Beslutningsreferat og protokollat vedrørende:

Transkript

1 AFDELINGSBESTYRELSEN Dato 22. januar 2015 BOLIGSELSKABET BORGERBO IV Beslutningsreferat og protokollat vedrørende: DAGSORDEN FOR BESTYRELSESMØDE nr tirsdag den 27. januar kl Teglgårdsvej 201 Mødedeltagere: Afdelingsbestyrelsen: HF. Hans Frankort. TW. Tom Weye. JM. Johnny Madsen. SB. Solveig Bruun. (meld afbud) Boligkontoret: Driftschef Jesper Kjærsgaard. (meld afbud) Pkt. 1. Valg af ordstyrer. Tom blev valgt til ordstyrer. Pkt. 2. Valg af referent. Hans blev valgt til referent. Pkt. 3. Godkendelse af dagsorden bestyrelsesmøde nr Dagsorden blev godkendt. Pkt. 4. Status projekt træfældning. -Alle 26 træer er fældet og alle træstammer er blevet bortskaffet inden Nytår. Der hvor stubfræsning har fundet sted, vil jorden til foråret blive kultiveret og der sås ny græs. Der har været en enkelt indsigelse fra beboeren i 205G, han beklager sig at der var fældet et birketræ uden han var blevet spurgt. HF har skrevet og meddelt beboeren begrundelsen. (skade opstået ved opgravningsarbejde) Projektet er hermed afsluttet. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr januar 2015 Side 1 af 5

2 Pkt. 5. Opsætning af LED belysning på manglede rækker Ifølge el-opgørelsen fra DONG er der opnået stor besparelse på elregning henhold til tidligere år. Opgørelsen pr. 31/10 viser at der tilbagebetales pr. 08/12 kr ,- Der kunne muligvis spare endnu mere på elregningen, hvis der etableres nye LED lamper på de manglede rækker (37 lamper + ca. 200 meter brædder) Bestyrelsen besluttede på sidste møde at der skal etableres LED belysning i samtlige rækker. Arbejdet udføres over en 3-årig periode. Der indhentes specificerede tilbud fra 3 virksomheder, på projektet. HF. har den indhentet følgende tilbud fra elektriker Torben Fogh: 1. Demontering af armaturer, installation og brædder 2. Levering og montering af nye brædder 38x150mm trykimpr. 3. Levering og montering af 37 stk. nye lamper med Led lyskilder 4. Bortkørsel af affald Samlet pris ekskl. moms kr ,- (kr inkl. moms) HF. har indhentet tilbud fra Torben Fogh på levering af 37 armaturer + pære: Prisen på 37 armaturer inkl. pæren = inkl. moms = kr. 499 p/stk. JM. har indhentet tilbud på brædder, leveret og monteret kr inkl. moms. Prisen indeholder afmontering af de gamle brædder og bortkørsel af affald. Prisen baseres på at vi selv maler brædderne sort. (Opgaven udlægges til Alex) Tømmerfirma er villig til at arbejde eventuel udføres over en 2 årig periode. NB: Alex oplyser at de resterende planker som pt. ligger i varmecentral er Torben Foghs ejendom, da de aldrig er blevet faktureret ifm opsætning af lyset på de 4 rækker i Ved gennemgang af faktura nr den 31/ fra Torben Fogh, ser det ud til at samtlige 209 meter brædder blev faktureret. Således må de resterende brædder som pt. ligger i varmecentral være vores ejendom. Varmemester bedes ved given lejlighed at male disse brædder sort så de er klar til brug. NB: På efterfølgende byggemøde den 3/ med Boligkontoret BDK BYG og arkitekt Mads Mølgaard fra Pålsson arkitekter, blev der besluttet at vente med projektet udendørsbelysning. Ansøgning til landsbyggefonden indeholder mulighed at dette projekt kan udføres ifm renovationsarbejdet for hele bebyggelsen. Pkt. 6. Opsætning af affaldsbeholdere til opsamling af hundens efterladenskaber. - Alex oplyser at affaldsbeholderen er bestilt hos Abena. Der afventes levering med fragtmand inden den 18/12, hvorefter bestyrelsen besigtige prøvemodellen. NB: Affaldsbeholder er leveret og består af 3 dele, den kan indeholde ca. 90 ltr affald. - Opfylder affaldsbeholder vores krav? - Hvor mange skal der event anskaffes? - Alex mener at affaldsbeholder eventuel skal skrues fast på en betonflise, nedgravet i græsset - Hvor skal de affaldsbeholdere placeres? Bestyrelsen besluttede på mødet at den affaldsbeholder i første omgang placeres på prøve i en 3 måneders prøveperiode langs stien ved rækken. Senere på foråret tages der beslutning om der skal anskaffes flere affaldsbeholdere. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr januar 2015 Side 2 af 5

