Statsforvaltningens brev af 16.maj 2008 til en borger. Vedrørende Deres j. nr X

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 16.maj 2008 til en borger Vedrørende Deres j. nr X De har i et brev af 5. oktober 2007 som advokat for ovennævnte klaget over, at Vejle Kommune i et brev af 11. september 2007 har fastsat begrænsninger i Deres klients adgang til rette henvendelse til kommunen. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Der er statsforvaltningens opfattelse, at kommunen ikke har dokumenteret behovet for at fastsætte begrænsninger i den telefoniske kontakt til kommunen svarende til én gang ugentligt i modstrid med den praksis, der fremgår af Indenrigsministeriets udtalelse af 5. februar Efter statsforvaltningen opfattelse har kommunen således på dette punkt overskredet grænserne for udøvelsen af skønnet over nødvendigheden af den meddelte begrænsning i kontakten. Der er videre statsforvaltningens opfattelse, at kommunen på eget initiativ er forpligtet til løbende at vurdere, om der fortsat er behov for begrænsninger i adgangen til kontakt med forvaltningen, specielt med hensyn til det absolutte forbud mod personlige henvendelser. TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA JOURNAL NR.: /273 SAGSBEHANDLER: ODSOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: CVR- NR EAN- NR syddanmark@statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: Statsforvaltningen har anmodet kommunen om underretning om, hvad kommunen agter at foretage sig vedrørende disse forhold. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Kommunens afgørelse af 11. september 2007, som er uden underskrift og stilet til Dem, er sålydende: På baggrund af gentagne fremsatte trusler i tidligere Børkop og Egtved Kommuner samt nuværende Vejle kommune, er X nægtet adgang til Vejle Kommune. X kan hver fredag mellem kl blive betjent af Vejle Kommune ved at henvende TELEFONTID: MANDAG- ONSDAG: TORSDAG: F REDAG: TELEFONTIDEN ER I PERIODEN (BEGGE DAGE INCL.): MANDAG- ONSDAG: TORSDAG: FREDAG:

2 sig på tlf: -----, hvilket han telefonisk er orienteret om. Klagevejledning er ikke vedlagt, da beslutningen ikke [kan] påklages til Det sociale Nævn. De har i Deres klage blandt andet gjort gældende, at begrænsningen i adgangen til at rette henvendelse har medført, at Deres klient ikke bliver betjent eller i hvertfald ikke får en korrekt behandling. Dette har igen ført til, at kommunen har afvist at bevilge de ydelser, Deres klient er berettiget til. Statsforvaltningen har i et brev af 22. oktober 2007 anmodet kommunen om en udtalelse. Statsforvaltningen har i den forbindelse samtidig henledt kommunens opmærksomhed på Justitsministeriets brev af 20. september 1995 med bilag samt Indenrigsministeriets udtalelse af 5. februar 1999, specielt side 1 og side 2. Kommunen har i sit svar til statsforvaltningen af 2. januar 2008 oplyst følgende: Som det fremgår af kommunens brev af 11. september 2007 til advokat Y har X gentagne gange optrådt særdeles truende overfor personalet. Som følge heraf vurderede kommunen, at det af hensyn til personalets sikkerhed var nødvendigt at nægte X adgang til kommunen. Til belysning af Xs adfærd vedlægges kopi af følgende sagsakter: Journaludskrifter af og , Brev af til X fra Egtved Kommune. Ansøgning af om ophold i botilbud. Referat af møde med Flydedokken af Det kan endvidere oplyses, at X har benyttet sig af muligheden for at ringe til kommunen 2-3 fredage, samt at det er kommunens opfattelse, at Xs behov for at kontakte kommunen er tilgodeset med den nuværende ordning. Såfremt det modsatte viser sig at være tilfældet, er kommunen naturligvis indstillet på at revurdere sagen. Det fremgår af de nævnte bilag, at Deres klient, hvis leveomkostninger dækkes af førtidspension, i et brev fra Egtved Kommune af 14. februar 2006 er blevet nægtet adgang til at komme uanmeldt på rådhuset i forbindelse med trusler om vold overfor personalet, som blev anmeldt til politiet. Det fremgår videre af sagen, at Deres klient i forbindelse med samtaler med henblik på optagelse i det psykiatriske botilbud, Flydedokken har optrådt truende overfor kontaktpersoner, slået en medarbejder tilknyttet botilbuddet SIDE 2

