ÅRHUS KOM MUN E. Magistratens 2. Afdeling Naturforvaltningen. Skovvangsvej Århus C

Transkript

1 ÅRHUS KOM MUN E. Magistratens 2. Afdeling Naturforvaltningen. Skovvangsvej Århus C INDSTILLING Til Århus Byråd via Magistraten J.nr.8. juni 2004 Ref.:TB/HG Tlf.nr / Udbud af Naturforvaltningens driftsopgaver 1. Resume Med budgetforlig 2004 blev det politisk besluttet, at Naturforvaltningens driftsopgaver skal konkurrenceudsættes. På den baggrund har Magistratens 2. Afdeling udarbejdet et forslag til udbudsstrategi. Forslaget til udbudsstrategi omfatter opgaver til godt 23 mio.kr., svarende til ca. 50% af de af Naturforvaltningens nuværende driftsopgaver, der i praksis kan udbydes. Der forventes driftsstart på de første udbud pr. 1. januar Forslaget indebærer følgende: Basisdrift udbydes principielt helt - dog ikke i Midtbyen, hvor der eksisterer en række særlige opgaver, bl.a. kirkegårdsdrift Basisdrift er de opgaver, der med stor sandsynlighed kan forudses, og hvor opgaven ikke ændrer afgørende karakter fra år til år. Ekstradrift udbydes delvist Ekstradrift er de opgaver, hvor omfang og hyppighed ikke helt kan forudses. Disse udbydes, når det er hensigtsmæssigt og under hensyn til Århus Kommunes retningslinier for udbud og udlicitering af opgaver. Enkeltudbud vil tage hensyn til mindre leverandørers muligheder for at byde på opgaver Udbudene vil ske etapevis over 5 år med et års pause i Magistratens 2. Afdeling forventer, at strategien udmøntes gennem 13 udbud - 9 vedrørende basisdrift og 4 vedrørende ekstradrift. Konkurrenceudsættelse af Naturforvaltningens driftsopgaver indebærer nogle særlige personalemæssige problemstillinger:

2 Side 2 Den kommunale personalegaranti ved udlicitering betyder, at fastansatte medarbejdere kan fravælge at lade sig virksomhedsoverdrage og i stedet blive genplaceret i et andet job i Århus Kommune. Tjenestemandsansatte er ikke omfattet af Lov om Virksomhedsoverdragelse, men vil kunne udlånes. Magistratens 2. Afdeling anser det for umuligt på forhånd at vurdere, i hvilket omfang personalepolitikkens mulighed for at fravælge overgang til ekstern udbudsvinder vil komplicere overgang til en eventuel nye entreprenører på det grønne driftsområde. Af samme grund foreslås en udbudspause i 2007, hvor udbudsrunderne 2005 og 2006 evalueres. Magistratens 2. Afdeling foreslår, at afdelingen bemyndiges til at godkende indkomne tilbud uden særskilt forelæggelse for Århus Byråd. Afdelingen vil desuden medio 2007 fremsende en midtvejsevaluering af udbudsrunderne i 2005 og 2006 til Århus Byråd. 2. Tidligere beslutninger Det er i budgetforlig 2004 angivet følgende: Derudover ønsker forligspartierne at skabe konkurrence om opgaverne på Naturforvaltningens område. Opgaverne har et omfang svarende til ca. 145 ansatte og et nettobudget på ca. 45 mio.kr. Af hensyn til mindre leverandørers mulighed for at byde på opgaven, anbefales det at konkurrenceudsættelsen deles i flere delentrepriser og eventuel sker i etaper. Konkurrenceudsættelsen forventes påbegyndt i 2004 og med kontraktindgåelse senest ultimo Århus Byråd vedtog den 5. marts 2003, at der som udgangspunkt og som hovedregel skal anvendes sociale klausuler ved alle udbud, hvor der udbydes opgaver, som hidtil har været varetaget i kommunalt regi. Århus Byråd vedtog den 19. januar 2000 indstillingen om en fælles personalepolitik for Århus Kommune indeholdende bl.a. tryghed i ansættelsen. Århus Byråd vedtog endvidere den 5. januar 2000 indstillingen om personalepolitik ved udlicitering, som indeholder regler om, at der ved udlicitering - som udgangspunkt - er valgfrihed for de overenskomstansatte til at vælge, om de vil ansættes hos en privat leverandør, i hvilken forbindelse de kan bevilges orlov i 3 år, eller om de vil genplaceres til andre stillinger i Århus Kommune. 3. Beskrivelse af indstillingen I forlængelse af budgetvedtagelsen har Magistratens 2. Afdeling nøje vurderet hensigtsmæssigheden af fuldt udbud af Naturforvaltningens driftsopgaver. På baggrund af bl.a. politiske sonderinger er Magistratens 2. Afdeling kommet til den konklusion, at et udbud af ca. halvdelen af de af Naturforvaltningens driftsopgaver, der reelt er mulige at udbyde, kombineret med intern kontraktstyring af de resterende opgaver samlet set over de nærmeste år er den mest hensigtsmæssige løsning. Udbudsstrategi Magistratens 2. Afdeling foreslår derfor følgende strategi for udbud af driftsopgaver:

