FRIT VALG I HJEMMEPLEJEN K O N T R A K T

Transkript

1 THISTED KOMMUNE FRIT VALG I HJEMMEPLEJEN K O N T R A K T VEDR. LEVERING AF PERSONLIG OG PRAKTISK HJÆLP Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp

2 Kontraktens parter: Thisted Kommune Thisted Rådhus Asylgade Thisted (I det følgende kaldet kommunen) og undertegnede leverandør har indgået følgende kontrakt (I det følgende kaldet leverandøren) Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 2

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Kontraktens baggrund og lovgrundlag Ydelser omfattet af kontrakten Kontraktgrundlag Omfang Krav til ydelsen Overordnede værdier og målsætninger Kvalitetsstandard og ydelsesbeskrivelser Visitation og afgørelse Ændringer, opdateringer m.v. i serviceniveau Fleksibel hjemmehjælp Ophør af varig og midlertidig hjælp Skift af leverandør Krav til leverandører Krav til leverandører Uddannelsesmæssige krav Krav til arbejdets tilrettelæggelse og planlægning...10 Tidspunktet aftales mellem brugeren og leverandøren Leveringstid og telefontid Beredskab og erstatningshjælp Arbejdsmiljø Personalekrav Tilkøbsydelser Øvrige krav Krav til samarbejde Kontakt til kommunen Samarbejde med de pårørende Fællesmøder og daglig samarbejde Notat- og underretningspligt Kommunikation og dokumentation Kvalitetssikring og tilsynsforpligtelse Reklamation og klagesagsbehandling Økonomiske krav Priser Prisregulering Afregning til leverandøren Generelle vilkår Informationspligt Fortrolighed Tavshedspligt Opsigelse og fornyet godkendelse Ophævelse og ekstraordinær opsigelse...17 Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 3

4 6.6 Overdragelse af rettigheder og forpligtigelser m.v Underleverandører Force majeure Konkurs, betalingsstandsning, tvangsakkord mv Tvister og voldgift Ansvar og forsikring Sikkerhedsstillelse Ændringer i kontrakten tilpasning Kontraktens ophør Underskrift...21 Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 4

5 1. Indledning 1.1 Formål Formålet med denne kontrakt med tilhørende bilag er: at sikre en forpligtende aftale mellem Thisted Kommune og leverandøren om levering af personlig og/eller praktisk hjælp i det omfang brugerne vælger leverandøren at beskrive og regulere parternes indbyrdes pligter og rettigheder at sikre at den af brugeren valgte leverandør opfylder det af Thisted Kommune fastlagte service- og kvalitetsniveau for ydelserne. 1.2 Kontraktens baggrund og lovgrundlag Folketinget har vedtaget, at der skal være et frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp ydet efter Lov om Social Service 83. Det frie leverandørvalg gælder ikke for beboere i ældreboliger med fast døgnbemanding (plejeboliger og plejehjem). En modtager af personlig pleje og praktisk hjælp, kan derfor frit vælge mellem alle leverandører, der er godkendt af Thisted Kommune til at levere ydelser, som modtageren i medfør af den kommunale myndigheds afgørelse er berettiget til at modtage. Thisted Kommune har fastsat kvalitets- og priskrav for forskellige ydelseskategorier inden for personlig pleje og praktisk hjælp. Opdelingen betyder, at leverandøren kan søge godkendelse inden for én eller flere forskellige ydelseskategorier i ét, flere eller alle distrikter i kommunen. Kommunen godkender og indgår kontrakt med enhver leverandør, der opfylder de fastsatte prisog kvalitetskrav i henhold til Lov om Social Service 91. Det er for kommunen væsentligt, at den indbyrdes konkurrence mellem leverandørerne sker på et så lige grundlag som muligt. 1.3 Ydelser omfattet af kontrakten Ydelser der er omfattet af denne kontrakt: Personlig pleje i hverdagstimer Personlig pleje på øvrige tider Praktisk hjælp Sæt kryds 1.4 Kontraktgrundlag Kontrakten omfatter følgende dokumenter: a) Denne kontrakt b) Bilag 1: Socialministeriets fritvalgsblanket c) Bilag 2: De nuværende timepriser d) Bilag 3: Kvalitetsstandarder e) Bilag 4: Visitationsprocedurer f) Bilag 5: Omsorgsforvaltningens målsætninger og værdigrundlag Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 5

6 1.5 Omfang En leverandør der er godkendt til at yde personlig og/eller praktisk hjælp er forpligtet til at yde den pågældende service hos alle brugere, der måtte ønske at benytte den pågældende leverandør i de områder, godkendelsen omfatter (dog undtaget plejeboliger og 140 plejehjem). De godkendte leverandører er ikke garanteret et vist minimum af ydelserne. Kontraktens løbetid er 2 år, hvor kontrakten udløber uden opsigelse. Senest 3 måneder forud for kontraktens udløb, skal leverandørerne tilkendegive, om de ønsker at fortsætte som leverandør efter kontraktens udløb, jf. i øvrigt afsnit 6.4 om opsigelse og fornyet godkendelse. 2. Krav til ydelsen 2.1 Overordnede værdier og målsætninger Leverandørerne skal i mødet med brugerne efterleve kommunes værdier og målsætninger. Social- og sundhedsforvaltningen i Thisted kommune har defineret overordnede målsætninger og værdigrundlag, som kommunen gerne vil kendes på (bilag 5). Disse mål og værdier danner sammen med ældreområdets egne målsætninger grundlag for indsatsen i forhold til den enkelte borger. Følgende overordnede målsætning er gældende for ældreområdet i Thisted Kommune: Målet er at fremme den enkeltes muligheder for at opleve størst mulig grad af trivsel og livskvalitet ved: 1 at sikre den enkeltes medindflydelse og medansvar for eget liv 2 at støtte den enkelte i at klare sig selv 3 at lette den daglige tilværelse for personer med behov for hjælp 4 at styrke og bevare sundheden hos den enkelte 5 at forebygge sundhedssvigt og afhængighed af andre 6 At forebygge sygdom og fremme sundhed ved en ernæringsrigtig og indbydende kost For hjemmeboende med behov for hjælp og pleje gælder endvidere følgende målsætninger. Målet er at fremme den enkelte brugers muligheder for at opleve størst mulig grad af trivsel og livskvalitet ved: At hjælpe hjemmeboende brugere med funktionsnedsættelse til at opretholde/genetablere et godt liv med fysisk, psykisk og socialt velvære. At hjælpe hjemmeboende brugere med midlertidig funktionsnedsættelse til hurtigt at genvinde evnen til at klare sig ved egen hjælp. At hjælpe hjemmeboende brugere med varig funktionsnedsættelse, så de får den nødvendige Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 6

