Dansk Byggeris sprogpolitik

Transkript

1 Dansk Byggeris sprogpolitik

2 Indhold 3 Ti gode råd, når du skriver 4 Før du skriver 4 Hvem er afsenderen? 4 Hvad er mit budskab? 4 Hvem skriver jeg til? 5 Generelt, når du skriver 5 Kom til sagen 5 Ryk udsagnsleddet frem i sætningen 6 Undgå lange og uoverskuelige sætninger 6 Undgå lange ord 6 Undgå sætningsord og passiver 6 Ordbøger, stavekontrol og korrekturlæsning teknikker til at skrive korrekt 7 Retningslinjer 7 Tegnsætning 7 Komma 7 Tankestreg 7 Bindestreg 7 Stort eller lille efter kolon? 7 Citater 8 Fremhævning 8 Moderne retskrivning 8 Vær konsekvent med navne 8 Skrifttype og -størrelse 8 Margen 8 Tal eller bogstaver? 9 Kr. efter beløbet 9 Fuge-s 9 Undgå generelt forkortelser 9 Punktopstilling 10 Når du skriver artikler og pressemeddelelser 10 Rubrik og underrubrik 10 Brug underoverskrifter 10 Når du skriver breve 10 Vis tydelig afsender med Dansk Byggeris logo 10 Lav sigende overskrift 10 Lav indledning og få sagen frem 10 Fremhæv deadlines 10 Fremhæv, hvis der skal handles 11 Opdel teksten med underoverskifter 11 Målret indholdet 11 Få brevet til at se pænt ud 11 Skriv aktivt 11 Undgå stavefejl 11 Undgå fagord 11 Forenkl lovsprog 11 Tilbyd hjælp 11 Lav direkte links 11 Vis konkret afsender 11 Undgå højre margen 11 Undgå interne koder 11 Hold brevet på én side 12 Når du skriver tekster til nettet 12 Brug underoverskrifter 12 Skriv kun ét budskab pr. afsnit 12 Skriv kort og konkret 12 Skriv din tekst i flere lag 12 Optimér teksten til søgemaskiner 13 Vælg søgeord 13 Brug søgeord hyppigt 13 Optimér en side til et enkelt søgeord 13 Opdatér teksten 14 Sådan spreder du Dansk Byggeris budskaber på de sociale medier 14 Følg Dansk Byggeri 14 Del 14 Kommentér 14 Like 14 Brug hashtag 15 Tag Dansk Byggeri 15 Check-in 15 Typiske fejl 16 Udover eller ud over? 16 Orddeling 16 -t eller ej 17 Bilag 1: Ét eller to ord 17 Husk at skrive i to ord! 18 Bilag 2: 18 Lange ord og vendinger, der kan erstattes med korte 2

3 Forord Hvis Dansk Byggeri skal have gennemslagskraft, skal vi være opmærksomme på, hvordan vi skriver til medlemmerne, pressen, myndighederne og politikerne. Selv de bedste argumenter og synspunkter bliver overhørt, hvis de er elendigt formuleret. Dansk Byggeris kommunikation skal være målrettet den enkelte modtager. Vi skal altså ikke skrive på samme måde til ministeren som til tømrermesteren i Lemvig. Derfor har Dansk Byggeri denne sprogpolitik, som forhåbentlig kan være med til at inspirere os alle sammen til at tænke en ekstra gang over, hvordan vi skriver. Sprogpolitikken kan bruges som generel inspiration og kan måske også give konkrete svar på en række sproglige spørgsmål. Nøgleordet er konsekvens. Både i den konkrete tekst, du skriver lige nu, og som helhed i alle organisationens tekster. God læse- og skrivelyst! Lars Storr-Hansen Ti gode råd, når du skriver 1 Kom til sagen budskabet skal stå først 2 Undgå lange sætninger og ord 3 Udsagnsordet skal frem i sætningen 4 Skriv i nutid 5 Pas på med fagudtryk 6 Brug den nyeste stavemåde 7 Lug ud i passiverne (udsagnsord som ender på -ing, -else og -ion) 8 Overdriv ikke brugen af tankestreger, kursiv og fed skrift 9 Undgå forkortelser 10 Vær konsekvent Kontakt kommunikationsafdelingen, hvis du har spørgsmål. 3

