold. Kommunikation/Høring Sagen skal til orientering i Handicaprådet den 24. august, 2015 Indstilling Center for Særlig Social Indsats indstiller, at orientering foretages. Beslutninger Socialudvalget den

9 Handicaprådet Ikke til stede: Gitte Kondrup Orientering foretaget. Mødedato Side 9 Beslutninger Handicaprådet den Ikke til stede: Philip Læborg, Ib Kirkegaard, Søren Aarup, Karsten Grubert Orientering foretaget. Handicaprådet vil, blandt andet på baggrund af denne orientering, arbejde på et temamøde om beskæftigelse for borgere med særlige behov. Lene og Jacob arbejder på et oplæg.

10 Handicaprådet Mødedato Side 10 Bilagsliste 2. Høring af udbudsmaterialet til udbud af stomiprodukter 1. Supplerende Materiale - Stomi - HØRING.xlsx (223519/15) 2. Stomi - Udbudsbetingelser HØRING.docx (223518/15) 3. Bilag 7 - Stomi - HØRING.xlsx (223517/15) 4. Stomi - Rammeaftale HØRING.docx (223516/15) 5. Bilag 6 - Stomi - HØRING.doc (223515/15) 6. Bilag 5 - Stomi - HØRING.doc (223514/15) 7. Bilag 4 - Stomi - HØRING.xlsx (223513/15) 8. Bilag 3 - Stomi - HØRING.xlsx (223511/15) 9. Bilag 2 - Stomi - HØRING.xls (223510/15) 10. Bilag 1 - Stomi - HØRING.xlsx (223485/15) 3. Høring - Praksisplan for almen praksis for Region Hovedstaden 1. Grundbeskrivelse Høringsversion.pdf (185519/15) 2. Høringsudkast praksisplan for almen praksis , versiondato pdf (185518/15) 3. Høringsskema - almen praksisplan region hovedstaden docx (185517/15) 4. Høringsliste - almen praksisplan region hovedstaden pdf (185515/15)

11 Bilag: 2.1. Supplerende Materiale - Stomi - HØRING.xlsx Udvalg: Handicaprådet Mødedato: 24. august Kl. 8:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

12 Helsingør Kommune EU-udbud 2015 Supplerende ark Side 1 af 1

13 Bilag: 2.2. Stomi - Udbudsbetingelser HØRING.docx Udvalg: Handicaprådet Mødedato: 24. august Kl. 8:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

14 Helsingør Kommune Udbudsbetingelser i forbindelse med offentligt EU-udbud af Side 1 af 16

15 Helsingør Kommune INDHOLDSFORTEGNELSE 1 ORDREGIVENDE MYNDIGHED INDLEDNING TILBUDSGIVERS EGNETHED/ UDVÆLGELSESPROCESSEN UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE TILBUDSGIVERS FORHOLD KONTAKT INDTIL TILBUDSAFGIVELSE KRAV TIL TILBUD TILDELING KRAV KATEGORISERING ØVRIGE FORHOLD FORTROLIGHED TJEK LISTE FORELØBIG TIDSPLAN...16 Side 2 af 16