7 hjælp til at klare hverdagens opgaver og hjælp til selv at klare så mange opgaver som muligt. At hjælpe hjemmeboende brugere, der er fuldstændig afhængige af hjælp fra andre, så de får den hjælp, pleje og omsorg, de har behov for. 2.2 Kvalitetsstandard og ydelsesbeskrivelser Leverandøren skal udføre ydelserne i henhold til aftaleskema (visitation) og ud fra kommunes serviceniveau for personlig pleje og praktisk hjælp, herunder madservice. Krav til serviceniveau fremgår af kvalitetsstandarden for de forskellige ydelser. (bilag 3). 2.3 Visitation og afgørelse Det er visitatorer fra kommunens visitationssenhed, der på baggrund af en konkret, individuel vurdering af brugerens samlede behov og situation visiterer og dermed afgør ydelsernes omfang. Udgangspunktet for visitation inden for praktisk hjælp - madservice er en faglig vurdering af brugerens funktionsevne fysisk, psykisk, mentalt og socialt set i en helhed og ud fra brugerens ansøgning om hjælp og ydelser, akutte situation og behov. Hjælpen ydes efter princippet hjælp til selvhjælp. Det vil sige, at hjemmehjælpsmodtageren under hensyntagen til egne samlede ressourcer medinddrages i de enkelte funktioner med henblik på generhvervelse og/eller vedligeholdelse af færdigheder. Vurderingen af brugerens funktionsevne bygger på Fælles sprog. Fælles sprog er bygget op omkring en funktionsvurdering. Fælles sprog er et redskab, som kan medvirke til en bedre dokumentation og tværfaglig kommunikation samt skabe grundlag for en mere ensartet vurdering og tildeling af hjælpen. På baggrund af funktionsvurderingen og kvalitetsstandard for praktisk hjælp - madservice vurderer visitator, hvorvidt brugeren kan tilbydes madservice. Ydelsestildelingen er individuel og sammensat ud fra brugerens særlige behov, egne ressourcer og netværk. Den valgte leverandør modtager elektronisk via omsorgsystemet: Formål og begrundelse for ydelserne Hvilke ydelser Tidsperiode, hvis hjælpen er midlertidig Leverandøren tilrettelægger selv opgaveløsningen, hvorfor tidspunktet for udførelsen ikke angives Opgaveløsningen udføres så beskrevne mål og formål med hjælpen opnås. Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at anerkende resultatet af visitationer og revisitationer, også i tilfælde, hvor det medfører økonomiske konsekvenser for leverandøren. Der fortages fornyet visitation mindst én gang årligt eller efter behov og med følgende konsekvenser: Ved nedsættelse af hjælp, ændres aftalegrundlaget fra ændringsdatoen og betalingen følger samme dato Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 7

8 Ved standsning af hjælpen, ophører betalingen med opgaveudførelsen Hvis hjælpen ophører i tilfælde af flytning, ophører hjælpen og betalingen fra fraflytningensdatoen. I tilfælde af dødsfald ophører hjælpen og betalingen på dødsdagen. 2.4 Akut visitering Ved akutte situationer og ved opstart af nye brugere opstår der til tider situationer, hvor leverandørerne leverer hjælpen inden, visitationen har visiteret brugeren og dermed fastsat omfanget af hjælpen. Det er derfor aftalt at: Ved akutte situationer hvor en bruger pludselig får et øget behov for hjælp og dermed en ændring i visitationen, f.eks. hvis en bruger bliver syg, men ikke i sådan en grad, at det kræver indlæggelse, skal leverandøren levere den fornødne hjælp. Visitationen skal visitere brugeren inden for 3 dage. Leverandøren afregnes for den leverede tid. Ved opstart af nye brugere der ikke tidligere er visiteret til hjælp på et tidspunkt, hvor visitationen ikke har mulighed at gennemføre et visitationsbesøg skal leverandøren levere den fornødne hjælp. Situationen kan eksempelvis opstå hvis én bruger udskrives fra sygehuset fredag eftermiddag. Visitationen skal visitere brugeren inden for 3 dage. Leverandøren afregnes for den leverede tid. Det understreges, at dialog mellem visitator og leverandører vigtig. Leverandøren er forpligtet til at underrette visitationen så snart en af de ovennævnte situationer opstår. 2.5 Ændringer, opdateringer m.v. i serviceniveau Byrådet skal mindst én gang årligt udarbejde kvalitetsstandarder for personlig pleje og praktisk hjælp, men ændringer i lovgivningen eller kommunalt vedtagne ændringer kan medføre hyppigere opdateringer. Kommunen orienterer leverandøren om ændringer i serviceniveau m.v., og leverandøren er forpligtet til at holde sig orienteret om disse ændringer i serviceniveauet. Leverandøren skal implementere ovennævnte ændringer med de tidsfrister, som fastsættes som følger af lovgivningen eller af kommunalbestyrelsen. Leverandøren er ved ændringer af serviceniveauet og dermed kravene til ydelserne berettiget til at opsige kontrakten med kommunen med 3 måneders varsel i overensstemmelse med opsigelsesbestemmelserne i afsnit Fleksibel hjemmehjælp Brugeren har ret til at bytte visiterede ydelser til andre ydelser, der ligger inden for kommunens serviceniveau, og i visse tilfælde også til ydelser, der ikke er omfattet af Thisted Kommunes serviceniveau. Hvis en bruger ønsker at bytte mellem personlig pleje og praktisk hjælp forudsættes det, at brugeren er tildelt begge ydelsestyper, samt at leverandøren er godkendt som leverandør af begge ydelsesformer. Leverandøren skal i denne forbindelse: give brugeren mulighed for fra leverance til leverance at aftale, hvorledes udførelsen af hjælpen konkret tilrettelægges sikre at en ombytning af ydelser ikke giver brugeren mere tid, end der oprindeligt er udmålt til ydelsen hos brugeren vurdere, hvorvidt det er fagligt forsvarligt at fravælge de behovsbestemte ydelser. Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 8

