Udkast til Furesø Kommunes udbudsstrategi

Transkript

1 Til: Beskæftigelses- og Integrationsudvalget Fra: Forvaltningen Udkast til Furesø Kommunes udbudsstrategi december Indledning Furesø Kommune arbejder løbende med at sikre, at kommunen drives så effektivt som muligt. Opgaverne skal løses bedst muligt og til den billigst mulige pris, det er sund fornuft. Derfor er spørgsmål om udbud i Furesø Kommune en integreret del af kommunens arbejde med effektivisering. Udbud er ligesom kommunale samarbejder og offentlig privat samarbejde veje til at optimere den kommunale drift, som Furesø Kommune kontinuerligt vurderer og afprøver. Historisk har Furesø Kommune tradition for udbredt brug af udbud og outsourcing af opgaver. Særligt i den tidligere Farum Kommune varetog private leverandører mange kommunale opgaver. Erfaringerne er blandede. På visse områder viste det sig at outsourcing endte med at påføre kommunen betydelige merudgifter. Derfor er tilgangen til udbud i Furesø Kommune præget af pragmatisme og ikke ideologi. Hvis der er en påviselig driftsmæssig effektivisering ved udbud/outsourcing, offentlig privat samarbejde eller kommunale samarbejder skal det naturligvis afprøves. Hvis vi løser opgaven billigere selv, skal vi beholde den. Erfaringerne fra Farum har dog ikke betydet, at Furesø Kommune har afholdt sig fra at benytte udbud. Furesø Kommune har på en række områder gjort god brug af udbud, og vores indikator for konkurrenceudsættelse (IKU) var i 2009 på 29,1 pct. 1 hvilket placerer kommunen på en 7. plads i Danmark. På 1. pladsen er Fanø med en IKU på 38,3 pct. og sidst ligger Nyborg med en IKU på 17,8 pct. Gennemsnittet for hele landet var i 2009 på 25 pct. Det er regeringens målsætning at øge konkurrenceudsættelsen i de kommende år. Således står der i den seneste økonomiaftale mellem regeringen og KL, at regeringens målsætning er, at andelen af opgaver, der udsættes for konkurrence, kommer op på mindst 31½ procent i 2015 for kommunerne under ét. 1 IKU-tallet er beregnet og offentliggjort af Indenrigs- og Sundhedsministeriet.

2 For at understøtte realiseringen af regeringens målsætning om en stigende konkurrence om kommunale opgaver har regeringen i det seneste udspil i regi af regeringens Vækstforum foreslået at der indføres en kommunal udbudspligt for udvalgte opgaver. Konkret foreslås, at konkurrencen om de kommunale opgaver styrkes markant ved, at der gradvist introduceres en hel eller delvis kommunal udbudspligt for konkrete udbudsegnede opgaver. Allerede i sommeren 2011 udvælges de første 5-8 opgaver, som omfattes af udbudspligten. Denne udmelding har stor betydning for Furesø Kommunes udbudsstrategi, fordi kommunen derved kan blive pålagt at udbyde særlige områder, som ikke nødvendigvis er en del af kommunens udbudsstrategi. Derfor har Furesø Kommune valgt at nærværende udbudsstrategi i højere grad fokuserer på kommunens overordnede krav til processen omkring udbud og i mindre grad på hvilke konkrete områder, hvor kommunen planlægger at gå i udbud. Derved sikres, at kommunens strategi kan rumme eventuelle landspolitiske krav om udbud på særlige områder og at strategien samtidig kan indgå som en integreret del af kommunens øvrige effektiviseringsarbejde frem mod Det er dog stadig kommunens intention, at udbudsstrategien skal være en væsentlig katalysator for, at driftsopgaverne i kommunen hele tiden undergår et kritisk eftersyn med henblik på at vurdere, om de kan leveres på en anden og mere effektiv måde. Dermed skabes gennemsigtighed i kommunen og via de løbende udbud af opgaver åbnes mulighed for at indtænke lokale udbydere. Derved kan arbejdet med udbud også være med til at understøtte intentionerne i kommunens erhvervsstrategi. 2. Krav om offentliggørelse af udbudsstrategi Som følge af bekendtgørelse om kommunal og regional udbudsstrategi og opfølgningsredegørelse af 15. december 2009 skal byrådet inden udgangen af funktionsperiodens første år offentliggøre en udbudsstrategi. Flere af elementerne i udbudsstrategien kendes allerede fra udarbejdelsen af servicestrategien, som udbudsstrategien erstatter. Dog er der den forskel, at udbudsstrategien alene vedrører driftsopgaver, og ikke også anlægsopgaver, som var indeholdt i servicestrategien. Furesø Kommunes udbudsstrategi skal ses som en naturlig forlængelse af kommunens servicestrategi Kommunalbestyrelsen kan til enhver tid revidere udbudsstrategien. Den nedskrevne strategi lægger således ingen begrænsninger på kommunens mulighed for at ændre de politiske prioriteringer i perioden. Side 2 af 8