16 Helsingør Kommune 1 ORDREGIVENDE MYNDIGHED Helsingør Kommune, Stengade 59, 3000 Helsingør Hjemmeside: Helsingør Kommune har ca indbyggere og er beliggende i Nordsjælland. Helsingør Kommune består af 11 centre og langt over 100 institutioner skoler, daginstitutioner, klubber, idrætsanlæg, kulturinstitutioner, plejehjem. Kontaktperson: [Mercell] al dialog/kontakt foregår via Mercell i forbindelse med selve gennemførelsen af udbuddet, se videre pkt INDLEDNING Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004). Udbuddet gennemføres som et sortimentsudbud. Derudover indeholder udbuddets genstand et element af tjenesteydelser i form af et bevillingshåndteringssystem og konsulentydelser. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter hovedsagligt retningslinjerne for udarbejdelsen af tilbuddet. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af kontrakten, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at Tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. I nærværende udbudsbetingelser vil de af Helsingør Kommune opstillede krav i udbudsbekendtgørelsen til Tilbudsgiveres egnethed blive gentaget, punkt. 8 nedenfor. Efterfølgende forklares kort, hvordan Tilbudsgiver skal forholde sig til det modtagne materiale, herunder til udkastet til aftalen og bilag. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem udbudsbetingelserne og de øvrige dele af udbudsmaterialet, har de øvrige dele af udbudsmaterialet forrang. 2.1 Udbuddets omfang Kommunen bevilliger det bedst egnede og billigste produkt til Kommunens borgere, jf. Hjælpemiddelbekendtgørelsen. Tilbudsgiver skal derfor være i stand til at tilbyde et bredt sortiment af stomihjælpemidler, for at sikre størst mulig valgfrihed for den enkelte bevillingshaver. Side 3 af 16

17 Helsingør Kommune Udbuddet er udformet således at Tilbudsgiver ved sit tilbud byder ind med flere komplette produktserier i samtlige størrelser og udformninger, således at det sikres, at alle tilbudte produkter passer sammen, men også at borgernes forskellige behov kan dækkes bedst muligt. Tilbudslistens udformning er baseret på et ønske om at gøre det enklere for Tilbudsgiver at afgive et tilbud, samtidig med at tilbudslisten både nutids- og fremtidssikres i overensstemmelse med borgernes behov. Nærværende udbud vedrører indkøb af leverancen af stomihjælpemidler til borgere med bevilling i henhold til 112 i Serviceloven på vegne af Helsingør Kommune. Det vil desuden i et mindre omfang være nødvendigt også at anvende aftalen til indkøb til depot f.eks. i forbindelse med hjemmeplejens opgaver og lignende. Leverancen af stomihjælpemidler bevilget i henhold til Servicelovens 112 sker direkte til bevillingshavers adresse eller den af Bestiller angivne adresse ved bestilling til depot. Helsingør Kommune har pr. 1. juli bevillingshavere, der har anvendt en bevilling på stomihjælpemidler. Antallet af anvendte bevillinger har været mere eller mindre konstant de sidste 4 år, med 203 anvendte bevillinger i 2012, 200 anvendte bevillinger i 2013 og 210 anvendte bevillinger i Det samlede forbrug udgjorde for perioden 1. januar december 2014 ca. DKK 3 millioner. De anførte bevillinger og det oplyste forbrug inden for de enkelte varegrupper er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet. Det forventede årlige forbrug er således alene et estimat, som ikke er bindende for Kommunen, ligesom antallet af bevillinger vil variere fra år til år. Der gøres opmærksom på, at bevillingshavere har frit leverandørvalg inden for Servicelovens 112. Dette betyder, at bevillingshaver frit kan vælge at handle hos en anden leverandør, end den Kommunen har valgt, dog refunderes maksimalt det beløb, som Kommunen har indgået købsaftale om for det pågældende bevilligede produkt. Der kan således ikke gives garanti for, at alle borgere med en bevilling vil benytte nærværende aftale. Tilbudsgiver er derfor ikke garanteret nogen mindsteomsætning. 2.2 Kontraktperiode Helsingør Kommune ønsker at indgå en 4-årig kontrakt, med mulighed for opsigelse med 6 måneders varsel, dog således at aftalen løber minimum 24 måneder. Kontrakten forventes at træde i kraft den 1. februar Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode ophører kontrakten uden yderligere varsel. Side 4 af 16

