Samlet oversigt over. Politikker, strategier, retningslinjer og administrationsgrundlag. i Næstved Kommune

Transkript

1 Samlet versigt ver Plitikker, strategier, retningslinjer g administratinsgrundlag i Næstved Kmmune Udarbejdet g fastlagt af MED-Hvedudvalget Næstved Kmmune December 2011 Gældende pr. 1. januar 2012

2 Frrd MED-aftalen, Persnaleplitikken g Arbejdsmiljøplitikken danner udgangspunkt fr alle retningslinjer g administratinsgrundlag gældende fr samtlige ansatte i Næstved Kmmune. Hvem gør hvad? Hvedudvalget: Udarbejder på strategisk niveau plitikker, retningslinjer g eventuelt tilhørende administratinsgrundlag. Plitikker, retningslinjer g administratinsgrundlag på dette niveau gælder fr alle ansatte g er at betragte sm minimumsgrænser fr hvad virksmhederne g ansatte i Næstved Kmmune skal verhlde. Hvedudvalget har ansvaret fr udarbejdelse af SKAL-retningslinjer: SKAL-retningslinjer ( 8 stk. 3) er aftaler m parternes (ledere g medarbejdere) adfærd g frpligtigelser g beskriver måden vi løser tingene på en prcedure. SKAL-retningslinjer er markeret med symblet * i indhldsfrtegnelsen g i titlen. Retningslinjer ( 8 stk. 1 i MEDaftalen) er beslutninger m aftalte rammer, sm sikrer en adfærd i frhld til at realisere en plitik/visin. Derudver kan Hvedudvalget fastlægge verrdnede kanretningslinjer, sm mfatter fr eksempel ansættelse, afskedigelse, rygning m.v. Områdeudvalget: Udarbejder retningslinjer fr det taktiske niveau retningslinjer sm er specifikke fr mrådet g gældende fr hele mrådet. MED-udvalgene skal implementere skal-retningslinjerne gennem specifikke handleplaner. Fagspecifikke kan-retningslinjer udarbejdes på MED-Områdeniveau g afspejler sm udgangspunkt den verrdnede retningslinje målrettet det faglige mråde. Vidste du, at når MED-udvalget har truffet beslutning m en retningslinje, har alle ansatte pligt til at være lyale verfr g frsvare det vedtagne? Virksmhedsudvalg/ Persnalemøder med MED-status: Dette er det peratinelle niveau, sm skal udarbejde handlingsplaner, der knkretiserer de verrdnede retningslinjer. MED-udvalgene skal implementere skal-retningslinjerne gennem specifikke handleplaner. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget December

3 Indhldsfrtegnelse Plitik g Strategier side Arbejdsmiljøplitik 3 Arbejdsmiljøstrategi fr Rekrutteringsstrategi 6 Strategi fr ligestilling 10 Strategi fr fasthldelse af senirers kmpetence 12 Strategi fr lønfrhandling 14 Retningslinjer * Retningslinje fr MED-rganisatinens inddragelse i Persnaleplitikken 18 * Retningslinje fr MED-rganisatinens inddragelse i budgetprcessen 19 * Retningslinje fr ratinaliserings- g mstillingsprjekter (herunder udbud) 22 * Retningslinje fr kmpetenceudvikling 23 * Retningslinje fr sundhedsfremme 25 * Retningslinje fr trivselsmålinger 26 * Retningslinje fr håndtering af sygefravær 27 * Retningslinje fr identificering, frebyggelse g håndtering af stress 29 * Retningslinje fr identificering, frebyggelse g håndtering af vld, trusler m vld, mbning g chikane 32 Retningslinje fr ansættelse 35 Retningslinje fr medarbejderudviklingssamtale (MUS) 36 Retningslinje fr rygning 38 Retningslinje fr brug af alkhl g frebyggelse af misbrug 39 Retningslinje fr gdtgørelse af merudgifter til tjenesterejser g kørsel 40 Retningslinje fr tjenestefrihed 42 Retningslinje fr Næstved Kmmunes brug af tv-vervågning 44 Retningslinje fr beskæftigelse af persner med nedsat erhvervsevne g ledige 45 Retningslinje fr afskedigelse 47 Retningslinje fr anvendelse af jbbank 48 Administratinsgrundlag Administratinsgrundlag fr ansættelse 49 Administratinsgrundlag fr lkal løndannelse 52 Administratinsgrundlag fr håndtering af sygefravær 63 Administratinsgrundlag fr afskedigelse 70 Administratinsgrundlag fr jbbank 72 Administratinsgrundlag fr bevilling af skærmarbejdsbriller 74 Administratinsgrundlag fr gdtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser 75 Administratinsgrundlag fr markering af tjenstlige mærkedage 78 Administratinsgrundlag fr mdtagelse af gaver, rejser g lignende 79 Administratinsgrundlag m ffentlige ansattes ytringsfrihed 80 Inspiratinsmateriale Inspiratinskatalg vedrørende sundhedsfremme 82 Inspiratin til indhld i MUS-samtale 85 Skema til ntering af aftaler ved MUS-samtale 88 * markeringen betyder at det er såkaldte SKAL-retningslinjer, sm kmmunen skal aftale i henhld til de centrale parter, KL g KTO. Læs gså i frrdet m SKAL-retningslinjer 2

4 Arbejdsmiljøplitik Frmål Arbejdsmiljøplitikken er et knstruktivt grundlag fr udmøntningen af arbejdsmiljøet på kmmunens arbejdspladser. Arbejdsmiljøplitikken skal have fkus på at vurdere, evaluere g udvikle arbejdsmiljøarbejdet, så det er effektivt g tilpasset den enkelte arbejdsplads. Det er en fælles pgave fr medarbejdere g ledere i kmmunen at arbejde fr at sikre tryghed, sundhed, sikkerhed, trivsel g udvikling fr kmmunens ansatte. Det er værdifuldt at de ansatte føler sig trygge g at deres trivsel sættes i centrum at alle ansatte plever at der bliver taget hånd m arbejdsmiljøet at ledelsen g medarbejdere i fællesskab inspireres til at skabe et sundt, sikkert g udviklende fysisk g psykisk arbejdsmiljø at frebygge arbejdsbetingede skader, nedslidning g udbrændthed at der er klarhed m rammer g målsætninger fr den enkeltes jb/funktiner, g verensstemmelse mellem krav g ressurcer Derfr vil vi varetage arbejdsmiljøet med udgangspunkt i arbejdsmiljølvgivningen g Næstved Kmmunes MED-aftale være pmærksmme på at skabe en frebyggende g sundhedsfremmende indsats, så antallet af arbejdsulykker, arbejdsbetingede sygdmme g sygefravær betinget af arbejdsmiljøet nedbringes have en særlig pmærksmhed på det psykiske arbejdsmiljø, herunder trivsel g udvikling på arbejdspladsen Derfr skal vi helt knkret frvente at den enkelte medarbejder g leder påtager sig et ansvar fr sig selv g andre g engagerer sig psitivt i frbedringer af arbejdsmiljøet på egen arbejdsplads gøre pmærksm på ethvert frhld, sm er ufrsvarligt, g følge p på det lytte til den kllega, sm gør pmærksm på arbejdsmiljømæssige frhld g følge p på eventuelle prblemer, fr eksempel via sikkerhedsgruppe eller MED-udvalg identificere, frebygge g håndtere prblemer med arbejdsbetinget stress, mbning, chikane g sygefravær frtælle nyansatte m arbejdsmiljøplitikken g vres frventninger til hldninger g adfærd bruge hinandens erfaringer til at frbedre arbejdsmiljøet reducere arbejdsmiljøbelastninger af enhver art gennem systematisk frebyggelse ved at infrmere g dygtiggøre medarbejdere g ledere i arbejdsmiljøarbejdet (arbejdsmiljøuddannelse g MEDuddannelse) med udgangspunkt i arbejdspladsvurderingerne (APV) fretage en årlig priritering af indsatser g udarbejde handlingsplaner, der skal frbedre arbejdsmiljøet. Priritering g handleplaner indberettes til det nærmest MED-udvalg (MED- Virksmhedsudvalg). handlingsplaner fr arbejdsmiljøfrbedringer g frebyggelse indarbejdes i selvfrvaltningsaftaler diskutere på den enkelte arbejdsplads, hvad g hvrdan vi sikrer et gdt arbejdsmiljø, fr eksempel i MED-udvalgene Ansvaret fr et gdt arbejdsmiljø er hs arbejdsgiveren, arbejdslederne g de ansatte. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

5 Arbejdsmiljøstrategi i 2012 Grundlag fr arbejdsmiljøstrategien i Næstved Kmmune er lv m arbejdsmiljø, kmmunens persnale- g arbejdsmiljøplitik samt MED-aftale. Strategien er, at der med plitikker g knkrete retningslinjer gives ramme, retning g mål fr kmmunens arbejdsmiljøarbejde, hvr der skal sættes størst mulig fkus på en praktiv tilgang. Kmmunens fkus på arbejdsmiljømrådet understøtter regeringens strategi fr arbejdsmiljøindsatsen frem til 2020, hvr fkusmråderne er: arbejdsulykker trivsel g psykisk arbejdsmiljø muskel- g skeletbelastninger sygefravær Taktikken i kmmunen er at kmmunens virksmheder sm pejlemærker/målsætninger sætter fkus på: nedbringelse af antallet af arbejdsulykker frbedring af trivsel g psykisk arbejdsmiljø nedbringelse af muskelskeletverbelastninger nedbringelse af sygefraværet Der arbejdes med et frtsat fkus på, at arbejdsmiljømrådet tænkes sammen med kmmunes HR-arbejde g øvrige udviklingsaktiviteter. Kmpetence g pgaveniveau Næstved Kmmune, v/direktinen, er verrdnet ansvarlig fr efterlevelse af Lv m arbejdsmiljø, herunder ansvarlig fr styring g administratin af arbejdsmiljøet i Næstved Kmmune. På vegne af direktinen frvalter Kntret fr Risikstyring, Arbejdsmiljø g HR strategisk kmmunens verrdnet ansvar blandt andet ved, at støtte det tværgående arbejdsmiljøarbejde g ved at understøtte virksmhedernes eget arbejde på mrådet. Det strategiske arbejdsmiljøarbejde er frankret i MED-Hvedudvalget g arbejdsmiljørepræsentanterne i udvalget inddrages i udarbejdelse af arbejdsmiljøstrategi g kmpetenceudvikling i relatin til arbejdsmiljøarbejdet fr hele Næstved Kmmune. Det taktiske arbejdsmiljøarbejde håndteres af de enkelte frvaltninger blandt andet via en frmel dialg med de respektive virksmheder at sikre, at regler, rammer, målsætninger m.v. pfyldes af virksmhederne g i mdsat fald tage handling på det. Det peratinelle arbejdsmiljøarbejde frvaltes af de enkelte virksmheder med arbejdsmiljøgrupper g MED-udvalg sm nøglepersner g med støtte fra frvaltningen g fra de relevante tværgående funktiner. Mål fr kmmunens virksmheder (virksmhed = selvfrvaltende enhed/afdeling/institutin) 1. at 80 % af alle ansatte plever at være tilfreds eller meget tilfreds angående sit jb sm helhed, alt taget i betragtning 2. at 80 % af alle ansatte sjældent eller aldrig/næsten aldrig plever at der er fr lidt tid til de enkelte arbejdspgaver 3. at 80 % af alle ansatte sjældent eller aldrig/næsten aldrig plever at kmme bagud med sit arbejde 4. at virksmhedens måltal fr sygefravær pnås eller gøres bedre 5. at antallet af arbejdsulykker, anmeldt til Arbejdstilsynet, i frhld til 2011 nedbringes 4

6 Tværgående virkemidler til understøttelse af arbejdet med pejlemærker/målsætninger at der sættes fkus på de raske g langtidsfriske g nærvær frem fr fravær at der frtsat er mulighed fr at sammenligne virksmhedernes måltal g faktiske tal fr sygefravær på Kntret fr risikstyring g arbejdsmiljøs hjemmeside at der via temadage sættes fkus på aktuelle arbejdsmiljørelaterede udfrdringer at der frtsat fretages audit af arbejdsmiljøet med blandt andet større fkus på virksmhedernes egenkntrl g synligheden af arbejdsmiljø- g MED-arbejdet at der sættes fkus på arbejdsmiljørelaterede emner ved Kampagner på ERNA g på Kampagne-emner kan fr eksempel være: frisk på jb/langtidsfriske de gde histrier fkus på inddragelse af arbejdsmiljøgruppen ved mbygning/nybygning (kmmunen har en prcedure i relatin til bæredygtigt byggeri: f/naestved%20- retningslinjer.pdf) trivsel g psykisk arbejdsmiljø indsats fr frebyggelse af arbejdsulykker m.m. at arbejdsmiljøknsulenterne kan deltage fr sparring g vejledning fr eksempel i frhld til arbejdsmiljø- g MED-rganisatinen, efterlevelse af retningslinjer, dagsrdener, udarbejdelse af årshjul m.v. på møder i MED-Virksmhedsudvalgene/ Persnale-møder med MED-status at der frtsat er fkus på trivsel g psykisk arbejdsmiljø at der videndeles m Arbejdstilsynets vejledninger g påbud i rganisatinen. Prcedure fr infrmatinsgange i rganisatinen skal være synlig (se > Arbejdsmiljø > Reaktiner fra Arbejdstilsynet > Prcedure ved påbud) at der frtsættes fkus på prcedure fr frebyggelse af arbejdsulykker (gså sm kampagne). Fr eksempel er der fkus på nyansattes intrduktin g instruktin g videndeling vedrørende frflytningsinstruktiner på Ældre- g Handicap&Psykiatri-mrådet at kmmunen åbner fr mulighed fr sparring g synlighed fr alle ansatte vedrørende handlingsplaner i arbejdet med arbejdspladsvurdering i det elektrniske system, SafetyNet Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

7 Rekrutteringsstrategi Vi ved, at vi kmmer til at mangle hænder g hjerner i Næstved Kmmune i løbet af få år det illustrerer tal ver alderssammensætningen i persnalet med al tydelighed. Det er derfr strengt nødvendigt at have skarpt fkus på, hvrdan vi sikrer tilstrækkeligt med arbejdskraft til at løse de mange kmmunale pgaver. Derudver kæmper den ffentlige sektr med et imageprblem, i det den har et dårligt mdømme sm arbejdsplads set i frhld til den private sektr, især blandt unge. Det billede er misvisende, da den ffentlige sektr har flere gder i frm af verenskmstaftaler, barselsrlv, MED system, sm ikke er en selvfølge i det private. Det giver muligheder fr faglig udvikling, gde arbejdsvilkår g en vis frm fr tryghed g jbsikkerhed i ansættelsen. Det er vi nødt til at spille på fr at kunne brande s sm en attraktiv arbejdsplads g matche udfrdringen. Udfrdringen Næstved Kmmune vil inden fr de næste fem til ti år mærke et markant rekrutteringsbehv - 22 % af medarbejdere har mulighed fr at gå på pensin, g det gælder fr strt set alle faggrupper g ledere. I 2006 var ledigheden rekrd lav g jbannncer tppede - der var mangel på arbejdskraft, g denne situatinen vurderes at kmme igen efter finanskrisen. Derfr bliver vi i Næstved Kmmune nødt til at sætte ind i den fremtidige kamp m at tiltrække g fasthlde dygtige medarbejdere gennem målrettede indsatser. Det gøres ved at synliggøre de mange muligheder g frdele, der er ved at arbejde i lige præcis vres kmmune. Indsatsen Rekrutteringsstrategien er bygget p mkring tre indsatsmråder: 1. Unge (studerende g nyuddannede) 2. Senirer 3. Ledere Unge: Der er på nuværende tidspunkt en skæv frdeling i frhld til alderssammensætningen i Næstved Kmmune, derfr skal rekrutteringen af nyuddannede g studerende medvirke til at sikre mangfldighed i alderssammensætningen. Vi ved, at det især er de unge, der hurtigt skifter jb. Studerende g nyuddannede bør i højere grad tænkes ind i pgaveløsninger g på de enkelte fagmråder, i det de tilfører både pgaveløsninger g rganisatinen en ny viden, g samtidig fungerer sm udstillingsvindue fr kmmunen sm attraktiv arbejdsplads. Derfr skal der arbejdes bevidst med at målrette jbs til studerende. Senirer: Det er nødvendigt at sikre, at denne gruppe medarbejdere har lyst til at blive længere på arbejdspladsen. Senirers specialviden g erfaring kan inddrages i trainee-frløb, talentudviklingsfrløb eller i mentrjbs. Individuelle løsninger i frhld til arbejdstid, videreuddannelses-muligheder kan gså være et redskab til fasthldelse g rekruttering. Ledere: Mange af Næstved Kmmunes ledere vil have mulighed fr at gå på pensin inden fr de næste fem til ti år. Fkus på unge kvalificerede ledere er derfr en frudsætning fr, at vi gså på sigt har dygtige ledere i rganisatinen. Vi kan dels være pmærksmme på ledertalenter i rganisatinen, 6

8 håndplukke g videreudvikle disse g rekruttere målrettet efter yngre ledere. Et andet aspekt af ledelse er ligestilling selvm kvinder udgør langt hvedparten af medarbejderne, er der langt mellem de kvindelige ledere, særligt på tppsterne. Næstved Kmmune skal bidrage til at skabe bedre kønsmæssig balance på alle lederpster i kmmunen. Der gøres en særlig indsats fr at rekruttere flere kvinder til lederstillinger, især på afdelingschef- g direktørniveau med udgangspunkt i ligestillingsministeriets Charter fr flere kvinder i ledelse, sm Næstved Kmmune tilslutter sig. Fr at sikre en bæredygtig alderssammensætning blandt de ansatte i Næstved Kmmune, skal vi gøre s synlige g attraktive verfr netp disse tre grupper, når vi skal rekruttere nye medarbejdere. Derfr skal kmmunikatinen mkring kmmunen g dens jbmuligheder kmmunikeres på en anden g mere målrettet måde, der er tilpasset netp disse grupper. Andre indsatsmråder, sm det kan være nødvendigt at fkusere på afhængigt af fagmråde, er: Specialister: Næstved Kmmune er ikke en universitetsby, g derfr er der ikke et naturligt flw fra faglige ACuddannelsesmiljøer til ansættelse i Næstved Kmmune. En bevidsthed i rekrutteringen m at et fagligt miljø tiltrækker højtuddannede specialister kan være afgørende fr at få fat på de knappe ressurcer. Mænd i kvindefag : Der er 77 % kvindelige ansatte i Næstved Kmmune jf. bilag 1, g derfr er der et stærkt behv fr at få mænd til at søge stillinger i kmmunen. Mænd i kvindefag giver øget status til fagmrådet, g sprgbrug sm sprtspædagg, værksteds-pædagg vil tiltrække mandlige ansøgere (jf. Center fr ligestillings-frskning RUC). Indvandrere g udlændinge: Kmmunen bør afspejle det mgivende samfund, g bør samtidig leve p til et samfundsansvar i frhld til integratin af brgere med anden etnisk baggrund end dansk. En målrettet indsats Erfaringer med rekruttering viser, at vaner g frdmme er den største udfrdring i en rekruttering. Rekrutteringsudfrdringen i fremtiden er så str, at vi er nødt til at tænke anderledes, bryde vanetænkningen g dermed skabe plads til nytænkning g have md til at kigge på g ændre vres kultur, arbejdsgange g pgaveløsning. Næstved Kmmunens rekrutteringsstrategi skal være et redskab til at målrette indsatsen på de enkelte fagmråder g samtidig se på rganisatinen med nye øjne. Rekrutteringsstrategien frdrer en ttrins indsats, hvr vi: 1. Identificerer vres rekrutteringsparametre; hvad er det, vi vil g hvad er det, vi kan g vil være kendte fr i Næstved Kmmune? Hvr vil vi med andre rd gå i frnt i kampen m arbejdskraften? 2. Krtlægger vres knkrete behv g rekrutteringsudfrdring fr de enkelte fagmråder; hvem er det, kmmunen kmmer til at mangle? Der udarbejdes herefter specifikke rekrutteringsplaner i frhld til det knkrete behv på fagmrådet. HR-udvikling har en central rlle sammen med de enkelte frvaltninger g virksmheder i arbejdet med dels de 3 tværgående rekrutteringsindsatser: unge, senirer g ledere, dels identificering af eventuelle andre g fagspecifikke behv. Frmålet er at få frmuleret knkrete handleplaner fr rekruttering g fasthldelse af de medarbejdere/medarbejdergrupper, der er behv fr i den aktuelle virksmhed. Strategien frventes derfr udmøntet sektrvis. Det betyder, at de enkelte 7

9 fagmråder skal tænke deres rekrutteringsbehv i frhld til de nævnte indsatsmråder g dermed klarlægge, hvrdan de bedst tiltrækker disse grupper inden fr hver af de faggrupper, de måtte mangle. Det kan fr eksempel være at målrette stillingspslag, udarbejde særlige rekrutteringskampagner på fx uddannelsesinstitutiner, tænke kmmunikatin i frhld til specifikke målgrupper (fx gennem sciale medier). På baggrund af de krtlagte knkrete behv g rekrutterings-udfrdringer fr de enkelte fagmråder, udarbejdes der handlingsplaner. HR-udvikling vil agere sparringspartner i arbejdet med de knkrete handlingsplaner på de enkelte fagmråder. HR-udvikling tager således initiativ til, at rekrutteringsstrategien drøftes i de respektive ledelsesfra. Udvikling af Næstved Kmmune sm arbejdsplads Hvis det skal lykkes Næstved Kmmune at rekruttere g fasthlde de ønskede medarbejdere, er det nødvendigt at have fkus på tiltag g prcedurer, der er med til at prfilere kmmunen sm arbejdsplads. Prcedurerne skal samtidig være med til at få nye medarbejdere gdt i gang, etablere nye samarbejder g pdyrke nyt rekrutteringsland. Derfr skal vi have fkus på disse pmærksmhedspunkter: Samarbejde med diverse uddannelsesinstitutiner Praktikrdninger Etablering af studiejbs Ansættelsesprcedurer Intr-frløb fr nyansatte Fkus på nyansatte med henblik på fasthldelse i minimum t år Det tilstræbes at tilbyde elever ansættelse efter endt uddannelse Mentrrdninger Mulighed fr jbrtatin Tænke på tværs af/udver traditinelle faggrænser Ambassadør-rller medarbejdere, der aktivt prfilerer kmmunen i deres netværk Fasthldelsessamtaler bl.a. sm en del af MUS Fratrædelsessamtaler Kmmunen sm arbejdsplads Snus til det ffentlige; prøv at arbejde et par dage i Næstved Kmmune Praktikrdninger allerede i ungdmsuddannelserne Åbent hus arrangementer Samarbejde med studerende, der skal skrive eksamenspgave Udfrme idéplæg til eksamensg bachelrpgaver Individuelle løsninger; fx persnlige selvfrvaltningsaftaler : Muligheden fr at den enkelte medarbejder får sin egen selvfrvaltningsaftale. Selvfrvaltningsaftalen kan indehlde helt basale vilkår (løn, arbejdstid, hjemmearbejdsdage), g suppleres med individuelle ønsker sm netp skal tage sit udgangspunkt i den enkelte (længere ferier, flere dage til at passe syge børn, samle arbejdstimer på 4 dage, pasning af syge gamle, bedstefrældredage, velgørenhedsdage med scialt aspekt sv.) Derudver kunne ønsker m efter- g videreuddannelse gså være en del af en sådan aftale. Fkus på den gde arbejdsplads Næstved Kmmune har allerede flere knkrete tiltag, der kan bruges i prfileringsøjemed, g sm understøtter indsats-mråderne g Næstved Kmmune sm en attraktiv arbejdsplads. Kmmunens fkus på ledelse Lederakademi Talentudvikling Ledercaching Tværfaglige ledernetværk Kmmunens fkus på uddannelse g kmpetenceudvikling Partnerskabsaftaler med uddannelsessteder Lederakademi Talentudvikling MED-uddannelser 8

