Vejledninger til BørneIntra version 2.4

Transkript

1 Vejledninger til BørneIntra version 2.4 1

2 2 Indhold Ikon-index...3 Aktivitetsplaner...5 Beskeder...8 Børn Dokumenter Editor Familie Fotoalbum Grupper (stuer) Import af data Indstillinger - Institution Indstillinger - Kommune Infokiosk og Komme-gå modul Institutioner Kalender Lister Menu-editor Nyheder Opslagstavle Personale Personalekategorier Personaleroller Reservationer Resursekategorier Samlemapper Skabeloner Vælg institution

3 3 Ikon-index Tilføj Redigér Slet Ansættelse/Redigér ansættelsesforhold Eksportér fil Vedhæft fil Tilføj fortællebog Vis fortællebog Redigér billeder Slet billeder Indsæt html fil Slideshow Importér fil/upload fil Simpel søgning Avanceret søgning Liste Tilføj billede Tilføj billeder Vælg dato Tøm papirkurv Layout Sortér Beskedegenskaber Svar på besked Ulæst besked Besked (udbakke) Grøn samlemappe Rød samlemappe Gul samlemappe Tilføj rød samlemappe

4 4 Tilføj gul (almindelig) mappe Tilføj grøn samlemappe Hent billede Kopiér Nulstil kode Sortér Sortér Læst besked Vigtig besked (udbakke) Vigtig besked (indbakke)

5 5 Aktivitetsplaner I BørneIntra kan du tilføje ugeplaner, månedsplaner og årsplaner. Planerne kan vises på de forskellige forsider på samme måde som en nyhed eller et opslag. Du kan tilgå aktivitetsplanerne på to måder enten ved at klikke på overskriften Aktivitetsplaner på en af forsiderne eller ved at gå ind under menuen Kommunikation > Aktivitetsplaner. På listen over aktivitetsplaner kan du se de aktive uge-, måneds- og årsplaner. Listen viser i hvilken periode aktivitetsplanen vises, planens navn mv. Videovejledning om aktivitetsplaner Ikon-forklaring: Tilføj aktivitetsplan Redigér aktivitetsplan Slet aktivitetsplan Kopier aktivitetsplan Vælg dato Vedhæft fil Slet vedhæftet fil Tilføj og redigér aktivitetsplan Du tilføjer en ny aktivitetsplan ved at anvende Tilføj-ikonet og redigerer ved at anvende Redigér-ikonet. Herefter skal du give planen et Navn og nedenfor vælge Type, dvs. om det er en uge- måneds- eller årsplan, som du vil tilføje. Du skal også vælge en Kategori i rulleliste-menuen eller tilføje en ny kategori, hvis der ikke er en passende.

6 6 Under Periode vælger du startdato og slutdato ved at klikke på Kalender-ikonet datoen, ved at klikke i den kalenderoversigt der vises. og herefter udpege Du kan vælge at bruge en dokumentskabelon som udgangspunkt for din aktivitetsplan ved at vælge i rulleliste-menuerne under Skabelon. Nu kan du skrive indholdet og vælge, om du vil Skrivebeskytte planen, så kun du kan redigere den.

7 7 Inden du gemmer din aktivitetsplan, skal du bestemme, hvor den skal vises, og hvem der skal kunne se den. Du kan vælge at vise aktivitetsplanen flere steder ved at sætte flueben ud for det område, der skal have vist aktivitetsplanen (Vises i). Vælger du at vise aktivitetsplanen i en gruppe, skal du vælge, hvilken gruppe den skal vises i (Gruppe). Herefter kan du vælge hvem, der skal kunne se aktivitetsplanen; personale, forældre eller omverdenen på hjemmesiden (Kan ses). Endelig kan du vedhæfte en fil til din aktivitetsplan ved at klikke på Vedhæft-ikonet. Du afslutter ved at klikke Gem.

8 8 Beskeder BørneIntra rummer et internt beskedsystem, som gør det muligt at sende korte beskeder til medarbejdere og forældre. Med beskedsystemet kan du kun kommunikere internt med andre brugere, men til gengæld er det et let og effektivt værktøj til intern kommunikation. Beskeder oprettes i en editor (et lille indbygget tekstbehandlingsprogram), modtagerne vælges fra en valgboks, og der er adgang til en historik, så du kan se, om en besked er blevet læst. Ikon-forklaring: Ny besked Svar på besked Egenskaber Redigér Slet Kopiér Historik Slet sendte/modtagne beskeder Ulæst besked Læst besked Besked (udbakke) Vigtig besked (indbakke) Vigtig besked (udbakke) Oversigt over modtagne og sendte beskeder Videovejledning om beskedsystemet og om at oprette og læse beskeder Videovejledning om beskedsystemet - herunder modtagerlister Beskedsystemet består bl.a. af en oversigt over modtagne (Indbakke) og sendte beskeder (Udbakke). Beskedsystemet rydder automatisk op, idet gamle beskeder og bilag fjernes efter 90 dage. Hvis du ønsker, at en bestemt besked skal leve længere, skal du "stemple" den som "permanent". Så slettes den ikke

9 9 automatisk, men kan senere slettes manuelt i Udbakken. Beskedernes status signaleres med Brev-ikonerne. Endvidere vises beskedens emne samt modtagelsestidspunktet og afsenderen. Klik på emnet for at læse hele beskeden. I oversigten over sendte beskeder (Udbakke) ser du en liste over alle de beskeder, som du selv har afsendt. Oversigten viser beskedens status, titel, afsendelsestidspunkt og modtagere. Opret og vis beskeder Videovejledning om beskedsystemet og om at oprette og læse beskeder Videovejledning om beskedsystemet - herunder modtagerlister Du kan sende beskeder til alle medarbejdere i BørneIntra og til de forældre, der har taget FamilieIntra i brug. En besked kan sendes til én eller flere modtagere. Du kan også sende beskeder til personer på de brugerdefinerede modtagerlister.

10 10 Ved at sætte flueben i Kopi via sms sender du en kopi af din besked via sms til modtagernes mobiltelefoner. Du afslutter ved at klikke på Send. Historik Under Beskeder > Indbakke er det muligt at se, hvem der har læst en bestemt besked ved at klikke på Historik-ikonet ud for beskeden. Her er navnene på personer, der har læst beskeden markeret med et grønt ikon, og personer, der endnu ikke har læst beskeden, er markeret med rød. Egenskaber for sendte og modtagne beskeder Ud for alle beskeder i både Indbakke og Udbakke kan du klikke på Egenskaber-ikonet, som giver mulighed for at vælge, om beskeden skal markeres som værende læst, og om beskeden skal slettes automatisk eller ej. Som tidligere nævnt slettes beskeder automatisk efter 90 dage. Slet sendte og modtagne beskeder I både Indbakke og Udbakke er der en mulighed for at slette udvalgte beskeder. Du kan også vælge at slette beskeder, der er skrevet før en bestemt dato. Modtagerlister Videovejledning om beskedsystemet - herunder modtagerlister

11 11 En Modtagerliste indeholder navne på en gruppe af beskedmodtagere. Du kan med fordel tilføje en modtagerliste, hvis du ofte sender beskeder til den samme gruppe af medarbejdere eller forældre. Eksempler på modtagerlister kan være medlemmer af forældrebestyrelsen, kollegaer på stuen eller en arbejdsgruppe. Modtagerlister kan tilføjes som private lister, som kun ejeren har adgang til, som fælleslister som alle medarbejdere i institutionen kan benytte, eller som lister udvalgte personer kan benytte. Du finder modtagerlisterne ved at gå ind under Kommunikation > Beskeder og klikke på Modtagerlister. Her vises en oversigt over de modtagerlister, der allerede er tilføjet. Modtagerlisterne kan redigeres eller slettes ved hjælp af ikonerne ud for den enkelte liste. Udover Rediger-ikonet og Slet-ikonet er der er et Kopiérikon som muliggør, at du kan tage udgangspunkt i en allerede tilføjet modtagerliste, når du vil tilføje en ny modtagerliste. Du tilføjer en modtagerliste ved at klikke på Tilføj-ikonet. Herefter skal listen navngives, og du skal bestemme, hvem der skal have adgang til at redigere i din modtagerliste, og hvem listen skal være tilgængelig for. Klikker du på Vælg kan du under Modtagergrupper bestemme, hvorfra du vil vælge modtagere til din liste. Vælger du fx Personale, skal du i rulleliste-menuen til højre vælge hvilken institution, du vil se personale fra. Endelig kan du i søgefeltet søge efter en bestemt bruger, hvis du kender brugerens initialer. Under Modtagere kan du vælge hvilke personer, der skal være en del af modtagerlisten. Dette gøres ved at klikke på navnene i boksen til venstre, og ved hjælp af pilene flytte disse over i boksen til højre. Du kan overføre flere modtagere på en gang ved, at markere det første navn og herefter holde Ctrl-tasten nede, og klikke på flere navne.

12 12 Hvis du klikker på en modtagerliste under Kommunikation > Beskeder > Modtagerlister, kan du se, hvem der er med på denne liste og evt. hvem der ikke længere er aktive i systemet, og dermed ikke modtager din besked (se fx Lene Kristiansen ovenfor). Noter Hvor beskedsystemet er beregnet til at sende beskeder til andre, er noter en slags beskeder til én selv. Noterne kan vises på en fastlagt dato, hvorimod en besked "afsendes" med det samme. Noterne vises automatisk på de valgte datoer. Du har adgang til noterne fra Min side, ved at klikke på overskriften Mine beskeder og noter. Du tilføjer en note ved at gå ind i beskedsystemet og klikke på Noter, eller ved at klikke på overskriften Mine beskeder og noter på Min side.

13 13 Her indtastes følgende oplysninger: Emne: Den overskrift der skal vises i huskelisten på Min side. Tekst: Selve noten med det indhold, der dukker op, hvis du klikker på linket i notelisten. Modtager(e): Her klikker du Vælg for at bestemme hvem, der udover dig, skal kunne se noten. Brugeren, der tilføjer noten, er altid valgt som standard. Du kan vælge flere initialer ved at holde Ctrl-tasten nede, mens du klikker på øvrige initialer. Kategori: Det er valgfrit, om du vil angive en kategori. Hvis kategorien angives, er der mulighed for at se en liste over noter sorteret efter kategori. Aktuel: Her vælger du den dato eller det datointerval, hvor noten skal vises i notelisten. Hvis du ikke vælger til-dato, antager programmet, at beskeden kun skal vises én dag. Noter slettes automatisk efter sidste visningsdato. Du kan kun redigere i noter, du selv har tilføjet. Kun den bruger, der har tilføjet noten, kan slette den for alle i målgruppen på én gang.

14 14 Bestyrelse og Forældreråd I BørneIntra kan du udpege medlemmerne af institutionens bestyrelse og institutionens forældreråd og få disse vist på en liste. På den måde kan alle der har adgang til PersonaleIntra, se hvem der er medlem af institutionens forældreråd og institutionens bestyrelse. Listerne kan også vises på institutionens hjemmeside vha. menu-editoren. Sådan tilføjes personer til bestyrelsen eller forældrerådet? Du tilføjer familiemedlemmer eller personaler til bestyrelsen eller forældrerådet fra henholdsvis Kontor > Personale eller Kontor > Familie. Her vælger du Redigér-ikonet, for at få vist de personlige oplysninger. Under de personlige oplysninger kan du nederst til højre sætte flueben ud for Er medlem af forældrerådet eller Er medlem af bestyrelsen. Du afslutter ved at klikke Gem. Vis liste over bestyrelsen og forældrerådet Når du har udvalgt de personer, der skal være en del af bestyrelsen og forældrerådet, kan du få vist listerne over disse ved at gå ind under menuen Kontor > Bestyrelse eller Kontor > Forældreråd. Herfra kan du se hvem, der er valgt til henholdsvis bestyrelsen og forældrerådet.

15 15

16 16 Børn I de fleste tilfælde vil oplysninger om alle institutionens børn blive importeret til BørneIntra. Der kan dog være situationer, hvor du selv skal tilføje oplysninger om et barn. I det følgende forklares hvordan børnekartoteket fungerer, og hvordan du tilføjer oplysninger om et barn i BørneIntra. Ikon-forklaring: Tilføj Redigér Slet Søg Sådan fungerer kartoteket i BørneIntra I BørneIntra er der to kartoteker med personoplysninger - det centrale datakartotek (Centrale data) og institutionens kartotek (fx Myretuens data). I det centrale datakartotek skal alle personer, der har tilknytning til BørneIntra, være registreret. Oplysninger om børnene vil i de fleste tilfælde være at finde i systemet, fordi kommunens administrator allerede har lagt (importeret) disse oplysninger ind i det centrale datakartotek. Personer der ikke findes i det centrale datakartotek skal indtastes. Det centrale datakartotek ajourføres (opdateres) jævnligt, og oplysningerne om personerne i det centrale datakartotek ændres derfor løbende. I institutionens kartotek kan personalet tilføje eller redigere oplysninger, som kun personalet på institutionen har adgang til. Hvordan tilføjer man et barn til institutionen? Videovejledning om kartoteket over institutionens børn og Barnets kort Under punktet Børn i menuen Kontor vises en liste over de børn, der allerede er registreret i institutionen. Af listen fremgår navn, fødselsdato, kategori og periode som vist nedenfor. Du kan søge i oplysningerne ved at klikke på Søg-ikonet øverst i højre hjørne. Vælger du et barn på listen, ved at klikke på navnet, vises Barnets kort. Af Barnets kort fremgår de fleste relevante informationer om det pågældende barn; såsom familieoplysninger og oplysninger om institutionspladsen. Når du vil tilføje et barn, skal du klikke på Tilføj-ikonet, og herefter indtastes barnets personnummer. Hvis barnet allerede findes i det centrale datakartotek, vil du komme videre til siden Opret barnets plads. Her oprettes barnets plads på institutionen, som vist i det følgende afsnit.

17 17 Hvis barnet ikke findes i det centrale datakartotek, vil du nu blive bedt om at indtaste barnets basale oplysninger. Det er muligt at gøre de personlige oplysninger hemmelige ved at sætte flueben ud for de enkelte felter. De oplysninger, der er gjort hemmelige, vil ikke blive vist ud på udskriftslister. Når alle oplysninger er udfyldt, klikker du Gem nederst på siden. Hvordan tilføjes barnets plads? Nu skal der indtastes informationer om barnets plads på institutionen. Startdato for perioden udfyldes, mens Slutdato kan udelades, såfremt du ikke ved hvornår barnet stopper på institutionen. Under Gruppe vælges den gruppe/stue, som barnet skal tilknyttes. Herefter vælges kategori fx standard eller deltid. Startdato skal udfyldes, så det angives hvornår barnets familie har adgang til FamilieIntra. Slutdato kan udelades og barnets familie kan herefter logge ind indtil videre.

18 18 Redigér børneoplysninger i institutionens kartotek Videovejledning om at redigere i oplysningerne om et barn Som nævnt kan du tilføje eller redigere i oplysningerne i børnekartoteket, som kun personalet på den enkelte institution har adgang til. Dette gøres ved at vælge listen over alle institutionens børn (Kontor > Børn), og herefter klikke på Redigér-ikonet ud for det barn du ønsker at redigere oplysninger for. Nu er det muligt at tilføje redigere og tilføje oplysninger, som kun personalet har adgang til. Hvis du tilføjer en ny oplysning under Myretuens data, i et felt hvor der allerede er en oplysning under Centrale data, er det altid institutionens oplysninger, der er de gældende. Nedenfor er vist et eksempel på at adressen er forskellige i de to felter, og her vil det altså være "Lærkevej 2" der vil blive vist på Barnets kort, lister m.v. Tilføj, redigér eller slet barnets plads

19 19 Videovejledning om at redigere oplysningerne om et barn Hvis du ønsker at oprette en ny plads, eller at rette i en eksisterende plads, skal du klikke på barnets navn på børnelisten (Kontor > Børn). Herefter kan du redigere eller tilføje en plads ved at anvende Tilføj -ikonet ud for Plads. Herefter er proceduren den samme som vist ovenfor. Ønsker du at ændre eller slette en eksisterende plads, skal du klikke på henholdsvis Rediger-ikonet eller Slet-ikonet ud for den plads, du ønsker at ændre eller fjerne. Se og redigér helbredsoplysninger Videovejledning om helbredsoplysningerne på Barnets Kort De oplysninger, der bliver indskrevet under dit barns helbredsoplysninger, vil kun være til rådighed for udvalgte ansatte på den institution, hvor dit barn går. Herudover kan centrale personer i kommunen potentielt få adgang, hvis der er behov for det i overensstemmelse med Persondatalovens regler. Oplysningerne vil blive brugt i forbindelse med sygehusbesøg o.l. og det er derfor vigtigt, at informationerne er korrekte. Hvis dit barn flytter institution, kan du kopiere oplysningerne med over på den nye institution. Ved at indskrive oplysninger her eller ved at give en skriftlig accept, har du accepteret, at personalet har adgang til disse oplysninger. UNI C varetager den tekniske og sikkerhedsmæssige vedligeholdelse af BørneIntra, men fraskriver sig ansvaret for, at tekniske ændringer i de anvendte skemaer medfører, at de indtastede oplysninger i den forbindelse hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes. Brugerne af BørneIntra opfordres til løbende at opdatere oplysninger og til at kontrollere, at de indtastede oplysninger er korrekte. Du kan se og/eller redigere barnets helbredsoplysninger fra Barnets kort, hvis du har rettigheder til det. Du finder helbredsoplysningerne ved at klikke på Plus-ikonet øverst til højre på Barnets kort.

20 20 Du kan både have rettighed til at redigere og læse helbredsoplysninger. Hvis du kun har læserettighed, vil du få vist helbredsoplysningerne på et kartotekskort, hvor der også fremgår en række andre vigtige oplysninger om barnet. Kortet kan udskrives ved at klikke på Print-ikonet øverst i højre hjørne. Hvis du har rettighed til at redigere i helbredsoplysningerne, vil du i stedet for at se visningen af kartotekskortet få mulighed for at indtaste helbredsoplysninger om barnet. Her kan du bl.a. indtaste datoer for, hvornår barnet er vaccineret for en række sygdomme, ved at klikke på Kalender-ikonet ud for den enkelte sygdomsbetegnelse.