9 Hjælperen må ikke godtage en ombytning af ydelser, hvis det indebærer en risiko for arbejdsmiljø eller helbred, ligesom det heller ikke kan forventes, at hjælperen udfører opgaver, der ligger udenfor hjælperens normale arbejdsområde og kompetence. Ombytningen kan ikke være permanent og må ikke medføre, at opgaver, som brugeren oprindeligt er visiteret til bliver forsømt. 2.7 Ophør af varig og midlertidig hjælp Ophør af varig hjælp kan kun finde sted efter visitators revurdering af brugeren eller efter en dokumenterbar aftale med brugeren. Leverandøren skal levere midlertidig hjælp, som udelukkende ydes for en defineret tidsperiode, dette fremgår af afgørelsen. Når perioden udløber, stopper leverandøren ydelsen. Hvis brugerens situation gør, at der fortsat er behov for hjælp, skal leverandøren rette henvendelse til visitator, som derefter revurderer brugerens behov for hjælp. 2.8 Skift af leverandør Leverandøren kan ikke opsige en aftale med en bruger. Brugeren kan skifte leverandør med 30 dages varsel til udgangen af en måned. I særlige tilfælde kan kommunen dog godkende brugerens ønske om at skifte til en anden leverandør med kortere varsel. 3. Krav til leverandører 3.1 Krav til leverandører De samlede krav for at blive godkendt som leverandør i Thisted kommune udgøres både af de kvalitetskrav, der relaterer sig til den enkelte ydelse og de krav, der relaterer sig til leverandørvirksomheden. Kravene til de enkelte ydelsestyper er anført i de respektive kvalitetsstandarder. Leverandøren udfører opgaver på Thisted kommunes vegne, og er derfor forpligtet til at acceptere, at arbejdet skal udføres i overensstemmelse med principperne i offentlig forvaltning dvs. tavshedspligt, brugerens ret til klageadgang, notatpligt m.v. samt at overholde lovmæssige og overenskomstmæssige bestemmelser vedr. personaleforhold. Leverandøren indestår for, at alt arbejde, der udføres i henhold til nærværende kontrakt, udføres i overensstemmelse med god skik i branchen. 3.2 Uddannelsesmæssige krav For at kunne leve op til Thisted kommunes målsætninger og værdier samt opfylde kravene i Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 9

10 kvalitetsstandarden for personlig og praktisk hjælp er det nødvendigt, at medarbejderne har den fornødne uddannelse. Dvs. at den enkelte medarbejder ud fra et fagligt afsæt og inden for eget kompetenceområde selvstændigt skal kunne planlægge og udføre opgaverne omkring brugeren, samt reagere på ændringer i funktionsniveau og sundhedstilstand. Leverandøren skal således sikre at medarbejdernes uddannelsesniveau til enhver tid matcher det ydelsesområde, som leverandøren er godkendt til. De konkrete krav er anført i kvalitetsstandarderne. I forbindelse med en bevilling angiver visitator, på hvilket fagligt niveau opgaven skal løses, samt om der er særlige krav til medarbejderens personlige kompetencer. Leverandøren skal ved tilbudsgivning gennem de oplysninger der opgives på fritvalgsblanketten og løbende på opfordring fra myndigheden sandsynliggøre, at virksomheden er i besiddelse af den nødvendige kompetence i forhold til de i kvalitetsstandarden opstillede krav. 3.3 Krav til arbejdets tilrettelæggelse og planlægning Leverandøren skal tilstræbe, at opgaverne hos den enkelte bruger, som modtager pleje, udføres af den samme medarbejder, og at hjælpen udføres af personale, der kender den aftalte hjælp. Leverandøren skal oprette faste arbejdsrutiner, der sikrer, at alle ændringer i brugerens tilstand og funktionsniveau, som kan medføre ændringer/justeringer i behovet for hjælp, registreres og videregives til Visitationsenheden. Leverandøren skal organisere hjælpen således, at brugere, der deltager i aktiviteter/træning på lokalcenter eller skal til undersøgelse/ behandling på sygehus, hos egen læge m.v. er klar til at tage af sted/blive afhentet på det aftalte tidspunkt. Tidspunktet aftales mellem brugeren og leverandøren. 3.4 Leveringstid og telefontid En leverandør af personlig pleje er forpligtet til at kunne levere pleje i 24 timer i døgnet alle ugens dage. En leverandør af personlig pleje skal kunne træffes telefonisk af hjemmehjælpsmodtageren og Thisted kommune 24 timer i døgnet. Tidspunktet for levering af personlig pleje aftales mellem leverandøren og hjemmehjælpsmodtageren, dog således at meget plejekrævende prioriteres først. En leverandør godkendt til levering af praktisk hjælp, er forpligtet til at kunne levere denne ydelse i tidsrummet på hverdage. Hjemmehjælpsmodtageren og Thisted kommune skal i tidsrummet kunne komme i telefonisk kontakt med leverandøren. Tidspunktet for leveringen af ydelsen aftales mellem hjemmehjælpsmodtageren og leverandøren. For begge ydelser gælder det, at hvis tidspunktet forskydes mere end 1 time fra det aftalte tidspunkt skal leverandøren kontakte brugeren telefonisk. 3.5 Beredskab og erstatningshjælp Leverandøren skal sikre, at den visiterede ydelse leveres i overensstemmelse med den trufne afgørelse, så brugeren ikke mærker de problemer, der måtte være i forhold til ledelse af eller arbejdstilrettelæggelse hos leverandøren. Leverandøren skal således have et beredskab, der kan håndtere hændelser såsom sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende. Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 10