4 Før du skriver Ligegyldigt hvilken tekst du skriver det kan være et brev, en artikel, en pressemeddelelse eller en notits på nettet har din tekst tre "parter": Afsender, budskab og læser. Afsender Hvem er du? Hvem og hvad repræsenterer du? Budskab Hvad vil du sige, og hvad vil du opnå? Læser (modtager) Hvem skriver du til? Hvem er afsenderen? Det er dig, der skriver, men du skriver som repræsentant for Dansk Byggeri. Skriver du jeg, er det dig, der udtaler dig, og skriver du vi, er det vi i Dansk Byggeri. Bruger du disse former, fremstiller du Dansk Byggeri som en organisation, der består af mennesker. Eksempel Metrocityringen er et trafikalt tigerspring, som vi er meget glade for nu at se i regeringens nye lovprogram. Hvis du mener, der skal skabes mere opmærksomhed om uddannelsen, vil jeg foreslå, at du sender en særlig skrivelse til 50 af de største medlemmer af Dansk Byggeri. I Dansk Byggeri finder vi, at stormskaderne ikke giver anledning til kapacitetspres i bygge- og anlægssektoren. Hvis du skriver Dansk Byggeri, skal du være opmærksom på, at det er en enhed, du bruger som afsender. Derfor skal du også være opmærksom på, at tillægsord skal stå i ental. Det er vigtigt at vælge den rigtige form til formålet, men ligeså vigtigt er det at være konsekvent med den form, du har valgt. Eksempel Forkert: Dansk Byggeri er i særdeleshed tilfredse med, at det bliver muligt at trindele uddannelserne, hvis der er en klar jobprofil. Rigtigt: Hvad angår erhvervsuddannelserne, er Dansk Byggeri enig med regeringen i målet, men ikke i midlerne. Det kan være en god idé i breve, s og andre sammenhænge, hvor du vil opnå nærhed til læseren. Men det kan være lige så godt at skrive Dansk Byggeri i sammenhænge, hvor Dansk Byggeri skal fremstå som en samlet enhed. Hvad er mit budskab? Når du har gjort dig klart, hvad dit primære fokus er, er det nemmere at strukturere din tekst, så dit budskab bliver knivskarpt. I afsnit 3.1. "Kom til sagen" kan du blandt andet læse mere om nyhedstrekanten, og om hvordan du skriver, så du nemmere bliver forstået i første forsøg. Eksempel Det er mig en glæde at kunne meddele, at Dansk Byggeri sammen med Københavns Murerlaug og Københavns Tømrerlaug støtter NN med i alt X kr. Det er katastrofalt, at regeringen ikke udnytter det gunstige økonomiske klima til at få flere i arbejde, mener Dansk Byggeri. Hvem skriver jeg til? Hvordan dit budskab skal formidles, og hvem du skriver på som afsender, afhænger af, hvem du skriver til. Prøv at sætte dig i læserens sted og forestil dig: hvilke informationer han eller hun kunne efterspørge hvilke informationer han eller hun allerede har hvilke ord og vendinger han eller hun forstår hvilke ord og vendinger han eller hun ikke forstår 4

5 Overvej desuden, hvad du kan gøre for at møde din læser i øjenhøjde. Fx skal jurister skrive til jurister, som jurister gør det kaldes fagsprog. Men til de fleste andre mennesker skal der skrives på en anden måde for, at de forstår, hvad meningen er. På samme måde har mange af Dansk Byggeris medlemmer ikke en akademisk baggrund, og for at du bliver forstået i første forsøg, kræver det, at dit sprog ikke bliver for akademisk eller højtravende. I mange tilfælde kan en spade godt kaldes en spade. 2 Generelt, når du skriver Dansk Byggeri kommunikerer i mange forskellige sammenhænge, men det er ikke nogen hindring for, at der er en rød tråd i, hvordan vi kommunikerer. Et moderne og forståeligt sprogbrug sender et signal om en moderne og nærværende organisation. Kom til sagen Tekstens budskab bliver klarest for læseren, hvis du skriver direkte og uden omsvøb. Kort sagt bliver du nemmere forstået, hvis du skriver det vigtigste først og detaljerne bagefter. I kancellisprog er tendensen modsat. Her står detaljer og forklaringer først og hovedsagen til sidst. Det øger risikoen for, at læseren har tabt tråden, inden han eller hun har forstået, hvad sagen drejer sig om og det vil vi selvfølgelig gerne undgå. Hvis du bygger din tekst op efter nyhedstrekanten, er du godt på vej til at få dit budskab igennem. Du kan se på figuren, hvordan en tekst, skrevet efter nyhedstrekanten, præsenterer det vigtigste først og detaljerne til sidst: Det er sådan, mange avisartikler og tekster til nettet er bygget op, og nyhedstrekanten kan også være en god model at skrive breve og s efter. Ryk udsagnsleddet frem i sætningen De vigtigste sætninger skal altså stå først i teksten, og samme princip gælder i de enkelte sætninger, hvor de vigtigste ord skal komme først. Eksempel Sætning med forvægt: Baggrunden for henvendelsen vedrørende en aftale om en landsomfattende ordning for sikkerhedsstillelse i forbindelse med udførelse af fjernvarmearbejde er, at en ordning om sikkerhedsstillelse vil være naturligt for Dansk Byggeri i forlængelse af den overenskomst, Dansk Byggeri har i forbindelse med sikkerhedsstillelse ved autorisation af VVS-installatører. Samme sætning, men med bagvægt: Jeg skriver til dig, fordi det vil være naturligt for Dansk Byggeri med en landsomfattende ordning om at stille sikkerhed i forbindelse med, at fjernvarmearbejde bliver udført. Vi har nemlig allerede en overenskomst om sikkerhedsstillelse i forbindelse med, at VVS-installatører bliver autoriserede. De vigtigste ord er dem, der udtrykker den handling, der foregår i sætningen, og det er dem, der kaldes udsagnsord eller verber. Man siger, at udsagnsleddet også kaldet det finitte verbum skal så langt frem i sætningen som muligt for at skabe "bagvægt". Det er nemlig sådan, at jo flere informationer der er puttet ind på pladsen før udsagnsleddet, jo mere skal 5