3 Udbudsstrategien vil blive gjort tilgængelig for borgerne på kommunens hjemmeside, ligesom der skal følges op på strategien i en opfølgningsredegørelse, der udarbejdes inden udgangen af 3. kvartal i det år, hvori der afholdes valg det vil sige i Udbudsstrategien er integreret i Furesø Kommunes effektiviseringsårshjul Udbudsstrategien skal i Furesø Kommune være en del af kommunens overordnede effektiviseringsarbejde og effektiviseringsårshjul. Den vil derfor løbende blive opdateret i takt med at nye effektiviseringstiltag, som vedrører udbud, vedtages i byrådet. Effektiviseringsårshjulet er etableret for at arbejdet med effektiviseringer bliver en integreret del af arbejdskulturen i Furesø Kommune. Det giver en ramme for effektiviseringsarbejdet, som kan genbruges år efter år. Tanken med årshjulet er, at byrådet allerede kort efter budgetvedtagelsen sætter retning for det kommende års effektiviseringsarbejde. Det arbejde skal føre til konkrete effektiviseringsforslag, som indgår i budgetforhandlinger for det kommende års budget. På den måde sikres, at effektiviseringsarbejdet er en fortløbende og politisk styret proces. 4. Status over udbud i Furesø Kommune Furesø Kommune er godt i gang med at konkurrenceudsætte kommunens driftsopgaver. Vi ligger med en IKU i 2009 på 29,1 pct. et pænt stykke over landsgennemsnittet på 25 pct., og der arbejdes løbende på at udbyde opgaver, hvor det vurderes relevant. I bilag 1 er en liste over 46 hovedområder, der har været i udbud. Her er både medtaget udbud af indkøb af varer og indkøb af tjenesteydelser. 5. Strategiens mål for udbud i Furesø Kommune Det er kommunens mål fortsat at opretholde en høj grad af konkurrenceudsættelse. I perioden har Furesø Kommunes IKU konstant ligget over landsgennemsnittet. Furesø Kommune vil som minimum fortsat sikre en IKU, som ligger over landsgennemsnittet, og kommunen vil samtidig sikre, at de målsætninger, som regeringen og KL aftaler i de årlige økonomiaftaler, som minimum overholdes. For Furesø Kommune er det dog ikke det præcise tal, som er afgørende. Det afgørende er, at kommunen kontinuerligt overvåger og vurderer, i hvilke tilfælde øget brug af konkurrenceudsættelse kan føre til en mere effektiv drift. Der er principielt kun få begrænsninger for, på hvilke områder, konkurrenceudsættelse kan være relevant. De fleste kommunale opgaver kan va- Side 3 af 8