10 HR-udviklingspuljen: midler til kmpetenceudvikling g uddannelse af medarbejdere Kmmunens fkus på trivsel på arbejdspladsen Trivselshtline g HR Trivselshtline g sundhed Persnaleplitik MED-rganisatin Arbejdsmiljøplitik Kmmunens fkus på faglig prfilering Skler Daginstitutiner Ældremrådet Prcesplan Den verrdnede strategi er vedtaget g drøftet i Direktinen MED-Hvedudvalg Øknmiudvalg Byråd Strategien g rekrutterings-situatinen drøftes årligt i MED-rganisatinen: først i MED-Område- g derefter i MED- Hvedudvalget. Evaluering Hvert andet år udarbejdes der nyt prgnsemateriale, der skal ses i sammenhæng med beskæftigelses-regin Østdanmarks analyser. Strategien skal evalueres frvaltningsvis på følgende måde: 1. Hvrdan er der arbejdet med at msætte strategien i frhld til frvaltningens rekruttering? i frhld til handleplanerne? 2. Hvr mange er der ansat inden fr hvert af de tre indsatsmråder, g hvad var målsætningen? 3. Er der mråder, der har særlige udfrdringer i frhld til rekruttering, g hvrdan takles disse? 4. Hvilke pmærksmhedspunkter har der været særligt fkus på? Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

11 Strategi fr ligestilling Frmål Næstved Kmmunes persnaleplitik i frhld til ligestilling skal bidrage til, at der sikres stadig mere lige muligheder fr ansatte i Næstved Kmmune. Ligestilling skal persnaleplitisk fremme en alsidig sammensætning g udvikling af medarbejdere med henblik på at udvikle kvaliteten i arbejdet. Værdier Næstved Kmmunes persnaleplitik bygger på 4 værdier, herunder værdien Respekt. Om den grundlæggende Respekt, hedder det i persnaleplitikken blandt andet: Vres grundhldning er, at vi møder hinanden med respekt både fagligt g persnligt Det er grundlæggende, at vi respekterer andre kllegers synspunkter, baggrunde g måde at gribe tingene an på. Det betyder, at vi skal være gde klleger uanset hldninger til plitik, persnlige værdier g verbevisninger. Det skal vi, frdi vi bygger på mangfldighed g anerkender hinanden sm klleger g mennesker. Alle er ligestillet, uanset køn, alder, religin, etnicitet, hudfarve, seksuel rientering eller lignende. Begreber sm mangfldighed, respekt, anerkendelse g at se det bedste i hinanden er grundlaget fr at se g frstå ligestilling i Næstved Kmmune. Næstved Kmmune accepterer ikke diskriminatin g negativ frskelsbehandling af ngen art. Det gælder i frhld til køn, men det gælder gså i frhld til alder, etnisk baggrund, sprg, handicap, religin, plitisk eller anden anskuelse. Der skal sikres en persnalesammensætning, der afspejler lkalsamfundet - kønsmæssigt, etnisk, aldersmæssigt m.v. Knkrete indsatsmråder Ligestilling er mere end frmel ligestilling. Ligestilling skal kmme til udtryk i alle virksmheders g arbejdspladsers dagligdag. Det er derfr afgørende, at det enkelte MED-udvalg drøfter g sikrer efterlevelse af det grundlæggende værdigrundlag: At bygge på respekt g ligeværd, at anerkende hinanden g at se mangfldighed sm en ressurce. At lade ligestilling kmme til udtryk i det daglige arbejde betyder blandt andet, at der ikke sker negativ frskelsbehandling af medarbejdere eller ansøgere ved ansættelse, frfremmelse, frflyttelse, efteruddannelse/kmpetenceudvikling, rlv, afskedigelse, løn- g ansættelsesvilkår m.v. Næstved Kmmune arbejder derfr aktivt fr, at der kønsmæssigt bliver lige løn fr ligeværdigt arbejde. Det betyder blandt andet, at Næstved Kmmune ønsker, at der så vidt er sammenlignelige løn- g ansættelsesvilkår fr sammenlignelige funktiner. Det betyder, at løn- g ansættelsesvilkårene inden fr fr eksempel servicefagene bør udvikles. Udviklingssamtaler er afgørende i sikringen af lige g rige muligheder fr udvikling. Der er derfr ret til en udviklingssamtale, når en medarbejder kvinde eller mand vender tilbage efter endt rlv, hvad enten der er tale m barselsrlv, plejerlv eller anden rlvsfrm. 10

12 Ligestilling betyder ikke, at man kan fravige kravet m at ansætte de bedst kvalificerede ansøgere ved at se brt fra de nødvendige kvalifikatinskrav. Ligestilling betyder ikke, at der sikret en særlig frtrinsret til særlige grupper. Ligestilling betyder, at Næstved Kmmune aktivt arbejder med de grundvilkår, der gør, at den enkelte medarbejder får lige muligheder fr udfldelse i sit arbejdsliv. Knkret frventes det af virksmhederne i frbindelse med ansættelser, at ansættelsesudvalgets sammensætning virker fremmende fr ligestilling i frhld til køn, alder, etnicitet m.v. Det er endvidere afgørende, at ansættelsesudvalgene sikrer, at stillingspslag udfrmes, så det er synligt, at mangfldighed er en ressurce på kmmunens arbejdspladser. Begge køn skal så vidt muligt være repræsenteret inden fr alle sektrer g arbejdsmråder, lederniveauer m.v. Næstved Kmmuner arbejder fr at der skal rekrutteres g uddannes flere persner med anden etnisk baggrund. Næstved Kmmune arbejder fr at sikre mænd g kvinder lige rammer g vilkår fr at kmme i psitin til lederstillinger. Der skal arbejdes fr en frhldsmæssig andel af kvinder i leder- g chefstillinger - ikke mindst på arbejdspladser, hvr hvedparten af de ansatte er af det ene køn. I frbindelse med lederuddannelse g ledertalentudvikling sikres hensyn til kønsmæssig ligestilling, men der skal samtidig aftales rammer, der sikrer, at medarbejdere med anden etnisk baggrund indgår i sådanne kmmunale prgrammer g udviklingsaktiviteter. Det er et lederansvar at handle tjenstligt, hvis en ansat plever diskriminatin g negativ frskelsbehandling fra en eller flere klleger. Det er gså et lederansvar at sikre mulighed fr støtte til den ansatte fra fr eksempel Trivselshtline, hvis den ansatte er blevet ringeagtet eller mtalt/tiltalt nedladende på grund af køn, alder, religin, etnicitet, hudfarve, seksuel rientering m.v. uanset m den diskriminerende adfærd er sket fra en kllega eller en persn uden fr den kmmunale rganisatin. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

13 Strategi fr fasthldelse af senirers kmpetence Frmål Næstved Kmmune har sm mål at være en gd g attraktiv arbejdsplads. Persnaleplitikken indebærer, at alle medarbejdere har ret g pligt til at udvikle sig i et helt arbejdsliv. Senirplitikken er en central del af persnaleplitikken i Næstved Kmmune. Den har sm mål at fasthlde g udvikle senirmedarbejderne, så de frbliver værdsat fr deres viden g erfaring. Senirplitikken skal være med til at skabe en arbejdsplads, hvr senirerne har lyst til at blive g hvr Næstved Kmmune har ekstra glæde af, at de bliver længere. Derved frbliver de et aktiv fr kmmunen g en kvalificeret g efterspurgt arbejdskraft i hele arbejdslivet. Senirplitikken skal ligeledes være med til at frberede vergangen til pensinisttilværelsen fr de medarbejdere, der måtte ønske at trappe ned eller frlade arbejdsmarkedet. Målsætninger - persnaleplitikkens værdier implementeret i senirplitikken: Persnaleplitikkens 4 værdier er respekt, prfessinalisme, dialg g ansvarlighed. Næstved Kmmune mener: at senirernes viden, erfaring g arbejdsindsats er nødvendig g værdifuld fr rganisatinen. Senirplitikken skal bane vejen fr, at disse kmpetencer fasthldes g videregives at senirplitikken handler m persnlig g faglig udvikling Medarbejdere, der dygtiggør sig hele arbejdslivet er generelt mtiverede g engagerede medarbejdere, sm har større lyst til at blive på arbejdsmarkedet, frdi de ved, at de er værdifulde g bliver respekteret at senirplitikken kun viser sit værd, hvis man lkalt på de enkelte arbejdspladser viser sig i stand til at efterleve plitikkens intentiner i praksis g videreudvikler plitikken, så den passer til den enkelte arbejdsplads at senirplitikken skal indgå sm en naturlig del af den enkelte medarbejders karriereplanlægning g livsfrløb. Drøftelser af planerne vil naturligt ske i frbindelse med udviklingssamtalen at senirplitikken skal være med til at fremme en kultur, hvr det er naturligt g acceptabelt at gå fra et niveau til et andet eller få ændret jbindhldet i det nuværende jb at en seniraftale skal være til frdel både fr medarbejderen g fr kmmunen at det er vigtigt med en gd afslutning af arbejdsfrhldet, når medarbejderen vælger at gå på efterløn g/eller pensin kun på den måde bliver de gde ambassadører fr Næstved Kmmune. Rammer fr knkrete individuelle senirrdninger: Grundlaget fr indgåelse af de knkrete individuelle senirrdninger er rammeaftalerne mellem Kmmunernes Landsfrening g henhldsvis Kmmunale Tjenestemænd g Overenskmstansatte g Sundhedskartellet m senirplitik. Næstved Kmmune har jfr. venstående rammeaftale besluttet 12

14 følgende kriterier fr indgåelse af senirstillinger: kan prettes efter 15 års ansættelse ved Næstved Kmmune kan prettes med virkning fra det fyldte 55. år prettes fr minimum 1 år prettes fr maksimalt 5 år. I særlige tilfælde kan Persnalechefen meddele dispensatin i frhld til kravet m 15 års ansættelse. Senirpulje: Med henblik på at øge den senirplitiske indsats afsætter Næstved Kmmune en senirpulje i budgettet. Senirpuljen kan blandt andet anvendes til finansiering af pensinsdifferencen: i de tilfælde, hvr lønnen i senirstillingen er lavere end i den hidtidige stilling hvis vergang til en senirstilling indebærer en nedsættelse af den fr stillingen i øvrigt gældende fuldtidsarbejdstidsnrm. Såfremt der i enkelte særlige tilfælde aftales fratrædelsesrdninger kan senirpuljen eventuelt gså anvendes til finansiering af ydelserne i fratrædelsesrdningen. Senirstillinger udgiftsneutrale: Senirstillinger behøver ikke nødvendigvis at medføre øgede udgifter. På de enkelte arbejdspladser vil der være flere muligheder fr at tilrettelægge arbejdssituatinen, således at senirer tilskyndes til at frblive på arbejdspladsen. Senirstillinger kan blandt andet gså udfrmes ved en mlægning af arbejdstiden g/eller pgavesammensætningen. De senirplitiske tiltag bør drøftes på den enkelte arbejdsplads i MED- Virksmhedsudvalget. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

15 Strategi fr lønfrhandling Strategien fr lønfrhandlinger skal understøtte pfyldelsen af verrdnede plitikker g mål i de knkrete faglige mråder i kmmunen, g den skal samtidig understøtte g synliggøre kmmunens persnaleplitik. Målsætning Den verrdnede ramme er, at strategien: bygger på g respekterer aftalesystemet g aftaleretten. Der er således tale m en ret g en pligt til i dialg med rganisatinerne at definere knkrete funktiner, kvalifikatiner g resultater, sm indgår i lkalt aftalt løndannelse. fremmer rekruttering g fasthldelse af velkvalificerede g mtiverede medarbejdere. fremmer fleksibilitet g mstillingsmuligheder på den enkelte arbejdsplads g i frhld til hele rganisatinen. fremmer pnåelse af resultater fremmer g understøtter rganisatriske mål videreudvikler g fasthlder medarbejdernes vilje g evne til at yde ptimal indsats ver fr brgere g andre samarbejdsparter. fremmer g understøtter medarbejdernes udviklingsmuligheder g mstillingsparathed g lyst til efter- g videreuddannelse g dygtiggørelse. Strategien er en verrdnet strategi med plads til lkal frskellighed. Det frventes, at hvert MED-udvalg msætter de verrdnede mål til mere specifikke målsætninger. En målsætning m at fremme medarbejdernes udviklingsmuligheder g mstillingsparathed kan se frskellig ud, afhængig af hvilket mråde, der tales m. På en række mråder kan det være hensigtsmæssigt g relevant at decentralisere denne msætning yderligere, så det bliver det lkale MEDudvalg, der knkretiserer målsætningerne. Udvikling Lkal løndannelse er præget af en række udviklingstendenser: brgere g brugere stiller flere g større krav til den ffentlige sektr. Denne tendens understøttes af statslige initiativer sm kvalitetsrefrm, servicedeklaratiner, bindende cirkulærer, regler g bruger- g brgerbestyrelser m.v. nye g mere kmplekse behv hs brgere, sm medfører behv fr nye kmpetencer g ny viden hs de kmmunale medarbejdere. decentralisering g selvfrvaltning sm gennemgående frvaltningsprincip med deraf følgende nye ledelses-, styre- g administratinsfrmer f.eks. via virksmhedsplaner, selvfrvaltningsaftaler, kvalitetsaftaler, anvendelse af udbud g licitatin m.v. det begrænsede rekrutteringsgrundlag fr det kmmunale persnale betyder, at Næstved Kmmune skal fremstå g virke sm en attraktiv arbejdsplads fr unge mennesker, men gså udvikle kvalifikatiner hs de nuværende medarbejdere. Tendenserne betyder, at Næstved Kmmunes lønstrategi g persnaleplitik skal balancere t frhld: en bestandig udvikling af pgaveløsningen g rganisatinen. en bestandig udvikling af den enkelte medarbejder g grupper af medarbejdere. Tendenserne betyder samtidig, at Næstved Kmmune har et lønsystem, sm understøtter g synliggør nødvendigheden af denne balance. 14

16 Kun gennem et åbent g synligt lønsystem bygget på aftaleretten, kan der ske et samarbejde mellem Næstved Kmmune sm arbejdsgiver g repræsentanterne fr medarbejderne, hvr der i gensidig interesse sikres, at pgaveløsningen bestandig er af høj kvalitet, g at medarbejderne løbende udvikles i g med jbbet. Kmpetence Direktinen g persnalechefen har kmpetencen g ansvaret fr gennemførelsen af Strategien fr lønfrhandling g sikrer dens gennemførelse i de decentrale virksmheder, sikrer helhed g tværgående hensyn g afklarer eventuelle decentrale tvivlsspørgsmål. Kmpetencen til at aftale decentrale lønelementer placeres dér, hvr der er mulighed fr at gennemføre en kvalitativ drøftelse af stillingsfunktiner g fretage en egentlig vurdering af persnlige kvalifikatiner. Kmpetencen decentraliseres derfr til den enkelte virksmhedsleder. Den knkretiserede lønstrategi kan indarbejdes i den enkelte virksmhedsplan, hvr den understøtter verrdnede målsætninger g handleplaner i virksmheden. Løn- g ansættelsesfrhld fr persnale ansat under administratinens selvfrvaltningsmråder (hvedknt 6) er kmmunaldirektørens/direktinens ansvar, idet der bør sikres enhed, helhed g tværgående hensyn på tværs af frvaltningsmråderne. Tilsvarende er det den enkelte frvaltningsdirektørs ansvar at sikre enhed, helhed g tværgående hensyn inden fr direktørens verrdnede ansvarsmråder. Direktinen har ansvaret, når der frhandles løn fr funktiner g kvalifikatiner, sm har en tværgående karakter. Persnaleafdelingen rådgiver g bistår ved frberedelse g gennemførelse af lønfrhandlingerne, herunder verhldelse af frhandlingsfrmaliteter. Når Persnaleafdelingen er inddraget, sikrer persnaleknsulenten, at der er frnøden beskrivelse af phørs- g psigelsesbestemmelser i den enkelte aftale. Persnaleafdelingen har intet ansvar fr frhandlingsresultater, frhandlingsfrløb m.v. i tilfælde, hvr afdelingen ikke har været inddraget. I sådanne tilfælde har den enkelte virksmhed g dennes leder ansvaret. Lønmdel KTO-mdellen består af følgende elementer: Grundløn er aftalt mellem de centrale aftale- g verenskmstparter fr den enkelte stillingsgruppe eller en flerhed af stillingsgrupper. Grundlønnen dækker de funktiner, man er i stand til at varetage, når man er nyuddannet/eventuelt nyansat. Funktinsløn ydes ud ver grundlønnen. Funktinsløn baseres på de funktiner (arbejds- g ansvarsmråde), der er knyttet til den enkelte stilling, sm medarbejderen varetager (jbvurdering). Funktinerne skal være særlige funktiner, der ligger ud ver de funktiner, der frudsættes varetaget fr gruppens grundløn. Funktinsløn kan aftales på virksmhedsniveau. Funktinsløn kan anvendes til persnalegrupper g enkelte medarbejdere. Kvalifikatinsløn ydes ud ver grundløn g en eventuel funktinsløn. Kvalifikatinsløn baseres på den enkelte medarbejders kvalifikatiner (persnvurdering). 15

17 Kriterierne fr kvalifikatinerne tager udgangspunkt i bjektive frhld, eksempelvis uddannelse g erfaring. Kvalifikatinsløn kan aftales på virksmhedsniveau. Kvalifikatinsløn kan anvendes til persnalegrupper g enkelte medarbejdere. Resultatløn baseres på pfyldelse af bestemte målelige eller knstaterbare resultater af enten kvantitativ eller kvalitativ karakter, g udmøntes på en i frvejen aftalt g kendt måde i frhld til virksmhedens målsætninger g/eller resultater. Resultatløn aftales på virksmhedsniveau. Resultatløn kan anvendes til persnalegrupper, ledere g enkelte medarbejdere. Persnaleafdelingen skal medvirke ved frhandlingen g indgåelsen af resultatlønsaftaler. Aftaler m lkal løndannelse fr Sundhedskartellets mråde bygger på tildeling af tillæg fr arbejds- g ansvarsmråde, der er knyttet til den enkelte stilling eller fr den enkelte ansattes kvalifikatiner g kmpetencer. Der kan indgås frhåndsaftaler/aftales retningslinjer, hvri kriterierne g frmen fr lønændringerne er fastlagt. Aftalerne udmøntes på det tidspunkt, hvr én eller flere medarbejdere pfylder de aftalte kriterier. Frhåndsaftaler kan anvendes til at synliggøre g tydeliggøre strategier g udviklingslinjer fr et givet mråde. En frhåndsaftale indebærer, at der indbygges en autmatik i den lkale løndannelse. Frhåndsaftaler m funktinsløn indebærer, at der i frhld til den enkelte stillingsgruppe aftales løn fr f. eks. pasning af handicappede børn eller fr funktin sm praktikvejleder/ praktikansvarlig. Frhåndsaftaler m kvalifikatinsløn indebærer, at der ydes tillæg til lønnen, når f. eks. bestemte uddannelser er gennemført. I frbindelse med indgåelse af frhåndsaftaler skal der være bevidsthed m, at sådanne aftaler frbruger af virksmhedernes råderum til lkale lønfrhandlinger. Frhåndsaftaler kan dg være hensigtsmæssige, hvr det frenkler det administrative arbejde med lønfrhandlinger, men betyder samtidig en autmatik i lønudviklingen, så længe aftalen løber. Persnaleafdelingen skal medvirke ved frhandlingen g indgåelsen af frhåndsaftaler. Lønplitisk drøftelse Næstved Kmmune fremlægger sin verrdnede lønstrategi med henblik på en årlig drøftelse i MED-Hvedudvalget. Sm led i de årlige lønfrhandlinger føres endvidere lønplitiske drøftelser med de enkelte rganisatiner. Frhandlinger g prcedure Næstved Kmmune indkalder til møde med de lkale repræsentanter fr rganisatinerne med henblik på at indgå en aftale m tidsfrister g regler fr de lkale frhandlinger. Der frhandles sm udgangspunkt en gang årligt, medmindre andet aftales lkalt. Hvis ingen af parterne fremsætter krav m frhandling, tages ikke initiativ til afhldelse af en frhandling. Gennemførelse af knkrete frhandlinger Når de verrdnede prceduredrøftelser er gennemført, starter den egentlige frhandlingsprces med rganisatinerne. Her er virksmhedslederne tillagt kmpetence til at gennemføre frhandlingerne. 16

18 Frhandlingerne tager udgangspunkt i: Virksmhedens mål- g resultatmråder. Medarbejdernes funktiner g stillingsindhld. Medarbejdernes kvalifikatiner, herunder resultater g målpfyldelse. Aftaler gennem enighed Lkal løndannelse bygger på aftaler. Kun gennem gensidige frpligtende aftaler, kan der udmøntes løn. Ingen af parterne - ej heller ledelsen - kan diktere en løndannelse. Når der skal pnås aftaler i enighed, bliver begreber sm frhandlinger g prces vigtige. Fr både ledere g rganisatiner/tillidsrepræsentanter er det derfr vigtigt at kunne etablere, fasthlde g gennemføre prcesser, der bygger på gensidig ret g pligt, gensidig tillid, åbenhed i samarbejdsfrmer g ærlighed. Hvis frhandlingerne bygger på sådanne principper, vil lønaftaler ikke alene være retlig bindende, men vil gså medføre en gensidig ansvarlighed. Aftalernes indhld Aftaler m lkal løndannelse bør bygge på kriterier fr funktins- g kvalifikatinsløn, sm er: Enkle. Gennemskuelige. Fremadrettede. Både lederen g rganisatinen/ tillidsrepræsentanten har en interesse i enkle g gennemskuelige kriterier. Begge aftaleparter skal stå til regnskab i frhld til de medarbejdere, aftalen drejer sig m. Det enkle g det gennemskuelige synliggør, at løndannelsen ikke er vilkårlig. at lønaftalerne hviler på et sagligt grundlag. I frberedelsen af frhandlingen skal man gøre sig knkrete vervejelser m: Hvilke funktiner g hvilken funktinsudvikling kan i særlig grad understøtte målpfyldelsen? Hvilke kvalifikatiner g hvilken kvalifikatinsudvikling kan i særlig grad understøtte målpfyldelsen? Afslutning Næstved Kmmune frventer, at lønfrhandlingerne afsluttes lkalt i virksmhederne, idet lkal løndannelse frudsætter lkale løsninger på lkale prblemer. Derved undgås anvendelse af tvistsystemet. Læs gså administratinsgrundlag fr lkal løndannelse. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