6 læseren holde styr på, før det bliver udtrykt, hvilken handling der er tilknyttet disse informationer. Derfor er sætninger med "bagvægt" lettere at læse og forstå end sætninger med "forvægt". Du skal altså være opmærksom på at få udsagnsleddet så langt frem i sætningen som muligt. Dermed skubber du "det tunge stof" bagud og hjælper læseren med at sætte sig ind i alle detaljerne gradvist. Når du bruger aktive udsagnsord træder både afsenderen og modtageren tydeligere frem i teksten. Når din læser kan se, at der er et menneske bag teksten og ikke bare en upersonlig organisation kan han eller hun bedre forholde sig til budskabet i det, du skriver. Eksempel I stedet for at skrive Ved indsendelse af... kan du fx skrive Når du sender... Se i øvrigt Bilag 2 for mere inspiration. Undgå lange og uoverskuelige sætninger En generel regel siger, at sætninger ikke må være længere end ord. Men hvis en tekst udelukkende består af mellemlange sætninger, bliver den monoton og kedelig at læse. Derfor er det en god idé at variere længden af dine sætninger, så korte og mellemlange sætninger afløser hinanden. En anden tommelfingerregel er, at du kun bør præsentere læseren for én ny oplysning pr. sætning. Når du har det i tankerne, undgår du også nemmere at skrive lange og uoverskuelige sætninger. Ordbøger, stavekontrol og korrekturlæsning teknikker til at skrive korrekt I Dansk Byggeri følger vi generelt Dansk Sprognævns retningslinjer for retskrivning. Hvis du bliver i tvivl om et ords stavemåde eller betydning, er der hjælp at hente i Retskrivningsordbogen på Dansk Sprognævns hjemmeside dsn.dk eller sproget.dk Det er altid en god idé at læse korrektur på det, du har skrevet. Få helst en kollega til at nærlæse din tekst, da man nemt kan komme til at stirre sig blind på noget, man har siddet med gennem længere tid. Undgå lange ord Ord, der er sammensat af flere forskellige ord, kan blive så lange, at de er svære at forstå. Overvej derfor, når du er ved at skrive et langt ord, om der er et kort ord, der er lige så dækkende, eller om det er en fordel at dele det lange ord op. Der er også hjælp at hente hos kommunikationsafdelingen, hvis medarbejdere du finder på intranettet. 2 Eksempel Boafgiftsgrundlag kan med fordel deles op i flere ord: grundlag for boafgiften. Undgå sætningsord og passiver "Sætningsord" er navneord, der er dannet af udsagnsord, og du kan kende dem ved, at de tit ender på -ing, -ning, -else, -sel og -ion. De gør teksten tung og passiv, og de fleste kan nemt erstattes af aktive udsagnsord. 6

7 Retningslinjer Tegnsætning Du kan variere din tekst ved hjælp af tegnsætningen, men dit udgangspunkt bør være, at dit budskab skal understreges af ord og ikke tegn. Komma I Dansk Byggeri følger vi de gældende grammatiske kommaregler det er det, som sættes efter "kryds og bollemetoden" (kryds under grundled og bolle under udsagnsled). Kommaet adskiller sætninger, der indeholder både o x x o x o x o x o et grundled og et udsagnsled. I Dansk Byggeri har vi valgt at sætte det valgfrie startkomma. o x Tankestreg Tankestregen kan du bruge i stedet for punktum, komma eller parentes omkring indskud og tilføjelser. Tankestregen kan markere et naturligt ophold i sætningens rytme og kan gøre teksten mere dynamisk. Men mange tankestreger kan også gøre teksten sværere at læse, så brug dem med måde. Eksempel Indskudte sætninger - som har tankestreger - kan - i øvrigt - hæmme læsevenligheden. Bindestreg Bindestregen ligner tankestregen, men er kortere og uden mellemrum til de ord eller tal, den forbinder. Den bruges, som navnet antyder, til at binde ord, tal og tegn sammen, så det fremgår, at de hører tættere sammen, end hvis de var skrevet hver for sig. Stort eller lille efter kolon? Kolon kan bruges i betydningen følgende, som følger, nemlig, fx, dvs. Står der en helsætning efter kolon, skriver du med stort efter kolon. Alt andet skal du skrive med lille begyndelsesbogstav. Citater I Dansk Byggeri bruger vi nyt afsnit indledt med tankestreg til at markere et citat. Eksempel på citat - De positive tendenser fra Rockwoolfondens seneste rapport viser dermed vejen for den siddende regering, nemlig [ ], siger Torben Liborius Bindestreg er obligatorisk i sammensætninger med: Bogstaver eller forkortelser: Vvs-branchen, lokal-tv, t-shirt, vej-t, Taltegn og symboler: 80-årig, -henvisning, MEN fx toårig, sekstal, procentberegning uden bindestreg Sidestillede led: Lolland-Falster, sort-hvid, tæt-lav bebyggelse Ord, hvis første led består af flere ord (gruppesammensætninger): kryds og bolle-metoden, -adresse Ingen regler uden undtagelser. Ubåd, uland og iland skrives uden bindestreg. Bindestregen kan lette læsningen af lange ord eller forvirrende sammenhænge, men er ikke obligatorisk: tantiemeregulerings-forhandlingerne, ikke-omsættelig, bindestregs-storforbruger. Se i øvrigt afsnit 3.4 om at undgå lange ord. Det kan også ofte være en hjælp for din læser at bruge bindestreg til at forbinde egennavne med andre ord fx Farum-modellen. 7

