Supplerende kravspecifikation

Transkript

1 SOLRØD KOMMUNE ESDH Supplerende kravspecifikation Bilag 2B April 2007

2 SOLRØD KOMMUNE Indledning... 3 Overordnede mål... 3 Den supplerende kravspecifikation... 5 Vejledning til besvarelsen Krav til dimensionering Solrød Kommunes IT-infrastruktur Netværk Hardware Servere Arbejdspladser Printere Applikationer Databaser Sikkerhed Krav til dimensionering Driftseffektivitet Svartider Leverandørens beskrivelse af evt. forudsætninger til IT-infrastruktur for overholdelse af servicemålene Konvertering fra eksisterende elektroniske journalløsning - Doculive Tekniske data Konvertering fra Doculive til ESDH-system - option Krav til integration med Solrød Kommunes fagsystemer K1-krav til integration med fagsystemer K2-krav til integration med fagssystemer Generelle supplerende krav ift. FESD K1-krav til supplering i forhold til FESD... 15

3 4.2 K2-krav til supplering i forhold til ESDH K2-krav til udviklingsplaner K1-krav til skanningsværktøjer K1-krav til implementering og uddannelse Supplerende K1-krav til sikkerhed og brugeradministration Supplerende K1-krav til arkitektur og snitflader

4 Indledning Solrød Kommune ønsker at anskaffe et ESDH-system, der understøtter mål nedenfor samt lever op til FESD-kravspecifikationen og de supplerende krav fra Solrød Kommunes side beskrevet i dette dokument. Overordnede mål Solrød Kommune har følgende overordnede mål med at indføre et ESDH-system: Sikkerhed for at sagerne og sagernes dokumenter til enhver tid er journaliserede og tilgængelige - med andre ord bedre overblik og bedre sagsstyring som forudsætning for sikker myndighedsdrift. Med indførelse af ESDH skal Solrød Kommunes fremadrettede arkiver være elektroniske uden supplerende papirarkiver med originaldokumenter. Det elektroniske arkiv kan udgøre: En ESDH-arkivering af de sager og dokumenter, hvor der i dag sker en papirarkivering eller arkivering i DocuLive. En fagsystem-arkivering, såfremt fagsystemet har en indbygget sags- og dokumentarkivering, og andre afdelinger/institutioner uden for fagsystemet ikke har brug for tilgængeligheden af sager og dokumenter. Har fagsystemet ikke en indbygget dokumentarkivering, skal sags-, dokument- og journalarkivering ske sideløbende i ESDH. Såfremt ESDH-systemet kan erstatte et fagsystem, skal dette ske. Fastholdelse, udvikling og deling af viden mellem kommunens afdelinger/institutioner og mellem ledere/medarbejdere og derved understøtte og smidiggøre koordinationen. Effektivisering af arbejdsgange både i den enkelte afdeling/institution og i de koordinerende og tværgående arbejdsgange på tværs af afdelinger/institutioner ud fra et lean-afsæt. Understøttelse af en koordineret, åben og helhedsorienteret sagsbehandling dvs. en forbedret servicekvalitet med borgeren i centrum bl.a. i form af at andre end sagsbehandleren i endnu større grad kan give relevant information ved borgerhenvendelser. Understøttelse og opfyldelse af lovgivningens dokumentationskrav i forhold til data- og arkivlovgivningen samt understøtte god administrativ praksis bl.a. ved brug af enkeltsagsprincipper og KL s journalplan. Derudover tilslutter Solrød Kommune sig de opstillede mål som formuleret i FESD-projektet. Solrød Kommune efterspørger derfor en fremtidssikret løsning, som direkte understøtter organisationen i at opbygge og udvikle en mere smidig og effektiv tilrettelæggelse af arbejdsprocesserne både internt i organisationen og på tværs af myndigheder. 3

5 Overordnet kan Solrød kommunes systemtekniske mål for et ESDH-system derfor beskrives med følgende punkter: Systemet skal opleves som et fleksibelt, brugervenligt, intuitivt og effektivt system for såvel rutinerede som ikke rutinerede brugere og som en fordel for den enkelte bruger. Brugerne skal opleve skiftet til elektronisk dokumenthåndtering som et integreret og uundværligt værktøj og derfor en lettelse og smidiggørelse af deres arbejdsgange. Systemet skal fremstå som en helhed for brugeren og ikke som en række individuelle delsystemer. Systemet skal kunne håndtere en tæt integration med de relevante fagsystemer, der måtte findes i den enkelte afdeling/institution ved brug af anerkendte systemuafhængige standarder. Systemet skal hurtigt og effektivt kunne implementeres og vedligeholdes uden nævneværdig brug af ekstern konsulentbistand. Systemet kan håndtere standarder og rammer udmeldt fra Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling (MVTU) vedrørende f.eks. XML og digital signatur. Systemet skal have karakter af i videst mulige omfang at være et standard/rammesystem, der gør det muligt med en forholdsvis begrænset ressourceindsats at tilpasses og implementeres efter brugerorganisationens krav. Systemet skal være fleksibelt i den forstand, at det giver organisationen mulighed for at tilrettelægge arbejdsprocesser relateret til elektronisk sags- og dokumenthåndtering på en måde, som til enhver tid anses for mest effektiv og hensigtsmæssig. Systemet skal understøtte, at den enkelte afdeling/institution smidigt og effektivt kan leve op til den administrative lovgivning, herunder skal systemet have det fornødne sikkerhedsniveau. Systemet skal basere sig på gældende standarder og samtidig være resistent og åben i forhold til en implementering i den offentlige sektors heterogene ITarkitektur, herunder også forskellige IT-driftsformer. Systemet skal have fleksible opsætningsmuligheder, som understøtter organisatoriske og strukturelle ændringer. Systemet skal sikre, at den enkelte bruger anvender den valgte sagsregistreringsmetodik. Systemet skal opfylde de ønskede behov med sin standardfunktionalitet således, at der ikke skal foretages større individuelle Solrød-tilpasninger Systemet skal have en meget høj stabilitet både med hensyn til funktionalitet og oppetid således, at det reelt kan anvendes døgnet rundt alle årets dage. 4