19 * Retningslinje fr MED-rganisatinens inddragelse i Persnaleplitikken Frmål Alle ansatte skal pleve g medvirke til et fagligt, sundt g udviklende arbejdsliv. Medarbejdere g ledere skal i samarbejde drøfte persnaleplitikken fr Næstved Kmmunen. Handling MED-aftalens 8, stk. 3, pkt. 2 beskriver følgende m prceduren: Decentraliseringen af ansvar g kmpetence til den enkelte virksmhed/afdeling skal mdsvares af mål g generelle retningslinjer fastlagt centralt. Den centralt vedtagne persnaleplitik skal udmøntes indenfr hvert MED-Områdeudvalg g lkalt på det enkelte MED-Virksmhedsudvalg, dg således at disse udmøntninger altid skal ligge inden fr rammerne af den verrdnede kmmunale persnaleplitik. Hvedmålene fr persnaleplitikken er identiske med MED-aftalens frmål (MED-aftalens 2). Evaluering af Persnaleplitik Persnaleplitikken i Næstved Kmmune må aldrig blive statisk g skal tages p til drøftelse med henblik på evaluering g revurdering gså i frhld til tendenser i tiden g andre samfundsfrhld. MED-Organisatinen skal inddrages, når der skal ske en evaluering g revurdering af Persnaleplitikken. Inddragelsen vil naturligt have sit udgangspunkt i MED-Hvedudvalget, men det er vigtigt at MED- Organisatinen inddrages på alle niveauer, således at alle ansatte g MED-udvalg føler samhørighed g hele kmmunen g alle ansatte pfatter sig sm en helhed. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

20 * Retningslinje fr MED-rganisatinens inddragelse i budgetprceduren Frmål MED-rganisatinen bliver inddraget i budgetprcessen. Det gælder både i frhld til at blive infrmeret, g blive hørt i de frskellige faser af budgetlægningen. MED-aftalens 8, stk. 3, pkt. 1 freskriver følgende m budgetmedinddragelsen: MED-udvalget skal aftale prcedureretningslinjer fr: Budgettets knsekvenser fr arbejdsg persnalefrhld Ved MED-udvalgenes behandling af budget g kntraktfrslag skal disse freligge i så gd tid g i en sådan frm at medarbejderrepræsentanterne har reelle muligheder fr at drøfte frslagene med de berørte medarbejdere. Det skal på alle niveauer tilstræbes, at budgetfrslagene g udkast til kntrakt-aftalen med Byrådet freligger til behandling 14 dage inden mødets afhldelse. Medarbejderne skal have medindflydelse på væsentlige budgetmplaceringer. Handling MED-rganisatinen inddrages løbende i budgetprcessen. MED-Hvedudvalget får en præsentatin af Budgetstrategien på første møde efter Øknmiudvalgets vedtagelse heraf, sm nrmalt frventes i marts. Herunder får MED- Hvedudvalget en gennemgang af den knkrete tidsplan fr Budgetlægningen. Vidste du der hldes budgetseminar fr MED-Hved- g MED-Områdeudvalgene? MED-Område- g MED- Virksmhedsudvalg inddrages så vidt muligt i drøftelserne af budgettets knsekvenser fr arbejds- g persnalefrhld på det tidspunkt, hvr ledelsen på det pågældende niveau behandler budgettet, g inden det præsenteres fr fagudvalgene. Det skal sikres, at medarbejdernes bemærkninger g evt. frslag til budgettet fr arbejds- g persnalefrhld vedlægges den videre behandling af budgettet typisk ved publicering på budgethjemmesiden. Det enkelte MED-udvalg drager selv msrg fr indenfr den verrdnede ramme at fastsætte tids- g aktivitetsplan fr deltagelse i budgetprcessen på det pågældende niveau. Der afhldes et minibudgetseminar fr alle medarbejderrepræsentanter i MED- Hved- g MED-Områdeudvalg. Her præsenteres status fr budgetlægningen på det tidspunkt. Indhldet bliver strt set det samme, sm på Byrådets budgetseminar, g grundlæggende baseret på samme materiale. Tidsmæssigt placeres MEDbudgetseminaret ngle dage før Byrådets budgetseminar, sm nrmalt ligger i sidste halvdel af august. 19

21 Repræsentanter fr MED- Hvedudvalget inviteres til at rientere m medarbejdernes synspunkter på Byrådets budgetseminar. Umiddelbart efter at Øknmiudvalget har fremlagt frslag til 1. behandlingen g inden Byrådets 1. Behandling, afhldes et møde i MED-Hvedudvalget. Et eventuelt høringssvar fra MED- Hvedudvalget kan sendes til Byrådet på . Hvis Øknmiudvalgets frslag til 1. behandlingen ikke indehlder væsentlige nye elementer i frhld til det, der er præsenteret på budgetseminaret kan mødet dg evt. udelades. Hvis der er væsentlige, ufrudsete ændringer, der berører medarbejdernes frhld i budgetfrslaget mellem 1. Og 2. Behandlingen skal disse så vidt muligt drøftes i MED-Hvedudvalget. Herudver vil MED-Hvedudvalget løbende g efter behv blive rienteret m status g udviklingen i budgetlægningen gennem fråret g efteråret. Budgetændringer g tilpasninger i løbet af året skal ligeledes behandles i MED-rganisatinen. Særligt skal det relevante MED-udvalg drøfte eventuelle knsekvenser fr medarbejderne. Høring Høringsprcessen i budgetlægningen fregår på budgethjemmesiden. Her vil alle interesserede have mulighed fr at afgive høringssvar fra april til budgetvedtagelsen i ktber. Det frudsættes at MED-rganisatinen ligeledes benytter sig at muligheden fr at afgive høringssvar til budgettet via hjemmesiden. Budgetmaterialet vil løbende blive pdateret på budgethjemmesiden. Høringssvar, der er afgivet senest (cirka 10) dage før fagudvalgsbehandlingen kan indgå i fagudvalgsbehandlingen. Dat fr den afsluttende fagudvalgsbehandling (i juni måned) fremgår af budgetdirektivet, g øknmiknsulenterne sikrer, at høringsbidrag fra relevant MED- Område- g MED-Hvedudvalg sendes med dagsrdenen ud. Opmærksmheden henledes i øvrigt på, at høringssvarene ligger på hjemmesiden. Ovenstående er det generelle udgangspunkt fr inddragelsen af MEDrganisatinen i budgetprcessen. Budgetprcesserne vil være lidt frskellige år fr år. Der vil derfr være behv fr at tilrette medinddragelsen løbende. MED-rganisatinens inddragelse i budgetprcessen vil blive synliggjrt fr plitikerne i budgetdirektivet. Evaluering g ændringer Ændringer i denne prcedureaftale frhandles i MED-Hvedudvalget. Aftalen er gældende indtil parterne er enige m ændringer heraf. Den kan dg gså psiges af en af parterne ved starten af en ny budgetprces. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

22 Årshjul fr budgetinddragelsen Område 21

23 * Retningslinje fr ratinaliserings- g mstillingsprjekter (herunder udbud) Frmål Medarbejderne skal være inddraget i ledelsens vervejelser i frhld til ratinaliseringer, mstillinger, udbud g lignende. Inddragelsen sker via MED- Organisatinen. Retningslinjen skal sikre, at bestemmelserne i MED-aftalens 7 verhldes m infrmatin i de knkrete tilfælde. Handling Det påhviler ledelsen at, infrmere m den seneste udvikling g frventede udvikling i virksmhedens aktiviteter g øknmi infrmere m g drøfte den aktuelle situatin g den frventede udvikling med hensyn til beskæftigelsen i virksmheden g m alle planlagte, frventede franstaltninger, navnlig når beskæftigelsen er truet infrmere m g drøfte de beslutninger, sm kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse g ansættelsesfrhld, herunder beslutning m virksmhedsverdragelse. Infrmatinen skal gives på et passende tidspunkt, på en passende måde g med et passende indhld, således at medarbejderne har mulighed fr g er i stand til at fretage en passende analyse g frberede drøftelsen. Se nærmere detaljeret beskrivelse i MED-aftalens 7 stk. 4. Vidste du at medarbejderne skal være med til at diskutere besparelser, udbud g andre øknmiske beslutninger, der har indflydelse på deres arbejdssituatin? Alle MED-udvalg skal udarbejde et årshjul, sm beskriver de pgaver g temaer, sm MED-udvalget sætter fkus på. Årshjulet skal synliggøre, hvr g hvrnår medarbejderne skal inddrages i beslutninger, drøftelser g/eller infrmatiner. Læs gså MED-aftalens 7. ERNA > Persnale > MEDindflydelse g bestemmelse > MED-aftale. Prtkllat m medarbejdernes inddragelse g medvirken ved mstilling, udbud g udlicitering, bilag 4 i Rammeaftale m medindflydelse g medbestemmelse, OK 11. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

24 * Retningslinje fr kmpetenceudvikling Frmål Sikre en høj grad af faglighed g kvalitet i pgaveløsningen. Uden kmpetenceudvikling kan Næstved Kmmune ikke være en dynamisk g lærende rganisatin. Medarbejderne skal pleve verensstemmelse mellem de kmpetencer den enkelte har g de udfrdringer g krav, vedkmmende bliver mødt med på arbejdspladsen. Definitin Kmpetencer er kvalifikatiner i en given arbejdsmæssig sammenhæng. Det betyder, at kmpetencer altid skal ses i en sammenhæng med, hvilke pgaver der skal løses, g i relatin til de mennesker pgaverne skal løses fr g sammen med. Næstved Kmmune vægter både faglige, persnlige g sciale kmpetencer højt. Medarbejderne skal i bred frstand være klædt gdt på til at udføre deres pgaver. Kmpetenceudvikling er de aktiviteter g indsatser, der kvalificerer medarbejderen til at udføre sine pgaver. Handling Kmpetenceudvikling pririteres højt fr alle ansatte. En afklaring af de frskellige behv fr kmpetenceudvikling skal derfr sættes på dagsrdenen i såvel direktinen sm i de enkelte afdelinger, stabe g MED udvalg g på de enkelte arbejdspladser. Det skal være tydeligt i budgettet at der afsættes midler til kmpetenceudvikling. Kmpetenceudvikling et fælles anliggende fr både ledelse g medarbejdere. Det er ledelsens ansvar at sikre plads g rum fr, at den relevante kmpetenceudvikling kan finde sted. Ledelsen har gså ansvaret fr at tilrettelægge det daglige arbejde, så de nye kmpetencer bliver bragt i spil. Medarbejderne har ansvar fr at vedligehlde g udbygge deres kmpetencer ved aktivt at gribe de muligheder, der byder sig. Vidste du, at du sammen med din leder skal drøfte kmpetenceudvikling? i frbindelse med MUS-samtale. I frbindelse med udarbejdelsen af den enkelte arbejdsplads' virksmhedsplan skal kmpetenceudvikling indgå. Der skal være en beskrivelse af mål g succeskriterier fr indsatsen, g det skal fremgå, hvrdan resultatet skal evalueres. Der skal løbende være en dialg mellem ledere g medarbejdere m behvet fr udvikling, hvr rammen er arbejdsstedets visiner, mål, krav g muligheder hldt p imd medarbejderens ønsker g ambitiner. I medarbejdersamtalen (MUS) g teamudviklingssamtalen skal den knkrete kmpetenceudvikling drøftes g der laves en skriftlig udviklingsplan. 23

25 Eksempler på hvad kmpetenceudvikling kan være: "Læring på jbbet", hvr der er fkus på den interne læring g udvikling af pgaver g prcesser Systematisk videndeling, hvr der er fkus på at viden skal frankres g være tilgængelig Nye pgaver g deltagelse i arbejdsgrupper g prjekter Deltagelse i netværk Caching g sparring Supervisin Sidemandsplæring / Intern g ekstern jbrkering Mentrrdninger, hvr vi lærer af en erfaren kllega Deltagelse i internt tilrettelagte uddannelses g udviklingsfrløb Deltagelse i eksterne kurser g uddannelser, hvr vi henter ny viden g inspiratin udefra Det er muligt at søge HR-puljen m tilskud til uddannelse. Find infrmatin på ERNA > Persnale > Kurser g kmpetenceudvikling > HR-pulje Læs gså Retningslinje m Jbbank g MUSsamtaler. Er du i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

26 * Retningslinje fr sundhedsfremme Frmål Fremme sundhed, trivsel g arbejdsglæde ude på de enkelte arbejdspladser, frebygge sygdm g reducere sygefravær blandt medarbejderne. Bidrage til en kultur, hvr det sunde valg er det lette valg fr medarbejderne. Handling Den enkelte virksmhed skal udarbejde en handlingsplan fr sundhedsfremmende tiltag på den enkelte arbejdsplads. Kntakt eventuelt Sundhedscentret fr hjælp g hent eventuelt inspiratin i materiale m sundhedsfremme, ERNA > Persnale > Sundhed > Retningslinje m sundhedsfremme > Inspiratin Kmmunen stiller en række sundhedsfremmende tilbud til rådighed fr såvel den enkelte medarbejder sm fr virksmhederne. Knkrete tilbud fr sundhedsfremme: Tilbydes via Trivselshtline (ERNA > Persnale > Arbejdsmiljø g trivsel): Sundhedsrådgivning Mtinsrådgivning Rygestprådgivning g kurser Rådgivning m misbrug g behandling Psyklghjælp Caching Vejledning m stresshåndtering Tillige tilbydes Persnlige sundhedsprfiler (PSP). Du kan henvende dig direkte til Sundhedscentrets knsulenter fr aftale m dette tilbud. Se gså aftaler, sm er indgået af Persnalefreningen: ERNA > Bagsiden > Pink Vidste du, at Sundhedscentret tilbyder rådgivning til dig m din sundhed? Læs mere Der er udarbejdet et katalg ver tilbud i detaljer samt inspiratin til initiativer du kan iværksætte på din arbejdsplads. Find mere m sundhed på ERNA > Persnale > Sundhed Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

27 * Retningslinje fr trivselsmålinger Frmål Næstved Kmmune vil være en attraktiv arbejdsplads. Trivselsmålinger er et gdt udgangspunkt fr at frbedre g udvikle de ansattes trivsel g sundhed på arbejdspladsen g dermed skabe grundlag fr at nedbringe sygefraværet. Brugerne af systemet er sm udgangspunkt arbejdsmiljøgrupperne. Arbejdsmiljøgrupperne er nøglepersner i APV-arbejdet g følger p på g vurderer samt pririterer handlingsplaner i frhld til de krtlagte arbejdsmiljøudfrdringer. Handling Kmmunen frpligtet til at fretage målinger af medarbejdernes tilfredshed g trivsel, herunder det psykiske arbejdsmiljø mindst hvert tredje år (jfr. Aftalen m trivsel g sundhed, sm blev indgået i 2008). I Næstved Kmmune sker målingerne i tilknytning til den lvpligtige arbejdspladsvurdering (APV), sm skal ske minimum hvert 3. år. Den enkelte virksmhed har mulighed fr at krtlægge det psykiske arbejdsmiljø g dermed trivslen ftere end hvert 3. år, såfremt det ønskes. Trivselsmålinger skal indgå sm en del af krtlægningen af det psykiske arbejdsmiljø. I krtlægningen anvendes spørgsmål, udviklet af det Natinale Frskningscenter fr Arbejdsmiljø (NFA), sm gså rummer spørgsmål til trivsel, tilfredshed g scial kapital (NFA s krte skema). Trivselsmålinger fregår elektrnisk i en web-baseret løsning, hvr alle ansatte har adgang. Det elektrniske værktøj, kaldet Safetynet, administreres af Kntret fr Risikstyring, Arbejdsmiljø g HR. Vidste du, at du får indflydelse på dit arbejdsmiljø, når du besvarer spørgeskemaet i det elektrniske værktøj? Læs mere Infrmatin m det elektrniske APVværktøj, Safetynet, kan du finde på ERNA > Persnale > Arbejdsmiljø g Trivsel > Arbejdspladsvurdering Bemærkning Retningslinjen ændrer ikke ved arbejdsmiljølvens princip m, at arbejdsgiveren har hvedansvaret med hensyn til at sørge fr, at arbejdsfrhldene er sikkerheds- g sundhedsmæssigt fuldt frsvarlige. Er du i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

28 * Retningslinje fr håndtering af sygefravær Frmål Kmmunen, sm arbejdsgiver, påtager sig et scialt ansvar g drager msrg fr, at ansatte ikke bliver syge på grund af frhld på arbejdspladsen. Næstved Kmmune har en tillidsbaseret sygefraværsindsats. Det vil sige en indsats, der bygger på gensidig tillid mellem ledelse g medarbejdere g medarbejdere imellem. Samtidig med at kmmunens administratinsgrundlag m håndtering af sygefravær følges skal driften på den enkelte virksmhed sikres i muligt mfang. Der skal kntinuerligt være en naturlig pmærksmhed rettet md sygefravær fr at frebygge arbejdsbetinget sygefravær g sm udtryk fr almindelig scial ansvarlighed g kllegialitet. Handling Frebyggelse Næstved Kmmune anlægger et frebyggende perspektiv på sygefravær. Det betyder, at kmmunen aktivt medvirker til at nedbringe sygefraværet på arbejdspladserne. Det er en grundlæggende hldning, at det ikke er acceptabelt, at frhld på arbejdspladsen er årsag til sygefravær. Enhver virksmhed er frpligtiget til at frebygge arbejdsbetinget sygefravær. Næstved Kmmune ønsker at give sine ansatte de bedst mulige betingelser fr at løse deres pgaver. En frebyggende indsats i frhld til sygefravær skal give tryghed g sikrer de ansatte sunde, sikre, udviklende g mtiverende arbejdsfrhld. Denne afgørende balance mellem tryghed g udvikling sikres blandt andet ved løbende at afstemme rammer, krav g kmpetencer. Vidste du, at du har pligt til at hlde kntakt til arbejdspladsen under din sygdm? Ved sygdm På første sygefraværsdag skal du sygemelde dig telefnisk senest ved arbejdstidsbegyndelse til nærmeste leder, eller til en af lederen udpeget persn. Senest på fjerde sygedag skal du igen tage initiativ til en dialg med den nærmeste leder, eller til en af denne udpeget persn. Senest efter t ugers fravær tager lederen initiativ til en fraværssamtale med dig. Senest 4. fraværsuge skal der på lederens initiativ gennemføres en lvpligtig samtale med dig. 27

29 Den enkelte leder sikrer, at der løbende bliver fulgt p på sygefraværsindsatsen. Det skal tilstræbes, at den sygemeldte hjælpes tilbage i arbejde på den mest hensynsfulde måde. Afskedigelser g udstødelse af arbejdsmarkedet på grund af sygdm skal frebygges. Den lkale indsats Det enkelte MED-udvalg sikrer, at retningslinjen m håndtering af sygefravær g kmmunens administratinsgrundlag fr håndtering af sygefravær tilpasses de lkale frhld. Sm minimum skal det lkalt afklares m der er tale m et arbejdsbetinget sygefravær g i så fald, Læs gså Administratinsgrundlag fr sygefraværshåndtering: ERNA > Persnale > Ferie, fravær g sygdm > Sygdm > Administratinsgrundlag fr sygefravær. Her er beskrevet en mere detaljeret prcedure m sygefraværssamtale, mulighedserklæring, fasthldelse m.v. Er du i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar hvrdan årsagen til arbejdsbetinget sygefravær generelt krtlægges g, - hvrdan der generelt tages de nødvendige mulige franstaltninger til, at årsagen fjernes eller minimeres - der generelt fretages frebyggende tiltag til imødegåelse af et arbejdsbetinget sygefravær 28

30 * Retningslinje fr identificering, frebyggelse g håndtering af stress Frmål Sikre, at der tages hånd m den samlede indsats fr at identificere, frebygge g håndtere prblemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress. Trivsel er vigtig. Der er sammenhæng mellem dårligt helbred g frringet psykisk arbejdsmiljø. Er man glad fr sit arbejde, fungerer man gså bedre g er mindre syg. Det er vigtigt hurtigt at identificere stress, så det ikke udvikler sig til et prblem fr den enkelte g fr arbejdspladsen. Vidste du, at arbejdsbetinget stress typisk pstår, frdi medarbejderen stilles ver fr krav i arbejdet, sm vedkmmende ikke kan pfylde? Arbejdsbetinget stress en definitin Arbejdstilsynets definitin danner ramme m, hvrdan begrebet anvendes i denne retningslinje: Arbejdsbetinget stress pstår typisk, frdi medarbejderen stilles ver fr krav i arbejdet, sm han/hun ikke har ressurcer/kmpetencer til at pfylde. Arbejdsbetinget stress kan vise sig ved frskellige belastningsreaktiner hs medarbejderen. Reaktinerne kan være psykiske, krpslige eller adfærdsmæssige. Eksempler på fysiske symptmer er: indre ur, hvedpine, hjertebanken, mavesmerter, nedsat ptens, vægttab, hyppige infektiner, frværring af krnisk sygdm Der kan skelnes mellem t frmer fr arbejdsbetinget stress: Den krtvarige stress, akut krise eller stresssituatin, hvr man plever belastninger i krtere tid. Får man mulighed fr at restituere sig, vil man relativt hurtigt kmme sig ven på en krtere peride med stress. Den langvarige g intense stress, er en belastning der varer betydeligt længere. Man kan risikere at få krnisk stress, sm kan have alvrlige knsekvenser fr den enkelte medarbejders helbred, livskvalitet g arbejdspræstatiner. Eksempler på psykiske symptmer er: Ulyst, træthed, irritabilitet, hukmmelsesbesvær, kncentratinsbesvær, angst, nedsat humristisk sans, depressin 29

31 Hvem har hvilke rller g ansvar? Identificere Frebygge Håndtere Organisatinen Henvendelser til Trivselshtline Henvendelser til Stressvejledere Via MED-Organisatinens beretninger Ved APV/trivselsmålinger g lederevalueringer Ved sygefraværsstatistikker Skabe balance mellem krav g ressurcer g de mål der sættes Hlde ledelsen rienteret m tiltag, fremtidsmål g frandringer Sikre kmpetenceudvikling af ledelse g medarbejdere Sikre at persnaleplitiske værdier er klare Sikre mulighed fr hjælp Trivselshtline Følge udviklingen ved hjælp af APV/Trivselsmålinger g Lederevalueringer Via Trivselshtline: Via Stressvejledere: ERNA > Persnale > Arbejdsmiljø g Trivsel > Håndtering af stress Sikre at der er en tydelig stressplitik g retningslinje Sikre mulighed fr ledelsesudvikling g medarbejderudvikling Ledelsen Være pmærksm på m medarbejderen i sin adfærd udviser stresssymptmer Følge tendenser i APV g Trivselsmålinger Følge sygefraværet Ved MUS-samtaler Sikre klarhed m rller g ansvar Sikre balance mellem pgaver g ressurcer Sikre medindflydelse, medbestemmelse g dialg Hlde rganisatinsniveauet rienteret m arbejdsmiljøet Skabe mulighed fr kmpetenceudvikling fr medarbejderne Efterleve de persnaleplitiske værdier Tage kntakt til stressvejleder Tage kntakt til Trivselshtline Tage kntakt til Persnaleknsulent Sikre handleplan fr at medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet 30