11 I kvalitetsstandarden for personlig og praktisk hjælp (bilag 3) er angivet, hvilke pligter og rettigheder leverandøren og brugeren har i forbindelse med leverancesikkerhed. Ydelser kan ikke aflyses. Hvis ydelserne undtagelsesvis ikke kan leveres på det aftalte tidspunkt, skal flytning af hjælpen meddeles brugeren så tidligt som muligt og senest en time før, ydelsen skal leveres. Opstart af hjælp og erstatningshjælp sker inden for det tidsrum, der er anført i kvalitetsstandarden. Hvis leverandøren ikke kan yde den bevilgede hjælp, er kommunen ansvarlig for, at der leveres erstatningshjælp. Kommunens omkostninger hertil dækkes af leverandøren. Ud over den kontraktlige ydelse, skal leverandøren omgående yde hjælp til brugere, der eksempelvis er faldet, ramt af virus eller på anden måde er akut syge, når leverandøren er på stedet. I sådanne tilfælde tilkaldes hjemmesygeplejerske, læge eller andre relevante personer. Leverandøren er forpligtet til at have instrueret sine medarbejdere i at yde anden akut hjælp hos leverandørens brugere, eksempelvis hvis en bruger findes hjælpeløs. Har brugeren ikke meldt afbud, og ankommer leverandøren til en låst dør, skal grunden hertil undersøges for at sikre, at brugeren ikke ligger hjælpeløs. I yderste konsekvens har leverandøren pligt til at tilkalde en låsesmed for brugerens regning for at sikre dette. I forhold til brugernes aflysninger har leverandøren krav på afregning, hvis brugeren selv aflyser hjælpen efter kl. 12, dagen inden hjælpen skulle have været leveret. Aflysninger der meddeles inden kl. 12, dagen før hjælpen skulle have været levret honoreres ikke. Ophør hjælpen, der kommer til leverandørens kendskab inden kl. 12 dagen før hjælpen skulle have været leveret honoreres ligeledes ikke. Brugerens krav på et erstatningsbesøg, når brugeren selv aflyser efter kl , afhænger dels af hjælpens karakter og dels af, hvornår den næstfølgende hjælp er planlagt. Denne vurdering foretages i tvivls tilfælde i samråd med visitator. For både personlig pleje og praktisk hjælp gælder, at alle aflysninger skal indberettes til Visitationsenheden. 3.6 Arbejdsmiljø Ifølge arbejdsmiljølovgivningen er brugernes hjem at betragte som en arbejdsplads ved udførelsen af personlig pleje og praktisk bistand. Det påhviler således leverandøren at overholde arbejdsmiljøloven og foretage en arbejdspladsvurdering samt følge op på denne. Thisted Kommunes retningslinier og skemamateriale vedr. arbejdspladsvurdering anvendes. Evt. nødvendige arbejdsmiljøhjælpemidler stilles til rådighed af kommunen efter forudgående vurdering af kommunens ergoterapeuter. 3.7 Personalekrav Personalet skal kende og anvende viden om almindelige hygiejniske principper. Leverandørens medarbejdere skal efterleve Thisted kommunes krav til etik, hvad angår optræden og påklædning. Derfor skal alle medarbejdere hos den pågældende leverandør bære jobtøj samt navneskilte. Thisted kommune stiller krav om, at personalet, der betjener brugerne, kan tale, læse og skrive dansk. Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 11