6 ESDH-systemet vil have forskellige opgaver at løse i organisationen. Systemets opgaver er, set fra forskellige synsvinkler, følgende: Fra et sagsbehandler synspunkt skal systemet understøtte de daglige arbejdsrutiner. Det medfører et system, der så nemt og automatiseret som overhovedet muligt f.eks. søger og fremviser relevante sager og dokumenter samt giver et overblik. Systemet skal være i stand til at sende sager og dokumenter videre i (på forhånd fastlagte) workflows, minimere og i videst mulige omfang automatisere registreringsarbejdet samt lette og i videst mulige omfang automatisere udvekslingen af information med andre organisationer. Ydermere skal det skal være mulig effektivt at kunne registrere, styre, håndtere og henlægge alle dokumenter, der er relevante for behandlingen af en sag. Fra et ledersynspunkt skal systemet give mulighed for på en enkel måde at opsamle og afgive ledelsesinformation, herunder statistikker, rapporter, sikkerhedsovervågning mv. Fra et registreringssynspunkt skal systemet sørge for at registrere sager og dokumenter i forhold til den fastlagte registreringssystematik og sikre overholdelse af diverse standarder samt efterleve Statens Arkivers krav til indretning og aflevering i de rette formater mv. Fra et teknisk synspunkt skal systemet være udviklet efter moderne arkitekturprincipper, følge internationale og åbne standarder for IT-udvikling og dataudveksling og være sikret en videre udvikling i denne retning. Det skal samtidig give mulighed for flere forskellige driftsformer. Målene skal ikke besvares særskilt af leverandøren, idet målene er konkretiseret i kravspecifikationen, og leverandørens besvarelsen derfor sker i forlængelse heraf. Den supplerende kravspecifikation Den Supplerende kravspecifikation tager dels afsæt i Solrød Kommunes specifikke forhold i form af IT-infrastruktur, eksisterende journalløsninger og fagsystemer, dels i ønsket om præciseringer i forhold til FESD-kravspecifikationen. FESDkravspecifikationen og Supplerende kravspecifikation er sidestillede. Vejledning til besvarelsen Leverandørens besvarelse af den supplerende kravspecifikation skal i lighed med besvarelsen af FESD-kravspecifikationen med mindre andet er angivet - ske ved brug af bilag 2C. Skabelon til besvarelse af kravspecifikationen (Excell-regneark). Det vil være specifikt angivet, hvis bilag 2D skal benyttes (word-dokument). Alle besvarelser til samtlige krav skal være fyldestgørende besvarede. Det vil sige, at der ikke ønskes henvisninger til andre steder i materialet eller henvisninger, men gerne gentagelser, hvis det findes nødvendigt. 5

7 1. Krav til dimensionering 1.1 Solrød Kommunes IT-infrastruktur Netværk Der er et fysisk net i kommunen til det administrative område. Netværket har den centrale del placeret i Rådhusets maskinstue, hvorfra der er kommunikation til alle institutioner. Der er følgende specifikationer: Kablingen består af PDS formentlig af variabel categori. Dette gælder både Rådhus og øvrige institutioner. Det meste af kommunikationen til institutionerne er baseret på DSL kredsløb fra Hostline. Den teoretiske hastighed er 2,3 Mbit. Frame-relay er protokollen og der er etableret 2 PVC er én til data og én til telefoni. Aktivitetscenteret med de organisatoriske enheder Visitation og Koordination, Daghjem og Dagcenter, Træning og forebyggelse og Køkkenet samt området omkring Uglegårdsskolen er fiberopkoblet. Christians Have Plejecenter og Jersie Skole er opkoblet via FWA fra Danske Telecom. 2 daginstitutioner i nærheden af Christians Have er fiberopkoblet til Christians Have plejecenter. Det kobberbaserede netværk (DSL-kredsløb) er bygget op på udstyr fra et firma der hed VIADUX. Dette firma eksisterer ikke længere. Der er derfor truffet beslutning om at opgradere netværket (teknologisk/båndbreddemæssigt) ved etablering af et nyt netværk. Det vil sandsynligvis blive netværk baseret på fiberforbindelse kombineret med forbedrede kobberforbindelser til de daginstitutioner som ikke vil kunne blive dækket af fiberforbindelser. Alternativt forventes netværket forbedret gennem etablering af et MPLS-netværk fra TDC. Omlægningen af netværket forventes påbegyndt efteråret 2007 med afslutning medio Opkoblingen til Internettet er på 2 Mbit, men planlægges omlagt til minimum 10 Mbit i Hjemmearbejdspladser er p.t. baseret på TDC s Professionel med hastigheder på 2 Mbit/512 Kbit eller 4Mbit/768 Kbit. Enkelte benytter DSL-løsningen som beskrevet ovenfor. Alle der har TDC s ADSL løsning benytter Cisco s VPN Klient. Intranet-/hjemmesideplatformen er baseret på WebtopONE Portal Server, der understøtter Microsofts nye webparts standard indbygget i udviklingsplatformen.net Hardware Aktivt netværksudstyr er fra CISCO og Extreme Networks. 6

