I gennem flere år har der været arbejdet for at finde en løsning på de konstaterede indeklimaproblemer på Vordingborg Rådhus.

Transkript

1 Ideskitseoplæg for administrationen i Vordingborg Baggrund: KB beslutning af 09 oktober 2014, vedtagelse af budget Indeklima på Vordingborg Rådhus I gennem flere år har der været arbejdet for at finde en løsning på de konstaterede indeklimaproblemer på Vordingborg Rådhus. Der er enighed om, at løsningen her og nu ikke er at bygge et nyt stort Rådhus. I stedet er der afsat 20 mio. kr. på anlægsbudgettet til finansiering af en alternativ løsning. Som led i en alternativ løsning undersøges muligheden for at flytte medarbejderne fra rådhuset i nye lejede (eller købte) lokaler centralt i byen og udbyde rådhuset og parkeringspladser til salg for et byudviklingsprojekt med fx byggemarked og dagligvarebutik på arealet. Jf. ovenstående skal det samtidig undersøges, om Borgerservice med fordel vil kunne flyttes til lokaler centralt i Vordingborg. Oplæg til tiltag for at kunne opfylde beslutning: Udbud af rådhus med tilhørende parkeringspladser: Formålet med udbud af rådhus med tilhørende parkeringspladser er at skabe mulighed for i stedet at etablere dagligvarebutik og byggemarked på arealet. Samtidig får kommunen realiseret værdierne i grunden frem for at renovere på det gamle rådhus, som aldrig med mindre der bruges rigtig mange penge - kommer til at understøtte en moderne drevet administration. Endvidere vil det, at få yderligere aktivitet ind i byen, være med til at understøtte handlen og omsætningen i Algade. I forbindelse med evt. salg af rådhuset med tilhørende parkeringspladser, har Nybolig erhverv udarbejdet oplæg til udbudsmateriale. (bilag) Det anbefales at kommunen fortsat har et offentligt P-areal til rådighed, på 15 m. parallelt med Coop`s østfacade, således at der kan etableres 24 kommunale / offentlige P-pladser, med indkørsel fra Vævergangen. Dette såfremt Coop`s ønske, om indretning af butikker i tidligere Kvickly, på et senere tidspunkt skulle blive aktuelt igen. Tidsplan for udbud afhænger af hvornår kommunen forventer, at der er reelle købere/budgivere til stede på markedet, således at kommunen undgår at få bud ind der ligger langt under markedsprisen og med risiko for at købers projekt ide så ikke bliver gennemført.

2 En eventuel overtagelsesdag skal tilpasses den øvrige valgte proces for flytning af borgerservice og tidsplan for gennemførelse af et genhusningsprojekt til rådhusets medarbejdere. Borgerservice flyttes til central placering i midtby: Borgerservice (18-20 medarbejdere) flyttes til bymidten med et formål at skabe yderligere aktivitet i bymidten, ved at trække de borgere til gaden, som har ærinde i Borgerservice. Endvidere vil det være muligt at give borgerne bedre forhold, idet de nuværende venteforhold ikke er tilfredsstillende. Der er fra Borgerservice modtaget en beskrivelse af hvad en nutidig indretning af en Borgerservice kræver af lokaliteter for at kunne leve op til en fremtidig og optimal borgerservicering. (bilag) Det vil i samme øvelse give god mening at overveje en flytning af Vordingborg Erhverv (5-6 medarbejdere), p.t. placeret på Marienbergvej, til sammen lokalitet, dog i egne lokaler men med den fordel der ligger i at kunne benytte samme personalefaciliteter og mødelokaler. Det er ved en gennemgang af ledige erhvervslejemål i bymidten konstateret at der alene p.t. er to ledige lejemål der egner sig til formålet. I begge tilfælde vil det kræve større eller mindre renoveringer/ombygninger som ved indgåelse af lejeaftale vil kunne gennemføres ved forlængelse af evt. uopsigelighedsperiode. Der peges på to adresser i Vordingborg centrum. (bilag) Det mindste lejemål kan alene rumme Borgerservicefunktion og det noget større lejemål kan rumme både Borgerservice og evt. Vordingborg Erhverv. Vordingborg Erhverv lejer p.t. 270 m2. og har 18 måneders opsigelse på nuværende lejemål. Det større lejemål har gode adgangs og P-forhold. Der skal påregnes udgifter til depositum, lejeudgifter, etableringsomkostninger og afledt drift i forbindelse med evt. beslutning om overtagelse af lejemål. Der må forventes lejeaftale med en uopsigelighedsperiode. Der udestår realitetsforhandlinger med udlejere. Inden indgåelse af lejeaftale skal det, i samarbejde med Borgerservice og evt. Vordingborg erhverv, planlægges nærmere hvornår en indflytning skal ske. Endvidere skal der tilvejebringes driftsøkonomi. En tidsramme fra beslutning er mellem 5 6 mdr.

