TESA Hotel. Daglig brug Quick guide V5.06

Transkript

1 TESA Hotel Daglig brug Quick guide V5.06

2 Indholdsfortegnelse Gæstekort... 3 Tjek gæsten ind... 3 Tjek gæst ud... 5 Læs eller slet berøringsfri... 7 Personale kort... 8 Øvrige kort Specialkort... 9 Blokeringskort... 9 Højtrafik annulleringskort... 9 Gæste annulleringskort Programmeringskort og nødkort Programmering med nødkort Værdiskab Masterkort Værdiskab, Mistet PIN kort Log Log fra system Log fra låse Support til slutkunder... 12

3 Gæstekort: Tjek gæsten ind: Når en gæst ankommer til hotellet, Klikker man på knappen Tjek ind. Klik på Kikkerten for at åbne værelses listen: Hvis rummet er optaget, vises det med rødt sammen med et stoptegn og kan af sikkerhedsmæssige grunde ikke vælges, så skal gæsten der bor på værelset, først tjekke ud. Der er altså aldrig en risiko for at man koder et kort til et værelse der er optaget. Der findes yderligere to symboler; Reserveret og optaget/reserveret. På denne måde kan man se om værelset er optaget/reserveret. Vælg det værelse gæsten skal tjekke ind på og klik på OK 3

4 1. Vælg det antal overnatninger gæsten skal have. Systemet vælger som standard 1 nat. 2. Vælg den dato hvorfra kortet skal være gyldigt. Som standard er kortet gyldigt fra det tidspunkt hvor kortet kodes. Det kan ændres manuelt. 3. Vælg udtjeknings tidspunkt. Standard er sat i indstillinger, men kan ændres manuelt. 4. Vælg de specialområder gæsten skal have adgang til Værdiskab, SPA, Pool osv. 5. Vælg en PIN kode, hvis der er døres med tastatur 6. Hvis gæsten har brug for en længere åbningstid, skal man markere Øget tilgængelighed, det fordobler åbningstiden. 7. Her kan man vælge hvor mange relæer der skal aktiveres, ved brug af energisparer. 8. Hvis der skal bruges flere kort, kan man vælge hvor mange kopier der skal kodes. 9. Klik på Kod og læg kortet på koderen så skrives informationerne til kortet. 10. Hvis en gæst kommer senere og skal bo på samme værelse, klikker man på Kopiér gæst fanen, vælger det værelse gæsten skal bo på og klikker på Kod. Nu kodes der et kort til det valgte værelse, med samme rettigheder. Det er muligt at ændre områder og tider. Bemærk! Lav ikke en Tjek ind for den nye gæst, det vil annullere den første gæst! Hvis man ved der kommer en stor gruppe gæster eller en gæst vil reservere et specifikt værelse, klikker man på Reservering fanen, så kan du reservere et værelset (Pre-tjek ind) også hvis værelser er optaget lige nu. Du kan derfor tjekke en gæst ind, så gæstens kort virker med det samme, når den anden gæst tjekker ud. Dette gør det nemmere at administrere F.eks. ved ankost af større grupper. Husk! Når et kort indleveres af en gæst ved tjek ud, kan det bruges til næste gæst selvom de skal have et andet værelse, fordi 4

5 informationerne på kortet overskrives når man klikker på Kod knappen. Du behøver altså ikke at holde øje med hvilket kort hører til hvilket værelse. Hvis du har brug for at fjerne alle rettigheder fra et kort, se længere nede under Læs eller slet Berøringsfri. Tjek gæst ud: Der er forskellige måder at tjekke gæster ud på: Hvis gæsten rejser når gyldigheden på kortet udløber (F.eks. kl på afrejsedagen), tjekkes gæsten ud automatisk og værelset bliver ledigt igen. Hvis gæsten rejser tidligere (F.eks før 12.00), kan man gå ind i nedenstående menu og tjekke gæsten ud manuelt: Klik på Værelses liste De værelser som er optaget, vises i denne liste. Markér det rum som skal tjekkes ud og klik på Tjek ud så bliver gæsten i dette værelse tjekket ud. 5

6 Følgende vindue vises: Værelset forsvinder fra værelses liste og kan så bruges af en ny gæst. Man kan også tjekke gæster ud fra tjek ind menuen, hvis man er sikker på at værelset er ledigt. Gå ind i menuen Tjek ind og vælg et værelse på værelses listen. Markér værelset og klik på OK. Skriv antal overnatninger gæsten skal have og klik på Kod. Du får følgende spørgsmål: 6

7 Klik på Ja og den nye gæst tjekkes ind. Du kan altså aldrig ved en fejl, kode en kort til et værelse som er optaget, da man altid skal bekræfte at gæsten tjekkes ud. Hvis gæstens ophold skal forlænges, klikker man på forlæng og skriver den nye dato. Husk på at man skal kode kortet igen, før den nye dato gælder. Skal gæstens områder ændres, klikker man på knappen Områder i værelses listen og områder til- eller fravælges. Derefter skal kortet kodes igen Læs eller slet berøringsfri Hvis man finder et tabt kort og vil vide hvem det tilhører, lægges kortet på kortkoderen og man klikker på knappen Læs kort : Så kan man se alle informationer om kortet: Hvis det er et gyldigt kort som returneres inden tiden udløber, og ingen ny gæst tjekker ind, kan man klikke Slet berøringsfri for at fjerne alle rettigheder fra kortet, og du risikerer ikke, at kortet kan bruges til et værelse eller andre døre. Alle informationer og rettigheder er slettet fra kortet og det kan bruges til den næste gæst. 7