21 21 Du kan også indtaste oplysninger om søskende og om, hvilke institutioner barnet ellers har været tilknyttet. Herudover har du mulighed at tilføje oplysninger om bl.a. kosthensyn og allergier i kasserne i højre side, og markere om barnet tåler penicillin. Du afslutter ved at klikke Gem. Hvis du ønsker at udskrive kartotekskortet, kan du på samme måde som ved visning af helbredsoplysningerne klikke på Print-ikonet øverst i højre hjørne. Du kan kopiere helbredsoplysningerne fra en institution til en anden, hvis et barn flytter institution. Du kan se, om der er informationer fra en tidligere institution, ved at kigge i Rulleliste-menuen nederst i skærmbilledet. Hvis der er oplysninger fra en eller flere institutioner, kan du vælge imellem dem i Rulleliste-menuen. Når du har valgt din institution, klikker du Kopier fra, hvorefter du skal bekræfte at du vil kopiere og evt. overskrive dine helbredsoplysninger med oplysningerne fra den valgte institution.

22 22 Dokumenter BørneIntra rummer et dokumentarkiv, hvor du og dine kolleger kan gemme vigtige dokumenter og relevante papirer, som er nyttige i det daglige arbejde. Når dokumenterne er gemt i arkivet, kan du altid få fat i dem, både på arbejdet men også når du kommer hjem. I dokumentarkivet kan du også tilføje dokumenter, som er henvendt til forældrene, og på den måde slippe for at uddele kopier. Du finder dokumentarkivet under Kommunikation > Dokumenter. Dokumentarkivet er opdelt i underarkiver; PersonaleIntra, FamilieIntra og Hjemmeside. Du har mulighed for at læse og lægge dokumenter i arkiverne ved at vælge dem i menuen. Personaledokumenter Under Kommunikation > Dokumenter > PersonaleIntra kan du vælge, om dokumenterne skal vises for institutionens personale, hele områdets personale (område er kun muligt at vælge, hvis kommunen arbejder med områder) eller hele kommunens personale. Forældredokumenter På samme måde kan du under Kommunikation> Dokumenter > FamilieIntra lægge og læse dokumenter til institutionens forældre, hele områdets forældre (område er kun muligt at vælge, hvis kommunen arbejder med områder) eller alle forældrene i kommunen.

23 23 Hjemmesidedokumenter Under Kommunikation > Dokumenter > Hjemmeside kan du vælge dokumenter, der skal være tilgængelige på institutionens hjemmeside, områdets hjemmeside (område er kun muligt at vælge, hvis kommunen arbejder med områder) eller kommunens BørneIntra-hjemmeside. Ikon-forklaring: Tilføj mappe Upload dokument Upload dokumenter (masseupload) Tilføj nyt dokument Simpel søgning Avanceret søgning Eksportér dokument Gendan dokument Omdøb mappe/redigér dokument Slet mappe/dokument Tilføj, redigér og slet dokumenter og mapper Videovejledning om dokumenter - herunder hvordan man tilføjer mapper og dokumenter Dokumenterne åbnes ved at klikke på dokumentnavnet, og via ikonerne øverst til højre, kan du tilføje, redigere eller slette mapper i dokumentarkivet, ligesom du kan tilføje, redigere og slette dokumenter i mapperne. Du tilføjer et nyt dokument ved at vælge Tilføj-ikonet. Under Filnavn skal du skrive navnet på dit dokument, og under Kategori kan du vælge om dokumentet skal placeres under en bestemt kategori.

24 24 Hvis du ønsker at anvende en dokumentskabelon som fx en standard mødedagsorden, kan du vælge den under Skabelonen. Under Arkiv kan du vælge om dit dokument skal ligge i dokumentarkivet for FamilieIntra, PersonaleIntra eller hjemmesiden, eller om dokumentet skal ligge i en af de samlemapper, du har adgang til. Under Mappe kan du evt. vælge hvilken undermappe du gerne vil lægge dit dokument i. Nu kan du skrive dit dokument direkte i BørneIntra. Du kan gemme dokumentet løbende, ved at klikke på Gem. Når du er færdig med din tekst, klikker du på Gem og afslut. Find dokumenter med en simpel søgefunktion

25 25 I BørneIntra har du både mulighed for lave en simpel og en avanceret søgning. Ved den simple søgning, skal du blot indtaste et eller flere ord og klikke på knappen Søg. Herefter gennemløber BørneIntra dokumentarkivet og danner en oversigt over relevante dokumenter. Søgeresultatet vises på denne måde: Du kan klikke på titellinket for at åbne dokumentet, eller du kan klikke på placeringslinket (teksten under overskriften) for at åbne den mappe, hvor dokumentet er placeret. Derudover kan du se tilføjelsesdatoen og forfatteren til dokumentet. Find dokumenter ved avanceret søgning Ved avanceret søgning kan du søge på flere forskellige oplysninger. En søgning på titel, emne, forfatter, nøgleord eller kommentar giver dog kun resultat, hvis dokumentets ophavsmand har forsynet dokumentet med disse oplysninger. Søgeresultatet vises på samme måde som ved simpel søgning. Upload dokument Videovejledning om dokumenter - herunder hvordan man tilføjer mapper og dokumenter Hvis du allerede har skrevet et dokument, som du gerne vil gemme i dokumentarkivet, kan du vælge funktionen Upload dokument.

26 26 Du kan også sende dokumenter direkte til en mappe ved at vælge Upload dokument-ikonet mappe, som du ønsker, dokumentet skal ligge i. ud for den Du kan udpege filen fra din computer ved at klikke på Gennemse., eller du kan vælge at bruge et billede, som allerede ligger i BørneIntra, ved at klikke ud for billede. Vælger du billede, får du mulighed for at anvende BørneIntras billed- og filvælger. Du har mulighed for at skrivebeskytte dit dokument ved at sætte flueben ud for Låst, så ingen andre end dig selv kan rette eller slette dokumentet. Når indstillingerne er valgt, klikker du på Upload. Upload dokumenter (masseupload) Hvis du ønsker at tilføje flere dokumenter, skal du klikke på ikonet Upload dokumenter.

27 27 For at du kan bruge denne funktion, kræver det, at du programmet Flash Player installeret på din computer. Programmet er dog allerede installeret på de fleste computere. Hvis din computer har Flash Player, vil det hele fungere, uden at du foretager dig yderligere. Hvis ikke, der er Flash Player på din computer, vil BørneIntra give dig besked om, at du skal klikke på et link og installere Flash Player. Dette er nemt og programmet kan hentes gratis. Nu kan du klikke på Vælg og herefter vælge den mappe, hvor du har dine dokumenter liggende. Du vælger flere dokumenter fra mappen ved at holde Ctrl-tasten nede, imens du klikker på dokumenterne. Du kan også klikke Ctrl+A for at vælge alle dokumenter i din mappe. Klik herefter på Åbn. Nu vises de dokumenter, du vil uploade under Valgte Dokumenter.

28 28 Du kan slette et af de valgte dokumenter ved at klikke på det og herefter klikke på Slet valgte. Klik nu på Upload for at tilføje dokumenterne, og du vil herefter vende tilbage til dokumentarkivet, hvor du kan se, at de nye dokumenter er tilføjet. Vigtige dokumenter I dokumentarkivet findes der en mappe med en særlig funktion. Det er mappen Vigtige dokumenter. Dokumenter, der er gemt i denne mappe, vises automatisk på BørneIntras forside. Da alle brugere kommer forbi forsiden, hver gang de benytter BørneIntra, er der altså her en god mulighed for at gøre opmærksom på dokumenter, som personalet bør have kendskab til. For at listen over vigtige dokumenter på forsiden af BørneIntra skal virke efter hensigten, bør man begrænse antallet af dokumenter i denne mappe til de nyeste og mest aktuelle. Mappekategorier Administrator kan tilføje kategorier, som du kan tildele dine dokumentmapper. Mappekategorierne kan fx bruges på følgende måde. Administrator tilføjer mappekategorien Madplan, som institutionerne efterfølgende kan tildele en bestemt dokumentmappe, der indeholder information om madplaner. Efterfølgende kan administrator vælge at tilføje et menupunkt, der vises på alle institutionernes hjemmesider, der peger på dokumentmapper med kategorien Madplan. Nu vil alle institutioner, der har tildelt en mappe kategorien Madplan, få vist indholdet af deres mappe på institutionens egen hjemmeside. Papirkurv Som administrator kan du gendanne de dokumenter, der er blevet slettet i BørneIntra. Dette gør du under Kommunikation > Dokumenter > Papirkurv. Her ses listen over de dokumenter, der er blevet slettet. Du kan

29 29 vælge, at få vist de slettede dokumenter fra en bestemt institution, ved at vælge institutionen i Rullelistemenuen. Du gendanner et dokument, ved at klikke på Gendan-ikonet.

30 30 Editor BørneIntra har en indbygget Editor, som kan bruges til at oprette eller ændre tekster på intranettet. Editoren benytter html-formatet, som er standardformatet for websider. Editoren optræder i flere sammenhænge i BørneIntra, f.eks. i dokumentarkivet og på opslagstavlen. Editoren fungerer på samme måde som et lille tekstbehandlingsprogram. Videovejledning om de vigtigste funktioner i BørneIntras editor Ikonernes betydning Ikonerne i Editorens værktøjslinjer vil være genkendelige for tekstbehandlingsbrugere. Små tooltips, der dukker op, hvis man lader musemarkøren hvile over et ikon, giver et fingerpeg om den funktion, som udføres, hvis man klikker på ikonet. Vær opmærksom på, at alle ikoner ikke nødvendigvis er til rådighed på alle Editorsider. Her følger en ikon-forklaring: Når du klikker på knappen Gem og fortsæt, gemmes teksten på serveren, hvorefter siden genindlæses, så du kan skrive videre. Vær opmærksom på, at skrivemarkøren placeres i starten af teksten, når siden genindlæses. Klik på ikonet Eksempel for at se teksten, som den vil tage sig ud i sit eget browservindue. Ikonen Klip bruges til at klippe et markeret afsnit ud af teksten. Den udklippede tekst placeret i udklipsholderen, hvorfra det evt. kan indsættes et andet sted. Tekst, som er placeret i udklipsholderen, kan sættes ind i editoren ved at klikke på ikonet Sæt ind. Hvis teksten stammer fra Word, får du tilbudt at sætte teksten ind vha. Indsæt fra Word. Det anbefales at benytte denne mulighed, hvis teksten stammer fra Word, for derved fjernes evt. Word-specifikke tags. Pilen, der peger mod venstre, hedder Fortryd, og den bruges til at ophæve den seneste ændring. Når du klikker på forgrundsfarve åbnes et lille vindue med en farvepalette, hvorfra du kan Fuldskærmsredigering giver mulighed for at forstørre editorfeltet, så det fylder hele vinduet. Klik en gang til på samme ikon for at vende tilbage til normal visning. Klik her for at få en udskrift af editorens indhold på papir. Ikonet Kopiér tager en kopi af et markeret afsnit og placerer kopien i udklipsholderen. Tekst, som er kopieret fra Word, kan med fordel sættes ind i editoren ved at klikke på ikonet Sæt ind fra Word, idet teksten herved renses effektivt for Word-specifikke tags. Fremgangsmåden er som følger: Først går du ind i Word og kopierer et afsnit. Derefter klikker du på dette ikon og åbner derved et særligt vindue. Her trykker du Ctrl+V for at indsætte teksten. Til sidst klikker du på OK for at overføre teksten til editoren. Klik på pilen til højre kaldes Gendan. Klik her for at gendanne, hvad du har fortrudt. På samme måde kan man ændre tekstens baggrundsfarve, altså farven på baggrunden

31 31 vælge farve på skriften. Ikonet Bogmærke bruges til at indsætte ankerpunkter i en længere tekst. Bagefter kan du lave links til disse ankerpunkter (=bogmærker). Klik her for at indsætte billeder. For at ændre et billedes egenskaber kan du højreklikke på det, efter at det er sat ind i skrivefeltet. Du kan bruge BørneIntras billed- og filvælger ved at klikke på Mappe-ikonet. Læs mere her. Klik her for at indsætte en Flash-animation. Ikonen med copyright-tegnet åbner et vindue, hvorfra man kan vælge mellem en række symboler og specialtegn. Ved at klikke på tabel-ikonet kan du oprette tabeller. Højreklik på tabellen i skrivefeltet for at ændre egenskaber. Klik på dette ikon for at ændre markeret tekst til fed skrift. Du kan understrege markerede ord ved at klikke her. I fx formler kan man få behov for at ændre formatet på udvalgte tegn til sænket skrift. Denne funktion giver centreret tekst, f.eks. i overskrifter Med ikonet Lige marginer kan du opnå lige marginer i både venstre og højre side i et markeret afsnit. Klik på Indsæt/fjern punktopstilling for at indsætte punkttegn foran hver linje. Ikonet Formindsk indrykning fjerner indrykninger. Med ikonet Ny side kan du fjerne alt indhold i editoren og starte på en frisk. bag den markerede tekst. Ikonet Link giver mulighed for at oprette interne og eksterne links. Man bestemmer også, hvordan siderne skal åbnes. Ikonet Smiley åbner et nyt vindue, hvor du kan vælge mellem en række humørikoner. Klik på den ønskede smiley for at indsætte den i editoren. Indsæt tvungen sideskift i udskrift på printer. Sideskift virker ikke ved direkte udskrift fra editoren, med når der udskrives ved hjælp af browserens udskriftsfunktioner. Ikonet Linje bruges til at indsætte en vandret skillelinje i teksten på markørens plads. Klik her for at ændre sideegenskaber som fx baggrundsfarve og -grafik. Med denne funktion kan du ændre et markeret afsnit til kursiv. Formatet på udvalgte bogstaver og ord kan ændres til hævet skrift, f.eks. i matematiske udtryk. Klik her for at venstrestille teksten i et afsnit. Du kan højrestille tekst med denne knap. Klik på Indsæt/fjern talopstilling for at indsætte tal foran en række linjer. Ved at klikke på Forøg indrykning kan du rykke teksten i et markeret afsnit ind fra venstre og højre margin. Når du klikker på Kilde, vises html-koden bag teksten i editor-feltet. Der er mulighed for at redigere i koden. Klik på Fjern formatering for at nulstille formatændringer i et markeret afsnit.

32 32 Klik på ikonet for at få stavekontrolleret teksten i editoren. Stavekontrollen virker desværre kun i Internet Explorer, og den arbejder forholdsvis langsomt, eftersom den er skrevet i Javascript. Forklaring til ikonerne i editorens værktøjslinjer.

33 33 Familie I BørneIntra kan børnenes familier få adgang til FamilieIntra. I FamilieIntra er det blandt andet muligt for institutionen og familien at sende beskeder til hinanden, og familien kan følge med i, hvad der sker på både institutionen og i gruppen, hvor barnet er tilknyttet. I det følgende forklares, hvordan familiekartoteket fungerer, og hvordan du tilføjer et familiemedlem i BørneIntra. Ikon-forklaring: Tilføj Redigér Slet Tilføj periode Nulstil adgangskode Søg Sådan fungerer familiekartoteket I BørneIntra er der to kartoteker med personoplysninger - det centrale datakartotek (Centrale data) og institutionens kartotek (f.eks. Myretuens data). I det centrale datakartotek skal alle personer, der har tilknytning til BørneIntra, være registreret. Oplysninger om forældrene vil i de fleste tilfælde være at finde i systemet, fordi kommunens administrator allerede har lagt (importeret) disse oplysninger ind i det centrale datakartotek. Personer der ikke findes i det centrale datakartotek skal indtastes. Det centrale datakartotek ajourføres (opdateres) jævnligt, og oplysningerne om personerne i det centrale datakartotek ændres derfor løbende. I institutionens kartotek kan personalet tilføje eller redigere oplysninger, som kun personalet på institutionen har adgang til. Tilføj, redigér eller slet et familiemedlem Videovejledning om tilføjelse af et familiemedlem til familiekartoteket Videovejledning om redigering af oplysningerne om et familiemedlem Videovejledning om tilføjelse af en person til det lokale kvik-kartotek

34 34 I BørneIntra er barnet i centrum, og familiemedlemmer skal derfor tilknyttes det enkelte barn. Du kan altså kun tilføje familiemedlemmer i BørneIntra, hvis barnet allerede findes i systemet. Under menupunktet Børn i Kontor-menuen vises listen over alle institutionens børn. Når du ønsker at tilføje et familiemedlem, klikker du på det barns navn, som du ønsker at tilknytte et familiemedlem til. Herefter vises Barnets kort. På Barnets kort fremgår barnets basale oplysninger (navn, adresse m.m.) og familieoplysninger. Under Familie vises det, hvem der allerede er tilknyttet, og hvilken relation de har til barnet. Du tilknytter et familiemedlem ved at klikke på Tilføj-ikonet. Herefter får du mulighed for at tilføje familiemedlemmer på to måder - til Familiekartoteket eller til det lokale Kvik-kartotek. Familiemedlemmer, der skal have adgang til FamilieIntra, skal tilføjes til Familiekartoteket. Familiemedlemmer, der ikke skal have adgang til FamilieIntra, skal tilføjes til det Lokale kvik-kartotek (se næste afsnit). For at kunne tilføje en person til Familiekartoteket, skal du indtaste personens personnummer. Hvis personen ikke findes i Det centrale datakartotek, skal personens basale oplysninger (navn, adresse mv.) indtastes, og der skal dannes et brugernavn til FamilieIntra. Under Tilføj familiemedlem skal du som vist nedenfor, udfylde oplysninger om hvilken relation personen har til barnet, og om vedkommende har forældremyndigheden. Det er vigtigt at forældremyndigheden udfyldes korrekt, da forældre uden forældremyndighed ikke kan redigere barnets oplysninger i FamilieIntra. Funktionen Sortering lister kontaktpersonerne op i en prioriteret rækkefølge på Barnets kort. Under Rolle kan du tildele forældre brugerrettigheder til fx at tilføje fotoalbum i FamilieIntra.