8 1.1.3 Servere Der er ca. 35 servere i infrastrukturen, hvoraf hovedparten er placeret i Rådhusets serverrum. Hovedparten af serverparken er rack monterede enheder - Windows 2000 Server eller Windows 2003 server. Al hardware er fra Fujitsu Siemens Arbejdspladser I det administrative net er der tilkoblet ca. 450 PC-arbejdspladser. Antallet af ESDH-brugere er dog sat til 370 brugere, som igen er oprundet til 400 brugere. Hovedparten af maskinparken er på 1,8 Ghz og et mindre antal ligger mellem 1,8 og 3,0 Ghz. De fleste enheder er bestykket med 512 Mb RAM. Der er enkelte med 1 Gb. Nyindkøb fra 2007 bestykkes med 1 Gb. XP Grund image plus et antal brugerspecifikke programmer. Alle programmer udrulles via MSI-pakker Outlook mail/kalender/booking MS Office Personal Com. (3270 kommunikation) Fagsystemer i øvrigt Al hardware er fra Fujitsu Siemens. Solrød Kommune benytter Outlook 2000 SP-3 ( ) som mail- og kalendersystem. Tekstproduktion sker i MicroSoft Office. Pt. benytter kommunen Office 2000, men skifter over til Office Vi arbejder på, at dette sker i efteråret 2007 (før udrulning af ESDH). Alternativt vil opgarderingen sker efter udrulning af ESDH. Det er derfor et K1-krav, at ESDH-systemet både er opgarderet til Office 2007, men fortsat er dimensioneret til Office Evt. ekstraomkostninger til opgardering til Office 2007 vil blive vurderet i forhold til den samlede pris. Dokumentantallet er støt stigende fra år til år Printere Medarbejderne på de større institutioner er tilkoblet en eller flere netværkskopiprintere. Hovedparten af disse printere er udstyret med en skanningsfunktion. En mindre del af disse er endvidere udstyret med faxmulighed. Ikke alle har adgang til en farveprinter. Et mindre antal på de mindre institutioner har en lokal multifunktionsprinter tilkoblet. I løbet af de første 2 kvartaler i 2007, vil Xerox udskifte de eksisterende netværkskopi-printere med nye maskiner som følge af den ind- 7

9 gåede SKI-aftale med Staten, som Solrød kommune har tilsluttet sig pr. 1. januar Alle netværks kopi-printere er fra Xerox af typerne (7228 V_FLX Farve, 7665V_FBHU med stor efterbehandler, 275.V_FLC SH og 4118VX SH).. Alle netværksprintere er laserprintere. Almindelige printere og multifunktionsprintere er fra HP. Disse fungerer som sideprintere Applikationer Overordnet set er installationen en typisk client/server opsætning, dog er et par centrale applikationer baseret på en central procesafvikling. Terminalserver anvendes i en vist omfang. Kommunen anvender en del systemer fra KMD, men har også en lang række systemer fra andre leverandører Databaser De primære databasesystemer er DB2 og MS SQL Server. Der er tre applikationer, der anvender andre databasesystemer Sikkerhed Kommunens backupløsning er baseret på Veritas BackupExec. Dagligt kopieres ændrede data fra produktionsmiljøet til backupbånd. Backup strategien følger normalstandarden dvs. daglig/uge/måned/år. Backup foretages lokalt i Rådhusets serverrum. Al kommunikation ind og ud af kommunens administrative net sker gennem én central firewall i en redundant opsætning. WEB-servere er placeret på egen DMZ. Den centrale maskinstue er forsynet med brandalarmer, brandslukningsudstyr, køling (fugtighed), døralarmer og fysisk sikkerhed. Alle alarmer bliver i løbet af 2007 tilsluttet en alarmcentral. 1.2 Krav til dimensionering Solrød Kommune ønsker med de formulerede servicemål yderligere beskrevet i Bilag 8 Servicemål og bodsbestemmelser følgende dimensionering af ESDHsystemet: Driftseffektivitet Leverandøren garanterer, at systemet er skaleret således, at der efter overtagelsesprøven og i garanti- og vedligeholdelsesperioden kan opretholdes en driftseffektivitet på 98% i systemet Svartider Leverandøren garanterer, at systemet er skaleret således, at svartiderne for hver enkelt af de nedenfor opregnede funktioner vil være mindre eller lig med de an- 8

10 førte maksimale svartider for mindst 95 % af de gennemførte målinger efter overtagelsesprøven og i vedligeholdelsesperioden. Transakti- Beskrivelse/evt. Svartid i se- Servicemål Servicemål onskategori kunder til for opfyldel- for maksimal Forudsætninger brug for be- sesgrad i % svartid i se- regning af kunder opfyldelsesgrad Simpel Svartider ved dokumentoprettelse. 2 sek. 95% 3 sek. Svartider for visning af dokumenter: 1 side Svartider ved sagsoprettelse Søgning efter dokument med kendt nøgle. Søgning efter sag med kendt nøgle Søgning efter alle dokumenter vedr. en sag (ved op til 25 fundne) Almindelig Fritekstsøgning og ét søgeord uden trunkering (ved op til 25 fundne) 3 sek. 95% 4 sek. Svartider for visning af dokumenter: 10 sider Kompleks Svartider for visning af dokumenter: 100 sider 5 sek. 95% 7 sek. Håndteringen af servicemålene er uddybende beskrevet i bilag 8 Servicemål og bodsbestemmelser 1.3 Leverandørens beskrivelse af evt. forudsætninger til IT-infrastruktur for overholdelse af servicemålene På baggrund af ovenstående beskrivelse af Solrød Kommunes IT-infrastruktur samt krav til dimensionering skal leverandøren beskrive, om ESDH-løsningen stiller yderligere krav til IT-infrastrukturen. Besvarelsen skal ske i bilag 2D. Leverandøren skal angive de krav til dimensionering og kapacitet (herunder kapacitetsudvidelser ved mængdeforøgelser), der er nødvendige med henblik på 9