3 Ved salg af rådhus er genhusning nødvendig: Afledte konsekvenser ved salg af rådhus medfører nødvendig genhusning af ca. 110 medarbejdere til andre lokaliteter. (forudsat at Borgerservice flytter til andre lokaler) Genhusning kan ske ved at leje sig ind i eksisterende ledige private kontorlokaliteter på flere adresser eller ved at genhuse i letbyggeri på et egnet grundareal som p.t. ejes af kommunen. Behovet for genhusning er ca m2. ó 22 m2. / medarbejder. Genhusning i private lejemål viser sig at blive problematisk, da der p.t. ikke findes egnede ledige lokaliteter i Vordingborg by, der ikke uden store investeringer i ombygninger/renovering, egner sig til administration for 110 medarbejdere. Det ses ej heller som en løsning at administrationen spredes over flere mindre lejemål. Der peges i stedet på en genhusning i lejet letbyggeri på egen grund, hvor letbyggeriet opføres efter nugældende krav i bygningsreglement Umiddelbart er der to mulige placeringer der kan komme på tale, hvor kommunen selv ejer arealet. Der skal regnes med en lejeperiode, på max. 3 år. Projektet skal udbydes efter gældende udbudsregler. 1. Panteren (kortbilag) 2. Langebæk i tilknytning til eksisterende administration (kortbilag) Forslag 1: Panteren har en central placering med god infrastruktur og stationsnærhed. Flere arealer kan efter forudgående godkendelse anvendes til bebyggelse. Der peges på arealer hvor der er foretaget nedrivning og hvor byggegrube efterfølgende er opfyldt, med komprimeret nedknust rent materiale, til en styrke der kan anvendes til bebyggelse. Endvidere er tilslutningsforhold til forsyninger og mulighed for etablering af optimale tilkørsels-, P-forhold og opholdsarealer i sammenhæng med den fremtidige anvendelse til stede. Forslag 2: Det er også muligt at placere på kommunale arealer i Langebæk ved nuværende administrationsbygning, hvilket dog efter nærmere granskning af forholdene, vil skabe problemer med etablering af yderligere P-arealer og inddragelse af en meget stor del af udearealerne til placering af letbyggeriet. Endvidere vil etableringsomkostningerne overstige forslaget ved en placering på Panteren, idet der skal tilvejebringes yderligere opgradering af el-installationen (AMP-tilslutningsafgifter), kloakforhold og P- og adgangsforhold. Mindre god infrastruktur, uden stationsnærhed, dårlig IT dækning og ingen indkøbsmuligheder er også et parameter der bør tages hensyn til. Genhusning af medarbejdere og valg af placering for genhusning afhænger af beslutning om udbudsforløb for salg af rådhus med parkeringspladser. Efter endelig indgåelse af salgsaftale og deponering af købesum, skal der forventes en måneders udbuds- og byggeperiode inden genhusningsbyggeri kan tages i brug.

4 Marienbergvej: Jobcenteret på Marienbergvej holder til i et rimeligt dyrt lejemål, der tidligst kan opsiges 15. dec med et års varsel, til udflytning 15 dec Det nuværende lejemål vil kunne opsiges med den nævnte varsel og evt. fraflyttes for dermed at komme ud af et dyrt lejemål. Samtidig frigøres deponeringsmidler på 16,1 mio. kr. Muligheden for at projektere et erstatningsbyggeri kan tænkes på flere adresser i kommunen, og ved valg af placering bør målgruppens behov og tilgængelighed indtænkes. En mulig egnet placering kunne være på Panteren. Et erstatningsbyggeri vil, med brug af huslejeudgifter, driftsomkostninger og frigivelse af deponeringsmidler umiddelbart give en god business-case. Ud over en positiv businesscase, vil denne løsning kunne understøtte Panteren ved at, bringe aktiviteter ind på området dels i form af medarbejdere, dels i form af besøgende i jobcentret, dels i form af jobcentrets brug af faciliteter på Panteren i deres aktiverings- og afklaringsarbejde. Endelig kan byggerierne optimeres, da der vil kunne anlægges fælles konferencefaciliteter, fælles cafe, fælles parkering, fælles teknikanlæg mv. i byggeriet sammen med et kommende vandhus. Ved projektering af et nyt Jobcenter på Panteren vil det samtidig være muligt at indtænke mulighed for en yderligere udbygning, når eller hvis der ikke findes en varig løsning til Rådhusets personale. Denne vil dog først kunne gennemføres, når der er tilvejebragt økonomi til det. Det er der ikke i det nuværende budget, som det er besluttet for årene frem til Det skal undersøges i hvilken form et sådant projekt kan gennemføres i. Eksempelvis hvilke perspektiver der ligger i et OPP eller OPS samarbejde. Dette forhold undersøges sammen med igangværende Panterprojekt. Tidsplan afhænger af Panterprojektets fremdrift og beslutninger om det videre forløb.

5 Arbejdsmiljøet på rådhuset status: Arbejdstilsynet var på aftalt besøg på rådhuset d. 09 oktober 2014, for gennemgang af arbejdsmiljøet på Rådhuset. Efter Arbejdstilsynets besøg har kommunen efterfølgende d. 20. oktober modtaget høringsbrev fra Arbejdstilsynet hvor det tilkendegives at man overvejer at give virksomheden påbud om: At træffe foranstaltninger til nedbringelse af temperaturen i køkkenet hos Intern service. At sikre, at der foretages undersøgelser af indeklimaet på rådhuset At sikre, at der foretages effektiv rengøring i IT-afdeling Der er taget hånd om første og sidste dot. Køleflade til luftskifte i køkkenet er bestilt og der er lavet aftale med IT og rengøring om oprydnings- og rengøringsprocedure således at en effektiv rengøring af lokalerne kan foretages. Hvad angår andet dot, undersøgelse af indeklima på rådhuset, er Arbejdsmiljøcenteret blevet kontaktet for igangsætning af indeklimaundersøgelse på baggrund af teksten i Arbejdstilsynets forventede undersøgelsespåbud. For at modvirke kulde og trækgener, i den kommende vinter, er der efter aftale igangsat følgende tiltag på Rådhuset. Der er udført trimning og regulering af varmeinstallationsanlægget. For yderligere at modvirke kulde og træk fra kold forbindelsesgang, ved hovedindgang, ved indgang fra Valdemarsgade og ved adgang til de enkelte fingre, opsættes varmlufttæpper. Disse tiltag finansieres af APV puljen og arbejdet er igangsat.