35 35 Findes personen i det centrale datakartotek vil vedkommende blive tilknyttet til barnets kort uden videre, men du skal dog huske, at tildele et brugernavn. Dette gøres i familiekartoteket (Kontor > Familie). Her klikker du på Redigér-ikonet ud for den person, som du ønsker at tildele et brugernavn. Herefter tilføjer du brugernavnet under Centrale data (klik på nøglen). Tilføj personer til det lokale kvik-kartotek Videovejledning om tilføjelse af en person til det lokale kvik-kartotek Det lokale kvik-kartotek giver mulighed for, at du kan tilknytte kontaktpersoner til barnet, der ikke skal have adgang til FamilieIntra. Eksempelvis kan du - som vist ovenfor - tilføje Tante Tina, der henter og bringer Anne hver mandag. Under kommentar kan du angive, at Tante Tina må hente Anne og hvornår, således at alle i personalegruppen kan se, hvilken aftale der er omkring Tante Tina og Anne. Kontaktpersoner i Det lokale kvikkartotek har som nævnt ikke adgang til FamilieIntra, og de skal ikke opgive personnummer, for at blive registreret i BørneIntra. Redigér familieoplysninger fra listen over familiemedlemmer Videovejledning om nulstilling af adgangskode Videovejledning om redigering af oplysningerne om et familiemedlem. I menuen Familie > Kontor vises en liste over familiemedlemmer, der er registreret i institutionen (se nedenfor).. Klikker du på et navn vises de basale oplysninger for kontaktpersonen og dennes relation(er), eksempelvis "mor til Anne Jensen". Klikker du på Redigér-ikonet, vises kontaktpersonens oplysninger for både det centrale datakartotek og institutionens datakartotek. Her er det muligt at tilføje eller redigere oplysninger om

36 36 den enkelte person i institutionens kartotek og i det centrale datakartotek, hvis du har de fornødne rettigheder. Du kan søge i oplysningerne på listen ved at klikke på Søg-ikonet øverst i højre hjørne. Hvis en bruger har glemt sin adgangskode, kan denne nulstilles ved at klikke på Nulstil adgangskode-ikonet ud for brugerens navn. Herefter skal du bekræfte, og så er adgangskoden nulstillet. Brugeren skal efterfølgende logge ind med sit oprindelige brugernavn. Brugernavnet fremgår under de centrale data, som du finder ved at klikke på Redigér-ikonet ud for brugerens navn. Første gang en bruger logger ind efter nulstilling, er adgangskoden brugerens personnummer. Brugeren vil efterfølgende blive bedt om at ændre dette til en selvvalgt adgangskode. Udskriv forældrenes brugernavne og initialer Du kan udskrive forældrenes brugernavne og initialer på labels eller på en liste. Du udskriver informationerne ved at klikke på Liste-ikonet.

37 37 Nu skal du vælge, om du vil udskrive labels eller en liste. Efterfølgende skal du vælge hvilke personer, du vil udskrive informationer om, ved at sætte flueben ud for navnene. Du sætter flueben ud for alle navnene ved at klikke på Vælg alle. Du afslutter ved at klikke Udskriv nederst på siden.

38 38 Fotoalbum BørneIntras fotoalbum gør det nemt at offentliggøre billeder på stuen/gruppen, institutionen, området og hele kommunen. Billederne kan eksempelvis være fra forældrearrangementer, udflugter eller lignende. Gruppen/stuen, institutionen, området og kommunen har så at sige deres eget fotoalbum, hvor de kan offentliggøre billeder på flere niveauer. Du kan eksempelvis vælge om billederne skal kunne ses af personalet, forældrene eller omverdenen på hjemmesiden. Hvem der skal have adgang til at se de enkelte fotoalbum, udvælges ved tilføjelsen af fotoalbummet. Ikon-forklaring: Tilføj album Tilføj album Upload nyt billede (et billede) Upload nye billeder (masse-upload) Redigér album Slet fotoalbum Redigér billeder Slet billeder Slideshow Liste over fotoalbum Organisér billedrækkefølge Eksportér billeder Tilføj fortællebog Vis fortællebog Oversigt over fotoalbum Videovejledning om fotoalbum - herunder hvordan man tilføjer et fotoalbum og uploader billeder Listen over fotoalbum findes under menuen Kommunikation > Fotoalbum. I oversigten kan du se albummets titel, hvilken kategori det ligger under, hvem der har tilføjet albummet, hvornår det sidst er blevet ændret og hvor albummet vises. Du kan sortere billederne i de forskellige album ved at klikke på Organisér-ikonet.

39 39 Tilføj et fotoalbum Videovejledning om fotoalbum - herunder hvordan man tilføjer et fotoalbum og uploader billeder Et nyt album tilføjes ved at klikke på Tilføj-ikonet. Herefter bestemmes albummets titel, og der vælges eller tilføjes den kategori, som albummet skal ligge under. Endvidere kan du indsætte en kort beskrivelse af billedserien. Under Visning vælger du, hvor albummet skal vises. Albummet kan fx vises på stuen/gruppen, institutionen eller Info fra området. Hvis det er valgt, at albummet skal vises på gruppen/stuen, skal du vælge hvilke(n), det skal vises på. Du kan vælge flere grupper/stuer, ved at holde Ctrl-tasten nede samtidig med at du udvælger grupperne/stuerne. Herefter vælger du, hvem der skal have adgang til at se albummet. Det kan vises for personalet, forældrene, på hjemmesiden eller alle tre steder. Du kan beskytte albummet, så det kun er den der har tilføjet albummet, der kan redigere eller slette det. Når albummet vises, kan du se billederne i et slideshow. Derfor har du til sidst mulighed for at vælge, hvor lang tid billederne skal vises i slideshowet. Redigér et fotoalbum For at redigere albummets indstillinger skal du klikke på Redigér-ikonet, ud for det album, du ønsker at redigere. Liste over de tilgængelige album findes under Kommunikation > Fotoalbum.

40 40 Organisér billeder i et fotoalbum Videovejledning om fotoalbum - herunder hvordan man tilføjer et fotoalbum og uploader billeder Under Kommunikation > Fotoalbum er det muligt at ændre rækkefølgen på billederne i et album. Dette gøres ved at klikke på Organisér-ikonet ud for det album, som du ønsker at ændre billedrækkefølgen i. Herefter vises alle albummets billeder på en liste. Du kan nu ændre de enkelte billeders placering ved at vælge et billede på listen og bruge op/ned-funktionerne i højre side. Tilføj billeder til et album Videovejledning om fotoalbum - herunder hvordan man tilføjer et fotoalbum og uploader billeder Når du har tilføjet et album, skal der tilføjes billeder til albummet. Dette gøres ved at klikke på albumoverskriften, for det album du ønsker at tilføje billeder til. I indstillingerne for det enkelte album, gives en række muligheder som vist nedenfor (se evt. ikon-forklaring).

41 41 Upload ét billede til fotoalbummet For at tilføje et billede til albummet klikkes på Upload nyt billede-ikonet. Nu kan billedet gives en titel og evt. en beskrivelse, og herefter vælges billedet ved at klikke på Vælg billede-ikonet. Her får du mulighed for at anvende et billede som allerede findes i BørneIntra, eller at uploade et nyt billede til BørneIntra. Hvis du gerne vil bruge et billede fra BørneIntra, og har adgang til flere institutioner, skal du først vælge i hvilket af institutionernes arkiver, du vil lede efter dit billede. Du har nu mulighed for at hente billeder fra tre forskellige mapper; Billeder fra dokumentarkivet, Billeder fra fotoalbum eller Billeder fra nyheder. Vælger du Billeder fra dokumentarkivet, kan du nedenfor vælge hvilken dokumentmappe billedet skal hentes fra. Du kan også vælge at hente billedet på din egen computer, en cd-rom eller lignende ved at klikke på Gennemse. Hvis du vil uploade et billede, skal du være opmærksom på, at du kun kan uploade billeder til de dokumentmapper under Billeder fra dokumentarkiv, som du har adgang til. Du uploader dit eget billede ved at klikke på Gennemse, udpege billedet og herefter klikke på Upload.

42 42 Nederst kan billedet tilpasses i forskellige størrelser. Når billedet er valgt, klikker du på Ok. Nu kan billedet uploades til fotoalbummet ved at klikke på Upload. Upload flere billeder til fotoalbummet Du kan også uploade mange (masse-upload) billeder på en gang, ved at klikke på Upload nye billedder-ikonet. For at du kan bruge denne funktion, kræver det, at du har et program der hedder Flash Player installeret på din computer. Programmet er dog allerede installeret på de fleste computere. Hvis computeren har Flash Player, vil det hele fungere som det skal, og du skal ikke foretage dig yderligere. Hvis ikke der er Flash Player på computeren, vil BørneIntra give besked om, at du skal klikke på et link og installere Flash Player. Programmet kan hentes (downloades) gratis.

43 43 Du kan nu klikke på Vælg billeder og herefter vælge den mappe, hvor du har dine billeder liggende. Du vælger flere billeder fra mappen ved at holde Ctrl-tasten nede, imens du klikker på billederne. Du kan også klikke Ctrl+A for at vælge alle billederne i mappen. Klik herefter på Åbn. Nu vises de billeder, der skal uploades under Billeder til Upload. Du kan slette et af de valgte billeder ved at klikke på det, og herefter klikke på Slet valgte. Under Tilpas billeder kan du desuden bestemme hvor store billederne skal være, når de skal vises i BørneIntra. Hvis du vælger at billederne skal være 350X350 eller 550x425, vil de blive v ist i en passende størrelse i BørneIntra. Klik på Upload for at tilføje de nye billeder, og du vil herefter vende tilbage til fotoalbummet, hvor de nye billeder nu er tilføjet. Rediger billeder i et fotoalbum og tilføj beskrivelser Videovejledning om fotoalbum - herunder hvordan man redigerer billeder og tilføjer en fortællebog Du kan tilføje beskrivelser til de enkelte billeder i et fotoalbum, ved at klikke på fotoalbummets navn i Fotoalbum-arkivet (Kommunikation > Fotoalbum). Herefter klikker du på Redigér billeder-ikonet. Nu kan der skrives en tekst til alle billederne i dit fotoalbum, og du kan rotere billederne ved at klikke på pilene under billedet. Afslut ved at klikke Gem. Tilføj og vis fortællebøger Videovejledning om fotoalbum - herunder hvordan man redigerer billeder og tilføjer en fortællebog BørneIntras fortællebog giver dig mulighed for at opsætte dine billeder, som du gerne vil, og indsætte billedtekster med den skrifttype og farve, du gerne vil bruge. Fortællebøgerne kan vises i BørneIntra, eller du kan printe siderne ud og sætte dem i en mappe, og på den måde lave et fotoalbum, som du f.eks. kan give til

44 44 forældrene. Hvis der skal være tekst til dine billeder i fortællebogen, skal du tilføje titler og beskrivelser til billederne, inden du laver din fortællebog. Dette gør du ved at anvende Rediger-billeder ikonet.du tilføjer en fortællebog ved at gå ind i det fotoalbum, du vil bruge billeder fra. Herefter klikker du på Tilføj fortællebog-ikonet. Nu kan du bestemme, hvordan din fortællebog skal se ud. Først giver du fortællebogen et Navn og nedenfor bestemmer du hvor mange billeder, der skal vises på hver side. Under Papirretning bestemmer du om siden skal være stående eller liggende, og du skal vinkle af under Vis billedoverskrifter og Vis billedbeskrivelser, hvis billedbeskrivelserne og billedoverskrifterne skal vises i din fortællebog. Til sidst skal du vælge hvordan fortællesbogsnavnet, billedoverskrifterne og billedbeskrivelserne skal se ud. Under Stil, Skrift, Str. og Farve kan du bestemme, hvordan den enkelte tekst skal se ud. Du kan få vist det, du har valgt ved at klikke på Vis eksempel. Når du er tilfreds med resultatet, klikker du på Gem. Du kommer nu tilbage til listen over albummets fortællebøger. Du får vist en fortællebog ved at klikke på bogens titel. Herefter kan du printe den ud, ved at klikke på Print-ikonet øverst i højre hjørne.

45 Hvis du vil se hvilke fortællebøger, der er lavet til et fotoalbum, skal du først vælge fotoalbum under Kommunikation > Fotoalbum. Når du har valgt dit fotoalbum, ved at klikke på titlen, får du vist fortællebøgerne ved at klikke på Vis fortællebog-ikonet. 45

46 46 Grupper (stuer) Under menupunktet Admin > Grupper er det muligt for brugere med superbruger- eller administratorrettigheder, at tilføje, redigere og slette grupper på den enkelte institution. I BørneIntra kan du ændre betegnelsen fra Gruppe til Stue, afhængigt af, hvad du ønsker at kalde disse. I det følgende har vi brugt betegnelsen Gruppe. Betegnelsen ændres under menupunktet Admin > Institutioner. Klik derefter på Rediger og se under Gruppeterm. Ikon-forklaring: Tilføj gruppe Redigér gruppe Slet gruppe Tilføj ikon Hvorfor tilføjer man grupper? En gruppe skal betragtes som en underafdeling af en institution. En gruppe har sin egen forside, hvor blandt andet forældrene kan se, hvad de i øjeblikket laver, i netop den gruppe hvor deres barn er tilknyttet. Fra gruppens egen forside er der adgang til gruppens Nyheder, Opslagstavle, Fotoalbum, Kalender, Aktivitetsplaner og Vigtige dokumenter. Tilføj/Redigér gruppe: Du tilføjer eller ændrer en gruppe ved at vælge menuen Admin > Grupper. Herefter klikker du på Tilføj-ikonet øverst til højre i den grå bjælke, eller på Redigér-ikonet ud for den gruppe, som du ønsker at redigere. Nu kan oplysningerne for gruppen tilføjes eller ændres. Du kan indsætte et ikon, der kendetegner gruppen, ved at klikke på Mappe-ikonet. Gruppens ikon vises blandt andet i Komme-gå-modulet. Hvis du ønsker, at gruppen kun skal kunne ses af de forældre (i FamilieIntra), der har børn på gruppen, skal du sætte flueben ud for Beskyttet.

47 47 Slet gruppe Ønsker du at slette en gruppe anvendes ikonet yderst til højre ud for den pågældende gruppe. Klikker du her, vil du blive bedt om at bekræfte, at du ønsker at slette gruppen og indholdet af nyhederne og opslagstavlen for denne gruppe. Import af data Her kan du importere data til BørneIntra. I det følgende tages der udgangspunkt i, at du har de fornødne datafiler til rådighed, der er beregnet på at indlæse oplysninger, om børn, familie, institutioner osv. i BørneIntra. Specifikationer for datafiler der kan indlæses i BørneIntra findes her. Når du vælger menupunktet Import af data, får du mulighed for at "importere" børn og familiemedlemmer, personale eller institutioner. Du skal således først vælge hvilken type data man ønsker at indlæse, inden man kan gå videre. Efterfølgende vises en oversigt, hvoraf det fremgår, hvad der sidst er blevet importeret, og om der er opstået fejl i forbindelse med importen. Til højre hjørne er det muligt at vælge 1. Upload filer, ved at klikke på teksten. Herefter får du mulighed for at importere som beskrevet i de følgende afsnit. Når filerne er uploadet, vender man tilbage til oversigtssiden, hvor systemet kigger filerne igennem og gør data klar til import. Herefter kan du klikke på 2. Importér uploadede data, hvor selve importen af data fra filerne startes. Du kan samtidig følge med i processen, ved at se under Beskrivelse. Her kan du blandt andet

48 48 se, hvor mange filer der er indlæst, og om der er opstået fejl i forbindelse med indlæsningen. Import af data vedrørende børn og familiemedlemmer Har du valgt at indlæse data på børn og familiemedlemmer, vil du få mulighed for at uploade fire forskellige filtyper: Børn: Barnets basale oplysninger om barnet/børnene; herunder navn, cpr-nummer, adresse mv. Børnepladser: Oplysninger om barnets/børnenes tilknytning til en eller flere institutioner. Forældre: Basale oplysninger om forældrene; herunder navn, cpr-nummer, adresse mv. Familierelationer: Oplysninger om familiens/familiernes tilknytning til barnet/børnene. Er kommunen tilmeldt vores KMD-aftale, vil der automatisk blive hentet fire datafiler to gange om måneden. Når filerne er tilgængelige, skal du selv uploade dem. Hvis du ønsker at bruge egne filer kan du finde de ønskede filer, ved at klikke på Gennemse ud for den ønskede filtype. Herefter klikker du på 1. Upload filer. Det er vigtigt, at du indlæser alle de relevante filer. Indlæser du eksempelvis oplysninger om forældre, uden at have indlæst oplysninger om disses familierelationer, vil forældrenes data være at finde i systemet, men uden tilknytning til et barn. Når filerne er uploadet, vender du tilbage til Import af børn og familiemedlemmer. Her kan du nu klikke på Importer uploadede data, hvorefter systemet vil begynde selve importen af data fra filerne. Du kan følge med i processen, ved at se under Beskrivelse. Her kan du blandt andet se, hvor mange filer der indlæses, og om der er opstået en fejl i forbindelse med indlæsningen. Import af data vedrørende personale Har du valgt at indlæse personaledata, vil du få mulighed for at uploade to forskellige filtyper: Personale: Personens/personernes basale oplysninger; herunder navn, cpr-nummer, adresse mv. Personalehistorik: Oplysninger om personens/personernes ansættelsesforhold. Eksempelvis hvilke(n)

49 49 institutioner de enkelte personer er tilknyttet og hvordan. Punktet Brug automatisk hentede filer er p.t. ikke i funktion. Anvend derfor funktionen Upload mine egne filer. Import af institutionsdata Under import af institutionsoplysninger, skal du blot vælge filen med de pågældende institutionsoplysninger, ved at klikke på Gennemse. Er kommunen tilmeldt vores KMD-aftale, vil der automatisk blive hentet fire datafiler to gange om måneden. Når filerne er tilgængelige, skal du selv uploade dem.det anbefales dog, at man kun gør dette ved implementeringen af BørneIntra, da man ellers overskriver de eksisterende institutionsdata.

