Byrådet besluttede den 12. august 2014 at iværksætte projekt: Muligheder for ændring af rådhus. Projektet blev opdelt i 3 undersøgelsesscenarier:

Transkript

1 Notat vedr. Rådhusprojekt Vejen Kommune Dato: Byrådet besluttede den 12. august 2014 at iværksætte projekt: Muligheder for ændring af rådhus. Projektet blev opdelt i 3 undersøgelsesscenarier: - Renovering af eksisterende rådhus. - Udvidelse af den eksisterende bygning, så der som minimum skaffes plads til nuværende afdelinger, samt Teknik & Miljø. - Nedrivning af eksisterende bygning og opførelse af ny bygning. Der skal som minimum skaffes plads til nuværende afdelinger, samt Teknik & Miljø. På byrådsmødet den 10. marts 2015 besluttede byrådet, at der arbejdes videre med scenarie 2 med tilføjelsen, at der på et senere tidspunkt afgøres, hvilke funktioner, der skal samles i bygningen. I scenarie 2 er der plads til mellem 178 og 180 arbejdspladser. P-forholdene er under afklaring. Banedanmark er kontaktet med henblik på at afdække mulighederne for at etablere parkeringsanlæg på arealet ved siden af banen. Der opstilles 3 forskellige modeller for sammensætning af funktioner og sammenhænge i rådhusbygningen med anførelse af fordele og ulemper for hver model. Model 1: Nuværende medarbejdere (68), Teknik & Miljø (71), Bygningsservice & Beredskab samt IT & GIS (35), i alt 174 medarbejdere. Fordele: Mulighed for tæt samarbejde, informations-/ og vidensdeling mellem Teknik & Miljø, Udvikling & Erhverv og Bygningsservice & Beredskab. Udvikling & Erhverv arbejder primært med den strategiske og overordnede planlægning, mens Teknik & Miljø beskæftiger sig med den planlægningsmæssige, implementerende og udførende del. Teknik & Miljø og Udvikling & Erhverv arbejder tæt sammen ift. planlægning, tiltrækning af virksomheder og landdistriktsudvikling. Planstrategien og kommuneplanen udarbejdes i samspil mellem de to afdelinger, hvor Udvikling & Erhverv har ansvaret, men Teknik & Miljøs faglige medarbejder indgår i projekt- og arbejdsgrupper. De to afdelinger udarbejder i fællesskab en målrettet markedsføring med salgsmateriale og efterfølgende forhandlinger for tiltrækning af potentielle virksomheder til Vejen Kommune. Landdistriktskoordinatoren sidder i Udvikling & Erhverv, men den største arbejdsmængde i landdistriktsudvikling udføres i Teknik & Miljø. Kultur & Fritid og Teknik & Miljø arbejder tæt sammen om udvikling og drift af idrætsanlæg, herunder samspil med idrætsforeningerne. Endvidere er der et tæt samarbejde om events, koncerter og arrangementer. Der er flere samarbejdsflader mellem Teknik & Miljø og Bygningsservice & Beredskab i forhold til faglige samarbejder og sammenhænge. 1