4 retages af private leverandører. Det er dog ikke alle områder, hvor den private konkurrence er reel og stor nok til at give kommunen en økonomisk fordel. Endvidere kan der på visse områder ikke være den nødvendige ekspertise blandt private leverandører til at levere service på tilstrækkeligt højt niveau. Myndighedsopgaver kan som hovedregel ikke løses af private, fx visitationsopgaver. Endvidere kan det i lovgivningen være fastsat, at en opgave skal udføres af kommunalt ansatte. Furesø Kommune vil med sigte på en mere effektiv opgavevaretagelse i kommunen gennemgå kommunens serviceområder med fokus på at analysere effektiviseringspotentialet ved konkurrenceudsættelse på de enkelte områder. Mål i Furesø Kommunes udbudsstrategi Furesø Kommunes indikator for konkurrenceudsættelse (IKU) skal leve op til det centralt fastsatte niveau aftalt mellem KL og regeringen i de årlige økonomiaftaler og bør uanset dette niveau ikke i perioden ligge under niveauet for 2009 (29,1 pct.). Furesø Kommune vil vurdere alle kommunens serviceområder med fokus på mulighed for øget konkurrenceudsættelse samt mulighed for at optimere driften via offentlig-privat samarbejde eller fælleskommunalt samarbejde. 6. Krav til udbud i Furesø Kommune I Furesø Kommunes servicestrategi vedtog byrådet en række krav til udbud i Furesø Kommune. Udbudsstrategien afløser servicestrategien på udbudsområdet, men kravene er fortsat de samme. Derfor er kravene i Furesø Kommunes udbudsstrategi stort set enslydende med kravene i den tidligere servicestrategi for Furesø Kommune. Når Furesø Kommune udbyder en opgave, er det ud fra en forventning om, at en eller flere af følgende scenarier indfries: At vi kan få løst opgaven med samme kvalitet billigere af en privat leverandør At den private leverandør kan levere en højere kvalitet i opgavevaretagelsen til samme pris. At vi kan opnå en højere grad af forsyningssikkerhed At det kan give borgerne mulighed for at vælge mellem flere leverandører, eksempelvis den kommunale leverandør og en eller flere private leverandører. Side 4 af 8

5 6.1. Furesøs generelle betingelser ved udbud Ved hvert udbud afvejer kommunen fordele og ulemper ved en kort kontraktperiode over for en længere kontraktperiode. Furesø Kommune indgår som udgangspunkt ikke kontrakter med en varighed på over fire år. Furesø Kommune vurderer konkret, om det er mest hensigtsmæssigt at anvende offentligt udbud, hvor alle interesserede har mulighed for at byde, eller begrænset udbud, hvor kun de prækvalificerede leverandører har mulighed for at byde på opgaven. Særligt på det tekniske område benyttes også såkaldte underhåndsbud på mindre opgaver, hvor fx tre leverandører får mulighed for at byde på en opgave. Løn- og personaleforhold Vi anvender altid Virksomhedsoverdragelsesloven ved udlicitering af opgaver til en ekstern leverandør. Det betyder, at den valgte leverandør indtræder i eksisterende ansættelsesaftaler og gældende kollektive overenskomster om løn, arbejdstid mv. for de ansatte. Virksomhedsoverdragelsesloven finder altså altid anvendelse. Miljø- og klimakrav Furesø Kommune stiller krav til miljøet i de tilfælde, hvor miljøkrav er relevante for den konkrete opgavevaretagelse. Kommunen vil således kunne stille krav om at anvende materialer og metoder, der for en given opgavevaretagelse belaster miljøet mindst muligt. Anvendelse af sociale klausuler En social klausul er et krav i udbudsmaterialet, der pålægger leverandøren en social forpligtelse. Sociale klausuler kan bruges ved alle kommunale service-, bygge- og anlægsopgaver, hvor opgaven kun kan udføres i Danmark. Sociale klausuler sigter mod at integrere ledige og fastholde personer på arbejdsmarkedet. Furesø Kommune vil arbejde for gøre de leverandører, der løser de kommunale opgaver, bevidste om deres samfundsmæssige ansvar i forhold til fx at undgå nedslidning og sikre en god integration. Sociale klausuler er et vigtigt redskab i dette arbejde. Leverandøren skal vederlagsfrit påtage sig et socialt ansvar, hvis udstrækning er afstemt efter ydelsens og opgavens karakter. Leverandører til Furesø Kommune forudsættes generelt at medvirke til at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt. Kommunen kan kræve, at leverandøren dokumenterer, hvordan leverandøren medvirker til at gøre arbejdsmarkedet mere rummeligt Valg af leverandør Furesø Kommunes valg af leverandør til en given opgave opdeles i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. Dette gælder både ved offentligt udbud og begrænset udbud. Kommunen vurderer i udvælgelsesfasen virksomhedernes generelle egnethed, dvs. om virksomhederne har de Side 5 af 8