3 og optrådt truende både verbalt og på anden måde overfor kontaktpersoner og en medarbejder i det daværende Vejle Amt. Den sidstnævnte hændelse blev anmeldt til politiet. I indstillingen om optagelse i boopholdet beskriver klienten sig selv som psykopat med dyssocial personlighedsstruktur samt oplyser om, at han bevidst eller ubevist opsøger konflikter, fordi han ikke ved, hvordan han skal håndtere forskellige situationer, selv om han bliver tilbudt hjælp. Statsforvaltningen har i et brev af 11. januar 2008 anmodet kommunen om en uddybende udtalelse vedrørende begrænsningen af den telefoniske kontakt til kommunen. Statsforvaltningen har henvist til de retningslinier, der fremgår af Indenrigsministeriets udtalelse af 5. februar 1999 om forudsætningen om daglig at kunne opnå telefonisk kontakt til forvaltningen af hensyn til pludseligt opståede problemer. Kommunen har i sit supplerende svar henvist til, at: kommunen ikke finder grundlag for at ændre sin afgørelse af 11. september 2007, uagtet at Indenrigsministeriet i brev af 5. februar 1999 forudsætter, at en borger ikke afskæres fra dagligt at kunne opnå telefonisk kontakt med kommunen. Ved vurderingen heraf har kommunen lagt afgørende vægt på hensynet til medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø, hvilket Arbejdstilsynet i disse år også har særlig opmærksomhed på. Endvidere har kommunen lagt vægt på, at X har benyttet sig af muligheden for at ringe til kommunen 2-3 gange siden afgørelsen blev meddelt for 41/2 måned siden, og at kommunen som tidligere nævnt er indstillet på at revurdere sagen, såfremt der måtte vise sig at være behov herfor. De har ikke kommenteret den korrespondance, statsforvaltningen har ført med kommunen. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006, senest ændret ved 1 i lov nr. 224 af 8. april 2008). Det følger af bestemmelsen, at statsforvaltningen påser kommunernes overholdelse af lovgivningen, d.v.s. såvel skreven som uskreven ret, herunder offentligretlige grundsætninger. SIDE 3

4 Det falder udenfor statsforvaltningens beføjelser at tage stilling til kommunernes skønsudøvelse i det omfang skønnet er udøvet inden for de rammer, lovgivningen sætter. At lovgivningen er skønsmæssig eller vag og elastisk indebærer imidlertid ikke, at kommunerne er retlig ubundet i deres opgavevaretagelse. Tilsynet omfattet således bl.a. en stillingtagen til rammerne for en kommunes anvendelse af en vag og elastisk bestemmelse, om en kommune har overholdt de almindelige offentligretlige grundsætninger, herunder inddraget ulovlige kriterier i skønsudøvelsen, ulovligt sat skønnet under regel og overholdt grundsætningen om saglighed i forvaltningen, lighedsgrundsætningen og proportionalitetsgrundsætningen. Der henvises til Hans B. Thomsen, m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer 2004, side Indenrigsministeriet har i en udtalelse af 5. februar 1999 blandt andet vedrørende én kommunens begrænsninger af en borgers adgang til at rette henvendelse til kommunen udtalt som følger: Udtalt, at det efter Indenrigsministeriets opfattelse følger af almindelige principper for den offentlige forvaltning, at alle borgere har adgang til frit at rette hen-vendelse - personligt, skriftligt eller telefonisk- til en kommune vedrørende kommunale anliggender. I tilfælde, hvor en borgers henvendelser til kommunen antager en sådan karakter, at de udgør en belastning for den kommunale forvaltning, kan en kommune dog efter ministeriets opfattelse ikke være afskåret fra at træffe fornødne foranstaltninger med henblik på at begrænse borgerens adgang til ar rette henvendelse til kommunen. De begrænsninger, der i denne forbindelse kan fastsættes, må alene forfølge saglige formål og ikke have mere indgribende karakter, end hvad der i det konkrete tilfælde anses for nødvendigt for at tilgodese væsentlige hensyn til kommunens forvaltning. Det forudsættes endvidere, at tilfælde, der er ens, behandles på samme måde. For så vidt angår telefonisk henvendelse er det ministeriets opfattelse, at en kommune som udgangspunkt ikke kan begrænse en borgers adgang til at rette telefonisk henvendelse til kommunen. Derimod har borgeren ikke krav på at komme til at tale med en bestemt person med det samme eller på et bestemt tidspunkt. I tilfælde, hvor en borgers telefoniske henvendelser antager en sådan karakter eller et sådant omfang, at de udgør en væsentlig belastning for det kommunale personale, vil kommunen efter ministeriets opfattelse inden for visse rammer være SIDE 4