32 Hvem har hvilke rller g ansvar? Identificere Frebygge Håndtere Gruppe/klleger Være pmærksm på m klleger viser fysiske/psykiske adfærdsmæssige symptmer Interessere sig fr hinanden Have fkus på trivsel g sygefravær Følge p på APV/Trivselsundersøgelser Have respekt fr pgaveløsningen Hlde en gd tne på arbejdspladsen Efterleve de persnaleplitiske værdier Gøre leder pmærksm på prblemer Være pmærksm på psitivt at få en sygemeldt kllega tilbage Være knstruktiv g hjælpe med løsninger fr den stressramte Individ Kende g være pmærksm på stresssymptmer Kende ansvar g rller i relatin til pgaver g ressurcer Melde uklarheder g knflikter ud i tide Planlægge g tilrettelægge pgaver Efterleve egen udviklingsplan Være sit ansvar fr gdt arbejdsmiljø bevidst Gøre leder pmærksm på prblemer Bed kllega m hjælp Bruge Trivselshtline Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

33 * Retningslinje fr identificering frebyggelse, g håndtering af vld, trusler m vld, mbning g chikane I Næstved Kmmune accepterer vi ikke at ansatte plever at blive mbbet, chikaneret eller udsat fr vld eller trusler m vld på deres jb. Frmål Alle ansatte sikres størst mulig tryghed på arbejdspladsen ved at sætte fkus på identificering, frebyggelse g håndtering af vld, trusler m vld, mbning g chikane. En definitin Mbning, chikane g vld defineres sm udtryk fr uacceptabel adfærd fra en eller flere persner g kan antage mange frskellige frmer, hvraf ngle er lettere at identificere end andre. Vld, mbning g chikane påvirker de ansattes helbred g/eller skaber et dårligt arbejdsmiljø. Vld, mbning g chikane finder sted, når en eller flere medarbejdere eller ledere udsættes fr krænkelser, trusler g/eller ydmygelser i arbejdsrelaterede sammenhænge. Dette betyder at det gså kan gælde henvendelser uden fr arbejdspladsen, hvis det er i relatin til ansættelsesfrhldet. Det er tilladt at sige fra Hvis du føler dig truet eller krænket har du ret til at afbryde mødet med brgeren. Dette gælder gså hvis brgerne ptager dig med lyd eller billede g det ikke er aftalt på frhånd. Orientér brgeren m at du afbryder møder g ntér på sagen, hvrfr mødet blev aflyst/afbrudt g give nærmeste leder besked. Hvis du ønsker det, kan Næstved Kmmune bistå dig juridisk ved persnlige søgsmål. Hvem kan afgøre m der er tale m mbning, chikane eller vld? Det er alene den persn, sm udsættes fr krænkelser, trusler m.v., sm kan afgøre m der er tale m vld, mbning g chikane. Dg kan der være tilfælde hvr den ansatte ikke selv er i stand til at vurdere m der er behv fr handling/hjælp. Her har mgivelserne en frpligtigelse til at agere. Læs i nedenstående versigt mere m rller g ansvar på de frskellige niveauer i rganisatinen. 32

34 Hvem har hvilke rller g ansvar? Identificere Frebygge Håndtere Organisatinen Tendenser i APV g Trivselsundersøgelser Henvendelser til Trivselshtline Tendenser i sygefraværsstatistikker Ulykkesanmeldelser Sikre pmærksmhed på sikkerhedsprcedurer g handleplaner Sikre mulighed fr kmpetenceudvikling Lkale prcedurer/retningslinjer vedtages i MED- Virksmhedsudvalg/Persnalemøder med MED-status Udbrede persnaleplitiske værdier g hldning m at vld, trusler m vld, mbning g chikane er uacceptabel adfærd Brug af Falck Healthcareløsninger Trivselshtline: Sikre fysiske rammer Ledelsen Skal sikre at arbejdet kan udføres sikkert (eventuelt behv fr sikkerhedsprcedure) Være pmærksm på situatiner Lytte til eventuelle signaler i hverdagen Sikre gennemførelse af Trivselsundersøgelser g APV Registrere episder Sikre at italesætte g have dialg m eventuelle prblemer Iværksætte handlinger på basis af tilkendegivelser i APV/Trivselsundersøgelser/MUS-samtaler Aftale klare værdier g hldninger fr arbejdspladsen med alle ansatte g sikre at alle ansatte kender værdier g hldninger Sikre de ansatte har nødvendig viden g kmpetence Respekt fr frskelligheder Tage ansvar fr at mindske risiken fr at blive udsat fr vergreb, mbning g chikane Fretage ulykkesanmeldelse Fretage plitianmeldelse Følge p på fret med f.eks. krisehjælp/ psyklg-hjælp m.m. Sikre at episden bearbejdes med fret g klleger Iværksætte eventuelle yderligere sikkerhedstiltag Infrmere rganisatinen 33

35 Hvem har hvilke rller g ansvar? Identificere Frebygge Håndtere Gruppe/klleger Have løbende pmærksmhed i hverdagen på situatiner, der kan udvikle sig Lytte til eventuelle signaler i hverdagen Ved gruppeudviklingssamtaler Overhlde MED-udvalgets lkale prcedurer, værdisæt g sikkerhedsinstruktiner Have fkus på trivsel g et gdt arbejdsmiljø Skabe åben dialg m mbning g chikane Udvise respekt fr hinandens frskelligheder Tage ansvar fr at mindske risiken fr at blive udsat fr vergreb, mbning g chikane MED-udvalget skal udarbejde handlingsplan på baggrund af APV/Trivselsmålinger/ knkrete episder Klleger skal være pmærksmme på hinanden g hjælpe hvis situatiner pstår Individ Mærke m du føler/plever mbning, chikane, vld g trusler m vld Ved APV/Trivselsundersøgelser g MUSsamtaler Kmpetenceudvikling/uddannelse, f.eks. i håndtering af vanskelige brgere g knflikthåndtering Være pmærksm på den vanskelige samtale ikke tale en situatin p Sikre at fysiske rammer er k Være pmærksm på krpssprg Overhlde sikkerhedsinstrukser Tage ansvar fr at mindske risiken fr at blive udsat fr vergreb, mbning g chikane Hlde sig infrmeret m værdier g hldninger Kntakte leder Kntakte andre nøglepersner, f.eks. kllega, TR, arbejdsmiljørepræsentant Søge hjælp Søge infrmatin Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december Gældende pr. 1. januar

36 Retningslinje fr ansættelse Frmål Sikre at ledelse g medarbejdere bidrager til g får indflydelse på, at den bedste medarbejder ansættes i den givne stilling. Handling Der nedsættes et ansættelsesudvalg. Ledelsen udpeger ledelsesrepræsentanterne g persnalet vælger i samråd med tillidsrepræsentanten medarbejdernes repræsentant(er). Alle ledige stillinger pslås samtidigt i jbbank g internt (i minimum én uge), før et eventuelt eksternt pslag. Vikariater af p til 3 måneders varighed - herunder tilkaldevikarer - kan besættes uden stillingspslag. Ledelsen g tillidsrepræsentanten fr relevant faglig rganisatin kan aftale at undlade stillingspslag. Prceduren aftales med relevant Persnaleknsulent. Stillingspslaget udarbejdes af ansættelsesudvalget g prettes elektrnisk. Det skal fremgå af stillingspslaget, at kmmunen kun mdtager ansøgninger elektrnisk. Ansættelsesudvalget indstiller g ledelsen afgør ansættelsen, jfr. Kmpetenceplanen. Ved uenighed træffes afgørelsen af ledelsen. Ledelsen/ansættelsesudvalget er ansvarlig fr, at der fretages nødvendig pfølgning af ansættelsen i prøvetidsperiden. Detaljer relateret til retningslinjen fremgår af det særskilte administratinsgrundlag Ansættelseskmpetence Ansættelses- Niveau Kmmunaldirektør g øvrige direktører Vicedirektører, afdelingschefer g centerchefer Kntrchefer g virksmhedsledere, chefknsulenter g suschefer fr virksmhedsledere Øvrige medarbejdere Ansættelseskmpetence Øknmiudvalg g Byråd Øknmiudvalg Frvaltningsdirektører evt. uddelegering til afdelingsledere eller centerchefer Ledere med persnaleansvar Læs gså Administratinsgrundlag fr ansættelse. Hvis du er i tvivl, så ret henvendelse til Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar 2012 Ledelsen er ansvarlig fr administratin af afslag til øvrige ansøgere (Ofir). 35

37 Retningslinje fr medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Frmål Medarbejder g leder sammen drøfter medarbejderens pgaver, kvalifikatiner g udvikling. Det er et krav i verenskmsten, at der afhldes en årlig MUS. Vidste du, at der kan hldes samtaler enkeltvis (MUS) g i grupper (GRUS)? Handling Medarbejderudviklingssamtalen hldes mellem medarbejderen g den nærmeste leder med persnaleansvar. Medarbejderen får mulighed fr at drøfte sine arbejdspgaver, sine muligheder fr at udføre dem, sin tilfredshed med pgaverne g arbejdsmiljøet, g sine ønsker til udvikling med sin nærmeste leder. Lederen får samtidig lejlighed til at drøfte sine ledelses-frventninger med medarbejderen. Lederen får et samlet verblik ver, m der er verensstemmelse mellem medarbejdernes kvalifikatiner g arbejdspladsens pgaver samt m der er behv fr nyudvikling. Lederen får en tilbagemelding på egen ledelsesstil. Sm led i samtalen udarbejder man en skriftlig udviklingsplan fr medarbejderen (se inspiratin til MUS-samtale g skema til aftale g ntater, ERNA > Persnale > Kmpetenceudvikling g kurser > MUS). Denne skriftlige udviklingsplan/aftale må ikke gemmes i edc, da det er en persnlig aftale mellem dig, sm ansat, g din leder. Der findes flere frskellige frmer fr samtaler. Det er p til den enkelte arbejdsplads at finde de samtalefrmer, der passer bedst. Hvis medarbejderne løser mange pgaver individuelt, g samarbejdet på arbejdspladsen ikke er afgørende, kan den individuelle samtale (MUS) være tilstrækkelig. Hvis der til gengæld er tale m en arbejdsplads, hvr grupper eller team udfører ensartede arbejdspgaver, kan gruppesamtalen (GRUS) være hensigtsmæssig. Det er lederen, der inviterer til samtalen. Der afsættes den nødvendige tid til samtalen, sm skal kunne fregå uden frstyrrelser. Medarbejderudviklingssamtalen fregår i frtrlighed mellem leder g medarbejder. Der kan dg kmme nget frem i samtalen, sm efter aftale, vil være frnuftigt at tage p til samlet drøftelse på arbejdspladsen. Når alle samtaler er afviklet, giver samtlige ledere en tilbagemelding til medarbejderne. Det kan være i frhld til at ændre frdelingen af arbejdspgaver, behv fr ny uddannelse eller ændre sin egen ledelsesstil. MED-Virksmhedsudvalgene skal følge p på, hvrdan MUS-samtaler bliver anvendt på virksmheden. 36

38 MED-Hvedudvalget skal årligt evaluere rammerne fr MUSsamtaler. Ledere, der ikke tidligere har hldt medarbejderudviklingssamtaler, vil få mulighed fr at deltage i en særlig øvelsesdag, hvr der bliver lejlighed til at afprøve de frskellige samtalefrmer g skemaer. Læs mere Der er gså udarbejdet et ntat med pfrdring g inspiratin til hvad MUSsamtalen bør indehlde. Du kan gså finde et skema, sm kan anvendes til at ntere de mål g tidsplaner der aftales ved samtalen. Find ntatet med inspiratin g skemaet på ERNA > Persnale > Kmpetenceudvikling g kurser > MUS Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

39 Retningslinje fr rygning Frmål Vi skal sikre et sundt g røgfrit arbejdsmiljø, hvr ingen udsættes fr passiv rygning. Handling Man må ikke ryge i: 1. Kmmunens bygninger 2. Kmmunens køretøjer 3. Hs brgere. Det gælder gså, hvis brgeren selv er ryger. Man må gerne ryge uden fr bygningerne, dg ikke ved hvedindgange. Tillige henvises til Lv m røgfri miljøer. Rygerum Man kan lave aftaler m at prette et rygerum. Rygerummet skal fuldt ud leve p til følgende krav: 1. Der skal være gde udluftningsmuligheder eller ventilatin 2. Lkalet må ikke være et gennemgangsrum 3. Det må ikke indehlde funktiner, sm bruges af andre Sm ryger skal man sørge fr i videst muligt mfang at hlde rygepause i frbindelse med almindelige pauser. Arbejdstilsynet fører tilsyn med de enkelte arbejdspladser. Overtræder man reglerne, kan man blive idømt en bøde. Vidste du, at Næstved Kmmune tilbyder gratis rygestpkurser? Rygestp Kmmunen har etableret rygestpkurser fr medarbejderne. Kurserne er gratis, g de ansatte får fri med løn til at deltage i frløbet. Knsekvens ved verskridelse Hvis du ikke verhlder retningslinjen vil du blive indkaldt til tjenstlig samtale. Er du i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

40 Retningslinje fr brug af alkhl g frebyggelse af misbrug Frmål Vi skal fremme medarbejdernes sundhed ved at frebygge g behandle misbrug. Vi skal sikre, at kmmunens medarbejdere er trværdige g respektable. Handling Sm ansat i Næstved Kmmune må du ikke drikke alkhl eller indtage eufriserende stffer eller medicin i arbejdstiden. Du må heller ikke lugte af eller være påvirket af alkhl i arbejdstiden. Du skal være pmærksm på særligt skærpede mstændigheder ved betjening af køretøjer g maskiner. Lederen kan i særlige tilfælde give medarbejderne lv til at drikke alkhl. Det kan f.eks. være ved en receptin, en mærkedag, m.v. Tilbud m behandling Hvis man har mistanke m, at en medarbejder har et misbrug eller en ansat selv erkender et misbrug, skal man henvende sig til sin nærmeste leder. Lederen vil derefter sørge fr at misbrugeren tilbydes behandling. Dette sker i samarbejde med Center fr Persnale g HR-udvikling g Sundhedscentret g kan efter aftale ske i arbejdstiden. Det er en frudsætning, at misbrugeren anerkender sit prblem g medvirker i behandlingen. Sm udgangspunkt behandles misbrugeren gennem det ffentlige system. Men hvis en ekspert skønner, at misbrugeren har brug fr yderligere hjælp, kan man lave en aftale m supplerende behandling. Vidste du, at en medarbejder kan få tilbudt behandling fr alkhl eller stfmisbrug? Knsekvens ved verskridelse Hvis du ikke verhlder retningslinjen, vil du blive indkaldt til tjenstligt samtale. Hvis du er i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

41 Retningslinje fr gdtgørelse af merudgifter til tjenesterejser g kørsel Frmål Sikre at alle ansatte får gdtgjrt deres udgifter ved tjenesterejser g kørsel i henhld til SKATs regler. Når du er på tjenesterejse, skal det fregå: så ratinelt g CO2-neutralt sm muligt (klimahandlingsplan) m muligt ved samkørsel g ved benyttelse af de kmmunale tjenestebiler. Handling Sm hvedregel skal du gøre brug af ffentlig transprt eller tjenestebiler/ cykler g køre flere i samme bil. Vil du bruge en anden transprtfrm, skal du aftale det med din nærmeste leder. Overnatter du, skal din leder vurdere, m du kan bruge en tjenestebil. Du kan ikke få gdtgjrt transprtudgifter, når du bevæger dig mellem administratins-bygninger, afdelinger af virksmheder g lignende småture, sm kan fregå til fds eller på cykel. Kører du i egen bil, beregnes kilmeterafstanden mellem hjem g bestemmelsessted eller mellem arbejdsplads g bestemmelsessted g der regnes med den krteste afstand. Hvis du kører fra arbejde, beregnes kilmeterafstanden fra arbejdssted til bestemmelsessted. Næstved Kmmune anvender Skatterådets takster. Vær særlig pmærksm på lavere takster fr kørsel ud ver km i det enkelte kalenderår. Hvad får du dækket? Udgifter dækkes til ffentlige transprtmidler (bus, tg, færge, br eller fly) eventuelt kmbineret med taxa. Du skal attestere alle udgifter. Hvis du bruger eget transprtmiddel, selvm det ikke er det billigste, refunderes udgifter svarende til det billigste transprtmiddel, med mindre din nærmeste leder har gdkendt andet (vi indhenter prisverslag fra fr eksempel DSB). I situatiner med fælles transprt fretages en knkret vurdering fr at finde ud af, m den enkelte deltager kan få udgiften gdtgjrt. Udgiften svarer i så fald til det billigste ffentlige transprtmiddel. Rejs med mtanke brug ffentlige transprtmidler eller tjenestebiler! Dækning af merudgifter ved rejser (udlæg/prisverslag) Du får dækket merudgifter efter regning, når: udgiften dækker gdkendt repræsentatin i frbindelse med eksterne samarbejdspartnere, frhandlingsparter, gæster g lignende udgiften dækker frtæring, der indgår sm en del af et samlet arrangement, g hvr kmmunen ikke har betalt et eventuelt deltagergebyr udgiften er til frtæring i frbindelse med en gdkendt rejse sammen med eksterne persner. Alle udlæg skal attesteres af den, sm har haft udgiften. 40

42 Rejsegdtgørelse Merudgifter til frtæring g småfrnødenheder i frbindelse med rejser med vernatning dækkes efter de til enhver tid gældende takster. Du kan læse mere m taksterne på persnalestyrelsens hjemmeside. Rejser uden fr Danmark Merudgifter i frbindelse med tjenesterejser udenfr Danmarks grænser, skal aftales med direktøren eller afdelingschefen. Vær pmærksm på, at der findes særlige takster fr befrdrings- g rejsegdtgørelse i udlandet. Registrering g dkumentatin Befrdrings- g rejsegdtgørelse skal løbende registreres i et skema. Skemaet skal underskrives af den persn sm har kørt. (Skemaer finder du på ERNA: Infrmatiner fr alle ansatte > Persnalefrhld > Kørselg rejsegdtgørelse) Befrdrings- g rejsegdtgørelse skal attesteres af en leder eller en stedfrtræder. Der findes et særligt skema fr ansatte på verenskmsten fr scial- g sundhedspersnale. Skemaet er lavet med henblik på at registrere en evt. vergang fra skattefri til skattepligtig befrdringsgdtgørelse. Udbetaling Så vidt muligt skal befrdrings- g rejsegdtgørelse samt udlæg udbetales hver måned g altid i det krrekte regnskabsår. Al dkumentatin pbevares elektrnisk eller i papir hs den bgførende enhed. Læs gså Administratinsgrundlag fr gdtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser, sm findes på ERNA > Persnale > Mig sm ansat > Kørsel g tjenesterejser. Hvis du er i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

43 Retningslinje fr tjenestefrihed Frmål Hjælpe med at skabe en nødvendig balance mellem arbejde g fritid. Du kan få fri MED løn ved: 1. eget bryllup g sølvbryllup 2. egen 50 g 60-års fødselsdag 3. eget 25, 40 g 50-års jubilæum Fr punkt 1 g 2 kan du få fri på selve dagen. Du kan ikke få en erstatningsfridag, hvis dagen falder på en almindelig ferie-/fridag. Du kan få fri på din egen jubilæumsdag. Hvis dagen falder på en almindelig fridag eller i en ferie, kan du få fri på den nærmeste frudgående eller følgende arbejdsdag. Eller du kan lave en aftale m en anden fridag med din nærmeste leder. Du kan gså få fri med løn ved begivenheder i egen familie Egen familie defineres sm følgende: frældre, søskende, svigerfrældre, bedstefrældre, ægtefælle, børn, svigerbørn g børnebørn. Samlever har samme status sm ægtefælle. Du kan søge nærmeste leder m at få fri på særlige mærkedage Særlige mærkedage er f.eks. barnedåb, knfirmatin g bryllup. Du kan gså få fri med løn ved: 1. alvrlig sygdm 2. dødsfald, begravelse/bisættelse I begge tilfælde når det drejer sig m nærmeste familie. Tjek Aftale m fravær af familiemæssige årsager, KL/KTO. Vidste du, at man kan få fri med løn til bryllup, barnedåb g lægebesøg? I nødvendigt mfang kan du få fri med løn ved besøg hs: 1. læge 2. speciallæge 3. tandlæge 4. bandagist 5. jrdemder 6. kirpraktr 7. fysiterapeut Besøgene skal være nærmrådet, det vil sige i Næstved g nærmeste megn fr at få fri med løn. Er du i behandling fr barnløshed, skal du huske at indgå en 56-aftale. Er du blddnr, kan man få fri, når du skal give bld. Og er du ryger/misbruger g frsøger at stppe, yder Næstved Kmmune tjenestefrihed med løn i frbindelse med behandling. Fridage i frbindelse med små børn Du kan få fri med løn i frbindelse med dine mindreårige børns besøg hs: 1. læge 2. speciallæge 3. tandlæge Og du kan få fri i frbindelse med børnenes hspitalsindlæggelse. Tjek Aftale m fravær af familiemæssige årsager, KL/KTO. 42

44 Du kan få fri UDEN løn ved følgende begivenheder i nærmeste familie: 1. barns første skledag 2. runde fødselsdage 3. sølvbryllupper g guldbryllupper 4. jubilæer Du g din nærmeste leder kan aftale fridage uden løn i andre særlige situatiner. Dette kan gøres ved almindelig afspadsering eller fleksible arbejdstider. Nrmalt kan du få én dag fri pr. begivenhed. Men hvis der er ngle særlige mstændigheder, kan du aftale nget andet med din nærmeste leder. Du skal så vidt muligt tilrettelægge tjenestefriheden, hvr det er mindst indgribende i frhld til arbejdstiden. Deltidsansatte skal i særlig grad være pmærksm på dette. Hvis du er i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

45 Retningslinje fr Næstved Kmmunes brug af tv-vervågning Frmål Vi bruger tv-vervågning sm et tiltag fr at frebygge kriminalitet på g ved kmmunens virksmheder. Al brug af tv-vervågning skal være i verensstemmelse med lvgivningen på mrådet. Hvad er tv-vervågning? Tv-vervågning er en vedvarende eller regelmæssig vervågning af bygninger, ting g steder. Til det frmål bruges fjernbetjent eller autmatisk tvkamera, digital-kamera eller lignende apparat, eventuelt udstyret med en mikrfn til lydptagelser. Vidste du, at tv-vervågning sker fr at frebygge kriminalitet? Handling der skal være en begrundet mistanke m hærværk, tyveri eller beskadigelse, før vi sætter vervågningsudstyr p når der besluttes at sætte vervågningsudstyr p (eller når det tages ned), skal den pågældende frvaltnings-direktør underrettes Risikstyrings g arbejdsmiljøchefen skal gdkende psætning af udstyret, undtaget hvis plitiet sætter det p i frbindelse med en efterfrskning lederen har ansvar fr indkøb g vedligehldelse af udstyret, det praktiske ansvar i daglig-dagen samt fr pbevaring af ptagelserne på sikkert sted lederen har ansvar fr at kigge ptagelserne igennem g er underlagt almindelig tavshedspligt såfremt lederen finder ptagelser af ansatte i mistænkelige eller krænkende situatiner, skal lederen straks underrette frvaltningsdirektøren. Herefter tager direktøren stilling til det videre frløb øvrige ptagelser med mistænkelige persner skal afleveres til plitiet i henhld til persndatalven skal ptagelserne slettes senest 30 dage efter ptagelsen. Leder har ansvar fr sletning. Hvis mediet verdrages til en tredjepart, skal frvaltningsdirektøren gdkende dette sm hvedregel skal vervågningen altid fregå uden fr nrmal arbejdstid/ åbningstid MED-Områdeudvalget skal hldes rienteret m, på hvilke af kmmunens institutiner, der er psat vervågningsudstyr, undtaget hvis plitiet har sat udstyret p Vi henviser til persndatalven g lv m tv-vervågning. Følgende vil kunne vejlede g rådgive dig mkring lvgivning, brug g psætning: Pliti Det Kriminalpræventive Råd Kmmunens Rådgivere (Danske Risikrådgivere) Hvis du er i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