18 Helsingør Kommune 3. TILBUDSGIVERS EGNETHED/ UDVÆLGELSESPROCESSEN Helsingør Kommune vil på baggrund af nedenstående dokumentation foretage en egnethedsbedømmelse af hver enkelt Tilbudsgiver, og såfremt den efterspurgte dokumentation mangler, kan Helsingør kommune være forpligtet til at se bort fra tilbuddet. 3.1 Personlige forhold Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter, som dokumentation for Tilbudsgivers personlige forhold: Underskrevet tro- og loveerklæring om, at Tilbudsgiver ikke opfylder nogle af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, jf. skema a Underskrevet tro- og loveerklæring om, at Tilbudsgiver ikke har forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr , jf. skema b Bemærk: Tilbudsgiver skal være godkendt af Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder CPR-numre efter lov om behandling af personoplysninger, jf. persondatalovens 43, med virkning fra den 1. juli Godkendelsen skal senest foreligge på tidspunktet for Rammeaftalens ikrafttræden. Tilbudsgiver er ansvarlig for, at godkendelsen er gældende i hele aftaleperioden. Kommunen kan forlange dokumentation for godkendelsen 3.2 Økonomisk og finansiel kapacitet i form af nøgletal for de sidste 2 år, jf. skema c For så vidt angår det seneste årsregnskab må der ikke være indeholdt et forbehold for forsat drift. For virksomheder, der ikke er underlagt kravet om revisionspligt i henhold til årsregnskabslovens, kan der alternativt fremsendes en revisorattesteret erklæring om virksomhedens økonomiske formåen, der ikke indeholder forbehold for forsat drift. 3.3 Teknisk kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for Tilbudsgivers tekniske egnethed: Referenceliste med referencer for tilsvarende leverancer som den udbudte, jf. beskrivelsen i pkt. 2 for de seneste 3 år. Oplysningerne skal angives ved udfyldelse af skema d. Reference skal som minimum indeholde oplysninger om, at Tilbudsgiver har håndteret en tilsvarende kontrakttype i henhold til Servicelovens 112, med distribution af varer direkte til borgere. Det er således ikke et krav, at man har leveret tilsvarende produkter, men alene et krav at Tilbudsgiver har håndteret borgerbevillinger og forsendelser af varer bevilget i henhold til Serviceloven. Kopi af Tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring inklusive personskade med en dækningssum pr. år på minimum DKK 10 millioner, skal senest fremlægges i forbindelse med kontraktunderskrivelse. Side 5 af 16

19 Helsingør Kommune 3.4 Henvisning til andres ressourcer samt konsortier, jf. skema f (ved konsortier benyttes skema e) En Tilbudsgiver kan basere sig på den økonomiske/finansielle/tekniske formåen hos en anden/andre virksomhed(er), som agtes benyttet i forbindelse med den konkrete opgave. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre over for Helsingør Kommune, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, fx ved at fremlægge erklæring for de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende, jf. skema f støtteerklæring. Såfremt der er tale om et konsortium, skal personen der underskriver tilbuddet have fuldmagt fra de andre deltagere i konsortiet, jf. skema f. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige Tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Helsingør Kommune med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt. Se endvidere for yderligere oplysninger vedr. konsortier på Konkurrencestyrelsens hjemmeside: 4. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser Skema a Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets bestemmelser (art. 45) Skema b Tro og love erklæring vedr. gæld til det offentlige. Skema c Nøgletals skema Skema d Referencer fra tilsvarende opgaver Skema e Såfremt ansøger er et konsortium udfyldes dette skema Skema f Støtteerklæring såfremt ansøger støtter sig til andre Rammeaftale Bilag 1: Kravspecifikation overordnede krav Bilag 2: Kravspecifikation Bilag 3: Tilbudslisten Bilag 4: Yderligere sortimentsliste Bilag 5: Implementeringsplan og tilbudt kompetenceprofil Bilag 6: E-handelssystemet i Helsingør Kommune Bilag 7: Helsingør Kommunes inkontinensprodukter Vedlagt supplerende materiale: ark med spredning Kommunens historiske forbrug, der har relevans ved Tilbudsgivers udfyldelse af Bilag 4 yderligere sortiment, idet vægtningen af de Side 6 af 16