8 Fremhævning Hvis du vil markere fx et begreb, titlen på en bog eller et foredrag, kan du også bruge citationstegn. Til forskel fra citater sættes kommaet uden for citationstegnene. Eksempel Bogens titel er "Personale- og lønadministration", og du kan købe den i Servicebutikken. Hvis du vil fremhæve et eller flere ord i en sætning, er der flere forskellige måder, du kan gøre det på. Du kan bruge fed skrift, understregning eller kursiv. Fed skrift og understregning kan især bruges, hvis du vil fremhæve et tidspunkt eller andet, der umiddelbart skal springe læseren i øjnene. Det er kun det aller-allervigtigste, du fremhæver på denne måde. Og det aller-allervigtigste står som regel kun en enkelt gang i en tekst, så pas på med at misbruge fremhævninger. Meningen går tabt, og fremhævningerne drukner i kampen om opmærksomhed, hvis du overdriver. Hvis du fx vil forklare et ords betydning, kan det være en god idé at bruge kursiv til at markere ordet med. Vær i øvrigt opmærksom på, at tekst i kursiv er anstrengende at læse på skærmen. Det vigtigste er, at du fremhæver på samme måde gennem hele din tekst. Ellers virker det rodet og forvirrende for læseren. Eksempel Østaftalen ses skrevet både med stort og lille begyndelsesbogstav. Moderne retskrivning I Dansk Byggeri bruger vi den nyeste og mest moderne retskrivning. Der er flere danske ord, som kan staves på mere end én måde, og det kan give anledning til forvirring. Men hvis du støder på et ord, der kan staves på to forskellige måder, som fx ressource/resurse, skal du bruge den nyeste stavemåde (resurse) de nyeste stavemåder er fremtiden, så vi kan lige så godt vænne os til dem! Du kan få hjælp på Dansk Sprognævns hjemmeside dsn.dk eller sproget.dk Du kan også få hjælp hos kommunikationsafdelingen, hvis medarbejdere du finder på intranettet. Vær konsekvent med navne Det kan let skabe forvirring hos læseren, hvis ord og navne ikke konsekvent skrives på samme måde. Fx er det vigtigt, at store og små bogstaver altid bruges på samme måde, når du skriver navne på kurser, firmaer, arrangementer og andet. Et eksempel er østaftalen, som ses skrevet både med stort og lille begyndelsesbogstav. Dansk Sprognævn anbefaler imidlertid, at man starter med lille ø, da ordet ikke har karakter af navn. Skrifttype og -størrelse Alle i Dansk Byggeri skal bruge skrifttypen Arial i størrelsen pkt. Brug denne skrifttype og skriftstørrelse, når du skriver i Word og til nettet. Det er med til at give et ensartet billede af Dansk Byggeri, at skrifttypen altid er den samme. Margen I Dansk Byggeri bruger vi flydende højremargen. Det gælder både i breve, på nettet og i trykte publikationer. Tal eller bogstaver? I Dansk Byggeri skriver vi tallene fra et til ti med bogstaver, og tallene fra 11 og derover skriver vi med tal. Denne regel gælder, medmindre tallet indgår i en talmæssig og matematisk sammenhæng. 8

9 Tal med mange cifre kan være svære at overskue. Men det hjælper, hvis du sætter punktum ved tusinder og millioner fx Kr. efter beløbet Når du skriver et beløb, skal kr. stå efter og ikke før beløbet. Når du skriver 100 kr., skriver du det, som det siges, for det gør teksten lettere at læse for modtageren. Desuden virker det gammeldags at skrive kr. 100, og vi vil gerne være en organisation, der følger med tiden. Fuge-s I Dansk Byggeri har vi valgt ikke at bruge fuge-s i de tilfælde, hvor det er valgfrit fx i videndeling eller videnbank. Når der er tale om et navneord, der indeholder fuge-s fx Vidensportalen, skal det naturligvis bruges. Undgå generelt forkortelser I Dansk Byggeri skal vi forsøge at undgå forkortelser. Når der findes flere forskelllige måder at forkorte på, bruger vi: mia. og mio. (ikke mill.) adm. direktør fx og % Punktopstilling Punktopstillinger er opstillinger, hvor man skifter linje mellem de enkelte punkter. De kan bruges til at fremhæve og tydeliggøre hovedpunkterne i en tekst. Punktopstillinger kan markeres ved hjælp af særlige tegn fx stjerner, bullets, tankestreger, tal eller bogstaver foran de enkelte punkter. Men vær forsigtig med at bruge tal eller bogstaver, hvis punkterne ikke skal se ud, som om de er ordnet efter vigtighed eller kronologisk rækkefølge. Vi anbefaler, at man benytter følgende retningslinjer ved punktopstilling: Skriv som hovedregel med stort begyndelsesbogstav i punktopstillinger Lad være med at sætte komma mellem de enkelte punkter i en punktopstilling Lad være med at skrive "og" mellem næstsidste og sidste punkt Undlad at afslutte de enkelte punkter med et punktum Undlad at sætte slutpunktum efter sidste punkt i en punktopstilling Sørg for, at punkterne i en punktopstilling er sprogligt set parallelle. Det vil sige formuleret med samme type sætninger eller samme type indledningsord 2 9