8 Personale kort Klik på knappen Kod personale Følgende vindue åbner: Rettigheder og opsætning for personale gøres i Data delen af softwaren. I denne del, kan man kun kode personale kort/brikker.det du kan gøre når du koder nye kort/brikker er (Afhængig af dine operatørrettigheder): Skriv hvor længe personalets kort skal være gyldigt Hvis nødvendigt, skriv hvornår kortet skal virke fra. Hvis man ikke skriver en fra dato, gælder den fra dags dato. Læg kort eller brik på kortkoderen, og klik på Kod. Når kortet er kodet, vises personalets navn med sort. Hvis en person har fået ændret sine rettigheder men kortet ikke er kodet endnu, vises personens navn med blåt. Desuden vises hvor mange rettigheder/ændringer der ikke er overført til kortet/brik eller døren. Hvis en personen skal bruge flere kort, kan man kode flere kopier. 8

9 Bemærk! Hvis personen glemmer sit kort og man koder et nyt, vil det tidligere kort og alle kopier af dette kort, holde op med at virke. Øvrige kort Specialkort TESA Hotel system har også flere andre kort med specialfunktioner. Nedenfor beskrives kort, de forskellige specialkort der er i TESA Hotel. Blokeringskort Anvendes hvis man midlertidigt har brug for at spærre en dør f.eks. ved renovering eller hvis et rum midlertidigt skal bruges til andre formål. Kod et blokeringskort og vis det til læseren, så er det kun personer med rettigheden Kan åbne blokeret dør som kan åbne døren. Når blokeringskortet vises til læseren igen, fjernes blokeringen fra døren og den virker igen som før blokeringen. Højtrafik annulleringskort En højtrafik dør, er en dør hvor mere end 1500 brugere har adgang. Alle med et gyldigt (aktivt) kort i systemet får adgang. Den eneste måde man kan slette brugere er med et højtrafik annulleringskort. Når man koder et HA kort skal man vælge hvilke kort der skal fjernes, altså kort kodet før en bestemt dato. 9

10 Her har vi valgt at alle kort som er kodet før 13. juli 2015, skal slettes fra døren Gæste annulleringskort Når man koder et gæstekort, er det gyldigt til den dato og tid som blev angivet da gæsten tjekkede ind. Hvis man af en eller anden grund har brug for at spærre et gæstekort før det normalt udløber, kan man kode et Gæste annulleringskort. Vælg om du vil kode et nyt (overskriver tidligere Gæste annulleringskort) eller en kopi. Vis Gæste annulleringskortet til læseren på det aktuelle værelse, så bliver gæstekortet slettet fra læseren. Programmeringskort og nødkort Programmeringskort og Nødkort kan bruges hvis TESA hotel systemet af en eller anden grund ikke kan bruges f.eks. ved strømafbrud, computernedbrud eller kode udstyr ikke virker så det ikke er muligt at tjekke gæster ind på normal vis. Så må man lægge kort ind i læseren manuelt ved hjælp at et programmeringskort. Programmering med nødkort: I hotellets reception skal der altid være et programmeringskort og et antal nødkort svarende til det antal værelser der er. Disse oprettes altid ved systemets idriftsættelse. Hvis systemet af en eller anden grund ikke virker og man ikke kan tjekke gæster ind som normalt, tager personalet programmeringskortet og viser det til læseren til værelser, derefter vises et nødkort til læseren. Nu virker nødkortet som et gæstekort til dette værelse. Gentag for de øvrige værelser, skriv værelsesnummeret på kortet så du ved hvilket værelse kortet tilhører. Når gæsten forlader hotellet og afleverer kortet, kan kortet giver til næste gæst som skal bo på dette værelse. Hvis gæsten derimod tager nødkortet med sig, må man gentager programmeringsprocessen med et nyt nødkort og det vil annullere det tidligere nødkort. 10

11 Når systemet fungerer igen, kan gæsten tjekkes ind som normalt. Når det rigtige gæstekort vises til læseren til værelset, annullerer det nødkortet og det vil ikke virke mere. Værdiskab Masterkort Bruges hvis der findes et SMARTair værdiskab på værelset og gæsten er rejst uden at låste skabet op. Ved hjælp af dette kort kan værdiskabet låses op og benyttes af næste gæst. Husk på at dette kort udgør en stor sikkerhedsrisiko da kortet kan åbne alle værdiskabe i systemet, og kortet bør derfor altid være låst inde eller have kort gyldighed. Værdiskab, Mistet PIN kort Bruges hvis gæsten har glemt hvilken kode de har lagt ind i værdiskabet på værelset. Dette kort kan åbne værdiskabet, men kun samme med gæstens værelses kort. Dette er af sikkerhedsgrunde, for at intet personale skal kunne åbne værdiskabet uden at gæsten er tilstede. Husk på at dette kort udgør en stor sikkerhedsrisiko og bør derfor opbevares sikkert. Log Skulle der ske noget der gør at man har brug for at se hvem der har været inde på værelserne, kan man med P-enheden hente loggen fra læserne og indlæse den i systemet. Hver læser gemmer mellem hændelser, alt efter læserens opsætning. Log fra system I denne log, kan man se alle de hændelser der vedrører operatører af systemet. Hvilke operatører har været logget ind, hvornår har operatøren været logget ind, hvad har operatøren laver.osv. 11

12 Log fra låse I denne log kan man se alle hændelserne fra dørene, altså hvilke brugere der har været inde hvornår. Hændelserne kan man enten få ved at læse et kort, eller hente den fra læseren ved hjælp af P-enheden. Din installatør kan hjælpe med denne opgave. Support til slutkunder Skulle der opstå problemer eller har man spørgsmål vedr. TESA Hotel systemet (både hardware og software) skal man som slutkunde ALTID kontakte sin forhandler/installatør. Ruko support yder ikke support til slutkunder. 12

13