6 nødvendige økonomiske, finansielle og tekniske evner, som kræves for at deltage i udbudet. For at kunne vurdere virksomhedens økonomiske og finansielle formåen kræver Furesø Kommune dokumentation i form af årsregnskab, for oplysning om omsætning og egenkapital. Til brug for vurdering af tekniske og faglige evner hos virksomheden vil kommunen bl.a. kunne kræve dokumentation i form af en liste over de tjenesteydelser, der er udført igennem de seneste år samt oplysning om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos leverandøren Kravspecifikationer Furesø Kommune tilstræber at udarbejde udbudsmaterialet, så det indeholder en klar og tydelig kravspecifikation med angivelse af: 1. Afgrænsning af opgaven. 2. Krav til kvaliteten og servicen i opgavevaretagelsen. 3. Furesø Kommunes politik på området, hvis en sådan findes. 4. Krav om, hvor tit og hvornår opgaven skal udføres, herunder en sikring af helheden i leverandørens ydelser. 5. Krav til arbejdsprocessen, fx brug af specielle produkter, teknologier eller redskaber, som følge af en vedtaget politik på området, 6. (fx miljøkrav), herunder bedst mulig udnyttelse af samfundets ressourcer. 7. Særlige krav til bemanding og kvalifikationer hos personalet. 8. Overholdelse af eventuelle særlige arbejdsmiljøforhold eller personalepolitiske regler for kommunens opgaveudførelse (fx rygepolitik, alkoholpolitik, tavshedspligt mv.). 9. Uniformeringskrav og arbejdsbeklædning. 10. Vilkår for anvendelse af materiel tilhørende kommunen eller en tidligere kontraktindehaver, herunder om der er pligt til at overtage materiel, som tilhører kommunen eller en tidligere kontraktindehaver. 11. Vilkår for kommunens eller en ny kontraktindehavers eventuelle overtagelse af materiel mv. 12. Krav til faglig indsigt hos leverandøren og evne til at løse opgaven, herunder muligheden for at tilpasse leverancer/ydelser til brugernes behov og ønsker. 13. Krav til sikring af leverancer og kvaliteten i leverancerne, herunder forsyningssikkerhed og personaleuddannelse. 14. Krav til miljø og arbejdsmiljø for den pågældende ydelse. 15. Krav til effektivisering og innovation samt krav til, hvordan en eventuel effektiviseringsgevinst skal fordeles. 16. Krav til dialogen mellem bestiller og udfører. Det gælder både på det konkrete udførende niveau og den overordnede økonomiske opfølgning. Side 6 af 8