50 50 Indstillinger - Institution Under Indstillinger - institution i Admin-menuen kan du følgende: 1. Redigere oplysninger om institutionen. 2. Ændre institutionens layout. 3. Ændre forsideindstillingerne. 4. Generere initialer og brugernavne. 5. Tilknytte dagplejere o.l. 6. Redigere -indstillingerne. 7. Redigere sms-indstillingerne. 8. Redigere hjemmesideadresser. 9. Indtaste og redigere helligdage, lukkedage og åbningstider. 1. Redigér oplysninger om institutionen Her er det muligt at ændre i grundoplysningerne om institutionen. Læs mere om hvordan du tilføjer, sletter eller redigerer en institution her ("Institution"). 2. Institutionens layout Her kan du redigere institutionens layout. Læs mere om dette her ("Institution"). 3. Forsideindstillinger Her er det muligt at bestemme hvilke elementer (Nyheder, Opslagstavle, Vigtige dokumenter, Fotoalbum, Kalender og Aktivitetsplaner), der skal vises på forsiden i FamilieIntra, forsiden i PersonaleIntra og på institutionens hjemmeside. Under Indstillinger - institution > Forsideindstillinger, kan du vælge imellem forsideindstillingerne for PersonaleIntra, FamilieIntra og institutionens hjemmeside. Herunder kan du vælge om Nyheder, Opslagstavle, Vigtige dokumenter, Fotoalbum, kalender og Aktivitetsplaner skal vises på de enkelte forsider. Under Personale forsideindstillinger kan du således vælge, om Nyheder, Opslagstavle, Vigtige dokumenter Fotoalbum kalender og Aktivitetsplaner skal vises på gruppens, institutionens og områdets forsider, når du er logget ind i PersonaleIntra. I forbindelse med modulet Nyheder er det muligt at vælge imellem Nyeste nyhed eller Fast nyhed. Hvis du vælger Fast nyhed, gør du det muligt for institutionerne at have en fast forsidetekst og et fast forsidebillede.

51 51 Hvis du vælger Nyeste nyhed vil den senest tilføjede nyhed blive vist. Under de enkelte forsider bruges følgende betegnelser: FI - FamilieIntra PI - PersonaleIntra HJ - Hjemmeside Som standard vises de elementer kommunens BørneIntra-administrator har valgt, at der skal vises på alle kommunens institutioner. Du skal derfor ikke foretage dig noget, hvis du ønsker at beholde denne standardopsætning. Ønsker du derimod selv at bestemme hvilke elementer, der skal vises på institutionens forsider, markerer du først Se bort fra standard, og herefter markeres de punkter der skal være aktive. I det følgende eksempel er det kun nyheder, der vises på gruppens forside, når du er logget ind i PersonaleIntra. Derimod vises de elementer som kommunes BørneIntra-administrator har valgt på institutionens forside i PersonaleIntra, da Se bort fra standard ikke er markeret. 4. Generér brugernavne og initialer Her kan du generere brugernavne og initialer til de brugere, der ikke allerede har disse. De generelle regler for kommunens brugernavne vælges under Indstillinger - Kommune > Layout og bestemmes af den kommunale administrator. Generelt genereres personalets og forældrenes brugernavne og initialer efter samme regel, men man har dog flere valgmuligheder i forbindelse med generering af forældrenes brugernavne. Generel regel for generering af brugernavne og initialer: De genererede initialer og brugernavne består af, det du skriver i de to felter ("institutionsinitialer") samt af de første tre bogstaver i personens for- og efternavn.

52 52 Peter Hansen fra Myretuen kan således få brugernavnet "myr#pethan". Som det fremgår adskilles institutionsinitialerne" og bogstaverne fra personens for- og efternavn af et tegn (f.eks. # som bestemmes af den kommunale administrator. Administrator kan ligeledes afgøre om "institutionsinitialerne" skal stilles foran eller bagved de personlige initialer. Du skal indtaste bogstaver til at stille foran eller bagved afhængigt af, hvad den kommunale administrator har valgt. Feltet er som udgangspunkt udfyldt med institutionens standardinitialer, hvis disse er angivet under institutionsoplysningerne (Admin > Indstillinger Institution > Redigér oplysninger). Ved generering af brugernavne ændres æ, ø og å til henholdvis ae, oe og aa. Institutionens personale: Her genereres både brugernavne og initialer efter den generelle regel. Institutionens forældre: Forældrenes initialer genereres efter den generelle regel. Forældrenes brugernavne kan derimod genereres på følgende tre forskellige måder: Brug samme regel som ved generering af initialer: Her bliver brugernavnet generet efter den generelle regel. F + første tre bogstaver i for- og efternavn: Det er her muligt at generere brugernavne, som består af bogstavet "F" plus de første tre bogstaver i forældrenes for- og efternavne. "F" og bogstaverne fra for- og efternavn vil være adskilt af et tegn (f.eks. - der er bestemt af administrator. Trine Forberg kan efter denne regel få brugernavnet "F-TriFor" Brug telefonnr: Her generes forældrenes brugernavne ud fra deres telefonnummer. Moderen får så tildelt et brugernavn bestående af sit telefonnummer efterfulgt af et "a", og faderen får tildelt et brugernavn bestående af sit telefonnummer efterfulgt af et "b". Brugernavnene bliver ikke genereret, hvis ikke der er registreret et telefonnummer på brugeren. Øverst på siden vises en status over, hvor langt systemet er nået med at generere det valgte. Før generering kan du se hvor mange medarbejdere og familierelationer, der ikke har brugernavne og initialer. Efter generering kan du få vist en liste over, hvad der blev udført (klik på Vis resultat øverst på siden). 5. Redigér tilknyttede dagplejere og lign. I forbindelse med dagplejere er der en struktur, der gør det muligt at børne- og forældredata fra flere institutioner importeres til den samme institution, når der er indlæsning af data. Dette gøres ved at vælge den institution (Admin > Vælg institution), som du ønsker skal modtage data fra flere institutioner. Herefter går du ind under Admin > Indstillinger Institution > Redigér tilknyttede dagplejere o.l. Under Tilføj nummer indtastes institutionsnumre på de institutioner, som data på forældre og børn normalvis overføres til. Herefter klikkes Tilføj nummer, og det pågældende nummer vil nu fremgå nedenfor. Institutionerne tilknyttes enkeltvis. Tilknytningerne kan slettes igen, ved at vælge de institutionsnumre, som du vil fratage tilknytning og klikke på Slet de valgte.

53 53 6. Redigér -indstillinger I BørneIntra kan du advisere brugerne via , sådan at brugerne får en mail om, hvad der er sket i BørneIntra i det forgangne døgn. Brugerne modtager dog ingen mail, hvis der ikke er noget nyt at berette om. Du kan på den måde bestemme, hvad forældrene og personalet på din institution skal adviseres om og hvornår. Som det fremgår på siden, skal du først bestemme, hvad forældre og personale skal adviseres om. Efterfølgende skal du bestemme, hvornår på dagen brugerne skal have en mail-advisering, der indeholder de valgte informationer fra det forgange døgn. Herefter kan du angive indledningen og afslutningen på den mail, der sendes til brugerne. Endelig kan du afgøre, om mailen skal indeholde et link til login-siden i BørneIntra. 7. Redigér sms-indstillinger Her kan du sætte indstillingerne for brug af sms på din institution. For at du kan bruge sms-funktionen, kræver det, at din kommunale administrator har aktiveret sms på din institution. Du aktiverer efterfølgende sms-

54 54 funktionen ved, at sætte flueben ud for valgmulighederne. Som det fremgår, kan du sende en kopi af en besked via sms og sende en kopi af en invitation til en aktivitet i kalenderen. Du afslutter ved at klikke Gem. 8. Redigér hjemmesideradresser Her kan du pege domæner til din BørneIntra-hjemmeside, således at når du kalder vil den automatisk vise Myretuens hjemmeside i BørneIntra. For at dette kan lade sig gøre, skal du være i besiddelse af det domæne, du gerne vil bruge f.eks. Du skal derudover sørge for at domænet peger på følgende IP-adresse: Hvis domænet ligger hos UNI C, kan du få supporten til at hjælpe dig, ved at kontakte dem på følgende telefonnummer: Nu kan du tilføje hjemmesideadressen under Admin > Indstillinger institution > Rediger Hjemmesideadresse. Her indtaster du den eller de adresse(r) du gerne vil have tilknyttet i det øverste felt, og herefter klikker du på Tilføj. Du afslutter ved at klikke Gem. 9. Redigér institutionens åbningstider Under fanebladet Åbningstider kan du indtaste institutionens åbningstider. Åbningstiderne vises for forældrene i FamilieIntra, når de skal indtaste deres barns ugeskema eller under menupunktet Åbningstider m.m.. Du afslutter ved at klikke på Gem. Under fanebladet Særlige dage og helligdage kan du se de dage, kommunen har indtastet. Du kan ikke ændre i disse dage, men du kan indtaste andre dage, hvor din institution holder lukket eller måske ekstraordinært

55 55 åbent. Du opretter en særlig dag/helligdag ved at finde og klikke på dagen i kalenderen. Herefter giver du dagen et navn fx Juledag. Du kan også lave en beskrivelse og gøre dagen til en fast årlig særlig dag/helligdag. Når du har foretaget dine valg, klikker du på Gem. Nu vil dagen fremgår af listen over Særlige dage og helligdage i højre side. Særlige dage og helligdage kan vises på institutionens hjemmeside ved hjælp af Menu-editoren. Dagene kan ligeledes ses i PersonaleIntra og FamilieIntra ved at kigge under menu-punktet Åbningstider m.m.. Indstillinger - Kommune Under Admin > Indstillinger - Kommune kan du følgende: 1. Redigere layout og generelle indstillinger 2. Ændre forsideindstillingerne 3. Se informationer om logning 4. Redigere hjemmesideadresser 5. Redigere mappekategorier 6. Redigere listeskabelon-kategorier 7. Redigere -indstillinger 8. Redigere sms-indstillinger 9. Information om at slette personer 10. Tilpasse Infokiosk og Komme-gå-modul 11.Indtaste standardtekster til Komme-gå-modulet 12.Indtaste helligdage og institutionernes standard-åbningstider og lukkedage 13.Vælge nyhedstjenester der skal være tilgængelige for institutionerne 1. Layout Disse indstillinger er de grundlæggende indstillinger for hele kommunens BørneIntra. Her kan du fx vælge, hvilke overordnede farve-tema BørneIntra skal anvende.

56 56 Kommuneindstillinger Kommunenavn: Her skrives kommunes navn. Kommune-banner: Her vælges, hvordan kommunens banner skal se ud. Banneret kan ændres ved at indlæse en ny jpg-fil. Det anbefales, at filen ikke er større end 15kb. Kommunalt layout-tema: Her kan du vælge et faste layouttema fx BlueTheme. Kommune-farveskema: Her kan du vælge et standard-farvetema for kommunes BørneIntra. Vis Fællesnet: Hvis din kommune anvender SkoleIntra og har tilkøbt Fællesnettet, kan du her vælge, om Fællesnettet skal kunne vises i BørneIntra. Vis børn fra SkoleIntra: Hvis din kommune anvender SkoleIntra, kan forældrene få vist eventuelle skolebørn på Min side i BørneIntra. Hjemmesider Designskabelon til kommunens HS: Her kan vælges designskabelon for kommunens hjemmeside. Menu for kommunens HS: Her bestemmes den menu, der vises på kommunens hjemmeside. Vis institutionsnavn: Her kan du vælge, om institutionernes navn skal vises i banneret på institutionernes hjemmesider. Designskabelon til institutionens HS: Her vælges designskabelonen for alle institutioner i kommunen. Vis institutionsnavn på HS: Her bestemmes det, om institutionsnavnet skal vises på institutionernes hjemmesider, og om det skal være valgfrit for institutionerne, at deres navn vises. Institutionsmenu: Her bestemmes den menu, der vises på alle institutionernes hjemmesider. Områdemenu: Her bestemmes den menu, der vises på alle områdernes hjemmesider. FamilieIntra (FI) og PersonaleIntra (PI) Designskabelon til PI/FI: Her kan vælges designskabelon til PersonaleIntra og FamilieIntra. Vis institutionsnavn på PI/FI: Her afgøres det, om institutionsnavnet skal vises i PersonaleIntra og i FamilieIntra, og om det skal være valgfrit for institutionerne, at deres navn skal vises på institutionen.

57 57 Menu for institutionens PI: Her vælges den menu, der vises på institutionernes PersonaleIntra. Menu for institutionens FI: Her vælges den menu, der vises på institutionernes FamilieIntra. Termer Term for institutionen: Her kan du vælge hvilken term, der skal benyttes på det faneblad, der som standard hedder "Institutionen". Term for området: Her kan man vælge hvilken term, der skal benyttes på det faneblad, der som standard hedder "Info fra området". Term for kommunen: Her kan du vælge hvilken term, der skal benyttes på det faneblad, der som standard hedder "Info fra administrationen". Generering af brugernavne/initialer Placering af institutionsinitialer ved generering af forældre-initialer: Her kan du afgøre, om "Institutionsinitialerne" skal stilles foran eller bagved initialerne, når der genereres initialer på de enkelte institutioner til forældre. Standardtegn ved generering af forældre-initialer: Her kan du afgøre, hvilket tegn (fx # og brugerinitialerne skal være adskilt af ved generering af brugernavne og initialer til forældre. Placering af institutionsinitialer ved generering af personale-initialer: Her kan du afgøre, om "Institutionsinitialerne" skal stilles foran eller bagved initialerne, når der genereres initialer på de enkelte institutioner til personale. Standardtegn ved generering af personale-initialer: Her kan du afgøre, hvilket tegn (fx # og brugerinitialerne skal være adskilt af ved generering af brugernavne og initialer til personale. Samlemapper Beskyt røde samlemapper: Her kan du bestemme, om brugerne som standard skal genindtaste deres adgangskode for at få adgang til en rød samlemappe. Login Hjælpetekst på login-ind-siden: Her kan udfylde en kort tekst, der vil fremgå på log-ind-siden. UNI-login: Her kan du vælge, om brugerne skal kunne logge ind ved hjælp af UNI-Login. Digital signatur: Her kan du vælge, om brugerne skal kunne logge ind ved hjælp af digital signatur. Rettigheder Må forældre rette i fuldmagter: Her kan du vælge, om institutionerne selv må bestemme, hvor vidt forældrene må udfylde fuldmagterne (på Barnets kort) eller ej. Forældrene kan udfylde fuldmagtsoplysningerne i

58 58 FamilieIntra ved at klikke på deres barns navnt på Min side. Vælger du "Ja, altid", har du bestemt, at alle forældre i kommunen kan udfylde fuldmagterne, og vælger du derimod "Nej, aldrig" har du bestemt at ingen må. Vælger du "Ja, som standard" kan alle forældrene i kommunen udfylde fuldmagterne, med mindre man på den enkelte institution fravælger dette under Admin > Indstillinger Institution > Layout. Vælger du "Nej, som standard" kan alle forældre i kommunen som udgangspunkt ikke udfylde fuldmagterne, med mindre man på den enkelte institution fravælger dette under Admin > Instillinger Institution > Layout. Supportadgang Åben for supportadgang: Her kan du bestemme, om der skal være muligt for personalet, at give UNI-C's support adgang med medarbejderens egne rettigheder i forbindelse med support. Ved aktivering kommer et ikon til syne øverst i højre hjørne. Antal dage: Her kan du bestemme i hvor mange dage UNI-C's support som standard har adgang, hvis personalet i support-sammenhæng, giver dem lov til at få adgang med deres rettigheder. Automatisk sletning af person- og børnedata Her kan du slette personer der ikke er aktive i BørneIntra. Læs mere på hjælpeteksten i programmet Mobile Apps Her kan du aktive muligheden for at brugerne kan hente og anvende mobile Apps til BørneIntra. Hvis du aktiverer muligheden for mobile Apps, skal du huske at skrive et kommunenavn i feltet nedenfor. Navnet kan maksimalt være 20 tegn. 2. Forsideindstillinger Her kan du vælge, hvilke elementer der skal være aktive (fx Nyheder, Dokumenter, Opslagstavle, Fotoalbum, Kalender og Aktivitetsplaner.) på de enkelte forsider. De valg, der træffes under Indstillinger - kommune, danner udgangspunkt for alle institutioner i kommunen. Dog kan personalet på den enkelte institution selv vælge at ændre indstillingerne på deres egne forsider, hvis de ønsker det. Dette gøres under Admin > Indstillinger Institution. Som udgangspunkt er standarden i systemet, at alle moduler (Nyheder, Dokumenter, Opslagstavle, Fotoalbum osv.) er inaktive. Dette betyder, at hvis du vælger at sætte flueben i Se bort fra standard, så bestemmer du efterfølgende selv, hvad du ønsker, at der skal vises på den pågældende forside, ved at sætte flueben ved de ønskede moduler nedenunder. I modulet Nyheder er det muligt at vælge imellem Nyeste nyhed eller Fast nyhed. Hvis du vælger Fast nyhed, gør du det muligt for institutionerne at have en fast forsidetekst og et fast forsidebillede. Hvis du vælger Nyeste nyhed vil den senest tilføjede nyhed blive vist. Under de enkelte forsider bruges følgende betegnelser: FI - FamilieIntra

59 59 PI - PersonaleIntra HS - Hjemmeside Som eksempel betyder "Forside: gruppe FI", at du ændrer opsætningen for, hvilke elementer der skal vises på forsiden af alle grupper i kommunen, når du er logget ind i FamilieIntra. Som nævnt kan de enkelte institutioner vælge, at se bort fra dette udgangspunkt. 3. Logning Under Admin >Indstillinger kommune > Logning er det muligt at finde oplysninger om logning i BørneIntra. Alle listerne viser logning for de sidste 90 dage. Ved indlogning kan en bruger kun taste sin adgangskode forkert to gange. Tredje gang brugeren taster forkert, er vedkommende nødt til at vente i 10 minutter, inden der igen kan forsøges indlogning. Dog ophører ventetiden, hvis brugerens adgangskode nulstilles. Vis liste over vellykkede login: Viser en liste over alle de brugere, der har været logget ind i BørneIntra. Listen