12 Gave og låneforbud Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra brugere. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende og brugere må ikke låne hinanden penge eller sælge varer til hinanden. 3.8 Tilkøbsydelser De private leverandører har mulighed for at tilbyde brugerne tilkøbsydelser ud over de opgaver, som er indeholdt i den ydelse, som brugeren er visiteret til. I sådanne tilfælde skal leverandøren gøre brugeren klart opmærksom på, at der er tale om en tilkøbsydelse, som kommunen ikke betaler. Tilkøbsydelser, som aftales mellem leverandøren og brugeren, er kommunerne uvedkommende og uden økonomiske forpligtelser for den pågældende kommune. Alle aftaler skal indgås med respekt for vilkårene i lov om visse forbrugsaftaler. Der henvises til LBK nr. 886 af 23. december 1987 (Dørsalg mv., fjernsalg og løbende tjenesteydelser). Såfremt leverandøren indgår aftale med en modtager af praktisk hjælp, personlig pleje og madservice om tilkøbsydelser, gøres der endvidere opmærksom på, at disse ydelser skal indgås på en særskilt aftale. Brugeren skal selv betale for eventuelle tilkøbsydelser. 3.9 Øvrige krav I Thisted Kommune anvendes nøglebokse i forbindelse med de enkelte hjemmehjælpsmodtagere. Udgifter ved anskaffelse og opsætning af nøgleboks afholdes af Thisted kommune, men i tilfælde af bortkomst af en nøgle hertil, skal leverandøren afholde udgifterne til udskiftning/omlægning af samtlige låse i nøgleboksene samt udgiften til de nødvendige nye nøgler til øvrige leverandører. 4. Krav til samarbejde 4.1 Kontakt til kommunen Visitationen kan kontaktes på følgende adresse: Thisted Kommune Visitationen Bådsgårdsvej Hanstholm Tlf.: Fax: visitation@thisted.dk Ved akutte situationer uden for visitationens åbningstid kan hjemmesygeplejen kontaktes på det relevante telefonnummer. Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 12

13 4.2 Samarbejde med de pårørende Leverandøren skal respektere brugerens ønske om inddragelse eller udelukkelse af brugerens pårørende. 4.3 Fællesmøder og daglig samarbejde Thisted Kommune ønsker et godt og tillidsfuldt samarbejde mellem myndighed og leverandører. Thisted Kommune vil etablere retningslinjer for informationsudveksling m.v. for den daglige opgaveløsning der tilgodeser en effektiv drift og godt samarbejde. Leverandører skal stille en lokal kontaktperson med ledelseskompetence til rådighed for den kommunale myndighedsfunktion bl.a. for at sikre et hurtigt og smidigt samarbejde. Leverandøren skal forvente at afsætte tid til på lederniveau at afholde møder med myndigheden. Der skal som minimum afholdes et årligt møde mellem den kommunale ledelse og ledelsen fra leverandøren med henblik på drøftelse af overordnede spørgsmål f.eks. evaluering af ordningen, fastlæggelse af strategiske mål m.v. Leverandøren honoreres ikke særskilt for at deltage i disse møder. 4.4 Notat- og underretningspligt Visitationen og leverandører har en gensidig informations- og orienteringspligt om forhold, der har relation til udførelsen af pleje og /eller den praktiske hjælp, herunder om der er væsentlige uoverensstemmelse mellem det visiterede og det behov, som leverandøren oplever brugere har. Leverandøren skal give kommunen oplysninger om samtlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true opfyldelse af den indgåede kontrakt. Leverandøren skal underrette visitationsenheden hvis brugeren selv tilkendegiver eller det observeres at der er problemer eller ændringer i behov. Samme forpligtelse gælder, hvis leverandøren observerer, at brugeren har fået det bedre. Leverandøren skal straks underrette kommunen om: Alvorlige svigt hvis brugerens grundlæggende behov for omsorg, pleje og praktisk hjælp ikke er tilgodeset, eller hvis en bruger bliver udsat for fysisk eller psykisk overgreb Væsentlige uregelmæssigheder, der har betydning for opgavens planmæssige udførelse (f.eks. indlæggelse, afbestilling af aktiviteter, træning, mad og dødsfald) Leverandøren skal omgående underrette Visitationsenheden om alle uheld eller ulykker. 4.5 Kommunikation og dokumentation Thisted Kommune anvender et elektronisk omsorgssystem (CSC Omsorg) til brug for Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 13

14 kommunikation og dokumentation mellem myndighed og leverandører. Godkendte leverandører af personlig pleje og praktisk hjælp, herunder madservice skal anvende omsorgssystemet. Thisted Kommune stiller adgangen til CSC Omsorg til rådighed og gennemfører undervisning i brugen af omsorgssystemet. De private leverandører af pleje og praktisk hjælp, herunder madservice er forpligtet til at deltage i undervisningsforløbet. Det er en forudsætning, at de private leverandører af pleje og praktisk hjælp selv sørger for de nødvendige IT/edb faciliteter herunder internet-adgang. Leverandøren skal træffe de nødvendige organisatoriske og tekniske foranstaltninger mod at oplysninger om brugeren hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbrug eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven. De nærmere forhold omkring anvendelse af den elektroniske journal afklares med leverandøren i forbindelse med godkendelsen som leverandør. 4.6 Kvalitetssikring og tilsynsforpligtelse Kommunen fortager løbende tilsyn og kvalitetssikring af de leverede ydelser. Leverandørerne skal være indforstået med, at der udføres kvalitetskontrol, bl.a. ved registrering af klagesager, brugerundersøgelser, stikprøvekontrol og revurderinger m.v. Leverandøren er forpligtet til at bistå og levere oplysninger ved sådanne besøg, analyser og kontroller. Kommunen gennemfører brugertilfredsundersøgelser i forbindelse med revisitering og forbeholder sig ret til at gennemføre spørgeskemaundersøgelser. Resultaterne fra disse undersøgelser vil blive offentliggjort. 4.7 Reklamation og klagesagsbehandling Klager vedrørende afgørelse om tildeling, udmåling og udførelse af hjælp behandles af social- og sundhedsforvaltningen. Leverandører, der modtager en sådan klage fremsender denne til Thisted Kommunes social- og sundhedsforvaltning. Ansøgeren/modtageren af hjælp orienteres om klageadgang under visitationsbesøget. Endvidere er der på bevillingsskrivelsen anført en vejledning om klageadgang. Visitator tilbyder at hjælpe med at udforme en klageskrivelse. Klagen skal være underskrevet af ansøgeren eller der skal medfølge en fuldmagt. Klagen fremsendes til Social- og sundhedsforvaltningen. Visitationsenheden genvurderer klagen. Hvis visitator ikke giver ansøgeren medhold i klagen, sendes afgørelse herom til ansøgeren og visitationsenheden sender, senest 4 uger efter at have modtaget klagen, en kopi af afgørelsen og sagens akter til Det sociale Nævn. Ved skriftlige klager tilsendt Thisted kommune, skal leverandøren uden beregning medvirke til behandling af disse. Det sker bl.a. ved videregivelse af relevante oplysninger vedrørende klagen. I forbindelse med klager vil der endvidere skulle påregnes tidsforbrug til dialog med pårørende etc. Klager - skriftlige såvel som mundtlige - vedrørende en medarbejders optræden eller udførelse af opgaven, besvares af den godkendte leverandør med kopi til Thisted kommune. Manglende overholdelse af underretningspligten anses det som misligholdelse af kontrakten jf. Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 14