3 Side 3 Basisdrift udbydes principielt helt - dog ikke i Midtbyen, hvor der eksisterer en række særlige opgaver, bl.a. kirkegårdsdrift Basisdrift er de opgaver, der med stor sandsynlighed kan forudses, og hvor opgaven ikke ændrer afgørende karakter fra år til år. Basisopgaver kan f.eks. være græs- og hækklipning, ukrudtsbekæmpelse samt anden vedligeholdelse af grønne områder og standardudstyr. I forbindelse med udbud af basisdrift bør partnering overvejes som en mulighed kontraktperioder fastsættes til 3-4 år med mulighed for forlængelse i 1-2 år. Herefter vil genudbud skulle ske kontinuerligt. Ekstradrift udbydes delvist Ekstradrift er de opgaver, hvor omfang og hyppighed ikke helt kan forudses. Ekstradrift kan opdeles i opgaver, der kendes, men hvor omfang og tidspunkt for indsatsen ikke kendes. Disse opgaver kan enten som tillægsydelse eller via tilbudsindhentning tilbydes den entreprenør, der varetager basisdriften, eller sendes i særskilt udbud. opgaver, der har akut karakter, og som skal løses straks, f.eks. udbedringer af hærværk. Disse opgaver vil som tillægsydelse eller via tilbudsindhentning enten kunne tilbydes den entreprenør, der varetager basisdrift, anden privat entreprenør eller Naturforvaltningens Grøn Drift & Anlæg. Disse opgaver vil ikke nødvendigvis være dækket af et udbud. Der vil hos bestiller således være reserveret et beløb til løsning af sådanne akut opståede situationer samt til indkøb af diverse mindre varer og tjenesteydelser, der naturligt, men ikke fast og forudseeligt indgår i driftssituationen. Magistratens 2. Afdelings og Naturforvaltningens vil i vurderingen af, i hvilket omfang ekstradrift skal udbydes, tage udgangspunkt i en konkret vurdering af hensigtsmæssigheden samt naturligvis Århus Kommunes retningslinier for udbud og udlicitering af opgaver. Enkeltudbud vil tage hensyn til mindre leverandørers muligheder for at byde på opgaver Enkeltudbud vil i et vist omfang blive samlet i puljer for at undgå for mange udbud. Derved er der samtidig åbnet mulighed for, at entreprenører kan byde på enkelte opgaver i en udbudspulje. Endvidere kan mindre entreprenører naturligvis gå sammen om større puljer, hvis det er hensigtsmæssigt. Udbudene vil ske etapevis over 5 år med et års pause i 2007 Etapeopdelingen sker primært ud fra, hvad der er hensigtsmæssigt for at opnå de bedste tilbud, men samtidig tilstræbes en nogenlunde jævn etapeopdeling. Udbudsstrategien udmøntes under hensyn til, at de faglige ansvarsområder - parker, kirkegårde samt skov- og naturområder - har meget forskellige erfaringer med og dermed muligheder for at udarbejde udbudsmateriale på helt kort sigt. Parkområdet har i de seneste ca. 4 år arbejdet med intern