60 60 viser dato og tidspunkt for login, brugerens navn, brugertype og IP-adresse mv. Vis liste over mislykkede login: Viser en liste over de brugere, der uden held har forsøgt at logge sig ind i BørneIntra. Listen viser dato og tidspunkt for login, brugerens navn, brugertype og IP-adresse mv. Vis liste over ændringer i personfølsomme oplysninger: Viser en liste over de brugere der har ændret i andre brugeres personfølsomme oplysninger (personnummer, adresse, telefonnummer, -adresse). Listen viser dato og tidspunkt for ændringen, navnet på den bruger der har foretaget ændringen, navnet på den bruger vis personfølsomme informationer, der er blevet ændret, og endelig hvor informationerne er ændret i systemet. Vis liste over ændringer i røde samlemapper: Viser en liste over hvilke ændringer der er foretaget i de røde samlemapper. Hvis du klikker på dato og tidspunkt for den specifikke logning, kan du få yderligere oplysninger om hvilke informationer, der er blevet ændret, og hvad der helt konkret er blevet ændret. 4. Redigér hjemmesider-adresser Her kan du pege domæner til din BørneIntra-hjemmeside, således at når du kalder vil den automatisk vise kommunens BørneIntra-hjemmeside. For at dette kan lade sig gøre, skal du være i besiddelse af det domæne, du gerne vil bruge fx Du skal derudover sørge for at domænet peger på følgende IP-adresse: Hvis domænet ligger hos UNI-C, kan du få supporten til at hjælpe dig, ved at kontakte dem på telefonnummer: Nu kan du tilføje hjemmesideadressen under Admin > Indstillinger kommune > Redigér Hjemmesideadresse. Her indtaster du den eller de adresse(r) du gerne vil have tilknyttet i det øverste felt, og herefter klikker du på Tilføj. Du afslutter ved at klikke Gem. 5. Redigér mappekategorier Her kan du tilføje kategorier til mapper i dokumentarkivet. De kategorier du tilføjer her, kan efterfølgende tildeles til mapper i dokumentarkivet. I menu-editoren kan du vælge at henvise til en bestemt mappekategori, når du tilføjer et menupunkt. Du kan fx vælge at tilføje kategorien Madplan. Efterfølgende kan alle institutionerne tildele en bestemt mappekategorien Madplan. I menueditoren kan du herefter lave et menupunkt, der vises på alle institutioner,

61 61 hvor du vælger at pege på dokumentmapper med kategorien Madplan. Nu vil alle institutioner, der har tildelt en mappekategorien Madplan få vist indholdet af denne mappe på institutionens egen hjemmeside. Du tilføjer en mappekategori ved at gå ind under Admin > Indstillinger kommune > Redigér mappekategorier. Her klikker du på Tilføj-ikonet, hvorefter du kan skrive navnet på din mappekategori og evt. en beskrivelse. Du afslutter ved at klikke Gem. 6. Redigér listeskabelon-kategorier Her kan du tilføje, redigere og slette de kategorier, som listerne er opdelt efter under Kontor > Lister (ny) > Favoritter. Når du tilføjer en kategori, skal du give den et navn og en kort beskrivelse indstillinger Her kan du bestemme hvilke institutioner, der skal kunne bruge -adviseringssystemet, ved at sætte flueben ud for den enkelte institution. Bemærk, at det er muligt, at vælge alle institutionerne på én gang. Under Admin > Instillinger-institution > -advisering kan du se hvilke valgmuligheder den enkelte institution har, når du har givet dem mulighed for at benytte -advisering.

62 62 8. Sms-indstillinger Her kan du bestemme hvilke institutioner, der skal kunne bruge sms-funktionen. Du aktiverer sms-funktionen på den enkelte institution ved, at sætte fluenben ud for institutionens navn. Bemærk, at det er muligt, at vælge alle institutionerne på en gang. Under Admin > Instillinger-institution > Sms-indstillinger kan du se hvilke valgmuligheder den enkelte institution har, når du har givet dem mulighed for at benytte sms-funktionen. 9. Sletning af personer I BørneIntra kan du slette personer, hvis du ønsker, at rydde op i systemet. Personerne slettes fra systemet, men kan genskabes, hvis det skulle blive nødvendigt. Under Admin > Indstillinger Kommune > Sletning af personer, kan du søge efter personer, som du ønsker at slette. Du kan også vha. rulleliste-menuerne søge på personer fra en bestemt institution, eller kategorier af personer fx personer uden tilknytning til en instititution.

63 63 Når du har valgt de personer, du ønsker at slette, skal du klikke på Slet nederst i skærmbilledet. Hvis du klikker på Slettede personer øverst i højre hjørne, får du en liste over de personer, der tidligere er blevet slettet. Du genskaber en bruger ved at sætte flueben ud for navnet og klikke på Genskab, og du sletter brugere permanent ved at sætte flueben ud for navnet og klikke på Slet nederst i billedet. Når du genskaber en bruger, skal du give give brugeren nyt brugernavn og nye initialer. 10. Infokiosk og Komme-gå-modul Under Admin > Indstillinger Kommune > InfoKiosk-indstillinger kan du bestemme hvilke institutioner, der skal kunne bruge InfoKiosken. Du aktiverer funktionen på den enkelte institution ved at sætte fluenben ud for institutionens navn. Du kan ligeledes bestemme hvilke institutioner, der skal kunne bruge Komme-gå-modulet. Dette forudsætter dog, at din kommune abonnererer på Komme-gå-modulet, der et et tilkøb til BørneIntras InfoKiosk. Hvad er InfoKiosk? InfoKiosk er en informationsskærm, der kan fremvise opdaterede informationer fra BørneIntra, uden at

64 64 brugerne behøver at logge sig på. InfoKiosken kan fx vise dagens aktiviteter eller nyheder og billeder fra hverdagen. På den måde kan den enkelte institution opsætte en eller flere skærme i institutionen, der viser de billeder og informationer, som man ønsker at vise for børn, forældre og personale. Hvordan bruges Komme-gå-modulet (tilkøb til InfoKiosk)? I BørneIntras kalender kan man som forælder registrere barnets forventede komme- og gå-tider. Med Komme-gå-modulet kan man også registrere, hvornår børnene faktisk er på institutionerne. På institutionen opstilles en skærm, som kan bruges til både Komme-gå-modulet og Infokiosken. Når forældrene afleverer og henter deres barn, registrerer de ankomst- og afhentningstidspunktet, ved at klikke på et billedet af barnet. Tidspunkterne bliver så registreret, og på den måde har institutionen hele tiden overblik over, hvor mange børn der befinder sig i institutionen, og hvor mange timer det enkelte barn har været i institutionen i en given periode. 11. Standardtekster til Komme-gå-modul Her kan du indtaste de standardtekster, der skal være mulige for forældre at vælge, når de bruger Komme-gåmodulet. Du kan både tilføje standardtekster i forbindelse med sygdom, ferie og aflevering/afhentning. Når du har tilføjet de ønskede standardtekster, klikker du på Gem. 12. Standard-åbningstider, lukkedage og helligdage for kommunens institutioner Under fanebladet Åbningstider kan du indstaste standard-åbningstider for alle kommunens institutioner. Hvis institutionerne ikke selv har indtastet åbningstider, vil disse standard-åbningstider fremgå. Åbningstiderne vises for forældrene i FamilieIntra, når de skal indtaste deres barns ugeskema. Du afslutter ved at klikke på Gem. Under fanebladet Særlige dage og helligdage kan du indtaste de dage, hvor institutionerne holder lukket, eller hvor der er andet der bør fremgå. Du tilføjer en sådan dag, ved at finde og klikke på dagen i kalenderen. Herefter giver du dagen et navn fx Juledag. Du kan også lave en beskrivelse og gøre dagen til en fast årlig særlig dag/helligdag. Når du har foretaget dine valg, klikker du på Tilføj til Listen. Nu vil dagen fremgå af listen over Særlige dage og helligdage i højre side. De indtastede dage vil fremgå under institutionernes Særlige dage og helligdage. Institutionerne kan tilføje andre lukkedage, men ikke redigere i de dage, der er oprettet under kommuneindstillingerne. Særlige dage og helligdage kan vises på hjemmesiderne ved hjælp af Menu-editoren. Dagene kan ligeledes ses

65 65 i PersonaleIntra og FamilieIntra ved at kigge under menu-punktet Åbningstider m.m Nyhedstjenester I BørneIntra kan du tilføje nyhedstjenester (RSS-feeds), der kan gøres tilgængelige for institutionerne. Du kan på den led gøre nyhedstjenester fra fx BUPL eller Danmarks Radio tilgængelige for institutionerne. Institutionerne kan så efterfølgende bestemme hvilke nyhedstjenester de vil vise, og hvor i BørneIntra, de vil vise dem. Under Admin > Indstillinger Kommune > Nyhedstjenester kan du se de nyhedstjenester, der allerede er tilføjet. Under FamilieIntra, PersonaleIntra og Hjemmeside kan du se, hvor det er muligt for institutionerne at gøre nyhedstjenesten tilgængelig. Tilføj en nyhedstjeneste Du tilføjer en nyhedstjeneste ved at klikke på Tilføj-ikonet. Herefter skal du give nyhedstjenesten et navn. Under Link skal du indtaste linket til nyhedstjenesten dvs. dit RSS-feed. Nyhedstjenesterne kan du finde ved at søge på nettet. Nedensfor er vist BUPL-Århus nyhedstjeneste, som er fundet ved at søge på "BUPL" og "RSS" i Google.

66 66 På siden skal du kopiere linket og indsætte det under Link. Nu kan du under Antal nyheder bestemme, hvor mange nyheder der skal vises fra nyhedstjenesten. 3-4 nyheder er passende, så de ikke kommer til at fylde for meget på siderne i BørneIntra. Under Begræns længde kan du også bestemme, hvor mange ord af nyheden der maksimalt må vises. Endelig kan du aktivere/deaktivere nyheden under Aktiv, og bestemme om nyhedstjenesten må kunne vises i FamilieIntra, PersonaleIntra eller på Hjemmesiden. Du afslutter ved at klikke Gem. Institutionerne kan nu under Kontor > Nyhedstjenester vælge at bruge den nyhedstjeneste, du lige har tilføjet. Infokiosk og Komme-gå modul Hvad er InfoKiosk? InfoKiosk er en informationsskærm, der kan fremvise opdaterede informationer fra BørneIntra, uden at brugerne behøver at logge sig på. Infokiosken kan fx vise dagens aktiviteter eller nyheder og billeder fra hverdagen. På den måde kan den enkelte institution opsætte en eller flere skærme i institutionen, der viser de billeder og informationer, som man ønsker at vise for børn, forældre og personale. Hvordan bruges Komme-gå-modulet (tilkøb til InfoKiosk)? I BørneIntras kalender kan man som forældre registrere barnets forventede komme- og gå-tider. Med Komme-gå-modulet kan man også registrere, hvornår børnene faktisk er på institutionerne. På institutionen opstilles en skærm, som kan bruges til både Komme-gå-modulet og Infokiosken. Når forældrene afleverer og henter deres barn, registrerer de ankomst- og afhentningstidspunktet, ved at klikke på et billedet af barnet. Tidspunkterne bliver så registreret, og på den måde har institutionen hele tiden overblik over, hvor mange børn, der befinder sig i institutionen, og hvor mange timer det enkelte barn har været i institutionen i en given periode.

67 67 InfoKiosk-Indstillinger og indstillinger for Komme-gå-modul Under Kontor > Infokiosk får du vist en liste over de InfoKiosk-præsentationer, som allerede er tilføjet. Hvis du vil tilføje en ny, skal du klikke på Tilføj-ikonet. Under Indstillinger-InfoKiosk kan du bestemme en række forhold omkring InfoKiosken. Du skal nu starte med at give din præsentation et navn, og du kan derudover vælge at uploade et institutionslogo, der så vil blive vist på præsentationen. Når du har foretaget dine valg, afslutter du ved at klikke Gem. Hvis du vil aktivere InfoKiosken, skal du vælge Kontor > InfoKiosk og herefter klikke på navnet på den præsentation, du gerne vil vise. Herefter skal du klikke Start InfoKiosk. Under Indstillinger Komme-gå-modul kan du bestemme en række forhold omkring, hvordan siderne skal tage sig ud ved visning af Komme-gå-modulet. Hvis du vil aktivere Komme-gå-modulet, skal du i menuen vælge Kontor > InfoKiosk og herefter klikke på navnet på en præsentation.herefter klikker du på Start InfoKiosk. Når Infokiosk-præsentationen er startet, kan du tilgå komme-gå-modulet, ved at klikke på Børn Komme-gå.

68 68 InfoKiosk-sider Under InfoKiosk-sider kan du vælge hvilke sider fra BørneIntra, du gerne vil have InfoKiosken til at vise. I venstre side finder du de elementer, du gerne vil vise, ved at vælge i de to Rulleliste-menuer. Du vælger en side, ved at klikke Tilføj til Listen. I højre side ser du oversigten over de valgte sider. Du kan ændre rækkefølgen ved at trække i elementerne, og slette dem ved at klikke på det røde kryds. Institutioner Under menupunktet Admin > Institutioner kan du se en række oplysninger om kommunens institutioner. Ved at klikke på de enkelte institutioners navne, kan du få oplysninger om telefonnummer, -adresse, EANnummer osv. Du kan søge i oplysningerne ved at klikke på Søg-ikonet øverst i højre hjørne.

69 69 Vejledning for administratorer og superbrugere Hvad er forskellen på en superbruger og en administrator? Administratoren har ingen begrænsninger. En administrator har adgang til alt i hele kommunens BørneIntra, når vedkommende har tændt for sin administrator-funktion på Min forside eller vha. nøglen øverst i højre hjørne. Superbrugeren kan på samme måde aktivere sin superbrugerfunktion (på Min forside eller vha. nøglen øverst i højre hjørne), men har kun adgang til administrative funktioner på den institution, hvor vedkommende er superbruger. En superbruger har blandt andet ret til at tilføje grupper/stuer og redigere i oplysningerne om den eller de institutioner, hvor vedkommende er superbruger. De følgende oplysninger er forbeholdt administratorer og superbrugere. Under Institutioner i Admin-menuen kan du tilføje, slette og redigere institutioner, og tilpasse layoutet for de enkelte institutioner. Ud for hver institution er der tre ikoner. Klikker du på Redigér layout-ikonet, får du mulighed for at redigere layoutet (banner, farveskema mv.) på den pågældende institutions forside, og klikker du på Redigér-ikonet, får du mulighed for at ændre i institutionens oplysninger. Endelig er der mulighed for at slette en institution. Ikon-forklaring: Tilføj Redigér Redigér layout Slet Søg Tilføj, redigér eller slet en institution Når du tilføjer en institution, skal du indtaste en række basale oplysninger om institutionen. Herunder kan du blandt andet vælge, om institutionen skal underlægges et område eller en anden institution i kommunen. Endvidere kan du tilføje et logo, et billede og en kort beskrivelse af institutionen, som vil være synligt på institutionens forside. Under Gruppeterm kan man desuden vælge om institutionen vil anvende betegnelse

70 70 "gruppe" eller "stue". Du redigerer eller sletter en eksisterende institution, ved at anvende ikonerne ud for den enkelte institution. Hvordan fungerer områdestrukturen? En kommune kan vælge at underlægge en række institutioner et område, og på den måde etablere en række små enheder, der er placeret imellem institutionerne og kommunen. Et område etableres ved at gøre en almindelig institution til et område. Dette gøres ved at vælge Område under Institutionstype. Herefter er den pågældende institution gjort til et område. Hvis en institution skal underlægges et område, skal du via punktet Admin >Institutioner vælge at redigere den institution, du ønsker at underlægge et område. Herefter skal du under Evt. område vælge det område, du ønsker at institutionen skal underlægges. Redigér institutionens layout Under menupunktet Admin >Institutioner, kan du ud for hver institution klikke på et Redigér layout-ikon. Her er det muligt at definere institutionens layout på både hjemmesiden og i Personale- og FamilieIntra. Ofte vil kommunen som udgangspunkt have valgt at benytte nogle ensartede design- og farveskabeloner til alle kommunens institutioner, men disse kan ændres, så institutionerne har deres eget layout. Under de enkelte forsider bruges følgende betegnelser: FI - FamilieIntra PI - PersonaleIntra HS - Hjemmeside Institutions-banner: Her vælges institutionens banner. Banneret kan ændres ved at indlæse en ny jpg-fil. Det anbefales, at filen ikke er større end 15kb. Farveskema på HS: Her er det muligt at vælge imellem forskellige farveskemaer. Det eksterne farveskema bestemmer de farver, der kan ses, når du ikke er logget ind. Vis institutionsnavn i banner på HS: Her kan du vælge, om institutionens navn skal vises på de sider, der kan

71 71 ses, når du ikke er logget ind. Farveskema på PI/FI: Her er det muligt, at vælge imellem forskellige farveskemaer. Det interne farveskema bestemmer de farver, der kan ses, når du er logget ind. Vis institutionsnavn i banner på PI/FI: Her kan du vælge, om institutionens navn skal vises på de sider, der kan ses, når du er logget ind. Må forældre rette i fuldmagter: Her kan du vælge, om forældrene må udfylde fuldmagterne (på Barnets kort) via FamilieIntra. Hvis du giver lov til at forældrene må udfylde disse, vil de kunne se og udfylde fuldmagterne, ved at klikke på deres barns navn på deres Min side. Kommunen kan overordnet bestemme om forældre må udfylde fuldmagterne eller ej. Du kan altid se kommunens valg. Hvis ikke kommunen har dikteret et valg, vil du kunne bestemme om forældrene skal kunne udfylde fuldmagterne eller ej. Du kan også vælge Brug kommunens valg, og du vil så følge kommunens standardanvisninger. Kalender I BørneIntra findes der et kalendersystem, hvor du kan tilføje dine egne personlige aktiviteter, eller aktiviteter som du gerne vil offentliggøre. Du eller forældrene kan også tilføje aktiviteter, der vedrører det enkelte barn fx oplysninger om ferie og sygdom. Dine personlige aktiviteter kan du se i din egen kalender ved at klikke på Kalender på Min side. Under Kalender på de enkelte forsider fx Institutionen fremgår ugens næste fem aktiviteter. Den samlede kalender finder du under menuen Kommunikation > Kalender. Her kan du i den øverste rullelistemenuvælge mellem din personlige kalender, gruppens kalendere, institutionens kalender osv.