15 afsnit Økonomiske krav 5.1 Priser Priserne omfatter samtlige omkostninger forbundet med at levere en time hos brugerne. Priserne fremgår af bilag Prisregulering Thisted Kommune fastsætter mindst én gang årligt priskravene til leverandørerne af personlig pleje og praktisk hjælp, herunder madservice med virkning fra 1. januar. Den årlige fastsættelse af priskrav skal ske for at sikre sammenhængen mellem prisfastsættelsen og kommunens serviceniveau, som den bl.a. kommer til udtryk ved den årlige udarbejdelse af kvalitetsstandarden for personlig og praktisk hjælp, herunder madservice. Byrådet kan undtagelsesvis revidere priskravene, inden der er gået et år. Det kan være nødvendigt, hvis det konstateres, at de stillede priskrav til en eller flere ydelser ikke er i overensstemmelse med de faktiske omkostninger ved leverancen af den eller de pågældende ydelser. Ekstraordinære ændringer i kvalitetsstandarden herunder kvalitetskravene eller forventede effektiviseringer kan også begrunde en revision af priskravet inden 1 år. 5.3 Afregning til leverandøren Afregningen for ydelserne sker efter fremsendelse af elektronisk faktura jf. Lov om offentlige betalinger. Thisted Kommune betaler fakturaen 30 kalenderdage efter fremsendelse af faktura. Faktura fremsendes så tæt som muligt på den 1. i den efterfølgende måned. Ean nr.: Leverandøren skal senest den 7. i den efterfølgende måned fremsende bilag for leverede ydelser portioner. Bilag fremsendes til Thisted Kommune, Visitationen, Skovgade 26, 7700 Thisted Nedenstående skal fremgå af bilaget: Modtagers navn, og cpr. nr. Dato for leveringen Opgørelse over leverede timer Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 15

16 6. Generelle vilkår 6.1 Informationspligt Parterne skal give hinanden oplysninger om samtlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true opfyldelsen af den indgåede kontrakt. Parterne skal gensidigt informere hinanden om forhold, der har relation til leveringen af madservice. 6.2 Fortrolighed Parterne anerkender, at de har modtaget eller igennem kontraktperioden vil modtage oplysninger om den anden part og dennes virksomhed, som er af fortrolig karakter. Ingen af parterne har ret til uden den anden parts samtykke at give tredjemand kendskab om sådanne oplysninger, som den anden part skriftligt ved kontraktens indgåelse eller senere har angivet at være fortrolige, medmindre dette er nødvendigt som følge af offentligt påkrav. 6.3 Tavshedspligt Leverandøren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som de bliver bekendt med gennem opgaveløsningen, jf. straffelovens 152 m.fl. og retssikkerhedslovens 43. I medfør af retssikkerhedslovens 43 er leverandøren og dennes medarbejdere omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven vedrørende videregivelse og indhentelse af oplysninger omkring brugeren. Forvaltningslovens 27 foreskriver, at leverandøren og denne medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til brugerens personlige forhold, som leverandøren i medfør af opgaveløsningen bliver bekendt med, og hvis hemmeligholdelse i sagens natur er påkrævet. Tavshedspligten gælder alle forhold omhandlende den enkelte bruger. Alle leverandørens ansatte skal underskrive og efterleve en tavshedserklæring, hvoraf det fremgår, at medarbejderne har tavshedspligt. Forpligtelsen til at underskrive og efterleve tavshedserklæringen gælder såvel medarbejdere hos leverandøren som eventuelle underleverandører, der i forbindelse med opgaveløsningen faktisk bliver bekendt med fortrolige oplysninger. Leverandøren har ansvaret for, at alle ansatte og eventuelle underleverandører lever op til disse krav. Tavshedspligten er livslang. Tavshedspligten ophører således ikke ved kontraktperiodens udløb, efter ansættelsesforholdets ophør samt i tilfælde af, at brugeren vælger en anden leverandør. Leverandøren og dennes medarbejdere må ikke skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. 6.4 Opsigelse og fornyet godkendelse Aftalen kan af kommunen opsiges med 3 måneders varsel til en måneds udgang, såfremt Byrådet måtte vælge at sende opgaven i udbud. Leverandøren kan opsige aftalen med 3 måneders varsel til en måneds udgang. Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 16