46 Retningslinje fr beskæftigelse af persner med nedsat erhvervsevne g ledige Frmål Rammeaftalen m det sciale Kapitel 2 3 frudsætter en årlig drøftelse i MED-Hvedudvalget med henblik på: at fremme en fælles frståelse af g hldning til beskæftigelse på særlige vilkår at fastlægge retningslinjer fr beskæftigelse af persner med nedsat erhvervsevne g ledige at drøfte retningslinjer g knsekvenser fr persnale- g arbejdsvilkår fr de øvrige ansatte, herunder sikre, at der ikke sker frtrængning eller udstødelse af allerede ansatte at drøfte det fysiske g psykiske arbejdsmiljø, herunder frebyggelse af sygdm g frebyggelse af nedsættelse af erhvervsevnen. Administratinen ved beskæftigelse af persner med nedsat erhvervsevne g ledige skal sikre, at ansættelser af persner med løntilskud behandles lige g hensigtsmæssigt i hele Næstved Kmmune. Det skal indgå i alle drøftelserne vedrørende den rimelige balance, at Næstved Kmmune har frpligtelser i frhld til at fremskaffe løntilskudsjb, virksmhedspraktik, fleksjb, anvise muligheder fr handicappede m.v. jævnfør lvgivningen m aktiv beskæftigelsesindsats. Målgruppe Målgruppen er dagpengeberettigede ledige, revalidender samt persner med varige begrænsninger i arbejdsevnen, der får førtidspensin (skånejb), sm får ansættelse i et løntilskudsjb efter lv m en aktiv beskæftigelsesindsats. Frståelse af g hldning til beskæftigelse på særlige vilkår Det følger dels af lvgivningen g dels af Næstved Kmmunes persnaleplitik, at Næstved Kmmune skal arbejde fr at fasthlde g integrere ledige g persner med nedsat erhvervsevne. Det er udtryk fr ansvarlighed g respekt fr medmennesker at være åben fr aftaler m beskæftigelse på særlige vilkår g aktivering af ledige. Det er udtryk fr ansvarlighed g prfessinalisme at Næstved Kmmune sm en str arbejdsgiver er med til at kvalificere den samlede arbejdsstyrke i kmmunen, herunder sikre det langsigtede arbejdskraftudbud. På den enkelte virksmhed skal ske lkale drøftelser, sm skal sikre, at ekstrardinært ansatte mødes ligeværdigt med respekt! Rimelighedsvurdering - balance Der sikres en balance mellem antallet af ansatte på rdinære vilkår g antallet af ansatte på særlige vilkår. Det er ikke muligt at anvise en håndfast frdelingskvtient, idet en drøftelse af det rimelige frhld g den rimelige balance gså må ske i dialg med medarbejderne på den enkelte virksmhed. Beskæftigelsesministeriet har m rimelighedskravet fastsat, at der skal være mindst 5 rdinært ansatte pr. persn, der er i virksmhedspraktik eller ansat med løntilskud. 45

47 Persnale- g arbejdsvilkår i øvrigt Det er et vilkår, at der ikke sker frtrængning eller udstødelse af allerede ansatte i frbindelse med ansættelse på særlige vilkår eller aktivering af ledige. Der skal være tale m merbeskæftigelse en nettudvidelse af antallet af ansatte. Ved merbeskæftigelse frstås at ansættelsen skal medføre en nettudvidelse af antallet af ansatte i frhld til, det til enhver tid gældende budget. Merbeskæftigelseskravet påses af arbejdsgiver g den lkale repræsentant fr den frhandlingsberettigede rganisatin. Det er vigtigt, at der bliver tale m beskæftigelser med reelt g kvalificeret indhld, når der ansættes i jb på særlige vilkår eller aktiveres ledige. Der skal således sikres muligheder fr jbudvikling g kvalificering af både rdinært g ekstrardinært ansatte. Beskæftigelsesministeriet har besluttet, at ledige ikke længere kan kmme i virksmhedspraktik eller blive ansat med løntilskud i den virksmhed, de senest har været ansat i. Drøftelser lkalt Der sker en drøftelse i det enkelte MEDudvalg på virksmhedsniveau. Sm udgangspunkt fr den lkale drøftelse anvendes venstående rammer g bilag 2 i Rammeaftale m det sciale kapitel, april De lkale drøftelser i virksmhederne skal sikre, at ekstrardinært ansatte mødes med respekt sm ligeværdige kmmende klleger på arbejdspladsen. Det er arbejdsgiver g lkale repræsentanter (tillidsrepræsentanter) fr den frhandlingsberettigede rganisatin der jf. 14 i rammeaftalen sikrer: at frmålet med ansættelsen er på plads, herunder udviklingsfrmålet fr den aktiverede at tilrettelæggelsen af frløbet, herunder jbbeskrivelsen g uddannelseselementer er på plads at eventuelt behv fr et særligt intrduktinsfrløb er drøftet at den aktiveredes pkvalificeringsbehv indgår i aftalen at antallet af ansatte med løntilskud er drøftet, så der er et rimeligt frhld mellem antallet af ansatte uden løntilskud g antallet med løntilskud at frudsætningen m merbeskæftigelse er drøftet. Det er den lediges faglige g persnlige kmpetencer, herunder jberfaring, der lægges til grund fr, hvilke pgaver, der indgår i aktiveringen. Der er et almindeligt frvaltningsretligt frbud md at sætte skøn under regel, g derfr kan der ikke laves faste rammer fr hvilke pgaver g funktiner, sm kan indgå i aktivering. Der skal altid gennemføres en lkal drøftelse. Virksmhed - definitin I Næstved Kmmune defineres virksmheden sm den enhed, hvr der er selvfrvaltningsaftale. Når der inddrages medarbejderrepræsentant i aftaler m ekstrardinær ansættelse, skal medarbejderrepræsentanten være fra den virksmhed, hvr den ekstrardinært ansatte, skal have sit virke. Er du i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

48 Retningslinje fr afskedigelse Frmål Afskedigelser fregår på en saglig, værdig, redelig g rdentlig måde. Handling Ansøgt afsked: Du meddeler din psigelse skriftligt til nærmeste leder med varsel i henhld til relevant verenskmst eller aftale. Uansøgt afsked Når det er nødvendigt at afskedige en medarbejder af andre årsager end sygdm: 1. skal der freligge klare begrundelser, sm den ansatte knkret kan frhlde sig til 2. skal alle frvaltningsretlige prcedurer, verenskmster g aftaler verhldes 3. skal der altid gennemføres partshøring 4. er den ansatte berettiget til at få bistand fra en tillidsrepræsentant, faglig rganisatin eller anden persn, sm vedkmmende har særlig tillid til 5. ledelsen har ansvar fr, at der er en frpligtende dialg med den medarbejder, der risikerer afskedigelse herunder tjenstlige samtaler g skriftlige advarsler Detaljer relateret til retningslinjen fremgår af det særskilte administratinsgrundlag Uansøgt afsked pga. sygdm/sygefravær Inden det besluttes at afskedige en medarbejder pga. sygdm, skal man vurdere udsigt til raskmelding g muligheden fr hel eller delvis genptagelse af arbejdet. Ved afskedigelse skal der findes plysninger m driftsmæssig begrundelse, sygefraværets frventede varighed g udsigterne i frhld til at den ansatte bliver raskmeldt igen. Det skal plyses, hvis der er tale m en anmeldt arbejdsskade. Afskedigelseskmpetence Afskedigelsesniveau Kmmunaldirektør g øvrige direktører Vicedirektører, afdelingschefer g centerchefer Kntrchefer g virksmhedsledere, chefknsulenter g suschefer fr virksmhedsledere Øvrige medarbejdere Afskedigelseskmpetence Øknmiudvalg g Byråd Øknmiudvalg Frvaltningsdirektører evt. uddelegering til afdelingsledere eller centerchefer Ledere med persnaleansvar Læs gså Administratinsgrundlag fr afskedigelser, sm du finder her: ERNA > Organisatin > Ledelse > Persnaleadministratin. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

49 Retningslinje fr at anvende Jbbank i Næstved Kmmune Frmål Sikre, at man sm ansat får øje på ledige stillinger i kmmunens regi, således at færrest muligt siger p. Samtidig er jbbanken et led i rekrutteringsstrategien, idet den giver medarbejderne mulighed fr at videreudvikle sig gennem internt jbskifte. Jbbanken skal desuden øge mulighederne fr at fasthlde g udvikle de ansatte. Vidste du, at du kan skrive dig p i Jbbanken? Alle relevante stillinger slås p via Ofir. Læs mere i administratinsgrundlaget g kntakt Center fr Persnale g HRudvikling fr yderligere infrmatin. Center fr Persnale g HR-udvikling hjælper med at frmidle kntakt mellem ledere g ansøgere. Læs gså Administratinsgrundlag fr anvendelse af jbbank g retningslinje m ansættelse. Er du i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Handling Alle ansatte kan skrive sig ind i jbbanken med sit CV. En ansat, sm er blevet sagt p, vil pr. autmatik blive tilbudt ptagelse i jbbanken i afskedigelsesperiden. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar 2012 Ved stillingspslag såvel internt sm eksternt skal vi screene jbbanken, inden vi slår stillingen p. 48

50 Administratinsgrundlag fr ansættelse Ansættelsesudvalg Ledelsen, sm nedsætter ansættelsesudvalget beslutter gså ansættelsesudvalgets størrelse nrmalt 2 6 persner i alt. Det anbefales, at ansættelsesudvalgets størrelse begrænses. Medarbejderrepræsentanterne udgør mindst halvdelen af ansættelsesudvalget. Sm udgangspunkt består ansættelsesudvalget sm minimum af leder g en medarbejderrepræsentant Ansættelsesudvalgets pgaver udarbejde jbprfil udarbejde stillingspslag aftale tidsplan udvælge ansøgere til samtale gennemføre samtaler indhente referencer plyse, at der kræves tilfredsstillende straffeattest samt evt. børneattest indstille til ansættelse Stillingspslaget Når stillingen har været pslået i jbbank g internt kan den pslås eksternt, sm skal ske elektrnisk i Ofir. Her bliver stillingspslaget vist i følgende elektrniske medier: fir.dk, naestved.dk g jbnet.dk. Hvis stillingspslaget gså ønskes indrykket i andre fagblade eller aviser end de der er mulighed fr i Ofir, skal du sende en til [email protected] med plysninger m, hvr annncering ønskes. Stillingspslag skal sm minimum indehlde: ansøgningsfrist (min. 14 dage efter annncering) tidspunkt fr frventet afhldelse af ansættelsessamtaler indhentning af privat straffeattest g børneattest indenfr de arbejdsmråder, hvr den ansatte kmmer i direkte kntakt med børn under 15 år løn- g ansættelsesvilkår. Læs gså retningslinje vedrørende ansættelse Tidsplan En ansættelsesprces varer p til 2 måneder. Der skal være tid til at ansættelsesudvalget kan: frmulere jb- g kravprfil i stillingspslag, husk der kan være deadlines til fagtidsskrifter min. 14 dages ansøgningsfrist fra pslag vurdere ansøgninger g udvælge ansøgere til samtale indkalde ansøgere til samtale med passende frist 49

51 afhlde samtaler indhente referencer indhente straffeattest g eventuelt børneattest hlde eventuel test lønfrhandling med den frhandlingsberettigede rganisatin. Referencer Indhentning af referencer sker indenfr rammerne af Frvaltningslven: reference må kun indhentes efter samtykke fra ansøgeren plysninger, der indhentes telefnisk, er mfattet af ntatpligt ansøgeren har ret til aktindsigt i ntatet, hvis en reference er negativ, g kmmunen på baggrund af de indhentede plysninger ikke er sindet at ansætte ansøgeren, må der ikke træffes beslutning herm, før ansøgeren har fået frelagt indhldet af den indhentede reference g haft lejlighed til at udtale sig herm. Straffeattest Når ansøgeren får at vide, at pågældende indstilles til ansættelse, anmdes ansøgeren m at fremskaffe en privat straffeattest g i de tilfælde, hvr pågældende får direkte kntakt med børn under 15 år, rekvireres desuden børneattest. Dette gælder alle ansatte (herunder faste stillinger, timelønnede, vikarer, praktikanter g evt. frivillige i frskellige sammenhænge). Såfremt der af straffeattesten fremgår strafbare frhld, inddrager ledelsen Løn- g Persnalekntret. Lederen er sammen med Løn- g Persnalekntret ansvarlig fr: at der sker en nøje vurdering af frhldenes relevans fr den knkrete stilling at frvaltnings- g ansættelsesretlige regler følges, herunder ansøgerens adgang til at kmmentere bebyrdende frhld at der skal tages udstrakt hensyn til beskyttelse af børn, ældre, handicappede g øvrige udsatte grupper. Efterbehandling Ledelsen er ansvarlig fr at der prettes en edc-sag, g at der hurtigst muligt fremsendes meddelelse m beslutning til Løn- g Persnalekntret bilagt plysninger på indberetningsskema fr ansættelse: ansøgning dkumentatin fr uddannelse g tidligere beskæftigelse straffeattest g eventuelt børneattest lønaftale startdat g eventuelt slutdat ved midlertidig ansættelse beskæftigelsesgrad (fuldtid/deltid) plysninger m, hvilke kriterier, der har begrundet valget af én afsøger frem fr de øvrige andre relevante plysninger Herefter er Løn- g Persnalekntret ansvarlig fr, at der rettidigt fremsendes ansættelsesbrev til den, der ansættes. 50

52 Ledelsen/ansættelsesudvalget er ansvarlig fr, at der fretages nødvendig pfølgning af ansættelsen i prøvetidsperiden. Læs gså Retningslinje m ansættelse g arbejdsgangsbeskrivelsen på ERNA > Organisatin > Ledelse > Persnaleadministratin. Er du i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

53 Administratinsgrundlag vedrørende lkal løndannelse Administratinsgrundlaget fastlægger de nærmere rammer fr håndteringen af Lkal løndannelse i verenskmstperiden i tråd med Næstved Kmmune lønstrategi g de aftaler der er indgået mellem verenskmstens parter m lkal løndannelse. Administratinsgrundlaget er tiltrådt af Direktinen g behandlet i MED hvedudvalg. Administratinsgrundlaget danner baggrund fr drøftelserne med rganisatinerne g skal fungere sm vejledning fr ledere i frvaltningerne, centrene g virksmheder sm har ansvar fr Lkal løndannelse. Baggrund Overenskmstresultatet fr OK11 betyder en ændret frm af den lkal løndannelse. Der afsættes g finansieres ikke længere nye penge til kmmunernes lønfrhandlinger i verenskmstrammen g dermed i øknmiaftalen (frldsfinansering). Kmmunerne har ikke længere pligt til at dkumentere, hvr mange nye penge de bruger til lønfrbedringer til bestemte persnalegrupper i kmmunen (udmøntningsgaranti) Der er ingen aftalte frpligtelser til at genanvende de lkale lønmidler, der allerede er i kmmunerne (primært tidligere frldsfinansierede lkale lønmidler) Men det er frudsat i øknmien bag verenskmstresultatet, at lkal løns nuværende andel af den samlede løn i kmmunerne bevares. Lkal løn udgør i dag gennemsnitligt 8,5 pct. af den samlede løn i alle kmmunerne Hvis kmmunerne anvender KL s lønfremskrivningsprcent i budgetvejledningen er der i de kmmunale budgetter øknmisk dækning til at fasthlde det nuværende niveau af lkal løn Men der er frtsat lkal løn g hvis den skal verleve g udvikle sig, er det afgørende, at kmmunerne genanvender de midler, der allerede er, til lkale lønfrhandlinger, g selv finder nye midler De centralt aftalte prcedureregler fr kmmunernes lønfrhandlinger er stærkt frenklet ved verenskmstfrhandlingerne i Overenskmstresultatet giver efter KLs pfattelse mulighed fr, at fastsætte løn ud fra strategiske ledelsesmæssige pririteringer g mulighed fr at 52

54 anvende løn aktivt lkalt, når den ikke reguleres centralt g bliver passiv løndannelse. Lkal løndannelse kan fr eksempel anvendes til at understøtte effektiviserings- g mstillingsprcesser, resultatkntrakter, indsatsmråder g bidrage til at løse udfrdringer med rekruttering g fasthldelse. KL udtaler, at nye midler kan findes på budgettet fr eksempel gennem pririterede bevillinger, besparelser eller effektiviseringer. Det er nu p til den enkelte kmmune, at fastsætte rammer fr den frtsatte lkale løndannelse. Direktinen har sm udgangspunkt, at der frtsat skal sikres lkalt aftalt løn, at løndannelsen skal være pririteret g have retning, at det giver bedst mening at give retningen lkalt på virksmhedsniveau, g det kræver at lederne på alle niveauer frsøger at finde midler til det g det lkale råderum herefter respekteres af den centrale administratin. Finansiering af lkal løndannelse Lkal løn til alle ledere g medarbejdere finansieres af frvaltningernes g virksmhedernes lønbudgetter, da der ikke er afsat centrale puljer. Det evt. lkal psparede råderum røres ikke fra centralt hld, men der er lkal frihed til at anvende midler inden fr selvfrvaltningsrammen. Andelen af lkallønsmidlerne af Næstved Kmmunes samlede lønsum var i juni 2011 gennemsnitlig 9,2%. Målsætningen er, at Lkal løn ved udgangen af denne verenskmstperide ( ) frtsat udgør gennemsnitlig 9,2% af den samlede lønsum De gennemsnitlig 9,2 % er udtryk fr den del af lønsummen, der er lkalt frhandlet fra 1998 til 2010 Det kan være fristende at lade ledigblevne lønmidler indgå i den øknmiske balance, men det er Direktinens g Øknmiudvalgets hldning at Næstved Kmmune frtsat gennemsnitlig udmønter 9,2% til lkal løndannelse. Såfremt der ikke gennemsnit på landsplan udmøntes 8,5% vil reguleringsrdningen udmønte den manglende del. Så anvend lkal løn aktiv pririteret frem fr passiv tilpasning. Næstved Kmmune har anvendt KL s lønfremskrivningsprcent i budgetvejledningen sm budgetterne er fremskrevet med, så der er øknmisk dækning til at fasthlde det nuværende niveau af lkal løn Sm en naturlig følge af den nye finansieringsfrm vil Lkal Løn på lang sigt kmme til at udgøre en stigende andel af kmmunens samlede lønsum Afklaring af råderum På baggrund af plitikkernes g ledelsens høje priritering af lkal løndannelse skal der arbejdes aktivt med det, g det er vigtigt at virksmhedsledere/afdelinger arbejder med at skabe råderum i budgetterne til den lkal løndannelse, g bør verveje 53

55 en bred vifte af muligheder. Der henvises til Det lkale øknmiske råderum, sm kan finde på ERNA > Organisatin > Ledelse > Persnaleadministratin. Der er udarbejdet et skema, sm kan være med til at afklare hvrdan ledelsen kan skabe råderum i budgetterne. Find arbejdsskemaer umiddelbart i frlængelse af administratinsgrundlaget (side 60) Frhandlingsfrløb/tidsplan Udgangspunktet er at såfremt en af parterne ønsker lønfrhandling skal der frhandles en gang årligt. Fr at fasthlde fkus, g give de bedste vilkår fr lkal løndannelse, er det Løn- g persnalekntrets pfattelse, at udgangspunktet er t frhandlings-runder i verenskmstperiden Første runde freslås afhldt senest 1. kvartal 2012 g anden runde senest 1. kvartal 2013, men den enkelte leder kan aftale et andet frhandlingsfrløb med tillidsrepræsentanten/ rganisatinen. Derudver kan der fregå situatinsbestemte frhandlinger hele året. Der afhldes infrmatinsmøde i december 2011/januar 2012 fr afdelingsledere, kntrchefer g virksmhedsledere m lkal løndannelse fr periden Frhåndsaftaler Løn- g persnalekntret frhandler frhåndsaftaler g indgås/frlænges med udgangspunkt i de gældende verenskmster. Den fremtidige strategiske g aktive håndtering af Lkal Løn betyder dg, at indhldet i frhåndsaftalerne mderniseres, så de understøtter nuværende praksis. Det er uden tvivl en gd ide at have frhåndsaftaler hvr det giver mening, men det kan ligeledes være relevant at reduceres antallet af frhåndsaftaler g/eller elementer i de enkelte frhåndsaftaler i ngen sammenhænge. Løn- g persnalekntret har nedenstående tidsplan fr frhandling af frhåndsaftaler: er sidste frist fr rganisatinerne til at gøre pmærksm på, hvis de ønsker generelle frhandlinger af frhåndsaftaler til frhandler løn- g persnalekntret evt. frhåndsaftaler med de faglige rganisatiner Lkale lønfrhandlinger Når infrmatinsmøderne i januar 2012 er slut, kan centerledere g direktører udmelde principperne g rammer (særlige indsatsmråder, særlige mål g pririteringer) fr udmøntning af lkal løn i egen frvaltning såfremt det ønskes. Ønskes der lkale frhandlinger g centerledere g direktører ikke har udmeldt rammer g principper fr lkal løn arbejder de frhandlingsberettigede ledere videre med det lkalt, g gennemfører de knkrete lønfrhandlinger med de faglige rganisatiner inden fr egne rammer g principper. 54

56 Skemaet på side 60 kan bruges til at skabe klarhed ver tilrettelæggelsen af de lkale lønfrhandlinger i virksmhederne/afdelingerne. Prcedure ved nyansættelse Ved nyansættelse af persnale er aflønningsgrundlaget: Grundlønnen fr stillingskategrien. Eventuelle bligatriske funktinsg kvalifikatinslønninger eller tillæg til grundlønnen fr arbejds- eller ansvarsmråder, kvalifikatiner eller kmpetencer. Decentralt aftalte lønelementer. Grundlaget fr aflønningen frhandles med den frhandlingsberettigede rganisatin. Reglerne frudsætter, at en stillings aflønning så vidt muligt skal være aftalt før tiltrædelsen. Hvis dette af praktiske årsager ikke er muligt, vil følgende løsningsmuligheder kunne anvendes sm a cnt aflønning: Udbetaling af grundløn g centralt aftalte løndele. Tidligere stillingsindehavers grundløn g funktinsløn eller tillæg til grundlønnen fr arbejdseller ansvarsmråder. Hvis der ikke inden 3 måneder efter ansættelsen er pnået enighed m lønfrhldene, anvendes frhandlingsprceduren ved interessetvister. Frhandlings g aftale kmpetence Lkal løndannelse bygger på gensidige frpligtende aftaler g enighed. Ingen af parterne - ej heller ledelsen - kan diktere en aflønning. Når der skal pnås aftaler i enighed, bliver begreber sm frhandling g prces vigtige. Fr ledere g repræsentanter fra de faglige rganisatiner er det vigtigt at kunne etablere g gennemføre prcesser, der bygger på: gensidig tillid åbent samarbejde ærlighed Hvis frhandlingerne bygger på sådanne principper, vil lønaftaler ikke alene være arbejdsretlig bindende, men vil gså medføre en gensidig ansvarlighed. Ledere direktører g afdelingsledere Ledere kntrchefer g virksmhedsledere Medarbejdere g TR Frhandlingskmpetencen i Næstved Kmmune til at indgå lønaftaler: Frhåndsaftaler Løn- g persnalekntret Kmmunaldirektøren Direktør/ centerchef, afdelingsledere Kntrchef eller virksmheds-leder Aftalernes indhld Aftaler m lkal løndannelse bygger på kriterier fr funktins- g kvalifikatinsløn, resultatløn, engangsbeløb, pensinsfrbedringer, uddannelse, kurser. 55