72 72 I rulleliste-menuen lige nedenunder vælger du mellem Børneaktiviteter (oplysninger om fx børnenes ferier og sygdom) eller Institutionens aktiviteter. Vælger du Børneaktiviteter vises to rulleliste-menuer, hvor du kan vælge hvilken børneaktivitet du vil se, og om du vil se oplysningerne om et bestemt barn eller alle børnene. I den lille kalender i venstre side, kan du vælge hvilken dag, uge eller måned, der skal vises aktiviteter for. Læs evt. teksten til højre for kalenderen. Videovejledning om kalenderen Videovejledning om hvordan du tilføjer en aktivitet Ikon-forklaring: Tilføj aktivitet Redigér aktivitet Slet aktivitet Tilføj en ny aktivitet til en kalender Du tilføjer en ny aktivitet ved at klikke på Tilføj-ikonet. Herefter skal du under Type vælge, om aktiviteten er en institutions-aktivitet, en personlig aktivitet eller om du vil tilføje en aktivitet om et barn fx sygdom (se næste afsnit om tilføjelse af børneaktiviteter). Hvis du vælger institution, for at tilføje en aktivitet til institutionen, skal du senere bestemme, hvor aktiviteten skal vises. Det vender vi tilbage til. Du skal også vælge en Kategori i rulleliste-menuen eller tilføje en ny kategori, hvis der ikke er en passende. Du vælger dato ved at klikke i Dato-feltet, og start- og sluttidspunkt vælges ved at klikke i felterne ud for Start og Slut.

73 73 Under Gentagelse kan du vælge, om du fx vil gentage din aktivitet på alle arbejdsdage frem til en bestemt dato. Gentagelsestypen vælger du i rulleliste-menuen, og datoen vælger du ved at klikke i Dato-feltet. Aktiviteten skal nu have et navn, og du kan evt. tilføje en beskrivelse. Du kan også ved-hæfte en fil ved at klikke på Vælg ud for Vedhæftet. Nu skal du vælge, om andre skal deltage i din aktivitet ved at klikke Vælg ud for Deltagere. De deltagere, du tilføjer, vil kunne se aktiviteten i deres personlige kalender. Under Deltagergrupper kan du bestemme, hvorfra du vil vælge deltagerne. Vælger du Personale eller Forældre, skal du i rulleliste-menuen vælge hvilken institution, du vil se forældrene eller personale fra. Du vælger deltagere ved at markere navnene og trykke på enkeltpilen for at føre dem over i boksen længst til højre. Hvis du har valgt, at din aktivitet skal være offentlig, dvs. valgt Institution under Type, skal du nu bestemme hvor den skal vises, og hvem der skal kunne se den. Du kan vælge at vise aktiviteten flere forskellige steder,

74 74 ved at sætte flueben ud for det område, der skal have vist aktiviteten (Vises i). Vælger du at vise aktiviteten i en gruppekalender, skal du vælge, hvilken gruppe den skal vises i (Gruppe). Herefter kan du vælge hvem, der skal kunne se aktiviteten; personale eller forældre eller hele omverdenen på hjemmesiden (Kan ses). Under Send invitation og Invitation via sms kan du bestemme om de valgte deltagere, skal have en besked med en invitation om aktiviteten i deres besked-indbakke eller på deres mobiltelefon. Du afslutter ved at klikke Gem. Du kan se, hvem der har svaret tilbage på invitationerne, og hvad de har svaret ved at vælge din aktivitet på den samlede liste over aktiviteter. Listen finder du under Kommunikation > Kalender. Tilføj en ny børneaktivitet til en kalender Du tilføjer en ny børneaktivitet ved at klikke på Tilføj-ikonet på samme måde, som når du tilføjer en almindelig aktivitet. Under Type kan du vælge mellem tre forskellige aktiviteter om børn - Barn komme/gå, Barn fri og Barn sygdom. Herefter skal du vælge Dato (og Tidsrum, hvis der er tale om en Komme-gå-aktivitet). Under Emne kan du se, hvad der kommer til at stå i kalenderen. Du kan ikke ændre i teksten, men du kan tilføje en kommentar under Beskrivelse, og du kan også vedhæfte en fil, ved at klikke på Vælg ud for Vedhæftet. For at afslutte klikker du på Gem.

75 75 Fremmødekalender Hvis du vil se en liste over børnene på din institution, skal du gå ind under Kommunikation > Kalender og klikke på Fremmødekalender. Her kan du se, om der er registreret oplysninger om børnenes sygdom, ferie eller komme-gå-tider den pågældende dag. Oplysningerne kan være indtastet af barnets forældre eller af institutionens personale. Du kan selv tilføje eller ændre oplysningerne ved at vælge i rulleliste-menuen ud for det enkelte barn. Husk efterfølgende at klikke Gem. Under Ugeskema kan du se det tidsrum, barnet skal være på institutionen i følge den ugeplan, som forældrene kan udfylde i FamilieIntra. Hvis din kommune anvender Komme-gå-modulet, kan du i kolonnen Komme-gå-modul se de registrerede tider for, hvornår barnet af afleveret og afhentet på institutionen. Uge- og månedsvisning af børneaktiviteter Under Børneaktiviteter kan du få vist en oversigt over ugens og månedens børneaktiviteter ved at klikke på enten ugenummeret eller måneden i den lille kalender øverst til venstre.

76 76 Herefter kan du vælge hvilke aktiviteter du gerne vil se en oversigt over fx ferie eller sygdom. Du har desuden mulighed for at sende en påmindelse til de forældre, der ikke har indberettet deres barns ferie. Lister Anvend en Liste Under Kontor > Lister (Ny) kan du se en række standardlister, som du uden videre kan anvende. Når du klikker på en af listerne kan det dog være, du skal vælge gruppe/stue, hvis du fx vil lave en liste over børnenes fødselsdage på Grøn stue. Under Favoritter kan du vælge lister om fx børn, forældre eller personale. Du kan også udskrive listen, ved at klikke på det lille Print-ikon i højre side. Listen bliver så udskrevet som en pdf-fil du kan gemme eller printe. Generér en liste Videovejledning om at generere en liste.

77 77 Hvis du selv vil generere en liste, skal du klikke på Ny liste øverst i højre hjørne. Her kan du fx lave lister over børn, forældre, personale, fuldmagter og meget andet. Når du definerer en ny liste, kan du selv bestemme hvilke felter og informationer, der skal være på listen. Først vælger du informationstype fx Helbredsoplysninger om børn. Derefter vælger du fx dato eller gruppe/stue afhængigt af, hvad det er for en informationstype, du har valgt. Klik herefter på Næste.

78 78 Nu kan du vælge hvilke oplysninger din liste skal indeholde fx adresse, køn, sygdomme, gruppe osv. Du kan også vælge at gruppere listen efter fx fødselsdag ved at vælge i Rulleliste-menuen under Gruppering. Efterfølgende kan du give listen en Overskrift og en Beskrivelse. Du genererer listen ved at klikke på Næste. Nu vises din liste. Du kan vælge mellem Vandret og Lodret visning under Visning øverst i højre hjørne. Nederst på siden kan kan du gemme listen som listeskabelon eller eksportere den. Hvis du vil eksportere

79 79 listen, skal du vælge i hvilket format. Det kan være pdf, xls, csv eller html. Vælger du Gem som listeskabelon skal du efterfølgende navngive din liste, og vælge hvem der skal kunne se og anvende din liste under Tilgængelig for. Ønsker du, at din liste skal placeres under Favoritter, skal du sætte flueben under Favorit og efterfølgende vælge den Kategori, som listen passer under. Du afslutter ved at klikke Gem. Menu-editor I BørneIntra kan du som bruger med superbrugerrettighed tilføje valgfrie menupunkter til institutionernes hjemmeside. Den kommunale administrator har derudover mulighed for at tilføje menupunkter, der skal være tilgængelige på alle institutionernes hjemmesider. Endvidere kan administrator tilføje folde-ud-menuer (mapper), der skal være tilgængelige på institutionerne, og som superbrugerne på institutionerne efterfølgende kan tilføje menupunkter til. Menupunkterne tilføjes under Admin > Menu-editor. Her vises en liste over de menupunkter, der allerede vises på institutionens hjemmeside. Af listen fremgår en række oplysninger om menupunkterne og folde-udmenuerne, såsom rækkefølge, type og navn. I venstre side kan du se, hvordan menuen kommer til at se ud på din hjemmeside. Som administrator kan du vælge mellem kommunens, institutionernes og områdernes hjemmesider vha. Rulleliste-menuerne øverst på siden.

80 80 Ikon-forklaring: Tilføj menupunkt Redigér menupunkt Slet menupunkt Flyt menupunkt Tilføj og redigér en folde-ud-menu eller et menupunkt Som bruger med superbrugerrettighed kan du tilføje menupunkter på den eller de institutioner, hvor du er superbruger. Som administrator kan du tilføje menupunkter og folde-ud-menuer, som er gældende for alle institutioner i kommunen. Administrator kan på den måde vælge, at alle institutioner skal have et bestemt menupunkt på deres hjemmeside, som kun administrator har rettighed til at redigere eller slette. Superbrugere kan derimod kun redigere menupunkter, som er tilføjet specifikt til den pågældende institutionen. Administrator kan derimod redigere alle menupunkter. Tilføj en folde-ud-menu (kun administrator) Som nævnt kan kun administrator tilføje folde-ud-menuer. Det er administrator, der skal tilføje de folde-udmenuer, som institutionerne skal have mulighed for at anvende. Hvis en institution ikke anvender den eller de folde-ud-menuer, som administrator har tilføjet, vil de(n) ikke blive vist på hjemmesiden. Administrator kan på den måde lave en række folde-ud-menuer, som institutionerne kan vælge at bruge, hvis de vil. Ved at klikke på Tilføj-ikonet, får du en side med overskriften Tilføj menupunkt. Se eksemplet i nedenstående skærmbillede. Ud for Menutype vælger du Folde-ud-menu.

81 81 Først vælger du et Navn til menuen, og herefter skal du vælge en placering. Vælger du Hovedmenu under Placering, betyder det, at din folde-ud-menu ikke skal placeres under en anden folde-ud-menu, men skal vises direkte på hjemmesiden. Når du ikke har tilføjet andre folde-ud-menuer, kan du kun vælge Hovedmenu. Under Synlig på skal du vælge, hvor din folde-ud-menu skal vises. Du kan fx vælge om den skal vises på alle institutionerne i kommunen, ved at sætte flueben ud for Alle institutioner, eller på alle områder ved at vælge Alle områder. Du kan evt. lave en beskrivelse til internt brug. Beskrivelsen kan ikke ses på hjemmesiden. Afslut ved at klikke på Gem. Bemærk: Så længe du ikke har tilføjet menupunkter under din folde-ud-menu, vil den ikke blive vist på hjemmesiden! Tilføj et menupunkt (superbruger) Ved at klikke på Tilføj-ikonet får du en side med overskriften Tilføj menupunkt. For at linke et menupunkt til fx. en bestemt nyhed, skal du udfylde følgende:

82 82 Navn: Her skriver du det navn, der skal fremgå i menuen på hjemmesiden. Placering: Vælger du Hovedmenu betyder det, at dit menupunkt bliver vist direkte under de menupunkter, der allerede er på hjemmesiden. Du kan også vælge at placere dit menupunkt under en folde-ud-menu. Du vælger ved at klikke på Mappe-ikonet. Synlig på: Her skal der være flueben i Institutionens HS. Under Type vælger du, om du vil tilføje en resurse fra BørneIntra, et Eksternt link eller et Mellemrum. Vælger du BørneIntra kan du under Vælg elementtype vælge en resurse fra BørneIntra fx. en nyhed, en dokumentmappe eller et fotoalbum. Du kan linke til de nyheder, dokumenter osv., der i forvejen er tilføjet i BørneIntra, og hvor det er angivet, at disse må vises på hjemmesiden. Du kan også linke til en oversigt, hvis du fx vælger Nyheder (oversigt), vises der en liste over alle offentlige nyhederne på den valgte institution. Under Element fra vælger du om du vil finde din resurse på en institution, et område eller kommunen. Herefter vælger du nedenfor hvilken institution eller hvilket område du vil finde resursen på. Vælger du Eksternt link, kan du tilføje et link til en anden hjemmeside fx Vælger du Mellemrum kan du lave et tomt menupunkt, så du får luft mellem de øvrige menupunkter. Bemærk at dokumenter og links til andre hjemmesider åbner i et nyt vindue oven på det eksisterende, mens fx. fotoalbum og nyheder åbner i midterfeltet i det eksisterende vindue, hvor menuen er synlig. Mouseover-tekst: Her kan du skrive en kort tekst, der bliver vist, når du holder markøren over menupunktet. Under Beskrivelse kan du tilføje en beskrivelse til menuen. Beskrivelsen er kun til internt brug.

83 83 Du afslutter ved at klikke på Gem. Tilføj et menupunkt (kun administrator) Ved at klikke på Tilføj-ikonet, får du en side med overskriften Tilføj menupunkt. Se skærmbillede herunder. Under Menutype vælger du Menupunkt. For at linke et menupunkt til fx. en bestemt nyhed, skal du udfylde følgende: Navn: Her skriver du det navn, som skal fremgå i menuen på hjemmesiden. Placering: Vælger du Hovedmenu betyder det, at dit menupunkt bliver vist direkte under de øvrige menupunkter, der allerede er på hjemmesiden. Du kan også vælge at placere dit menupunkt under din foldeud-menu. Du vælger menu ved at klikke på Mappe-ikonet. Synlig på: Som administrator kan du vælge, om menupunktet skal vises på alle institutionerne i kommunen, ved at sætte flueben udfor Alle institutioner, eller på alle områder ved at vælge Alle områder. På samme måde kan du vælge om menupunktet skal vises på et bestemt områdes hjemmeside, ved at sætte flueben i Alle områder, eller alle institutioner under det valgte områder ved at vælge Alle institutioner under området. Under Type vælger du, om du vil tilføje en resurse fra BørneIntra, et Eksternt link eller et Mellemrum. Vælger du BørneIntra kan du under Vælg elementtype vælge en resurse fra BørneIntra fx. en nyhed, en dokumentmappe eller et fotoalbum. Du kan linke til de nyheder, dokumenter osv., der i forvejen er tilføjet i BørneIntra, og hvor det er angivet, at disse må vises på hjemmesiden. Du kan også linke til en oversigt, hvis du

84 84 fx vælger Nyheder (oversigt), vises der en liste over alle offentlige nyheder på den valgte institution. Under Element fra vælger du om du vil finde din resurse på en institution, et område eller kommunen. Herefter vælger du nedenfor hvilken institution eller hvilket område du vil finde resursen på. Vælger du Eksternt link, kan du tilføje et link til en anden hjemmeside fx Vælger du Mellemrum kan du lave et tomt menupunkt, så du får luft mellem de øvrige menupunkter. Bemærk at dokumenter og links til andre hjemmesider åbner i et nyt vindue oven på det eksisterende, mens fx. fotoalbum og nyheder åbner i midterfeltet i det eksisterende vindue, hvor menuen er synlig. Mouseover-tekst: Her kan du skrive en kort tekst, der bliver vist, når du holder markøren over menupunktet. Under Beskrivelse kan du tilføje en beskrivelse til menuen. Beskrivelsen er kun til internt brug. Du afslutter ved at klikke på Gem. Når du har gemt din folde-ud-menu (hvis den ikke er tom) og dit menupunkt, kan du se dem på hjemmesiden. Se eksemplet med Myretuens hjemmeside herunder. Bemærk: Når du navngiver menupunkterne, skal du være opmærksom på at bruge korte navne, hvis du ikke ønsker orddeling i menuen. Det gælder især, når du tilføjer menupunkter, der skal sortere under en folde-udmenu. Vælg menupunkternes rækkefølge Under Admin > Menu-editor kan du sortere i rækkefølgen på de menupunkter, der er tilføjet. Det gør du ved

85 85 at bruge Flyt-ikonerne til at flytte de enkelte menupunkter op og ned på listen. Slet menupunkt Du kan slette et menupunkt ved at anvende Slet-ikonet. Ønsker du at slette en folde-ud-menu, er det vigtigt at være opmærksom på, at du samtidig sletter alle folde-ud-menuer og menupunkter der sorterer under den pågældende folde-ud-menu. Superbrugeren kan kun slette de menu-punkter, som er specifikke for den pågældende institution. Administrator kan derimod slette alle menupunkter, med undtagelse af system-menu-punkterne, da de er nødvendige for, at man kan navigere rundt på hjemmesiderne. Nyheder En nyhed i BørneIntra er opbygget som en forsidehistorie i en avis med billede, overskrift, brødtekst, billedtekst og initialerne på den person, der har skrevet teksten. Nyhederne kan benyttes til at vise dagligdagens højdepunkter, og du kan på den måde informere personale, forældre og andre om hvad der løbende sker på institutionen. Den nyeste af de oprettede nyheder vises øverst på forsiden. Hver gang der tilføjes en nyhed til nyhedsarkivet, kommer der på den måde en ny nyhed på forsiden. Nyhederne kan vises i PersonaleIntra, FamilieIntra eller på en af hjemmesiderne. Vejledning til at Fast nyhed (dvs. permanent forsidetekst og forsidebillede) findes her. Ikon-forklaring Tilføj Kopiér Redigér Slet Eksportér nyheder Slet flere nyheder Liste over nyheder Vælg billede Vælg dato Sådan præsenteres nyhederne i nyhedsarkivet Videovejledning om nyheder - herunder hvordan man tilføjer en nyhed I Nyhedsarkivet præsenteres billeder og tekst som vist nedenfor. Du kan bladre frem og tilbage mellem

86 86 nyhederne ved at klikke på pilene øverst til højre over billedet. De sorte pile er aktive, og kan bruges til at skifte side. Grå pile er inaktive og reagerer ikke på museklik. Oversigt over nyheder Ikonerne over nyheden kan anvendes, såfremt du har rettigheder til at tilføje og redigere nyheder. Det første ikon i denne række fører til en oversigtsliste over alle nyheder i nyhedsarkivet, som vist nedenfor. På listen vises overskrift, dato og navn på den person, der har oprettet nyheden. Eksportér nyhed eller slet nyheder

87 87 Du kan arkivere udvalgte nyheder i en zip-fil, der gemmes på brugerens egen computer. Zip-filen indeholder en mappe med en html-side og evt. tilknyttede billedfiler. Derudover kan du slette flere nyheder på en gang ved hjælp af Slet flere nyheder-ikonet. Sådan tilføjes, redigeres og slettes nyheder Videovejledning om nyheder - herunder hvordan man tilføjer en nyhed For at tilføje en nyhed, skal du klikke på Tilføj-ikonet tilføje nyheden.. Herefter vises det skema, der skal udfyldes for at Overskriften er obligatorisk, men introen kan derimod udelades. I Tekst-feltet skriver du selve nyheden, og efterfølgende skal du tilknytte et billede. Valg af billede til nyheden Når du klikker på Vælg billede-ikonet, får du mulighed for at anvende et billede som allerede findes i BørneIntra, eller at uploade et nyt billede til BørneIntra. Læs mere om BørneIntras billed- og filvælger her.