17 Kommunen vurderer løbende nye leverandører, der ønsker at blive godkendt, ligesom leverandører, der allerede er godkendt i Thisted Kommune løbende vil kunne anmode om godkendelse til nye ydelser. I så fald skal leverandøren dokumentere, at leverandøren har de personalemæssige ressourcer og kapacitet, der er nødvendige for, at leverandøren kan opfylde sine forpligtelser som leverandør til de nye ydelser, som leverandøren ansøger om godkendelse til. Leverandører, der i forvejen er godkendt af kommunen, og som ønsker at fortsætte som godkendte leverandører med uændrede ydelsesområder, skal på kommunens opfordring og med et varsel, der almindeligvis vil udgøre 3 måneder før den aktuelle/gældende kontrakts udløb, bekræfte denne interesse. 6.5 Ophævelse og ekstraordinær opsigelse Hvis en part i væsentlig grad misligholder sine forpligtelser, kan den anden part ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning eller efter eget valg opsige kontrakten med forkortet varsel. Ved væsentlig misligholdelse forstås enhver misligholdelse som følge af sin grovhed, eller fordi flere eller mindre misligholdelser gentages, må betragtes som grov. Følgende betragtes altid som væsentlig misligholdelse: 1. Grov tilsidesættelse af kontrakten 2. Hvis en leverandør får gæld til det offentlige af et sådant omfang, at den pågældende ikke ville være blevet godkendt som leverandør, hvis oplysningerne havde foreligget på godkendelsestidspunktet 3. Hvis leverandøren ikke stiller det for opgavens løsning fornødne kvalificerede personale til rådighed 4. En leverandørs manglende besvarelse og afhjælpning af alarm- eller nødopkald 5. Gentagen misligholdelse betragtes ligeledes som væsentlig 6. Manglende indberetning og oplysning om brugerne overfor kommunen. Ved vurderingen af, om der foreligger misligholdelse, herunder væsentlig misligholdelse samt retsvirkningerne heraf, gælder dansk rets almindelige regler i det omfang, det ikke er reguleret i kontrakten. Hvis en leverandør misligholder sin kontrakt, uden at der dog foreligger væsentlig eller grov misligholdelse, skal kommunen skriftligt advare den misligholdende leverandør og give denne en rimelig frist til at bringe forholdet i orden. Rettes forholdet ikke inden fristens udløb, vil kommunen være berettiget til - ekstraordinært - at opsige kontrakten med forkortet varsel. Leverandøren er således erstatningsansvarlig over for kommunen for dokumenterede økonomiske tab forårsaget af leverandørens misligholdelse af kontrakten, jf. dog afsnit 6.8 om force majeure. En ophævelse af kontrakten er ikke til hinder for, at kommunen tillige kræver erstatning. Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 17

18 6.6 Overdragelse af rettigheder og forpligtigelser m.v. Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til nærværende kontrakt kan ikke - helt eller delvist - overdrages til andet firma uden Thisted kommunes skriftlige samtykke. Såfremt den bestemmende indflydelse i leverandørens virksomhed overgår til en ny ejer, kræves ligeledes forudgående samtykke fra kommunen. 6.7 Underleverandører Det er tilladt den godkendte leverandør at anvende underleverandører. Der stilles samme betingelser til en underleverandør som til den godkendte leverandør. Den godkendte virksomhed er i alle forhold ansvarlig over for kommunen uanset, om opgaven udføres af underleverandører eller af leverandøren selv. Hvis leverandøren efter kontraktens indgåelse ønsker at benytte underleverandører, skal dette meddeles skriftligt til kommunen, som herefter er berettiget til at betragte en sådan ændring som en ansøgning om en ny godkendelse. I givet fald underretter kommunen skriftligt leverandøren herom og iværksætter godkendelsesproceduren. 6.8 Force majeure I det omfang udefra kommende begivenheder, som leverandøren ikke er herre over, såsom krig, naturkatastrofer, strejker, som ikke skyldes leverandørens egne forhold, lockout eller anden force majeure, forhindrer leverandøren i at opfylde de forpligtelser, leverandøren i nærværende kontrakt har påtaget sig, foreligger der ikke misligholdelse, og kommunen er ikke berettiget til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende. Hvis sådanne omstændigheder indtræder, påhviler det leverandøren straks at tage effektive skridt til med alle til rådighed værende midler at overvinde den pågældende hindring eller formindske dens virkning. Leverandøren er endvidere forpligtet til straks at give kommunen meddelelse herom. Det betragtes ikke som force majeure såfremt snevejr, glat føre eller lignende vanskeliggør trafikforholdene. Thisted Kommune har dog ret til at lade arbejdet udføre af kommunal leverandør eller ved andre, så længe leverandøren er forhindret, som følge af force majeure. 6.9 Konkurs, betalingsstandsning, tvangsakkord mv. Ved en parts konkurs kan den anden part straks hæve kontrakten i det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder derfor. Hvis boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens regler, skal boet efter forespørgsel indenfor en tidsfrist på 5 arbejdsdage give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Reglen i 1. afsnit gælder tillige ved en parts betalingsstandsning, eller hvis der åbnes forhandling om tvangsakkord, eller partens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at parten Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 18