5 berettiget til at regulere borgerens adgang til telefonisk kontakt med personalet i kommunen. Kommunen vil for eksempel kunne bestemme, at telefonisk kontakt med en medarbejder normalt kun kan ske efter forudgående aftale eller inden for et nærmere af kommunen fastsat tidsrum, eller at alle telefoniske henvendelser normalt besvares af en bestemt medarbejder, for eksempel en chef. Det forudsættes i den forbindelse, at borgeren ikke herved afskæres fra dagligt at kunne opnå telefonisk kontakt med kommune i dennes ekspeditionstid af hensyn til pludseligt opståede problemer, som vedrører et kommunalt anliggende. Endvidere kan varigheden af kontakten begrænses til den tid, der medgår til at afgive og modtage fornødne oplysninger. For så vidt angår personlig henvendelse kan det bestemmes, at fremmøde kun kan ske efter forudgående aftale, alene til en bestemt person, eller under iværksættelse af særlige foranstaltninger, såsom tilstedeværelse af vagter. Efter Indenrigsministeriets opfattelse vil der kunne tillægges straffelovens 265 vedrørende meddelelse af polititilhold og strafsanktionering af overtrædelse af et meddelt tilhold vejledende betydning for spørgsmålet om (adgangen til at fastsætte) begrænsninger i en borgers adgang til at rette personlig henvendelse til en kommune. Der er derimod knyttet store betænkeligheder til helt at udelukke en borger fra muligheden for at forelægge sin sag ved personlig henvendelse, uanset om perioden, hvori der meddeles forbud mod fremmøde, kun er af kortere varighed. Et sådant absolut forbud mod personlig henvendelse må kræve tungtvejende grunde, eksempelvis at borgeren ved sin optræden er til alvorlig gene for forvaltningens personale og/eller publikum. Det bemærkes herved, at det må tilkomme kommunen inden for vise rammer at skønne over, hvorvidt det er påkrævet at meddelelse at sådant forbud til en borger, og at den kommunale tilsynsmyndighed kun vil kunne gribe ind over for kommunen i tilfælde, hvor kommunen klart har overskredet grænserne for dette skøn. Indenrigsministeriet fandt på baggrund af det i sagen oplyste vedrørende omfanget af og karakteren af borgerens henvendelser til kommunen ikke grundlag for at antage, at kommunen ved at fastsætte begrænsninger i borgerens adgang til at rettet telefonisk og personlig henvendelse til kommunen havde overskredet de anførte grænser for udøvelsen af skønnet over nødvendigheden af at meddele begrænsninger, eller at kommunen havde forfulgt usaglige formål ved fastsættelsen af begrænsningerne. SIDE 5

6 Indenrigsministeriet havde dog bemærkninger for så vidt angik den konkrete udmøntning af et af kommunen meddelt forbud mod, at den pågældende borger fremover rettede personlig henvendelse til Social- og Sundhedsforvaltningen, hvilket forbud efter sin ordlyd var absolut og uden tidsbegrænsning. Forbuddet blev ophævet efter 11/2 måneds forløb. Indenrigsministeriet fandt, at tilsynsrådet for så vidt angik det absolutte forbud mod at borgeren rettede henvendelse til Social- og Sundhedsforvaltningen burde have foretaget nærmere undersøgelser med henblik på at tilvejebringe det fornødne grundlag for en bedømmelse af, om kommunen herved havde overskredet grænserne for udøvelse af skønnet over nødvendigheden af det meddelte forbud. Sagen rejser 3 spørgsmål : 1. adgangen til at begrænse den personlige adgang til kommunen 2. adgangen til at begrænse den telefoniske kontakt til kommunen 3. den tidsmæssige udstrækning af begrænsningerne Ad 1. Som det fremgår af Indenrigsministeriets udtalelsen er der knyttet store betænkeligheder ved helt at udelukke en borger for muligheden for at forelægge sin sag ved personlig henvendelse. Et sådant absolut forbud må kræve tungvejende grunde, eksempelvis at borgeren ved sin optræden er til alvorlig gene for forvaltnings personale eller publikum. Statsforvaltningen lægger til grund, at Deres klient gentagne gange har optrådt truende både verbalt og på anden måde overfor medarbejdere i såvel tidligere som nuværende opholdskommuner, hvilket i flere tilfælde har resulteret i politianmeldelser. Statsforvaltningen finder derfor ikke grundlag for at fastslå, at kommunen i sin vurdering af nødvendigheden af et absolut forbud mod personligt fremmøde i forvaltningen efter det oplyste af hensyn til personalets sikkerhed - har overskredet de retlige rammer for udøvelse af skønnet. Ad 2. Som det gælder for begrænsningen i adgangen til personlig fremmøde må indskrænkning i den telefoniske kontakt til kommunen alene forfølge saglige formål og ikke have en mere indgribende karakter end det må anses for nødvendigt for at tilgodese hensynet til den belastning henvendelserne udgør for den kommunale forvaltning. SIDE 6