88 88 Når billedet er valgt, klikker du på Ok. Billedteksten er en kort tekst, som placeres under billedet i nyhedsarkivet. Under Link kan du indsætte en adresse på en relevant hjemmeside, og ud for Låst kan du sætte flueben, hvis du ikke ønsker at andre skal kunne slette eller redigere nyheden. Hvor og hvem skal kunne se nyheden? Under Visning skal du vælge, hvor nyheden skal offentliggøres. Den kan vises under stuen/gruppen, institutionen, området, info fra administrationen eller alle steder på én gang. Hvis du vælger, at nyheden skal vises på en stue/gruppe, skal du også udpege hvilke(n) stue(er), den skal vises på. Du kan udpege flere stuer/grupper ved at holde Ctrl-tasten nede, mens du klikker på stuerne/grupperne. Herefter skal man bestemme om nyheden skal vises for personalet, forældrene, på hjemmesiden eller alle tre steder. Nyhederne oprettes med en startdato og en slutdato. Du kan anvende Vælg dato-ikonet, hvis du ønsker at ændre start- eller slutdato. Fast nyhed Du har mulighed for at lave en fast nyhed, så du kan have et fast forsidebillede og en fast forsidetekst på fx institutionens hjemmeside. Du kan kun gøre en nyhed til en fast nyhed, hvis den kommunale administrator har slået denne funktion til på alle kommunens institutioner, eller hvis en superbruger på din institution har valgt, at det skal være muligt på netop jeres institutionen. Hvad skal superburger og/eller administrator gøre, for at det er muligt at lave faste nyheder? Som administrator kan du gøre det muligt for alle institutioner at lave en fast nyhed. Dette gør du ved at gå

89 89 ind under Admin > Indstillinger Kommune > Forsideindstillinger. Her kan du under Nyheder vælge imellem Fast nyhed eller Nyeste nyhed på de enkelte sider. Hvis du vælger Fast nyhed bliver det via nyhedsarkivet muligt, at gøre en almindelig nyhed til en fast nyhed. Som superbruger kan du gøre det muligt for din institution at lave en fast nyhed på en bestemt side. Dette gør du ved at gå ind under Admin > Indstillinger institution > Forsideindstillinger. Her kan du under Nyheder vælge imellem Fast nyhed eller Nyeste nyhed på de enkelte sider. Hvis du vælger Fast nyhed bliver det via nyhedsarkivet muligt, at gøre en almindelig nyhed til at fast nyhed. Du kan læse mere om forsideindstillingerne i hjælpeteksten Indstillinger kommune og Indstillinger institution. Hvordan laver jeg en fast nyhed? Hvis du ønsker en fast nyhed på fx. institutionens hjemmeside, skal du finde institutionens faneblad i PersonaleIntra. Dette gør du ved at klikke Forside i menuen og herefter på fanebladet Institutionen. Herefter klikker du på bjælken Seneste nyhed eller bjælken Andre nyheder... Nu får du vist nyhedsoversigten. Øverst i højre hjørne kan du i Rulleliste-menuen vælge, om du vil lave en fast nyhed på institutionsfanebladet i FamilieIntra, på institutionsfanebladet i PersonaleIntra eller på institutionens hjemmeside. Når du har valgt, klikker du på Fast nyhed. Herefter vælger du hvilken af nyhederne, der skal være den faste nyhed ved at klikke ud for nyheden. Efterfølgende skal du bekræfte, at du vil gøre den valgte nyhed fast. Hvordan redigerer jeg en fast nyhed? Du kan ikke redigere en Fast nyhed. Du skal derfor først fravæge den som fast nyhed, inden du redigerer den. Efterfølgende kan du igen gøre den til at Fast nyhed. Hvis du ønsker, at en nyhed ikke længere skal være en Fast nyhed fx på institutionens hjemmeside, skal du finde institutionens faneblad i PersonaleIntra. Dette gør du ved at klikke Forside i menuen og herefter på fanebladet Institutionen. Efterfølgende klikker du på bjælken Seneste nyhed eller bjælken Andre nyheder..., og vælger Hjemmeside i Rulleliste-menuen øverst til højre. Nu kan du klikke på Fast nyhed, og derefter klikke Fjern fast nyhed. Sådan får du et fast billede og en en fast tekst på forsiden af din hjemmeside: 1. Log ind i BørneIntra og tænd for dine Superbruger-rettigheder, ved at klikke på nøglen øverst i højre

90 90 hjørne. 2. Under Indstillinger Institution > Forsideindstillinger skal du klikke på det blå link Hjemmesideindstillinger øverst i højre hjørne. 3. Under Forside: institution HS sætter du flueben i Se bort fra standard, og herefter sætter du flueben ud for de elementer (Nyheder, opslagstavle, Samlemapper osv.) som skal kunne ses på institutionens hjemmeside. Ud for Nyheder skal du vælge Fast. Når du har valgt, hvad der skal vises på hjemmesiden klikker du Gem nederst på siden. 4. Nu klikker du på Forside øverst i venstre hjørne, og vælger herefter fanebladet Institution. Klik nu på bjælken Seneste nyhed eller på bjælken Nyheder 5. Nu vises listen over nyhederne. I Rulleliste-menuen øverst til højre vælger du Hjemmeside, og klikker derefter på Fast Nyhed. 6. Til slut vælger du hvilken af nyheder på listen, der skal være Fast nyhed, og bekræfter dit valg. Opslagstavle BørneIntra indeholder en virtuel opslagstavle. Opslagstavlen kan bruges til korte meddelelser af forskellig art, det kan f.eks. være meddelelser fra kommunen til pædagogerne, fra pædagogerne til forældrene eller meddelelser fra kollega til kollega. Meddelelserne på opslagstavlen kan altså være tilgængelige på flere niveauer. Skal meddelelsen f.eks. være vises i FamilieIntra, så forældrene kan læse meddelelsen og skal meddelelsen kun vises for forældrene på en bestemt institution, eller for alle BørneIntra-forældrene i kommunen? Du bestemmer hvem der kan se oplaget, når du tilføjer det. Der er mulighed for at tilføje opslag, der vises flere steder, f.eks. både i PersonaleIntra, FamilieIntra og på hjemmesiden. Ikon-forklaring: Tilføj Redigér Slet Slet flere opslag Tilføj og redigér opslag Videovejledning om opslagstavlen - herunder hvordan man tilføjer et opslag Fra menuen Kommunikation > Opslagstavle kommer du til redigeringsdelen, hvor du kan tilføje, redigere eller slette opslag. Du kan også komme til redigeringsdelen ved at klikke på ordet Opslagstavle i bjælken over

91 91 opslagene på forsiderne i PersonaleIntra. Du tilføjer og redigerer opslag ved at klikke på Tilføj-ikonet eller Redigér-ikonet. Herefter vises et skema, der rummer følgende felter:

92 92 Du skriver meddelelsen i tekstfeltet. Til hjælp er der en værktøjslinje, hvor du finder de mest almindelige tekstformateringsværktøjer. Vedhæftning af billede Hvis du vil vedhæfte et billede, skal du klikke på Vælg billede-ikonet. Her får du mulighed for at anvende et billede som allerede findes i BørneIntra, eller at uploade et nyt billede til BørneIntra. Læs mere om BørneIntras billed- og filvælger her.

93 93 Når billedet er valgt, klikker du på Ok. Du kan nu indsætte et link til opslaget, og evt. markere, at linket skal åbnes i et nyt vindue ved visning. Endvidere er det muligt at beskytte opslaget, så andre ikke kan ændre eller slette det. Hvor og hvem skal kunne se opslaget? Herudover skal du vælge, hvor opslaget skal offentliggøres. Det kan vises under stuen/gruppen, institutionen, info fra området, info fra børneforvaltningen eller alle steder på en gang. Hvis det er valgt, at opslaget skal vises på en stue/gruppe, skal det herefter udvælges hvilke(n) stue(er), det skal vises på. Du kan vælge flere stuer/grupper ved at holde Ctrl-tasten nede, mens du vælger. Herefter skal du vælge, hvem der skal kunne se opslaget. Opslaget kan vises til personalet, forældrene, på hjemmesiden eller alle tre steder. Alle opslag oprettes med en startdato og en slutdato. Gamle opslag Under menupunktet Kommunikation > Opslagstavle er det muligt at vælge Gamle opslag. Her findes de opslag, der er udløbet, og som derfor ikke længere vises på opslagstavlen. Det er muligt at redigere eller slette de enkelte opslag, og du kan desuden slette en række forældede opslag, ved at anvende Slet flere opslag-ikonet yderst til højre i den grå bjælke.

94 94 Personale Alle institutionens medarbejdere skal have adgang til BørneIntra. En medarbejder kan blandt andet tilføje nyheder og fotoalbum, og sende beskeder til forældrene. Når en ny medarbejder begynder i institutionen, skal vedkommende tilknyttes BørneIntra. I det følgende forklares hvordan personalekartoteket fungerer, og hvordan man tilføjer en ny medarbejder i BørneIntra. Ikon-forklaring: Tilføj Redigér Slet Nulstil adgangskode Søg Sådan fungerer personalekartoteket I BørneIntra er der to kartoteker med personoplysninger - det centrale datakartotek (Centrale data) og institutionens kartotek (f.eks. Myretuens data). I det centrale datakartotek skal alle personer, der har tilknytning til BørneIntra, være registreret. Oplysninger om personalet vil i de fleste tilfælde være at finde i systemet, fordi kommunens administrator allerede har lagt (importeret) disse oplysninger ind i det centrale datakartotek. Personer der ikke findes i det centrale datakartotek skal indtastes. Det centrale datakartotek opdateres jævnligt, og oplysningerne om personerne i det centrale datakartotek ændres derfor løbende. I institutionens kartotek kan personalet tilføje eller redigere oplysninger, som kun personalet på institutionen har adgang til. Hvordan tilføjer man en medarbejder? Videovejledning om tilføjelse af en medarbejder til personalekartoteket og nulstilling af adgangskode Under menuen Kontor > personale vises en liste over medarbejdere, der allerede er registreret i institutionen. Du kan søge i oplysningerne ved at klikke på Søg-ikonet øverst i højre hjørne. Af listen fremgår navn, initialer, stilling og ansættelsesperiode som vist nedenfor. En medarbejder kan have flere ansættelsesperioder, hvis du som Frida Vang ændrer stilling fra souschef til leder. Når du vil tilføje en ny medarbejder, skal du klikke på Tilføj-ikonet. Herefter indtastes personnummeret på den medarbejder, du ønsker at tilføje.

95 95 Hvis medarbejderen ikke findes i det centrale kartotek, vil du nu blive bedt om at indtaste medarbejderens basale oplysninger. Dernæst skal du give medarbejderen et brugernavn, så vedkommende får adgang til BørneIntra. Det er muligt at gøre de personlige oplysninger hemmelige ved at sætte flueben ud for de enkelte felter. Nu kan der indtastes informationer om ansættelsesforholdet som vist nedenfor. Startdato for ansættelsen udfyldes, mens slutdatoen kan udelades, såfremt ansættelsen ikke er tidsbegrænset. Personalekategori og personalerolle udfyldes. Det er vigtigt at personalerollen udfyldes korrekt, da en pædagogmedhjælper og en institutionsleder har forskellige rettigheder i BørneIntra. Login start udfyldes så medarbejderen har adgang til BørneIntra. Login slut kan lige såvel som ansættelses-slutdato udelades, og adgangen for denne medarbejder gælder herefter indtil videre. Findes medarbejderen allerede i det centrale datakartotek, kan du uden videre tilføje oplysninger om ansættelsesforholdet som beskrevet nedenfor. Efterfølgende skal du dog huske at tildele et brugernavn til medarbejderen. Dette gøres under Kontor > Personale ved at klikke på Redigér-ikonet ud for den medarbejder, som du ønsker at tildele et brugernavn. Efterfølgende kan du indtaste oplysningerne under Centrale data (klik på nøglen). Redigér personaleoplysninger Videovejledning om hvordan man ændrer i oplysningerne om en medarbejder Som nævnt kan du tilføje oplysninger i personalekartoteket, som ikke vises eller opdateres. På den måde er det muligt at tilføje oplysninger, som kun personalet på den enkelte institution har adgang til; såsom kaldenavn, mobilnummer, billeder, kommentar osv. Dette gøres ved at vælge Personale i menuen Kontor, og klikke på Redigér-ikonet ud for navnet på den person, du ønsker at tilføje informationer om. Herefter kan

96 96 der tilføjes eller redigeres i oplysningerne under Myretuens data, som vist nedenfor. Tilføj, redigér eller slet en medarbejders ansættelse Videovejledning om hvordan man ændrer i oplysningerne om en medarbejder Hvis en medarbejders ansættelsesforhold ændrer sig, kan du ændre i oplysninger for ansættelsen. Dette gøres ved at vælge Personale i menuen Kontor, og herefter klikke på medarbejderens navn. Du kan nu ændre i en ansættelse ved at anvende Redigér-ikonet under Ansættelse. Det er også muligt at tilføje endnu en ansættelser. Dette gøres ved at klikke på Tilføj-ikonet, hvorefter kan en ny ansættelse kan indtastes. Endelig kan du slette en ansættelse, ved at anvende Slet-ikonet, ud for den ansættelse du ønsker at slette. Udskriv personalets brugernavne og initialer Du kan udskrive personalets brugernavne og initialer på labels eller på en liste. Du udskriver informationerne ved at klikke på Liste-ikonet. Nu skal du vælge, om du vil udskrive labels eller en liste. Efterfølgende skal du vælge hvilke personer, du vil udskrive informationer om ved at sætte flueben ud for navnene. Du sætter flueben ud for alle navnene ved at klikke på Vælg alle.

97 97 Du afslutter ved at klikke Udskriv nederst på siden. Personalekategorier I BørneIntra er det muligt at opdele institutionens personale i kategorier, som du selv kan definere. Når kategorierne er defineret, kan du ved tilføjelse af en medarbejder vælge, hvilken kategori medarbejderen skal tilhøre (eksempelvis leder, pædagog, rengøringsassistent osv.). Ikon-forklaring: Tilføj Redigér Slet Tilføj, redigér eller slet en personalekategori Under punktet Personalekategorier i Admin-menuen vises en liste over de personalekategorier, der allerede er tilføjet i BørneIntra (som vist nedenfor). Det er muligt at tilføje en eller flere kategorier til de eksisterende.

98 98 Når du ønsker at tilføje en personalekategori, klikker du på Tilføj-ikonet, og indtaster navnet på den ønskede kategori. Ønsker du at ændre eller slette i en eksisterende kategori, kan dette gøres ved at anvende Redigér- eller Slet-ikonet ud for den enkelte kategori. Personaleroller I BørneIntra kan du bestemme hvilke rettigheder de enkelte personalegrupper (Pædagoger, Ledere osv.) skal have. Dette gøres ved at definere forskellige personaleroller (rettighedsroller), og herefter give rollerne de ønskede rettigheder. Når personalerollerne er defineret, kan de tildeles medarbejderne på de enkelte institutioner. På den måde kan man eksempelvis tildele nogle særlige rettigheder til institutionslederne, som pædagogerne ikke har. Måske er der allerede defineret en række personaleroller i BørneIntra. I så fald kan disse roller redigeres eller slettes, og man kan naturligvis også tilføje nye. Ikon-forklaring: Tilføj Redigér Slet Ansættelse Tilføj, redigér eller slet en personalerolle Videovejledning om hvordan man ændrer i oplysningerne om en medarbejder Under punktet Personaleroller i Admin-menuen vises en liste over de personaleroller, der allerede findes i BørneIntra (se nedenfor). Du tilføjer en ny rolle ved at klikke på Tilføj-ikonet, og du kan ændre en

99 99 eksisterende rolle ved at klikke på Redigér-ikonet ud for den rolle, du ønsker at ændre. Når du vælger at tilføje eller ændre i en personalerolle vil siden Tilføj en rolle vises. Her skriver du rollens navn, og sætter flueben i de rettigheder, du ønsker at tildele personalerollen. Du kan ved brug af Kvik-hjælp tage udgangspunkt i rettighederne for en bestemt rolle. Vælger du eksempelvis at tilføje en viceleder-rolle, kan du tage udgangspunkt i rettighederne for en leder, ved at vælge Leder i Kvik-hjælp-menuen. Herefter kan du tilpasse rettighederne for viceleder-rollen. Nedenfor er forklaringer af de enkelte rettigheder: Mulighed for at tilføje, rette og slette i følgende: Følgende rettigheder kan bruges sammen med rettighed b01-b04, hvis brugeren skal kunne publicere dokumenter på fx hjemmesiden eller i FamilieIntra. a01 - Dokumenter Rettigheden giver mulighed for at kunne tilføje, rette og slette dokumenter i dokumentarkivet. a02 - Nyheder Rettigheden giver mulighed for at kunne tilføje, rette og slette nyheder. a03 - Opslagstavle Rettigheden giver mulighed for at kunne tilføje, rette og slette opslag på opslagstavlen. a04 - Modtagerlister Rettigheden giver mulighed for at tilføje, rette og slette modtagerlister. a05 - Fotoalbum Rettigheden giver mulighed for at kunne tilføje, rette og slette fotoalbum. a06 - Kalender

100 100 Rettigheden giver mulighed for at kunne tilføje, rette og slette aktiviteter i kalender. a07 - Aktivitetsplaner Rettigheden giver mulighed for at kunne tilføje, rette og slette aktivitetsplaner. a08 - Resurser Rettigheden giver mulighed for at kunne tilføje nye resurser til reservationssystemet. Mulighed for at publicere: b01 - Publicere på "Info fra området" Rettigheden giver mulighed for at kunne publicere på fanebladet "Info fra området", der kan ses på alle institutioner under samme område. b02 - Publicere på "Info fra administrationen" Rettigheden giver mulighed for at kunne publicere på fanebladet "Info fra administrationen", der vises på alle institutioner. b03 - Publicere til forældre Rettigheden giver mulighed for at kunne publicere i FamilieIntra Publicere til offentligheden Rettigheden giver mulighed for at kunne publicere på hjemmesiden. b05 - FællesNettet (SkoleIntra) Mulighed for at tilføje, rette eller slette under "Indstillinger - #institution#": c01- Institutionsoplysninger Rettigheden giver mulighed for, at kunne redigere institutionens adresse, telefonummer mv. c02 - Institutionsnens layout Rettigheden giver mulighed for, at kunne ændre indstillinger for banner, farver og fuldmagter på institutionen. c03 - Menueditor Rettigheden giver mulighed for, at man vha. Menueditor kan redigere i menuen på institionens hjemmeside.