3 Pkt. 7. Status Varmemesterens nye kontorindretning. Alex har bestilt det nye inventar som leveres ultimo januar (uge 4) Ved samme lejlighed ryddes der grundigt op på kontoret og kontoret males. For at kontoret bliver præsentabelt lægges der samtidigt nyt linoleum på gulvet. Alex har indhentet tilbudspris på ca. kr Alex oplyser at det nye inventar er leveret og monteres når gulvmanden har lagt nyt linoleum - Gulvmanden udfører arbejdet i slutning af januar måned. - Alex er begyndt på oprydningsarbejdet. - Alex er påbegyndt malerarbejdet på kontoret. - Der ryddes op i kabelsalat som pt. ligger og flyder hen over gulvet. - Der etableres et rigeligt antal stikkontakter for tilslutning af printer + div. edb-anlæg. Pkt. 8. Maler og Istandsættelsesarbejde lejemål ifølge A-reglement. -Johnny har indhentet et tilbud på istandsættelse af et 5 værelses lejemål på kr ,- Prisen baseres på normalistandsættelses procedure iflg. A-reglement Malerarbejde består af 1 x grunder og 1 x dækfarve. (uden grundspærre) Gulvslibning er ekstra arbejde. - HF har udbedt maler Torben Hansen pris på et værelses lejemål. Vedr: Maler priser Loft og vægge males 1gang pr m2 prisen er 51 kr incl moms pr gang I prisen indgår rep af tapet små skader samt fugning, afdækning I prisen er der taget højde for at der er 4 meter til loft og vægge i lejlighederne, Loft vægge males 1g med iso farve /spærregrund prisen for dette 59 kr pr m2 incl moms Gulv fuld afslib +3/lak prisen pr m2 er 148 kr incl moms. Bemærkning fra Jesper modtaget pr. mail den Her har Organisationsbestyrelsen vedtaget at være med i udbud på flytteboliger, og udbuddet er nu afsluttet. Derfor vil i fremadrettet fra 1. april 2015 være tilknyttet den maler der vinder udbuddet, og det samme gælder gulvmanden. Information om hvem der har vundet kommer sidst i denne måned. Derfor er der ikke grund til der indhentes priser til istandsættelse ved fraflytning, på disse 2 områder. Pkt. 9. Status udendørs belysning ved parkeringspladser Varmemesteren har bestilt de nye 30 stk. LED 10W pære hos leverandøren. Alle pære er modtaget og skiftet den 5. januar. Alt er blevet faktureret i regnskabsår Alex gemmer de gamle 23W spare-pære foreløbig som reserve. Belysning på parkeringspladser fungerer nu optimalt og projektet er hermed afsluttet. Pkt. 10. Evaluering aktivitetsliste varmemester. -Grundet at der ikke er så mange åbne opgaver mere på aktivlisten, besluttede HF at der fra januar 2015 kun afholdes hver 14. dag onsdag møde med Alex. Aktivitetslisten er ajourført op til og har således følgende status: - Aktuelle opgaver/projekter = 4 - Afventede opgaver/projekter = 5 - Afsluttede opgaver/projekter = 29 Bestyrelsens var generel tilfreds med de udførte aktiviteter. HF. Dagsorden/Referat best-møde nr januar 2015 Side 3 af 5