11 opfyldelse af de af kontraktens omfattede garantier, herunder de i bilag 8 angivne servicemål. I det omfang Solrød Kommunes eksisterende udstyr og allerede besluttet indført udstyr opfylder kravene til dimensionering og kapacitet, skal dette angives eksplicit. Derudover skal leverandøren beskrive specifikationer og krav til nødvendig server- og hardwarekapacitet. Solrød Kommunes udgifter til servere- og evt. ekstra hardware vil indgå i vurderingen af den samlede pris. Optimering af ressourceforbrug i forbindelse med indførelse og drift af ITløsninger er et vigtig parameter for Solrød Kommune, hvorfor der lægges stor vægt på ensartethed i hele infrastrukturen. Det er vigtigt, at leverandøren er opmærksom på dette, når det gælder hardware, software, databaser mv. Endvidere skal leverandøren beskrive, hvorvidt den planlagte opgardering fra Office 2000 til Office 2007 enten før udrulningen af ESDH eller efter udrulningen af ESDH har konsekvenser af funktionalitetsmæssig og prismæssig karakter. Det er et K1-krav, at ESDH-systemet senest ved overtagelsen er opgarderet til Office 2007, men dog fortsat er dimensioneret til Office Evt. ekstraomkostninger til opgardering til Office 2007 vil blive vurderet i forhold til den samlede pris. Antallet af brugerlicenser er et antal på 400 ESDH-brugere. Som option skal prisen for udvidelse i bundter på 10 ekstra licenser angives. 2. Konvertering fra eksisterende elektroniske journalløsning - Doculive Solrød Kommune som helhed - anvender ikke i dag et ESDH-system. Sager og dokumenter arkiveres i papirsager med journalisering efter oftest personnummer eller matrikelnummer. Solrød Kommune anvender dog det ikke-vedligeholdte Doculive til registrering af Ledelsessekretariatets emnesager samt til Teknisk Administrations plan-, vej- og vandindvindingssager. I Ledelsessekretariatet benyttes Doculive til registrering af emnesager. Alene sagerne registreres, men ikke sagernes dokumenter. I Teknisk Administration benyttes Doculive til: Plansager: Fra er såvel sagerne som sagernes dokumenter registreret. Indgående dokumenter er indscannet og tilknyttet sagsregistreringen, ligesom de egenproducerede dokumenter er elektronisk arkiveret i Doculive. 10

12 Fra er såvel sagerne som sagernes dokumenter registreret. Indgående dokumenter er ikke indscannet, men registreret. Egenproducerede dokumenter er elektronisk arkiveret i Doculive. Fra 2001 og frem er såvel sagerne som sagernes dokumenter registreret. Hverken indgående dokumenter eller egenproducerede dokumenter er elektronisk arkiveret i Doculive. Byggesager : Såvel sagerne som sagernes dokumenter er registreret i Doculive. Indgående dokumenter er indscannet og tilknyttet sagsregistreringen, ligesom de egenproducerede dokumenter er elektronisk arkiveret i Doculive. Vejsager: Alene sagerne er registreret i Doculive, men ikke de enkelte sagsdokumenter. Vandindvindingssager: Alene sagerne er registreret i Doculive, men ikke de enkelte sagsdokumenter. Den samlede dokumentmasse i Doculive-miljøet fordeler sig som følger: SEA TEA PLAN TEA BYG TEA KORT TEA MILJØ TEA VEJ 805 sager 1097 sager 1265 sager 60 sager 688 sager 139 sager ca dok. Ca. 300 dok. 2.1 Tekniske data Nuværende ESDH-system er DocuLive, version 5.0C (1999) DocuLive fungerer på en NT 4.0 server og består af DocuLive-, PC-Doc- og en Oracle database version 7. DocuLive er modulopdelt, hvor Solrød Kommune kan arbejde i journalfører-, sagsbehandler- og administratordel. 2.2 Konvertering fra Doculive til ESDH-system - option Solrød Kommune vil have behov for, at de arkiverede sagstyper konverteres til ESDH-systemet. Som option anmodes om pris for konvertering. Konverteringen skal ske fra felt til felt og fra organisationsenhed til organisationsenhed. Konverteringen skal baseres på det af KL fælles standardiserede udvekslingsformat beskrevet i Vejledning om konvertering af data mellem ESDH-systemer (13. marts 2006). Vejledningen er udarbejdet i et samarbejde mellem KL og en række ESDH-leverandører. 11

13 Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan overførslen fra Doculive til ESDH-systemet finder sted, herunder i hvilket omfang det sker automatisk og i hvilket omfang det forudsætter manuelle overførsler. Der skal ske en afprøvning af optionen og leverandøren skal derfor foreslå afprøvningsprocedure og godkendelseskriterier. TEA PLAN For de ca. 430 plansager hvor der er tilknyttet dokumenter, skal der ske en konvertering af de ca. 5 vigtigste metadata (dato, titel, KL-journalnummer mv.) for hhv. sager og dokumenter samt alle tilknyttede dokumenter TEA BYG, TEA KORT, TEA MILJØ og TEA VEJ samt SEA Alle sager skal konverteres med de ca. 5 væsentligste metadata (dato, titel, KLjournalnummer mv.) Alle øvrige plansager (uden tilknyttede dokumenter) skal konverteringen ske med de ca. 5 væsentligste metadata (dato, titel, KL-journalnummer mv.) 3. Krav til integration med Solrød Kommunes fagsystemer Solrød Kommune benytter en lang række fagsystemer. Selvom Solrød Kommune har behov for størst mulig integration mellem ESDH og fagsystemer, er kravene formuleret med afsæt i det aktuelle udviklingsstade integrationen mellem ESDH og fagsystemer befinder sig i. Udover de formulerede krav til integrationen skal leverandøren redegøre for evt. Øvrige integrationsmuligheder. Leverandørens besvarelse skal ske ved brug af Bilag 2C - Skabelon til besvarelse af kravspecifikationen. Skabelonen er opbygget i excell med følgende felter: Nr. Beskrivelse af kravet Prioritet /type Opfyldt Delvis opfyldt Ikkeopfyldt Standard Tilretning inden systemet leveres (overtagelsesprøven) Kræver udvikling Bemærkninger Leverandøren skal svare på om det enkelte krav er opfyldt, delvist opfyldt eller ikke-opfyldt. Såfremt kravet er opfyldt, skal det angives om opfyldelse af kravet er: standard i ESDH-løsningen og kravet derfor er opfyldt på tidspunktet for afgivelse af tilbud, eller 12