57 Ved lønfrslag m grundlønsfrbedringer g knvertering af tillæg til trin fr tjenestemænd skal persnaleknsulenten på mrådet altid kntaktes inden aftale indgås. Kriterierne skal være: enkle gennemskuelige fremadrettede Både lederen g repræsentanten fr den faglige rganisatin har en interesse i enkle g gennemskuelige kriterier. Begge aftaleparter er ansvarlige i frhld til de medarbejdere, aftalen drejer sig m. Det enkle g det gennemskuelige synliggør, at løndannelsen ikke er vilkårlig, lønaftalerne hviler på et sagligt grundlag. Der kan lægges vægt på, at Lkal Løn kbles til målbare g planlagte pgaver g indsatser. Sm eksempler kan nævnes: Opfølgning på trivselsmåling g sygefravær Særlige planlagte indsatsmråder f.eks gennemførelse af en rganisatinsændring, implementering af nye pgaver g effektiviseringer Opfyldelse af frudaftalte resultatmål Ekstrardinær indsat ydet af enkeltpersner g / eller grupper Den enkeltes kmpetenceudvikling Decentrale lønaftaler skal være fremadrettede. Udfyldelse af lønskemaer Ved indgåelse af lønaftaler skal Næstved Kmmunes lønaftaleskemaer altid bruges g KTOs g Sundhedskartellets vejledninger. Find KTO g Sundhedskartellets vejledninger på ERNA > Organisatin > Ledelse > Persnaleadministratin > Løn > Lønaftaleskemaer. Udmelding af aftaleresultatet Aftaleresultatet af frhandlingen frmidles af lederen g rganisatinsrepræsentanten f.eks. ved at parterne udarbejder en skrivelse eller kmmer med en mundtlig tilbagemelding. Lederen g tillidsrepræsentanten har ansvaret fr at de berørte medarbejdere får udleveret en kpi af det underskrevne lønfrhandlingsskema (se hjælpeskema side 60). Tvister Brud på aftaler eller uenigheder m frståelse af aftaler, behandles efter de almindelige regler m vldgiftsbehandling eller indbringes fr Arbejdsretten. I tilfælde af interessetvister henvises til aftaler m lkal løndannelse (KLs hjemmeside). Det skal tilstræbes at løse frhandlingen på det lkale niveau, idet lkal løndannelse frudsætter lkale løsninger på lkale prblemer. 56

58 Strategi fr Lkal løndannelse Der skal arbejdes aktivt fr at sammenkæde brug af Lkal Løn med pnåede resultater/ begivenheder eller lignende målbare størrelser. Det kan såvel ske i frhld til den enkelte medarbejder sm til grupper af medarbejdere En maksimal lønstigning på 5 % pr. år + den almindelige centralt fastlagte lønstigning fr samtlige ansatte ved kmmunen Sigtet med strategien er bl.a. at hindre intern lønknkurrence g lønglidning Begrundede frslag m dispensatin fra den maksimale lønstigningsprcent frelægges direktøren Fr at der kan ske en mere dynamisk anvendelse af Lkal Løn vil resultatlønskntrakter g engangsbeløb være plagte valg sm supplement til varige tillæg. Udgangspunktet i Næstved Kmmune vil være at 2/3 af den samlede frhandlings sum til engangsbeløb g resultatkntrakter Sikre at råderummet i budgetterne udmøntes både til nuværende medarbejdere g ny ansatte. Det ene udelukker ikke det andet. Gd dialg med rganisatinerne er vigtig fr at skabe gde resultater Styring af Lkal løndannelse Målepunkter lønstatistik Frvaltningerne mdtager nøgletal på Lkal Lønsandel af den samlede lønsum med jævne mellemrum. Nøgletallene kmmer fra FLD (Det Fælleskmmunale Løndatakntr) g er frsinket ca. 2½ måned, jf. nedenstående versigt: Tal fra august 2011 kmmer i nvember 2011 Tal fra maj 2012 kmmer i august 2012 Tal fra august 2012 kmmer i nvember 2012 Tal fra marts 2013 kmmer i juni 2013 Frdeling af andelen af lkal løndannelse pr. frvaltning/center Andelen af lønsummen, sm skal anvendes til Lkal Løn, er nedenfr pgjrt på hvedkntniveau. Dette er nødvendigt, da der er stre individuelle frskelle på persnalegrupperne. Tallene er udtryk fr, hvr str en del af lønsummen, der er Lkal Løn (pgjrt maj 2011): Hvedknt Andel af lønsum til Lkal Hvedknt 0 13,1% Hvedknt 1 21,0% Hvedknt 2 17,4% Hvedknt 3 10,0% Hvedknt 4 12,2% Hvedknt 5 6,9% Hvedknt 6 12,3% Central styring Næstved Kmmune ønsker at fasthlde den nuværende andel af den samlede lønsum ved kmmunen til frdeling sm Lkal Løn. Andelen af den samlede lønsum er pgjrt centralt i FLD (Det Fælleskmmunale løndatakntr). Det verrdnede styringsgrundlaget fr verenskmstperiden er, at Lkal Løn skal udgøre 9,2 % i gennemsnit af den samlede lønsum i 57

59 Næstved Kmmune ved udgangen af denne verenskmstperide. Med henblik på at sikre at dette mål indfries, vil Løn- g persnalekntret være behjælpelig med følgende pgaver: Ved hjælp af FLD pgøres Lkal Løn sm en prcent af frvaltningens/centrets/ virksmhedens samlede lønsum. De enkelte frvaltninger/center/ virksmheder har herved et mål fr brugen af Lkal Løn Det bemærkes i den frbindelse, at 9,2 % i gennemsnit er et ttal fr hele kmmunen, men gså, at dette tal varierer mellem frvaltningerne/ centrene/virksmhederne. Det skyldes, at de frskellige verenskmstgrupper histrisk har haft en frskellig udvikling i andelen af lkale lønmidler g lønmdeller. Det varierer fr f.eks. fr hver persnalegruppe, hvr meget af den anciennitetsbaserede løn, sm blev knverteret til lkal løn. Startkapitalen ved vergangen til lkal løn var således frskellig g det afspejles i dag ved, at andelen af lkal løndannelse er frskellig fra persnalegruppe til persnalegruppe. Løn- g persnalekntret frelægger frvaltningerne/centrenes/virksmhedernes relevante statistik fr udviklingen i Lkal løndannelse. Såfremt den enkelte frvaltning ønsker det kan løn- g persnalekntret levere tal fr den lkale løndannelse på ét lavere rganisatinsniveau Løn- g persnalekntret evaluerer Lkal løndannelse inden udgangen af ktber Resultatet af evalueringen kan give indspark til 2. frhandlingsrunde. Fkuspunkter fr evalueringen er: Andel af Lkal Løn Mdernisering af frhåndsaftaler Prcesmæssige frhld mkring arbejdet med strategisk tilgang til lkal løndannelse Decentral styring Det er den enkelte frvaltnings/centers ansvar at medvirke til at sikre en pfyldelse af intentinerne m en strategisk brug af Lkal Løn. Frvaltningen skal herunder sikre, at frvaltningens egen andel af lønsummen, sm skal anvendes til Lkal Løn, fasthldes. Det vil sikre, at kmmunen når det verrdnede mål på gennemsnitlig 9,2 % sm Lkal Løn. Vejledning til beregning af årlig lønudgift fra et løntrin til et andet den årlige lønudgift den årlige lønudgift ved tillæg samt Pensins- g ferieprcenter findes på samt på ERNA > Organisatin > Ledelse > Løn 58

60 Implementering Næstved Kmmune ønsker størst mulig åbenhed i rganisatinen m rammerne fr Lkal løndannelse. Det skal bl.a. ske ved en løbende målrettet kmmunikatin: Der afhldes infrmatinsmøde fr ledere, hvr der gives en mere detaljeret rientering m de nye rammer fr Lkal Løn. Mødet afvikles i december 2011/januar 2012 På møderne rienteres m de nye rammer fr Lkal løndannelse, administratinsgrundlaget g der vil blive lagt vægt på at udveksle ideer m, hvrdan man strategisk kan arbejde med Lkal løndannelse lkalt. Administratinsgrundlaget er tilgængelig på ERNA fr alle medarbejdere. Næstfrmand i Hved-MED inddrages i arbejdet g Hved MED rienteres m nærværende rammer fr Lkal løndannelse fr kmmunen. De faglige rganisatiner rienteres i tilknytning til de møder, der fregår i januar med frhandlingsgrupperne Råd g vejledning Administratinsgrundlaget findes på ERNA g beskriver verrdnet Næstved Kmmunes rammer fr lkal løndannelse , men er ikke udtømmende, da der kan være helt specielle frhld i de enkelte frvaltninger. Såfremt der er spørgsmål eller der er behv fr råd g vejledning eller deltagelse i frhandlingerne kan Persnaleknsulenten på jeres mråde kntaktes. Ved spørgsmål til den øknmiske styring af den lkale løndannelse kan lønstyringschef Søren Davidsen kntaktes. Læs gså KL har en hjemmeside m lkal løndannelse hvr der er mulighed fr at indhente inspiratin: g-lnfrhld/lkal-lndannelse/ Find hjælpeskemaer på de følgende tre sider side Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

61 Arbejdsskemaer til brug i relatin til Administratinsgrundlag fr lkal løndannelse Arbejdsskema, sm kan være med til at afklare hvrdan ledelsen kan skabe råderum i budgetterne: Vifte af muligheder fr at skabe råderum i budgetterne til lkal løndannelse En hel eller delvis genanvendelse af prvenu ved effektivisering g øget prduktivitet Mine pririteringer i frbindelse med at skabe råderum i budgetterne Digitalisering af den kmmunale rganisatin - Øget anvendelse af selvbetjeningsløsninger fr vres brgere frigør hænder hvrved lønmidler kan genanvendes til løndannelse Kmmunale besparelser g mstruktureringer - Færre ansatte samtidig med øget råderum til løndannelse Genanvendelse af de gennemsnitligt 9,2% sm i dag anvendes til lkal løndannelse Fasthlde eksisterende lkale lønmidler samtidig med færre ansatte Persnalemsætning Lang anciennitet fratræder g ny medarbejdere med krt anciennitet ansættes Overgangstillæg brtfalder Frhåndsaftaler binder i dag mange lkale lønmidler. En frenkling af frhåndsaftalerne kan bidrage til det øknmiske råderum Tilbagefald af aftalte engangstillæg fr året frinden 60

62 Skema til afklaring af tilrettelæggelse af lkale lønfrhandlinger: Jeg skal f.eks. afklare: Min frberedelse Lkal lønplitiske drøftelser på MED-udvalg eller persnalemøde Hvr strt er mit råderum g skal jeg evt. have hjælp til beregningen af det Evt. udmeldinger/principper fra direktør/centerleder Fastlæggelse af virksmhedens rammer g principper Byråds- g fagudvalgsmål gældende fr mrådet Min virksmheds mål- g resultatmråder Mine medarbejdernes funktiner, stillingsindhld, kvalifikatiner, herunder resultater g målpfyldelse. Tjekke kmmunens lønplitik g centrale aftaler m lkal løndannelse g verenskmstens bestemmelser Tjekke m der er frhåndsaftaler g tr-aftaler på mrådet (ligger på ERNA) Hvrdan ser lønsammen sætningen pt. ud på mine medarbejdere (lønudtræk laves i rllebaseret indgang) Hvrnår mine frhandlinger i verenskmst periden ligger (tidsplan) Hvrnår skal jeg senest have løn frlag fra TR/rganisatinerne Frhandlingsdater Dat fr udveksling af frslag Orientering g drøftelse med TR m mine vervejelser vedr. lønfrhandlingerne g tidsplan Har jeg brug fr sparring eller et møde med persnaleknsulenten 61

63 Hjælpeskema til frberedelse af lønfrhandling Jeg skal afklare: Skal persnaleknsulenten deltage i frhandlingen Hvem har kmpetencen til at frhandle fra rganisatinen Hvad skal begrundelserne fr tillæggene være begrundelserne skal kunne frklare g frsvare dit valg Overvej m der skal ske mdregningsadgang i lkal aftalt kvalifikatinsløn fr f.eks. erfaring, hvis medarbejderen senere får en lignende stigning jf. verenskmsten Hvrdan vil jeg melde frhandlingsresultatet ud Hvrnår kmmer den frhandlede løn til udbetaling Skal der ske evaluering af lønfrhandlingen g hvrdan Min frberedelse Hjælpeskema til frberedelse af evaluering af løndannelse Jeg skal afklare: Hvad er prcenten fr lkal løndannelse i min afdeling/center/virksmhed Hvad er pensins- g ferieprcenten fr de medarbejdere der er frslag på Min frberedelse Hvrdan beregner jeg den årlige lønudgift af de indkmne lønfrslag Om jeg har behv fr andre styreredskaber 62

64 Administratinsgrundlag fr håndtering af sygefravær Administratinsgrundlaget har til frmål at beskrive arbejdsgange/prcedurer ved medarbejderes sygefravær, g således sikre at Næstved Kmmunes retningslinje m håndtering af sygefravær efterleves g at bestemmelserne i Lv m sygedagpenge, Lv m brug af helbredsplysninger, Persndatalven g Aftale m trivsel g sundhed på arbejdspladserne verhldes. SYGEFRAVÆRSSAMTALER Sygemelding: På 1. sygefraværsdag sygemelder den ansatte sig telefnisk senest ved arbejdstids begyndelse til nærmeste leder, eller til en af lederen udpeget persn. Husk indberetning til vagtplan eller webfravær således at sygefravær kan anmeldes rettidigt til Jbcenter. Dialgen har til frmål, m muligt, at tilkendegive længden g mfanget af sygefraværet, samt udveksling af eventuelle arbejdsmæssige aftaler, sm lederen skal tage hånd m i fraværsperiden. Senest 4. sygedag Senest på 4. sygedag tager den sygemeldte igen initiativ til en dialg med den nærmeste leder, eller til en af denne udpeget persn. Frmålet er at få en pdateret dialg jf. punkterne venfr. Senest 2. fraværsuge Senest efter t ugers fravær tager lederen initiativ til en fraværssamtale med den sygemeldte. Samtalen skal være afhldt inden udløbet af 4. fraværsuge, jf. nedenstående. Senest 4. fraværsuge (lvpligtig) Senest 4. fraværsuge efter 1. fraværsdag skal der på lederens initiativ gennemføres en lvpligtig samtale med den sygemeldte. Dagpengelvens frmål med samtalen er at finde ud af, m virksmheden g medarbejderen i fællesskab kan finde frem til løsninger, der kan frkrte sygefraværet. Der stilles ingen frmkrav til indkaldelsen til sygefraværssamtalen, men det anbefales at Næstved Kmmunes skabeln benyttes. Indkaldelsen skal ske med rimelig varsel, f.eks. ngle få dage. Fristen anses således fr verhldt, hvis samtalen hldes samme ugedag sm 1. sygedag, blt 4 uger senere. Vidste du, at du senest på 4. sygedag, fr dialg m fraværets længde, skal kntakte tage kntakte til din nærmeste leder? Hvis sygdmmen eller praktiske mstændigheder ikke giver mulighed fr en persnlig samtale, hldes 63

65 samtalen så vidt muligt telefnisk. Hvis en telefnisk samtale heller ikke er muligt, f.eks. på grund af sygdmmens karakter, hldes der ikke samtale. Medarbejderen har jf. Dagpengelven, ikke pligt til at deltage i samtalen, g manglende medvirken har ikke knsekvenser fr retten til dagpenge/refusin, men udeblivelse fra samtalen kan have ansættelsesretslige knsekvenser, hvis medarbejderen ikke ønsker at medvirke til en udredning af fraværsfrløbet. Derfr skal samtalen hldes Der er én hvedårsag til, at det nu er et krav, at man hlder en sygefraværssamtale: En dialg kan fte frkrte sygeperiden betydeligt. Ngle sygemeldte kan med lidt hjælp, kmme tilbage til sit arbejde, m ikke på fuld tid, så måske i starten på nedsat tid, således at der arbejdes på, at den sygemeldte ver en peride ptrappes i arbejdstid, så fuld arbejdsdygtighed pnås inden fr en aftalt peride. Det kan fr ngle grupper af sygemeldte være en frdel at vende frsigtigt tilbage til jbbet i stedet fr at vente, til sygdmmen helt er verstået. Men mulighederne kan kun afdækkes, hvis virksmheden g medarbejder taler med hinanden. Der er selvfølgelig sygdmsfrløb, sm har så alvrlig en karakter, at spørgsmål m arbejde g aktivitet er verflødige. Fred, r g fravær fra arbejdsmarkedet kan være det eneste naturlige g helt nødvendigt. Der kan være sygdmsfrløb g situatiner, sm simpelthen udelukker, at en samtale kan gennemføres. Det skal samtalen handle m Under samtalen skal virksmheden finde frem til, hvr længe medarbejderen regner med at være sygemeldt, g m der er mulighed fr, at medarbejderen kan vende hurtigere tilbage. Især hvis sygdmmen er langvarig, er det vigtigt at undersøge muligheden fr, m medarbejderen kan starte p på nedsat tid. Parterne kan gså diskutere, m der er andre ting, der kan gøres, fr at den sygemeldte hurtigere vender tilbage til arbejdspladsen. Kan medarbejderen kmme hurtigere i gang igen, hvis medarbejderen i en peride får andre pgaver? Er der f.eks. arbejdsmiljøfrhld der skal ændres eller vil et hjælpemiddel gøre det lettere at vende tilbage? Det skal samtalen ikke handle m Virksmheden må ikke spørge, hvad medarbejderen fejler. Man må altså ikke stille spørgsmål sm: Hvad er det egentlig, du fejler? Hvad siger din læge, diagnsen er? Ofte har selve diagnsen kun mindre betydning t persner med samme diagnse kan have meget frskellige gener af sygdmmen. Vidste du, at din virksmhed ikke må spørge til en diagnse fr din sygdm/ hvad du fejler? Lven tillader kun virksmheden at spørge, m der er nget i medarbejderens sygdmsbillede, sm har en direkte betydning fr 64

66 muligheden fr at udføre det pågældende arbejde fuldt ud. Men at stille det generelle spørgsmål m diagnsen er altså ulvligt. Frklaringen er, at plysninger m sygdm betragtes sm persnfølsmme. Virksmheden bør derfr respektere de svar, medarbejderen giver, g undlade at presse yderligere på. Det gælder gså i de tilfælde, hvr virksmheden ikke ved, hvad medarbejderen fejler. Mange medarbejdere vil dg af egen drift frtælle, hvad de fejler men lederen skal her kun være den lyttende part g være varsm med at bruge plysningerne, da medarbejderen senere kan hævde, at pågældende har følt sig presset til at plyse diagnsen. Hvrdan gennemføres samtalen: Indkaldelse til samtale bør så vidt muligt ske skriftligt, men på en måde, der udtrykker msrg fr medarbejderen, g således medvirker til en psitiv dialg ved samtalen. Der bør ligeledes udfærdiges referat, der underskrives af alle deltagere. Af referatet skal det fremgå, at der er afhldt samtale i henhld til Aftale m trivsel g sundhed på arbejdspladserne. Skabelner til indkaldelse g referat findes på ERNA > Persnale > Ferie, fravær g sygdm Vær pmærksm på medarbejderens sårbarhed g fkuser på muligheder i stedet fr prblemer. Tal arbejde, ikke sygdm g husk ingen spørgsmål m diagnse!!!!! Benyt f.eks. følgende spørgsmål: Hvr lang tid frventer du at være sygemeldt? Kan vi evt. lave en plan fr, hvrdan du kmmer i gang igen? Hvrdan skal arbejdsdagen se ud, fr at du kan klare den, selv m du ikke er helt rask? Hvilke at dine nrmale pgaver er vanskelige at udføre fr dig i øjeblikket? Vil andre pgaver være nemmere? Oplever du, at der er arbejdsfrhld, der har medvirket til din sygemelding? Hvrdan prethlder vi bedst kntakten under sit sygefravær? Hvad kan vi frtælle til dine klleger? Indberetning til Jbcenter Efter afhldelse af samtalen skal der, til Næstved Jbcenter, videregives plysninger m dat fr afhldelse af samtale, sygemeldtes vurdering af m fraværets varighed er ver eller under 8 uger, g m der er mulighed fr delvis genptagelse af arbejdet i sygefrløbet. Oplysningerne skal af lederen være indberettet til Jbcenter senest 4 uger efter 1. fraværsdag. Indberetning sker på blanket dp333. Blanketten kan hentes i Netblanket i edc. Opfølgende samtaler Ved længerevarende sygefravær er det vigtigt at dialgen med den sygemeldte medarbejder bevares g det kan derfr være hensigtsmæssigt jævnligt at gennemføre pfølgende samtaler. Der er gså mulighed fr at afhlde rundbrdssamtaler, hvr repræsentanter fra Jbcenter, faglig rganisatin, virksmheden g Løn- g Persnalekntret sammen med den sygemeldte frsøger at afklare de fremtidige beskæftigelsesmuligheder fr den sygemeldte medarbejder. 65

67 LÆGEERKLÆRINGER Sm hjælperedskab til at få klarlagt sygdmmens arbejdsbegrænsninger eller muligheder samt fraværsperidens tidshrisnt, kan lederen benytte sig af t slags lægeerklæringer, sm vil blive beskrevet nedenfr: Mulighedserklæring eller friattest? Der kan være gråzner, hvr det er uklart, hvilken frm fr lægeerklæring der vil være mest anvendelig. Lægerne udarbejder sm udgangspunkt den type lægeerklæring, den enkelte virksmhed anmder m. Hvis en læge anmdes m en friattest i en situatin, hvr lægen vurderer, at en mulighedserklæring i højere grad vil være frmålstjenlig, vil lægen sammen med den udfyldte friattest vedlægge et eksemplar af mulighedserklæringen med pfrdring til, at virksmheden fremver benytter en sådan ved lignende situatiner. Friattest Virksmheden kan kræve lægelig dkumentatin fr, at en medarbejders fravær skyldes sygdm. I de tilfælde vil lægen anvende en såkaldt friattest. Der er ingen frmkrav til denne attest. Lægen kan, efter anmdning fra virksmheden, udarbejde attesten på eget brevpapir, eller lederen kan medsende Næstved Kmmunes blanket. Denne blanket g skabeln til indhentning af friattest findes i e- dc.(link) En friattest til dkumentatin af sygdm sm lvligt frfald kan gså benyttes i følgende situatiner: Sygemeldt ønsker ikke at deltage i samtale med arbejdsgiver Sygemelding i psigelsesperide Sygemelding i ferie Afskedigelsessituatin Længerevarende sygdm sm pfølgning på en mulighedserklæring Mulighedserklæring Virksmheden kan gså kræve en mulighedserklæring. Udfærdigelsen af erklæringen sker i dialg mellem leder g medarbejder. Medarbejderen har pligt til at deltage i samtalen. Sygemeldte medarbejdere har efter sygedagpengelven pligt til at skaffe en mulighedserklæring, hvis arbejdsgiveren frlanger det. Frmålet med erklæringen er at afdække, hvad medarbejderen kan på trds af sin sygdm. En mulighedserklæring kan eksempelvis benyttes i følgende situatiner: Længerevarende sygefravær pga. stress Længerevarende fravær pga. rygprblemer eller andre prblemer relateret til bevægeapparatet Længerevarende sygefravær pga. hspitalsindlæggelse g peratin Fravær i frbindelse med graviditet Frtsat sygefravær efter tidligere mulighedserklæring Hyppigt sygefravær med rd i helbredsprblemer Hyppigt sygefravær med uklar årsag 66