10 Når du skriver artikler og pressemeddelelser Rubrik og underrubrik Først og fremmest skal rubrikken, også kendt som overskriften, sige noget om, hvad der står i teksten. Men den skal ikke gentage en passage fra teksten ordret. Hvis det er muligt, og det i øvrigt passer til mediet og situationen, kan du prøve at udforme rubrikken således, at den kan skabe et billede i læserens hoved. Du kan også tænke på, at rubrikken skal være den vigtigste pointe i historien opsummeret på én linje. Det er ikke en helt nem disciplin, men chancen for at din læser bider på krogen, er større. Rubrikken fremhæves altid med fed skrift, og den skal aldrig afsluttes med punktum. Brug underoverskrifter Underoverskrifter gør det nemmere at skimme en tekst igennem. Underoverskrifter er, som overskrifter i almindelighed, ligesom en etiket, man kan sætte på det følgende indhold, uden at den i øvrigt skal gentage, hvad der står senere i teksten. Se i øvrigt vejledningen "Sådan skriver du til pressen" på intranettet for at læse, hvordan du skriver en pressemeddelelse, en kommentar, et læserbrev, et debatindlæg eller en kronik. Læs også, hvordan du fanger læsernes interesse. 2 Underrubrikken skal i store træk beskrive nyhedens eller sagens hovedindhold. I pressemeddelelser skriver vi underrubrikken i kursiv. Vi afslutter ikke underrubrikken med et punktum. Når du skriver breve Her får du en række konkrete råd, som er gode at huske på, når du skriver breve. Vis tydelig afsender med Dansk Byggeris logo Skriv navnet på den person, som brevet er stilet til øverst og brug gerne titel som fx murermester, direktør mv., men ikke hr. og fru. Brug skabelonerne, som findes i Teamshare. De indeholder logo, afsenderadresse, modtager mv. Hvis vores medlemmer er i tvivl om, hvem afsenderen er, går det ud over troværdigheden. Lav indledning og få sagen frem Kom til sagen med det samme og indled dit brev med at fortælle, hvorfor du skriver. Så føler modtageren ikke, at du spilder hans tid. Fremhæv deadlines I en travl hverdag skimmer modtageren dine breve og risikerer at overse indhold. Gør derfor tidsfrister tydelige med fed og understregning og fortæl, hvad der sker, hvis fristerne ikke overholdes. Lav sigende overskrift Brug brevets nøgleord. Og kombiner med bydeform, hvis modtageren skal handle. Undgå afsenderorienterede fagudtryk, som de ikke forstår. Fremhæv, hvis der skal handles Hvis du vil have modtageren til aktivt at foretage sig noget fx indberette, skal du også fremhæve det og placere det tidligt i brevet fx i overskift og indledning. 10

11 Opdel teksten med underoverskifter Ved længere breve kan du indsætte underoverskrifter og fremhæve dem, så modtageren kan scanne brevet og hurtigt finde det, der er relevant for ham. Tilbyd hjælp Det er god service, hvis du tilbyder et konkret telefonnummer eller en , de kan ringe eller skrive til, hvis de har spørgsmål. Målret indholdet Skriv til din målgruppe og hav deres behov for øje. Det kan være svært, hvis der er flere modtagere og afsendere i spil. Lav direkte links Det er også god service, hvis du tilbyder link til en hjemmeside, hvor man kan finde mere information. Men giv et konkret link og undgå, at læserne lander på en forside og ikke aner, hvor de finder det, de søger. Få brevet til at se pænt ud Det virker måske som en petitesse, men et brevs overordnede udseende har noget at sige. Igen er det signalet om konsistens fra Dansk Byggeris side, der er vigtigt for troværdigheden. Skriv aktivt Både unge og ældre medlemmer kan godt lide en aktiv form med "Du" og "Vi", hvor det er klart, hvad det drejer sig om, og hvem der skal gøre hvad. Undgå stavefejl Modtageren synes ikke, at dit brev er læsevenligt og troværdigt, hvis det indeholder stave- og mellemrumsfejl. De kan blive utrygge ved dig som afsender. Undgå fagord Du vil sikkert gerne vise, at du er ekspert på dit område, men modtageren bruger og forstår ikke nødvendigvis de samme ord som dine kolleger. Derfor bør du undgå at bruge afsenderorienterede fagord, som skaber distance. Forenkl lovsprog Modtageren skimmer paragraffer og lovsprog eller springer den type afsnit over, fordi de forventer, at det er uforståelig sort snak. Hvis du er nødt til at bruge lovsprog og paragraffer i dit brev, skal du gøre det enkelt og forståeligt. Vis konkret afsender Det er vigtigt for brevets troværdighed, at det er underskrevet af en konkret person eller som minimum en afdeling. Hvis du blot underskriver med Dansk Byggeris navn, virker det upersonligt, og som om der ikke er nogen, der tør stå ved det. Undgå højre margen Der er en risiko for, at vores medlemmer overser information i højre margen, fordi de forventer, at det er reklamer ligesom på hjemmesider. Placer vigtig afsenderinformation i bunden af brevet og/eller skriv den ind i brødteksten. Undgå interne koder Fjern intern information og medtag kun indhold, der er relevant for målgruppen. Filnavne er sikkert vigtige for os selv, men modtageren undres eller irriteres over dem. Hold brevet på én side Mange orker ikke at læse lange breve til ende, og breves bagsider overses. Mener du alligevel, at dit brev skal være flere sider, så markér tydeligt, at der er flere sider. 11