14 om opfyldelse af kravet kræver en tilretning, som vil være opfyldt som en del af leverancen inden systemet leveres - senest inden overtagelsesprøven. Såfremt kravet er angivet som delvist opfyldt eller ikke-opfyldt, skal leverandøren angive om opfyldelse af kravet kræver: en tilretning, som vil være tilendebragt og afprøvet inden systemet leveres - senest inden overtagelsesprøven, eller en udvikling af ESDH-systemet med angivelse af eventuelt løsningsforslag, herunder pris for tilretning/udvikling (etablering og vedligeholdelse) samt angivelse af version og tidshorisont. Alle besvarelser i samtlige krav skal være fyldestgørende besvarede. Det vil sige, at der må ikke være henvisninger til andre steder i materialet eller henvisninger eller lignende, men gerne gentagelser, hvis det findes nødvendigt. De opstillede krav i såvel FESD-kravspecifikationen som i Supplerende kravspecifikation er prioriteret i en tredeling, der er som følger: Krav, anført ved et K1. Dette er krav, der prioriteres højest. Krav, anført ved et K2. Dette er krav, der prioriteres næsthøjest. Krav, anført ved et K3. Disse prioriteres lavest. Desuden kan der være tale om informationspunkter, markeret ved et I, der skal besvares som led i tilbudsbesvarelsen. 3.1 K1-krav til integration med fagsystemer Ejendoms- og Miljødatabasen, således at der via en samlet integration med E&M skabes integration mellem ESDH og CPR, CVR og BBR Gennem direkte opslag fra ESDH til CPRregisteret skal alle relevante data (navn og adresse) automatisk overføres til ESDH. I borgersager skal det endvidere være muligt gennem direkte opslag fra ESDH til CPRregisteret, at oplysninger om civilstatus og familieforhold også automatisk overføres til ESDH KMD Ejendom Da KMD Ejendom er et overliggende fagsystem, som består af Ejendoms- og Miljødatabase, ESR og Planregisteret skal der fra ESDH-systemet kunne ske opslag direkte i KMD Ejendom med overførsel af oplysninger vedrørende ejendomme dvs. matrikler, bygninger, ejere mv. Opslaget skal vise de data der bliver dannet i kode c182, som er et sammensat billede med oplysning om grunddata på den registrerede ejendom. 13

15 3.1.3 GIS CB-kort ESDH-systemet skal håndtere visning af geografiske data, således at man fra ESDH kan klikke på sagerne og dernæst få dem vist i CB-kort. Kortmateriale skal kunne dannes i PDF-format og derefter gemmes i ESDH-systemet WebtopONE Portal Server Der skal kunne ske en publicering af dokumenter til intranettet og kommunens hjemmeside, som sikrer en automatisk overførsel af dokumenterne arkiveret i ESDH-systemet. Intranet-/hjemmesideplatformen er baseret på WebtopONE Portal Server, der understøtter Microsofts nye webparts standard indbygget i udviklingsplatformen.net. 3.2 K2-krav til integration med fagssystemer Diaform/Dafolo Der ønskes integration med Diaform/Dafolo. Oplysninger fra ESDH-systemet skal kunne flettes direkte ind i Diaform-blanketter fra Dafolo. Den elektronisk udfyldte blanket skal kunne arkiveres i ESDH. Pris skal angives for bundter af 5 blanketter Workbase Jobcenter fra Medialogic Der ønskes integration med Workbase Jobcenter til udveksling af dokumenter og data KMD Boligstøtte Der ønskes integration med KMD Boligstøtte til udveksling af dokumenter og data, bl.a. så data kan overføres til ESDH til brug for standardbreve/skabeloner Geoenviron Der ønskes integration med Geoenviron til udveksling af dokumenter og data. Integrationen mellem Geoenviron og ESDH ønskes på 1) registreringsniveau og/eller på 2) dokumentniveau således at uanset om et dokument er registreret via Geoenviron eller via ESDH gemmes det i samme dokumentsilo og kan hentes fra begge systemer KMD Sag og tilknyttede sociale systemer Der ønskes integration med KMD Sag og tilknyttede sociale systemer til udveksling af data og dokumenter. 14

16 4. Generelle supplerende krav ift. FESD 4.1 K1-krav til supplering i forhold til FESD Emne Henvisning til FESDkravspecifikationen Supplerende krav E-post FESD: Det er et krav, at systemet kan integreres med organisationens e-post system. Det omfatter krav om, at outlook er tilgængelig via ESDH, så man fra ESDH-systemet kan åbne e-post (herunder vedhæftede dokumenter) fra både den personlige postkasse og fra afdelings/ institutionspostkassen og efterfølgende ESDHregistrere post og dokumenter KL s journalplan Kassation Færdige dokumenter og arbejdsdokumenter 5.2 ESDH-systemet skal have indbygget KL s journalplan minimum så den systematiske del, facetdelen og stikordsdelen er indeholdt Det skal være muligt at ændre den kassationsdato, som fremgår af lovgivningen til en selvvalgt senere kassationsdato eller til uendelig 4.2.1, 4.8 og 5.3. Det (arkivering) skal være muligt at skelne mellem det færdige dokument og arbejdsdokumenter/kladder, som begge skal kunne journaliseres. Med mindre den enkelte sagsbehandler vælger andet, skal alene seneste version af et arbejdsdokument/kladde være arkiveret. De bagvedliggende versioner skal kunne hentes frem af sagsbehandleren. Arbejdsdokumenter skal kunne slettes Ud- og indcheckning af dokumenter Journalark Sagsstyring Det skal være muligt at udchecke et dokument i ESDH-systemet til en bærbar pc er med en synliggørelse overfor andre. Efterfølgende skal det være muligt at indchecke dokumentet på ny i ESDH-systemet ESDH-systemet skal indeholde journalarkfunktionen på en måde, så der både er et journalark for hver enkeltsag og at alle journalarkene kan samles under den fælles sag. Den enkelte sagsbehandler skal kunne indbygge sagsstyring med adviser både i forhold til typer af sager og i forhold til de enkelte sager i form af 1) sags- og godkendelsesflow med frister på både sags- og dokumentniveau, 2) overdragelse 3) frister undervejs. Sagsflow skal kunne ledsages af beskeder/bemærkninger, som efterfølgende automatisk skal gemmes 15