2 Den brandtekniske byggesagsbehandling udføres i Bygningsservice & Beredskab, mens den almindelige byggesagsbehandling finder sted i Teknik & Miljø. Teknik & Miljø og Bygningsservice & Beredskab arbejder sammen om projekter med bl.a. koordinering af plantekniske løsninger i nybyggeri, tilbygning og ombygning. Ved samling af de 3 afdelinger kan der opnås større sammenhæng, synergier og helhed i opgaveløsningerne, hvor de faglige kompetencer vil kunne komme mere i spil i det tværgående samarbejde på et mindre formelt niveau end i dag - også i forhold til understøttende funktioner som IT, GIS og økonomi. Der vil være en effektivisering af arbejdet ved, at dobbeltfunktioner undgås. Der vil være mulighed for at udvikle samarbejdet og opgaveløsningerne i forbindelse med byudvikling samt driftsplanlægningen af kultur og fritidsområder, herunder events. Bygningsservice & Beredskab samt IT & GIS kan frigøres af Lindetorvet, der er til salg og kan anvendes til erhverv eller boliger. Lokalplan 232 giver mulighed for at etablere boliger på 1. sal med udnyttelig tagetage. Områdekontor Holsted kan blive omdannet til et aktivitetscenter for ældre, på linje med de aktivitetscentre, som er placeret i Brørup, Rødding og Vejen byer. Samtidig er der godkendt et nyt lokalplanforslag til høring for området ved Åhaven i Holsted, som huser Vestergade 17. Området bliver indrettet til boliger, og der vil være behov for at skaffe andre lokaler til de foreninger, som i dag bruger Vestergade 17. Ulemper: Vejen Kommunes største mødelokale (torvesalen) og IT s kursuslokale på Lindetorvet forsvinder. Model 2: Nuværende medarbejdere (68), Jobcenteret (ca. 80), Borgerservice (45), i alt 193 medarbejdere. Fordele: Mulighed for tæt samarbejde mellem Borgerservice og Jobcenter. I dag er der lovgivningsmæssigt en række snitflader mellem Borgerservice og Jobcenteret. Opgaverne løses ved koordinering mellem de to afdelinger, hvor medarbejderne bruger samme sagsbehandlingssystemer og koordinerer via mail, telefon og møder. Borgerservice har telefonomstillingen for Jobcenteret. Ved at sidde i samme bygning vil koordineringen kunne smidiggøres og medarbejderne vil lettere kunne mødes. På sigt vil der kunne ses på arbejds- og sagsgange. Borgerservice og Jobcenter kan frigøres af nuværende lejemål og årlige lejeudgifter, svarende til kr for Borgerservice og kr for Jobcenter (budget 2015) Lejeudgifter for Jobcenter består af kr for nuværende lejemål samt kr for det nye lejemål i stueetagen Nørregade 9. Ulemper: 193 medarbejdere i rådhuset er mange ift. det samlede antal kvadratmeter. Der er en række bygningsmæssige krav, der skal være opfyldt, som er udløst af de særlige opgaver de to afdelinger har. Kravene følger af, at der skal være stor diskretion ift. borgerbetjeningen, der finder sted, herunder: 2

3 Lokaler skal sikre, at der kan opretholdes diskretion i forbindelse med mange samtaler. Opretholdelse af sikkerheden med flugtveje for medarbejderne. Etablering af selvbetjeningsareal med fornøden diskretion. Den ændrede lovgivning på beskæftigelsesområdet bevirker, at der skal gennemføres væsentlig flere samtaler med borgerne. Ombygningen af rådhuset vil ikke kunne honorere dette og der skal findes alternative mødelokaler uden for rådhuset. De to afdelinger har tilsammen mellem og besøgende om året. Borgerservice har pt m2 til rådighed, mens Jobcenter kan benytte 2366 m2, tilsammen i alt 3854 m2, hvilket svarer til 96 % af etagearealet i det nye rådhus. Jobcenterets areal udgør både nuværende lejemål og det nye lejemål i Nørregade 9. Der bliver således behov for indskrænkning af arealet til rådighed for begge afdelinger. Afdelingerne på Lindetorvet forbliver, hvor de er, men risikerer at skulle flytte, da bygningen er sat til salg med en vurderingspris på kr. 6 mio. Modellen bevirker, at der ikke vil blive plads til aktivitetscenter i Holsted, jf. model 1. Model 3: Nuværende medarbejdere (68), Teknik & Miljø (71), Borgerservice (45), i alt 184 medarbejdere. Fordele: Mulighed for tæt samarbejde mellem Teknik & Miljø og Udvikling & Erhverv som nævnt i model 1. Borgerservice kan frigøres af nuværende lejemål og årlig lejeudgift, svarende til kr (budget 2015) Områdekontor Holsted kan blive omdannet til et aktivitetscenter for ældre, på linje med de aktivitetscentre, som er placeret i Brørup, Rødding og Vejen byer. Ulemper: 184 medarbejdere i rådhuset er mange ift. det samlede antal kvadratmeter. Behovet for borgerbetjeningsområde med diskretionsarealer kræver særlige krav til indretningen af bygningen. Afdelingerne på Lindetorvet forbliver, hvor de er, men risikerer at skulle flytte, da bygningen er sat til salg med en vurderingspris på kr. 6 mio. Generelt: Det renoverede rådhus skal indrettes fleksibelt, så det kan matche de fremtidige funktioner. Derfor er det ikke nutidens behov alene, som skal bestemme husets indretning og opbygning. Fremtidens krav til den offentlige administration, nye arbejdsformer og metoder og i det hele taget et hus, som kan indrettes fleksibelt og ændres uden de store omkostninger. 3