7 6.4. Kvalitetsopfølgning Furesø Kommune lægger vægt på at formulere kvalitets- og servicekrav, så vi har mulighed for i forbindelse med kvalitetsopfølgningen at måle resultaterne og på den måde sikre, at opgaven løses med den kvalitet, der er fastsat i udbudsmaterialet. Kvalitetsopfølgningen af de udliciterede opgaver indgår som et fast element i den løbende dialog mellem kommunen og kommunens leverandører, og det vil fremgå af kontrakten, hvilken procedure der gælder for samarbejde, tilsyn, kontrol og kvalitetssikring. Kravene til kvalitetsopfølgningen skal være realistiske og stå i et rimeligt forhold til den opgave, der skal løses. Kravene til opfølgning er reguleret i kontrakten med leverandøren og har aftaleretlige konsekvenser. Dokumentation er derfor en væsentlig del af opfølgningsprocedurerne. Furesø Kommune inddrager brugerundersøgelser i kvalitetsopfølgningen i det omfang, det er hensigtsmæssigt, ligesom en del af opfølgningen kan være at sikre løbende statistisk materiale Inddragelse af personalet Furesø Kommunes MED-udvalg vil i god tid, inden der træffes beslutning om udbud, informeres om og have mulighed for at drøfte de arbejdsog personalemæssige konsekvenser, så medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i beslutningsgrundlaget. HovedMED er det øverste udvalg for medindflydelse og medbestemmelse i Furesø Kommune. Orientering og inddragelse af personalet er særligt vigtigt i de situationer, hvor medarbejderne ved en eventuel udlicitering skal overgå til en ekstern leverandør. Medarbejderne inddrages også i processen, hvis det besluttes at anvende kontrolbud Kontrolbud Kontrolbud betyder, at kommunen på lige vilkår med de private leverandører deltager i konkurrencen om den udbudte opgave. Kommunen giver således tilbud på sit eget udbud og kan vinde opgaven. Der er ingen krav om, at kommunen skal udarbejde kontrolbud. Furesø Kommune har ikke en generel politik om, at der altid skal afgives kontrolbud. Dette vurderes konkret fra sag til sag. Dog udarbejdes som udgangspunkt kontrolbud (eget bud), hvis den opgave, der udbydes, hidtil har været varetaget i kommunalt regi. Hvis Furesø Byråd træffer beslutning om at anvende kontrolbud, bruger kommunen de retningslinjer for omkostberegning, der fremgår af Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget- og regnskabsvejledning. Hvis Byrådet beslutter at anvende kontrolbud, træffes der samtidig beslutning om, hvem der har ansvaret for kontrolbuddet, ligesom kommunen beslutter en procedure, der sikrer, at der ikke deltager nogen medarbejdere, som har medvirket ved udarbejdelsen af kontrolbuddet i vurderingen af de eksterne tilbud. Side 7 af 8

8 BILAG 1: Områder Furesø Kommune har haft i udbud Varekøb (fysiske varer) Tjenesteydelser som umiddelbart kun kan udføres af eksterne leverandører. Tjenesteydelser som både kan udføres af kommunen og af eksterne leverandører STORE UDBUD Kontorartikler IT-systemer Rengøring Multimaskiner (servicedelen Kørsel handicappede Vikarer plejeområdet er tjenesteydelse) Printere og datatilbehør Kørsel genoptræning/aktivitetscenter Brandudrykning Personlige hjælpemidler Forsikring Drift af Caresystem Møbler Pålægning af asfalt Udskiftning af sand i sandkasser Genbrugshjælpemidler Trådløst system til skoler Gas Økonomi-lønsystem El Vask-/leje linned Selvbetjeningssystem biblioteker Vask-/leje beklædning plejepersonale Fødevarer Byggematerialer og lyskilder Inkontinensbleer Børnebleer Diabetes Inde-udelegetøj Stomi og urologi MINDRE UDBUD Kopipapir Vask og leje af måtter Sygeplejeartikler Rådgivning hjælpemidler Hygiejnevarer Tolke Beskæftigelsesmateriel ADSL-linier Benzin/diesel Vask-/leje tøj hjemmeboende Sportsrekvisitter Madkørsel Affaldssække Kørsel skolebørn (kun svømning) Revision Bankforretning Side 8 af 8