12 Tag et ekstra kig på dit brev, før du udskriver og sender det. Du kan bruge følgende tips til at rette brevet til: Betragt brevet som bestående af to dele: Brevhoved og indhold. Indholdet består af dato/sagsnr., overskrift og selve teksten Du kan flytte indholdet længere ned på siden. Det gør brevet pænere, hvis du giver lidt luft op til brevhovedet, så indholdet står mere på midten af siden Lav ikke mere end en linjes mellemrum mellem dato/ sagsnr. og overskrift eller mellem overskriften og teksten En tommelfingerregel siger, at der skal være tre linjers mellemrum ned til "Med venlig hilsen" og igen tre linjers mellemrum ned til dit navn. Men det er selvfølgelig mere hensigtsmæssigt at få dit brev inklusive afskedshilsen til at være på én side, end det er at overholde denne regel 2 Når du skriver tekster til nettet Når du skriver til nettet, skal du især tage hensyn til søgemaskinerne, og til at læsere på nettet har mindre tålmodighed og skimmer teksten. Derudover gælder mange af de samme regler for tekster, som du kan læse om i resten af sprogpolitikken. Brug underoverskrifter Tekst på nettet læses ikke på samme måde som trykt tekst. Når læseren leder efter information på nettet, er tålmodigheden lav, og læseren "hopper" rundt til de steder, der fanger opmærksomheden. Derfor er det vigtigt, at teksten er let at "skimme", se igennem eller læse overfladisk. Det gør du ved at opdele teksten i små afsnit med underoverskrifter. Skriv kun ét budskab pr. afsnit På nettet kan du ikke regne med, at læseren læser en tekst fra start til slut. Derfor skal du sørge for, at hvert afsnit kan stå alene. Hvert afsnit skal kun rumme et overordnet emne og må ikke kræve, at læseren først har læst andre afsnit af teksten. Skriv kort og konkret Sørg for, at afsnittene er korte. Frem for at forklare alle de begreber, der optræder i teksten, kan du gennem links krydshenvise til information andre steder på dit website eller lægge informationen i faktabokse, der forklarer begreberne eller fremhæver vigtige pointer/ fakta. Lange tekster bør enten kortes ned eller deles op i mindre bidder, så de vises på flere skærmbilleder. Skriv din tekst i flere lag Start for eksempel med et kort resumé af teksten i lag 1. Skriv en lidt længere og uddybet version i lag 2. Og læg så en længere version fyldt med detaljer og eventuelle links til andre websteder i lag 3. Lag på lag-princippet hjælper læseren til at afgøre, om han eller hun skal klikke sig ned i lagene eller ej. Optimer teksten til søgemaskiner Søgemaskiner som Google "læser" dine webtekster og vurderer websitets værdi. Derfor er det vigtigt, at du skriver din tekst på den måde, som giver størst effekt i søgemaskinerne. 12

13 Vælg søgeord Vælg de søgeord, du skal optimere din tekst til. Søgeord er de ord, du forventer, at dine besøgende vil taste ind i en søgemaskines søgefelt, når de ønsker at finde det, du tilbyder. Der kan være meget stor forskel på, hvad du tror, dine brugere søger på, og hvad de rent faktisk søger på. Bliv klog på medlemmernes valg af ord ved hjælp af analyseværktøjet Siteimprove. Webgruppen kan evt. hjælpe. Brug søgeord følgende steder - Sidens overskrift og underoverskrifter: Her skal det vigtigste søgeord bruges og gerne som det første ord - Sidens tekstindhold: Sørg for at bruge de søgeord i teksten, som er relevante for den pågældende side. Skriv gerne ordforklaringer, så du både får nævnt fagudtrykket og en forklaring, som indeholder mere almindelige ord for det samme. Overdriv ikke brugen af søgeord - Sidens billeder og grafikker: Sørg for at lægge en forklarende alt-tekst med søgeord ind på alle billeder og grafikker. En alt-tekst kommer frem, når du bevæger musen henover billedet. Brug søgeord hyppigt Når du skriver tekst til hjemmesiden, skal du anvende dine søgeord mest muligt selvfølgelig uden at teksten kommer til at virke unaturlig for læseren. Du må aldrig overdrive brugen af søgeord, da det vil blive opfattet som snyd af søgemaskinerne. Optimer en side til et enkelt søgeord Det er bedst at optimere en side til et enkelt søgeord eller en kombination af få søgeord. Optimér ikke flere sider til samme søgeord, da siderne dermed kommer til at konkurrere indbyrdes om bedst placering for det søgeord. Opdater teksten Sørg for at opdatere teksten jævnligt - det gør din hjemmeside mere interessant for både brugerne og for søgemaskinerne. 2 - Links: Skriv de vigtigste søgeord med link i teksten, hvor hele sætningen linker til siden, i stedet for blot at skrive "Læs mere" eller "Klik her". Disse regler gælder også for links til andre hjemmesider, her skal det være søgeord, som er relevante for det website, du linker til. Husk at oplyse disse regler til de websites, der linker til dig, så du får værdifulde links med søgeord. - Sidens navn: Tænk også i søgeord, når du navngiver dine sider i Umbraco, som er vores CMS 13