17 4.1.8 Brevfletning Dagsordensmodul ESDH-systemet skal muliggøre, at der kan foretages automatisk brevfletning Der skal være mulighed for at registrere dokumenter for senere oprettelse og anvendelse i en dagsorden, enten som dagsordenspunkt eller som bilag til et dagsordenspunkt. Der skal kunne skelnes mellem sager til den åbne og den lukkede dagsorden. Samtidig skal systemet ud fra en nærmere angivet sagsgang være i stand til at danne dagsordener og referater på baggrund af systemets registreringer Dagsordenssystem skal være integreret med mailsystemet med henblik på mødeoprettelse på de forskellige udvalg. Systemet skal således kunne håndtere en kalender eller database med mødetyper og mødetidspunkter, således at dokumenterne kan tilknyttes disse typer og tidspunkter Der skal kunne skelnes mellem ordinære og ekstraordinære møder. Møder som har været afholdt skal ikke være en valgmulighed for sagsbehandleren Den enkelte sagsbehandler skal selv kunne oprette dagsordenspunkter, hvorfor punktet bliver en del af den samlede sag i ESDH-systemet Det skal være muligt at advisere sagsbehandleren efter afholdelse af mødet om punktets afgørelse Dagsordenssystemet skal være en integreret del af ESDH-systemet, og dagsordenssystemet skal kunne tilgås fra f.eks. tekstbehandlingsværktøjet Dagsordenssystemet skal integreres til hjemmesiden og intranet. Herved forstås bl.a. mulighed for publicering til hjemmesiden, således borgerne kan tilgå dagsordener/referater og de tilknyttede bilag på hjemmesiden Det skal være muligt at videresende den samlede dagsorden inkl. bilag fra ESDH-systemet med henblik på at skulle maile den til udvalgte grupper Dokumenter skal på en enkel måde kunne oprettes/registreres som punkter eller bilag til en dagsorden. Det skal registreres på dokumentets oplysninger, at det har været del af en dagsorden Det skal være muligt at indsætte tabeller o.l. i dagsordenspunkterne Bilag skal kunne linkes umiddelbart til de enkelte punkter. Det skal være muligt at benytte forskellige bilagstyper (eks. word, excel, pdf m.m.) Systemet skal kunne håndtere åbne og lukkede punkter og bilag. Et åbent punkt skal kunne laves om til luk- 16

18 ket og omvendt Det skal være muligt at kunne definere hvilke brugere som har adgang til at se lukkede punkter og bilag Dagsordensbestyreren skal have rettigheder til at rette i sagstekster og bilag knyttet til en dagsorden Det skal være muligt at ændre på rækkefølgen/slette punkter i en dagsorden Punkterne til en dagsorden skal efter udarbejdelse kunne gemmes under mødedatoen, indtil den endelige dagsorden dannes Såfremt et møde aflyses, skal punkterne let kunne flyttes til næste mødedato Udskrift af den elektroniske dagsorden skal ske i et præsentabelt/læsevenligt format, så den umiddelbart kan bruges til udsendelse Det skal være muligt at udskrive samtlige bilag til dagsorden i et præsentabelt/læsevenligt format, så den umiddelbart kan bruges til udsendelse Byrådsmedlemmerne skal enkelt kunne gives elektronisk sagsindsigt i dagsordenspunkternes bagvedliggende sager i perioden fra udsendelse af dagsordenen til mødets afholdelse Dagsordenspunkter skal kunne søges frem både via sagen og via mødesagen Rapporter Tilpasning ift. nye FESD-krav Afsnit 4.11 Løsningen skal indeholde et avanceret rapportgenereringsværktøj, der via en veldokumenteret datastruktur giver mulighed for at foretage avancerede udtræk fra databasen. Leverandøren skal redegøre for hvilke konkrete værktøjer, som kan anvendes i forbindelse med udarbejdelse af statistikken. ESDH-systemet skal løbende tilpasses i fuld overensstemmelse med nye FESD-krav, og at denne tilpasning skal ske i umiddelbar tilknytning til offentliggørelsen af nye FESD-krav. 4.2 K2-krav til supplering i forhold til ESDH Emne Henvisning til FESD Supplerende krav 17

19 4.2.1 E-post ESDH-systemet skal kunne genkende allerede journaliserede mails med en advis, hvis samme mail er ved at blive journaliseret på ny KL s journalplan Serviceoplysningsdelen skal være indbygget i ESDH-systemet. 4.3 K2-krav til udviklingsplaner Følgende krav skal besvares ved brug af Bilag 2D Skabelon til besvarelse af øvrige krav. Emne Udviklingsplaner og visioner for systemet Supplerende krav Fra FESD: Det forventes, at konkurrencedeltageren i deres oplæg udarbejder et grundigt visionspapir Leverandøren skal beskrive, hvilke udviklings- og tidsplaner leverandøren har med det tilbudte ESDH-system. Det omfatter som minimum en beskrivelse i forhold til udviklingsområderne beskrevet nedenfor: Det forventes, at leverandøren detaljeret beskriver allerede planlagte og kommende udviklingstiltag (både i form af FESDkrav og øvrige udviklingstiltag derudover, herunder hvilke ressourcer leverandøren løbende sætter af til videreudvikling. For Solrød Kommune står udvikling knyttet til integration med fagsystemer og ESDH-systemets understøttelse af digital selvbetjening særligt centralt. Øget integration med fagsystemer Skærm-dumps fra KMD-systemer og øvrige fagsystemer skal automatisk kunne overføres og arkiveres i ESDH-systemet. 18