68 Sygefraværssamtalen g mulighedserklæringen kan gså bruges i indsatsen md det krtvarige sygefravær. Der er ingen regler fr, hvr tidligt i et sygdmsfrløb man må afhlde en sygefraværssamtale eller kræve en mulighedserklæring. Så selv m fraværet er krtvarigt, kan virksmheden tage redskaberne i brug, hvis man vurderer, at det er nødvendigt. Har en medarbejder mange krte fraværsperider, kan det være en idé at tage en samtale eller kræve en mulighedserklæring. På den måde kmmer man tidligt i dialg m fravær g årsager til fravær. En tidlig dialg kan måske frebygge generel mistrivsel g fravær, der kan ende i et længerevarende sygefravær. Del 1 udfyldes på virksmheden. I mulighedserklæringen skal virksmheden g den sygemeldte sammen udfylde del 1. En virksmhed, der kræver en mulighedserklæring, skal indkalde den sygemeldte til en samtale, hvr parterne sammen udfylder erklæringens del 1. Medarbejderen har pligt til at deltage i en samtale m mulighedserklæringen på arbejdspladsen eller i telefnen, hvis sygdmmen frhindrer andet. Virksmheden skal indkalde til samtalen med et rimeligt varsel, der gdt kan være med dags varsel. Det afhænger af den knkrete situatin. Virksmheden g medarbejderen skal beskrive tre ting på blanketten: 1. medarbejderens prblem 2. de begrænsninger, det fører til rent arbejdsmæssigt 3. frslag til løsninger Del 2 udfyldes af lægen Den sygemeldte tager den udfyldte del 1 af mulighedserklæringen med til sin læge, sm udfylder del 2. Lægen vurderer, m aftalen mellem arbejdsgiveren g medarbejderen er i rden ud fra en lægefaglig vurdering fr eksempel m der er lagt p til fr få eller fr mange skånehensyn. Virksmheden kan kræve at få lægens vurdering inden fr rimelig tid. Lægen kræver et hnrar fr sin vurdering det har virksmheden pligt til at betale. Husk at pgive EANnummeret til betaling af lægens hnrar. FASTHOLDELSESPLAN Hvis en medarbejder frventer at være syg i mere end tte uger, kan pågældende bede sin leder m at få lavet en fasthldelsesplan. I en sådan plan skal parterne i fællesskab kmme med knkrete frslag til, hvrdan medarbejderen, på trds af sygdmmen, behlder sin tilknytning til arbejdspladsen. Målet med en sådan plan er at give de t parter lejlighed til at afstemme frventninger g skabe tryghed mkring den sygemeldtes fremtid på arbejdspladsen. Virksmheden har ikke pligt til at udarbejde planen, men der skal gives en knkret begrundelse, hvis afslag gives. 67

69 Fasthldelsesplanen kan indehlde ngle af de samme elementer, sm indgår i mulighedserklæringen, f.eks. gradvis tilbagevenden til jbbet, hjælpemidler g særlige hensyn. Senest tte uger efter første sygedag vil kmmunens jbcenter indkalde medarbejderen til samtale. Indhldet i fasthldelsesplanen skal så vidt muligt indgå i kmmunens arbejde, så medarbejderen skal kunne medbringe planen til samtalen i jbcenteret. Skabeln til fasthldelsesplan g vejledning til udfyldelse kan findes på Næstved Kmmunes Intranet. (link) UÆNDREDE MULIGHEDER FOR OPSIGELSE Det skal præciseres, at afskedigelse ved længerevarende sygefravær frtsat kan effektueres, hvis virksmheden ikke har mulighed fr at fasthlde medarbejderen. En aftale i en mulighedserklæring eller i en fasthldelsesplan betyder ikke, at virksmheden er dårligere stillet, hvis virksmheden ser sig nødsaget til at afskedige en syg medarbejder. YDERLIGERE HJÆLPEVÆRKTØJER Næstved Kmmunes TrivselsHtline tilbyder hjælp til medarbejdere inden fr trivsel, sundhed g sygdm, hvr dette har indflydelse på arbejdslivet. Sm eksempler kan nævnes: Stressvejleder, cach g psyklg Alkhlrådgivning, sundhedstjek, rygestp, mtinsrådgivning g energi g vægt Næstved Kmmunes jbcenter kan rådgive m, hvad der i øvrigt er af muligheder fr at hjælpe sygemeldte. Om hjælpen rent faktisk kan ydes, afhænger af jbcentrets knkrete vurdering af den enkelte sygemeldte. Følgende kan være en mulighed: En 56-aftale: Denne aftale kan være relevant, hvis medarbejderen f.eks. har gentagne sygefrløb på grund af en krnisk lidelse eller skal igennem et behandlingsfrløb, f.eks. behandling med kemterapi, hvr medarbejderen vil være sygemeldt på behandlingsdagene. Ifølge 56 i sygedagpengelven kan jbcentret udbetale sygedagpengerefusin fra første fraværsdag. Støtte til hjælpemidler: Jbcentret har mulighed fr at yde øknmisk støtte til hjælpemidler g ændringer af arbejdspladsen. Det kan fr eksempel være en bestemt stl eller en værktøjsbænk, der kan hæves g sænkes. Hele udgiften afhldes af jbcentret. Mentrrdning: En mentr er en kllega, sm hjælper med at intrducere den syge til arbejdspgaverne g på andre måder støtter den syges tilbagevenden til jbbet. Jbcentret kan yde tilskud til, at en kllega frikøbes i en peride, tilskud til uddannelse af mentren eller hnrar til en ekstern knsulent. Virksmhedspraktik: Hvis medarbejderen p.t. ikke har evnen til at arbejde på rdinære vilkår, kan 68

70 jbcentret tilbyde et praktikphld på den hidtidige arbejdsplads. Praktikken kan være en vej tilbage til jb. Praktikken kan vare p til 13 uger, men varer typisk fire uger eller krtere. Det er ikke frbundet med ekstra udgifter fr virksmheden at have en sygemeldt i virksmhedspraktik, frdi virksmheden får sygedagpengerefusin sm under sygefravær. Persnlig assistance: Jbcentret kan yde persnlig assistance til lønmdtagere, der på grund af en varig g betydelig fysisk eller psykisk funktinsnedsættelse, har behv fr særlig persnlig bistand fr at varetage deres jb. Jbcentret dækker lønudgifter til den persnlige assistent p til en timeløn på ca. 110 kr. Er timelønnen højere, betaler virksmheden den resterende udgift. Fleksjb: Ved krniske lidelser g varig nedsættelse af arbejdsevnen kan en medarbejder af Jbcentret visiteres til fleksjb. Efterfølgende aftale m ansættelse på særlige vilkår sker i samarbejde mellem Jbcenter, virksmhed, faglig rganisatin, Løn- g Persnalekntret. KRITISK SYGDOM Bliver en ansat ramt af alvrlig sygdm, skal man være pmærksm på begrebet kritisk sygdm. Kritiske sygdmme er en række alvrlige sygdmme, der kan berettige den ansatte til at få udbetalt et frsikringsbeløb, hvis pågældende er mfattet af en pensins- eller gruppelivsrdning. Disse rdninger kan både være etableret via arbejdsgiver g/eller via faglig rganisatin. Med visse kritiske sygdmme menes p.t.: Kræft, bldprp i hjertet, bypassperatin/ballnudvidelse i hjertets kranspulsårer, hjerteklapkirurgi, hjerneblødning/ bldprp i hjernen, sækfrmet udvidelse af hjernens pulsårer, visse gdartede svulster i hjerne g rygmarv, dissemineret sklerse, ALS (amytrfisk lateralsklerse), muskelsvind, HIV infektin sm følge af bldtransfusin eller arbejdsbetinget smitte, AIDS, nyresvigt g større rgantransplantatiner, Parkinsns sygdm, blindhed, døvhed, artasygdm, følger efter hjerne- eller hjernehindebetændelse, Brreliainfektin samt større frbrændinger. Bliver en ansat ramt af en af de anførte lidelser, anbefales det at der tages kntakt til pågældendes pensinsfrsikringsselskab. Både lederen g den ansatte er gså velkmmen til at rette henvendelse til Løn- g Persnalekntret, så vil vi hjælpe med at undersøge, m den ansatte er mfattet af rdningen, g i givet fald hjælpe videre med sagen. Læs mere Yderligere infrmatin kan fås på følgende hjemmeside: Læs gså retningslinjer fr håndtering af sygefravær, m Trivselshtline g sundhedsfremmetilbud på ERNA. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

71 Administratinsgrundlag fr afskedigelse Handling Ved ansøgt afsked: Leder mdtager ansøgning m afsked. Ansøgninger m afsked/psigelser jurnaliseres i edc g der gives besked til Løn- g Persnalekntret. Oplysningsskema til brug ved fratræden udfyldes af medarbejder g leder. Læs m prceduren i detaljer i arbejdsgangsbeskrivelsen, sm du finder på ERNA > Organisatin > Ledelse > Persnaleadministratin. Uansøgt afsked En afskedigelse må ikke kmme sm en verraskelse fr den ansatte. Leder har ansvar fr, at der føres en frpligtende dialg med den medarbejder, der risikerer afskedigelse. Ligesm det er lederens ansvar, at Løn- g Persnalekntret invlveres tidligt i frløbet, når der pstår situatiner, der giver risik fr uansøgt afsked. Det samme gælder med hensyn til advarsler g brtvisning. Ved uansøgt afsked er det vigtigt, at leder er særlig pmærksm på: 1. ved udfrdringer i persnalesager, skal Løn- g Persnalekntret inddrages i sagen, frinden der fretages videre. 2. alle uansøgte afskedigelser indstilles til Løn- g Persnalekntret. 3. indstilling fremsendes i henhld til kmpetencefrdeling gældende fr ansættelse g afskedigelse (se retningslinjen). 4. inden indstilling fremsendes, skal sagen være drøftet med nærmeste ledelse 5. inden indstilling fremsendes, skal sagen være drøftet med den pågældende g eventuelt dennes tillidsrepræsentant. Ntat fra samtalen udarbejdes g underskrives af deltagerne. 6. indstillingen skal indehlde plysninger m den ansatte er mfattet af Aftale m tillidsrepræsentanter, samarbejde g samarbejdsudvalg. 7. Løn- g Persnalekntret vurderer sagen i frhld til gældende bestemmelser. 8. Løn- g Persnalekntret sikrer prceduren i frhld til de faglige rganisatiner, g alle henvendelser fra de faglige rganisatiner skal henvises til Løn- g Persnalekntret. Læs gså retningslinje vedrørende afskedigelse Uansøgt afsked pga. sygdm/sygefravær Ved beslutningsprcessen m afskedigelse af en medarbejder pga. 70

72 sygdm, er der mulighed fr at indhente lægeerklæring vedrørende knkrete funktinsbegrænsninger. Det bør vervejes, m der eventuelt kan tilbydes genansættelse, såfremt medarbejderen raskmeldes indenfr en nærmere angiven peride. Mulighederne fr mplacering/ alternativ beskæftigelse undersøges, herunder muligheden fr prettelse af fleksjb. Hvis uansøgt afsked er nødvendig, indstilles til afsked jf. afsnittet m uansøgt afsked. Læs gså Retningslinje m afskedigelse, især vedrørende begrundelse g kmpetence fr afskedigelse. Er du i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

73 Administratinsgrundlag fr jbbank i Næstved Handling Administratin af ledige stillinger - pslag Hvem kan stå i jbbanken? Hvrdan bliver en medarbejder skrevet p i jbbanken? Hvr længe kan medarbejderen stå i jbbanken? Alle relevante stillinger slås p intern med en uges ansøgningsfrist på ERNA. Alle, der står i jbbanken, får mulighed fr at søge stillingerne, inden de slås p eksternt. Der sker kun eksterne pslag, hvis der ikke er kvalificerede ansøgere fra jbbanken eller der ikke er ansøgere fra jbbanken der ønsker stillingen. Elektrnisk administratin af jbbanken fregår via Ofir. Jbbanken er primært tiltænkt medarbejdere, der påtænkes afskediget/afskedigede medarbejdere Øvrige administrative medarbejdere, der ønsker at stå i jbbanken sm følge af ønske m stillingsskift, kan blive ptaget. Alle påtænkt afskedigede indgår pr. autmatik i jbbanken. Øvrige medarbejdere, der selv ønsker at blive ptaget tilmelder sig via Ofir. Alle, der ønsker at stå i jbbanken, kan længst stå der den tid, der svare til deres psigelsesvarsel Der skal tages stilling til, m jbbanken skal have varig status i frhld til medarbejdere, der ønsker jbskift i øvrigt. Bemærkninger Læs gså Retningslinje fr anvendelse af jbbank i Næstved Kmmune. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar 2012 Fr at blive ptaget i jbbank, skal afskedsbegrundelsen være besparelser, pgavebrtfald eller mstruktureringer. Det betyder ikke øget risik fr uansøgt afsked, hvis en medarbejder ønsker at blive skrevet p i jbbanken i frbindelse med ønske m jbskift. Hvis det gav en sådan risik, kunne jbbanken ikke fremme en hensigtsmæssig rtatin. 72

74 Hvrdan får medarbejderen besked m ledige stillinger? Hvrdan søger medarbejderen stillingerne? Hvrdan lærer medarbejderen at skrive en ansøgning? Hvad hvis medarbejderen ikke får jbbet Hvrnår kan stillinger pslås eksternt Medarbejders vilkår fr verførsel til andet arbejde i frbindelse med f.eks. en sparerunde eller en rganisatinsændring Medarbejders vilkår ved frivillig ptagelse i jbbank (ved ønske m nyt jb) Der sendes en mail til de medarbejdere der står i jbbanken, når der er ledige stillinger. Der laves en knkret begrundet ansøgning, g den sendes elektrnisk via Ofir. Opsagte medarbejdere henvises til Jbcenteret fr jbsøgningskursus Anette Rck Larsen [email protected] tlf Lederen giver en mundtlig tilbagemelding til de ansøgere, der har været til samtale g en begrundelse fr afslaget. Lederen skal desuden give Center fr Persnale g HRudvikling en begrundelse fr, at ansøger(e) fra jbbanken knkret er vurderet sm ikkekvalificerede i frhld til stillingen. Efter at begrundet afslag er meddelt Center fr Persnale g HR-Udvikling, g de knkrete begrundelser er vurderet af centeret. Ved tvivl træffer persnalechefen afgørelse. Medarbejderen verføres til ny stilling g medtager sin ptjente psigelsesanciennitet, erfaringsdat (hvis lignende jb) g jubilæumsdat. Medarbejderen betragtes sm nyansat, hvis der skiftes virksmhed. Dvs. prøvetid, tab af psigelsesanciennitet, i ngle tilfælde gså tab af erfaringsdat, med mindre mdtagende virksmhed ønsker at aftale andet sm et persnligt vilkår. Vurderingen af kmpetencer g kvalifikatiner sker i frhld til ansøgers frmelle baggrund, jberfaring m.v., men vurderingen skal gså tage højde fr, at der via HRpuljen er mulighed fr pkvalificering af ansøgerne i jbbanken. 73

75 Administratinsgrundlag fr bevilling af skærmbriller Ansatte med belastning af synet ved skærmarbejde kan få skærmarbejdsbriller, så du undgår belastningsprblemer. Belastnings-prblemer kan pstå når din skærmarbejdsplads ikke er hensigtsmæssigt indrettet eller dit syn ændrer sig. Du kan belaste syn, skuldre, nakke g ryg. Vidste du, at belastninger i skuldre, nakke g ryg kan pstå, frdi man ikke kan se rdentligt g derfr indtager dårlige arbejdsstillinger? Handling Fr at kunne få bevilliget skærmbriller, skal du pfylde følgende krav: 1. din skærmarbejdsplads skal gennemgås af en arbejdsmiljørepræsentant eller arbejdsmiljøknsulent, således at skærmarbejdspladsen er indrettet hensigtsmæssigt 2. du skal bruge en betydelig del af din arbejdstid fran en pc-skærm (t timer eller mere hver arbejdsdag) Sådan gør du kntakt din nærmeste leder g aftal behv g bevilling af en synsprøve udfyld målskema g rekvisitin til synsprøve. Rekvisitinen skal udfyldes med EAN-nummer g underskrives af din leder. Din arbejdsmiljørepræsentant kan evt. hjælpe dig med at udfylde målskema kntakt en øjenlæge eller ptiker. Husk at tage rekvisitin g målskema med g skrive navn på læge/ ptiker på rekvisitinen du har ret til at psøge øjenlægen eller ptikeren i arbejdstiden find rekvisitiner g se aftaler med ptikere på > arbejdsmiljø > skærmbriller. Skærmbrillerne er gratis fr medarbejderen såfremt: 1. synsprøven viser behv fr skærmbriller 2. styrken er anderledes end den, du har i din persnlige brille Næstved Kmmune har i så fald pligt til at betale fr udgiften til synsprøve, standardstel g standardglas med antirefleks-behandlede, ufarvede letvægtsglas. Vil du have en anden type briller, skal du selv betale differencen. Betaling skal ske decentralt indenfr virksmhedens/ afdelingens eget budget. Lvgrundlag: Bekendtgørelse m arbejde ved skærmterminaler, BEK nr af 15/12/1992. Er du i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

76 Administratinsgrundlag fr gdtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser g kørsel Indledning Udver at alle ansatte skal pleve at blive behandlet rdentligt ved gdtgørelse af udgifter til erhvervsmæssig kørsel, beskriver administratinsgrundlaget gdtgørelse af eventuelle merudgifter ved rejser. Ved merudgifter frstås de ekstraudgifter, sm du eventuelt kan få på en tjenesterejse. Administratinsgrundlaget sikrer håndtering g kntrl af en eventuel skattepligtig befrdringsgdtgørelse ifølge SKATs regler. Administratinsgrundlaget gælder alle ansatte i Næstved Kmmune. Definitin af Skattefri befrdringsgdtgørelse (erhvervsmæssig kørsel) SKAT definerer erhvervsmæssig kørsel sm: kørsel mellem sædvanlig bpæl g arbejdsplads i indtil 60 arbejdsdage inden fr en 12 måneders peride (det frudsætter at der er indgået en særlig aftale mellem Næstved Kmmune g medarbejderen). Befrdringsgdtgørelsen udbetales efter en kilmetersats g dækker udgifter til erhvervs-mæssig kørsel i egen bil, mtrcykel, knallert eller cykel.) kørsel mellem arbejdspladser fr samme arbejdsgiver kørsel inden fr samme arbejdsplads (møder, efteruddannelse, kurser l.) Specielt fr ansatte efter verenskmst fr scial- g sundhedspersnale: Det er bestemt i verenskmsten, at såfremt den ansatte selv stiller befrdringsmiddel til rådighed betales der fr de faktiske antal kørte kilmeter fra hjemadressen i Næstved Kmmune eller fra kmmunegrænsen med fradrag af 4 kilmeter pr. dag, såfremt befrdringsmidlet er nødvendigt fr at varetage tjenesten. Dette gælder gså selvm tjenesten påbegyndes eller afsluttes på et distriktskntr. Definitin af Skattepligtig befrdringsgdtgørelse Kører du mere end 60 arbejdsdage, inden fr de frudgående 12 måneder, mellem bpæl g en arbejdsplads (til samme knkrete adresse) anser SKAT kørslen sm privat fra g med arbejdsdag nr. 61. Det er kun kørsel hvr bpælen er i den ene ende der bliver talt med i de 60 dage. Weekender, feriedage g sygedage bliver ikke regnet med i de 60 arbejdsdage, men de afbryder heller ikke 60 dags-periden. Læs gså SKATs vejledning mkring skattepligtig befrdringsgdtgørelse: 321&vId=203449&i=1#i

77 Næstved kmmune har vurderet, at kun scial- g sundhedspersnalet kan være mfattet af 60 dags reglen Det vil sige scial- g sundhedspersnale, sygeplejersker, ansatte i specielt netværk, hvis disse medarbejdere benytter egen bil i tjenesten g dermed skal have befrdringsgdtgørelse. Det betyder, at der fr disse medarbejdere er et særligt behv fr at registrere kørsel fra bpæl g til knkret adresse. Der gælder på samme måde, at hjemturen skal registreres fra en knkret adresse g til bpæl. Hvis samme adresse besøges 61. gang er denne befrdringsgdtgørelse skattepligtig g skal udbetales via Lønsystemet (Vagtplan). Det er kun befrdringsgdtgørelsen fra g eventuelt til bpæl sm er skattepligtig. Det vil sige at den mellemliggende kørsel mellem brgere er skattefri. Læs gså retningslinje m gdtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser Rejsegdtgørelse Merudgifter til frtæring g småfrnødenheder i frbindelse med rejser med vernatning dækkes efter statens takster. Dg reduceres beløbet, såfremt kst er betalt, med følgende prcentsatser: Mrgenmad 15% Frkst 30% Middag 30% Fuld Kst 75% Restbeløb = lmmepengebeløb til småfrnødenheder udbetales. Rejsegdtgørelse er skattefri, men plysningspligtig til SKAT. Når rejsen skal dkumenteres g registreres Følgende plysninger skal dkumenteres verfr SKAT: kørslens erhvervsmæssige frmål dat fr kørsel antal kørte kilmeter kørslens mål g eventuelle delmål (adresser) antallet af erhvervsmæssige rejsedage, herunder rejsens startg sluttidspunkt beregningen af rejsegdtgørelsen, herunder hvilke satser, der er anvendt Ansatte med et strt kørselsbehv, sm er tilrettelagt efter vagtplaner/ ugeskema kan benytte udskrift af vagtplanen/ugeskemaet sm tillægsbilag. Ovenstående plysninger, sm kræves af SKAT skal fremgå af enten befrdrings-gdtgørelsesskemaet eller vagtplanen. Udbetaling Udbetaling af befrdrings- g rejsegdtgørelse samt dækning af udlæg efter regning sker via prisme. Hvis befrdringsgdtgørelsen bliver skattepligtig iflg. 60 dags reglen sker udbetalingen både fr den skattepligtige g skattefri kørsel via lønsystemet (Vagtplan) hs den bgførende enhed. Alle udbetalinger af befrdrings- g rejsegdtgørelser er plysningspligtige til SKAT. Dette gælder dg ikke udlæg i frbindelse med rejser f.eks. bus-, tgg brbilletter. 76