4 Pkt. 11. Lejepladsen ved Johnny indhenter tilbud på indhegning af eksisterende lejeplads ved 211 rækken. Der nedgraves et passende antal 10x10 trykimprægnerede stolper. Stolperne graves ca.70 cm ned og behandles med bitumen og støbes eventuel i beton. Inderside forsynes med Cembrit plader som holder faldgruset indenfor lejearealet. Denne løsning er forholdsmæssig billig og langtidsholdbar. Hvem kan lave en lille projektskitse? Johnny beder Firma Danas Byg at lave en projektskitse og oplyser prisen på projektet. Pkt. 12. Varmecentral indretning. - Varmecentral er nu delt med en let skillevæg med en dør i 2 separate rum. Selve varmecentral-rummet er forsynet med nyt LED lysstof armatur og alt er ryddet for løse genstand. Gulvet er fuldstændigt afrenset og malet 2 gange med en lysegrå betonmaling. - Hvad skal der gøres med det første rum? - Kan Alex disponere over rummet og bruge det som ekstra værksted / parkering / lager? - Rummet kan foreløbigt bruges til at male alle brædder til udendørsbelysning. - Andre gode idéer? Bestyrelsen afventer indtil oprydningsarbejdet på det gamle værksted er gennemført. Rummet skal ikke bruges som et permanent ekstra værksted. Foreløbig kan varmemester bruge rummet til at male de brædder til udendørs belysning. Pkt. 13. Vaskeri forbrug Ifølge opgørelsen fra BDK har vaskeriet givet en indtægt på kr ,- i året Driftsomkostning for service består af en enkelt lågpakning som blev skiftet i Forbrug af vand og El kan ikke beregnes da der ikke er installeret separate måler på maskinen. Vaskeriet kører over fælleshusets el-og vandmåler. NB: Skal der monteres separate måler på vaskemaskiner og tørretumbler? Bestyrelsen mener ikke at der skal monteres ekstra bi-måler på vand og el. Omkostningen er for dyrt i forholdet til de gamle maskiner som nu kører på sidste vers. Der er afsat midler til nye maskiner på budgettet i Alternativ kan boligselskabet tilbyde alle beboere at etablere en vaskmaskine i lejemålet. Herefter kan fællesvaskeriet nedlægges. Dette kan tages op som et forslag og punkt på kommende beboermøde i sept Pkt. 14. Eventuelt. -I varmemesterens ferieperiode var der den 2. juledag forsyningssvigt af fjernvarme. VVS Helsingør måtte 2 gange nødtilkaldes og rense hovedfilter på fjernvarmens indgangsrør. Det viste sig at det var stoppet med besynderlige udefinerbare sorte partikler som kom fra Nordforbrændnings hovedledning. Tilsyneladende har der også været problemer på Baunegårdsskolen hvor selve hovedvarmeveksler står placeret. NB: Burde den efterfølgende regning på kr. 5249,- fra VVS Helsingør ikke betales af Nordforbrændning?? HF. Dagsorden/Referat best-møde nr januar 2015 Side 4 af 5

5 Bestyrelsen mener ikke at Borgerbo skal hæfte for den regning, det er trods alt Nordforbrændning som sender det snavs ud i deres hovedledning. Hovedsnavsfilter er monteret direkte på indgangsrøret i selve varmecentralen. Bestyrelsen har den opfattelse at BDK må sende den regning videre til Nordforbrændning. HF skriver til BDK og beder driftschefen at tage affære. - Hvem har eventuel interesse og mulighed i at deltage i BDK Boligkonference i Nyborg? Se materialet som tidligere er tilsendt pr. mail. Der er ingen i bestyrelsen der har tid og mulighed for at deltage i weekendkonferencen. Pkt. 15. Næste bestyrelsesmøde. Næste bestyrelsesmøde: Tirsdag 3. marts 2015 kl HF. Dagsorden/Referat best-møde nr januar 2015 Side 5 af 5