20 Rambøll Care KMD Byggesag Integration med Rambøll Care i form af udveksling af dokumenter og data. Integrationen ønskes på dokumentsiloplan. Dvs. hvad enten et dokument arkiveres via Rambøll Care eller via ESDH, skal dokumentet kunne hentes fra begge systemer Integration mellem KMD s Byggesag og ESDH ønskes til udveksling af dokumenter og data. Dels ved direkte opslag, dels ved at der sikres adgang til dokumenter gennem KMD byggesag, selvom dokumenter er arkiveret i ESDH-systemet. KMD Byggesag omfatter KMD-byggesagsstyring og KMD-EOM (BBR), dels WEB baserede systemer som web.lageret.dk og web.tinglysning.dk. Solrød Kommune ønsker inden for de første 2 år efter indførelsen af ESDH reelt at kunne overveje, om ESDH-systemet kan erstatte KMD Byggesagssystem. I beslutningsgrundlaget skal endvidere indgå muligheden for konvertering af byggesagssystemets i dag ca dokumenter CPR Digital selvbetjening Udvikling af integrationen med CPR-registeret således, at når en borgers status ændres for eksempel i forbindelse med flytning eller dødsfald, skal der automatisk gives oplysning dette i ESDH-systemet. Solrød Kommune ønsker, at ESDH-systemet udvikles, så den fælles offentlige indsats for at udvikle og fremme digital selvbetjening i form af borger.dk understøttes. Det omfatter bl.a. modtagelse af elektroniske ansøgninger samt muligheden for borgeren kan få adgang til egne sager. 4.4 K1- krav til skanningsværktøjer Nedenfor er opstillet K1-krav til skanningsværktøjer programmel og hardware. Opfyldelse af kravene skal beskrives i Bilag 2D- Skabelon til beskrivelse af øvrige krav. 19

21 Skanningsprogrammel Skannere Løsningen skal indeholde et skanningsværktøj til indscanning af alle relevante indgående sagsdokumenter, herunder også tegningsdokumenter i andre størrelser end A4 (op til A3) og dokumenter med foto mv. Leverandøren skal anføre, hvilke skannere, der kan anvendes sammen med leverandørens ESDH-system og som minimum opfylder nedenstående krav og forudsætninger: Udover central scanning skal decentral scanning være en mulighed. Solrød Kommune forventer en central scanner placeret på rådhuset, som skal indscanne den indgående post til afdelingerne på rådhuset. Post afleveret i afdelingerne skal den enkelte medarbejder kunne indscanne via nye allerede indkøbte multifunktionsmaskiner fra Xerox Derudover forventer Solrød Kommune at have behov for decentrale ESDH-scannere på 2-4 sagsbehandlende institutioner. Post modtages direkte på disse lokationer. ESDH-skannerne skal som minimum opfylde følgende krav: OCR-scanning (muliggør søgning og bearbejdning) men skal som standard kunne fastlåses. Posten skal kunne scannes med skilleblade/ stregkoder. Maskinel kvalitetssikring af scanningerne, således at dårlig indskanningskvalitet opfanges med mulighed for genskanning. Farvescanner men med mulighed for selv at vælge mellem s/h og farve og med mulighed for sætte S/H som standard. Mulighed for at vælge forskellig opløsning og sætte en standard. Levering af scannere - option Som option ønskes tilbud på leverede, opstillede og indstallerede scannere, der som minimum opfylder kravene ovenfor. Tilbudet skal gives som en rammeaftale for 1 central scanner og 3 decentrale scannere. Leverandøren skal leverere dokumentation og brugsvejledninger på dansk. Der skal ske en afprøvning af optionen og leverandøren skal derfor foreslå afprøvningsprocesdure og godkendelseskriterier. 20

22 4.5 K1-krav til implementering og uddannelse Nedenfor er opstillet K1-krav til implementering og uddannelse. Opfyldelse af kravene skal beskrives i Bilag 2D- Skabelon til beskrivelse af øvrige krav. Implementering Leverandøren skal redegøre for sit erfaringsbaserede tilbud på en effektiv, kvalitetsbetonet og udviklende forberedelses- og implementeringsproces. Først og fremmest skal ESDH-leverandøren tilvejebringe den nødvendige støtte og opsætning af den systemnære implementering af ESDH-systemet. Derudover skal ESDH-leverandøren redegøre for hvordan leverandøren kan bidrage til den organisatoriske implementering til opfyldelse af Solrød Kommunes mål med indførelsen af ESDH, herunder mål om effektviseringer af arbejdsgange Solrød Kommune har i 2007 igangsat et omfattende Lean-arbejde. En række af de valgte lean-projekter vil have en relativ stor sammenhæng med indførelsen af ESDH. Leverandøren skal derfor ud fra et lean-afsæt kunne indgå i et samspil med det valgte konsulentfirma - DIOS og Solrød Kommune. Leverandøren skal beskrive metoder og processer til at gennemføre implementeringen af ESDH Uddannelse Leverandøren skal i forbindelse med ibrugtagningen af ESDHsystemet uddanne brugere, som efterfølgende skal virke som ESDH-superbrugere. Heraf skal uddannes specielt som instruktører og administratorer. Uddannelsen skal både give en uddybende viden om anvendelse af systemet og forslag til hvordan ESDH-systemet kan bruges bredt set til at skabe effektiviseringer. Uddannelsen af superbrugere skal kunne ske i 2 omgange dvs. 2 hold - som følge af udrulningsplanen beskrevet i Bilag 1 hovedtidsplan- og betalingsplan. Herudover skal leverandøren uddanne yderligere 4 IT-tekniske administratorer. Endelig skal leverandøren uddanne ca. 6 personer i dagsordensmodulet og 4-5 personer i indscanningsmodulet. Leverandøren skal levere kursusmaterialet. Solrød Kommune skal have rettigheder til at bruge kursusmaterialet fremover til den interne undervisning af hele organisationens brugere. Leverandøren skal beskrive indholdet og kvaliteten af den tilbudte undervisning. 21