4 De forskellige funktioner og selve indretningen af rådhuset bearbejdes først, når der er valgt model, fordi de enkelte afdelinger har forskellige behov for bl.a. indretning af arbejdsplads, størrelsen af arbejdspladsen, afskærmning, mødefaciliteter og arkivplads. IT netværket i rådhuset skal bestå af en kombination af faste og trådløse forbindelser, der imødekommer forskellige behov for medarbejderne, hvilket giver mulighed for at flytte funktioner uden, at det giver netværksproblemer. Medarbejderne på rådhuset skal flyttes og genhuses i hele byggeperioden, så der skal findes egnede kontorlokaler til leje, hvor det forudsættes, at der skal findes et areal svarende til ca m2 i etageplan. Byrådsmøder kan eventuelt afholdes i andre eksisterende lokaliteter. I tilfælde af, at der ikke kan findes et tilstrækkeligt stort lejemål til alle medarbejdere på Vejen Rådhus, kan der blive brug for at leje flere mindre lejemål. Lejeprisen for kontorlokaler i Vejen er normalt ca. 400 kr/m2, så lejeprisen forventes at blive omkring kr. ekskl. forbrug pr. år. Flytteudgifterne pr. arbejdsplads for 2 gange flytning udgør ca kr., altså i alt ca kr. for rådhusets 68 medarbejdere. Hertil kommer flytning af de øvrige administrative medarbejdere fra de nuværende arbejdspladser - afhængigt af den valgte model. Etableringsomkostninger for nye arbejdspladser med bl.a. hæve-/ sænkebord, reolplads og kontorstol udgør ca kr. pr. arbejdsplads. Det forventes, at kontorinventaret er nyt, mens inventar i mødelokaler mm. er delvist genbrug. Finansieringsmodeller for et kommende rådhusbyggeri. Det samlede budget for ombygning og udvidelse af rådhuset er ca. 90 mio. kr. Omkostninger til anskaffelser af computere, mobiltelefoner etc., samt inventar og flytteomkostningerne, og indretning af p-plads indgår ikke i de 90 mio. kr. Indretningen af p-pladsen er budgetsat til 2,1 mio. kr. + køb af grund er estimeret til kr., de øvrige omkostninger løber op i 2,8 mio. kr. Heraf kan en del finansieres inden for eksisterende budgetter. Samlet er omkostningerne på 95 mio. kr. Finansieringen kan fremkomme ved, at: kommunen sparer op til byggeriet over kassebeholdningen. Der er allerede reserveret 18,2 mio. kr. fra regnskab I budget er der et udisponeret anlægsbeløb i 2017 på 12,8, i 2018 på 45,4 og i 2019 på 60,9 mio. kr. I alt 119,1 mio. kr. kommunen får en lånedispensation, så der kan lånes til en evt. restfinansiering. 4