78 Udbetaling af befrdrings- g rejsegdtgørelse samt dækning af udlæg bør så vidt muligt fretages hver måned g altid i det krrekte regnskabsår. Al dkumentatin pbevares elektrnisk eller i papir hs den bgførende enhed. Kntering Der findes særlige kntmråder til kntering af udgifter fr kørsel g rejser. Hvr der findes vejledning m kntering skal denne benyttes. Intern prcedure Det anbefales, at virksmheder g afdelinger vurderer behvet fr at udarbejde intern prcedure fr hvilke knkrete situatiner, sm udløser befrdringsgdtgørelse, samt hvrdan registrering, udbetaling g kntrl af befrdrings- g rejsegdtgørelse håndteres. Hvis det findes relevant kan prcedurerne eventuelt tilføjes eksempler på situatiner fra den knkrete virksmhed/afdeling. Fr eksempel kan det tillige beskrives hvrdan dkumentatin pbevares samt hvrdan gdkendelses-prcedure er aftalt. Interne prcedurer skal altid udarbejdes således, at de sm minimum verhlder dette administratinsgrundlag samt er drøftet i frhld til retningslinje fr gdtgørelse af merudgifter g skal gdkendes af det lkale MED-udvalg. Kntrl De ansvarlige ledere har ansvaret fr at dette administratinsgrundlag, retningslinjen g den til enhver tid gældende lvgivning på mrådet følges g at de relevante medarbejdere er infrmeret. Den sm attesterer, stilles til ansvar fr at administratinsgrundlag g retningslinje er verhldt g at der blandt andet er taget stilling til m den knkrete udgift er krrekt. Både den interne revisin (Cntrllerkntret) sm den eksterne revisin ved med stikprøvekntrl følge p på, at der er fretaget krrekt indberetning til SKAT, samt at der freligger krrekt dkumentatin. Med henblik på kntrl er det yderst vigtigt at de bgførende enheder tager stilling til hvrdan dkumentatin pbevares så det er let at finde frem. Retsgrundlag Aftale m gdtgørelse fr benyttelse af eget transprtmiddel på tjenesterejsen indgået mellem KL g KTO. Aftale m tjenesterejser indgået mellem finansministeriet g på den anden side de underskrivende centralrganisatiner eller rganisatiner, der har tilsluttet sig disse. Overenskmst fr scial- g sundhedspersnale indgået mellem KL g Frbundet af ffentlige ansatte. Ligningslvens 9b g 9c. Læs gså Retningslinje fr gdtgørelse af merudgifter til tjenesterejser g kørsel. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

79 Administratinsgrundlag fr markering af tjenstlige mærkedage Administratinsgrundlaget beskriver rammerne fr markering g anerkendelse af særlige mærkedage fr medarbejderne. Vidste du, at du mdtager et jubilæumsgratiale, når du har været ansat i 25, 40 eller 50 år? Handling Du mdtager et jubilæums-gratiale, når du har været ansat i 25, 40 g 50 år. Gratialet udgør henhldsvis kr., kr. g kr. Øknmiudvalget afgør, m der skal ændres i jubilæums-gratialerne. Desuden giver Byrådet dig en gave g du har mulighed fr at hlde receptin i frbindelse med jubilæet. Sm jubilar har du fri med løn på jubilæumsdagen. Hvis dagen falder på en rdinær fridag eller i en ferie, kan du få fri den nærmeste frudgående eller følgende arbejdsdag. Du skal aftale dette med din nærmeste leder. Fratræder du på grund af alder eller helbred, hlder arbejdspladsen et arrangement. Du mdtager en hilsen fra Byrådet, sm den nærmeste leder mdtager fra Brgmesterkntret g udleverer. Din nærmeste leder kan sørge fr, at du kan markere andre frmer fr fratrædelse. Alle elever, der har gennemført en elevuddannelse på mindst et år, mdtager en gave fra Byrådet Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

80 Administratinsgrundlag fr mdtagelse af gaver g rejser g lignende Målet er at sikre, at ansatte i Næstved Kmmune ikke kan beskyldes fr at være afhængige af bestemte leverandører g at sagsbehandling fremstår saglig. Det gælder i frhld til rejser, større arrangementer, middage, gaver m.v. Vidste du, at du gdt må mdtage symblske gaver? Handling Man kan deltage i rejser, arrangementer m.v., men det kræver særlige prcedurer g særlig mtanke. Sm hvedregel betaler kmmunen kstprisen ved rejser, arrangementer g lignende. Hvis du vil deltage i rejser g andre arrangementer af en vis størrelse betalt af leverandører, kan det kun ske efter at Brgmesteren eller Øknmiudvalget har gdkendt det. Hvis du vil deltage i rejsen eller arrangementet skal du aftale det med din nærmeste chef. Sm udgangspunktet skal der være et væsentligt fagligt indhld i aktiviteterne, hvilket eksempelvis kan være fr at etablere eller udbygge et fagligt netværk. Du skal sige fra ver fr middage, gaver med videre, hvis det kan give ffentligheden indtryk af, at den enkelte chef/medarbejder kmmer i en frm fr interesseknflikt g afhængighedsfrhld til leverandøren. Du må mdtage symblske gaver sm tak fr samarbejde, sm en almen gestus, fr eksempel i frbindelse med mdtagelse af gæster eller have hldt et plæg eller sm en gestus fra en tilfreds brger. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

81 Administratinsgrundlag m ffentligt ansattes ytringsfrihed Her beskrives rammerne fr ytringsfrihed fr alle ffentligt ansatte både ledere g medarbejdere. Brgernes, herunder de ffentligt ansattes, ytringsfrihed er beskyttet af Den Eurpæiske Menneskerettighedsknventins artikel 10, der bestemmer at: Enhver har ret til ytringsfrihed. Denne ret mfatter meningsfrihed g frihed til at mdtage g meddele plysninger eller tanker, uden indblanding fra ffentlig myndighed g uden hensyn til landegrænser. Du er sm ffentligt ansat - sm alle andre brgere - beskyttet af grundlvens bestemmelse m ytringsfrihed g kan på egne vegne deltage i den ffentlige debat g fremsætte persnlige meninger g synspunkter. Dette gælder gså emner, der vedrører ens eget arbejdsmråde. Offentlige myndigheder må ikke indføre censur eller andre frebyggende franstaltninger. Det vil sige, at der ikke må fastsættes regler m, at du skal have tilladelse af din leder til at ytre dig ffentligt på egne vegne g der må heller ikke lægges andre hindringer i vejen fr ytringernes ffentliggørelse. Handling Beskyttelsen af ffentligt ansattes ytringsfrihed gælder kun, når du sm ffentligt ansat ytrer dig på egne vegne. Ledelsen kan således fastsætte regler fr, hvem der må udtale sig på myndighedens vegne, g give nærmere retningslinjer fr indhldet af sådanne udtalelser. Hvis du udtaler dig, er det meget vigtigt, at du understreger, m du udtaler dig på egne vegne eller på arbejdspladsens. Det er gså vigtigt at være pmærksm på, at du kan blive stillet til ansvar fr det, du siger. Du bør verveje, m din kritik vil være bedre at rette indadtil, frem fr at gå i medierne. Brug fr eksempel ledelsen g/eller MED-systemet g/eller din tillidsrepræsentant. Du må ikke: Ytre dig m tavshedsbelagte plysninger (altså videregive eller udnytte frtrlige plysninger) fremkmme med æreskrænkende udtalelser ytre dig i en urimeligt grv frm lyve Vidste du, at du gdt må deltage i ffentlig debat, men det er vigtigt at være pmærksm på at udtale sig sm privatpersn? 80

82 Debat g åbenhed bør fremmes internt på den enkelte arbejdsplads. Her spiller ledelsen en væsentlig rlle fr, at der skabes en kultur, hvr det er både legitimt g velset, at man viser interesse fr g debatterer arbejdspladsens frhld. Både ledere g medarbejdere bør være bevidste m, at lyalitet md arbejdspladsen ikke blt betyder, at man udviser respekt fr de trufne beslutninger, men gså at man på knstruktiv vis påpeger eventuelle kritiske frhld g gør det internt. Det kan derfr anbefales, at man på den enkelte arbejdsplads åbent drøfter de ffentligt ansattes ytringsfrihed g i øvrigt søger at skabe de rette vilkår fr en knstruktiv debat m arbejdspladsens frhld. Læs mere Læs fr eksempel Grundlvens 77 m ret til at udtale sig på tryk, i skrift g tale, dg under ansvar fr dmstlene. Hvis du er i tvivl, kan du kntakte Center fr Persnale g HR. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

83 Inspiratinskatalg til sundhedsfremme Beskrivelse af lkale tiltag Den enkelte virksmhed skal beskrive af lkale tiltag fr, hvrdan de ønsker at fremme en kultur, hvr det sunde valg er det lette valg. Det er en gd idé at sætte fkus på arbejdspladsens muligheder fr at støtte p m den enkeltes sundhed, g ikke på den enkelte medarbejders evt. manglende sundhed. I frbindelse med beskrivelsen af lkale tiltag inddrages medarbejderne på den pågældende arbejdsplads i hvad sundhed er fr den enkelte g hvrdan de plever muligheden fr at træffe sunde valg på arbejdspladsen, samt hvilke ønsker, de evt. har i den frbindelse. Sundhedscentret kan være behjælpeligt med idéer til denne drøftelse. Efterfølgende drøftes medarbejdernes ønsker i MED-Virksmhedsudvalget med henblik på en priritering. De pririterede ønsker indgår i en plan fr, hvilke lkale tiltag, der sættes i værk. Der udarbejdes en handleplan fr, hvrdan g hvrnår, de lkale tiltag sættes i gang g hvem, sm har ansvaret. Arbejdspladsen kan evt. nedsætte en sundhedsgruppe, sm er primus mtr fr at sætte tiltagene i gang g følge p på dem. Handleplanerne bør drøftes g evt. revideres min. hvert 3. år. Sundhedsfremmende tilbud i Næstved Kmmune Sundhed fr medarbejderne skal være til gavn fr både den enkelte medarbejder g fr arbejdspladsen sm helhed. Til medarbejderne Trivselshtline tilbyder følgende muligheder, sm alle er gratis, hvr man kan være annym g sm man har mulighed fr at deltage i i arbejdstiden: Mere energi g varig vægtændring. Tilbuddet henvender sig til medarbejdere, hvis ver- eller undervægt vurderes sm truende fr udvikling af livsstilssygdmme. Man skal være mtiveret fr at ændre livsstilen. Individuel mtinsrådgivning Mtinsrådgivningen henvender sig til medarbejdere, sm ikke er fysisk aktive, g har til frmål at mtivere g hjælpe med at finde g kmme i gang med en passende mtinsaktivitet. Vidste du, at sundhedsfremmende indsatser gså bidrager til færre sygedage g frbedrede muligheder fr at fasthlde g tiltrække medarbejdere? 82

84 Sundhedstjek Et sundhedstjek består af en knditinsmåling, udregning af BMI, måling af fedtprcent, bldtryk, lungefunktin g mængden af kulilte i bldet samt en samtale med henblik på at udarbejde en handlingsplan fr ændring af sundhedsvaner. Alkhlrådgivning Medarbejdere kan benytte tilbuddet m alkhlrådgivning, hvis vedkmmende drikker fr meget. Man kan gså gøre brug af tilbuddet, hvis man er pårørende til én, der har et verfrbrug. Rygestpkurser g individuel rygestprådgivning Medarbejdere, sm ønsker g er mtiverede fr at hlde p med at ryge, kan benytte et af disse tilbud. Til virksmheden Persnlige SundhedsPrfiler PSP En persnlig Sundhedsprfil tager temperaturen på en arbejdsplads. Med udgangspunkt i en persnlig samtale med hver enkelt medarbejder på arbejdspladsen tegner der sig en prfil af hele arbejdspladsens sundhedstilstand. Der spørges desuden til ønskerne til, hvrdan arbejdspladsen kan være med til at gøre det sunde valg til et lettere valg. Rygestpkurser Gevinsten fr arbejdspladsen er mindre passiv rygning g et lavere sygefravær. Der er mulighed fr at sammensætte et rygestpkursus fr den enkelte kmmunale arbejdsplads, hvis der er mindst 8 deltagere, sm er mtiverede fr at stppe. Klleger sm støtter hinanden i rygephør har større chancer fr at frblive røgfrie efter kursets phør. Kurset kan afhldes ude på den enkelte kmmunale arbejdsplads, i sundhedscentret eller i et mødelkale. Rådgivning m røgfrie miljøer Arbejdspladser kan få rådgivning af en knsulent til at skabe røgfrie miljøer på den pågældende arbejdsplads. Rådgivning er gratis. Kursus sm rygestpinstruktør En bærende del i rygestpindsatsen i kmmunen er et netværk af rygestpinstruktører blandt frntpersnalet. Derfr uddanner Sundhedscentrets enhed fr sundhedsfremme g frebyggelse rygestpinstruktører, sm har lyst til at sætte fkus på rygning g passiv rygning blandt medarbejdere g i relatin til direkte kntakt med brgere. Spørgeguide til krtlægning af ønsker til arbejdspladsen Sundhedscentrets enhed fr sundhedsfremme g frebyggelse kan være behjælpelig med en spørgeguide. Uddannelse til sundhedsambassadør Sundhedscentret kan i samarbejde med arbejdspladsen medvirke til at uddanne sundhedsambassadører indenfr et bestemt mråde. Sundhedsambassadører kan være med til at sætte fkus på sundhed ude på de respektive arbejdspladser. Hvrfr er det vigtigt at arbejde med sundhedsfremme? At sætte sundhed på arbejdspladsens dagsrden rejser måske ngle 83

85 dilemmaer, frdi sundhed pleves meget persnligt fr den enkelte. Derfr er det ikke ligegyldigt, hvrdan vi taler m sundhed, g grænserne mellem det ffentlige g det private skal respekteres. En lang række undersøgelser peger på, at sundhedsfremmende indsatser på arbejdspladsen nytter i frhld til at få sundere vaner, men gså bidrager til øget prduktivitet, til færre sygedage samt til frbedrede muligheder fr at fasthlde g tiltrække medarbejdere. Fr at pnå ngle af de gde effekter, skal indsatsen ske gennem frskellige aktiviteter ver en længere peride. Vi tilbringer en str del af vres vågne tid på arbejdet g påvirker hinanden indbyrdes på flere frnter, deriblandt vaner g hldninger. I en gruppe, sm f.eks. et team på en arbejdsplads, kan sciale nrmer g gruppemekanismer medvirke til at øge den enkelte medarbejders mtivatin fr at ændre vaner g adfærd i retning af sundere valg. Der er ligeledes mange gde erfaringer med, at sundhedsindsatser på en arbejdsplads kan medvirke til at styrke fællesskab g arbejdsglæde g dermed medvirke til at øge trivslen g frbedre det psykiske arbejdsmiljø. Det er derfr vigtigt, at gså den enkelte arbejdsplads sætter øget fkus på sundhed ved at drøfte, hvad den enkelte medarbejder frstår ved sundhed, g hvrdan arbejdspladsen kan medvirke til at skabe gde rammer fr sundhed. Ngle gde spørgsmål, man kan drøfte i medarbejdergruppen i den frbindelse kan fr eksempel være: Nævn tre ting, sm er vigtige fr din sundhed? Hvrdan pfatter I hver især begrebet sundhed? Hvr enige er I? g er der fællestræk? Hvilke knkrete ønsker har du til, hvrdan arbejdspladsen kan støtte p m din sundhed Medarbejderne kan gså spørges på andre måder; f.eks. ved hjælp af en mere annym g elektrnisk spørgeguide, eventuelt i frbindelse med, at arbejdspladsen alligevel gennemfører den lvpligtige Arbejdspladsvurdering (APV) hvert 3. år. APV indehlder gså indehlder krtlægning af trivsel. Medarbejdernes tilkendegivelser g ønsker kan gså tilvejebringes ved at få fretaget en Persnlig Sundheds Prfil. Læs gså Se mere m tilbud g inspiratin fr sundhedsfremme på ERNA > Persnale > Sundhed g find persnalefreningens tilbud på ERNA > Bagsiden > Pink Der er gså en retningslinje fr sundhedsfremme. Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

86 Inspiratin til medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Navn på medarbejder: Navn på leder: Arbejdssted: Tid g sted fr samtalen: Arbejdspladsens verrdnede pgaver/mål g Næstved Kmmunes persnaleplitiske værdier (Dialg, Ansvarlighed, Prfessinalisme, Respekt) kan inddrages i samtalen. Husk at du ikke skal gemme din aftale/udviklingsskema i edc, da det er en persnlig samtale mellem dig g din leder. Nedenstående temaer skal berøres i samtalen. Medarbejder g leder frbereder sig ud fra samme skema. Spørgsmålene til de enkelte temaer er tænkt sm inspiratin. Der kan bruges andre spørgsmål, men det er vigtigt, at de fem temaer bliver drøftet. Find gerne eksempler, så samtalen bliver knkret g ikke abstrakt. Der kan hentes idéer til flere temaer på disse links: g - g i dagligdagen. Hvis der er særlige emner, medarbejder eller leder ønsker berørt udver nedenstående bør det aftales på frhånd g nteres i skemaet under punktet andet. 1. Arbejdspgaver Status tag udgangspunkt i de pgaver du har haft i det år, der er gået, kncentrer dig m de pgaver, der er mest grund til at tale m g vervej følgende spørgsmål: Hvilke pgaver har du været tilfreds med g hvrfr? Hvilke resultater af dine pgaver har du været særligt tilfreds med? Hvad har gjrt, at du har pnået tilfredsstillende resultater? Hvrdan har du kunne se dine egne pgaver i frhld til arbejdspladsens samlede pgaver g mål? Hvilke pgaver har du været mindre eller slet ikke tilfreds med? Hvad har været årsag til, at du ikke har været tilfreds med disse pgaver? Fremtid vervej dine arbejdspgaver i det kmmende år ud fra følgende spørgsmål: Er der arbejdspgaver jeg gerne vil have flere af? Hvilke typer pgaver er det? Hvrfr? Er der arbejdspgaver jeg gerne vil have færre af? Hvilke typer pgaver er det? Hvrfr? Vidste du, at du har ret til en årlig MUS-samtale med din nærmeste persnaleleder? 85

87 2. Samarbejde med klleger Status tag udgangspunkt i samarbejdet sm du har plevet det i året, der er gået, g vervej følgende spørgsmål: Samarbejdet med dine nærmeste klleger hvrdan vil du beskrive det daglige samarbejde? Hvrdan stemmer dit samarbejde i dagligdagen verens med dine frventninger g ønsker til dette? Hvrdan stemmer samarbejdet verens med Næstved Kmmunes værdier (Dialg, Ansvarlighed, Prfessinalisme, Respekt)? Samarbejdet med klleger i resten af rganisatinen hvrdan vil du beskrive dit samarbejde med parter uden fr din egen arbejdsplads? Hvrdan stemmer dit samarbejde med disse parter verens med dine frventninger g ønsker? Fremtid vervej dit samarbejde både med tætte klleger g med parter uden fr din egen arbejdsplads det kmmende år ud fra følgende spørgsmål: Hvad kunne du tænke dig anderledes i dit samarbejde med andre? Hvad kan du selv gøre fr at ændre det? 3. Samarbejde med lederen Status tag udgangspunkt i det samarbejde du har haft med din nærmeste leder i året, der er gået, g vervej følgende spørgsmål: Hvrdan vil du beskrive dit samarbejde med lederen? Hvrdan stemmer dette verens med dine frventninger g ønsker til samarbejdet? Hvrdan stemmer samarbejdet verens med Næstved Kmmunes værdier (Dialg, Ansvarlighed, Prfessinalisme, Respekt)? Fremtid vervej samarbejdet med din leder i det kmmende år ud fra følgende spørgsmål: Hvad kunne du tænke dig anderledes i dit samarbejde med din nærmeste leder? Hvad kan du selv gøre fr at ændre dette? Hvad kan din leder gøre fr at ændre dette? 4. Arbejdsmiljø Status tag udgangspunkt i året der er gået, g vervej følgende spørgsmål: Det fysiske arbejdsmiljø hvrdan er du tilfreds med dine fysiske mgivelser (f.eks. arbejdspladsens indretning, de arbejdsredskaber du har til rådighed, andet)? Det psykiske arbejdsmiljø hvrdan er du tilfreds med det psykiske arbejdsmiljø på din arbejdsplads (f.eks. mgangstnen, sciale frhld til klleger, kulturen, andet)? Hvrdan passer det daglige arbejdsmiljø til Næstved Kmmunes værdier (Dialg, Ansvarlighed, Prfessinalisme, Respekt)? Fremtid det kmmende år vervej dit fysiske g psykiske arbejdsmiljø ud fra følgende spørgsmål: Hvad kunne du tænke dig ændret i dit fysiske arbejdsmiljø? 86

88 Hvad kan du selv gøre fr at få dette ændret? Hvem kan ellers hjælpe med den ønskede ændring? Hvad kunne du tænke dig ændret i dit psykiske arbejdsmiljø? Hvad kan du selv gøre fr at få dette ændret? Hvem kan ellers hjælpe med den ønskede ændring? 5. Uddannelse/udvikling Status tag udgangspunkt i året der er gået, g vervej følgende spørgsmål: På hvilke måder har jeg udviklet mig i det frløbne år? Fremtid vervej hvilken udvikling du kunne tænke dig inden fr det næste år - tænk på følgende: Er der ngle af dine arbejdspgaver, der gør det nødvendigt, at du tager uddannelse, kurser, bliver plært af klleger eller andet? Er der nget du gdt kunne tænke dig at lære gså selvm det ikke umiddelbart er et krav i frhld til dine nuværende pgaver? Hvad skal din udviklingsplan fr det kmmende år indehlde? 6. Andet Er der andet der ønskes drøftet, f.eks. medarbejderens generelle ønsker til det fremtidige arbejdsliv (senirrdning, nedsat tid eller lignende), bør leder g medarbejder aftale dette på frhånd g ntere det under dette punkt, så det er muligt fr begge parter at frberede sig. Læs gså Retningslinje fr medarbejderudviklingssamtaler (MUS). Find retningslinjen på ERNA > Persnale > Kmpetenceudvikling g kurser Med venlig hilsen, MED-Hvedudvalget Gdkendt den 8. december 2011 Gældende pr. 1. januar

89 MUS-samtaleskema Individuel udviklingsplan fr: Afdeling: Fr periden: Emner fra samtaleskemaet Arbejdspgaver Mål (hvilke mål skal jeg nå) Indsatsmråde (hvilke kmpetencer skal jeg udvikle fr at nå mine g arbejdspladsens Mål/pgaver) Handlingsplan (hvrdan vil jeg udvikle de ønskede kmpetencer?) Ansvarlig (hvem skal være ansvarlig fr de enkelte handlingspunkter) Effekt (hvrdan kan jeg mærke, at jeg har fået de ønskede kmpetencer) Tidsplan Samarbejde med klleger Samarbejde med lederen Arbejdsmiljø Uddannelse/udvikling Andet Dat: Leders underskrift: Medarbejders underskrift: 88