4 Side 4 kontraktstyring, hvorfor opgaverne her er velbeskrevne. Kirkegårds- samt skov- og naturområderne har ikke lignende erfaringer. Udmøntningen af udbudsstrategien er derfor tilrettelagt således, at parkområdet vægtes tungest tidligt i udbudsperiodens første 2 år, og at skov-og naturområdet primært vægtes i konkurrenceudsættelsesperiodens 2 sidste år. Magistratens 2. Afdeling anbefaler, at der i alt over den 5-årige periode gennemføres 13 udbud - 9 vedrørende basisdrift og 4 vedrørende ekstradrift. Naturforvaltningen har ud over de driftsopgaver, der vil være omfattet af udbudsforslaget, en række opgaver, som ikke udbydes. Det drejer sig om opgaver i tilknytning til administration og drift af bygninger anlægsopgaver - i følge Århus Kommunes retningslinier for udbud skal opgaver over kr. udbydes, og opgaver under kr. kan udbydes. I lyset af det samlede antal udbud og udbudspuljer foreslås det, at Magistratens 2. Afdeling godkender tilbud, herunder tilbud ved genudbud, uden særskilt forelæggelse for Århus Byråd. Magistratens 2. Afdeling vil midtvejsevaluere udbudsrunderne i 2005 og 2006 og medio 2007 fremsende redegørelse til Århus Byråd om de erfaringer, der er høstet. Forslag til udmøntning af udbudsstrategien Naturforvaltningens samlede driftsudgifter er i 2004-priser på ca. 55 mio.kr., hvoraf ca. 46 mio.kr. potentielt kan udbydes. Der planlægges heraf udbud af opgaver til 23,2 mio.kr. Disse fordeler sig med 19,1 mio.kr. til basisdrift og 4,1 mio.kr. til ekstradrift. Den tidsmæssige og økonomiske takt i udbudene fremgår af tabel 1. Tabel 1 Forventet økonomisk fordeling af udbud Driftsform 2005 (mio.kr.) 2006 (mio.kr.) Budget for potentielle udbud Basis pr. år 4,3 4,4 Basis akk. 4,3 8,7 Ekstra pr. år Ekstra akk. 2,0 Udbud pr. år 5,3 5,4 Udbud akk. 5,3 10,7 Ej udbudt akk. 40,7 35, (mio.kr.) 4,8 13,5 1,1 3,1 5,9 16,6 29, (mio.kr.) 5,6 19,1 4,1 6,6 23,2 22,8