23 5. Supplerende K1-krav til sikkerhed og brugeradministration I dette afsnit beskrives Solrød Kommunes supplerende K1-krav til sikkerhed og brugeradministration. Nedenstående er dog ikke at opfatte som en udtømmende oplistning af kundens krav til sikkerhed og administration og der ændres således ikke gennem nedenstående på de krav, der i øvrigt stilles til løsningen, jf. nærværende bilag samt kontrakt i øvrigt. Leverandøren skal svare på om det enkelte krav er opfyldt, delvis opfyldt eller ikke-opfyldt. Såfremt kravet er opfyldt, skal det angives om opfyldelse af kravet er: standard i ESDH-løsningen og kravet derfor er opfyldt på tidspunktet for afgivelse af tilbud, eller om opfyldelse af kravet kræver en tilretning, som vil være opfyldt som en del af leverancen inden systemet leveres - senest inden overtagelsesprøven. Såfremt kravet er angivet som delvist opfyldt eller ikke-opfyldt, skal leverandøren angive om opfyldelse af kravet kræver: en tilretning, som vil være tilendebragt og afprøvet inden systemet leveres - senest inden overtagelsesprøven, eller en udvikling af ESDH-systemet med angivelse af eventuelt løsningsforslag, herunder pris for tilretning/udvikling (etablering og vedligeholdelse) samt angivelse af version og tidshorisont. Alle besvarelser i samtlige krav skal være fyldestgørende besvarede. Det vil sige, at der må ikke være henvisninger til andre steder i materialet eller henvisninger eller lignende, men gerne gentagelser, hvis det findes nødvendigt. Bilag 2C Skabelon til besvarelse af kravspecifikationen skal benyttes Solrød Kommunes afsæt er indenfor lovgivningens rammer åben adgang for alle relevante brugere til de enkelte sager og dokumenterne deri. Herfra skal tilgængeligheden begrænses, således at alene de relevante medarbejdere har adgang til personsager, personalesager og andre sager med følsomme oplysninger. 5.2 Løsningen skal indeholde sikkerhedsprocedurer, som gør det muligt at tildele brugerne af systemet rettigheder på forskellige funktionsniveauer f.eks. forespørge, ændre, slette (til papirkurv ) inden for forskellige dele af systemet. 5.3 Rettighederne skal kunne tildeles på individuelt niveau, organisatorisk niveau og brugerprofilniveau (roller). Den sagsansvarlige skal derudover let kunne ændre rettigheder til andre relevante brugere fx. i forhold til emnesager som der arbejdes med på tværs af afdelinger og institutioner. 22

24 5.4 Den enkelte sagsbehandler skal let og enkelt kunne sætte adgangsbegrænsninger på et enkelt dokument i en sag, som der ellers er generel tilgængelighed til. 5.5 Grundrettighedsopbygningen skal ske fra Active Directory, således at der er integration mellem ESDH-systemet og til AD en via en LDAP kompatibel directory service. Dels for at understøtte single sign-on, dels for at brugere kun oprettes én gang. 5.6 Leverandøren skal beskrive hvordan administration af brugerprofiler, set-up, værdilister m.v. foretages i løsningen. 5.7 Når brugeren er lukket ind i og er kendt (authenticated), så skal der være adgang til alle de services, som brugeren har rettigheder til uden yderligere login. Hvis der bruges funktioner eller data fra andre systemer og/eller på andre platforme, skal servicen være i stand til at logge ind på disse platforme på vegne af brugeren. Virkningen for brugeren skal være, at brugeren kun oplever at logge på én gang (single sign-on). 5.8 ESDH-systemet skal være forsvarligt lukket for offentligheden/omverdenen, men forventes at kunne tilgås af ansatte med opkoblinger hjemmefra/eventuelt fra en vilkårlig browser 5.9 Leverandøren skal redegøre for forslag til sikkerhedsstrategi på dette område, herunder stillingtagen til brug af: VPN SSL Digital signatur/tokens Leverandøren skal give forslag til sikkerhedsmæssig opsætning af systemet med angivelse af nødvendige tiltag omkring netværkssegmenter (LAN, DMZ, Internet) brug af replikering, forbindelse via VPN m.v Leverandøren skal sørge for, at applikationen ikke indeholder utilsigtede indgange (som f.eks. bagindgange, shortcuts, genveje), som gør det muligt for uautoriserede personer at omgå systemets adgangs- og sikkerhedsfunktioner. 6. Supplerende K1-krav til arkitektur og snitflader Nedenstående er ikke at opfatte som en udtømmende oplistning af Solrød Kommunes krav til arkitektur og snitflader og der ændres således ikke gennem nedenstående på de krav der i øvrigt stilles til løsningen, jf. nærværende bilag samt kontrakt i øvrigt. Dataudveksling og brug af services fra andre systemer skal i videst muligt omfang baseres på XML og Web Services. Hvor dette fraviges skal det ske med bag- 23

25 grund i eksplicitte valg og begrundet (performance, tilgængelige standardmoduler eller tilsvarende). Det skal være muligt at implementere sikre webservices baseret på SSL og digital signatur. Det skal være muligt via webparts, portlets og/eller Web services at tilgå funktionalitet i andre it-applikationer. Leverandøren skal redegøre for brug af standarder i forbindelse med dataudveksling og integration. 24