14 Sådan spreder du Dansk Byggeris budskaber på de sociale medier I Dansk Byggeri har vi firmaprofiler på Facebook, Linkedin, Twitter og Instagram, hvor vi opretter nyheder, analyser, aktiviteter, jobopslag mv. Du må meget gerne være med til at sprede vores budskaber via de sociale medier til flere end vores medlemmer. Kontakt HR og Kommunikation, hvis du vil lave et opslag på vores sociale medier. Følg Dansk Byggeri Søg på "Dansk Byggeri" på de sociale medier, klik på "synes godt om"-funktionen, og du vil se vores opdateringer blandt dine nyheder. Del På de sociale medier er der en delefunktion, så du kan dele et Dansk Byggeri-opslag på din profil og gøre det synligt blandt dine venners nyheder. Delefunktionen er typisk placeret under opslaget, som det fx ses på facebook-billedet. På Twitter kan du dele Dansk Byggeris indlæg med retweet-funktionen. Delefunktionen er god til at mangfoldiggøre et opslag, så det når ud til mange. Kommentér Du kan også kommentere Dansk Byggeris opslag eller kommentere andres kommentarer til Dansk Byggeris opslag. Når Dansk Byggeri får mange kommentarer, får vores opslag en bedre placering øverst i nyhedsflowet. På Twitter kan du kommentere et Dansk Byggeri-tweet ved at skrive "@" efterfulgt af brugernavnet. På Twitter laver du et separat tweet, når du besvarer andres tweet. Like Med like-knappen kan du give udtryk for din support til Dansk Byggeris opslag og budskaber. Facebook har som noget nyt fået humørikoner på deres like-funktion. Derfor kan du nu både give udtryk for, om du synes godt om noget, er uenig, eller du synes, at noget er trist. På Twitter og Instagram kan du sætte en stjerne eller et hjerte under indlægget, så du viser, at du synes om tweetet eller billedet. På Linkedin bliver antallet af likes vist som et tal. Brug hashtag Et hashtag (#) er en samling af emner under samme tag. Dette betyder, at du kan vise, hvad dit opslag handler om. Det kunne fx være #renoverdk. Alle tweets hvor hashtagget #renoverdk er brugt, vil nu blive samlet under dette emne (hashtag), når du søger på det. Handler dit tweet om Dansk Byggeri, kan du bruge hashtagget #DanskByggeri. 14

15 Tag Dansk Byggeri Når du tagger Dansk Byggeri på de sociale medier, betyder det, at du kan linke til os, og det giver trafik til vores hjemmeside og spreder dermed kendskabet til Dansk Byggeris budskaber. Du kan fx tagge Dansk Byggeri eller en person i et foto, som det er gjort på billedet fra Dansk Byggeris årsdag. Personen vil herefter modtage en besked om, at han er blevet tagget, og det vil fremgå på vedkommendes tidslinje. Check-in Hvis du deler opslag fra Dansk Byggeri, kan du bruge check-in-funktionen, så dine venner kan se, at du har delt opslaget, mens du var i Dansk Byggeri. 2 Typiske fejl Nogle fejl er mere almindelige end andre, når vi skriver. Her er nogle af de mest typiske fejl samlet for at hjælpe dig med at undgå nogle af faldgruberne i sproget. Eksempler Han har lige fået brev hjemmefra (adverbium). Han har lige fået brev hjemme fra sin familie (præposition). Selvom vejret var godt, sad de indenfor i mødelokalet (adverbium). Vi forhandler inden for de givne rammer (præposition). Huset ligger inden for kommunegrænsen, men carporten ligger uden for (præposition her er det underforstået, at carporten ligger uden for kommunegrænsen). Skraldespanden står udenfor i carporten (adverbium). Der bliver bygget på huset over for vores (præposition). Der bliver bygget på huset overfor (adverbium). Vi tager stilling til problemerne hen ad vejen (præposition, billedlig betydning). Han foretrak at stemme blankt frem for at lægge sig ud med nogen af dem (præposition, billedlig betydning). 15

16 Kommentere på Dette er en anglicisme. På dansk kommenterer man noget eller kommer med en kommentar. Om/omkring Omkring bruges ofte på steder, hvor der skulle være brugt om i stedet. Når der er tale om en begivenhed, kan vi tale om den, men ikke omkring den. Omkring kan du bruge, når du omtaler noget, der enten bogstaveligt eller billedligt talt omkranser noget andet. Eksempel Forkert: Vi talte sammen tidligere omkring indkøbsordningerne. Rigtigt: Derfor er det også uendeligt vigtigt, at politikerne tænker sig godt om, når de vil justere rammerne omkring efteruddannelsen. Inden+for, over+for, uden+for, neden+for etc. Ordene ovenfor kan skrives i et eller to ord. Men det er ikke lige meget, hvornår du gør det ene, og hvornår du gør det andet. Reglen er, at skriver du indenfor, er det, fordi du bruger ordet som adverbium, og skriver du inden for, bruger du ordet som præposition. Udover eller ud over? "Udover" og "ud over" er to vidt forskellige udtryk og skal som oftest skrives i to ord: Eksempler Ud over at skrive tekster for virksomheder, underviser hun også i at skrive godt. Maskinen kan ikke noget ud over at brygge kaffe. "Ud over" bruges til at beskrive, at noget kommer i tillæg til noget andet: Eksempler Hun hældte fløden ud over jordbærrene. Det gik ud over kunderne, at leverandøren svigtede. "Ud over" har også andre betydninger, hvor man også skriver det i to ord: Eksempler Skibet tog kurs udover efter at have sejlet langs kysten. Til gengæld skal ord som "herudover" og "derudover" altid skrives i ét ord. "Udover" betyder meget specifikt i retning væk fra noget mod noget mere åbent. Hvis denne regel ikke hjælper så meget, så tænk på, at hvis du kan pege på noget fx gennem vinduet og sige, at det, du peger på, er udenfor, overfor, indenfor etc., så er det et adverbium. Præpositioner har derimod en tilknytning til noget andet i sætningen. Man siger, at præpositioner har en styrelse. Det, som en præposition styrer, står ofte lige efter præpositionen. Det hænder, at det kan være underforstået og derfor udeladt af sætningen, men alligevel skal du skrive præpositionen i to ord. Du kan se en liste over problemordene i Bilag 1. Orddeling Sammensatte navneord bliver ikke delt på dansk, som man gør det på engelsk. Hvis et ord bliver for langt, kan du for overskuelighedens skyld sætte en bindestreg ind. Du kan følge den tommelfingerregel, der siger, at hvis du kan sætte en eller et foran det sammensatte ord (altså hvis ordet kan bøjes), så skal det skrives i ét ord. -t eller ej Adverbialer, der er dannet af adjektiver med endelsen -ig, får tilføjet et -t, når de betegner den måde, noget forholder sig på eller foregår på. I andre tilfælde er det valgfrit, om du vil bruge -t eller ej i slutningen af adverbialer dannet af adjektiver med endelsen ig. Du kan tjekke, hvilke ord det dre- 16