19 må antages at være ude af stand til at opfylde kontrakten. Hæveretten er dog betinget af, at parten ikke har stillet - eller på den anden parts opfordring ikke straks stiller - betryggende sikkerhed for kontraktens opfyldelse. Er en part et aktie- eller anpartsselskab, kan den anden part hæve kontrakten, hvis dette kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (Overregistrator). Bestemmelsen finder ikke anvendelse, hvis parten inden 10 arbejdsdage fra fremkomsten af påkrav fra den anden part dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er tilstede, eller hvis parten stiller fuldstændig sikkerhed for kontraktens opfyldelse Tvister og voldgift Skulle der opstå uenighed om forståelsen af kontrakten eller i det hele taget som følge af de i nærværende bestemmelser m.v. skabte forhold, påhviler det parterne at søge uenigheden fjernet ved indbyrdes imødekommende forhandlinger, idet parterne skal efterleve kontrakten indtil afgørelse foreligger enten ved forhandling eller voldgift. Fører disse forhandlinger ikke til enighed, kan stridsspørgsmålet ikke indbringes for domstolene, men kan af enhver part indbringes for en voldgiftsret. Til denne voldgiftsret vælger hver af parterne sin voldgiftsmand. Opmanden, som skal være en landsdommer, udpeges af præsidenten for Venstre Landsret. Klageren vælger først sin voldgiftsmand og giver modparten skriftlig meddelelse om valget, hvorefter denne vælger sin voldgiftsmand senest 14 dage derefter. Sker dette ikke, udpeges denne voldgiftsmand af præsidenten for Venstre Landsret. Parterne har adgang til hver at afgive 2 skriftlige indlæg. Tidsfristerne herfor fastsættes af opmanden. Grundlaget for voldgiftsrettens behandling af sagen skal bl.a. være: Nærværende betingelser Instruks aftalt mellem parterne Samt øvrige materialer Voldgiftsrettens kendelse er endelig, og voldgiftsretten fastsætter en tidsfrist for kendelsens opfyldelse. Voldgiftsretten fastsætter desuden fordeling af sagens omkostninger. Retsforholdet skal i det hele taget behandles efter dansk rets regler Ansvar og forsikring Hvis leverandøren eller dennes medarbejdere eller elever og studerende i praktik under udførelse af sine forpligtelser i henhold til kontrakten ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller gods, er alene leverandøren eller eventuelt dennes medarbejdere ansvarlig for sådanne skader. I tilfælde, hvor en af leverandørens medarbejdere er dømt for tyveri hos en visiteret bruger, har leverandøren det fulde ansvar for at inddrive erstatning fra den dømte samt dække brugers tab. Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 19

20 Leverandøren og eventuelle underleverandører er forpligtet til at være dækket af sædvanlige forsikringer herunder en erhvervs- og produktansvarsforsikring, for hvilken der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Jf pkt. 3.3 i Fritvalgsblanketten Leverandøren skal ved kontraktens indgåelse og på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft Sikkerhedsstillelse Forud for forhandlingers påbegyndelse skal leverandøren afgive tilsagn om garantistillelse fra bank eller forsikringsselskab med tilladelse til at drive forretning i Danmark. Leverandøren skal senest 8 arbejdsdage efter kontraktens indgåelse stille sikkerhed for opfyldelse af sine forpligtigelser overfor kommunen. Sikkerheden stilles som anfordringsgaranti i form af betryggende bank- eller sparekassegaranti, kautionsforsikring eller på anden betryggende måde. Den stillede sikkerhed skal svare til 10 % af den forventede årlige omsætning eksklusiv moms. Sikkerhedsstillelsen skal som minimum udgøre kr. Sikkerhedens størrelse reguleres for hver gang den årlige omsætning udløser kr. Sikkerheden frigives 3 måneder efter sidste afregning, med mindre kommunen forinden skriftligt har fremsat krav om afhjælpning af mangler. I så fald frigives sikkerheden, når manglerne er afhjulpet. Hvis kommunen ønsker udbetaling i henhold til den stillede sikkerhed, skal dette skriftligt og samtidigt meddeles leverandøren og garanten, med nøje angivelse af arten og omfanget af den påståede misligholdelse samt størrelsen af det krævede beløb. Sikkerheden tjener til fyldestgørelse af alle krav, som kommunen har i anledning af kontraktforholdet, herunder krav vedrørende eventuelle ekstraarbejder, skader på tredjemands ejendom og tilbagebetaling af for meget udbetalt kontraktsum. Ethvert erstatningskrav eller lignende, som kommunen måtte have overfor leverandøren, skal ikke være begrænset til sikkerhedsstillelsens beløb Ændringer i kontrakten tilpasning Ændringer i kontrakten kan kun ske med kommunens og leverandørens skriftlige samtykke. Parterne er berettiget til at forlange sådanne ændringer i kontrakten, som er nødvendige for at tilpasse kontrakten til ændrede myndighedskrav og lovkrav. Hvis en part finder, at ændrede forhold berettiger parten til ændringer, skal den anden part orienteres herom bilagt fornøden dokumentation for de påberåbte ændringer. Partnerne er forpligtet til at imødekomme forhandlinger med henblik på at tilpasse kontrakten, således denne er fyldestgørende i forhold til de ændrede forhold. Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 20

21 6.14 Kontraktens ophør Ved ophør af kontrakten skal leverandøren til kommunen aflevere følgende: Notater, som er udarbejdet i forbindelse med opgaveløsningen Sagsoplysninger vedrørende den enkelte bruger, som er indhentet i forbindelse med opgaveløsningen Øvrige informationer som er relevante for opgaveløsningen Evt. nøgler, token, udlånt materiale og hjælpemidler m.v. 7. Underskrift Kontrakten er indgået for 2 år med virkning fra: Denne kontrakt oprettes i 2 underskrevne eksemplarer, hvoraf det ene beror hos kommunen og det andet hos leverandøren. Således aftalt: Hanstholm, den Thisted Kommune Leverandør Frit valg i Thisted Kommune Leverandørkontrakt, personlig og praktisk hjælp 21