5 Lånebekendtgørelsen stiller krav om lånerammer eller deponering, når der indgår ekstern finansiering. Der kan opnås dispensation til deponeringen ved at søge ind til de puljer, som afsættes til investeringer i kommunerne. Der er som minimum 3 puljer: 1. Den generelle låneramme, som udmeldes i regeringsaftalen. 2. Puljen til borgernære projekter og kvalitetsfondsmidlerne. For at få dispensation ift. de to puljer kan Vejen Kommune søge til biblioteksprojektet 32 mio. kr. Da der er afsat 32 mio. kr. i budgettet vil dispensationen så bruges på låntagningen til rådhuset. Endvidere vil der kunne gives dispensation til andre anlægsbudgetter. 3. Pulje til energirenovering, hvor der kan lånes til de energirenoveringer, som vil ske på det eksisterende rådhus. Et overslag over udgifter til energirenoveringen er på 12 mio. kr. Nedenfor er beskrevet konsekvenserne af at låne restfinansieringen. Låntagning Finansieringsbehov Opsparing regnskab 2014 Behov for låntagning 95 mio. kr. -18 mio. kr. 77 mio. kr. Låntagningen på 77 mio. kr. vil over 25 år med fast rente have en årlig ydelse på: 4,0 mio. kr. Der skal søges dispensation til låntagningen i det omfang Vejen Kommune ikke har låneramme til det fulde beløb på 77 mio. kr. I det omfang der ikke opnås dispensation skal der deponeres. Finansiering af ydelsen. Alt efter, hvilken model Vejen Kommune vælger vil det være muligt at rejse delvis finansiering af den årlige låneydelse ved sparede udgifter til bygningsdrift og husleje i de lejemål, som vi forlader. Derudover skal der findes finansiering ved reduktion af normeringerne. Model 1: De nuværende funktioner, Teknik & Miljø og Bygningsservice & Beredskab. De årlige bygningsdriftsudgifter på Lindetorvet inkl. alt udgør kr. Hvis bygningen rømmes, men ikke sælges vil der være en besparelse på kr. Beløbet vil være kr., hvis bygningen bliver solgt. Dertil kommer en forventet salgsindtægt. Lindetorvet er sat til salg for 6 mio. kr. De årlige bygningsdriftsudgifter til områdekontoret i Holsted er kr. Bygningen er omtrent dobbelt så stor som Aktivitetscentret i Rødding. Hvis vi antager, at det 5

6 kommende aktivitetscentret skal have samme størrelse og den resterende del af bygningen lejes ud eller rives ned vil der være en besparelse på kr. I alt en mulig medfinansiering på enten kr. eller kr. Model 2: De nuværende funktioner, Jobcentret og Borgerservice. De årlige huslejeudgifter til hhv. Borgerservice og Jobcenteret udgør kr kr. I alt en mulig medfinansiering på kr. Model 3: De nuværende funktioner, Borgerservice og Teknik & Miljø. De årlige huslejeudgifter til Borgerservice udgør kr. Besparelsen på områdekontoret i Holsted ved halv brug er på kr. I alt en mulig medfinansiering på kr. Forudsætningen for ovenstående beregninger er, at udgifterne til bygningsdrift på det kommende rådhus vil være uændret da det er muligt at energioptimere hele bygningen. Opsummeret i et skema: Model 1 Model 2 Model 3 Finansieringsbehov 4,0 mio. kr. 4,0 mio. kr. 4,0 mio. kr. Driftsbesparelse 1,2 mio. kr. 2,0 mio. kr. 1,5 mio. kr. Manglende finansiering 2,8 mio. kr. 2,0 mio. kr. 2,5 mio. kr. Normeringer 5,8 stillinger 4,2 stillinger 5,2 stillinger Hvis låntagningen skal tages over 10 år ser regnestykket sådan ud: Model 1 Model 2 Model 3 Finansieringsbehov 8,3 mio. kr. 8,3 mio. kr. 8,3 mio. kr. Driftsbesparelse 1,2 mio. kr. 2,0 mio. kr. 1,5 mio. kr. Manglende finansiering 7,1 mio. kr. 6,3 mio. kr. 6,8 mio. kr. Normeringer 14,9 stillinger 13,2 stillinger 14,3 stillinger Forudsætninger for beregningen af normeringerne er gennemsnitslønnen på en administrativ medarbejder. Gennemsnitslønnen er kr. inkl. pension, feriepenge etc. 6