101 101 c04 - Sms-indstillinger Rettigheden giver mulighed for, at man kan redigere i indstillingerne for udsendelse af Sms. c indstillinger Rettigheden giver mulighed for, at man kan redigere i indstillingerne for udsendelse af E -mail-adviseringer. c06 - Nyhedstjenester Rettigheden giver mulighed for, at man kan anvende Nyhedstjenester. c07 - Infokiosk Rettigheden giver mulighed for, at man kan anvende Infokiosken. c08 - Samlemappeejerskab Rettigheden giver mulighed for, at man kan ændre ejer af en samlemappe, der er tilknyttet den pågældende institution. Administration af personinformation d01 - Personale Rettigheden giver adgang til personaleoplysninger, samt muligheden for at kunne tilføje, rette og slette personaleoplysninger. d02 - børn Rettigheden giver adgang til børneoplysningerne, samt muligheden for at kunne tilføje, rette og slette oplysninger om børn. d03 - Læse helbredsoplysninger Denne rettighed giver brugeren mulighed for at læse børnenes helbredsoplysninger, på den eller de institutioner, hvor brugeren er ansat. Rettigheden fungerer kun, såfremt brugeren også har rettighed d02. d04 - Redigere helbredsoplysninger Denne rettighed giver brugeren mulighed for at redigere i børnenes helbredsoplysninger, på den eller de institutioner, hvor brugeren er ansat. Rettigheden fungerer kun, såfremt brugeren også har rettighed d02. d05 - Centrale data Rettigheden giver muligehed for at brugeren kan redigere i de centrale data. Disse data er typisk importeret ind i BørneIntra. d06 - Adgang til sensitive data Rettigheden giver mulighed for at brugeren kan se de sensitive data fx personnumre på børn, forældre og

102 102 personale. d07 - Generér brugernavne Rettigheden giver mulighed for at kunne generere brugernavne til forældre og medarbejdere på den pågældende institution. Hvordan tildeles en personalerolle til en medarbejder? Videovejledning om tilføjelse af en medarbejder til personalekartoteket og nulstilling af adgangskode Når du tilføjer en medarbejder i BørneIntra, skal du samtidig tildele medarbejderen en personalerolle. Hvis du ønsker at tildele en personalerolle til en medarbejder, der allerede findes i BørneIntra, skal du vælge Personale i menuen Kontor, og herefter klikke på Ansættelse-ikonet ud for den pågældende medarbejder. Nu kan du tildele en personalerolle ved at klikke på Redigér-ikonet ud for den ansættelse, du ønsker at tildele en rolle. Du tildeler eller ændrer en rolle i rullemenuen under Adgang til BørneIntra. Forældreroller Du kan tildele brugerrettigheder til forældre, hvis du fx ønsker, at nogle forældre skal kunne tilføje et opslag på opslagstavlen. Under menupunktet Personaleroller i Admin-menuen kan du i rulleliste-menuen øverst i venstre hjørne vælge Forældreroller. Du laver en ny Forældrerolle ved at klikke på Tilføj-ikonet. Derefter giver du rollen et navn og sætter flueben ud for de rettigheder, du ønsker at tildele din rolle. Du afslutter ved at klikke Gem.

103 103 Du redigerer og sletter en Forældrerolle på samme måde, som du redigerer og sletter Personaleroller. Forældrerollerne giver kun rettigheder til FamilieIntra. Forældre kan ikke redigere eller tilføje i PersonaleIntra eller på hjemmesiderne. Du tildeler en rolle til en forælder under Kontor > Børn > Barnets Kort. På Barnets kort skal du klikke på Redigér-ikonet under Familie. Reservationer I BørneIntra er der et reservationssystem, hvor du kan reservere de resurser som din kommune, dit område eller din egen institution har stillet til rådighed. Hvis du har rettighed til det, kan du også selv tilføje resurser, som andre efterfølgende kan reservere. Du finder reservationssystemet under Kontor > Reservationer. Her får du vist en liste over de tilgængelige resurser. Videovejledning om reservationer

104 104 Du kan se alle tilgængelige resurser ved at vælge Alle under Vælg kategori. Under Vælg kategori kan du også vælge en specifik kategori af resurser, og efterfølgende vælge resursen under Vælg resurse. Ikon-forklaring: Tilføj resurse Redigér resurse Slet resurse Reservér en resurse Reservér en resurse Når du har fundet frem til den resurse, som du gerne vil reservere, skal du vælge hvilken dag, du ønsker at lave din reservation. Du vælger din dato ved at klikke i kalenderen øverst til venstre. Nu skal du vælge Starttidspunkt og Sluttidspunkt for din reservation. Du vælger Starttidspunkt ved klikke på et af de (små) grønne plusser ud for den resurse, som du gerne vil reservere.

105 105 Du kommer nu automatisk videre til det sted, hvor du skal angive detaljerne for din reservation. Starttidspunktet har du allerede valgt, da du klikkede på det grønne plus, og Sluttidspunkt vælger du i rulleliste-menuen. Du kan også sætte flueben i Reservér hele dagen, hvis du ønsker at lave en heldagsreservation. Under Kommentar kan du skrive en kort besked, hvis du f.eks. har behov for at skrive en meddelelse til den, der har stillet resursen til rådighed. Til sidst skal du bestemme, om din reservation skal tilknyttes en bestemt aktivitet i kalenderen, f.eks. tilknytte en reservation af en bus til en udflugt, der allerede fremgår af kalenderen. Du kan tilknytte din reservation til alle de aktiviteter, du har adgang til, eller er deltager i. Du tilknytter din reservation til en aktivitet ved at sætte flueben ud for Tilknyt aktivitet, og derefter vælger du aktiviteten under Aktivitet. Du afslutter ved at klikke på Gem. Tilføj en resurse Hvis du har rettighed til det, kan du tilføje en resurse, som du og andre kan reservere. Dette gør du ved at vælge Kontor > Reservationer og herefter klikke på Vis Resurseliste. Her kan du tilføje en resurse ved at klikke på Tilføj-ikonet.

106 106 Herefter skal du under Navn skrive, hvad det er for en resurse, du vil tilføje, og hvilken Kategori den skal tilhøre. Under Type kan du vælge om resursen skal være tilgængelig for institutionen, for dit område eller for hele kommunen. Endelig kan du skrive en kort beskrivelse af det, du vil stille til rådighed. Du afslutter ved at klikke på Gem. Redigér eller slet en resurse Du redigerer eller sletter en resurse ved at vælge Kontor > Reservationer og herefter klikke på Vis Resurseliste. Nu kan du redigere og slette resurser ved at klikke på Redigér-ikonet og Slet-ikonet ud for de enkelte resurser. Resursekategorier I BørneIntra kan du som bruger med administratorrettighed tilføje de kategorier af resurser, der skal være tilgængelige i reservations-systemet. Du kan eksempelvis tilføje en kategorien "køretøjer", hvis der er flere forskellige køretøjer, som institutionerne kan reservere. Under menupunktet Admin > Resursekategorier kan du se hvilke kategorier der findes, hvis der er tilføjet nogle i forvejen.

107 107 Ikon-forklaring: Tilføj resursekategori Redigér resursekategori Slet resursekategori Tilføj og redigér og slet en resursekategori Under Admin > Resursekategorier kan du tilføje en resursekategori ved at klikke på Tilføj-ikonet skrive en kategori og klikke på Gem. Du kan redigere en kategori ved at klikke på Redigér-ikonet en kategori ved at anvende Slet-ikonet. og herefter og slette Samlemapper Under Kommunikation > Samlemapper finder du et arkiv over alle samlemapper i BørneIntra. En samlemappe er en lukket mappe, som kun udvalgte personer har adgang til. Du har mulighed for at tilføje lukkede mapper, hvor du selv kan bestemme, hvem der skal have adgang. Samlemapperne findes i to udgaver en rød og en gul. Den røde mappe kan aldrig offentliggøres, dvs.

108 108 vises på en forside i BørneIntra. Det er en helt lukket mappe, hvor kun de valgte personer har adgang til indholdet. Den gule mappe kan du derimod vælge at offentliggøre i samlemappe-arkivet og på forsiderne, men det er stadig kun de udvalgte personer, der kan redigere i mappens indhold. Når du offentliggør indholdet af en gul samle-mappe ændrer den farve fra gul til grøn. Arkivet over samlemapper er opdelt i underarkiver; PersonaleIntra, FamilieIntra, Hjemmeside og Mine samlemapper. Under PersonaleIntra, FamilieIntra og Hjemmeside kan du se de alle de offentliggjorte samlemapper, dvs. alle de grønne samlemapper. Mine samlemapper vender vi tilbage til. Videovejledning om samlemapper Ikon-forklaring: Grøn samlemappe Gul samlemappe Rød samlemappe Tilføj gul samlemappe Tilføj rød samlemappe Tilføj grøn undermappe Tilføj rød undermappe Tilføj gul undermappe Skift ejer af samlemappe Importér (upload) dokument

109 109 Tilføj nyt dokument Simpel søgning Avanceret søgning Eksportér dokument Omdøb mappe/redigér dokument Slet mappe/dokument Personale-samlemapper Under Kommunikation > samlemapper > PersonaleIntra kan du se samlemapper for institutionens personale, hele områdets personale (område er kun muligt at vælge, hvis kommunen arbejder med områder) eller hele kommunens personale. Forældre-samlemapper På samme måde kan du under Kommunikation > samlemapper > FamilieIntra se samlemapper for institutionens forældre, hele områdets personale (område er kun muligt at vælge, hvis kommunen arbejder med områder) eller hele kommunens forældre. Hjemmeside-samlemapper Under Kommunikation > Samlemapper > Hjemmeside kan du vælge samlemapper, som skal være tilgængelige på Institutionens hjemmeside, Områdets hjemmeside (område er kun muligt at vælge, hvis kommunen arbejder med områder) eller kommunens BørneIntra-hjemmeside. Mine samlemapper Under Kommunikation > Samlemapper > Mine samlemapper kan du finde de samlemapper, som du er deltager i, dvs. alle de røde, gule og grønne samlemapper, som du selv har tilføjet, eller som andre

110 110 har valgt, at du skal være en del af. Tilføj en samlemappe Videovejledning om hvordan du tilføjer samlemapper Du kan tilføje en samlemappe, ved at gå ind under Kommunikation > Dokumenter > Samlemapper. Her kan du som nævnt tilføje enten en rød samlemappe eller en gul samlemappe. Rød samlemappe Du tilføjer en rød samlemappe, ved at klikke på det røde Mappe-ikon. Herefter skal du give mappen et navn og evt. en kort beskrivelse. Hvis du sætter flueben ved Beskyttet, skal mappens deltagere genindtaste deres adgangskode for at få adgang til samlemappens indhold. Under Deltagere vælger du hvem, der skal have adgang til mappen ved at klikke på Vælg. Markér navnet på deltageren ved at klikke med musen, og tryk på enkeltpilen for at føre vedkommende over i boksen længst til højre.

111 111 Under Deltagergrupper kan du bestemme, hvorfra du vil vælge de deltagere, der skal have adgang til samlemappen. Nedenfor vises det valgte. Vælger du eksempelvis Modtagerlister, vil du nedenunder kunne vælge imellem alle de tilgængelige modtagerlister. Vælger du Personale eller Forældre, skal du i rullelistemenuen vælge hvilken institution, du vil se forældrene eller personale fra. Endelig kan du søge på en bestemt bruger, hvis du kender brugerens initialer. Du kan overføre flere deltagere på en gang ved, at markere det første navn og herefter holde Ctrl-tasten nede og klikke på flere navne. Gul samlemappe Du tilføjer en gul samlemappe, ved at klikke på det gule Mappe-ikon og evt. en kort beskrivelse.. Herefter skal du give mappen et navn Som nævnt kan du selv vælge, om den gule mappe skal vises på en eller flere forsider. Hvis du offentliggør en gul mappe, skifter den farve til grøn. Under Visning kan du sætte flueben ud for det område, hvor mappen skal vises (Vises i). Herefter kan du vælge hvem, der skal kunne se samle-mappen; personale, forældre eller omverdenen på hjemmesiden (Kan ses).

112 112 Under Deltagere vælger du hvem, der skal have adgang til mappen ved at klikke på Vælg. Markér navnet på deltageren ved at klikke med musen, og tryk på enkeltpilen for at føre vedkommende over i boksen længst til højre. Under Deltagergrupper kan du bestemme, hvorfra du vil vælge de deltagere, der skal have adgang til samlemappen. Nedenfor vises det valgte. Vælger du eksempelvis Modtagerlister, vil du nedenunder kunne vælge imellem alle de tilgængelige modtagerlister. Vælger du Personale eller Forældre, skal du i rullelistemenuen vælge hvilken institution, du vil se forældrene eller personale fra. Endelig kan du søge på en bestemt bruger, hvis du kender brugerens initialer. Du kan overføre flere deltagere på en gang ved, at markere det første navn og herefter holde Ctrl-tasten nede og klikke på flere navne. Slet eller redigér en samlemappe Man skal være ejer af en samlemappe for at kunne slette eller redigere i indstillingerne for samlemappen. Den der har oprettet mappen, er som udgangspunkt ejer af samlemappen, og kan derfor ændre indstillingerne for samlemappen. Hvis det er nødvendigt, kan man skifte ejer på en samlemappe, så man får mulighed for at redigere og slette den. Dette kræver en specifik brugerrettighed. For at skifte ejer på en samlemappe skal du klikke på Skift Mappeejer-ikonet ud for samlemappen under Kommunikation > Samlemapper. Skabeloner BørneIntra indeholder et værktøj, der gør det nemt for personalet at udfylde dokumenter som eksempelvis mødeindkaldelser, dagsordener, blanketter, referater m.v. Når du har valgt den ønskede skabelon, behøver du blot at udfylde nogle få oplysninger i dokumentet, før det er klar til at blive udskrevet eller gemt.

113 113 Ikon-forklaring Tilføj Redigér Slet Kopiér skabelon Tilføj skabeloner Videovejledning om hvordan man bruger og tilføjer skabeloner For at få mulighed for at tilføje en skabelon, skal du klikke på Tilføj-ikonet under menuen Kontor > Skabeloner. Herefter skal skabelonen udfærdiges. Når du tilføjer en skabelon, kan du vælge hvem skabelonen skal være tilgængelig for. Skabeloner kan være tilgængelige for følgende personer/grupper: "Kun mig" - kun den bruger der har tilføjet skabelonen, kan se og bruge skabelonen. "Institutionens personale" - alt personale, som er tilknyttet institutionen, kan se og bruge skabelonen. "Institutionens personale og forældre" - personale, der er tilknyttet institutionen. og de forældre, som har børn i institutionen kan se og bruge skabelonen. "Al personale" - alle medarbejdere, der er tilknyttet kommunens BørneIntra, kan se og bruge skabelonen. "Al personale og alle forældre" alle personer, der er tilknyttet kommunens BørneIntra, kan se og bruge skabelonen. Efter graden af tilgængelighed er valgt, tilføjes skabelonen med et navn og en kategori. Der er mulighed for at vælge foruddefinerede kategorier eller selv at tilføje en kategori. Herefter tilføjes skabelonens indhold i tekstfeltet og gemmes.

114 114 Sådan redigeres og kopieres skabeloner Allerede tilføjede skabeloner kan redigeres og kopieres, ved at vælge Kontor > Skabeloner. Du redigerer i en eksisterende skabelon ved at anvende Redigér-ikonet ud for den skabelon, du ønsker at ændre. På samme måde kan man kopiere en skabelon ved at anvende Kopiér-ikonet, og herefter give skabelonen et nyt navn og evt. gemme den under en anden kategori. Vælg institution Som administrator har du mulighed for at tilgå alle kommunens institutioner, men du kan kun være logget ind på én institution ad gangen. Under menupunktet Admin > Vælg institution kan du som administrator vælge imellem alle kommunens institutioner, og du kan vælge, om du vil være logget ind som personale eller som forælder. Du kan søge i oplysningerne ved at klikke på Søg-ikonet øverst i højre hjørne. Du vælger en institution ved at klikke på institutionens navn. Gør du dette, vil du få vist institutionens stamoplysninger, men samtidig vil du skifte til, at være logget ind i den institution du har valgt. Ud for hver institution kan du desuden vælge, om du vil være logget ind som forælder eller som personale. Du kan øverst til højre i top-banneret se, hvilken institution du er logget ind i. Fremgår institutionsnavnet ikke, kan denne funktion aktiveres ved at gå ind under Admin > Indstillinger Institution > Layout.

115 115 søo: r- lsøo llskjulj Navn Type! ln rutuuonsnr.v Skift Ul: Sem&.Unge FoNoltl\ing Forældre Pt:rsoMJe: AgertlcMn Bcmeha Ye Fcræld!e PersenaJe Myretuen Bcrneh.sve lthh fcneldte PetsonaJe 1>1- ttiehcnen Bomehave 00000! ForældPersenaJe