7 Under disse forudsætninger vil kommunen, som det fremgår af Indenrigsministeriets udtalelse, f. eks. kunne bestemme, at telefonisk kontakt kun kan ske indenfor et nærmere bestemt tidsrum. Det forudsættes imidlertid den forbindelse, at borgeren ikke herved afskæres fra dagligt at kunne opnå telefonisk kontakt med kommunen af hensyn til pludseligt opståede problemer. Kommunen har som nævnt i sin afgørelse af 11. september 2007 besluttet, at al telefonisk kontakt kun kan foregå i et nærmere bestemt tidsrum. Som det videre fremgår af statsforvaltningens korrespondance med kommunen har kommunen - efter at være blevet orienteret om Indenrigsministeriets praksis - fastholdt, at kommunen af hensyn til medarbejdernes psykiske arbejdsmiljø ikke vil ændre sin afgørelse af 11. september Kommunen har endvidere henvist til, at Deres klient kun har benytte sig af muligheden for at ringe 2-3 gange siden afgørelsen blev truffet. Efter statsforvaltningens opfattelse harmonerer beslutningen ikke med proportionalitetsprincippet om, at begrænsningen ikke må være mere indgribende end hensynet til den kommunale forvaltning kræver. Kommunen er således ikke fremkommet med oplysninger, der sandsynliggør eller dokumenterer, at adgangen til daglig telefonisk kontakt til forvaltningen ved pludseligt opståede problemer vil udgøre en så stor belastning for personalet, at der er grund til at fravige den ovennævnte forudsætning i Indenrigsministeriets praksis på området. Statsforvaltningen har i den forbindelse endvidere hæftet sig ved, at de få opringninger i en 4 måneders periode ikke tyder på, at adgangen til daglig telefonisk kontakt skulle medføre særlige gener eller belastninger for den kommunale forvaltning. Ad 3. Forbuddet mod personlig henvendelse og indskrænkningen i adgangen til at rette telefoniske henvendelse til kommunen er truffet uden angivelse af nogen tidsbegrænsning. Kommunen er dog indstillet på at revurdere sagen, såfremt der måtte vise sig behov herfor. Alle borgere har efter almindelige principper for offentlig forvaltning som udgangspunkt fri adgang til at rette henvendelse til en kommune vedrørende kommu- SIDE 7

8 nale anliggender, jf. Indenrigsministeriets udtalelse af 5. februar Da de begrænsninger, der kan fastsættes i denne forbindelse, ikke må have en mere indgribende karakter end der i det konkrete tilfælde må anses for nødvendigt, følger det efter statsforvaltningens opfattelse heraf, at kommunen må anses for forpligtet til løbende at vurdere, om der er behov for lempe de begrænsninger, som kommunen har bestemt i kontakten til forvaltningen. Sådanne overvejelse bør efter statsforvaltningens opfattelse ske på kommunens eget initiativ. Statsforvaltningen anmoder kommunen om underretning om, hvad kommunen agter at foretage vedrørende spørgsmålet om begrænsningen i den telefoniske kontakt, hvor kommunens afgørelse som nævnt må anses for at være truffet i strid med praksis samt vedrørende spørgsmålet om den tidsmæssige ramme for de omhandlede begrænsninger i kontakten. I øvrigt Vejle Kommune har modtaget kopi af denne udtalelse Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort (i anonymiseret form) på statsforvaltningens hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Anne Rasmussen kontorchef /Ole Dupont fuldmægtig SIDE 8