20 Helsingør Kommune tilbudte produkter sker i overensstemmelse med det supplerende materiale. Se Bilag 4 for yderligere vejledning. 4.1 Kontrakten og tilhørende bilag Bilag og eventuelle skemaer skal udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst og vil udgøre en del af tilbuddet, samt indgå i den efterfølgende kontrakt. Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at dokumenterne er besvaret korrekt, idet manglende besvarelse vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, og Helsingør Kommune kan være forpligtet til at se bort fra tilbuddet. Tilbuddet vil dermed ikke indgå i tilbudsevalueringen. I kontrakten er anført de aftalemæssige vilkår, som gælder for udførelsen af aftalen, herunder bl.a. betaling, tidsfrister, misligholdelse og ansvar. Når kontrakten indgås, vil den blive suppleret med, de af Tilbudsgiver afgivne oplysninger, herunder tilbudspriser. Det fremgår af udbudsmaterialet, at Tilbudsgiver skal tilbyde urostomiprodukter, der er kompatible med Helsingør Kommunes nuværende aftaleprodukter på inkontinens/urologi. Tilbudsgiver henvises derfor særligt til Bilag 7, hvoraf Kommunens komplette produktsortiment fremgår. Der kan ikke tages forbehold for kontrakten, hvorfor Tilbudsgiver skal tage højde for kontraktens vilkår i forbindelse med sin tilbudsafgivning. 5. TILBUDSGIVERS FORHOLD Personen, der underskriver og afgiver tilbud, skal Tilbudsgiver være tegningsberettiget til at forpligte Såfremt der er tale om et konsortie, skal personen der underskriver tilbuddet have fuldmagt fra de andre deltagere i konsortiet. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige Tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Helsingør Kommune med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt. 6. KONTAKT INDTIL TILBUDSAFGIVELSE Udbuddet gennemføres via Mercell. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller på telefon: Side 7 af 16

21 Helsingør Kommune Udbudsmaterialet og samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade, vil være tilgængelige i Mercell. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation". Svar fra Helsingør Kommune kan ses under fanen Kommunikation / "Ekstra Info" efter, at Helsingør Kommune har publiceret svar. Alle spørgsmål, der fremsendes senest den 28. september 2015, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for Tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen skal dog ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. Alle dokumenter i tilbuddet skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber. 7. KRAV TIL TILBUD 7.1 Formkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på engelsk. De uploadede dokumenter skal kunne læses i Microsoft Office 2010/ og seneste version af Acrobat Reader, der kører på styresystemet Windows Tilbudsfrist Tilbud kan kun afsendes digitalt via Mercell, og skal - for at være afgivet rettidigt - være modtaget/uploadet senest den: Onsdag den 14. oktober 2015 kl Upload af alt materiale skal være afsluttet inden dette tidspunkt. Side 8 af 16

22 Helsingør Kommune Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, og tilbud modtaget på andre måder end elektronisk gennem Mercell Danmark A/S, vil være at betragte som ikke rettidigt indkommet, og tilbuddet vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet skal opfylde samtlige minimumskrav i det samlede udbudsmateriale, samtidig med at alle forhold og krav i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 7.3 Serviceattest Den vindende Tilbudsgiver skal inden underskrift kunne præsenterer Helsingør Kommune for en serviceattest, der er yngre end 6 måneder i forhold til kontrakttildelingstidspunktet. Helsingør Kommune gør opmærksom på, at der kan være sagsbehandlingstid på op til 14 dage, hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i forhold til at få udfærdiget en serviceattest. 7.4 Vedståelse Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud indtil, endelig kontrakt er underskrevet dog maksimum 6 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb. 7.5 Alternative bud Tilbudsgiveren kan i overensstemmelse med udbudsbekendtgørelsen ikke afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. 7.6 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmateriale og tilbud har karakter af forbehold. Helsingør Kommune er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Helsingør Kommune er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Helsingør Kommune kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. En eventuel kapitalisering af forbehold indregnes i Tilbudsgivers samlede tilbud før prissammenligning. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Side 9 af 16