5 Side 5 Det fremgår af tabel 1, at driftsopgaver til ca. 22,8 mio.kr., der potentielt kan udbydes, ikke planlægges udbudt. Det drejer sig først og fremmest om dele af følgende opgaver: Drift af Århus Kommunes Kirkegårde Ekstra drift på skov- og naturområdet Pasning af grønne områder i Midtbyen samt mindre reserver til løsning af akut opståede problemer. Ovenstående tabel 1 er et udtryk for de nuværende forventninger til, hvordan udbudstrategien skal udmøntes. Der er således ikke tale om en endelig oversigt. Det forventes, at der vil være behov for løbende at korrigere oversigten på baggrund af erfaringer og ændrede prioriteringer. Skematisk oversigt over Naturforvaltningens udbud af driftsopgaver vedlægges som bilag 1. Særlige personalemæssige problemstillinger Konkurrenceudsættelse af Naturforvaltningens driftsopgaver indebærer nogle særlige personalemæssige problemstillinger. Hvis kommunen ikke selv vinder de udbudte opgaver Den kommunale personalegaranti ved udlicitering betyder, at fastansatte medarbejdere kan fravælge at lade sig virksomhedsoverdrage og i stedet blive genplaceret i et andet job i Århus Kommune. Tjenestemandsansatte er ikke omfattet af Lov om Virksomhedsoverdragelse, men vil kunne udlånes. De problemer, der i givet fald kan knytte sig til en genplacering, afhænger af, om der er tale om faglærte- eller ufaglærte, og om der er tale om tjenestemænd eller overenskomstansatte. Magistratens 2. Afdeling anser det for umuligt på forhånd at vurdere, i hvilket omfang personalepolitikkens mulighed for at fravælge overgang til ekstern udbudsvinder vil komplicere overgang til en eventuel nye entreprenører på det grønne driftsområde. Spørgsmålet afhænger endvidere af, hvorvidt de ansatte, der i henhold til SID-overenskomsten alene er sæsonbeskæftigede, har krav på genansættelse i det kommende år og dermed er at betragte som fastansatte i henhold til personalepolitikken ved udbud. Borgmesterens Afdeling/Magistratens 2. Afdeling og SID har indgået en lokal aftale gældende for 2004 og 2005, der afklarer problemet i denne periode. Sociale forpligtigelser Byrådet vedtog den 5. marts 2003, at der som udgangspunkt og som hovedregel skal anvendes sociale klausuler ved alle udbud, hvor der udbydes opgaver, som hidtil har været varetaget i kommunalt regi. Ved udbud af Naturforvaltningens opgaver vil der således blive stillet krav til leverandøren om at leve op til en social forpligtigelse. De enkelte klausuler vil blive udformet konkret i forhold til de enkelte udbud, men vil tage udgangspunkt i en opfyldelse af en målsætning om, at et antal jobtræningspladser svarende til 10% af de ansatte på de udbudte opgaver skal stå åbne til personer med aktiveringsbehov.

6 Side 6 Desuden vil der blive taget stilling til, om der ud fra en konkret vurdering skal stilles krav om en politik for etnisk ligestilling m.v. Forelæggelse for HovedMedUdvalg i Mag.2.Afd. HovedMedUvalget har i sit møde d. 17. maj 2004 drøftet indstillingen om udbud af Naturforvaltningens driftsopgaver. Indstillingen blev taget til efterretning med de faldende bemærkninger samt fremsendelse af udtalelser fra Naturforvaltningens Samarbejdsudvalg af 14. maj 2004 og B-sidens udtalelser af 19. marts og 14. maj Økonomiske konsekvenser Der vil ikke være økonomiske konsekvenser af konkurrenceudsættelsen af Naturforvaltningens driftsopgaver. Dog imødeser Magistratens 2. Afdeling alt andet lige en besparelseseffekt af konkurrenceudsættelsen. Omkostningerne som følge af personalepolitikken ved udlicitering vil som udgangspunkt blive afholdt af Personaletilpasningspuljen under Borgmesterens Afdeling. Såfremt omkostningerne ikke kan afholdes indenfor puljen, vil Borgmesterens Afdeling fremsende særskilt indstilling til Byrådet med forslag til alternativ finansiering. 5. Konsekvenser i forhold til mål Naturforvaltningen vil også i en situation med konkurrenceudsættelse kunne leve op til budgetmålene. 6. Beslutningspunkter Magistratens 2. Afdeling indstiller, 1. at forslaget til strategi for udbud af Naturforvaltningens driftsopgaver godkendes. 2. at forslaget til etapeplan for udbud principgodkendes. 3. at Magistratens 2. Afdeling godkender tilbud, herunder tilbud ved genudbud, uden særskilt forelæggelse for Århus Byråd. 4. at Magistratens 2. Afdeling medio 2007 fremsender en midtvejsevaluering af udbudsrunderne i 2005 og 2006 til Århus Byråd.

7 Side 7 Poul B. Skou / Troels Bak Bilagsfortegnelse: Bilag 1. Oversigt over Naturforvaltningens udbud af driftsopgaver. Bilag 2. Udtalelse fra Naturforvaltningens Samarbejdsudvalg af 14. maj 2004 samt B-sidens udtalelse af 19. marts 2004.