17 jer sig om, i Retskrivningsordbogen. Hvis det står som "adv. også uden t", vælger du selv, om du vil afslutte ordet med et -t. Så længe du altså er konsekvent og gør det på samme måde gennem hele din tekst. Hvis der ikke står sådan i Retskrivningsordbogen, er -t et obligatorisk. 2 Bilag 1: Ét eller to ord Husk at skrive i to ord! Det er især ordforbindelser som de følgende, der kan drille med hensyn til, om de skal skrives i ét eller to ord. De skal alle sammen skrives i to ord, når de styrer noget: bag efter bag i bag om bag på bag ved frem for (aldrig i ét ord) hen ved (aldrig i ét ord) ind ad inde fra inden for inden i ind imellem ind under (næsten aldrig i ét ord) midt for midt i midt på ned af nede fra neden for neden under ned over op ad oppe fra oven for oven i oven over oven på over for ud ad ude fra uden om uden på ud over (næsten aldrig i ét ord) oppe fra oven for oven i oven over oven på over for ud ad ude fra uden om uden på ud over (næsten aldrig i ét ord) Fra Politikens Håndbog i Nudansk, 3. udgave,

18 Bilag 2: Lange ord og vendinger, der kan erstattes med korte Langt ord Erstat med adspørge spørge af begrænset omfang lille af betydeligt omfang stor afbenyttelse brug afholde holde afholde udgifter til betale alene kun anføre nævne angående om anmode bede anvende bruge beklageligvis desværre benytte bruge besvarelse svar betydelig stor borteliminere fjerne den kendsgerning at at dersom hvis det faktum at at efterfølgende senere eftersom da, fordi endvidere også finde anvendelseanvendes, bruges finde sted ske for nærværende nu forefindes findes forespørge spørge foretage lave forløbne sidste formentlig sikkert fortfarende stadig fortrinsvis især forud for før forøget øget, større fremsende sende følgelig derfor først og fremmest især gående ud på om har til opgave at skal hengå gå henkaste ofte: kaste henligge ligge heromhandlede denne, dette, disse, nævnte hvorledes hvordan hyppigt ofte i besvarelse af som svar på i forbindelse med ved 18 Langt ord Erstat med i henhold til ifølge i indeværende år i år i mange tilfælde ofte i nær fremtid snart i tilfælde af at hvis i væsentligt omfang i høj grad ifald hvis imidlertid men (+ ændret ordstilling), dog indbetale betale indeværende dette indtræffe ske med den begrundelse af fordi med det formål at for at modtage få muligvis måske omhandlede denne, dette, disse omkring om opstart start overvejende især primært især på et senere tidspunkt senere på grundlag af ud fra, ifølge på nuværende tidspunkt nu på årsbasis årligt, om året påbegynde begynde, starte samt og samtlige alle som følge af at da, fordi skrivelse brev størsteparten det meste, de fleste såfremt hvis således derfor således at så tilkendegivelse erklæring tillige også tilsende sende tilstille sende tilstrækkelig nok uagtet skønt udarbejde lave udbede sig bede om udelukkende kun, alene udtale sige vedblivende stadig vedkommende han, hun, de vedrørende om væsentlig vigtig, stor Fra Gentofte Kommunes Sprogpolitik:

19 19

20 Dansk Byggeri er erhvervs- og arbejdsgiverorganisationen inden for byggeri, anlæg og byggeindustri. Med omkring medlemmer spænder organisationen bredt geografisk og fagligt og dækker alle led i byggeprocessen. Dansk Byggeris hovedopgaver er at opnå erhvervspolitisk indflydelse, deltage i den offentlige debat, yde rådgivning og sikre overenskomster, så medlemmerne kan udvikle deres virksomheder bedst muligt til gavn for beskæftigelsen og konkurrenceevnen. Nørre Voldgade København K 2 Telefon November 2016